GHID DE COMPLETARE A FORMULARULUI DE NOTIFICARE

1. Informaii generale privind formularul de notificare DECIZIA nr. 95/2008 privind stabilirea formularului tipizat al notificrilor prevzute de Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date a fost publicat n Monitorul Oficial nr. 876/24.12.2008 i a intrat n vigoare la 1 martie 2009. Formularul acceptat este numai cel obinut din Monitorul Oficial mai sus menionat sau de pe site-ul autoritii: www.dataprotection.ro. Notificrile completate pe formularele aprobate prin Decizia nr. 60 din 6 iunie 2006 i nregistrate n registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal pn la data intrrii n vigoare a Deciziei nr. 95/2008 rmn valabile. ntruct Autoritatea de supraveghere a implementat Registrul Electronic de Eviden a Prelucrrilor de Date cu Caracter Personal, ce poate fi consultat on-line, prelucrrile de date personale, notificate de operatori, vor fi declarate prin completarea formularului de notificare n sistem on-line. Dup depunerea on-line a notificrii, se va transmite, prin pot, Autoritii de supraveghere, n cel mult 30 de zile, prima pagin a formularului de notificare, semnat i tampilat, n original. n caz contrar, notificarea va fi tears automat din sistemul electronic de eviden. Ataat primei pagini, trebuie transmis i copia mesajului electronic primit din partea autoritii de supraveghere intitulat confirmare nregistrare document", n care figureaz numrul de nregistrare al formularului de notificare n Registrul General al instituiei noastre. Completarea formularului de notificare se efectueaz, dup caz, prin marcarea cu semnul "X" a rubricilor de la fiecare seciune sau prin completarea spaiilor libere, conform cerinelor de la punctele respective. Formularul de notificare se poate completa n 3 modaliti, i anume:

Notificare general Notificare simplificat Notificare special

Formularul de notificare se completeaz la toate seciunile, dup caz, potrivit specificului prelucrrii, sub forma notificrii generale, n urmtoarele situaii:

cnd operatorul notific pentru prima dat o prelucrare de date cu caracter personal; cnd operatorul notific o prelucrare de date ntr-un scop diferit fa de cel declarat printr-o notificare anterioar;

cnd operatorul transfer date cu caracter personal n strintate, dei este scutit de obligaia de a notifica prelucrarea datelor cu caracter personal;

cnd operatorul completeaz i/sau modific o notificare nscris deja n evidenele autoritii de supraveghere ca notificare general.

Avnd n vedere faptul c anumite prelucrri de date se efectueaz n mod frecvent n temeiul legii sau n interesul persoanelor vizate i nu sunt susceptibile de a afecta drepturile acestora, preedintele autoritii de supraveghere a emis Decizia nr. 91/2006 privind cazurile n care este permis notificarea simplificat a prelucrrii datelor cu caracter personal, modificat prin intrarea n vigoare a Deciziei nr. 23/2012, emis de preedintele autoritii de supraveghere. Notificarea simplificat se completeaz, bifndu-se seciunile indicate pe prima pagin din formularul de notificare, respectiv I, II, III, IV, VI, IX, X, XI, XII, XIII i XIV, de operatorii care prelucreaz date cu caracter personal pentru urmtoarele scopuri:

prelucrarea datelor cu caracter personal efectuat de instituiile de nvmnt public i privat, n scopul gestionrii bazei de date a cursanilor, precum i a celei cu caracter economicfinanciar i administrativ;

prelucrarea datelor cu caracter personal, efectuat n scopul furnizrii gazelor, energiei electrice, termice, precum i a serviciilor de alimentare cu ap i de canalizare i a celor de salubrizare de ctre unitile de drept public i privat, n baza contractelor ncheiate cu clienii.

Notificarea special se completeaz de autoritile publice care prelucreaz date cu caracter personal n cadrul activitilor de prevenire, cercetare, reprimare a infraciunilor i de meninere a ordinii publice, precum i n cadrul altor activiti desfurate n domeniul dreptului penal (art. 2 alin. (5) din Legea nr. 677/2001). n acest sens, se vor completa numai rubricile I, III, IV, V, IX, X i XI din formularul de notificare. Pentru aspectele notificate operatorilor le revine ntreaga responsabilitate cu privire la efectuarea prelucrrii notificate potrivit cerinelor legislaiei din domeniul proteciei datelor cu caracter personal, iar nerespectarea lor se sancioneaz conform dispoziiilor art. 31, 32 i 33 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat. 2. Modalitatea de completare a formularului de notificare 2.1 Prima pagin a formularului de notificare Spaiul rezervat autoritii de supraveghere se va completa doar de ctre aceasta. Dup ce se bifeaz forma sub care completeaz formularul de notificare, se va marca cu X", dup caz, rubrica notificare nou, dac operatorul notific pentru prima dat (o notificare general, simplificat sau special) sau rubrica modificarea/completarea unei notificri nregistrate , dac operatorul completeaz/modific o notificare nregistrat n Registrul de Eviden a Prelucrrilor de Date cu Caracter Personal. n cazul n care se intenioneaz modificarea/completarea unei notificri nregistrate, se va preciza numrul sub care notificarea pe care intenioneaz s o modifice/completeze figureaz n Registrul de Eviden a Prelucrrilor de Date cu Caracter Personal, precum i codul electronic de regsire, comunicat electronic n momentul ncheierii completrii primei notificri.

2.1.1 SECIUNEA I: Operatorul Numele/denumirea operatorului: Operatorii care au calitatea de persoane fizice precizeaz numele i prenumele acestora (conform actului de identitate). Operatorii care au calitatea de persoane fizice autorizate precizeaz numele i prenumele acestora, respectiv denumirea, aa cum rezult din documentul ce le permite desfurarea unei activiti independente, autorizate n baza unei legi speciale. Operatorii care au calitatea de persoane juridice romne precizeaz denumirea oficial i complet a acestora, aa cum rezult din actul normativ de nfiinare (pentru operatorii din sectorul public), iar operatorii romni din sectorul privat vor meniona denumirea din certificatul de nregistrare la Oficiul Naional al Registrului Comerului sau n Registrul asociaiilor i fundaiilor. Operatorii care au calitatea de persoane juridice strine, precizeaz denumirea oficial i complet a acestora, aa cum rezult din documentul de nregistrare la camera de comer de care aparine.

