Tema 8. Funcia de planificare 1. 2. 3. Definirea i necesitatea activitii de planificare.

Tipuri de planuri Esena, importana i coninutul planificrii strategice Planificarea tactic. Etapele procesului de planificare

-1n esen, planificarea semnific stabilirea i fundamentarea pe baza studiilor speciale ntocmite i a analizelor efectuate, a obiectivelor i sarcinilor de realizare a acestora, precum i a resurselor necesare pe o perioad determinat, potrivit planului anual, semestrial, trimestrial, lunar. Necesitatea planificrii reiese din faptul, c aceasta fixeaz sarcinile ce urmeaz a fi ndeplinite i indic mijloacele pentru atingerea elului, fiind o activitate managerial necesar i permanent, alturi de strategie i politic. n practica managementului contemporan se folosesc, la nivel de conductor al firmei, 7 variante de planuri: plan-scop sau scop; program; normativ; regul, regulament; procedur; metod; deviz de cheltuieli. 1) Planurile-scop sunt stabilite de conducerea firmei, care arat direcia dezvoltrii ei. 2) Planuri-programe - noiunea de program este mai vast dect noiunea de el, scop. Programul este o parte a planului, care determin timpul, rezultatul i mijloacele folosite de lucrtori pentru a atinge scopul, elul. Drept exemplu de program poate fi dat sistemul de legalizare a contractelor cu furnizorii, procesul de cumprare i instalare a utilajului. 3) Normative - planurile ce se folosesc pentru msurarea, aprecierea cantitii i calitii lucrului ndeplinit. 4) Plan-regul sau regulament - apreciaz limitele aciunii aparatului de conducere. De exemplu, n unele firme funcioneaz asemenea reguli: - e interzis primirea cadourilor de la reprezentanii altor firme - furnizori ai firmei; - fiecrui lucrtor care are un stagiu de lucru mai mare de 5 ani la firma dat i se acord o sptmn n plus la concediu. 5) Procedura - algoritmul (schema) ndeplinirii, realizrii operaiilor, micrilor n procesul de lucru. Procedura aprobrii deciziei const din urmtoarele etape: - informativ; - logic; - organizatoric; - tehnic. 6) Plan-metod - procedeul, modelul, modul de executare a deciziei cu ajutorul realizrii unor operaii. 7) Plan ca deviz de cheltuieli - planificarea cheltuielilor pe o anumit perioad. -2n teoria i practica managementului se folosete i noiunea de planificare strategic. Planificarea strategic determin toate funciile manageriale; procesul planificrii strategice asigur baza dirijrii cu organizaia i membrii ei. Planificarea strategic reprezint o totalitate de aciuni i decizii ale managerilor, care ofer posibilitatea de a elabora strategii specifice pentru organizaie n vederea atingerii scopurilor. Planificarea strategic este, n primul rnd, legat cu prognozarea i asigurarea acelor ci, pe care se va dezvolta businessul n perspectiva de lung durat, n scopul obinerii anumitor avantaje ca urmare a schimbrilor presupuse ce vor avea loc pe piaa produselor i serviciilor existente, n vederea utilizrii noilor posibiliti comerciale i performanelor tehnologice indiferent de apariia lor. n acest tip de planificare poate fi studiat un interval de timp de 10 i mai muli ani, anume atunci, cnd ntreprinderea activeaz n aa ramuri, pentru care este necesar o perioad mai mare de coacere a investiiilor pn la starea, cnd ele vor ncepe a contribui la obinerea veniturilor. n aceste condiii, sarcina planificrii strategice este aprecierea viitorului ndeprtat din punct de vedere economic. Planificarea strategic cuprinde 4 tipuri de activiti manageriale: 1. Repartizarea resurselor. 2.Adaptarea la mediul ambiant. 3.Coordonarea intern. 4.Prevederea organizaional. Distribuirea resurselor cuprinde procesul de repartizare a resurselor limitate ale ntreprinderii cum sunt fondurile, fora de munc i experiena tehnologic. Adaptarea la mediul nconjurtor cuprinde toate aciunile cu caracter strategic care sunt menite pentru mbuntirea relaiilor ntreprinderii cu mediul nconjurtor. Coordonarea intern este ndreptarea activitii strategice ntru identificarea aspectelor slabe i tari cu scopul unei integrri eficiente a operaiunilor interne. Previziunea strategic organizaional activitatea ce presupune perfecionarea sistematic a modului de gndire a managerilor prin crearea a astfel de ntreprinderi, ce sunt dirijate pe baza experienei decizionale din trecut. Vorbind despre planificarea strategic, ar fi greit s evitm nsi noiunea de strategie. Strategia reprezint n sine un plan complex detaliat, multilateral, prevzut pentru a asigura ndeplinirea misiunii organizaionale i atingerii scopurilor ei. Concomitent, strategia este un plan complex pentru formarea cruia managementul trebuie s cunoasc urmtoarele principii:

