Manual de Procedura Pentru Implementarea Masurii 421

ROMNIA MINISTERUL AGRICULTURII I DEZVOLTRII RURALE AGENIA DE PLI PENTRU DEZVOLTARE RURAL I PESCUIT
MANUAL DE PROCEDUR PENTRU IMPLEMENTAREA CONTRACTELOR DE FINANARE AFERENTE MSURII 421
IMPLEMENTAREA PROIECTELOR DE COOPERARE
M01-16
Versiune 01
PROGRAMUL NAIONAL DE DEZVOLTARE RURAL 2007 -2013
CUPRINS
CAPITOLUL 1: DEFINIII I PRESCURTRI........................................................1 1.1: DEFINIII..................................................................................................................................... 1 1.2: PRESCURTRI.............................................................................................................................. 1 CAPITOLUL 2: REFERINE LEGISLATIVE...........................................................2 2.1: LEGISLAIE COMUNITAR.............................................................................................................. 2 2.2: LEGISLAIE NAIONAL................................................................................................................. 2 CAPITOLUL 3: PREVEDERI GENERALE..............................................................3 CAPITOLUL 4: PRIMIREA, NREGISTRAREA I VERIFICAREA CONFORMITII CERERILOR DE FINANARE LA APDRP............................................................20 4.1. SELECIA 4.2. SELECIA
REGSETE N PROIECTULUI DE COOPERARE DE CTRE GAL (MSURA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR DE COOPERARE SE REGSETE N PLANUL DE DEZVOLTARE LOCAL)............................20 PROIECTULUI DE COOPERARE DE CTRE AM-PNDR (PROIECTUL DE COOPERARE NU SE PLANUL DE DEZVOLTARE LOCAL AL UNUI GAL)..........................................................27
4.3. PRIMIREA, NREGISTRAREA I VERIFICAREA CONFORMITII CERERILOR DE FINANARE LA APDRP ........................................................................................................................................................ 27 CAPITOLUL 5: VERIFICAREA ELIGIBILITII....................................................30 CAPITOLUL 6: DECIZIA DE APROBARE A PROIECTELOR...................................31 CAPITOLUL 7: CONTRACTAREA......................................................................34 C7.1 NOTIFICAREA CERERILOR DE FINANARE ELIGIBILE/NEELIGIBILE..................................................35 C7.2 ELABORAREA I SEMNAREA CONTRACTULUI DE FINANARE NTRE APDRP CRPDRP I BENEFICIARI. NTOCMIREA PROPUNERII DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI I A ANGAJAMENTULUI BUGETAR INDIVIDUAL........................................................................................................................ 36 7.3 TRANSMITEREA UNUI EXEMPLAR AL CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT (ACT ADIIONAL) LA OJPDRP DE CARE APARINE BENEFICIARUL......................................................................................43 7.4 AVIZAREA SOLICITRII DE MODIFICARE A CONTRACTULUI DE FINANARE........................................44 7.5 ELABORAREA I SEMNAREA ACTELOR ADIIONALE LA CONTRACTUL DE FINANARE NCHEIAT NTRE APDRP - CRPDRP I BENEFICIARI.................................................................................................. 49 7.6 NCETAREA CONTRACTULUI.......................................................................................................... 50 CAPITOLUL 8: URMRIREA DERULRII CONTRACTULUI...................................51 8.1 VERIFICRI PE TEREN.................................................................................................................. 51 8.2 RAPOARTE DE ACTIVITATE (INTERMEDIARE I FINALE)...................................................................52 8.3 ACHIZIII..................................................................................................................................... 55 8.4 VERIFICAREA PE EANTION DE CTRE SERVICIUL LEADER-DATL................................................55 8.4.1 Verificarea pe eantion nainte de semnarea contractelor de finanare..................56 8.4.2 Verificarea pe teren a proiectelor din eantion.......................................................58 8.5 MONITORIZAREA PROIECTELOR.................................................................................................... 60 8.6 RECONCILIEREA
PRIVIND SITUAIA ANGAJAMENTELOR BUGETARE, A CONTRACTELOR DE FINANTARE, A ACTELOR ADIIONALE I A NOTELOR DE NCETARE DE CONTRACT.........................................................60
ANEXE: Anexa 1 Formulare Manual de procedur pentru Implementarea Contractelor de Finanare aferente Msurii 421 Implementarea proiectelor de cooperare Anexa 2 Ghidul Solicitantului pentru implementarea Msurii 421 - Implementarea proiectelor de cooperare
Capitolul 1: Definiii i Prescurtri 1.1: Definiii Beneficiar organizaie public sau privat care preia responsabilitatea realizrii unui proiect; Eligibilitate suma criteriilor pe care un beneficiar trebuie s le ndeplineascn vederea obinerii finanrii prin msurile /operaiunile din FEADR; Eantion stabilirea unui segment de subieci/beneficiari, n urma unor criterii prestabilite cu un scop bine definit; Pista de audit d posibilitatea unei persoane s urmreasca o etap procedural din momentul iniierii pn n momentul n care se raporteaz rezultatele finale reprezint trasabilitatea operaiunilor; Proiect - orice operaiune ntreprins de un beneficiar al msurilor incluse n PNDR finanate din FEADR Comitet de Selecie Comitetul constituit de ctre DGDR-AM PNDR la nivel naional n vederea selectrii beneficiarilor; Grup de Aciune Local (GAL) parteneriate public-private alctuite din reprezentani ai sectoarelor public, privat i societatea civil; LEADER Axa din cadrul PNDR ce are ca obiectiv dezvoltarea comunitilor rurale ca urmare a implementrii strategiilor elaborate de ctre GAL. Provine din limba francez Liaisons Entre Actions de Developpement de lEconomie Rurale Legturi ntre Aciuni pentru Dezvoltarea Economiei Rurale; Strategie de dezvoltare local set de aciuni realizate de GAL pentru ndeplinirea obiectivelor stabilite ca fiind prioritare n vederea dezvoltrii comunitilor rurale; Plan de Dezvoltare Local Document ce trebuie transmis de GAL-uri ctre Autoritatea de Management, care va sta la baza selectrii GAL-urilor, prin care se stabilesc activitaile i resursele necesare pentru dezvoltarea comunitilor rurale - include Strategia de Dezvoltare Local; Zi - zi lucrtoare.
1.2: Prescurtri PNDR Programul Naional de Dezvoltare Rural; MADR Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale; DGDR-AM PNDR Direcia General Dezvoltare Rural - Autoritatea de Management pentru Programul Naional de Dezvoltare Rural; CDRJ Compartimentele de Dezvoltare Rural Judeene subordonate DGDR AM PNDR; APDRP Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit; DATL Direcia Asisten Tehnic i LEADER din cadrul APDRP; SL Serviciul LEADER din cadrul Direcia Asisten Tehnic i LEADER din cadrul APDRP; SAT Serviciul Asisten tehnic din cadrul DATL-APDRP; CRPDRP Centrul Regional de Pli pentru Dezvoltare Rurali Pescuit din cadrul APDRP; OJPDRP Oficiul Judeean de Pli pentru Dezvoltare Rurali Pescuit din cadrul APDRP;
SEC Serviciul Selectare, Contractare, din cadrul CRPDRP; SVCF Serviciul Verificare Cereri de Finanare din cadrul OJPDRP; SVCP Serviciul Verificare Cereri de Plat din cadrul OJPDRP; SAP Serviciul Autorizare Pli din cadrul CRPDRP; SCP Serviciul Contabilizare Pli din cadrul Directiei Contabilizare Pli Fonduri Europene APDRP; DCA Direcia Control i Antifraud din cadrul APDRP.
Capitolul 2: Referine legislative 2.1: Legislaie comunitar Tratatul de Aderare a Romniei i Republicii Bulgaria la Uniunea European (Anexa VIII privind dezvoltarea rural). Regulamentul Consiliului nr. 1290/2005 din 21 iunie 2005 privind finanarea politicii agricole comune. Regulamentul Consiliului nr. 1698/2005 din 20 septembrie 2005 privind sprijinul pentru dezvoltare rural acordat prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural, cu modificrile i completrile ulterioare. Regulamentul Comisiei (CE) Nr. 1974/2006 din 15 decembrie 2006 privind normele detaliate pentru aplicarea Reg. Consiliului (CE) Nr. 1698/2005 privind sprijinul pentru dezvoltare rural acordat prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural, cu modificrile i completrile ulterioare. Regulamentul Comisiei nr. 883/2006 din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1290/2005 al Consiliului n ceea ce privete inerea evidenei conturilor de ctre ageniile de pli, declaraiile de venituri i cheltuieli i condiiile de rambursare a cheltuielilor din FEGA i FEADR. Regulamentul Comisiei nr. 885/2006 din 21 iunie 2006 de stabilire a normelor comunitare detaliate pentru aplicarea Regulamentului Consiliului nr. 1290/2005 privind acreditarea ageniilor de pli i a altor organisme i lichidarea conturilor FEGA i FEADR Decizia Consiliului nr. 664/2006 din 19 iunie 2006, de adaptare a Anexei VIII din Tratatul de Aderare a Romniei i Republicii Bulgaria la Uniunea European. Decizia Comisiei Europene nr. C(2008)3831 din 16 iulie 2008, de aprobare a Programului Naional de Dezvoltare Rural 2007 -2013.
2.2: Legislaie naional Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 13/2006 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei de Pli pentru Dezvoltare Rurali Pescuit, prin reorganizarea Ageniei SAPARD, prin care sunt delimitate n conformitate cu prevederile comunitare responsabilitile instituiilor implicate n administrarea FEADR.
Legea nr. 198/2006 pentru aprobarea Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 13 din 22 februarie 2006 privind nfiinarea, organizarea i Funcionarea Ageniei de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit, prin reorganizarea Ageniei SAPARD. Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 243 din 14 aprilie 2006 privind stabilirea msurilor finanate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural (FEADR), care vor fi implementate de ctre Agenia de Plai pentru Dezvoltare Rurali Pescuit i, respectiv, Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur. Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 422/2006 pentru aprobarea criteriilor de acreditare pentru Ageniile de Pli pentru agricultur, dezvoltare Rural i pescuit i pentru Organismul Coordonator al Ageniilor de Pli pentru agricultur, dezvoltare rural i pescuit. Hotrrea de Guvern nr. 725/2010 privind organizarea i funcionarea Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, precum i a unor structuri aflate n subordinea acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 228/2011 privind aprobarea structurii organizatorice i a regulamentului de organizare i funcionare a APDRP. Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 28/2011 privind constituirea Comitetului de Selecie i a Comisiei de Contestaii, pentru proiectele aferente msurilor din Programul Naional de Dezvoltare Rural 2007-2013 (PNDR), precum i pentru aprobarea Regulamentului de Organizare i Functionare al acestora, modificat prin Ordinul MADR nr. 279/2011. Hotarrea de Guvern nr.224/2008 privind stabilirea cadrului general de implementare a msurilor cofinanate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural prin Programul Naional de Dezvoltare Rural 2007-2013, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordonan de urgen a Guvernului nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricola, Fondul european agricol de dezvoltare rurala i Fondul european pentru pescuit i a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea Europeana i a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare i gestionare a datelor necesare desfasurarii politicii comune n domeniul pescuitului i a programului de control, inspectie i supraveghere n domeniul pescuitului i pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbtiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurala, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricol, prin preluarea riscului de creditare de ctre fondurile de garantare. Ordonanaa Guvernului nr.26/2000 cu privire la asociaii i fundaii, cu modificrile i completrile ulterioare.
Capitolul 3: Prevederi generale
Obiectivul general al Axei 4 LEADER l constituie demararea i funcionarea iniiativelor de interes local, utiliznd abordarea de jos n sus prin implicarea actorilor locali n dezvoltarea propriilor teritorii. Abordarea LEADER de jos n sus reprezint o modalitate ce permite actorilor locali s determine nevoile zonei din care provin i de a contribui la dezvoltarea teritorial din punct de vedere economic, demografic, educaional, cultural etc. prin intermediul unei strategii de dezvoltare elaborat i implementat local. Dezvoltarea teritoriilor rurale prin Axa 4 LEADER va fi programat i coordonat de actori locali ce vor reprezenta factorul decizional i de asemenea vor purta responsabilitatea evoluiei n timp a zonelor teritoriale delimitate n care vor aciona. Aciunile finanate prin abordarea LEADER presupun aciuni integrate, coerente, ce conduc la diversificarea i dezvoltarea economiei rurale n folosul comunitilor. n anul 2011 s-a realizat o prim selecie a Grupurilor de Aciune Local (GAL). Grupurile de Aciune Local sunt entiti ce reprezint parteneriate public private, constituite din reprezentani ai sectorului public, privat i civil, desemnai dintr-un teritoriu rural omogen, care vor trebui s ndeplineasc o serie de cerine privind componena, teritoriul acoperit i care vor implementa o strategie integrat pentru dezvoltarea teritoriului. Aciunile care vor fi ntreprinse n cadrul Axei 4 sunt sintetizate n cadrul a 3 msuri, respectiv : Msura 41: Implementarea strategiilor de dezvoltare local; Msura 421: Implementarea proiectelor de cooperare Msura 431: Funcionarea Grupurilor de Aciune Local, dobndirea de competene i animarea teritoriului. Prin finanarea aciunilor din cadrul celor trei msuri, vor fi atinse urmtoarele obiective specifice: 1. creterea competitivitii sectoarelor agricol i forestier (Sub-msura 411), mbuntirea mediului i spaiului rural (Sub-msura 412), creterea calitii vieii i diversificarea activitilor economice din spaiul rural prin implementarea strategiilor integrate de dezvoltare local (Sub-msura 413) - (pot acoperi cele trei Axe din PNDR) prin Msura 41; 2. mbuntirea strategiilor locale prin ncurajarea actorilor de la nivel local de a ntreprinde proiecte de extindere a experienelor, de stimulare i sprijinire a inovaiei, de dobndire a competenelor i mbuntirea lor att inter-teritorial ct i transnaional (prin Msura 421); 3. stimularea formrii de parteneriate, pregtirea i asigurarea implementrii strategiilor de dezvoltare local (prin Msura 431). Msura 421 Implementarea proiectelor de cooperare reprezint una din cele trei msuri din cadrul axei LEADER. Cooperarea nseamn mai mult dect includerea ntr-o reea. Prin aciunea de cooperare, Grupurile de Aciune Local sunt ncurajate i sprijinite s ntreprind o aciune comun cu alte grupuri LEADER sau cu un grup care are o abordare similar i care se afl ntr-o alt regiune, ntr-un alt stat membru sau chiar ntr-o ar ter.
Proiectele concrete de cooperare ar trebui sa aduc o valoare adugat real pentru zon. Aciunile de cooperare pot fi aciuni adiacente i/sau productive. Cooperarea poate ajuta grupurile LEADER s-i intensifice activitile la nivel local. De asemenea, prin cooperare se pot rezolva o serie de probleme i se poate aduga valoare resurselor locale. De exemplu, cooperarea poate reprezenta o modalitate de a realiza masa critic necesar pentru ca un anumit proiect s fie viabil, de a ncuraja aciunile complementare, cum ar fi comercializarea n comun de ctre grupuri LEADER din diverse zone care au n comun specializarea pe un anumit produs (castane, ln, etc.), sau de a dezvolta iniiativele comune de turism pe baza unui patrimoniu cultural comun (celtic, roman, etc.). Prin Msura 421 se vor finana proiecte de cooperare ca modalitate de a extinde experienele locale pentru mbuntirea strategiilor locale, de a permite accesul la informaii i idei noi, de a face schimb de experien i de a nva din experiena altor regiuni sau ri, de a stimula i sprijini inovaia, de a permite dobndirea de competene i mbuntirea lor. Prin intermediul acestei msuri (421) se vor finana proiecte de cooperare transnaional (ntre Romnia i alte state membre sau tere) i inter-teritorial (n cadrul Romniei, ntre GAL-uri i alte grupuri/parteneriate care funcioneaz dup principiul LEADER, parteneriate public-private selectate n cadrul Axei 3 conform art. 59 e) din Regulamentul (CE) nr. 1698/2005 sau, orice alte grupuri rurale organizate dup metoda LEADER (grupuri locale care s aib un rol activ n dezvoltarea rural, s fie organizate pe baza parteneriatului actorilor locali, grupuri de iniiativ local, micro-regiuni i alte parteneriate de tip LEADER, grupuri finanate prin Axa 4 din FEP) i recunoscute de statul membru. n cadrul abordrii LEADER sunt posibile dou tipuri de cooperare: Cooperare interteritorial: cooperarea ntre diverse zone rurale din acelai stat membru. Aceasta poate avea loc ntre grupuri LEADER i este, de asemenea, deschis altor grupuri locale care utilizeaz aceeai abordare participativ; Cooperarea transnaional: cooperarea ntre grupuri LEADER din cel puin dou state membre, sau ntre grupuri din ri tere care au o abordare similar.
Aciunile de cooperare sunt eligibile numai atunci cnd cel puin un partener reprezint un GAL finanat din axa LEADER. Aceste proiecte vor fi implementate sub responsabilitatea unui GAL coordonator. GAL-ul coordonator nu va fi obligatoriu un GAL selectat de ctre AM PNDR n Romnia, ci poate fi un GAL dintr-un Stat Membru UE, selectat de ctre autorit ile competente din statul respectiv. Proiectele eligibile pentru sprijin vor fi aciuni comune care corespund obiectivelor msurilor din cele 3 axe (Axele 1, 2 i 3) ale FEADR. Aciunile comune pot avea ca obiectiv i construcia instituional: schimb de experien i bune practici privind dezvoltarea local prin publicaii comune, organizarea de evenimente, proiecte de twinning (schimb de manageri de program i de personal), sau lucrri de dezvoltare comune sau coordonate n comun, precum i aciuni de instruire. De asemenea, sunt eligibile costuri ocazionate de pregtirea proiectului. Funcionarea unei structuri comune este considerat cea mai integrat form de cooperare.
Proiectele de cooperare vor fi selectate de ctre: Grupurile de Aciune Local, dac au integrate n strategia lor de dezvoltare aciuni de cooperare. n acest caz, criteriile de eligibilitate i selecie vor fi elaborate i aplicate de GAL i incluse n strategia de dezvoltare local. AM-PNDR, pentru celelalte GAL-uri, care nu au prevzut aceste aciuni n strategia lor de dezvoltare local. n acest caz, criteriile de selecie vor fi elaborate de Autoritatea de Management.
Responsabilitile fiecrui partener vor fi detaliate n cadrul unui acord de cooperare, semnat de partenerii implicati n proiect. Acordul de cooperare trebuie s conin referine la un buget general planificat, obiectivele proiectului, activitile pe care doresc s le implementeze n comun n vederea realizrii obiectivelor, rolul fiecrui partener i participarea financiar final a fiecrui partener n cadrul proiectului. n ceea ce privete cooperarea transnaional, pot fi iniiate proiecte comune cu ri non-UE, caz n care sunt eligibile pentru sprijin numai cheltuielile legate de teritoriile din cadrul UE. n cazul cooperrii ntre un GAL i alte grupuri/ parteneriate din state membre UE, acordul de cooperare va trebui s prevad ca fiecare partener s suporte cheltuielile n mod proporional cu participarea sa la aciunea comun. Principalele categorii de cheltuieli i operaiuni eligibile n cadrul proiectelor de cooperare n conformitate cu articolul 39 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1974/2006 al Comisiei Europene, pentru proiectele de cooperare implementate n cadrul msurii 421, sunt eligibile cheltuieli pentru funcionarea unei structuri comune i cheltuieli legate de sprijinul pentru pregtirea tehnic a proiectului. Astfel, vor fi eligibile: asistena tehnic pregtitoare: cheltuielile ascendente pot fi costuri ale ntrunirilor (schimburi de experien cu poteniali parteneri, ex. deplasare, cazare i onorariul interpretului), sau costuri de predezvoltare a proiectului (ex. studiul de fezabilitate a proiectului, consultan pe diverse teme, costuri de traducere i costuri suplimentare de personal); n implementarea proiectului de cooperare, vor fi eligibile numai cheltuielile pentru aciunea comun i pentru funcionarea eventualelor structuri comune; cheltuielile de animare pot fi eligibile n toate domeniile de cooperare; Aciunea comun Proiectul de cooperare corespunde unei aciuni concrete cu rezultate clar identificate, care s aduc beneficii teritoriilor respective; cheltuielile referitoare la zona LEADER nu nseamn neaprat cheltuieli localizate n zona respectiv. Aciunea este comun n sensul c este implementat n comun.Coninutul aciunii comune poate acoperi o gam ntreaga de activitai eligibile n conformitate cu axa sau cu axele implementate prin intermediul metodei LEADER. Aciunile comune care pot fi finanate pot viza, de asemenea, consolidarea capacitii, transferul expertizei din domeniul dezvoltrii locale prin intermediul de exemplu, al unor
publicaii comune, al unor seminarii sau parteneriate de nfrire (schimb de manageri i personal din cadrul programului) care s duc la adoptarea unor metode de lucru i metodologice comune, sau la elaborarea unei activitai de dezvoltare comune sau coordonate.
Aplicarea unei structuri comune Aplicarea unei structuri comune este cea mai integrat form de cooperare. O structur comun nou poate fi orice organism cu personalitate juridic recunoscut n statul membru n cauz. n cazul cooperrii transnaionale, poate fi vorba i de un grup european de interes economic (GEIE). Eligibilitatea partenerilor de cooperare Cooperarea presupune cel puin un Grup de Aciune Local selectat n cadrul axei LEADER. Cooperarea se implementeaz sub responsabilitatea unui Grup de Aciune Local coordonator, selectat n cadrul axei LEADER din Romnia, sau dintr-un alt Stat Membru. Pentru ca proiectul s fie eligibil, GAL-ul coordonator trebuie s aib unul sau mai muli parteneri din urmtoarele categorii de poteniali parteneri: GAL selectat de AM PNDR sau de autoritile competente din alte State Membre; entitate public sau privat organizat n conformitate cu abordarea LEADER din zona acoperit de un GAL din Romnia sau dintr-un alt Stat Membru (eligibil pentru finanare din PNDR va fi doar organizaia din Romnia); entitate public sau privat organizat n conformitate cu abordarea LEADER, care nu funcioneaz ntr-un teritoriu acoperit de un GAL din Romnia sau dintr-un alt Stat Membru (existena acestui tip de partener asigur eligibilitatea proiectului, dar partenerul nsui nu este eligibil pentru finanare din Msura 421); entitate public sau privat organizat n conformitate cu abordarea LEADER dintr-o ar ter (existena acestui tip de partener asigur eligibilitatea proiectului, dar partenerul nsui nu este eligibil pentru finanare din Msura 421).
Beneficiarii eligibili pentru finanare n cadrul msurii 421 din cadrul PNDR sunt: GAL-uri selectate de AM PNDR; alte persoane juridice organizate n conformitate cu abordarea LEADER care funcioneaz pe teritoriul unui GAL.
Implementarea concret a proiectului nu este obligatoriu a fi realizat de ctre Grupurile de Aciune Local nsele, ci poate fi delegat ctre o alt entitate juridic care poate s fac parte din GAL, sau are sediul pe teritoriul GAL, n acest caz fiind necesar a se face meniunile corespunztoare n seciunea proiectului de cooperare privitoare la managementul proiectului. GAL-ul coordonator al proiectului are rspunderea final pentru implementarea proiectului. El reprezint interfaa de comunicare cu autoritaile naionale i/sau regionale pentru furnizarea informaiilor necesare cu privire la stadiul proiectului i la realizarile concrete ale acestuia. Fiecare proiect de cooperare este implementat sub supravegherea i coordonarea
