UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL BUCURESTI

CONTABILITATE I INFORMATIC DE GESTIUNE

LUCRARE DE LICEN

COORDONATOR TIINIFIC: Lector universitar,doctorand Chivu Ramona

Absolvent: Rusu Gelu-Catalin

BUCURETI 2013 1

UNIVERSITATEA SPIRU HARET FACZULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL CONTABILITATE I INFORMATIC DE GESTIUNE

CONTABILITATEA CREANELOR I DATORIILOR

Coordonator tiinific: Lector universitar,doctorand Ramona Chivu Absolvent: Rusu Gelu-Catalin

BUCURETI 2013 2

CUPRINS

INTRODUCERE ...3 CAPITOLUL I CREANELE I DATORIILE COMERCIALE CONCEPTE I PREVEDERI LEGISLATIVE.. ...4 1.1. Definiii..4 1.2. Momentele i formele evalurii creanelor i datoriilor.6 1.2.1. Momentele i formele evalurii creanelor i datoriilor6 1.2.2. Formele evalurii..7 1.3. Circuitul documentelor primare privind creanelor i datoriilor8 1.3.1. Instrumente de plat...9 CAPITOLUL II CONTABILITATEA I ORGANIZAREA DATORIILOR COMERCIALE. .11 2.1. Contabilitatea decontrilor cu furnizorii prin credit comercial .11 2.2. Contabilitatea decontrilor cu furnizorii prin credit cambial 11 2.3. Contabilitatea datoriilor neexigibile din cumprri prin credit .16 2.4. Contabilitatea avansurilor acordate ...16

CAPITOLUL III ORGANIZAREA I CONTABILITATEA CREANELOR COMERCIALE .....18 3.1. Contabilitatea creanelor din vnzri de bunuri i servicii prin credit comercial .....18 3.2. Contabilitatea creanelor din vnzri de bunuri i servicii prin credit cambial ....18 3.3. Contabilitatea creanelor neexigibile ..19 3.4. Contabilitatea avansurilor primite ..21 3.5. Reduceri comerciale i financiare generate de relaiile comerciale.22 3.6. Constituirea i anularea provizioanelor pentru deprecierea creanelor..23 CAPITOLUL IV ANALIZA I CONTROLUL CREANELOR I DATORIILOR LA SC X SRL ..26 4.1. Informaii privind creanele i datoriile comerciale degajate din documentele de sintez26 4.2. Analiza situaiei financiar patrimoniale pe baya creanelor i datoriilor ntreprinderii.29 4.2.1. Analiza corelaiei crane obligaii 29 4.2.2. Analiza corelaiei fond de rulment, nevoia de fond de rulment, trezoreria net i reflectarea creanelor i datoriilor n calculul utilizrii variaiei fondului de rulment net global..31 4.2.3. Analiza gradului de ndatorare a ntreprinderii.36 4.3. Metodologia privind contolul furnizorilor, clienilor i conturilor asimilate.37 4.3.1. Obiectivele controlului, furnizorilor i conturilor asimilate.38 4.3.2. Forme de control i organe care exercit controlul...39 4.3.3. Surse de informare pentru control.41 CAPITOLUL V STUDIUL DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA CREANELOR I DATORIILOR LA SC X SRL42 CAPITOLUL VI CREAREA UNEI BAZE DE DATE N ACCESS A DATORIILOR I CREANELOR PRIVIND PERSONALUL, ASIGURAREA I PROTECIA SOCIAL...53 CAPITOLUL VII CONCLUZII I PROPUNERI DE OPTIMIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL CONTABIL PRIVIND CREANELE I DATORIILE...62

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Lucrarea de faa, rezultat al unei ample documentri, ii propune sa realizeze, intr-o manier uor accesibil, o incursiune n contabilitatea creanelor i a datoriilor. Prezenta lucrare prezint noiunile de baz mpreun cu un set semnificativ de procedee la nivelul de astzi al cercetrii i practicii economice. Individualizarea lucrrii este conferit de faptul c, in tratarea problematicii abordate, s-a pornit de la nevoia intelegerii particularitatilor contabilitatii creanelor i a datoriilor. Urmarind acest deziderat, am prezentat studii de caz ce surprind contextele reale de aplicare a conceptelor analizate. De asemenea, exemplele invocate sunt insotite, in majoritatea cazurilor, de explicatii si comentarii care faciliteaza aprofundarea intregii problematici. Lucrare debuteaza prin prezentarea principalelor aspecte teoretice care caracterizeaza creanele i a datoriile, pentru ca ulterior sa explice particularitatile sistemului contabil. Notiunile teoretice si practice legate de creane i datorii au fost tratate in capitolul I denumit Creanele i datoriile comerciale - concepte i prevederi legislative. Capitolul II i III reprezint noiuni teoretice i practice despre creane i datorii. n capitolul IV am fcut o analiza si un control al creantelor i datoriilor. Capitoul V cu un pronuntat caracter aplicativ, reprezinta punerea in practica a notiunilor

teoretice tratate in primele capitole. Operatiile supuse inregistrarii respecta circuitul firesc al activitatilor economice din cadrul unei intreprinderi.

In lucrarea de fata am inclus si un capitol special privind posibilitatile de utilizare a sistemelor de prelucrare automata a datelor cu privire la crene i datorii, in contextual revolutiei pe taramul informatiei (capitolul VI Sistem informatic privind gestiunea creanelor i datoriilor. Capitolul VII contine concluzii si propuneri. La elaborarea lucrarii s-au avut in vedere actualizarile legislative, terminologice, notiunile noi, sau redefinirea unor concepte prin prisma Standardelor Internationale de Contabilitate.

Autorul

CAPITOLUL I CREANELE I DATORIILE COMERCIALE CONCEPTE I PREVEDERI LEGISLATIVE

Creanele reprezint valorii economice avansate temporar de titularul de patrimoniul altor persoane fizice sau juridice i pentru care urmeaz s primeasc un echivalent valoric, care poate fi o sum de bani, o lucrare sau un serviciu. Persoanele fizice sau juridice care au beneficiat de valoarea avansat, urmnd s dea echivalentul corespunztor, sunt denumite generic prin noiunea de debitori. Definit prin aceast prism, debitorul reprezint persoana care in cadrul unui raport patrimonial, a primit o valoare si urmeaz s dea un echivalent valoric sau o contraprestaie. O crean poate s fie insoit sau nu de garanii de natur real (ipoteca, gaj) sau personal (privilegii generale si specifice). Daca creana nu este garantat, creditorul beneficiaz de un gaj asupra totalitii patrimoniului debitorului la concurena cu ceilali creditori chirografari, plata facndu-se numai dup ce au fost achitate creanele insoite de garanii. Creanele comerciale se structureaz in funcie de natura creditelor acordate de furnizor cu ocazia vnzrii, precum i in funcie de exigibilitatea lor. 6

In funcie de natura creanelor acordate furnizorilor distingem: creane din vnzri pe credit comercial creane din vnzri pe credit cambial In funcie de exibilitatea creanelor, aceasta se clasific in: creane neexigibile creane a cror termen de exigibilitate a expirat (nencasate la termen ) De asemenea, n cadrul relaiilor economice pe care clientul le are cu furnizorul se pot nate datorii provenind din avansurile acordate de furnizor clientului. Datoriile , n sens generic, exprim fondurile sau capitalurile furnizate de teri pentru care unitatea trebuie s acorde o prestaie sau un echivalent valoric. Persoanele fizice i juridice fa de care unitatea are obligaii bnetii sunt denumite generic creditori. Definit prin aceast prism, creditorul reprezint persoana care, n cadrul unui raport patrimonial, a avansat o valoare economic i urmeaz s primeasc un echivalent valoric sau contraprestaie. Datoriile ca surs de finanare sunt prezente si funcioneaz din momentul nasterii obligaiilor fa de terii i pn n momentul rambursrii sau plaii lor. Datoriile comerciale reprezint surse externe de finanare puse la dispoziia intreprinderii de un furnizor pentru aprovizionri de bunurii materiale, lucrri i servicii primite. Aceste datorii sunt datorii de exploatare care spre deosebire de cele financiare, sunt nerambursabile, adica sunt nepurttoare de doband. Datorii comerciale au o structur variat in funcie de natura cumprtorilor i a creditului, de termenul de exigibilitate, precum i in funcie de ali factori. In funcie de natura activelor cumprate pe credit, datoriile comerciale se clasifica n: datorii provenind din cumprri de bunuri i servicii datorii provenind din cumprri de imobilizari In funcie de natura creditelor obinute la cumprare i de documentele ce stau la baza inregistrrilor creditelor distingem: datorii din cumprri pe credit comercial datorii din cumprri pe credit cambial Fiecare din aceste credite-comercial sau cambial -pot fii acordate att pentru cumparari de bunuri i servicii, ct i pentru cumprri de imobilizri. In funcie de scadena datoriilor avem: datorii din cumprri pe credit comercial, care au un termen de plat stabilit pe baz de document 7

datorii din cumprri pe credit neexigibil,sunt acele datorii care se inregistreaz pe baza evaluarii unitaii beneficiare, cumprrile nefiind nsotite de facturi ale furnizorului De asemenea, n cadrul relaiilor economice pe care cumprtorul le are cu furnizorul se pot

naste creane provenind din relaiile de cumprre, cum sunt :avansuri acordate de clienii furnizorului i ambalaje primite odat cu marfa , care circul pe principiul restituirii.

Evaluarea creanelor i datoriilor se face in patru momente prevazute n legislatia contabil in vigoare: a. evaluarea creanelor i datoriilor la data intrrii n patrimoniu b. evaluarea la data inventarierii creanelor i datoriilor c. evaluarea la inchiderea exerciiului d. evaluarea creanelor si datoriilor la data ieirii din patrimoniu a). Evaluarea creanelor i datoriilor la data intrarii n patrimoniu n momentul intrarii n patrimoniu, creanele sunt inscrise in conturi de activ la valoarea lor nominal. Cu ocazia angajrii lor, valoarea de inscriere a datoriilor este data de valoarea nominal de rambursare. Dei, creanele i datoriile se evalueaz la valoarea lor nominal egal cu suma de lichiditi sau echivalente de lichiditi ce se vor ncasa sau plti in schimbul lor. b). Evaluarea la data inventarierii creanelor i datoriilor 8

Valoarea de inventar a creanelor si datoriilor, exclusiv T.V.A deductibil i T.V.A colectat este egal cu valoarea moninal actualizat n funcie de termenii clauzelor din contract (dobnzi sau disconturi). Pentru creanele i datoriile incerte si n litigiu valoarea de inventar este stabil n funcie de valoarea lor probabil de ncasat, respectiv de plat. Valoarea de inventar a creanelor i datoriilor exprimate in valut este stabilit in func ie de cursul de schimb existent la sfritul anului contabil. n acest moment intervin reguli particulare de evaluare i anume, nregistarea la inventar a pierderilor sau a ctigurilor latente sub forma diferentelor de conversie activ, respectiv pasiv, precum i a provizioanelor pentru pierderi din schimb (provizioane pentru riscuri). nregistarea diferenelor de curs are n vedere atingerea obiectivului imagini fidele a patrimoniului i rezultatului. c). Evaluarea la inchiderea exerciiului Cu ocazia intocmirii bilanului contabil intr n rol principiul produciei n evaluarea creanelor i datoriilor. Aceasta const n compararea valorii contabile cu valoarea de inventar, cu reinere in evaluare a valorii celei mai mici n cazul datoriilor. n cazul creanelor diferenele constatate n plus ntre valoarea contabil i valoarea de inventar nu se nregistreaz n contabilitate, acestea meninndu-se n contabilitate la valoarea lor nominal. Diferenele constate n minus ntre valoarea contabil i valoarea de inventar se nregistreaz n contabilitate pe seama cheltuielilor prin constituirea de provizioane pentru creteri reversibile privind valoarea datoriilor, valoarea lor meninndu-se de asemenea, la valoarea lor contabil de intare. d). Evaluarea creanelor i datoriilor la data ieirii din patrimoniu La ieire din patrimoniu, creanele se evalueaz la valoarea lor nominal de intrare iar datoriile se evalueaz la valoarea lor nominal de rambursare. Deci, evaluarea lor se face, n principiu, la valoarea lor de intrare sau valoarea contabil.

Evaluarea n contabilitate se face att n mod curent penru reflectarea operaiilor economice i financiare care au loc n cursul perioadelor de gestiune i care modific mrimea valoric a creanelor i datoriilor ( evaluarea are loc n cele dou momente principale ale micrii acestora: intarea i ieirea din patrimoniu sau gestiunea), ct i mod periodic n momentul inventarierii creanelor i datoriilor i a

eliberrii documentelor de sintez financiar - contabile ( aceast evaluare se difereniaz n evaluarea la inventar i evaluarea bilaniara a creanelor i datoriilor)

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice i financiare, se consemneaz la locul i momentul efecturii lor, servind ca baz de nregisrare n contabilitate i ca mijloc de prob n justiie. La baza operaiilor de vnzare-cumprare de bunuri, pe baza crora iau natere datorii i creane, stau urmatoarele documente primare: Factura reprezint documentul pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a produselor livrate, lucrrilor executate i serviciilor prestate. Totodat, este folosit ca document de nsoire pe timpul transportului, document de ncarcare n gestiunea patrimoniului i document de inregistrare n contabilitatea furnizorului i cumprtorului. Dispoziia de livrare servete ca document pentru eliberarea bunurilor materiale din gestiune pentru nlocuirea avizului de insoire a mrfii sau facturii. Avizul de insoire a marfii servete n mod similar cu dispoziia de livrare, la care se adaug funcia de document de insoire pe timpul transportului. Nota de intrare-recepie i constatare de diferene este documentul n care se consemneaz rezultatele care reies din efectuarea recepiei pentru preluarea mrfurilor n gestiune. La sosirea bunurilor, pentru fiecare mijloc de transport se preia numrul acestuia i se nscrie ntr-un registru al mijloacelor de transport sosite cu mrfuri, se verific sigiliile, ncuietorile etc. n cazul bunurilor sosite cu vagoane feroviare, se verific ntregritatea vagoanelor in prezena delegatului i se ntocmeste documentul Proces verbal de deschidere a vagonului, n care se consemneaz eventualele lipsuri de care se face vinovat cruul. n cazul, n care totui sigiile nu sunt rupte , dar la recepie se constat lipsuri fa de documentele insoitoare, se intocmete un Proces verbal de sistare a recepiei. Diferenele de recepie se consemneaz n NIR i n proces verbal i se anun furnizorului pentru a trimite un delegat care s asiste la recepie. 10

n situaia n care se recepioneaza mrfuri care nu corespund calitativ, se intocmete documentul Proces verbal de preluare n custodie, iar mrfurile rmn n pstrare la cumprtor pn cnd furnizorul le ridic. Cumprturile de mrfuri din import, au la baz ca documente justificative factura extern, declaraia vamala de import, certificat de calitate. Jurnalul de cumprri servete ca registru jurnal auxiliar pentru nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii i ca document de stabilire a TVA deductibile. Jurnalul pentru vnzri este utilizat ca registru auxiliar pentru nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii i ca document de stabilire lunar a TVA colectate. Borderoul de vnzare (ncasare) servete ca document de centralizare zilnic a vnzrilor (ncasarilor) realizate de unitate , la inregistarea vnzrilor(ncasarilor) n Jurnalul de vnzri, la stabilirea TVAcolectare.

