Sunteți pe pagina 1din 93

PLANIFICAREA I BUGETAREA MULTIANUAL A INVESTIIILOR

MANUAL ELABORAT N CADRUL PROIECTULUI IDF GRANT No.TF 051246 DESTINAT UZULUI SPECIALITILOR DIN CADRUL MINISTERULUI JUSTIIEI BUCURETI 2005

Cuprins

Cuvnt nainte 1. Programul multianual de investiii; concept; beneficii 2. Metodologia planificrii multianuale i bugetrii investiiilor 3. Adaptarea sistemului informaional i a structurii organizatorice 4. Stabilirea politicilor bugetare i de investiii 5. Elaborarea formularelor i instruciunilor de utilizare 6. Identificarea i evaluarea nevoilor de investiii 7. Pregtirea propunerilor de proiecte de investiii 8. Analiza propunerilor de proiecte de investiii 9. Stabilirea prioritilor 10. Evaluarea opiunilor financiare 11. ntocmirea programului de investiii i a bugetului 12. Adoptarea programului i bugetului de investiii

1 2 5 7 14 22 39 44 56 59 74 79 81

13. Aplicarea i monitorizarea programului i bugetului de investiii 14. Obstacole n implementarea modelului de planificare multianual i bugetarea investiiilor 15. Anexe

84 89

Cuvnt nainte
Acest manual a fost elaborat cadrul Proiectului IDF Grant no. TF 051246 i se adreseaz specialitilor din compartimentele economice i tehnice ale Ministerului Justiiei i instituiilor subordonate. Optnd pentru o abordare concis, autorii intenioneaz s pun la dispoziia celor interesai un material uor de parcurs, structurat astfel nct s constituie un ghid n vederea ntocmirii planurilor multianuale de investiii. Manualul pune un accent special pe explicarea terminologiei specifice domeniului planificrii i bugetrii investiiilor, pe principiile i metodologia de lucru, care odat deprinse i aplicate consecvent pot conduce la mbuntirea eficienei i eficacitii cheltuirii fondurilor publice. Fr a constitui o monografie a legislaiei n materie, lucrarea de fa face trimitere la reglementrile legale n vigoare.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

1. PROGRAMUL MULTIANUAL DE INVESTIII; CONCEPT; BENEFICII


1.1. Programul multianual de investiii Un program multianual de investiii reprezint o list de obiective de investiii pe care organizaia dorete s le realizeze ntr-un orizont de timp de 4-6 ani. Obiectivele de investiii sunt aranjate n ordinea descresctoare a prioritii lor, determinat conform unei metodologii prestabilite si aplicate cu consecven i sunt evaluate din punct de vedere al duratei de realizare i costurilor de investiii si funcionare. Un program multianual de investiii corect ntocmit nu este o simpl list de dorine, ci o serie programat, realist de investiii, cu surse de finanare temeinic identificate i disponibilizate. Lipsa unei legi speciale (Legea nr.9 din 18 decembrie 1980 privind investiiile a fost abrogat) face ca n practic, distincia dintre obiectivele de investiii i celelalte programe ale unei instituii publice s genereze divergene de opinii ntre specialitii din administraia public i organele de control financiar. n principiu, un proces investiional se concretizeaz n achiziionarea sau realizarea unor active corporale sau necorporale i n construcia, extinderea, modernizarea activelor corporale. 1.2. Activele corporale Pentru a lmuri n detaliu problema este util s ne raportm la precizrile Legii nr. 15 din 24 martie 1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, Republicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 242 din 31 mai 1999. Astfel aceasta definete ca active corporale terenurile i mijloacele fixe, iar ca active necorporale (restrngnd la specificul instituiilor publice ), concesiunile, imobilizrile necorporale de natura superficiei i a uzufructului, brevetele i programele informatice, etc. Este considerat mijloc fix obiectul sau complexul de obiecte ce se utilizeaz ca atare i ndeplinete cumulativ urmtoarele condiii: a) are o valoare de intrare mai mare dect limita stabilit prin hotrre a Guvernului. Aceast valoare poate fi actualizat periodic, n funcie de evoluia indicelui general al preurilor; b) are o durat normal de utilizare mai mare de un an. Pentru obiectele care sunt folosite n loturi, seturi sau care formeaz un singur corp, la ncadrarea lor ca mijloace fixe se are n vedere valoarea ntregului corp, lot sau set. Sunt, de asemenea, considerate mijloace fixe supuse amortizrii:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

a) investiiile efectuate la mijloacele fixe luate cu chirie; b) capacitile puse n funciune parial, pentru care nu s-au ntocmit formele de nregistrare ca mijloace fixe. c) investiiile efectuate la mijloacele fixe, n scopul mbuntirii parametrilor tehnici iniiali, prin majorarea valorii de intrare a mijlocului fix. Nu sunt considerate mijloace fixe: a) motoarele, aparatele i alte subansambluri ale mijloacelor fixe, procurate n scopul nlocuirii componentelor uzate cu ocazia reparaiilor de orice fel, care nu modific parametrii tehnici iniiali ai mijlocului fix; b) sculele, instrumentele i dispozitivele speciale ce se folosesc fie la fabricarea anumitor produse n serie, fie la executarea unei anumite comenzi, indiferent de valoarea i de durata lor de funcionare normal; c) construciile i instalaiile provizorii; d) animalele care nu au ndeplinit condiiile pentru a fi trecute la animale adulte, animalele de ngrat, psrile i coloniile de albine; e) pdurile; f) investiiile efectuate pentru realizarea lucrrilor miniere din afara perimetrelor de exploatare, precum i cele pentru foraj, executate pentru explorri, prospeciuni geologice i geofizice, forajele pentru alimentarea cu ap, care nu au dat rezultate, sondele situate n gaz - capul unor zcminte de iei, precum i sondele de cercetare geologic, care au pus n eviden acumulri de hidrocarburi, dar care, din motive geologico-tehnice i economice obiective, nu pot fi exploatate; g) prototipurile, atta timp ct servesc ca model la executarea produciei de serie, inclusiv seria zero, sau sunt supuse ncercrilor n vederea omologrii la productor; h) echipamentul de protecie i de lucru, mbrcmintea special, precum i accesoriile de pat, indiferent de valoarea i de durata lor de utilizare. Duratele normale de funcionare, precum i clasificaia mijloacelor fixe se aprob prin hotrre a Guvernului. La determinarea lor se ine seama de parametrii tehnico-economici stabilii de proiectani i de productori prin crile sau documentaiile tehnice ale mijloacelor fixe respective, precum i de efectele uzurii morale. Aceste durate se revizuiesc periodic.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

1.3. Argumente n favoarea ntocmirii programelor multianuale Literatura de specialitate identific o serie de argumente n favoarea ntocmirii programelor multianuale de investiii, dintre care putem aminti: Reprezint o cerin legal a Legii nr.500 din 11.07.2002 privind finanele publice, publicat n Monitorul Oficial Partea I, nr.597 din 13.08.2002. Creeaz legtura ntre strategia guvernului/ministerului i bugetele anuale; Ajut la stabilirea ordinii de prioriti n programarea i finanarea investiiilor; Asigur coeren i consecven procesului investiional, prin orientarea in mod constant, a resurselor financiare limitate catre proiectele prioritare. Asigur continuitatea financiar pe perioade care depesc un mandat legislativ. Asigur coordonarea dintre programarea financiar i cea de execuie a obiectivelor de investiii; Poate genera efecte sinergice prin corelarea cu programele de investiii ale altor autoriti centrale i locale sau ale ale diferitelor entiti publice sau private; Favorizeaz legtura cu mediul extern instituiei publice; Atrage atenia asupra obiectivelor prioritare i a capacitii financiare; Asigur informarea publicului asupra nevoilor i obiectivelor de investiii, contribuind la construcia susinerii publice a programelor de investiii; Identific mijloacele cele mai eficiente i mai economice de finanare a obiectivelor de investiii; Consolideaz credibilitatea financiar (bonitatea); Formalizeaz fluxul informaional utilizat pentru stabilirea nevoilor i implicit a listei de investiii, conducind la eficientizarea i creterea calitii procesului; Responsabilizeaz funcionarii publici implicai n acest proces; Crete numrul ocaziilor de obinere a finanrilor externe (instrumente de finanare nerambursabil, instituii financiare internaionale, guverne strine, credite etc) sau din surse private

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

2. METODOLOGIA PLANIFICRII MULTIANUALE I BUGETRII INVESTIIILOR


Planificarea multianual i bugetarea investiiilor constituie un proces dinamic, implicnd o serie de pai procedurali ce se succed ntr-o ordine logic. n contiunare, sunt prezentai sintetic paii procedurali n planificarea multianual i bugetarea investiiilor. 3. Elaborarea formularelor i instruciunilor de utilizare 2. Stabilirea politicilor bugetare i de investiii 1. Adaptarea sistemului informaional i a structurii organizatorice

4. Identificarea i evaluarea nevoilor de investiii

5. Pregtirea propunerilor de proiecte de investiii

6. Analiza propunerilor de proiecte de investiii

9. ntocmirea programului multianual i a bugetului de investiii

8. Prognoza bugetar i identificarea opiunilor financiare

7. Stabilirea prioritilor

10.Aprobarea programului i a bugetului de investiii

11.Implementa rea i monitori zarea progra mului i buge tului de investiii

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

Complexitatea i implicit durata procesului procesului depind de : cadrul legislativ existent, mrimea instituiei, structura organizaional, sistemele informaionale i informatice, cultura organizaiei, capacitatea personalului, calitatea managementului, situaia financiar.

Evaluarea complexitii procesulului de planificare este necesar n vederea stabilirii unui calendar realist de implementare a acestuia. O organizaie puternic structurat pe vertical, aa cum este Minsterul Justiiei va trebui sa aib n vedere proiectarea unui sistem informaional ct mai elastic i eficient pentru planificarea multianul a investiilor dar s i aloce suficient timp procesului pentru a nu compromite calitatea acestuia.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

3. ADAPTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL I A STRUCTURII ORGANIZATORICE


Procesul de implementare a unui program multianual de investiii trebuie s nceap prin analiza sistemului informaional existent, prin prisma raionalitii, eficacitii i eficienei acestuia. 3.1. Sistemul informaional n definirea sistemului informaional se opereaz cu noiunile de flux informaional i circuit informaional. 3.1.1.Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise ntr-un interval de timp determinat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o mulime de canale informaionale. Un sistem informaional cuprinde mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de conexiuni ce se stabilesc ntre diferite componente ale acestora. Aceste clase de fluxuri se sub mpart n : fluxuri orizontale, viznd compartimente ale organizaiei sau ,,centre de decizie" de acelai nivel; fluxuri verticale, care pornesc de la nivel ierarhic inferior la un nivel ierarhic superior, formnd aa numita ,,piramid informaional"; fluxuri informaionale pentru intrri de date; fluxuri informaionale pentru ieiri de date; fluxuri informaionale pentru prelucrarea datelor.

3.1.2.Circuitul informaional reprezint itinerarul parcurs de informaii de la locul culegerii lor pn la locul de utilizare a acestora. n aceast circulaie, se include parcurgerea tuturor operaiilor din momentul apariiei datelor, pn n momentul declanrii unei aciuni. Avnd n vedere faptul c mesajul informaional este definit de mulimea informaiilor transmise simultan de la surs la receptor printr-un canal, rezult c circuitul informaional reprezint o succesiune a mesajelor informaionale, interdependente transmise prin canale adiacente ntre surse i receptori. Sistemul informatic are obiective similare i ndeplinete n mare msur aceleai funcii ca i sistemul informaional. Se poate afirma, aadar, c sistemul informatic pentru conducerea unei organizaii este sistemul informaional al acesteia n care pentru execuia proceselor informaionale sunt utilizate mijloace automatizate. La acest nivel, este deosebit de important utilizarea calculatoarelor electronice, de la cele mai simple pn la cele din ultima generaie, n transmiterea i recepionarea informaiilor. Odat luat decizia implementrii modelului de planificare multianual a investiiilor, specialitii se vor confrunta cu o prim ntrebare: Sistemul informaional existent susine

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

ntr-un mod eficace i eficient funcia de fundamentare, elaborare i adoptare a programului multianual de investiii ? Cu alte cuvinte ei vor trebui s determine dac sistemul informaional existent identific i folosete toate sursele ce pot furniza informaii relevante referitoare la nevoile de investiii, stabilete circuitele informaionale necesare transmiterii acestei informaii ctre receptori, fie ei entiti specializate n prelucrarea, analiza acesteia, fie entiti de decizie care hotrsc n privina aprobrii programelor de investiii. n mod evident, sistemul informaional va trebui s permit circulaia rapid, nedistorsionat a informaiei necesare implementrii programului multianual de investii, monitorizrii acestuia, raportrii i controlului, permind informarea operativ a decidenilor n vederea adoptrii unor eventuale corecii. n situaia n care, concluzia este c sistemul informaional nu satisface cerinele menionte, acesta trebuie reproiectat. Reproiectarea unui sistem informaional poate viza ansamblul su, sau doar acele seciuni care prin calitatea lor condiioneaz atingerea obiectivelor punctuale stabilite. Dup reproiectarea sistemului informaional, urmtorul pas l constituie ajustarea structurii organizatorice, aceasta nsemnnd n principal, identificarea acelor activiti omogene care contribuie la realizarea obiectivului propus i gruparea lor pe posturi sau compartimente operaionale i funcionale, stabilind relaiile pe orizontal i pe vertical ntre acestea. Avnd n vedere c la nivelul celor mai multe instituii publice nu exist compartimente/ persoane specializate n analiza i reproiectarea sistemelor informaionale i structurii organizatorice, considerm util o abordare ceva mai extins a acestei probleme. 3.2. Structura organizatorica Structura organizatoric este definit ca ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice i al relaiilor dintre acestea, astfel constituite nct s asigure premisele organizatorice adecvate realizrii obiectivelor prestabilite. Structura organizatoric poate fi considerat coloana vertebral a organizaiei, n cadrul ei regsindu-se componentele de baz i anume: postul, funcia, compartimentul, relaiile organizatorice, ponderea ierarhic, nivelul ierarhic. 8

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

Postul este alcatuit din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor desemnate pe anumite perioade de timp fiecarui component al organizaiei. Obiectivele postului se regasesc n sistemul piramidal al obiectivelor organizaiei. O alt component a postului este autoritatea formal, sau competena organizaional, ce poate fi ierarhic atunci cnd acioneaz asupra persoanelor i funcional cnd se exercit asupra unor activiti. n afara autoritii formale, titularii postului dein i autoritate profesional, exprimat de nivelul de pregatire i experien de care dispune o persoan. Funcia constituie factorul care generalizeaz posturi asemntoare din punct de vedere al ariei de cuprindere, a autoritii i responsabilitii. Funciile pot fi grupate n: funcii de conducere funcii de execuie.

Compartimentele sunt rezultatul agregrii unor posturi i funcii cu continut similar i/sau complementar, reunind persoane care desfoar activiti relativ omogene i solicit cunotine specializate dintr-un anumit domeniu, sunt amplasate ntr-un anumit spaiu i subordonate nemijlocit unei singure persoane. Compartimentele pot fi: operaionale funcionale.

Relaiile organizatorice sunt alcatuite din ansamblul legaturilor dintre componentele structurii stabilite prin reglementri oficiale. Relaiile organizatorice pot fi: de autoritate de cooperare de control de reprezentare.

Nivelurile ierarhice sunt alcatuite din ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale, la aceeai distan fa de conducerea de vrf a organizaiei. Numarul de niveluri ierarhice este influenat de dimensiunea organizaiei, diversitatea activitilor, complexitatea activitii, dar i de competena managerilor. Ponderea ierarhic reprezint numrul persoanelor conduse nemijlocit de un cadru de conducere i nregistreaz valori diferite. Astfel, pe verticala structurii organizatorice aceasta crete ctre nivelurile inferioare, iar pe orizontala structurii organizatorice se amplific pe msura trecerii de la compartimente cu activitate tehnico-economic spre compartimente cu activitate operationala. Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 9

Structura organizatoric, prin modul de combinare a resurselor umane, materiale i financiare condiioneaz eficiena desfurrii activitii necesare realizrii obiectivelor, precum i calitatea i operativitatea sistemului decizional i configuraia sistemului informational. Sistemul organizatoric trebuie s realizeze obiectivele stabilite n condiiile minimizrii costului economic i social, contribuind astfel la armonizarea intereselor individuale i de grup. Funcionalitatea structurii organizatorice este condiionat att de factori endogeni ct i exogeni organizaiei, analiza acestora constituind o rezerv nelimitat n creterea eficienei managementului acesteia. Alturi de organizarea formalizat , poate exista i o organizare informal, alcatuit din ansamblul gruprilor i al relaiilor interumane stabilite spre satisfacerea unor interese personale. Aceast organizare informal, dei nsotete organizarea formal, acioneaz, de cele mai multe ori, independent de aceasta. Cauzele apariiei organizrii informale in de afectivitate, satisfacii, interese, aspiraii, nivel de pregtire, calificare i origine social. Componentele organizrii informale sunt grupul informal, liderul informal, relaiile informale. ntre cele doua tipuri de organizare este o strnsa interdependen determinat de unele asemnri i anume: sunt constituite n cadrul aceleiai organizaii, servesc realizrii unor obiective, au un caracter dinamic i general. Procesul de analiz, proiectare, evaluare i mbunatire a structurii organizatorice presupune respectarea urmatoarelor cerine: asigurarea unui evantai optim al subordonrii; una dintre cele mai valoroase caliti ale unei structuri organizatorice este supleea ei, caracterizata printr-un numar minim posibil de nivele ierarhice ; crearea i stabilirea dependenei compartimentelor; fiecare funciune ce prezint importan pentru realizarea politicii i obiectivelor unei organizaii se constituie ntr-un compartiment specializat ; asigurarea unei conduceri i a unor structuri funcionale competente; un compartiment funcional nu este eficient pentru organizaie dac nu este condus i alcatuit din persoane responsabile, competente, active i eficiente ; asigurarea economiei de comunicaii; o structur eficient trebuie s minimizeze volumul comunicaiilor nestandardizate i necodificate ;

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

10

folosirea delegrii n cadrul procesului de conducere; pentru problemele curente, de rutin, conducerea trebuie s fie descentralizat i ct mai aproape de executani.

Procesul de analiz i proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea urmatoarelor etape: analiza obiectivelor organizaiei ; definirea activitilor i stabilirea coninutului lor; proiectarea compartimentelor, gruparea lor i stabilirea relaiilor dintre ele ; proiectarea propriuzis a structurii organizatorice ; evaluarea funcionalitii organizaiei ;

Fiind un element dinamic i complex, structura organizatoric necesit perfecionri continue, pe baza unor studii realiste i fundamentate pe conceptele tiinei manageriale. Pentru formalizarea unei structuri organizatorice, cel mai important document este regulamentul de organizare i funcionare care cuprinde cinci pri i anume: prima parte, viznd organizarea, cuprinde dispozitii generale, actul normativ de nfiinare, obiectul de activitate, tipul organizaiei, statutul juridic i prezentarea structurii organizatorice; partea a doua se refer la atribuiile organizaiei; n partea a treia se fac precizri cu privire la conducerea organizaiei; partea a patra cuprinde atribuiile i diagrama de relaii pentru fiecare compartiment; partea a cincea cuprinde dispozitii generale.

