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SGM-105

OSTENSIVO

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO NA MARINHA

– NODAM –

MARINHA DO BRASIL

SECRETARIA-GERAL DA MARINHA

2013

OSTENSIVO

SGM-105

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

E ARQUIVAMENTO NA MARINHA

- NODAM -

MARINHA DO BRASIL

SECRETARIA-GERAL DA MARINHA

2013

FINALIDADE: NORMATIVA

4ª REVISÃO

OSTENSIVO

ATO DE APROVAÇÃO

SGM-105

Aprovo, para emprego na MB, a 4ª revisão da publicação SGM-105 -

NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO

NA MARINHA (NODAM).

AUTENTICADO

RUBRICA

PELO ORC

 

EM

/

/

CARIMBO

BRASÍLIA, DF. Em 10 de abril de 2013.

EDUARDO MONTEIRO LOPES Almirante-de-Esquadra Secretário-Geral da Marinha

ASSINADO DIGITALMENTE

OSTENSIVO

 

SGM-105

ÍNDICE

 

PÁGINAS

 

Folha de Rosto

I

Ato de Aprovação

II

Índice

III

Introdução

X

CAPÍTULO 1 - DOCUMENTOS

 

1.1 - Documento

 

1-1

1.2 - Grupos de Documentos

1-1

1.3 - Documentos Administrativos

1-1

1.4 - Informações Gerais

1-2

CAPÍTULO 2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1

- Classificações

2-1

2.2

- Âmbito

2-1

2.3

- Precedência

2-1

2.4

- Acesso

2-1

2.5

- “DA” controlado

2-3

2.6

- “DA” informação pessoal

2-3

2.7

- Reprodução de “DA” sigiloso

2-3

2.8

- Extratos de “DA” sigiloso

2-3

2.9

- Marcações da precedência e do sigilo

2-4

2.10

- “DA” pessoal

2-4

2.11

- Anexos sigilosos

2-5

2.12

- Alteração do grau de sigilo

2-5

2.13

- Cópias de “DA” sigiloso

2-6

2.14

- Desclassificação por retirada de anexo

2-6

2.15

- Termo de Classificação de Informação (TCI)

2-6

CAPÍTULO 3 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1

- Conteúdo

3-1

3.2

- Composição do “DA”

3-1

3.3

- Cabeçalho

3-3

3.4

- Texto

3-15

3.5

- Textos de “DA” de correspondência

3-16

3.6

- Textos de “DA” normativos

3-18

3.7

- Verbos

3-19

3.8

- Formas de tratamento

3-20

3.9

- Qualificativos

3-22

3.10

- Regras gerais de tratamento

3-22

3.11

- Escrituração do Número Único de Protocolo/Processo (NUP)

3-23

3.12

- Emprego de siglas e abreviaturas

3-24

3.13

- Menção a pessoal

3-24

3.14

- Datas, horas e números

3-26

3.15

- Fecho de cortesia

3-28

3.16

- Assinatura

3-28

3.17

- Rubrica

3-32

3.18

- Cópias autenticadas

3-32

3.19

- Reconhecimento de firma

3-34

OSTENSIVO

- III -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

PÁGINAS

3.20 - Paginação

3-34

3.21 - Elaboração de anexos, apêndices e adendos

3-34

3.22 - Divulgação de documentos

3-38

3.23 - Quantidade de exemplares

3-38

3.24 - Indicação de “Cópias”

3-39

3.25 - Indicação de “Distribuição”

3-41

3.26 - Páginas em continuação

3-42

CAPÍTULO 4 - LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) E FOLHA REGIS- TRO DE MODIFICAÇÃO (FRM)

4.1 - Conceituação

4-1

4.2 - Finalidade

4-1

4.3 - Elaboração

4-1

4.4 - Distribuição

4-2

4.5 - Folha de Registro de Modificações (FRM)

4-2

4.6 - Modelo

4-2

CAPÍTULO 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO

5.1 - Conceituação

5-1

5.2 - Recepção

5-1

5.3 - Seleção

5-1

5.4 - Distribuição interna (tramitação)

5-1

5.5 - Estudo

5-1

5.6 - Produção

5-1

5.7 - Expedição

5-2

5.8 - Arquivamento na OM

5-6

CAPÍTULO 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E ELIMI-

 

NAÇÃO DE DOCUMENTOS

6.1

- Avaliação de documentos ostensivos

6-1

6.2

- Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

6-1

6.3

- Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD)

6-1

6.4

- Avaliação do grau de sigilo, Transferência, Recolhimento e Eliminação de documentos sigilosos

6-2

6.5

- Transferência/Recolhimento de documentos

6-3

6.6

- Procedimentos para a Transferência/Recolhimento de documentos à DPHDM

6-4

6.7

- Recolhimento de documentos produzidos em Suportes Especiais

6-4

6.8

- Eliminação de documentos

6-4

6.9

- Procedimentos para eliminação de documentos

6-5

6.10

- Disposições Gerais

6-5

CAPÍTULO 7 - INSTRUÇÃO PERMANENTE (INST)

7.1 - Definição

7-1

7.2 - Elaboração

7-1

7.3 - Distribuição

7-1

7.4 - Modificação

7-1

7.5 - Cancelamento

7-2

7.6 - Reedição

7-3

OSTENSIVO

- IV -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

PÁGINAS

7.7 - Coletânea

7-3

7.8 - Regras gerais

7-3

7.9 - Modelo

7-3

CAPÍTULO 8 - NORMA PERMANENTE (NORM)

8.1 - Definição

8-1

8.2 - Distribuição

8-1

8.3 - Modificação

8-1

8.4 - Cancelamento

8-1

8.5 - Reedição

8-1

8.6 - Coletânea

8-1

8.7 - Marcação

8-1

8.8 - Regras gerais

8-1

8.9 - Modelo

8-1

CAPÍTULO 9 - ORDEM INTERNA (OI) 9-1 - Definição

9-1

9.2 - Numeração

9-1

9.3 - Distribuição

9-1

9.4 - Coletânea

9-1

9.5 - Modificação

9-1

9.6 - Cancelamento

9-1

9.7 - Marcação

9-1

9.8 - Modelo

9-1

CAPÍTULO 10 - PORTARIA (Port)

10.1 - Definição

10-1

10.2 - Portaria Normativa (PN)

10-1

10.3 - Composição

10-1

10.4 - Distribuição

10-2

10.5 - Alteração

10-2

10.6 - Delegação de competência

10-3

10.7 - Modelo

10-3

CAPÍTULO 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA (IN)

11.1 - Definição

11-1

11.2 - Instrução Normativa Conjunta (INC)

11-1

11.3 - Composição

11-1

11.4 - Distribuição

11-1

11.5 - Alteração

11-1

11.6 - Modelo

11-1

CAPÍTULO 12 - CARTA

12.1 - Definição

12-1

12.2 - Modelo

12-1

CAPÍTULO 13 - CIRCULAR (Circ)

13.1 - Definição

13-1

13.2 - Distribuição

13-1

13.3 - Regras gerais

13-1

OSTENSIVO

- V -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

PÁGINAS

13.4 - Alteração/Cancelamento

13-1

13.5 - Modelo

13-1

CAPÍTULO 14 - COMUNICAÇÃO PADRONIZADA (CP)

14.1 - Definição

14-1

14.2 - Uso

14-1

14.3 - Modelo

14-1

CAPÍTULO 15 - COMUNICAÇÃO INTERNA (CI)

15.1 - Definição

15-1

15.2 - Uso

15-1

15.3 - Texto

15-1

15.4 - Modelo

15-1

CAPÍTULO 16 - OFÍCIO (Of)

16.1 - Definição

16-1

16.2 - Texto

16-1

16.3 - Modelo

16-1

CAPÍTULO 17 - OFÍCIO EXTERNO (OfExt)

17.1 - Definição

17-1

17.2 - Composição

17-1

17.3 - Regras gerais

17-3

17.4 - Modelo

17-3

CAPÍTULO 18 - DESPACHO (Desp)

18.1 - Definição

18-1

18.2 - Cópias

18-1

18.3 - Alteração de anexos

18-1

18.4 - Tramitação “Via”

18-2

18.5 - Arquivamento

18-2

18.6 - Paginação

18-3

18.7 - Transunto

18-3

18.8 - Despacho em documentos

18-4

18.9 - Regras gerais

18-4

18.10 - Modelo

18-4

CAPÍTULO 19 - MEMORANDO (Memo)

19.1 - Definição

19-1

19.2 - Texto

19-1

19.3 - Alteração/Cancelamento

19-1

19.4 - Modelo

19-1

CAPÍTULO 20 - DOCUMENTOS DIGITAIS

20.1 - Definição

20-1

20.2 - Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM)

20-1

20.3 - Correio Eletrônico

20-1

20.4 - Assinatura digital

20-2

20.5 - Autenticação digital

20-2

20.6 - Elaboração do “DA” digital

20-3

OSTENSIVO

- VI -

REV.4

OSTENSIVO

 

SGM-105

 

PÁGINAS

20.7

- Trâmite

20-3

20.8

- Expedição e recebimento

20-3

20.9

- Segurança

20-7

20.10

- Distribuição por meio magnético

20-8

20.11

- Arquivamento

20-8

CAPÍTULO 21 - CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA (CE)

21.1 - Definição

 

21-1

21.2 - Regras gerais

21-1

21.3 - Composição da CE

21-1

21.4 - Modelo

21-1

CAPÍTULO 22 - REQUERIMENTO (Req)

 

22.1 - Definição

 

22-1

22.2 - Composição

22-1

22.3 - Tramitação

22-1

22.4 - Regras gerais

22-3

22.5 - Modelo

22-3

CAPÍTULO 23 - DESPACHO DECISÓRIO (DD)

23.1 - Definição

 

23-1

23.2 - Composição

23-1

23.3 - Modelo

23-1

CAPÍTULO 24 - ATESTADO

 

24.1 - Definição

 

24-1

24.2 - Carimbo da OM

24-1

24.3 - Modelo

24-1

CAPÍTULO 25 - CERTIDÃO

 

25.1 - Definição

 

25-1

25.2 - Regras gerais

25-1

25.3 - Casos especiais

25-2

25.4 - Modelo

25-2

CAPÍTULO 26 - ORDEM DO DIA (OD)

 

26.1 - Definição

 

26-1

26.2 - Composição

26-1

26.3 - Distribuição

26-1

26.4 - Modelo

26-1

CAPÍTULO 27 - ORDEM DE SERVIÇO (OS)

27.1 - Definição

 