Adresa/sediul operatorului Se completeaz adresa operatorului persoan fizic (domiciliul i/sau reedina) i, respectiv, sediul persoanei juridice, aa cum este stabilit potrivit legii, n actul normativ de nfiinare sau aa cum este prevzut n certificatul de nregistrare la Oficiul Naional al Registrului Comerului sau n Registrul asociaiilor i fundaiilor. Apoi, operatorul bifeaz n ce calitate notific autoritatea de supraveghere, respectiv dac este persoan fizic, persoan fizic autorizat sau persoan juridic. n aceast din urm situaie, alege sectorul cruia i aparine, respectiv public (cu precizarea categoriei de autoriti din care face parte autoritate central, local sau altele", cum ar fi: regii autonome, companii sau societi naionale) sau privat. Dac operatorul este membru al unei asociaii profesionale sau al unei alte forme de asociere, se menioneaz denumirea acesteia. Persoana de contact Se completeaz datele solicitate (nume, prenume i telefon) ale persoanei de contact, desemnate de operator, pentru meninerea legturii cu A.N.S.P.D.C.P. Este de preferat ca, n cadrul operatorului, s fie desemnat o persoan responsabil cu aplicarea Legii nr. 677/2001, modificat i completat. Seciunea DECLARAIE" va fi completat de persoana abilitat (operatorul persoan fizic sau reprezentantul legal n cazul persoanei juridice). n cazul operatorului persoan juridic, notificarea se semneaz de reprezentantul su legal i trebuie s poarte tampila operatorului. Atenie! Formularele a cror DECLARAIE" nu este completat, semnat i tampilat potrivit cerinelor, nu vor fi analizate.

2.2

Completarea

celorlalte

seciuni

ale

formularului

de

notificare

2.2.1. SECIUNEA II: Reprezentantul operatorului situat ntr-un stat ter

a) Operatorul care nu este stabilit n state din Uniunea European sau n alte state din Zona

Economic European, trebuie s i desemneze un reprezentant. Acesta poate fi o persoan juridic sau fizic care are sediul sau domiciliul/reedina pe teritoriul statului romn sau o alt entitate fr personalitate juridic, desemnat de operator pentru prelucrarea datelor n Romnia (spre exemplu, o reprezentan sau o sucursal). n acest context, precizm c dispoziiile Legii nr. 677/2001, modificat i completat, sunt aplicabile i reprezentantului operatorului. n situaia n care operatorul i desemneaz un reprezentant, rubricile de la aceast seciune se completeaz potrivit instruciunilor de la SECIUNEA I. b) Operatorul care este stabilit n state din Uniunea European sau n alte state din Zona Economic European i care prelucreaz date cu caracter personal prin utilizarea de mijloace de orice natur situate pe teritoriul Romniei, nu are obligaia de a-i desemna un reprezentant n nelesul Legii nr. 677/2001, modificat i completat. Acesta nu are obligaia de a notifica prelucrrile de date efectuate pe teritoriul Romniei, nici de a notifica transmiterea/transferul datelor cu caracter personal n strintate, efectuat de ctre mputerniciii si. n aceast situaie, mputerniciilor stabilii pe teritoriul Romniei le revine ns obligaia de a respecta celelalte prevederi ale Legii nr. 677/2001, n special, cele referitoare la cerinele minime de securitate i confidenialitate a datelor (art. 19 i 20 din Legea nr. 677/2001), precum i la informarea persoanelor vizate (art. 12 din lege). n ceea ce privete obligaiile operatorilor care au sediul pe teritoriul unui stat membru, v informm c, potrivit Directivei 95/46/EC a Parlamentului European i a Consiliului privind protecia persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, fiecare stat membru stabilete circumstanele generale n care prelucrarea datelor pe teritoriul su este legal.

2.2.2. SECIUNEA III: mputernicitul care prelucreaz datele pe seama operatorului

Legea nr. 677/2001, modificat i completat definete persoana mputernicit de operator ca fiind orice persoan fizic sau juridic (de drept privat ori de drept public) care prelucreaz date cu caracter personal pe seama operatorului. Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul persoanei/persoanelor mputernicite de operator se va anexa, pe suport de hrtie sau on-line, documentul/documentele cu urmtoarele date ale acesteia/acestora: nume/denumire, adresa/sediul, judeul, localitatea, sectorul, ara, codul

potal, telefon, fax, e-mail (aa cum rezult din contractul ncheiat n condiiile reglementate de art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat).

2.2.3 SECIUNEA IV: Scopul prelucrrii Operatorul este obligat s notifice autoritii de supraveghere nainte de efectuarea oricrei prelucrri ori a oricrui ansamblu de prelucrri avnd acelai scop sau scopuri corelate. n cazul n care operatorul prelucreaz date personale pentru dou sau mai multe scopuri care nu au legtur ntre ele, atunci este obligat s completeze cte un formular tipizat, pentru fiecare scop n parte.
Atenie!

Prelucrarea datelor personale n alte scopuri dect cele declarate n notificare se poate sanciona contravenional, cu excepia cazurilor scutite de obligaia de notificare. n cadrul acestei seciuni, se marcheaz cu X" rubrica/rubricile corespunztoare scopului sau scopurilor corelate n care operatorul desfoar activiti ce implic prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Dac scopul sau scopurile corelate n care operatorul prelucreaz datele nu se regsesc n seciunea de fa, se completeaz spaiul aferent rubricii 32 altele". La completarea seciunii IV operatorul trebuie s verifice dac scopul sau scopurile corelate i/sau distincte n care prelucreaz datele personale se regsesc printre cazurile care permit completarea formularului de notificare n form simplificat sau l scutesc de obligaia de a notifica, potrivit deciziilor emise de preedintele autoritii de supraveghere. n acest sens, precizm c acordarea acestor faciliti nu exonereaz operatorul de ndeplinirea obligaiilor ce-i revin potrivit legislaiei din domeniul proteciei datelor cu caracter personal. Ca urmare, exemplificm situaiile n care pot fi bifate anumite scopuri ale prelucrrii prevzute n formularul de notificare i cum pot fi corelate ntre ele: 1. Resurse umane Nu este necesar completarea notificrii n cazul prelucrrii datelor cu caracter personal ale propriilor angajai (resurse umane, inclusiv completarea i transmiterea datelor personale la REVISAL) n situaiile prevzute de dispoziiile Deciziei nr. 90/2006 i Deciziei nr. 100/2007, cu excepia situaiei n care se efectueaz transferul datelor n strintate. Scopul resurse umane este specific tuturor entitilor de drept public i de drept privat pentru prelucrarea datelor propriilor angajai, i poate fi declarat n situaii, spre exemplu, de felul :

acordarea unor faciliti destinate stimulrii i/sau fidelizrii angajailor operatorului sau pentru perfecionare continu a acestora; schimburi de experien, cursuri de perfecionare.