Fia postului este un document operaional important, ce prezint n detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-i poat exercita n condiii normale activitatea. Fia postului cuprinde: denumirea i obiectivele postului ; compartimentul din care face parte ; competenele i responsabilitile ; cerine referitoare la studii, vechime i aptitudini ;

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

11

Fia postului servete ca document organizatoric indispensabil fiecrui salariat i ca suport pentru evaluarea muncii acestuia. Organigrama este o reprezentare grafic a structurii organizatorice i red o parte din componentele structurii, i anume: compartimente, nivelurile ierarhice, relaiile organizaionale, ponderea ierarhica.

De cele mai multe ori, aceast etap n implementarea modelului de programare multianual i bugetare a investiiilor, se rezum la ajustarea regulamentului de organizare i funcionare a organizaiei i la rescrierea fielor posturilor, prin completarea acestora cu activitile identificate ca fiind necesare atingerii obiectivelor. Cu att mai mult acest lucru se ntmpl n cazul instituiilor publice care au o anumit inerie n ajustarea rapid a structurii organizatorice. Organizarea funcional corespunztoare este determinant pentru coordonarea i supravegherea procesului de programare multianual i bugetare a investiiilor care trebuie s asigure eficiena procesului i respectarea politicilor i a sarcinilor. n mod obinuit, programul i bugetul de investiii sunt elaborate de ctre directorul economic al organizaiei i funcionarii publici din compartimentele de specialitate, n baza propunerilor de proiecte de investiii, formulate de ctre celelalte departamente. Programul i bugetul de investiii sunt naintate apoi conductorului instituiei pentru aprobare/avizare, dup caz. Una dintre abordrile organizaionale este delegarea acestei responsabiliti administrative angajailor aflai n compartimentele tehnice, financiare, etc. Compartimentul sau persoana desemnat devin responsabile de coordonarea activitilor n procesul de programare multianual i bugetare a investiiilor, precum i de acordare a asistenei tehnice. Alt opiune organizaional este crearea unui colectiv, format din actorii principali ai procesului, ca directori, efi de compartimente, unii specialiti, etc. Colectivul centralizeaz cererile de finanare a proiectelor, analizeaz i propune prioritile i recomand conductorului organizaiei un program i un buget. Pentru a rspunde cerinelor de eficien i eficacitate, o structur organizatoric trebuie s fie caracterizat de urmtoarele trsturi: dispune de personal cruia i-au fost stabilite n mod oficial competene, atribuii i responsabiliti n programarea multianual i bugetarea investiiilor; personalul menionat anterior dispune de un buget de timp care poate fi alocat procesului; 12

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

personalul trebuie instruit n mod corespunztor pentru a fi n msur s neleag procesul n detaliu, s acorde asisten tehnic i s ofere o perspectiv pe termen lung; personalul sau entitile create special n scopul programrii multianuale i bugetrii investiiilor trebuie s aib n mod oficial autoritatea de a impune respectarea politicilor, sarcinilor i calendarului propus; personalul sau entitile special create trebuie s aib capacitatea de a echilibra diferite interese i puncte de vedere; personalul trebuie s aib abiliti de colaborare, pentru a obine cooperarea colegilor i susinerea efilor ierarhici; personalul sau entitile special create trebuie s aib capacitatea de a promova consultarea ceteneasc; personalul trebuie s aib abiliti de comunicare; personalul sau entitile special create trebuie s aib credibilitate n raporturile cu conducerea de vrf a organizaiei i capacitatea de a facilita implicarea continu a acesteia n proces.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

13

4. STABILIREA POLITICILOR BUGETARE I DE INVESTIII


Dac ntr-o abordare simplificat, strategia, care reprezint un sens al evoluiei de la o situaie prezent ctre o situaie dorit, rspunde la ntrebarea : CE ?, politicile publice rspund la ntrebarea :CUM ? Politicile financiare reprezint o specie a politicilor publice ce descriu principiile i obiectivele dup care se orienteaz practicile de management financiar ale unei instituii publice. Politicile influeneaz luarea deciziilor financiare. Ele conduc la atingerea obiectivelor propuse i, n plus, asigur standarde pentru evaluarea i monitorizarea performanelor sistemului de management financiar. Cuvntul politic este polisemantic, insemnnd: filozofie sau o ideologie; declaraie de intenie; cale de a anuna deciziile autoritilor; un plan, o exprimare a direciei de viitor;

Dei, la prima vedere putem avea impresia c politicile sunt elaborate n urma unui proces decizional complex, nsuit de conductorii organizaiilor n urma unei analize amnunite a tuturor condiionrilor ce se aplic fiecrei chestiuni n discuie, precum i a tuturor variantelor alternative posibile, totui, n realitate, procesul de concepere a politicilor este destul de aleatoriu. Uneori, politicile reies din negocieri ntre prile implicate, cum ar fi, de exemplu, cazul unui acord de mprumut, parial nerambursabil, pentru construcia sediului unei organizaii. Politicile ofer un cadru pentru managementul financiar i linii directoare pentru managerii financiari, n domeniul derulrii i conducerii activitii financiare a unei entiti publice. Cu toate c uneori se ntmpl ca politicile s fie formulate de ctre simpli angajai ai unei organizaii, sau chiar de o serie de persoane din afara acesteia care, prin aciunile sau nonaciunile lor pot defini politica organizaiei cu privire la un anume program sau serviciu, totui, responsabilitatea elaborrii politicii financiare revine de cele mai multe ori factorilor de conducere. La elaborarea declaraiei de politic financiar se mai au n vedere legislaia naional i politica de dezvoltare promovat de ctre Guvern, ct i eventualele programe finanate de organismele internaionale.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

14

4.1. Forma i coninutul politicilor financiare Politicile financiare trebuie s ia forma unor declaraii de intenie coerente, corelate ntre ele i uor de neles. Atunci cnd politicile financiare nu mbrac o form scris, sau sunt incomplete, contradictorii, fr coeren, funcionarii instituiei respective vor ntmpina probleme n aplicarea i interpretarea acestora. Politicile necoerente sunt deosebit de suprtoare. De exemplu, n cazul cheltuielilor salariale o politic poate interzice folosirea veniturilor ocazionale, cum sunt grant-urile, pentru remunerarea personalului, n condiiile n care o alt politic direcioneaz veniturile din vnzarea unor mijloace fixe disponibilizate, care pot fi considerate tot venituri ocazionale, ctre stimularea financiar a personalului administrativ. Politicile contradictorii apar, cel mai adesea, atunci cnd sunt adoptate fr o analiz i fundamentare prealabil sau n regim de urgen. n principiu, politicile financiare trebuie s conin o sum de declaraii prezentate n form scris, coerente i uor de neles, care s acopere toate domeniile managementului financiar i ale metodelor de contabilitate aplicate de administraia public local. 4.2. Absena politicilor financiare - consecine Absena unor politici financiare, scrise i oficializate, poate crea probleme serioase. Fr ele, conducerea organizaiei poate lua o serie de decizii contradictorii n domeniul managementului financiar. De asemenea, aceast problem se accentueaz atunci cnd se schimb conducerea instituiei sau funcionarii importani prsesc dintr-un motiv sau altul organizaia. n lipsa unei memorii organizaionale, lipsa politicilor financiar poate fi o surs considerabil de confuzie i de poteniale conflicte n materie de filozofie a finanelor. Vidul creat prin absena iniiativei managerilor n elaborarea politicilor financiare are consecine serioase. Deoarece nu exist politici care s le interzic, pot fi adoptate diverse practici improprii de management financiar. Lipsa unor politici financiare i ncurajeaz, n cele din urm, pe funcionari s le stabileasca ei, n funcie de necesitile momentului, ceea ce reprezint o serioas distorsiune n relaia dintre activitatea de elaborare a politicilor i cea administrativ. 4.3. Sfera de cuprindere a politicii financiare Pentru ca declaraiile de politic financiar s acopere toate activitile financiare majore ale unei organizaii este necesar realizarea unui inventar al tuturor activitilor financiare derulate de ctre organizaia n cauz. Urmtoarele activiti financiare sunt domeniile n care pregtirea i adoptarea de politici scrise contribuie la uniformizarea tranzaciilor financiare i reduc nesigurana:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

15

contabilitate; audit; raportri financiare; achiziiile publice; bugetul de venituri i cheltuieli; venituri; planuri de investiii; gestionarea lichiditilor; managementul riscurilor; gestionarea mijloacelor fixe; grant-uri, subvenii, mprumuturi etc.

4.4. Avantajele unei politici financiare prezentate n scris O set de politici financiare atent formulate, cu flexibilitatea necesar spre a rspunde nevoilor i condiiilor n schimbare, devine unul dintre cele mai valoroase instrumente financiare aflate la dispoziia managementului. Iat cteva dintre avantajele politicilor financiare scrise: faciliteaz procesul de planificare financiar; ajut instituiile s previn situaiile neprevzute; atrage atenia asupra strii financiare a instituiei; asigur o baz pentru stabilirea i evaluarea practicilor de management financiar i pentru evitarea experimentelor financiare; ajut la obinerea consensului i a coerenei n elaborarea deciziilor financiare; contribuie la meninerea stabilitii financiare; mbuntesc credibilitatea financiar; nlesnesc funcionarilor publici nelegerea managementului financiar, asigur transparena managementului financiar, sporind credibilitatea organizaiei

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

16

4.5. Elaborarea politicilor financiare Procesul de elaborare a politicilor financiare poate fi simplificat printr-o abordare coerent i sistematic. Aceasta presupune parcurgerea urmtoarelor etape: organizarea activitii ; definirea i structurarea procesului; trecerea n revist a politicilor i practicilor existente; stabilirea etaloanelor de aciune pentru politicile i practicile financiare; elaborarea proiectului declaraiilor de politic financiar; examinarea i adoptarea politicilor; aplicarea i mediatizarea politicilor; monitorizarea aplicrii politicilor.

a. Organizarea procesului de elaborare a politicilor nainte de demararea procesului trebuie rezolvate probleme viznd procedurile de lucru, termenele i resursele necesare. Astfel, trebuie clarificate rolurile ce revin directorilor, funcionarilor i altor persoane implicate n acest proces. b. Definirea procesului Urmtorul pas important este structurarea procesului. Procesul de elaborare a politicilor poate fi abordat n dou modaliti : abordare exhaustiv abordare pe poriuni.

Abordarea exhaustiv implic elaborarea de politici pentru toate activitile financiare desfurate n instituie. Are avantajul corelrii politicilor i, prin urmare, evit posibilele contradicii i inconsistene. ns, este o abordare complex i consum timp. Elaboratorii de politici pot fi tentai s opun rezisten la adoptarea ei, ca fiind peste msur de mpovrtoare. Abordarea pe poriuni, pe de alt parte, implic selectarea a una sau dou activiti financiare specifice (de exemplu, bugetul i creanele) i elaborarea de politici pentru ele. Aceast abordare reduce aria efortului i servete ca proiect pilot pentru testarea

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

17

metodologiei. La folosirea abordrii pe poriuni trebuie s se in cont de efectele politicilor propuse asupra acelora neluate n discuie, precum i asupra legturilor dintre politici. c. Trecerea n revist a politicilor i practicilor existente Al treilea pas const n identificarea i trecerea n revist a politicilor i practicilor curente. n general, este necesar s se fac multe investigaii pentru a se dovedi existena unor politici financiare. Ele pot fi gsite n legile i n normele emise de administraia central, n regulamentele de organizare i funcionare, n procedurile financiare, n acorduri i practici financiare. Nu trebuie omis faptul c multe politici neoficiale nu sunt scrise, ci exist numai n practicile anterioare ale funcionarilor i elaboratorilor de politici locale. Acetia vor trebui intervievai pentru a le nelege modul de gndire transpus n setul de politici neoficiale. Examinarea atent a practicilor financiare existente este o alt cale de a lamuri existena sau absena politicilor. Comparnd practicile financiare ale organizaiei cu standardele n domeniu sau cu alte practici etalon vor putea fi nelese deficienele i inadvertenele. De asemenea, trebuie acordata o atenie deosebit politicilor nvechite, care trebuie revizuite i actualizate. d. Stabilirea etaloanelor pentru politicile i practicile financiare Atunci cnd sunt definite politicile i practicile, trebuie s se nceap i strngerea informaiilor despre standarde adecvate sau etaloane, adic, practicile recunoscute ca fiind cele mai bune din punct de vedere al progresului instituiei. Din lista de mai jos pot fi identificate sursele relevante: alte autoriti centrale; asociaii profesionale; universiti sau organizaii de instruire care colaboreaz cu administraia central; institute de cercetare; asociaii ale autoritilor locale i centrale din ar sau strintate; instituii financiare.

Exist un volum considerabil de informaii despre politicile financiare. Multe autoriti publice i organizaii au elaborat reele pariale sau totale de politici financiare. Exemple de politici pot fi desprinse din bugete, programe de investiii, rapoarte financiare, manuale i alte documente. Universitile, institutele de cercetare, ministerul finanelor i alte organisme constituie, de asemenea, surse foarte bune de informare, deoarece n general cunosc tot ceea ce s-a publicat, la nivel local, n diferite domenii ale finanelor Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 18

publice. Din experien i din observaii, bncile, instituiile financiare, societile de asigurri, ageniile de rating i ali experi au conceput reguli i etaloane de aciune, care ajut la analiza situaiei financiare i la elaborarea politicilor e. Elaborarea proiectului declaraiilor de politic financiar Dup diagnosticarea situaiei curente privind politicile i identificarea politicilor necesare se poate trece la redactarea proiectului declaraiei. Proiectul trebuie s fie clar, concis, inteligibil, posibil de realizat, adecvat realitii, argumentat. Ipotezele de plecare i raionamentele prin care se susin politicile recomandate trebuie explicate. n procesul de elaborare a proiectului declaraiilor financiare trebuie pus constant urmtoarele ntrebri: care este scopul politicii propuse? este destinat prevenirii unei probleme sau corectrii unor practici financiare? poate fi raportat la un etalon sau la un standard? se coreleaz cu alte politici? politica propus nlocuiete o politic existent? elimin inadvertenele i contradiciile din politicile existente?

Politicile trebuie s rspund nevoilor reale ale organizaiei i s fie flexibile. Este util gruparea declaraiilor de politici financiare, funcie de activitatea creia i se adreseaz fiecare politica i prezentarea acestora celor interesai sub forma unei brouri sau manual. f. Examinarea i adoptarea politicilor Dup elaborarea proiectului declaraiei de politic financiar, acesta trebuie analizat de ctre efii de compartimente, de ctre colectivul de lucru, dac este constituit, toi acetia asigurndu-se c declaraiile de politci sunt clare i argumentate. Odat revizuirea terminat, declaraiile scrise de politic financiar sunt prezentate spre adoptare conducerii organizaiei, mpreun cu explicarea procesului de elaborare. Cel mai important lucru este s se ncurajeze adoptarea oficializat a politicilor. g. Aplicarea politicilor Declaraiile de politic financiar adoptate vor fi folosite explicit n procesul decizional. Politicile odat adoptate trebuie s ghideze elaborarea bugetului, a programului de investiii i a altor chestiuni de management financiar. Ele trebuie integrate n evaluarea situaiei financiare, pentru a evidenia msura n care li se conformeaz practicile organizaiei. Politicile sunt folosite de ctre funcionarii instituiei i de auditorii externi pentru a evalua performanele sistemului de management financiar. Criteriile de evaluare

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

19

profesional este recomandabil s se refere i la declaraiile de politici financiare, pentru ca personalul din sectorul financiar s se orienteze asupra ateptrilor existente. h. Monitorizarea i aplicarea politicilor Monitorizarea continu i ajustarea sunt eseniale pentru eficiena politicilor financiare. Derularea politicilor publice trebuie s fie fluent i flexibil. Politicile necesit ajustri, redefiniri i actualizri, ca rspuns la problemele i nevoile nou aprute. Cteva exemple de factori, care pot s reclame modificarea politicilor, sunt : modificarea legislaiei sau a standardelor, nnoirea metodelor de finanare , apariia unor situaii noi, presiunile economice.

4.6. Obstacole n calea elaborrii politicilor financiare. In general nu este uor s se creeze un sistem de politici financiare. Dintre obstacolele ntlnite n cadrul procesului de elaborare, amintim : rezistena politic i profesional, lipsa timpul necesar, informaiilor financiare inadecvate, lipsa de cunotine despre conceptele i practicile financiare, prea puine standarde de calitate i etaloane de aciune n domeniu.

4.7. Politicile de investiii Iniierea oricrui proces legat de investiii trebuie s fie precedat de o discuie privind politicile de investiii al cror scop este: s ndrume procesul, s faciliteze planificarea i fixarea obiectivelor, s stabileasc parametrii prin care se identific i se stabilete prioritatea proiectelor, precum i a opiunilor de finanare, i asigur direcionarea funcionarilor. Directorul, membrii consiliului i angajaii trebuie s fie cu toii implicai n formularea politicilor de investiii.

Exemple de aspecte ce solicit o atenie deosebit, n politicile financiare, sunt:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

20

definirea obiectivelor de investiii; perioada acoperit de programul de investiii; desemnarea responsabilitii organizaionale pentru pregtirea programului; metodele de finanare ale obiectivelor de investiii; criterii de stabilire a obiectivelor prioritare; procentul din veniturile generale ce urmeaz s fie destinat investiiilor; evaluarea viitoarelor costuri de operare ale obiectivelor de investiii; politicile de ntreinere i de achiziii cu scop de nlocuire.

4.8. Exemple de politici de investiii elaborarea unui program pentru investiii pe 6 ani, care s fie actualizat anual; finanarea prin mprumuturi a obiectivelor de capital se va face pe o perioad care nu depete durata de serviciu a obiectivului; ntreinerea corespunztoare a activelor corporale, n vederea protejrii investiiei i a reducerii la minim a costurilor de ntreinere i reparare; determinarea realist a viitoarelor costuri de exploatare ale tuturor obiectivelor de investiii; analiza cererilor de finanare a proiectelor i formularea de recomandri va fi fcut de un colectiv de lucru constituit din 3-5 specialiti din cadrul compartimentelor contabilitate i investiii. departamentul tehnic-investiii este responsabil de coordonarea procesului de planificare multianual a investiiilor;

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

21

5. ELABORAREA FORMULARELOR I INSTRUCIUNILOR DE UTILIZARE


Coordonatorii programelor multianuale de investiii trebuie s elaboreze: calendarul formularele instruciunile de utilizare necesare.