unui GAL coordonator, desemnat prin acordul partenerilor implicati n proiect, n baza acordului de cooperare. GAL-ul coordonator trebuie sa aib funcii bine definite pentru a deine calitatea de lider. Pe baza acordului, pot fi asumate i funcii suplimentare. GAL-ul coordonator are, n mod normal, urmtoarele sarcini: gestionarea i coordonarea conceperii proiectului; elaborarea acordului de cooperare i proiectului de cooperare, alturi de ceilali parteneri; coordonarea financiar i a implementarii proiectului; promovarea i monitorizarea proiectului de cooperare; pregtirea rapoartelor privind implementarea; verificarea conformitii cu angajamentele asumate de fiecare partener pentru implementarea corect a proiectului comun.
Cheltuielile suportate n legtura cu aceste sarcini sunt incluse n proiectul de cooperare finanat de msura 421. Partenerii trebuie s mpart att sarcinile, ct i, proporional cu acestea, cheltuielile, aa nct fiecare partener s participe la activitile proiectului; fiecare partener este responsabil pentru propriile angajamente fa de ceilali parteneri i fa de GAL-ul coordonator, n baza acordului de cooperare ncheiat. Fiecare partener are rspundere financiar i administrativ pentru operaiunile pe care le conduce. Fiecare partener este responsabil pentru finanarea contribuiei ce i revine n cadrul proiectului, pentru care poate primi cofinanare din partea altor instituii, sau pe care o poate finana din surse proprii sau mprumutate; n cazul n care beneficiaz de cofinanare, beneficiarul este responsabil pentru solicitatea finanrii respective i pentru ncheierea n nume propriu a contractului de finanare aferent. Fiecare partener rspunde de evidena financiar-contabil pe care o ine. Fiecare partener rspunde de ntocmirea cererilor de plat ctre instituia cofinanatoare (dac este cazul). Criterii de eligibilitate privind proiectele de cooperare partenerii din cadrul proiectului reprezint GAL-uri sau sunt organizai n conformitate cu abordarea LEADER; proiectele vor fi elaborate i implementate n comun; contribuia fiecrui partener la finanarea proiectului este proporional cu participarea sa la activitile proiectului; contribuia fiecrui partener la finanarea valorii eligibile a proiectului va fi de cel puin 50% din media obinut prin mprirea valorii eligibile totale a proiectului la numrul de parteneri (ex: pentru un proiect cu 2 parteneri, proiectul va fi eligibil dac oricare dintre parteneri contribuie cu cel puin 25% din valoarea eligibil a proiectului);
coordonatorul este un GAL finanat prin axa LEADER; activitile/proiectele s corespund unei msuri sau mai multor msuri din FEADR; valoarea proiectului (suma solicitat) s se ncadreze n limita financiar maxim stabilit (200.000 euro co-finanare public, iar valoarea total a investiiei nu va depi 400.000 euro).
n tabelul de mai jos sunt prezentate tipurile posibile de parteneriate din care pot face parte potenialii solicitani eligibili n cadrul Msurii 421. n tabel sunt precizate i aspectele principale ce vizeaz desfurarea procesului de selecie, precum i verificarea conformitii i eligibilitii proiectelor i semnarea contractelor de finanare.
Tip proiect Partener coordonator Partener* Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare GAL coordonator depune GAL coordonator, cererea de finanare la mpreun cu GAL OJPDRP de care partener, elaboreaz aparine; proiectul de cooperare i ncheie acordul de GAL partener depune cooperare; cererea de finanare la OJPDRP de care GAL coordonator aparine; ntocmete cererea de finanare din FEADR a Dac proiectul este contribuiei sale la eligibil: proiectul de cooperare i o supune aprobrii GAL coordonator ncheie Comitetului su de contract cu CRPDRP de Selecie mpreun cu care aparine, pentru toate anexele necesare; cofinanarea FEADR a contribuiei sale la GAL partener ntocmete proiect; cererea de finanare din FEADR a contribuiei GAL partener ncheie sale la proiectului de contract cu CRPDRP de cooperare i o supune care aparine, pentru aprobrii Comitetului su cofinanarea FEADR a de Selecie mpreun cu contribuiei sale la toate anexele necesare. proiect. GAL coordonator, mpreun cu organizaia non-GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator ntocmete cererea de
9
Proiect de cooperare interteritorial selectat de GAL
GAL din Romnia
GAL din Romnia
GAL din Romnia
Organizaie non-GAL eligibil** care funcioneaz pe teritoriul unui GAL din Romnia
GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; n numele organizaiei partenere, GAL pe teritoriul cruia aceasta funcioneaz depune
Tip proiect
Partener coordonator
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; finanare din FEADR a contribuiei sale la Dac proiectul este proiectul de cooperare i eligibil: o supune aprobrii Comitetului su de GAL coordonator ncheie Selecie mpreun cu contract cu CRPDRP de toate anexele necesare; care aparine, pentru cofinanarea FEADR a Organizaia partener contribuiei sale la ntocmete cererea de proiect; finanare din FEADR a contribuiei sale la Organizaia partener proiectul de cooperare i ncheie contract cu o supune, mpreun cu CRPDRP de care toate anexele necesare, aparine, pentru aprobrii Comitetului de cofinanarea FEADR a Selecie al GAL pe contribuiei sale la teritoriul cruia proiect (Sursa de funcioneaz. finanare FEADR este alocarea pentru aciuni de cooperare a GAL-ului respectiv). GAL coordonator, mpreun cu organizaia GAL coordonator depune non-GAL partener, cererea de finanare la elaboreaz proiectul de OJPDRP de care cooperare i ncheie aparine; acordul de cooperare; Obligatoriu, la cererea de finanare se anexeaz acordul organizaiei partenere privind asigurarea contribuiei ce i revine din valoarea proiectului; Dac proiectul este eligibil, GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect.
GAL din Romnia
GAL coordonator Organizaie ntocmete cererea de non-GAL finanare din FEADR a eligibil**, contribuiei sale la care proiectul de cooperare i funcioneaz o supune aprobrii n afara Comitetului su de teritoriilor Selecie mpreun cu acoperite de toate anexele necesare; GAL-uri n Romnia Organizaia partener nu beneficiaz de finanare n cadrul Msurii 421; ea va semna un acord de participare la cofinanarea proiectului de cooperare (din surse proprii, mprumutate, alte finanri, etc.).
10
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; GAL partener depune cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); Dac proiectul este eligibil: GAL partener pune la dispoziia GAL coordonator dovada aprobrii proiectului de ctre instituia responsabil din Statul Membru, respectiv dovada aprobrii cofinanrii contribuiei partenerului; GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect; GAL partener ncheie contract de finanare cu instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri). GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Obligatoriu, la cererea de finanare se anexeaz acordul organizaiei partenere privind finanarea contribuiei ce i revine din valoarea proiectului. Not: Dac
GAL coordonator, mpreun cu GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator ntocmete cererea de finanare din FEADR a contribuiei sale la proiectul de cooperare i o supune aprobrii Comitetului su de Selecie mpreun cu toate anexele necesare; GAL partener este responsabil pentru obinerea finanrii contribuiei sale la proiectul de cooperare (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri).
Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL
GAL din Romnia
GAL din Stat Membru UE
GAL din Romnia
Organizaie non-GAL eligibil** dintr-un alt Stat Membru sau ar ter
GAL coordonator, mpreun cu organizaia non-GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator ntocmete cererea de finanare din FEADR a contribuiei sale la proiectul de cooperare i
11
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare organizaia partener este o supune aprobrii eligibil pentru finanare Comitetului su de n Statul Membru, n loc Selecie mpreun cu de obinerea acestui toate anexele necesare; acord, se aplic spea de mai sus (GAL Ro Organizaia partener va coordonator GAL SM semna un acord de partener) participare la cofinanarea proiectului Dac proiectul este de cooperare (din surse eligibil, GAL proprii, mprumutate, alte coordonator ncheie finanri, etc.). Not: contract cu CRPDRP de Dac organizaia care aparine, pentru partener este eligibil cofinanarea FEADR a pentru finanare n Statul contribuiei sale la Membru, n loc de proiect. semnarea acestui acord, se aplic spea de mai sus (GAL Romnia coordonator GAL SM partener) GAL coordonator (din UE), mpreun cu GAL partener din Romnia, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL partener (din Romnia) ntocmete cererea de finanare din FEADR a contribuiei sale la proiectul de cooperare i o supune aprobrii Comitetului su de Selecie mpreun cu toate anexele necesare; GAL coordonator este responsabil pentru obinerea finanrii contribuiei sale la proiectul de cooperare (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri). GAL partener depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; GAL coordonator depune cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); Dac proiectul este eligibil: GAL coordonator pune la dispoziia GAL partener dovada aprobrii proiectului de ctre instituia responsabil din Statul Membru, respectiv dovada aprobrii cofinanrii contribuiei GAL coordonator; GAL partener ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a
GAL din alte State Membre UE
GAL din Romnia
12
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare contribuiei sale la proiect; GAL coordonator ncheie contract de finanare cu instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri). GAL coordonator depune cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); GAL coordonator (din UE), mpreun cu organizaia partener din Romnia, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; n numele organizaiei partenere, GAL pe teritoriul cruia aceasta funcioneaz depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Dac proiectul este eligibil: GAL coordonator pune la dispoziia organizaiei partenere dovada aprobrii proiectului de ctre instituia responsabil din Statul Membru, respectiv dovada aprobrii cofinanrii contribuiei GAL coordonator; Organizaia partener ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect (Sursa de finanare FEADR este alocarea pentru aciuni de cooperare a GAL pe teritoriul cruia funcioneaz organizatia partenera).
GAL coordonator este responsabil pentru obinerea finanrii Organizaie contribuiei sale la non-GAL proiectul de cooperare eligibil**, (Acest pas nu face care obiectul prezentei funcioneaz proceduri). pe teritoriul unui GAL Organizaia partener din ntocmete cererea de Romnia finanare din FEADR a contribuiei sale la proiectul de cooperare i o supune, mpreun cu toate anexele necesare, aprobrii Comitetului de Selecie al GAL pe teritoriul cruia funcioneaz.
13
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare
Organizaie non-GAL eligibil** care funcioneaz Spea nu face obiectul n afara prezentei proceduri teritoriilor acoperite de GAL-uri n Romnia
Spea nu face obiectul prezentei proceduri
GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; GAL coordonator, mpreun cu GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL din Romnia GAL din Romnia GAL coordonator i GAL partener, n urma apelului de selecie al AM-PNDR, depun la AM-PNDR proiectul / cererea de finanare (n funcie de procedura stabilit de AM) n vederea seleciei. GAL partener depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Dac proiectul este eligibil: GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect; GAL partener ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect. GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; n numele organizaiei partenere, GAL pe teritoriul cruia aceasta funcioneaz depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Dac proiectul este
Proiect de cooperare interteritorial selectat de AM-PNDR
GAL din Romnia
Organizaie non-GAL eligibil** care funcioneaz pe teritoriul unui GAL din Romnia
GAL coordonator, mpreun cu organizaia non-GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator i organizaia partener, n urma apelului de selecie al AM-PNDR, depun la AM-PNDR proiectul / cererea de finanare (n funcie de procedura
14
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare eligibil: GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect; stabilit de AM), in vederea selectiei; Organizaia partener ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect (Sursa de finanare FEADR este alocarea bugetar aferent apelului de selecie al AM-PNDR). GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Obligatoriu, la cererea de finanare se anexeaz acordul organizaiei partenere privind asigurarea contribuiei ce i revine din valoarea proiectului; Dac proiectul este eligibil, GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect.
GAL coordonator, mpreun cu organizaia non-GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator i Organizaie organizaia partener, n non-GAL urma apelului de selecie eligibil** al AM-PNDR, depun la care AM-PNDR proiectul / funcioneaz cererea de finanare (n n afara funcie de procedura teritoriilor stabilit de AM) ; acoperite de GAL-uri n Organizaia partener nu Romnia beneficiaz de finanare n cadrul Msurii 421; ea va semna un acord de participare la cofinanarea proiectului de cooperare (din surse proprii, mprumutate, alte finanri, etc.). GAL din GAL coordonator, Stat mpreun cu GAL Membru UE partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare;
GAL din Romnia
Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR
GAL din Romnia
GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; GAL partener depune
15
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); Dac proiectul este eligibil: GAL coordonator, n urma apelului de selecie al AM-PNDR, depune la AM-PNDR proiectul / cererea de finanare (n funcie de procedura stabilit de AM); GAL partener este responsabil pentru obinerea finanrii contribuiei sale la proiectul de cooperare (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri). GAL partener pune la dispoziia GAL coordonator dovada aprobrii proiectului de ctre instituia responsabil din Statul Membru, respectiv dovada aprobrii cofinanrii contribuiei partenerului; GAL coordonator ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect; GAL partener ncheie contract de finanare cu instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri). GAL coordonator depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; Obligatoriu, la cererea de finanare se anexeaz acordul organizaiei partenere privind finanarea contribuiei ce i revine din valoarea proiectului. Not: Dac organizaia partener este eligibil pentru finanare n Statul Membru, n loc de obinerea acestui acord, se aplic spea de mai sus (GAL Ro
GAL din Romnia
Organizaie non-GAL eligibil** dintr-un alt Stat Membru sau ar ter
GAL coordonator, mpreun cu organizaia non-GAL partener, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL coordonator, n urma apelului de selecie al AM-PNDR, depune la AM-PNDR proiectul / cererea de finanare (n funcie de procedura stabilit de AM); Organizaia partener va semna un acord de participare la
16
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare cofinanarea proiectului de cooperare (din surse coordonator GAL SM proprii, mprumutate, alte partener) finanri, etc.). Not: Dac organizaia Dac proiectul este partener este eligibil eligibil, GAL pentru finanare n Statul coordonator ncheie Membru, n loc de contract cu CRPDRP de semnarea acestui acord, care aparine, pentru se aplic spea de mai sus cofinanarea FEADR a (GAL Romnia contribuiei sale la coordonator GAL SM proiect. partener) GAL partener depune cererea de finanare la OJPDRP de care aparine; GAL coordonator depune cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); Dac proiectul este eligibil: GAL coordonator pune la dispoziia GAL partener dovada aprobrii proiectului de ctre instituia responsabil din Statul Membru, respectiv dovada aprobrii cofinanrii contribuiei GAL coordonator; GAL partener ncheie contract cu CRPDRP de care aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect; GAL coordonator ncheie contract de finanare cu instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri).
GAL coordonator (din UE), mpreun cu GAL partener din Romania, elaboreaz proiectul de cooperare i ncheie acordul de cooperare; GAL partener, n urma apelului de selecie al AM-PNDR, depune la AM-PNDR proiectul / cererea de finanare (n funcie de procedura stabilit de AM); GAL coordonator este responsabil pentru obinerea finanrii contribuiei sale la proiectul de cooperare (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri).
GAL din Romnia
17
Tip proiect
Partener*
Procesul de selecie (de Verificarea ctre GAL, sau AM- conformitii, PNDR) eligibilitii i ncheierea contractelor de finanare GAL coordonator depune cererea de finanare la instituia responsabil din Statul Membru (Acest pas nu face obiectul prezentei proceduri); GAL coordonator (din UE), mpreun cu n numele organizaiei organizaia partener din partenere, GAL pe Romnia, elaboreaz teritoriul cruia aceasta proiectul de cooperare i funcioneaz depune ncheie acordul de cererea de finanare la cooperare; OJPDRP de care aparine; GAL coordonator este responsabil pentru Dac proiectul este Organizaie obinerea finanrii eligibil: non-GAL contribuiei sale la eligibil** proiectul de cooperare GAL coordonator pune la care (Acest pas nu face dispoziia organizaiei funcioneaz obiectul prezentei partenere dovada pe teritoriul proceduri). aprobrii proiectului de unui GAL ctre instituia din n numele organizaiei responsabil din Statul Romnia partenere, GAL pe Membru, respectiv teritoriul cruia aceasta dovada aprobrii funcioneaz, n urma cofinanrii contribuiei apelului de selecie al GAL coordonator; AM-PNDR, depune la AM-PNDR proiectul / Organizaia partener cererea de finanare (n ncheie contract cu funcie de procedura CRPDRP de care stabilit de AM); aparine, pentru cofinanarea FEADR a contribuiei sale la proiect (Sursa de finanare FEADR este alocarea bugetar aferent apelului de selecie al AM-PNDR). Organizaie non-GAL eligibil** care funcioneaz Spea nu face obiectul Spea nu face obiectul n afara prezentei proceduri prezentei proceduri teritoriilor acoperite de GAL-uri n Romnia
18
*Un proiect presupune participarea, pe lng GAL-ul coordonator, a unuia sau mai multor parteneri; pentru fiecare partener se vor urmri paii descrii n dreptul tipologiei respective. **Entitate privat organizat n conformitate cu abordarea LEADER. Cheltuieli eligibile n cadrul msurii 421, sunt fi eligibile urmtoarele tipuri de cheltuieli: cheltuieli pentru pregtirea proiectelor de cooperare organizare misiuni tehnice, ntlniri, seminarii, activiti de traducere i interpretare, multiplicare documente, cheltuieli de investiii pentru implementarea proiectelor comune; cheltuieli pentru proiecte comune de instruire; cheltuieli privind construcia instituional: schimb de experien i bune practici privind dezvoltarea local prin publicaii comune, organizarea de evenimente, proiecte de twinning (schimb de manageri de program i de personal).
Atenie! Sunt eligibile doar cheltuielile efectuate de GAL-ul beneficiar pe teritoriul su (sau de beneficiarul non-GAL n teritoriul GAL pe care este situat). n afara teritoriului acoperit de GAL sunt eligibile urmtoarele cheltuieli: Cheltuielile de deplasare, mas, cazare; Taxele de participare la evenimente n afara teritoriului GAL.
Nu sunt eligibile cheltuielile ocazionate de simplul schimb de experien neconcretizat ntr-o aciune comun (ntruct se poate finana prin intermediul reelei naionale de dezvoltare rural). De asemenea, nu sunt eligibile cheltuielile legate de teritoriile din afara UE. Atenie! Proiectele de cooperare care includ componente care corespund obiectivelor msurilor din axele 1 3 din PNDR vor trebui s respecte prevederile fi elor msurilor n care acestea se ncadreaz, att n ceea ce privete aciunile eligibile, intensitatea sprijinului ct i categoriile eligibile de beneficiari. GAL poate selecta proiecte ce vor fi implementate n totalitate sau parial n oraele care fac parte din aria de acoperire a GAL, proiecte care nu se ncadreaz n obiectivele msurilor cuprinse n Axa 3 - PNDR. Coninutul obligatoriu al proiectelor de cooperare a. Parteneriatul: tipul actorilor implicai, legturile dintre responsabilii de proiect i GAL implicarea partenerilor locali n operaiunile prevzute. b. Integrarea n strategia teritoriului: integrarea n strategia teritorial, valoarea adugat a proiectului, coordonarea cu alte aciuni derulate, valorificarea experienei cooperrii din afara teritoriului.
19
c. Tipul de proiect: Aciuni comune concrete (mai mult dect o intenie i/sau un schimb de experien ). d. Aspecte tehnice: fezabilitate tehnic, calendar, mecanismul de implementare, aspecte practice, metodologie i organizare, indicatori de monitorizare, managementul proiectului. e. Aspecte financiare: buget realist i coerent, plan de finanare, deviz, fezabilitate financiar, implicarea diverilor actori. Selecia i aprobarea proiectelor de cooperare Selecia i aprobarea proiectelor de cooperare trebuie realizat n aceeai manier ca celelalte proiecte, respectiv prin intermediul unui Comitet de Selecie organizat dup caz, fie n cadrul GAL, fie n cadrul Autoritii de Management. n cazul n care selecia proiectelor de cooperare este realizat de ctre GAL, responsabilitatea pentru stabilirea calendarului de selecie va reveni acestuia, iar n cadrul AM selectarea proiectelor de cooperare va fi efectuata de 2 ori pe an n principiu n primul i ultimul semestru al anului, astfel nct ultimul proiect s fie selectat nainte de 31 decembrie 2013. Prioritate n selecie se va acorda proiectelor de cooperare care: implic mai mult de dou GAL-uri din Romnia implic un GAL din alt stat membru cu experien LEADER + includ activiti inovative combin obiectivele din diferite axe ale PNDR se adreseaz fermierilor de semi-subzisten se adreseaz tinerilor din zona rural respect normele de mediu care urmresc facilitarea implementrii acelor msuri din PNDR care vor avea ca beneficiari grupuri de productori, asociaii, parteneriate, etc.
Atenie! Respectnd art. 3 (3) al Hotrrii de Guvern nr. 224/2008 cu modificrile i completrile ulterioare, un beneficiar poate depune un al doilea proiect n cadrul aceleiai msuri cofinanate din FEADR, cu condiia ca primul proiect s fie finalizat. Capitolul 4: Primirea, nregistrarea i verificarea conformitii Cererilor de Finanare la APDRP 4.1. Selecia proiectului de cooperare de ctre GAL (msura de implementare a proiectelor de cooperare se regsete n Planul de Dezvoltare Local) Selecia proiectelor de cooperare de ctre GAL presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. n situaia n care msura de implementare a proiectelor de cooperare se regsete n Planul de Dezvoltare Local, Comitetul de Selecie al GAL, n baza criteriilor de selecie din strategia de dezvoltare local, elaborate de ctre GAL pe baza elementelor de prioritate
20