Obiligaiile bneti ntre societaile comerciale sau ntre societatea comercial i alte persoane fizice sau juridice se pot efectua n numerar sau fr numerar. Plata/ncasarea n numerar se face imediat, fr intermediere, prin micarea direct a sumelor bnesti. Documentele de ncasri-plai n numerar care sunt folosite pentru nregistrarea operaiilor de cas sunt: chitana, servete ca document justificativ pentru ncasarea unei sume n numerar pentru cumprarea unor produse, lucrri sau servicii, n condiiile n care nu se n caseria societaii comerciale. Ca o variant a chitanei este chitana pentru operaii n valut. ntocmeste factura, se completeaz chitana fiscal borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare este utilizat ca document justificativ, impreun cu anexele pentru sumele achitate cu cecuri de decontare din carnete cu i fr limit de sum. registrul de cas, n lei sau n valut, servete ca document centralizator de nregistrare operativ a ncasrilor i plailor n numerar efectuate de caseria ntreprinderii pe baza actelor justificative. Pe baza lui, se stabilete soldul de cas la finalul fiecrei zile. 11

Operaiile de incasri/plai fr numerar constau n lichidarea drepturilor bane ti prin utilizarea unor instrumente i mijloace de plat, far micare efectiv a sumelor baneti. Din categoria acestor instrumente de plat folosit fac parte: ordinul de plat i procesul verbal de compensare. Ordinul de plat este dispoziia necondiionat , dat de ctre emitentul acesteia unei societai bancare receptoare care pune la dispoziia unui beneficiar o anumit sum de bani la o anumita dat. Procesul verbal de compensare este documentul prin care sunt decontate creanele i datoriile pe care societatea le are fata de acelai partener de afaceri.

CAPITOLUL II CONTABILITATEA I ORGANIZAREA DATORIILOR COMERCIALE

Datoriile provenind din datoriile pe credit comercial se difereniaza in funcie de natura cumprrilor: datorii provenind din cumprri de bunuri i servicii pe credit comercial datorii provenind din cumprri de imobilizari Furnizorii reprezint datoriile echivalente valorii bunurilor materiale, lucrrilor i serviciilor primite de la teri. nregistrarea datoriilor faa de furnizori se face pe baz de factur. In funcie de moneda n care se evalueaz cumprrile, n factura beneficiarului, avem: Datorii fa de furnizorii interni, a cror exprimate valoric se face in lei Datorii fa de furnizori, a cror exprimare valoric se face in devize.

Penru datoriile exprimate n devize, n contabilitatea unitailor economice evaluarea i nregistrarea trebuie s se fac ns moneda national, adic in lei. De aceea, devizele se transform n lei pe baza cursului valutar al leului, la data primirii bunului. Cursul valutar poate s oscileze de la o zi la alta i de aceea la data achitarii datoriilor pot sa apar diferene de curs valutar, favorabile n cazul n care cursul leului crete i nefavorabile cnd cursul leului scade.

12

Efectele comerciale sunt titluri de credit negociabile care reprezint creane decontabile la vedere sau pe termen scurt, mijloace de garanie care prezint astfel de caracteristici, inct asigur circulaia lor uoara ntre oamenii de afaceri. Pentru ca iniial un astfel de efect nu era utilizat dect n domeniul comercial, el a primit numele de efect de comer. Cele mai frecvent utilizate efecte comerciale sunt: Cambia sau trata Biletul la ordin Warrantul Cec-ul Conosamentul Cambia B.N.R. a emis anumite norme-cadru privind comerul facut de societaile economice i celalate instituii de credit cu cambii, bilete la ordin i cec-uri, precum i norme privind circulaia i standardele tehnice i de coninut ale instrumentelor de credit i de plat, potrivit uzantelor internaionale. Cambia este un nscris prin care o persoan , denumit trgtor sau emitent care da dispoziie altei persoane, denumit tras, s plteasc la scaden o sum de bani unei a treia persoane denumit beneficiar sau la ordinul acesteia. Cambia necesit interventia a trei persoane: Trgtorul (emitentul) este persoana care emite titluri ; el d dispoziie s se plteasc o sum de bani . Prin semnatura sa, trgtorul i asuma obligaia de a face s se plteasc suma de bani beneficiarului de ctre tras. Trasul este persoana creia i se adreseaz dispoziia de a plti o sum de bani. Beneficiarul este persoana creia urmeaz (la scaden sau la ordinul sau) s se Cambia indeplinete o tripl funcionalitate: Funcia de instrument de ncasare la iniiativa creditorului: trgtorul remite cambia bncii sale care, dupa ce i va achita sumele cuvenite (prin operaia de scontare), va prezenta efectul comercial trasului la scadena pentru ncasare. Funcia de instrument de credit-este principala funcie a cambiei, deoarece suma de bani prevazut n cambie nu trebuie achitat imediat, ci la un anumit termen. Astfel, prin intermediul cambiei se acord debitorului un credit pe intervalul de timp pana la scaden . Beneficiarul cambiei nu este obligat s atepte scadena. El poate procura suma de bani prin scontarea cambiei la o banc specializat, primind suma prevazut n cambie, mai puin valoarea dobnzii pn la scaden. 13

fac plata

De asemenea, beneficiarul cambiei poate s o transmit prin gir unui alt comerciant, care are fonduri disponibile i doreste sa le plaseze. Funcia de instrument de plat aceast funcie este asemntoare funciei pe care o indeplinete moneda.Cambia prezint avantajul c evit folosirea de numerar. Avnd de achitat o datorie faa de un furnizor al su, beneficiarul cambiei ar putea sa sconteze cambia, iar cu suma obinuta s efectueze plata ctre creditor. Dar , n loc s sconteze cambia, beneficiarul poate s i achite datoria prin transmiterea cambiei prin gir, ctre creditorul sau (girator).Acesta, la scaden, va obine suma de bani nscris n cambie de la debitor (tras). Prin plata cambiei toate datoriile cambiale se sting, inclusiv datoria beneficiarului fa de creditorul su. Cambia poate fi folosit ca instrument de plat i n alt mod. Un comerciant care are o suma de pltit poate trage o cambie asupra unui debitor al su (tras), n favoarea creditorului, pe care l indic n calitate de beneficiar al cambiei. Aceast operaie poart denumirea de andosare. Andosarea este meninuta prin semnatura dat de andosant (debitor), pe verso unui efect comercial sau al oricrui titlu de plat ca purttorul acestuia(creditorul numit andosit) comanda acelui ce trebuie s-l plateasca (trasul) s efectueze plata in favoarea unui ter sau la ordinul acestuia din urma (terului).Numrul de andosari poate fi nelimitat.Toate persoanele implicate n cambie , mai ales n calitate de temporari beneficiari rspund solidar privind plata la scaden a cambiei. Acest fapt are dou mari consecine pentru consolidarea circuitului de pli i ntrirea rspunderii n relaiile reciproce ntre agenii economici. Pe de alt parte creditorii, la rndul su, fiecare din deintori cambiei vor manifesta o atenie deosebit fa de persoanele care preiau calitatea de creditori, aa cum la preluarea cambiei a analizat capacitatea de plat a persoanelor implicate n cambie. Deci, andosatii sunt garanii plaii faa de andositi. Ei pot totui limita obligaiile lor , fie prin manifestarea fr garanie, fie prin interzicerea unei noi andosarii. Andosarea se poate face fie unei persoane determinate, fie n alb. Andosarea unei persoane determinate se realizeaz prin nscrierea n cambie a meniunii: transmis din ordinul lui..., semntura andosantului. Andosarea n alb const n simpla semntur a andosantului, fr indicarea numelui beneficiarului. Biletul la ordin Biletul la ordin este un nscris prin care o persoan, numit emitent sau subscriitor se oblig s plteasc o sum de bani la scadena unei altei persoane, numit beneficiar sau la ordinul acesteia. Spre deosebire de cambie, care este la iniiativa creditorului, biletul la ordin este creat la iniiativa debitorului. Debitorul este n acelai timp trgtor i tras. Cum se poate observa, n comparaie cu cambia, care implic raporturi juridice ntre trei persoane (trgtor, tras i beneficiar), biletul la ordin presupune raporturi juridice numai ntre dou 14

persoane: emitentul i beneficiarul. Biletul la ordin se aseaman cu o recunoatere de datorie de ctre debitor fat de creditorul su. Emitentul are calitatea de debitor; prin emiterea titlului el se oblig s plteasc o sum de bani. Beneficiarul are calitatea de creditor, el este ndreptit s primeasc plata ori plata se face la ordinul su. Principalele elemente care definesc un bilet la ordin sunt : data i locul emiterii, numele emitentului, denumirea bncii i numrul contului deschis emitentului, scadena i locul de plat, numele beneficiarului, numele avalistului i semntura acestuia, felul biletului la ordin. n calitate de instrument de plat a datoriilor comerciale, el este aplicat mai ales n ntreprinderile mari. Deoarece biletul la ordin este uneori transmis cu ntarziere n vederea mobilizrii creditelor, beneficiarii lor prefer s se deconteze cu clienii prin intermediul cambiilor. Etape in circuitul unui bilet la ordin : 1. Firma A incheie un contact cu firma B pentru achiziionarea unor bunuri de investiii , urmnd ca s fie achitat n termen de 30 zile de la recepia lor. 2. n acest scop, firma A completeaz un bilet la ordin prin care se oblig s plteasc echivalentul bunurilor achiziionate de la firma B. Deci firma A are calitatea de emitent, iar firma B pe cea de beneficiar al biletului la ordin. 3. La scaden , respectiv 30 de zile , firma B prezint biletul la ordin pentru ncasarea sumei, fie la emitent, fie la banca acestuia, achitndu-se respectiv decontndu-se contravaloarea inscris pe el. Warrantul Warrantul este nscrisul care confer calitatea de titular al unui drept de gaj asupra mrfurilor depozitate. Aceste nscrisuri poart denumirea de titluri reprezentative ale mrfurilor, deoarece ele nlocuiesc mrfurile i pot circula n locul acestora, n condiiile legii. Cecul n mod obinuit, cecul este considerat ca fcnd parte din categoria titlurilor de credit, alturi de cambie i biletul la ordin. n realitate, cecul are numai funcia de instrument de plat, fiind lipsit de funcia de instrument de credit. Includerea cecului n categoria titlurilor de credit se explic prin aceea c unele principii care guverneaz cambia i biletul la ordin sunt aplicabile cecului. Cecul este un nscris prin care o persoan, numit trgtor, da ordin bncii sau unei bnci la care are disponibil bnesc atras, s plteasc, la prezentarea titlului, o sum de bani altei persoane, numit beneficiar.

15

Din definiie rezult c cecul implic, la fel ca i cambia, trei persoane: trgtorul, trasul i beneficiarul. Cecul este un titlu la ordin, complet i formal. El incorporeaza o obligaie abstract de a plti necondiionat la vedere, o sum de bani menionat n titlu. Conosamentul Conosamentul este nscrisul eliberat de comandamentul sau normatorul navei cu care se transform mrfurile care atest ncarcarea mrfurilor pentru a fi transportate. Posesorul legitim al nscrisului este considerat proprietarul mrfurilor. Pentru departajarea informaiilor privind datoriile pe credit cambial, n vederea unei analize complexe, in funcie de natura activelor cumprate, n contabilitate se face o difereniere ntre: Efectele de pltit care in evidena biletelor la ordin emise de client, acceptate de furnizor, pentru datorii provenind din cumprri de bunuri i servicii. Efecte de pltit pentru imobilizri, pentru datorii care provin din cumprri de imobilizri, datorii pentru care au fost emise bilete la ordin, acceptate de furnizori. Opertii principale generate de gestiunea efectelor comerciale: Crearea efectelor comerciale- decontarea poate s se fac prin intermediul unei cambii emise de creditor asupra debitorului sau n urma primirii unui bilet la ordin subscris de debitor. Decontarea efectelor comerciale se poate face prin ncasarea direct de ctre trgtor sau beneficiarul efectului, a contravalorii acestora, fie ca urmare a ncasarii prin banc sau prin oficiul postal, ca efect al operatiei de andosare. Circulaia efectelor comerciale, se realizeaz prin operaii de andosare, neviznd dect beneficiarii succesivi ai acestor creane mobilizate. Remiterea efectelor spre ncasare i ncasarea acestora, plata efectului de ctre tras nu poate fi reclamat dect la scadena. n acest sens, beneficiarul remite efectul bncii sau oficiului potal cu zece zile naintea scadenei. Remiterea efectelor spre scontare Uneori, n decontarea efectelor comerciale pot interveni mai multe probleme generate, n general, de dificultaile de trezorerie ale trasului care solicit fie raportarea scaden ei efectului existent, fie anularea efectului deja creat si nlocuirea lui printr-un efect cu o scadena mai ndepartata. n primul caz, trasul va plti dobnzi de intrziere, n cel de-al doilea caz el va cere trgtorului s nlocuiasc efectul cu un altul care difer de primul prin : scadena se amn cu una sau mai multe luni 16

valoarea majorat a nominalului efectului, care s includ n plus dobnzile de ntrziere i cheltuieli de rennoire. Rennoirea efectelor prezint urmatoarele situaii:

efectul nu se mai afl n posesia trgtorului, el a fost negociat sau dat spre ncasarea trgtorului, dei nu mai este n posesia efectului uneori poate s-l recupereze de la andosit, care este reprezentat fie de societatea bancar care a scontat efectul.

efectul, fie de cea care a primit efectul la ncasare, fie de la un ter oarecare. trgtorul poate s avanseze trasului fondurile necesare pli efectului la scaden. Spre deosebire de situaiile precedente, este posibil ca s nu fie renoit cambia initial, dei

efectul comercial nu a fost pltit la scaden. Starea de neplat este constatatn n doua moduri: Atunci cnd efectul este prezentat la ncasare de trgtor Atunci cnd efectul este prezentat la ncasare de un ter andosit

n cadrul unitatii economice apar cazuri cum ar fi: Sosirea bunurilor de la furnizor fr factur Facturarea unor servicii cu un anumit decalaj de timp, datorit naturii lor (consumuri de energie electric, termic, gaze naturale, servicii telefonice etc) De asemenea, se poate ntmpla ca n cursul exerciiului financiar bunurile materiale primite s nu se recepioneze sau s nu se nregistreze n contabilitate pn la primirea facturii. n aceste cazuri, bunurile se recepioneaz, se evalueaz avnd n vedere condiiile contractuale sau documentele insoitoare i apoi se nregistraza n contabilitate ca o datorie neexigibil cu ajutorul contului Facturii- nesosite. n cazul bunurilor care conin i taxa pe valoarea adaugat, datorit faptului c factura nu a fost primit, devine neexigibil nu numai fa de furnizor, ci i taxa pe valoarea adaugat. n cazul n care datoria neexigibil nregistrat n cursul exerciiului provine din cumprri de furnizori externi, la sfritul anului se pune problema nregistrrii diferenelor de conversie, iar n perioada urmtoare, cea a stornrii lor.

