Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER (Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG)
Agus Muchtar 1), Dony Waluya Firdaus, S.E. 2), Rio Yunanto, S.Kom. 3) Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia boardmaker@plasa.com 1), dony_waluya@yahoo.com 2), abighazy@gmail.com 3) ABSTRACT PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server". Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that writer use is the Waterfall. The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor Accounting. Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000, Client Server. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang berkualitas mendorong perancangan pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berkualitas dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana penunjang. Untuk membantu mengolah data dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu manejemen data yang disebut Database Management System. Database Management System dapat digunakan untuk mengelola data menjadi informasi bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan Database Management System karena Database Management System merupakan basis data dan set perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis data. Adanya Database Management System pada suatu perusahaan akan menghasilkan informasi penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat. Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang diinginkan dengan tepat waktu. Alasan penulis melakukan penelitian di PT Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor Sales, karena penulis menemukan beberapa kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro cabang Bandung masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda perhitungan penjualan), sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dalam menghasilkan laporan penjualan perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya human error (Kesalahan Manusia), membuat pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat dan kemungkinan akan terjadi kesalahan pemasukkan data serta tidak adanya program khusus yang menangani permasalahan tersebut. Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis tertarik mengambil judul PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT-SERVER.

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

1.2 Identifikasi Masalah Untuk memberikan kejelasan dan lingkup yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan permasalahan yang akan diambil, yaitu: A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung. B. Bagaimana Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai databasenya berbasis client server. 1.3 Batasan Masalah A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung yang menggunakan metode pencatatan cash basic yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk metode persediaan barangnya yakni, sistem persediaan perpectual. Yang dibahas oleh penulis dibatasi hanya pada bagian tempat penulis melakukan penelitian yaitu pada bagian Supervisor Sales, Supervosir Accounting, Warehouse, Delivery, Branch Manager. B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya menambahkan bagian yang diperlukan di perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job description-nya. Penulis melakukan penelitian pada bagian Supervisor Sales khususnya yang menyangkut penjualan yang terdapat pada perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas akhir yang berjudul Perancangan Database Management System Penjualan pada PT Samafitro Cabang Bandung menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 berbasis ClientServer ini, tidak membahas laporan keuangan karena pada perancangan ini hanya membahas bagaimana proses pengelolaan data transaksi saja. 1.4 Tujuan Penelitian A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung. B. Untuk merancang Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-nya berbasis client server. 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Unit Analisis Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan bahwa: Unit analisis adalah tingkat agregasi data yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen penting dalam desain penelitian. (2001:82)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis melakukan pengumpulan data yang berhubungan dengan penjualan di bagian supervisor sales pada PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan. Unit analisisnya adalah yang menjadi objek penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan. 1.5.2 Populasi dan Sampel Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode Penelitian menjelaskan bahwa: Sampel adalah bagian dari populasi. (2005 : 271) Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: Sebagian item yang dipilih disebut dengan sampel-sampel (samples). (2005:631) Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa unit analisis adalah tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan berapa banyak unit analisis yang akan diambil. Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik penarikan sampel manakah yang cocok dengan karakteristik populasi, tujuan dan masalah penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan besar peluang anggota populasi untuk terpilih sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor sales, supervisor finance, supervisor, accounting, delivery dan warehouse. 1.5.3 Desain Penelitian Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh. dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: Desain dari penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian.(2005:84) Desain penelitian yang penulis gunakan pada waktu penelitian yaitu menggunakan desain penelitian dengan data primer dan data sekunder. Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: Desain penelitian dengan data primer dan data sekunder adalah desain pengumpulan data yang efisien dengan alat dan teknik serta karakteristik dari responden. Jika peneliti ingin menggunakan data sekuder, maka si peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap sumber, keadaan data sekundernya dan juga si peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari data tersebut. (2005:91) Berdasarkan pengertian di atas maka penulis menggunakan desain penelitian tersebut karena

