Greseli frecvente intalnite in cadrul Programului Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative In etapa de scriere a proiectelor solicitantii pun accent

t disproportionat pe probleme si nu indica si solutiile; neincadrarea corecta in obiectivele si activitatile eligibile ale DMI (se amesteca activitati eligibile pe mai multe DMI); justificari incomplete/ lipsa date statistice justificare problema; dificultatea de a identifica si de a descrie corect grupul tinta; dificultatea de a surprinde nevoile reale ale factorilor interesati; dificultatea de a sublinia aspectele importante; dificultatea de a da informatiile cerute in formulari concise; lipsa unei structuri logice. Sursa: www.fdsc.ro In etapa de implementare a proiectelor I. In derularea procedurilor de achiziii publice Reduceri nejustificate ale termenelor de publicare; Nerespectarea termenului de publicare n SEAP a invitaiei de participare/anun de participare; Nepublicarea eratelor n cazul n care modificarea cerinelor minime de calificare din cuprinsul fiei de date a achiziiei implic modificarea informaiilor din anunul de participare; Nepublicarea n SEAP a tuturor clarificrilor/rspunsurilor la clarificri; Criterii de calificare restrictive, n funcie de obiectul contractului (consultan, audit financiar, servicii organizare evenimente, servicii proiectare, realizare i implementare sisteme informatice integrate, servicii instruire, transport aerian, consumabile, servicii de publicitate i alte servicii conexe), spre exemplu: - conform art. 184 din O.U.G 34/2006 impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire la situaia economic i financiar, ca operatorii economici participani la procedurile de atribuire s fac dovada unei cifre de afaceri mai mare dect 2 x valoarea estimat a contractului. Dac nivelul solicitat pentru cifra de afaceri este aproape egal sau egal cu 2 x valoarea estimat, se va meniona expres c se solicit cifra de afaceri au media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani. Impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire la situaia economic i financiar, ca operatorii economici participani la procedurile de atribuire s fac dovada ca rezultatele exerciiilor financiare/bilanul contabil pentru ultimii 3 ani s fie pozitive sau s indice profit; conform art. 188 din O.U.G 34/2006 impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire, a unor cerine minime de calificare referitoare la capacitatea tehnic i/sau profesional, ca operatorii economici participani la procedurile de atribuire s fac dovada experienei experienei tehnice i/sau profesionale n cadrul unor proiecte/contracte finanate din fonduri nerambursabile/europene. Impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de

atribuire, a unor cerine minime de calificare referitoare la capacitatea tehnic i/sau profesional, ca operatorii economici participani la procedurile de atribuire s fac dovada experienei tehnice i/sau profesionale n cadrul unor proiecte/contracte n administraia public; solicitarea de demonstrare a experienei similare prin: nr. MINIM de contracte/recomandri, nr. FIX de contracte; prezentarea unor contracte derulate n cadrul unui program operaional specific (uneori cu indicarea inclusiv a axei de finanare sau a domeniului major de intervenie); prezentarea unor documente care s dovedeasc emiterea unui nr. minim de certificate sau instruirea unui nr. minim de persoane; experii din cadrul echipei de implementare a operatorilor economici interesai s participe la procedur, s aib domiciliul stabil pe raza unui anumit jude; operatorii economici interesai s depun oferte, s dein un punct de lucru sau s fie parte ntr-un acord de asociere cu un alt operator economic care deine un asemenea punct de lucru, ntr-o anumit zon geografic sau, mai explicit, pe raza teritorial a unei anumite uniti administrative; operatorii economici interesai s participe la procedur, s dein unul sau mai multe autoturisme (proprietate, leasing sau nchiriere) att timp ct obiectul contractului nu este transportul de persoane; participarea personalului responsabil ntrun nr. MINIM/MAXIM de proiecte similare sau participarea personalului responsabil ntr-un nr. MINIM/MAXIM de proiecte similare a cror valoare de finanare aprobat s fie de lei. conform art. 191 din O.U.G 34/2006 - impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire, cerine privind standardele de calitate restrictive (ISO 9001/2001 pentru ofertant i productorul sistemului, ISO 9001/2001 pentru operatorii economici cu atribuii n managementul proiectului, suport local; ISO 27001/2006 pentru operatorii economici cu atribuii n managementul proiectului, sisteme de operare, implementare sisteme i baze de date, suport local; ISO 18001/2005 pentru operatorii economici cu atribuii n managementul proiectului, sisteme de operare, programare implementare sisteme i baze de date, coordonare tehnic, suport local, OHSAS 18001, ISO 14001 pentru contractele de furnizare); conform art. 15 din H.G. 925/2006 - utilizarea criteriilor de calificare drept factori de evaluare; conform art. 176 din O.U.G 34/2006 - solicitarea experienei profesionale n cadrul caietului de sarcini i nu n cadrul Fiei de date a achiziiei;