5.1. Calendarul bugetar Calendarul bugetar este condiionat de prevederile Legii nr.500 din 2002 privind finanele publice. n conformitate cu acest act normativ, ciclul bugetar demareaz cu elaborarea de ctre organele abilitate a indicatorilor macroeconomici pentru anul bugetar pentru care se elaboreaz proiectul de buget, precum i pentru urmtorii trei ani. Termenul limit de elaborare a acestui set de indicatori este data de 31 martie a fiecrui an curent. Pn la data de 1 mai, Ministerul Finanelor Publice nainteaz Guvernului, obiectivele politicii fiscale i bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaboreaz proiectul de buget i urmtorii trei ani, mpreuna cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite, urmnd ca acesta s le aprobe pn la data de 15 mai i s informeze comisiile pentru buget, finane i bnci ale Parlamentului asupra principalelor orientri ale politicii sale macroeconomice i ale finanelor publice. Pn la data de 1 iunie a fiecrui an, ministrul finanelor publice va transmite ordonatorilor principali de credite, o scrisoare-cadru care va specifica contextul macroeconomic pe baza cruia vor fi ntocmite proiectele de buget, metodologiile de elaborare a acestora, precum i limitele de cheltuieli aprobate de Guvern. n cazul n care schimbarea cadrului macroeconomic impune modificarea limitelor de cheltuieli, acestea vor fi adaptate de ctre Guvern, la propunerea Ministerului Finanelor Publice. Pn la data de 15 iunie Ministerul Finanelor Publice comunic ordonatorilor principali de credite limitele de cheltuieli, astfel redimensionate, n vederea definitivrii proiectelor de buget. Pn la data de 15 iulie a fiecrui an, ordonatorii principali de credite au obligaia ca s depun la Ministerul Finanelor Publice propunerile pentru proiectul de buget i anexele la acesta, pentru anul bugetar urmtor, cu ncadrarea n limitele de cheltuieli, i estimrile pentru urmtorii 3 ani, nsoite de documentaii i fundamentri detaliate. n perioada 15 iulie - 1 august Ministerul Finanelor Publice examineaz proiectele de buget i poart discuii cu ordonatorii principali de credite asupra acestora. n caz de divergen Guvernul traneaz problema.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

22

Pn la data de 1 august a fiecrui an proiectele de buget i anexele la acesta, definitivate n urma consultrilor cu ministerele se depun la Ministerul Finanelor Publice. Pn la data de 30 septembrie a fiecrui an Ministerul Finanelor Publice, pe baza proiectelor de buget ale ordonatorilor principali de credite i a bugetului propriu, ntocmete proiectele legilor bugetare i proiectele bugetelor, pe care le depune la Guvern. Proiectul legii bugetului de stat este nsoit de un raport privind situaia macroeconomic pentru anul bugetar pentru care se elaboreaz proiectul de buget i proiecia acesteia n urmtorii 3 ani. Acest raport va cuprinde un rezumat al politicilor macroeconomice n contextul crora au fost elaborate proiectele de buget, precum i strategia Guvernului n domeniul investiiilor publice. Pn la data de 15 octombrie a fiecrui an, dup nsuirea de ctre Guvern a proiectelor legilor bugetare i de buget, acesta le supune spre adoptare Parlamentului. Bugetele se aprob de Parlament pe ansamblu, pe pri, capitole, subcapitole, titluri, articole, precum i alineate, dup caz, i pe ordonatorii principali de credite, pentru anul bugetar, precum i creditele de angajament pentru aciuni multianuale. Estimrile pentru urmtorii 3 ani reprezint informaii privind necesarul de finanare pe termen mediu i nu fac obiectul autorizrii pentru anii bugetari respectivi. n anexa, calendarul bugetar aprobat prin Legea finanelor publice este prezentat i sub form grafic. Avind n vedere calendarul bugetar stabilit prin legea finanelor publice, este de dorit ca procesul de planificare multianual a investiiilor s nceap i s se sfreasc nainte de data de 15 iunie, moment n care Ministerul Finanelor Publice comunic ordonatorilor principali de credite limitele de cheltuieli n vederea definitivrii proiectelor de buget. Raiunea acestei constrngeri este evident necesitatea evitrii aglomerarii funcionarilor publici i lipsa timpului suficient pentru analize. Lund n consideraie soluia de organizare a Ministerului Justiiei, complexitatea instituiei, ct i necesitatea unui punct unic de comand, la nivelul ordonatorului principal de credit, ctre care trebuie s convearga ntrega informaie necesar fundamentrii deciziei, propunem n continuare un calendar ala activitilor specifice procesului de planificare multianual a investiiilor. Calendarul prezentat n continuare este atent corelat cu cel al bugetului de stat.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

23

CALENDARUL ACTIVITATILOR IN PROCESUL FUNDAMENTARII PROGRAMAULUI MULTIANUAL DE INVESTITII Nr. 1 ordonator primar) 2 primar) 3 primar) Activitatea
Identificarea nevoilor de investitii (ordonatori tertiari, secundari si

Inceput 15 martie 15 aprilie 20 mai

Sfirsit 15 aprilie 20 mai 1 iunie 1 iunie

Redactarea fiselor de proiect (ordonatori tertiari, secundari si ordonator

Verificarea fiselor de proiect (ordonatori tertiari, secundari si ordonator

4 Transmiterea fiselor de proiect de ordonatorii tertiari la cei secundari 5 Centralizarea fiselor de proiect la nivelul ordonatorilor secundari 6 Verificarea proiectelor ordonatorilor tertiari 7 Transmiterea fiselor de proiect ctre ordonatorul principal 8 Centralizarea fiselor de proiect (la nivelul ordonatorului principal) 9 ordonatorului principal)
Verificarea selectarea si prioritizarea proiectelor (la nivelul

1 iunie 5 iunie

5 iunie 15 iunie 15 iunie

15 iunie 20 iunie 1 iulie 5 iulie

20 iunie 1 iulie 5 iulie 15 iulie 15 iulie

10 Analizarea si avizarea de catre Consiliul Tehnico Economic al MJ 11 Analizarea si aprobarerea de catre ordonatorul principal de credit 12 investitii
Transmiterea propunerii de buget si a programului multianual de

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

24

5.2. Formularele i instruciunile standardizate Acestea sunt eseniale n procesul de planificare a investiiilor, fiindc asigur informaiile complete i permanente cerute la evaluare, la stabilirea prioritilor, precum i la calendarul cererilor de proiecte. De principiu formularele utilizate trebuie s furnizeze cel puin informaia cerut n mod expres n lege, ns este de dorit ca acestea s satisfac pe deplin nevoile de informaie ale organizaiei. Astfel, Legea nr.500 din 2002 privind finanele publice stabilete informaiile financiare i nefinanciare considerate absolut necesare pentru fundamentarea deciziei de investire, i anume : Informaii financiare a) valoarea total a proiectului; b) creditele de angajament; c) creditele bugetare; d) graficul de finanare, pe surse i ani, corelat cu graficul de execuie; e) analiza cost-beneficiu, care va fi realizat i n cazul obiectivelor n derulare; f) costurile de funcionare i de ntretinere dup punerea n funciune. Informaii nefinanciare a) strategia n domeniul investiiilor, care va cuprinde n mod obligatoriu prioritile investiionale i legtura dintre diferite proiecte, criteriile de analiz care determin introducerea n programul de investiii a obiectivelor noi n detrimentul celor n derulare; b) descrierea proiectului; c) stadiul fizic al obiectivelor Prin Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr.980 din iulie 2005 au fost aprobate Normele metodologice privind criteriile de evaluare i selecie a obiectivelor de investiii publice. Acest document, de o mare importan n procesul de planificare multianual a investiiilor stabilete i structureaz informaia ce trebuie prezentat intr-o fi de proiect. n mod evident enumerarea din actul normativ amintit nu este limitativ, coordonatorii procesului, specialitii implicai n proces putnd aduga orice informaie considerat relevant. Avnd n vedere Normele metodogice privind criteriile de evaluare i selecie a obiectivelor de investiii publice prezentm o posibil structurare a fiei de proiect.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

25

Pentru fiecare obiectiv de investiii n parte se completeaz o prim parte a fiei proiectului, cuprinznd informaii de baz, descrierea proiectului i informaii despre relevana general i sectorial a acestuia. Prima parte a fiei de proiect se completeaz indiferent de stadiul de maturitate al acestuia. n cazul investiiilor noi, fr documentaia tehnico economic aprobat cel puin studiu de fezabilitate, informaia din aceast parte a fiei de proiect va fundamenta decizia de demarare a investiiei, prin comandarea studiului de fezabilitate. Informaia financiar i nefinanciar pe care studiul de fezabilitate o va furniza organizaiei va putea fi folosit ulterior pentru completarea anexei A a fiei de proiect, ce se ntocmeste pentru obiectivele noi de investiii. Prezentm n continuare structura primei pri a fiei de proiect, oferind i o serie de ndrumri privind coninutul fecarei seciuni, ce vor fi dezvoltate ntr-unul capitolele urmtoare. 1. Informaii de baz i descrierea proiectului 1.1. Denumirea proiectului 1.2. Tipul proiectului Fia de proiect are n vedere o serie de opiuni nelimitative i anume: - construcie nou, - extindere construcie existent, - modernizare construcie existent, - consolidare construcie existent, - reabilitare construcie existent, - dotri independente, - reparaii capitale i - alte lucrri de investiii 1.3. Definirea problemei n general, este prezentat situaia existent, relevnd neajunsurile care justific realizarea proiectului. Schimbrile urmrite care vizeaz eliminarea situaiilor nedorite, nlturarea probelemelor, etc vor fi i ele prezentate. Este bine ca n prezentarea situaiei existente s se fac uz de date statistice, documente oficiale, etc, deoarece generalitile i opiniile personale, nesusinute de date sigure nu pot convinge. Pentru a verifica modul de formulare a problemei iniiatorul proiectului va trebui s rspund unor ntrebri: - modul de formulare demonstreaz o bun nelegere a problemei care trebuie rezolvat? - comunic n mod suficient de clar ce se urmtete prin proiect? - indic legtura dintre proiect i un set mai larg de de probleme sau aspecte i justific de ce s-a ales aceast abordare particular? - stabilete n mod clar importana i semnificaia problemei?

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

26

aduce suficiente argumente pentru a justifica interesul ordonatorului principal de credit? demonstreaz c problema este una care poate fi rezolvat? indic suficient de clar relaia dintre obiectivele organizaiei i problem? problema i rezultatele sunt formulate n termeni de necesiti umane i beneficii sociale?

O eroare comun n aceast seciune const n prezentarea problemei n termeni vagi sau prea generali. 1.4. Obiectivele proiectului Prin declararea obiectivelor, sunt specificate rezultatele proiectului, produsul sau produsele finale. Este foarte important ca acestea sa fie foarte clare. Cnd se stabilesc obiectivele trebuie avut n vedere ca acestea s fie SIMPLE: - Specifice - s indice n mod clar ce se dorete s se schimbe prin proiect - Imediate - s indice perioada de timp n care problema curent va fi rezolvat - Masurabile - s indice care vor fi dovezile c proiectul va fi ncununat de succes - Practice - s indice n ce mod fiecare obiectiv reprezint o soluie practic la o problem real - Logice - s indice modul n care fiecare obiectiv contribuie la atingerea scopului general - Evaluabile - s indice ct de semnificativ trebuie s fie schimbarea pentru ca proiectul s fie eficient Fiecare obiectiv ar trebui s ndeplineasca cel puin doua sau trei criterii. O formulare corect a obiectivelor va furniza jaloanele ce se vor folosi ulterior pentru evaluarea derularii i succesului proiectului. Verificarea modului n care au fost formulate obiectivele const, de asemeni, n cutarea rspunsurilor la urmtoarele ntrebri: - sunt suficient de clar prezentate ipotezele i obiectivele proiectului? - sunt prezentate n mod evient obiectivele sau sunt ngropate intr-un noian de cuvinte? - sunt suficient de clare imprtana, semnificaia i orizontul de timp al obiectivelor? - obictivele formulate descriu n mod evident rezultatele ateptate ale proeictului? - modul de formulare a obiectivelor va permite evaluarea ulterioar a acestora? - modul de formulare a obiectivelor demonstreaz de ce rezultatele proiectului sunt importante pentru finanator? Obiectivele specifice trebuie prezentate n nu mai mult de una sau doua fraze, fiecare n ordinea importanei. Nu trebuie confundate obiectivele (rezultatele) cu metodele (activiti, mijloace). Un obiectiv bine formulat evideniaz CE trebuie fcut i CND , n timp de o metod (activitate) explic DE CE, sau CUM vor fi fcute.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

27

1.5. Descrierea proiectului n aceast seciune narativ a fiei de proiect se va prezenta proiectul propriuzis, furniznd de cte ori este posibil informaii referitoare la caracteristicile constructive, soluiile tehnice, categoriile de lucrri, cantiti, etc. 1.6. Stadiul de maturitate O problem care intervine n mod frecvent n etapa de evaluare i prioritizare a obiectivelor de investiii este aceea c trebuie comparate proiecte n diverse stadii de maturitate. Soluia este, n mod evident, identificarea informaiei minim necesare pentru fiecare proiect, astfel nct comparare sa fie posibil. Furnizarea datelor referitoare la stadiul de maturitate ofer un indiciu asupra informaiilor care mai sunt necesare i implicit a demersurilor ce mai trebuie fcute pentru obinerea acestora, pentru fiecare proiect n parte. Tinnd seama i de Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr.980 din iulie 2005, proiectele ar putea fi mprite n funcie de stadiul lor de maturitate, dup cum urmeaz: - proiecte n stadiul de simpl idee, pentru care nu exist studii de fezabilitate, - proiecte noi pentru care exist studii de fezabilitate, - proiecte n curs de de execuie 1.7. Locaia investiiei i informaii referitoare la situaia juridic a terenului n aceast seciune se vor furniza informaii cadastrale, adresa, vecintile, accesul la utilitti, informaii referitoare la situaia juridic a terenului, etc. 1.8. Beneficii estimate Parte din beneficiile proiectelor pot fi direct evaluate in bani. Venituri din utilizarea curent a mijlocului fix respectiv, sau diminuarea costurilor de exploatare, a costurilor pentru reparaii curente, capitale, etc Acestea sunt beneficii directe i sunt resimite de ctre beneficiarul proiectului de investiii. Exist ns o serie de beneficii, care se rsfrng indirect asupra unei categorii mai extinse de persoane i pe o arie mai larg, uneori chiar la nivel naional. Aceste beneficii economice i sociale sunt mai dificil de evaluat n bani, ns acest lucru devine foarte important n situaia n care se pune problema realizrii unor analize cost beneficiu. 1.9. Rezultate planificate Spre deosebire de seciunea care vizeaz prezentarea descriptiv a obiectivelor, informaiile furnizate n aceast seciune se refer cu precdere la o serie de indicatori fizici, unii dintre ei menionai n Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 980 din 2005, fr ns ca lista s fie limitativ. Pe masura elaborrii unor indicatorii de performa specifici sistemulului Ministerului Justiiei (numr de dosare per judector, numr de justiiabili arondai la o curte, distana maxim de la sediul justiiabilului la cea

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

28

mai apropiat curte, etc) aceast seciune va trebui completat cu rezultate posibil de obinut prin realizarea obictivelor de investiii. 1.10. Legtura cu alte proiecte Nu trebuie trecut cu vederea importana acestui tip de informaie. Deseori realizarea unor obictive de investiii este condiionat de realizarea altor proiecte publice sau private. Realizarea sediului unei curi ct i funcionarea normal a acesteia pot fi condiionate de finalizarea unor alte proiecte, ale administraiei publice locale, privind realizarea infrastructurii de transport urban, alimentarea cu apa, canalizare, furnizarea de gaz metan, energie electric i termic, etc. n aceste situaii cunoaterea situaiei exacte i mai ales colaborarea i coroborarea propriilor programe cu cele ale celorlali investitori reprezint garanii suplimentare pentru succesul programului de investiii. Colaborarea cu parteneri publici i privai pe parcusul realizrii unui obiectiv de investiie poate conduce deseori la realizarea unor efecte sinergice, situaie n care rezultatul efortului comun depeste suma rezultatelor care s-ar obine prin actiuni individuale, necorelate. 1.11. Constrngeri n implementare Obiectivul de minimizare a riscurilor n procesul de realizare a investiiei impune identificarea i analiza tuturor constrngerilor de natur: - financiar - administrativ - politic - tehnic - legal - instituional, etc Cunoaterea acestor constrngeri d posibilitatea factorilor de decizie s ia hotarri n cunotin de cauz, dup o temeinic evaluare a riscurilor implicate, s elaboreze scenarii alternative de aciune i s ntreprind din timp demersurile necesare pentru eliminarea sau diminuarea efectelor factorilor constrngtori. 1.12. Cofinanri n acest seciune se vor identifica cofinanatorii proiectului, furnizndu-se informaii precise i detaliate despre: - valoarea cofinanrii ( n valori absolute sau procente din costurile totale) - costurile eligibile pentru cofinanare - durata cofinanrii - restricii impuse de cofinanator etc. Este important s se fac o distincie net ntre cofinanrile sigure cele pentru care s-au ncheiat contracte, ori s-au primit comunicri care certific intenia de cofinanare i cele posibile dar incerte.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

29

2. Relevana proiectului Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr.980 din iulie 2005 pentru aprobarea metodologiei de evaluare a proiectelor de investiii publice stabilete necesitatea furnizrii de informaii referitoare la relevana proiectului fa de documentele programatice i politicile economice generale i sectoriale. 2.1. Relevana general n acest seciune se furnizeaz informaii referitoare la relevana proiectului pentru politicile economice i sociale generale. Se va analiza n ce masur, obiectivele proiectului sunt n concordan cu politicile economice i sociale ale Guvernului. 2.2. Relevana sectorial Spre deosebile de seciuna anterioar, n cea de fa este prezentat concordana obiectivelor proiectului cu politicile i strategia Ministerului Justiiei. n situaia investiiilor noi (far cel puin studiu de fezabilitate elaborat i aprobat), informaiile din Fisa de proiect (far anexe) fundamenteaz decizia de asumare a costurilor generate de realizarea documentaiei tehnico-economice, n vederea parcurgerii pailor urmtori necesari realizrii obiectivului de investiii. Informaiile suplimentare, necesare selectrii proiectelor de investiii pentru etapa urmtoare, ct i prioritizarea propriuzis a acestora se realizaz n baza informaiilor furnizate de anexele A si B ale fiei de proiect. Anexa A Aceast anex se completeaz pentru obiectivele de investiii noi care au documentaie tehnico-economic realizat i aprobat. Informaia care trebuie pus la dispoziia factorilor de decizie prin intermediul acestei anexe a fiei de proiect vizeaz: 1. Costul investiiei n preuri curente (preurile estimate n documentaia tehnicoeconomic, recalculate n preurile anului curent) 2. Costul investiiei n preuri la 31 decembrie an precedent 3. Durata de realizarea a investiiei 4. Propunere de ealonare a investiiei 5. Impact de mediu 6. Rubric de semnturi Anexa B Aceast anex se completeaz pentru obiectivele de investiii n continuare. Informaia care trebuie pus la dispoziia factorilor de dicizie prin intermediul acestei anexe a fiei de proiect vizeaz:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

30

1. Anul nceperii lucrrilor de investiii 2. Stadiul actual al investiiei - cost total estimat la deschiderea finanrii - cost total actualizat n preuri la 31 decembrie an precedent - finanat total n preuri istorice - finanat total n preuri la 31 decembrie an precedent - rest de realizat n preuri 31 decembrie an precedent - programat pentru anul n curs - estimri ale realizrilor pentru anul in curs 3. Durata de finalizare a investiiei 4. Propunere de ealonare a restului de realizat Deoarece informaiile referitoare la stadiul actual al investiiei vizeaz costuri estimate n preturi curente dar i n preuri ale anului precedent celui curent, punem la dispoziia utilizatorului acestui manual un instrument de actualizare a preturilor. Actualizarea se realizeaz pe baza indicelui general al preurilor comunicat oficial de Institutul Naional de Statistic pentru anii trecui i pe estimarile Institutului Naional de Prognoz pentru orizontul viitor de timp. Utilizatorul calculatorului va trebui s introduc valoarea ce trebuie recalculat (aferent unui an istoric) ncelula corespunztoare colorat n verde. n mod automat n tabel vor fi afiate valorile actualizate pentru fiecare dintre anii din seria listat.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

31

Fiele de proiect, elaborate la nivelul diverilor ordonatori teriari i secundari de credit, ct i la nivelul ordonatorului principal pot fi codificate, n vederea identificrii facile dar i din consdierente care in de informatizarea activitii. Organizarea unor baze informatizate de date, inteligent structurate, permite selecia informaiei dup mai multe criterii, constituind premisa realizrii unor formulare centralizatoare. O posibil soluie de codificare, suficient de simpl dar care pastrez avantajul structurrii unor baze de date i gruprii informaiei dup o serie de variabile este prezentat n continuare. Codul fiei de proiect, este structurat pe 3 grupe de cifre, ordonate de la stnga spre dreapta. a. primul grup de 2 cifre se refera la unitatea administrativ teritorial unde i are sediul iniiatorul/beneficiarul proiectului.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

32

Unitatea administrativ teritorial Bucuresti BucurestiSect.1 BucurestiSect.2 BucurestiSect.3 BucurestiSect.4 BucurestiSect.5 BucurestiSect.6 Alba Arad Arges Bacu Bihor Bistria-Nsud Botoani Brila Braov Buzu Calarasi Cara-Severin Cluj Constana Covasna Dmbovia Dolj

Cod 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Unitatea administrativ teritorial Galai Giurgiu Gorj Harghita Hunedoara Ialomia Iasi Ilfov Maramure Mehedini Mure Neam Olt Prahova Slaj Satu Mare Sibiu Suceava Teleorman Timi Tulcea Vlcea Vaslui Vrancea

Cod 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

b. Al doilea grup de cifre desemneaz instituia iniiatoare/beneficiar a proiectului de investiii. Grupul este de 3 cifre, pentru a da posibilitatea dezvoltrii n continuare n analitic. Astfel n cazul judectoriilor, se va ataa un cod numeric, format dintr-o singur cifr localitii n care judecatoia respectiv i are sediul.
Institutie Minister Curte de apel Tribunal Judecatorie Alte Alte Alte Alte Alte Alte Cod 01 02 03 04_ 05 06 07 08 09 10

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

33

c. Al treilea grup, format din dou cifre desemneaz tipul investiiei.