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan dapat dipercaya. 1.6 Rekayasa Perangkat Lunak 1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. (2005:59) Berdasarkan pengertian di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa metodologi pengembangan sistem adalah suatu cara yang digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan suatu sistem yang telah ada. Adapun Metodologi Pengembangan Sistem yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang berorientasi pada keluaran, proses, dan data. A. Metodologi yang berorientasi keluaran Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: Metodologi ini disebut juga metodologi tradisional karena dalam tahapan pengembangan sistem tanpa dibekali dengan teknik dan piranti yang memadai, seperti cara menganalisis, menggambarkan sistem, sehingga sering juga disebut Metodologi System Development Life Cycle (SDLC), dimana fokus utama metodologi ini adalah pada keluaran/output seperti laporan laporan penjualan, laporan pembelian dan lain sebagainya. (2004:69)
Laporan Pembelian Kartu Stok Pengembangan Sistem Informasi (narasi)

Proses Proses Proses Proses Proses Proses Proses Proses

Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Arus Data)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses C. Metodologi yang berorientasi data Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: Metodologi ini disebut juga metodologi model informasi. Alat yang digunakan untuk membuat model adalah entity relational diagram (ERD). (2004:71) Penulis menggunakan metode ini karena penulis menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus utama dari metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut.
Data Data Data Data Data Data Data Data Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Hubungan Entitas)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data 1.6.2 Model Pengembangan Sistem Struktur pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah sebagai berikut: Penerapan tahapan pengembanga n sistem informasi dengan cara Waterfall adalah dimana setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan. (2004:62) Pada pengembangan sistem informasi yang dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan tahapan apabila terjadi kesalahan. Struktur pengembangan sistem Waterfall dapat dilihat pada gambar dibawah:

Faktur Penjualan

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Keluaran B. Metodologi yang berorientasi proses Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: Metodologi ini disebut juga dengan metodologi struktur analisis dan desain. (2004:70) Penulis menggunakan metode ini karena metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem, alat yang digunakan antara lain data flow diagram (DFD), dan bagan terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai data flow diagram.

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Survei Sistem Analisa Sistem

Transaksi

Pencatatan

Penggolongan

Pengikhtisaran

Laporan Akuntansi

Menganalisis dan Menginterprestasikan

Pemakai Informasi Akuntansi

Pengidentifikasian dan pengukuran data

Pemrosesan dan Pelaporan

Pengkomunikasian informasi

Gambar 5 Proses Akuntansi

Desain Sistem

Pembuatan Sistem Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem

3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN A. Struktur Organisasi Yang Berjalan

Branch Manager

Sekertaris

Supervisor Accounting

Supervisor Customer Service Relation

Supervisor Field Operation

Supervisor In House Service

Supervisor Sales

Keterangan: Bagian tempat penulis melakukan penelitian

Delivery

Warehouse

Produksi

Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan Gambar 4 Waterfall B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data) 1. Diagram Konteks
CUSTEMER
PB,FPT,FPK,Fotocopy KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK FPN,Uang,KPP,FPNK

2 Landasan Teori 2.1 Perancangan Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai berikut: Perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. (2005:39) 2.2 Sistem Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (2005:1) 2.3 Basis Data Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data menyebutkan: Basis data adalah salah satu bagian dari sistem informasi secara keseluruhan. (2005:24) 2.4 Penjualan Menurut Soemarso dalam bukunya yang bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan bahwa: Penjualan merupakan pendapatan yang diperoleh dari menjual barang yang mana jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. (2004:97)

SUPERVISOR ACCOUNTING

OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK

FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang. L/R,Neraca,Arus kas SPB,KOK,Uang,KPP,SP SPB,KPP,SP,Uang,Barang

WAREHOUSE

SPB,Return,Barang SPB,Barang,Return PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP & KK,SPB,KOK,Uang