17

n activitatea unor activitai economice exist cazuri, de obicei, stabilite prin contracte cnd clientul acord furnizorului avansuri bneti pentru livrri viitoare de bunuri sau servicii. Se constituie, astfel, o creant fa de furnizor, adic aceasta devine debitor. Dup livrarea bunurilor sau serviciilor, respectiv dup ce a fost nregistrat datori fa de furnizor, incusiv TVA-ul, avansul acordat anterior, cu TVA corespunztor, se reine din datoria total. Un caz aparte l constituie ambalajele primite cu bunurile cumprate care circul pe principiul restituirii i care se factureaz, cum ar fi sticlele , borcanele, navetele, sacii etc. Ambalajele, din momentul ce nu au fost facturate se nregistreaz ca o crean pe care clientul trebuie s o recupereze prin restituirea lor, iar pe aceast cale se diminueaz totodat i datoria fa de furnizor. Dac ambalajele nu sunt restituite, clientul trebuie s achite ntreaga valoare a facturii. Se ntlnesc i situaii n care ambalajele se restituie in valori inferioare celei din factur.

18

CAPITOLUL III ORGANIZAREA I CONTABILITATEA CREANELOR COMERCIALE

Clienii reprezint creane fa de societate generate de vnzrii de bunuri i servicii. Vnzarea pe credit reprezint operaia prin care deconectarea dintre ntreprindere i client apare la un moment ulterior. Creanele care sunt nregistrate trebuie s fie legate de activitatea comercial sau de producia ntreprinderii. Creantee din vnzare pe credit comercial se pot clasifica n funcie de natura monedei n care se evalueaz vnzrile. Astfel , vom distinge: creane fa de clienii interni, al cror exprimare valoric se face n lei creane fa de clienii externi, a cror exprimare valoric se face n devize La baza nregistrrilor n contabilitate, n ambele cazuri, ca document principal, stau facturile furnizorilor. Se menioneaz c n facturile privind clieni externi, nu se calculeaz, taxa pe valoarea adugat, deoarece livrarile la export sunt scutite. n cazul creanelor exprimate n devize, n contabilitatea agenilor economici evaluarea trebuie s se fac n moneda naional, adic n lei. Pn la data ncasrii creanelor, cursul valutar al monedei convertibile, n care sunt evaluate bunuri sau serviciile facturate poate s creasc sau s scad. De aceea, n momentul ncasarii creanelor se va nregistra n contabilitate diferenele de curs valutar, astfel: veniturile din diferenele de curs , dac cursul valutar al devizelor a crescut respectiv al leului a sczut. pierderi din diferene de curs, dac cursul valutar al devizelor scade, iar al leului creste.

19

Pe baza inelegerii dintre furnizor i client, unele vnzrii de bunuri i servicii se pot face pe baz de credit cambial, adic ncasarea contavalorii bunurilor i serviciilor livrate urmnd s aib loc la o dat ulterioar, pentru care furnizorul accept un efect comercial emis de client. Efectele de primit sunt efecte comerciale pe care furnizorul le primete de la clieni si. Efectele comerciale pot fi acceptate i pentru creane n devize. n momentul nregistrrii n contabilitate se pune problema transformrii devizelor n lei, pe baza cursului valutar al zilei, iar cu ocazia ncasrii se nregistreaz diferene de curs valutar. La data ntocmirii bilanului se determin i se nregisteaz diferene de conversie la fel ca i pentru creanele din vnzrii pe credit comercial. Comparativ cu efectele comerciale de plat prin care decontarea datoriei poate s se fac prin intermediul unei cambii acceptate sau prin subscrierea unui bilet la ordin de ctre ntreprinderea debitoare, efectele comerciale de primit sunt folosite pentru decontrii prin intermediul cambiilor emise de creditor asupra debitorului sau n urma primirii unui bilet la ordin subscris de debitor. Urmrirea efectelor de primit se face printr-un jurnal specializat, fie de manier extracontabil ( scadentar), fie de o manier contabil (jurnal auxiliar al efectelor de primit).

Creanele nencasate la termen sunt creane al cror termen de ncasare a fost depit fr recuperarea contravalorii lor. Unele dintre aceste creane prezint chiar riscul de a nu putea fii recuperate, ncasarea lor devenind incerta. Contabilitatea unor astfel de creane din vnzri de bunuri i servicii se in cu ajutorul contului Clieni inceri. Clienii inceri sau n litigiu reflect creanele aferente clienilor inceri, rau platnici, dubioi sau aflai in litigiu. Lipsa de ncredere n solvabilitatea acestor partenerii comerciali este determinat din mai multe motive: avizele care au fost adresate clienilor nu au avut nici un raspuns sau au avut un raspuns favorabil ntreprinderea client este n stare de faliment Trecerea unui client din speta clieni in speta clienii inceri este o expresie a respectrii principiului sinceritaii. Deci prin reflectarea unei imagini fidele n contabilitate, este necesar s fie 20

delimitate informaiile privind creanele din vnzrii care prezint un anumit grad de certitudine de cele aflate in termen. Creanele nerecuperabile trebuie trecute pe pierderi n cazul existenei unei hotrri judectoreti n acest sens. Dac nu exist o hotrre judectoreasc prin care clientul a fost declarat insolvabil sau alte dovezi prin care s rezulte ca unitatea a luat toate msurile pentru recuperarea creanei, ntreaga crean, inclusiv TVA-ul (n cazul existenei unei hotrri judectoreti se trece pe pierderi creana diminuat cu TVA care se micoreaz, se trece pe pierderi). Creanele scoase din activ se nregistreaz ntr-un cont n afara bilanului i se menin n acest cont atta timp ct mai exist o speran de recuperare sau pana la nplinirea timpului de prescriere. Creanele incerte, nencasate la termen, pot fii exprimate i in devize, iar n aceste cazuri pot s apar, cu ocazia ncasrii lor, diferene de curs valutar ,iar la data ntocmirii bilanului diferene de conversie, ambele putnd fi favorabile sau nefavorabile, la fel ca toate creanele n valut. n activitatea unitaiilor economice apar situaii n care, pentru unele vnzrii, la data livrrii s nu fie intocmit factura. Aceasta se ntmpl n cazul livrarilor nestocabile(livrrii de energie electric, termic, servici telefonice etc.)Acestea sunt creane neexigibile la data livrrii. Ele devin exigibile odat cu ntocmirea facturii i aducerea ei la cunostiina clientului. Creanele neexigibile se evideniaza n contul Clieni- facturi de ntocmit.Acest cont se refer la creanele nscute ca urmare a livrrilor ctre terii, dar penru care nu s -au ntocmit facturii, nsa au o valoare bine determinate i ele trebuie evideniate n veniturile exerciiului la care se refer aceste livrri, in vederea acoperirii cheltuielilor si respectiv pentru calcularea rezultatului exercitiului.Taxa pe valoarea adugat aferent creanei este i ea, la randul su, neexigibil de natura celei colectate. n situaia n care creanele au fost exprimate n devize i au fost nregistrate n cursul exerciiului, la data ntocmirii bilanului contabil trebuie s se calculeze i s se nregistreze diferen ele de conversie.

n activitatea unitailor economice, n unele cazuri pot interveni avansurile bnesti acordate de client furnizorului, pe baza inelegerii cu acesta. Astfel, furnizorul devine dator fat de client. De asemenea, furnizorul devine debitor n cazul n care o dat cu bunurile livrate factureaz i ambalaje care circul pe principiul restituiri, imbrcnd forma ambalajelor consignate. Datoria furnizorului este de a accepta ambalajele restituite i de-a micora creana cu valoarea restituirilor.

21

Avansurile primite i ambalajele consignate pot s provin i din relaiile cu clieni externi, deci s aib exprimarea valoric n valut. n aceste cazuri, la data intocmirii bilanului apare problema determinrii i inregistrrii diferenelor de conversie . n cadrul activitailor economice se realizeaz n schimburi de valori, adic una din prtile contractante ofer bunul sau serviciul spre vnzare, iar cealalt remite contravaloarea lor. Deci exist dou fluxuri de valori de sens contrar : fluxul de mrfuri (bunuri i servicii) contrafluxul valorilor de schimb, n general al banilor De cele mai multe ori nsa nu se realizeaz ambele fluxuri n acelasi moment, astfel una din prile contractante ofer bunul sau serviciul, urmnd ca plata s se faca ulterior, iar n unele cazuri livrarea bunurilor i serviciilor poate s fie precedat de acordarea unor avansuri, n general bnesti. Deci , n cazul n care n cadrul relaiilor de schimb nu se produc n acela i timp ambele fluxuri de valori, se nasc datorii pentru beneficiar i creane pentru furnizor. Exist o mare varietate de relaii economice din care i-au natere datorii sau creane , astfel: datorii i creane care izvorsc din relaiile unitailor economice cu furnizorii i clien i- datorii i creane comerciale datorii i creane privind personalul, asigurarea i protecia social datorii i creane fa de stat i alte organisme publice datorii i creane din relaiile cu grupul, cu asociaii i cu subunitile debitori i creditori diveri datorii i creane din operaiuni de regularizare n continuare , m voi ocupa de tratarea datoriilor i creanelor comerciale care rezult din deconectrile cu clienii i furnizorii. Operaiuniile comerciale presupun legtura dintre doi ageni economici: unul numit furnizor , pentru care operaia reprezint vnzarea cellalt numit client, pentru care aceai operaie reprezint o cumprare La baza operaiilor de vnzare cumprare st , ca document principal, factura, care detaliaz bunurile vndute sau serviciile prestate i permite delimitarea mrimii nete de pltit de ctre cumprator vnztorului. Factura este documentul care st la baza nregistrrilor contabile dintre cei doi partenerii comerciali.

22

Dei mai puin aplicate n practica romneasc, apar situaii cnd n facturile emise de furnizori pot fi nscrise reduceri comerciale i/sau financiare, precum i eventuale majorri. Deocamdat, nu se pune problema pentru reduceri comerciale acordate dup facturare, n planul contabil general rom nesc nu au fost create conturi pentru reduceri comerciale acordate dup facturare. Dei, practica romneasc se pare c ntreapt pentru folosirea reducerilor evideniate n momentul facturrii. n rile vest-europene se practic dou categorii de reducerii: reduceri de natur comercial sub forma rabatului, remizei i respectiv risturnului, care mai este cunoscut i sub denumirea de reducere anual sau reducere global; reduceri de natur financiar primite de client, cu ocazia achitrii datoriei, purtnd denumirea de sconturi Rabatul reprezint o reducere ce poate fi acordat de furnizor clientului datorit unor defecte de calitate sau unor calitti inferioare a bunurilor livrate neconform cu contractul. Reducerile nu se acord ntmpltor, ci ele trebuie s fie convenite ntre prti i stipulate prin clauze contractuale. Remiza reprezint o reducere pe care poate s o acorde furnizorul pentru diferite motive: din consideraie pentru client pentru o comand de mrime deosebit pentru consideraii faa de profesia cumprtorului Risturnul reprezint o reducere ce poate fii acordat pentru depirea unui plafon valoric anual al cumprrilor stabilit prin contract. Acest fel de reducerii se calculeaz la totalul cumprrilor pe timp de un an. Rabatul i remiza pot fi acordate prin dou modalitai: n momentul livrrii caz n care nu intervin nregistrari specifice deoarece bunurile livrate vor fi nscrise n factur la valoarea redus ulterior este utilizat mai ales n cazul risturnului, care, prin natura sa este o reducere ulterioar Risturnul este o reducere care se acord, de regul, la sfritul anului pentru ntreaga cantitate din sortimentul cumprat in decurs de un an. Dar, pana la sfaritul anului, dunurile au fost consumate sau vndute, deci au fost cuprinse pe cheltuieli. n aceast situaie, nu se mai pune problema rectificrii

23

costului bunurilor (ca n cazul rabatului sau remizei), care nici nu se mai gsesc n gestiune, ci se vor rectifica conturile de cheltuieli n care au fost incluse bunurile, dupa natura lor. Reducerile financiare primite de client cu ocazia achitrii datoriei poarta denumirea de sconturi. Scontul se acord situaia n care clientul achit nainte de scaden datoria din cumparri de credit. Clientul benefiaz de aceasta numai dac furnizorul este de acord sau dac este prevzut n contract. n comparaie cu rabatul, remiza, risturnul, scontul ca reducere care apare n domeniul financiar i reprezentnd un venit financiar nu afecteaz taxa pe valoarea adaugat. Privit din punct de vedere al metodologiei de calcul, putem reine urmatoarele aspecte: reducerile comerciale premerg reducerilor financiare reducerile sunt determinate n cascada, ceea ce nseamn c procentele sau sumele absolute ale fiecrei categori de reduceri se aplic asupra netului anterior n cadrul reducerilor comerciale mai inti se opereaza rabaturile i apoi remizele taxa pe valoarea adaugat se calculeaz la ultimul net determinat ( fie netul comercial dac nu exist reduceri financiare, fie cel financiar, n caz contrar)

Creanele comerciale ale unitailor economice, uneori pot s se deprecieze. Astfel, poate s apar riscul de a nu se putea ncasa creanele fa de clieni ca urmare a insolvabilitaii acestora. Acest fapt se poate ntampla cnd valoarea de inventar (actual) este inferioar valorii nominale a creanei, pierderea reversibil de valoare este acoperit prin construirea unui provizion, egal ca suma cu aceast pierdere de valoare, ca o consecint a aplicri principiului prudenei. Deprecierile ireversibile necesit scoaterea din eviden a creanelor i nregistrarea lor nemijlocit ca piederii din creane. Dup gradul lor de recuperare, creanele comerciale pot fi considerate, la inventar, ca fiind: creane incerte, creane dubioase, creane litigioase, creane irecuperabile. Numai creanele dubioase i litigioase pot genera constituirea unor provizioane pentru depreciere. Pentru creanele n devize, pierderile din diferenele de curs valutar fac obiectul unor provizioane pentru riscuri i cheltuieli i nu provizioane pentru depreciere.

