UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB FACULTAD DE CIENCIAS HUMANSTICAS Y SOCIALES CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO

TEMA: MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU INFLUENCIA EN EL PRESTIGIO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA, Y MUNICIPIO DEL CANTN PORTOVIEJO, PERIODO 2010 AUTORAS S.E. YINA DEL ROSO CEDEO LOOR S.E. MIRIAM TRINIDAD SNCHEZ SALTOS DIRECTORA DE TESIS LCDA. JENITH MACAS DE SOLS

2010
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DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo, realizado con esfuerzo y perseverancia a las siguientes personas que ocupan un lugar muy especial en mi corazn a:

Dios, por ser gua permanente de mis pasos.

Mis padres: Vicente y Gilma, por ser ejemplo de trabajo y honestidad e inspiracin para mi superacin.

Mi esposo: Leonardo por su apoyo y amor en cada momento.

Mi amado hijo Leonardo Ariel, a quien le priv de mi compaa, por ofrecerle un futuro mejor, a mi pequea Ashley Leonela, motivo de inspiracin en mi vida, gracias por su sincera y absoluta entrega, que me gua y fortalece.

Mis hermanos: Jos Enrique y Xavier, quienes con su cario, fe en mis capacidades y solidaridad, me motivaron a seguir adelante.

A todos mis familiares sanguneos y polticos, a mis eternas e inolvidables amigas, que me inspiraron para alcanzar esta meta tan anhelada.

Yina del Roso

II

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a Dios, ser supremo.

A mi padre Humberto Snchez, a mi madre Carmen Saltos, quienes con sacrificio amor supieron motivarme moral y materialmente para la culminacin de esta estudiantil.

A mis hijos: Johann Leandro y Jeysson Leonardo, fuente inspiradora en mi vida.

A mi esposo, por su apoyo incondicional.

A mis hermanos y hermanas, por siempre estar a mi lado.

Miriam Trinidad

AGRADECIMIENTO

Mi eterno agradecimiento a DIOS, por colmar de bendiciones e infinita sabidura el desarrollo de este trabajo.

A la Universidad Tcnica de Manab, que nos di la oportunidad de formarnos como Profesionales, a las autoridades de la Facultad de Ciencias Humansticas y Sociales, Carrera de Secretariado Ejecutivo, especialmente a los docentes por los conocimientos que brindaron para culminar la Licenciatura en Secretariado Ejecutivo y por el apoyo que se recibi en el desarrollo de la investigacin.

A nuestros padres, esposo e hijos, quienes nos ofrecieron incondicionalmente su apoyo. De manera especial a la Licenciada Jenith Macas de Sols, imperecedera gratitud, por haber guiado de manera acertada el desarrollo del presente trabajo.

A las Secretaras Ejecutivas, Autoridades y Usuarios de las Instituciones: Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Gobierno Municipal del cantn Portoviejo, quienes con su colaboracin desinteresada, permitieron obtener datos valiosos para este trabajo. Gracias a todos ellos se logr la meta propuesta.

Las Autoras
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CERTIFICACIN

Lcda. Jenith Macas de Solis, certifica que la tesis de investigacin titulada: MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU INFLUENCIA EN EL PRESTIGIO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA, Y MUNICIPIO DEL CANTN PORTOVIEJO, PERIODO 2010 , es trabajo original de las Secretaras Ejecutivas Sra. Yina del Roso Cedeo Loor y Miriam Trinidad Snchez Saltos, el que ha sido realizado bajo mi direccin y supervisin en todo su proceso.

Lcda. Jenith Macas de Sols DIRECTORA DE TESIS

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UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB FACULTAD DE CIENCIAS HUMANSTICAS Y SOCIALES CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO TEMA: MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU INFLUENCIA EN EL PRESTIGIO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA, Y MUNICIPIO DEL CANTN PORTOVIEJO, PERIODO 2010. TESIS DE GRADO Sometida a consideracin del Tribunal de Revisin y Sustentacin y legalizada por el Honorable Consejo Directivo como requisito previo a la obtencin del Ttulo de: LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO

APROBADA

PROFESOR DIRECTOR DE TESIS

PROFESOR MIEMBRO TRIBUNAL

PROFESOR MIEMBRO TRIBUNAL

PROFESOR MIEMBRO TRIBUNAL

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DECLARATORIA

La responsabilidad de la investigacin, resultados y conclusiones del presente trabajo pertenece exclusivamente a sus autoras.

Las Autoras

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NDICE DE CONTENIDO
Pgs. I. II. III. IV. INTRODUCCIN ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS General Especficos MARCO TERICO CAPTULO I MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DEFINICIN DE MARKETING MARKETING PROFESIONAL EL MARKETING Y LA SATISFACCIN DEL CLIENTE CMO VENDER LA IMAGEN SECRETARIAL LA SECRETARIA EJECUTIVA Y LA IMAGEN INSTITUCIONAL SECRETOS DE UNA IMAGEN EJECUTIVA EXITOSA CAPACIDAD PARA VENDER LA IMAGEN INSTITUCIONAL CAPTULO II FUNCIONES DE LA SECRETARIA EJECUTIVA LA SECRETARIA EJECUTIVA EN LA EMPRESA MODERNA FUNCIONES ESPECFICA DE LA SECRETARIA FUNCIONES BSICAS DE LA SECRETARIA IMPORTANCIA DEL BUEN DESEMPEO SECRETARIAL LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES HUMANAS TIPOS DE CLIENTE, PBLICA O USUARIO PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL LOGRO DE BUENAS RELACIONES EN EL TRABAJO CAPTULO III INFLUENCIA DEL MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA EN EL PRESTIGIO PROFESIONAL PRESTIGIO E IMAGEN INSTITUCIONAL CMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN? ANTECEDENTES HISTRICOS DE LAS INSTITUCIONES UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB 1 2 2 5 5 5 6 6 6 6 8 10 12 14 17 18 20 20 20 22 23 27 29 30 30 36 36 36 38 39 39
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V.

Pgs. MISIN VISIN OBJETIVOS SOLCA MUNICIPIO DE PORTOVIEJO MISIN VISIN OBJETIVOS SITUACIN ACTUAL DE LAS INSTITUCIONES VI. HIPTESIS GENERAL ESPECFICOS VARIABLES Y SU OPERACIONALIZACIN INDEPENDIENTE DEPENDIENTE INTERVINIENTES OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES DISEO METODOLGICO TIPO DE DISEO Y ESTUDIO METODOLOGA MTODOS, TCNICAS E INSTRUMENTOS RECURSOS HUMANOS MATERIALES POBLACIN MUESTRA COMPROBACIN DE LOS OBJETIVOS Y VERIFICACIN DE LAS HIPTESIS COMPROBACIN DE LOS OBJETIVOS Y VERIFICACIN DE LAS HIPTESIS X CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 40 40 41 43 47 48 48 49 50 55 55 55 55 55 55 55 57 58 58 58 58 59 59 59 60 60 87 87 89 91 91 92
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VII.

VIII.

Pgs. XI. XII XIII. PROPUESTA PRESUPUESTO CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 93 99 95 96

XIV. BIBLIOGRAFA

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NDICE DE CUADROS, GRFICOS Y ANLISIS ESTADSTICOS IX. PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS ANLISIS E INTERPRETACIN ENCUESTA APLICADA A LAS SECRETARIAS DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA Y MUNICIPIO DE PORTOVIEJO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9

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61 62 62 63 63 64 64 65 65 66 66 67 67 68 68 69 69 70 70

ENCUESTA APLICADA A DIRECTIVOS Y JEFES DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA Y MUNICIPIO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO 71 CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 72 72 73 73 74 74 75 75 76 76 77
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Pgs. ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN 6 7 7 77 78 78

ENCUESTA APLICADA A LOS USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB, SOLCA Y MUNICIPIO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN CUADRO Y GRFICO ANLISIS E INTERPRETACIN 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7

79 80 80 81 81 82 82 83 83 84 84 85 85 86 86

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RESUMEN

Para la Secretaria Ejecutiva el marketing profesional, es una actividad secretarial que incluye, desde la planificacin, organizacin, direccin y control de la toma de decisiones sobre la promocin y servicios que oferta, es decir, son las atribuciones cotidianas en la ampliacin de sus funciones como ejecutiva moderna, cuyo propsito es aplicar simples y prcticas funciones de marketing que le dan la valorizacin de su trabajo.

Ello implica que la profesional en secretariado ejecutivo, debe reunir una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales, porque ella debe estar siempre anticipada a los acontecimientos, la proactividad es su herramienta base, la posesin de las habilidades y destrezas en el desempeo laboral, la inmejorable imagen ante el pblico y las excelentes relaciones interpersonales que maneje, har que la Institucin tenga una presentacin excelente ante la mirada de los dems, constituyndose como la imagen de primera lnea de las empresas e instituciones y protagonista principal en las mismas.

El motivo que indujo a realizar este trabajo se bas especficamente en el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva y su influencia en el prestigio

VIII
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Institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipio del Cantn Portoviejo, lo que permiti conocer la influencia positiva que proyecta no slo la imagen de la Secretaria, sino la labor que se realizan con eficiencia y agilidad, siendo la carta de presentacin como imagen de la institucin.

Basada en esto se plante un objetivo general que consisti en Investigar cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipalidad de Portoviejo, objetivo que se pudo cumplir tomando una muestra de 100 personas, distribuidas de la siguiente manera: 45 Secretaras Ejecutivas, 14 Autoridades y 45 usuarios de la Universidad Tcnica de Manab, Gobierno Municipal del cantn Portoviejo y SOLCA. Asimismo, fueron planteadas hiptesis que permitieron comprobar y verificar la y su influencia en el prestigio Institucional, a travs de un exhaustivo estudio y profundo anlisis.

Para lograr el xito del trabajo fue preciso e importante utilizar un sistema que permiti esclarecer y establecer la veracidad de la misma, por lo que se emple el mtodo investigativo, analtico y participativo, que permiti sacar la conclusin que el Marketing profesional de la Secretaria es una estrategia de trabajo que le permite la difusin y promocin de la institucin a travs del buen desempeo laboral y de la imagen que sta proyecta al usuario, conclusin que llevaron a hacer recomendaciones encaminadas a fortalecer la imagen y el prestigio institucional.

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SUMMARY

For the Executive Secretaria the professional marketing, is a secretarial activity that includes, from the planning, organization, address and control of the taking of decisions about the promotion and services that it offers, that is to say, they are the daily attributions in the amplification of its functions as modern executive whose purpose is to apply simple and practices marketing functions that give him the appraisement of its work.

It implies it that the professional in executive secretariat, it should gather a series of conditions so much professional as actitudinales, because she should always be premature to the events, the proactividad is its tool it bases, the possession of the abilities and dexterities in the labor acting, the unbeatable image before the public and the excellent interpersonal relationships that it manages, will make that the Institution has an excellent presentation before the look of the other ones, constituting you as the image of first line of the companies and institutions and main main character in the same ones.

The reason that induced to carry out this work was based specifically on the professional Marketing of the Executive Secretaria and its influence in the prestige Institutional of the Technical University of Manab, SOLCA and Municipality of the Canton Portoviejo, what

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allowed to know the positive influence that not only projects the image of the Secretaria, but the work that you/they are carried out with efficiency and agility, being the presentation letter like image of the institution.

Based on this he/she thought about a general objective that consisted on Investigating how the professional Marketing of the Executive Secretaria influences in the institutional prestige of the Technical University of Manab, SOLCA and Municipality of Portoviejo, objective that you could complete taking a sample of 100 people, distributed in the following way: 45 Executive Secretaries, 14 Authorities and 45 users of the Technical University of Manab, Municipal Government of the canton Portoviejo and SOLCA. Also, they were outlined hypothesis that allowed to check and to verify the and their influence in the Institutional prestige, through an exhaustive study and deep analysis.

To achieve the success of the work it was necessary and important to use a system that allowed to clarify and to establish the truthfulness of the same one, for what was used the investigative, analytic method and participativo that it allowed to reach the conclusion that the professional Marketing of the Secretaria is a working strategy that allows him the diffusion and promotion of the institution through the good labor acting and of the image that this projects the user, conclusion that you/they took to make recommendations guided to strengthen the image and the institutional prestige.

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I. INTRODUCCIN

La Secretaria Ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visin, dinmica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio profesional, manejar adecuadamente los trminos, alcance de los tpicos gerenciales modernos, Marketing, interrelaciones humanas, conocimiento de s mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , tica, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, como: ingls, francs, mandarn y otros, conocimientos de tecnologa informtica, aplicacin de las herramientas bsicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones en la gerencia.

Dentro de este contexto, el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva se caracteriza por el profesionalismo con que sta desempea sus funciones, su adaptacin a las necesidades y exigencias del mundo competitivo, su espritu de pertenencia, tolerancia, asertividad, proactividad, capacidad de crear, innovar e implementar ideas, planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la informacin adecuadamente, concertar, acoger y atender las visitas, organizar los viajes de negocios, entre otras funciones que desempea con eficacia y eficiencia, le permite vender y presentar la imagen personal e institucional de forma positiva.

