Tema 3. Organizaia ca sistem dinamic deschis. Mediul intern i extern al organizaiei. 1. 2. 3. Definirea i caracteristicile principale ale organizaiei.

Analiza succesului organizaiei. Mediul intern al organizaiei Mediul extern al organizaiei -1O verig important a economiei naionale o constituie organizaia, funcionarea creia se realizeaz sub aciunea conducerii ei, care acioneaz nemijlocit asupra mediului ei intern, ct i a mediului exterior n care exist i i desfoar activitatea. Savanii preocupai de problemele managementului, n literatura de specialitate, afirm, c organizaiile sunt baza lumii managerilor, organizaiile sunt cauza existenei managementului ca activitate. Organizaia este obiectul exercitrii managementului.
De aceea, pentru studierea n continuare a managementului, este necesar mai nti de toate de a cunoate ce reprezint organizaia, care sunt tipurile de organizaii, care sunt caracteristicile lor comune, care sunt factorii ce influeneaz activitatea lor i de ce este necesar conducerea organizaiilor.

Pentru ca o grup de oameni s se considere organizaie, ea trebuie s ndeplineasc cteva cerine i anume:

Unind aceste cerine ntru-n tot ntreg obinem noiunea de organizaie: ORGANIZAIA - reprezint o grup de oameni, activitatea crora contient este coordonat pentru atingerea scopului comun sau a scopurilor comune. ORGANIZAIA - reprezint un ansamblu de oameni, mijloace materiale i bneti, care au o finalitate, ce const n ndeplinirea anumitor scopuri. Numrul membrilor organizaiei i mrimea resurselor materiale i bneti folosite de ea sunt determinate de activitile ce trebuie realizate, pentru atingerea scopurilor puse.

Indiferent de mrimea organizaiilor formale, toate au nite caracteristici generale comune: RESURSELE - pentru atingerea scopurilor orice organizaie are nevoie de anumite resurse, care sunt transformate n anumite rezultate. Principalele resurse folosite n organizaii sunt : umane, capitalul, materiale, tehnologia, informaia. Procesul de transformare a resurselor este mai uor de vzut n organizaiile de producie, dar i organizaiile de deservire i cele necomerciale de asemenea folosesc aceste resurse. DEPENDENA DE FACTORII EXTERNI - organizaiile n totul depind de lumea nconjurtoare, de mediul exterior, att n raport cu resursele sale ct i n raport cu consumatorii. Mediul extern cuprinde o serie de factori de natur