24

Din punct de vedere fiscal un provizion este deductibil atunci cnd probabilitatea pierderi este apreciat in mod precis, adic ea se refer la o creant individual. Provizioanele pentru deprecierea creanelor sunt calculate asupra creanelor fr TVA, partea corespunztoare de TVA, urmnd s fie imputata asupra TVA datorat ulterior sau rambursat. Constituirea de provizioane are loc, de regul, la nchiderea exerciiului, dar i n cursul lui, pentru reflectarea n bilan ori de cte ori apar creane nencasate la termen, care prezint riscul de a nu fi recuperate, constatate n conturile de clieni. La finele exerciiului provizioanele pentru deprecierea creanelor comerciale pot fi suplimentate atunci cnd deprecierea constatat este superioar provizioanelor existente sau reluate, virate la venituri. Reluarea unui provizin se poate face pentru o sum partial, dac provizionul deja constituit depete mrimea deprecierii constatate, sau o reluare total (anulare), dac provizionul a devenit fr obiect, ca urmare a ncasrii creanelor sau ca urmare a deprecierii lor ireversibile (insolvabilitate, disparitia sau falimentul clientului, existena unui rezultat negativ al demersurilor angajate pentru recuperarea creanei, renunarea voluntar a ntreprinderii la orice urmrire a creanei avnd n vedere modicitatea sumelor de recuperat etc) ntr-o alt variant care rmne la opiune unitii, provizioanele odat constituite nu se anuleaz in cursul exercitiului, pozitie cu pozitie, pe masura lichiditati creantelor, ci ramane in evidenta, urmand s fie ajustate la nchiderea exerciiului. Adic, inventarierea la nchiderea exerciiului a ntregului patrimoniului include i inventarierea creanelor, inclusiv a celor dubioase, ca deprecieri reversibile, iar valoarea deprecierilor reversibile de creane se compar cu valoarea contabil a provizioanelor.Din aceast comparaie pot s rezulte creteri de provizioane, care se nregistreaz identic cu constituirea sau pot s rezulte diminuri de provizioane ce se inregistreaz n mod identic cu anularea lor. Din cele prezentate mai sus , rezult urmatoarele concluzii cu privire la provizioanele pentru deprecierea creanelor: a. provizioanele se constituie n cazul deprecieri creanelor doar n situaia n care unitatea realizeaz profit, n caz contrar sunt lipsite de sens, deoarece duc la creterea piederilor. b. construirea provizioanelor reprezint un avantaj financiar, cel puin temporar, deoarece pe aceast cale, diminundu-se profitul, scad obligaiile fiscale i de alta natur ce decurg din profit. c. pe de alt parte, construirea provizioanelor reprezint i o msur de echitate financiar-fiscal deoarece profitul se determin pe baza veniturilor obinute. Ori, o parte din acestea provin din creanele constituite la livrare si ulterior depreciate, care deci nu sunt realizate efectiv. Prin construirea provizioanelor efectul veniturilor concretizate n creane depreciate, asupra profitului, este anihilat de cheltuielile nregistrate prin constituirea provizioanelor

25

d. rolul provizioanelor pentru deprecierea creanelor este acela de a diminua sau de a nlatura, n exerciiile urmtoare, socul pierderilor provocate de eventuale deprecieri ireversibile care ar putea conduce la greutai sau chiar dezechilibre financiare. Pierderea creanelor n aceste situaii este compensat de veniturile din provizioane, ceea ce anuleaz efectul pierderii creanelor asupra rezultatului exerciiului e. n cazul n care creana pentru care a fost constituit provizionul se recupereaz, provizionul se anuleaz prin trecerea lui la venituri, ceea ce contribuie la creterea profitului exact n aceeai masura n care a fost diminuat cu ocazia constituirii lui. n acest fel, bugetul sau ali beneficiari ai unor cote din profit nu sunt frustrai prin constiituirea de provizioane deoarece n situaia n care deprecierea nu devine efectiv, ireversibil, vor recupera n exerciiile urmtoare cotele valorice de profit f. provizioanele reprezint deci, rezerve constituite n baza principiului prudenei pentru acoperirea unor piederi viitoare, probabile. g. nivelul valoric al provizioanelor nu poate fi ridicat n mod artificial, n condiii normale deorece exist dou grupe de interese care conduc la autoreglarea nivelului provizioanelor

CAPITOLUL IV ANALIZA I CONTROLUL CREANELOR I DATORIILOR SC MEGA IMAGE SRL

26

Exerciiul financiar ncepe la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie. Documentul oficial folosit pentru finalizarea ncheierii exerciiului financiar este bilanul contabil.Pe baza lui se asigur o imagine fidel, clar i complet a patrimoniului, a situaiei financiare, ct i a rezultatului obinut. Pentru a rspunde acestei cerine, bilanul contabil a fost conceput i structurat ca un set de model ( situaii de sintez), rangul de model de baz fiind atribuit bilanului de calitatea sa de cont al situaiei patrimoniului. Celelalte componente au cptat diverse coninuturi i denumiri n raport de latur patrimoniului reprezentat sau de cerinele informaionale formulate cu privire la gestiunea patrimoniului. n modelul de contabilitate din Romnia , bilanul contabil este alctuit din bilan, cont de profit i pierdere, anex la bilan i raport de gestiune. n normele europene i standardele internaionale privind contabilitatea , formaia bilantier figureaz sub diferite denumiri, cum sunt : situaii financiare, documente contabile de sintez sau conturi anuale. Adoptarea n contabilitatea romnesc a terminologiei bilan contabil a avut la baz faptul c modelul propriu al bilanului caracterizeaz patrimoniul n totalitatea sa. Sub aspect conceptual, bilanul poate fi definit ca o reprezentare a utilizrilor i resurselor de care dispune o entitate patrimonial la un moment dat. Pentru reprezentarea situaiei patrimoniului, Directiva a IV-a recomand dou scheme: sub form de tablou bilanier i sub form de list. Prima schem., preluat n Noul Sistem Contabil din Romnia, se intemeiaz pe ecuaia de principiu:
ACTIV = SITUAIA NET + DATORII (CAPITALURI PROPRII)

n schema prezentat de Noul Sistem Contabil din Romnia , ordinea de dispunere a poziiilor n activul bilanier este cea invers lichiditii activelor, de la cele mai puin lichide, cum sunt imobilizrile necorporale, ctre disponibilitile bneti, ea este inversa exigibilitii surselor de finanare, ncepnd cu elementele capitalului propriu i continund cu datoriile pe termen lung i cu cele curente pe termen scurt. n modelul de contabilitate anglo-saxona, activele sunt aezate n bilan n ordinea descresctoare a lichiditii lor, iar pasivele n ordinea descresctoare a exigibilitii lor.

27

Normele contabile din ara noastr impun unitilor patrimoniale s ntocmeasc bilanul contabil cu un grad difereniat de detailiere n funcie de marimea acestor uniti. SC TERRA ROMNIA SRL v-a intocmi bilanul contabil n sistem de baz. Din formularul de bilan ncheiat la 31.12.2006 rezult c: creanele sub forma clienilor i conturilor asimilate au crescut de la 938.0961 lei n anul 2005 la 12.819.539 lei n anul 2006. Din datele de mai sus reiese c n anul 2006 creanele sub forma clienilor i conturilor asimilate au inregistrat o cretere de 1,36 ori fa de 2005. avansurile acordate furnizorilor au nregistrat o scdere de 1,32 ori fa de anul 2005 , de la 10.738.996 lei n anul 2005 la 8.119.161 n anul 2006. alte creane au nregistrat o cretere de 8,04 fa de 2005, de la 616.566 lei n 2005 la 4.978.294 lei n anul 2006. Indicarea creanelor pe termen sub un an nu este realizat integral n activul bilanier, de aceea acest neajuns este rezolvat prin structura formularului Situaia creanelor i datoriilor. Tot din formularul de bilan la 31.12.2006, i anume din pasivul bilanier rezult c: datoriile sub forma furnizorilor i conturile asimilate au crescut de la 1.740.091 lei n anul 2005 la 5.902.149 n anul 2006. Din aceste informaii reiese c n anul 2006 datoriile sub forma furnizorilor i conturilor asimilate au inregistrat o crestere de 3,39 ori fa de 2005. avansurile primite de la clieni au inregistrat si ele o cretere de 1,65 ori fa de anul 2005, de la 31.834.036 lei la 52.583.703 lei n anul 2006; i alte datorii au sporit de 1,95 ori fa de anul 2005 , de la 3.798.739 lei la 7.418.119 lei n anul 2006. i n cadrul datoriilor, demarcaia pe termene sub un an i peste un an este realizat integral n pasivul bilanier.i acest impediment este rezolvat prin structura formularului Situaia creanelor i datoriilor. n cadrul bilanului, n pasivul bilanier, ntre capitaluri propri i datorii sunt reflectate provizioanele pentru riscuri i cheltuieli n sum de 9488364 mii lei la sfritul anului 2003. n cadrul contabilitii SC MEGA IMAGE SRL , provizioanele pentru riscuri i cheltuiele sunt alctuite din provizioane pentru garaniile acordate clieniilor i provizioane pentru pierderi din schimb valutar analizate n formularul Situaia altor provizioane 28

Alte informaii reflectate n modelul de bilan sunt operaii de regularizare, sub forma diferenelor de curs valutar aferente creanelor i datoriilor n devize. Ele reprezint pierderi latente din creane ( diminuarea valorii lor n lei) sau din datorii (majorarea lor n lei) exprimate n monede strine. Sunt determinate ca diferen ntre valoarea de intrare n lei a creanelor i datoriilor exprimate n devize i valoarea n lei a acestora la cursul ultimei zile a exerciiului. nscrierea acestor diferene n activul bilanier are dou raiuni: mai nti, deoarece respectivele creane nu au fost nca ncasate, iar datoriile nu au fost nc pltite, diferenele de conversie nu exprim o situaie nefavorabil cert pentru care acestea sunt considerate pierderi latente i fac parte din categoria de activ fictiv apoi, prezena lor in structura bilanier rspunde necesitilor unei corecte Dei bilanul furnizeaz un volum considerabil de informaii utilizatorilor, ele comport totui lacune i uneori este obligatoriu ca ele s fie urmate de informaii contabile complementare. Noul sistem contabil consacra aceast practic dndu-i un suport sintetic, i anume anexa. Anexa este o situaie care cuprinde explicaiile necesare pentru o mai bun nelegere a altor documente de sintez i completeaz att ct este nevoie sau prezint sub o alt form informaiile pe care acele documente le conin. Pentru bilanul contabil, anexa este definit de : a. contul de profit i pierdere b. note explicative date informative c. situaia activelor imobilizate d. repartizarea profitului e. situaia stocurilor i a produciei n curs de execuie f. situaia creanelor i datoriilor g. situaia altor provizioane Situaia creanelor i datoriilor servete studiului echilibrului financiar al ntreprinderii Deoarece structura activului i pasivului bilanier nu se face pe baza criteriului de lichiditate, aceast pies anexa vine s detalieze diferite creane aparinnd activului imobilizat i celui circulant n : creane transformabile n lichiditi ntr-un termen de sub un an creane transformabile n lichiditi ntr-un termen de peste un an informaii a terilor utilizatori ai informaiilor contabile.

La rndul lor, datoriile sunt detaliate n funcie de termenele de exigibilitate n : datorii exigibile ntr-un termen de sub un an 29

datorii exigibile ntr-un termen cuprins n intervalul 1-5 ani datorii exigibile ntr-un termen ce depaete 5 ani

Analiza financiar este activitatea de diagnostigare a strii de performan financiar a ntreprinderii, la incheierea exerciiului. Ea i propune s stabileasc punctele tari i slabe ale gestiunii financiare, n vederea fundamentrii unor noi strategii de meninere i dezvoltare ntr-un mediu concurenial. De asemenea analiza financiar face obiectul preocuprilor externe ale partenerilor economici i financiar-bancari pentru fundamentarea unor posibile aciuni de cooperare cu respectiva ntreprindere. n toate situaiile, analiza se bazeaz n principal pe bilan i pe contul de profit i pierdere, care constituie documentele oficiale de gestiune a fiecrei ntreprinderi.Dar informaia financiar nu poate fi ineleas pe deplin dac se ignor specificul activitii i rezultatele exploatrii. Astfel interpretatrea fluxurilor financiare se face n manier diferit n funcie de baza de expansiune, maturitate sau declin n care se afl ntreprinderea. De aceea , se impune completarea datelor financiar contabile cu informaiile privind potenialul tehnic i uman (calitatea echipamentelor, gradul de modernizare al acestora, calificarea salariailor nivelul productivitii munci), potenialul comercial (calitatea produselor i a reelei de distribuie, nivelul preurilor etc), intensitatea concurenei i poziia firmei pe pia, imaginea firmei i a produselor sale etc.Toi aceti factori determin competitivitatea firmei i influeneaz performanele sale financiare.Luarea lor n consideraie n realizarea diagnosticului financiar va permite caracterizarea fiecrei activitai a ntreprinderii n termen de nevoi financiare de rentabilitate i risc.