Tipul investiiei Investitie noua Investitie in curs Dotari independente Reparatie capitala Studii si proiecte Alte investiii Cod 01 02 03 04 05 06

d. Al patrulea i ultimul grup de 3 cifre desemneaz numarul curent la care fia proiectului a fost nregistrat n registrul de eviden al comartimentului de resort (tehnic -investiii, economic, dup caz) Astfel, un proiect de investiii al Tribunalului judeean Braov, viznd continuarea unui obiectiv de investiii n continuare i prezentat ntr-o fi de proiect emis de catre compartimentul economic cu numarul intern 7, va fi codificat : 16/03/02/07. Pentru ntocmirea unor instruciuni de completare este recomandabil s se stabileasc n prealabil, n mod mod clar atribuiile i responsabilitile personalului. Devine astfel evident legatura cu etapa anterioar de adaptare a sistemului informaional i a structurii organizatorice nevoielor de planificare multianual a invesiilor. n schia de mai jos prezentm o posibil mprire a atribuiilor i responsabilitilor de ntocmire, verificare, analiz i prioritizare a proiectelor de investiii n cadrul Ministerului Justiiei.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

34

Prioritizeaza proiectele

colectiv condus de secretarul general adjunct colectiv condus de director investitii colectiv condus de sef serv invest colectiv serv.invest.

Pentru ntocmirea i verificarea Fiei de proiect (paginile numerotate cu 1 i 2, aa cum sunt prezentate in ANEXA de la sfritul manualului) i a anexelor A i B ale acesteia, prezentm un model de instruciuni de compeltare. INSTRUCUNI PRIVIND REDACTAREA I AVIZAREA FIELOR DE PROIECT; SELECTAREA PROIECTELOR PENTRU ETAPA DE PRIORITIZARE 1. ORDONATORII TERIARI DE CREDIT 1.1. ntocmirea Fielor de proiect Sarcina ntocmiri Fielor de proiect revine managerilor economici i inginerilor. Acetia rspund pentru corectitudinea datelor i ncadrarea n termenele stabilite n calendarul realizrii programului multianual de investiii. In funcie de tipul i stadiul de maturitate al proiectelor, se procedeaz dup cum urmeaz: 1.1.1. Pentru investiiile noi, fr (cel putin) studiu de fezabilitate - care furnizeaz o serie de informaii de fundamentare se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 3. 1.1.2. Pentru investiiile noi, cu studiu de fezabilitate se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa A, folosindu-se informaiile din studiul de fezabilitate. Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 35

Principal Secundar Tertiar

Selecteaza proiectele pentru calificare la prioritizare

Verifica fisele de proiect ale ordonatorilor secundari si tertiari Intocmesc fise pentru proiecte proprii

Verifica fisele de proiect ale ordonatorilor tertiari Intocmesc fise pentru proiecte proprii

manager ec. manager ec.& inginer

Intocmesc fise pentru proiecte proprii

manager ec.& inginer

Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei A. 1.1.3. Pentru investiii n continuare - se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa B, folosindu-se informaile din evidenele referitoare la realizarea investiiei. Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei B. 1.2. naintarea Fielor de proiect ordonatorului secundar de credit Fiele de proiect se inainteaz ordonatorului secundar de credit prin adres semnat de ordonatorul teriar de credit, 2. ORDONATORII SECUNDARI DE CREDIT 2.1. ntocmirea Fielor de proiect (pentru proiecte proprii) Sarcina ntocmiri Fielor de proiect revine responsabililor managerilor economici si inginerilor. Acetia rspund pentru corectitudinea datelor i ncadrarea n termenele stabilite n calendarul realizrii programului multianual de investiii. In funcie de tipul i stadiul de maturitate al proiectelor, se procedeaz dup cum urmeaz: 2.1.1 Pentru investiiile noi, fr studiu de fezabilitate se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 3. 2.1.2. Pentru investiiile noi, cu studiu de fezabilitate se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa A, folosindu-se informaiile din studiul de fezabilitate. Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei A. 2.1.3. Pentru investiii n continuare - se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa B, folosindu-se informaile din evidenele referitoare la realizarea investiiei. Managerul economic si inginerul semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei B. 2.2. Verificarea Fielor de proiect intocmite la nivelul ordonatorilor teriari de credit. Sarcina verificrii Fielor de proiect( incluznd anexele) ntocmite la nivelul ordonatorilor tertiari de credit revine managerilor economici. Acetia verific realitatea datelor i corectitudinea ntocmirii Fielor de proiect. 2.4. naintarea Fielor de proiect ordonatorului principal de credit Fiele de proiect selectate pentru etapa de prioritizare se inainteaz ordonatorului principal de credit prin adres semnat de ordonatorul secundar de credit.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

36

3. ORDONATORUL PRINCIPAL DE CREDIT 3.1. ntocmirea Fielor de proiect (pentru proiecte proprii) Sarcina ntocmiri Fielor de proiect revine specialitilor serviciului tehnic investiii cu sprijinul celor din serviciului buget din cadrul directiilor de specialitate de specialitate. Acetia rspund pentru corectitudinea datelor i ncadrarea n termenele stabilite n calendarul realizrii programului multianual de investii. n funcie de tipul i stadiul de maturitate al proiectelor, se procedeaz dup cum urmeaz: 3.1.1 Pentru investiiile noi, fr studiu de fezabilitate se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Specialistii serviciului - tehnic investiii si buget semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 3. 3.1.2. Pentru investiiile noi, cu studiu de fezabilitate se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa A, folosindu-se informaiile din studiul de fezabilitate. Specialistii serviciului - tehnic investiii si buget semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei A. 3.1.3. Pentru investiii n continuare - se completeaz datele n Fia de proiect, paginile 1 si 2. Punctul 3 nu se completeaz. n continuare se completeaz Anexa B, folosindu-se informaile din evidenele referitoare la realizarea investiiei. Specialistii serviciului - tehnic investiii si buget semneaz pentru ntocmirea Fiei la punctul 6 al Anexei B. 3.2. Verificarea propriilor Fie de proiect, ct i a celor ntocmite la nivelul ordonatorilor teriari i secundari de credit Sarcina verificrii propriilor Fie de proiect, ct i a celor ntocmite la nivelul ordonatorilor teriari i secundari de credit revine colectivului serviciului tehnic investiii coordonat de efului serviciului, cu sprijinul serviciului buget.. Confirmarea verificrii se fac prin semnarea la punctul 7 al anexelor A i B Se verific dac: - toate rubricile Fiei de proiect sunt completate cu date; - Fia este semnat de toate persoanele responsabile cu ntocmirea i verificarea ei - partea narativ a Fiei de proiect este bine intocmit, furniznd informaiile necesare; - corectitudinea datelor inscrise n Fi. 2.2.1. Prin semnarea Fiei de proiect se atest conformitatea cu cerinele de form impuse de Ordinului MF nr. 980 din 2005, ct corectitudinea datelor nscrise n Fi. 3.3. Selectarea Fielor de proiect pentru etapa de prioritizare Sarcina selectrii Fielor de proiect (att pentru proiecte proprii ct i pentru proiecte ale ordonatorilor secundari i teriari de credit) revine unei colectiv de lucru condus de directorul Directiei tehnic - investiii. Din colectivul format din 3-5 membri fac parte specialiti i cadre de conducere din cadrul directiei de investiii si serviciului buget. Colectivul analizeaz fiecare proiect

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

37

n parte si hotrste prin vot majoritar selectarea sau respingerea proiectelor pentru etapa de prioritizare. Colectivul semneaz, dup cum urmeaz: 3.3.3. Pentru investiiile noi, fr studiu de fezabilitate, la punctul 4 din Fia proiectului(n acest caz se propune includerea in programul de investiii pentru realizarea studiului de fezabilitate). 3.3.4. Pentru investiiile noi, cu studiu de fezabilitate, la punctul 7 din Anexa A. 3.3.5. Pentru investiii n continuare, la punctul 7 din Anexa B. . 3.4. naintarea Fielor de proiect colectivului de prioritizare Fiele de proiect selectate pentru etapa de prioritizare se nainteaz colectivului de prioritizare, condus de secretarul general adjunct. Din colectivul de prioritizare, format din 5-7 membi fac parte specialiti i efi de compartimente din cadrul direciilor economice i de investiii. Secretariatul colectivului de prioritizare este asigurat de eful serviciului tehnic investiii. Funcionarii responsabili cu elaborarea i implementarea programului de investiii trebuie s asigure instruirea celor responsabili de identificarea nevoilor de investiii i lansarea cererilor de investiii n privina completrii formularelor. Ei trebuie s asigure i asistena tehnic permanent. Testrile pilot ale formularelor i ale instruciunilor ajut la identificarea i corectarea greelilor. Revizuirea permanent i nuanarea sunt indispensabile n meninerea eficienei acestor formulare i instruciuni.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

38

6. IDENTIFICAREA I EVALUAREA NEVOILOR DE INVESTIII


Cele mai multe organizaii au nevoie de investiii ce depesc resursele lor financiare. Nu trebuie s se uite c optarea pentru anumit proiect de investiii nseamn, de cele mai multe ori, renunarea la un altul. Gestionnd bani publici, obiectivul primordial al responsabililor financiari trebuie s fie obinerea celei mai mari valori pentru fiecare leu investit. Din acest punct de vedere trebuie s ne asiguram ca reuim s identificam cvasitotalitatea proiectelor de investiii necesare organizaiei i ca punem la punct un sistem de evaluare a acestora n baza unui set obiectiv i larg acceptat de criterii. Pentru identificarea nevoilor de investiii elaborarea unei baze solide de informaii, necostisitoare i uor accesabile este foarte important. Aceast baz de informaii trebuie s ajute la: identificarea i stabilirea prioritilor n nevoile de investiii ; alegerea celor mai bune strategii de ntreinere, reparaii, nlocuire sau disponibilizare; reducerea la minim a efectelor i costurilor generate de lucrrile de ntreinere amnate; evaluarea metodelor alternative de satisfacere a nevoilor de investiii; evaluarea opiunilor financiare; reducerea numrului de reclamaii i de ntreruperi n funcionare(acolo unde este cazul); mbuntirea raportrilor financiare; controlul costurilor de investiii.

Este bine ca organizaiile s i concentreze atenia, mai degrab, asupra nevoilor i problemelor legate de investiii, dect asupra unor obiective specifice. n acest sens, se pun cteva ntrebri eseniale: care este natura nevoii / problemei? cine este afectat? care este extinderea nevoii / problemei? cnd apare? care ar fi cteva alternative de soluionare? ce consecine apar dac nu se ntreprinde nimic? 39

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

Informaiile necesare pentru a rspunde acestor ntrebri sunt disponibile din cteva surse, printre care: informaiile privitoare la evaluarea activelor corporale i a strii lor, strategia de investiii a Guvernului la care se adaug orice ale studii i programe relevante pentru strategia i politica de investiii informaiile privind standardele serviciilor sondajele de opinie ceteneasc.

6.1. Informaiile privitoare la evaluarea activelor corporale i a strii lor Informaiile privitoare la mijloacele fixe se gsesc n registrul mijloacelor fixe sau n evidenele speciale dezvoltate n completarea acestuia. Sursa de informaii o prezint documentele de achiziionare, crile tehnice, documentaiile de inginerie, urbanism, arhitectur, polie de asigurri etc. n principiu aceste evidene trebuie s furnizeze informaii referitoare la: numrul, categoria i descrierea sumar a fiecrui mijloc fix, amplasarea, vechimea, dimensiunile, metoda constructiv i tipul materialelor, starea fizic, istoricul reparaiilor i costurilor aferente, data de nlocuire propus, costurile de nlocuire, costurile de exploatare i ntreinere, tipul i intensitatea utilizrii.

Orice documente care fac referire la activele corporale, aducind informaii care sunt sau pot deveni relevante trebuie identificate, prelucrate i pstrate cu grija. De exemplu, hrile, diagramele i fotografiile pot fi deosebit de utile, ajutnd la identificarea acestor active corporale.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

40

Evidenele referitoare la existena i starea fizic a activelor corporale pot fi realizate de ctre salariaii organizaiei sau de ctre tere persoane specializate. Procesul de realizare a acestor evidene este ndelungat i costisitor, iar actualizarea continu reprezint o necesitate, deoarece modificrile apar n permanen. Starea mijloacelor fixe este afectat de vechimea acestora, clim, condiiile de sol, modul de utilizare, metodele i materialele de construcie ca i de practicile de ntreinere. Informaiile despre starea fizic sunt eseniale n determinarea nevoii de intervenie i investiie. Metodele de evaluare a strii fizice sunt: inspecia vizual, expertiza, analiza situaiei reparaiilor, precum i analiza situaiei reclamaiilor i a ntreruperilor n funcionare

Inspecia vizual Angajaii sau consultanii inspecteaz dotrile, folosind standardele din domeniu i alte criterii. Inspeciile se bazeaz pe existena unor definiii general acceptate, a unor liste de verificri, formulare i scri de ierarhizare, precum: foarte bun, bun, acceptabil, slab, foarte slab; fr pondere semnificativ, sever, foarte sever; fr probleme, problem limitat, problem extins, pericol.

Astfel, evaluarea strii fizice a cldirilor prin simpla inspecie vizual poate identifica problemele structurii de rezistenta, etaneitatea nchiderilor (ui, ferestre), modul de funcionare al instalaiilor (alimentare cu ap, canalizare, instalaii electrice), etc. Raportul ntocmit n urma inspeciei vizuale trebuie s identifice: deficienele, aciunile corective, costurile i prioritile.

n lipsa personalului competent se poate apela la ajutorul unor tere persoane specializate, sau firme cu care se poate contracta aceast activitate.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

41

Expertiza Experii, de regul inginerii specializai i autorizai, pot fi angajai n scopul evalurii strii fizice a unor mijloace fixe. Aceasta alternativ, care conduce la rezultate mult mai detaliate i exacte este ns i mult mai costisitoare, nefiind uzitat pe scar larg. Tehnologia folosit este deseori sofisticat i costisitoare, dar ofer un valoros instrument de documentare. Analiza situaiei reparaiilor Informaiile privind natura, frecvena i costurile reparaiilor uureaz mult evaluarea strii fizice a mijloacelor fixe. Ele necesit existena unui sistem de eviden, care s descrie reparaiile i costurile lor. Costurile unitare mari i reparaiile frecvente indic existena unei probleme reale. Informaiile despre reparaii ajut i la evaluarea diferitelor strategii de ntreinere i reparaii. Sistemele automatizate de management al lucrrilor de ntreinere ne stau la dispoziie atunci cnd vrem s identificm i s analizm frecvena i costurile reparaiilor, ca i atunci cnd stabilim calendarul lucrrilor de ntreinere preventiv. Analiza situaiei reclamaiilor i a ntreruperilor n funcionare Identificarea i analizarea reclamaiilor i a ntreruperilor n funcionare reprezint o metod eficient i ieftin de a obine informaii despre starea fizic a activelor. Date despre cldiri cu probleme, echipamente nefuncionale, etc ajut la documentarea nevoilor de investiii. Plngerile cetatenilor i chiar ale personalului organizaiei pot fi folosite la identificarea potenialelor nevoi de investiii. Metodele de evaluare a strii mijloacelor fixe depind de bugetul alocat, de disponibilitatea informaiilor i a personalului, insa un lucru este clar, i anume: este necesar s se fac eforturi pentru a se imbunatati calitatea i cuprinderea informaiilor referitoare la existena i starea fizic a mijloacelor fixe. Nu trebuie trecut cu vederea faptul c trecerea ntr-o perspectiv apropiat la noul sistem de contabilitate de angajament va obliga instituiile publice s-i organizeze mai bine evidena mijloacelor fixe. Acesta este un prilej foarte bun de a completa minima informaie cerut de practicile contabile cu informaie suplimentar care s fie util n procesul de identificare a nevoilor de investiii. 6.2. Strategia de investiii a Guvernului la care se adaug orice alte studii i programe relevante pentru strategia i politica de investiii Conform prevederilor Legii nr. 500 din 2002 privind finanele publice, Guvernul, prin Ministerul Finanelor Publice, elaboreaz strategia n domeniul investiiilor publice. Strategiile sectoriale i politicile publice cuprind informaii importante n identificarea nevoilor de investiii.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

42

Ministerul Finanelor Publice, instituia care coordoneaz i elaborarea Planului Naional de Dezvoltare a formulat urmtoarele propuneri privind prioritile naionale de dezvoltare pentru perioada 2007 2013 : Creterea competitivitii economice Dezvoltarea i modernizarea infrastructurii de transport Protejarea i mbuntirea calitii mediului Dezvoltarea resurselor umane, creterea gradului de ocupare i combaterea excluziunii sociale Dezvoltarea economiei rurale i creterea productivitii n sectorul agricol Sprijinirea participrii echilibrate a tuturor regiunilor Romniei la procesul de dezvoltare socio-economic

6.3. Informaii privind standardele serviciilor O alt surs de informaii utile n determinarea nevoilor de investiii o constituie anumite standarde de performan, standarde ale asociaiilor profesionale, etc. Raportarea la standarde ajut la identificarea unor rezultate mai bune i a unor metode mai eficiente de atingere a obiectivelor. Practicile de management performant se refer la procesele, practicile i sistemele identificate n organizaiile publice, care se desfoar la un nivel excepional i care sunt recunoscute ca mbuntind performana i eficiena unei organizaii ntr-un anumit domeniu. 6.4. Sondajele de opinie ceteneasc Sondajele sunt eficiente n identificarea i msurarea ateptrilor cetenilor, legate de nevoile de investiii i de metodele de a plti pentru satisfacerea lor. De exemplu, un sondaj poate scoate la iveal faptul c, de fapt, cetenii acord prioritate, mai degrab, reparrii i consolidrii unei cldiri dect achiziionrii unor maini de lux pentru directorii instituiei. Sondajele reprezint un mijloc de identificare a nivelului de susinere sau de opoziie la diferite proiecte. n administraia public s-a constatat c sondajele de opinie ajut substanial n luarea deciziilor legate de investiii.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

43

7. PREGTIREA PROPUNERILOR DE PROIECTE DE INVESTIII


De la demararea proiectului i pn la finalizarea lui exist o serie de pai care trebuiesc urmai. Acetia sunt adeseori prezentai sub denumirea de ciclu al proiectului, dup cum urmeaz: Concepia Proiectul este conceput pentru a-i ndeplini obiectivele. Cerina Se face o evaluare cantitativ i calitativ a cerinelor fizice i sociale pentru proiect. Fezabilitatea Proiectul propus este examinat sub diversele aspecte ale fezabilitii, cum se va descrie n continuarea. Aprobarea provizorie De obicei, o autoritate va trebui s emit aprobarea provizorie a proiectului, fie la momentul fie naintea studiilor de fezabilitate, incluzndu-se autorizarea urmtoarelor etape de cheltuieli. Proiectarea Inginerii i spcialitii tehnici vor pregtii proiectele detailate ale construciei sau achiziiei. Acestea vor cuprinde (dup caz) graficul defalcat al lucrrilor; implementarea etapizat a achiziiei sau implementrii; diagrame ale grantului; diagrame tip CPM/PERT; i informaii de cost. Estimarea costurilor Proiectul va fi tradus n specificaii de input (adeseori cu note privind cantitile), care vor fi evaluate ca pre n detaliu pentru pregtirea devizelor. Planul financiar Specialitii financiari trebuie s pregteasc un buget ferm pentru finanarea costurilor proiectului, pe parcursul implementrii, mpreun cu implicaiile financiare ale exploatrii i ntreinerii. Aprobarea final Autoritatea de resort va aproba proiectarea, costul i finanarea: dac este necesar, se va solicita confirmare de la o autoritate superioar, n special cu privire la finanare. Implementarea Poriectul va fi construit sau implementat prin contract sau prin munc direct, dup caz. Bunurile i serviciile necesare vor fi achiziionate din ar sau (uneori) din strintate. Supervizarea Supervizarea tehnic se va efectua de ctre ingineri, iar cea financiar de ctre specialitii financiari. Ageniile financiare sau bncile pot fi implicate dac finaneaz proiectul.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

44

Finalizarea i predarea Contractorii i/sau furnizorii vor preda proprietatea i responsabilitatea pentru proiect adeseori solicitndu-li-se s accepte obligaii contractuale, pentru o perioad de garanie, de a repara defeciunile de construcie. Vor fi pregtite desene reproductive pentru a facilita localizarea (dac este ascuns ex. sub pmnt), exploatarea i ntreinerea activelor. Contractul final Va fi stabilit contractul final pentru contractor sau furnizor, dup o atent examinare de ctre ingineri, specialiti tehnici, supraveghetori de cantitate i auditori financiari. Exploatare i ntreinere Autoritatea local sau public de resort preia activul, l exploateaz i l ntreine i ncepe (sau continu) s alctuiasc provizion financiar pentru serviciul datoriei asupra costului de capital i/sau pentru rennoirea sau nlocuirea activului. Un sistem informaional bine articulat i o structur organizatoric proiectat s sprijine activitatea de identificare a nevoilor de investiii i promovarea lor pn la nivelele de decizie vor conduce la generarea cvasi-permanent a unor cereri de investiii. Toate prpunerile de proiecte de investiii vor trebui s fie n conformitate cu formularele, instruciunile i normele prestabilite de persoana, sau echipa desemnat s lucreze la programul de investiii. Cele dou elemente importante care vor face obiectul seciunii de fa sunt: justificarea necesitii proiectului i costurile acestuia.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

45

7.1. Justificarea necesitaii proiectului n justificarea unei proiect de investiii este important s se furnizeze informaii exacte, obiective i argumentate, baza necesar pentru o evaluare corect a prioritii realizrii obiectivului de investiie respectiv. Este recomandabil s fie discutate att beneficiile tangibile, ct i cele intangibile. Fezabilitatea proiectului trebuie analizat din punct de vedere: tehnic, financiar, economic, politic, juridic instituional de mediu.

a. Tehnic n mod clar, fiecare proiect trebuie s fie fezabil din punct de vedere tehnic. Aceasta presupune evaluarea proiectului de ctre ingineri i specialiti n conformitate cu tipul de proiect ce se implementeaz. Este esenial ca fezabilitatea tehnic s fie dirijat ctre determinarea soluiei celei mai fezabile ca i cost (economic) la problema abordat. Aceasta necesit ca proiectul s fie examinat n privina ciclului su de via complet, inclusiv construcia, achiziia, exploatarea i ntreinerea. Se va ncerca asigurarea utilizrii materialelor, standardelor i tehnologiilor cele mai corespunztoare circumstanelor locale. b. Financiar Analiza economic, dei necesar, nu este suficient, deoarece costurile i beneficiile economice nu se acumuleaz cu necesitate la o singur entitate, cum ar fi o autoritate publica. Un proiect solid din punct de vedere economic poate totui supune sectorul public unei severe presiuni financiare. Mai mult, inflaia afecteaz valoarea banilor mult mai mult dect valorile economice. Deci, trebuie efectuat i o analiz financiar. n primul rnd, trebuie s existe asigurarea c fondurile vor fi disponibile pentru investiii. Apoi, rezultatul financiar trebuie s fie gestionabil de ctre autoritile de resort, lund n calcul constrngerile administrative.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

46

c. Economic O premis de baz a analizei proiectului, pe care pun accentul n mod special instituiile financiare internaionale cu experien este viabilitatea economic. Vor reui beneficiile economice ale proiectului s depeasc per total costurile economice ale implementrii i operrii sale? Este uor de spus da sau nu, dar adeseori greu s se determine acest lucru, conceptele respective fiind subiect de dezbateri aprinse ntre economiti i ali profesioniti. Principalele preocupri se refer la felul n care, pe langa costurile i beneficiile financiare se pot evalua cit mai corect i costurile i beneficiile cu caracter nefinanciar. d. Politic Orict de potrivit poate prea un proiect din alte puncte de vedere, el trebuie s fie consecvent cu politica naional i/sau local a guvernului. Un proiect esenialmente necorelat cu realitatea politic este condamnat din start. e. Juridic n mod clar, un proiect nu poate fi luat n considerare dac nu este n concordan cu prevederile legale. Acolo unde guvernele, autoritile locale i alte organisme acioneaz dup legislaie, aceasta trebuie s prevad sau s permit activitatea proiectului. Se mai poate ntmpla ca proiectul n sine s fie legal, dar sursele de finanare vizate, sau generarea de venituri s nu fie legale. De exemplu, mprumutarea de bani, perceperea unei taxe sau chiar nsuirea bugetar pot fi constrnse de reglementarile legale sau administrative. Legislaia trebuie de asemeni luat n considerare (i, lucru mai important, trebuie s se adere la ea) atunci cnd este vorba de contractare, achiziia de terenuri, angajarea forei de munc, servitui, siguran industrial i multe alte aspecte legate de implementarea proiectului. f. Instituional Ori de cte ori se implementeaz un proiect, scopul su este s ofere un serviciu. Acest lucru nu poate fi fcut dac instituia care rspunde de acest serviciu este inadecvat sau incompetent. Trebuie s aib personalul necesar de calitate corespunztoare, mpreun cu materialele i echipamentele ce sunt complementare acelora furnizate n cadrul proiectului. Eficiena instituional necesit prin urmare politici solide, resurse adecvate, organizare raional, motivare corespunztoare i toate abilitile necesare. Acestea sunt cerine att pentru entitatea propriu-zis ct i pentru mediul public i administrativ n cadrul cruia opereaz.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

47

g. Mediu Se acord atenie crescnd impactului de mediu al proiectelor de dezvoltare. Aspectul este n mod deosebit valabil n ce privete potenialul perceput ca proiectul s polueze mediul, fie fizic, fie estetic. Uneori impactul este clar, necesitnd remedii care pot fi ncorporate n construirea i operarea proiectului. Totui, adeseori, preocuprile de mediu sunt complexe i contencioase, devenind n mod tipic probleme politice. De exemplu, poate fi uor s se cad de acord ca o fabric potenial poluant s fie construit numai cu condiia s cuprind elemente de salvgardare specifice. Este mult mai greu s se fundamenteze afirmaia c (s zicem) o zon cu frumusei naturale, sau parte a patrimoniului naional, va fi deteriorat, pierdut sau distrus. Preocuprile de mediu creaz o legtur semnificativ cu finanarea proiectului. De exemplu, acolo unde se prevede generarea de externalitati negative, ca n exemplul fabricii poluante, aprobrile trebuie s contina condiionalitatea unor elemente de salvgardare. Ar putea de asemeni solicita construirea de ctre un proprietar al proiectului, pe cheltuiala sa, a facilitilor de atenuare. 7.2. Costurile (financiare) de proiect Hotrrea de Guvern nr 1179 din 24 octombrie 2002 privind aprobarea Structurii devizului general i a Metodologiei privind elaborarea devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii prevede urmtoarele categorii de cheltuieli ce trebuie avute n vedere la determinarea costului obiectivului de investiie. a. Cheltuieli pentru obinerea i amenajarea terenului a.1. Obinerea terenului Se includ cheltuielile efectuate pentru cumprarea de terenuri, plata concesiunii (redevenei) pe durata realizrii lucrrilor, exproprieri, despgubiri, schimbarea regimului juridic al terenului, scoaterea temporar sau definitiv din circuitul agricol, precum i alte cheltuieli de aceeai natur. a.2. Amenajarea terenului Se includ cheltuielile efectuate la nceputul lucrrilor pentru pregtirea amplasamentului i care constau n demolri, demontri, defriri, evacuri materiale rezultate, devieri reele de utiliti din amplasament, sistematizri pe vertical, drenaje, epuismente (exclusiv cele aferente realizrii lucrrilor pentru investiia de baz), devieri de cursuri de ap, strmutri de localiti sau de monumente istorice etc. a.3. Amenajri pentru protecia mediului Se includ cheltuielile efectuate pentru lucrri i aciuni de protecia mediului, inclusiv pentru refacerea cadrului natural dup terminarea lucrrilor, precum: plantare de copaci, reamenajare de spaii verzi.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

48

b. Cheltuieli pentru asigurarea utilitilor necesare obiectivului Se includ cheltuielile aferente asigurrii cu utilitile necesare funcionrii obiectivului de investiie, precum: alimentare cu ap, canalizare, alimentare cu gaze naturale, agent termic, energie electric, telefonie, radio-tv, drumuri de acces, ci ferate industriale, care se execut pe amplasamentul delimitat din punct de vedere juridic, ca aparinnd obiectivului de investiie, precum i cheltuielile aferente branrii la reelele de utiliti. c . Cheltuieli pentru proiectare i asisten tehnic c.1. Studii de teren Se cuprind cheltuielile pentru studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice i de stabilitate a terenului pe care se amplaseaz obiectivul de investiie. c.2. Obinere avize, acorduri i autorizaii Se includ cheltuielile pentru: - obinerea/prelungirea valabilitii certificatului de urbanism, taxa obinerea/prelungirea valabilitii autorizaiei de construire, conform legii; pentru

- obinerea avizelor i acordurilor pentru racorduri i branamente la reele publice de ap, canalizare, gaze, termoficare, energie electric, telefonie etc.; - obinerea certificatului de nomenclatur stradal i adres; - ntocmirea documentaiei, obinerea numrului cadastral provizoriu i nregistrarea terenului n cartea funciar; - obinerea acordului de mediu; - obinerea avizului PSI; - alte avize i acorduri prevzute n acte normative. c.3. Proiectare i inginerie - se includ cheltuielile pentru elaborarea tuturor fazelor de proiectare (studiu de prefezabilitate, studiu de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie), pentru plata verificrii tehnice a proiectrii, precum i pentru elaborarea documentaiilor necesare obinerii acordurilor, avizelor i autorizaiilor aferente obiectivului de investiie, documentaii ce stau la baza emiterii avizelor i acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentaii urbanistice, studii de impact, studii/expertize de amplasament. - pentru lucrrile de modernizare sau consolidare la construcii existente sau pentru continuarea lucrrilor la construcii ncepute i neterminate se includ cheltuielile efectuate pentru expertiza tehnic. Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 49

c.4. Organizarea procedurilor de achiziie public Se includ cheltuielile aferente ntocmirii documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei, precum i pentru multiplicarea acestora, exclusiv cele cumprate de ofertani; cheltuielile cu onorariile, transportul, cazarea i diurna membrilor desemnai n comisiile de evaluare; anunuri de intenie, de participare i de atribuire a contractelor, coresponden prin pot, fax, pot electronic etc., n legtur cu procedurile de achiziie public. c.5. Consultan Se includ cheltuielile efectuate, dup caz, pentru: - plata serviciilor de consultan la elaborarea studiului de prefezabilitate sau a studiilor de pia, de evaluare; - plata serviciilor de consultan n domeniul managementului investiiei sau administrarea contractului de execuie. c.6. Asisten tehnic Se includ cheltuielile efectuate, dup caz, pentru: - asisten tehnic din partea proiectantului, n cazul cnd aceasta nu intr n tarifarea proiectrii; - asigurarea supravegherii execuiei prin inspectori de antier desemnai de autoritatea contractant; - plata specialitilor angajai pe baz de contract conform prevederilor Hotrrii Guvernului nr. 906/2001 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Consiliului Interministerial de Avizare Lucrri Publice de Interes Naional i Locuine. d. Cheltuieli pentru investiia de baz d.1. Construcii i instalaii Se cuprind cheltuielile aferente execuiei tuturor obiectelor cuprinse n obiectivul de investiie: cldiri, construcii speciale, instalaii aferente construciilor, precum: instalaii electrice, sanitare, instalaii interioare de alimentare cu gaze naturale, instalaii de nclzire, ventilare, climatizare, telefonie, PSI, radio-tv, intranet i alte tipuri de instalaii impuse de destinaia obiectivului. Cheltuielile se desfoar pe obiecte, iar delimitarea obiectelor se face de ctre proiectant. Cheltuielile aferente fiecrui obiect sunt determinate prin devizul pe obiect.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

50

d.2. Montaj utilaj tehnologic Se cuprind cheltuielile aferente montajului utilajelor tehnologice i al utilajelor incluse n instalaiile funcionale, inclusiv reelele aferente necesare funcionrii acestora. Cheltuielile se desfoar pe obiecte de investiie. d.3. Utilaje, echipamente tehnologice i funcionale cu montaj Se cuprind cheltuielile pentru procurarea utilajelor i echipamentelor tehnologice, precum i a celor incluse n instalaiile funcionale. Cheltuielile se desfoar pe obiecte de investiie. d.4. Utilaje fr montaj i echipamente de transport Se includ cheltuielile pentru procurarea utilajelor i echipamentelor care deservesc fluxul tehnologic i comport durate scurte de amortizare fa de cele ale construciilor. Cheltuielile se desfoar pe obiecte de investiie. d.5. Dotri Se cuprind cheltuielile pentru procurarea de bunuri care, conform legii, intr n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar, precum: mobilier, dotri PSI, dotri de uz gospodresc, dotri privind protecia muncii i, dup caz, utilaje i echipamente independente cu durat mare de serviciu. Cheltuielile se desfoar pe obiecte de investiie. e. Alte cheltuieli e.1. Organizare de antier Se cuprind cheltuielile estimate ca fiind necesare contractantului n vederea crerii condiiilor de desfurare a activitii de construcii-montaj. Aceste cheltuieli se estimeaz de ctre proiectant, n baza unui deviz ce ine seama de tehnologia i graficul de lucru aferente lucrrilor de baz, de amplasamentul obiectivului, posibilitile de branare la utiliti: - ap, canal, energie electric, termificare, telefon etc. - traseele acestora, cile de acces auto i ci ferate, existena construciilor, spaiilor, terenurilor sau amenajrilor ce pot fi utilizate de constructor.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

51

e.1.1. Lucrri de construcii i instalaii aferente organizrii de antier Se cuprind cheltuielile legate de lucrri de nivelri ale terenurilor naturale, dezafectri locale de ci de comunicaie sau construcii, branarea la utiliti, realizarea de ci de acces, construcii sau amenajri la construcii existente. e.1.2. Cheltuieli conexe organizrii de antier Se cuprind cheltuielile pentru: obinerea autorizaiei de execuie a lucrrilor de organizare de antier, taxe de amplasament, nchirieri semne de circulaie, ntreruperea temporar a reelelor de transport sau distribuie de ap, canalizare, agent termic, energie electric, gaze naturale, a circulaiei rutiere, ci ferate, navale sau aeriene, contractele de asisten cu poliia rutier, contracte temporare cu furnizorii de utiliti, cu uniti de salubrizare. e.2. Comisioane, taxe, cote legale i costuri de finanare e.2.1. Comisioane, taxe, cote legale Se cuprind, dup caz: comisionul bncii finanatoare, cota aferent inspeciei pentru controlul calitii lucrrilor de construcii, cota pentru controlul statului n amenajarea teritoriului, urbanism i pentru autorizarea lucrrilor de construcii, cota aferent Casei Sociale a Constructorilor, valoarea primelor de asigurare din sarcina autoritii contractante, precum i alte cheltuieli de aceeai natur, stabilite n condiiile legii. e.2.2. Costul creditului Se cuprind comisioanele i dobnzile aferente creditului pe durata execuiei obiectivului. e.3. Cheltuieli diverse i neprevzute Estimarea acestora se face procentual din valoarea unor cheltuieli ale devizului general, n funcie de natura i complexitatea lucrrilor. n cazul obiectivelor de investiii noi, precum i al reparaiilor capitale, extinderilor, transformrilor, modificrilor, modernizrilor, reabilitrii la construcii i instalaii existente, se aplic un procent de pn la 5%. n cazul lucrrilor de consolidare se aplic un procent de pn la 15%, n funcie de natura i complexitatea lucrrilor rezultate ca fiind necesare n urma efecturii decopertrilor. Din procentul stabilit se acoper, dup caz, cheltuielile rezultate n urma modificrilor de soluii tehnice, cantiti suplimentare de lucrri, utilaje sau dotri ce se impun pe parcursul derulrii investiiei, precum i cheltuielile de conservare pe parcursul ntreruperii execuiei din cauze independente de autoritatea contractant.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

52

f. Cheltuieli pentru darea n exploatare f.1. Pregtirea personalului de exploatare Se cuprind cheltuielile necesare instruirii/colarizrii personalului n vederea utilizrii corecte i eficiente a utilajelor i tehnologiilor. f.2. Probe tehnologice Se cuprind cheltuielile aferente execuiei probelor/ncercrilor, prevzute n proiect, rodajelor, expertizelor la recepie. n situaia n care se obin venituri ca urmare a probelor tehnologice, n devizul general se nscrie valoarea rezultat prin diferena dintre cheltuielile realizate pentru efectuarea probelor i veniturile realizate din acestea. In conformitate cu prevederile legale, trebuie estimate toate costurile de proiect, inclusiv cele generate de: studiile de fezabilitate i planificare; studiile de inginerie, urbanism i arhitectur; achiziionarea terenului; demolrile; construcia i organizarea de antier; situaiile neprevzute; echipamentul i finisajele; serviciul datoriei.

La toate aceste costuri legate de realizarea investiiei este foarte important s se adauge costurile de ntreinere i funcionare ale obiectivului de investiie, acestea nsemnnd costuri cu munca vie, cu materiale, utiliti, etc. Determinarea corect a tuturor costurilor menionate la alineatul precedent este deosebit de important pentru realizarea analizei cost- beneficiu . 7.3. Finanarea Dei compartimentul financiar este acela care ar trebui s furnizeze soluile privind alternativele de finanare, este binevenit recomandarea surselor de finanare de ctre aceia care redacteaz propunerile de proiecte de investiii. Adesea, acetia dein informaii despre sursele de finanare, altminteri inaccesibile.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

53

n occident, alternativele de finanare sunt integrate n evaluarea iniial a proiectelor de investiii de capital. Aceasta trebuie s fie separat de evaluarea proiectului. n orice an vor exista mai multe proiecte cu un bun raport cost-beneficiu dect fonduri disponibile. Proiectele bune pot s nu aib finanare, dimpotriv proiecte minore care nu trec testul cost-beneficiu pot s se bucure de o finanare mare. Un criteriu pentru finanarea proiectelor de investiii este dac vor economisi la cheltuielile operaionale. Integrarea aprobrii proiectului de investiie de capital i mecanismele de finanare care stimuleaz operaiunile eficiente pot servi drept legtur ntre procesele de ntocmire a bugetului i cel de investiii de capital. 7.4. Lista de verificri n cazul informaiilor justificative Pentru a ne asigura ca nu am omis informaii importante care pot fundamenta decizia de investire, este util s elaboram liste de verificare, ca cea prezentata mai jos, pe care s le parcurgem integral de fiecare data cnd justificam necesitatea unui proiect de investiii. nevoia sau problema creia i se adreseaz proiectul; msura n care proiectul satisface nevoia sau soluioneaz problema; congruena cu politicile de capital i planurile comunitii; durata proiectrii i execuiei; numrul de persoane sau aria beneficiar (ntreaga tara, o regiune, un jude, etc); consecinele pozitive i negative asupra mediului; beneficiile specifice urmnd a fi obinute; evaluarea costurilor de capital (investiii) ct i a celor de intretinere si functionare; posibilitile de recuperare a costurilor; legtura cu alte proiecte ;i eventuale condiionri; economii obinute; venituri generate; disponibilitatea finanrilor externe; nivelul susinerii sau opoziiei publicului sau grupurilor de interese; alte alternative examinate i motivele de respingere a lor; 54

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

restriciile de timp asupra disponibilitii fondurilor; gradul de stimulare a dezvoltrii economice i locuri de munc create; consecinele amnrii proiectului;

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

55

8. ANALIZA PROPUNERILOR DE PROIECTE DE INVESTIII


Dup redactare, propunerile de proiecte de investiii sunt analizate, urmrindu-se s fie exacte i complete. Analiza cererii de proiect este coordonat de responsabilul/ echipa de implementare a planului multianual de investiii, n cooperare cu funcionarii specializai n planificare, finane, inginerie i arhitectur. Uneori pot participa i experi tehnici externi. Accelerarea i simplificarea analizei sunt sprijinite prin pregtirea din timp a unei liste de verificri i a unor criterii de analiz. n analiza proiectului apar clarificri i solicitri de informaii suplimentare. Vizitele pe teren i audierile n cadrul departamentelor sunt i ele componente folositoare n cadrul procesului de analiz. Se identifica urmtoarele tipuri de analiz: de conformitate administrativ, de conformitate cu documentele de planificare, de coformitate tehnic (inginerie, urbanism) i de conformitate financiar.

Fiecare organizaie va avea nevoie de elaborarea propriului proces de analiz, n funcie de mrimea i resursele sale. Prezentm mai jos o list de verificri cuprinznd ntrebri care faciliteaz fiecare tip de analiz. 8.1. Lista de verificare pentru analiza conformitii administrative au fost completate toate formularele cerute? formularele au fost intocmite, avizate, aprobate dup caz si semnate de catre persoanele desemnate n acest sens? sunt informaiile exacte i complete? sunt corecte calculele matematice? au fost proiectele grupate pe categorii mai largi, n functie de criterii specifice, ca: proiecte noi, n continuare, care nu mai necesit ajustari, cu ajustari, sau modificri de fond, de cost, etc ? au fost comparate i verificate datele din formularele centralizatoare cu cele din formularele proiectelor individuale?

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

56

respect proiectele definiiile adoptate pentru eligibilitate? este conform cu politicile de investiii adoptate i cu planul de lucrri? este cerut prin lege, prin hotarri judecatoreti, sau de alte nivele de autoritate? care este nivelul de susinere sau de opoziie politic, ceteneasc sau a grupurilor de interese? cum se raporteaz proiectul la sondajele de opinie ceteneasc? au fost evaluate metode alternative de satisfacere a nevoii sau de soluionare a problemei? exist impacturi negative ale proiectului (de mediu, de reamplasare, economic, nclcarea reglementrilor etc.?) nevoia de acest proiect este identificat ca atare i susinut cu date adecvate? sunt adecvate cerinele de amplasament i teren? care sunt consecinele neiniierii proiectului? sunt bine documentate seciunile de justificare i prioritate? are proiectul vreun impact, pozitiv sau negativ, asupra altor proiecte?

8.2. Lista de verificare pentru analiza de conformitate cu documentele de planificare este proiectul n conformitate cu stratgia investiional a Guvernului? este proiectul n conformitate cu strategia si politicile ministerului? este proiectul n conformitate cu planurile de dezvoltare, de urbanism, i alte documente de planificare ? sunt exacte informaiile aduse n sprijinul cererii de investiii, privitoare la demografie, destinaia terenurilor, trafic, locuine, baz economic etc.? care este impactul proiectului asupra dezvoltrii economice i a pstrrii caracteristicilor de ambient?

8.3. Lista de verificare pentru analiza de conformitate tehnic este documentaia tehnica adecvat? au fost abordate alternative de proiectare?

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

57

care este stadiul de maturitate al proiectului (planificare, proiectare, inginerie, construcie)? sunt adecvate specificaiile? sunt devizele corecte i rezonabile? este proiectul fezabil din punct de vedere operaional? este realist graficul de lucru propus? au fost luate n consideraie abordri alternative (reparaii, reabilitri, nlocuiri, disponibilizri)?

8.4. Lista de verificare pentru analiza de conformitate financiar sunt corecte i fezabile recomandrile financiare? ce alte opiuni de finanare sunt disponibile? sunt corecte i realiste proieciile costurilor directe i indirecte, de exploatare i ntreinere? au fost identificate toate costurile de capital? cum sunt afectate veniturile? au fost verificate economiile de costuri? este proiectul eligibil pentru finanarea prin mprumuturi? este fluxul de numerar suficient pentru finanare? ce impact financiar are prezentul proiect asupra altor proiecte?

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

58

9. STABILIREA PRIORITILOR
Cel mai dificil i mai pretenios aspect al analizei proiectelor este stabilirea prioritilor i selecia acestora. De obicei, nu exist fonduri disponibile pentru finanarea tuturor proiectelor de investiii necesare. Autoritile publice/ organizaiile trebuie s fac, prin urmare, alegeri dure ntre proiectele concurente. Prea adesea, se ntmpl ca astfel de decizii s se bazeze pe intuiie i raionamente subiective n loc de a se ntemeia pe un set explicit de criterii de evaluare. 9.1. Condiiile neceare unui proces de evaluare si prioritizare selecie evoluat Un proces de evaluare mai eficient i mai formalizat: stabilete criterii de selecie i evaluare; acord ponderi fiecrui criteriu; raporteaz proiectele la criteriile identificate; ierarhizeaz proiectele; enumer proiectele n ordinea prioritii.

Evaluarea proiectelor i procesul de stabilire a prioritilor devine mai obiectiv i mai raional prin elaborarea unor criterii predeterminate i clar definite. Toi aceia implicai n fixarea prioritilor i n selecia proiectelor, inclusiv angajai, factorii de decizie, cetaenii terebuie s participe la definirea criteriilor de selecie. Sondajele de opinie sunt frecvent folosite pentru a aduce aportul cetenesc la formularea criteriilor. Se recomand ca i criteriile de evaluare s fie fixate nainte de redactarea cererilor de investiii, cu scopul de a oferi ndrumri celor ce schieaz cererile. Nici un sistem de evaluare nu este perfect. Nu toate criteriile sunt aplicabile fiecrui proiect. Judecata solid, bunul sim i consideraiile politice vor continua s joace un rol important. Obstacole n calea formulrii unor criterii utile sunt: costul ataat, timpul limitat, disponibilitatea informaiilor, beneficiile intangibile, pericolul suprancrcrii cu informaii i teama de a compromite procesul politic. Cu toate acestea, criteriile bine elaborate vor stimula diferenierea proiectelor i ngustarea ariei de dezacorduri, asigurnd astfel o baz de discuie. Este esenial ca selecia proiectelor s fie susinut de informaii corecte, relevante i demne de ncredere. 9.2. Caracteristicile unor criterii corespunztoare sunt simple i definite clar; sunt nelese de ctre utilizatori; sunt relevante pentru obiectivele ministerului, organizaiei, etc;

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

59

sunt n concordan cu strategia si politicile publice specifice; sunt n concordan cu politicile de investiii; sunt msurabile i susinute de informaii relevante i demne de ncredere; intific proiectele critice i non-critice; sunt aplicabile unei game divergente de proiecte; sunt apte s ia n consideraie consecinele majore ale unui proiect; sunt practice, n termeni de costuri, timp i punere n aplicare.

9.2. Modaliti de stabilire a prioritilor Exist mai multe abordri n fixarea prioritilor: standardul unic; stabilirea prioritilor pe categorii, n baza valorilor comunitare; criterii multiple, cu ponderi i punctaje.

a. Standardul unic Aceast abordare folosete un standard unic pentru evaluarea proiectelor, ca rentabilitatea investiiei sau disponibilitatea sursei de finanare. Pot fi considerate ca fiind de maxim prioritate proiectele cu indicatori economici i finaniari superiori, perioad scurt de recuperare a investiiti, sau acelea care pot fi finanate din alte surse dect fondurile bugetului, dup caz. Una dintre cele mai utilizate modaluti de evaluare a proiectelor de investiii o reprezint analiza cost beneficiu. a.1. Analiza cost beneficiu - decizia de alocare a resurselor Trim ntro lume n care resursele sunt limitate. tiina economic ne nva acest lucru. Pe de alt parte nevoile sunt nelimitate. n viaa de zi cu zi ct i n activitatea profesional decidem n permanen n privina alocrii resurselor rare unor alternative concurente. Trebuie neles c orice decizie de alocare implic renunarea la o alt alternativ de utilizare a resursei. Acest cost de renunare este numit cost de oportunitate i reprezint valoarea alternativei la care s-a renunat n favoarea celei alese.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

60

a.2. Principiul cluzitor n alocarea resurselor Resursele utilizate trebuie s conduc la obinerea celui mai bun (avantajos) rezultat, avnd n vedere opiunile posibile i din acest punct de vedere, administraia publica trebuie s urmreasc: ca utiliznd un buget limitat, proiectele finanate s conduc la obinerea celei mai nalte valori pentru leul investit. minimizarea costului de oportunitate.

a.3. Definiia analizei cost beneficiu Analiza cost beneficiu este o tehnic de management financiar menit s exploreze modalitile alternative de alocare a resurselor n scopul obinerii unui beneficiu maxim la cost minim. nainte de a intra n coninutul problemei este necesar s facem cteva precizri de ordin terminologic. n mod curent prin analiz cost beneficiu se nelege analiz economic. Analiza economic, la rndul ei, este o analiz financiar mai complex, care ia n calcul, nafara costurilor si beneficiilor financiare si externalitile pozitive i negative care se pot identifica i cuantifica. a.4. Analiza simplificat Aceasta reprezint o form simpl de analiz i se preteaz : proiectelor riscante i ale cror costuri se doresc a fi recuperate rapid ; cind se dorete generarea rapid a unor beneficii de imagine, politice i economice

Metoda prezint o serie de dezavantaje dintre care, cel mai serios este generat de faptul c, compar costuri i beneficii care apar n diferite momente n timp, fr un calcul de actualizare, producnd o distorsionare a rezultatului. De asemeni, nu ia n considerare o serie de costuri i beneficii indirecte externalitile; a.5. Analiza financiar Aceasta reprezint o metod evoluat de analiza care ia n consideraie, pe de o parte, toate costurile financiare de investiie i cele de ntreinere i funcionare, iar pe de alta parte toate ncasrile. Specificul acestei analize este c opereaz numai cu fluxuri de numerar (ncasri i pli efective). Din acest punct de vedere, amortizarea, care este un flux fictiv de numerar nu este luat n consideraie. Pentru a nelege mai bine specifiul analizei financiare vom prezenta pentru nceput cteva consideraii privind valoarea in timp a banilor.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

61

ELEMENTE PREGTITOARE PENTRU ANALIZA COST BENEFICIU -valoarea n timp a banilorSe pleac de la constatarea ca un leu deinut astazi are o valoare mai mare decit un leu detinut in viitor

Ct va valora n 3 ani de zile1 leu capitalizat astazi (la o dobinda de 5%)?


An 1 2 3 Sum 1 X 1,05 X Dobnd 1,05 = 1,05 1,05 = = Sum +dobnd 1,05 1,1025 1,1576

1,1025 X

Din exemplul prezentat rezult c 1 leu pe care l dein n anul1 este echivalent cu 1,1025 lei pe care i-a deine n anul 2 si cu 1,1575 lei pe care i-a deine n anul 3. Concluzia logic este c dac dorim s operm comparaii n timp a valorii banilor trebuie s utilizm o metod de corectare a valorii acestora, metod care poart numele de actualizare. n orice calcul de actualizare, doua variabile sunt eseniale: marimea ratei de actualizare; orizontul de timp al analizei.

n alegerea unei rate de actualizare, administratia publica manifest doua puncte de vedere diferite atunci cnd este vorba de investiii un punct de vedere financiar i unul social. Rata de actualizare se stabilete astfel in mod diferit n aceste situaii. Rata de actualizare financiar reprezint rata dobnzii pe care autoritatea public o platete pentru mprumutul acordat de bancile comerciale (sau rata dobnzii practicat de bancile comerciale cu dezmembramntele statului). Aceasta rat este de obicei mai scazut. Rata de actualizare social reprezint rata rentabilitii (costul de oportunitate) care ar fi fost obinut de sectorul privat, dac fondurile nu ar fi fost folosite de sectorul public. Aceasta este, n general, mai puin utilizat, dei ar conduce la concluzii economice mai juste.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

62

n privina orizontului de timp al analizei, durata normala de via a investiiei reprezint un reper des utilizat n practica curent. Analza cost beneficiu presupune compararea valorii actualizate a beneficiilor cu costurile actualizate. Proiectele care au un raport beneficiu/cost mai mare dect 1 sunt considerate viabile din punct de vedere financiar; Acest tip de analiz, dei prezint o un avantaj major i anume faptul ca elimin distorsiunile provocate de factorul timp prezint totui i un punct slab, neluarea n considerare a avantajelor i dezavantajelor indirecte externalitile. Din acest punct de vedere analiza financiar nu poate reflecta ntotdeauna punctul de vedere al statului i instituiilor sale. Limitele acestui tip de analiz constau n faptul ca nu permite compararea unor proiecte sociale cu cele economice. nafar de stabilirea efectiv a cuantumului ratei(coeficientului) de actualizare (denumit i de discount), calculul coeficientului de actualizare, pentru fiecar din anii de analiz prezint un interes practic. n acest sens se pot folosi funciile predeterminate ale programului de calcul tabelar Excel, se pot folosi tabele cu coeficieni gata calculai, sau se pot elabora propriile modele de calcul.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

63

Modul de calcul al coeficientilor de actualizare este urmtorul:


- pentru a afla valoarea prezent a unui leu din anul viitor se aplic formula (1) - pentru a afla valoarea prezent pent ru 1 leu din anii viitori se aplic formula(2)

(1)
1

(n)

Schema de calcul
Vt1
n

Vt2

Vt 0 =

Vt 1+ a

Vt 0 =

Vt (1 + a)n

Vt0 t0 t1 t2

timp
(numr de ani)

1 an

1 an

Cu:

- Vt0 - Vt1, Vt2 -a -n

- valoarea prezent a unui leu din viitor ; - valoarea nominala a unui leu in primul, al doilea an, etc - rata de actualizare (ex: 2%, 5%, 10% etc); - numrul de ani pentru care se calculeaz .

Exemplu: - pentru 1 leu de anul viitor i rat de 10%: Vt0 = 1 / (1+10%) = 1 / (1+0,1) = 1 / 1,1 = 0,909 - pentru 1 leu de peste 3 ani i rat de 5%: Vt0 = 1 / (1+5%)3 = 1 / (1+0,05)3 = 1 / 1,053 = 1 / 1,1576= 0,864

Utiliznd metoda de calcul a coficienului de actualizare , prezentm n continuar un exemplu simplu de calcul de actualizare. Perioada de anliza ste de 3 ani, iar ata de actualizare(discount) este de 10%.

Exemplu de calcul de actualizare

Calculul beneficiilor generate intr-o perioada de 3 ani, cu o rata de actualizare de 10%


An 1 2 3 Beneficii totale 9000 X 9000 X 0 X ______ 18000 Discount 0,909 0,826 0,751 Valoare cu discount 8181 7434 0 ______ 15615

= = =

Analiza financiar presupune, n principal, calculul urmatorilor indicatori:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

64

valorea net actualizat ; rata interna de rentabilitate; raportul beneficiu/ cost.

Valoarea neta actualizat (VNA) se obtine scaznd din valoarea total actualizata a beneficiilor valoarea total actualizata a costurilor. Rata intern de rentabilitate (RIR) este egal cu rata de actualizare care face valoarea net actualizat a beneficiilor egal cu valoarea net actualizata a costurilor. La aceast rat de actualizare raportul beneficiu/cost este 1.Daca RIR este mai mare decat rata de actualizare, atunci proiectul merit s realizat. Rapornd beneficiul total actualizat la costul total actualizat se obine un coeficient, care dac este supraunitar dovedete c proiectul este viabil din punct de vedere financiar.

