Cutarea unui loc de munc 1. Unde se caut un loc de munc?

Opiuni: ziare Cnd locul de munc este cutat prin intermediul anunurilor din ziare, este recomandat alegerea ziarelor cu acoperire zonal mare (naionale). Ele conin un spectru larg de oferte din care pot fi selectate posturile considerate apropiate de pregtiriea profesional. revistele de specialitate Dac deinei o calificare nalt i experien i se dorete un loc de munc specializat, pe un post superior ierarhic, atunci trebuie vizate anunurile dintr-o revist de specialitate. prin cunotine i prieteni Avantajul ar fi c se pot afla informaii precise, cum ar fi numele directorului de personal, cerinele exacte ale postului, condiiile de lucru. prin ageniile de specialitate Agenii de plasare a personalului pun la dispoziia companiilor intresate baza de date cu CV-uri pe care o dein n vederea recrutrii de personal calificat. CV-urile ct mai complete se depun la aceste agenii de ctre persoanele interesate, fr nici un fel de taxe. n principiu sunt acceptate CV-urile persoanelor care dein o calificare bine conturat pentru un domeniul bine definit i care au un minim de experien. Companiile interesate pot solicita agenilor liste cu personalul calificat ntr-un anumit domeniu sau pentru ocuparea unui anumit post i acest serviciu este pltit. prin internet Serviciul WEB (World Wide Web, sau WWW) pune la dispoziia utilizatorului o diversitate de informaii din toate domeniile posibile, organizate sub form de pagini Web. Exist site-uri Web specializate pentru recrutare de personal, care funcioneaz ca o agenie. n general serviciile acestor site-uri Web sunt gratuite att pentru cei carei depun CV-ul, ct i pentru companiile interesate de recrutare. Pentru a depune CV-ul pe site-ul Web dorit, este necesar un calculator conectat la internet, un cont i o aplicatie pentru accesul la Web. Exemple de site Web: www.ejobs.ro, www.bestjobs.ro. Recomandri: S se selecteze anunurile clare, concise, n care sunt specificate urmtoarele informaii:

 numele companiei cerinele postului condiiile de lucru numrul de telefon/fax sau adresa Exemplu de anun: Firma "ABCD SRL" angajeaz secretar, cunosctoare limba elglez, cunotine PC (procesare text i calcul tabelar). Depunei CV la adresa Str. Lizeanu nr. 23, Telefon 123 45 67. Exemplu de anunt ambiguu: Se angajeaz secretar, program prelungit. Tel. 123 45 67

2. Curriculum vitae Curriculum Vitae mpreun cu scrisoarea de intenie este o "carte de vizit" obligatorie la solicitarea unui loc de munc. Un CV conine, pe lng datele personale i informaii despre calificrile deinute, experiena profesional i studiile absolvite. Scrisoarea de intenie nu este obligatorie, dar constituie un avantaj. Aceasta exprim intenia persoanei de a se angaja pe postul specificat, motivaia i argumentele pentru care consider c solicitarea postului este justificat. Recomandri pentru ntocmirea unui CV Un CV trebuie s conin: - Numele i prenumele - Adresa - Numrul de telefon - Data i locul naterii - Starea civila - Studii (anii n care au fost efectuate) - Calificri, cursuri (anii n care au fost absolvite) - Experiena profesional, n ordine cronologic invers (locuri de munc anterioare, posturile i funciile deinute)

- Scurt prezentare a aspectelor profesionale specifice fiecrui loc de munca - Alte abiliti (limbi strine cunoscute, permis de conducere etc.). Un CV trebuie s reflecte urmtoarele caliti: profesionalism i seriozitate Ce nu ar trebui s apar n cadrul unui CV. - Foarte multe locuri de munc anterioare: o persoan care n fiecare an se mut la o alt companie nu prezint seriozitate. Acest lucru indic faptul c respectiva persoan nu este n stare s se acomodeze cu un loc de munc, ca nu se poate pune baza pe ea, deci nu ar fi indicat s fie angajat deoarece cel mai probabil va pleca foarte curnd. - Foarte multe cunotine profesionale: o persoan care tie absolut totul este fie un geniu, fie un mincinos.