27-1

27.2 - Distribuição

27-1

27.3 - Cancelamento

27-1

27.4 - Retificação

27-1

27.5 - Modelo

27-1

OSTENSIVO

- VII -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

PÁGINAS

CAPÍTULO 28 - PARECER

 

28.1 - Definição

28-1

28.2 - Composição

28-1

28.3 da

- Pareceres

Consultoria

Jurídico-Adjunta

do

Comandante

da

Marinha

(CJACM)

28-1

28.4 - Pareceres sobre Proposições Legislativas

 

28-1

28.5 - Orientações para Preposições Parlamentares

28-2

28.6 - Requerimentos de informação

 

28-4

28.7 - Prazos

28-4

28.8 - Modelo

28-4

CAPÍTULO 29 - TERMO

 

29.1 - Definição

29-1

29.2 - Composição

29-1

29.3 - Modelo

29-1

CAPÍTULO 30 - FAC-SIMILE (Fax)

 

30.1 - Definição

30-1

30.2 - Utilização

30-1

30.3 - Restrições de uso

 

30-1

30.4 - Cópias

30-1

30.5 - Arquivamento

30-1

30.6 - Modelo

30-1

CAPÍTULO 31 - DOCUMENTOS PARA APRECIAÇÃO DO COMANDANTE

DA MARINHA

 

31.1 - Generalidades

31-1

31.2 - Procedimentos

31-1

31.3 - Composição dos processos

 

31-1

31.4 - Exposição de Motivos (EM)

31-2

31.5 - Anteprojeto de Lei e Projeto de Decreto

 

31-4

31.6 - Aviso (Av)

31-4

31.7 - Formatação e Envio de Documentos para o Ministro da Defesa

 

31-4

31.8 - Modelos

31.6

CAPÍTULO 32 - ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM DA DPHDM

 

32.1 - Propósito

32-1

32.2 - Microfilmagem de documentos transferidos/recolhidos

 

32-1

32.3 - Atendimento as OM Cadastradas

 

32-1

32.4 - Guarda de Microfilmes

 

32-2

32.5 - Recursos Financeiros

32-2

32.6 - Disposições Gerais

32-2

CAPÍTULO 33 - CURRICULUM VITAE

 

33.1 - Propósito

33-1

33.2 - Normas gerais

33-1

33.3 - Normas específicas

 

33-1

33.4 - Local, data e assinatura

33-2

33.5 - Modelo

33-2

OSTENSIVO

- VIII -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

PÁGINAS

CAPÍTULO 34 - ABREVIATURAS DE TIPOS DE NAVIOS E EMBARCAÇÕES

34.1 - Propósito

34-1

34.2 Uso das abreviaturas

-

34-1

34.3 Formação de abreviaturas

-

34-1

34.4 Critérios para formação de abreviaturas

-

34-1

34.5 - Listas de abreviaturas

34-2

CAPÍTULO 35 - COMUNICAÇÃO PADRONIZADA DE PROCESSOS JUDI- CIAIS (CPPJ)

35.1 - Definição

35-1

35.2 - Texto

35-1

35.3 - Assinatura

35-1

35.4 - Cópias

35-1

35.5 - Autorização

35-1

35.6 -

Delegação de Competência

35-2

35.7 - Modelo

35-2

CAPÍTULO 36 - PROCESSOS

36.1 - Processos

36-1

36.2 - Unidades Protocolizadoras

36-1

36.3 - Regras Gerais

36-1

36.4 - Disposição Final

36-4

36.5 - Modelo

36-4

CAPÍTULO 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SER- VIÇOS DE PROTOCOLO

37.1 - Objetivo

37-1

37.2 - Conceitos e Definições

37-1

37.3 - Procedimentos com Relação a Processos

37-5

37.4 - Carimbos

37-12

37.5 - Termos

37-15

37.6 - Disposições Gerais

37-20

ANEXOS

ANEXO A

ANEXO B

- Índice de legislação pertinente

A-1

- Índice remissivo

B-1

ANEXO C - Modelo de Termo de solicitação de autorização para Eliminação de Docu- mentos

C-1

ANEXO D

ANEXO E

- Modelo de Termo de Eliminação de Documentos

D-1

- Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

E-1

ANEXO F - Modelo de Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos

F-1

ANEXO G - Formas de tratamento para autoridades do MD e dos Poderes da União

G-1

ANEXO H

- Relação de códigos de Unidades Protocolizadoras

H-1

ANEXO I

I-1

ANEXO J

- Papeleta de Discrepância de Destinação de Documentos - Modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem

J-1

OSTENSIVO

- IX -

REV.4

OSTENSIVO

INTRODUÇÃO

SGM-105

1 - PROPÓSITO Estabelecer procedimentos, no âmbito da Marinha do Brasil (MB), sobre a docu- mentação administrativa, enfocando os aspectos da sua elaboração, tramitação, arquivamento, eliminação e transferência/recolhimento à Diretoria do Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha/Arquivo da Marinha (DPHDM/Arquivo da Marinha).

2 - DESCRIÇÃO Esta publicação está dividida em 37 capítulos, conforme descrito no índice.

3 - PRINCIPAIS MODIFICAÇÕES:

a) Primeira Revisão Em relação à publicação anterior, foram implementadas as seguintes modifica- ções: os conceitos dos diferentes graus de sigilos foram atualizados de acordo com a nova legislação em vigor; a marcação do grau nos DA de sigilo passou a ser centralizada no alto e no rodapé de cada folha; inclusão do pronome de tratamento Vossa Excelência para os mem- bros do Ministério Público; inclusão de meio elétrico e eletrônico para expedição de docu- mentos sigilosos; inclusão da tramitação dos requerimentos em grau de recurso; inclusão do Índice remissivo; vedado o uso de zero à esquerda de números significativos; uso da forma resumida da denominação da OM no cabeçalho e no texto para Delegacias ou Agências, Capi- tania dos Portos ou Fluvial; alteração da descrição do ano para quatro algarismos quando em- pregadas em datas na forma resumida; inclusão de novo item para os casos em que não se usará a assinatura “POR ORDEM”; formalização do Correio Eletrônico como meio de expe- dição de documentos; inclusão do verbo “apresentar” para o trâmite entre autoridades; utiliza- ção da fita plástica gomada como lacre nos envelopes que acondicionam documentos sigilo- sos; uso do carimbo “autenticado por” nas cópias endereçadas a titular de OM mais moderna; endereçamento à DAdM de cópia magnética de Portarias de caráter normativo para publica- ção em Boletim da MB, em aplicativo padronizado e utilizando-se a abreviatura “(Bol MB)”; possibilidade de arquivamento de Despacho em OM previamente determinada, sem necessi- dade de retorno à OM de origem e impossibilidade das OM, apenas endereçadas de informa- ção de expediente anterior, emitirem Despacho, devendo ser feito novo ofício; alteração da distribuição do ILEMA para meio magnético; atualização das abreviaturas dos quadros dos Oficiais e especialidades das Praças; inclusão dos seguintes capítulos: 10 - Instrução Norma- tiva; 19 - Documentos Elétricos ou Eletrônicos; 23 - Despacho Decisório; inclusão de novo modelo de Fax, constante do capítulo 30; exclusão dos capítulos que tratavam de “Aviso” e

OSTENSIVO

- X -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

“Exposição de Motivos”, incorporando-os no capítulo 31 - Documentos para Apreciação do Comandante da Marinha; inclusão de ementas nas Portarias; e alteração no preâmbulo de Or- dem de Serviço de caráter sigiloso, quando o assunto tratar de pena imposta; b) Segunda Revisão Em relação a primeira revisão foram implementadas as modificações a seguir, já considerando os números dos capítulos desta revisão:

criados dois capítulos: um para Lista de Verificação Anual (LVA), que rece- beu o número 4 e um para Comunicação Padronizada de Processos Judiciais – Capítulo 35, e extinto o Capítulo 20 – Nota Eletrônica Oficial (NEO); criados os Anexos C, D, E, F, G e H e extinto o anexo de “Abreviaturas e Siglas de uso comum” em virtude da entrada em vigor do MD33-M-02. - Capítulo 1 - Documentos: alteração no conceito de “documento”; e extinção, no rol de DA, de correspondência, do Cartão e da NEO; Capítulo 2 - Classificação dos Do- cumentos Administrativos: alteração na marcação do grau de precedência dos DA, passando a ser centralizada no alto e no rodapé das páginas; e alteração das autoridades que podem atri- buir aos DA o grau de sigilo ULTRA-SECRETO; Capítulo 3 - Composição dos Documentos

Administrativos: reorganização de artigos, incisos, alíneas e subalíneas; alteração na configu- ração dos DA: recomendação do tipo de arquivo, especificação de tamanho de letra para cita- ções e notas de rodapé, mudança nas margens dos DA e inclusão da possibilidade da impres- são em frente e verso; o número de ordem com sequência departamental passa a ser válido para todos os DA, de algumas OM específicas; inclusão do Vice-Chefe do Estado-Maior da Armada como destinatário de DA que trate de assunto de rotina; inclusão das designações “Da:” e “À:” nos expedientes endereçados às militares do sexo feminino; inclusão da desig- nação “Aos:” para os expedientes endereçados a vários destinatários; inclusão da definição de “assunto de rotina”; alteração na escrituração do endereçamento de envelopes; alteração da apresentação do termo “POR ORDEM:” para “Por ordem:”; inclusão do tipo de assinatura “Pelo”, devendo ser utilizada por mais antigo presente quando o mais moderno estiver ausen- te; autorização da assinatura “Por ordem” e do uso de cópias autenticadas para DA endereça- dos ao CM, ao CEMA, aos demais Alte Esq ou à autoridade superior na cadeia de comando, ”

nos textos de documentos externos assinados no impedimento; transferência de

ausência

por “Na

desde que tratem de assuntos de rotina; substituição da expressão “Incumbiu-me ”

tudo que trata de documento eletrônico para o Capítulo 20 - Documentos Eletrônicos; altera- ção da apresentação dos números de páginas dos documentos sigilosos, quando estes apresen- tarem mais de uma página; inclusão da expressão MARINHA DO BRASIL no canto superior esquerdo, em negrito, para páginas em continuação de vários DA; as cópias dos documentos