Pentru activitatea financiar a ntreprinderii SC MEGA IMAGE SRL este important cunoaterea evoluiei corelaiei dinte creane i obligaii, ntruct acestea influeneaz capacitatea de plat. Creanele reprezint anumite drepturi baneti realizabile n termene diferite.Formarea lor este n directa legtur cu rotaia capitalului, cu momentele pe care le parcurge n procesul schimbrii formei 30

acestuia. Apariia creanelor este determinat n principal, de relaiile care se formeaz ntre ntreprindere, n calitate de furnizor i clienii si. Opusul creanelor l reprezint obligaiile sau datoriile ntreprinderii ctre teri, formate n cadrul relaiilor acesteia cu furnizorii, acionarii, salariaii proprii, bugetul, statului, bncii etc. n cadrul diagnosticului se cerceteaz n primul rnd evoluia creanelor i obligaiilor n raport cu cifra de afacerii pentru a pune n eviden raportul dintre imobilizarea capitalului firmei i cel care privete folosirea surselor atrase.
Nr. crt 2004 lei Indicatori 1 2 3 4 Cifra de afaceri Creane Obligaii Raport creane/obigaii 55414873 7453279 20438245 0,36 100 100 100 100 59076406 20736523 37372866 0,55 106,6 278,2 182,8 x 7353898 25916994 65903971 0,39 124,6 125 176,3 x % Perioada 2005 lei % 2006 lei %

Nota: n noiunea de obligaii se include numai datoriile firmei ctre tere persoane fizice sau juridice, inclusiv obligaiile fiscale. Rezult c, perioada analizat, creanele i obligaiile cresc ntr-un ritm mult superior celui aferent cifrei de afaceri, ceea ce influeneaz nefavorabil fluxul de disponibiliti. Aceast influen este atenuat parial de raportul dintre creane i obligaii, care a crescut n 2005 fa de 2004 i a crescut fa de 2006, este subunitar, fapt ce compeseaz parial majorarea gradului de imobizare a ntreprinderii SC MEGA IMAGE SRL Asemenea aspecte pot fi puse n eviden i cu ajutorul indicatorilor Durata de imobilizare a creanelor (Di) Di = S d x 360 Rd x CA

n care : Sd = soldul mediu al creanelor Rd = rulajul debitor la conturile de creane n practic se folosete cifra de afacerii, datorit faptului c bilanul nu furnizeaz informaii referitoare la rulajul conturilor respective. Durate de folosire a resurselor atrase(Df) Df = Sc x 360 31

Rc x

CA

n care: Sc = soldul mediu al conturilor de obligaii Rc = rulajul creditor al conturilor respective La SC MEGA IMAGE SRL situaia se prezint astfel: Nr.crt 1 2 Indicatori Durata de imobilizare a creanelor Durata de folosire a surselor atrase 2004 48,4 132,8 2005 126,4 227,7 2006 126,8 322,4

Nota: Calculul s-a facut pe baza cifrei de afaceri. Mrimea i evoluia indicatorilor confirm concluzia stabilit anterior, n sensul c, dei creanele ntregistreaz mari creteri, imobilizarea fondului de rulment este suplinit de resursele atrase suplimentar. Cunoatrea acestor aspecte este necesar pentru a putea previziona necesarul de surse pentru finanarea exploatrii, n perioadele viitoare. Creanele i obligaiile trebuie s fie analizate n raport de gradul de vechime.Acest studiu a fcut obiectul subcapitolul: Informaii privind creanele i datoriile degajate din documentele de sintez.

n accepiunea parimonial, activul i pasivul sunt formate din dou mari mase: o mas reletiv permant (cu o durat > 1an ) formate de activul imobizat i capitalul permanent o mas mobil ( cu o durata < 1 an ), alcatuit din activul circulant i datorioile pe termen scurt. Potrivit teoriei patrimoniale, o ntreprindere este solvabil dac asigur echilibrul maselor de aceeai durat, dac respect urmtoarele reguli financiare: - activ imobilizat = capital permanent - activ circulant = datorii pe termen scurt Fondul de rulment este determinat ca diferen ntre resursele stabilite i imobilizri, exprimate n valoare brut, se calculeaz dup relaia: FR = CP Ai 32

El oglindete mrimea resurselor stabilit disponibile pentru finanarea necesitailor generate de activitaile curente. Necesarul de fond de rulment este un element de activ i reprezint activele circulante care trebuie s fie finanate din fondul de rulment. n consecin, relaia de calcul al necesarului de fond de rulment este: NFR = Ac DTS Necesarul de fond de rulment reprezint excedentul activelor circulante peste valoarea datoriilor pe termen scurt. Necesarul de fond de rulment (NFR) este format din necesarul de fond de rulment privind exploatarea (NFRE) i necesarul de fond de rulment n afara exploatrii( NFRAE): NFRE reprezint necesarul legat de finanarea ciclului de exploatare. El indic mrimea capitalurilor imobilizate n acest ciclu, pe care ntreprinderea trebuie s le dein pentru finanarea stocurilor i a decalajelor temporare ntre plata cumprrilor i a cheltuielilor generale i ncasarea vnzrilor. NFRAE regrupeaz elementele neciclice i instabile, legate , de exemplu, de investiii ( datoriile legate de furnizori de imobilizrii) sau de finane (dobnzile datorate , neajunse la scaden, aferente mprumuturilor) Trezoreria net regrupeaz posturile de disponibilitai, diminuate cu creditele bancare curente , se calculeaz dup relaia: TN = Disponibilitai Credite bancare curente Trezoreria net reprezint excedentul sau insuficiena resurselor stabilite, dup rulment i necesarul de fond de rulment: TN = FR NFR n cazul ntreprinderii SC MEGA IMAGE SRL. situaia pe anii 2005 i 2006 se prezint astfel: Situaia pe anul 2005: (1) Diferene de curs valutar au fost generate de conversia creanelor i obligaiilor fa de clieni i furnizori, exprimate n monede straine (2) Din Situaia creanelor i datoriilor rezult c nu exist credite bancare pe termen scurt Alte informaii: debitorii diveri reprezint 149.682 lei din totalul creanelor, iar creditorii diveri 11.620 lei din totalul datorii Situaia pe anul 2006: (1) Diferenele de curs valutar au fost generate de conversia creanelor i obligaiilor fa de clieni i de furnizori, exprimate n monede strine 33 finanarea imobilizrilor i necesarului de fond de rulment. Ea se calculeaz , deci, ca diferen ntre fondul de

(2) Din care 31.412.898 lei reprezint credite bancare pe termen scurt Alte informaii: debitori-diveri reprezint 2.937.604 mii lei din totalul creanelor, iar creditori diveri 787 lei din totalul datoriilor. A. Determinarea fondului de rulment -mii leiSpecificare 1.Capitaluri proprii 2.Imprumuturi i datorii asimilate 3.Active imobilizate I.Fondul de rulment(1+2+3) II.Variaia fondului de rulment (11.994.358 9.618.387) 2005 141.572.439 9.922.760 139.500.841 11.994.358 - 2.375.971 2006 142.390.211 17.725.212 150.497.036 9.618.387

Determinarea necesarului de fond de rulment din exploatare -mii leiSpecificare 2005 34.301.357 28.581.518 2006 82.482.248 42.246.217

1.Stocuri 2.Creante(inclusiv diferente de curs valutar)(1) 3.Cheltuieli inregistrate in avans 4.Furnizori si conturi asimilate (inclusiv diferente de curs valutar) 5.Alte datorii(2) 6.Venituri inregistrate in avans I.Necesar de fond de rulment din exploatare(1+2+3-4-5-6) II.Variatia necesarului de fond de rulment din exploatare (45.702.680-21.305.527)

38.069.382

1.522.208 70.938.842

3.787.119 1.345 21.305.527

7.417.332 2.319.870 45.702.680

(1) mai puin Debitori diveri (2) mai puin Creditori diveri Determinarea necesarului de fond de rulment din afara exploatrii -mii leiSpecificare 1.Debitori diveri 2005 149.682 2006 29.37.604

34

2.Creditori diveri I.Necesarul de fond de rulment din afar exploatrii(1-2) II.Variaia necesarului de fond de rulment din afara exploatrii (45.702.680 21.305.527)

11.620 138.062

787 2.936.817

+27.987.558

B. Determionarea trezoreriei nete -mii leiSpecificare 1.Disponibilitii 2.Credite bancare pe termen scurt I.Trezoreria net II.Variaia trezoreriei nete 2005 3.476.844 3.476.844 - 33.009.590 2006 1.880.152 31.412.898 - 29.532.742

Tabloul de finanare se compune din dou pri:prima parte calculeaz variaia fondului de rulment net global funcional, iar cea de-a doua parte studiaz variaiile necesarului de fond de rulment i ale exploatrii. Intereseaz numai a doua parte din tabloul de finanare, intitulat Utilizarea variaiei fondului de rulment net global, deoarece aici se reflect variaiile creanelor clieni i datoriilor fa de furnizori care fac obiectul acestei lucrrii. n aceast parte se scoate n eviden: variaiile necesarului de fond de rulment aferent exploatrii i operaiilor n afara exploatrii variaia trezoreriei nete

Variaia net a necesarului de fond de rulment aferent exploatrii cuprinde variaiile posturilor de activ i de pasiv, care sunt ataate ciclului de exploatare.n principal, acestea se refer la : stocuri, creane-clieni, datorii fa de furnizori i cea mai mare parte a datoriilor fiscale i sociale. Variaia net a necesarului de fond de rulment n afara exploatrii cuprinde: variaiile altor debitori i a altor creditori(debitori diveri i creditori diveri), care reprezint elemente nevciclice i instabile. Variaia trezoreriei nete cuprinde variaiile disponibilitailor i variaiile creditelor de trezorerie. Aceast parte a tabloului se incheie prin prezentarea relaiei: variaia FRNG = variaia NFR + variaia T, care corespunde fie unei utilizrii nete , fie unei resurse nete 35

Calculul utilizrii variaiei fondului de rulment net global la S.C. INFAROM S.A. se prezint astfel:
Exerciiu 2006 Variaia fondului de rulment net global Variaiile Exploatare Variaia activelor din exploatare Stocuri Avansuri acordate furnizorilor Creane-clieni, conturi asimilate i alte creane din exploatere(1) Cheltuieli nregistrate n avans Variaiile datoriilor din exploatare: Avansuri primite de la clieni Datorii fa de furnizori i conturi asimilate(2) Alte datorii Venituri nregistrate n avans Totaluri A.Variaia net Exploatare Variaiile n afara exploatrii Variaiile altor debitori Variaiile altor creditori Totaluri B.Variaia net n afara exploatrii Total A + B Necesar al exerciiului n fond de rulment Degajarea de fond de rulment a exerciiului Variaiile trezorerie Variaiile disponibilitilor Variaiile creditelor de trezorerie Totaluri C.Variaia net Trezorerie Variaia fondului de rulment net global Total (A+B+C) Utilizare net sau Resursa net -5.813.682 1.596.692 31.412.898 33.009.590 33.009.590 sau -27.195.908 2.787.922 10.833 2.798.755 -2.798.755 56.813.191 3.630.213 2.318.525 32.416.038 -24.397.153 7.110.092 20.749.667 1.522.208 4.818.0891 2.619.835 Necesar (1) Degajari(2) Sold

Variaia clienilor 36

n exerciiu 2005: 9.847.845 4.495.255 = 5.352.590 lei n exerciiui 2006: 14.860.229 12.452.990 = 2.407.239 lei

Variaia = 5.352.590 2.407.239 = 2.945.351 lei Variaia furnizorilor n exerciiul 2005 : 1.740.091 7.994.677 = - 6.254.586 lei n exerciiul 2006: 5.902.149 19.266.827 = - 13.364.682 lei

Variaia = (- 13.364.682) (- 6.254.586) = -7.110.092 lei Activitatea de investiii a ntreprinderii a degajat o variaie negativ a fondului de rulment, care duce la acoperirea necesarului de fond de rulment din credite bancare pe termen scurt. n activitatea pe care o desfaoar, pentru finanarea pe termen scurt sau lung, SC MEGA IMAGE SRL. apeleaz la mprumuturi bancare. Analiza gradului de ndatorare urmarete punerea n eviden a evoluiei acestuia ntr-o anumit perioad n vederea realizrii politicii financiare care s asigure independena necesar. Ca instrumente operaionale se pot calcula urmatori indicatori pe baza datelor din bilanul ncheiat la 31.12.2006 a.Rata general a ndatorrii =mprumuturi totale Capital propriu Rata general a ndatorrii = 11504208 = 142390211 Prezint importan n special n activitatea bancar, pentru acordarea de noi credite n condiii asiguratorii de recuperare.Ea trebuie s fie < 1. b. Rata general a datoriilor financiare = mprumuturi pe termen mediu i lung Capitaluri proprii Rata datoriilor financiare = 17725212= 0,12 142330211 Aceast rat are o semnificaie larg n teoria i practica economic, deoarece permite evidenierea msurii n care ntreprinderea recurege la aa-zisul efect de levier respectiv efect de prghie. De asemenea, permite apreciera capacitaii de ndatorare a ntreprinderii.Posibilitaile de ndatorare vor fi cu att mai mari cu ct aceast rat este mai sczut. Rata de ndatorare, indiferent de forma sa de calcul, caracterizeaz dependena financiar a ntreprinderii i gradul de risc al politicii financiare. Dupa cum se observ SC MEGA IMAGE SRL dispune de o rat a datoriilor financiare foarte scazut, ceea ce influeneaz favorabil situaia economic a ntreprinderii. 37 0,8

C. Rata de ndatorare a activitii de exploatare = credite pe temen scurt active circulante fr disponibiliti

Rata de indatorarea activitii de exploatare= 31412898 = 0,29 108399242 Acest indicator caracterizeaz gradul de participare a creditului la finanarea activelor circulante. Un alt indicator ce poate fi calculat este rata de ndatorare global: Rata de ndatorare global = datorii totale x 100 = pasiv total 115042081 x 100 = 0,4 281693526

Aceast rat prin natura ei este subunitar.ndepartarea de 1 semnific o reducere a ndatorrii ntreprinderii SC TERRA ROMNIA SRL ,respectiv o cretere a autonomiei financiare.

Orice aciune de control financiar are ca obiectiv cercetarea unor operaiuni sau procese economice n scopul determinrii evoluiei, stadiului sau corectitudinii acestora n raport cu programul, obiectivele fixate anterior sau cu normele legale care le reglementeaz.Pentru a face fa unor asemenea cerine, controlul presupune abordarea metodic a realitilor economico-sociale, ntr-o manier ct mai raional , care s permit cunoaterea deplin i exact a situaiilor existente, a implicaiilor sau a consecinelor acestora , a factorilor de influen i a direciilor de perfecionare viitoare.De altfel, calitatea activitii de control i rezultatele ei depind n mare msur de procedeele, tehnicile i instrumentele utilizate n cercetarea fenomenelor economico-financiare, de modalitile prin care organele de control ajung la formarea concluziilor i a msurilor dispuse. Controlul financiar, parte integrant a managementului i a gestiunii financiare constituie, n acelai timp, expresia unei necesiti obiective ca form de cunoatere, ceea ce i confera o sfer mult mai larg i cu semnificaii multiple care depaesc interesul strict al firmei. Mai mult, acelai control care se efectueaz n cadrul firmei are o tripl semnificaie fiind, n aelai timp, un control pentru sine (un control interior), un control pentru alii (control exterior) i un control pentru stat (control public). Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente metodologice, organic structurate, se utilizeaz selectiv., difereniat, n functie de : natura activitailor sau operaiunilor controlate,formele de 38

control financiar, sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente i a probabilitilor de perfecionare a activitii controlate.Prin metodologia de control, n anumite momente ale cunoaterii, obiectivul controlat este simplficat i corelat, cercetat n conexiune cu alte operaii i acticiti.Alteori, mersul cunoaterii este invers n raport cu etapele desfaurrii activitilor sau fenomenelor controlate.

