Hoja electrnica de clculo

Este programa de la suite de Microsoft Office permite trabajar con celdas, filas y columnas mediante las cuales podemos crear tablas, hojas de clculo con operaciones matemticas complejas, grficas y bases de datos. Para trabajar con este software es necesario ir al botn de inicio o, en algunas versiones, al logotipo de Windows, desde donde se selecciona programas, luego la carpeta de Microsoft Office y ah la aplicacin de Excel. Inicio/Programas/Microsoft Office/ Excel Al abrir el programa saldr una hoja de trabajo con cuadriculas llamadas celdas, las cuales se agrupan en columnas y filas.

El documento consta de una barra de Mens y herramienta similares al programa Word con filas ordenadas consecutivamente con los nmeros 1, 2, 3, 4, mientras las columnas estn ordenadas por medio de letras A, B, C, D Ayuda de Excel: las herramientas y las opciones de Excel son tantas que resulta casi imposible abarcar a detalle cada una de ellas. Excel contiene una ventana de ayuda en la que el usuario puede encontrar mayor informacin sobre algunas de sus utilidades con solo presionar la tecla F1

Barras de Mens: La barra de mens, ubicada en la parte superior de la pantalla, tiene las opciones Inicio Insertar Diseo de Pginas Formulas Datos Revisar Vista y Acrobat

Barras de herramientas estndar: al igual que en Word, el usuario puede personalizar los mens y las herramientas que crea ms tiles y convenientes. Las herramientas estndar que se muestran en Excel son Guardar, Copiar, Pegar, Hacer y Deshacer Barra de formatos: Formato de letras Estas opciones permiten modificar o cambiar el tipo de letra, poner negritas, cursivas, etctera. En esta opcin se modifica la alineacin del texto, el interlineado, etctera. En esta opcin se encuentran las opciones de Copiar, Cortar y Pegar.

Formato de prrafo

Formatos extras

Barra de Formulas: en esta opcin del documento nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde est posicionado el cursor.

Barra de etiquetas: con esta opcin, el usuario puede moverse por las hojas de trabajo de todo el libro y eliminar o agregar ms hojas si as lo requiere.

Desplazamiento en la hoja de clculo; el desplazamiento de un documento de Excel puede ser por medio del ratn o de las teclas de flecha del teclado. En la siguiente tabla se encuentran estas funciones. Desplazamiento Celda abajo Celda arriba Celda a la derecha Celda a la izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Celda A1 Primera celda de columna activa Ultima celda de columna activa Primera celda de fila activa Ultima celda de fila activa Teclas Flecha abajo Flecha arriba Tab Maysculas + Tab Av Pg. Re Pg. Ctrl + Inicio Fin + Flecha arriba Fin + flecha abajo Fin + flecha izquierda Fin + flecha derecha

Desplazamiento en el libro: los documentos nuevos constan de Hoja1, Hoja2 y Hoja 3. El usuario puede anexar ms hojas, eliminar las existentes o cambiarles las etiquetas; por ejemplo, en lugar de que una se llame Hoja1, se puede denominar Datos, Cotizacin, Resumen, etctera. Para pasar de una hoja a otra simplemente se selecciona con el ratn o mediante algunas de las opciones que aparecen en la siguiente tabla.

Desplazamiento Hoja siguiente Hoja anterior

Teclas Ctrl + Av Pag Ctrl + Re Pag

Datos
Una hoja de clculo de Excel permite al usuario introducir texto, nmeros, y formulas El primer paso es posicionarse en la celda donde se van a introducir los datos y, a continuacin, escribirlos. Una vez hecho esto, la informacin queda registrada al oprimir la tecla Enter. Como ya se mencion anteriormente, es posible moverse entre las celdas simplemente con las teclas de flecha del teclado, Para eliminar el contenido de una celda hay que posicionarse en esta y oprimir la tecla Del, Delete, o Supr. Tipos de datos: los tipos de datos que podemos incluir en nuestra celda pueden ser: Valores constantes Formulas Funciones

