Sunteți pe pagina 1din 11

Lorina enescu fMANUAL DE SECRETARIAT I ASISTEN MANAGERIAL http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/intro.

ro.htm INTRODUCERE n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea icomunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaatiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent:birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeazautomatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceseloradministrative.Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i norice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea icalitatea muncii administrative.Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative ide birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind cretereaperformanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele maiimportante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii iroluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri suntvalabile i n cazul societii romneti.Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrareainformaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentrusolicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistentmanager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportulpentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondereimportant ntr-o organizaie.n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii isarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune uncomplex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden,protocol, arhivare de documente .a.).Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar ipractice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial. 1

Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic,managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial.Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea desecretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea iprelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de dreptadministrativ i comercial.Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realitile romneti.Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistentmanager) i ale secretariatului.Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre dectre specialiti.Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar deAdministraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc cprezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucrucare va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special asecretariatelor i a secretarelor (asistent manager). Autorii CAP. I. BIROTIC Lector univ. dr. Ionel Enache Colegiul Universitar de Administraie i SecretariatFacultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. CONCEPTUL DE BIROTIC n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesardar dificil.Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cucele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere ainformaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic ielectronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe 2

informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale ieconomice cu multiple efecte sociale.Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odatcu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prinaccesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea icalitatea muncii administrative.Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenuluifrancez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc officeautomation . Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dupConvenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc,sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI.Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaiede specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici ide mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate decomunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica. n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie ide exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substituidisciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor munciiadministrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale sprecare ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat lacel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemelebirotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim aoricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:1. Managementul documentelor.2. Introducerea informaiilor n fiiere.3. Conducerea proiectelor. 3

4. Coordonarea personalului.5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor.[1]Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocuprestul de 60% n mod egal.Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor itendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale idecizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul decizieimanageriale n orice sistem i organizaie economicosocial.O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaiii de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomenpoate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane: Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce adus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizareaprofesional a calculatoarelor personale (PC). Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaieprin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalteechipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).[2]n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore: Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare(telefoane, radio, TV). Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tipreea.n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde seintersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatulreprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminareaconsumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii 4 You're Reading a Free Preview Pages 5 to 23 are not shown in this preview. Read the Full Version Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri nstructura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sausubdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele noucreate. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i

dezvoltactivitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul secompleteaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente,schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiilepe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleaireguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului depstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregireafondului.[14]Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. efulfiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentrudocumentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de efulcompartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare iconfirmare.Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm lanivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale ArhivelorNaionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, nvederea aplicrii lui.Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizareacorespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrareieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni deorganizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitatecreatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme,iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul derspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutuladministrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limitagrosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, lasfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia acteledintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Dinaceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent afost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma detranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtescterenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

24 Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i sepredau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predriidosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale,dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se foloseteordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. Laefectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asiguragruparea lor la documentele din care au fost desprinse.Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnripersonale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cuproblema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fostpuse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iardocumentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele ncadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment iconstituie factori de asigurare a integritii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creiarezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda directi metoda indirect sau pe fie.Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pecoperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente:necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplicmajoritii creatorilor de arhiv.Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarearepetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematicsau cronologic; trecerea pe calculator.[16]Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe bazde inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17]Inventarul cuprinde toatedosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartimentde munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare suntprevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventarfiecare dosar va primi un numr direct, distinct.Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne lacompartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele lacompartimentul de

arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se oprescla compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionareanepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarealor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. 25 Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninutei perioada la care se refer.Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutuldosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cudenumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i seva reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar aproblemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind actedin mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar aniiextremi.Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determineficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i undocument, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate deprobleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus risculuipierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelorcreatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pebaza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutulacestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aducla cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul deeviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de evidencurent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelorpreluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventarse noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite

efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulteriorLa capitolul Ieiri se trec: 26

Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieiteScoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor saudeintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate deevenimente neprevzute.[21]Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pebaza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22] Procesverbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23] Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau alipsei acestoraDocumentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei deselecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat deArhivele Naionale. Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele ise hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad,responsabilitatea creatorilor de arhiv.Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea ncircuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de anspaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitateapractic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15,20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentruactivitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dacdocumentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plataretribuiei .a).[24]Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare dedocumente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul 27

You're Reading a Free Preview Pages 28 to 89 are not shown in this preview. Read the Full Version

Search Search History: Searching... Result 00 of 00 00 results for result for p. 45619934-MANUAL-DE-SECRETARIAT-SI-ASISTENTA-MANAGERIALA Read the full version Add To Collection 2.3K Reads 26 Readcasts 20 Embed Views

Published by Florina Enescu Follow Search TIP Press Ctrl-FF to search anywhere in the document. Info and Rating Category: Rating: Uncategorized.

Upload Date: 01/25/2011 Copyright: Attribution Non-commercial Tags: No tags Flag for inappropriate content Read without ads and support Scribd by becoming a Scribd Premium Reader. See Premium Plans Recommended

94 p. Redactare i coresponden - Nina Vrgolici Andra Elenic 6028 Reads

495 p.

Manual de secretariat goldenkiss 2770 Reads