Sunteți pe pagina 1din 18

Organizarea unei zile a porilor deschise Organizarea de evenimente publice n cadrul bibliotecii

Alegerea zilei i orei Dezvoltarea din timp a unui plan Invitarea publicului Anunarea presei locale Pregtirea sesiunii de demonstrare / prezentare a echipamentului/serviciilor noi oferite Planul evenimentului Anticiparea logistic a evenimentului

Pentru alegerea zile i orei trebuie s inem cont de evenimentele calendaristice, evenimentele locale, programul colar, alegerile, timpul de lucru. S lum n consideraie toate amnuntele pentru ca aceast zi s fie convenabil pentru majoritatea comunitii. n ultimul caz se poate face dup ora 17.00 sau n zi de odihn.

Ar fi de dorit s ncepem plnuirea cu 4 sptmni nainte de eveniment. Stabilirea bugetului programului. Pentru organizarea porilor deschise vom avea nevoie de ajutor din partea altor persoane i va trebui s ne stabilim un orar convenabil pentru toi cei implicai. Va fi necesar s ne prezentm regulat succesele i insuccesele fiecrei persoane. Atunci cnd organizm un eveniment trebuie alocat pentru promovarea lui cel puin att timp ct am depus n organizarea evenimentului.

Trimiterea de invitaii: Listele persoanelor pe care le vom invita. Invitaia poate fi felicitare, scrisoare, flutura. Invitaia trebuie s fie atrgtoare Invitaie e-mail Lipirea de afie: Locuri vizibile coli Centre pentru vrstnici i copii Birouri de servicii sociale Fluturai n comunitate Publicarea de anunuri n media local

Publicaie n ziarele locale Anun la televiziunea local Anun la radioul local.

Demonstrarea avantajelor echipamentului Testarea noilor echipamente de ctre vizitatori. Ajutor n testarea echipamentului din partea bibliotecarilor ct i a persoanelor pregtite.

Nu mai mult de 15 minute Selectarea a 2 3 vorbitori care vor face cunotin cu punctele forte sau serviciile noi legate de Calculatoare cu Internet pentru Public Vorbitori pot fi: un coleg bibliotecar, oficial public, persoan de conducere a bibliotecii

Reieind din numrul de persoane invitate, trebuie s ne asigurm c avem destule scaune, mncare i personal. Trebuie s avem destule persoane pentru a-i ajuta pe vizitatori n testarea tehnicii de calcul. Vizitatorii s fie nregistrai ntr-un registru cu datele: numele, prenumele, adresa, numrul de telefon i e-mail-ul. Aceste date ne vor ajuta n crearea listei de e-mail-uri pentru promovarea i informarea viitoare. Dac dispunei de buget, servii vizitatorii cu ap/suc/cafea i pateuri sau fursecuri.

Patru sptmni nainte Trei sptmni nainte Dou sau una sptmni nainte Ziua evenimentului

Alegei data i ora. Postai anun prin intermediul fluturailor n bibliotec i n comunitate. Realizai materiale promoionale. ncepei pregtii o variant de comunicri de pres. Realizai invitaia i lista de invitai.

Facei pregtirile finale la invitaie i lista de invitai. Invitaiile trebuie printate i adresate pentru a fi gata de distribuie. Trimitei invitaiile e-mail. Trimitei invitaiile pe hrtie. Pe pagina web a bibliotecii publicai un anun cu evenimentul. Finalizai toate materialele promoionale.

Trimitei comunicatele de pres prin e-mail, fax sau pot. Sunai presa pentru a verifica dac au primit materialul i dac pot veni la eveniment. mprii fluturai n comunitate.

Plasai lista cu invitaii i pixuri ntr-un loc vizibil. Stabilii o mas cu copii ale comunicatului de pres i informaii despre alte evenimente care vor fi organizate n cadrul bibliotecii. Putem pune la dispoziie un ghid printat despre cum se folosesc calculatoarele.

Cte camere pot fi amenajate ca sli de ntlnire? Exist vre-un moment, or sau zi n care o parte sau toat biblioteca s fie amenajat sau folosit ca loc public pentru ntlniri? Ce dimensiuni au slile de ntlniri? Cte calculatoare sunt disponibile pentru o eventual sesiune de trening? Ce alte faciliti sau servicii ar putea fi folosite pentru comunitate? Ct de des avem posibilitatea s punem sau punem la dispoziia comunitii slile/facilitile?

Putem taxa cu o sum de bani organizaiile, care doresc s foloseasc spaiul, computerele i s le determinm ct timp sunt disponibile serviciile.

Ateptai cteva zile ca toate scrisorile s ajung la destinaie i s aib timp s se gndeasc dac doresc sau nu s colaboreze. Apoi revenim cu un telefon la cei crora le-am trimis invitaia i-i ntrebm dac au primit sau nu invitaia i dac s-au gndit la cele propuse.