A . Verificarea decontrilor cu clieni interni i externi,precum i cu furnizorii interni i externi. Potrivit art.15 din Legea contabilitii, contabilitatea clienilor i furnizorilor se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. n acest sens, n contabilitatea analitic clienii i furnizorii se grupeaz n interni i externi, iar n cadrul acestora pe termene de plat. B. Verificarea operaiilor de vnzri i cumprri de bunuri , executrii de servicii i prestarii de servicii pe baza efectelor de primit i respectiv efectelor de pltit. Potrivit art.2 si alineatul 2 din lege, datoriile unitilor patrimoniale se nregistreaz n contabilitate la valoarea lor nominal. C. Verificarea ndepliniri de ctre clieni i furnizori a obligaiilor sale contractuale privind efectuarea recepiei, confruntarea cu documentele eliberate: certificate de calitate, monstre de analiz. Locul recepiei se determin nscris prin convenia prtilor. Rezultatele verificrii calitii i cantiti produselor se consemneaz n nota de recepie i constatarea de dificiene care trebuie s surprind toate elementele prevzute n formular. Recepia produselor produce urmtoarele efecte: 1. stabilete i confirm calitatea i cantitatea produselor livrate;n funcie de constatrile fcute se pot trage concluzi cu privire la ndeplinirea obligaiilor contractuale; 2. determin data trecerii produselor n patrimoniul beneficiarului i implicit trecerea asupra acestuia a riscului pentru degradarea produselor D. Stabilirea parilor vinovate de lipsurile constatate . Dac se constat lipsuri se anun furnizorul care trimite un delegat la locul constatrii. Dac vina este din cauza furnizorului acesta va acoperii peguba E. Verificarea legalitaii i calculrii corecte a reducerilor primite sau acordate prin factur ( rabaturi, remize ). F. Verificarea nregistrrii corecte a tuturor operaiilor de livrare i aprovizionarea pe baza facturi , respectiv pe baza facturii de cumprare. G. Verificarea respectrii termenului de livrare. 39

H. Verificarea marcrii i etichetrii produselor pregatite pentru livrare. I. Verificarea ambalrii corecte a produselor J. Verificarea ntregistrrii avansurilor primite de la clieni i avansurilor acordate furnizorilor pentru livrri de bunuri i scderea acestora din valoarea facturii

A.Control financiar preventiv Ca form de control financiar propriu, controlul financiar preventiv urnmrete s ntmpine nclcarea dispoziiilor legale n vigoare i producerea de pagube i se exercit asupra documentelor din care deriv obligaiile patrimoniale.Controlul financiar preventiv se organizeaz de coordonatori de credite principali, secundari i teriali, precum i de directori generali ( conductori unitilor), prin compartimentul financiar-contabil i se execut de eful acestui compartiment. n funcie de volumul operaiilor, conductorul unitii poate propune i alte persoane din compartimentul financiar contabil .Sistemul de evident reprezint sursa esenial de informaii pentru controlul financiar. Ca obiective ale controlului financiar preventiv se cuprind: ntocmirea documentelor primare, cu respectarea condiiilor de form i coninut. Documentele nsoite de acte justificative, se prezint la controlul financiar preventiv semnate de eful compartimentului de specialitate n care s-au ntocmit i care rspunde de realitatea i exactitatea datelor i legalitatea operaiilor consemnate n acestea. n mod obligatoriu se supun controlului financiar preventiv operaiile de nchiriere a contractelor cu partenerii interni i externi. eful compartimentului va urmri dac n contract exist semnturile prilor, denumirea i sediul partenerului, termenul de aprovizionare sau livrare, obiectul contractului. De asemenea nu va trebui s existe tersturi. Factura va trebui s conin i ea elementele prevzute de lege. Se va verifica existena denumirii, sediul partenerului, cantitatea i preul , calculul corect al valorii, semntura scris cite fr tersturi. La fel va primi i viza de control financiar preventiv i Avizul de expediie, Nota de recepie i constatare de diferene. Organizarea i conducerea evidenei tehnico-operative i contabile cu respectarea normelor metodologice.

B .Controlul financiar de gestiune 40

Controlul financiar de gestiune se organizeaz la ministere, departamente alte organe de stat sau locale si la Regiile autonome, pentru controlul patrimoniului propriu. Controlul financiar de gestuine funcioneaz n compartiment distinct, n subordinea direct a ordonatorului de credite ori a nlocuitorului de drept al acestuia n cadrul ministerelor, departamentelor, altor organe centrale de stat i organe locale i a directorului general, n cazul regiilor autonome. Se efectueaz de salariaii cu studii economice superioare sau medii n funcie de volumul i complexitatea gestiunilor, ncadrai n compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termene i n condiii legale. Activitatea de control financiar de gestiune se desfoara pe baza programelor de lucru semestriale, ntocmite de eful compartimentului de control financiar de gestiune i aprobate de conductorul n subordinea cruia se afl compartimentul. n program se nominalizeaz gestiunile i activitile ce urmeaz a fi controlate, perioada supus controlului i cea stabilit pentru efectuarea controlului i organele care efectueaz controlul.

C. Controlul financiar prin cenzori Conform prevederilor legale cenzori au obligaia s supravegheze gestiunea societii, s controleze dac: evaluarea patrimoniului este facut conform regulilor stabilite, bilanul i contul de profit i pierdere sunt egal ntocmite. n ndeplinirea acestor obligaii legale, cenzorii controleaz prin sondaj conturile contabile, bilanul i contul de profit i pierdere. De asemenea, se controleaz unele elemente specifice cu privire la conturile Clienii Furnizori : nregistrarea ultimei livrri i respectiv recepii privind exerciiul financiar; primele livrrii respectiv recepii ale exerciiului urmtor dac nu sunt nregistrate pentru exerciiul expirat restituirile la i de la parteneri nu sunt contabilizate n stocurile unitii.

Sursele de informare pentru control sunt constituite din documente primare i justificative: a. Contractul ncheiat ntre partenerii se constituie ca document justificativ pentru efectuarea livrrii de ctre furnizori b. Factura de vnzare i factura de cumprare se constituie ca document primar i 41

servete pentru informarea operativ i nregistrarea n contabilitate.n acest sens , ea trebuie s conin urmatoarele elemente:denumirea i sediul emitentului, denumirea bunului, termenul de livrare, cantitate, pre(fr TVA), valoarea i semntura. c. Avizul de expediie se constituie , de asemenea, ca document primar. d. Nota de recepie i constatare de diferene : se intocmete n cazul unor lipsuri fa de cantitatea consemnat n factur. e. Documente de transport: Scrisoare de trasur ( dac transportul s-a efectuat cu CFR), Avizul de nsoire a mrfurilor f. Alte documente : Certificate de calitate, Buletine de analize, Titluri de credit(efecte comerciale: cambia, bilanul la ordin) g. Documente de intrare a mrfurilor n depozit: Certificat de depozit, Nota de intrare-recepie.Acestea se ntocmesc la intrarea bunurilor n depozit i ramn n pstrarea gestionarului. h. Documente de constatare (verificare) : Proces verbal de constatare a lipsurilor. Formularele cu regim special constituie un mijloc important de prevenire a pgubiri patrimoniului.n nomenclatorul documentelor cu regim special sunt cuprinse : factura, dispoziia de livrare, titlurile de credit

CAPITOLUL V STUDIU DE CAY PRIVIND CONTABILITATEA CREANELOR I DATORIILOR LA SC MEGA IMAGE SRL

5.1.Obiectul de activitate al SC MEGA IMAGE SRL

Obiectul de activitate al societatii este: 1.Activitatea de productie

42

Producia de lacuri i vopsele, chituri, grunduri, diluani, intaritori, adezivi, produse ajuttoare, produse pentru cosmetic auto, substane tensio-active, masticuri i ageni de nsonorizare, ageni anticorosivi, produse de izolare, vopsele pentru autoturisme, pentru construcii, producia materialelor destinate acoperirilor de suprafa, picmeni, extinderi i alte produse chimice.

Producia de esene i substane odorante pentru industria cosmetic i alimentar, detergeni, articole cosmetice, aditivi i substane ajuttoare, extrase din plante medicinale i aromatice. Producia de mobil, produse finite i semifabricate din lemn Operaiuni de vopsire de suprafa a autovehiculelor, construciilor etc.

2. Activitatea de inventica Operaiuni de transfer de tehnologie, licene i mrci, cercetri de brevete, operaiuni de nregistrare de brevete i mrci la OSIM i la instituiile similare din strintate. Reprezentarea inventatorilor din ar i din strintate n vederea subineri intereselor acestora. Studii tehnico-economice , de marketing i de fezabilitate Consulting i servicii de contactare a partenerilor n vedera nfiinrii de noi activitii comerciale. Servicii de proiectare pentru dezvoltarea unor activitaii existente sau pentru crearea unor noi uniti economice. Studii i expertize pentru evaluarea unor uniti existente, a terenurilor, cldirilor, instalaiilor i utilajelor n vederea realizrii unor noi societi comerciale cu parteneri interni i externi. Organizarea unor expoziii, conferine stiinifice sau comerciale, simpozioane i alte manifestri tiintifice i comerciale. Organizarea de cursuri de instruire, specializare i perfecionare n activitatea curent i n arta conducerii 3. Activitatea comercial Vnzarea pe piaa intern en gros i en detail a tuturor mrfurilor produse de societate Achiziionarea n vederea comercializrii a oricror produse chimice (lacuri i vopsele, pigmeni, materiale de umplutur, extende, sicativi, paste de colorare, chituri, grunturi, diluani, adezivi, aditivi, substane tensioactive, misturi, produse pentru cosmetic auto i alte diverse produse) Achiziionarea n vederea comercializrii a unor produse petrochimice ( uleiuri i materiale gresante, solveni, diluani, substane de sintez.) 43

Achiziionarea n vederea comercializrii a mobilei i a produselor finite i semifabricate din lemn. Activitatea principal cu care societatea comercial MEGA IMAGE SRL este inregistrat la Camera de Comer i Industrie a Romniei este: Comer cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentar n.c.a.

n raport cu obiectul i sensul operaiilor de decontare se efectueaz urmatoarele tipuri de inregistrrii: A. Exemple privind contabilitatea vnzrilor la clienii interni i ncasarea lor 1. SC MEGA IMAGE SRL. obine produse finite din producia proprie, costul de producie efectiv este de 18.237.500 lei. n data de 24.03.2006, societatea vinde produse finite din lemn lui ITG IMPEX S.R.L., la un pre unitar de 21.683.209 lei, TVA aferent, conform facturii 24 / 3. n factura, SC MEGA IMAGE SRL., comsemneaz ambalaje n valoare de 94.584 lei, TVA aferent, care nu circul pe principiul restituirii Factura numarul 24/3 se achit prin banca cu OP 23/ 24.04.2006.Termenul scadent fiind 18.04.2006, S.C. ITG IMPEX S.R.L. datoreaz penalitii de 2%. a. nregistrarea intrrii produsului finit n gestiune __________________________ x _________________________ 345 Produse finite = 711 Venituri din producia stocat __________________________ x _________________________ 1.823.7500

b.vnzarea produsului finit - mobila 1 buc x 21683200 lei/buc - ambalaje Total pre de vnzare -TVA aferent Total factur 31.683.200 lei 94.584 lei 21.777.784 lei 4.137.779 lei 2.5915.563 lei 44

_________________________ x ______________________ 411 Clieni = % 701 Venituri din vnzri de produse finite 4427 TVA colectat 4.137.779 lei 25.915.563 lei 21.777.784 lei

_________________________ x _______________________ a. concomitent se va face scderea din gestiune a produsului finit _________________________ x _______________________ 711 Venituri din producia stocat __________________________ x ______________________ d. o dat cu ncasarea cu ntarziere a creanei de 25.915.563 lei se ncasaz i o penalizare de 2% __________________________ x ______________________ 5121 Conturi la bnci in lei = 411 Clinti 7711 Venituri din despgubiri i penaliti 518.311 lei % 26.433.874 lei 25.915.563 lei 345Produse finite 18.237.500 lei

__________________________ x ______________________

2. S.C. INFAROM S.A factureaz contravaloarea operaiei de montare mobil de 785.030 lei, TVA aferent conform facturii nr 899/20.03.2006 ctre RATNAV S.A. Factura se ncaseaz n numerar cu chitana 552/24.03.2006. a. Facturarea serviciilor ctre S.C RATNAV S.A. __________________________ x ___________________________ 411 Clieni = % 704 Venituri din lucrri executate i servicii prestate 4427 TVA colectat 149.156 lei 45 934.186 lei 785.030 lei

__________________________ x ___________________________ b. ncasarea facturii cu chitana 552/24.03.2003 __________________________ x __________________________ 5311 Casa n lei = 411 Clieni 934.186 lei

__________________________ x __________________________ 3. S.C INFAROM S.A vinde ctre S.C IVIT S.A tambur n valoare de 12.473.170 lei i ambalaje de 78.545 lei, TVA aferent. Taxele de manevr facturate se ridic la suma de 46.490 lei, prin compensare cu suma 10.622.842 lei, iar restul se achit prin ordin de plat. a. vnzarea de produse finite ctre S.C.IVIT S.A __________________________ x ___________________________ 411 Clieni = % 701 Venituri din vnzarea de produse finite 704 Venituri din lucrri executate i servicii prestate 4427 TVAcolectat __________________________ x ____________________________ b. ncasarea creanei prin compensare i cu ordin denplat 2.393.659 lei 46.490 lei 14.991.864 lei 12.551.715 lei TVA aferent SC MEGA IMAGE SRL emite factura numrul 655/ 27.10.2006 ctre S.C. IVIT S.A. care se achit

__________________________ x ____________________________ % 401 Furnizori 5121 Conturi la bnci n lei __________________________ x ____________________________ 4. SC MEGA IMAGE SRL vinde ctre COM ALFA S.A un cazan de ap cald la un pre de vnzare de 27.820.800 lei, TVA aferent, conform facturii numrul 23453/ 20. 03.2006.Factura se achit cu ordin de plat 110/29.03.2006. Cheltuieli de transport de transport facturate sunt de 500.000 lei a. nregistrarea vnzrii de produse finite 46 = 411 Clieni 14.991.864 lei 10.622.842 lei 4.369.022 lei

__________________________ x _____________________________ 411 Clieni = % 701 Venituri din vnzri de produse finite 708 Venituri din activiti diverse 4427 TVA colectat 537.1452 lei 500.000 lei 3.3642.252 lei 27.770.800 lei

___________________________ x _____________________________

c. ncasarea facturii cu OP 110/29.03.2006 ___________________________ x ___________________________ 5311 Casa n lei = 411 Clieni 3.3642.252 lei

___________________________ x ___________________________ 5. S.A INFAROM S.A. vinde ctre ENERGIL CONTACT S.A 64 bucti cot 160 TV 51x 4-50 la un pre unitar de 58.400 lei/buc conform facturii numrul 24312/18.01.2006, factura se ncaseaz cu OP 21/30.01.2006. S.C ENERGIL CONTACT S.A recepioneaz produsele sosite i constat 1 bucata cot 160 TV 51 x 4-50 minus. a. emiterea facturii numarul 24312/18.01.2006 - cot 160 TV 51 x 4-50 -TVA aferent 64 buc x 58.400 lei 3737600 x 19% TOTAL FACTUR = 3.737.600 lei 710.144 lei 4.447.744 lei