menionate n strategie, innd cont de specificul local, va selecta i propune spre finanare la APDRP proiectele de cooperare. Beneficiari eligibili n cadrul msurii 421 a PNDR pot fi: GAL-ul selectat de AM PNDR; Alte persoane juridice organizate n conformitate cu abordarea LEADER de pe teritoriul acoperit de GAL (a se vedea fia de verificare a eligibilitii E3.1LC din Anexa 1 Formulare). Beneficiarii eligibili vor respecta prevederile fiei msurii de cooperare inclus n Planul de Dezvoltare Local. APDRP va lansa un anun de deschidere a sesiunii de primire de cereri de finan are, finanate prin Masura 421 din Axa 4 LEADER. Acesta trebuie s cuprind urmtoarele informaii: Perioada i locul n care pot fi depuse Cererile de Finanare; (Perioada de depunere menionat n anun, va cuprinde intervalul de timp n care pot fi depuse Cererile de Finanare, astfel nct ultimul contract finanat prin Msura 421 s se semneze pna cel trziu la 31.12.2013); Fondurile disponibile, din cadrul alocrii Msurii 421 Axa 4 LEADER; Suma maxim nerambursabil ce poate fi acordat pentru finanarea unui proiect este de 200.000 euro; Valoarea total maxim admis pentru un proiect este de 400.000 euro; Solicitantul de finanare trebuie s ndeplineasc cerinele de conformitate i eligibilitate menionate n cadrul Ghidului Solicitantului aferent msurii 421, ct i cerinele specifice msurilor n care se regsesc obiectivele proiectului din Ghidurile solicitantului aferente msurilor respective, disponibile pe site-ul www.apdrp.ro. n vederea organizrii propriei sesiunii de selecie a proiectelor de cooperare, GAL i va elabora o procedur de selecie proprie n care s fie descris procesul de evaluare i selecie a proiectelor, inclusiv procedura de soluionarea contestaiilor aa cum a fost menionat n capitolul Mecanismul de implementare din Planul de Dezvoltare Local. Aceste proceduri vor fi aprobate de Adunarea General/Comitetul Director al GAL, iar pentru transparen vor fi postate pe pagina de web a GAL. Conform prioritilor descrise n strategie, GAL lanseaz apeluri de selecie a proiectelor, pe plan local. GAL trebuie s ntreprind toate demersurile necesare pentru a se asigura transparena procesului de selecie, folosind mijloacele de informare mass-media cu acoperire local, postare pe pagina de web proprie, afiare la sediul GAL i la sediile consiliilor judeene i ale consiliilor locale ale localitilor - partenere n GAL, inclusiv la sediile consiliilor locale care nu sunt partenere, dar care se afla n teritoriul GAL. Not! Apelul de selecie se lanseaz cu minim 30 de zile calendaristice nainte de data limit de depunere a proiectelor n aa fel nct potenialii beneficiari s aib timp suficient pentru pregtirea i depunerea acestora. Compartimentul tehnic al GAL asigur suportul necesar beneficiarilor pentru completarea Cererilor de Finanare privind aspectele de conformitate pe care acetia trebuie s le ndeplineasc.
21
Apelul se adreseaz potenialilor beneficiari eligibili, conform fiei tehnice a msurii 421 din PNDR i PDL, care doresc s realizeze proiecte de cooperare. 2. Apelul de selecie trebuie s conin minim urmtoarele informaii: Data lansrii apelului de selecie; Data limit de depunere a proiectelor; Locul i intervalul orar n care se pot depune proiectele; Fondul disponibil suma maxim nerambursabil care poate fi acordat pentru finanarea unui proiect (maximum 200.000 euro); Modalitatea de anunare a rezultatului procesului de selecie (notificarea solicitanilor, publicarea Raportului de Selecie) Documentele justificative pe care trebuie s le depun solicitantul odat cu depunerea proiectului, n conformitate cu cerinele fiei msurii din PNDR i cu Ghidului solicitantului n vigoare la momentul lansrii apelului de selecie, aferente msurii respective. Cerinele de conformitate i eligibilitate pe care trebuie s le ndeplineasc solicitantul menionate n cadrul Ghidului Solicitantului aferent msurii 421, ct i cerinele specifice msurilor n care se regsesc obiectivele proiectului din Ghidurile solicitantului aferente msurilor respective, disponibile pe site-ul www.apdrp.ro. Procedura de selecie aplicat de Comitetul de Selecie a GAL (descrierea criteriilor de selecie, punctajul maxim acordat pentru fiecare criteriu i punctajul minim pe care trebuie s-l obin un proiect pentru a fi selectat.) Data i modul de anunare a rezultatelor; Datele de contact a GAL unde solicitanii pot obine informaii detaliate.
Aceste informaii vor fi prezentate de ctre GAL n apelurile de selecie publicate pe pagina de internet a GAL-ului i afiate la sediul GAL-ului. Pentru variantele publicate n pres i n variantele afiate la sediul consiliilor judeene/ sediile localitilor membre n GAL, se vor prezenta variante simplificate ale anunului de selecie, care s cuprind urmtoarele informaii: Data publicrii Msura lansat prin apelul de selecie Fondurile disponibile pentru msura respectiv Suma maxim nerambursabil care poate acordat pentru proiecte Data limit de primire a proiectelor / locul depunerii proiectelor Precizarea c informatii detaliate privind accesarea si derularea msurii sunt cuprinse n Ghidul Solicitantului aferent msurii 421, ct i n Ghidurile specifice msurilor n care se regsesc obiectivele proiectului, disponibile pe site-ul www.apdrp.ro n vigoare la momentul lansrii apelului de selecie de ctre GAL i se face trimitere la site-ul GAL i APDRP Date de contact pentru informaii suplimentare. Disponibilitatea unei variante electronice (suport CD/DVD) sau pe suport tiprit a informaiilor detaliate aferente msurilor lansate la sediul GAL. 3. Potenialul beneficiar i depune proiectul la secretariatul GAL, sub forma Cererii de Finanare i a documentelor anex, ataate Cererii de Finanare. 4. Verificarea conformitii proiectului la nivelul GAL
22
n timpul sesiunii de depunere a proiectelor, angajaii GAL, care au atribuii n fi a postului, vor verifica conformitatea proiectelor depuse folosind formularul E 2.1 LC Fia de verificare a conformitii. n cazul n care proiectul este declarat conform, acesta va trece n etapa de verificare a eligibilitii. 5. Verificarea eligibilitii proiectului la nivelul GAL
Angajaii GAL, care au atribuii n fia postului vor verifica eligibilitatea proiectelor depuse folosind formularul E 3.1 LC Fia de verificare a eligibilit ii. Acesta va con ine n mod obligatoriu, criteriile de eligibilitate specifice msurii de cooperare din cadrul PNDR, respectiv: Obiectivele proiectului se ncadreaz n Planul de Dezvoltare Local; Bugetul proiectului se ncadreaz n Planul Financiar al GAL; Valoarea total a proiectului nu depete suma de 400.000 euro; Valoarea finanrii nerambursabile nu depete suma de 200.000 euro. n cazul n care proiectul este declarat eligibil, acesta va trece n etapa de aplicare a criteriilor de selecie. Nu este obligatorie respectarea de ctre GAL a termenelor de realizare a verificrilor de conformitate i eligibilitate, aa cum sunt menionate pentru angajaii APDRP n manualele de proceduri aferente msurilor PNDR n care se ncadreaz proiectele, aprobate la nivelul MADR. Numrul de nregistrare al Cererii de Finanare se completeaz doar la nivelul OJPDRP. Not: Solicitanii i personalul GAL vor utiliza Ghidul Solicitantului i versiunea Manualului de Procedur aferente msurii n cadrul creia se ncadreaz proiectele, n vigoare la data lansrii apelului de selecie de ctre GAL, disponibile pe site-ul www.apdrp.ro i www.madr.ro. 6. Aplicarea criteriilor de selecie
n vederea stabilirii criteriilor de selecie, GAL preia criteriile de selecie menionate n fia msurii 421 din PNDR, la care se adug i criteriile de selecie local din Planul de Dezvoltare Local. Suma maxim acordat criteriilor de selecie nu trebuie s depeasc 100 de puncte. GAL are obligaia de a specifica clar criteriile de selecie i punctajul maxim acordat pentru fiecare criteriu n parte. Deasemenea, GAL va stabili un punctaj minim pe proiect, obligatoriu de obinut, pentru ca acesta s fie selectat. Punctajul minim al unui proiect selectat trebuie s aib o valoare mai mare dect punctajul maxim acordat criteriului de selecie cu cea mai mic importan. Punctajele acordate pentru fiecare criteriu de selectie se aprob de Adunarea General/Comitetul Director al GAL, funcie de prevederile statutului coroborate cu strategia aprobat de Autoritatea de Management pentru PNDR, (punctajul face parte din Procedura de selecie a GAL).
23
Angajaii GAL vor utiliza Formularul E 3.2LC Fia de evaluare a criteriilor de selecie, disponibil pe site-ul www.apdrp.ro, n cadrul Manualului de procedur pentru implementarea Msurii 421. Fia de verificare a criteriilor de selecie Formularul E 3.2LC - va fi completat i semnat, pentru toate proiectele declarate eligibile, de ctre cel puin 2 angajai GAL care particip la procesul de selecie. GAL va ntiina solicitanii asupra rezultatelor procesului de evaluare i selecie. GAL va publica pe pagina proprie de web Raportul de Selecie i va transmite solicitanilor notificri privind rezultatul evalurii i seleciei. Notificrile vor fi transmise de GAL cu confirmare de primire din partea solicitanilor. Notificrile transmise solicitanilor trebuie s conin motivele pentru care proiectele nu au fost selectate se vor meniona criteriile de eligibilitate care nu au fost ndeplinite sau punctajul obinut pentru fiecare criteriu de selecie - precum i perioada de depunere i soluionare a contestaiilor. Contestaiile primite vor fi analizate de GAL n baza unei proceduri interne proprii. Solicitanii ale cror proiecte au fost declarate neeligibile, sau au fost declarate eligibile i neselectate , pot depune contestaii la sediul GAL n maximum 5 zile lucrtoare de la data primirii notificrii sau n maximum 10 zile lucrtoare de la data publicrii Raportului de Selecie pe pagina de web a GAL Atenie! Toate verificrile efectuate de ctre angajaii GAL vor respecta principiul de verificare 4 ochi, respectiv vor fi semnate de ctre 2 angajai - un angajat care completeaz i un angajat care verific. Toate fiele de verificare vor fi semnate numai de ctre angajaii GAL, chiar dac pentru efectuarea verificrilor acetia au beneficiat de consultan sau suport tehnic extern. Dac unul din proiectele depuse pentru selectare aparine unuia din membrii Comitetului de Selecie, Comisiei de contestaii sau a unuia dintre angajaii GAL implicai n evaluarea proiectelor sau afini ai acestora sau a unei entiti juridice n care acesta persoan are implicaii/interese, n conformitate cu prevederile legale naionale (Legea 161/2003, OUG 66/2011) i comunitare (Regulamentul CE 1605/2002, Regulamentul 2342/2002 etc.) aplicabile, persoana n cauz nu va participa la procesul de verificare i nu are drept de vot i nu va participa la ntlnirea comitetului respectiv pentru sesiunea de selecie, contestaie n cauz. n cazul n care unul dintre angajaii GAL, sau membrii desemnai de Comitetul de Selec ie, Comisia de contestaii, constat c se afl n situaia de conflict de interese, acesta are obligaia de a solicita de ndat nlocuirea sa. n cazul n care se constat c nu se respect regulile de evitare a conflictului de interese, aa cum sunt definite n legislaia n vigoare, proiectul nu este eligibil, iar dac a fost finan at se va proceda la recuperarea sumelor conform legislaiei. Definirea conflictului de interese n contextul prezentei proceduri Conform legislaiei comunitare i naionale n vigoare, conflictul de interes poate fi definit ca acea situaie sau mprejurare n care interesul personal, direct ori indirect al responsabilului contravine interesului public, astfel nct afecteaz sau ar putea afecta independena i
24
imparialitatea sa n luarea deciziilor ori ndeplinirea la timp i cu obiectivitate a ndatoririlor care i revin n exercitarea funciei deinute. n acest sens, toate persoanele implicate la nivelul GAL n evaluarea i selecia proiectelor (membri n Comitetul de Selecie, n Comisia de Soluionare a Contestaiilor, sau angajaii GAL implicai n procesul de evaluare) vor trebui s completeze o Declaraie privind evitarea conflictului de interese, n care s se fac referire la prevederile art. 10 i 11 din OUG nr. 66/2011, Seciunea II Reguli n materia conflictului de interese. n coninutul Declaraiei pe propria rspundere se vor mentiona cel puin urmatoarele aspecte: Numele i prenumele declarantului Funcia deinut la nivel GAL Rolul in cadrul procesului de evaluare, Comitetului de selecie / Comisiei de Solutionare a Contestaiilor Luarea la cunotin a prevederilor privind conflictul de interese aa cum este acesta prevzut la art. 10 i 11 din OUG nr. 66/2011, Seciunea II Reguli n materia conflictului de interese Asumarea faptului c n situatia n care se constata c aceast declaraie nu este conform cu realitatea, persoana semnatara este pasibila de nclcarea prevederilor legislaiei penale privind falsul n declaraii n cadrul GAL se constituie Comitetul de Selecie ce are rol de selecie pentru proiectele ce vor fi implementate n teritoriul GAL. Procedura de selecie este elaborat de ctre personalul GAL i aprobat de Adunarea General sau Consiliul Director (conform prevederilor Statutului GAL). Comitetul de Selecie va respecta componena i structura prevzut n PDL aprobat (referitor la reprezentarea autoritilor i organizaiilor care fac parte din parteneriat), n funcie de mrimea parteneriatului i a numrului de entiti care fac parte din acesta. n cadrul Comitetului de selecie trebuie s se respecte urmtoarele cerinte: Reprezentanii organizaiilor ce provin din mediul privat i societatea civil s respecte proporia prevzut din PDL; n orice situaie, ponderea reprezentanilor organizaiilor ce provin din mediul privat i societatea civil trebuie s fie mai mare de 50% din totalul membrilor Comitetului de Selecie iar reprezentanii organizaiilor din mediul urban s nu depeasc 25% din totalul membrilor. Selecia proiectelor se face aplicnd regula de dublu cvorum, respectiv pentru validarea voturilor, este necesar ca n momentul seleciei s fie prezeni cel puin 50% din membrii Comitetului de Selecie, din care peste 50% s fie din mediul privat i societate civil, iar reprezentanii organizaiilor din mediul urban s nu depeasc 25% din numrul membrilor. Pentru transparena procesului de selecie a proiectelor i pentru efectuarea activitilor de control i monitorizare, la aceste selecii va lua parte i un reprezentant al Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale de la nivel judeean din cadrul Compartimentului de Dezvoltare Rural Judeean. Flux Orientativ privind Elaborarea Raportului de Selectie Fluxul prezentat mai jos are caracter orientativ si nu este obligatoriu. GAL-urile au obligaia de a prezenta la OJPDRP, o dat cu proiectele selectate, Raportul de Selecie semnat i aprobat. Dup ncheierea procesului de evaluare i selecie, Comitetul de Selecie va emite un Raport de Selecie Intermediar, n care vor fi nscrise proiectele retrase, neeligibile, eligibile neselectate i eligibile selectate, valoarea acestora, numele solicitanilor, iar pentru proiectele
25
eligibile punctajul obinut pentru fiecare criteriu de selecie. Raportul de Selecie Intermediar va fi publicat pe pagina de web a GAL. n baza acestuia, GAL va transmite rezultatele seleciei ctre solicitani. Beneficiarii care au fost notificai de ctre GAL de faptul c proiectele acestora au fost declarate neeligibile, sau nu au fost selectate, pot depune contestaii la sediul GAL. Contestaiile pot fi depuse n termen de maximum 5 zile lucrtoare de la primirea notificrii sau n maximum 10 zile lucrtoare de la publicarea pe pagina de web a GAL a Raportului. Contestaiile primite vor fi analizate de ctre o Comisie de Solutionare a Contestaiilor nfiinat la nivelul GAL n acest sens, care va fi compus din alte persoane fa de cele care au fcut parte din Comitetul de Selecie. Componena Comisiei de Soluionare a Contestaiilor va respecta ponderile privind participarea public privata aplicate pentru constituirea Comitetului de Selecie. Comisia de Solutionare a Contestaiilor este numit i aprobat de ctre organul de conducere GAL, n conformitate cu prevederile Statutului GAL. GAL va prevede n procedura de selecie inclusiv etapele de soluionare a contestaiilor. Membrii Comisiei de Solutionare a Contestaiilor vor respecta regulile conflictului de interes, completnd aceeai declaraie ca i membrii Comitetului de selecie. Comisia de Soluionare a Contestaiilor va analiza doar proiectele care au fcut obiectul contestaiilor. n urma soluionrii eventualelor contestaii, Comisia de Soluionare a Contestaiilor va elabora un Raport de Contestaii, care va fi semnat de ctre membrii Comisiei i va fi naintat Comitetului de Selecie GAL. n baza Raportului de Contestaii, Comitetul de Selecie va emite Raportul de Selecie (final), n care vor fi nscrise proiectele retrase, neeligibile, eligibile neselectate i eligibile selectate, valoarea acestora, numele solicitanilor, iar pentru proiectele eligibile punctajul obinut pentru fiecare criteriu de selecie, vor fi evideniate si proiectele declarate eligibile sau selectate n baza soluionrii contestaiilor. GAL va publica pe pagine de web proprie Raportul de Selecie i va n tiin a solicitan ii asupra rezultatelor procesului de evaluare i selecie. Raportul de Selecie va fi semnat de ctre toi membrii Comitetului de Selecie; se va specifica apartenena lor la mediul privat sau public i urban cu respectarea precizrilor din PNDR, ca partea public s reprezinte mai puin de 50% iar organizaiile din mediul urban reprezint mai puin de 25%. De asemenea, Raportul de Selecie va prezenta semntura reperezentantului CDRJ care particip ca observator la procesul de selecie. Raportul de Selecie va fi datat, aprobat de ctre Comitetul de Selecie i avizat de Preedintele GAL sau de Reprezentantul legal GAL sau de un alt membru al Consiliului Director mandatat n acest sens i va prezenta tampila GAL. n vederea asigurrii transparenei procesului de selecie realizat la nivelul GAL, Rapoartele de Selecie trebuie fcute publice, minim pe pagina de web a GAL. Notificrile ctre solicitani asupra rezultatului seleciei vor fi semnate de ctre Reprezentantul legal al GAL sau un angajat al GAL desemnat n acest sens. Notificarea se va transmite cu confirmare de primire din partea solicitantului. Proiectele selectate de ctre GAL vor fi depuse de ctre GAL la OJPDRP-ul pe a crui raz teritorial se afl parteneriatul, fiecare fiind nsoit de Fia de verificare a conformitii, Fia de verificare a eligibilitii i Fia de verificare a criteriilor de selecie i Raportul de Selec ie, nsoit de o copie a Declaraiilor pe proprie rspundere ale angajailor GAL care particip la procesul de evaluare, ale membrilor Comitetului de Selecie i ale membrilor Comisiei de soluionare a contestaiilor (dac este cazul), privind evitarea conflictului de interes ntocmite la nivelul GAL. n cazul n care proiectul de cooperare nu este implementat de ctre GAL, ci
26
beneficiarul selectat este o entitate tip LEADER de pe teritoriul acoperit de GAL, beneficiarul va mputernici (prin procur notarialpe un angajat al GAL s i depun proiectul la OJPDRP. Angajatul GAL va semna de luare la cunotin pe partea I a Fiei de conformitate, la sediul OJPDRP. 4.2. Selecia proiectului de cooperare de ctre AM-PNDR (proiectul de cooperare nu se regsete n Planul de Dezvoltare Local al unui GAL) Dac proiectul de cooperare nu se regsete n Planul de Dezvoltare Local, proiectul va fi transmis de ctre GAL la AM PNDR, n vederea seleciei. Selectarea de ctre AM PNDR se realizeaz n baza procedurilor specifice elaborate de ctre AM PNDR. Dac proiectul este selectat de ctre AM PNDR, acesta nu va mai fi supus evalurii i selectrii de ctre Comitetul de Selecie al GAL. 4.3. Primirea, nregistrarea i verificarea conformitii Cererilor de Finanare la APDRP Dup ce s-a finalizat selecia la nivelul GAL-ului sau AM-PNDR, Cererea de Finan are (mpreun cu anexele sale) se depune la OJPDRP, n vederea obinerii finanrii. Fiecare partener de proiect cu sediul n Romnia, eligibil pentru finanare n cadrul Msurii 421, va ntocmi propria cerere de finanare, aferent contribuiei sale la finanarea proiectului de cooperare. n cazul n care beneficiarul selectat este o entitate tip LEADER care i desfoar activitatea pe teritoriul unui GAL selectat de AM PNDR, cererea de finanare va fi depus la OJPDRP pe raza cruia se va implementa proiectul, de ctre un angajat mputernicit (prin procur notarial) din cadrul GAL-ul pe teritoriul cruia este localizat beneficiarul selectat. Cererile de Finanare trebuie s fie nsoite obligatoriu de Fia de verificare a conformitii, Fia de verificare a eligibilitii, Fia de verificare a criteriilor de selecie i Raportul de Selecie. Raportul de selecie trebuie s fie nsoit de o copie a Declara iilor privind evitarea conflictului de interese ale persoanelor implicate n procesul de evaluare i selecie a proiectelor. Raportul de Selecie trebuie s fie datat, s prezinte semnturile membrilor Comitetului de Selecie i s fie avizat de Preedintele GAL sau Reprezentantul legal al GAL sau de un alt membru al Consiliului Director mandatat n acest sens i tampila GAL. OJPDRP poate primi Cereri de Finanare depuse de ctre GAL ce vor fi finanate prin Axa 4 LEADER, dup ce se ncheie Contractul de Finanare pe Sub-msura 431.2, ntre GAL i APDRP. GAL-ul va depune la OJPDRP cererile de finanare aferente proiectelor de cooperare att n cazul n care GAL-ul este beneficiarul acestora, ct i n cazul n care beneficiari sunt alte entiti tip LEADER din teritoriul acoperit de GAL. GAL depune Cererea de Finanare n dou exemplare la referentul Serviciului Verificare Cereri de Finanare (SVCF) din cadrul OJPDRP unde proiectul va fi implementat, mpreun cu documentele originale (pentru care a ataat copii). Fiecare exemplar va include Cererea de Finanare (formular E 1.1 LC) corect completat. Cererea de Finanare pentru msura 421 se compune din: Formularul E 1.1 LC; Pentru fiecare obiectiv de investiii care se regsete ntr-o msur PNDR, se depun ca anexe la formularul Cererii de Finanare toate anexele aferente msurii respective.)
27
Cu titlu de exemplu, pentru un proiect de cooperare care presupune, printre altele, realizarea unei componente de investiii care se nscrie n obiectivele Msurii 121, pe lng formularul E 1.1 LC, solicitantul va depune si anexele aferente, respectiv studiu de fezabilitate/proiect tehnic/ memoriu justificativ din care sa se poat completa urmtoarele: Formularele de Buget indicativ; Anexa A1 Deviz financiar Capitolul 3 Cheltuieli pentru proiectare i asisten tehnic; Anexa A2 Devizul obiectului; Anexa A3 Deviz capitolul 2 Cheltuieli pentru asigurarea utilitilor necesare obiectivului; Anexa A4 Deviz cheltuieli culturi (dac este cazul). Atenie! Cifrele prezentate n aceste anexe aferente unei componente de investiii trebuie s se coreleze cu totalul pe componenta respectiv din E 1.1 LC. Pentru a evita decontarea aceleiai cheltuieli de mai multe ori, din surse diferite, solicitantul este obligat s prezinte ca document suplimentar la Seciunea D a Cererii de Finan are, extras din proiectul tehnic (pentru investiiile n curs), sau proces verbal de recepie (pentru investiiile finalizate) ntocmit pentru investiiile nscrise n aceast seciune. Extrasul din proiectul tehnic trebuie s conin punctele de reper identificabile ale investiiei (de ex: nr. de kilometri care se vor realiza, punctele de reper ale lucrrii etc). Expertul SVCF care primete Cererea de Finanare trebuie s se asigure de prezena Raportului de selecie sau a documentului emis de AM PNDR prin care se atest selectarea proiectului de cooperare. Primirea, acceptarea/neacceptarea, verificarea conformitii i nregistrarea Cererii de Finanare se realizeaz conform indicaiilor i termenelor de ntocmire/transmitere prevzute n Manualul de procedur de evaluare, la nivelul OJPDRP. La nivelul OJPDRP se completeaz: Fia de verificare a conformitii proiectului de cooperare (formularE2.1LC); De asemenea, dac proiectul prevede componente de investiii, cte o fi de verificare a conformitii aferent fiecrei componente de investiii; n acest caz, pentru fiecare component de investiii se va completa fia de verificare a conformitii conform modelului aplicabil pentru msura din PNDR n care se ncadreaz componenta de investiii respectiv.
Fia/fiele de verificare a conformitii vor fi ntocmite de expertul SVCF respectnd termenul stabilit n Manualul de evaluare, iar angajatul GAL (dac GAL este beneficiar/sau este mandatat de ctre solicitant atunci cnd nu este GAL beneficiar) va semna de luare la cunotin. Se va ine cont ca Fia de verificare a conformitii s fie codificat corespunztor axei 4 LEADER. Expertul SVCF transmite Fia spre verificare ctre eful SVCF, spre aprobare ctre Directorul Adjunct OJPDRP, respectndu-se termenele specifice prevzute de Manualul de evaluare. Verificarea conformitii se realizeaz respectnd fluxul procedural i termenele descrise n Manualul de procedur de evaluare.
28
ATENIE! Specific Msurii 421: Codificarea Cererii de Finanare va conine toate elementele specifice cerute pentru msura 421 i n plus va prezenta un element dinstinct prin care, proiectul s poat fi ncadrat n strategia GAL. Numrul Cererii de Finanare va fi format din 20 casete care se vor completa dup cum urmeaz:
1. F/N
2. Numr msur
3. Numrul msurii PNDR n care se ncadreaz preponderent obiectivul proiectului
4. Nr. Apel
5. Anul alocaiei financiare
6. Regiune
7. Cod jude
8. Ultimele 3 cifre ale deciziei AM de autorizare a GAL
9 Numr de ordine n registrul CF
