CURSO DE TALLER PREPARACION PMP RESUMEN CAP.

12 / PMBOK 2008

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CAPITULO 12: GESTION DE ADQUISICIONES
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluyen los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. Estos incluyen procesos de gestin del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. 12.1 Planificar las Adquisiciones. 12.2 Efectuar las Adquisiciones. 12.3 Administrar las Adquisiciones. 12.4 Cerrar las Adquisiciones. Estos procesos implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades especificadas del proyecto, a la vez que se respetan las polticas de las organizaciones en materia de adquisiciones. Un proyecto complejo puede implicar la gestin simultnea o secuencial de mltiples contratos o subcontratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Por lo general, el vendedor dirigir el trabajo como un proyecto si la adquisicin no se limita a materiales listos para la venta, o bienes o a productos comunes. En dichos casos: El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, es un interesado clave en el proyecto para el vendedor. El equipo de direccin del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos de la direccin de proyectos, y no slo de los de esta rea de conocimientos. Los trminos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave de muchos de los procesos de direccin del vendedor.

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12.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Tambin se incluye la consideracin de posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de influencia o control sobre las decisiones de compra. Este incluye tambin la consideracin de los riesgos derivados de cada decisin de hacer o comprar.

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12.1.1 Planificar las Adquisiciones: Entradas .1 Lnea Base del Alcance. .2 Documentacin de Requisitos.: Informacin importante sobre los requisitos del proyecto. Requisitos con implicaciones contractuales y legales. .3 Acuerdos para Trabajar en Equipo: Si este tipo de acuerdo se encuentra vigente, el proceso de planificacin para el proyecto es impactado significativamente. Por lo tanto, cuando para un determinado proyecto existe un acuerdo de equipo, los roles del comprador y del vendedor estn predeterminados y, por lo general, los asuntos tales como el alcance del trabajo, los requisitos de competencia y otros temas cruciales se definen con anticipacin. .4 Registro de Riesgos .5 Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos. .6 Requisitos de Recursos de la Actividad. .7 Cronograma del Proyecto. .8 Estimaciones de Costos de las Actividades. .9 Lnea Base del Desempeo de Costos. .10 Factores Ambientales de la Empresa. .11 Activos de los Procesos de la Organizacin. 12.1.2 Planificar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis de Hacer o Comprar: Es una tcnica general de direccin utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido a fuentes externas. .2 Juicio de Expertos .3 Tipos de Contrato: Contrato de precio fijo: Contrato de precio fijo cerrado Contrato de precio fijo ms honorarios con incentivos. Contratos de precio fijo con ajuste econmico de precio. Contratos de costos reembolsables: Contrato de costo ms honorarios fijos. Contrato de costo ms honorarios con incentivos. Contrato de costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos. Contrato por tiempo y materiales.

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12.1.3 Planificar las Adquisiciones: Salidas .1 Plan de Gestin de las Adquisiciones: Tipos de contrato que sern utilizados. Asuntos relacionados con la gestin de riesgos. Documentos de la adquisicin estandarizados. Gestin de mltiples proveedores. Restricciones y asunciones que podran afectar las adquisiciones planificadas. Manejo de plazos requeridos para comprar elementos a los vendedores. Manejo de las decisiones de hacer o comprar. Determinacin de fechas planificadas. Identificacin de vendedores precalificados. Mtricas de adquisicin. .2 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin: El enunciado del trabajo para cada adquisicin se elabora a partir de la lnea base del alcance y slo define la parte del alcance del proyecto que se incluir dentro del contrato en cuestin. .3 Decisiones de Hacer o Comprar: Estas documentan las conclusiones relativas a los productos, servicios o resultados que se adquirirn fuera de la organizacin del proyecto y aqullos que sern desarrollados internamente por el equipo del proyecto. .4 Documentos de la Adquisicin: Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Los trminos licitacin, oferta o presupuesto generalmente se utilizan cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa en el precio (como cuando se comparan artculos comerciales o de tipo estndar), mientras que el trmino propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad tcnica o el enfoque tcnico, son primordiales. .5 Criterios de Seleccin de Proveedores: Dichos criterios se desarrollan y utilizan para calificar o evaluar las propuestas de los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos: Comprensin de la necesidad. Costo total o del ciclo de vida. Capacidad Tcnica. Riesgo. Enfoque de gestin. Enfoque tcnico.