___________________________ x __________________________ 411 Clieni = % 701 Venituri din vnzri de produse finite 4427 TVA colectat ___________________________ x __________________________ b. ncasarea facturii avnd n vedere minusul recepionat de ENERGIL CONTACT S.A. n valoare de 58.400 + 11.095 (TVA) = 69.496 lei. 47 710.144 lei 4.447.744 lei 3.737.600 lei

___________________________ x ___________________________ % 5121 Conturi la bnci in lei 658 Alte cheltuieli din exploatare ___________________________ x ____________________________ = 411 Clieni 4.447.744 lei 4.378.248 lei 69.496 lei

d. imputarea lipsei salariatului vinovat ___________________________ x ____________________________ 428 Alte datorii i creane n legatura cu personalul = % 758 Alte venituri din exploatare 4427 TVA colectat ___________________________ x ____________________________

n raport cu obiectul i sensul operaiilor de decontare se efectueaz urmtoarele tipuri de nregistrri: A. Exemple privind contabilitatea aprovizionrilor de la furnizori i decontarea lor 1. SC MEGA IMAGE SRL cumpr 200 topuri de hrtie A4 la un pre de 60.010 lei, conform facturii nr 346545/09.02.2006 i avizul de insoire a mrfii numrul 453.798 de la S.C. CHIMCOLOR S.A. n cadrul biroului Materiale din serviciul Contabilitate din SC MEGA IMAGE SRL preul de hrtie este preluat la valoarea de 60.045 lei/ top, conform NIR ului nr 856743/10.02.2006. Factura este achitat cu CEC NR 123423/18.02.2006. a. nregistrarea facturii de la emitent - hrtie A4 - cont 301.8 - cont 308 200 topuri x 60045lei/top 200 topuri x (60045-60010) = = 12.009.000 lei 7.000 lei 48

- TVA

12009000 X 19% TOTAL FACTUR

2.281.710 lei 14.297.710 lei

__________________________ x __________________________ % 3028 Alte materiale consumabile 308 Diferene de pre la materii prime 4426 TVA deductibil _________________________ x __________________________ 2.281.710 lei 7.000 lei = 401 Furnizori 14.279.710 lei 12.009.000 lei

b. plata facturii fa de CHIMCOLOR S.A cu CEC-ul numrul 123423/18.02.2006 ___________________________ x _________________________ 401 Furnizori = 403 Efecte de plat 14.297.710 lei

___________________________ x _________________________ 2. SC MEGA IMAGE SRL se aprovizioneaz cu materiale consumabile reprezentnd piese auto (1buc) la un pre unitar de 222.034 lei , cod 9985009020000, pe baza facturii 235465/18.03.2006 i NIR-ului 500324/18.03.2006 de la MARIS EXPERT S.A. Transportul este efectuat de furnizor , cheltuielile de transport facturate sunt de 65.000 lei. Factura se deconteaz pe data de INFAROM S.A are cont deschis. a. achiziia de materiale consumabile - piese auto 1 buc x 222034 - cheltuieli transport-incluse n costul materialului = 222.034 lei = 65.000 lei 287.034 lei - TVA 287034 x 19% Total factur = 54.536 lei 1.04.2006 pe baza OP numrul 121/1.04.2006, la care

= 341.570 lei

__________________________ x ____________________________ % 3024 Piese de schimb = 401 Furnizori 341.570 lei 287.034 lei 49

4426 TVA deductibila __________________________ x ____________________________

54.536 lei

Nota: Dac transportul este efectuat de furnizor, atunci costul lui este trecut pe factur i are denumirea de cheltuieli facturate, iar n contabilitate se reflect prin includerea acestor cheltuieli n contul materiei prime la client, iar la furnizor ca venit. b. decontarea facturii pe data de 1.04.2006 prin ordin de plat

____________________________ x _________________________ 401 Furnizori = 5121 Conturi la bnci in lei 341.570 lei

____________________________ x _________________________ 3. SC MEGA IMAGE SRL. cumpr de la RTC HOLDING S.A. materiale consumabile i anume offset nopasat topat, 3.500 coli la un pre unitar de v914 lei plus TVA cod 702025300000 conform facturii numrul 237899990/1.02.2006 si NIR-ului 765781/05.02.2006. Cheltuielile cu transportul se suport de ctre SC TERRA ROMNIA SRL . fiind efectuate cu mijloacele sale proprii: - consum de combustibil -consum de manoper - CAS i omaj -amortizare 600.000 lei

300.000lei 750.000 lei 900.000lei

Factura se achit ccu cecul numarul 123434/07.02.2006 prin BCR la care S.C. TERRA ROMNIA SRL are cont deschis a. achiziia de materiale consumabile - offset nopasat topat -TVA 3500 coli x 914 lei/coala = 3.199.000 lei 3199000 x 19% Total factura % 3028 Alte materiale consumabile 4426 TVA deductibil 607.810 lei 50 = 607.810 lei = 3.806.810 lei

__________________________ x __________________________ = 401 Furnizori 3.806.810 lei 3.199.000 lei

__________________________ x ___________________________

b. consum de combustibil ___________________________ x ___________________________ 6022 Cheltuieli privind combustibili ___________________________ x ___________________________ c. consum de manoper __________________________ x ___________________________ 641 Cheltuieli cu remuneraia personalului = 421 Pesonal- remuneraii datorate 300.000 lei = 3022 Combustibili 60.0000 lei

__________________________ x ___________________________ d. CAS i omaj __________________________ x ___________________________ 645 Cheltuieli privind asigurrile i protecia social = % 4311 Contribuia unitaii la asigurrile sociale 4371 Contribuia unittii la fondul de omaj ___________________________ x __________________________ 15.000 lei 75.000 lei 600.000 lei

e. amortizare ___________________________ x __________________________ 681 Cheltuieli de exploatare privind amortizrile i provizioanele ___________________________ x __________________________ = 281 Amortizri privind imobilizrile corporale 900.000 lei

f. achitarea facturii la data de 1.02.2006 cu cec ___________________________ x __________________________ 401 Furnizori = 403 Efecte de pltit 3.806.810 lei

___________________________ x __________________________ 51

4 n situaia n care pe documentele de la furnizor se observ erori de calcul, S.C. INFAROM S.A. nregistreaz intrarea conform calculul real i achit la nivelul acestor calcule , apoi anun furnizorul de eroare. S.C. MEGA IMAGE SRL. cumpr de la IANOCSKI S.R.L. perii 15 buci la un pre unitar de 25.000 lei/buc plus TVA, conform facturii 234441/12.03.2006 i NIR-ului 766895/12.03.2006. Plata se face prin chitana nr 160/ 14.03.2006. Achiziionarea de obiecte de inventar conform facturii: 3. Cantitate 15 bucti 4. pre unitar 5. valoare 6. TVA 25.000 lei 385.000 lei 73.150 lei

Total factur 458.150 lei NIR ul se nregistraza corect astfel:

7. cantitate 15 buci 8. pre unitar 9. valoare 10. TVA 25.000 lei 375.000 lei 71.250 lei

Total factur 446.250 lei

a. se primesc obiecte de inventar n gestiune __________________________ x __________________________ % 303 Obiecte de inventar 4426 TVA deductibil ___________________________ x ___________________________ Nota: Factura este considerat ca factur nesosit cu meniunea c n acest caz TVA nu este = 408 Furnizori- facturi nesosite 446.250 lei 375.000 lei 71.250 lei

neexigibil, ci deductibil, deoarece obiectele de inventar au sosit i factura precizeaz preul corect. b. se primete factura numrul 234441/12.03.2006 ___________________________ x ____________________________ 52

408 Furnizori-facturi nesosite

= 401 Furnizori

446.250 lei

___________________________ x ____________________________ 4426 TVA deductibil ____________________________ x _________________________ 39.544.250 lei

c. decontarea facturii cu OP 29/7.03.2006 ____________________________ x __________________________ 401 Furnizori = 5121 Conturi la bnci in lei 24.766.090 lei

____________________________ x __________________________ Nota : Reducerile comerciale nu se nregistreaza n ncazul n care sunt consemnate n factura initial (cum este cazul de mai sus), la conturile de stocuri se evideniaz mrimea net contabil

CAPITOLULVI CREAREA UNEI BAZE DE DATE IN ACCES A DATORIILOR I CREANELOR PRIVIND PERSONALUL,ASIGURAREA I PROTECIA SOCIAL

Microsoft Access 2000 ofer posibilitatea manipulrii datelor n conformitate cu cerinele utilizatorilor. Datele sunt stocate, n mod organizat, n baze de date. Baza de date perrnite localizarea rapid a unui anumit element, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date i obinerea cu uurin a rezumatelor tiprite. Este un limbaj orientat pe baze de date relaionale i, spre deosebire de instrumentele anterioare specifice bazelor de date, Access stocheaz toate componentele unei baze de date ntr-un singur fiier cu extensia .MDB. La deschiderea fiierului, obiectele care formeaz baza de date sunt afiate n fereastra Database.

53

Fereastra Database pune la dispoziie utilizatorului o metod simpl de gestionare a obiectelor care compun baza de date. Obiectele Access sunt percepute prin ceea ce fac" , comportamentul lor mascnd elemente de structur intern. In momentul n care obiectul a fost creat, el poate fi utilizat i n alte aplicaii, compuse din obiecte care interactioneaz prin specificul comportamentului lor. In acest caz, nu mai exist un program care manipuleaz datele, ci obiecte care i transmit reciproc date. Evenimentele care apar i schimbrile de stare pe care acestea le declaneaz determin o schimbare a metodologiei de concepere a sistemului. n momentul lansrii n execuie a sistemului, pe ecran apare fereastra Database, n care sunt afiate n partea stng a ferestrei cele apte tipuri de obiecte care formeaz baza de date, i anume:

tabelul; interogarea; formularul; raportul; pagini Web; macro-ul; modulul.

Cele trei butoane (butonul Open, butonul Design, butonul New), afiate n partea de sus a ferestrei, sunt utilizate pentru crearea, modificarea i, respectiv, afiarea obiectului curent. Obiectele create vor fi afiate n lista cu obiecte situat n mijlocul ferestrei Database. n interiorul acestei liste se mai afl trei opiuni rapide de creare a obiectelor. Obiectele gestionate cu Access, mpreun cu elementele de control care le sunt asociate, conin proprieti i declaneaz apariia unor tipuri de evenimente. Pentru modificarea proprietilor unui obiect, se selecteaz din partea stng a ferestrei Database eticheta corespunztoare tipului de obiect. Aceast operaie are ca efect afiarea n ordine alfabetic (n lista cu obiecte) a tuturor obiectelor de acelai tip. Se execut un clic cu butonul din partea dreapt a mouse-ului pe obiectul a cror proprietate vrem s o modificm, iar din meniul rapid care apare putem s:

deschidem obiectul respectiv, pentru a consulta datele coninute n el; deschidem obiectul n modul Design, pentru a efectua modificri de structur; putem salva obiectul respectiv sub un alt nume; putem vizualiza coninutul obiectului nainte de a1 trimite la imprimant; putem s realizm o copie la imprimant a coninutului obiectului respectiv; putem s tergem din baza de date obiectul, sau putem s-1 redenumim;

54

Pentru obinerea unui duplicat al obiectului curent, acesta se copiaz n clipboard (memorie temporar) i apoi se recopiaz. Aceast comand este necesar atunci cnd este nevoie de un tabel similar cu unul deja creat. Access va cere confirmarea copierii tabelului cu toate datele pe care le conine, sau numai a structurii acestui tabel; copierea unui tabel sau a unui obiect de tip interogare n clipboard i apoi recopierea acestuia n programe ca Excel i Word determin copierea datelor Access n programele respective; Butonul Open (deschide), sau alegerea opiunii Open din meniul rapid, are ca efect o afiare a obiectului selectat pentru o utilizare normal. Butonul Design (proiectare), sau alegerea opiunii Design din meniul jrapid, permite ca obiectul selectat s fie deschis n modul de afiare Design, n vederea efecturii modificrilor necesare tipului de aplicaie dorit de utilizator. Butonul New (nou) - slectarea acestui buton va realiza crearea unui obiect nou, de tipul selectat anterior. Tabelele sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date ncepe cu definirea tabelelor. Fiecare coloan a tabelei este denumit cmp, iar fiecare rnd al tabelului consliluio o nregistrareferegistrrile unui tabel respect aceeai structur de cmpun. La crearea unui tabel nou se solicit definirea cmpurilor, atribuindu-se fiecruia o denumire unic i indicndu-i programului Access tipul de date corespunztor. Ulterior, se pot aduga i alte campuri, cu condiia reproiectrii eventualelor formulare i rapoarte care folosesc datele tabelului n structura anterioar acestei operaii. O modalitate de creare a tabelelor o constituie alegerea opiunii Create table by using wizard) program "vrjitor" dedicat tabelelor). Aceast facilitate ne va asista pe ntregul parcurs de construcie a unui tabel, definind prin intermediul unui dialog cu utilizatorul numele i tipul de cmpuri care definesc tabelul. O alt modalitate de a crea un tbel o constituie executarea unui clic de mouse pe butonul New si alegerea din fereastra de dialog New Table, a uneia dintre cele cinci opiuni disponibile: 1. Datasheet View permite crearea unui tabel n modul Datasheet avnd 10 cmpuri si 21 de nregistrri libere, pregtit pentru completare.

55

2. Design View - permite crearea unui tabel n modul Design (proiectarea). 3. Table Wizard - permite crearea de tabele cu ajutorul magicienilor bazei de date. 4. Import Table - aceast facilitate import tabele i obiecte aflate n alte baze de date. 5. Link Table - creeaz tabele n baza de date curente, care sunt legate cu alte tabele din baze de date externe. Crearea tabelelor cu ajutorul opiunii Design View n acest mod de lucru, definirea unui cmp n structura unui tabel, implic trei pai:

stabilirea numelui cmpului; stabilirea tipurilor de cmp; stabilirea proprietilor acestuia.

Odat aleas aceast modalitate de construcie a unui tabel.