1. Cerere de Finanare finanat/nefinanat 2. Trei cifre care reprezint Msura 421 din cadrul axei IV LEADER. 3. Patru cifre pentru msura n care se ncadreaz obiectivul proiectului; deoarece un proiect poate avea mai multe componente, finanate din mai multe msuri PNDR, se va nscrie msura care are ponderea cea mai mare n finanarea proiectului; dac msura are un cod din trei cifre, prima csu se va completa cu 0 4. Dou cifre care reprezint numrul apelului de deschidere a sesiunii de depunere a proiectelor n cadrul Msurii 421, de ctre APDRP. 5. Dou cifre care reprezint ultimele cifre ale anului alocaiei financiare (ex. 12 pentru 2012, 13 pentru 2013); 6. O cifr corespunznd codului regiunii, aa cum este precizat mai jos: COD REGIUNE 1 NORD EST 2 SUD EST 3 SUD 4 SUD VEST 5 VEST 6 NORD VEST 7 CENTRU 8 BUCURETI - ILFOV 7. Dou cifre corespunznd codului judeului, aa cum este precizat mai jos: Cod Jude Cod Jude 1 ALBA 22 HUNEDOARA 2 ARAD 23 IALOMIA 3 ARGE 24 IAI 4 BACU 25 ILFOV 5 BIHOR 26 MARAMURE BISTRIA6 27 MEHEDINI NSUD 7 BOTOANI 28 MURE 8 BRASOV 29 NEAM 9 BRILA 30 OLT 10 BUZU 31 PRAHOVA CARA11 32 SATU MARE SEVERIN
29
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
CLRAI CLUJ CONSTANA COVASNA DAMBOVIA DOLJ GALAI GIURGIU GORJ HARGHITA
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
SLAJ SIBIU SUCEAVA TELEORMAN TIMI TULCEA VASLUI VLCEA VRANCEA BUCURETI
8. Trei cifre corespunztoare ultimelor trei cifre ale Deciziei de Autorizare GAL, emis de AM PNDR; 9. Dou cifre corespunztoare numrului n ordinea nregistrrii n Registrul de nregistrare a Cererilor de Finanare. Dac cererea de finanare este declarat conform, dosarul administrativ al Cererii de Finanare (inclusiv Pista de Audit) se va ntocmi conform indicaiilor i respectndu-se termenele de ntocmire/transmitere din Manualul de evaluare. eful SVCF - OJPDRP ntocmete bilunar Lista cererilor de finanare conforme, neconforme i retrase, att n format electronic ct i tiprit, semnat de directorul adjunct OJPDRP. Aceasta se scaneaz i se transmite la SEC-CRPDRP n vederea ntocmirii listelor E6.1 LC, E6.2 LC, E6.3 LC i a Raportului de evaluare E6.0 LC la nivel regional. Dac cererea de finanare este declarat neconform la nivelul OJPDRP , beneficiarul poate redepune proiectul respectiv numai la GAL (i nu la OJPDRP), relund fluxul descris la capitolul 4.1 Selecia proiectelor de ctre GAL i doar atunci cnd GAL-ul mai organizeaz o sesiune de selecie pentru proiecte n cadrul Msurii 421. Capitolul 5: Verificarea eligibilitii Datorit faptului c toate proiectele de cooperare sunt complexe i integrate, verificarea eligibilitii Cererii de Finanare se realizeaz la nivelul CRPDRP-SEC. Experii SEC vor completa: Fia de verificare a eligibilitii proiectului de cooperare (E3.1 LC); De asemenea, dac proiectul prevede componente de investii, cte o fi de verificare a eligibilitii aferent fiecrei componente de investiii; n acest caz, pentru fiecare component de investiii se va completa fia de verificare a eligibilitii conform modelului aplicabil pentru msura din PNDR n care se ncadreaz componenta de investiii respectiv.
Sprijinul financiar acordat prin Msura 421 respect regula de minimis aa cum este prevzut de Regulamentul CE nr. 1998/2006. Atenie! n aceast etap experii APDRP nu vor completa Fia de verificare a criteriilor de selecie.
30
Prin completarea Fiei de verificare a eligibilitii (E3.1 LC), se verific respectarea criteriilor generale de eligibilitate aa cum sunt prevzute n fia Msurii 421 din PNDR, cu completrile i modificrile ulterioare. Prin completarea Fielor de verificare a eligibilit ii specifice msurilor PNDR n care se ncadreaz obiectivele proiectului, expertul va verifica respectarea criteriilor specifice de eligibilitate aferente componentelor proiectului. Expertul verificator poate s solicite informaii suplimentare, dac este cazul. Verificarea eligibilitii se realizeaz respectnd fluxul procedural i termenele descrise n Manualul de procedur de evaluare. Solicitrile de informaii suplimentare (formular E 3.4 LC) pot fi adresate att solicitantului ct i ctre GAL-ul care a selectat proiectul, n funcie de natura informaiilor solicitate. Pentru toate proiectele finanate prin Msura 421, expertul va analiza, la punctul de verificare al Declaraiei pe propria rspundere a solicitantului, dac exist riscul dublei finanri pentru aceeai investiie, prin compararea documentelor depuse referitoare la elementele de identificare ale investiiilor finanate prin alte programe sau msuri din PNDR, cu elementele descrise n proiectul tehnic aferent Cererii de Finanare. ntocmirea Listei Cererilor de finanare eligibile, neeligibile i retrase i a Raportului de evaluare la nivel CRPDRP Raportul de evaluare E6.0 LC conine: E6.1 LC- Lista cererilor de finanare eligibile E6.2 LC- Lista cererilor de finanare neeligibile E6.3 LC- Lista cererilor de finanare retrase Pentru proiectele finanate prin Msura 421, se completeaz formularele E6.1 LC- Lista Cererilor de Finanare eligibile, E6.2 LC Lista cererilor de finanare neeligibile i E 6.3 LCLista cererilor de finanare retrase i E6.0 LC Raport de evaluare. eful SEC - CRPDRP cumuleaz i verific listele transmise de SVT-CRPDRP i SECCRPDRP i ntocmete bilunar Lista cererilor de finanare eligibile (ordonate n ordinea nregistrrii), neeligibile i retrase (E6.1L C, E6.2 LC, E6.3 LC) mpreun cu Raportul de evaluare (E6.0 LC), care va fi aprobat de Directorul CRPDRP. Raportul (E6.0 LC) se nregistreaz de ctre referent n Registrul de nregistrare a documentelor E2.3 (formularul se regsete n Manualul de procedur de evaluare). Termenul de ntocmire a Raportului de evaluare este de 2 zile pentru CRPDRP, att pentru ntocmire, avizare, aprobare. Capitolul 6: Decizia de aprobare a proiectelor Raportul de evaluare (E6.0 LC), cu semntura Directorului CRPDRP, reprezint documentul n baza cruia solicitantul va fi notificat cu privire la aprobarea proiectului, prin intermediul formularului E6.8 LC. Atenie! Avnd n vedere c partenerii unui proiect de cooperare pot avea sediile n regiuni sau chiar ri diferite, aprobarea proiectului nu va conduce automat la semnarea unui
31
contract de finanare, ci este nevoie ca toi partenerii s obin aprobarea finanrii pentru partea aferent lor din bugetul proiectului fie de la CRPDRP pe raza cruia i au sediul, fie de la alte instituii de finanare (atunci cnd partenerii i au sediul n alt ar). Atunci cnd un partener nu beneficiaz de finanare din partea APDRP sau a altor instituii/autoriti contractante, n loc de aprobarea finanrii va fi necesar acordul acestuia c va participa la cofinanarea proiectului. Contractul de finanare va fi semnat n etapa ulterioar cu solicitantul doar atunci cnd acesta va prezenta la CRPDRP toate deciziile de aprobare/acordurile aferente partenerilor de proiect identificai n cererea de finanare. n situaia n care toi partenerii proiectului i au sediul pe raza aceluiai CRPDRP i toate cererile de finanare depuse de fiecare partener sunt aprobate n urma verificrii eligibilitii, solicitanii vor fi notificai s se prezinte pentru semnarea contractului la CRPDRP, fr a li se mai cere depunerea dovezii c partenerii de proiect au primit aprobrile aferente. Solicitanii ale cror Cereri de Finanare au fost declarate eligibile, vor fi notificai n termen de 3 zile de la data aprobrii Raportul de evaluare (E6.0 LC), de ctre expertul CRPDRPSEC, prin intermediul formularului E6.8 LC, bifnd opiunea eligibil. n baza aceluiai formular se notifica solicitantul n vederea ncheierii Contractului de Finanare. Notificarea Cererilor de Finanare Neeligibile Solicitanii ale cror Cereri de Finanare au fost declarate neeligibile, vor fi notificai n termen de 3 zile de la data aprobarii Raportul de evaluare (E6.0 LC), de ctre expertul CRPDRP-SEC, prin intermediul formularului E6.8 LC, bifnd opiunea neeligibil. Notificarea se ataeaz la dosarul administrativ al cererii de finanare. Cererile de finanare neeligibile vor fi pstrate n sistem nc maximum 60 zile pn la finalizarea contestaiilor, ulterior urmnd a fi returnate solicitanilor. Soluionarea contestaiilor Contestaiile privind decizia de finanare a proiectelor rezultat ca urmare a verificrii eligibilitii de ctre CRPDRP vor fi depuse, n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea notificrii, la CRPDRP-ul responsabil de primirea proiectului. Expertul SEC - CRPDRP va transmite contestaia n cel mult 1 zi lucrtoare la DATL-SL, n vederea soluionrii. Contestaiile depuse n mod eronat la sediul MADR/CDRJ, se redirecioneaz la APDRP, care le direcioneaz la DATL-SL n vederea soluionrii. Vor fi considerate contestaii i analizate n baza prezentei proceduri doar acele solicitri care contest elemente legate de eligibilitatea proiectului depus, valoarea proiectului declarat eligibil/valoarea sau intensitatea sprijinului public acordat pentru proiectul depus.
32
Analiza contestaiilor se va face de ctre DATL-SL sau de ctre CRPDRP, altul dect cel care a efectuat eligibilitatea proiectului, n baza unei note avizate de Directorul Direciei Asisten Tehnic i LEADER i aprobat de Directorul General. Expertul SL-DATL/CRPDRP va solicita dosarul administrativ al proiectului la SECCRPDRP unde s-a efectuat verificarea eligibilitii cererii de finanare pentru proiectul n cauz. n urma analizei pentru fiecare contestaie, se ntocmete Raportul asupra contestaiei, care conine Contestaia nsoit de documentele depuse de solicitant. n cazul contestaiilor rezolvate de CRPDRP (altul dect cel care a efectuat eligibilitatea), Raportul asupra contestaiei este ntocmit de un expert SEC, verificat de eful SEC i avizat de Directorul CRPDRP, care propune admiterea sau respingerea contestaiei. Decizia final asupra rezolvrii contestaiei se realizeaz prin aprobarea/neaprobarea Directorului General. n acest sens, expertul SEC va transmite la DATL-SL dosarul contestaiei, care va conine raportul asupra contestaiei i copii dup toate documentele care au stat la baza soluionrii acesteia - contestaia depus, notificarea transmis aplicantului, fiele de verificare E3.1 LC i/sau, dup caz, E3.2 LC iniiale, fiele de verificare refcute E3.1 LCR i/sau dup caz E3.2 LCR, documentele justificative elocvente pentru soluia propus de expertul evaluator. Expertul DATL-SL va nainta raportul Directorului General spre aprobare. Pentru contestaiile rezolvate de DATL, se va ntocmi Raportul asupra contestaiei, de ctre un expert SL, care va fi verificat de eful SL i avizat de Directorul Direciei Asisten Tehnic i LEADER, care propune admiterea sau respingerea contestaiei. Decizia final asupra rezolvrii contestaiei se realizeaz prin aprobarea/neaprobarea Directorului General.
n cazul unor divergene de opinie ntre expert i eful de serviciu, medierea se va realiza la nivelul Directorului Direciei Asisten Tehnic i LEADER, raportul de contestaie avnd o singur rezoluie: admis sau respins. n urma analizei raportului i a documentelor justificative aferente unei contestaii, DATL/CRPDRP poate solicita CRPDRP-ului care a evaluat iniial cererea de finanare, copii ale unor documente justificative suplimentare din dosarul cererii de finanare. La solicitarea DATL/CRPDRP care rezolv contestaia, n situaia n care pe parcursul reevalurii de ctre expertul cruia i-a fost repartizat contestaia se constat elemente, altele dect cele contestate, care pot influena eligibilitatea proiectului, valoarea eligibil sau public sau intensitatea sprijinului stabilit, expertul va sesiza imediat Direcia Control i Antifraud, n vederea verificarii aspectelor sesizate, iar n raportul de analiz a contestaiei expertul se pronun numai privitor la elementele contestate, consemnndu-se faptul c a fost sesizat DCA. Sesizarea va fi nsoit de dosarul contestaiei care va cuprinde: contestaia depus, raportul de analiz al contestaiei, notificarea transmis solicitantului, fiele de verificare iniiale E3.1 LC i/sau E 3.2 LC, fiele de verificare refcute E 3.1 LCR i/sau E 3.2 LCR (dac acestea au fost ntocmite pentru cererea de finanare n cauz), documentele justificative elocvente menionate n raportul de analiz a contestaiei pentru soluia propus de expertul evaluator. Experii DCA se vor pronuna asupra elementelor sesizate printr-un raport de control ce va fi ntocmit conform prevederilor procedurii de control i antifraud. Raportul de verificare a
33
proiectului n cauz va fi comunicat DATL/CRPDRP care soluioneaz contestaia. Expertul DATL-SL/CRPDRP-SEC care a elaborat raportul de analiz a contestaiei, va anexa la acesta raportul emis de ctre DCA. Dup soluionarea contestaiilor, un expert DATL SL va transmite ctre toate CRPDRPurile pe raza crora exist solicitani care au depus contestaii, o copie a raportului de contestaii n vederea notificrii solicitanilor, precum i documentele ntocmite pe parcursul procesului de soluionare a contestaiilor, pentru a fi ataate dosarului cererii de finanare care a fcut obiectul contestaiei. Solicitanii vor fi notificai n termen de 2 zile lucrtoare de la aprobarea Raportului asupra contestaiei, privind admiterea sau respingerea acesteia, prin intermediul formularului E6.8.2LC, preluat din procedura de evaluare-selectare. Notificrile sunt transmise de ctre CRPDRP-ul pe raza cruia au depus contestaiile. DATL-SL/SEC-CRPDRP returneaz cererile de finanare i dosarul administrativ ctre CRPDRP de la care a fost solicitat i care a efectuat verificarea iniial a proiectului. Termenul de instrumentare a contestaiilor depuse este de 15 zile lucrtoare de la primirea contestaiei de ctre serviciul care o instrumenteaz i poate fi prelungit cu nc maximum 15 zile lucrtoare, dac numrul contestaiilor depuse este foarte mare, sau dac perioada de analiz a contestaiilor se suprapune cu alte sesiuni de verificare. Astfel, termenul maxim pentru a rspunde contestaiilor adresate este de 30 de zile lucrtoare de la ultima zi de primire a contestaiilor. Pentru evidenta contestaiilor depuse, n ultima zi lucrtoare a fiecrui trimestru, un expert SEC CRPDRP ntocmete Raportul contestaiilor (Formular E7.5 LC) pe care l transmite la DATL-SL. n acest document vor fi reflectate contestaiile soluionate n trimestrul de raportare, respectiv contestaii depuse n trimestrul respectiv sau n trimestrul anterior. De asemenea, vor fi nscrise i contestaiile depuse n trimestrul de raportare dar nesoluionate pn la finele trimestrului respectiv, indicndu-se n curs de soluionare n coloana Data soluionrii definitive a contestaiei. DATL-SL cumuleaz documentele i constituie Raportul contestaiilor (centralizat) formular E7.5 LC, care va fi nsoit de dosarul fiecrei contestaii, care va cuprinde copii ale urmtoarelor documente: a) contestaia depus; b) raportul de instrumentare a contestaiei; c) notificarea transmis solicitantului; d) fiele de verificare E3.1 LC i/sau, dup caz, E3.2 LC iniiale; e) fiele de verificare refcute E3.1 LCR i/sau dup caz E3.2 LCR; f) documentele justificative elocvente pentru soluia propus de expertul evaluator. Dac pe parcursul desfurrii procesului de evaluare precum i de soluionare a contestaiilor se constat greeli de orice natur, APDRP are obligaia de a cerceta cauzele producerii acestora, de a identifica persoanele culpabile i de a dispune msurile administrative corespunztoare. Capitolul 7: Contractarea Aceast seciune prezint procedura de ncheiere a Contractelor de Finanare cu solicitanii de finanare n cadrul Msurii 421.
34
Procedura stabilete: etapele pe care trebuie s le parcurg n activitatea de contractare, serviciile implicate de la nivelul Oficiilor Judeene, Centrelor Regionale i Direcia Asisten Tehnic i LEADER - Serviciul LEADER APDRP ; coninutul cadru al Contractului de Finanare, a condiiilor specifice i generale ale Contractului, a documentelor care sunt anexate contractului.
Descrierea fluxului procedural privind contractarea proiectelor C7.1 C7.2 C7.3 C7.4 C7.5 Elaborarea i semnarea Contractului de Finanare ntre APDRP-CRPDRP i Beneficiari. ntocmirea Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual. Transmiterea de ctre CRPDRP a unui exemplar al Contractului de Finanare semnat (Act Adiional) la Oficiul Judeean de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit de care aparine Beneficiarul. Avizarea de ctre CRPDRP a solicitarii de modificare a Contractului de Finanare Elaborarea i semnarea Actelor Adiionale la Contractul de Finanare, ntre APDRP-CRPDRP i Beneficiari. ncetarea contractului.
C7.1 Notificarea Cererilor de Finanare eligibile/neeligibile n maximum 5 zile de la finalizarea soluionrii contestaiilor, expertul SEC-CRPDRP ntocmete i transmite beneficiarilor din lista E6.1 LC Cereri de Finanare eligibile, formularul E6.8 LC Notificarea cererilor de finanare eligibile/neeligibile. Dac proiectul a fost declarat eligibil, prin intermediul acestui document se realizeaz i notificarea beneficiarului pentru semnarea Contractului de Finanare. Notificarea se transmite direct la Beneficiar, prin pot sau fax, folosind datele de contact din cererea de finanare. Not n situaia n care GAL-ul nu se poate prezenta pentru semnarea contractului din motive care in de ntrzieri n obinerea aprobrilor necesare celorlali parteneri de cooperare (naionali sau externi), acesta poate solicita amnarea semnrii contractului de finanare pn la data la care toate aprobrile necesare sunt ob inute. n acest sens, beneficiarul va trebui s depun o not justificativ la care s anexeze documente doveditoare (spre exemplu, adrese oficiale din parte autoritilor competente) prin care s se demonstreze faptul c procesul de aprobare a proiectului este n curs i c acesta nu a fost respins. n situaia n care beneficiarul notific APDRP c nu mai dorete ncheierea contractului (exemplu: cel puin unul dintre partenerii din proiect nu a primit aprobarea de la autoritatea de care aparine, sau beneficiarul nu poate face dovada asigurrii cofinanrii/nu depune o declaraie pe propria rspundere privind asigurarea cofinanrii), expertul care a transmis Notificarea ntocmete, n cel mult 3 zile lucrtoare, o adres ctre Beneficiar, prin care l
35
anun c proiectul are statut de contract nencheiat. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC nregistreaz adresa i o tampileaz la secretariatul Autoritii Contractante CRPDRP. Proiectul se claseaz nencheiat i se nregistreaz n Registrul C1.13 (se va utiliza formularul din Manualul de procedur pentru contractare) de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC-CRPDRP, dup declararea contractului nencheiat, va completa Nota de constatare a nencheierii contractului - Formularul C1.16.1 LC (se va utiliza formularul din Manualul de procedur pentru contractare), care n urma aprobrii de ctre Directorul CRPDRP, printr-o Adres de transmitere intern, va fi transmis spre luare la cunotin ctre toate serviciile i direciile operaionale, respectiv: Expertul cu atribuii de monitorizare la CRPDRP; SVCF OJPDRP; Direcia Asisten Tehnic i LEADER Serviciul LEADER; Toate CRPDRP pe raza crora i au sediile ceilali parteneri ai beneficiarului n cadrul proiectului de cooperare.
n aceast situaie, n maximum 2 zile lucrtoare de la clasificarea proiectului ca nencheiat, Directorul CRPDRP va anuna SVCFOJPDRP i DATL Serviciul LEADER printr-o not intern, de faptul c Beneficiarul a renunat la ajutorul financiar. C7.2 Elaborarea i semnarea Contractului de Finanare ntre APDRP CRPDRP i Beneficiari. ntocmirea Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual Prin Notificarea (formularul E6.8 LC) pe care expertul SEC de la nivelul CRPDRP o trimite Beneficiarului, acestuia i se precizeaz obligaia de a prezenta la sediul CRPDRP pentru a se putea ncheia i semna Contractul de Finanare, fiind totodat stabilit un termen de maxim 10 zile lucrtoare n care Beneficiarul poate prezenta CRPDRP urmtoarele documente, necesare ntocmirii Contractului de Finanare: Cazierul judiciar al responsabilului legal, document n original; Toate deciziile de aprobare/acordurile aferente partenerilor de proiect identificai n cererea de finanare (doar n cazul n care partenerii nu aparin de acelai centru regional de care aparine solicitantul); Documentele, n original, care dovedesc capacitatea i sursa de cofinanare emise de ctre o instituie financiar bancar.
Urmtoarele documente vor fi anexate la Contractul de Finanare i vor fi parte integrant a acestuia, avnd aceeai putere juridic: Anexa I Anexa II Prevederi Generale Buget
36
Anexa III Anexa IV Anexa V
Anexa VI Anexa VII
Instruciuni privind Achiziiile Instruciuni de plat Cererea de finanare i anexe (acordul de cooperare, proiect de cooperare, memorii justificative/proiecte tehnice/studiu de fezabilitate i anexele economice ale cererilor de finanare specifice msurilor n care se ncadreaz aciunea de investiii etc) Certificatul/Autorizaia Auditorului propus n cadrul proiectului Alte documente (furnizate de beneficiar n baza notificrii)
Pentru Anexele III Instruciuni privind achiziiile i IV Instruciuni de plat vor fi preluate ultimele variante aprobate ale Instruciunilor elaborate de Direciile de specialitate din cadrul APDRP. Dup verificarea de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul Serviciului Evaluare Contractare de la CRPDRP a documentelor prezentate de ctre Beneficiar (printre care trebuie s se regseasc aprobrile/acordurile aferente celorlali parteneri ai proiectului de cooperare), prin care acesta demonstreaz c ndeplinete cerinele Autoritii Contractante n vederea ncheierii Contractului de Finanare i a Bugetului, se trece la etapa de ncheiere ntre pri a Contractului de Finanare i la ntocmirea Angajamentului Bugetar Individual i a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli. ntocmirea Angajamentului Bugetar Individual i a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli Pentru ntocmirea Angajamentului Bugetar Individual (ABI) i a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli (PAC), se vor respecta fluxul de lucru, termenele procedurale i formularele din versiunea aprobat a Manualului de Contractare. Documentele Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i Angajamentul Bugetar Individual se vor completa, conform reglementrilor i normelor metodologice n vigoare, de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC i se avizeaz de ctre eful SEC. Valoarea n lei nscris n aceste documente va corespunde valorii prevzute de ctre Beneficiar n Formularul de Buget. Rata de conversie utilizat pentru transformare va fi cea publicat de Banca Central European pe Internet la adresa: http://www.ecb.int/index.html, din ziua ntocmirii proiectului de cooperare de ctre Beneficiar. n cel mult 2 zile de la primirea tuturor documentelor solicitate din partea Beneficiarului, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC ntocmete Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual, odat cu Contractul de Finanare. n momentul ntocmirii Contractului de Finanare, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual vor cuprinde valoarea eligibil n lei aferent ntregii perioade de implementare a proiectului, nscris de beneficiar n Formularul de Buget. Dup ntocmirea celor dou documente de ctre expertul SEC, acesta le va transmite efului SEC, care le va aviza n cel mult 1 zi de la primire. Dac eful SEC va identifica erori n completarea PAC i ABI, acestea vor fi remediate de ctre expertul SEC n cadrul aceleiai zile. Ulterior avizrii de ctre eful SEC, expertul SEC va transmite PAC i ABI ctre expertul cu atribuii contabile, pentru operarea acestor nregistrari n evidenele contabile. Termenul privind acordarea vizei din partea expertului cu atribuii contabile este de 1 zi de la data primirii celor dou documente.
37
Dup ce se obine viza de la expertul cu atribuii contabile, ambele documente se transmit de ctre expertul SEC, spre avizare de ctre Controlul Financiar Preventiv Propriu. Avizarea de ctre CFPP se va realiza n cel mult 3 zile de la primirea documentelor. Dup obinerea acestor vize, expertul SEC va transmite PAC i ABI ctre Directorul CRPDRP, care le va aproba n cel mult 2 zile de la primire. Ulterior aprobrii de ctre Directorul CRPDRP a angajamentelor financiare (Angajamentul Bugetar Individual i Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli), expertul cu atribuii SEC le ataeaz la dosarul administrativ al Contractului de Finanare. ntocmirea dezangajrilor bugetare Experii cu atribuii de contractare din cadrul SEC, procedeaz la dezangajarea sumelor din contabilitate n urmtoarele cazuri: Atunci cnd contractul se claseaz nencheiat i au fost deja angajate valori prin nregistrarea contabil a Propunerilor de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual. n cazul ncetrii unilaterale a Contractului de Finanare (cu sau fr implicaii financiare); n cazul ncetrii prin acordul prilor a Contractului de Finanare; Alte situaii temeinic justificate, n care Beneficiarul poate solicita modificarea Contractului de Finanare, cu implicaii financiare.
