UNIUNEA EUROPEAN Fondul European de Dezvoltare Regional

GUVERNUL ROMNIEI MINISTERUL ECONOMIEI

Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

GREELI FRECVENTE NTLNITE N DOSARUL CERERILOR DE RAMBURSARE PENTRU PROIECTELE COFINANATE N CADRUL POS CCE 1. Completarea incorect a formularului cererii de rambursare: confuzie ntre valoarea din factur i valoarea eligibil din factur, ceea ce duce la completare eronat n coloanele 5 i 10 din tabelul 6A; n coloana 11 din tabelul 6A se completeaz eronat TVA aferent finanrii nerambursabile, n loc de TVA aplicat cheltuielilor eligibile, respectiv celor din coloana 5; nu se detaliaz achiziiile conform categoriilor/cheltuielilor din bugetul proiectului n tabelul 6B; algoritmul dup care se calculeaz cheltuielile generale de administraie nu este neles corect i ca atare apar erori n calcul acestora exemplu: modificarea sumei eligibile atrage modificarea sumei solicitate la rambursare pentru cheltuielile generale de administraie prin aplicarea procentului permis pentru acest tip de cheltuieli conform contractului de finanare;

ncadrarea incorect a cheltuielilor conform cererii de finanare i contractului de finanare (nerespectarea ordinelor de cheltuieli eligibile ncadrarea eronat a cheltuielii declarate n categoriile de cheltuieli menionate n ordinele de cheltuieli, nerespectarea plafoanelor impuse pentru anumite tipuri de cheltuieli etc.) Exemple Axa prioritar 2 (beneficiari publici) : Obiecte de inventar solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli Cheltuieli pentru achizitia de active corporale operaiunea. 2.2.4. Cheltuielile aferente managementului de proiect care depesc limita de 10% prevazut n ordinele de cheltuieli eligibile aplicabile. Servicii de promovare instituional (organizare evenimente de prezentare a instituiei) solicitate la rambursare din categoria de cheltuieli Servicii de consultan pentru promovare instituional operaiunea 2.2.4. n cadrul categoriei Cheltuieli aferente managementului de proiect, subcategoria Birotic se solicit la rambursare consumabile care nu pot fi asociate managementului de proiect - exemplu: etichete care conin coduri de bare pentru identificarea carilor din biblioteca instituiei . Taxa nregistrare OSIM solicitat din categoria Servicii de publicitate i de promovare instituional. Cheltuieli salariale care nu au la baz contracte de munc - exemplu: managerii de spital nu pot ndeplini alte atribuii, n afara celor aferente funciei de manager, conform Legii nr. 95/2006. Au fost solicitate la rambursare cheltuieli salariale efectuate n baza unei Decizii interne. Cheltuieli salariale depirea numrului maxim de ore suplimentare permis de legislaia muncii.
lista anexelor (punctul 9 din cadrul cererii de rambursare) nu este corelat cu toate documentele ataate acesteia; nerespectarea termenelor pentru modificarea graficului cererilor de rambursare i depunerea modificrilor odat cu depunerea cererilor de rambursare. 1

2. Documentaia care nsoete cererea de rambursare este incomplet: nu sunt ataate toate documentele de plat specificate n contract sau acestea nu conin elemente de autentificare a bncii ( tampil, semntur, paraf) exemplu: extrase de cont nesemnate i netampilate de banc/ trezorerie; notele contabile, fiele de cont i balanele analitice de verificare nu conin acronimele POS CCE i numrul contractului de finanare; nu sunt ataate toate notele contabile/fiele de cont aferente cheltuielilor solicitate la rambursare, balanele aferente perioadei de raportare ce nsoesc cererea de rambursare; lipsa documentelor de plat sau documente de plat incomplete/ilizibile, n cazul cheltuielilor salariale exemplu: nu se ataeaz dovada virrii sumelor n conturile angajailor; n cazul achiziiilor de aplicatii informatice care conin i o component de instruire pentru personal, nu se ataeaza la cerea de rambursare documente care ateste realizarea instruirii i procese verbale de acceptare a beneficiarului privind serviciile prestate; n cazul plilor n numerar nu se ataeaz i copie a Registrului de casa/Dispoziiei de plat/Decontului de cheltuieli; n cazul plilor efectuate pe baza unor facturi proforma, nu se ataeaza i copii ale acestor facturi alturi de factura fiscal, astfel nct informaiile din cererea de rambursare s fie corelate cu documentele ataate; n cazul ordinelor de compensare (ntlnite n cadrul proiectelor de la Axa prioritar 2) s-au atasat numai ordinele emise de beneficiar, fr a se ataa i ordinele emise de furnizor; neconcordane ntre datele de identificare ale beneficiarului din contractul de finanare i datele de identificare care apar pe facturi i pe documentele de plat la seciunea acestuia exemplu: CIF-ul beneficiarului este identic cu CIF-ul pltitorului; pentru contractele de prestri servicii: lipsa certificatului de nregistrare / certificat constatator, care face dovada posibilitii de executare legal a serviciului respectiv de ctre prestator; furnizorii de servicii de internet, semntur electronic nu sunt autorizai: n cazul serviciilor de certificare ISO, lipsa certificatelor de acreditare a prestatorului de servicii de ctre instituia specializat n acreditarea acestora (RENAR sau instituii similare internaionale); documentele justificative nu respect continutul minimal obligatoriu (format standard) prevzut n OMEF 3512/2008 privind documentele financiar contabile; documente nesemnate, nu conin data ntocmirii sau conin informaii contradictorii exemplu: procese verbale de recepie semnate de alt persoan dect cea menionat c a participat la recepie; lipsa menionrii n documentele de recepie (NIR, fia mijlocului fix) a componentelor care formeaz mpreuna un mijloc fix exemplu: centrala telefonic, staii de lucru; unele contracte de achiziie nu conin anexele menionate n contract exemplu: graficul de prestare a serviciilor, graficul de pli etc.;