El propsito del presente trabajo, fue el realizar un estudio sobre el Marketing de la Secretaria Ejecutiva y conocer su influencia en el prestigio institucional, para lo cual fue preciso utilizar la metodologa: investigacin diagnstica propositiva, aplicando los mtodos investigativo, analtico, bibliogrfico, histrico y estadstico. Asimismo, se utilizaron las tcnicas de la observacin, encuesta y entrevista.

Para una mejor comprensin, este trabajo se lo distribuy en dos partes: terico e investigativo; en el primero se hace la exposicin de la informacin bibliogrfica que consta de tres captulos; en el captulo uno, se hace referencia al Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva; el captulo segundo se bas en temas como: funciones especficas de la Secretaria, cundo la Secretaria no cumple sus funciones, importancia del buen desempeo secretarial, imagen de xito y otros; en el tercer captulo se menciona temas relacionados al prestigio e imagen institucional y se expone informacin de las instituciones: Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Gobierno Municipal de Portoviejo.

La parte investigativa est constituida por los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a las Secretarias, a directivos y usuarios de las Instituciones mencionadas, cumpliendo de esta forma con el objetivo general propuesto que fue: Investigar cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipalidad de Portoviejo. verificacin de hiptesis planteadas. Asimismo, con los objetivos especficos y la

II. ANTECEDENTE Y JUSTIFICACIN

La Secretaria Ejecutiva se constituye en un punto determinante de apoyo para la gerencia de una institucin, el compenetrarse con aquellas acciones que son necesarias en el desempeo exitoso de sta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la institucin o empresa; lleva a la Secretaria Ejecutiva a vender su imagen de forma efectiva y positiva, ya que la secretaria es la primera persona que el usuario tiene como referente cuando va a una institucin, de la primera impresin que cause, depender si ste regresa o no.

Es innegable que la Secretaria en muchos casos se convierta en patrn de comportamientos que dinamizan la armona o el choque que producen los conflictos, de aqu nace la necesidad y la importancia de este estudio, porque vender la imagen, tanto personal como institucional viene a constituirse como parte fundamental en las actividades cotidianas de la Secretaria Ejecutiva, ya que obliga a una Secretaria adoptar modelos de comportamientos atentos y adecuados en cada momento.

III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para el logro del crecimiento profesional dentro de las empresas e instituciones pblicas o privadas, el cuidado de la imagen personal es de relevante importancia, puesto que implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior,
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presencia, modo de hablar y las mejores formas para interactuar con el usuario, permitiendo vender una buena imagen ante los dems, ya que todo cliente o usuario espera recibir un servicio coherente, satisfactorio, buen trato, ser escuchado, seguridad en la informacin que se le proporciona, y sobre todo soluciones.

Dado que el trabajo de la Secretaria se basa en el desarrollo de su preparacin, conocimientos , la prctica de buenas costumbres y comportamientos, es necesario que en las instituciones como la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipio de Portoviejo, mejoren y fortalezcan el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva, tanto interior o exteriormente, ya que stas son el perfecto acoplamiento que se le logra por el contacto constante con el usuario o cliente, en cualquier institucin en donde se desenvuelven las actividades laborales, logrando con ello vender una imagen que asegure el prestigio de la institucin y de la misma profesional en secretariado.

El presente trabajo fue posible gracias al apoyo y la cooperacin de todas las personas que participaron en esta investigacin, quienes permitieron hacerla realidad para plasmarla en el presente documento. Planteando la interrogante: De qu manera influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipalidad de Portoviejo?

IV. OBJETIVOS

General

Investigar cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipalidad de Portoviejo.

Especficos

Establecer la influencia del Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional

Conocer cmo el desempeo laboral de la Secretaria Ejecutiva aporta al prestigio de la institucin. Disear una propuesta de solucin al problema enunciado.

V. MARCO TERICO CAPTULO I MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Definiciones de Marketing

Diferentes son las definiciones que se le da al trmino de marketing, por ejemplo, segn el Diccionario Ocano Uno(1998), el Marketing es el conjunto de tcnicas y mtodos para promover la mejor venta posible de uno o varios productos; mientras que Rafael Muiz, en su libro Marketing en el siglo XXI, 3era. Edicin, sostiene que marketing es estudio de las tcnicas y mtodos que mejorarn la venta o comercializacin de diferentes productos. Por otro lado, en el libro Principios del mercadeo, del autor Alberto Cspedes Senz, sustenta que marketing es conjunto de tcnicas tendientes a mejorar la comercializacin de un producto, en definitiva se concluye que el Marketing, es el estudio y aplicacin de un conjunto de tcnicas y mtodos para promover y mejorar la comercializacin de uno o varios y distintos productos en sus respectivos mercados. Todas estas definiciones apuntan a un solo concepto.

El Marketing tambin llamado mercadotecnia se concentra sobre todo en analizar los gustos de los consumidores, pretendiendo establecer sus necesidades y sus deseos e influir en su comportamiento para que deseen adquirir los bienes ya
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existentes, de forma que se desarrollan distintas tcnicas encaminadas a persuadir a los consumidores para que adquieran un determinado producto1.

Sin embargo, relacionando el Marketing a la Secretaria Ejecutiva, se convierte en una actividad que incluye la planificacin, organizacin, direccin y control de la toma de decisiones sobre las lneas de productos, los precios, la promocin y los servicios postventa. En estas reas el Marketing resulta imprescindible; en otras, como en el desarrollo de las nuevas lneas de productos, desempea una funcin de asesoramiento. Adems, es responsable de la distribucin fsica de los productos, establece los canales de distribucin a utilizar y supervisa el transporte de bienes desde la fbrica hasta el almacn, y ah, al punto de venta final.

En sntesis el concepto de Marketing, es un proceso social y administrativo mediante el grupo, los individuos obtienen lo que necesitan y desean a travs de la creacin, ofrecimiento e intercambio de productos de valores con otros, es decir, es el arte o la ciencia de satisfacer las necesidades de los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo.

El Marketing es un tema que no es rutinariamente incluido en las atribuciones cotidianas de la Secretaria, pero que a nuestro entender cabe perfectamente como una ampliacin de las funciones de la Secretaria moderna y porque no, como una valorizacin de su trabajo. Son aplicaciones simples y prcticas de funciones de
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www.wiki.com 7

Marketing como manera de bsqueda el encantamiento del cliente que en el ltimo anlisis es lo deseado.

Marketing profesional

El Marketing profesional se basa en herramientas conceptuales y prcticas aplicables 100% para resolver situaciones de anlisis y de revisin ocupacionallaboral-profesional. La bsqueda de un nuevo y mejor empleo suele ser una de las experiencias ms desgastantes en la vida de un profesional. La mayora de las personas procuran cambiar de empleo pocas veces, y, en general, cuando ocurre, no es por decisin propia. Esto implica no estar debidamente preparados para enfrentar una bsqueda laboral que es cada vez ms exigente y competitiva, ayudando a comprender e internalizar las claves del Marketing personal, a practicar tcnicas de negociacin laboral y a la realizacin de un Curriculum Vitae atractivamente vendedor2.

El Marketing profesional, significa vender el servicio, efectivamente al tratarse de una profesin libre, el Marketing es una herramienta que debe tomarse en cuenta de la misma manera que al resto de las herramientas de trabajo, nadie le garantiza un fluido constante de clientes, los clientes deben ser captados, atendidos, mantenidos, y fidelizados, se debe convertir a cada cliente en un publicista nuestro.

www.marketingparasecretarias.com 8

Todo profesional cuando vende el servicio de su trabajo correctamente, acta con seguridad profesional, acompaado de una dosis adecuada de carisma, honestidad y calidad en su desempeo, convirtindose en un eficiente publicitario del trabajo que brinda. Este profesional, debe tratar de definir su misin, su visin y su posicionamiento; la misin: el deber ser, cules son sus objetivos profesionales y para con la sociedad; la visin: cmo quiere ser visto, y el posicionamiento: cul va a ser la especializacin dentro de la profesin, y que sea percibida por los otros, ya sean clientes o no.

Para poder competir en el mercado profesional, hay que tener un factor clave de xito y permanecer con ese factor un tiempo suficientemente largo como para consolidarse. Los servicios son trasmitidos a travs de una relacin, razn por la cual es muy importante usar herramientas de Marketing relacional.

En este momento tan crucial para los profesionales, la capacitacin constante y el mantenerse informado es una posicin inteligente para lograr los objetivos, ya que nadie triunfa sin haber practicado, sin tener perseverancia, sin mantener una lnea de conducta y sin habilidades para negociar.3. Los clientes hoy compran un servicio por calidad o excelencia, por seguridad de quien lo suministra, porque es diferenciado o por la imagen del profesional. Es importante acompaar el ritmo de crecimiento del cliente, hacindose parte del negocio, si no, puede ocurrir que, cuando su estructura de negocios crezca, se pierda el cliente.

www.campusdigital.com/.../marketing-profesional.aspx -

La Secretaria Ejecutiva, est preparada para este reto profesional, para enfrentar y solucionar situaciones problemas, el Marketing de la Secretaria es como una ampliacin de las funciones de la secretaria moderna y porque no, como una valorizacin de su trabajo. Son aplicaciones simples y prcticas de funciones de Marketing como manera de bsqueda del encantamiento del cliente que en el ltimo anlisis es lo deseado.

Dentro de este concepto de ampliacin de las funciones de la asistente, englobando funciones de Marketing, empezar a ser ms til en la importante tarea de generar nuevos clientes, colaborar en la satisfaccin de los actuales y participar en la mejora de ingreso de la oficina, empezando a merecer un reconocimiento mayor.

El Marketing y la satisfaccin del cliente

La satisfaccin de los clientes es el pilar fundamental del Marketing, o sea, la idea de que el factor principal de la prosperidad a largo plazo de la compaa es la cantidad de satisfaccin que logre proporcionar a sus consumidores, de all que el marketing moderno consiste en satisfacer necesidades del cliente. Es decir, hay que tomar en cuenta tres cosas muy importantes: dnde nace el negocio, en las necesidades de los clientes objetivos; segundo, que tenemos que satisfacer esas necesidades debidamente, porque sino alguien lo hace por nosotros, y tercero, que es necesario hacer el negocio rentable, dado que si no, no ser viable en corto tiempo.4

Daniela Cancciani. Etiqueta y marketing personal. Editorial Amex

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Sin embargo, el Marketing pone el foco en lo externo, quien debe alinearse, construirlo y mejorarlo es todo el personal de la empresa, sus clientes internos. Precisamente, muchas organizaciones presentan altas oportunidades de mejorar con respecto a su marketing interno, que es sin duda la satisfaccin de las necesidades de los clientes internos, que a travs de un alineamiento integrado satisfacen adecuadamente las necesidades de los clientes externos.

La organizacin necesita de mucho y buen Marketing interno, para vincular de un modo efectivo y eficiente a los clientes internos con los externos. El cliente es el que decide qu producto quiere comprar, cundo lo quiere comprar y cunto tiempo est dispuesto a esperar hasta que se le sirva; la satisfaccin de ste es la parte ms importante de la estrategia empresarial ya que proporciona buenos resultados. La satisfaccin o insatisfaccin de un cliente surge a partir de su experiencia con el producto y el servicio que se le ofrece.

En este sentido, para la Secretaria Ejecutiva la satisfaccin del cliente radica en el desempeo del servicio que ofrece, garantizando el xito a travs de su actitud, responsabilidad y la eficiencia con que ejecuta sus funciones diarias. El desarrollo del trabajo en equipo y la unin entre compaeros, permite servir bien a los clientes internos, de esta forma se logra clientes externos bien servidos y satisfechos, ya que se accede a ofrecer mejores soluciones y experiencias, ayudando a resolver los problemas de cliente.

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Cmo vender la imagen secretarial

La presentacin de una buena hoja de vida, el vestuario para la entrevista de trabajo, desenvolvimiento, capacitacin en diferentes tcnicas y respuestas en un proceso de seleccin, son aspectos fundamentales que deben tomarse en cuenta cuando se trata de conseguir empleo. Podramos decir que nadie es experto en la bsqueda de oportunidades laborales, pero si podra afirmar que la forma ms adecuada de buscar empleo es haciendo un buen Marketing personal5.

Vender la imagen secretarial, Depende que sta profesional vende sus ideas, experiencias, conocimientos, y habilidades6, es decir, que un buen marketing personal se relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que se genera en los dems, que obedece a la actitud del mismo y se debe mercadear de la mejor forma.

Para hacerlo debe tener en cuenta varios aspectos:

Presentacin personal Vestuario adecuado Profesionalismo Expresin verbal o gestual. Utilizar diversas tcnicas laborales.

