Sunteți pe pagina 1din 32

CURS 5

Organizarea preliminar i fezabilitatea evenimentului

Niveluri
Individual De grup Organizaional Multiorganizaional Naional Internaional

Tipuri
Personale Agrement,

liber Culturale Organizaionale

petrecere a timpului

Organizarea preliminar
Ce eveniment vrem s organizm? Care este ideea evenimentului? Este fezabil aceast idee? Cine va contribui la organizarea evenimentului? Ce facem cu ideile ready-made?

Organizarea preliminar
Ce tim despre eveniment/cine l va organiza? Evenimentul constanta; echipa de organizare variabila; Evenimentul variabila; echipa de organizare constanta Voluntari Profesioniti

Organizarea preliminar
Evenimentele sunt rareori organizate de o singur persoan Avantajul grupurilor sudate, care au mai organizat evenimente anterior Experien Cunoaterea punctelor tari i a celor slabe ale echipei Flexibilitate adugarea de membri (experi) noi

Organizarea preliminar
A. Shone&B. Parry Optim: 6 membri n comitetul de organizare Variaie n funcie de mrimea i specificul evenimentului Cu ct numrul crete, cu att mai dificil devine integrarea rezultatelor Importana leadershipului

Comitet de organizare
Preedinte Manager al operaiunilor (2) Manager financiar Coordonator marketing Manager pentru aspectele legale, de siguran i sntate

Comitet de organizare
Reprezentani ai consiliului local Reprezentani ai guvernului Deintori ai unor drepturi legate de desfurarea evenimentului Reprezentani ai Poliiei Reprezentani ai serviciilor de prim ajutor Reprezentani ai pompierilor

Comitet de organizare
Sponsori Asociaii ale participanilor la eveniment Reprezentani ai firmelor de asigurri Reprezentani ai instituiilor financiare (bnci) Reprezentani ai Camerei de Comer Alte asociaii /persoane legate de desfurarea evenimentului

Dezvoltarea structurilor organizaionale (C. Hall)


Originea ideii evenimentului Crearea unui comitet informal de organizare Emergena structurii de conducere Cristalizarea organizaiei formale Profesionalizare

Selectarea persoanelor din comitetul de organizare


Ct de mult timp este solicitat fiecrei persoane n parte pentru organizarea evenimentului? i pot elibera programul astfel nct s contribuie n mod eficient la procesul de organizare? Care este experiena candidailor n organizarea evenimentelor?

Selectarea persoanelor din comitetul de organizare


Care

este reputaia persoanelor? Ce relaii de lucru pot ntreine? Cum se comport n echip? Cum putem compensa punctele slabe din echip prin intermediul altor membri?

Fezabilitatea evenimentului
Abordarea sistematic este avantajoas n condiii de expertiz limitat, presiune temporal sau utilizarea suportului comunitar Evenimentele majore presupun evaluri riguroase (analiza cost-beneficiu, analiza impactului estimat, analiza investiiilor etc.) Pentru evenimentele de mrime medie examinare selectiv

Screening (filtrare)
Scopul este de a elimina ideile mai puin reuite n favoarea celor mai bune La final, poate rmne o singur idee sau cteva idei (la limit, nici o idee) Filtrul marketingului Filtrul operaional Filtrul financiar

Fezabilitatea evenimentului
Examinarea resurselor temporale Dimensiunea formal i informal a examinrii selective Luarea deciziilor n urma unor procese incontiente de testare (de exemplu, n cazul evenimentelor personale) ntocmirea unei liste de idei i trecerea ei prin filtre succesive

Examinarea selectiv (generarea ideilor)


Ideea sau obiectivul Natura general a evenimentului Scopul evenimentului Care trebuie s fie structura operaional? Care sunt beneficiile pentru participani? Conceptul

Examinarea selectiv (conceptul)


Mai multe concepte Primul filtru: marketing Al doilea filtru: perspectiva operaional Al treilea filtru: perspectiva financiar Alegerile rmase i conceptul final

Exemplu (generarea ideilor)


Strngerea de fonduri pentru Filarmonica Moldova din Iai Evenimentul ar trebui s fie public Bani pentru consolidarea cldirii Nivelul operaiunilor implicate - simplu/mediu Participanii ar trebui s aib un ctig din implicare

Idei
Licitaie pentru darurile oferite (personaliti) Pool party Concert n format clasic (19.00-21.00) Concert n aer liber (Mnstirea Cetuia) Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzic de camer

Examinare selectiv
Filtrul de marketing: Participanii nu vor fi interesai de Pool Party i de Concertul clasic Filtrul operaional: Organizarea concertului n aer liber presupune o desfurare de fore mult prea mare Filtrul financiar: Licitaia pentru daruri a mers prost la evenimente similare Concept: Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzic de camer

Filtrul de marketing
Care sunt conceptele cele mai potrivite pentru publicul int? Cunoaterea publicului int Experiena comitetului de organizare Utilizarea unui chestionar pilot Cutarea ideilor care s produc diferenierea Analiza evenimentelor concurente

Filtrul de marketing

Identificarea datelor care trebuie evitate Identificarea preferinelor locale Identificarea unor idei adiionale Identificarea unor nie neocupate Problema cererii i a adecvrii (nivelul organizaional, nivelul publicului etc.) Experiene create din perspectiva publicului (P. Fisk) Environmental search

Environmental search (P. Kotler, N. Lee)


Mixul de marketing (4P) Micromediu (performane din trecut, resurse, service delivery, suportul managementului, prioritile, publicurile interne, parteneri i aliai etc.) Macromediu (factori naturali, factori economici, factori politici, factori culturali, factori demografici, factori tehnologici, publicuri externe)

Filtrul operaional
Ce poate fi realizat? Relaia resurse-idei Expertiz Staff Locaie Dimensiunea temporal Dimensiunea tehnologic

Filtrul operaional

Constrngeri legale Licene Probleme legate de asigurri Stiluri operaionale (voluntari, profesioniti) Valorificarea backgroundului, hobby-urilor i a intereselor persoanelor implicate n organizare Cunoaterea activitilor anterioare

Filtrul financiar
Care este bugetul evenimentului? Evenimente cost only Pragul break even Surplus (eventual, reinvestit pentru asigurarea organizrii evenimentului n anul viitor) Adecvarea financiar (n special dac evenimentul este destinat strngerii de fonduri)

Filtrul financiar
Informaii financiare Analiza veniturilor Analiza costurilor Evaluare preliminar Costuri de infrastructur-costuri operaionale Raport subestimare-supraestimare

Fezabilitatea evenimentului
n cazul evenimentelor foarte mari, ea continu i dup faza examinrii selective Problema acceptabilitii evenimentului Evaluarea i managementul riscurilor Reexaminare a conceptului i a obiectivelor Relaia dintre obiectivele principale i cele secundare

Obiective
Dezvoltarea implicrii publice n art, sport i alte activiti de petrecere a timpului liber Fund-raising pentru anumite proiecte Crearea de noi atracii turistice Introducerea unei idei noi pe pia Atragerea mai multor vizitatori pentru o destinaie turistic

Obiective
Atragerea ateniei asupra unui subiect sau a unui proiect Dezvoltarea sentimentului comunitar Promovarea comunitilor Promovarea schimburilor politice i culturale ncurajarea participrii

Fezabilitatea evenimentului
Analiza motenirii posibile a evenimentului Analiza integrrii prilor Timp suficient pentru aceast faz preliminar Critical Path Media critical path