n cazul dezangajrilor, documentele Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i Angajamentul Bugetar Individual se vor completa cu valori negative, cu semnul minus, conform reglementarilor i normelor metodologice n vigoare, de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC i se avizeaz de ctre eful SEC. Termenul de ntocmire de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC a Propunerii de Angajare a unei Cheltuieli i a Angajamentului Bugetar Individual, cu valori negative, este de 1 zi lucrtoare. PAC i ABI pentru dezangajarea sumelor vor urma aceeai pai procedurali, vor necesita aceleai vize i vor respecta aceleai termene, ca i n cazul celor elaborate pentru angajarea sumelor. Procesul de avizare se ncheie tot cu aprobarea Directorului CRPDRP. Pentru ntocmirea dezangajrilor bugetare se va respecta fluxul de lucru, termenele procedurale i se vor folosi formularele din versiunea aprobat a Manualului de Contractare.Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i Angajamentului Bugetar Individual, elaborate n vederea dezangajrii, se ataeaz de ctre expertul cu atribuii de contractare SEC la dosarul administrativ al Contractului de Finanare. Elaborarea i semnarea Contractului de Finanare ntre APDRP CRPDRP i Beneficiari Pentru ntocmirea i avizarea contractului se vor respecta fluxul i termenele procedurale prevzute n Manualul de contractare. Prevederi specifice Msurii 421
38
Dup primirea tuturor documentelor solicitate din partea beneficiarului (n maxim 10 zile lucrtoare de la primirea de ctre acesta a notificrii privind eligibilitatea), expertul cu atribuii de contractare din cadrul Serviciului Evaluare Contractare de la CRPDRP, completeaz angajamentul legal, reprezentat de Contractul de Finanare (formularul C1.1 LC), avnd la baza completrii urmtoarele documente: Cererea de finanare i anexe (acordul de parteneriat, proiect de cooperare, memorii justificative/proiecte tehnice/studiu de fezabilitate i anexele cererilor de finanare specifice msurilor n care se ncadreaz aciunea de investiii etc.); Certificatul/Autorizaia Auditorului propus n cadrul proiectului; Alte documente (furnizate de beneficiar n baza notificrii).
Expertul SEC de la nivelul CRPDRP nregistreaz Contractul n Registrul de nregistrare a Contractelor de Finanare. eful SEC verific nscrierea n acest formular. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC-CRPDRP se asigur c valorile din angajamentul legal Contractul de Finanare i din angajamentele financiare (Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i Angajamentului Bugetar Individual) sunt transcrise corect. n aceast etap expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC completeaz Formularul Contractul de Finanare" i Formularul C1.4 LC Fia de verificare a contractului, utilizat pentru a verifica dac a fost realizat corect fiecare etap procedural. De asemenea, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC completeaz i semneaz formularul C1.14 LC Pista de audit pentru contract, document care reflect etapa procedural n care se afl Contractul de Finanare, formular pe care semneaz fiecare dintre reprezentanii compartimentelor care avizeaz Contractul de Finanare. Expertul SEC va completa Contractul de Finanare, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli, Angajamentul Bugetar Individual, Fia de verificare a contractului i Pista de audit pentru contract n cel mult 2 zile de la data primirii tuturor documentelor din partea beneficiarului. Dup completarea tuturor formularelor menionate mai sus, expertul SEC le transmite efului SEC, care va aviza Fia de verificare a contractului, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli i Angajamentul Bugetar Individual n cel mult 1 zi. Dac eful SEC va identifica erori, acestea vor fi remediate de ctre expertul SEC n cadrul aceleiai zile. eful SEC va semna si Contractul de Finantare. Avizarea Contractelor de Finanare Angajamentelor legale Contractele de Finanare se avizeaz de ctre eful SEC, consilierul juridic i controlul financiar preventiv propriu i sunt aprobate ulterior de ctre Directorul CRPDRP, cu respectarea termenelor procedurale stabilite n manualul de evaluare. Avizarea de ctre Consilierul juridic n cel mult 1 zi de la avizarea Fiei de verificare a contractului (Formularul C1.4 LC), expertul cu atribuii de contractare SEC transmite ctre Consilierul juridic-CRPDRP pentru avizarea Contractelor de Finanare, urmtoarele: 2 exemplare n original ale Contractului de Finanare i anexele acestuia; Fia de Verificare a Contractului;
39
Pista de audit.
Din punct de vedere juridic, Consilierul Juridic de la nivelul CRPDRP procedeaz la: Controlul legalitii contractului conform legislaiei n vigoare; Verificarea Contractului de Finanare i anexele acestuia, cu respectarea prevederilor legale i conformitatea cu contractul cadru i anexele reglementate procedural; Semnarea n pista de audit. Consilierul juridic vizeaz Contractele de Finanare i semneaz pista de audit n cel mult 1 zi lucrtoare sau solicit documente justificative suplimentare de la Beneficiar, atunci cnd considera c este cazul, n vederea avizrii. Aceste solicitri sunt formulate n scris i transmise expertului cu atribuii de contractare din cadrul SEC. n cazul solicitrii n scris de informaii suplimentare de ctre Consilierul Juridic CRPDRP, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC care a pregtit respectivul Contract de Finanare, solicit Beneficiarului informaiile suplimentare, prin intermediul formularului Solicitare informaii suplimentare (C1.3 LC). Termenul de rspuns la aceste informaii este de cel mult 3 zile de la data primirii solicitrii de ctre Beneficiar. n cazul contractelor pentru care s-au solicitat informaii suplimentare, dup primirea acestor informaii de la Beneficiar, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, reia fluxul procedural n vederea obinerii vizei de la consilierul juridic, transmind aceste informaii printr-o Not de transmitere intern. Notele de transmitere intern vor fi semnate de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC care a ntocmit documentaia i de eful de serviciu SEC. Dac sunt solicitate informaii suplimentare, termenul de avizare de ctre consilierul juridic se va prelungi cu perioada n care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaug 1 zi lucrtoare dup primire. n cazul n care Beneficiarul nu rspunde la informaiile suplimentare solicitate n termenul prevzut i nu notific Autoritatea Contractant de ntrzierea transmiterii rspunsului la informaiile suplimentare, atunci expertul SEC anuleaz Contractul de Finanare ntocmit i-l claseaza ca i contract nencheiat. Avizarea de ctre Controlul Financiar Preventiv Propriu Dup obinerea vizei de la consilierul juridic-CRPDRP, expertul cu atribuii de contractare SEC, transmite Contractele de Finanare nsoite de documentaia aferent pentru avizare la Controlul Financiar Preventiv Propriu de la nivelul CRPDRP. Controlul financiar preventiv propriu (CFPP) se face de ctre expertul controlor financiar din cadrul CRPDRP, n conformitate cu prevederile legale n vigoare cu privire la atribuiile i exercitarea Controlului Financiar Preventiv. Odat cu Contractul de Finanare i anexele acestuia, expertul cu atribuii de contractare SEC, transmite CFPP pentru activitatea de control, Dosarul administrativ al Contractului de Finanare care cuprinde toate documentele aferente contractului respectiv. Conform reglementrilor legale n vigoare, controlorii financiari din cadrul Serviciului Control financiar preventiv din cadrul CRPDRP verific dac documentele justificative
40
corespunztoare Contractului de Finanare respect cerinele de legalitate, regularitate i ncadrare n limitele angajamentelor bugetare aprobate. Controlorii financiari acord viza dup ce verific realitatea i legalitatea, certificat anterior prin semntura conductorilor serviciilor de specialitate implicate pn n momentul acestei operaiuni. Controlorii financiari avizeaz prin semntur i tampil Contractul de Finanare (angajamentul legal), Angajamentul Bugetar Individual, Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli, semneaz pista de audit i transmite documentatia vizat expertului Serviciului Evaluare Contractare. n caz de neavizare, controlorii financiari ntocmesc fie o solicitare scris, prin care se solicit informaii suplimentare pentru a clarifica informaii din dosarul Beneficiarului cu privire la legalitate, regularitatea acestora, fie o not prin care refuz avizarea finanrii i justific refuzul acordrii vizei. n ambele situaii, CFPP va consemna n documentul completat motivul/motivele refuzului. Refuzul CFPP de avizare a finanrii i solicitarea de informaii suplimentare va fi nregistrat la Secretariatul CRPDRP. n cazul solicitrii n scris de informaii suplimentare de ctre controlorul financiar din cadrul CRPDRP, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC care a pregtit respectivul Contract de Finanare, solicit Beneficiarului informaiile suplimentare, prin intermediul formularului Solicitare informaii suplimentare (C1.3 LC). Termenul de rspuns la aceste informaii este de cel mult 3 zile de la data primirii solicitrii de ctre Beneficiar. n cazul contractelor pentru care s-au solicitat informaii suplimentare (formular C1.3 LC), dup primirea acestor informaii de la Beneficiar, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, reia fluxul procedural n vederea obinerii vizei de la controlorul financiar, transmind aceste informaii printr-o Not de transmitere intern. Notele de transmitere intern vor fi semnate de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC care a ntocmit documentaia i de eful de serviciu SEC. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, transmite contractele nsoite de pista de audit completat de Juridic i CFPP, pentru avizarea contractului i completarea pistei de audit. Avizarea contractului de ctre controlorii CFPP se va realiza n cel mult 3 zile de la primirea contractului i a documentelor din dosarul administrativ. Dac sunt solicitate informaii suplimentare, termenul de avizare de ctre CFPP se va prelungi cu perioada n care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaug 1 zi lucrtoare dup primire. n cazul n care Beneficiarul nu rspunde la informaiile suplimentare solicitate n termenul prevzut i nu notific Autoritatea Contractant de ntrzierea transmiterii rspunsului la informaiile suplimentare, atunci expertul SEC anuleaz Contractul de Finanare ntocmit i-l claseaz ca i contract nencheiat. n situaia n care un Contract de Finanare nu primete avizare CFPP, sau aprobarea Directorului CRPDRP, Beneficiarul va fi notificat de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul CRPDRP (prin intermediul Formularului C1.16.1 LC Nota de constatare a nencheierii contractului) i concomitent expertul claseaz proiectul cu statutul nencheiat (nregistrare n formularul C1.13 LC) conform procedurii.
41
Aprobarea de ctre Directorul CRPDRP Verificarea de ctre expertul cu atribuii de contractare SEC a corectitudinii ntocmirii contractului se consemneaz i prin completarea Fiei de verificare a contractului, pentru a preveni riscul ca un Contract de Finanare s se transmit neavizat sau incomplet ctre Directorul CRPDRP sau ctre Beneficiar. Termenul pentru ntocmirea de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC a Contractelor de finanare, ct i a documentelor aferente acestuia este de 2 zile lucrtoare de la primirea tuturor documentelor din partea Beneficiarului. Dup ntocmirea acestora i avizarea de ctre eful SEC, consilierul juridic, controlorii CFPP i eful SEC, expertul SEC le transmite Directorului CRPDRP spre aprobare, conform reglementrilor n vigoare. Directorul CRPDRP va semna Contractele de finanare n maximum 2 zile de la primirea acestora din partea expertului SEC responsabil. Directorul CRPDRP aprob i semneaz dou exemplare originale ale Contractului de Finanare. Dup aprobarea Contractului de Finanare de ctre Directorul CRPDRP, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC trebuie s completeze informaiile n Registrul privind situaia Contractului de Finanare (formularul C 1.13 LC). Dup semnarea Contractelor de ctre Directorul CRPDRP, Secretariatul CRPDRP completeaz i semneaz n pista de audit (C1.14 LC). Aceasta se transmite mpreun cu contractele semnate, ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC-CRPDRP. Dup primirea documentelor de la secretariatul CRPDRP, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC ndeplinete urmtoarele atribuii: Verific existena tuturor vizelor pe Contractul de Finanare; Stampileaz cu tampila CRPDRP fiecare pagin a Contractului i fiecare pagin din anexele acestuia; nregistreaz Contractele (C1.1 LC) n Registrul privind situaia contractului (C1.13 LC) completnd celulele cu toate informaiile pn la acel moment, acordnd Contractului numr de nregistrare. n maximum 2 zile de la semnarea Contractului de Finanare de ctre Directorul CRPDRP, transmite o Adres de ntiinare ctre Beneficiari, prin care acetia sunt invitai la sediul CRPDRP pentru a semna Contractul de Finanare, n termen de 10 zile de la primirea Adresei. Adresa va fi tampilat i va primi numr de nregistrare de la secretariatul CRPDRP i va fi transmis n 2 zile lucrtoare de la data semnrii Contractului de Finanare de ctre Directorul CRPDRP; Transmite o Adresa ctre Beneficiarii ale cror contracte nu au fost ncheiate, nsoit de Formularul C1.16.1 LC i i informeaz asupra motivelor de nencheiere a Contractului de Finanare. Adresa va fi tampilat i va primi numr de nregistrare de la secretariatul CRPDRP i va fi transmis n 2 zile lucrtoare de la data refuzului de a se ncheia Contractul de Finanare din partea consilierului juridic, controlorilor CFPP sau Directorului CRPDRP. Semnarea contractelor de finanare de ctre Beneficiar Toate Contractele de Finanare se ntocmesc i se aprob la nivel CRPDRP i se semneaz de ctre Beneficiar la sediul CRPDRP. n termen de 2 zile de la semnarea Contractului de ctre
42
Directorul CRPDRP, expertul SEC responsabil transmite Beneficiarului o Adres prin care l ntiineaz s se prezinte la sediul CRPDRP n termen de 10 zile pentru semnarea Contractului. n momentul semnrii de ctre Beneficiar, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SECCRPDRP verific dac Contractul de Finanare este semnat din partea Beneficiarului de ctre reprezentantul legal al contractului, aa cum este menionat n coninutul Contractului de Finanare, pe care l verific printr-un act de identitate. n cazul n care reprezentantul legal nu poate fi prezent la sediul CRPDRP, semnarea Contractului de Finanare se face de un mputernicit al reprezentantului legal (prin procur autentificat la notariat). n acest sens, persoana mputernicit n vederea semnrii Contractului de Finanare va prezenta procura notarial n original, nsoit de actul de identitate. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, legitimeaz mputernicitul reprezentantului legal al Contractului, prin prezentarea actului de identitate al acestuia i legalitatea procurii notariale prezentate. Semnarea Contractului de Finanare la sediul CRPDRP se va face n prezena expertului SEC din cadrul CRPDRP responsabil de ntocmirea ntregii documnetaii aferente semnrii acestuia. Expertul SEC - CRPDRP prezint Beneficiarului condiiile contractuale i paii procedurali. Dup semnarea de ctre Beneficiar a Contractului de Finanare, un exemplar original mpreun cu anexele sale este nmnat Reprezentantului legal al Beneficiarului. Un exemplar original mpreun cu anexele sale sunt ataate dosarului administrativ nfiinat la nivelul CRPDRP, de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC transmite fotocopii ale Contractelor de Finanare la Serviciul Autorizare Pli din cadrul CRPDRP i ctre expertul cu atribuii de contabilitate de la nivelul CRPDRP, pe baza unei Note interne de transmitere, n termen de 2 zile de la semnarea de ctre Beneficiar. n cazul n care reprezentantul legal al Beneficiarului nu se prezint la CRPDRP, n termen de 10 zile de la primirea ntiinrii pentru semnarea contractului i nu notific n mod oficial CRPDRP cu privire la motivele neprezentrii, atunci expertul SEC anuleaz Contractul de Finanare ntocmit i l claseaz ca i contract nencheiat. Att Contractele de Finanare (ncheiate/nencheiate), ct i dosarele administrative care conin documentele prezentate de ctre Beneficiar nainte de ncheierea Contractului vor fi arhivate temporar de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, n arhive temporare, conform Manualului de proceduri pentru arhivare al APDRP. n maxim 1 zi dup semnarea tuturor contractelor de finanare, expertul SEC ntocmete o list centralizatoare cu toate Contractele de Finanare ncheiate la nivelul CRPDRP, n cadrul Msurii 421, pe care o transmiste att la DATL APDRP, ct i expertului responsabil cu monitorizarea de la nivelul CRPDRP, pentru a fi incluse n sistemul de monitorizare al APDRP. 7.3 Transmiterea unui exemplar al Contractului de Finanare semnat (Act Adiional) la OJPDRP de care aparine Beneficiarul
43
n termen de 2 zile de la semnarea Contractului de Finanare de ctre Beneficiar, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC - CRPDRP transmite o copie a acestuia la SVCFOJPDRP din judeul de care aparine Beneficiarul, pe baza unei Adrese de transmitere. n maxim 1 zi de la primirea acesteia, un expert SVCF-OJPDRP va transmite o copie i ctre SVCP-OJPDRP. Expertul SEC va proceda similar (pe tot parcursul procedurii) i n cazul Actelor Adiionale. Referentul sau expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC CRPDRP responsabil cu completarea Registrului privind situaia Contractului de Finanare Formularul C1.13 LC, l transmite electronic lunar ctre: Contabilizare Pli - CRPDRP; Expertul din cadrul SEC - CRPDRP responsabil cu monitorizarea-transmitere saptmnal; Oficiile judeene care fac parte din Centrul Regional.
7.4 Avizarea solicitrii de modificare a Contractului de Finanare Pentru modificarea contractului de finanare se vor respecta fluxul i termenele procedurale i se vor utiliza formularele prevzute de Manualul de procedur pentru contractare (la codul formularelor vor fi adugate majusculele LC). Singurul formular specific msurii 421 este formularul C1.6.1 LC Act Adiional la Contractul de Finanare, care se regsete n cadrul anexei 1 Formulare a prezentului manual. Contractul de Finanare C1.1 LC, semnat de Autoritatea Contractant i de ctre beneficiar, poate fi modificat n conformitate cu dispoziiile Articolului 9 din Anexa I Prevederi generale, dac circumstanele care modific executarea proiectului s-au schimbat ncepnd de la data iniial a semnrii contractului. Modificrile contractului de finanare (C1.1 LC) pot fi fcute astfel:: printr-un Act adiional (C1.6.1 LC); n baza unei Note de Aprobare privind modificarea Contractului(C1.10 LC); (; n baza unei Notificri din partea beneficiarului, Toate documentele menionate mai sus devin parte integrant din Contractul de Finanare. Principiile generale care stau la baza modificrii Contractului de Finanare, prin Act Adiional (C1.6.1 LC) / Not de aprobare (C1.10 LC)/Notificare din partea beneficiarului, sunt urmtoarele: Existena unor raiuni justificate de modificare a Contractului de Finanare; Modificrile solicitate la Contractul de Finanare nu vor afecta implementarea Contractului i vor respecta cerinele obligatorii pe care trebuia s le ndeplineasc beneficiarului la momentul ncheierii Contractului de Finanare; Valoarea total eligibil nerambursabil aprobat i prevzut n Contract nu poate fi depit; Modificrile Contractului pot s fie efectuate numai n cursul duratei de execuie a Contractului i nu pot avea efect retroactiv; Scopul Actului adiional/Notei de aprobare/Notificrii din parte beneficiarului trebuie s fie strns legat de natura Contractului de Finanare.
44
Semnarea de ctre Beneficiar a tuturor actelor adiionale, inclusiv pentru cele care fac parte din eantion, se face de ctre beneficiar la nivel regional SEC-CRPDRP n prezena unui reprezentant al SEC-CRPDRP i urmeaz acelai flux procedural stabilit pentru semnarea contractelor. Cazuri care fac obiectul unui Act Adiional (C1.6.1L) Urmtoarele cazuri fac obiectul ntocmirii unui Act Adiional : o Modificri ale tipurilor de activiti i / sau a numrului acestora; o Rectificarea bugetului prin realocri ale valorilor ntre capitolele acestuia, mai mari de 10% din suma nscris iniial n cadrul bugetului, fr a majora valoarea total eligibil angajat prin Contractul de Finanare; o Modificarea duratei de execuie a Contractului; o Modificri n legislaia european sau naional/modificri procedurale care impun modificarea Contractului. o Alte situaii temeinic justificate (ex. schimbarea auditorului, TVA etc.). Modificarea prin Act Adiional se poate face: 1. La solicitarea Beneficiarului La nivel OJPDRPSVCF, Beneficiarul depune o solicitare de modificare a Contractului de Finanare, printr-o Not explicativ (formularul C1.5 LC), la care poate ataa documente anex - dup caz. Expertul SVCF verific, n termen de 3 zile de la nregistrarea la OJPDRP, documentaia depus de ctre Beneficiar i procedeaz la prezentarea concluziilor n urma acestor verificri, completnd Raportul C1.8 LC Partea I cu meniunea c este/nu este necesar ncheirea de act adiional i acesta va fi transmis la SEC- CRPDRP. Expertul SVCF-OJPDRP consemneaz n Raportul C1.8 LC observaii, clarificri i concluzii cu privire la analiza documentar. n cazul n care se solicit beneficiarului informaii suplimentare, termenul de completare a Raportului C1.8 LC se prelungete cu perioada n care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaug 1 zi lucrtoare dup primire. n cazul n care expertul SVCF constat absena unui document solicit informaii suplimentare (C1.3 LC). Termenul de rspuns al Beneficiarului este de 3 zile lucrtoare pentru documentul lips. n cazul n care Beneficiarul nu rspunde la informaiile suplimentare solicitate n termenul prevzut i nu notific Autoritatea Contractant de ntrzierea transmiterii rspunsului la informaiile suplimentare, atunci expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificrii propuse (utiliznd formularul C1.11 LC). Raportul C1.8 LC (cu concluziile aferente Prii I) este verificat de ctre eful SVCFOJPDRP n termen de 1 zi de la primire i transmis spre aprobare Directorului Adjunct OJPDRP. Acesta aprob Raportul n termen de 2 zile de la primire. n urma aprobrii de ctre Directorul Adjunct OJPDRP, expertul SVCF-OJPDRP transmite Raportul C1.8 LC prin intermediul unei Adrese de transmitere mpreun cu documentaia care fundamenteaz solicitarea beneficiarului, ctre SEC-CRPDRP.
45
La nivelul SEC-CRPDRP, eful SEC primete adresa de transmitere nsoit de Raportul de analiz a cererii de amendare a Contractului de Finanare formularul C1.8 LC, pe care care le repartizeaz (cu rezoluie datat i semnat) unui expert cu atribuii de contractare din cadrul SEC. Expertul se asigur c documentaia primit n vederea analizrii este nregistrat n Registrul C1.13. Pentru orice tip de modificare a Contractului de Finanare, expertul SEC va solicita n scris la SAP-CRPDRP, printr-o adres, situaia plilor efectuate Beneficiarului care solicit modificarea Contractului de Finanare. Dac Raportul de analiz a cererii de amendare a Contractului de Finanare (formularul C1.8 LC) impune ncheierea Actului Adiional, Beneficiarul este notificat prin intermediul formularului C1.9 LC Notificarea de acceptare a modificrilor prin Act Adiional, de ctre expertul SEC-CRPDRP, n termen de 2 zile de la aprobarea cererii de amendare a Contractului de Finanare la nivelul CRPDRP. Expertul SEC-CRPDRP, va iniia elaborarea Actului Adiional parcurgnd paii procedurali prevzui la elaborarea i semnarea Contractului de Finanare, respectnd totodat termenele procedurale stabilite pentru semnarea Contractelor de Finanare. Dac prin Raportul de analiz a cererii de amendare a Contractului de Finanare (formularul C1.8 LC), nu se accept ncheierea Actului Adiional, Beneficiarul este notificat prin intermediul formularului C1.7 LC - Notificarea de neacceptare a Actului Adiional completat de ctre expertul SEC i transmis Beneficiarului n termen de 2 zile de la neaprobarea cererii de amendare a Contractului de Finanare, la nivelul CRPDRP. 2. La solicitarea Autoritii Contractante