Autoritatea contractant a ntocmit Nota justificativ privind privind cerinele minine de calificare fr motivarea necesitii de a impune cerinele minime de calificare, nclcndu-se astfel prevederile art. 8 alin. (2) din H.G. 925/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Autoritatea contractant trebuie s fie n masur s motiveze cerinele minime de calificare n cadrul notei justificative ntocmit n acest sens.

Autoritatea contractant a ntocmit Nota justificativ privind stabilirea factorilor de evaluare fr motivarea modului de stabilire a ponderii factorilor de evaluare, nclcnd astfel prevederile art.15 alin.(4) din H.G. nr. 925/06 i ale art.199 alin.(4) din O.U.G. nr.34/06 cu modificrile i completrile ulterioare; Prin semnarea actului adiional a fost afectat avantajul obinut prin desemnarea ofertei ctigtoare n cadrul procedurii iniiale (acte adiionale care conin clauze care afecteaz evaluarea ofertelor din perspectiva factorilor de evaluare, atunci cnd criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic. Exemplu: termenul de execuie al contractului, preul i condiiile de ajustare dac este cazul); Autoritatea contractant nu a precizat n fia de date a achiziiei, n mod clar i detaliat, n documentaia de atribuire factorii de evaluare a ofertei cu ponderile relative ale acestora sau algoritmul de calcul, precum i metodologia concret de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice i financiare prezentate de ofertani. Factorii de evaluare cu ponderile relative ale acestora, algoritmul de calcul, precum i metodologia de punctare a avantajelor trebuie s aib legtura concret cu specificul contractului i, dup ce au fost stabilii, nu se pot schimba pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire, conform art. 199 alin. (3) din O.U.G. nr.34/06 cu modificrile i completrile ulterioare; Oferta declarat ctigtoare nu ndeplinete cerinele privind calificarea i selecia; Neprecizarea, n cadrul comunicrilor rezultatului procedurii, a informaiilor solicitate la art. 207 din O.U.G 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; Nepublicarea anunului de atribuire n termenul legal prevzut de art. 56 din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; Nenregistrarea notelor justificative aferente procedurii de achiziie public. n cazul atribuirii contractelor de prestri servicii din categoria celor incluse n anexa 2B a O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, iar autoritatea contractant a optat, prin nota justificativ privind alegerea procedurii pentru aplicarea prevederilor ordonanei, atribuirea contractelor se supune regulilor stabilite prin aceasta i este analizat ca atare, n sensul respectrii tuturor procedurilor legale incidente. II. In completarea Raportului Tehnic de Progres R2: La seciunea activiti nu se completeaz toate activitile aferente perioadei de raportare, nu sunt completate data de nceput i de sfrit a activitilor, conform graficului Gantt i nici stadiul real al derulrii acestor activiti; La seciunea indicatori nu se completeaz indicatorii de realizare imediat i de rezultat, specifici cererii de proiect/cererii de idei de proiect pe care s-a aplicat, precum i toi indicatorii din proiect, conform ultimei seciuni 2.7 aprobate n cadrul proiectului. La seciunea indicatori suplimentari nu se completeaz indicatorii afereni DMIului i cererii de proiect/cererii de idei de proiect pe care s-a aplicat, aa cum sunt predefinii n modelul de raport. La seciunile informare i publicitate, dezvoltare durabil i egalitate de anse nu se face corelarea cu seciunile corespunztoare din proiect; Nu sunt transmise toate documentele justificative pentru activitile desfurate, documentele nu sunt transmise n format electronic, aa cum prevede Manualul de implementare, iar cele transmise nu sunt corect denumite, fiind greu de identificat pe CDuri.