OSTENSIVO

REV.4

- XI -

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originais passam a conter, também, o timbre das Armas nacionais; os arquivos eletrônicos tramitados entre OM ou para órgãos extra-MB, sempre que possível, deverão ser no formato “PDF”; e as formas de tratamento passam a seguir o estabelecido pelo MD, conforme o Ane- xo H; Capítulo 4 - Lista de Verificação Anual (LVA): inseridas as definições de LVA e FRM; ressaltada a especificidade da LVA de Portarias; e incluído no modelo de LVA o item Distri- buição, que dispensa a Circular no ato de disseminação da LVA; Capítulo 5 - Ciclo de Pro- cessamento: transferência de tudo que trata de documento eletrônico para o Capítulo 20; de- sobrigação do arquivamento da via do DA expedido que evidencie seu trâmite interno, tor- nando possível o trâmite exclusivamente eletrônico, embora permaneça a necessidade de ar- quivamento de uma via impressa assinada ou autenticada; instituição de novas regras para o prazo de arquivamento, cumprindo resolução do Conselho Nacional de Arquivos; substituição do termo “temporário” por “corrente”; e instituição da guarda dos DA em arquivos corrente e intermediário, além do permanente; no Capítulo 6 - Transferência, Recolhimento e Elimina- ção de Documentos: alterada a nomenclatura do capítulo; alteração na sistemática de triagem, em virtude da instituição dos arquivos corrente e intermediário; substituição das Comissões de Triagem pelas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com novas atribui- ções; e alteração na triagem de documentos sigilosos, que passa a ser normatizada pelo EMA- 414; Capítulo 9 - Ordem Interna: inclusão do procedimento para cancelamento de OI que não será reeditada; Capítulo 12 - Carta: eliminação da normatização do Cartão; e alteração no formato da Carta, com a inclusão do Assunto e complementação dos dados do remetente, com mudança de local da escrituração deste; Capítulo 14 - Comunicação Padronizada: simplifica- ção da concepção e do uso da CP, que deixa de exigir delegação de competência do titular da OM, porém fica reiterado seu uso apenas para tratar de assunto de rotina no nível de decisão dos elementos organizacionais envolvidos; Capítulo 17 - Ofício Externo: alteração na compo- sição do OfExt; Capítulo 20 - Documentos Eletrônicos: incorporação de tudo que se refere a documento eletrônico e que estava distribuído por outros capítulos destas Normas; inclusão de regras para as novas assinatura e autenticação digitais; definição de procedimentos para elaboração, trâmite, expedição, arquivamento, compactação e criptografia de documentos eletrônicos; implantação de regras para atribuição de nomes aos arquivos de DA eletrônicos; e definição da regra para arquivamento de DA eletrônicos; Capítulo 30 - Fax: alteração no for- mato do Fax; Capítulo 34 - Abreviaturas de Tipos de Navios e Embarcações: deixa de existir a definição das regras para formação de siglas e abreviaturas de navios e embarcações, em razão da entrada em vigor do MANUAL DE ABREVIATURA, SIGLAS, SÍMBOLOS E CONVENÇÕES CARTOGRÁFICAS DAS FORÇAS ARMADAS – MD33-M-02, expedido

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pelo Ministério da Defesa; Capítulo 35 - Comunicação Padronizada de processos judiciais:

institui um modelo padronizado para comunicação entre as Centrais de Processos Judiciários das OM;

c) Terceira Revisão Em relação a segunda revisão foram implementadas as modificações a seguir, já

considerando os números dos capítulos desta revisão: Capítulo 1 - DOCUMENTOS: alteração na documento eletrônico; inclusão da possibilidade do carimbo ser impresso de forma digital;

e obrigatoriedade da assinatura pelo responsável pelo documento nas cópias cegas; Capítulo 3

- COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: obrigatoriedade do empre-

go do papel de cor branca nas cópias; substituição do quarto elemento do grupo indicador pela classificação sugerida na tabela de temporalidade; substituição do quinto elemento do grupo indicador pelo NUP quando for o caso; o número de ordem de ofício e ofício externo terão a mesma numeração sequencial; inclusão da localidade caso algum navio em comissão necessi- te elaborar algum documento; inclusão de uma tabela com as diversas formas de itenização; apor a palavra “continuação” a partir da segunda folha nos anexos, apêndices e adendos; a possibilidade de colocar as OM na indicação de cópias uma ao lado da outra; e inclusão do Número Único de Protocolo (NUP) no rodapé dos DA; Capítulo 4 - Lista de Verificação A- nual (LVA): alterada a finalidade de LVA; exclusão da Ordem Interna (OI) na expedição de LVA; substituição de Índice de Legislação da Marinha (ILEMA) por Sistema de Gerencia- mento de Legislação da Marinha (LEGISMAR); e encaminhamento digital da LVA , caso a OM não possua página na intranet, para o seu Comando Imediatamente Superior, ou Coman-

do Superior; Capítulo 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO: inclusão da classificação dos DA por meio da tabela básica de temporalidade; inclusão das diretrizes para utilização da tabela, como assunto, prazos de guarda e destinação final; e extinção da classificação dos DA em corrente, intermediário e permanente; Capítulo 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA. RE- COLHIMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS: alteração no conceito de transferên- cia; inclusão do conceito de recolhimento; alteração na sistemática de triagem, em virtude da instituição da Tabela de Temporalidade Básica; inclusão do conceito de recolhimento de do- cumentos produzidos em suportes especiais; inclusão do conceito para eliminação de docu- mentos; inclusão de procedimento eliminação de documentos; a inclusão da solicitação de um técnico do Departamento de Arquivos do DPHDM, por ocasião de extinção ou baixa de OM;

e extinção das formas de recolhimento imediato ou programado ao DPHDM; Capítulo 7 - INSTRUÇÃO PERMANENTE: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo 8 - NORMA PERMANENTE: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo

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9 - ORDEM INTERNA: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; e a inclusão por

ocasião de cancelamento de OI, do envio de mensagem ao DPHDM, comunicando o seu can- celamento; Capítulo 10 - PORTARIA: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; a extinção de corrigir pequenos erros por meio de mensagem; e a extinção da possibilidade de se lançar a previsão de cancelamento automático, quando surtir o efeito a que a portaria se propõe; Capítulo 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo 13 - CIRCULAR; a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM;

e a extinção no item VIGÊNCIA da possibilidade de se lançar a previsão de cancelamento

automático, quando atingido o prazo ou propósito definidos; Capítulo 15 - COMUNICAÇÃO

INTERNA: a inclusão da assinatura no impedimento pelo substituto legal; Capítulo 18 - DESPACHO: a possibilidade de elaborar um despacho, por ocasião de recebimento de ofício sem a tramitação via; Capítulo 19 - MEMORANDO: a extinção de correções por Msg; Capí- tulo 20 - DOCUMENTOS ELETRÔNICOS: alteração no conceito de documento eletrônico;

e a possibilidade da assinatura sobreposta no despachos; Capítulo 26 - ORDEM DO DIA: a

extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; Capítulo 27 - ORDEM DE SERVIÇO: a extinção da obrigatoriedade do envio ao DPHDM; e inclusão de regras para cancelar ou retifi- car; Capítulo 28 - PARECER: alteração na tramitação do Parecer; Capítulo 36 - PROCES- SOS: inclusão dos procedimentos para gerar processo e numeração única de processos; Capí- tulo 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PRO- TOCOLO: inclusão dos procedimentos dos serviços de protocolo da MB; Anexo C - MODE- LO DE TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE DO- CUMENTOS: alteração nos procedimentos para eliminação; Anexo D - MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS: alteração nos procedimentos para elimi- nação; Anexo F - MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS:

alteração nos procedimentos para transferência; Anexo G - TABELA DE RECOLHIMEN- TOS DE TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO IMEDIATO: extinção da tabela; e A- nexo H - RELAÇÃO DE CÓDIGOS DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS: inclusão da relação de códigos das Unidades Protocolizadoras; e

c) Quarta Revisão Esta publicação é a quarta revisão da SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM). Em relação à publicação anterior foram implementadas as modificações a seguir, já considerando os números dos capítulos desta revisão:

no Capítulo 1 - DOCUMENTOS

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alteração na definição de documento eletrônico para documento digital; e

retiradas as abreviaturas de Carta e Certidão.

no Capítulo 2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI-

VOS

• exclusão da definição do grau de sigilo “CONFIDENCIAL”;

• alteração da definição do grau de sigilo “RESERVADO”;

• substituição da expressão “Documentos Confidenciais e Reservados” para

“Documentos Reservados”;

• inclusão de orientação quanto ao acesso de informação pessoal;

• inclusão de nova orientação quanto à classificação do grau de sigilo;

• alteração da definição de classificação de secreto;

• inclusão de procedimentos quanto ao tratamento de DA de Informação Pessoal;

• inclusão de exemplo de continuação de páginas para documentos com marca- ção de sigilo e precedência;

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL;

• substituição da palavra CONFIDENCIAL pela RESERVADO nos exemplos de

marcação de grau de sigilo;

• inclusão de registro de alteração de grau de sigilo; e

• inclusão de regras quanto a utilização do Termo de Classificação de Informa-

ção (TCI).

no Capítulo 3 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

• alteração da definição de softwares;

• exclusão do termo “preferencialmente” para formatos de arquivos;

• inclusão do tipo de letra para Informação Pessoal;

• exclusão do termo “preferencialmente” para impressão de DA;

• alteração da tabela das formas de itenização dos documentos;• inclusão da po- sição de escrituração do NUP no DA; •alteração na regra de digitação para indicação de distribuição;

• inserida a obrigatoriedade da preservação do suporte documental tramitado en-

tre OM;

• excluída a escrituração de NUP no rodapé do Parecer;

• inclusão do Número Único de Protocolo (NUP) no rodapé dos DA de todas as

páginas, caso o documento possua mais de uma página;

anexos, apêndices ou adendos de documentos não deverão levar marcação de

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NUP; e

inserção da expressão “MARINHA DO BRASIL”, impressa em preto e negrito

no canto superior esquerdo da folha, no tamanho da fonte “8”, na continuação dos anexos,

apêndices e adendos que se estenderem por mais de uma página.

no Capítulo 4 – LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) E FOLHA RE-

GISTRO DE MODIFICAÇÃO (FRM) alteração na indicação de distribuição no modelo de LVA; no Capítulo 5 - CICLO DE PROCESSAMENTO

• a inclusão do arquivamento dos documentos expedidos/recebidos, ostensivos

ou sigilosos, deverá ser feito, pelo Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD), ou seja, pela ordenação dos documentos classificados sob o mesmo assunto;

• inclusão da forma de expedição e embalagem de DA de Informação Pessoal;

• alteração da forma ortográfica de ultrassecreto;

• inclusão de subscrito de âmbito interno e externo em DA de Informação Pesso-

al;

• inclusão da forma de arquivamento de documento de Informação Pessoal;

• alteração da nomenclatura “Tabela Básica de Temporalidade” para Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD);

• inclusão de nova sistemática dos procedimentos arquivísticos;

• inclusão do caminho onde encontrar os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD); e

• substituição da expressão “DA Confidenciais ou Reservados” para “DA Reser-

vados”.