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Andrs Rada Restrepo, psiclogo, consultor y director de ReubicArte.com

Ibid 12

Los gestos Forma de conducirse El vocabulario El aseo e higiene personal El tono y volumen de voz

Es necesario aplicar una serie de estrategias, que permitan generar un mayor impacto y sobresalir entre los dems, la imagen personal est basada, principalmente, en un conjunto de factores que influyen de forma positiva o negativa en la vida de la persona, adems, esa imagen est hoy en da muy alejada de aquella parodia del programa Mi Secretaria y para que esta imagen sea an mejor, aqu viene el aprendizaje donde la Secretaria Ejecutiva debe saber vender su imagen y procurar lo siguiente:

Evitar usar sandalias con medias Evitar los escotes En la oficina no deben llevarse minifaldas Evitar las transparencias en la ropa No se recomiendan las medias. Procurar usar un maquillaje discreto Siempre debe conservar un buen peinado El perfume debe ser ligero Hay que cuidar no quitarse los zapatos por debajo del escritorio
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No debe de maquillarse en su espacio de trabajo, para eso est el tocador Evite comer en tu espacio de trabajo. No es correcto utilizar el telfono de la oficina para llamadas personales El correo electrnico del trabajo debe tener un uso puramente profesional La puntualidad es un smbolo de responsabilidad y educacin

La Secretaria Ejecutiva y la imagen institucional

El concepto de Secretaria ha evolucionado mucho en los ltimos aos. Es comn que en las empresas ya no exista el puesto como tal, lo nuevo es tener una asistente. Realmente la funcin es la misma aunque esta nueva designacin parece ser muy acertada.

En trminos estrictos la definicin de asistente se refiere a: persona titulada, cuya profesin es allanar o prevenir dificultades de orden social o personal en casos particulares o a grupos de individuos, por medio de consejo, gestiones, informes, ayuda financiera, sanitaria, moral, entre otros. La realidad es que hoy en da las secretarias o asistentes suelen ser personas perfectamente preparadas, capaces de resolver asuntos de manera independiente hacindoles con esto el trabajo ms fcil a sus jefes.

Sin embargo, las caractersticas de los actuales escenarios muestran una gran dinmica de las funciones secretariales, donde actan saliendo avante aquellas que
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realmente estn preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las oportunidades, garantizando competitividad, buen servicio y por supuesto contando, con recursos ptimos que le ayudan a alcanzar los objetivos planificados, especialmente y de acuerdo a los conocimientos que el presente exige.

Justamente, dentro del equipo humano, la gerencia debe contar con una Secretaria Ejecutiva, que rena las caractersticas que estas hoy deben tener para colaborar eficientemente con la gestin de la gerencia; una Secretaria, que adems de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe saber jerarquerizar las necesidades, darles preferencias a las ms prioritarias, ser objetiva en su planificacin, manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas, organizadora de reuniones, viajes, archivos.

Debe la Secretaria Ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeo exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa.

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No se puede improvisar en el contrato de la Secretaria de la Gerencia, dndole preferencia a los compromisos de amistad, polticos, familiares, deben ser seleccionadas personas que renan condiciones bsicas en el alcance, repercusiones efectos de los principios bsicos de la administracin; de los acontecimientos del diario vivir en los escenarios econmicos y administrativos, integrada a los avances, beneficios, ventajas que genera la telemtica, Internet, as como la destreza, habilidad en el manejo de las relaciones humanas , presencia fsica, emprendedora, manejo de idiomas, preferentemente el ingls, organizada, metdica, ejecutiva, con capacidad para adaptarse a los cambios organizacionales7.

Una Secretaria Ejecutiva debe estar plenamente identificada con las necesidades de logro, eficiente, puntual, con ser cada vez mejor con nimo de superarse, responsable, motivada, asertiva, autoestima alta, creativa, innovadora, servicial, identificada con la organizacin y sus compromisos, con la colaboracin eficaz de hacer que la gerencia a quien le presta sus servicios, alcance su gestin, rendimiento, logros exitosamente.

Todos estos requerimientos y caractersticas de la Secretaria Ejecutiva de una institucin o empresa, es lo que determina y asegura la buena imagen de la empresa, es decir, a travs del eficiente desempeo y eficaz servicio lograr el prestigio que la empresa o la institucin plantea como objetivos.

www.ganaropciones.com/secretarias.htm

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Secretos de una imagen ejecutiva exitosa

La primera impresin es determinante para tomar una decisin a favor de la Secretaria, y lo ser todava ms, si esa buena impresin se mantiene constante a lo largo del tiempo cuando en cada encuentro que se tenga, su imagen sea tan profesional como la primera vez que la conocieron, todo es perfectible y la imagen ejecutiva tambin lo es, por lo tanto, es imprescindible, tomar en cuenta las siguientes recomendaciones o consejos:

Usa mximo 3 colores a la vez. Los colores ms recomendados para proyectar autoridad y liderazgo son el azul marino y el gris oscuro. Los colores claros proyectan ser ms accesible. Si eres mujer, usa mximo 3 accesorios. Si eres hombre evita usar cadenas, esclavas, anillos de graduacin, pulseras de tela de tu equipo favorito de futbol. Cuida mucho tu higiene en cabello, manos y aliento. Nunca olvides el uso de perfume o locin. Nunca uses una prenda arrugada. Usa siempre unos zapatos boleados. Si eres mujer evita usar zapatillas de tacn delgado y mayor a los 5cm. En el caso de los hombres, combina siempre el color de los calcetines con el color del pantaln.

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En el caso de las mujeres, combina el color de las medias con el color de la falda. Cuida que la falda llegue mxima dos dedos debajo de la rodilla. Cuida que la corbata llegue a la altura de la hebilla del cinturn. Evita los diseos caricaturescos. Usa un maquillaje discreto sin abusar del color y cuida que sea armnico con tu atuendo. Evita el uso de la mezclilla, pues es una tela para eventos informales.8

Capacidad para vender la Imagen Institucional

Ante un escenario en el mercado cada vez ms competitivo, aunado a la gran variedad de marcas dentro de cada categora, usuarios cada vez ms informados y menos propensos a la publicidad, las empresas necesitan ser ms estratgicas en su comunicacin con sus clientes y entender que la imagen es una de las mejores herramientas para provocar una respuesta favorable hacia su marca, productos y servicios. No obstante, muchas empresas siguen cometiendo los errores de imagen ms comunes, como lo que se enuncian a continuacin:

No definir sus fundamentos de imagen: cualquier imagen institucional, al

igual que un barco, necesita de una brjula, de lo contrario, como sucede en la mayora de los casos, las empresas caminan sin rumbo pensando que el objetivo nicamente es vender, olvidndose antes de lo ms importante: definir la identidad y

David Navarro Martnez. Cuida tu imagen en la empresa. Consultores. Siempre un paso adelante

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personalidad de la empresa. Muchas instituciones, se enfocan nicamente en vender y se olvidan de la atencin al cliente.

Confundir imagen con publicidad: este es otro de los errores ms cometidos

por las empresas, las cuales creen que su imagen es nicamente la publicidad de sus productos o servicios que, sin lugar a dudas, es muy importante para el xito de la empresa pero no lo es todo. La comunicacin de la imagen institucional comienza con el primer contacto con la audiencia, trtese de clientes, proveedores, accionistas, comunidad, gobierno, entre otros.

Desde la etiqueta telefnica, la Secretaria est proyectando la imagen de la institucin, la voz del que da la bienvenida y la forma en que saluda envan un mensaje sobre las personas, as como la comunicacin va correo electrnico, al cual la mayora del tiempo errneamente se le toma como un medio informal de comunicacin, la forma de saludar personalmente a los clientes, el tuteo, la apariencia de los vendedores, la higiene y orden del lugar, los aparadores, la distribucin del espacio, la msica, el aroma, la presentacin de los productos, los materiales de mercadotecnia, el servicio post-venta y la atencin brindada ante una reclamacin, entre muchas otras. Todo comunica, de ah la importancia de sealar que no nicamente la publicidad construye la imagen de la empresa.

No investigar su imagen en el mercado: el primer paso para mejorar la

imagen empresarial es reconocer la imagen actual, para ello es necesario realizar dos cosas: una auditora de imagen que identifique los aciertos y errores en la comunicacin del mensaje y un sondeo sobre la imagen de la institucin.
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CAPTULO II

FUNCIONES DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

La Secretaria Ejecutiva en la empresa moderna

Las empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su participacin eficaz en los actuales escenarios econmicos, que se caracterizan por ser dinmicos, cambiantes, retadores, competitivos, en donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado de acuerdo a las exigencia del presente.

La Secretaria es probablemente el smbolo ms universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios, aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuicin y la elegancia propios del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histrico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnolgico, econmico y cultural de la sociedad moderna.

Se menciona que es frecuente que la Secretaria sea la primera imagen de la institucin hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como tambin para los que permanecen lejos, para estos ltimos a travs de la correspondencia y del telfono.
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La figura de la Secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolucin se deba a ella.9 Cada da es ms trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada da es ms importante la Secretaria en la empresa.

A la Secretaria Ejecutiva, se la ve como promotora, animadora, coordinadora, ejecutiva, asistente cercana y activa en las grandes decisiones. Ser Secretaria es una profesin ms que un oficio, mucho ms que un simple trampoln para acercarse a otro puesto, y muchsimo ms que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los peridicos de todos los das y en todas partes solicitan un buen nmero de secretarias altamente calificadas.

Definitivamente, en el presente, las empresas deben contar con el insumo del recurso humano bien definido a fin de dar paso a caractersticas bsicas que se requieren para ser altamente operativas, adems de su tecnologa, finanzas, produccin, como contar con una excelente capacitacin, desarrollo, integracin, productividad, pertenencia, cultura organizacional compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del logro de los objetivos establecidos. Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa la Secretaria Ejecutiva, colaboradora dinmica de la gerencia, a quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de ste se pueden realizar sin dificultades.

www-entorno-empresarial.com

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La gerencia moderna proactiva, requiere de una Secretaria, que adems de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carcter, trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atencin, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos bsicos que la gestin administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realizacin de sus funciones.

La Secretaria Ejecutiva del presente debe adems, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemtica, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el ingls, adems de contar con los soportes de los conocimientos bsicos del lenguaje actual administrativo10.

Definitivamente, como todas las Secretarias Ejecutivas del momento, dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca tambin construir su propio puesto, es decir, modelarlo y animarlo. Si la gran mayora de ellas se desempean con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrn dado categora social a su puesto.

Funciones especfica de la Secretaria

La Secretaria Ejecutiva cumple con una serie de funciones especficas que estn relacionadas con los conocimientos que fue preparada y capacitada, actividades
10

Ibid 22

determinadas que realiza con absoluto profesionalismo dentro de la institucin donde labora. Esta profesional en secretariado, ocupa un puesto clave en la institucin,

desde donde ejerce funciones que se pueden agrupar en tres reas de actividad: representacin del jefe y de la institucin, coordinacin de las comunicaciones y la organizacin del trabajo del jefe, funciones que estn esquematizadas de acuerdo al siguiente esquema de funciones
FUNCIONES BSICAS DE LA SECRETARIA

Direccin delegada

Manejo de tcnicas de secretariado

Representatividad del Jefe Defensa de la imagen de la institucin Relaciones pblicas y humanas

Trasmisin de decisiones Comunicacin Comunicacin con el exterior

Redaccin, equipos de comunicacin

Redaccin, equipos de comunicacin

Memoria de los compromisos

Tcnicas de secretariadi

Organizacin

Coordinacin del trabajo de los coordinadores

Planificacin

del Provisin de medios tcnicos trabajo Salvaguardia de l a tranquilidad en el mbito de trabajo Relaciones pblicas y estructura de la empresa Formacin integral

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Segn el esquema, la Secretaria Ejecutiva, tiene definida sus funciones, entre las cuales se determina tres muy importantes:

Representar a su Jefe: l es quien delega en ella un sinnmero de facultades,

que le permiten actuar como delegada del jefe: realizando gestiones, se relaciona con el personal, atiende y coordina el trabajo. Adems, es la persona que representa a la institucin, por lo tanto, debe estar relacionada con la buena imagen de sta, ya que ella es con quien las personas tienen el primer contacto, de ella depende la buena o mala impresin que se reciba en base a la eficiencia y buen desenvolvimiento de sus funciones.

Coordinar las comunicaciones: tiene la funcin de coordinar las

comunicaciones internas y externas que se generan en la institucin, tarea que debe ejecutar con mucha responsabilidad y eficacia, ya que es ella quien trasmitir todas las decisiones del jefe y servir de enlace entre todos.

Organizacin del trabajo de jefe: es la tercera funcin que debe ejecutar la

Secretaria, debido a que es ella a quien le compete esta funcin. La Secretaria es quien cuenta con los medios precisos para facilitar la labor de su jefe, llevando la memoria de todos los compromisos internos y externos en una agenda que actualizar diariamente.