III. In prezentarea documentelor justificative, aferente activitilor desfurate, care nsoesc cererea de rambursare Documentele justificative transmise nu reflect ndeplinirea activitilor conform celor asumate n proiect, astfel nct cheltuielile nu pot fi rambursate integral. Exemplu: nu sunt parcurse toate etapele aferente unei activiti i nu sunt furnizate toate livrabilele conform contractelor ncheiate cu prestatorii (metodologii, sondaje, chestionare, studii, analize,etc.); Rapoartele asupra activitii desfurate, realizate de furnizorii de servicii contractai n cadrul proiectului, sunt ntocmite foarte sumar, nu reflect toate activitile/subactivitile prestate i nu sunt asumate de ctre reprezentantul legal al instituiei; Fiele de post transmise nu sunt corelate cu atribuiile menionate n proiect, nu sunt actualizate i nu sunt semnate de ctre reprezentantul legal; Nu se transmit rapoarte de activitate ale echipei de implementare a proiectului, din care s rezulte modul de ndeplinire a atribuiilor asumate n cadrul proiectului; Documentele justificative aferente unei activiti prestate, pentru care se solicit rambursarea cheltuielilor, conin informaii diferite i necorelate. Exemplu: pentru activitile de instruire - denumirea cursului, perioada de derulare a cursului, numrul de participani la curs sunt menionate diferit n listele de prezen, n certificate, n raportul prestatorului, etc.

IV. In completarea formularului cererii de rambursare Lipsa de corelare ntre perioadele de referin din cererea de rambursare, raportul financiar i raportul tehnic de progres corespunztor; Nerespectarea procentelor stabilite prin contractele de finanare; Transpunerea incorect a sumelor din raportul financiar n cererea de rambursare (respectiv aa cum acestea sunt defalcate pe anul anterior/curent); Deducerea incorect a prefinanrii, astfel nct aceasta s fie recuperat integral nainte de ultima cerere de rambursare; Menionarea incorect a conturilor n care se va face rambursarea cheltuielilor eligibile; Neactualizarea graficelor estimative de depunere a cererilor de rambursare i netransmiterea acestora odat cu cererile de rambursare. V. In completarea raportului financiar Confuzie ntre valoarea facturii (coloana 6 a raportului financiar) i valoarea eligibil solicitat la rambursare (coloanele 9 i 11 ale raportului financiar), ceea ce duce la completare eronat n raportul financiar; n coloanele 10 i 12 din raportul financiar este completat eronat TVA aferent facturii, n loc de TVA aplicat cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare; Nu sunt completate datele n coloana 7 a raportului financiar, respectiv numrul contractului/referatului de necesitate sau alte documente justificative care au stat la baza achiziiei; Algoritmul dup care se calculeaz cheltuielile generale de administraie nu este corect aplicat i ca atare apar erori n calculul acestor cheltuieli;

ncadrarea incorect a cheltuielilor solicitate la rambursare fa de categoriile de cheltuieli din bugetul aprobat prin contractul de finanare, ceea ce duce chiar i la depirea bugetului alocat acestora. Exemplu: obiectele de inventar sunt solicitate la categoria de consumabile iar cheltuielile privind mijloacele fixe sunt ncadrate la categoria de mobilier i alte obiecte de inventar i invers; Greeli de calcul frecvente la subtotalurile pe categorii de cheltuieli precum i la totalurile generale, sume care se reflect eronat n cererea de rambursare; Defalcarea eronat a cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare de tva-ul aferent acestora (de exemplu, la bonurile de benzin, la valoarea cheltuielii eligibile se nscrie suma solicitat integral, incluznd tva -ul); Cumularea eronat a valorilor documentelor justificative solicitate la rambursare. Exemplu: dac se solicit la rambursare contravaloarea mai multor facturi de consumabile, nu se detaliaz numrul fiecrei facturi precum i suma solicitat aferent. VI. In prezentarea documentelor justificative financiare care nsoesc cererea de rambursare Neconcordane ntre datele de identificare ale beneficiarului din contractul de finanare i datele de identificare care apar pe cererea de rambursare/facturi i alte documente justificative; Nu sunt ataate toate documentele justificative specifice fiecrei categorii de cheltuial, semnate i tampilate conform cu originalul; Documentele justificative i de plat nu sunt prezentate n corelare direct cu enumerarea categoriilor de cheltuieli din raportul financiar (Exemplu: aferent categoriei de cheltuial de consultan i expertiz, documentele justificative nu sunt prezentate n urmtoarea ordine: factur, contractul de prestare servicii, proces verbal de recepie, ordin de plat/propunere de angajare a unei cheltuieli, angajament bugetar, ordonanare de plat, extras de cont, nregistrarea contabil); Nu sunt ataate toate notele contabile/fiele de cont aferente cheltuielilor solicitate la rambursare, balanele aferente perioadei de raportare ce nsoesc cererea de rambursare (contabilitatea analitic pe proiect); Lipsa documentelor de plat sau documente de plat incomplete/ilizibile. Exemplu: n cazul cheltuielilor salariale nu sunt ataate dovada virrii sumelor ctre angajai - statele de plat semnate de angajat, fluturaii de salarii i nu sunt transmise pontajele cu numrul de ore stabilite prin contractul de munc; Solicitarea la rambursare a unei cheltuieli pltite n perioada de referin, aferent unei activiti neefectuate (Exemplu: prezentarea spre rambursare a contravalorii unui contract de achiziie pentru un numr de 10 carnete de bonuri valorice de benzin n condiiile n care au fost utilizate pn la data cererii doar un numr de 3 bonuri valorice) ; Lipsa extraselor de banc; Lipsa anexelor contractelor de prestare servicii/furnizare bunuri, ncheiate de beneficiari cu diveri operatori economici; n cazul beneficiarilor autoriti publice, nu sunt prezentate toate documentele premergtoare efecturii plii (propunere de angajare, angajament bugetar, ordonanare) i nu toate documentele prezentate au semntura i sigiliul pentru cfp; Facturile nu prezint, n interiorul formatului, meniunile solicitate (bun de plat,certificarea realitii, regularitii i legalitii precum i remis spre rambursare pentru proiectul avnd codul smis);