Sistem Akuntansi Penjualan

DELIVERY

L/R,Neraca,Arus kas,Uang,LP

BRANCH MANAGER

SUPERVISOR SALES

OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP ,FPNK,Return,barang

Keterangan OP JU BB L/R SP FPN FPNK PB FPT FPK SPB KPMK KOK KPP : Order Penjualan : Jurnal Umum : Buku Besar : Laba Rugi : Surat Penagihan : Faktur Penjualan Tunai : Faktur Penjualan Kredit : Pesan Barang : Formulir Penjualan Tunai : Formulir Penjualan Kredit : Surat Pengiriman Barang : KwitansiPenerimaan KAS : Kwitansi Ongkos Kirim : Kwitansi Penagihan Piutang

Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan 2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Berjalan
Supervisor Accouting
FPN, FPNK FPNK, FPN, uang

SPB, KOK

KPMK, KOK, KPP

Arus Kas 4.p Menyerahkan SPB dan KOK

K O B

FPN
FP N

Arus

FPNK
FP NK

Kas

SPB, KOK

Labarugi
baru La gi

Neraca
Nerac a

3.0 Melakukan Pembayaran

FPNK, FPN, uang

SP

SPB

KOK

9.0 Membuat Laporan Keuangan

PP

Labarugi, Neraca, Arus Kas

K PM

FPN, FPNK

OP OP

PB KOK KOK
K

PB PB Supervisor Sales OP

KPMK

KPP

OP Customer
KPP, Uang KPP, SP

OP
SPB, barang

1.0 Membuat OP dan PB

Brance Manager
FPN, FPNK

SPB

SP
SP

FPT, FPK

FP

7.0 Melakukan penagihan

PP

FPT, FPK 6.0 Melakukan pengiriman Barang

K

2.0 Membuat FPT dan FPK

FP

PB KTP, Fotocopy KK
T

FPNK LP
LP

FPN FPN

FPNK

PB

KPP
KPP, Uang

FPK

PB

FPT SPB
SP B

8.0 Membuat LP

LP

SP

KPP, SP

SPB
SPB

SPB, barang Delivery

SPB, barang

5.p Menyerahkan SPB dan Barang

SPB, barang

Warehouse

Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang Berjalan

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

3. Bagan Alir Berjalan

SUPERVISOR SALES

WAREHOUSE
14 15

DELIVERY
21 Bersama Dgn uang 1 SPB KPP KPP 1 1 25 Bersama Dgn uang

1 SPB

Mulai 5

6 Digunakan untuk acuan penagihan 1 2

Cek Barang ? Ada Kosong Tunda Pengiriman Melakukan pengiriman barang Melakukan Pengecekan

Buat OP

1 FPT

1 FPK Fotocopy KTP & KK

Menyerahkan ke Spv. Accounting

26

1 OP

Buat FPN Buat FPNK T

Buat Dok. SP & KPP

KPP 1 (tak tertagih)

1 1 SPB 1 SPB KPP 22 Bersama Dgn uang 27 Diserahkan ke Warehouse

1 KPP 2

1 2 1 FPN 2 FPNK PB 7 T 8 Cek PB KPP Buat LP Menentukan Jenis Penjualan Tunai 1 Membuat FPT FPK 2 30 13 Uang SPB 4 Kredit Buat FPK T 1 2

15

23 19 28 16 KPP 1

T Menginformasikan untuk Melakukan penagihan atas acuan dok. FPK 2 ke Delivery

1 Retur

17

KPP

1 Tidak Retur barang ditunda SPB Melakukan Penagihan Menyerahkan Otorisasi SPB ke Spv. Sales KPP 1 Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang

Cek Barang

Ada Menukarkan barang Dan mengotorisasi Dok. Retur KPP 1

LP

19

Menerima retur dari customer

Retur

1 1 SPB 20

24

1 FPN atau FPNK

29

18

1 FPT

Gambar 11 Bagan Alir Yang Berjalan (3)