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Dentro de esta funcin, tiene que actuar como relacionista pblica, una funcin que ha adquirido gran relevancia en el mundo empresarial, ya que es notorio el cambio que sufren y las ventajas que obtienen las organizaciones e instituciones que integran dentro los cnones una concepcin moderna de las relaciones humanas, principalmente de las que mantiene la secretaria ejecutiva.

Se puede considerar a la secretaria el centro sobre el que gira la vida de la oficina, por lo cual, deber procurar que su entendimiento sea excelente con todos quienes se relacionen con su trabajo y la institucin. Tener una buena comunicacin es la base eficaz y principal dentro de sus funciones, ya que como relacionista pblica de convierte en la corriente positiva con todos los interlocutores.

Adems, la Secretaria debe poseer cualidades esenciales como Liderazgo Secretarial y profesional, que se resumen en:

Responsabilidad y tica profesional. Capacidad de entenderse con los dems Lealtad, honestidad e integridad Creatividad, iniciativa y sentido comn Dinamismo y buen juicio Presentacin personal impecable Sentido de constante superacin
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Capacidad de informacin y asimilacin de situaciones nuevas Fuerza de voluntad para desarrollar el sentido de resistencia Sentido del humor que le ayude a sobrepasar las dificultades Y sobre todo, autocontrol

Otra funcin especfica de la Secretaria Ejecutiva, est la de ejercer la Gestin de enlace, toda Secretaria ejerce una labor de enlace y coordinacin dentro de la institucin o empresa, en la medida que facilita las comunicaciones, tanto internas como externas. Como conducto de comunicacin interna, acta de vnculo entre su superior y cualquier otra persona de la empresa y como conducto de comunicacin externa desempea un papel importante en el terreno de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales y otros) as como todas las cuestiones que se les informa desde el exterior para que comunique a su jefe. En este contexto debe memorizar y dominar las tcnicas de redaccin y equipos de comunicacin

De igual forma, a la Secretaria le corresponde el cometido de la preparacin de los diversos documentos que se crean en la institucin, de una planificacin que asegure la eficacia del trabajo, y de salvaguardar la tranquilidad en el mbito laboral de la misma.

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Importancia del buen desempeo secretarial

El nivel de conocimientos e informacin que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atencin telefnica. En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesin requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos pblicos y relaciones directas con los clientes de las compaas.

Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestin de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos, porque una Secretaria Ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y econmicos, lo que implica, tener que liderar, ya no slo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, haca lo que le pedan, hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella, estando implcito en su desempeo laboral.

Los escenarios econmicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios, en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, en donde la gerencia general cuenta con la colaboracin de una Secretaria Ejecutiva adaptada a esta realidad, proactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento.

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Simplemente, se debe seleccionar la Secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato, presentacin, comunicacin, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y adems que le colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organizacin de actividades prioritarias, toda esta gama de cualidades y conocimientos de la secretaria, le da importancia al trabajo que realiza, el que ejecuta con eficiencia, con buen carcter, confiables, generadoras de entusiasmo, aplicables en su desempeo, atencin, manejo de idioma.

La Secretaria para desempear o ejecutar sus funciones utiliza adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorece con su actuacin la labor del gerente y evite al mximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armona y generen un clima organizacional negativo. Sus aspiraciones de logro, le permiten mostrar la prctica de sus habilidades, destrezas, eficiencia, dejando en claro la importancia del buen desempeo de su labor profesional. . La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuacin de la Secretaria si descubre debilidades de ellas en su desempeo, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeo de manera ms eficiente. No se debe utilizar jams el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaos, todo lo contrario buscar la manera de cmo solventar las debilidades y prestar la colaboracin posible para transformarlas en fortalezas.

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El Gerente debe ser un motivador, un actor bsico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cmo son sus interrelaciones y desempeo con sus secretarias de tal forma que la unin garantice resultados beneficiosos. El buen desempeo de las funciones de la Secretaria, ayudar a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstculos y que haya colaboracin, eficiencia, y productividad.

La Secretaria y las relaciones humanas

Las instituciones no son sistemas cerrados: unas ms que otras, viven abiertas a su medio social, dentro de stas una de las grandes responsabilidades de la Secretaria moderna es la comunicacin con el pblico. A travs de esta comunicacin la secretaria se convierte en una carta de presentacin, ms impactante, para bien o para mal, que el logotipo, los uniformes y las oficinas. Y vienen a ser un factor de primera importancia de la imagen de la empresa, que a su vez, es tan importante en el mundo moderno.

La Secretaria, se encuentra inmersa en una red de relaciones ms o menos vasta y ms o menos densa, segn la empresa, el puesto especfico y de acuerdo al tipo de pblico que se tiene, porque se presentan varios tipos de clientes, algunos muy difciles de tratar. Se te impone la tarea de discernir e identificar a los tipos negativos, de modo que ests preparada para manejarlos sin dejarte meter en su juego, se debe aplicar la psicologa innata. Sobre todo las mujeres que son intuitivas y cuyo mundo son ms las personas que las cosas.
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Tipos de cliente, pblico o usuario

Existe una variedad de tipos de clientes, no todos los clientes son iguales y no todos merecen el mismo trato. Se tiene que tomar en cuenta a la hora de diferenciar a los clientes, ya que existen algunas clases: El exigente El presumido o "echador" El dspota El agresivo El impaciente El desorientado despistado El tmido El torpe El "locuaz" que quiere matar el tiempo platicando El flirteador superficial El tortuoso11

Principios generales que pueden ayudar al logro de buenas relaciones en el trabajo

Aceptar que todos los seres humanos tenemos una personalidad nica y diferente, por ello no todos reaccionamos exactamente igual ante situaciones similares.

11

www.gestiopolis.com/Canales4/.../tiposdeclien.htm

30

Nuestro comportamiento no solo est condicionado por nuestra personalidad, sino tambin en gran parte, por el ambiente en que vivimos. El comportamiento humano no slo es racional, sino tambin emocional, es decir, las cosas que hacemos son debidas no nicamente a la razn, sino tambin a los sentimientos. Debido a las diferencias individuales es muy posible que tengamos distintos puntos de vista ante los mismos hechos. Aunque a muchos nos gustara que los dems fueran como nosotros mismos, esto no es posible porque todos y cada uno somos diferentes y nicos. Es importante adoptar una actitud positiva y de tolerancia hacia nuestros semejantes. Esto significa aceptar a los dems tal y como son, con sus defectos, fallas y virtudes. Es necesario propiciar una comunicacin clara y honesta que permita la libre expresin de ideas y sentimientos. Es conveniente alentar la participacin mediante la aceptacin de ideas y sugerencias comentando ampliamente los asuntos de que se trate. En todos los casos no debemos imponer nuestros puntos de vista para lograr que las cosas se lleven a cabo, sino hacer que los responsables participen en el estudio y en la solucin del problema, as como en la toma de decisiones, de esta forma cada uno se involucrarn en los asuntos de su trabajo logrando una motivacin positiva y creadora. Cuando existan conflictos es importante no reprimirlos y olvidarlos, sino hacerles frente logrando encontrar las causas verdaderas y darles una solucin definitiva. Cuando nos expresamos, nuestros sentimientos y nuestras emociones, nos presentamos ante los dems como personas autnticas y sinceras.
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Cuando se trate de implantar cambios en el trabajo o establecer alguna innovacin, ser conveniente analizarlos con los afectos y solicitar su colaboracin. El lograr buenas relaciones humanas en el trabajo significar que las personas que trabajan juntas deben llevarse bien, de manera tal, que logren alcanzar sus objetivos personales y al mismo tiempo lograr los objetivos de la organizacin en un ambiente agradable.12

Sin embargo, en un grupo o equipo quien da la pauta para las buenas relaciones es la cabeza del mismo. Y luego cada quien tiene que poner su granito de arena, cada cual tiene que estar dispuesto a realizar con la cooperacin de todos un clima donde ser respire confianza, donde la parte que corresponde al empleado tambin es de suma importancia, porque es ah donde se generan todos los conflictos.

En s mismas las relaciones humanas no son difciles, los que las hacemos difciles somos nosotros mismos. Esto se lo atribuye a los defectos del carcter que cada persona arrastra desde hace mucho tiempo, a esto hay que agregarle la actitud del empleado negativo que no tiene ningn inters en estar bien con tal o cual personas. Es un equipo donde las traiciones, las mentiras, los chismes, los golpes bajos, la guerra sucia y el veneno estn a la orden del da.

12

www.org/la-secretaria-y-las-relaciones-humanas

32

Si mucho decimos que el hombre es un ser social, y adems racional, y decimos que el lugar de trabajo es nuestra segunda casa, no deberamos pasarla mejor?, claro que s, entonces la comunicacin es bsica para empezar sanas relaciones entre todos sus compaeros.

A continuacin el declogo para mantener un buen ambiente en el que el engrane ms importante tiene el papel protagonista.

Sea respetuoso: no se lleve fuerte mejor resptelos a todos para que

puede exigir respeto. Exhiba lo que ha aprendido a travs de todos los aos de su vida. La educacin se mama, sus padres le han enseado a respetar.

Salude: El saludo no se le niega a nadie, lo corts no quita lo valiente,

salude a donde quiera que llegue, este gesto es bsico.

Sonra: Sonra a su Jefe, a sus compaeros, los problemas djelos en la

casa, recuerde entre mas estresado se encuentre ms difciles le sern las relaciones entre sus iguales, adems, sus ojos y cara reflejan cabalmente todo lo que usted interiormente este experimentado, as es que no podr ni siquiera mentir sobre lo que le acontece.

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No sea chismoso: la lengua es uno de los rganos que es difcil de

controlar. Si no tiene nada que decir no abra la boca, la vida privada es de cada quin, no se involucre en chismes y tampoco los haga, ser chismoso no deja nada bueno y adems es una prctica que deja muy mal parado al que lo practica.

Tenga en la punta de la lengua la disculpa: siempre est dispuesto

a disculparse, sea humilde, a veces tenemos pequeas fricciones, malos entendidos o algo que dijo o hizo hiri a alguien sin que usted no tuviera esa intencin. Entonces no pierda esa amistad, disclpese el hombre por naturaleza no es malo.

Sea honesto: consigo mismo y con los dems, las caretas tarde o
temprano se caen, todo cae por su propio peso, hasta ahora nadie se ha arrepentido de ser honesto, practique los valores y vstase con ellos.

No confabule: no confabule contra nadie, mucho menos contra la

empresa, si lo cachan en complots la puede pasar muy mal.

Aplique tolerancia: ciertamente no puede haber qumica con todo mundo,

ejerza tolerancia cuando sienta que est a punto de salirse de sus casillas,

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cuente hasta diez, o hasta cien, y cunteselo inmediatamente a su supervisor. A veces solemos ahogarnos en un vaso de agua.

Hgame el favor: si alguien le pide un favor y esta en sus manos

hgaselo, recuerde que todos necesitamos de todos, el da que se le ofrezca usted habr sembrado para recoger frutos.

Ponga su granito de arena: su parte es de suma importancia, porque

en conjunto con la parte de todos los dems se lograr un clima o un ambiente en el cual se podr trabajar placenteramente, aunque las metas de produccin sean muy pesadas.

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CAPTULO III

INFLUENCIA DEL MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EN EL PRESTIGIO INSTITUCIONAL

Prestigio e Imagen Institucional

Posicionamiento, prestigio e imagen institucional son trminos de uso comn, pero o muchas veces se les utiliza sin criterio tcnico y de manera equivocada, lejos de sus verdaderos sentidos o no se ajustan al lxico comn.13 Si se dan cuenta que existen estos vocablos cuando se lee o se escucha frases como: el Comisario goza de un alto prestigio que redunda en una buena imagen institucional, cuatro policas han sido detenido en plena extorsin a un comerciante requisitoriado daando la imagen institucional, la polica an no logra posicionarse en el tema de seguridad ciudadana, y otros.

En la actualidad existe una clara conciencia que la Imagen institucional es el reflejo del prestigio de toda organizacin o institucin, la imagen est relacionada a cmo se brinda un servicio, cmo se atiende al cliente o usuario, cmo est la infraestructura y la movilidad, entre otras cosas. Se vende una mala imagen cuando el servicio es psimo, se trata mal a la persona o usuarios, se le vende los productos a precios exorbitantes, son asaltados, o sea, se cuenta con buen posicionamiento pero no se tiene una buena imagen.
13

www.mujeresdeempresa.com/.../070501-gestion-de-la-imagen-corporativa.asp - En cach - Similares

36

El posicionamiento es el lugar en la mente que asigna un consumidor o un usuario potencial a una marca o a un servicio en relacin a sus alternativas de compra (otras marcas de la misma categora) o con buen posicionamiento pero no se tiene una buena imagen, pero an as, todava cuentan con buena imagen debido a que tratan bien a los usuarios, son gentiles, tienen fama de honradas y brindan un servicio con rapidez y eficacia; en este caso, la imagen est relacionada a la forma cmo se brinda el servicio, el trato que recibe al agraviado, la infraestructura y el equipo que se utiliza para brindar el servicio.

La palabra imagen se refiere a la manifestacin externa de la personalidad o institucin, de su historia, filosofa, vendedores, y otros representantes de la compaa, por ellos que en lugar de imagen se debe hablar de entidad corporativa, por lo que se refiere no slo a las seas o formas (imgenes) que ostenta una empresa u organizacin, sino, fundamentalmente es la continuidad de la filosofa y de los principios institucionales al margen de los regmenes temporales que pueden imponer los principales directivos, desconociendo ese rico substrato por determinado inters. En cambio, el prestigio se refiere al renombre, ascendiente, realce, estmulo, autoridad de la que goza una persona o institucin, lo que se adquiere cuando la persona se comporta con honestidad, justicia y dignidad profesional.

Prestigio es la buena imagen, conducta ejemplar ganada en base a las cualidades personales y la prctica constante de las virtudes., cualquier accin negativa que se incurra en el mbito externo de la institucin, repercute en forma desfavorable o censurable en la imagen institucional y en el prestigio personal.
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Cmo se construye la buena imagen?

Construir una buena imagen, implica un alto compromiso y disciplina de todos los miembros de la organizacin, taln de Aquiles de muchas empresas, por lo tanto, se debe tener en cuenta lo siguientes consejos:

No olvidar que la imagen de un servicio es mucho ms delicada que la imagen de un producto, pues sus caractersticas y bondades son intangibles. No olvidar dejar al sentido comn de los empleados la manera en cmo se desea comunicar la imagen del servicio. Se debe definir el significado de buen servicio de acuerdo a su giro, tipo de clientes y sus necesidades, desde las ms obvias hasta las menos pensadas; por ejemplo, desde contestar el telfono hasta la mejor manera de resolver una queja del cliente. Capactese en atencin al cliente y cortesa. Realice un protocolo de servicio y haga que el resto del personal lo conozca, viva y practique. Capactese a en imagen personal o ejecutiva, segn el pblico que atienda. La apariencia e imagen de su personal es la imagen de su marca. El personal que comunica calidad y estilo en su vestir aumenta la calidad del servicio mismo. No lo olvide: La imagen de su personal es su marca, su apariencia su logotipo.

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Nunca deje de cumplir una promesa hecha al cliente, si lo hace, l se encargar de hacerle publicidad de boca en boca su mal servicio. No olvide que el espacio, los colores, la msica, los olores, la iluminacin y la ventilacin determinan tambin la respuesta del consumidor respecto de su servicio. El consejo: deben de ir acorde con la imagen que se desea proyectar; cualquier incoherencia debilita el poder de la imagen deseada. No caiga en el sndrome de nuestro servicio es de primera calidad cuando los puntos anteriores los ha descuidado. Conozca la calidad e imagen que perciben sus clientes acerca de su servicio14

ANTECEDENTES HISTRICOS DE LAS INSTITUCIONES Universidad Tcnica de Manab

La Universidad Tcnica de Manab, es una institucin de educacin superior, que tiene como objetivo la enseanza superior de jvenes y adultos, cuya misin es formar profesionales con valores morales y ticos, altamente calificados, con sentido crtico propositivo, capaces de adaptarse a las nuevas tendencias y dems circunstancias cambiante del mundo interno y externo. Su creciente desarrollo se apoya en la ciencia, tcnica y cultura; lo que la ha llevado a la evolucin e innovacin constante de la parte acadmica, cientfica, tecnolgica investigativa, la vinculacin y gestin, permitindole atribuirse nuevos retos en los aspectos referidos.
14

www-dele- a- la- empresa la- imagen- corporativa que- merece./

39

Misin
Formar profesionales con calidad humana, altamente calificados, con sentido crtico, capaces de adaptarse a las nuevas tendencias a las dems circunstancias cambiantes del medio interno y externo, liderando procesos de cambio. Responde a la demanda social de profesionales de excelencia, en los niveles intermedio, de pregrado y posgrado, orientando a la juventud que proviene de los diversos sectores sociales sobre sus posibilidades de acceso a una profesin de calidad. Fortalece, fomenta y practica una cultura de investigacin cientficotecnolgica, que permita generar y adaptar conocimientos, a fin de dar respuesta a las necesidades sociales derivadas de esta funcin. Mejora la autogestin de recursos institucionales en trminos de calidad, eficacia y equidad. Se vincula a los entes sociales, productivos, culturales, desarrollo de su entorno, preservacin y difusin de nuestra cultura. Est sujeta a la evaluacin permanente, a la promocin de sus valores y logros para enrumbarse a la excelencia.

Visin

Como Institucin de Educacin Superior es una entidad competitiva, con gran poder de convocatoria, para que todos sus integrantes se encuentren comprometidos con el fortalecimiento y desarrollo institucional, constituyndose en un centro educativo altamente calificado en los
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campos de la docencia, la investigacin, la vinculacin con la colectividad y la gestin que sale de sus claustros, actuando en el entorno, abierta a todas las corrientes del pensamiento universal, impulsora de relaciones con otras universidades del Ecuador y el mundo, protagonizando de esta manera el desarrollo regional, nacional y mundial.

Objetivos

Formar integralmente al ser humano para que contribuya al desarrollo del Pas, al logro de la justicia social, fortalecimiento de la entidad nacional en el contexto pluricultural, afirmacin de la democracia, paz, derechos humanos, integracin latinoamericana y mundial, defensa y proteccin del medio ambiente.

Formar, capacitar, especializar y actualizar a estudiantes y profesionales en los niveles intermedio, de pregrado y posgrado, en las diversas especialidades y modalidades.

Preparar a profesionales, lderes con pensamiento crtico y conciencia social de manera que contribuyan eficazmente al desarrollo y mejoramiento de la produccin intelectual, bienes y servicios acorde con las necesidades de la sociedad, privilegiando la diversidad de la oferta acadmica para propiciar una oportuna insercin de los profesionales en el mercado ocupacional.

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Ofrecer una formacin cientfico - humanista del ms alto nivel acadmico, respetando los derechos humanos, la equidad de gnero y el medio ambiente, permitiendo a sus egresados contribuir al desarrollo humano del Pas y concienciacin profesional.

Propiciar la investigacin cientfica y tecnolgica, para fomentar y ejecutar programas de investigacin en los campos de la ciencia, la tecnologa, las artes, las humanidades y los conocimientos ancestrales.

Desarrollar sus actividades de investigacin cientfica en armona con la legislacin nacional de ciencia, tecnologa y la Ley de Propiedad Intelectual.

Realizar actividades de vinculacin con la colectividad orientadas a desarrollar su trabajo acadmico con todos los sectores de la sociedad, mediante programas de apoyo a la comunidad, a travs de consultaras, asesoras, investigaciones, estudios, capacitacin, unidades de servicio u otros medios.

Sistematizar la interculturalidad, educacin bilinge, solidaridad, paz, divulgar la sabidura ancestral, la medicina tradicional, alternativas con base cientfica y los conocimientos y prcticas de la culturas vivas del Ecuador, 15

15

www.utm.edu.ec/quienes-somos/

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Sistematizar la interculturalidad, educacin bilinge, solidaridad, paz, divulgar la sabidura ancestral, la medicina tradicional, alternativa con base cientfica y los conocimientos y prcticas de las culturas vivas del Ecuador

SOLCA

SOLCA, Sociedad de Lucha Contra el Cncer, es una institucin privada del Ecuador, fundada el 7 de diciembre del 1951, nace a raz del pensamiento de un grupo de competitivos profesionales manabitas, quienes organizan y establecen un comit denominado Amigos de SOLCA de la ciudad Portoviejo, escogiendo como sede principal esta ciudad.

Es una institucin consolidada bajo el marco del derecho privado y servicio pblico. El 5 de noviembre de 1953, por decreto expedido por el Congreso Nacional se encarga a SOLCA del Ecuador, la direccin de la campaa anticancerosa en todo el pas y gracias a la excelente labor en beneficio de la lucha contra el cncer en la provincia, el 2 de febrero de 1994, se eleva este Comit a la categora de Ncleo.

Es una Institucin conformada por prestigiosos profesionales encargados de dirigir y manejar cargos de: Directores Fundadores, Directores Principales, Directores Provisionales, Directores Alternos, Director Voluntarios, Directores Honorarios y

Directores Vitalicios, cumpliendo las actividades y funciones de acuerdo a los

43

establecido en los artculos del Estatuto que rigen las leyes y la poltica de la misma y adems, basados en la Estructura Orgnica y funcional, como la ley encargada de hacer cumplir las disposiciones de acuerdo al Estatuto que los rige.

Este organismo gracias a los beneficios que ofrece y por la lnea de servicio y colaboracin que brinda a la ciudadana, ha ganado espacio y prestigio dentro del contexto de la provincia y del pas, tratando la prevencin y del diagnstico precoz del cncer, disminuyendo con ello la tasa de mortalidad por esta enfermedad.

La misin de la Institucin radica en la: Promocin de la salud de la poblacin, prevencin en grupos de riesgo, diagnstico precoz, tratamiento oportuno y rehabilitante del paciente con cncer en las provincia de Manab y Esmeraldas16.

Su visin es futurista y contempla que: SOLCA en diez aos

ser una

Institucin organizada, conducente y reconocida en el medio con personal altamente calificado y especializado, con capacitacin continua, tratar al usuario como un ser bio psico social con calidad y calidez, contando con unidades en Manta, Jipijapa, Chone, Esmeralda, y un hospital con infraestructura y equipamiento moderno, oncolgico, docente y de investigacin en la ciudad de Portoviejo, equipado con tecnologa de punta, que brinda una atencin integral, eficiente, afectiva y oportuna, de promocin de la salud a la poblacin, prevencin en grupos de riesgo, diagnstico

16

Informe Tcnico del Plan Estratgico de Modernizacin de SOLCA, Ncleo de Portoviejo, Noviembre 2002. p 10

44

precoz, tratamiento oportuno y rehabilitacin de la poblacin con cncer a fin de disminuir la morbi mortalidad de la poblacin de Manab y Esmeraldas17

SOLCA cuenta con un moderno y funcional edificio, donde funcionan todas las reas que conforman esta institucin. Anexa a sta se encuentra el Hospital Oncolgico que brinda atencin las 24 horas del da, complementado con los siguientes servicios: Ambulancia Clnica Oncolgica Ciruga Oncolgica Cardiologa Comit de damas Comit de Rescate de Pacientes Cuidados Paliativos Dermatologa Emergencia Enfermera Gastroenterologa Ginecologa Hematologa Hospitalizacin Imgenes Radiografas (RX), tomografa, ecografa, mamografa Laboratorio clnico
17

Ibid p. 12

45

Mastologa Medicina General Medicina Intensiva Neumologa Patologa del Tracto General Inferior Preadmisin Psicologa Programas Preventivos: Campaas educativas, clnicas mviles, registro de rumores, seguimiento de casos positivos, clnica de cesacin de tabaco. Programa de prevencin de cncer de cuello de tero Mujer por tu Vida. Trabajo Social Terapia del dolor Traumatologa Urologa Voluntariado.18

La estructura fsica de SOLCA es de primera, su ambiente acogedor y espacioso que permite comodidad a los usuarios a la hora de espera o de realizar algn trmite.

18

Ibid p. 13 46

Municipio de Portoviejo

El Muy Ilustre Municipalidad del cantn Portoviejo, tiene una historia que radica en el pensamiento de los hombres y en la trayectoria del tiempo, que permite recordar que el primero de enero de 1822 se inaugur el primer Consejo, mxima representacin de nuestro cantn en ese tiempo, el mismo que fue presidido por los seores Alcaldes don Gregorio Florentino Loor y por el Comisionado del Superior Gobierno, el seor Ministro Tesorero de la Hacienda Pblica don Diego Noboa.

En esta sesin se realiz la votacin para designar a los mandatarios del mismo, cuyo resultado de tal escrutinio fue: escrutadores los seores Jos Cueva y Mariano Cevallos; Primer Alcalde, Don Antonio Menndez con 36 votos; Segundo Alcalde, don Juan Bense con 41 votos: Sndico Procurador, seor Manuel Guerrero con 36 votos; Regidores Primero y Segundo, los seores Andrs de Vera con 31 votos y Alexander Mendoza con 32 votos en el orden establecido.

Uno de los objetivos que se impuso este organismo recin constituido fue que deba estar representado por personas honradas, patriotas y honestas que pudieran administrar la justicia y representar sus derechos con moderacin, sin necesidad de excederse de los lmites legales, sentimientos que animaban al Supremo Gobierno de la Provincia y apoyaban tal mocin. Con este trascendental acontecimiento se inicia la vida municipal portovejense.