Aaliza de senzitivitate Analiza de senzitivitate se realizeaz pentru a vedea care dintre variabilele luate n calcul poate avea cea mai mare influen asupra valorii nete actualizate i pentru evaluarea succesului proiectului in conditii de risc. De asemenea, analiza de senyitivitate ne ajut scomunicm decidentilor existena factorilor de nesiguran i risc n cadrul unei investiii. Suntem desigur, interesai de acei factori care ar putea s aduc un plus n evaluarea unei decizii de investiii. Cu titlu de exemplificare putem meniona o serie de factori de risc, care pot fi luai n calcul la modelarea unor scenarii de calcul a indcatorilor financiari prezentati anterior: depasirea costurilor estimate ale investitiei depasirea costurilor estimate cu intreinerea si funcionarea obiectivului de investiii nerealizarea beneficiilor estimate depairea perioadei de realizare a investiiei scurtarea duratei de viaa a obiectivului de investiii, etc

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

65

Analiza financiara
Pr. An Costuri totale Beneficii totale Rata de discount 10% Costuri totale cu discount Beneficii totale cu discount Raport beneficiu cost Beneficiu cost (valoarea neta actualizata)

1 2 3 T

14000 4000

9000 9000

0.909 0.826 0.751

12726 3304

8181 7434

18000

8000

16030

15615

15615/ 16030 = 0.97

-415

1 2 3 T

7000 11000 3000 21000

9000 7000 10000 26000

0.909 0.826 0.751 11000

6363 9086 2253 21000

8185 5782 7510 21473 21473/ 17702 = 1.213 3771

1 2 3 T

21000 4000 4000 29000

11000 10000 16000 37000

0.909 0.826 0.751

19089 3304 3004 25397

9999 8260 12016 30375 30375/ 25397 = 1.197 4978

Analiza economic extinde analiza precedent n afara planului strict financiar prin identificarea, cuantificarea i preluarea n modelul de analiz a aa numitelor externaliti. Externalitile Externalitile sunt cunoscute ca fiind efecte externe, economii sau pierderi indirecte, neurmrite ca obiectiv principal de ctre proiectul de investiii Ca i exemplu, un apicultor genereaz efecte pozitive asupra vecinilor prin oferirea serviciilor de polenizare. Poluarea reprezint n schimb, un efect negativ. n timp ce externalitatea pozitiv mrete utilitatea sau beneficiul agenilor afectai, cea negativ le diminueaz. n situaia unei externaliti pozitive, nu se pune problema unei soluii deoarece nu exist contradicii ntre generatorul de externalitate i beneficiarul non-productor de externalitate. Nici dac productorul acesteia consider c poate cere o plat din partea beneficiarilor de efectele aciunilor sale. Aceasta deoarece beneficiarii de externalitate nu au interesul s plteasc din moment ce nu au solicitat nici o activitate. O soluie a externalitii se impune numai n cazul externalitii negative. De aceast dat, aciunea unui individ sau organizaii duneaz sau afecteaz negativ aciunile altor indivizi sau organizaii i prin urmare, interesele lor sunt contradictorii. Externalitile trebuie i pot fi controlate. Aciunile de control al externalitilor capt forma interdiciilor, izolrilor i reglementrilor guvernamentale. Aceste aciuni difer de

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

66

la economie la economie, i, n cadrul aceleiai ri, de la o externalitate la alta deoarece legislaia este diferit i n plus, difer i localizarea i tipul productorilor de externalitate, ca i grupurile afectate de aceasta. b. Stabilirea prioritilor pe categorii, n baza valorilor organizaiei Fiecare proiect este plasat ntr-un numr mic de categorii de ierarhizare pe baza urgenei i a valorilor organizaiei. Printre exemplele de categorii se numr: obligatoriu, urgent, esenial, necesar, dezirabil, acceptabil i amnabil.

n general, acest tip de sistem nu stabilete prioritile din interiorul categoriilor, dar pot fi atribuite puncte, ierarhiznd proiectele. b.1. Stabilirea prioritilor pe categorii Obligatorii proiecte cerute prin lege, reglementri, sau decizii ale justiiei

Urgente / Eseniale remediaz o stare periculoas pentru sntate, sigurana persoanelor sau proprietate; corecteaz o deficien major; definitiveaz sau face pe deplin utilizabil o mbuntire major; furnizeaz dotri pentru un serviciu de necesitate esenial; derularea n timp i finanarea nu sunt flexibile.

Acceptabile proiecte care:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

67

previn serviciile sub standarde; furnizeaz un serviciu nou; consolideaz confortul i nlesnirile publice; reduc supraaglomerarea; exploateaz dotrile la nivelul optim; finanarea i derularea n timp sunt flexibile

Dezirabile proiecte care: conserv sau mbuntesc dotrile actuale; nlocuiesc dotrile deteriorate sau uzate moral; reduc costurile de exploatare i ntreinere; ridic standardele serviciilor; atrag o nou dezvoltare; sunt necesare acum, dar finanarea este flexibil

Amnabile proiecte care: pot fi amnate ca atare; au nevoie de analiz i planificare suplimentare; dubleaz alte proiecte publice sau private; au beneficii limitate sau efecte adverse.

c. Stabilirea prioritilor pe baza criterii multiple Aceast abordare folosete criterii multiple la evaluarea proiectelor, urmrind s echilibreze valori i nevoi diverse i aflate n concuren. Ca exemple de criterii, putem enumera: financiare, de sntate i siguran n utilizare, economice, de mediu, de buget operaional i de impact politic. Se pot aloca ponderi numerice, de la 1 la 10, fiecrui criteriu, n conformitate cu importana s i valorile organizatiei, cum ar fi:

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

68

siguran impact financiar impact economic impact asupra mediului

9,0 8,5 4,5 3,5

n cadrul fiecrui criteriu proiectul este ierarhizat numeric i punctat: impact major impact minor fr impact / impact negativ 6 10 puncte 1 5 puncte 0 puncte

Pentru fiecare criteriu, punctajul se nmulete cu ponderea respectiv i se obine punctajul total. Punctajul general, pentru fiecare proiect, este calculat prin nsumarea punctajelor tuturor criteriilor dup care a fost apreciat. Fiecare organizaie are nevoie de criteriile i ponderile cele mai potrivite nevoilor proprii. Sistemele de criterii multiple pot deveni mpovrtoare i consumatoare de timp. Unele organizaii au abandonat alocarea de puncte i ponderi din cauza consumului de timp, ns au continuat s foloseasc criterii clar definite spre a veni n sprijinul acelora care fixeaz prioritile. La fixarea prioritilor este esenial existena unei experiene. Elaborarea criteriilor de evaluare este un proces de tip alegere prin ncercri repetate, necesitnd o continu testare i adaptare. Cea mai bun abordare este un sistem simplu, instalat gradual. Iniial, criteriile i vor dovedi utilitatea prin consolidarea etapei n care se concepe justificarea proiectului. Fixarea prioritilor poate fi simplificat prin excluderea unor anumite proiecte de la examinarea detaliat, astfel: proiecte prin care doar se calmeaz o urgen; proiecte mici sau marginale; proiecte cu un important sprijin comunitar sau politic; proiecte slab concepute, necesitnd analize suplimentare; proiecte costisitoare, n cazul existenei unor fonduri limitate; proiecte incluse ntr-un grafic de nlocuiri deja aprobat; proiecte obligatorii prin lege.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

69

Cnd prioritile sunt determinate de un colectiv, este recomandabil ca acesta s acorde atenie folosirii tehnicilor interactive de grup, cum ar fi metoda grupului nominal i brainstorming-ul. Grupul nominal este o tehnic de interaciune structurat, care ncurajeaz contribuiile tuturor membrilor i ofer posibilitatea votului anonim asupra prioritilor. Criteriile multiple pentru fixarea prioritilor impactul legal are n vedere gradul n care obiectivul este cerut de lege sau de un nivel superior de autoritate, impactul asupra sntii i siguranei n exploatare are n vedere msura n care obiectivul corecteaz condiiile periculoase pentru sntate, via sau proprietate, impactul financiar are n vedere costurile de investiii, de exploatare i de ntreinere, rata rentabilitii, sursele alternative de finanare, recuperarea costurilor i posibilele economii impactul economic are n vedere msura n care obiectivul stimuleaz dezvoltarea economic i creeaz locuri de munc. impactul asupra societii are n vedere msura n care, de pe urma investiiei, beneficiaz ntreaga societate, o regiune, un jude, etc impactul asupra mediului are n vedere msura n care investiia protejeaz mediul i conserv resurse, precum energia, apa i spaiile deschise. impactul politic are n vedere gradul de susinere sau de opoziie al societaii, precum i percepiile i nevoile oamenilor politici impactul estetic i cultural are n vedere msura n care obiectivul contribuie la dezvoltarea estetic i cultural a comunitii, de exemplu, prin propunerea unor lucrri de art i a unor dotri culturale. impactul operaional are n vedere: o calitatea i oportunitatea n timp a propunerii; o prioritatea acordat de organizaia sau departamentul care a promovat-o; o gradul de exploatare viitoare a obiectivului; o durata de serviciu; o creterea productivitii; o dac obiectivul figureaz pe un grafic de nlocuiri; Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 70

o aplicarea tehnologiilor performante; o punerea n aplicare a planurilor i politicilor aprobate. impactul de risc are n vedere gradul de risc i incertitudine asociate cu investiia, cum ar fi efectele unei tehnologii noi, beneficiile incerte sau problemele de proiectare. impactul interjurisdicional i intrajurisdicional are n vedere legtura proiectului cu alte proiecte publice i private, n termeni de calendar de lucru, finanare, avantaje de construcie. consecinele amnrii au n vedere costurile i consecinele negative ale amnrii proiectului, cum sunt inflaia, creterea costurilor construciilor, pierderea finanrii sau reducerea dezavantajoas a nivelului serviciilor.

n vederea implementrii procedurii de prioritizare utiliznd criterii generale i specifice multiple, se pot utiliza o serie de tabele elaborate in Excel. Primul dintre acestea vizeaz criteriile generale i specifice de prioritizare i valorile ataate acestora i este prezentat n imaginea de mai jos.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

71

Proiectele de investiii, calificate pentru etapa de prioritizare pot fi prezentate ntr-un tabel ca cel din imaginea urmatoare.

Datele nscrise n aceast list sunt preluate automat n fiele individuale de punctare, n care fiecare dintre membri colectivului de prioritizare a proiectelor acord scoruri proiectelor analizate. Scorurile individuale acordate sunt centralizate manual ntr-un tabel prezentat n imaginea urmatoare, sunt ponderate cu valorile ataate fiecrui criteriu obinndu-se automat punctajul total. n baza punctajului total se opereaz o sortarea a proiectelor, ordonndu-le n ordine descrecatoare, obinnd astfel o list prioritizat de proiecte.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

72

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

73

10. EVALUAREA OPIUNILOR FINANCIARE


Planificarea investiiilor necesit identificarea i evaluarea unor surse alternative de finanare. Printre exemplele de opiuni, mai des ntlnite, de finanare a investiiilor se numr: alocaiile i alocaii speciale de la bugetul de stat, vnzarea activelor, taxele speciale, leasing-ul, nchirieri, mprumuturi, parteneriatul public-privat, donaiile.

Frecvent se folosesc combinaii ale celor de mai sus. Alegerea celei sau celor mai adecvate surse de finanare se complic prin existena numrului mare i varietii de opiuni disponibile, schimbrilor de legislaie la nivel naional, volatilitii pieelor financiare, dezvoltrii constante a unor noi surse de finanare, complexe i creative. Din aceste motive, funcionarii din serviciile financiare ar trebui s ntreprind o analiz a caracteristicilor principale, a avantajelor i dezavantajelor fiecrui tip de finanare a investiiilor. Trebuie fcute toate eforturile pentru a identifica i a evalua toate sursele disponibile. La operaiunea aceasta, o matrice prin care se compar diferitele surse vine n ajutorul funcionarilor i elaboratorilor de politici pentru a lua decizii informate asupra gradului de adecvare i fezabilitate a fiecrei opiuni de finanare. Fiecare organizaie are nevoie de identificarea i evaluarea opiunilor disponibile n finanarea investiiilor. Informaii asupra opiunilor pot fi obinute din statutele diverselor organizaii i ministerului de finane, de la consultanii financiari i asociaiile profesionale, ca i de la alte autoriti locale. efii de departamente cunosc, n cele mai multe cazuri, sursele de finanare a proiectelor legate de propriile activiti. Atunci cnd analizm alternativele financiare, cu scopul de a elabora criterii de evaluare, trebuie s includem: legalitatea, caracteristicile sursei,

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

74

adecvarea fondurilor, impactul asupra comunitii, impactul economic, fezabilitatea politic i administrativ.

a. Legalitatea Acest criteriu i are n vedere pe aceia care au dreptul s foloseasc respectiva opiune i n ce condiii. Poate sursa s fie folosit la finanarea dotrilor noi i de nlocuire, la reabilitare, reparaii i echipament? Exist limitri de folosin? Este cerut aprobarea Guvernului? Exist limite de cantitate a fondurilor sau de durat de serviciu a obiectivului? Se identific aici toate impedimentele de folosire, inclusiv nevoia de legislaie sau reglementri speciale. b. Caracterul sursei Acest criteriu examineaz procedurile care trebuie urmate n stabilirea i folosirea opiunii financiare. Se impun proceduri speciale? Ce aciuni legislative i/sau administrative sunt necesare? Sunt necesare acorduri internationale? Sunt complicate negocierile i acordurile solicitate? Se asigur flexibilitatea financiar? Cum sunt afectate capacitatea de mprumut i credibilitatea financiar? Ce costuri sunt incluse/excluse? Se discut avantajele i dezavantajele metodelor de finanare prin datorii plata-pe-loc i plata-pe-parcus. c. Adecvarea fondurilor Acest criteriu examineaz gradul n care sursa de finanare este suficient pentru acoperirea construciei i a costurilor de operare/ntreinere. Este o surs ocazional? Ce costuri nu sunt acoperite? Disponibilitatea depinde de gsirea i a altor fonduri sau condiionat de prioriti n cheltuieli i alte restricii? Fondurile sunt disponibile un timp limitat? Pot fi susinute cu alte fonduri? Facem un efort s aflm dac sursa n discuie va genera fonduri suficiente. d. Impactul asupra comunitii Acest criteriu ia n consideraie impactul opiunii asupra diferitelor segmente comunitare, cum ar fi cei cu venituri reduse, sectorul comercial i cel industrial. Opiunea are n vedere capacitatea de plat? Difer beneficiile primite de la un segment comunitar la altul? Nu cumva povara cade, cu precdere, pe un singur grup comunitar, de exemplu: noii rezideni, vechii rezideni, proprietarii de imobile, gospodriile cu venituri reduse? Oare beneficiarii pltesc proporional cu beneficiile respective?

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

75

e. Impactul economic Acest criteriu examineaz impactul sursei de finanare asupra sectoarelor public i privat. Cum va afecta sursa de finanare dezvoltarea economic, inclusiv preul terenurilor i al locuinelor? Exploatarea sursei va afecta decizia de stabilire n zon a investitorilor? Fondurile vor fi colectate din sectorul privat? Analiza se axeaz pe efectul sursei de finanare asupra costurilor din sectorul privat. f. Fezabilitatea politic Acest criteriu ncearc s cntreasc nivelul de susinere sau opoziia public n privina sursei de finanare. Este prea ndrznea i prea riscant? Platformele partidelor politice au negat-o n principiu? Reprezint finanare mascat? Alegtorii au votat, anterior, mpotriva unor astfel de propuneri? g. Fezabilitatea administrativ Acest criteriu acord o atenie msurii n care sursa se administreaz simplu ori complicat. Ce costuri de iniiere solicit? Ct de restrictive sunt reglementrile? Ce costuri de conformare ar fi implicate? Este necesar personal de specialitate? Ct ocup din timpul de lucru al personalului? Ce costuri administrative sunt implicate? Administrarea sursei necesit consultani de specialitate? Accentul cade aici pe identificarea costurilor i complexitii cerinelor procedurale. h. Planificare financiar Dupa cum am mai amintit n cteva rnduri, organizaiile i managerii acestora se confrunt n mod permanent cu o serie de ntrebri : cum? cu ce? cnd?

Deja am convenit c la ntrebarea CUM?, rspund politicile publice, care sunt poziii oficiale adoptate de autoritile publice n sprijinul realizrii obiectivelor propuse. Politicile financiare descriu principiile i obiectivele dup care se orienteaz practicile de management financiar ale unei autoriti locale. Politicile influeneaz luarea deciziilor financiare. Ele conduc la elaborarea unor strategii de atingere a obiectivelor propuse i, n plus, asigur standarde pentru evaluarea i monitorizarea performanelor sistemului de management financiar al administraiei locale. La intrebare CU CE?, raspunde prognoza bugetar. Prognoza financiar este un proces care, pe baza unui anumit set de ipoteze politice i economice, furnizeaz proiecii referitoare la veniturile i cheltuielile din anii viitori.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

76

O prognoz financiar servete la dou scopuri de baz : poate cuantifica impactul viitor al deciziilor, programelor i politicilor curente poate identifica i analiza opiunile privind ajustarea veniturilor i a cheltuielilor cu scopul de a anula diferena dintre venituri i cheltuieli

Prognoza cheltuielilor Specificul acesteia este ca de obicei realizeaz o prelungire a programelor curente i se afl, n general sub controlul administraiei publice locale i centrale. Procesul prognozrii cheltuielilor se realizeaz urmnd urmtorii pai procedurali : identificarea cheltuielilor; analiza bazei legale/ contractuale a cheltuielilor; curarea seriilor de date; alegerea metodei de prognozare (extrapolarea tendinei, metode deterministe, etc); proiecia cheltuielilor; analizarea rezultatelor.

Prognoza veniturilor Specificul acesteia este c pleac de la un set de ipoteze economice, care nu se afl sub controlul organizaiei. Procesul prognozrii veniturilor se realizeaz urmnd urmtorii pai procedurali : identificarea surselor de venit; colectarea de date istorice; analiza sursei de venit i a bazei sale legale; curarea seriilor de date; alegerea metodei de prognozare (extrapolarea tendinei, metode deterministe, etc); proiecia veniturilor; analizarea rezultatelor.

In activitatea curent pot fi identificate o serie de surse de informaii pentru stabilirea evoluiilor probabile ale veniturilor i cheltuielilor.Printre acestea enumerm :

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

77

bugetul de stat; acorduri de mprumut bancar; contracte economice incheiate cu teri; planuri strategice i politici publice centrale; planuri de dezvoltare central; prognoze economice la nivel central estimri privitoare la inflaie, proiecii demografice, indicatori de afaceri, activiti de construcii, industriale i civile

Alte informaii necesare pot fi furnizate de catre studii, lucrri, analize viznd: schimbri economice previzionate (impact asupra veniturilor); schimbri n politica local i central; schimbri obligatorii n nivelul serviciilor sau costurilor; creteri estimate de productivitate; finanri aferente costurilor de operare pentru noi investiii de capital programate a fi inaugurate; finanri pentru costurile suplimentare datorate extinderilor ariilor de serviciilor publice; finanri pentru echipamente noi i pentru nlocuirea unor echipamente uzate.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

78

11. NTOCMIREA PROGRAMULUI DE INVESTIII I A BUGETULUI


Dup ce directorul economic finalizeaz recomandarea privind programul i bugetul de investiii, se elaboreaz documentul ce urmeaz a fi naintat conducatorului organizaiei. Programul i bugetul pot fi combinate ntr-un singur document sau lsate ca atare, n documente separate.. Componentele clasice ale documentului sunt: raportul de nsoire a programului de investiii, sumarul graficelor de execuie i informaii detaliate despre proiecte.

11.1. Raportul de nsoire Prin raportul de nsoire a programului se face, sub form narativ, o prezentare general. Exemple de subiecte prezentate sunt: elementele i tendinele principale care au influenat programul i bugetul, precum starea financiar, evalurile strii fizice a dotrilor; descrierea procesului i glosarul de termeni; declaraiile privind politicile financiare n general i politicile de investiii, n special; criteriile luate n consideraie la fixarea prioritilor; procentul de proiecte pe categorii de prioriti; rezultatele consultrii cetenilor (sondaje de opinie, audieri publice, comitete consultative); reliefarea proiectelor n bugetul de investiii; sursele de finanare, inclusiv procentul din ntregul cost, sursele noi, condiionrile; situaia proiectelor din bugetul pe anul curent ; impactul asupra bugetului operaional; datoriile scadente i viitoare, capacitatea de plat, serviciul datoriei; 79

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

schimbrile survenite de la precedentul program, inclusiv proiectele abandonate, ntrziate, accelerate, noi i modificate; distribuia proiectelor dup scop, valoarea fondurilor i an; nevoi nesatisfcute i ntinderea lucrrilor de ntreinere amnate i motivaiile corespunztoare.

11.2. Sumarul graficelor de execuie Sumarul graficelor de execuie a obiectivelor de investiii sunt elaborate pe: departamente, valoarea fondurilor prioritate surse de finanare.

Se adaug i termenele scadente pentru plata datoriilor i a dobnzilor. 11.3. Informaii detaliate despre obiectivele de investiii Aceast seciune furnizeaz informaiile detaliate despre fiecare obiectiv, cuprinznd: descrierea, departamentul, valoarea fondurilor, costurile de proiect, costurile de exploatare i ntreinere, sursele de finanare cerinele anuale.