n cazul n care pe durata derulrii Contractului de Finanare intervin modificri ale legislaiei europene sau naionale/modificri procedurale aplicabile Contractului, Autoritatea Contractant va iniia procesul de semnare a unui Act Adiional n vederea armonizrii prevederilor contractuale cu modificrile intervenite. n maximum 5 zile de la identificarea unei astfel de situaii, Direcia/Serviciul din cadrul APDRP care sesizeaz situaia intrevenit, va ntiina n scris SEC-CRPDRP n vederea demarrii procesului de semnare a Actului Adiional. n maxim 3 zile de la ntiinare, un expert din cadrul SEC-CRPDRP va transmite Beneficiarului o Notificare privind modificarea Contractului de Finanare prin Act Adiional (formular C1.12 LC). Beneficiarul va fi informat cu privire la motivele pentru care se impune modificarea contractului i i se va transmite s se prezinte n termen de 10 zile pentru semnarea Actului Adiional la Contract. Notificarea privind modificarea Contractului de Finanare prin Act Adiional (formular C1.12 LC) se completeaz de ctre un expert SEC-CRPDRP i este verificat de ctre eful SECCRPDRP n termen de 1 zi de la primitea din partea expertului SEC. Dup semnarea de ctre eful SEC, notificarea este transmis Directorului CRPDRP pentru avizare. Acesta avizeaz documentul n termen de maxim 2 zile de la primire.
46
Cazuri care necesit ntocmirea unei Note de aprobare privind modificarea contractului Urmtoarele cazuri nu fac obiectul ncheierii unui Act Adiional i se aprob la nivelul OJPDRP de ctre Directorul Adjunct OJPDRP prin intermediul Notei de aprobare privind modificarea contractului (formularul C1.10 LC): Schimbarea calendarului de desfurare a activitailor proiectului ca ncadrare n timpul de execuie; Schimbarea etapelor din cadrul unei activiti care nu afecteaz ns realizarea acesteia. Beneficiarul poate efectua modificri bugetare, n sensul realocrilor ntre liniile bugetare, dac acestea nu schimb scopul principal al Contractului i modificarea se limiteaz sub 10% din suma total iniial din Contractul de Finanare, fr a se modifica valoarea total eligibil nerambursabil nscris n Contractul de Finanare. Beneficiarul va transmite Autoritii Contractante bugetul modificat, anexat Notei explicative (formularul C1.5 LC) n care justifica modificarea, fr a fi necesar ncheierea unui act adiional la Contractul de Finanare. Pentru a prezenta modificrile pe care le solicit la Contractul de Finanare, n vederea aprobrii, fr s fie necesar ncheierea unui Act Adiional, Beneficiarul va depune o Not Explicativ (formularul C1.5 LC), la SVCF OJPDRP, nsoit de documente justificative, dup caz. Pentru a modifica Contractul de Finanare, expertul de la SVCF OJPDRP verific Nota Explicativ (nsoit i de documente anexe dac este cazul). Expertul SVCF OJPDRP analizeaz modificrile propuse i stabilete concluziile cu privire la solicitarea Beneficiarului n termen de 3 zile de la nregistrarea solicitrii. n cazul n care se solicit informaii suplimentare din partea Beneficiarului, acest termen se prelungete cu perioada n care se primesc acestea de la Beneficiar, la care se adaug 1 zi lucrtoare dup primire. Dup verificarea documentelor, n cazul n care modificrile propuse de beneficiar sunt aprobate, expertul SVCF-OJPDRP completeaz Nota de aprobare a modificrii Contractului de Finanare (formularul C1.10 LC), n situaia n care care nu se impune ncheierea unui Act Adiional. n cazul n care expertul SVCF constat absena unui document solicit informaii suplimentare (C1.3 LC). Termenul de rspuns al Beneficiarului este de 3 zile lucrtoare pentru documentul lips. n cazul n care Beneficiarul nu rspunde la informaiile suplimentare solicitate n termenul prevzut i nu notific Autoritatea Contractant de ntrzierea transmiterii rspunsului la informaiile suplimentare, atunci expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificrii propuse (formularul C1.11 LC). De asemenea, n cazul n care modificrile solicitate de ctre Beneficiar nu sunt conforme scopului contractului sau legislaiei, fac obiectul unui Act Adiional, sau informaiile prezenate sunt insuficiente pentru avizarea modificrilor, expertul SCVF va notifica Beneficiarul cu privire la neacceptarea modificrii propuse (formularul C1.11 LC). Dup ntocmire, Nota de aprobare/neaprobare a modificrii Contractului de Finanare este naintat efului SVCF OJPDRP n vederea verificrii, n termen de 1 zi de la transmitere.
47
n cazul n care eful SVCF constat inadvertene n cadrul documentului, solicit expertului SVCF remedierea acestora, n aceeai zi. n urma primirii avizului efului SVCF-OJPDRP, Nota de aprobare/neaprobare a modificrii Contractului de Finanare este naintat spre aprobare ctre Directorul Adjunct OJPDRP. Acesta avizeaz documentul n maxim 2 zile de la primire. Beneficiarul va fi notificat de ctre expertul SVCF cu privire la rezultatul analizei solicitrii de modificare a contractului prin intermediul formularului C1.11 LC, n termen de 1 zi de la avizarea Notei de aprobare/neaprobare a modificrii Contractului de Finanare. n cazul n care modificrile propuse au fost aprobate, dup aprobarea Notei de aprobare privind modificarea contractului (formularul C1.10 LC) de ctre Directorul Adjunct OJPDRP, o copie a documentaiei este transmis de ctre expertul SVCF-OJPDRP ctre SVCP OJPDRP, pentru a fi ataat la dosarul cererii de plat al proiectului. Dup avizarea Notei de aprobare privind modificarea contractului(formular C1.10 LC) de ctre eful SVCF-OJPDRP i aprobarea de ctre Directorul Adjunct OJPDRP, un exemplar (cel cu semnturile expertului/experilor SVCF, efului SVCF i Directorului OJPDRP) rmne la OJPDRP ataat la dosarul administrativ i al doilea exemplar (cel cu semntura Directorului Adjunct OJPDRP) este transmis, mpreun cu C1.10.1 LC Fia de verificare a Notei de aprobare i documentelor care au stat la baza ntocmirii C1.10 LC, de ctre expertul din cadrul SVCF- OJPDRP ctre SEC - CRPDRP. Termenul de transmitere este de 2 zile de la notificarea beneficiarului cu privire la aprobarea modificrii Contractului de Finanare. Transmiterea acestor documente de la OJPDRP ctre SEC - CRPDRP se va face prin intermediul unei adrese semnate de ctre Directorul Adjunct OJPDRP, n care se va specifica necesitatea atarii acestora la Dosarul Administrativ. Ataarea la Dosarele Administrative ale proiectelor se realizeaz de ctre un expert cu atribuii de contractare, dup nregistrarea acestora n formularul C1.13 Registrul unic privind situaia contractului. Dup primirea de la SVCF-OJPDRP a acestor documente, un expert SEC-CRPDRP va transmite fotocopii ale Notelor de aprobare privind modificarea Contractului (formularul C1.10 LC) ctre eful SAP-CRPDRP, pe baza unei adrese de transmitere. Cazuri de modificare a Contractului de Finanare prin Notificarea de ctre beneficiar a Autoritii Contractante: Schimbarea adresei sediului administrativ; Schimbarea contului bancar sau al bncii pentru Beneficiar; nlocuirea responsabilului legal al Contractului;.
Pentru toate situaiile prezentate mai sus, modificarea Contractului de Finanare se va face doar prin Notificarea de ctre beneficiar a Autoritii Contractante, anexnd acesteia toate documentele justificative necesare, emise de ctre autoritile competente. Notificarea de ctre beneficiar a Autoritii Contractante se transmite ctre SVCF - OJPDRP. Dup primirea Notificrii din partea beneficiarului la nivelul SVCF - OJPDRP, un expert SVCF OJPDRP transmite o copie a acesteia ctre SEC - CRPDRP. Termenul de transmitere este de 2 zile de la primirea Notificrii din partea beneficiarului.
48
Transmiterea copiei dup Notificarea din partea beneficiarului, de la OJPDRP ctre SEC CRPDRP se va face prin intermediul unei adrese semnate de ctre Directorul Adjunct OJPDRP, n care se va specifica necesitatea atarii acesteia la Dosarul Administrativ. Aceasta se va face de ctre un expert cu atribuii de contractare, dup nregistrarea n formularul C1.13 Registrul unic privind situaia contractului. Dup primirea de la SVCF-OJPDRP a copiei dup Notificarea din partea beneficiarului, un expert SEC-CRPDRP va transmite o fotocopie a acesteia i ctre eful SAP-CRPDRP, pe baza unei adrese de transmitere. 7.5 Elaborarea i semnarea Actelor Adiionale la Contractul de Finanare ncheiat ntre APDRP CRPDRP i Beneficiari n cel mult 2 zile lucrtoare de la transmiterea ctre Beneficiar a formularului L/C 1.12 Notificare privind modificarea Contractului de Finanare prin Act Adiional sau L/C 1.9 Notificare de acceptare a modificrilor prin Act Adiional, expertul SEC va completa Actul Adiional (Formularul C1.6.1 LC). n cadrul notificrii de acceptare a actului adiional se va preciza un termen de 10 zile n care Beneficiarul s se prezinte la sediul CRPDRP n vederea semnrii actului adiional. Expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC se asigur c Actul Adiional parcurge aceiai pai ca i n cazul Contractului de Finanare, respect aceleai termene de avizare i urmrete nregistrearea de ctre referent n formularul C1.13 LC. n cazul n care pe parcursul avizrii de ctre departamentele juridic, CFPP i de ctre Directorul CRPDRP, Beneficiarului i se solicit Informaii Suplimentare prin formularul C1.3 LC, iar acesta nu rspunde la informaiile suplimentare solicitate n termenul prevazut i nu notific Autoritatea Contractant de ntrzierea transmiterii raspunsului la informaiile suplimentare, atunci expertul SEC anexeaz documentaia primit de la Beneficiar la dosarul administrativ i Beneneficiarul este notificat de neacceptarea Actului Adiional (formularul C1.7 LC). Beneficiarul va semna dou exemplare ale Actului Adiional, la sediul CRPDRP, n prezena unui reprezentat al SEC-CRPDRP. Un exemplar original va fi dat Beneficiarului, al doilea va fi ataat dosarului administrativ de la nivelul SEC-CRPDRP. n cazul n care reprezentantul legal al Beneficiarului nu se prezint la CRPDRP, n termen de 10 zile de la primirea ntiinrii pentru semnarea Actului Adi ional i nu notific n mod oficial CRPDRP cu privire la motivele neprezentrii, atunci expertul SEC anuleaz Actul Adiional ntocmit. n termen de 2 zile de la semnarea de ctre Beneficiar, expertul SEC va transmite o copie a Actului Adiional la SAP-CRPDRP i o copie a acestuia la SVCF-OJPDRP. Un expert SVCF-OJPDRP va transmite o copie a Actului Adiional i la SVCP-OJPDRP, n maxim 1 zi de la primirea documentelor din partea SEC-CRPDRP. n cazul n care Actul Adiional este iniiat de Beneficiar, n situa ia n care Beneficiarul nu se prezint la CRPDRP n vederea semnrii Actului Adiional n termen de 10 zile, conform Notificrii de acceptare a modificrilor prin Act Adiional (formular C1.9 LC), fr a ntiina Autoritatea Contractant cu privire la motivele ntrzierii, expertul SEC-CRPDRP va transmite acestuia o adres de n tiin are prin care i se va comunica
49
nencheierea Actului Adiional ct i invaliditatea aprobrii modificrilor solicitate prin Nota explicativ de modificare a contractului. Not Pe parcursul tuturor etapelor procedurale aferente ntocmirii i semnrii Contractului de Finanare/Actelor Adiionale, persoanele responsabile de derularea pailor procedurali vor completa i vor semna Pista de audit (Formular C1.14 LC). 7.6 ncetarea contractului n cazul n care ncetarea Contractului este unilateral, procedura de ncetare a Contractului de Finanare este demarat de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, dup ce acesta analizeaz motivele rezilierii invocate n IRD 0.1/ Raportul de verificare a etapelor parcurse de Beneficiar pn la momentul constatrii neregularitii (dac este cazul). Formularul IRD 0.1 reprezint Nota de descoperire a unei neregulariti, iar expertul SEC cu atribuii de contractare, care a descoperit neregula, urmeaz paii procedurali n conformitate cu Manualul de Constatare Nereguli i Recuperare datorii, Etapa IRD0: Semnalarea neregulii. Controlul preliminar. ncetarea Contractului poate fi i cu acordul prilor sau la iniiativa Beneficiarului. Astfel, n situaia n care ncetarea Contractului este unilateral (din culpa Beneficiarului la iniiativa Ageniei) sau cu acordul prilor, expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC va ntocmi o Not de aprobare a ncetrii contractului, (formularul C1.16 LC) , n care se vor specific motivele ncetrii. Nota se ntocmete n termen de 2 zile de la momentul ncetrii Contractului i se transmite spre avizare efului SEC. Acesta o avizeaz n termen de 2 zi de la primire i o nainteaz spre avizare i consilieruli juridic, care o semenaz n maxim 1 zi. Ulterior semnrii de ctre consilierul juridic, Nota se transmite spre aprobare Directorului CRPDRP. Aceasta o avizeaz n maxim 2 zile de la primire. Nota de aprobare a ncetrii Contractului (formularul C1.16 LC), coninnd toate semnturile i aprobat de ctre Directorul CRPDRP este anexat de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC la Dosarul Administrativ. Dup aprobarea Notei de ctre Directorul CRPDRP, Beneficiarul va fi ntiinat prin intermediul formularului C1.17 LC - ntiinarea Beneficiarului asupra ncetrii contractului, ntocmit de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, n termen de maxim 3 zile lucrtoare de la data semnrii de ctre Directorul CRPDRP, respectnd aceleai principii de semnare i transmitere. Formularul C1.17 LC va fi nregistrat n registrul C1.13 LC, n care va fi precizat i motivul ncetrii. O copie a Notei de aprobare a ncetrii Contractului, se transmite de ctre expertul cu atribuii de contractare din cadrul SEC, cu adres de naintare, la: DCA, Direcia Coordonare Programe, SAP-CRPDRP, SVCF-OJPDRP, n termen de 2 zile de la semnarea acesteia de ctre Directorul CRPDRP. Un expert SVCF-OJPDRP va tramsmite o copie a Notei, la SVCP-OJPDRP, n termen de 1 zi de la primirea acesteia de la SEC- CRPDRP. nfiinarea Dosarului Administrativ
50
Dosarul administrativ al proiectului se nfiineaz la nivelul fiecrei structuri a APDRP care gestioneaz contractele aferente proiectelor de cooperare, respectiv: SVCF-OJPDRP SVCP-OJPDRP SEC-CRPDRP SVT-CRPDRP SAP-CRPDRP Serviciul LEADERDATL
Capitolul 8: Urmrirea derulrii contractului Odat cu cererea de finanare, Beneficiarul depune un Grafic de realizare a proiectului. Deoarece intervalul de timp necesar de la momentul depunerii cererii de finanare pn la momentul semnrii contractului poate fi mai lung sau mai scurt dect iniial anticipat, poate fi necesar o actualizare a acestuia ulterior semnrii contractului. n termen de 10 zile dup semnarea contractului, beneficiarul va depune la OJPDRP un Grafic actualizat de realizare a proiectului, ce va fi adugat la dosarul administrativ al contractului. Dac Beneficiarul nu depune graficul actualizat n termenul menionat, se va considera c graficul de realizare iniial ataat cererii de finanare este cel n vigoare. Not n vederea efecturii verificrilor pe teren necesare n perioada de derulare a contractului, Beneficiarul va preciza n cadrul Graficului de realizare a proiectului i numrul de Rapoarte de Activitate (Intermediare/Finale) pe care le va depune, ct i data depunerii acestora (cel puin sptmna i luna depunerii). Astfel, va fi posibil ca nainte de depunerea fiecrui Raport, experii SVCF-OJPDRP s i programeze i s ntreprind o vizit pe teren. 8.1 Verificri pe teren Verificrile pe teren asupra modului de realizare a proiectului de cooperare au urmtoarele obiective: 1. 2. Verificarea modului de realizare a activitilor ce nu presupun componente de investiii, i anume activitile finanate din capitolele 1 3 ale bugetului proiectului de cooperare Verificarea modului de realizare a componentelor de investiii ale proiectului de cooperare (capitolul 4 al bugetului proiectului), dac este cazul.
n ce privete verificrile componentelor de investiii, acestea se vor desfura conform metodologiei prevzute n manualele de proceduri aferente msurilor PNDR din care se finaneaz respectivele componente de investiii. Experii deplasai la faa locului vor completa cte o fi de verificare pe teren pentru fiecare component de investiii a proiectului, utiliznd formularele prevzute pentru msura aferent. Verificarea realizrii activitilor care nu presupun investiii, pe baza graficului de realizare a proiectului, expertul SVCF-OJPDRP va stabili un Grafic Calendaristic de desfurare a Verificrilor pe Teren n perioada de implementare a activitilor proiectului.
51
Verificrile pe teren vor fi fcute anterior depunerii Rapoartelor de Activitate ale Beneficiarului. Astfel, SVCF are obligaia de a efectua cel puin o verificare pe teren pentru fiecare Raport de Activitate. Fiecare verificare va fi realizat de ctre 2 experi din cadrul SVCF. SVCF-OJPDRP va avea obligaia s notifice Beneficiarul privind data i ora verificrii pe teren, cu cel puin dou zile nainte de efectuarea acesteia. Beneficiarul va desemna un reprezentant care va fi mputernicit s asiste la verificarea pe teren. Dup verificarea pe teren consemnat n Fi, experii vor completa Seciunea Concluzii din acest formular. Aici se precizeaz dac modalitatea de desfurare a activitii a fost corespunzatoare sau nu, iar rezultatul verificrii va putea fi: avizat (dac toate csuele sunt bifate DA); avizat parial: dac anumite aspectele menionate n proiect, nu sunt ndeplinite;
Pentru situaia avizat parial, Beneficiarului i se va oferi posibilitatea de a remedia situaia necorespunztoare semnalat de ctre experii SVCF i va ntiina telefonic sau n scris experii SVCF-OJPDRP, asupra remedierii. Experii SVCF-OJPDRP vor face nc o vizit pe teren, existnd dou situaii: remedierea de ctre Beneficiar a activitilor semnalate ca fiind necorespunzatoare: decizia asupra formularului Fia de verificare pe teren este avizat; situaia ca o anumit activitate s nu fie corespunztoare: experii SVCF vor rmne la decizia avizat parial pe Fia de verificare pe teren i vor consemna aciunea necorespunztoare la rubrica Observaii din formularul Fia de verificare pe teren.
Experii SVCF OJPDRP, vor urmri ca aceste activiti de la rubrica Observa ii din Fi a de verificare pe teren, s nu fie incluse n Raportul de Activitate (intermediar/final) ca realizat, fiind n acest fel exclus de la plat. Fia de Verificare pe Teren va fi ntocmit n dublu exemplar, unul pentru reprezentan ii OJPDRP i unul pentru Beneficiar. Fiecare exemplar va fi semnat de ctre experii SVCF care au ntocmit-o i de ctre reprezentantul Beneficiarului care ia la cunotin concluziile verificrilor.Reprezentantul Beneficiarului poate s formuleze observaii la concluziile verificatorilor din Fia de Verificare pe Teren a Implementrii Contractului. Dup semnare, un exemplar va rmne la Beneficiar , cel de-al doilea exemplar la experii verificatori SVCF-OJPDRP. O copie a Fiei de verificare pe teren va fi transmis de ctre un expert SVCF la SAP-CRPDRP i la SVCP-OJPDRP, n termen de 1 zi de la efectuarea vizitei de verificare. 8.2 Rapoarte de activitate (intermediare i finale) Pe parcursul i la finalul derulrii Contractului (perioada cuprins n Graficul de realizare a proiectului), Beneficiarul trebuie s transmit la SVCF - OJPDRP, Rapoarte de Activitate, corespunztoare etapei de raportare privind derularea Contractului, n format standard prevazut n Formularele:
52
Raport Intermediar de Activitate formularul R.2 LC; Raport Final de Activitate formularul R.4 LC.
Raportul de activitate (intermediar / final) se elaboreaz i semneaz n comun de ctre partenerii de proiect. Fiecare partener va depune un exemplar al raportului la instituia/structura ctre care raporteaz conform contractului su de finanare. Partenerii romni (GAL-uri sau alte organizaii eligibile) vor depune rapoartele de activitate la OJPDRP de care aparin. Partenerii din alte ri vor depune rapoartele ctre instituiile/structurile stabilite prin contractele lor de finanare, identificate n seciunea d.3 a proiectului de cooperare. nainte de depunerea unui dosar al cererii de plat, Beneficiarul va depune la OJPDRP un Raport de activitate (Formularul R.2 LC) spre aprobare. Expertul SVCF verific Raportul prin completarea Fiei de verificare a Raportului Intermediar de activitate (Formular R.3 LC), iar eful SVCF verific modul de completare prin contra-bifarea fiecrei rubrici. Expertul SVCF analizeaz Raportul Intermediar n maximum 5 zile de la depunerea acestuia, n timp ce eful SVCF l verififc n termen de 1 zi de la primirea din partea expertului SVCF responsabil. n cazul n care pe parcursul verificrii de ctre eful SVCF sunt identificate inadvertene n ceea ce privete concluzia expertului SVCF, eful SVCF solicit remedierea acestora n cadrul aceleiai zile. Dup semnarea formularului de ctre expert SVCF i ef SVCF, formularul este semnat de ctre Directorul OJPDRP, care l aprob, n termen de 1 zi de la primirea din partea efului SVCF. Concluzia Verificrii (APROBAT / APROBAT Parial / NEAPROBAT) este comunicat Beneficiarului n termen de 7 zile de la primirea Raportului. n cazul neavizrii/avizrii pariale, Beneficiarul are obligaia de a reface Raportul Intermediar de Activitate (innd cont de observaiile menionate n adresa de ntiinare), n termen de 5 zile de la primirea ntiinrii. Fluxul procedural aplicabil dup redepunerea acestuia este acelai cu cel aferent depunerii iniiale. Not Raportul Intermediar poate fi redepus de maxim 2 ori. n cazul n care nici dup a doua redepunere a acestuia Beneficiarul nu i-a nsuit observaiile OJPDRP, acestuia nu i se vor deconta cheltuielile aferente activitilor pentru care Raportul nu a fost avizat. Doar dup avizarea Raportului de Activitate Intermediar, Beneficiarul poate depune Dosarul Cererii de Plat la SVCP-OJPDRP pentru verificarea conformitii. Doar Rapoartele de Activitate aprobate vor reprezenta documente justificative de plat i vor face parte din Dosarul Cererii de Plat. OJPDRP trimite Beneficiarului un exemplar original aprobat al Raportului Intermediar de Activitate, nsoit de Notificarea de aprobare/neaprobare a Rapoartelor de Activitate (Formular R.7 LC).
53
n cazul avizrii, expertul SVCF face o fotocopie dup Raportul de Activitate aprobat, pe care o pstreaz la dosarul administrativ al Contractului de Finanare. Un exemplar original al Raportului de Activitate se transmite de ctre SVCF-OJPDRP, la SEC-CRPDRP, n maximum 2 zile de la semnare. Expertul SVCF transmite cte o copie a Raportului i a Fiei de verificare pentru aprobarea raportului la SAP-CRPDRP i la SVCP-OJPDRP, o dat cu transmiterea ctre SECCRPDRP. Dup aprobarea raportului de activitate de ctre OJPDRP, Beneficiarul poate depune dosarul cererii de plat n termen de 20 zile de a aprobarea raportului de activitate. n cel mult 15 zile lucrtoare de la data finalizrii activitilor prevzute n proiect, Beneficiarii vor depune Raportul final de activitate, completat conform formularului R.4 LC, care va cuprinde descrierea activitilor desfurate n ultima perioad de raportare plus un rezumat al activitilor, rezultatelor i impactului ntregului proiect de cooperare. Expertul SVCF verific Raportul prin completarea Fiei de verificare a Raportului Final de activitate (Formular R.5 LC), iar eful SVCF verific modul de completare prin contrabifarea fiecrei rubrici. Expertul SVCF analizeaz Raportul Final n maximum 5 zile de la depunerea acestuia, n timp ce eful SVCF l verific n termen de 1 zi de la primirea din partea expertului SVCF responsabil. n cazul n care pe parcursul verificrii de ctre eful SVCF sunt identificate inadvertene n ceea ce privete concluzia expertului SVCF, eful SVCF solicit remedierea acestora n cadrul aceleiai zile. Dup semnarea formularului de ctre expert SVCF i ef SVCF, formularul este aprobat i semnat de ctre Directorul OJPDRP, n termen de 1 zi de la primirea din partea efului SVCF. Concluzia Verificrii (APROBAT/NEAPROBAT) este comunicat Beneficiarului n termen de 7 zile de la primirea Raportului. n cazul NEAPROBRII, Beneficiarul are obligaia de a reface Raportul Final de Activitate (innd cont de observaiile menionate n adresa de ntiinare), n termen de 5 zile de la primirea ntiinarii. Fluxul procedural aplicabil dup redepunerea acestuia este acelai cu cel aferent depunerii iniiale. Not Raportul Final poate fi redepus de maxim 2 ori. n cazul n care nici dup a doua redepunere a acestuia Beneficiarul nu i-a nsuit observaiile OJPDRP, acestuia nu i se vor deconta cheltuielile aferente activitilor pentru care Raportul nu a fost avizat. n ziua imediat urmtoare aprobrii de ctre Directorul OJPDRP, expertul SVCF trimite Beneficiarului un exemplar original al Raportului avizat nsoit de Notificarea de aprobare/neaprobare a Rapoartelor de Activitate (Formular R.7 LC). n cazul avizrii, expertul SVCF face o fotocopie dup Raportul Final de Activitate aprobat, pe care o pstreaz la dosarul administrativ al Contractului de Finanare. Un exemplar