n cazul n care se solicit la rambursare o sum mai mic dect cea facturat, nu se menioneaz pe factur remis spre rambursare pentru proiectul avand codul smis, pentru suma de.; Documente incomplete i incorect completate (Exemplu: ordine de deplasare nesemnate, netampilate la destinaie, nu se trec orele de plecare/sosire n vederea calculrii diurnei corespunztoare, bonuri de benzin ilizibile i pe care nu s-a menionat numrul mainii cu care s-a fcut deplasarea, etc); Facturile aferente cazrii/transportului unui grup de persoane, nu sunt nsoite de centralizatorul cu persoanele cazate/transportate, semnat i tampilat de unitatea de cazare/firma de transport; Pentru plata cheltuielilor generale de administraie nu sunt ataate actul administrativ prin care se aprob metodologia de calcul i cota parte (procent) de cheltuieli alocate pentru implementarea proiectului (nr. de telefon alocate, utilizarea spaiului pentru managementul proiectului,etc.), n conformitate cu metodologia de calcul stabilit de Autoritatea de Management; n cazul plilor n numerar nu sunt ataate i copie a registrului de cas, dispoziiei de plat, respectiv a decontului de cheltuieli; Lipsa documentelor de recepie, de consum i de predare a obiectelor de inventar i a consumabilelor achiziionate; Lipsa menionrii n documentele de recepie ( not de recepie i constatare diferene, fia mijlocului fix) a componentelor care formeaz mpreun un mijloc fix; Realizarea de cheltuieli n afara perioadei de implementare prevzute n contractul de finanare; Pe facturi nu se menioneaz detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat (nu se face precizarea conform contract nr../) ; Solicitarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile (Exemplu: n cazul externalizrii unor activiti sunt solicitate la rambursare urmtoarele categorii de cheltuial: diurna, cazare i transport, ce nu pot suporta cot TVA 24%, conform prevederile legale); Solicitarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile (penaliti, dobnzi, comisioane etc.) incluse pe facturi care conin i cheltuieli eligibile; Documentele sunt transmise nendosariate n bibliorafturi si neopisate; Nu se efectueaz o monitorizare atent a derulrii contractelor astfel nct beneficiarul s se asigure c produsele ofertate corespund cerinelor impuse, s fie ndeplinite toate clauzele contractuale legate de facturare, recepie, plata, testare/inspecii etc. ; Contractele de achiziie nu conin anexele menionate n contract. (Exemplu: nu conin oferta financiar, graficul de prestare a serviciilor, graficul de pli etc.); Neconcordane ntre datele din centralizatoarele aferente cererii de rambursare i datele nscrise n raportul financiar. (Exemplu: att perioada de referin ct i sumele din centralizatoare trebuie s corespund cu cererea de rambursare/raport financiar). Sursa: AM PODCA (www.fonduriadministratie.ro)