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Garanta. Capacidad financiera. Capacidad de produccin e inters. Tamao y tipo de negocio. Desempeo pasado de los vendedores. Referencias. Derechos de propiedad intelectual. Derechos de propiedad exclusiva. .6 Solicitudes de Cambio. 12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Por ejemplo, se puede utilizar un sistema de ponderacin para: Seleccionar un nico vendedor al que se solicitar la firma de un contrato estndar. Establecer una secuencia de negociacin mediante la clasificacin de todas las propuestas segn puntajes de evaluacin asignados a cada una. 12.2.1 Efectuar las Adquisiciones: Entradas .1 Plan para la Direccin del Proyecto. .2 Documentos de la Adquisicin. .3 Criterios de Seleccin de Proveedores. .4 Lista de Vendedores Calificados. .5 Propuestas de Vendedores. .6 Documentos del Proyecto. .7 Decisiones de Hacer o Comprar. .8 Acuerdos para Trabajar en Equipo: Cuando se implementa un acuerdo de equipo, los roles del comprador y del vendedor ya habrn sido decididos por la direccin ejecutiva. .9 Activos de los Procesos de la Organizacin 12.2.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas .1 Conferencias de Ofertantes. .2 Tcnicas de Evaluacin de Propuestas. .3 Estimaciones Independientes. .4 Juicio de Expertos. .5 Publicidad.

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.6 Bsqueda en Internet. .7 Negociacin de Adquisiciones: Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros trminos relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. 12.2.3 Efectuar las Adquisiciones: Salidas .1 Vendedores Seleccionados. .2 Adjudicacin del Contrato de Adquisicin.: A cada vendedor seleccionado se le adjudica un contrato de adquisicin. Los principales componentes de un documento contractual varan, pero en general incluye, entre otras: Enunciado del trabajo o los entregables. Lnea base del cronograma. Informes de desempeo. Perodo de ejecucin. Roles y responsabilidades. Lugar de desempeo del vendedor. Precios. Condiciones de pago. Lugar de entrega. Criterios de inspeccin y aceptacin. Garantas. Soporte del producto. Lmites de responsabilidad. Honorarios y las retenciones. Sanciones. Incentivos. Seguro y las fianzas de ejecucin. Aprobacin de los subcontratistas subordinados. Mecanismos de finalizacin y alternativas de resolucin de controversias. .3 Calendarios de Recursos. .4 Solicitudes de Cambio. .5 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto: Lnea base del costo. Lnea base del alcance. Lnea base del cronograma.

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Plan de gestin de las adquisiciones. .6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Documentos de requisitos. Documentacin relativa a la rastreabilidad de requisitos. El registro de riesgos. 12.3 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario. Los procesos de direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otras: Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto. Informar el Desempeo. Realizar el Control Integrado de Cambios. Monitorear y Controlar los Riesgos. Este proceso tambin tiene un componente de gestin financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Este proceso revisa y documenta de qu manera se est desempeando o se ha desempeado un vendedor basndose en el contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. 12.3.1 Administrar las Adquisiciones: Entradas .1 Documentos de adquisicin. .2 Plan para la Direccin del Proyecto. .3 Contrato .4 Informes de Desempeo. .5 Solicitudes de Cambio Aprobadas. .6 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo. 12.3.2 Administrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de Control de Cambios del Contrato. .2 Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones. .3 Inspecciones y auditoras. .4 Informes de Desempeo. .5 Sistemas de Pago. .6 Administracin de Reclamaciones: Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos cambios solicitados respecto de los cuales el comprador y el vendedor no pueden llegar a un acuerdo

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sobre la compensacin por el cambio, o incluso sobre si un cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan tambin reclamaciones, conflictos o apelaciones. Si las partes no resuelven por s mismas una reclamacin, puede ser necesario gestionarla de acuerdo con los procedimientos de resolucin alternativa de conflictos establecidos en el contrato. .7 Sistema de Gestin de Registros: Es utilizado por el DP para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las adquisiciones. 12.3.3 Administrar las Adquisiciones: Salidas .1 Documentacin de la Adquisicin. .2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin: Correspondencia. Cronogramas y solicitudes de pago. Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor. .3 Solicitudes de Cambio. .4 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto: Plan de gestin de las adquisiciones. La lnea base del cronograma. 12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto. Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase (seccin 4.6), ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables. La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes. 12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas .1 Plan para la Direccin del Proyecto. .2 Documentacin de la Adquisicin. 12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas .1 Auditoras de la Adquisicin. .2 Acuerdos Negociados. .3 Sistema de Gestin de Registros. 12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas .1 Adquisiciones Cerradas:

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El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que el contrato ha sido completado. .2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin: Archivo de la adquisicin. Aceptacin de los entregables. Documentacin sobre lecciones aprendidas.

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