Acest scop poate fi detaliat la pct. 32 alte scopuri" (unde operatorul trebuie s indice scopul/scopurile n care prelucreaz datele propriilor angajai). 2. Gestiune economic financiar i administrativ

Scop specific entitilor de drept public i de drept privat care au obligaii legale n domeniu, exceptat de la obligaia de a fi notificat la autoritatea de supraveghere n legtur cu prelucrarea datelor cu caracter personal, potrivit prevederilor art. 1 lit. a) din Decizia nr. 100/2007, cu excepia situaiei n care se efectueaz transferul datelor n strintate. Decizia nr. 100/2007 prevede c nu este necesar notificarea prelucrrilor de date cu caracter personal efectuate de compartimentele/persoanele competente ale entitilor de drept public i privat, pentru organizarea i desfurarea activitii proprii curente de gestiune economico-financiar i administrativ. 3. Selecie i plasare for de munc Scopul selecie i plasare for de munc se declar, de regul, de autoritile i instituiile publice cu competene n acest domeniu (agenii de ocupare a forei de munc, centre profesionale) sau alte persoane juridice care au, ca obiect de activitate, medierea angajrii persoanelor care solicit ncheierea unui contract de munc cu un angajator din ar sau strintate. Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), n msura n care datele persoanelor fizice sunt utilizate pentru promovarea activitii operatorului, iar n cazul

autoritilor/instituiilor publice i cu pct. 7 (protecie i asisten social). 4. Reclam, marketing i publicitate Scopul reclam, marketing i publicitate se declar, de regul, de agenii i societi de marketing direct i advertising, necorelat cu alt scop, precum i de alte entiti de drept public sau de drept privat, ca scop secundar, corelat cu scopul specific activitii de baz al operatorului, utilizat pentru promovarea acesteia. 5. Servicii de sntate Scopul servicii de sntate se declar, n general, de entitile care acord persoanelor fizice asisten medical, indiferent de forma de organizare a acestora (cabinete medicale, spitale, policlinici, laboratoare, farmacii). Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 reclam, marketing i publicitate" (pentru promovarea serviciilor de sntate) i pct. 16 cercetare tiinific" (n msura n care datele pacienilor sunt utilizate n astfel de activiti). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus pot fi aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de persoanele fizice sau de entitile private care desfoar o activitate independent, autorizat n baza unei legi, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 6. Educaie i cultur Scopul educaie i cultur poate fi declarat de instituiile de nvmnt i de cultur (grdinie, coli, licee, universiti, centre, institute culturale, asociaii, fundaii cu acest specific, stabilimente de spectacole - teatre, filarmonici, cinematografe), precum i de alte entiti de drept public sau de drept privat care desfoar o activitate instructiv-educativ, i se poate detalia la pct. 32 altele. 7. Protecie i asisten social

Scopul protecie i asisten social se declar, de regul, de entitile care desfoar activiti n acest domeniu (de ex: direcii de protecie i asisten social, centre de plasament, orfelinate, cmine de btrni, case de pensii, oficii de omaj, agenii pentru ocuparea forei de munc, autoriti n domeniul proteciei persoanelor cu handicap), precum i celor care desfoar aciuni privind ajutorarea persoanelor aflate n nevoie (orfani, btrni, copii, handicapai) i acord asisten de specialitate instituiilor publice care au ca obiect de activitate protecia acestor categorii de persoane. 8. Urbanism i amenajarea teritoriului Scopul urbanism i amenajarea teritoriului se declar de regul de serviciile publice locale, prin intermediul crora se realizeaz o activitate de utilitate public. De regul, acest scop poate fi declarat de primrii, prin serviciile specializate i poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaii/licene) i pct. 15 (statistic). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus pot fi aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 9. Fond funciar Scopul fond funciar se declar de primrii i prefecturi, pentru activiti reglementate de acte normative (activitate agricol, acordarea de despgubiri sau compensaii, reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor) i poate fi corelat cu pct. 10 (cadastru i publicitate imobiliar) i pct. 15 (statistic). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 10. Cadastru i publicitate imobiliar Scopul cadastru i publicitate imobiliar se declar, de regul, de ministere, alte instituii centrale de stat, regii autonome i alte persoane juridice, care organizeaz cadastrul de specialitate n domeniile: agricol, forestier, apelor, industrial, extractiv, imobiliar-edilitar, transporturilor rutiere, feroviare, navale, aeriene, turismului, zonelor protejate naturale i construite, celor cu risc ridicat de calamiti naturale ori supuse polurii i degradrii i altele, pentru activiti necesare nscrierii n cartea funciar i poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaii/licene), pct. 15 (statistic) i pct. 29 (n cazul aplicrii de sanciuni contravenionale, potrivit Legii nr. 7/1996, republicat, a cadastrului i publicitii imobiliare). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus pot fi aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 11. Taxe i impozite

Scopul taxe i impozite se declar de ctre autoritile administraiei publice care au atribuiile stabilite prin acte normative speciale (ex : primrii, direcii ale finanelor publice), cu privire la stabilirea cuantumurilor taxelor i impozitelor i ncasarea lor, i se poate corela cu pct. 23 (colectare debite/recuperare creane). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 12. Evidena populaiei i stare civil Scopul evidena populaiei i stare civil se declar de ctre serviciile publice comunitare de eviden a persoanelor care asigur ntocmirea, pstrarea, evidena i eliberarea, actelor de stare civil i a celor de identitate i se poate corela cu pct. 13 (eviden electoral) i pct. 15 (statistic). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 13. Eviden electoral Scopul evidena electoral se declar de serviciile publice comunitare de eviden a persoanelor care asigur ntocmirea, pstrarea, evidena i eliberarea, crilor de alegtor, listelor electorale permanente, precum i de Autoritatea Electoral Permanent. Acest scop se poate corela cu pct. 12 (evidena populaiei i stare civil) i pct. 15 (statistic). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritile administraiei publice locale, precum i de autoritile administraiei publice de la nivel judeean i al municipiului Bucureti, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 14. Emitere autorizaii/licene Scopul emitere autorizaii/licene se declar, de regul, de ctre autoritile i instituiile publice care desfoar activiti n acest sens. Acest scop se poate corela cu pct. 8 (urbanism i amenajarea teritoriului), pct. 9 (fond funciar) i pct. 10 (cadastru i publicitate imobiliar). 15. Statistic Scopul statistic poate fi bifat de Institutul Naional de Statistic i de structurile sale teritoriale. Acest scop poate fi bifat i de ctre alte entiti doar corelat cu alte scopuri (dac datele cu caracter personal colectate n vederea realizrii acestora sunt utilizate i la ntocmirea unor analize statistice). 16. Cercetare tiinific Scopul cercetare tiinific se declar, de regul, de operatorii care iniiaz studii de cercetare tiinific n diferite domenii de activitate, inclusiv studii clinice. Acest scop se poate corela cu pct. 5 (servicii de sntate) i scopul specific activitii operatorului (dac realizarea acestuia implic i efectuarea unor cercetri n domeniul respectiv).