no Capítulo 6 - AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E E- LIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

• alterada a nomenclatura do capítulo;

• retirados do Capítulo 6 os procedimentos arquivísticos Seleção, Ordenação e Arquivamento e transferidos para o Capítulo 5;

• a única possibilidade de transferência/recolhimento de documentação sigilosa para a DPHDM será para a documentação pessoal;

• alteração de nomenclatura de Tabela de Temporalidade;

• inclusão dos procedimentos para correção/devolução de documentos que foram

transferidos/recolhidos incorretamente para a DPHDM, através da Papeleta de Discrepância

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de Destinação de Documentos, constante do Anexo I;

• inserida a informação de que apenas os documentos eletrônicos produzidos de

acordo com a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) têm validade jurídica

incontestável;

inclusão da obrigatoriedade de a OM manter sob a sua guarda uma via do Ter-

mo de Eliminação de Documentos (Anexo D) assinado pela DPHDM (Arquivo da Marinha);

• a solicitação de um Técnico do arquivo da MB, por ocasião de extinção/baixa

de uma OM, deverá ocorrer preferencialmente com três meses de antecedência, para orienta- ção da triagem do acervo documental, para posterior transferência/recolhimento à DPHDM/ Arquivo da Marinha;

• extinção da obrigatoriedade de envio, à DPHDM (Arquivo da Marinha), dos

Ordem

Interna (OI), Portaria (Port), Instrução Normativa (IN), Circular (Circ), Ordem do Dia e Or- dem de Serviço (OS); e

• retirado o texto informando que as alterações em documentos recolhidos à

DPHDM só serão processadas mediante documento da mesma espécie.

seguintes documentos: Instrução Normativa (INST), Norma Permanente (NORM),

no Capítulo 7 - INSTRUÇÃO PERMANENTE

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Instrução Permanente.

no Capítulo 8 - NORMA PERMANENTE • alteração na indicação de distribuição no modelo de Norma Permanente

(NORM).

no Capítulo 9 - ORDEM INTERNA

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Ordem Interna.

no Capítulo 10 - PORTARIA

• não será mais permitida a inserção, no artigo “VIGÊNCIA”, do texto que diz

que a Portaria ficará automaticamente cancelada, logo após surtir o efeito a que se propõe;

• inclusão de expressão de ementa no caso de alteração de Portaria;

• excluída a possibilidade de corrigir pequenos erros, como omissão de palavras e/ou troca de números, por mensagem ou mediante publicação em BONO.

no Capítulo 11 - INSTRUÇÃO NORMATIVA

• alteração na indicação de distribuição no modelo de Instrução Normativa.

no Capítulo 12 - CARTA

alteração da definição de Carta.

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no Capítulo 13 - CIRCULAR

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• não será mais permitida a inserção, no item “VIGÊNCIA”, do texto que diz

que a Circular ficará automaticamente cancelada, logo após o seu cumprimento; e

• inclusão de alíneas e subalíneas no modelo de Circular.

no Capítulo 17 - OFÍCIO EXTERNO

• substituído o grau de precedência no modelo; e

• alteração das marcações superior e inferior de “CONFIDENCIAL” para “RE-

SERVADO”e;

• inclusão do código da Tabela de Temporalidade no modelo de Ofício Externo.

no Capítulo 18 - DESPACHO

• fica dispensado a elaboração de transunto em Desp transmitido, quando este for confeccionado em suporte digital; e

• inclusão de procedimentos para inserção de novas referências.

no Capítulo 19 - MEMORANDO

• inclusão de regras gerais; e

• excluída a possibilidade de corrigir pequenos erros, como omissão de palavras, troca de números e alteração de datas, por mensagem.

no Capítulo 20 - DOCUMENTOS DIGITAIS

• alteração do título do capitulo de “DOCUMENTOS ELETRÔNICOS” para

“DOCUMENTOS DIGITAIS”;

alteração da definição de SiGDEM;

exclusão da palavra CONFIDENCIAL;

alteração do formato de nomes aos arquivos;

alteração nos procedimentos de assinatura digital e compactação; e

alteração nos procedimentos para utilização de Recursos Criptológicos para

DA sigilosos;

inclusão do código da TTDD no nome de arquivo digital;

exclusão do exemplo de nome de arquivo de CE; e

inclusão de autenticação de documento digital para tramitação de DA em forma

de papel.

no Capítulo 21 - CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA (CE)

• incluída a elaboração de nova CE, para substituição de anexo, por motivo de correção/alteração; e

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alteração do anexo do modelo de Correspondência Eletrônica.

no Capítulo 22 - REQUERIMENTO

• alteração do modelo de requerimento.

no Capítulo 27 - ORDEM DE SERVIÇO

• alteração do modelo de Ordem de Serviço.

no Capítulo 28 - PARECER

• excluída a escrituração de NUP no rodapé.

no Capítulo 31- Documentos para apreciação do Comandante da Marinha

 

alteração na configuração de editor de texto;

salvamento de arquivos digitais com o pacote OPEN DOCUMENT FORMAT

(ODF); e

 

inclsuão do art. 31.7 – Formatação e envio de documentos para o Ministro da

Defesa.

no Capítulo 32 - ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM DA DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA (DPHDM)

• inclusão de novos procedimentos para cadastramento de OM no centro de mi- crofilmagem da Marinha;

• alteração da sistemática para o custeio do serviço de microfilmagem;

• inclusão das disposições gerais; e

• retirado o modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem, passando a constituir um anexo.

– no Capítulo 36 - PROCESSOS

• alteração de nomenclatura de Tabela de Temporalidade;

no Capítulo 37 - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL e alteração do exemplo de carimbo para “RESERVADO”;

• alteração do exemplo de verso de processo; e

• inclusão de modelo de carimbo de original digital.

ANEXOS

• exclusão da palavra CONFIDENCIAL do Anexo B;

• inclusão de uma tabela com diversas abreviaturas (ou reduções) para as formas de tratamento mais utilizadas no Anexo G;

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• inclusão do Anexo I – PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS; e

inclusão do Anexo J – MODELO DE PEDIDO DE SERVIÇO DE MICRO-

FILMAGEM.

4 - NORMATIZAÇÃO A normatização dos assuntos afetos a esta Secretaria-Geral está sendo efetuada mediante a edição de Normas. Dúvidas sobre tais assuntos, bem como problemas na distribui- ção e solicitações de outras Normas/Volumes, devem ser esclarecidos junto às “DE” pertinen- tes, conforme a seguir:

SGM da série 100 - DAdM SGM da série 200 - DAbM SGM da série 300 - DFM SGM da série 400 - DGOM SGM da série 500 - DPHDM SGM da série 600 - CCIMAR SGM da série 700 - CCCPM Esta publicação tem distribuição geral na Marinha e nos Adidos das Forças Arma- das cujos cargos possam ser assumidos por oficiais da MB.

5 - CLASSIFICAÇÃO Esta publicação é classificada como PMB não controlada, ostensiva, normativa e

norma.

6 - CANCELAMENTO Esta publicação cancela a Circular nº 15/2013, da SGM, tendo em vista o seu con- teúdo ter sido inserido no art. 31.7.

7 - SUBSTITUIÇÃO Esta publicação substitui a SGM-105 – Normas sobre Documentação Administra- tiva e Arquivamento na Marinha (3 ª Revisão), aprovada em 13 de julho de 2009.

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CAPÍTULO 1 DOCUMENTOS

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1.1 - DOCUMENTO Em sentido amplo, é toda informação registrada em suporte material, suscetível de con- sulta, estudo, prova e pesquisa. Há dois tipos de documentos: o físico e o digital.

1.1.1 - Documento físico É o registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele inseparavelmente ligado.

1.1.2 - Documento digital É um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.

1.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS Os documentos de interesse da Marinha do Brasil (MB), conforme o estabelecido em Portaria do Comandante da Marinha (CM), que aprova diretrizes sobre a documentação da Marinha, estão enquadrados nos seguintes grupos:

- Documentos Administrativos;

- Documentos Operativos;

- Publicações; e

- Documentos Especiais.

Estas Normas tratam tanto da elaboração dos Documentos Administrativos (DA), quan-

to do recolhimento, à Diretoria de Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha (DPHDM), de todos os grupos de documentos supracitados.

1.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Visam divulgar normas, transmitir ordens e decisões, esclarecer situações, declarar di- reitos, especificar materiais e estabelecer procedimentos técnicos. Subdividem-se nos seguintes tipos:

-

Normativos;

-

de Correspondência; e

-

Declaratórios.

1.3.1

- Documentos Normativos Destes documentos, apenas os abaixo relacionados serão tratados por estas Normas:

- Instrução Normativa (IN);

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- Instrução Permanente (INST);

- Norma Permanente (NORM);

- Ordem Interna (OI); e

- Portaria (Port).

1.3.2 - Documentos de Correspondência

A MB utiliza os seguintes DA de Correspondência:

- Carta;

- Circular (Circ);

- Comunicação Interna (CI);

- Comunicação Padronizada (CP);

- Comunicação Padronizada de Proces- sos Judiciais (CPPJ);

- Correspondência Eletrônica (CE);

1.3.3 - Documentos Declaratórios

- Despacho (Desp);

- Despacho Decisório (DD);

- Fac-Símile (Fax);

- Memorando (Memo);

- Ofício (Of);

- Ofício Externo (OfExt); e

- Requerimento (Req).

A MB utiliza os seguintes DA Declaratórios:

- Atestado;

- Certidão;

- Ordem do Dia (OD);

1.4 - INFORMAÇÕES GERAIS

- Ordem de Serviço (OS);

- Parecer (Par); e

- Termo.

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- Os procedimentos estabelecidos nestas Normas aplicam-se, no que couber, aos DA fí-

sicos e digitais. O Capítulo 20 apresenta procedimentos para aplicação aos documen-

tos digitais, empregados quando aqueles estabelecidos de forma genérica não puderem

ser aplicados aos DA digitais.

- Os DA deverão tramitar, preferencialmente, por meio eletrônico.

- O emprego e o modelo de cada DA são estabelecidos nos seus respectivos capítulos.

- A legislação que regulamenta os assuntos tratados nestas Normas está relacionada no

Anexo A.

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CAPÍTULO 2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1 - CLASSIFICAÇÕES

O DA é classificado quanto ao âmbito, à precedência e ao acesso.

2.2 - ÂMBITO

O DA classifica-se em interno ou externo.

2.2.1 - Interno Tramita exclusivamente entre organizações da MB.

2.2.2 - Externo Tramita entre organizações da MB e entidades extra-MB.

2.3 - PRECEDÊNCIA

O DA poderá ter um dos seguintes graus de precedência: urgente, especial ou rotina.

2.3.1 - Urgente

O DA exige ação ou conhecimento imediato do recebedor.

2.3.2 - Especial

A tramitação do DA especial possui prioridade sobre a tramitação do DA de rotina.

Esse grau de precedência somente será atribuído ao DA de âmbito interno.

2.3.3 - Rotina

DA que não se enquadra nas situações anteriores. É atribuída à maioria dos DA.

2.4 - ACESSO Quanto ao acesso, a classificação do DA seguirá o disposto na legislação referente à salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da se- gurança da sociedade e do Estado no âmbito da Administração Pública Federal, nas Normas para a Salvaguarda de Materiais Controlados, Dados, Informações, Documen-

tos e Materiais Sigilosos na Marinha (EMA-414) no âmbito da MB e na Lei n º 12.527/2011, regulamentada no capítulo VII pelo Dec n º 7.724, de 16MAI2012.

2.4.1 - Informação Pessoal DA cujo o acesso encontra-se disposto no art. 31 da Lei n º 12.527/2011 e regula- mentada no capítulo VII pelo Dec n º 7.724, de 16MAI2012.

2.4.2 - Ostensivos DA cujo acesso é irrestrito, não havendo limitação de conhecimento e de divulgação no âmbito interno. A divulgação extra-MB, contudo, depende de prévia autorização superior ou faz-se em conformidade com os dispositivos legais em vigor.

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2.4.3 - Sigilosos DA cujo acesso é restrito, devido à natureza de seu conteúdo e tendo em vista à con- veniência de limitar sua divulgação às pessoas que, possuindo Credencial de Segu- rança, têm necessidade de conhecê-lo. O DA será classificado quanto ao grau de sigilo, disposto na Lei nº 12.527/2011 e

regulamentada nos incisos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII e IX, do art. 25 do Dec n º 7.724, de 16MAI2012, como:

a) Ultrassecreto Requer excepcionais medidas de segurança e seu teor só deve ser do conhecimen-

to de agentes públicos ligados ao seu estudo ou manuseio.

A classificação na categoria ULTRASSECRETO somente poderá ser atribuída, no

âmbito do Poder Executivo, pelo Presidente da República, Vice-Presidente da Re- pública, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Coman- dantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, e Chefes de Missões Diplomáti- cas e Consulares permanentes no exterior.

b) Secreto Requer rigorosas medidas de segurança e seu teor pode ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu estudo ou manuseio, se- jam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional.

A classificação na categoria SECRETO poderá ser atribuída pelas autoridades

mencionadas na alínea a.

É vedada a delegação da competência de classificação nos graus de sigilos

ultrassecreto e secreto.

c) Reservado DA que não deva, imediatamente, ser do conhecimento do público em geral.

A classificação na categoria RESERVADO poderá ser atribuída pelas autoridades

mencionadas nas alíneas a, os Titulares do Órgãos de Direção Geral, de Direção Setorial, de Assistência Direta e Imediata, Entidades e Órgãos Vinculados ao Co- mando da Marinha, podendo delegar a respectiva competência aos Titulares das Organizações Militares subordinadas e aos demais ocupantes de funções equiva- lentes às de Direção, Comando ou Chefia.

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2.5 - “DA” CONTROLADO DA em relação ao qual deverá ser exercido um controle de custódia, em conformidade com as normas em vigor.

2.6 - “DA” INFORMAÇÃO PESSOAL Caso o DA contenha informações estabelecidas no art. 31 da Lei n º 12.527/2011 e no art. 55, do Dec n º 7.724, de 16MAI2012, será classificado como INFORMAÇÃO PES- SOAL, utilizando a marcação no envelope conforme previsto na alínea c do inciso 5.7.4

e a primeira página do DA, utilizando o tipo de letra previsto na alínea b do inciso 3.2.3, das seguintes formas:

Envelope - no canto superior direito

Exemplo: INFORMAÇÃO PESSOAL

No DA

no canto

superior direito usando a

expressão “nos termos da Lei n º

- 12.527/2011 e regulamentado pelo Decreto n º 7.724/2012”.

Exemplo: INFORMAÇÃO PESSOAL,

(nos termos da Lei n º 12.527/2011 e regulamentada pelo Decreto n º 7.724/2012).

2.7 - REPRODUÇÃO DE “DA” SIGILOSO A reprodução do todo ou de parte de DA sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do origi- nal. Caso seja classificado como DA sigiloso controlado, dependerá de autorização da autoridade expedidora, em conformidade com as normas em vigor.

2.8 - EXTRATOS DE “DA” SIGILOSO Poderão ser elaborados extratos de DA sigiloso, aos quais serão atribuídos graus de sigi- lo iguais ou inferiores àquele atribuído ao DA sigiloso original, dependendo do conteú- do transcrito. Estes extratos, levando-se em conta a possível reclassificação de sigilo, serão elaborados mediante autorização:

- Documentos Ultrassecretos Dependem de permissão da autoridade classificadora;

- Documentos Secretos Dependem de permissão da autoridade classificadora ou de autoridade hierarquica- mente superior; e

- Documentos Reservados Serão elaborados sob responsabilidade das autoridades destinatárias, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

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2.9 - MARCAÇÕES DA PRECEDÊNCIA E DO SIGILO

Todas as páginas do DA serão marcadas com os graus de precedência e de sigilo, con-

forme estabelecido na alínea b do inciso 3.2.3, exceto os de rotina e os ostensivos.

2.9.1 - Local de Marcação

a) Somente precedência - a marcação será aposta, de forma centralizada, a 10mm

das margens superior e inferior da folha, aproximadamente.

b) Somente sigilo - a marcação será aposta, de forma centralizada, a 10mm das mar-

gens superior e inferior da folha, aproximadamente.

c) Sigilo e precedência - no caso de um DA necessitar das duas marcações, a da pre-

cedência será aposta abaixo da marcação do grau de sigilo.

- Exemplo de marcação na margem superior:

RESERVADO

ESPECIAL

- Exemplo de marcação na margem inferior:

RESERVADO

ESPECIAL

- 1/8 -

d) Continuação de páginas – caso o DA tenha a necessidade de incluir em seu ca-

beçalho continuação de páginas, as marcações de sigilo e precedência serão apos-

tas acima da referida descrição.

- Exemplo de marcação de sigilo e precedência em continuação de páginas:

RESERVADO

ESPECIAL

MARINHA DO BRASIL

(Continuação do Of n º 2/2013, da DAdM à SGM

)

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.9.2 - Utilização de carimbo

O carimbo a ser utilizado na marcação de DA que tramitar por meio físico deverá

possuir letras de cerca de 3mm (largura) por 3,5mm (altura), espaçadas de 0,5mm

entre si. Será permitido carimbar ou imprimir, primeiramente, o original, para poste-

rior reprodução.

2.10 - “DA” PESSOAL

Caso somente o destinatário deva tomar conhecimento do assunto, o DA será classifi-

cado como PESSOAL, marcando-se o envelope e a primeira página do DA com a pala-

vra PESSOAL, no canto superior direito.

OSTENSIVO

- 2-4 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

O DA ostensivo com a classificação PESSOAL será tratado como DA de grau de sigilo RESERVADO.

2.11 - ANEXOS SIGILOSOS O DA que contiver anexos sigilosos será classificado com o grau de sigilo igual ou su- perior ao maior grau indicado nesses anexos. 2.12 - ALTERAÇÃO DO GRAU DE SIGILO Um DA poderá ter o seu grau de sigilo alterado nos seguintes casos:

-

pela autoridade que o classificou inicialmente, no caso de DA classificados como ul- trassecretos; e

-

pela autoridade responsável pela classificação inicial, ou pela autoridade hierarqui- camente superior competente para dispor sobre o assunto, podendo alterá-la ou can- celá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do DA sigiloso, caso não esteja sob sua custódia, respeitados os interesses da segurança da MB, da sociedade e do Estado, para os graus de sigilo secreto e reservado.

2.12.1

- Divulgação da alteração do Grau de Sigilo A autoridade que alterar o grau de sigilo de um DA deverá divulgar a alteração por meio de mensagem ou ofício. No caso do DA ser continuação de outro, esta alteração será declarada no texto do novo DA, no item destinado às informações complementares. Aplica-se procedimento semelhante à desclassificação de DA sigiloso.

2.12.2

- Anotação da alteração do Grau de Sigilo Os possuidores de DA sigilosos (original e cópias) deverão registrar a desclassifi- cação, reclassificação ou redução do sigilo no campo específico do TCI e fazer a seguinte anotação na primeira página do documento, podendo ser manuscrita:

“Documento desclassificado de acordo

ou

(documento que divulgou a alteração)

“Grau de sigilo alterado para

de acordo com

(novo grau de sigilo)

(documento que divulgou a alteração)

2.12.3

- Elevação do Grau de Sigilo Qualquer autoridade poderá elevar a classificação de um DA, desde que nele tenha incluído matéria de maior grau de sigilo. Esta alteração será declarada no texto do documento, no item destinado às informa- ções complementares.

OSTENSIVO

- 2-5 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

2.13 - CÓPIAS DE “DA” SIGILOSO Quando se tratar de DA sigiloso, além da cópia destinada ao arquivo classificado da OM expedidora, deverá ser extraída uma cópia cega para o seu arquivo ostensivo. Nesta cópia, serão omitidos: a referência, o anexo e todo o texto, inclusive a numeração dos itens. Na indicação “Assunto”, será escrita apenas a palavra “SIGILOSO”, sendo obrigatório apor assinatura do responsável pela emissão do documento. A distribuição de cópias de DA sigiloso deve ser restrita ao número necessário de des- tinatários, observado o estabelecido na publicação EMA-414 – Normas para a Salva- guarda de Materiais Controlados, Dados, Informações, Documentos e Materiais Sigi- losos na Marinha.

2.14 - DESCLASSIFICAÇÃO POR RETIRADA DE ANEXO

O DA de Correspondência classificado como sigiloso, unicamente por encaminhar

anexo sigiloso, será desclassificado tão logo seja retirado esse anexo e conterá um item

adicional em seu texto, nos seguintes termos:

“Este documento ficará automaticamente desclassificado logo após retirado o anexo”. As cópias dos DA supracitados, uma vez retirados os anexos sigilosos, estarão automa- ticamente desclassificadas, não sendo necessário confeccionar cópia cega. As OM re- cebedoras dessas cópias deverão tratá-las como DA ostensivos.