Exemplu de CV Curriculum Vitae (Aprilie 2006) 1. Numele i prenumele Popa Ioana 2. Data naterii: Noiembrie 3, 1980 3. Studii: Liceul Economic, Bucuresti, 1999 Cursuri: Curs de Secretariat computerizat i Asistent manager: perioada Ianuarie - Martie 2006 organizat de firma SC RAM-INFO SERV SRL Bucureti. Dein certificat de absolvire a cursului recunoscut de MMSSF i MECT Curs de operare PC perioada Mai-Iulie 2005 organizat de firma SC RAM-INFO SERV SRL Bucureti. Dein certificat de absolvire recunoscut de MMSSF i MECT. 4. Experiena profesional: August 2003 - prezent: Locul de munc: FIRMA SRL Responsabiliti: redactarea i clasarea corespondenei, redactarea documentelor pentru licitaii, organizri de tirguri i expoziii pentru produsele firmei (medie 3 pe an), organizarea de prezentri la sediul firmei (medie 6 pe an). Februarie 2000 - August 2003 Locul de munc: ABCD SRL

Funcia: Secretar Responsabiliti: redactarea i clasarea corespondenei, intreinerea bazei de date clieni/ furnizori , aplicaia Excel, trimiterea i primirea de faxuri, e-mailuri. 5. Limbi straine: Engleza - nivel avansat, scris i vorbit. 6. Cunotine PC: Sistemul de operare Windows Aplicaii pentru procesare texte Word i WordPad Aplicaia pentru calcul tabelar Excel Aplicaia pentru prezentri Powerpoint Navigare pe Internet cu aplicaia Internet Explorer, Netscape Navigator Pota electronic.

7. Coordonate personale: Tel. acasa: 123 44 55 Mobil: 0722 222222

3. Scrisoarea de intenie Scrisoarea de intenie trebuie s conin: formula de adresare: se specific departamentul i eventual persoana unde trebuie s ajung scrisoarea; postul vizat i sursa de informaii privind postul vizat; motivele pentru care exist interes pentru respectivul post; calitile i experiena privind postul solicitat; motivele pentru care solicitantul ar fi potrivit pentru ocuparea postului; specificarea eventualelor anexe: cum ar fi CV, copii dup diplomele de studii, etc; formula de ncheiere;

 numele complet i semntura. O scrisoare de intenie trebuie s fie scurt i la obiect . Impresioneaz dac este adresat persoanei n msur s ia decizii cu privire la interviu i la angajri. De aceea, dac este posibil, ar fi bine s se afle numele acestei persoane. n cadrul scrisorii de intenie trebuie declarat dorina de a ocupa un anumit post i numai unul singur. Nu face o impresie bun dac n respectiva scrisoare sunt vizate mai multe posturi, diferite sau similare, chiar dac respectiva companie a scos la concurs mai multe posturi. Cineva cruia i este indiferent ce post ocup nu prezint seriozitate. Exemplu de scrisoare de intenie n atenia d-lui Director de personal Cu referire la anunul dumneavoastr aprut pe Internet, a dori s-mi depun candidatura pentru postul de secretar. Din copiile alturate ale diplomelor de Operator calculator electronic i reele i Asistent Manager Secretariat computerizat, vei putea constata c ndeplinesc condiiile solicitate de dumneavoastr pentru acest post. Pe lng cunotinele bune de dactilografiere, am i experien n domeniul biroticii (program de prelucrare de texte, calcul tabelar, baze de date) pe care le-am cptat n urma cursurilor absolvite precum i n cei ase ani de activitate la companiile la care am lucrat. n sperana c experiena profesional justific depunerea candidaturii mele, v stau oricnd la dispoziie pentru o discutie. Cu respect, Ioana Popa Anexe: Curriculum vitae Copii ale diplomelor

4. Interviul Interviul se deruleaz nu neaprat la adresa viitorului loc de munc i este justificat de completarea i/ sau verificarea informaiilor menionate n C.V. Interviul este o ans care se ofer att angajatorului ct i solicitantului unui post de a se studia n mod reciproc dincolo de ceea ce dorete fiecare s arate. Anticiparea comportamentului viitor al fiecruia poate fi estimate cu uurinta dac interviul este derulat pe un spectru larg de probleme.