pentru operaiunile n cadrul crora cheltuielile cu salariile sunt eligibile, unele state de plat nu menioneaz perioada pontat, numrul de ore lucrate sau conin greeli de calcul exemplu: nu se respect calculul (Salariul brut lunar : numrul de ore din lun) x numrul de ore pontate pe proiect, nu este egal cu suma menionat n statul de plat. neconcordane ntre copiile unor documente depuse n cererea de rambursare i originalele acestor documente verificate la faa locului n cadrul misiunilor de control;

3. Semnarea documentelor aferente cererii de rambursare de ctre alte persoane dect cele mputernicite sau lipsa documentelor care s dovedeasc mputernicirea persoanei semnatare. 4. Realizarea de cheltuieli n afara perioadei de implementare prevzute n contractul de finanare eroarea este frecvent n cazul contractelor de finanare cu o durat mic de implementare. 5. Necorelare ntre gradul de ndeplinire a unei activiti / indicator de realizare i suma solicitat la rambursare pentru activitatea respectiv - exemplu: n raportul de progres beneficiarul declar ca a ndeplinit activitatea de publicare a 5 anunuri de nceput n proporie de 60%, respectiv a publicat 3 anunuri din totalul de 5 dar solicit la rambursare suma aferent publicrii tuturor celor 5 anunuri. 6. Erori n evidenele contabile ale proiectului: - nespecificarea n cadrul conturilor analitice a acronimului CCE, nr. contract de finanare i numele furnizorului; neutilizarea codificaiei pentru toate conturile folosite n proiect exemplu: Conturi care nu au codificaia solicitat de AM / OI (4426, 581, 5121, 121); n anumite cazuri, cu precdere din raiuni care in de softul contabil, beneficiarii ntmpin dificulti n a crea conturi analitice n structura crora s se specifice, pe lng acronimul CCE, nr. contract de finanare i numele furnizorului; n aceste situaii se vor realiza notificri la OI/AM care vor stabili o corelare ntre codificaia solicitat de OI/AM i codificaia stabilit de beneficiar ca fiind cea utilizat n cadrul proiectului; nregistrri eronate n contabilitate ale sumelor solicitate la rambursare - exemplu: se solicita la rambursare o anumit suma dintr-o factura de utiliti i se nregistreaz n contul analitic aferent proiectului o alt sum; cheltuielile generale de administraie nu sunt evideniate n conturi analitice distincte; nu sunt nregistrate n contabilitate ncasrile sumelor aferente prefinanrii i rambursrii.