2.15 - TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO (TCI)

O DA com as classificações constantes nas alíneas a, b e c do inciso 2.4.3, deverá ser

formalizado através do Termo de Classificação de Informação (TCI), conforme modelo

contido no Dec. n º 7.724, de 16MAI2012 e Código de Indexação de Documento que Contém Informação Classificada – CIDIC, conforme Anexo II do Dec. n º 7.845, de 14NOV2012, devendo seguir anexo ao DA classificado, devidamente preenchido e as- sinado pela autoridade classificadora.

OSTENSIVO

- 2-6 -

REV.4

OSTENSIVO

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CAPÍTULO 3 COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 - CONTEÚDO Este capítulo trata de elementos comuns a diversos Documentos Administrativos (DA). 3.2 - COMPOSIÇÃO DO “DA”

3.2.1 - Parte Básica

O DA é composto pelas seguintes partes básicas:

Cabeçalho;

Texto;

Assinatura; e Cópias (ou Distribuição).

3.2.2 - Estética e metrificação

A estética e a metrificação das diversas espécies de DA serão apresentadas nos mo-

delos e formas gráficas em capítulos próprios, que tratam sobre cada um. Como regra geral, o espaçamento indicado nos modelos implica que a redação começará nesse úl- timo espaço (Ex.: Ofício – entre o texto e a assinatura, são quatro espaços, ou seja, a

redação do nome da autoridade será nesse quarto espaço).

3.2.3 - Configurações

a) Tipo de arquivo Desde agosto de 2009, a MB aderiu ao Protocolo Brasília, inserindo-se no rol dos órgãos públicos comprometidos a adotar o formato Open Document Format (ODF).

O ODF é um padrão aberto e público e constitui-se como uma alternativa aos

formatos de documentação que são propriedades, sujeitos a licença de uso restrito

ou onerosas, permitindo as organizações e indivíduos escolherem o software que mais lhes convém para lidar com arquivos guardados neste formato. O formato é independente de plataforma e fornecedor, tornando-o adequado para armazena- gem de documentos de longo prazo.

A identificação de um arquivo no padrão ODF pode ser feita através da sua exten-

são. As extensões de documentos mais utilizadas são:

OSTENSIVO

- 3-1 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Extensão

Tipo de documento

.odt

Documento de texto

.ods

Planilha eletrônica

.odp

Apresentação de slides

Deve ser utilizado os formatos de arquivo: ODF ou “Portable Document Format” (*.PDF), conforme previsto nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Ele- trônico (e-PING). Os documentos trocados entre OM ou enviados para órgãos ex- tra-MB deverão, sempre que possível, ser gerados no formato PDF, exceto quando houver necessidade de alteração, pela OM de destino, do DA no seu formato ori- ginal. Como exemplo, minutas de normas enviadas para aprovação pelo ODS. Nesse caso, deverão ser utilizados os formatos de arquivo ODF.

b) Tipo de letra Será utilizada a letra com fonte “Times New Roman”, estilo “Normal”, na cor pre- ta e tamanho “12” para o texto em geral, “11” nas citações e “10” nas notas de ro- dapé. Não deverá haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiús- culas, sombreado, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a apresentação e a sobriedade do documento. Para o SIGILO e para a PRECEDÊNCIA, será empregada a fonte “Arial Black”, “Normal”, tamanho “14”, na cor preta. Para INFORMAÇÃO PESSOAL prevista no inciso 2.6, será empregada a fonte “Arial Black”, “Normal”, tamanho “14”, na cor preta e a descrição da Lei na fonte “Times New Roman”, itálico, estilo “Normal”, na cor preta e tamanho “8”. Para símbolos não existentes na fonte “Times New Roman”, poderão ser utiliza- das as fontes “Symbol” e “Wingdings”.

c) Tipo de papel Empregar como tamanho de papel para impressão o “A-4” (29,7x21cm), na cor branca, inclusive as cópias.

d) Margens Esquerda: 3cm Direita: 1,5cm Superior e Inferior: deverão ser empregadas aquelas que, levando em conta o ca- beçalho e o rodapé do editor de texto, atendam, no que for possível, o estabelecido para os DA, nos capítulos próprios que tratam de cada um.

OSTENSIVO

- 3-2 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Para o início de cada parágrafo do texto deverá ser observado o inciso 3.2.2.

e) Uso de cores A cor padrão da fonte a ser empregada na elaboração dos DA será a preta. Outras cores poderão ser, excepcionalmente e criteriosamente, utilizadas, visando a um melhor entendimento, principalmente no uso de desenhos e gráficos. Entretanto, deverá ser observada a possibilidade do destinatário não possuir equipamentos com recursos necessários à impressão ou reprodução desses documentos.

f) Impressão Os DA e seus anexos deverão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”).

3.3 - CABEÇALHO O Cabeçalho poderá conter as seguintes subdivisões, de acordo com o DA:

Timbre, Nome da OM, Grupo Indicador, Título e Número de Ordem, Local e Data, Ori- gem, Destinatário, Via, Assunto, Referência, Anexo e Vocativo. 3.3.1 - Timbre

a) Tipos de timbre Há os seguintes timbres, aplicáveis aos DA:

I) as Armas Nacionais, encimando a expressão “MINISTÉRIO DA DEFESA” e, na linha subsequente, a expressão “MARINHA DO BRASIL”. Este timbre é de uso exclusivo do Comandante da Marinha; II) as Armas Nacionais, encimando a expressão “MARINHA DO BRASIL” e, na linha subsequente “NOME DA OM”, para as demais autoridades; e III) a expressão “MARINHA DO BRASIL”, para alguns documentos.

b) Impressão do timbre Quanto à impressão do timbre, estabelece o Dec nº 80.739, de 14NOV1977:

I) o timbre em relevo branco é privativo do Presidente da República, dos Dirigen- tes dos Órgãos Integrantes da Presidência da República, dos Ministros de Esta- do e dos Presidentes de Autarquias Federais; II) o timbre privativo do Presidente da República, dos Ministros de Estado Chefe da Casa Civil, do Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, do Chefe da Secretaria-Geral e do Chefe da Secretaria de Comunicação de Governo da Pre-

OSTENSIVO

- 3-3 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

sidência da República, terá as Armas Nacionais e a expressão “República Fede-

rativa do Brasil”; e

III) às demais autoridades, reserva-se o timbre com as Armas Nacionais e os nomes

das repartições que representam, impressos em preto.

c) Uso de cópias

I) Os timbres que possuem as Armas Nacionais serão utilizados nos originais dos

DA e nas cópias; e

II) As cópias dos DA cujo trâmite seja realizado por meio físico serão distinguidas

do original pela aposição da palavra “CÓPIA”, na impressão (“Arial Black”,

“Normal”, tamanho “14”, na cor preta) ou carimbada na primeira página, no

canto superior direito, possuindo dimensões semelhantes às estabelecidas me-

diante o inciso 2.9.2.

3.3.2 - Nome da OM

a)

É

utilizado em alguns DA e identifica a OM expedidora. Nos DA de âmbito inter-

no, quando o nome por extenso não couber em uma única linha, poderá ser usada

a forma resumida, conforme os exemplos a seguir:

Exemplos: Para a Delegacia da Capitania dos Portos em Macaé poderá ser usada a forma resumida – DELEGACIA EM MACAÉ

 

Para a Agência da Capitania dos Portos em Cabo Frio - AGÊNCIA EM CABO FRIO.

b)

Nos DA de âmbito externo, o nome da OM deverá ser escrito por completo e por

extenso, exceto os numerais conforme os exemplos a seguir:

Exemplos: COMANDO DO 5º DISTRITO NAVAL 5º ESQUADRÃO DE HELICÓPTEROS DE EMPREGO GERAL

c)

Os nomes muito extensos poderão ser separados em mais de uma linha, sem divi-

são de palavras, de modo que a linha inferior seja ligeiramente menor que a supe-

rior.

3.3.3 - Grupo indicador

a) Composição

O Grupo Indicador é composto de cinco elementos, conforme exemplificado a se-

guir:

Exemplo: VA/LG/32

OSTENSIVO

024.131

63057.000001/2007-31

- 3-4 -

REV.4

OSTENSIVO

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Em que:

VA/LG/32

024.131
024.131

Elemento Organizacional da OM (3 º elemento) Identifica o Redator (2 º elemento) Identifica o Digitador (1 º elemento) Classificação sugerida para o arquivamento (4 º elemento) de acordo com o inciso 5.8.5.

63057.000001/2007-31

elemento) de acordo com o inciso 5.8.5. 63057.000001/2007-31 Protocolo, quando houver. (5 º elemento) b) Regras

Protocolo, quando houver. (5º elemento)

b) Regras de escrituração:

I) os quatro primeiros elementos, de escrituração obrigatória, são definidos inter-

namente pela OM;

II) a escrituração do quinto elemento é obrigatória somente quando a elaboração de

um DA é resposta de outro. O novo DA deverá conter o mesmo número de pro-

tocolo do anterior; e

III) quando o DA contiver diversos números de protocolos poderá ser escriturado

conforme o exemplo a seguir, admitindo no máximo dois por linha:

Exemplo: MARINHA DO BRASIL

JV/NG/05

GABINETE DO COMANDANTE DA MARINHA

026.193

63053.000001/2008-44, 61001.000040/2008-50, 62010.000201/2008-30 e 63044.000030/2008-77.

3.3.4 - Título e número de ordem do “DA”

a) Título

Identifica a espécie de DA. Usa-se, comumente, uma expressão-título no cabeça-

lho, normalmente antecedendo o número de ordem.

b) Número de ordem

A atribuição de sequência para o número de ordem poderá ser anual ou departa-

mental.

I) Sequência Anual

O número de ordem é atribuído sequencialmente, recomeçando pela unidade a

cada ano, para cada espécie de DA, com exceção do Of e OfExt que terão a

mesma numeração sequencial. O número de ordem não deve ser complementa-

do com zeros à esquerda de números significativos;

II) Sequência Departamental

- Documentos Administrativos (DA)

Esta forma somente pode ser empregada em OM cujo titular seja Almirante

ou que expeça elevado número de DA. É semelhante à forma anterior, ante-

OSTENSIVO

- 3-5 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

cedida da identificação do elemento organizacional responsável pela elabora-

ção do DA, conforme os exemplos a seguir.

Exemplos: Of nº 40-413; e Desp nº 10-257.

- Documentos Normativos

Este tipo de numeração é usada para todos os DA Normativos (exceto Porta-

ria). A OM expedidora identifica, por meio de uma regra lógica de formação,

o elemento responsável pelo assunto ou o próprio assunto, a sua ordem se-

quencial e a sua edição, conforme os exemplos a seguir.