17. Administrarea justiiei Scopul administrarea justiiei se declar, de regul, de instanele judectoreti i executorii judectoreti. n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritatea judectoreasc n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 18. Activitate notarial Scopul activitate notarial se declar de notarii publici. n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de persoanele fizice sau de entitile private care desfoar o activitate independent, autorizat n baza unei legi, n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 19. Activitate politic Scopul activitate politic poate fi declarat de partidele politice i candidaii independeni pentru prelucrarea datelor personale ale susintorilor (necesare la depunerea candidaturilor la alegeri) i se poate corela, dup caz, cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate) i pct. 13 (eviden electoral). 20. Servicii de consiliere legal i reprezentare n justiie Scopul servicii de consiliere legal i reprezentare n justiie se declar, de regul, de persoanele fizice autorizate sau persoanele juridice care presteaz servicii de consultan juridic i/sau de reprezentare n justiie (ex: cabinetele de avocatur) n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat de autoritatea judectoreasc n scopul ndeplinirii atribuiilor lor legale. 21. Servicii financiar-bancare Scopul servicii financiar-bancare se declar, de regul, de operatorii crora le sunt aplicabile prevederile Ordonanei de Urgen nr. 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului (n sensul art. 7 alin. (1) pct. 10 din acelai act normativ), respectiv bnci, case de ajutor reciproc, instituii financiare nebancare i societi al cror obiect principal de activitate l constituie acest scop. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), pct. 22 (rapoarte de credit), pct. 23 (colectare debite/recuperare creane), pct. 24 (servicii de asigurri i reasigurri), i cu pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor). 22. Rapoarte de credit Scopul rapoarte de credit se declar, de regul, de societi de tipul birourilor de credit, banci, instituii financiare nebancare i societi al cror obiect principal de activitate l constituie acest scop (trebuie avut n vedere Decizia nr. 105/2007). Se poate corela cu pct. 21 (servicii financiar-bancare), pct. 24 (servicii de asigurri i reasigurri) i scopul specific activitii desfurate de diverse entiti beneficiare a serviciilor oferite de birourile de credit. 23. Colectare debite/recuperare creane

Scopul colectare debite/recuperare creane se declar, n general, de entitile care prelucreaz date cu caracter personal n vederea colectrii debitelor/recuperrii creanelor de la proprii clieni/angajai/membrii i se poate corela cu scopul care rezult din activitatea principala desfurat de operator. Acest scop poate fi declarat i de ctre entitile care au ca obiect de activitate colectare debite/recuperare creane, numai pentru prelucrrile de date efectuate n calitate de operator, n nume propriu. Nu se bifeaz de entitile care colecteaz debite/recupereaz creane n calitate de mputernicit al operatorului, n baza contractului de prestri servicii ncheiat cu acesta. 24. Servicii de asigurri i reasigurri Scopul servicii de asigurri i reasigurri se declar, n general, de societile de asigurri i/sau reasigurri, dar poate fi bifat i de alte entiti (bnci, instituii financiare nebancare, agenii de turism, case de ajutor reciproc) care utilizeaz datele persoanelor vizate n vederea asigurrii/reasigurrii serviciului/produsului contractat de acestea. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), pct. 21 (servicii financiar-bancare) i pct. 32 alte scopuri (pentru servicii financiare nebancare). n ceea ce privete activitatea brokerilor de asigurri, apreciem c pot fi bifate pct. 24 i 32 (unde se va face referire la activitile de consultan la ncheierea polielor de asigurare i asisten n domeniul asigurrilor, precum i la derularea procedurii de comisionare a activitii de intermediere cu societile de asigurri, precum i cele care fac obiectul cerinelor Ordinului CSA nr. 5/2011 cu privire la prevenirea fraudelor din categoria operaiunilor de splare de bani prin intermediul pieei asigurrilor, dac sunt desfurate n calitate de operator). 25. Tranzacii imobiliare Scop specific ageniilor imobiliare, dar poate fi bifat i de alte entiti, n msura n care acestea desfoar activiti similare, respectiv pentru intermedierea vnzrii-cumprrii de imobile ctre/de la persoane fizice. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate). n cazul prelucrrilor de date efectuate n scopul de mai sus sunt aplicabile prevederile Deciziei nr. 23/2012 conform crora notificarea nu este necesar cnd prelucrarea datelor cu caracter personal este efectuat n scopul intermedierii tranzaciilor imobiliare. 26. Servicii hoteliere i de turism Se declar, de regul, de unitile hoteliere i ageniile de turism, dar poate fi declarat i de ctre entitile care dein spaii pentru odihn i/sau tratament (n care sunt cazai propriii angajai i familiile acestora pe perioada concediilor de odihn), precum i de unitile de nvmnt care dein cmine i/sau tabere pentru elevi i studeni. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate). 27. Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaiilor i/sau bunurilor publice/private Se declar, n general, de operatorul care monitorizeaz accesul angajailor i al vizitatorilor n sediul su prin diverse mijloace (ex. registre, cartele i supraveghere video, registrul de acces al persoanelor),

precum i de entitile care supravegheaz video locuri i spaii deschise sau destinate publicului i cile publice de acces. Operatorii care prelucreaz date cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video sunt obligai s respecte prevederile Deciziei Preedintelui Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal nr. 52/2012 (publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 389 din 11 iunie 2012). 28. Servicii de comunicaii electronice Conceptul de comunicaii electronice" nglobeaz toate sistemele de transmisie i echipamentele de comutare sau rutare, precum i orice alte resurse, care permit transportul semnalelor prin fir, radio, fibr optic sau orice alte mijloace electromagnetice). Aceast definiie acoper reelele fixe (cu comutare de circuite sau de pachete, inclusiv Internet) i reelele mobile terestre, reelele de comunicaii prin satelit, reelele utilizate pentru transmiterea comunicaiei audiovizuale i reelele de cablu TV). Scopul este specific entitilor furnizoare de servicii de comunicaii electronice (telefonie, radiocomunicaii, internet, televiziune prin cablu) i celor care ofer servicii prin intermediul internetului (comer on-line, concursuri on-line). 29. Constatarea i sancionarea contraveniilor Scopul constatarea i sancionarea contraveniilor se declar, de regul, de autoritile i instituiile publice care au astfel de competene n baza unor dispoziii legale (de exemplu: Garda Financiar, Curtea de Conturi, Poliia Comunitar). 30. Prevenirea, cercetarea, reprimarea infraciunilor, meninerea ordinii publice Scopul prevenirea, cercetarea, reprimarea infraciunilor, meninerea ordinii publice se declar de instane i parchete. 31. Alte activiti defurate n domeniul dreptului penal pot fi declarate, n principal, de instane i parchete, inspectoratele de poliie i de jandarmi, precum i de alte instituii publice care desfoar astfel de activiti. 32. Alte scopuri Aceast rubric se completeaz n situaia n care scopul sau scopurile corelate n care persoanele fizice i/sau juridice ce au calitatea de operator n sensul Legii nr. 677/2001, prelucreaz date cu caracter personal, nu se regsesc la punctele 1 - 31.

2.2.4. SECIUNEA V: Temeiul legal al prelucrrii Aceast seciune se completeaz numai n cazul notificrilor speciale pentru prelucrrile efectuate n cadrul activitilor de prevenire, cercetare i reprimare a infraciunilor i de meninere a ordinii publice, precum i al altor activiti desfurate n domeniul dreptului penal, n limitele i cu restriciile stabilite de lege. La aceast seciune se menioneaz actul sau actele normative n baza crora operatorul efectueaz prelucrarea datelor cu caracter personal.