56

La deschiderea unui tabel, pe ecran apar informaii similare cu cele prezente ntr-o foaie de calcul. Acest mod de prezentare n Access poart numele de Datasheet (foaie de calcul). Denumirea cmpurilor apare deasupra fiecrei coloane. Pentru a selecta toat coloana, se execut clic pe numele unui cmp. Fiecare nregistrare are un buton denumit Record Selector (selectorul nregistrrii), plasat n stnga sa. nregistrarea selectat n mod curent este marcat cu un triunghi n acest buton. Ultimul rnd al unei foi de gard este un rnd liber, el fiind marcat cu un asterisc n butonul Record Selector. Acest rnd este necesar n cazul n care se adaug n tabel o nregistrare nou. Pentru a edita datele dintr-o celul este suficient un clic pe celula respectiv, dup care se pot introduce date de la tastatur. Aspectul butonului de selectare se va schimba de la marcajul triunghi la marcajul stilou, pentru a evidenia faptul c modificrile realizate n cursul editrii nu au fost salvate. Cnd apare simbolul 0, nseamn c n regimul de lucru multiutilizator o procedur sau un utilizator a blocat nregistrarea, nepermind editarea ei. Cnd se nchide foaia de date sau se trece la o alt nregistrare, modificrile fcute asupra unei nregistrri sunt automat salvate. In cazul n care se dorete salvarea unei nregistrri imediat dup ce a fost modificat (fr a trece automat la o alta), se tasteaz concomitent SHIFT+ENTER sau se selecteaz opiunea Save Record din meniul Records (nregistrri). 57

Dac un tabel are mai multe nregistrri, butoanele de navigare printre acestea (Record Navigation), aflate la captul din stnga al barei de derulare orizontale, sunt foarte utile i ele sunt urmtoarele:

First Record (prima nregistrare); Previous Record (nregistrarea anterioar); Next Record (nregistrarea urmtoare); Last Record (ultima nregistrare); New Record (nregistrare nou).

ntre aceste butoane, Access afieaz numrul nregistrrii curente, care reflect doar ordinea curent de afiare, neputnd fi utilizat pentru identificarea unei anumite nregistrri, ntruct se schimb atunci cnd nregistrrile sunt adugate, terse, filtrate sau sortate.

In ceea ce privete relaiile ntre date, sunt dou aspecte de luat n discuie: Un prim aspect se refer la apartenena datelor la un tip de entitate. Astfel, ntr-un S.G.B.D. relaional datele sunt organizate i percepute de ctre utilizator sub forma unor tabele bidimensionale, n care rndurile acestuia corespund unui tuplu, iar coloanele corespund atributelor. n cadrul unui tabel, atributele pot apare n orice ordine, relaia rmnnd neschimbat, deci pstrnd acelai neles. Un al doilea aspect se refer la legturile sau asocierile care se stabilesc ntre mai multe tipuri de entiti. Intr-o baz de date relaionl, datele sunt stocate n mai multe tabele, deci este importat ca sistemul s poat reuni corect informaiile ntre care exist legturi. Astfel, relaiile se constituie prin precizarea unei legturi ntre un cmp sau o combinaie de cmpuri ale unui tabel i cmpurile corespunztoare din alt tabel. Relaiile se clasific n: 1. Relaia unu-la-unu (one-to-one) Se mai numete i biunivoc Dou tabele unite printr-o relaie unu la unu sunt similare, n practic, cu un tabel care cuprinde toate cmpurile celor dou tabele. Acest tip de relaie este mai rar ntlnit, totui, relaia unu la unu este util ntr-una din urmtoarele situaii: structuri foarte mari, care necesit mai mult de 255 de cmpuri; creterea eficienei aplicaiei, n cazul n care exist numai cteva nregistrri care au nevoie de un numr mare de cmpuri adiionale; asigurarea securitii datelor, n cazul n care cmpurile din cel de-al doilea tabel sunt disponibile numai supervizrii. 2. Relaia unu-la-muli (one-to-many). In practic acest tip de asociere este cel mai des ntlnit. Intr-o asociere de tipul unu-la-muli unei nregistrri din tabelul Salariu de Baz i corespunde mai multe nregistrri din tabelul 58

Contribuii, iar unei nregistrri din tabelul Contribuii i corespunde cel mult o nregistrare din tabela Salariu de Baz.

3. Relaia muli-la-muli (many-to-many). Acest tip de relaie are un caracter mai general, unei nregistrri din tabelul A i pot corespunde mai multe nregistrri din tabelul B, iar unei nregistrri din tabelul B i pot corespunde, de asemenea, mai multe nregistrri din tabelul A. Atunci cnd vom crea tabele ntr-o baz de date relaional, acestea vor avea o existen de sine stttoare. Pentru a lega tabelele ntre ele, pentru a crea o relaie se utilizeaz fereastra Relationships, fereastr pe care o putem activa fie din bara de meniuri standard, fie din meniul Tools. Pentru a defini o relaie, se adaug n fereastra Relationships tabelele ntre care dorim s existe legturi i vom trage dintr-un tabel cmpul pe care dorim s-1 legm spre cmpul corespunztor din cellalt tabel. Ca regul general, se va lega un cmp care reprezint o cheie primar din tabela printe, cu un cmp care reprezint cheie extern n tabela fiu.

59

n partea de jos a casetei de dialog New Form se afl o caset cu o list derulant care conine denumirea tuturor tabelelor i interogrilor definite n baza de date. Pentru a crea un formular pentru introducerea de date, fr a face apel la magicienii" bazelor de date, trebuie ca pentru nceput s asociem formularului respectiv un tabel sau o interogare. In acest sens, se va selecta din lista derulant tabelul sau interogarea care va servi drept surs de date pentru formular. Dup ce utilizatorul a ales tabelul sau interogarea asociat formularului, se execut un clic pe butonul Ok, Microsoft Access afind pe ecranul monitorului fereastra Form. Aceast fereastr este prevzut pe margini cu dou rigle (o rigl vertical situat n partea stng a ferestrei, i o rigl orizontal situat n partea de sus a ferestrei Form), ajutnd utilizatorul pentru alinierea obiectelor care vor face parte din acest formular i un cadru pentru proiectare n interiorul cruia vor fi plasate obiectele dorite de utilizator. Obiectele care vor face parte din formular poart denumirea de controale. O parte dintre aceste controale pot fi ataate unor cmpuri din tabelul sau interogarea asociat formularului respectiv, aceste controale avnd rolul de a introduce, prelua sau modifica anumite valori ale datelor (se mai numesc i controale legate). O alt categorie de obiecte care pot apare ntr-un formular, o reprezint acele controale a cror surs a datelor nu face referire la nici un tabel sau interogare. Acest tip de controale poart denumirea de controale nelegate. O ultim categorie de obiecte care pot face parte dintr-un formular o reprezint controalele calculate. Acestea au ca surs de date o expresie matematic care va conine ca operanzi date utilizate n formularul respectiv.

60

Atunci cnd vom alege s crem un formular n modul Design View, Microsoft Access ne va da posibilitatea de a stabili noi nine amplasarea controalelor n interiorul cadrului de proiectare, astfel nct utilizatorul va putea crea un formular identic cu un document utilizat de firm Adugarea controalelor In interiorul cadrului de proiectare putem plasa diferite obiecte, obiecte care poart denumirea de controale. Pentru a aduga un control nou unui formular, trebuie s avem afiat pe ecranul monitorului caseta cu instrumente. Pentru a realiza acest lucru, se va executa un clic pe pictograma Toolbox din bara de meniuri standard, sau se selecteaz Toolbox din meniul View.

Interogarea este un obiect Access ce reprezint o ntrebare pe care o formulm, n legtur cu numite informaii din baza de date. In momentul n care utilizatorul pornete la construcia unei interogri, acesta trebuie s aib deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care dorete s le regseasc, i anume: ce cmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie s ndeplineasc aceste date, n ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogri n Access reprezint un proces simplu i rapid de aezare a tabelelor i a cmpurilor necesare pe o gril (Query by Example). Limbajul Query by Example (QBE) a fost lansat pe pia n anul 1970 de firma IBM, care vroia s pun la dispoziia utilizatorilor un produs performant de regsire a datelor ntr-o baz de date. Succesul limbajului QBE a fost att de mare, nct acesta este prezent ntr-o form sau alta n aproape toate sistemele SGBD, inclusiv Microsoft Access. Clasificarea interogrilor Cele mai utilizate interogri sunt interogrile denumite interogri de selecie. O interogare permite:

vizualizarea sau modificarea datelor; selectarea acelor nregistrri care satisfac criteriile impuse de utilizator; limiteaz o procedur la cmpurile care sunt relevante; sorteaz nregistrrile ntr-o ordine specificat.

Atunci cnd este executat o interogare de selecie, rezultatul va fi o mulime de nregistrri aparinnd unui tabel sau mai multor tabele. Aceast mulime poart numele de dynaset (setul dinamic rezultat al interogrii). Un dynaset reprezint o vedere dinamic asupra datelor care sunt subiectul interogri respective. Asta nseamn c atunci cnd datele din tabelele surs ale interogrii sufer modificri, atunci automat rezultatul interogrii va fi i el modificat. 61

O a doua mare categorie de interogri este reprezentat de interogrile de aciune. Aceste interogri au rolul de a modifica anumite date, n cadrul unei singure operaii. Aceste modificri cuprind capacitatea de a terge, de a aduga, a modifica anumite valori dintr-un tabel, ca i de a crea un tabel nou. Aceste interogri de aciune sunt: interogrile pentru tergere (Delete Query), interogrile pentru adugare (Append Query), interogrile pentru reactualizare (Update Query) i interogrile a cror rezultat este crearea unui tabel nou n baza de date (Make-Table Query).

CAPITOLUL VII CONCLUZII I PROPUNERI DE OPTIMIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL CONTABIL PRIVIND CREANELE I DATORIILE

62

Din punct de vedere al aspectului juridic: societate comerciala este proprietatea exclusiva a intregului patrimoniu aflat in administrarea sa. Societatea comerciala nu este implicata in litigii majore sau alte arbitraje care sa-i afecteze patrimoniul sau in litigii ori alte revendicari care ar putea sa-i afecta situatia societatilor comerciale. Din punct de vedere al aspectului industrial :tehnologiile de fabricatie sunt moderne si corespund diversitatii produselor program , precum si seriilor de fabricatie. Organizarea fluxurilor tehnologice este corespunzatoare. Procesele tehnologice sunt bine cunoscute si bine stapanite de personalul muncitor. Sistemul informational este bine pus la punct , putand fii dezvoltat si perfectionat in viitor. Unitatea nu ridica probleme ecologice deosebite. Din punct de vedere al aspectului economic : volumul de activitate si veniturile au crescut de la an la an ; Cheltuielile anuale sunt inferioare veniturilor, unitatea realizand profit al carui nivel are tendinta de crestere. Unitatea este stabila din punct de vedere financiar si viabila

Lansarea din timp a productiei pentru asigurarea unor cicluri de fabricatie normale si intocmirea unor programe de livrari pe luni si decade.In acest fel se vor evita eventualele neintelegeri cauzate de nelivrarea la timp a produselor catre beneficiari. Atragerea de noi clienti, precum si pastrarea celor actuali. Crearea unor metode de urmarire si control al clientilor, necesare pentru o gestiune sanatoasa al acestora, prin instrumente si tehnici de calcul adecvate.Oposibilitate de control o constituie calcularea duratei medii de incasare a unui client.Rezultatul obtinut se compara cu durata generala de incasare a clientilor, iar depasirile peste anumite limite rezonabile trebuie sa declanseze aceleasi actiuni operative de corectarea abaterilor. Imbunatatitrea activitatii de aprovizionare tehnico-matteriala prin cresterea bazei de date specifice, despre toti furnizorii potentiali ai SC INFAROM S.A. in scopul scurtarii ciclului de aprovizionaresi alegerea celor mai seriosi furnizori, pentru a nu avea dificultatii in procesul de productie. 63

Imbunatatirea continua a capacitatii de plata prin diminuarea continua a stocului facturilor neincasate. Achitarea la timp a datoriilor fata de furnizorii pentru envitarea litigiilor cu furnizori

BIBLIOGRAFIE
1. Boulescu M., Controlul fiscal al agenilor economici, Editura Tribuna Economic, Bucureti 2005. 2. Bombo G. S., Deductibilitatea fiscal, Editura Tribuna Economic, 2005 3. Feleag L., Feleag N., Contabilitate Financiar, o abordare european i internaional, vol. I i II, Editura Infomega, 2005 4. Feleag, N., Malciu, L., Politici i opiuni contabile, Editura Economic, Bucureti, 2002. 5. Grbin, M., Bunea, t. Sinteze, studii de caz i teste gril privind aplicarea IAS IFRS, Editura CECCAR, Bucureti, 2005

64

6. Haiduc L., Contribuia sistemului fiscal la prevenirea i combaterea evaziunii fiscale, Ed.Fundaiei Romnia de Mine, 2004; 7. Ionescu C., Contabilitate bazele teoriei i practicii contabile, Editura Fundatiei Romania de Maine, 2005 8. Ionescu, C. Informarea financiar n contextul internaionalizrii contabilitii, Editura Economic, Bucureti, 2003 9. Ionescu, L., Popescu, L., Blu, A., Firescu, V. Metode de calculaia costurilor, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2002 10. Leonte D., Cioponea M., Finante Publice, Ed.Fundatiei Romania de Maine, 2001; 11. Morariu A., Radu G., Punescu M., Contabilitate i fiscalitate, Editura Ex Ponto, 2005. 12. Popescu, L., Blu, A., Iacob C., Firescu, V., Dobrin, M, Costurile: calculaie, contabilizare, previziune, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2005 13. Possler L., Lambru Gh., Contabilitatea ntreprinderilor, Ediia a VII-a, Editura Fundaiei Andrei aguna, Constana, 2004 14. Preda B., Armonizarea impozitelor directe cu dreptul comunitar, Editura Fundaiei Romnia de Mine, 2004; 15. Ristea, M. i Dumitru, C. Contabilitate aprofundat, Editura Universitar, Bucureti, 2005 16. Vcrel, Iulian, Finane publice, Ediia a IV-a, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2003. 17. IAS 12 Impozitul pe profit Ghid pentru nelegerea i aplicarea Standardelor Internaionale de Contabilitate, Editura CECCAR, Bucureti, 2004 18. CECCAR Standarde internaionale de raportare financiar (IFRS), Editura CECCAR, Bucureti, 2005 19. Duescu, A., Ghid pentru nelegerea i aplicarea Standardelor Internaionale de Contabilitate, Editura CECCAR, Bucureti, 2001 20. Ministerul Finanelor Publice, Ghid practic de aplicare a Standardelor Internaionale de Contabilitate, Editura Economic, Bucureti, 2001. *** LEGEA contabilitii nr. 82/1991, republicat n MONITORUL OFICIAL AL ROMANIEI, Nr. 48/14.I.2005 *** Ordin nr. 1752/2005 din 17/11/2005 Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 1080 din 30/11/2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene *** LEGEA nr. 571/ 2003 privind Codul fiscal, publicat n MONITORUL OFICIAL AL ROMANIEI, nr. 927/ 23.12.2003, modificata

65

*** Colecia revistelor de specialitate : 1. Tribuna Economic, 2000-2006. 2. Finane. Credit. Contabilitate, 2000-2006. 3. Finane publice i contabilitate, 2003-2006. 4. Contabilitate, expertiz i auditul afacerilor, 2000-2006.

66