Pregatirea pentru interviu const n: obinerea de informaii referitoare la profilul companiei, cerinele postului; obinerea de informaii referitoare la adresa companiei, numrul de telefon, compartimentul i persoana care trebuie contactat; pregtirea unei prezentri verbale concise: calificri, experiena de lucru, de ce este solicitat postul i de ce ar fi potrivit respectivul post, care sunt ateptrile; pregtirea pentru eventualele ntrebri capcan. De exemplu: de ce se dorete prsirea postului current sau de ce persoana nu este deja angajat Prezentarea la interviu prima impresie favorabil conteaz foarte mult. O inut sobr i elegant ntr-o culoare neutr, este o inut potrivit n aceast ocazie. Se intr avnd n mn o map ce va conine CV-ul, scrisoarea de intenie i orice alt material care a fost solicitat. Interlocutorul trebuie privit n ochi i se va vorbi numai dup ce a fost formulat rspunsul n minte, cntrindu-l bine. Se recomand adoptarea unei atitudini degajate, naturale, clare i convingtoare. Sinceritatea, entuziasmul i un zmbet sunt atuuri n plus. Nu este potrivit a se pune ntrebri despre respectivul loc de munc, program, salariu i alte chestiuni ce ar putea interesa. Orice nou angajat dorete: - s cunoasc repede i bine noul loc de munc - s primeasc informaii referitoare la munca sa i la colaborarea cu colegii - s creeze contacte i s-i formeze relaii cu colegii, cu efii, devenind astfel mai sigur pe el - s i se acorde recunoatere i s fie util - s lucreze eficient i s se integreze n colectiv Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :

 stabilirea i meninerea relaiilor de lucru; depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i iniiativa; influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine; comunicarea efectiv cu alte persoane; Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele categorii : 1) Relaiile secretariat conducere (executiv) Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine. Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : Secretara are datoria s-i ajute superiorul la organizarea n mod eficient a timpului. Se recomand planificarea rezolvrii sarcinilor importante n timpul dimineii Superiorul ierarhic trebuie protejat de telefoanele i vizitatorii inoportuni s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scutit de a verifica toate documentele ; s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ; Gestionarea eficienta a timpului superiorului ierarhic se poate realiza facand rezumate ale corespondentei si intocmirea rapoartelor scurte ale activitatii departamentelor companiei s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ; s menin un climat de bun dispoziie ; Probleme ce pot fi rezolvate de secretar nu trebuie aduse n atenia superiorului ierarhic. Poate fi doar consultat asupra responsabilitii ce i-o poate asuma secretara

 Informaiile trebuie prezentate ntr-o form ce poate fi utilizat rapid Secretara ar putea contribui cu idei pentru buna desfurare a activitii n companie secretara trebuie s-i procure informaiile, nu s atepte s le primeasc permanent ntre secretar i superiorul su ierarhic trebuie creat o relaie plcut bazat pe ncredere secretara trebuie s-i ajute superiorul ierarhic folosindu-i spiritul de observaie O secretar poate contribui n mod fericit la bunele relaii dintre superiorul su ierarhic i restul colegilor sau colaboratorilor, amintindu-i de onomasticile i aniversrile lor. La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal). Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu. 2) Relaiile secretariat alte compartimente (colegi) Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate. Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-I sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental. Secretara are un rol important, acela de intermediar ntre angajaii companiei i superiorul su. Secretara trebuie s neleag i s aprecieze rolul i munca fiecrui coechiper. Secretara trebuie s-i ajute colegii cu informaii sau relaii, contribuind astfel la desfurarea unei bune activiti; Respectul i comunicarea sunt foarte importante pentru crearea i meninerea unei atmosfere plcute la locul de munc; Buna dispoziie, un zmbet i atunci cnd este posibil, ajutorul dat colegilor, contribuie enorm la consolidarea relaiilor de echip i conduce la aprecierea activitii sale; Secretara trebuie s fie discret; Trebuie s dea un bun exemplu colegilor;

 Trebuie s se exprime clar atunci cnd comunic instruciuni din partea conducerii; Nu trebuie sa fie zgrcit cu lmuririle; Secretara trebuie s evite declanarea conflictelor deschise. 3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Relaiile secretarei cu clienii pot fi de dou tipuri: Relaiile telefonice n cazul contactelor telefonice, secretara trebuie s se asigure c: a neles cu cine vorbete (nume persoan, nume companie, etc) a neles ce dorete interlocutorul (o informaie, o legtura la un departament, s fac o reclamaie, etc). Relaiile personale Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori colaboratori in afaceri. Se impun citeva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc : secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important); s manifeste atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat; s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este posibil); s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia aceasta nseamn respect; vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon pentru a putea fi contactai;

 n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, avizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut; autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n secretariat. Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel: 1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage. 2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului (secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. 3) In cazul in care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i-I propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm. De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora.