Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

MINISTERUL PENTRU SOCIETATEA INFORMAIONAL Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

GHIDUL SOLICITANTULUI

Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public Domeniul Major de Intervenie 2 Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice Operaiunea 4 Susinerea implementrii de soluii de e-sntate i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar

PROIECTE LA NIVEL CENTRAL APEL 3

Acest document reprezint un ndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR i buget de stat din POS CCE, Axa prioritar III, de ctre solicitanii de finanare nerambursabil n cadrul acestei operaiuni. Acest document nu are valoare de act normativ i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei n vigoare la nivel naional i european

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

CUPRINS

5.Solicitant eligibil.....................................................................................................................8 6.Activiti eligibile..................................................................................................................11 7.Categorii de cheltuieli...........................................................................................................12 7.1. Cheltuieli eligibile.............................................................................................................13 7.2 Cheltuieli neeligibile..........................................................................................................15 8.1 Forma de finanare a proiectului......................................................................................16 10.3. Evaluarea tehnico-economic..........................................................................................22 10.4. Selecia...............................................................................................................22 10.5. Contestaii........................................................................................................................23 12.1 Achiziii publice...............................................................................................................26 15.Informaii suplimentare.......................................................................................................30

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

1. Cadrul general Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten solicitanilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul Major de Intervenie 2 - Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice, Operaiunea 4 Susinerea implementrii de soluii de e-sntate i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar proiecte la nivel central. Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de solicitani i proiectele acestora, regulile de finanare, circuitul proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor, procesul de contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile beneficiarilor. Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentat n Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE). Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii ntreprinderilor romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii durabile i reducerea decalajelor fa de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru administrarea POS CCE in perioada 2007-2013 este Ministerul Economiei. Axele prioritare din cadrul POS CCE - Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie - Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare, dezvoltare tehnologic i inovare; - Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public; - Axa Prioritar 4: Creterea eficienei energetice i a securitii furnizrii, n contextul combaterii schimbrilor climatice - Axa Prioritar 5: Asistena tehnic Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public sprijin competitivitatea economic i promovarea interaciunii ntre sectorul public i ntreprinderi/ceteni prin valorificarea potenialului TIC. Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale (OIPSI) din cadrul Ministerului pentru Societatea Informaional (MSI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie: - Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii TIC - Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice 3

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea e-economiei

Obiectivul specific al Domeniului Major de Intervenie 2 este acela de a pune la dispoziie serviciile administrative prin mijloace electronice, att pentru utilizatori (ceteni i mediul de afaceri), ct i pentru administraia public. Beneficiile utilizatorilor pot fi exprimate succint prin oferirea unui acces facil la serviciile administraiei publice. Pentru autoritile care utilizeaz tehnologia informaiei i comunicaiilor n scopul furnizrii de servicii electronice, aceasta nseamn noi oportuniti, dar i schimbri interne la nivel organizaional. Prezentul ghid al solicitantului se refer la a doua operaiune, numit Susinerea implementrii de soluii de e-sntate i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar proiecte la nivel central. Scopul principal al acestei operaiuni const n dezvoltarea i/sau extinderea unor platforme i aplicaii informatice pentru sntate (e-sntate), disponibile on-line pentru ceteni / mediu de afaceri / administraie public, la un nivel de sofisticare de minimum 3. n cadrul acestei operaiuni pot fi finanate proiecte care vizeaz: 1) Realizarea sistemelor informatice pentru Registrele Naionale de Sntate 2) Asigurarea interoperabilitii tuturor categoriilor de servicii medicale i farmaceutice cu Fia Electronic a Pacientului 3) Extinderea Sistemului Dosarul Electronic de Sntate (DES) 4) Asigurarea interoperabilitii dintre sistemele informatice care asigur potenialul informaional al sistemelor naionale de sntate 5) Extinderea sistemului pentru Prescripia Electronic 6) Sisteme informatice pentru gestionarea concediilor medicale i a biletelor de trimitere electronice 7) Sisteme informatice pentru gestionarea reetelor medicale necompensate i a reetelor pentru substane stupefiante i psihotrope 8) Portal pentru furnizorii de servicii medicale i farmaceutice 9) Portalul Asigurrilor de Sntate 10) Sistem Informatic pentru gestionarea Programului Naional de Transplant 11) Sistem Informatic de Telemedicin Proiectele propuse spre finanare n cadrul acestei operaiuni trebuie s asigure simultan urmtoarele: furnizarea de servicii publice on-line ctre ceteni/mediul de afaceri/administraie public, la un nivel de sofisticare de minim 3. eficientizarea activitailor interne ale instituiei publice care contribuie la furnizarea respectivului serviciu utiliznd mijloace specifice TIC 4

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Cele 5 niveluri de sofisticare posibile sunt urmtoarele: 1. postarea informaiilor online; 2. interaciune unidirecional: existena formularelor online pentru a fi descrcate; 3. interaciune bidirecional: posibilitatea de a transmite online formulare completate; 4. tranzacii electronice complete, inclusiv livrarea i/sau plata; 5. personalizarea i pro-activitatea: gradul n care serviciile disponibile online rspund necesitilor utilizatorilor. Cel de-al cincilea nivel de sofisticare introduce dou noi concepte: a. livrarea pro-activ a serviciilor se exprim n sensul c administraia realizeaz aciuni n scopul mbuntirii calitii serviciilor furnizate i a atitudinii fa de utilizator. Exemple de proactivitate: atenionarea utilizatorilor asupra unor msuri pe care acetia trebuie s le ia, pre-completarea unor cmpuri ale formularelor cu date deja existente n bazele de date ale administraiei; b. livrarea automat a serviciului: autoritile publice efectueaz n mod automat anumite servicii ce reprezint drepturi sociale sau economice ale cetenilor/mediului de afaceri, fr ca acetia s solicite acest lucru. Cererea de propuneri de proiecte - Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprins ntre 28 august 2013, ora 9,30 27 septembrie 2013, ora 16,30. - Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de proiecte este de .......... lei, din care aproximativ .......... lei FEDR i ......... lei de la bugetul de stat. 2. Documente strategice - Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE), aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de Internet: www.minind.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Informaii Utile) i http://www.fonduri.mcsi.ro/. - Documentul Cadru de Implementare (DCI) aprobat prin Ordin al ministrului MECMA nr. 50/06.01.2011 i al ministrului MFP nr. 878/07.02.2011. Acest document este publicat la adresele: www.minind.ro i http://www.fonduri.mcsi.ro. 3. Legislaie a) privind regulile de eligibilitate Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2241/22.07.2008 pentru aprobarea Listelor de cheltuieli eligibile pentru proiectele finanate n cadrul operaiunii 3.1.4 Susinerea conectrii colilor la broadband, domeniul major de intervenie 3.1 Susinerea utilizrii Tehnologiei Informaiei i Comunicaiilor i n cadrul operaiunilor din domeniul 5

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

major de intervenie 3.2 Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice, Axa Prioritar 3 Tehnologia informaiei i comunicaiilor pentru sectoarele privat i public din cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE) 2007-2013, cu modificrile i completrile ulterioare; O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; - HG 218 /2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 64/2009

b) privind achiziiile publice: Ordonana de Urgen nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare HG nr. 925/2006 privind normele de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public, cu modificrile i completrile uterioare HG nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din OUG 34/2006, cu modificrile i completrile uterioare

c) privind egalitatea de anse - Ordonana Guvernului nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 99 din 8 februarie 2007; - Legea nr. 202 din 19 aprilie 2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 150 din 1 martie 2007. - Ordin nr. 649/2001 privind aprobarea Normativului pentru adaptarea cldirilor civile i spaiului urban aferent exigenelor persoanelor cu handicap, indicativ NP 051/2000

d) privind protecia mediului - OUG 195/2005 privind protecia mediului, aprobat cu modificri prin Legea nr. 265/2006, cu modificrile i completrile ulterioare - OUG 152/2005 privind prevenirea i controlul integrat al polurii - HG 445/2009 privind evaluarea impactului anumitor proiecte publice i private asupra mediului

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

e) privind alte reglementri naionale - O.U.G. nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatatea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora; - Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008; - Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare - HG 606/2010 privind stabilirea unor msuri de accelerare a implementrii instrumentelor structurale, pentru asigurarea finanrii cheltuielilor necesare implementrii proiectului finanat din instrumente structurale - Ordinul nr. 3055/2009 privind aprobarea reglementrilor contabile conform cu directivele europene, cu modificrile i completrile ulterioare - LEGE nr. 284 din 28 decembrie 2010 (actualizata),privind salarizarea unitara a personalului platit din fonduri publice

f) privind reglementrile UE - Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999, cu modificrile i completrile ulterioare Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999 cu modificrile i completrile ulterioare Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR, cu modificrile i completrile ulterioare Regulamentul (CE) nr.1628/2006 pentru aplicarea art. 87 i 88 din Tratat ajutorului naional regional pentru investiii, publicat n Jurnalul Oficial al UE nr. L302/01.11.2006. Decizia Comisiei nr. 3472/2007 pentru aprobarea POS-CCE

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

4. Circuitul proiectului

Beneficiar

Cerere finanare

Organismul Intermediar

Plat

U.E.

Unitatea de Plat AM

Plat certificat

Autoritatea Certificare/Plat

Cerere de rambursare autorizat

5. Solicitant eligibil
Accesarea finanrii acordate din fonduri structurale aferente acestei operaiuni presupune ndeplinirea de ctre solicitant a mai multor condiii specifice. Aceste condiii se refer la solicitant, la reprezentantul legal i la proiectul propus spre finanare. Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanare) completat de ctre solicitant, face obiectul verificrii eligibilitii, pe baza criteriilor enumerate n continuare i incluse n grila de verificare administrativ i a eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul ghid.

5.1 Tipul solicitantului eligibil CASA NAIONAL DE ASIGURRI DE SNTATE Ministerul Sntii i/sau instituii aflate n subordinea/coordonarea acestuia, numai cu acordul ordonatorului principal de credite 5.2 1. 2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului i a proiectului Solicitantul nu este n stare de insolven, conform prevederilor legii nr. 273/2006 privind finanele publice locale, art. 75, cu modificrile i completrile ulterioare Solicitantul nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002 8

Verificarea administrativ i a eligibilitii

Comitet de monitorizare Evaluarea tehnic i financiar

Autoritatea de Management

List proiecte selectate

Organismul Intermediar

Evaluarea i selecia proiectelor

ncheiere contract de finanare

Autoritatea de Management

Cerere de r ambursare verificat

Organismul Intermediar

Implementare Beneficiar Cerere de rambursare

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9. 10.

11. 12. 13.

14.

Solicitantul este direct responsabili de pregtirea i managementul proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanat Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest lucru este descoperit pe parcursul implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate. Reprezentantul legal al solicitantului nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni. Reprezentantul legal al solicitantului nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi. Reprezentantul legal al solicitantului nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene. Reprezentantul legal al solicitantului nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finantari nerambursabile, din bugetul comunitar. Reprezentantul legal al solicitantului nu este subiectul unui conflict de interese (definit conform Legii 161/2003). Reprezentantul legal al solicitantului nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte ; Proiectul conine activitile eligibile obligatorii i cheltuielile obligatorii pentru acest apel, conform ghidului aferent acestei operaiuni; Proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei; Proiectul va asigura standardele de securitate i confidenialitate a informaiilor, de prelucrare a datelor cu caracter personal conform Legii nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i conform Legii nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare Proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, regulamentele privind achiziiile publice, informarea i publicitatea.

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

15. Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software) i ofer posibilitatea unei extinderi ulterioare. (Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n cadrul proiectului transmis s nu facei referire la productori sau mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru implementarea acestuia). Pentru justificarea ndeplinirii criteriilor de eligibilitate de la acest punct se depune o declaraie de eligibilitate pe proprie rspundere de ctre solicitant. Atenie! Durata maxim de implementare a proiectului este de 18 de luni de la semnarea contractului de finanare, dar nu mai mult de 30.06.2015. Perioada de implementare, care include durata proiectului, precum i un termen de max. 45 de zile calendaristice n care beneficiarul va efectua toate plaile aferente activitilor proiectului, nu poate depi data de 1 iulie 2015.

5.4. Angajamente ale solicitantului 1. s furnizeze contribuia proprie ce i revine din costurile eligibile aferente proiectului; 2. s finaneze toate costurile neeligibile care i revin aferente proiectului; 3. sa finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea sumelor aprobate, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului 4. s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de stadiul evalurii proiectului sau s influeneze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experii evaluatori n timpul procesului de evaluare i selecie1. 5. s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 60 de luni dup data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad. 6. s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect; 7. s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final realizat de un auditor extern, care certific faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare 8. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare implementrii proiectului (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare) 9. s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului.

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

10

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

10. s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori. 11. s asigure funcionarea permanent a aplicatiei/ mentenana acesteia n perioada de post implementare, respectiv 5 ani dup finalizarea implementrii proiectului, cu excepia perioadelor de mentenan planificate. 12. s asigure interoperabilitatea sistemelor informatice care vor fi implementate prin proiectul depus cu sistemele informatice deja existente ctre care se raporteaza periodic diverse date (sistemele implementate trebuie s fie capabile s exporte date n formatele cerute de aceste aplicaii). Pentru justificarea ndeplinirii angajamentelor de la acest punct se depune o declaraie de angajament pe proprie rspundere de ctre solicitant. Sistemul informatic implementat prin proiect trebuie s aib asociate standarde i proceduri de securitate i confidenialitate a informaiilor care s asigure un grad ridicat de fiabiliate, disponibilitate i siguran a operaiunilor.

6. Activiti eligibile Achiziionarea serviciilor de dezvoltare i implementare a soluiilor software specifice proiectului i integrarea aplicaiilor folosite, respectnd etapele clare de dezvoltare a proiectului: analiza cerinelor, proiectare, implementare i testare activitate obligatorie Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i cel care va asigura mentenana - activitate obligatorie Informare i publicitate pentru proiect - activitate obligatorie Auditarea parial i final a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al securitii aplicaiei - activitate obligatorie Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i managementul proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice Conectarea la infrastructura broadband (dac este necesar pentru implementarea proiectului) Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare pentru realizarea proiectului Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat electronic Construirea reelei LAN necesar pentru implementarea proiectului (n interiorul cldirii/cldirilor unde se implementeaz proiectul) Configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i integrarea diverselor structuri de date existente 11

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Realizarea unui website/portal, achiziionarea domeniului pentru acest website Achizitionarea de echipamente si dotri justificate din punct de vedere a implementrii proiectului (care pot include: servere, calculatoare tip desktop, portabile (numai pentru echipa de implementare), monitoare, echipamente de reea, dispozitive pentru conectare, echipamente periferice, dotarea corespunztoare a centrului de date, etc.)

Echipamentele achiziionate prin proiect pot fi folosite i de instituii publice aflate n subordinea sau n coordonarea solicitantului. n acest caz, dac instituia public respectiv are personalitate juridic proprie, este necesar anexarea la cererea de finanare a unei declaraii din partea fiecrei instituii ce va folosi echipamentele, prin care s se confirme implicarea n proiect, punerea la dispoziie a spaiului necesar i utilizarea echipamentelor doar pentru scopul definit prin proiect. Nu este permis utilizarea echipamentelor achiziionate prin proiect de ctre o persoan de drept privat, indiferent de acionariat. Solicitantul se angajeaz s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului. Solicitantul se va angaja ca prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei. De asemenea, beneficiarul se va angaja s asigure mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post implementare, respectiv 5 ani dup finalizarea implementrii proiectului, cu excepia perioadelor de mentenan planificate. Proiectele depuse n cadrul acestui apel trebuie s asigure interoperabilitatea dintre sistemele informatice care asigur potenialul informaional al sistemelor naionale de sntate.

7. Categorii de cheltuieli Categoriile de cheltuieli eligibile aprobate prin Ordinul nr. 2241 din 22 iulie 2008 sunt prezentate mai jos i vor fi luate n considerare de ctre solicitant n vederea elaborrii bugetului proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de implementare a proiectului, pe baza cererilor de rambursare a cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare a plilor (ex facturi). Atentie! Obligaiile legale privind includerea sumelor n bugetul instituiei n vederea implementrii proiectului sunt prevzute n Ordonana de urgen nr. 64/2009 privind modul de alocare a cofinanrii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional

12

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

de dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.

7.1. Cheltuieli eligibile 1. Cheltuieli cu investiii - minim 85% din cheltuielile eligibile totale ale proiectului 1.1 Cheltuieli privind achiziionarea de echipamente TIC a) Cheltuieli pentru achiziionarea de servere, calculatoare tip desktop, portabile (numai pentru echipa de implementare), monitoare, echipamente de reea, dispozitive pentru conectare, echipamente periferice etc, justificate din punct de vedere al implementrii proiectului b) Cheltuieli de instalare, configurare, dac este cazul i dac nu sunt cuprinse n preul de achiziie al echipamentelor ATENIE! Cheltuielile pentru achiziionarea echipamentelor de calcul de tip desktop / portabile precum i a dispozitivelor periferice (tastaturi, mouse, monitoare, imprimante, scannere, multifuncionale) trebuie sa se incadreze in maxim 20% din totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valorile aferente acestor tipuri de cheltuieli, care depesc acest prag vor fi mutate de expertul evaluator in categoria de cheltuieli neeligibile.

1.2 Cheltuieli pentru dotri c) Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe i/sau obiectelor de inventar, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru implementarea proiectului d) Cheltuieli de instalare, dac este cazul i nu sunt incluse n preul de achiziie a dotrilor 1.3 Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice i licene a) Cheltuieli pentru achiziionarea aplicaiilor software/licenelor necesare implementrii proiectului, inclusiv soluii de securitate software b) Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice (pentru realizarea crora poate fi necesar parcurgerea urmtoarelor etape: analiza cerinelor, proiectare, implementare i testare) cheltuial obligatorie; c) Cheltuieli pentru configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i integrarea diverselor structuri de date existente, dac acestea nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de mai sus; d) Cheltuieli pentru realizarea unui website/portal (dac acestea nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de la punctul b), achiziionarea numelui de domeniului pentru acest website 13

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

e) Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat electronic 1.4 Cheltuieli pentru conectarea la infrastructura broadband (exclusiv plata abonamentului); 1.5 Cheltuieli pentru realizarea i configurarea reelei LAN necesar pentru funcionarea proiectului (doar n interiorul cldirii/cldirilor unde se implementeaz proiectul); 2. Cheltuieli pentru servicii de consultan, audit, informare i publicitate a) Cheltuieli cu servicii de consultan pentru elaborarea proiectului tehnic i a studiului de fezabilitate, conform cerinelor din ghidul solicitantului b) Servicii de consultan n domeniul managementului de proiect c) Cheltuieli pentru obinerea acordurilor, avizelor i autorizaiilor aferente investiiei, inclusiv elaborarea documentaiilor necesare d) Cheltuieli necesare pentru realizarea achiziiilor publice (inclusiv servicii de asisten juridic n scopul elaborrii documentaiei de atribuire i/sau aplicrii procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public) e) Cheltuieli cu servicii de auditare intermediar i final pentru proiect, inclusiv auditarea securitii reelei i aplicaiei informatice (cheltuial obligatorie) f) Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect (cheltuial obligatorie), astfel: Nr. (1) (2) (3) (4) (5) Activitatea de informare si publicitate Nr. buci maxim decontat Costuri eligibile maxime decontate (lei) 3.000 lei/buc 3.000 lei/buc 5.000 lei/buc 5 lei/autocolant

(6)

Anun/comunicat de pres privind 1 nceperea proiectului - obligatoriu Anun/comunicat de pres la finalizarea 1 proiectului- obligatoriu Realizarea de panouri de informare 1 (obligatoriu pentru proiectele cu o valoare mai mare de 500.000 Euro) Realizarea de etichete autocolante 20% mai mult dect pentru echipamentele achiziionate prin nr. echipamente proiect - obligatoriu achiz. prin proiect Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia postate pe site-ul realizat prin proiect obligatoriu Un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro postat pe site-ul solicitantului - obligatoriu 14

Nu se deconteaz

Nu se deconteaz

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

3. Cheltuieli pentru organizarea de cursuri de formare profesional a) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate cheltuial obligatorie b) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va asigura mentenana soluiei dac acesta este angajat al beneficiarului 4. Cheltuieli aferente managementului de proiect , dac nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de la cap.2 numai pentru echipa de implementare: a) Cheltuieli salariale pentru personalul contractual angajat al beneficiarului finanrii b) Cheltuieli de deplasare pentru personalul contractual angajat al beneficiarului c) Cheltuieli cu transportul de bunuri d) Birotic e) Cheltuieli cu achiziia de echipamente TIC

7.2 Cheltuieli neeligibile Cheltuielile care nu se regsesc la 7.1 nu sunt eligibile. n mod special, nu sunt eligibile: - TVA aferent cheltuielilor neeligibile - taxa de timbru verde, precum i orice alte taxe; - dobnda i alte comisioane aferente creditelor; - achiziia de echipamente second-hand; - amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; - costurile pentru operarea investiiei; - sumele rezultate din diferenele de curs valutar; - costuri de amortizare; - contribuia n natur; - cheltuieli de leasing.

7.3 Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil n cadrul POS CCE dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007: 1) este efectiv pltit dup data de 1 ianuarie 2007, cu condiia ca implementarea proiectului s nu se fi ncheiat la momentul semnrii contractului de finanare i achiziia efectuat s-a realizat n conformitate cu prevederile OUG 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare; 2) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate; 3) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare ncheiat de beneficiar cu Ministerul pentru Societatea Informaional, n calitate de Organism Intermediar pentru 15

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Promovarea Societii Informaionale, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006; 4) este conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare; 5) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior; 6) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este necesar pentru realizarea proiectului. Pentru corecta ncadrare a cheltuielilor proiectului trebuie s avei n vedere urmtoarele aspecte:

8. Modul de finanare a proiectului 8.1 Forma de finanare a proiectului Ajutorul se acord sub form de finanare nerambursabil

8.2 Rata maxim de cofinanare2: 100% din cheltuielile eligibile pentru solicitanii finanai integral de la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale si de sanatate 98% pentru celelalte categorii de solicitani eligibili

Calculat ca raport ntre valoarea finanrii nerambursabile acordata i valoarea total a costurilor eligibile pentru fiecare categorie de cheltuieli

16

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

8.3 Mrimea finanrii acordate - Valoarea maxim a finanrii nerambursabile acordate este de 164.000.000 lei (inclusiv TVA pentru cheltuieli eligibile). - Valoarea minim a finanrii nerambursabile acordate este de 16.000.000 lei (inclusiv TVA pentru cheltuieli eligibile).

ATENIE! Pentru proiectul/proiectele finanat/finanate n cadrul acestui apel se introduce clauza suspensiv, respectiv contractul/contractele aferente proiectelor aprobate pentru finanare vor fi semnate dup primirea alocrii financiare din partea Autoritii de Management.

8.4. Proiecte generatoare de venituri se aplic pentru proiectele cu o valoare mai mare de contravaloarea n lei a 1 mil Euro3 Conform prevederilor art. 55 alin. 1 din Regulamentul General nr. 1083/2006, stabilind prevederile generale privind Fondul European pentru Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, cu modificrile i completrile ulterioare, proiect generator de venituri reprezint orice operaiune care implic o investiie ntr-o infrastructur a crei utilizare este supus unor redevene suportate direct de utilizatori, sau orice operaiune care implic vnzarea sau nchirierea unui teren sau a unui imobil, sau orice alt furnizare de servicii contra unei pli. Cheltuielile eligibile ale proiectelor generatoare de venituri nu trebuie s depeasc valoarea curent a costului investiiei minus valoarea curent a veniturilor nete din aceast investiie ntr-o anumit perioad de timp, proiecte n care se poate estima valoarea veniturilor n avans. n situaiile n care nu tot costul investiiei este eligibil pentru co-finanare, venitul net va fi alocat pro rat la partea eligibil i ne-eligibil a costului investiiei. Aplicarea prevederilor comunitare privind veniturile generate de proiect n cadrul POS CCE 2007-2013 se realizeaz astfel: n faza de evaluare a proiectelor, n Cererea de finanare beneficiarii menioneaz dac proiectul este generator de venituri. Conform metodologiei din Anexa 9, se stabilesc veniturile nete generate de proiect i acestea se deduc din costul investiiei, stabilindu-se astfel costurile eligibile ale proiectului pentru finanare din POS CCE. n faza de implementare a proiectelor, se va realiza o monitorizare a veniturilor generate de proiect att pe perioada de implementare a proiectelor, ct i pe o perioad de 5 ani de la finalizarea, conform prevederilor art. 55 alin. 3 din
3

Se va aplica cursul INFOREURO din luna depunerii cererii de finanare

17

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Regulamentul General nr. 1083/2006. n cazul n care veniturile nete obinute prin utilizarea infrastructurii/echipamentelor finanate prin proiect vor depi veniturile nete declarate n cererea de finanare, diferena va fi rambursat de ctre solicitant Solicitantul va estima venitul i profitul viitor n timpul perioadei economice de funcionare (perioada de timp dup care investiia trebuie s fie nlocuit). Profitul (venitul net) este egal cu veniturile estimate minus costurile curente estimate. Actualizarea este o operaiune care permite a compara beneficiile i costurile ce se produc la intervale diferite de timp. Rata de actualizare se utilizeaz n analiza economic i este menit a evidenia i compara beneficiile i costurile viitoare cu cele prezente. n cazul analizei financiare, pentru perioada 2007-2013 se recomand a se folosi valoarea de 5% pentru rata de actualizare. n cazul analizei economice, se recomand a se folosi o rat de actualizare de 5,5%. Se recomand n acest sens consultarea Anexei 9 Modul de calcul al asistenei nerambursabile n cazul proiectelor generatoare de venit pentru proiectele cu o valoare de cel puin contravaloarea n lei a 1 mil. Euro

9. Modaliti de completare i transmitere a Cererii de Finanare 9.1. Completarea Cererii de Finanare Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n Anexa 1 la Ghidul Solicitantului. Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele standard prevzute prin prezentul Ghid), se va face conform instruciunilor de completare i va urmri ntocmai modelul standard. Atenie! Modificarea modelului standard (eliminarea, renumerotarea seciunilor, etc) poate conduce la respingerea Cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ. La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele solicitate prin prezentul Ghid dac solicitantul le consider utile pentru justificarea i argumentarea proiectului propus spre finanare. Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament oficial al solicitantului i partenerilor, conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul i partenerii se angajeaz s implementeze proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n concordan cu condiiile stipulate n Contractul de finanare.

18

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd urmtorul format: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate. Nu sunt acceptate cereri de finanare completate de mn. Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un opis (Anexa 12). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de finanare. Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n va reprezenta pagina coninnd pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n colul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se tampileaz i se semneaz de ctre reprezentantul legal al solicitantului sau de ctre persoana mputernicit n acest sens de acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini trebuie s fie separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin (exemplu: declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la n+1 pentru anexele ataate cererii de finanare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal indelebil. Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform cerinelor, reprezint originalul cererii. De pe acesta, solicitantul va face 2 (dou) copii simple, care se vor depune mpreun cu originalul Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL iar exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE . Solicitantul trebuie s lege toate paginile din fiecare dosar, astfel nct s nu permit detaarea i/sau nlocuirea documentelor; Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe plicul n care se afl originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care se afl COPIILE se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului. Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet) nchis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se nscriu urmtoarele date: - codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.2.4 CENTRAL - denumirea destinatarului: OIPSI (Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale) - denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei - titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a aplicaiei Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului, copiile trebuie s fie tampilate de solicitant cu meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului. Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este urmtoarea: 1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de finanare, la care va ataa toate documentele solicitate n prezentul ghid. Toate documentele trebuie s fie n formatul iniial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt disponibile dect n 19

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

format fizic, care vor fi scanate i transmise n format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la devizul estimativ trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care se va face nregistrarea i transmiterea aplicaiei va fi disponibil pe pagina web a MSI OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro.

Atenie! Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca proiectul s fie transmis electronic n intervalul de timp menionat, nu doar s se nceap nregistrarea acestuia.

2. Aplicaia software va genera automat solicitantului un mesaj de confirmare a efecturii nregistrrii cu numrul de nregistrare obinut. 3. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line, solicitanii trebuie s depun dosarul la sediul MSI cu respectarea detaliilor cuprinse n prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul trebuie s fie primit i nregistrat la registratura MSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c dosarul se nregistreaz la registratura MSI n timp util. 4. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la pct. 3 atrage decderea solicitantului din dreptul de a utiliza numrul de nregistrare, fiind necesar renregistrarea n sistem. Adresa la care se depune proiectul este Ministerul pentru Societatea Informaional, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n intervalul de timp specificat. Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii (termen i modalitate), fiecare proiect va primi un cod unic de nregistrare (SMIS), la care se va face referire n toat corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic proiectul.

10. Evaluarea i selecia proiectelor nregistrarea propunerilor de proiecte se face dup data lansrii Cererii de propuneri de proiecte. Evaluarea i selecia proiectelor va demara dup expirarea termenului de depunere a proiectelor. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei Comitetului de Selecie. Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va derula n 4 etape 1. Verificarea criteriilor de transmitere 2. Verificarea administrativ i a eligibilitii 20

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

3. Evaluarea tehnico-economic 4. Selecia proiectelor

10.1. Verificarea criteriilor de transmitere Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanare se realizeaz n conformitate cu punctele aferente din Anexa ce conine grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Rspunsurile la aceste puncte pot fi Da sau Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare proiectul trebuie s rspund cu Da la toate punctele. n cazul n care aceste cerine nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu excepia cazului n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare de respingere. n cazul n care proiectul ntrunete criteriile de transmitere solicitate, acesta va fi nregistrat n SMIS i i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaiei, prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS.

10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii criteriilor de transmitere Regulile de verificare administrativ i a eligibilitii: n cazul n care lipsesc cel puin 3 (trei) documente, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. Dac pentru verificarea criteriilor de la verificarea administrativ i a eligibilitii se constat c sunt necesare informaii/clarificri suplimentare fa de cele depuse, OIPSI va ntocmi o scrisoare de solicitare de clarificri/informaii pe care ofierul de proiect o va transmite prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax), solicitantului. Dovada transmiterii faxului o reprezint confirmarea de transmitere a acestuia. Dac n 5 (cinci) zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde solicitrilor, proiectul este respins. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), rspunsul trebuie s fie nregistrat la MSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la data primirii cererii. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este primit i nregistrat de OISPI-MSI n termenul prevzut. Verificarea administrativ i a eligibilitii se realizeaz ncepnd cu punctul aferent din grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Pentru a fi admis, propunerea trebuie s obin rspuns pozitiv la toate ntrebrile. n caz contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii.

21

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

10.3. Evaluarea tehnico-economic Un proiect este evaluat doar dac este admis n urma verificrii administrative i a eligibilitii. Evaluarea proiectelor se realizeaza individual de ctre experi evaluatori pe baza criteriilor prezentate n Anexa ce conine Grila de evaluare tehnico-economic. Evaluarea tehnico-economic va urmri respectarea principiului neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software), precum i posibilitatea unei extinderi ulterioare. n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economic se constat c sunt necesare clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va ntocmi o solicitare de clarificri/informaii pe care ofierul de proiect o va transmite prin scrisoare/fax solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Solicitantul trebuie s transmit rspunsul la solicitare n maximum 5 (cinci) zile lucrtoare de la data primirii cererii. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), rspunsul trebuie s fie nregistrat la MSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la data primirii cererii. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este primit i nregistrat de OIPSIMSI n termenul prevzut. Dup evaluare, urmeaz etapa de selecie.

10.4. Selecia Comitetul de selecie va analiza grilele i rapoartele de evaluare i poate decide s: - aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea de finanare i anexele acesteia; - aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl cnd una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. n acest caz, solicitantul poate s accepte implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii; - resping proiectul; - poate solicita motivat reevaluarea proiectului. ATENIE! Selectarea proiectului pentru finanare este condiionat de urmtoarele elemente: a) punctajul obinut s fie de cel puin 70 puncte, fr obinerea unui punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii; b) disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.

22

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i asupra termenului de acceptare sau de contestare a deciziei. n cazul n care solicitantul al crui proiect a fost aprobat nu transmite acceptul de finanare n termenul prevzut, acesta poate fi deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.

10.5. Contestaii Contestaia poate fi depusa la sediul MSI n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii de respingere transmis n orice etap a evalurii sau a scrisorii de aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaia se poate referi doar la motivaiile incluse n scrisoarea trimis de OIPSI. OIPSI va soluiona contestaia i va trimite rspunsul n scris ctre contestatar.

11. Contractarea 11.1. Semnarea contractului Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate vor primi Contractul de finanare, n vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. OIPSI i rezerv dreptul de a opera modificri la contractul de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta cu excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului, n cazul n care sunt completate eronat. Solicitanii au la dispoziie 10 zile pentru a semna i a retransmite contractul ctre OIPSI, n 3 exemplare originale, mpreun cu documentele solicitate pentru contractare. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate decide invitarea solicitantului n vederea semnrii contractelor la sediul OIPSI. n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile, OIPSI poate decide retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list. Contractul de finanare va fi semnat la nivelul MSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului. Atenie! Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i completri efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte integrant a acestuia.

11.2. Modificarea contractului de finanare Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului. Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele condiii: 23

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

(1) Orice modificare i completare a Contractului sau a anexelor sale se va face cu acordul ambelor pri printr-un act adiional. (2) Actul adiional nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului aa cum este definit aceasta n prezentul Contract. (3) Beneficiarul poate solicita n scris, modificarea contractului, n baza unei notificri, pentru motive ntemeiate i probate prin documente justificative anexate. (4) Prin excepie de la punctul (1), modificarea contractului se face prin notificare n urmtoarele cazuri si condiii: a) pentru modificrile aduse anexelor I, II, III, IV, VI, VII i a modificrilor determinate de schimbri n legislaia naional i european, care vor fi notificate de ctre OI Beneficiarului; b) pentru modificarea adresei sediului social, a contului de trezorerie, a locaiei de implementare a Proiectului; Notificarea trebuie realizat n cel mult 5 zile de la data intrevenirii modificarilor respective i va constitui anexa la prezentul Contract. n cazul modificrii locaie de implementare a Proiectului, aceasta va intra n vigoare numai dup aprobarea de ctre OI. c) pentru nlocuirea reprezentantului legal, a managerului de proiect sau a membrilor echipei de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare. Notificarea trebuie transmis de ctre Beneficiar OI n termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data operrii modificrii, iar n cazul nlocuirii persoanei responsabile cu operatiunile financiare trebuie nsoit si de anexa nr. IX. d) n cazul modificrilor calendarului de implementare fr depirea sau prelungirea perioadei de implementare, Beneficiarul are obligaia de a solicita n mod justificat aprobarea OI asupra acestuia, cu cel puin 5 zile nainte de data de la care dorete s intre n vigoare modificrile. Calendarul de implementare aprobat va constitui anexa la zentul Contract. In acela i mod pot fi modificate i celelalte termene de implementare stabilite prin proiect care deriv din modificarea calendarului de implementare. e) Modificarea graficului de rambursare a cheltuielilor, cu respectarea condiiilor stabilite prin dispoziiile specifice din prezentul Contract i ale HG nr. 218/2012. Ultima cerere de rambursare va putea fi depus cel trziu la 30 de zile dup finalizarea proiectului. Graficul de rambursare aprobat va constitui anex la prezentul Contract. f) Pentru schimbarea contului i /sau a bncii creditoare, dac Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanarea Proiectului. Notificarea va fi nsoit de contractul scris cu noua banc creditoare si transmis in cel mult 5 zile de la data ncheierii contractului cu banca creditoare. (5) Modificarea perioadei de implementare a proiectului poate fi solicitat o singur dat i se poate realiza prin act aditional numai n cazul n care sunt ndeplinite urmtoarele condiii: a) Beneficiarul a informat Organismul Intermediar despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii contractului n termen de 10 zile calendaristice de la data lurii la cunotin despre aceasta. 24

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

b) Beneficiarul a formulat cererea de modificare a perioadei de implementare a proiectului cu cel puin 30 de zile calendaristice nainte de sfritul perioadei de implementare a Proiectului. c) Perioada de implementare a proiectului modificat conform solicitrii nu depseste perioada maxim de implementare prevzut n ghidul solicitantului specific apelului de proiecte. d) Beneficiarul transmite cererea nsoit de documente justificative. e) Motivele care determin modificarea perioadei de implementare nu sunt imputabile beneficiarului sau nu sunt rezultatul unui management defectuos al proiectului. (6) Contractul poate fi modificat n perioada de implementare prevzut n cererea de finanare. Prin excepie, Contractul poate fi modificat i n perioada sa de valabilitate, pentru aspecte ce nu influeneaz n mod direct implementarea proiectului i pentru schimbarea sau completarea locaiei de implementare. (7) Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n Contract, care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor. (8) Modificrilor determinate de schimbri n legislaia naional i/sau european vor intra n vigoare la data menionat n actul normativ respectiv, fr a fi necesar n prealabil acordul Beneficiarului. n acesta situatie AM/OI va notifica Beneficiarul in acest sens. Modelul cadru de notificare ce vizeaza modificri determinate de schimbri n legsilaia naional i/sau european va fi eleborat i aprobat prin Instruciune la nivelul Autoritii de Management. Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare sunt urmtoarele: - Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiional nu va fi acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie s existe motive ntemeiate pentru aceast modificare. OIPSI examineaz motivele date i respinge cererile care prezint justificri nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a legislaiei naionale i comunitare relevante; - Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta funcionalitatea i viabilitatea economic a proiectului i vor respecta criteriile de eligibilitate i selecie; - Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal alsolicitanilor. Suma maxim afinanrii nerambursabile menionat n contract nu poate fi majorat; 12. Implementarea Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu prevederile contractului de finanare.