7. Erori legate de facturi: pe facturi nu se menioneaz detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat (nu se face precizarea Conform contract nr../) ; dei facturile sunt emise n perioada de eligibilitate, cheltuielile facturate corespund unor perioade care sunt naintea semnrii contractului de finanare, ceea ce nu este permis exemplu: cheltuieli generale de adiministraie; prezentarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile incluse pe facturi care conin i cheltuieli eligibile exemplu: penalitati, accize, avansuri, donatii, mesaje enjoy. 3

8. Nerespectarea / respectarea parial a msurilor de informare i publicitate: folosirea siglelor beneficiarilor pe materialele de informare si publicitate privind proiectul fr consultarea OI/AM/ACIS; materialele publicitare nu sunt ntocmite corespunztor: lips sigle, poziionare greit a siglelor, lipsa slogan; pliantele/materialele publicitare nu respect prevederea din Manualul de Identitate Vizual, i anume: ,,Mesajele publicitare n favoarea societilor comerciale nu sunt admise n materialele destinate publicului, produse n cadrul unui proiect cofinanat de Uniunea European , acestea avnd ca scop promovarea proiectului i nu a beneficiarului; pliantele, brourile nu conin pe ultima pagin: titlul proiectului, editorul materialului, data publicrii i citatul Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei ; neaplicarea autocolantelor sau plcuelor pe toate bunurile/echipamentele achiziionate exemplu: un sistem conferin care conine: 1 desktop, 1 laptop, 1 amplificator de sunet, 10 microfoane, 6 difuzoare , nu are aplicat autocolantul pe fiecare component; panourile pentru afiare temporar nu conin valoarea contribuiei UE i valoarea contribuiei Guvernului Romniei; sigle incomplete sau incorecte exemplu: Sigla UE nu conine i textul UNIUNEA EUROPEANA, Sigla UE color dar cu stelute albe, Sigla Guvernului Romniei contine i MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE; menionarea greit a Autoritii de Management ca fiind ANCS, MINISTERUL EDUCAIEI, MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE etc.; ctre beneficiarii privai: confuzie ntre anunul prin care se face invitaia de a participa la o anumit procedur de achiziie (de obicei prima procedur lansat de beneficiar) i anunul_comunicatul pentru nceperea proiectului - exemplu : cheltuielile cu anunul prin care se face invitaia de a participa la o anumit procedur de achiziie sunt solicitate la rambursare n categoria Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect i raportate ca anunuri privind nceperea activitilor proiectului ; coninutul anunului prin care se face invitaia de a participa la o anumit procedur de achiziie nu este acelai cu cel al invitaiei de participare , aa cum prevd normele interne de achiziie (pentru beneficiari privai); confuzie ntre criteriile de calificare i cele de atribuire; utilizarea unor criterii de calificare (ce sunt specifice ofertantului) ca i criterii de atribuire (care sunt specifice ofertei) ; alegerea unei proceduri de achiziie public necorespunztoare n raport cu complexitatea contractului (pentru beneficiarii care trebuie s respecte prevederile Ordonanei de urgen nr. 34 / 2006 cu modificrile i completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public) exemplu: licitaie restrns accelerat; utilizarea de criterii de atribuire subiective sau insuficient detaliate care nu pot fi punctate obiectiv;

9. Nerespectarea prevederilor privind achiziiile att de ctre beneficiarii publici ct i de

Exemple Axa prioritar 3: Pentru sub-factorul planul de management al proiectului punctajul se acord astfel: punctajul se acord n funcie de gradul de detaliu i de complexitate prezentat (minim, mediu, maxim); pentru minim=10 puncte, pentru mediu=15 puncte, pentru maxim=25 puncte; Pentru sub-factorul respectarea legislaiei n vigoare privind punctajul se acord astfel: Se va puncta detalierea cerinelor de organizare (resurse umane, profile, roluri i responsabiliti) ale beneficiarului pentru implementarea i operarea conform cu legislaia naional n vigoare privind Pentru sub-factorul Baza de date relaional trebuie sa ofere o facilitate pentru salvarea ntregii baze de date - se acord punctajul dac soluia rspunde la cerin. n concluzie, trebuie eliminate situaiile n care sub-factorii de evaluare se puncteaz subiectiv i cele n care sub-factorul de evaluare se puncteaz cu numrul maxim de puncte dac se ndeplinete condiia i cu 0 puncte nendeplinirea lui. Factorii de evaluare care se ncadreaz n situaia a doua ar fi trebuit s fie cerine minime ale Caietului de Sarcini. - utilizarea unor criterii discriminatorii care restricioneaz participarea operatorilor economici la procedura de achiziie; Exemple Axa prioritar 3 : Solicitarea respectrii unor standarde (ex. AICC CMI, SCORM), fr meniunea sau echivalent . Menionarea unor criterii restrictive i abuzive de genul: Experien n managementul proiectelor IT finanate din fonduri europene, la beneficiari din domeniul guvernamental i/sau instituii ale statului - minim 3 proiecte. Se vor prezenta recomandri nominale din partea beneficiarului pentru managerul de proiect propus pentru fiecare proiect i copii dup contracte din care s reias valoarea i obiectul contractului. Ofertantul a finalizat n ultimii 3 ani, n calitate de contractor principal sau asociat, cel puin 3 contracte de implementare de sisteme informatice, finanate din fonduri europene, la beneficiari din domeniul guvernamental i/sau instituii ale statului. Ofertantul a finalizat n ultimii 3 ani, n calitate de contractor principal sau asociat, cel puin 3 contracte pentru proiecte similare desfurate n administraia public local (Consilii Judeene sau Primrii de municipii/sector) avnd ca obiect cel putin 3 din cele 6 sub-sisteme componente ale ofertei, pentru fiecare dintre cele 3 contracte finalizate . Cel putin 2 dintre proiectele respective trebuie s fie finanate din fonduri europene. Ofertantul a implementat n ultimii 3 ani, n calitate de contractor principal sau asociat, faciliti de plat electronic online pentru cel putin 3 clieni diferii din administraia public local . Impunerea unor criterii de calificare pentru eventualii sub-contractani.

folosirea n documentaia de atribuire a unor criterii referitoare la nume de mrci, ri de origine ; selectarea unor contractori care nu au ndeplinit criteriile de calificare ; ncheierea de contracte cu modificarea condiiilor / criteriilor care au fost punctate ca factori de evaluare ; ncheierea unor acte adiionale la contractele de lucrri / furnizare de bunuri / prestri de servicii care modific aspecte ce au fost utilizate ca factori de evaluare exemplu : pre, durat de execuie, perioad de livrare, condiii de garanie ; 5

nu sunt ndeplinite toate condiiile specificate n documentaia de atribuire i n contractul de achiziie exemple identificate n cadrul misiunilor de control: n cazul anumitor aplicaii informatice, dei n documentaia de atribuire i n contractul de achiziie erau precizate: modul cutare, modul raportare, interfa multilingv, modul de newsletter, manual de utilizare, aplicaiile informatice achiziionate nu dein aceste funcii ; n cazul echipamentelor IT, exist neconcordante ntre specificaiile tehnice precizate n documentaia de atribuire i n contractul de achiziie si specificaiile tehnice ale echipamentelor achiziionate ; confuzie n denumirea procedurii de achiziie exemplu: dei se face achiziie direct cu prospectare de pia pentru achiziiile sub 15.000 Euro, beneficiarii specific n raportul de progres cerere de ofert .

Situaii ce pot genera suspiciuni de nereguli / fraud: supraevaluarea ofertelor de pre (prezentarea unor oferte de pre pentru bunuri i servicii mult peste valoarea de pia a acestora) ; solicitare / primirea unor oferte n cadrul procedurilor de achiziie din partea unor ofertani cu acionariat comun (nerespectarea principiilor referitoare la nediscriminare i tratament egal care afecteaz negativ asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale); favorizarea intenionat a unor anumii contractori n cadrul procedurilor de achiziie i existena anumitor conexiuni ntre contractorii ctigtori (administratori i acionariat comun) ; divizare intenionat a contractelor de achiziii pentru a se ncadra n pragul de cumprare direct ; derularea unor proceduri de achiziie la care particip mereu aceiai ofertani (n cazul unor proiecte diferite), cu att mai mult cu ct exist i componente comune ale livrabilului n toate aceste contracte ; existena unor situaii de conflict de interes beneficiarul i furnizorul de bunuri sau servicii selectat n urma procedurii de achiziie au acionariat comun (nerespectarea principiilor referitoare la nediscriminare i tratament egal care conduc la distorsionarea concurenei reale); solicitarea rambursrii sumelor aferente achiziiei unor utilaje, dei acestea au fost cumprate anterior datei de semnare a contractului de finanare.

Consecine Situaiile prezentate anterior pot determina urmtoarele : prelungirea perioadelor de verficare a cererilor de rambursare cauzat de solicitri suplimentare de informaii i documente (clarificri); aplicarea unor corecii financiare procentuale pentru anumite cheltuieli eligibile sau ineligibilitatea integral a cheltuielilor respective; recuperarea parial/total a unor sume deja pltite n cadrul cererilor de rambursare precedente;

declararea de suspiciuni de fraud i n consecin, n conformitate cu dispoziiile legale i procedurale, naintarea speelor respective pentru investigare ctre Departamentul pentru Lupta Antifraud (DLAF).

Se recomand consultarea Anexelor : Nota COCOF privind aplicarea coreciilor financiare pentru nerespectarea normelor n materie de contracte de achiziii publice detalii aici Nota COCOF privind indicatorii de fraud detalii aici