1 SPB Diotorisasi dan diserahkan ke warehouse Membuat Dok. Retur

18 3

SUPERVISOR ACCOUNTING
10 Bersama Dgn uang 1 FPNK FPN 9 Bersama Dgn uang 1 Membuat Jurnal Umum

BRANCH MANAGER
31 Uang Arus KAS

29

SPB Retur T 1 SPB

Retur

Mengecek SPB 14 28

Ke Customer

Buat Kwitansi Penerimaan Kas

Jurnal Umum

Neraca L/R

Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1)

KPMK Posting ke Buku Besar T Selesai

COSTUMER
1 3 4 20 11
Mengembalikan faktur Buku Besar 30

1 OP FPT

1 FPK

1 2

KPP

1 FPN

1
Jenis Faktur Faktur Tunai

Faktur Kredit

Membuat Laporan Keuangan 1

LP

T Tidak Pembayaran ditunda sesuai perjanjian

11

T Arus KAS

FPNK 1 FPN 12 Membuat SPB

Buat PB

Mengisi FPT

Mengisi FPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK 1

Bayar ?

Neraca Keterangan L/R OP JU BB L/R SP Bersama FPN Dgn uang FPNK PB 1 FPT FPK SPB KPMK T KPP : Order Penjualan : Jurnal Umum : Buku Besar : Laba Rugi : Surat Penagihan : Faktur Penjualan Tunai : Faktur penjulan kredit : Pesan Barang : Formulir Penjualan Tunai : Formulir Penjualan Kredit : Surat Pengiriman Barang : KwitansiPenerimaan KAS : Kwitansi Penagihan Piutang :

Ya KPP Mengotorisasi dan Menyerahkan KPP & Membayar pelunasan penjualan kredit 1

PB

FPT

1 FPK Fotocopy KTP & KK 1 2

SPB 27 31

Uang 22

23
13

Uang KPP 1 (tak tertagih) KPP

5 KPP

12 1 1 Bersama Dgn uang FPNK T 16 8 1

24

Gambar 12 Bagan Alir Yang Berjalan (4)

KPP

1 FPN

21 1

Bayar ? Ya 1 KPP

Tidak

Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang

1 Melakukan Pembayaran FPNK

SPB

KPP

1 FPN

Melakukan Pembayaran 1 1 Bersama Dgn uang FPNK Bersama Dgn uang 10

Menyimpan barang dan mengotorisasi SPB

Bersama Dgn uang 25 26 9

1 SPB

17

Gambar 10 Bagan Alir Yang Berjalan (2)

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

PERANCANGANDATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN 4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang Diusulkan A. Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan Penulis mengusulkan bagian Supervisor Finance yang berkaitan penjualan, struktur organisasinya sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI USULAN PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG
Branch Manager

2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Diusulkan

Supervisor Finance
File Jurnal Umum
al Jurn um Um

File buku besar

bes Bu ku ar

FPK 1, FPT, KPP, Uang (otorisasi)

FPK 1, FPT, KPP, Uang

FP

FP

K File BP

File BPK

T1

8.0 Membuat Laporan Keuangan

Jurnal umum, buku besar , LPP

n ra g po kun La du ng n ta Pe Piu

FPT

2.0 Menerima Pembayaran

FP

FPK 1, FPT, KPP, Uang (otorisasi)