54
original al Raportului Final de Activitate se transmite de ctre SVCF OJPDRP, la SECCRPDRP, n maximum 2 zile de la semnare. Expertul SVCF transmite cate o copie a Raportului Final de Activitate i a Fiei de verificare pentru aprobarea raportului, la SAP-CRPDRP i la SVCP-OJPDRP, n aceeai zi n care Raportul este transmis ctre SEC CRPDRP. Not Doar dup avizarea Raportului de Activitate final, Beneficiarul poate depune, pentru cheltuielile aferente ultimei perioade de raportare, Dosarul Cererii de Plat la SVCPOJPDRP pentru verificarea conformitii. n cazul ultimei cereri de plat se va trece la autorizarea plii numai dup ce rapoartele de activitate aferente tuturor partenerilor proiectului de cooperare au fost aprobate. n cazul unui partener care nu beneficiaz de finanare (local sau internaional), respectiv un partener care i finaneaz din surse proprii contribuia la proiectul de cooperare, activitile desfurate desfurate de acesta, inclusiv cheltuielile ocazionate de acesta n realizarea proiectului, vor fi cuprinse n raportul de activitate. 8.3 Achiziii Pentru toate tipurile de proiecte finanate prin Msura 421 derularea achiziiilor se va desfura conform Instruciunilor privind achiziiile anexa III la Contractul de Finanare. Pentru proiectele atipice de servicii/investiii se va prelua din ultima variant a manualelor de procedura pentru achiziii. Verificarea i aprobarea Achiziiilor efectuate de Beneficiari se vor desfaura n conformitate cu prevederile din Instruciuni privind Achiziiile, Anexa III la Contractul de Finanare. Referitor la cheltuielile prevzute n toate cele 4 capitole ale bugetului proiectului de cooperare, pot exista dou situaii: Cazul n care valoarea estimat a serviciilor, bunurilor sau lucrrilor se ncadreaz n limita pragului valoric legal care permite achiziionarea direct a acestora; Cazul n care pragul lor valoric indic aplicarea unei proceduri de licitaie, ce se va face respectnd prevederile procedurale din Instruciuni privind Achiziiile, Anexa III la Contractul de Finanare. Pli n avans Beneficiarii msurilor menionate n sub-capitolul 5.2 din PNDR, la punctul Plata n avans, pot beneficia de plat n avans conform dispoziiilor prevzute la punctul respectiv i n cazul proiectelor selectate de GAL. 8.4 Verificarea pe eantion de ctre Serviciul LEADER-DATL Serviciul LEADER-DATL va efectua verificri pe eantion att n etapa de verificare a eligibilitii ct i n timpul derulrii contractelor de finanare ncheiate cu Beneficiarii proiectelor de cooperare.
55
8.4.1 Verificarea pe eantion nainte de semnarea contractelor de finanare Serviciul LEADER-DATL va verifica administrativ un eantion de 5% din numrul contractelor de finanare nainte de semnarea acestora. Verificarea administrativ de ctre Serviciul LEADER-DATL presupune reperformarea verificrilor de conformitate (efectuate de ctre OJPDRP) i eligibilitate (efectuate de CRPDRP). Dup verificarea eligibilitii la nivelul CRPDRP, pentru fiecare proiect declarat eligibil, expertul SEC completeaz Fia de evaluare a riscului (Formular E4.1) asociat contractului respectiv pe baza urmtorilor factori de risc: Valoarea contractului Amplasamentul partenerilor proiectului de cooperare Forma de organizare a partenerilor proiectului de cooperare Numrul componentelor de investiii n cadrul proiectului Complexitatea componentelor de investiii Evaluarea riscului asociat fiecrui contract se va efectua aplicnd urmtoarele punctaje pe intervalele de dimensiune a factorilor de risc, ponderate conform valorilor din tabelul de mai jos: Factor de risc Ponderea Intervale de dimensiune a factorilor de risc factorului 1. Valoarea 30% Sub 50.000 euro contractului ntre 50.001 i 100.000 euro solicitantului ntre 100.001 i 200.000 euro 4. Amplasamentul 15% Partenerii sunt amplasai n aceeai regiune partenerilor geografic din Romnia (n raza aceluiai CRPDRP) Partenerii sunt situai n regiuni diferite Exist parteneri din ri diferite 7. Forma de 20% Toi partenerii sunt GAL/sunt organizaii tip organizare a LEADER care se regsesc pe teritoriul unui partenerilor GAL finanat prin axa LEADER Exist parteneri de proiect care nu sunt GALuri 9. Numrul 15% Proiectul nu are componente de investiii componentelor Proiectul presupune o singur component de de investiii investiii (un element finanat dintr-o singur Msur PNDR) Proiectul presupune mai multe componente de investiii (elemente finanate din mai multe Msuri PNDR) 12. Complexitatea 20% Proiectul are componente aferente msurilor componentelor de servicii din PNDR (ex: M111, M143) de investiii Proiectul are componente de investiii care presupun achiziii simple de echipamente Proiectul are componente de investiii cu lucrri de contrucii-montaj Punctaj 1 3 5 1 3 5 1 5 1 3 5 1 3 5
56
Anual, CRPDRP trimite la Serviciul LEADER-DATL Lista centralizatoare a fielor de evaluare a riscurilor Formular E4.2 LC. Serviciul LEADER - DATL pe baza listelor primite de la centrele regionale determin eantionul de verificare astfel: o n maximum 2 zile de la primirea tuturor centralizrilor CRPDRP-urilor (formularelor E4.2 LC), ntocmete o list centralizatoare la nivel naional (Formularul E4.3 LC Lista centralizatoare pentru determinarea eantionului de verificare a proiectelor de cooperare), cu contractele ordonate descresctor dup riscul calculat pentru fiecare, la care completeaz coloana de total cumulativ. o Pe baza Listei centralizatoare (formular E4.3 LC), selecteaz, ncepnd cu primul aflat pe list, toate proiectele pn la inclusiv proiectul n dreptul cruia totalul cumulativ este mai mare sau egal cu 5% din numarul total al contractelor; aceast selecie reprezint eantionul de contracte ce vor fi supuse verificrii la nivel naional. Un expert SL DATL va extrage din formularul E4.3 LC selecia proiectelor cuprinse n eantion i o va individualiza ntr-un document separat (Formular E4.5 LC) n ziua ntocmirii Listei centralizate. Formularul E4.5 LC va fi naintat efului SL spre avizare i Directorului DATL spre aprobare. Avizarea i aprobarea acestuia se vor realiza n maximum 1 zi de la primirea din partea expertului SL a documentului. n maxim 2 zile de la finalizarea Listei centralizatoare, SL-DATL transmite, printr-o adres elaborat de un expert SL, avizat de eful SL i semnat de Directorul DATL, fiecrui CRPDRP lista proiectelor eantionate din regiunea respectiv, solicitnd transmiterea la centru a dosarelor aferente proiectelor respective n vederea verificrii administrative, cu excepia proiectelor tehnice i celorlalte documentaii aferente componentelor de investiii ale proiectelor (respectiv elementele finanate din capitolul 4 din bugetul proiectelor). Totodat, Formularul E4.5 LC este transmis ctre toate OJPDRP-urile pe raza crora exist proiecte eantionate. n continuare, CRPDRP poate trece la ncheierea contractelor pentru proiectele care nu se afl n eantion, iar pentru cele incluse n eantion ateapt decizia DATL (consemnat n raportul de verificare) naine de a proceda la ncheierea contractelor. Dup primirea dosarelor cererilor de finanare eantionate, SL-DATL procedeaz la verificarea administrativ a acestora, verificare ce const n completarea de ctre experii SL a fiei de verificare a conformitii i a fiei de verificare a eligibilitii pentru fiecare contract n parte. Verificarea la nivel SL-DATL nu va acoperi componentele de investiii. Rezultatele acestor verificri se consemneaz n Raportul privind verificarea pe eantion a eligibilitii proiectelor de cooperare (Formular E4.6 LC) , ntocmit de experii SL, avizat de eful de serviciu i aprobat de ctre Directorul DATL. Acest raport se transmite la CRPDRP, care procedeaz n continuare la ncheierea contractelor pentru proiectele pentru care DATL confirm elibilitatea n urma verificrii administrative. n cazul n care la SL-DATL se constat diferene ntre verificarea 2 ochi i cea de 4 ochi, aceasta se mediaz la Directorul DATL. Soluia final va fi dat de ctre Directorul DATL. Pentru precizri privind decizia sa, acesta va completa seciunea Observaiile SL. Decizia privind verificarea la nivel SL-DATL a contractelor din eantion va fi definitiv.
57
8.4.2 Verificarea pe teren a proiectelor din eantion Proiecte incluse n eantionul de verificare a eligibilitii (n etapa precedent semnrii contractelor de finanare Formular E4.5 LC) pentru care au fost semnate contracte, vor face mai departe obiectul verificrilor pe teren efectuate de ctre experii Serviciului LEADERDATL n perioada de implementare a contractelor. Eantionul contractelor de verificat pe teren reprezint o list completat la nivelul SL, care se actualizeaz anual, dup realizarea pailor procedurali prevzui la seciunea 8.4.1 mai sus, cu contractele eantionate i verificate din punct de vedere al eligibilitii de ctre SL. Pentru planificarea vizitelor de verificare pe teren, un expert SL vor completa un Grafic Calendaristic de desfurare a Verificrilor pe Teren n pentru proiectele incluse n eantion (Formular R.6 LC) n termen de maxim 3 zile de la finalizarea listei proiectelor incluse n eantion. Graficul de verificare va fi avizat de eful SL i aprobat de Directorul DATL n maxim 1 zi de la primirea din partea expertului SL. Acest grafic, completat utiliznd Formularul R.6 LC, va ine seama de disponibiliul de resurse umane (atenie: fiecare verificare pe teren va fi efectuat de ctre doi experi) ale Serviciului LEADER - DATL, precum i de urmtoarele condiii: Fiecare contract de cooperare inclus n eantion se va verifica cel puin o dat pn la finalizarea perioadei sale de valabilitate, prin urmare se va urmri planificarea cu prioritate a vizitelor pentru proiectele cu perioade mai scurte de implementare; Se va urmri pe ct posibil ca verificarea pe teren s se suprapun cu desfurarea unor activiti n cadrul proiectului de cooperare, prin urmare la stabilirea calendarului de vizite se va ine seama de Graficul de realizare a fiecrui proiect de cooperare inclus n eantion.
Calendarul verificrilor pe teren se va actualiza permanent (completat de ctre expert, avizat de eful de serviciu, aprobat de ctre Directorul DATL) cu urmtoarele informaii: Noile contracte incluse n eantion la finele fiecrui an; Detalii relevante privind vizitele de verificare pe teren efectuate.
Fiecare verificare va fi realizat de ctre 2 experi din cadrul SL DATL APDRP i, n cazul n care proiectul include componente de investiii, i de ctre un expert SVT de la nivelul CRPDRP/APDRP. Acetia vor notifica Beneficiarul privind data i ora verificrii pe teren, cu cel puin dou zile nainte de efectuarea acesteia. Beneficiarul va desemna un reprezentant care va fi mputernicit s asiste la verificarea pe teren. Experii SL- DATL deplasai la faa locului vor completa Fia de verificare pe teren a proiectului de cooperare (Formularul R.1 LC), care va urmri n special implementarea aciunilor finanate din capitolele 1 3 al bugetului proiectului de cooperare (ex: organizare seminarii, instruiri). Pentru componentele de investiii (capitolul 4 din Buget), exper ii SVT deplasat la fa a locului va completa cte o fi de verificare pe teren pentru fiecare component de investiii a proiectului, utiliznd formularele prevzute pentru msura aferent. Toate fiele de verificare completate de experii SVT n conformitate cu prevederile Manualului evaluare selectare respectnd i termenele stabilite.
58
Dup verificarea pe teren consemnat n Fi, experii vor completa Seciunea Concluzii din acest formular. Aici se precizeaz dac modalitatea de desfurare a activitii a fost corespunztoare sau nu. n cazul n care rezultatul verificrii pe teren indic o realizare necorespunztoare a activitilor proiectului raportul intermediar/final de activitate nu va fi aprobat pn la remedierea deficienelor sau, dac acest lucru nu se poate realiza, activitile constatate ca fiind realizate necorespunztor nu vor fi aprobate i, n consecin, nu se va autoriza plata corespunztoare cheltuielilor efectuate de beneficiar cu activitile respective. 8.4.3 Verificarea pe eantion a Rapoartelor de Activitate aferente Contractelor eantionate (verificarea aciunilor specifice capitolelor 1 - 3 din Buget) Pentru verificarea activitilor specifice capitolelor 1 -3 din bugetul proiectului de cooperare, OJPDRP are obligaia de a transmite cte o copie a Rapoartelor Intermediare i Finale nsoite de copii ale Fielor de verificare aferente contractelor din formularul E 4.5 LC, n ziua imediat urmtoare avizrii acestora. n 5 zile de la primire, experii SL-DATL verific Rapoartele de activitate aferente contractelor din eantion completnd Fiele de verificare pentru Rapoartele Intermediare i Finale (formularele R.3 LC i R.5 LC). Dup completarea Fielor de verificare a rapoartelor, un expert SL-DATL ntocmete Formularul R.8 LC Fia de verificare pe eantion n etapa de derulare a contractului pentru capitolele 1 3 ale contractului de finanare. Aceasta va fi verificat de eful SL-DATL n maxim 1 zi de la primire i avizat de Directorul DATL, n termen de 1 zi de la avizarea de ctre eful SL- DATL APDRP. Medierea n cazul n care la SL-DATL se constat diferene ntre verificarea 2 ochi i cea de 4 ochi, aceasta se mediaz la Directorul DATL. Soluia final va fi dat de ctre Directorul DATL. Pentru precizri privind decizia sa, acesta va completa seciunea Observaiile SL. Diferene de evaluare Dup finalizarea verificrilor de ctre experii SL-DATL pot s apar diferene de verificare ntre OJPDRP i SL-DATL. n acest caz, experii SL-DATL ntocmesc Raportul asupra verificrii prin sondaj n etapa de derulare a contractului (R.9 LC) - partea I, i l transmite la OJPDRP, prin intermediul Borderoului L/E3.3. Acest document va conine inclusiv concluziile SVT cu privire la verificarea componentelor de investiii (capitolul 4). Experii SVCF-OJPDRP care au verificat Rapoartele de activitate pentru care s-a ntocmit Raportul asupra verificrii prin sondaj n etapa de derulare a contractului- R.9 LC,- partea I, vor completa partea a-II-a a Raportului cu punctele de vedere care au condus la decizia de avizat/ avizat cu observaii. n situaia n care nu exist diferene de verificare ntre OJPDRP i SL DATL, SL -DATL va transmite la SVCF OJPDRP o not prin care se precizeaz faptul c nu exist diferen e de evaluare, iar rezultatul final al verificrilor coincide cu evaluarea iniial. Nota se transmite n termen de 3 zile de la primirea Raportului Intemediar/Final.
59
Decizia privind verificarea la nivel SL-DATL a contractelor din eantion va fi definitiv. n urma verificrii eantionului, n termen de 3 zile, eful SL va ntocmi o Not cu proiectele verificate n cadrul eantionului, n care se prezint toate proiectele verificate i concluziile verificrilor. Nota este avizat n maxim 2 zile de Directorul DATL - APDRP i prezentat spre aprobare Directorului General. La o zi dup aprobarea Notei de ctre Directorul General APDRP, eful SL va transmite o copie a acesteia ctre OJPDRP, n vederea finalizrii aciunii de verificare a Rapoartelor de activitate la nivelul SVCF OJPDRP. Pentru etapa de derulare a contractului, experii responsabili de paii procedurali vor completa i semna Pista de Audit (Formular R.10 LC) pentru derularea contractului.
8.5 Monitorizarea proiectelor Monitorizarea proiectelor finanate prin Msura 421 se va realiza conform indicaiilor din Manualul evaluare-selectare i Manualului de monitorizare. Completarea indicatorilor de monitorizare Dup efectuarea fiecrei pli, GAL are obligaia de a completa formularul Documentul 2, prin nscrierea n acesta a indicatorilor de monitorizare atini prin realizarea activitilor i decontarea cheltuielilor aferente acestora, din fondurile publice (FEADR i Bugetul Naional). Documentul 2 completat va fi depus de GAL la SVCF-OJPDRP nu mai trziu de ultima zi lucrtoare a lunii n care au fost rambursate sumele din Cererea de plat. Documentul va fi transmis la SVCF pe suport de hrtie (datat, semnat de reprezentantul GAL i tampilat) i n format electronic (excel). Expertul SVCF-OJPDRP verific datele nscrise de GAL n Documentul 2 pe baza informaiilor din Rapoartele de Activitate aprobate (activiti realizate, nr. de participani, sesiuni de instruire etc). Expertul SVCF transmite n maximum o zi lucrtoare, Documentul 2 ctre Serviciul Autorizare Pli CRPDRP. Expertul SAP-CRPDRP verific sumele nscrise de GAL n Documentul 2 pe baza sumelor autorizate la plat pentru activitile GAL. Expertul SAP transmite n maximum o zi lucrtoare Documentul 2 verificat ctre Responsabilul cu monitorizarea de la CRPDRP. Acesta realizeaz un Document 2 centralizator pe care l transmite la SMER-DCP nu mai trziu de primele 5 zile lucrtoare ale lunii. 8.6 Reconcilierea privind situaia angajamentelor bugetare, a contractelor de finantare, a actelor adiionale i a notelor de ncetare de contract Scopul reconcilierii este de verificare a datelor operate (nregistrate) n evidena Serviciului Leader - DATL/SEC cu datele operate n evidena contabil ca urmare a ncheierii angajamentelor legale (Contracte de Finanare), propunerilor de angajare a unei cheltuieli ct i cu datele existente n evidenele expertului cu atribuii de monitorizare de la CRPDRP ct i la SMER-APDRP.
60
n data de maxim 10 ale fiecrei luni pentru CRPDRP, pentru luna anterioar, un expert cu atribuii de contractare din cadrul SEC, desemnat pentru aceast operaiune, execut reconcilierea att a valorilor exprimate n LEI ct i a valorilor exprimate n EURO cu Serviciile implicate n aceast operaiune. Operaiunea se execut prin confruntarea i punerea de acord a valorilor totale eligibile nerambursabile, nregistrate n cadrul celor trei evidene, respectiv contractare- contabilitatemonitorizare (evideniate pe fiecare beneficiar FEADR din cadrul Msurii 421 de ctre un expert din cadrul Serviciul Contabilitate i un expert cu atribuii de monitorizare din cadrul CRPDRP fa de datele operate de ctre expertul cu atribuii de contractare n eviden ele SEC, n baza Contractelor de Finanare, actelor adiionale ncheiate/nencheiate, precum i Notelor de ncetare de contract. Expertul cu atribuii contabile din cadrul CRPDRP, care efectueaz operaiunea de reconciliere, confrunt datele nregistrate n evidenele contabile cu datele nregistrate n evidenele SEC, evideniind i explicnd eventualele diferene. De asemenea, expertul cu atribuii de monitorizare din cadrul SEC-CRPDRP, care efectueaz operaiunea de reconciliere, confrunt datele nregistrate n evidenele monitorizrii cu datele nregistrate n evidenele SEC, evideniind i explicnd eventualele diferene. Rezultatele sunt cuprinse in formularul Anexa 3 LC Reconciliere lunara a Contractelor/actelor adiionale/notelor de ncetare incheiate si inregistrate contabil la nivel CRPDRP......... la data ......, formular: o ntocmit de expertii cu atribuii/desemnai pentru aceast operaiune SEC i expertul cu atribuii contabile din cadrul CRPDRP i de ctre experii cu atribuii de monitorizare de la nivelul CRPDRP) o avizat de ctre efii serviciilor implicate, de luare la cunotin i confirmare a valorilor nscrise n acest document, precum i de Directorul Adjunct CRPDRP. efii serviciilor vor fi responsabili pentru coordonarea activitii i experii cu atribuii/desemnai pentru aceast operaiune de ntocmirea i pstrarea documentelor (n format electronic i pe suport de hrtie), privind situaia valorilor/sumelor reconciliate cuprinse n formularul Reconciliere lunar a Contractelor/Actelor adiionale/Notelor de ncetare de contract ncheiate i nregistrate contabil la nivel CRPDRP......... la data ....... , Anexa 3 LC, din seciunea formulare. Situatia reconcilierii Contractelor de Finantare, a actelor aditionale incheiate/ nencheiate si a Notelor de incetare contract (Anexa 3LC), ca urmare a reconcilierii cu datele inscrise in evidentele contabile i ale monitorizrii se transmit la expertul contabilizare CRPDRP i la expertul cu atribuii de monitorizare CRPDRP prin Not intern. La nivel naional expertul SL-DATL-APDRP responsabil cu reconcilierea: o Primete n format electronic (scanat i n format excel) pe data de maxim 10 a fiecriei luni Anexa 3 LC de la nivelul SEC-CRPDRP mpreun cu lista care cuprinde elementele reconcilierii: Numar Contract/ Nume Beneficiar/ Titlul proiectului/ Valoarea total nerambursabila/ Actul aditional nr./ Valoarea nerambursabil n urma actului aditional / Diferenta de valoare dezangajat (n urma ncheirii actului adiional)/
61
Contract ncetat/ Valoare dezangajat (n urma ncetrii / Valoare contracte luna curent - de preluat n Anexa 3LC). Suma total a valorilor din lista ( valoare contracte luna curent - coloana 10 ) trebuie s coincid cu valoarea contractat din luna curenta din Anexa 3 LC aprobat la nivelul CRPDRP pe baza valorilor din Registrul C1.13. Expertul de la nivelul SEC-CRPDRP are responsabilitatea datelor nregistrate i operate n lista/listele ataat/ataate Anexei 3 LC, precum i n Registrul electronic C1.13 pe baza crora a executat reconcilierea la nivelul CRPDRP. Expertul responsabil cu reconcilierea la nivelul SEC-CRPDRP transmite n format electronic (scanat i n format excel) lista/listele aferent/aferente Anexei 3 LC ctre expertul cu atribuii de contabilizare din cadrul SCP-DCPFE-APDRP. o Dup ce primete de la nivel regional toate formularele Anexa 3 LC prin care s-a aprobat reconcilierea, precum i Listele ataate Anexei 3 LC aprobate de ctre Directorul Adjunct CRPDRP, expertul SL-DATL-APDRP, responsabil cu operaiunea de reconciliere, nsumeaz valorile din Anexa 3 LC de la fiecare CRPDRP n vederea stabilirii valorii totale nerambursabile contractat la nivelul celor 8 regiuni. o Expertul responsabil cu operaiunea de reconciliere din cadrul SL-DATL-APDRP verific concordana valorii pe fiecare CRPDRP cu valorile nscise n listele ataate Anexei 3LC i centralizeaz valorile la nivel naional. o n cazul n care expertul SL-DATL constat inadvertene/erori de transcriere/nregistrri neconforme nscrise n documentele analizate, restituie electronic (e-mail) i/sau scriptic la SEC-CRPDRP, expertului responsabil cu reconcilierea, n vederea reverificrii datelor din Liste sau Anexa 3LC. Ca urmare a analizrii inadvertenelor i corectrii datelor, expertul din cadrul SEC-CRPDRP va retransmite documentele scanate, aprobate la nivelul CRPDRP. Transmiterile se vor face pe baza Adreselor aprobate i scanate. o n urma acestei operaiuni expertul SL-DATL execut operaiunea de reconciliere a datelor la nivel naional att cu cu Serviciul Contabilizare Pli-DCPFE-APDRP, ct si cu SMER-DCP-APDRP. Termenul final pn la care se ntocmete reconcilierea la nivel naional este data de maximum 20 a lunii n curs pentru luna anterioar. Atenie! n cursul fiecrui an, pentru data de 15 octombrie (sfritul exerciiului financiar al CE) se va efectua reconcilierea angajamentelor ntre expertul cu atribuii de contractare din cadrul CRPDRP/SL-DATL-APDRP, expertul cu atribuii contabile din cadrul CRPDRP/SCP-DCPFE-APDRP i expertul cu atribuii de monitorizare din cadrul CRPDRP/SMER-DCP-APDRP. Operaiunea de reconciliere, efectuat pentru data de 15 octombrie a fiecrui an asigur confruntarea i punerea de acord a valorilor eligibile nerambursabile nregistrate de la nceputul Programului pn la data de 15 octombrie a.c., n cadrul celor trei servicii, respectiv contractare-contabilitate-monitorizare.
62
Procesul de reconciliere va cuprinde valorile verificate i asumate din reconcilierea lunii septembrie, la care se adaug operaiunile nregistrate n perioada 1-15 octombrie a.c. (Contracte de Finanaare, acte adiionale, note de ncetare). Termenul de finalizare pentru aceast operaiune este pentru CRPDRP/ DATL-SLAPDRP data de 20 octombrie a fiecrui an i pentru centralizarea datelor la nivelul APDRP, maximum 30 octombrie a fiecrui an.
63