2.2.5. SECIUNEA VI: Categorii de persoane vizate n accepiunea Legii nr. 677/2001, modificat i completat, persoanele vizate sunt reprezentate de persoanele fizice ale cror date personale sunt colectate de operator, n vederea efecturii asupra acestora, a operaiunilor prevzute de art. 3 lit. b) din acest act normativ, respectiv de nregistrare, organizare, stocare, adaptare ori modificare, extragere, consultare, utilizare, dezvluire, tergere, distrugere, etc. La aceast seciune se marcheaz cu X" csuele corespunztoare categoriilor generice de persoane vizate ale cror date personale sunt prelucrate, n funcie de scopul sau scopurile corelate ale prelucrrii declarate la seciunea IV. n situaia n care categoriile de persoane vizate nu se regsesc, n totalitate sau n parte, la punctele 1-23 de la aceast seciune, se completeaz spaiul aferent rubricii altele". Exemple:

dac scopul prelucrrii este "educaie i cultur", categoriile de persoane vizate pot fi: "cadre didactice", "studeni", "minori", "membrii familiei persoanei vizate" ; dac scopul prelucrrii este "reclam, marketing i publicitate", categoriile de persoane vizate pot fi: clieni/poteniali clieni", consumatori/poteniali consumatori".

2.2.6. SECIUNEA VII: Motivele care justific aplicarea prevederilor art. 11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin. (6) din Legea nr. 677/2001 Se completeaz motivele pentru care se aplic prevederile legale susmenionate, n funcie de scopul prelucrrii declarat la seciunea IV din formularul de notificare, respectiv, faptul c prelucrarea se efectueaz exclusiv n scopuri scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific. Prevederile art. 11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin. (6) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat se aplic n situaia n care au loc prelucrri de date cu caracter personal n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific, care determin urmtoarele:

lipsa obligaiei de a informa persoana vizat, atunci cnd datele nu sunt obinute direct de la persoana vizat, n situaia n care prelucrarea datelor se face n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific (art. 12 alin. (4) din Legea nr. 677/2001);

comunicarea informaiilor solicitate de persoana vizat n exercitarea dreptului de acces, ntrun termen mai mare de 15 zile, n situaia n care prelucrarea datelor cu caracter personal legate de starea de sntate se face n scop de cercetare tiinific (art. 13 alin. (5) din Legea nr. 677/2001);

adresarea cererii de exercitare a dreptului de acces de ctre persoana vizat, n alt form dect printr-o cerere scris, semnat i datat, n situaia n care prelucrarea datelor cu caracter personal se face exclusiv n scopuri jurnalistice, literare sau artistice (art. 13 alin. (6) din Legea nr. 677/2001).

2.2.7. SECIUNEA VIII: Modul n care persoanele vizate sunt informate asupra drepturilor lor Operatorul bifeaz corespunztor, cu X", una sau mai multe dintre modalitile enumerate n aceast seciune, prin care persoanelor vizate le sunt aduse la cunotin informaiile prevzute la art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat. Acesta are obligaia de a comunica persoanei vizate, n principal, informaii privind: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. identitatea operatorului sau, n cazul n care exist, a reprezentantului sau a mputernicitului; scopul prelucrrii; categoriile de date prelucrate (n cazul n care nu sunt colectate direct de la persoanele vizate); caracterul obligatoriu sau facultativ de a furniza datele personale; consecinele refuzului de a le furniza; destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; existena dreptului de acces, de intervenie asupra datelor, de opoziie la prelucrarea datelor, de a nu fi supus unei decizii individuale, condiiile de exercitare a acestor drepturi, precum i a dreptului de a se adresa justiiei; 8. eventualul transfer al datelor n strintate.

Aceast obligaie exist i n cazul n care datele nu sunt obinute direct de la persoana vizat. n acest caz, operatorul este obligat, ca n momentul colectrii datelor sau, dac se intenioneaz dezvluirea acestora ctre teri, cel mai trziu pn n momentul primei dezvluiri, s furnizeze persoanei vizate informaiile susmenionate. Informarea persoanelor vizate trebuie s fie adecvat circumstanelor specifice de prelucrare (respectiv modalitii de prelucrare a datelor, suportului pe care sunt colectate datele etc.) i se poate realiza prin intermediul documentelor prin care datele personale sunt colectate i/sau prin afiarea unei note informative la sediul operatorului sau pe pagina web. (prin adaptarea modelelor de mai jos).

MODEL DE NOT DE INFORMARE N SCRIS (pentru formularele de colectare a datelor, gen taloane, cupoane i altele asemenea)

............................................................. (se indic identitatea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului) prelucreaz datele cu caracter personal furnizate de dumneavoastr prin acest document.............(se precizeaz categoriile de date, dac acestea nu sunt colectate direct de la persoanele vizate) n scopul ............(se precizeaz scopul). Datele vor fi dezvluite ..................................(se precizeaz destinatarii crora le vor fi dezvluite datele). Pe viitor,

aceste date/datele .............. (se precizeaz concret datele) ne permit s v inem la curent cu activitatea noastr. n cazul n care nu dorii aceasta, bifai NU Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale. Avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr vor fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)."

MODEL DE NOT DE INFORMARE (n scris sau prin afiare, recomandat autoritilor i instituiilor publice)

............................................................... (se indic identitatea operatorului sau, dac este cazul, i pe cea a mputernicitului), prin intermediul serviciului (iilor) ............................... (dac este cazul, se precizeaz denumirea serviciilor respective), prelucreaz datele dumneavoastr cu caracter

personal .............(se precizeaz categoriile de date, dac acestea nu sunt colectate direct de la persoanele vizate), prin mijloace automatizate/manuale, destinate .............................. (se indic scopul prelucrrii). Suntei/nu suntei obligat() s furnizai datele, acestea fiind necesare......................... (se precizeaz scopul). Refuzul dvs. determin.................. (se precizeaz consecinele refuzului). Informaiile nregistrate sunt destinate utilizrii de ctre operator i sunt comunicate numai urmtorilor destinatari: ................. (se precizeaz destinatarii). Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor i de dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale. Totodat, avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr pot fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)."

MODEL DE NOT DE INFORMARE PRIVIND PROTECIA DATELOR PERSONALE (pentru afiare pe pagina web sau n cazul colectrii datelor prin formulare on-line)

Conform cerinelor Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, modificat i completat i ale Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice (se precizeaz i acest act normativ, dup caz).............................................. (se precizeaz denumirea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului) are obligaia de a administra n condiii de siguran i numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizai despre dumneavoastr, un membru al familiei dumneavoastr ori o alt persoan. Scopul colectrii datelor este:.............................. (se indic scopul prelucrrii). Suntei/nu suntei obligat() s furnizai datele, acestea fiind necesare................................(se precizeaz scopul). Refuzul dvs. determin.................. (se precizeaz consecinele refuzului). Informaiile nregistrate sunt destinate utilizrii de ctre operator i sunt comunicate numai urmtorilor destinatari:................. (se precizeaz destinatarii). Dorii s primii informaii despre produsele, serviciile, evenimentele etc. oferite de.................(se precizeaz denumirea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului)? DA NU Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale i dreptul de a v adresa justiiei. Totodat, avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat

la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr vor fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)." Dac unele din datele despre dumneavoastr sunt incorecte, v rugm s ne informai ct mai curnd posibil. _______________________________________________________________ Observaie: *orice persoan are dreptul de a se opune, pentru motive legitime, la prelucrarea datelor ce o privesc. Acest drept de opoziie poate fi exclus pentru anumite prelucrri prevzute de lege (de ex.: prelucrri efectuate de serviciile financiare i fiscale, de poliie, justiie, securitate social). Prin urmare, aceast meniune nu poate figura dac prelucrarea are un caracter obligatoriu; *orice persoan are, de asemenea, dreptul de a se opune, n mod gratuit i fr nici o justificare, la prelucrarea datelor sale personale n scopuri de marketing direct. Modalitatea de informare verbal" se utilizeaz, n mod excepional, n situaia n care nu se poate realiza informarea n alte modaliti (ex: informare prin intermediul convorbiri telefonice, dac acestea sunt nregistrate).