PT

Fil eF

FPK 1, FPT, KPP, Uang

FPT 1, FPK 1

1.0 Transaksi Penjualan

FP
1

Fotocopy KTP, KK & Slipgaji, FSPK

LP K

FP

T1

FP

LP T

K PP

FSPK
P
FSPK

KP

File Laporan pendukung piutang FPT 1

Brance Manager

T1

PT eL Fil LP

LPT dan LPK

File LPK
LP K K LP

LPT

9.0 Membuat LPT dan LPK

KPP (otorisasi), Uang

Customer
SOP 2 otorisasi SOP, barang

FP

K1

Supervisor Sales
File FPK

File FPK

FPK 1 File FPK

KP
ris as i

P
K PP

KPP

SOP
SOP
P2 SO

FPT 2, FPK 2

KP

PP

Po

FP

T2
FP T 2

oto

File FPT

File FPT

SO P

tori sasi

6.0 Melakukan penagihan

ris as i

SO

7.0 Melakukan pengiriman Barang

S oto OP 2 risa si
P 2

4.p Menyerahkan SOP dan Barang

SOP dan barang

Warehouse

SOP
FP FP K2 K2

3.0 Membuat SOP

SO

oto

SOP dan barang

File KPP KPP

K PP K PP

File SOP SOP

SOP 2 otorisasi

KPP

SOP, barang

SO

Delivery

KPP
K

5.0 Membuat KPP

FP

FPK

Sekertaris

FPK KPP (otorisasi), Uang

Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang Diusulkan

Supervisor Finance Supervisor Accounting Supervisor Customer Service Relation Supervisor Field Operation Supervisor In House Service Supervisor Sales Keterangan: : Bagian tempat penulis melakukan penelitian : Bagian yang diusulkan oleh penulis Delivery Warehouse

C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan

SUPERVISOR SALES
Mulai 3 Digunakan untuk acuan penagihan 1 Fotocopy KTP,KK & Slip gaji 2 FSPK Order penjualan 26 KPP Input cek Database barang Melakukan Pengecekan pengecekan ke Database Input Data Customer Simpan Data Customer Cetak KPP 1 Simpan KPP Input KPP

Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account Kode Akun Nama Akun 1.1.1 Kas 1.1.2 Piutang Dagang 1.1.3 Persediaan Barang Dagangan 2.1.1 Utang Dagang 4.1.1 Penjualan 4.2.1 Potongan Tunai 4.2.2 Potongan Dagang 5.1 Harga Pokok Penjualan 5.1.4 Franco Gudang 1.1.4 Piutang Tak tertagih B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Usulan 1. Diagram Konteks
CUSTEMER
Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK File FPT, File FPK, KPP Jurnal umum, buku besar, laporan pendukung piutang KPP, SOP , Barang SOP, KPP, Uang LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan pendukung piutang

Menerima order penjualan dari customer

1 KPP

Data Barang

T Input FPK Cek barang Ada Cetak FPK Jenis Penjualan Tunai FSPK Input Data Customer Simpan Data Customer 2 Data Customer Input LPT Input FPT Simpan LPT Simpan FPT FPT LPT Cetak LPT 1 LPK 2 25 Cetak LPK LPK Simpan LPK Kredit Buat FSPK FPK 1 2 5 15 Input LPK FPK Tidak ada Tidak melakukan transaksi Simpan FPK Menginformasikan untuk melakukan penagihan atas acuan dok. FSPK 2 ke Delivery

1 2

1 KPP

Cetak FPT

SUPERVISOR ACCOUNTING
FPT

1 2 7 24

1 LPT 2 T 27 T

FPT, FPK, KPP, SOP, Barang

WAREHOUSE

SOP, Barang SOP, Barang

Database Management System Penjualan

DELIVERY

Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji

BRANCH MANAGER

Gambar 16 Bagan Alir Sistem Usulan (1)

SUPERVISOR SALES

FPT, FPK, KPP FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT, LPK

SUPERVISOR FINANCE

FPT, FPK, Uang, File BPK

Keterangan : JU BB FPT FPK SOP KPP LPT LPK FSPK : Jurnal Umum : Buku Besar : Faktur Penjualan Tunai : Faktur Penjualan Kredit : Surat Order Pengiriman : Kwitansi Penagihan Piutang : Laporan Penjualan Tunai : Laporan Penjualan Kredir : Formulir Syarat Penjualan Kreditt

Gambar 14 Diagram Konteks Usulan

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

COSTUMER
4

SUPERVISOR FINANCE
6 Bersama Dgn uang 1 Bersama Dgn uang 1 FPK KPP 22 Bersama Dgn uang 1

