1.

ANALISIS DE PUESTOS
NOMBRE DEL PUESTO DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE DEPENDENCIA JERARQUICA TIENE PERSONAL ACARGO No Auxiliar de Archivo Central Grupo de Apoyo Administrativo Mixto CARGO Jefe de Archivo Gloria Isabel Enciso CUANTOS QUE CARGOS OCUPAN

FUNCIONES DEL CARGO TAREAS PERIOCIDAD PERIODICAS

DIARIAS

OCASIONALES

Ejecutar Procesos de Organizacin de Documentos Clasificar los documentos TRD y TVD Ubicar los documentos de acuerdo a la asignacin topogrfica Elaborar y aplicar las herramientas de descripcin Ejecutar Proceso de Transferencias de Documentos Recibir las transferencias Cotejar las transferencias Realizar las transferencias secundarias Ubicar los documentos de acuerdo a la asignacin topogrfica Ejecutar Proceso de consulta de los Documentos Recibir la solicitud de Consulta y Prstamo Verificar restriccin a la consulta Registrar el Control y Prstamo Reubicar los documentos Verificar el estado de conservacin de los documentos

TAREAS Ejecutar Procesos de conservacin de los Documentos Verifica y realiza Plan de Limpieza Ejecuta y lleva el registro del Plan de Emergencia y Contingencia Realiza Primeros Auxilios a los documentos Realiza Diagnostico Ejecuta Proceso de Disposicin Final Realiza seleccin de los documentos Elabora acta de eliminacin Realiza la destruccin de documentos segn las TRD Microfilma y digitaliza de los documentos segn las TRD y TVD Realiza alistamiento de los documentos Prepara los equipos Alista las tarjetas de microfilmacin Realiza actas de microfilmacin o de digitalizacin Procesa material microfilmado o digitalizado Realiza control de calidad Almacena Realiza la descripcin del material microfilmado o digitalizado

DIARIAS

PERIOCIDAD PERIODICAS

OCASIONALES

PERSONAS Elementos de Proteccin Personal

HERRAMIETAS EQUIPOS EQUIPO DE OFICINA Microfilmadora, escner, Lpiz, borrador, perforadora, cinta mgica, regla, computador, impresora bayetilla, sacapuntas, ega, pinceles, tijera, bistur

CONOCIMIENTOS ECONOMICAS Organizacin del Archivo Central Organizacin del Fondo Acumulado Transferencias Documentales Conocer y aplicar las TRD y TVD Legislacin documental

RESPONSABILIDADES No

MATERIALES

Equipos de oficina, papelera e insumos. Aplicar procedimientos de acuerdo a la Ley

PERSONAS

DEPENDENCIA CON LAS QUE SE REALCIONA RELACIONES EXTERNAS El archivo Central se relaciona con todas las dependencias El Archivo Central se relaciona con : de la entidad Proveedores, clientes, organismos estales DONDE SE DESARROLLA SU PUESTO DE TRABAJO Depsitos de Archivo CONDICIONES DE TRABAJO Largos tiempos entados o de pie, levantamientos de cajas, desplazamientos ESFUERZOS FISICOS constantes CONDICIONES AMBIENTALES Microorganismos y macroorganismos Malas posturas, cadas y golpes con objetos contundentes, enfermedades de tipo RIESGOS / ACCIDENTES respiratorio y dermatolgicos

Adriana Trujillo Gonzlez

________________________ Adriana Trujillo Gonzlez Aprendiz Sena

2. ANALISIS DE PUESTOS
NOMBRE DEL PUESTO DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE DEPENDENCIA JERARQUICA TIENE PERSONAL ACARGO No Auxiliar de la Unidad de Correspondencia Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Adriana Trujillo Gonzlez CARGO Jefe de Unidad de Correspondencia CUANTOS QUE CARGOS OCUPAN

FUNCIONES DEL CARGO TAREAS PERIOCIDAD PERIODICAS

DIARIAS

OCASIONALES

Recibir Correspondencia Verificar competencia, anexos, origen, destinatario, asunto Radicar Registra en la planilla Distribuir documentos Registra en la planilla Transportar los documentos a las dependencias Despachar comunicaciones externas Verificar el cumplimiento de los requisitos conforme a manual de procedimientos Radica Registra en la planilla Realizar actividades de alistamiento Entregar los documentos a l empresa de mensajera Despachar Comunicaciones Internas Verificar los documentos Radicar Registrar en la planilla

TAREAS Archivar Archivar el consecutivo de la serie

DIARIAS

PERIOCIDAD PERIODICAS

OCASIONALES

PERSONAS Elementos de Proteccin Personal

HERRAMIETAS EQUIPOS EQUIPO DE OFICINA Lpiz, lapiceros, borrador, cinta, regla, bayetilla, computador, impresora sacapuntas, ega, pinceles, tijera, sobres, papel bon RESPONSABILIDADES ECONOMICAS MATERIALES No

CONOCIMIENTOS Conocer y aplicar las TRD Legislacin documental Servicio al cliente

Equipos de oficina, papelera e insumos. Aplicar procedimientos de acuerdo a la PERSONAS Ley DEPENDENCIA CON LAS QUE SE REALCIONA RELACIONES EXTERNAS La Unidad de Correspondencia, se relaciona con todas las La Unidad de Correspondencia, se relaciona con : dependencias de la entidad Proveedores, clientes, organismos estales DONDE SE DESARROLLA SU PUESTO DE TRABAJO Depsitos de Archivo CONDICIONES DE TRABAJO ESFUERZOS FISICOS Largos tiempos entados o de pie, desplazamientos constantes CONDICIONES AMBIENTALES Temperatura RIESGOS / ACCIDENTES Malas posturas, cadas y golpes con objetos contundentes,

Adriana Trujillo Gonzlez

________________________ Adriana Trujillo Gonzlez Aprendiz Sena

3. CRONOGRAMA SEMANAL DE LOS AUXILIARES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

HORA

LUNES
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2

MARTES
3 4 5 6 7 8 1

MIERCOLES
2 3 4 5 6 7 8 1 2

JUEVES
3 4 5 6 7 8 1 2

VIERNES
3 4 5 6 7 8

7:00 a 8:00 8:00 a 9:00 9:00 a 10:0 0 10:0 0a 11: 00 11:0 0a 12: 00 12:0 0a 2:00 2:00 a 3:00 3:00 a 4: 00 4:00 a 5:00 5:00 a 6:00

ALMUERZO

CONVENCIONES DE FUNCIONES
Distribucin Recibir Comunicaciones Despachar Comunicaciones Internas Despachar Comunicaciones Externas Archivar 10h 83h 20m 25h 200h 20h

AUXILIARES DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

N de orden

Adriana Trujillo Gonzlez

1 2 3 4 5 6 7 8

Nombre y Apellido Mariana Arango Yenifer Romero Mara Emma Naranjo Laura Cabezas Daniela Martnez Andrea lvarez Brigite Castillo Carolina Valderrama