Exemplos: NORDINAVRIO Nº 20-02 OI Nº 10-01

O Número de Ordem de um DA normativo cancelado ou renumerado só será

reaproveitado após dois anos. Durante esse tempo, o documento cancelado

permanecerá relacionado na Lista de Verificação Anual (LVA), onde na

coluna “Assunto” figurará a palavra “cancelado”, bem como sua respectiva

data.

A reedição do DA normativo será indicada por uma letra maiúscula após o

número de ordem, começando com “A”, que indica a primeira reedição do

documento, e em consequência, o cancelamento da edição anterior.

Exemplos: 30-01A

20-05C

O DA 30-01 foi reeditado uma vez. O 20-05 está na quarta versão (terceira

reedição).

III) Observações:

- Atestado, Carta, Requerimento e Certidão, normalmente, não são numera-

dos. Todavia, caso julgado conveniente, as OM que utilizam com frequência

alguns destes DA poderão numerá-los;

- o número de ordem, quando enunciado verbalmente, deve sê-lo pelo número

e não pela sequência de algarismos, salvo se for o segundo componente de

número separado por traço de união e inferior a dez. Os sinais gráficos de

separação entre partes componentes do número de ordem também não de-

vem ser pronunciados.

OSTENSIVO

- 3-6 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Exemplos:

- Ordem de Serviço nº 158/1998, leia-se: “Ordem de Serviço número cento

e cinquenta e oito de mil novecentos e noventa e oito”; e

- NORDINAVRIO Nº 20-12, leia-se: “NORDINAVRIO número vinte, do-

ze".

3.3.5 - Local e data

a) Nos DA de âmbito interno, o município em que foi assinado, seguido da sigla da

Unidade da Federação (UF), com alinhamento à direita, e, na linha abaixo, a data,

conforme exemplificado a seguir:

Exemplo:

RIO DE JANEIRO, RJ. Em 1º de janeiro de 2013.

b) Nos DA de âmbito externo, o município e a data em que foi assinado, digitado por

extenso, excluindo a UF, com alinhamento à direita, conforme exemplificado a

seguir:

Brasília, 15 de março de 2013.

c) No âmbito interno de uma OM, somente é utilizada a data:

Em 1º de janeiro de 2013.

d) Nos casos específicos de navios em comissão, onde haja a necessidade de assina-

tura de algum documento, adotar o seguinte procedimento:

I) Navio em comissão realizando travessia entre portos localizados em cidades

distintas. Utilizar a formatação:

Travessia entre [CIDADE A], [UF] e [CIDADE B], [UF]. Em [dia] de [mês] de [ano].

Exemplos:

Travessia entre RIO DE JANEIRO, RJ e SALVADOR, BA. Em 25 de junho de 2012.

Travessia entre RIO DE JANEIRO, RJ e CABO FRIO, RJ. Em 25 de junho de 2012. II) Navio em comissão entre portos de mesma cidade ou com regresso previsto para o

mesmo porto de partida. Utilizar a formatação:

Exemplo:

OSTENSIVO

- 3-7 -

[CIDADE], [UF]. Em viagem, [dia] de [mês] de [ano].

RIO DE JANEIRO, RJ. Em viagem, 25 de junho de 2012.

REV.4

OSTENSIVO

3.3.6 - Origem

SGM-105

Quando aplicável, será escriturada usando-se a denominação oficial do cargo da au-

toridade expedidora, precedido de “Do:” ou “Da:”.

3.3.7 - Destinatário

Serão destinatários de DA os titulares de OM e o Vice-Chefe do Estado-Maior da

Armada. A este último, somente poderão ser endereçados DA que tratem de assuntos

de rotina, conforme definido no inciso 3.3.9.

As seguintes regras básicas serão aplicáveis:

a)

a indicação de Destinatário será escriturada utilizando-se a forma de tratamento e

a denominação oficial do cargo do Titular da OM, precedido de “Ao:” ou “À:”,

conforme apresentado nos vários exemplos de DA contidos nestas Normas;

b)

a

autoridade em exercício interino faz jus à forma de tratamento devida ao cargo

que estiver ocupando;

c)

quando um DA for endereçado a várias autoridades, estas serão relacionadas em

sequência hierárquica, precedido de “Aos:”:

I) havendo mais de uma autoridade de mesmo posto, estas poderão ser apresenta-

das em ordem alfabética de seus cargos;

II) o número de originais dos DA cujo trâmite dar-se-á fisicamente será igual ao

número de destinatários, sendo todos assinados pela autoridade expedidora;

III) no endereçamento será usada a forma de tratamento devida a cada um dos des-

tinatários, conforme descrito no Anexo G; e

IV) no texto, quando houver autoridades de diferentes formas de tratamento rela-

cionados no endereçamento, o tratamento será o dispensado à autoridade de

maior grau hierárquico;

d) serão evitadas redundâncias na escrituração do destinatário. Assim, para não es-

crever “Agente da Agência” e casos similares nas Capitanias, Comandos, Delega-

cias e Diretorias será suprimida a primeira palavra do nome dessas OM.

Exemplos:

Exmo. Sr. Diretor de Administração da Marinha Exmo. Sr. Comandante do 1º Distrito Naval

e) quando o DA destinar-se à Delegacia ou Agência, de Capitania dos Portos ou Flu-

vial, deverá ser empregada a forma resumida de tratamento, conforme o exempli-

ficado a seguir.

OSTENSIVO

- 3-8 -

REV.4

OSTENSIVO

Exemplos:

SGM-105

Sr. Delegado de Presidente Epitácio Sr. Delegado em São Francisco do Sul Sr. Agente em Tramandaí Sr. Capitão dos Portos do Rio Paraná

3.3.8 - Via

A tramitação “Via” só se aplica a DA de âmbito interno que, antes do Destinatário,

tenha que tramitar por autoridades que devam conhecer ou se manifestar sobre o as-

sunto. Deverá ser observado o previsto no inciso 3.24.2, sendo escriturada conforme

exemplificado a seguir:

Exemplo da tramitação:

Ofício inicial

Do:

Diretor

Ao:

Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Via:

Exmo. Sr. Diretor de Administração da Marinha Sr. Diretor do Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal

1º Despacho

Do:

Diretor (DAdM)

Ao:

Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Via:

Sr. Diretor do Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal

2º Despacho

Do:

Diretor (SIPM)

Ao:

Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Via:

Sra. Diretora do Hospital Naval de Natal

3º Despacho

Da:

Diretora (HNN)

Ao:

Exmo. Sr. Secretário-Geral da Marinha

Regras gerais:

a) a ordem de tramitação “Via” independe da antiguidade das autoridades endereça-

das, prevalecendo a necessidade de quem deve conhecer primeiro;

b) evitar tramitações desnecessárias;

c) os DA “Via” permitem que - caso a autoridade intermediária nada tenha a comen-

OSTENSIVO

- 3-9 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

tar ou acrescentar - seu encaminhamento ao destinatário (ou à próxima autoridade

“Via”) se dê sem a elaboração de despacho;

Nesta situação, em se tratando de DA com trâmite físico, a autoridade intermediá-

ria aporá sua rubrica no DA, sobre o carimbo da OM, colocado no verso da pri-

meira folha do ofício inicial (original), enviando uma cópia para as OM listadas

na indicação de cópias, acompanhada da data em que está rubricando. Para DA

com trâmite eletrônico, observar o contido no Capítulo 20;

d)

quando uma autoridade “Via” desejar que outra não incluída na tramitação “Via”

inicial, tome conhecimento ou se pronuncie, poderá despachar para essa autorida-

de, incluindo-a na tramitação “Via” ou, o que é mais recomendável, consultá-la

por meio de outro documento para prosseguir posteriormente com a tramitação

 

“Via”;

e)

a

autoridade incluída na tramitação “Via”, conforme mencionado anteriormente, en-

caminhará o DA à próxima autoridade da tramitação “Via”, se ainda houver, ou ao

destinatário do DA, salvo se existir recomendação em contrário no despacho que re-

 

cebeu;

f)

uma autoridade “Via”, hierarquicamente superior à da OM de origem, desde que

da mesma cadeia de Comando, poderá restituir, por despacho, um ofício para re-

formulação ou informar por mensagem que o DA foi arquivado, enviando, se jul-

gar necessário, cópia às autoridades que tomaram conhecimento do assunto;

g)

quando uma autoridade “Via” for de maior grau hierárquico do que o destinatário,

o

tratamento que precederá será o do destinatário final;

h)

não será permitida tramitação “Via” em DA dirigido a várias autoridades; e

i)

quando uma autoridade “Via”, hierarquicamente superior a da OM de Origem re-

ceber vários documentos sobre o mesmo assunto, endereçados ao mesmo destina-

tário, poderá fazer um único ofício para essa OM de destino, anexando todos estes

DA, com cópia para OM de origem.

3.3.9 - Assunto

A indicação do assunto será feita por meio de uma expressão clara e objetiva que in-

dique, expressamente, a matéria principal tratada no DA, conforme exemplificado a

seguir:

Exemplos: Assunto: Programa Federal de Desregulamentação Assunto: Comprovação financeira

OSTENSIVO

- 3-10 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

A expressão “Remessa de Documento” não deve ser utilizada, devendo ser especi- ficada, pelo menos, a discriminação do documento enviado. Ex: remessa de Caderne- ta-Registro. Para efeito desta publicação, considera-se “assunto de rotina” a remessa de informa- ções funcionais periódicas, de documentos ou de materiais, e a comunicação de fatos, mesmo não periódicos, com características de coisa comum, previstos na legislação ou nos procedimentos vigentes e que não envolvam juízo de valor da própria OM, juízos de competência superior, decisões, ordens ou determinações. 3.3.10 - Referência Se no texto de um DA interno houver necessidade em mencionar outros documentos, para maior facilidade, estes deverão ser relacionados no cabeçalho. Para isso, usa-se a palavra “Referência:” ou “Referências:”, seguida de escrituração que os identifi- que. Nos DA de âmbito externo as referências devem ser citadas no texto. a) Dados de uma Referência A escrituração de um documento como referência deve ser feita de maneira a faci- litar ao máximo a sua localização pelos endereçados (destinatários, autoridades “Via” e autoridades constantes da distribuição ou que receberam cópia do DA), devendo conter as seguintes informações:

I) espécie do documento, escrito de forma abreviada, preferencialmente; II) numeração do documento, antecedida da abreviatura “nº”, seguida de barra e dos quatro dígitos referentes ao ano em que o documento foi expedido;

III) dia, mês e ano, para documentos que não possuírem numeração própria, escri- tos de forma abreviada (Exemplo: 25JUL1998);