diferit (economic, politic, social-cultural), care influeneaz direct sau indirect asupra activitii organizaiilor. In majoritatea cazurilor aceti factori nu pot fi controlai i s-i cunoasc pentru a putea manevra cu procesul de conducere a organizaiei n dependen de influena unui sau altui factor extern. DIVIZIUNEA ORIZONTAL A MUNCII - chiar dac doi oameni lucreaz mpreun, pentru atingerea scopului comun ei trebuie s mpart lucrul ntre ei. Distribuirea lucrului ntreg n pri componente reprezint diviziunea orizontal a muncii, n ntreprinderile mici aceast diviziune a muncii nu este evideniat n mod deosebit. Ins n organizaiile compuse (mari i medii) aceast diviziune se observ destul de clar. Exemplu clasic de diviziune orizontal a muncii n ntreprinderile de producie este planificarea, producia, marketingul, finanele, adic felurile principale de activiti de care depind succesele ntreprinderii i realizarea scopurilor puse. Diviziunea volumului mare de munc n pri componente d posibilitate de a produce mult mai mult. DIVIZIUNEA VERTICAL A MUNCII - deoarece n organizaie lucrul se mparte n pri componente (diviziunea orizontal a muncii) cineva trebuie s coordoneze lucrul grupurilor, ca acesta s fie eficient. Astfel, trebuie s existe un conductor care ar uni activitatea subdiviziunilor ntr-un tot ntreg i totodat s delimiteze lucrul de conducere, de coordonare a aciunilor de lucrul de neconducere. Coordonarea aciunilor de conducere ct i de neconducere reprezint diviziunea vertical a muncii (veriga n scri). SUBDIVIZIUNI - practic toate organizaiile compuse efectueaz diviziunea orizontal a muncii pe baza crerii subdiviziunilor, ce ndeplinesc sarcini concrete. In organizaii aceste subdiviziuni poart denumiri diferite: servicii, secii, sectoare, brigzi, ferme etc. Fiecare subdiviziune reprezint un grup de oameni cu conductorul su, activitatea crora contient este ndreptat i coordonat cu alte subdiviziuni ale ntreprinderii pentru a ndeplini scopurile comune. NECESITATEA CONDUCERII - pentru ca organizaia s-i realizeze scopurile, sarcinile, ele trebuie s fie coordonate prin intermediul diviziunii verticale a muncii. De aceea, apare necesitatea conducerii, adic necesitatea numirii conductorilor n diferite posturi de conducere, determinrii cercului de obligaiuni i responsabiliti, formrii organelor de conducere n conformitate cu legislaia n vigoare. Analiza succesului organizaiei. Conducerea reuit a unei organizaii se bazeaz pe urmtorii factori (compartimente) ai succesului: 1) Supravieuire. Dorina de a obine succes este caracteristic pentru toate organizaiile. Organizaia se consider c este vivace, numai dac i-a atins scopul. Unele organizaii se desfiineaz dac i-au atins scopurile iniiale, ns de obicei supravieuirea, existena ct mai ndelungat, este scopul suprem. Spre exemplu, Biserica Catolic exist de 2000 ani, organizaiile statale - de secole n ir. Ins pentru a rmne puternici, pentru a supravieui, mai multe organizaii sunt nevoite s-i schimbe scopurile, n conformitate cu schimbarea mediului ambiant. Toate organizaiile care exist pentru business i schimb scopurile de dragul consumatorilor. 2). Eficacitate i consecven. Pentru a supravieui, organizaia trebuie s fie efectiv i rezultativ. Dup P. Drucker organizaia devine rezultativ n caz dac elaboreaz corect ceea ce cere piaa, dar efectiv - cnd elaboreaz corect ceea ce dorete piaa. 3). Productivitatea. Eficacitatea firmei n mare msur depinde de productivitate, care, la rndul ei, se cere mbinat cu indici calitativi. n general, productivitatea nu este dect raportul dintre numrul de produse intrate i cel de produse finite elaborate. Cu ct mai productiv este organizaia, cu att ea este mai efectiv. Astfel, dac secia de marketing ridic volumul realizrii ne-cheltuind resurse suplimentare, atunci crete productivitatea. Dac ns creterea productivitii duce la micorarea calitii - eficiena scade. Productivitatea la toate nivelurile organizaiei este un factor important n asigurarea competitivitii ntreprinderii. 4). Realizarea practic. Decizia adoptat este numai o idee, un gnd. Scopul dirijrii - este nfiarea ei ntr-un lucru precizat concret. Decizie efectiv este aceea care-i realizat n practic, transformat n aciune cu un rezultat efectiv. -2Mrimile de baz ale organizaiei care constituie mediul ei intern sunt: scop, structur, sarcini, tehnologie, oameni. Scopul Conform definiiei, organizaia reprezint un grup de oameni cu scopuri comune. Organizaia poate fi prezentat ca un mijloc de atingere a scopurilor. Scopurile sunt relevate i stabilite de ctre managerii superiori i n dependen de organizaie sunt foarte multilaterale. Organizaia care se ocup cu businessul, este concentrat asupra producerii mrfurilor sau prestrii serviciilor n anumite limite specifice, ca cheltuielile i profitul obinut. Aceast sarcin este reflectat de aa indicatori ca rentabilitatea i productivitatea. Organizaiile mari au mai multe scopuri. Pentru a primi profit, ele trebuie s-i formuleze scopurile n aa domenii ca: obinerea anumitei cote de pia, elaborarea produciei noi, calitatea serviciilor, pregtirea i alegerea managerilor, rspunderea social. Organizaiile bugetare din sfera neproductiv nu tind spre profit, ntruct ele sunt limitate financiar. Structura organizaiei este o corelaie logic dintre nivelurile de management i domeniile funcionale, construit astfel nct s permit mai efectiv s fie realizate scopurile organizaiei. Pot fi evideniai 2 factori principali care acioneaz asupra structurii: 1) diviziunea muncii specializate;