Hrile sunt utile pentru localizare. Obiectivele pot fi ilustrate prin fotografii, diagrame, scheme i alte materiale grafice.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

80

12. ADOPTAREA PROGRAMULUI I BUGETULUI DE INVESTIII


n sistemul administraiei centrale, aprobarea bugetului i a programului de investiii se realizeaz prin legea bugetar anual. Cheltuielile pentru investiiile publice i alte cheltuieli de investiii finanate din fonduri publice se cuprind n proiectele de buget, n baza programelor de investiii publice, care se prezint ca anex la bugetul fiecrui ordonator principal de credite. Ordonatorii principali de credite prezint anual programul de investiii publice, pe clasificaia funcional. Ordonatorii principali transmit pentru fiecare obiectiv de investiii inclus n programul de investiii informaii financiare i nefinanciare. 12.1. Informaiile financiare vor include: valoarea totala a proiectului; creditele de angajament; creditele bugetare; graficul de finanare, pe surse i ani, corelat cu graficul de execuie; analiza cost-beneficiu, care va fi realizat i n cazul obiectivelor n derulare; costurile de funcionare i de intreinere dup punerea n funciune.

12.2. Informaiile nefinanciare vor include: strategia n domeniul investiiilor, care va cuprinde n mod obligatoriu prioritile investiionale i legtura dintre diferite proiecte, criteriile de analiz care determin introducerea n programul de investiii a obiectivelor noi n detrimentu celor n derulare; descrierea proiectului; stadiul fizic al obiectivelor. 12.3. Informaii stabilite la nivelul Guvernului Guvernul, prin Ministerul Finanelor Publice, va elabora strategia n domeniul investiiilor publice, pe baza propunerilor de programe de investiii elaborate de ordonatorii principali de credite. Rolul metodologic i competenele Ministerului Finanelor Publice Ministerul Finanelor Publice este mputernicit s stabileasc coninutul, forma i informaiile referitoare la programele de investiii necesare n procesul de elaborare a bugetului. Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 81

Ministerul Finanelor Publice stabilete prin norme metodologice criteriile de evaluare i selecie a obiectivelor de investiii publice. Ministerul Finanelor Publice, potrivit dispoziiilor prezentei legi, va analiza programul de investiii din punct de vedere al incadrrii n limitele de cheltuieli stabilite, al respectrii criteriilor de selecie i prioritizare i a ealonrii creditelor bugetare n funcie de durata de execuie a obiectivelor. Ministerul Finanelor Publice coordoneaz monitorizarea ntregului program de investiii, scop n care va solicita ordonatorilor principali de credite toate informaiile necesare. Aprobarea proiectelor de investiii publice Documentaiile tehnico-economice aferente obiectivelor de investiii noi care se finanteaz, potrivit legii, din fonduri publice se aprob de ctre: a) Guvern, pentru valori mai mari de 130 miliarde lei; b) ordonatorii principali de credite, pentru valori cuprinse intre 18 miliarde lei i 130 miliarde lei; c) ceilali ordonatori de credite, pentru valori pn la 18 miliarde lei, cu avizul prealabil al ordonatorului principal de credite. Documentaiile tehnico-economice aferente investiiilor publice ce se realizeaz pe baza de credite externe contractate sau garantate de stat, indiferent de valoarea acestora, se supun aprobrii Guvernului. Limitele valorice privind competentele de aprobare a documentatiilor tehnico-economice ale obiectivelor de investiii noi se pot modifica prin hotrre a Guvernului, n funcie de evoluia indicilor de preuri. Condiii pentru includerea proiectelor de investiii n proiectul de buget Obiectivele de investiii i celelalte cheltuieli asimilate investiiilor se cuprind n programele de investiii anuale, anexe la buget, numai dac, n prealabil, documentaiile tehnico-economice, respectiv notele de fundamentare privind necesitatea i oportunitatea efecturii cheltuielilor asimilate investiiilor, au fost elaborate i aprobate potrivit dispoziiilor legale. Ordonatorii principali de credite, pe propria rspundere, actualizeaz i aprob valoarea fiecarui obiectiv de investiii nou sau n continuare, n funcie de evoluia indicilor de actualizare. Monitorizarea de ctre ordonatorii principali de credite a proiectelor de investiii Pe parcursul execuiei bugetare ordonatorii principali de credite vor urmri derularea procesului investiional, n conformitate cu dispoziiile prezentei legi, i vor ntocmi

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

82

rapoarte trimestriale de monitorizare, pe care le vor transmite Ministerului Finanelor Publice. n cazul n care, pe parcursul derularii procesului investitional, apar probleme n implementarea unui obiectiv, ordonatorul principal de credite va consemna n raportul de monitorizare cauza i msurile ce se impun pentru remedierea acestui lucru. n situaia n care, din motive obiective, implementarea unui proiect de investiii nu se poate realiza conform proieciei bugetare, ordonatorii principali de credite pot solicita Ministerului Finanelor Publice, pn la data de 31 octombrie, redistribuirea fondurilor ntre proiectele nscrise n programul de investiii anexa la buget. Ordonatorii principali de credite sunt responsabili de realizarea obiectivelor de investiii incluse n programele de investiii. 12.4. Acordurile internaionale legate de investiiile publice Toate angajamentele legale, din care rezult o cheltuial pentru investiiile publice i alte cheltuieli asimilate investiiilor, cofinanate de o instituie internaional, se vor efectua n conformitate cu prevederile acordului de finanare.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

83

13. APLICAREA I MONITORIZAREA PROGRAMULUI BUGETULUI DE INVESTIII


Implementarea este considerat a fi nsi scopul final al proiectului, cea care duce la ndeplinirea activitilor; pe cnd monitorizarea este definit ca fiind adunarea i raportarea de informaii care ofer celor ce monitorizeaz proiectul i managerilor informiile necesare aupra progreselor proiectului, astfel nct s poat lua decizii mai bune privind implementarea. Adoptarea bugetului de investiii nu ncheie procesul. Trebuie elaborat un sistem de planificare, control i monitorizare a componenelor manageriale i financiare ale proiectelor. Un astfel de sistem cuprinde controale privitoare la: proiectarea, calendarul activitilor, costul, calitatea, documentaia de pe parcurs i schimbarea devizelor. Finanarea proiectului trebuie s fie, acum, definitivat i aplicat. Este important conceperea calendarului de activiti i etape, ele trebuind s respecte cteva reguli simple: alocai suficient timp pentru pregtirea planurilor, specificaiilor i pentru definitivarea finanrii; distribuii responsabilitile legate de managementul proiectului; formulai etapele astfel nct s beneficiai la maximum de opiunile alternative de finanare; combinai i coordonai proiectele astfel nct s maximizai economiile i s minimizai disconfortul i ntreruperile; monitorizai i controlai proiectele prin rapoarte periodice, exacte, complete.

O deosebit atenie trebuie ndreptat asupra urmtoarelor elemente ale aplicrii i supravegherii proiectelor.

13.1. Managementul de proiect Este recomandabil ncredinarea responsabilitaii managementului de proiect unui ef de proiect din interiorul organizaiei sau din cadrul unei firme de specialitate. Implementarea necesit cunotine manageriale i din aceasta cauz contrasteaz cu celelalte stadii din elaborarea unui plan de investiii, care cer cunotine analitice. Monitorizarea vigilent a proiectrii i a construciei sunt cruciale n inerea sub control a graficelor de lucru i a costurilor. Sistemele de management computerizate constituie un sprijin valoros n inerea evidenelor i n controlarea proiectelor. Registrele de control conin: Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor 84

descrierea proiectului, stadiul actual, evenimentele-cheie, cum ar fi : aprobarea planului, aprobarea licitaiei, nceperea lucrrilor i fazele construciei.

De asemenea, trebuie acordat o atenie special seleciei celui mai adecvat contract de construcie. Contractele de tipul: cu plata integral, cu pre maxim garantat, dirigenia de antier, proiectare / construcie, cu predare la cheie, au fiecare, n parte, avantaje i dezavantaje. Contractele sunt cea mai bun metod de a asigura corectitudinea realizrii i a termenelor lucrrilor. Cea mai evident caren n toate procesele de implentare o constituie disponibilitatea personalului administrativ calificat i motivat. Chiar i un proiect deficitar are mari anse de succes dac este implementat de un administrator instruit i motivat. Este important s nu fie neglijat influena major a administratorilor. Acolo unde competena personalului administrativ i executiv este slab instruirea va constitui o parte esenial a proiectului. Implementarea este mai predispus s fie afectat de succesul sau eecul atragerii de personal competent dect orice alt factor individual. 13.2. Asigurarea calitii Inspeciile i testarea asigur respectarea specificaiilor echipamentului i ale construciei. La proiectele de construcii mari gndii-v la posibilitatea de a detaa un inginer care s supravegheze contractorii i s menin controlul calitii. Testarea cu regularitate a materialelor i inspectarea frecvent a construciei ne ajut s prevenim folosirea materialelor de calitate inferioar sau simplificarea metodelor, care se poate dovedi periculoas, costisitoare i apt s reduc durata de serviciu i calitatea obiectivului. 13.3. Calendarul activitilor inerea la zi a unui calendar al proiectului i o estimare a datelor de finalizare a acestora este important n controlul costurilor i meninerea credibilitii. Tehnicile de planificare pot varia de la simple grafice la calendare complexe, tip reea, cum sunt metoda drumului critic sau metoda de aprovizionare n timp real. Tehnicile tip reea sunt, de obicei, computerizate i identific legturile dintre activiti, costuri i momentul de realizare a acestora. 13.4. Controalele financiare Controlul costurilor, n timpul fazelor de proiectare i construcie, sunt eseniale. Deosebit de important este sistemul de contabilitate al proiectului, care nregistreaz, analizeaz i raporteaz toate costurile. Este necesar o comunicare strns ntre eful de proiect i departamentul financiar, pentru o contabilitate riguroas i o analiz strict a fluxului de numerar, facilitndu-se ridicarea la timp a lichiditilor i maximizeaz fondurile disponibile. Controalele contabile sunt necesare pentru a ne asigura c plile

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

85

nu depesc valoarea lucrrilor ncheiate i c sunt ndeplinite obligaiile asumate prin mprumuturile contractate. Alte metode de control al costurilor cuprind ingineria tehnologic, calculul costurilor pe baza duratei de serviciu, controalele concepute implicit prin proiect, controlul asupra schimbrii devizelor. Ingineria tehnologic aplicat pe parcursul fazei de proiectare poate reduce costurile prin folosirea unor materiale, tehnologii i metode mai eficiente de construcie. Tehnologia de reparaii i reabilitri modernizat ajut la prelungirea vieii utile a dotrilor existente i reduce costurile de ntreinere. Calculul costurilor pe baza duratei de serviciu este o tehnic prin care se determin costul total de achiziionare i operare a unei dotri sau a unui utilaj pe ntreaga durat de serviciu. Proiectarea cldirilor i achiziionarea unor utilaje cu consum energetic redus conduc la creterea costurilor iniiale, dar reduc substanial costurile de exploatare pe durata de serviciu a cldirii. Proiectarea / construirea combin responsabilitatea pentru proiect i construcie, fiind asumat de o singur firm. Proiectarea i construirea evolueaz simultan i, n consecin, permit urmrirea dintr-o privire a strii curente. Controalele privind cererile de schimbare a devizelor sunt eseniale n prevenirea abuzurilor, adesea asociate cu licitaiile ctigate pe baza costului redus. Costurile proiectelor pot fi substanial mrite prin schimbarea devizelor. Prin procedura dedicat schimbrii devizelor trebuie s se cear justificri, aprobri, cuantificarea muncii i materialelor, urmrirea i penalizarea abuzurilor. Schimbarea devizelor i depirea costurilor peste un anumit procent din valoarea contractului trebuie prezentate conducerii organizaiei pentru aprobare i eventuale rectificri ale bugetului de investiii. Alocarea unor fonduri justificate n situaiile adecvate, de ex.: problemele neanticipate cu structura solului, nseamn un management sntos. 13.5. Raportarea pe parcurs Raportarea stadiului reprezint un aspect important n realizarea i supravegherea proiectului. Formatul i frecvena rapoartelor trebuie s reflecte nevoile de informare ale utilizatorilor, printre care se afl eful de proiect, funcionarii, directorul i aleii locali. Informaiile indispensabile cuprind: departamentul, numele obiectivului, data de ncepere, data estimat de ncheiere, procentul de lucrri terminate, sursele de finanare, costurile bugetate i reale.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

86

Costurile pot fi detaliate pe categorii, cum ar fi: planificare, achiziie terenuri, proiectare, inginerie, construcie, situaii neprevzute.

Sunt foarte importante explicaiile narative despre ntrzieri, depiri de cost, probleme tehnice i de finanare, ca i despre aciunile corective propuse. Diagramele, graficele i rapoartele separate despre aspectele excepionale ajut la simplificarea prezentrii n faa directorului i a consiliului local. Sistemele computerizate de management al informaiilor sunt folositoare n aflarea instantanee a stadiului proiectului i a impunerilor contractuale. Rapoartele asupra derulrii proiectelor implic metodologia propus, precum i paii pe care beneficiarul i-a fcut pentru a atinge scopurile propuse. Rapoartele pot include i note cu privire la evaluare. Spre exemplu, daca o parte a metodologiei nu a dat rezultatele anticipate, iar beneficiarul cunoate motivele acestei situaii, atunci el poate include i explicaia. Rapoartele intermediare asupra desfaurrii proiectului trebuie s arate ca proiectul se nscrie n termenele limit stabilite i c se desfaoar conform planului iniial. Orice problem sau schimbare trebuie explicat n cele mai mici detalii. Rapoartele folosesc, n mod intensiv, grafice, diagrame, fotografii, hri i tabele . Caracteristicile rapoartelor eficace : comparai rezultatele realizate cu cele planificate descriei activitatea, obiectivele i misiunea artai tendinele faa de perioadele precedente prezentai un set de msuri cheie pentru fiecare obiectiv principal sublibiai diferenele explicai sub form narativ cauzele diferenelor descriei aciunile de nbuntire sau de corectare care trebuie ntreprinse. 87

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

13.6. Informarea publicului Merit fcute toate eforturile pentru a menine publicul informat n privina stadiului proiectului, deoarece, astfel, se menine sprijinul pentru proiect. Anunurile prin afiare i vizitele sunt mijloace eficiente de a anuna rezidenii cnd ncep lucrrile n zona lor i ce disfuncionaliti se anticipeaz. Semnalarea corect a obiectivelor n lucru informeaz cetenii despre modul cum sunt cheltuii banii din impozitele pltite de ctre ei i poate fi folosit pentru a mobiliza alte surse de finanare. Este recomandabil ca fotografiile obiectivului i rapoartele de pe parcurs s fie expuse public, prin comunicate de pres i buletine de informaii locale. Cldirile cu acces public reprezint un loc bun de promovare a beneficiilor unor proiecte de investiii. 13.7. Monitorizarea activitilor Monitorizarea corespunzatoare presupune un flux de informaii care permite evaluri pariale solide ale progresului proiectului.Metodele de baz folosite pentru evaluarea proiectului trebuie folosite n etapa de monitorizare. Instrumentele concepute pentru msurarea impactului final i a succesului proiectului trebuie aplicate la scara redus pentru a fi folosite ca unelte de monitorizare a impactului.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

88

14. OBSTACOLE N IMPLEMENTAREA MODELULUI DE PLANIFICARE MULTIANUAL I BUGETAREA INVESTIIILOR


Planificarea multianual i bugetarea investiiilor sunt dificile i consumatoare de timp i de aceea este de ateptat s genereze reticene n implementare. Rezistena funcionarilor Funcionarii publici vor obiecta frecvent, fiindc intuiesc c procesul de planificare muntinual a investiiilor le va lua foarte mult timp i efort i nu intuiesc netele avantaje pe care acesta le genereaza. De asemenea, acetia ar putea crede c procesul de fixare a prioritilor este vag i ambiguu. Funcionarii intuiesc c exist prea puin susinere pentru proiectele mari i cu impact pe termen lung. Experiena dovedete de asemenea c lucrrile de reparaii capitale sau ntreinere sunt primele care se amn. Lipsa resurselor Un obstacol substanial l poate constitui lipsa personalului, a timpului, a fondurilor. Obstacolele legate de resurse pot fi reduse prin perfecionarea personalului la locul de munc, nvtnd din experiena celor care implenteaza cu succes asemenea sisteme. Barierele n calea informaiilor Informaiile inadecvate reprezint un obstacol major. Datele despre starea actual sunt adesea limitate. Comenzile din trecut s-ar putea s nu fie disponibile pentru a se putea calcula costul cumulat al reparaiilor. Informaiile privind reclamaiile i ntreruperile n funcionare ar putea fi de negsit i este posibil s nu se acorde fonduri pentru aplicarea tehnologiei de evaluare a strii fizice. Nici informaiile privind costul proiectului i finanarea nu sunt ntotdeauna disponibile. nu exist peste tot sisteme computerizate de management al lucrrilor de ntreinere, care s poat cumula informaiile despre starea fizic i costuri, n vederea planificrii eficiente a reparaiilor i a lucrrilor de ntreinere. Cercetrile asupra aplicrii noilor tehnologii de infrastructur se pot dovedi limitate. Adesea, sunt inaccesibile informaiile pertinente despre situaia financiar i despre potenialele surse de finanare. n sfrit, pentru multe proiecte, beneficiile sunt greu de cuantificat. Toate aceste greuti i obstacole pot fi depite n msura n care, constieni de avantajele pe care le genereaz planificarea multianual i bugetarea investiiilor, factorii politici i cei de conducere din structurile administraiei centrale se angajeaz n mod serios n acest proiect. O bun comunicare cu structurile subordonate, aplicarea ntocmai a metodologiei de implementare a modelului de planificare multianual pe fondul unei permanente preocupri pentru mbuntirea capacitaii instituionale pot reprezenta soluiile n atingerea sucesului i performanei.

Planificarea i bugetarea multianual a investiiilor

89

BIBLIOGRAFIE 1. Legea nr. 15 din 24 martie 1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, Republicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 242 din 31 mai 1999 2. Legea nr.500 din 11.07.2002 privind finanele publice, publicat n Monitorul Oficial Partea I, nr.597 din 13.08.2002 3. Hotrrea de Guvern nr 1179 din 24 octombrie 2002 privind aprobarea Structurii devizului general i a Metodologiei privind elaborarea devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii 4. Lege nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilitii, republicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 629 din 26 august 2002 5. Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 980 din 2005, pentru aprobarea metodologiei cu privire la criteriile de evaluare si selectie a obiectivelor de investitii publice, publicat in Monitorul Oficial nr. 627 din 19 iunlie 2005 5. Guess George (coordonator), Management financiar, studii se caz i materiale, publicaie finanata in cadrul programului GRASP de ctre Agenia Statelor Unite pentru Dezvoltare 6. Guess George (coordonator), Planificarea si bugetarea investiiilor de capaital, publicaie finanata n cadrul programului GRASP de ctre Agenia Statelor Unite pentru Dezvoltare 7. Burdu, E., (Coord.) (2000), Managementul schimbrii organizaionale, Editura Economic, Bucureti 8. Zorlenan, T., Burdu, E., Cprrescu, G. - Managementul organizaiei, Editura Economic, Bucureti, 1998 9. Adrian Danet Managementul proiectelor, Ed. Disz Tipo, Brasov, 2001 10. Maria-Madela Abrudan - Managementul proiectelor, Note de curs, 2002