Valores constantes: entre los valores constantes que podemos incluir en una hoja de clculo estn: Nmeros: caracteres como 1, 2, 3,+, -, / Fechas: 25/01/73, 01-04-06 Hora: 3:32, 12:59 Texto: a, b, c, d, e

Formulas: entre las frmulas que podemos incluir en una hoja de clculo: Operadores aritmticos: +, -, *, / Operadores relacionales: <, >, -, =, <=, >= Operadores de referencia: (), :

Funciones: el usuario puede incluir en una hoja de clculo de Excel formulas especiales incluidas en el programa, el cual realiza clculos con los valores introducidos y proporciona un resultado. Estas frmulas llevan una sintaxis determinada para que puedan ser reconocidas, e indican siempre con el smbolo -. Ejemplo: =SUMA A1:E1 Esta funcin equivale a la suma de las celdas: A1 + B1 + C1 + D1 + E1 Guardar: los cambios realizados en un libro nuevo o, lo guarda con el nombre de Excel le asigna automticamente, LIibro1, en la carpeta Mis documentos. Esta opcin tambin se activa por medio de las teclas Ctrl + G Archivo/Guardar como Esta opcin nos permite cambiar el nombre y la ubicacin del archivo. Esta accin tambin se realiza con la tecla F12.

Formulas y Funciones
Una de las caractersticas ms preciadas de Excel es la posibilidad de utilizar formulas y funciones para realizar clculos aritmticos. Introducir formulas y funciones: es una formula predefinida por Excel mediante la cual se realizan operaciones con uno o ms valores cuyo resultado aparece en la celda en la que se escribi. La sintaxis de una funcin es: Nombre_funcion(argumento1;argumento2;.;argumentoN) Las reglas para la insercin son las siguientes: La funcin debe empezar por el signo - Los argumentos o valores de entrada van entre parntesis () Los argumentos pueden ser valores constantes, formulas, o funciones. Los argumentos deben separarse con punto y coma.

Ejemplo: = SUMA /A1:E1) = A1 + B1 + C1 + D1 + E1 En lugar de ir sumando las celdas una por una, esta funcin nos da el resultado con tan solo ir insertando un rango de valores, en este caso desde la celda A1 hasta E1. Las funciones clasificadas, de acuerdo con su aplicacin, pueden ser matemticas, trigonomtricas, estadsticas, financieras, entre otras, y nos facilitan las operaciones de clculo. Las formulas pueden contener ms de una funcin en sus argumentos, por ejemplo: = SUMA (A1:B3) / SUMA (C1:D3) En la formula anterior se incluyen dos funciones. Primero se realiza la suma de las celdas A1 a la B3 y finalmente se obtiene el cociente de dichos valores. Funcin de fecha y hora: Excel determina estos valores como nmero de serie, es decir, toma desde la fecha inicial del sistema hasta la actual, en las funciones que tengan nume_de_serie como