25

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

12.1 Achiziii publice Se va prezenta calendarul achiziiilor de bunuri, echipamente, servicii, n corelare cu punctul aferent calendarului activitilor din cererea de finanare. n plus, la acest punct trebuie precizat valoarea estimat, i n funcie de aceasta, procedura utilizat, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale aplicabile achiziiilor publice. 12.2. Rambursarea cheltuielilor Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu graficul de rambursare a cheltuielilor. Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite cererile de rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la OIPSI la intervalele de timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de Rambursare. Numrul total de cereri de rambursare este de maxim 4. OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente. Atenie! Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie efectuate n perioada de implementare! Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent): Cerere de rambursare 4 exemplare Raport de progres Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative; Pentru procedura de achiziii publice: dovada publicitii, criterii de selecie, model caiet de sarcini, raport de atribuire a contractului/contractelor; Pentru informare i publicitate: brouri, pliante, anunuri, comunicate, etc; Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz); Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate) Alte documente relevante; La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat dac este funcional, dac sunt ndeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanare i beneficiarul a ncheiat efectuarea tuturor plilor. Valoarea cheltuielilor eligibile declarate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile. 26

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la finalizarea proiectului, auditarea acestuia de ctre un auditor extern. Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune obligatoriu i: - raportul de audit realizat de un auditor extern, care certific faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare - copia contractului pentru mentenana proiectului; - alte documente solicitate de OIPSI ATENIE! Contractul/contractele ncheiate de beneficiar cu diveri furnizori pentru garania i mentenana aplicaiei, trebuie s asigure obligativitatea funcionrii permanente a acesteia n perioada de post-implementare. Acest lucru va fi prevzut i n caietele de sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a diverselor componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat finanarea (hardware i software), fapt probat prin copia contractului de mentenanta care va fi prezentat odata cu ultima cerere de rambursare. Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului, numrul contractului de finanare i programul prin care este finanat (POS CCE). Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar. AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor neclariti. nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal. Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii. Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul Ministerului Economiei, pe baza cererii de rambursare naintate de ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat. Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar autorizarea lor se face de Autoritatea de Management, n termen de maximum 45 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat. AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n situaii justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii. 27

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

13. Monitorizare i control Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute. Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect Atenie! Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii acordate sau retragerea proporional cu gradul de nendeplinire. Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 60 luni dup finalizarea proiectului. Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI, pe toat durata de implementare a proiectului, rapoarte trimestriale de progres, rapoarte de progres care nsoesc cererea de rambursare, iar timp de 60 luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexa la contractul de finanare. Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele activiti: a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate i transmise de ctre beneficiar privind activitile desfurate / progresul fizic); b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc). a) Verificarea documentelor Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre beneficiar sunt complete i corecte, c respect formatul prevzut n Contractul de finanare, c proiectul este implementat n conformitate cu legile comunitare i naionale. De asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa de int propus, procent de realizare.

28

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

b) Vizita de monitorizare Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar. Vizita de monitorizare va urmri: - asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare; - identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de mbuntire a implementrii; - identificarea elementelor de succes ale proiectului; - asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevazut). Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate informaiile solicitate. c) Control i audit Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i alte structuri cu atribuii de control/verificare/audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE i 5 ani de la terminarea proiectului. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE. Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE (n conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006). Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea proiectului pe ntreaga durat a verificrilor. Beneficiarul are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic 29

Ministerul pentru Societatea Informaional Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

i financiar a proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor. n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizeaz conform prevederilor OG nr. 12/2007. Activitile de monitorizare, control i audit sunt detaliate n modelul de contract de finanare.

13.

Informare i publicitate

n concordan cu prevederile art. 69 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006, scopul aciunilor de informare i publicitate, este de a realiza informarea i publicitatea programului i a proiectelor co-finanate, att pentru publicul general, ct i pentru beneficiarii poteniali, astfel nct s se sublinieze rolul Comunitii Europene i transparena oportunitilor de finanare. Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POS-CCE, n conformitate cu cele declarate n cererea de finanare i cu cele specificate n MANUALUL DE IDENTITATE VIZUAL pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 n Romania, publicat pe site-ul OIPSI, www.fonduri.mcsi.ro, selectnd rubricile Informatii utile i Manual de identitate vizual. Nendeplinirea acestor obligaii are drept consecin efectuarea unor corecii financiare. Beneficiarii au obligaia s transmit la Organismul Intermediar, n vederea avizrii, toate materialele de informare i publicitate elaborate, cu cel puin 15 zile lucrtoare nainte de lansarea i utilizarea acestora. Informaii suplimentare privind activitatea de informare i publicitate care intr n obligaiile beneficiarului sunt prezentate n anexa aferent din contractul de finanare.

15.Informaii suplimentare Eventualele ntrebri pot fi trimise la: email: fonduri.oipsi@msinf.ro fax: 021 311 41 55 prin Pot la adresa B-dul Libertii 14, sector 5, Bucureti

30