47

Misin
Promover de manera continua y permanente el desarrollo humano y territorial, urbano y rural del Cantn Portoviejo, con el objetivo de elevar la calidad de vida de sus ciudadanos a travs de articular, coordinar, ejecutar y optimizar los servicios pblicos y sociales municipales de demanda colectiva que constituyen su razn de ser conforme lo seala la Ley Orgnica de Rgimen Municipal Codificada.

Brindar servicios municipales de calidad e intervenir con transparencia como institucin planificadora, reguladora y facilitadora del desarrollo humano con la participacin ciudadana, haciendo de Portoviejo un cantn competitivo, en el que se pueda vivir con dignidad.

Visin
La Municipalidad de Portoviejo, ser una institucin moderna, competitiva, de alta productividad, de reconocido prestigio y referente vlida de gestin municipal transparente, que contribuya a mejorar permanentemente la calidad de vida de la comunidad. La gestin de la Municipalidad de Portoviejo se sustentar en el ordenamiento jurdico vigente, estructura orgnica y funcional adecuada, servicios de calidad, trabajo en equipo, sostenibilidad presupuestaria, proteccin al ambiente, participacin ciudadana, comunicacin efectiva; y, en el compromiso y capacidad de sus recursos humanos.
48

Objetivos

La estructura organizacional del Municipio de Portoviejo, obedece a los siguientes objetivos fundamentales:

a) Impulsar las mejoras del hbitat o entorno territorial urbano y rural del cantn
Portoviejo, mediante la administracin articulada y coordinada de los servicios pblicos que, al momento y en lo posterior, entregue el Municipio a sus usuarios o clientes externos. Los servicios pblicos de agua potable y alcantarillado; aseo, mantenimiento y embellecimiento de la ciudad; programacin territorial del desarrollo urbano y rural; obras pblicas; servicios de desarrollo del turismo; sistema de gestin medioambiental; control del uso del espacio pblico; y aquellos que conforme al ordenamiento jurdico vigente, sean incorporados al mbito municipal;

b) Promover y fortalecer la cultura ciudadana del cantn Portoviejo, soportada en

principios que hagan del aprendizaje constante un valor de vida, que impulse la participacin, el dilogo reflexivo, crtico y respetuoso, fomente la convivencia y solidaridad entre sus habitantes, a travs de la gestin interrelacionada y coordinada de los servicios sociales de educacin; cultura y deportes; y aquellos que conforme al ordenamiento jurdico vigente, sean incorporados al mbito municipal;

c) Privilegiar la gestin centralizada en la prestacin de los servicios pblicos y

sociales municipales, con miras a optimizar su administracin, reducir costos,
49

mejorar su control y tener mayores resultados esperados en la entrega de los servicios a sus usuarios o clientes externos, razn por la cual por excepcin se otorgarn tales servicios municipales de una manera descentralizada;

d) Preferir dar los servicios pblico y sociales gestionado directamente por el

Municipio a travs de su contratacin con el sector privado, con la finalidad de reducir sus costos operativos y administrativos que se traduzcan en incrementar los recursos financieros destinados a ampliar la cobertura y calidad de los servicios municipales19

Hay que sealar que la gestin de la Municipalidad de Portoviejo se sustenta en el ordenamiento jurdico vigente, estructura orgnica y funcional adecuada, servicio de calidad, trabajo en equipo, sostenibilidad presupuestaria, proteccin al ambiente, participacin ciudadana, comunicacin efectiva; y, en el compromiso y capacidad de sus recursos humanos.

SITUACIN ACTUAL DE LAS INSTITUCIONES

El cliente es el activo empresario ms valioso, por lo que el Marketing profesional propone un tratamiento integral que permite comprender la dinmica de los mercados y elaborar estrategias eficaces para generar valor, y crear, mantener y ganar clientes.

19

www.gobiernomunicipaldelcantnportoviejo.planestrategico/2005/2008

50

En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo, tienen que hacer un trabajo excelente, si quieren tener xito en un mercado que se caracteriza por un rpido crecimiento y una dura competencia, tanto nacional como internacional.

Estudios recientes han demostrado que la clave de la rentabilidad de las empresas descansa en conocer y satisfacer al cliente, sin embargo, para obtener xito en el logro de la ventaja competitiva es necesario lograr la adaptacin de sistemas de mayor contenido en los sistemas de gestin de forma tal que se pueda compatibilizar la filosofa del servicio con las exigencias del entorno.

Dentro de este contexto, se llev a cabo la presente investigacin en las instituciones: Universidad Tcnica de Manab, SOLCA (Sociedad de Lucha contra el cncer) y Municipio de la ciudad de Portoviejo, en donde mediante la aplicacin de la observacin, entrevistas y la aplicacin de la ficha estructurada se pudo obtener los siguientes y valiosos datos:

El mayor porcentaje de las Secretarias involucradas en el presente estudio, son profesionales en secretariado ejecutivo, preparadas y capacitadas para ejercer estas funciones, las que cumplen con responsabilidad y eficiencia, ya que el trabajo que realizan les agrada cumplirlo. Utilizan un trato amable, corts, son discretas, leales y con muy buena predisposicin para su trabajo.

51

Las Secretarias Ejecutivas de las Instituciones mencionadas, consideran que el prestigio de la Empresa donde laboran se logra mediante la buena imagen que proyecta la Institucin, sin embargo, a esto le agregan la credibilidad, confianza y agilidad con que se desempee el trabajo. Por ello, afirman que el Marketing profesional de cada una de ellas, que no es ms que la forma que venden su desempeo en la empresa, influye de manera positiva, siendo ste un pilar fundamental a la hora de atender al usuario.

Las secretarias encuestadas, manifestaron que la forma en que se aporta o que se contribuye al prestigio de la Institucin donde laboran, es mediante el buen desempeo de sus funciones, lo que les asegura trasmitir una imagen agradable y satisfactoria ante el cliente tan exigente para el que trabajan y a quien sirven.

Asimismo, las Autoridades de las Instituciones de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipio de Portoviejo, contribuyeron a la presente investigacin, permitindonos establecer de acuerdo a los resultados obtenidos, que ellos consideran que la actitud de sus secretarias durante el desempeo de sus actividades diarias es amable, mostrando siempre predisposicin al trabajo que realizan, adems, la lealtad, cortesa y discrecin son cualidades que a ellas les permite atender al usuario con eficiencia y eficacia, logrando que el pblico salga satisfecho.

52

Los funcionarios, tambin manifestaron que las Secretarias que laboran en sus oficinas, son personas que estn capacitadas para ejercer dichos cargos, puesto que se han preparado y capacitado en universidades de prestigio acadmico, con el fin de alcanzar su profesionalismo. Ellos estn conscientes que el trabajo que realizan las secretarias ejecutivas lo ejecutan con eficiencia, el trato amable, la confianza que trasmite y la agilidad con que desarrollan sus tareas, contribuyendo de esta forma el prestigio e la buena imagen de la Institucin para la que trabajan.

Las Autoridades encuestadas, consideran que el Marketing de la Secretaria influye de manera positiva, porque la actitud, la predisposicin al trabajo que realizan y la eficiencia con que realizan sus funciones, causa una buena impresin en los usuarios que son atendidos, lo que generan que stos regresen a la Institucin sin temor a ser defraudados. Por ello, estn conscientes que el trabajo que realizan las Secretarias Ejecutivas de estas empresa o instituciones contribuye al desarrollo y crecimiento de las mismas y aporta para en el engrandecimiento y prestigio institucional.

Mientras que los usuarios, afirman y coinciden con los criterios anteriores que el trato que brindan las Secretarias en estas Instituciones es con amabilidad, cortesa y discrecin, lo que les permite a estas funcionarias administrativas brindar una buena imagen ante el pblico que atienden, reflejando de esta forma la verdadera identidad de la Institucin. Adems, consideran que el marketing de la Secretaria influye de manera positiva para que la Institucin logre los objetivos para los cuales fueron creados, y a la vez alcanzar el prestigio y buena imagen de la institucin.
53

De la manera que ha sido expuesta la informacin, se deja constancia que la investigacin ha sido real, valedera y fiel, los resultados con los debidos porcentajes se presentan en la parte estadstica de este documento, dando fiel cumplimiento a lo planificado,

54

VI.

HIPTESIS

General

La aplicacin del Marketing profesional de la Secretaria influye negativamente en el prestigio de la institucin.

Especficos

El vender una buena imagen de la Secretaria Ejecutiva contribuye con el prestigio de la Institucin.

VII. VARIABLES Y SU OPERACIONALIZACIN Independiente

Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva.

Dependiente
Prestigio institucional

Intervinientes
Atencin al Pblico Marketing profesional
55

Imagen personal Cambio de actitud Predisposicin Capacitacin Valores Desempeo Relaciones pblicas. Relaciones humanas

56

OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES E INDICADORES

VARIABLE MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA DEFINICIN Es el instrumento de persuacin que utiliza una secretaria como herramienta para derrotar a la competencia, mediante su forma de actuar y de los conocimientos administrativos. DIMENSIN SUBDIMENSIN Forma de actuar INDICADORES * Amabilidad * Cortesa * Agilidad * Discresin * Predisposicin * Sentido de cooperacin * Lealtad * Estudios adecuados * Preparacin profesional * Capacidad de liderazgo * Especializacin de cono cimientos permanentes. INDICADORES * Credibilidad * Buena imagen * Confianza * Aceptacin * Buenas relaciones Interpersonales * Prestigio

Instrumentos de persuasin Conocimientos Administrativos VARIABLE PRESTIGIO INSTITUCIONAL DEFINICIN Es el logro o el xito que una Institucin alcanza ante una comunidad. DIMENSIN SUBDIMENSIN

Logros o xito

57

57

VIII.

DISEO METODOLGICO Tipo de diseo y estudio: el diseo que se utiliz en este trabajo fue no
experimental y el tipo de estudio el investigativo, descriptivo y analtico.

Metodologa: la metodologa aplicada fue la investigacin - diagnstica

propositiva.

Mtodos, tcnicas e instrumentos Investigativo: este mtodo permiti conocer la realidad de forma objetiva y
clara, se utilizaron las tcnicas de la observacin, encuesta y entrevista, igualmente se usaron instrumentos como: gua de observacin, fichas, guas de entrevista y encuestas que sirvieron para obtener informacin valiosa que permiti la comprobacin de los objetivos y la verificacin de las hiptesis planteadas.

Bibliogrfico: se utiliz para reunir informacin precisa y necesaria para la

elaboracin del marco terico, mediante las tcnicas de la recopilacin documental que permiti para seleccionar la informacin relacionada al Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva y su influencia en el prestigio institucional, como instrumento se utiliz el diario de campo.

Analtico: este mtodo sirvi para realizar un anlisis de los resultados obtenidos,
apoyadas de las tcnicas de la encuesta y entrevista.

58

Estadstico: a travs de este mtodo se represento grficamente los resultados

obtenidos, mediante los cuadros estadsticos. Las tcnicas que se utilizaron fue la tabulacin, codificacin, graficacin, anlisis y como instrumentos las fichas, guas de observacin y cmara fotogrfica.

RECURSOS Humanos

Secretaras Ejecutivas de las instituciones: Universidad Tcnica de Manab, Gobierno Municipal del cantn Portoviejo y SOLCA. Autoridades de las instituciones mencionadas Usuarios Director de Tesis Tribunal de Revisin y sustentacin de tesis Autoras

Materiales

Libros Internet Folletos Trabajo en computadora Material de oficina Copias

59

Fichas Otros

Poblacin: la poblacin que se tom en cuenta en esta investigacin estuvo

constituida por las Secretaras Ejecutivas de las instituciones: Universidad Tcnica de Manab, Gobierno Municipal del cantn Portoviejo y SOLCA, Autoridades y usuarios de las instituciones mencionadas que utilizan stos servicios.

Muestra: el total de la muestra fue de 100 personas, distribuidas de la siguiente

manera: 15 Secretaras Ejecutivas, 4 Autoridades y 15 usuarios de la Universidad Tcnica de Manab; 15 Secretarias Ejecutivas, 6 Autoridades y 15 usuarios del Gobierno Municipal del cantn Portoviejo y 10 Secretarias Ejecutivas, 4 Autoridades y 15 usuarios de SOLCA.

60

IX.

PRESENTACIN DE RESULTADOS, ANLISIS E INTERPETACIN

ENCUESTA APLICADA A LAS SECRETARIAS DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB SOLCA MUNICIPIO DE PORTOVIEJO

DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO

61

CUADRO Y GRFICO # 1 Institucin a donde labora

Respuesta
Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

F
18 8 14

%
45 20 35

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

35%

45%

20%

Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Los resultados obtenidos permiten conocer que el 45% de las Secretarias encuestadas laboran en la Universidad Tcnica de Manab, 20% pertenecen a SOLCA, Sociedad de Lucha contra el Cncer y el 35% son del Municipio de Portoviejo, ratificando las Instituciones tomadas en cuenta para la presente investigacin.