SUPERVISOR ACCOUNTING
23 24 25 28 KPP 1 (tidak tertagih) LPK

BRANCH MANAGER

1 5 1 FPT 1 FPK Melakukan Pembayaran

14
FPT

29

1 FSPK

1 2 SOP 2 3 SOP

LPT

BPK

Input KPP (Taktertagih)

1 Laporan pendukung piutang T

Input BPK

3
Simpan BPK

Input BPK

Input BPK Buat Jurnal Umum Buat Laporan pendukung piutang Simpan Laporan pendukung piutang Cetak Laporan pendukung piutang LPT Selesai

Simpan BPK

Simpan BPK Simpan Juranl Umum 27

Cetak BPK

Cetak BPK

Cetak BPK Jurnal Umum Posting ke Buku Besar Umum Simpan Buku Besar Umum T Buku Besar Cetak Jurnal umum, buku besar umum 1

Melakukan Pembayaran 1

Mengisi FSPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK 1

Memeriksa barang Sesuai Menyimpan barang dan mengotorisasi SOP

Tidak sesuai

BPK

BPK

BPK

LPK 1 Laporan pendukung 2 piutang

FPT FPK Bersama Dgn uang 4 6

Menyerahkan kembali untuk dilengkapi

Mengotorisasi FPT dan mengembalikannya ke Customer

Mengotorisasi FPK dan mengembalikannya ke Customer BPK FPK Otorisasi

T FPT Otorisasi Jurnal Umum Jurnal Umum 1 2 29 Keterangan: FPT = Faktur Penjualan Tunai FPK = Faktur Penjualan Kredit FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit LPT = Laporan Penjualan Tunai LPK = Laporan Penjualan Kredit KPP = Kwitansi Penagihan Piutang SOP = Surat Order Pengiriman DB = Data barang BPK = Bukti Penerimaan Kas BKB = Bukti Kurang Barang

Bersama Dgn uang

Fotocopy FSPK KTP & KK

Ke Customer

1 2

Ke Customer

28

Buku Besar umum Buku Besar umum 1

1 SOP SOP 1 2 (otorisasi) 3

30

19

Gambar 19 Bagan Alir Sistem Usulan (4)

11 10

1 KPP

3 3 4 T 16

1 KPP Bayar ? Ya Mengotorisasi dan menyerahkan KPP1 dan membayar pelunasan penjualan kredit Tidak

D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram) Yang Diusulkan

Sisa_Pembayaran
mu Uang_ ka

4
Tanggal_Jatuh Tempo
Diskon

Uang_muka

Tanggal_Jatuh Tempo Diskon

Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang

Sisa_Pembayaran No._Faktur

Bayar ?

Tidak Pembayaran ditunda sesuai perjanjian

Jenis_Transaksi Jumlah_Uang

aktur No._F

LPP

Dibuat
Total_bayar Nama_Cust Keterangan Kode_Cust

KPP 1 2 (tak tertagih) 3

Nama_Cust Kode_Cust Keterangan

Ya 4 Mengotorisasi dan menyerahkan KPP 1 dan membayar pelunasan penjualan kredit

Total_bayar

Keterangan

KPP 1 2 (otorisasi) 3

1 KPP

No._Faktur No_KPP Keterangan Tanggal Sisa_Pembayaran No._Faktur No_KPP

No._Faktur

Sisa_Pembayaran Nama_Cust

4 Bersama Dgn uang 20

Terbilang No. Bukti

Diperoleh_Dari

Keterangan

Nama_Cust

N Proses N
Tanggal

BPK

KPP

Sisa_bayar

21

KPP 1 2 (otorisasi) 3

Tanggal

N
Uang_kembalian Diskon Uang_pembayaran

Sisa_bayar

Harga_muka Total_penjualan Kode_Cust Alamat

4 18 Bersama Dgn uang 17

Ref.
Kredit

Harga_muka Kode_Cust Alamat

Total_penjualan

No.Bukti

Keterangan Debit Tanggal

Catat

Gambar 17 Bagan Alir Sistem Usulan (2)