MODEL DE NOTA DE INFORMARE PENTRU OPERATORII CARE PRELUCREAZ DATE CU CARACTER PERSONAL PRIN MIJLOACE DE SUPRAVEGHERE VIDEO n cazul prelucrrii datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video, operatorii sunt obligai s furnizeze persoanelor care intr n raza de aciune a camerelor video, informaiile prevzute de art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, i de art. 11 din Decizia Preedintelui Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal nr. 52/2012 (publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 389 din 11 iunie 2012). Aceste informaii trebuie aduse la cunotina persoanelor vizate n mod clar i permanent, prin intermediul unui afi postat n locurile monitorizate, poziionat la o distan rezonabil de locul unde sunt amplasate echipamentele de

Afiul trebuie s conin o pictogram reprezentativ alturi de informaiile prevzute de art. 11 alin. 1 din Decizia nr. 52/2012 (se
supraveghere, astfel nct s poat fi vzut de orice persoan. propune modelul de mai jos). MODEL

............................................................... (se indic identitatea operatorului sau, dac este cazul, i pe cea a mputernicitului) prelucreaz datele dumneavoastr cu caracter personal, respectiv imaginea prin mijloace automatizate, n vederea monitorizrii accesului persoanelor i asigurrii securitii acestora i a spaiilor i bunurilor operatorului. Datele personale nregistrate sunt comunicate urmtorilor destinatari:................. (se precizeaz destinatarii). Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor, dreptul de opoziie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale i dreptul de a v adresa justiiei. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). Datele dumneavoastr nu/vor fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea.................... (se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)."

2.2.8. SECIUNEA IX: Categorii de date prelucrate Datele cu caracter personal sunt acele informaii care se refer la o persoan fizic identificat sau identificabil, direct sau indirect, printr-un numr de identificare sau prin referire la o serie de factori specifici identitii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale, inclusiv datele biometrice (amprenta digital, maxilo-facial, retina i altele asemenea) sau datele genetice (ADN-ul). n acest spaiu, se marcheaz cu X" csuele corespunztoare datelor sau categoriilor de date personale prelucrate, n funcie de scopul sau scopurile corelate, declarate la seciunea IV din formularul de notificare. Dac datele sau categoriile de date nu se regsesc, n totalitate sau n parte, n seciunea de fa, se completeaz spaiul aferent rubricii altele".

De asemenea, art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, stabilete c datele cu caracter personal destinate a face obiectul unei prelucrri trebuie s fie adecvate, pertinente i neexcesive prin raportare la scopul n care sunt colectate i ulterior prelucrate .

Exemple:

dac scopul prelucrrii este "educaie i cultur", categoriile de date prelucrate pot fi: numele i prenumele", numele i prenumele membrilor de familie", data i locul naterii", cetenia", semntura", date din actele de stare civil", telefon", adres", formare profesional/diplome/studii".

dac scopul prelucrrii este "monitorizarea/securitatea persoanelor, spaiilor i/sau bunurilor publice/private" (i se realizeaz prin intermediul mijloacelor de supraveghere video i registrului de acces al persoanelor), categoriile de date prelucrate pot fi numele i prenumele", semntura", imaginea" i seria i numrului actului de identitate" (ce face parte din categoria datelor cu caracter special). Atenie !

Se vor colecta doar datele strict necesare realizrii scopului/scopurilor corelate declarate.

2.2.9. SECIUNEA X: Categorii de date cu caracter special

Potrivit Legii nr. 677/2001, datele cu caracter special sunt cele legate de originea rasial sau etnic, de convingerile politice, religioase, filozofice sau de natur similar, de apartenena sindical, datele cu caracter personal privind starea de sntate sau viaa sexual, precum i datele avnd funcie de identificare de aplicabilitate general (codul numeric personal i seria i numrul actului de identitate). De asemenea, datele referitoare la fapte penale sau contravenii, sanciuni disciplinare, precum i datele privind cazierul judiciar fac parte din aceast categorie de date. Prelucrarea datelor cu caracter special este interzis. De la acest regul, legea prevede anumite excepii, principala excepie fiind consimmntul persoanei vizate (art. 7 alin. (2) i art. 8 din Legea nr. 677/2001). Consimmntul persoanelor vizate trebuie s fie expres i neechivoc, respectiv explicit, liber exprimat i informat. Completarea acestei seciuni din formularul de notificare se realizeaz n mod similar seciunii anterioare.

Exemple:

dac scopul prelucrrii este "selecie i plasare for de munc", categoriile de date cu caracter special prelucrate pot fi: codul numeric personal", seria i numrul actului de identitate", date din cazierul judiciar".

dac scopul prelucrrii este "reclam, marketing i publicitate", categoriile de date cu caracter special prelucrate pot fi: codul numeric personal", seria i numrul actului de identitate" pentru ctigtorii promoiilor (OUG nr. 99/2000).

Atenie! Prelucrarea de date cu caracter personal de orice fel, altele dect cele declarate de operator n formularul de notificare, poate constitui contravenie.

2.2.10. SECIUNEA XI: Categorii de destinatari Destinatar este, n sensul art. 3 lit. h) din Legea nr. 677/2001, orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i structurile teritoriale ale acestora, creia i sunt dezvluite date, indiferent dac este sau nu ter. Autoritile publice crora li se comunic date n cadrul unei competene speciale de anchet nu vor fi considerate destinatari (de ex. datele personale solicitate de instanele de judecat, procurori, organe de urmrire penal, dac sunt necesare desfurrii unei anchete).

La aceast seciune, se marcheaz cu X" csuele corespunztoare categoriilor de destinatari crora li se vor dezvlui datele prelucrate de operator n scopul sau scopurile corelate declarate.

Atenie ! Dezvluirea datelor cu caracter personal, unei persoane sau categorii de persoane care nu sunt menionate n formularul de notificare, poate constitui contravenie. 2.2.11. SECIUNEA XII: Garaniile care nsoesc dezvluirea datelor ctre teri Se marcheaz cu X" tipurile de garanii specifice scopului i mijloacelor de prelucrare, care s ateste ndeplinirea condiiilor de legitimitate a prelucrrii prevzute de art. 5 din Legea nr. 677/2001. Consimmntul persoanei vizate reprezint una din garaniile n baza crora se pot dezvlui datele cu caracter personal. Consimmntul trebuie s fie dat n mod expres i neechivoc (art. 5 alin. 1 din Legea nr. 677/2001). Actele normative (n special n cazul instituiilor publice) reprezint o alt garanie n baza creia are loc dezvluirea datelor cu caracter personal. n acest caz, este necesar s se precizeze numrul, data i titlul actului normativ invocat pentru prelucrarea respectiv. Alte tipuri de garanii se pot referi cu privire la obligaiile de confidenialitate sau de respectare a secretului profesional ori de serviciu de ctre persoanele care au acces la datele cu caracter personal prelucrate etc.