62

CUADRO Y GRFICO # 2 Mencione las funciones que realiza en su trabajo?

Respuesta
Recibir oficios Realizar oficios Atender al pblico Recibir llamadas de telfono Todas las anteriores

F
0 0 0 0 40

%
0 0 0 0 100

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Recibir of icios At ender al pblico Todas las ant er ior es

Realizar of icios Recibir llamadas de t elf ono

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
De acuerdo a los resultados, el 100% de las Secretarias, manifest que dentro de sus actividades secretariales, ellas elaboran oficios, atienden al pblico, son recepcionistas, reciben diferentes tipos de documentacin, archivan, hacen informes entre otras tareas. Lo que demuestra que la funcin de la Secretaria Ejecutiva es muy compleja y dinmica.

63

CUADRO Y GRFICO # 3 Le agrada el trabajo que realiza?

Respuesta
Si No

F
40 0

%
100 0

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Si

No

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

El total de las Secretarias encuestadas, respondieron que el trabajo que realizan les agrada, porque es dinmico y les permite desempear un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad de la Institucin.

64

CUADRO Y GRFICO # 4 Subraye dos alternativas: Su actitud en el trabajo es?:

Respuesta
Amable Corts Discreta Predisposicin Leal

F
30 1 4 2 3

%
75 2 10 5 8

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

5% 10% 2%

8%

75%

Amable

Corts

Discreta

Predisposicin

Leal

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Para el 75% de las Secretarias encuestadas, la actitud en su trabajo es de ser amable, ya que la empata y trato amable es una carta de presentacin para la Secretaria, adems, consideran que la discrecin, lealtad y la predisposicin contribuyen a mejorar su imagen personal e institucional.

65

CUADRO Y GRFICO # 5 Sus conocimientos acadmicos son?

Respuesta
Profesional Medio Intermedio

F
40 0 0

%
100 0 0

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Profesional

Medio

Intermedio

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Los resultados obtenidos permitieron conocer que el 100% de las Secretarias de las Instituciones investigadas tienen su ttulo acadmico universitario, ya que consideran muy importante ste para las funciones que desempean y para fortalecer el currculo profesional de ellas.

66

CUADRO Y GRFICO # 6 El prestigio de la Institucin se logra mediante:

Respuesta
Credibilidad Confianza Buena imagen Agilidad

F
7 10 20 3

%
18 25 50 7

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

7%

18%

50%

25%

Cr edibilidad

Conf ianza

Buena imagen

Agilidad

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 50% de las Secretarias consideran que el prestigio de la Institucin se logra mediante la buena imagen que ellas proyectan al pblico, 25% consideran que se debe a la confianza que el cliente deposita en ellas, 18% sostiene que a la credibilidad y 7% se lo atribuye a la agilidad, sin embargo, todas estas actitudes de atencin, estn dirigidas a brindar un buen servicio que le permitir a la Institucin alcanzar el prestigio de la misma.
67

CUADRO Y GRFICO # 7 Considera usted que el Marketing profesional de la Secretaria influye de manera:?
Respuesta
Positiva Negativa

F
40 0

%
100 0

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Si

No

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Ante la interrogante: Considera usted que el marketing profesional de la Secretaria influye de manera:? el 100% de ellas manifest que de manera positiva, porque el Marketing profesional se basa en la forma que la Secretaria vende la imagen de la Institucin y lo hace a travs del buen desempeo de sus funciones, por lo tanto, es brindando adems de un servicio de calidad y buena imagen al pblico.
68

CUADRO Y GRFICO # 8 De qu manera el trabajo que realiza aporta al prestigio en la Institucin que labora?
Respuesta
Buena imagen Desarrollo Crecimiento Credibilidad

F
30 5 3 2

%
75 12 8 5

TOTAL

40

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

8% 12%

5%

75%

Buena imagen

Desar r ol lo

Crecimient o

Credibil idad

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 75% de las Secretarias respondi que el trabajo que realizan aporta al prestigio en la Institucin mediante la buena imagen que ellas brindan, el 12% manifest que aporta con el desarrollo, 8% con el crecimiento y 5% a darle credibilidad a la Institucin, es decir, que desde cualquier punto de vista el trabajo que realiza la Secretaria va en funcin del prestigio e imagen de la Institucin.
69

CUADRO Y GRFICO # 9 Considera que el vender la buena imagen de la Secretaria Ejecutiva contribuye con el prestigio de la Institucin?
Respuesta
Si No

F
40 0

%
100 0

TOTAL

40

100

PREPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Si

No

Fuente: Secretarias de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Los resultados permiten establecer que el 100% de las Secretarias encuestadas, consideran que el vender una buena imagen contribuyen con el prestigio de la Institucin, porque ellas estn consideradas como la carta de presentacin, y de la primera impresin que causen al usuario depender que ellos regresen o no.
70

ENCUESTA APLICADA A LOS DIRECTIVOS Y JEFES DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB SOLCA MUNICIPIO DE PORTOVIEJO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO

71

CUADRO Y GRFICO # 1 Institucin donde labora

Respuesta
Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

F
5 4 6

%
34 26 40

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

40%

34%

26%

Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Para esta encuesta, se escogi a cinco Autoridades de la Universidad Tcnica de Manab, cuatro de SOLCA, Sociedad de Lucha contra el Cncer y 6 del Municipio de Portoviejo, ratificando las Instituciones que fueron escogidas para la presente investigacin.

72

CUADRO Y GRFICO # 2 Subraye dos alternativas: La actitud de su Secretaria en el trabajo es?:

Respuesta
Amable Predisposicin Corts Leal Discreta

F
5 4 3 2 1

%
33 27 20 13 7

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

7% 13% 33%

20% 27%

Amable

Predisposicin

Corts

Leal

Discreta

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Los resultados demuestran que el 33% de las Autoridades encuestadas, consideran que la actitud de su Secretaria en el trabajo es de amabilidad, 27% tiene predisposicin al trabajo, 20% muestran cortesa, 13% son leales. Significa que los funcionarios, reconocen las actitudes de las Secretarias en el desarrollo de sus funciones, lo que le permite a stas ser eficientes.

73

CUADRO Y GRFICO # 3 Conoce el grado de conocimiento acadmico que posee su Secretaria:?

Respuesta
Profesional Medio Intermedio

F
15 0 0

%
100 0 0

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

| 100%

Profesional

Medio

Intermedio

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Los resultados obtenidos permitieron conocer que el 100% de las Autoridades encuestadas conocen que el personal de Secretarias que laboran bajo la responsabilidad de ellos, tienen su ttulo acadmico universitario, considerando esto muy indispensables dentro de su currculo profesional.

74

CUADRO Y GRFICO # 4 Considera usted que el prestigio de la Institucin se logra mediante:?

Respuesta
Agilidad Credibilidad Buena imagen El trabajo Confianza

F
4 6 3 1 1

%
26 40 20 7 7

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

7%

7% 26%

20%

40%

Agilidad

Cr edibilidad

Buena imagen

El t rabajo

Conf ienza

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 40% de las Autoridades consideran que el prestigio de la Institucin se logra mediante la credibilidad que tiene la Institucin, 26% lo atribuye a la agilidad que se le de a los trmites que realizan los usuarios, 20% a la imagen de la empresa, lo que se logra a travs de una buena atencin, es decir, que la Secretaria debe proyectar todas estas cualidades para lograr el prestigio institucional.
75

CUADRO Y GRFICO # 5 Considera usted que el Marketing profesional de su Secretaria influye de manera:?
Respuesta
Positiva Negativa

F
15 0

%
100 0

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Posit iva

Negat iva

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

A esta interrogante Considera usted que el Marketing profesional de su Secretaria influye de manera:? el 100% de las Autoridades respondieron de manera positiva, porque de la imagen que ella proyecta ante el pblico, de la buena atencin, del buen desempeo laboral que demuestra, estar vendiendo la imagen de la Institucin positivamente.

76

CUADRO Y GRFICO # 6 Cree que el trabajo que realiza su Secretaria, contribuye con:?
Respuesta
Buena imagen Desarrollo Crecimiento Credibilidad

F
7 4 1 3

%
47 27 6 20

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

20%

6%

47%

27%

Buena imagen

Desar rollo

Cr ecimi ent o

Cr edibilidad

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Segn los resultados obtenidos el 47% de los encuestados manifest que el trabajo que realiza la Secretaria contribuye a la buena imagen de la empresa, 27% considera que aporta al desarrollo, 20% sostiene que la da credibilidad a la Institucin y 6% le da crecimiento, sin embargo, el trabajo de la Secretaria por ser complejo y multifactico, contribuye con el prestigio y buena imagen de la Institucin.

77

CUADRO Y GRFICO # 7 Considera que la imagen de la Secretaria Ejecutiva influye en el prestigio de la Institucin?.
Respuesta
Si No

F
15 0

%
100 0

TOTAL

15

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

0%

100%

Si

No

Fuente: Autoridades de las Instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Para el 100% de los encuestados la imagen de la Secretaria Ejecutiva influye en el prestigio de la Institucin, y ella lo demuestra mediante el desempeo eficaz de sus funciones secretariales, la lealtad, discrecin y la responsabilidad con que acta.

78

ENCUESTA APLICADA A LOS USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB SOLCA MUNICIPIO DE PORTOVIEJO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO

79

CUADRO Y GRFICO # 1 Institucin

Respuesta
Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

F
15 15 15

%
33 34 33

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

33%

33%

34%

Universidad Tcnica de Manab SOLCA Municipio de Portoviejo

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Los resultados obtenidos permitieron conocer que se encuest a 15 usuarios por Institucin, es decir, Universidad Tcnica de Manab, 33%, SOLCA, Sociedad de Lucha contra el Cncer, 33% y Municipio de Portoviejo 34%.

80

CUADRO Y GRFICO # 2 Subraye dos alternativas: La actitud de trabajo de la Secretaria donde realiza su trmite es?
Respuesta
Amable Sin inters Corts Descorts Discreta Predisposicin Leal

F
28 3 5 1 6 1 1

%
63 7 11 2 13 2 2

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

13% 2% 11%

2% 2%

7%

63%

Amable Descorts Leal

Sin inters Discreta

Corts Predisposicin

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Los usuarios encuestados respondieron de la siguiente manera: 63% amables, 13% discretas, 11% corts, 7 % sin inters. 2% descorts, 2% leal y 2% predisposicin. Es decir, que los usuarios de las instituciones mencionadas gran mayora de acuerdo con el desempeo laboral de las Secretarias, no as un mnimo, que manifiesta que son descorts y faltas de inters en lo que realizan, comentario que desmejora la imagen de la Institucin.
81

CUADRO Y GRFICO # 3 Cul considera es el grado de conocimiento acadmico de la Secretaria de la Institucin donde acude?
Respuesta
Profesional Medio Intermedio

F
40 5 0

%
90 10 0

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

10%

0%

| 90%

Profesional

Medio

Intermedio

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN

Segn los resultados, el 90% considera que el grado de conocimiento acadmico de la Secretaria es profesional, mientras que el 10% manifestaron que tienen estudios medios, lo que significa que la mayora de los usuarios conoce del profesionalismo de las Secretarias.

82

CUADRO Y GRFICO # 4 Considera usted que el prestigio de la Institucin se logra mediante:?

Respuesta
Credibilidad Confianza Buena imagen Agilidad El trabajo

F
30 5 6 3 1

%
66 11 14 7 2

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

7% 14%

2%

11% 66%

Cr edibilidad

Conf ienza

Buena imagen

Agi lidad

El t r abajo

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 66% de los usuarios respondi que el prestigio de la Institucin se logra mediante la credibilidad de la Institucin, 14% manifest a la buena imagen, 11% lo atribuye a la confianza y 7% a la agilidad del trabajo que realicen y demuestran, lo que significa que el usuario conoce que todos estos aspectos deben ser practicados constantemente por las Secretarias en su trabajo diario.

83

CUADRO Y GRFICO # 5 Considera usted que el Marketing profesional de la Secretaria influye de manera:?
Respuesta
Positivo Negativo De ninguna manera

F
40 2 3

%
91 4 5

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

4%

5%

| 91%

Positivo

Negativo

De ninguna manera

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 91% de los usuarios considera que el Marketing profesional de la Secretaria influye de manera positiva, porque la Secretaria lo logra a travs del buen desempeo de sus funciones, mientras que el 4% considera que influye negativamente, comentario realizado debido a la atencin que en alguna ocasin recibieron.