argumento podremos poner un nmero, o bien, la referencia de una celda que contenga la fecha, las funciones ms comunes son;
Funcin Funcin AHORA () Funcin AO (num_de_serie) Sintaxis Esta funcin provee la fecha y la hora con el siguiente formato: dd/mm/aaaa hh:mm Esta funcin tiene como parmetro el nmero de serie y provee la fecha en formato ao de esta forma: =AO(38300) provee 2004 Esta funcin provee el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado, por ejemplo: =DIA(38300) provee 9 Calcula el nmero de das de las dos fechas proporcionadas con respecto a los 360 das, y el parmetro debe de ser de tipo lgico, para el caso: =DIAS360(FECHA(1975,5,4),FECHA(2004,5,4)) Resultado 10440 Provee un nmero del 1 al 7 que identifica el da de la semana, donde domingo=, lunes=2, martes=3, mircoles=4, jueves=5, viernes=6, sbado=7, a manera de ilustracin: =DIASEM(38300,2) Resultado 2 Provee la fecha en el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo: =FECHA(2007,7,15) Resultado 15/07/2007 Provee la fecha en formato dd/mm/aaaa donde el parmetro es dames-ao. Por tanto, para la frmula: =FECHANUMERO(12-6-2007) Resultado 12/06/2007 Provee la hora como un nmero del 0 al 23. Para el caso: =HORA(0,15856) Resultado 3 Convierte una hora de tipo texto en un nmero de serie como una hora. Por ejemplo: =HORANUMERO(12:35:20) Resultado 0.5245 Provee la fecha actual en formato de fecha. Para ejemplificar, si la fecha de hoy es 5 de mayo de 2010 y escribimos =HOY() La funcin da como resultado 5/5/2010 Provee el nmero del mes entre el rango del 1 al 12. De esta forma: =MES(35400) Resultado 12 Provee el minuto de una hora dada, en el rango del 0 al 59. La funcin: =MINUTO(16:20:00) Resultado 20 Convierte los datos numricos para las horas, minutos y segundos. De esta forma la funcin: =NSHORA(16,20,00) Resultado 40 Provee el valor que corresponde a los segundos en el rango de 0 a 59. A manera de ilustracin: =SEGUNDO(12:20:40) Resultado 40

Funcin DIA (num_de_serie)

Funcin DIAS360 (fecha_inicial;fecha_final_mtodo)

Funcin DIASEM (num_de_serie;tipo)

Funcin FECHA (ao;mes;da)

Funcin FECHANUMERO (texto_de_fecha)

Funcin HORA (num_de_serie) Funcin HORANUMERO (texto_de_fecha)

Funcin HOY ()

Funcin MES (num_de_serie)

Funcin MINUTO (num_de_serie)

Funcin NSHORA (hora;minuto;segundo)

Funcin SEGUNDO (num_de_serie)

Celdas: Es muy importante saber cmo manipular las celdas dentro del libro, de esta forma el usuario podr realizar acciones como copiar, cortar y pegar no slo celdas, sino tambin columnas, filas, etctera. Para seleccionar una celda basta con posicionar el ratn en sta y dar un clic; si uno desea expandir la seleccin a la izquierda o a la derecha es suficiente con mantener oprimido el botn derecho y arrastrarlo hasta donde uno desee seleccionar. Como ya

se mencion, las filas estn caracterizadas por los nmeros 1, 2, 3, 4 y las columnas por las letras A, B, C, D Columnas: Para seleccionar una columna entera slo se necesita seleccionar la parte superior de la letra que encabeza dicha columna. Filas: Para seleccionar una fila entera slo se necesita seleccionar la parte superior de la letra que encabeza dicha fila. Para seleccionar columnas, filas salteadas o ambas, debemos mantener presionada la tecla Ctrl mientras damos clic con el ratn sobre las celdas que deseamos seleccionar. Formatos de celdas: Al igual que Word, Excel nos permite realizar cambios en los textos y la informacin introducida en las celdas. As, podemos modificar el tipo de fuente, estilo y color utilizando el mismo procedimiento que en Word. Las opciones a las que podemos acceder con esta herramienta son: Fuente Tamao Estilo Subrayado Color Alineacin Bordes

Insertar y Eliminar: Para introducir o eliminar ms filas o columnas en nuestra hoja de trabajo seleccionaremos la fila o columna que deseamos modificar y haremos un clic con el botn derecho del ratn para que nos muestre las funciones a realizar. Imprimir: Para imprimir una hoja de Excel, hay que activar el botn de Office o, en algunas versiones, seleccionar Imprimir en la pestaa de Archivo, lo que nos ofrecer tres opciones de impresin. Imprimir En esta opcin, el usuario puede elegir una impresora determinada, el nmero de copias a imprimir y diferentes opciones que puede modificar antes de enviar el documento a la impresora En esta opcin, el usuario manda la hoja de clculo directamente a la impresora predeterminada de Excel sin hacer cambios En esta opcin, el usuario tiene acceso a una vista previa del documento a imprimir, con la posibilidad de modificarlo antes de imprimirlo.