Strategia este formulat i elaborat de managerii superiori. Realizarea ei este prerogativa tuturor nivelelor manageriale. Planul strategic se elaboreaz drept perspectiv a firmei. Planul strategic trebuie s se bazeze pe cercetri minuioase, profunde i pe date factologice. Firma trebuie s adune informaii despre: ramur, piee, concuren. Planul strategic trebuie s fie elaborat nu numai ca un program integral, dar i ca un program mobil, flexibil. n mod evident i esenial procesul de planificare se construiete pe misiunea organizaional, respectiv rostul sau raiunea fundamental de existen a ntreprinderii. Misiunea exprim rostul de baz unic al activitilor desfurate de ntreprindere, care o face s se delimiteze n mod clar de altele de acelai tip. -3O alt categorie a planificrii businessului este planificarea tactic de scurt durat, care reflect situaia real stabilit la moment pe pia i care determin planurile de producie anuale. Aceast planificare cuprinde o perioad relativ mai mic de timp. De regul, nu depete un an i tinde s aprecieze perspectivele curente ale businessului i s planifice n corespundere cu ele activitatea ntreprinderii, n vederea utilizrii eficiente a resurselor existente i obinerii veniturilor scontate, innd cont de posibilitile maximale ale pieei. Planificarea dat necesit aprecierea permanent a acelor ci, care vor conduce la atingerea scopurilor planificrii strategice, precum i determinarea criteriilor estimrii de mai departe a activitii ntreprinderii. Procesul de planificare, ca o funcie a managementului, parcurge urmtoarele etape (schema 1): 1. nregistrarea situaiei de fapt , prin aceasta nelegndu-se cunoaterea exact a situaiei reale a ntreprinderii la momentul ntocmirii planului. Ea presupune, deci, definirea clar a condiiilor n momentul nceperii activitii. Aceast situaie poate fi prezentat mai exact prin analiza datelor disponibile din ultimii trei-cinci ani. Situaia de fapt reprezint condiia primordial pentru stabilirea obiectivelor reale. 2. Stabilirea obiectivelor. Obiectivele trebuie s fie realiste i s fie corelate i cu tendina evoluiei din ultima perioad, adic a evoluiei previzionate pentru perioada curent pe baza celei anterioare. Trebuie pornit de la faptul c planificarea nu determin imediat o schimbare de evoluie. De regul, primele reacii apar n decursul unei perioade medii. Dac se compar obiectivul stabilit cu situaia real, poate rezulta o suprapunere a obiectivului cu realizatul, ce isc un decalaj ntre cele dou. 3. Constatarea abaterilor dintre evoluia normal a realizrilor i obiectivelor stabilite. Aceste abateri ntre obiectiv i realizat trebuie i pot fi eliminate cu ajutorul unei diversiti de msuri. 4. Depistarea msurilor adecvate pentru nlturarea eventualelor erori. Se precaut o etap de concepie n care se aleg metode de atenuare a decalajelor n timpul necesar atingerii obiectivului stabilit. La aceast etap este necesar evaluarea tuturor posibilitilor, metodelor prin intermediul crora se pot realiza n mod realist obiectivele presupuse i planificabile, adic s fie posibil concretizarea fiecrei msuri n parte. 5. Planificarea n detaliu a activitii. La aceast etap se cuantific obiectivul ntreprinderii, innd cont de evoluia general, prin intermediul msurilor determinate n faza anterioar. Fraze sinucigae ca nimic nu poate fi planificat, totul este ntmpltor sunt inutile n activitatea concret i, ca atare, trebuie respinse i considerate nevalabile i fr valoare. Este evident c o planificare eficient este posibil dac sunt utilizate metode corespunztoare. 6. O planificare realist reprezint premisa realizrii obiectivului planificat. Dac planificarea detaliat arat c apare un nou decalaj ntre rezultatele planificrii i obiective, atunci trebuie revizuite msurile prevzute pentru atingerea obiectivelor i respectiv planurile. Aadar, este necesar o permanent corelaie obiectiv-plan. Dac planul i obiectivul se suprapun, planificarea se consider acceptat. 7. Controlul i verificarea permanent n perioada de plan (comparaia plan/realizat). Verificarea pe parcursul perioadei de plan creeaz posibilitatea depistrii din timp a eventualelor abateri, jucnd rolul unui sistem de alarm. 8. Analiza devierilor. Aceast analiz nu are rolul de a gsi un vinovat, ci de a depista cauzele care au determinat decalajele pentru a aplica msuri fie n sensul modificrii instrumentului de planificare, fie de mbuntire a msurilor luate. Schema 1. Desfurarea procesului de planificare

Etapa strategic nregistrarea situaiei reale Stabilirea obiectivelor Constatarea abaterilor

Analiza devierilor Controlul i verificarea permanent

DA NU

Depistarea msurilor adecvate

Corespunde planificarea detaliat obiectivelor ?

Planificarea n detaliu Etapa de planificare

Etapa analizei comparative plan / realizat