Manual de Procedura Pentru Implementarea Masurii 421

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Procedura Pentru Implementarea Masurii 421

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ROMNIA MINISTERUL AGRICULTURII I DEZVOLTRII RURALE AGENIA DE PLI PENTRU DEZVOLTARE RURAL I PESCUIT

MANUAL DE PROCEDUR PENTRU IMPLEMENTAREA CONTRACTELOR DE FINANARE AFERENTE MSURII 421

IMPLEMENTAREA PROIECTELOR DE COOPERARE

PROGRAMUL NAIONAL DE DEZVOLTARE RURAL 2007 -2013

Capitolul 3: Prevederi generale

Proiect de cooperare interteritorial selectat de GAL

GAL din Romnia

GAL din Romnia

Proiect de cooperare interteritorial selectat de GAL

GAL din Romnia

Proiect de cooperare interteritorial selectat de GAL

GAL din Romnia

Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL

GAL din Romnia

GAL din Stat Membru UE

Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL

GAL din Romnia

Organizaie non-GAL eligibil** dintr-un alt Stat Membru sau ar ter

Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL

GAL din alte State Membre UE

GAL din Romnia

Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL

GAL din alte State Membre UE

Proiect de cooperare transnaional selectat de GAL

GAL din alte State Membre UE

Spea nu face obiectul prezentei proceduri

Proiect de cooperare interteritorial selectat de AM-PNDR

Proiect de cooperare interteritorial selectat de AM-PNDR

GAL din Romnia

Proiect de cooperare interteritorial selectat de AM-PNDR

GAL din Romnia

Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR

GAL din Romnia

Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR

GAL din Romnia

Organizaie non-GAL eligibil** dintr-un alt Stat Membru sau ar ter

Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR

GAL din alte State Membre UE

GAL din Romnia

Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR

GAL din alte State Membre UE

Proiect de cooperare transnaional selectat de AM-PNDR

GAL din alte State Membre UE

3. Numrul msurii PNDR n care se ncadreaz preponderent obiectivul proiectului

5. Anul alocaiei financiare

8. Ultimele 3 cifre ale deciziei AM de autorizare a GAL

9 Numr de ordine n registrul CF

Anexa III Anexa IV Anexa V

Anexa VI Anexa VII

S-ar putea să vă placă și