2.2.12. SECIUNEA XIII: ncheierea operaiunilor de prelucrare

a) Data estimat Aceast seciune se completeaz cnd operatorul notific pentru prima dat o prelucrare de date cu caracter personal. Este necesar s se delimiteze durata prelucrrii notificate, n funcie de specificul activitii operatorului, preciznd n acest sens o anumit dat cunoscut sau aproximativ pentru terminarea tuturor operaiunilor de prelucrare (inclusiv arhivarea, care este o operaiune de prelucrare i nu se

poate efectua dect pe o durat limitat de timp), ntruct art. 4 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 677/2001 stabilete c datele cu caracter personal destinate a face obiectul unei prelucrri trebuie s fie stocate ntr-o form care s permit identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesar realizrii scopurilor n care acestea au fost colectate i ulterior prelucrate. Exemple:

durata valabilitii contractului ncheiat cu persoana vizat pentru furnizarea produselor sau serviciilor operatorului i, eventual, o perioad rezonabil de arhivare a acestora, stabilit prin acte normative sau prin nomenclatorul arhivistic propriu, care trebuie specificat n notificare (ex :perioada de valabilitate a contractului ncheiat cu beneficiarul pachetului de servicii turistice i durata arhivrii documentelor ce conin datele personale ale acestuia )

perioada ct pacientul beneficiaz de serviciile oferite de furnizorul de servicii medicale n evidenele cruia se afl;

perioada necesar verificrii ndeplinirii obligaiilor ce revin lucrtorilor responsabili cu completarea chestionarelor utilizate n cercetri statistice i tiinifice, ulterior acesteia datele personale trebuie depersonalizate, deoarece rezultatul cercetrii nu trebuie s fac referire la persoane identificabile;

pentru activitatea de marketing direct datele pot fi prelucrate pn la exercitarea dreptului de opoziie;

pentru scopul financiar- bancar datele pot fi prelucrate pe perioada n care persoana vizat are calitatea de client i beneficiar al serviciilor financiar bancare, precum i durata stocrii documentelor ce conin datele personale prevzut de legislaia aplicabil n sectorul bancar i nomenclatorul arhivistic.
b) Data cert a ncetrii operaiunilor de prelucrare

Aceasta poate fi indicat fie n momentul nregistrrii notificrii iniiale, fie la data ncheierii tuturor operaiunilor de prelucrare, inclusiv arhivare (cnd trebuie completat notificarea depus anterior), precizndu-se data exact a ncetrii prelucrrii (ex: 31 decembrie 2010). n acest caz, se va marca cu X" modalitatea prin care se ncheie prelucrarea de date cu caracter personal (potrivit art. 6 alin. 1 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat), i anume: a) prelucrarea n alt scop, cu consimmntul persoanei vizate; b) tergere, distrugere, arhivare; c) transformare n date anonime i stocare exclusiv n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific; d) transferare unui alt operator.

n situaia n care persoana vizat i d consimmntul pentru alt prelucrare dect cea pentru care operatorul a notificat autoritatea de supraveghere, este necesar ca operatorul s notifice pentru prelucrarea de date efectuat ntr-un scop diferit fa de cel declarat n notificarea anterioar. n ceea ce privete tergerea, distrugerea i arhivarea, procedura intern i modalitile de realizare a acestor operaiuni, se stabilesc de ctre fiecare operator, cu excepia procedurii care se desfoar potrivit prevederilor legale privind arhivele naionale. De asemenea, exist situaii n care operatorul, datorit activitii pe care o desfoar, este obligat, n baza unor legi speciale, s pstreze datele o anumit perioad de timp, dar dup expirarea acesteia trebuie s procedeze n una din modalitile prevzute mai sus. n alte cazuri, operatorii sunt creatori de arhiv i sunt obligai s procedeze conform dispoziiilor legale privind pstrarea arhivelor. n cazul transferului datelor ctre alt operator, este necesar ca operatorul iniial s garanteze c prelucrrile efectuate de ter au scopuri similare cu prelucrarea iniial. n acelai timp, trebuie informat autoritatea de supraveghere i ncheiat un contract cu operatorul cruia i se pred baza de date, care s conin garaniile menionate anterior. Totodat, operatorul care obine datele cu caracter personal este obligat ca, n momentul colectrii datelor sau, dac se intenioneaz dezvluirea acestora ctre teri, cel mai trziu pn n momentul primei dezvluiri, s furnizeze persoanei vizate, informaiile prevzute la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 677/2001. Modalitatea de ncheiere a operaiunilor de prelucrare, referitoare la transferare, nu trebuie confundat cu transferul datelor n strintate, ale crui condiii sunt reglementate de art. 29 i art. 30 din Legea nr. 677/2001.

2.2.13. SECIUNEA XIV: Transferuri de date n strintate Transferul datelor cu caracter personal n strintate este reglementat la art. 29 i art. 30 din Legea nr. 677/2001. Nu este necesar notificarea transferului cnd acesta se face n baza prevederilor unei legi speciale sau ale unui acord internaional ratificat de Romnia, n special, dac transferul se face n scopul prevenirii, cercetrii sau reprimrii unei infraciuni.

Regulile generale care trebuie respectate n cazul transmiterii/transferului datelor n strintate sunt:

scopul n care se transmit/transfer datele nu poate fi incompatibil cu cel n care acestea sunt prelucrate pe teritoriul Romniei; nu pot fi transmise/transferate mai multe date dect au fost menionate c se prelucreaz; n cazurile n care operatorul este scutit de obligaia de a notifica prelucrarea datelor, dar nu este scutit de cea de a notifica transmiterea/transferul datelor n strintate (ex. Decizia nr. 90/2006 i art. 1 lit. a) i g) din Decizia nr. 100/2007), este necesar completarea formularului de notificare.

Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 1 dac se transmit date cu caracter personal n state din Uniunea European. Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 2 dac se transmit date cu caracter personal n state din Zona Economic European (Islanda, Liechtenstein i Norvegia).

Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 3 dac se transmit date cu caracter personal n state crora Comisia European le-a recunoscut prin decizie un nivel de protecie adecvat (Andorra, Australia, Argentina, Canada, Elveia, Guernsey, Jersey, Insula Man Insilele Feroe, Israel, Noua Zeeland, Uruguay i Statele Unite ale Americii - cnd operatorul din SUA a aderat la principiile Safe Harbour). n cazul transmiterii/transferului datelor n statele crora Comisia European le-a recunoscut prin decizie un nivel de protecie adecvat, trebuie enumerate statele ctre care se efectueaz transferul, scopul transferului i categoriile de date transferate, prin menionarea indicativului corespunztor de la seciunea IV, IX i seciunea X. n situaia n care scopul prelucrrii nu este identic cu scopul transmiterii/transferului datelor, operatorul va face meniuni la Seciunea IV, indicele 32, altele preciznd scopul efectiv al transmiterii/transferului datelor. n cazul transferului datelor personale ctre destinatarii din SUA, atunci cnd operatorii declar acest transfer la indicele 3, din cadrul Seciunii XIV, acetia trebuie s se asigure c destinatarul din SUA deine un certificat valabil Safe Harbor i c meniunile care se efectueaz n cadrul acestei seciuni sunt corespunztoare celor din certificatul de aderare la Principiile Safe Harbor (se va anexa la prima pagin a formularului de notificare, copia certificatului Safe Harbor). n toate cele trei situaii, operatorii (exportatori de date) nu sunt supui procedurii de autorizare, conform Deciziei Preedintelui ANSPDCP nr. 28/2007. n cazul transferului datelor personale n state tere, operatorul marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 4 unde trebuie enumerate statele ctre care se efectueaz transferul, i, de asemenea, se va preciza scopul transferului i categoriile de date transferate, prin menionarea indicativului de la seciunea IV, IX i/sau seciunea X, dup caz. n situaia n care scopul prelucrrii nu este identic cu scopul transmiterii/transferului datelor, operatorul va face meniuni la Seciunea IV, indicele 32, altele preciznd scopul efectiv al transmiterii/transferului datelor. n mod corespunztor, n cadrul Seciunii XIV privind transferurile de date n strintate, operatorul va debifa din aceast seciune indicii selectai deja la Seciunile IV, IX i X i care nu corespund transferului. n plus, este necesar ca operatorul s marcheze cu X articolul n baza cruia se efectueaz transferul datelor, i anume: <!--[if !supportLists]-->- n baza art. 29 alin. (4) din Legea nr. 677/2001, situaie n care operatorul (exportator al datelor) va anexa copia contractului cu clauze standard ncheiat cu importatorul de date, fie - n baza art. 30 din Legea nr. 677/2001. 1) Transferul n baza art. 29 alin. (4) din Legea nr. 677/2001 se bifeaz n cazul n care operatorul din Romnia (exportatorul de date) transfer date ctre un importator de date, situat ntr-un stat care nu

asigur un nivel de protecie adecvat, n baza unui contract ncheiat ntre exportatorul i importatorul de date. n acest caz, operatorul este supus procedurii autorizrii Astfel, n cazul n care statul de destinaie nu asigur un nivel de protecie adecvat, respectiv, statul de destinaie este stat ter, care nu face parte din comunitatea european, operatorul care export datele, trebuie s prezinte garanii suficiente cu privire la protecia drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate, printr-un contract ncheiat cu importatorul de date. n acest scop, n funcie de calitatea importatorului de date (operator/mputernicit) vor fi avute n vedere: clauzele contractuale standard (conform Deciziilor 2001/497/CE sau 2004/915/CE) care

reglementeaz transferul datelor de la un operator din Romnia ctre un operator stabilit ntr-un stat a crui legislaie nu prevede un nivel de protecie cel puin egal cu cel oferit de legea romn; clauzele contractuale standard (conform Deciziei Comisiei Europene 2010/87/UE) care

reglementeaz transferul datelor de la un operator din Romnia ctre un mputernicit stabilit ntr-un stat a crui legislaie nu prevede un nivel de protecie cel puin egal cu cel oferit de legea romn.

* Clauzele contractuale standard se vor transmite n limba romn. 2) Transferul n baza art. 30 Legea nr. 677/2001, se bifeaz n cazul n care operatorul din Romnia transfer date ctre un stat care nu asigur un nivel de protecie adecvat, n baza uneia dintre condiiile enumerate la acest articol, respectiv: a) cnd persoana vizat i-a dat n mod explicit consimmntul pentru efectuarea transferului; n cazul n care transferul de date se face n legtur cu oricare dintre datele prevzute la art. 7, 8 i 10, consimmntul trebuie dat n scris; b) cnd este necesar pentru executarea unui contract ncheiat ntre persoana vizata si operator sau pentru executarea unor masuri precontractuale dispuse la cererea persoanei vizate; c) cnd este necesar pentru ncheierea sau pentru executarea unui contract ncheiat ori care se va ncheia, n interesul persoanei vizate, ntre operator i un ter; d) cnd este necesar pentru satisfacerea unui interes public major, precum aprarea naional, ordinea public sau sigurana naional, pentru buna desfurare a procesului penal ori pentru constatarea, exercitarea sau aprarea unui drept n justiie, cu condiia ca datele s fie prelucrate n legtur cu acest scop i nu mai mult timp dect este necesar; e) cnd este necesar pentru a proteja viaa, integritatea fizic sau sntatea persoanei vizate; f) cnd intervine ca urmare a unei cereri anterioare de acces la documente oficiale care sunt publice ori a unei cereri privind informaii care pot fi obinute din registre sau prin orice alte documente accesibile publicului. Excepiile reglementate de aceste dispoziii legale sunt ns de strict interpretare.

Antenie! Transferarea datelor cu caracter personal ntr-un alt stat, dect cel/cele menionate n

formularul

de

notificare,

poate

constitui

contravenie.

n toate cazurile n care operatorii transmit/transfer date n strintate, acetia sunt obligai s informeze persoanele vizate cu privire la acest aspect.

2.2.14. SECIUNEA XV: Msurile luate pentru asigurarea securitii prelucrrii Potrivit art. 19 i 20 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, operatorul este obligat s aplice msurile tehnice i organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal mpotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificrii, dezvluirii sau accesului neautorizat. Ca urmare, la aceast seciune trebuie descrise msurile pe care le ia operatorul pentru a proteja datele persoanelor vizate pe care le prelucreaz, indiferent de mijloacele utilizate (automatizate, manuale ori mixte), n special, dac printre acestea se numr i date cu caracter special, care trebuie s respecte cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal ce se regsesc n prevederile Ordinului 52 din 18 aprilie 2002, publicat n Monitorul Oficial nr. 383 din 5 iunie 2002. Totodat, se anexeaz documentul care conine politica de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal.

2.2.15. SECIUNEA XVI: Sistemul de eviden utilizat i legturile cu alte prelucrri sau sisteme de eviden Sistemul de eviden, potrivit definiiei date de art. 3 lit. d) din Legea nr. 677/2001, este orice structur de date cu caracter personal, accesibil potrivit unor criterii determinate, indiferent dac aceast structur este organizat n mod centralizat ori descentralizat sau este repartizat dup criterii funcionale ori geografice. Se bifeaz cu X" sistemul de eviden al operatorului, dup cum sunt utilizate mijloace automate sau neautomate ori mixte pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. De asemenea, se marcheaz dac prelucrarea notificat are legtur cu alte prelucrri sau cu alte sisteme de eviden a datelor cu caracter personal. n caz afirmativ, se marcheaz locul unde este situat sistemul de eviden.