2) sfera controlului. Particularitatea diviziunii muncii specializate const n aceea c lucrul este repartizat nu haotic, ci este nfptuit de specialitii funcionali - n marketing, planificare, finane etc. Numrul subalternilor unui manager reprezint sfera controlului. Dac managerului se supun muli oameni, sfera controlului e destul de larg, iar structura organizaiei este plat. Dac sfera controlului este ngust, organizaia are mai multe niveluri, structura e nalt. Sarcina este lucrul indicat sau o serie de lucruri, care trebuie s fie efectuate printr-o anumit metod ntr-o anumit perioad de timp. Din punct de vedere tehnic, sarcina este acordat nu lucrtorului, ci postului. Pe baza hotrrii managerilor superiori cu privire la structur, fiecare post are sarcinile sale (instruciunile de post). Sarcinile se mpart n trei categorii: lucrul cu oamenii; lucrul cu mijloacele (maini, instrumente, materie prim); - lucrul cu informaia. De exemplu, la uzin muncitorii lucreaz cu mijloace de producie, maistrul cu oamenii, casierul firmei cu informaia. O alt mrime importanta a organizaiei este tehnologia. Sarcina i tehnologia depind una de alta. Realizarea sarcinii depinde de tehnologia concret folosit ca mijloc de transformare a materiei prime n marfa. Tehnologia - este un mijloc de prelucrare a materiei prime. Elementul principal al tehnologiei este procesul. Deci, tehnologia este un mod care permite transformarea tuturor componenilor n marf. Influena acestei mrimi variabile asupra managementului este determinat de trei factori principali: revoluia industrial; standardizarea i mecanizarea; folosirea conveierului n sectorul producie. Un alt factor principal al organizaiei sunt oamenii. Managerul realizeaz scopurile firmei numai prin oameni. Comportarea omului n societate i la lucru este rezultatul corelaiilor dintre caracteristicile individuale i mediul ambiant. Caracteristicile individuale sunt foarte variate: capaciti - capacitatea de a efectua, executa o munc mai bine, care n mare msur depinde de potenialul intelectual i fizic; predispoziie i talent; necesiti (starea psihologic, senzaia fiziologic); ateptare (se bazeaz pe experiena i aprecierea situaiei reale); - imaginaie (imaginarea contient intelectual a stimulentelor prin senzaii); comportarea, punctul de vedere; valorile; influena mediului asupra personalitii i comportrii sale; grupe - formale i neformale; liderii. Toate aceste mrimi variabile n procesul managerial trebuie s fie analizate ntr-o dependen reciproc. -3Importana analizei influenei factorilor mediului exterior (ambiant) asupra activitii (firmei) a fost evideniat de coala sistemic la sfritul anilor *50, ai sec.XX. Managerii trebuie s in cont de mediul extern, fiindc organizaia ca sistem deschis depinde de el din punct de vedere al resurselor, cadrelor, energiei etc. Pentru a supravieui, organizaia trebuie s se acomodeze, s se adapteze la schimbrile mediului extern. Mediul influenei directe: Furnizorii - dependena dintre organizaie i furnizori este cea mai direct influen a mediului ambiant - recepionarea resurselor de peste hotare poate fi convenabil din punct de vedere al preurilor, calitii sau cantitii, dar i periculoas din punct de vedere al mobilitii mediului - schimbarea cursului valutar, instabilitatea politic etc. Materiale - organizaiile depind de furnizarea nentrerupt a materialelor, nefurnizarea crora poate conduce la faliment. Capital - pentru activitatea firmei este necesar nu numai de furnizori i materiale, dar i de capital; investitorii poteniali sunt: bncile, programele de stat, acionarii. Resurse umane - pentru o activitate efectiv este necesar de a avea o for de munc, de specialitatea i calificarea necesar. Fr oameni, care sunt capabili s foloseasc tehnologia complicat, capitalul i materialele nu valoreaz nimic. Din aceast cauz n multe firme selectarea i susinerea managerilor i specialitilor talentai a devenit o problem primordial. Relaiile dintre manageri i subordonai, n firmele prospere sunt bazate pe etica managerial.

Legile si organele de stat - statul reglementeaz activitatea firmelor: sistemul impozitar, salariul minimal, durata zilei de munc, durata concediului etc. Consumatorii - P.Drucker spune c scopul businessului e de a-l crea pe consumator. Organizaia supravieuiete atunci, cnd ea gsete consumatori i le satisface necesitile. Concurenii - lupt pentru consumator, pentru selectarea managerilor talentai, pentru pieele de desfacere etc. Concurenii sunt n stare s influeneze asupra preului, condiiilor de munc, sistemului de remunerare. Mediul influenei indirecte: Tehnologia (PT) - este i o mrime interioar i un factor extern de o nsemntate mare. Inovaiile tehnologice influeneaz asupra: 1) eficacitii proceselor de producere i de realizare; 2) sistemei informaionale; 3) apariiei produselor noi. Starea economiei. Managerii sunt obligai s in cont de schimbrile generale n economia tarii i de influena acestora asupra activitii firmei lor: pronosticurile ratei omajului i a inflaiei, ritmul de dezvoltare economic, costul forei de munc etc. Factorii socio-culturali . Orice organizaie funcioneaz ntr-un mediu cultural i, de aceea, factorii n cauz (sistemul de valori, valorile vieii, tradiiile) influeneaz asupra organizaiei. Influena factorilor socio-culturali: 1. Oamenii sunt gata s plteasc mai mult, dar s procure mrfuri cu simbolul firmelor prestigioase. 2. Cerinele consumatorilor n produse ecologice. 3. Controlul reclamei predestinate copiilor. Factorii politici. Mediul internaional.