Impresin rpida Vista de impresin

Grficas

Los grficos son una herramienta muy til para representar informacin y facilitar su interpretacin, anlisis, comparacin y observacin. Son indicados para realizar presentaciones e informes sobre las operaciones y datos plasmados en la hoja de

Para crear un se debe partir de una tabla con los datos organizados por filas y columnas. stos deben preferentemente estar estructurados a manera de tabla para tener valores para el eje X y para el eje Y del grfico, Tambin es preferible tener varias series, es decir, datos que se puedan comparar de una categora, por ejemplo, las ventas por meses de cinco vendedores. Los tipos de grficos ms comunes: Columnas Circular Barras reas Lneas Dispersin

Creacin de grficos
Para crear, modificar y editar grficos, ejecutar estos procedimientos. Creacin de grficos en Microsoft Excel 2003: 1) Seleccionar al rango de celdas que contiene los datos a graficar. 2) Ejecutar la opcin Insertar grfico o presionar el botn del asistente para grficos en la barra de herramientas estndar. 3) Elegir en el asistente para grficos el tipo y subtipo de grfico que se requiere crear y presionar el botn Siguiente >> 4) Revisar si el rango del origen de los datos es correcto y seleccionar si la series del grfico sern distribuidas en las o las columnas del rango. Presionar 5) Configurar los elementos que se agregaran al grafico para hacerlo ms comprensible, tales como ttulo del grfico, ttulos de ejes, eje principal, lneas de divisin, leyendas y rtulos de datos. Presionar el botn Siguiente 6) Definir si el grafico ser insertado en una hoja nueva o como un objeto dentro de la misma hoja de clculo. Presionar el botn Finalizar

Creacin de grficos en Microsoft Excel 2007

1. Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos a graficar. Estos deben preferentemente estar estructurados a manera de tabla para tener valores para el eje X y el eje Y del grfico. Tambin es preferible tener varias series, es decir, datos que se puedan comparar en una misma categora, por ejemplo las ventas por meses de cinco vendedores. 2. En la pestaa Insertar selecciona el tipo de grafico que sedeas crear: 3. Ya que se ha insertado el grafico puedes modificar o corregir las celdas de datos que dan origen al grfico, mediante los botones Cambiar entre filas o columnas y Seleccionar datos de la pestaa contextual Diseo 4. Puedes agregar al grafico algunos elementos extras para hacerlo ms comprensible, tales como ttulo del grfico, ttulos de ejes, eje principal, lneas de divisin, leyendas y rtulos de datos. Estas opciones se encuentran en los Diseos de grafico de la pestaa Diseo y en la pestaa Presentacin 5. Para trasladar el grafico que se ha insertado en la hoja de clculo a una hoja de grafico separada utiliza el botn Mover grafico de la pestaa Diseo.

Mover y cambiar de tamao un grfico.

Cuando el grafico creado se inserta dentro de la misma hoja de clculo existe la posibilidad de modificar su posicin y su tamao. Para moverlo se debe seleccionar el grafico y, dando un clic sostenido, desplazarlo al lugar de destino, el tamao se modifica utilizando los controles de tamao.

Edicin de un grafico
Para mejorar la presentacin visual de los grficos, los programas de hojas de clculo tienen una serie de opciones para editar y formatear las grficas, tales como fondo, alineacin tipo de grfico, fuente en el ttulo y leyenda, color entre otros. Cuando se trabaja con grficos en Microsoft Excel, se agrega en la barra de Men Grafico, se puede acceder a diversos comandos que nos brindan la posibilidad de modificar sus partes y elementos.