Saldo Kredit No.Bukti Kredit Nama_Akun Ref. Kredit Saldo Ref. Nama_Akun

WAREHOUSE
7 8

DELIVERY
10

1
Ref.

Jurnal Umum

Posting

Buku Besar Umum

Debit Keterangan

Tanggal Keterangan

Debit Tanggal Debit Keterangan

FPT

2 SOP

Tanggal

1 2 3 9 T 2 SOP 2 3 otorisasi) 18
Keterangan: BPK=Bukti Penerimaan Kas KPP=Kwitansi Penagihan Piutang LPP=Laporan Pendukung Piutang

FPK

Input SOP Input status pengiriman barang Simpan SOP SOP

Update Status Barang

Input status pengiriman barang Menyerahkan Otorisasi SOP ke Warehouse

1 KPP

Cetak SOP

Status barang

Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan

Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang

1 SOP

17 2 3 4 Bersama Dgn uang KPP 2 3 (otorisasi) 4 20

Ke Warehouse Bersama Dgn uang KPP 2 3 (otorisasi) 4

1 KPP

4.2 Perancangan Menu Program A. Struktur Menu Program

4
Data Harga Jual Data Data Customer Formulir Syarat Penjualan Kredit Masukan Faktur Jual Tunai Transaksi Faktur Jual Kredit

T 8 Mensortir banyak barang

Input Data Barang 12 Simpan Data Barang 1 SOP 3 2 Data Barang

Menyerahkan ke Spv. Accounting, Spv sales dan Spv Finance KPP 2 3 (otorisasi) 4

21 19 KPP 1 (tak tertagih) 2 3 15 4

Supervisor Sales

Kwitansi Penagihan Piutang Proses Dokumen Penagihan Piutang Habis Tempo Penarikan Barang

1 T KPP Diserahkan ke Spv. sales

4
Keluaran Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Tunai Laporan Penjualan Kredit Laporan Transaksi Penjualan

Bersama Dgn uang 22

T Diserahkan ke Spv. Sales

Bantuan

23

Kalkulator

Diserahkan ke Warehouse

13 Melengkapi kekurangan barang 26 1 SOP 1 SOP 3 2 3 1 2 SOP 3 2 11

Melakukan Penagihan

Lock PC Data Data Master Barang

Backup Database

Masukan

Kalender

Warehouse

Proses

Dokumen

Surat Order Pengiriman

1 KPP

Tentang

Bantuan

4
Login

Masuk

Menu Utama

Perusahaan Profil Keluar Chat User Programmer Delivery Bantuan Ganti Password Proses Pengiriman Barang Surat Tugas Pengiriman

14 13 12

16
Ganti Skin Logout Proses Supervisor Finance Bantuan KAS Piutang Dagang Persedian Barang Dagang Keluaran Catatan Buku Besar Umum Penjualan Potongan Tunai Bantuan Laporan Pendukung Piutang Potongan Dagang Harga Pokok Penjualan Franco Gudang Piutang Tak Tertagih Transaksi Bukti Penerimaan Kas

Keluar

Gambar 18 Bagan Alir Sistem Usulan (3)

Supervisor Accounting

Jurnal Umum

Gambar 21 Struktur Menu Program Keseluruhan

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

B. Menu Program

Gambar 22 Tampilan Menu Utama C. Menu Program Inputan

Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual

Gambar 23 Tampilan Input Data Master Barang

Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai

Gambar 27 Tampilan Cetak Faktur Jual Tunai Gambar 24 Tampilan Input Data Customer

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan Kas Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit

Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum

Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit

Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan Kas

Gambar 33 Tampilan Buku Besar Umum

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Kas

Gambar 40 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Harga Pokok Penjualan