84

CUADRO Y GRFICO # 6 De qu manera el trabajo que realiza la secretaria aporta al prestigio de la Institucin donde realiza su trmite?
Respuesta
Buena imagen Desarrollo Crecimiento Credibilidad

F
35 3 3 4

%
77 7 7 9

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

9% 7% 7%

77%

Buena imagen

Desar rollo

Cr ecimi ent o

Cr edibilidad

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
Los resultados demuestran que el 77% de los usuarios manifest que el trabajo que realiza la Secretaria aporta al prestigio de la Institucin con la buena imagen que se proyecta al pbico; 9% por la credibilidad alcanzada, 7% al desarrollo, 7% al crecimiento, se puede establecer que todos estos aspectos son fundamentales para contribuir con el prestigio institucional.
85

CUADRO Y GRFICO # 7 Considera que la aplicacin del Marketing profesional de la Secretaria influye en el prestigio de la institucin de manera:?
Respuesta
Positiva Negativa

F
44 1

%
98 2

TOTAL

45

100

REPRESENTACIN GRFICA PORCENTUAL

2%

98%

Posit iva

Negat iva

Fuente: Usuarios de las instituciones de: Universidad Tcnica de Manab-Solca-Municipio de Portoviejo Elaboracin: Las autoras

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 98% de los usuarios encuestados considera que la aplicacin del Marketing profesional de la Secretaria influye en el prestigio de la institucin de manera positiva, mientras que el 2% manifest que negativamente, lo que establece que el Marketing profesional es factor determinante en las labores de la Secretaria Ejecutiva.

86

COMPROBACIN DE LOS OBJETIVOS Y VERIFICACIN DE LAS HIPTESIS

Concluida la presente investigacin se procedi a la comprobacin de los objetivos y verificacin de hiptesis, para lo cual se plantearon cuatro objetivos; un general y cuatro especficos, los que han sido cumplidos en el desarrollo de la investigacin.

Comprobacin de los Objetivos

El objetivo general se propuso de la siguiente manera: Investigar cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional de la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipalidad de Portoviejo.

El logro de este objetivo se lo demuestra a travs del cuadro y grfico # 7 de la encuesta aplicada a las Secretarias de las instituciones investigadas, donde ellas manifestaron que el Marketing profesional influye en el prestigio de las empresas donde laboran de manera positiva, ya que su buen desempeo contribuye a lograrlo.

Este objetivo tambin se puede comprobar con los resultados expuestos en el cuadro y grfico # 5 de la encuesta aplicada a las Autoridades de las
87

Instituciones mencionadas, donde el total de ellos considera que influye positivamente al prestigio de las empresas, dando su aporte y su mejor trabajo, criterio que es compartido por los usuarios en el cuadro y grfico # 5, sosteniendo que la influencia es positiva.

En cuanto al primer objetivo especfico, se lo formul de la siguiente forma: Establecer la influencia del Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el prestigio institucional. El cumplimiento de este objetivo se demuestra en el cuadro y grfico # 7 de la encuesta aplicada a las Secretarias, en el cuadro y grfico # 5 de la encuesta a las Autoridades y en el cuadro y grfico # 5 de la encuesta aplicada a los usuarios; en todos los criterios concuerdan en la misma idea, que el Marketing de la Secretaria influye positivamente, contribuyendo con ello a la imagen y prestigio institucional.

El segundo objetivo especfico se lo propuso as: Conocer cmo el desempeo laboral de la Secretaria Ejecutiva aporta al prestigio de la institucin. El logro de este objetivo se lo comprueba en el cuadro y grfico #

8 de la encuesta aplicada a las Secretarias Ejecutivas, donde manifiestan que el desempeo de las funcionarias en secretariado aporta positivamente, ya que se logra buena imagen, la credibilidad, crecimiento y el desarrollo institucional. Asimismo, coinciden con este criterio las Autoridades en el cuadro y grfico # 6 y los usuarios en el cuadro y grfico # 6.

88

El tercer objetivo especfico se bas en: Disear una propuesta como alternativa de solucin al problema enunciado. Objetivo se cumpli al elaborar una propuesta en el presente documento.

Verificacin de las Hiptesis

La hiptesis general se la plante de la siguiente manera: La aplicacin del Marketing profesional de la Secretaria influye negativamente en el prestigio de la institucin.

Esta hiptesis se verifica como falsa, ya que las personas encuestadas manifestaron que el Marketing profesional de la Secretaria influye positivamente en el prestigio de la Institucin, as lo demuestra la encuesta aplicada a las Secretarias en el cuadro # 7, en el cuadro y grfico # 5 de la encuesta aplicada a las Autoridades, sin embargo, en el cuadro y grfico # 5 de la encuesta aplicada a los usuarios, el 98% consider que la influencia es positiva, mientras que un 4% manifest que es negativa, ya que si han recibido mala atencin de parte de las Secretarias, lo que perjudica a la imagen y prestigio de la institucin.

En cuanto a la primera hiptesis especfica se la plante as: El vender una buena imagen de la Secretaria Ejecutiva contribuye con el prestigio de la Institucin.

89

Esta hiptesis se verifica como verdadera y se la puede observar en el cuadro y grfico # 9 de la encuesta aplicada a las secretarias, donde el 100% de ellas considera que el vender una buena imagen de la Secretaria Ejecutiva contribuye con el prestigio de la Institucin. Tambin en el cuadro y grfico # 7 de la encuesta aplicada a las Autoridades, ellos sostienen el mismo criterio.

De la manera que se ha explicado, se ha cumplido con la comprobacin de los objetivos e hiptesis planteadas, dando cumplimiento a lo propuesto por sus autoras.

90

X.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez realizada la presente investigacin se lleg a las siguientes conclusiones:

Conclusiones

Las Secretarias que laboran en la Universidad Tcnica de Manab, SOLCA (Sociedad de Luchas contra el Cncer) y Municipio de Portoviejo, son en su mayora profesionales tituladas en Secretariado Ejecutivo, preparndose y capacitndose acadmicamente para desempear los cargos que ejercen, los mismos que son ejecutados con responsabilidad y eficiencia.

Las profesionales en Secretariado Ejecutivo, en su atencin al pblico utilizan un trato amable, corts, son discretas, leales y con muy buena predisposicin para su trabajo, considerando que el prestigio de la Institucin se logra mediante la buena imagen y sta a travs del buen desempeo de las funciones secretariales. El Marketing profesional de la Secretaria es la forma de vender su imagen y lo hacen mediante el trabajo efectivo y eficiente que realiza cada una de ellas en su puesto de trabajo, influyendo de manera positiva en el prestigio institucional

91

Recomendaciones

Que las Autoridades de las Instituciones inmersas en esta investigacin, planifiquen frecuentemente charlas o talleres que permitan el fortalecimiento y actualizacin de conocimientos a las Secretarias Ejecutivas, relacionadas a su especialidad.

Que no se descuide el buen trato al cliente, ya que este es el que les permite lograr aportar con desarrollo y crecimiento de la Institucin y con ello, con el prestigio de la misma. Que la Secretaria debe innovar y ser creativa a la hora de vender la imagen de la Institucin donde labora, para contribuir a alcanzar los objetivos de cada empresa donde realizan sus actividades secretariales. Que los conocimientos que se adquieran en eventos de capacitacin en cualquier temtica sean inmediatamente puestos en prctica, porque de esta manera podrn aportar con el crecimiento y prestigio personal e institucional.

92

XI.

PROPUESTA TALLERES SOBRE MARKETING PROFESIONAL DE LA

SECRETARIA PARA FORTALECER LA IMAGEN Y PRESTIGIO INSTITUCIONAL Antecedentes y Justificacin

La Secretaria Ejecutiva precisa ser una profesional con visin, dinmica, proactiva, requiere estar preparada y capacitada para ejercer su cargo, estar siempre en constante fortalecimiento los conocimientos que le permitan innovar y ser creativa dentro del ejercicio profesional, adems, contar con conocimientos de cmo manejar adecuadamente los trminos que se manejan con frecuencia en el rea que se desenvuelve, deber poseer informacin actualizada tpicos gerenciales modernos, Marketing, interrelaciones humanas, conocimiento de s mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , tica, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, como: ingls, francs, mandarn y otros, conocimientos de tecnologa informtica, aplicacin de las herramientas bsicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones en la gerencia.

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Objetivos General
Capacitar en Marketing profesional a las Secretarias de las Instituciones: Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipio de Portoviejo, para fortalecer la buena imagen y el prestigio institucional

Especficos
Fortalecer e incrementar los conocimientos sobre Marketing profesional de las Secretarias Ejecutivas de SOLCA y Municipio de Portoviejo. Universidad Tcnica de Manab,

Comprometer a las Autoridades de las Instituciones mencionadas a colaborar con los talleres. Hacer extensivo el seminario a todo el personal administrativo de las Instituciones.

Beneficiarios Directos
Secretarias

Indirectos
Autoridades y Jefes Personal que labora en esta institucin Usuarios.

94

Localizacin Fsica
En cada Institucin: Universidad Tcnica de Manab, SOLCA y Municipio de Portoviejo.

Actividades
Las actividades que se realizarn son: Difundir la realizacin de los talleres a travs de oficios, afiches y trpticos elaborados para el efecto, de tal forma que las personas que laboran en la Institucin conozcan del evento y asistan al mismo.

Involucrar a todo el personal en la ejecucin de las diferentes actividades.

Vigilar que todas las actividades se desarrollen con normalidad y efectividad.

Realizar visitas a todos los departamentos y oficinas en cada Institucin involucrada para dar a conocer los talleres y captar el inters de su realizacin

Promover el inters de asistencia, de manera especial a las secretarias de la Institucin para que asistan a los talleres.

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Metodologa
Se utilizar los siguientes mtodos:

Participativa: permitir que todos los involucrados participen en las actividades

que se desarrollarn.

Analtica: porque permitir analizar los resultados que se logre del mismo.

Reflexiva: permitir concienciar y valorar la importancia del Marketing profesional

y har que su prctica se efectiva.

Recursos Humanos:
Secretarias Autoridades Facilitadores Egresadas que lleven a cabo la presente propuesta.

Materiales
Oficios Material de oficina Papelotes Trpticos
96

Materiales de trabajo Marcadores Cartulinas de colores Afiches Otros

Econmicos
Para la elaboracin de trpticos, afiches, difusin cancelacin al facilitador se considera un valor de $ 2.500 dlares, y distribuidos de la siguiente manera:

Material de oficina Papelotes y cartulinas Materiales de trabajo Difusin en la prensa Pago de Capacitadores (2) Otros Total

300 200 350 250 1000 200 -------------------S/. 2.500

Presupuesto
Los gastos para la realizacin del proyecto sern financiados por medio del presupuesto de la Institucin.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Presentacin de la propuesta a las Autoridades de la Universidad Tcnica de Manabi SOLCA Municipio de Portoviejo X Difusin de los talleres X X Invitar a todo el personal al evento X Contratar a los Facilitadores X Planificacin de los talleres X X Ejecucin de los talleres 1. Primer taller X Evaluacin X 2. Segundo taller X Evaluacin 3. Tercer taller Evaluacin X Entrega de Certificados X Clausura del evento X

AGOSTO SEPTIEM OCTUBRE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

98

XII. PRESUPUESTO

El costo de la presente investigacin fue de USD. 1.500,00 valores que fueron cubiertos en su totalidad por las autoras de la investigacin y distribuidos de la siguiente forma:

Material de oficina Libros Movilizacin Internet Copias Impresin y encuadenacin Trabajo de tesis (copias) Imprevistos

200 100 100 100 300 100 500 100 ------------------------Total $ 1. 500 dlares

99

XIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES Presentacin del Proyecto X Aprobacin del Proyecto X Coordinacin y revisin de la tesis con el Director de Tesis Reunin con el Tribunal de Revisin de Sustentacin de Tesis Recopilacin documental Elaboracin del Marco Terico Aplicacin de encuestas y fichas Tabulacin de datos Anlisis de resultados obtenidos Conclusiones y Recomendaciones Elaboracin de la tesis Entrega, anlisis y aprobacin de la tesis Sustentacin de tesis X X X X NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 AGOSTO 1 2 3 4

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

100

100

XIII.

BIBLIOGRAFA
CANCCIANI, Daniela. Etiqueta y marketing personal. Editorial Amex Informe Tcnico del Plan Estratgico de Modernizacin de SOLCA, Ncleo de Portoviejo, Noviembre 2002.

NAVARRO, Martnez David Cuida tu imagen en la empresa. Consultores. Siempre un paso adelante.

RADA, Restrepo Andrs. psiclogo, consultor y director de ReubicArte.com

Internet

www.ganaropciones.com/secretarias.htm www.wiki.com www.marketingparasecretarias.com www.campusdigital.com/.../marketing-profesional.aspx www-entorno-empresarial.com www.gestiopolis.com/Canales4/.../tiposdeclien.htm www.org/la-secretaria-y-las-relaciones-humanas www.mujeresdeempresa.com/.../070501-gestion-de-la-imagen-corporativa.asp. www-dele- a- la- empresa la- imagen- corporativa que- merece./ www.utm.edu.ec/quienes-somos/ www.gobiernomunicipaldelcantnportoviejo.planestrategico/2005/2008

101