Gambar 35 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Dagang

Gambar 41 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Franco Gudang

Gambar 42 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih Gambar 36 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Persedian Barang Dagang

Gambar 43 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih

Gambar 37 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Penjualan

Gambar 38 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Potongan Tunai

Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan Pendukung Piutang

Gambar 39 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Potongan Dagang

10

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Setelah mempelajari permasalahan yang ada mengenai Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan pada masa yang akan datang. A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan dengan cara membuat perhitungan transaksinya menggunakan kertas kerja yang bisa mengakibatkan terjadinya human error, sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja antara bagian keuangan dan bagian akuntansi. B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang Bandung mengalami perubahan, dengan menambahkan Bagian Supervisor Finance, mengingat tidak adanya pemisahan fungsi antara keuangan dan akuntansi. Selain itu untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan supaya tidak menghambat jalannya produktivitas perusahaan dan tidak tercampurnya data-data yang ada pada bagian Supervisor Finance dan Supervisor Accounting. Penulis membuat rancangan Database Management System Penjualan berbasis client server dengan sebelumnya dibuatkan diagram konteks usulan, diagram arus data usulan, bagan alir sistem usulan, diagram hubungan entitas dan Normalisasi dengan menggunakan database SQL Server 2000 dan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu berupa laporan penjualan tunai, laporan penjualan kredit pada bagian supervisor sales, di proses jurnal umum, buku besar umum, buku besar pembantu piutang pada bagian supervisor accounting dan output yang dihasilkan berupa laporan pendukung piutang. 5.2 Saran Setelah melakukan pembahasan dan penelitian secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan maka disarankan: A. Struktur Organisasi dan job description harus sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam melakukan tugas dan fungsi yang dijabat. Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus dipisah, sehingga dalam pengendaliannya dapat menghasilkan pembuatan laporan penjualan dan laporan keuangan yang relevan, akurat dan tepat waktu. Penulis merancang Database Management System Penjualan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic

B.

6.0 dapat membantu dan mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan. Agar Database Management System Penjualan pada bagian Supervisor Sales, Warehouse, Supervisor Finance dan Supervisor Accounting pada PT Samafitro cabang Bandung dapat digunakan dengan optimal, maka perlu adanya dukungan hardware dan sorfware yang memadai sehingga dapat dioperasikan dengan kecepatan yang maksimal.Perusahaan menggunakan Processor Intel Pentium IV, memory DDR 256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB menjadi 512 MB agar dapat menjalankan program ini dengan maksimal. Program aplikasi Database Management System Penjualan yang telah dibuat, dapat dikembangkan dimasa yang akan datang, mengingat fasilitas dan kemampuan program ini masih perlu ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu. Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database Design Using Entity-Relationship Diagrams. New York: Auerbach Publications. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk Professional. Jakarta : Elex Media Komp. Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002. Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A. Hermawan. Akuntansi Intermediate. Jakarta: Erlangga. Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta: Salemba Empat. Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf. Persada. HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Yogyakarta: Andi Offset. HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu computer, pemrograman, sistem informasi dan inteligensi buatan. Yogyakarta: Andi Offset. http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5 Nopember 2009) Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

11

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual Basic & Microsoft SQL server. Yogyakarta: Andi. Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offsite. Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya. Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal Hardware Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan 3. Jakarta: Salemba Empat. Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004. Interfecing Port Paralel Dan Port Serial Komputer Dengan Visual Besic 6.0. Yogyakarta: Andi. Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan. Bandung: Humaniora Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika. Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed). Bandung: Alfabeta. Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Linggajaya. Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: Salemba Empat. Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi Keuangan Lanjutan Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE. Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Pustaka Raya.

PENULIS
Nama Lengkap Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat No. HP : Agus Muchtar : Kuningan : 17 Agustus 1987 : Laki-laki : Jln. Pramuka No. 39 RT22/RW04 Kuningan 45571 : 081322222344

12