IV) quando sigiloso, o grau de sigilo, usando-se a forma abreviada entre parênte-

ses; V) origem do documento, indicando a sua sigla. Em alguns casos, a sigla pode ser substituída pela expressão “desta OM”, quando a referência for da OM de ori- gem do DA, “dessa OM”, quando a referência for da OM de destino, “do CM” ou expressões equivalentes precedidas de vírgula. É vedado o uso de Indicativo Naval; e

VI)

quando o documento tiver sido publicado em Boletim da Marinha do Brasil, ou Diário Oficial, esta informação deverá aparecer entre parênteses ao final da

OSTENSIVO

- 3-11 -

REV.4

OSTENSIVO

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referência, com os dados necessários à identificação, inclusive o nº da página

do Boletim ou do Diário Oficial.

b) Regras Gerais:

I) no texto, redigir a palavra “referência”, por se tratar de uma nota informativa,

sempre em letra minúscula e grifar o seu indicativo quando destacá-lo Ex: em

referência a;

II) não colocar no texto parêntese fechado para indicar uma referência;

III) não se deve listar como referência um documento que não seja citado no texto;

IV) quando houver mais de um documento para ser relacionado como referência,

serão listados na ordem em que forem citados no texto, precedidos de letras mi-

núsculas, obedecendo à ordem alfabética, seguidas de um parêntese;

V) as letras de identificação só serão citadas no texto se houver mais de um docu-

mento. Exemplos: “ofício em referência” (só existe um ofício na lista de refe-

rência); e “ofício em referência c” (existe mais de um ofício listado nas referên-

cias);

VI) a citação de documentos sigilosos em referência, por si só, não implica que o

DA em elaboração deva ser sigiloso, conforme o contido no Capítulo 2;

VII) a referência a um documento, preferencialmente, deve ser feita se todos os en-

dereçados possuírem o documento referenciado. Caso algum dos endereçados

não possua o documento referenciado, cópia deste ser-lhe-á encaminhada, con-

forme o inciso. 3.24.2;

VIII) não se deve referenciar documentos com prazo de arquivamento vencido e não

preservado. Nesta situação, os documentos ou suas cópias devem ser colocados

como anexos;

IX) no Despacho dado em continuação a um ofício, só deverá aparecer “Referência”

ou “Referências” se houver qualquer alteração nas referências do ofício inicial,

podendo haver inclusão de referências quando este não as contiver; e

X) quando um DA fizer referência a uma norma, deverá ser colocado entre parên-

teses o ano de sua edição ou o número de sua reedição.

c) Exemplos de referências

I) Ofício

Referência: Of nº 328/2012 (RES), da SGM. Referência: Of nº 2552/2012, desta OM.

OSTENSIVO

- 3-12 -

REV.4

OSTENSIVO

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Referência: Of nº 59/2012, dessa OM. Referência: BONO Geral nº 355/2012. Referência: BONO Especial nº 356/2012, do CPesFN.

II)

Despacho

Referência: 3º Desp nº 11/2012, da DAdM ao Of nº 477/2012, da DFM. Referência: 1º Desp nº 37/2012 (RES), do EMA ao Of nº 122/2012, do ComemCh.

III)

Mensagem

Referência: Msg P-311331Z/JUL/2012 (SEC), da DAdM. Referência: Msg R-300730Z/AGO/2012, do Com7ºDN.

IV)

Documentos publicados em Boletim da MB

Até 1984.

Boletim do Pessoal Militar

Referência: Dec nº 69.894/1972 (Bol 3/1972, p/27).

Boletim do Pessoal Civil

Referência: Dec nº 70.124/1972 (Bol PCv 3/1972, p/32).

Após 1984.

Referência: Dec nº 92.537/1986 (Bol 5/1986, I, p/18).

Referência: Port Ministerial nº 1066/1987 (Bol 1/1986, II, p/34).

Referência: Port MM nº 650/1989 (Bol 9/1989, III, p/12).

Referência: Port nº 100/MB/2002 (Bol 6/2002, I, p/10). (quando for do CM).

V)

Documentos Normativos:

Referência: NORDINAVRIO nº 20-12.

Referência: OI nº 50-06, desta Diretoria.

Referência: SGM-301 (6ª Revisão).

Referência: SGM-101 (Edição 1997).

VI)

Comunicação Interna:

Referência: CI nº 23/2013, desse Departamento.

Referência: CI s/nº, de 03SET2013, do

A referência a uma CI somente deverá ser feita em DA de âmbito interno.

(NOME)

VII) Comunicação Padronizada

Referência: CP nº 36/2012, desse Departamento.

Referência: CP nº 4/2012, dessa Divisão.

OSTENSIVO

- 3-13 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Referência: CP nº 45/2012, do Departamento de Patrimônio Imobiliário da DAdM.

VIII) Várias referências:

Referências:

a) Dec nº 71.136/2012 (Bol 43/1972, p/20);

b) Of nº 99/2012 (RES), da SGM;

c) Portaria Ministerial nº 78/2012, (Bol 2/2012, I, p/15);

d) Of nº 378/2011 (RES), desta Diretoria;

e) Of nº 99/2010, desse Comando;

f) 1º Desp nº 31/2012, da SGM, ao Of nº 978/2012, da DAdM;

g) Msg P-250923Z/AGO/2012 (RES), da DAdM;

h) Msg P-211245Z/MAI/2012, dessa OM;

i) Port nº 9/2012, da SGM; e j) OfExt nº 100/2012, da SGM.

3.3.11 - Anexo

Quando o assunto tratado exigir o envio de documentos, deverão ser relacionados

no cabeçalho como “Anexo:” ou “Anexos:”.

a) Dados de um anexo

A escrituração de um documento como anexo deve ser feita de maneira que fi-

que perfeitamente identificado.

Exemplos:

Anexo: Parecer nº 1/2012, da DAdM. Anexo: uma relação nominal de praças. Anexo: cópia da Msg R-251201Z/JUL/2012 (RES), da DFM. Anexos: A) cópia do Of nº 104/2012, da DFM; e B) cópia do Of nº 2/2012, do CCIMAR.

Os anexos de documentos relacionados no cabeçalho como “anexos” passam a

ser apensos.

Exemplo: Anexo: cópia do Of nº 978/2012, da SGM, e seus apensos.

Quando o anexo de um DA for um documento extra-MB, o mesmo deverá ser

identificado de acordo com a numeração do documento.

Exemplos:

Anexo: cópia do Of nº 3108/43/DEPMED/SELOM/2012, do Ministério da Defesa, e seus apensos.

Anexo: cópia do Of nº 30295/2012-DSI/CGU-PR, da Controladoria-Geral da União.

b) Regras Gerais:

I) aplicar-se-ão, no que couber, as mesmas da Referência;

OSTENSIVO

- 3-14 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

II) sempre que, num despacho, for alterada a relação de anexos, obedecer ao con-

tido no art. 18.3;

III) no endereçamento das cópias deverão ser indicados os anexos que cada ende-

reçado receberá.

Exemplo:

Cópias:

DAdM c/anexos – indica que a DAdM receberá todos. DFM c/Anexos A a C – indica que a DFM receberá apenas os Anexos A, B e C. ComOpNav c/Anexos A e C – indica que o ComOpNav receberá apenas os Anexos A e C;

IV) DA que encaminhem cheques ou quaisquer outros valores deverão ter escritu-

rados, explicitamente, esses anexos. Não é permitido anexar dinheiro em es-

pécie a DA que use serviço postal, restrição esta extensiva ao Serviço Postal

da Marinha (SPM); e

V) redigir a palavra “anexo” com letra minúscula quando, no texto, citar apenas

um anexo ou quando se referir à totalidade dos anexos. Quando se tratar de

um anexo específico, dentre vários anexos, redigi-lo com a inicial maiúscula e

com o respectivo indicativo em letra maiúscula grifada. Ex.: o documento em

anexo; o anexo a este despacho; conforme citado no Anexo A. Não colocar

no texto parêntese fechado para indicar um anexo.

3.3.12 - Vocativo

Alguns DA empregam, imediatamente antes do texto, o cargo ou a função genérica

do destinatário, quando houver, precedido da palavra “Senhor” ou “Senhora”, exce-

to em DA endereçados aos Chefes de Poder, situação em que se utilizará a expres-

são Excelentíssimo Senhor. O vocativo termina sempre com vírgula.

Exemplos:

Senhor Ministro, Prezada Senhora, Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

3.4 - TEXTO

A redação do texto deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de lin-

guagem, clareza, formalidade, concisão, simplicidade e objetividade.

3.4.1 - Transcrição de textos

A transcrição de trechos de outra fonte no texto de um DA contendo mais de três li-

nhas, quando necessária, será efetuada entre aspas, com recuo de texto e redução do

OSTENSIVO

- 3-15 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

tamanho da fonte para “11” e, ainda, mediante a identificação de sua origem/autoria,

ano e respectiva página. A fonte selecionada para transcrição deverá estar relaciona-

da entre as referências do DA.

Exemplo:

como

2,5cm abaixo transcrito:
2,5cm
abaixo transcrito:

1. Levo ao conhecimento de V. Exa. que,

1,5cm

O arrendamento tem a mesma feição do contrato de locação. Praticamen- te, não há diferença a notar nas duas figuras contratuais. Na locação, a coi- sa também se Entretanto, sem que haja uma especificação legal que determine o uso das expressões, arrendamento vai-se firmando mais especialmente para de- signar a locação condução da propriedade imobiliária rústica ou dos pré- dios urbanos” (AUTOR, ANO:PÁGINA) (grifos do autor).

1,5cm

Os trechos com até três linhas deverão ser transcritos dentro do próprio parágrafo,

entre aspas, com o mesmo tamanho da fonte, antecedido pela identificação de sua

origem/autoria (ano: respectiva página).

Exemplo:

nosso sistema ortográfico não é rigorosamente

fonético

Segundo Cegalla (1992:.3) “ ”.

3.4.2 - Menção a Delegacias e Agências

No texto, a menção a Delegacias e Agências, de Capitanias dos Portos ou Fluviais,

poderá ser na forma resumida.

Exemplos: Delegacia de Uruguaiana Agência em Imperatriz

3.5 - TEXTOS DE “DA” DE CORRESPONDÊNCIA

Os textos dos DA de Correspondência, exceto OfExt, serão elaborados conforme as ori-

entações a seguir:

3.5.1 - Divisão de itens

A sequência da exposição do assunto obedecerá ao desenvolvimento do raciocínio,

devendo ser dividido em itens sob o seguinte conteúdo:

a) Item 1

Destina-se à exposição concisa e precisa de um fato, à apresentação de um pro-

blema ou à comunicação de uma situação existente.

b) Item 2

Destina-se ao estudo de um fato, discussão de um problema ou à análise de uma

situação existente.

OSTENSIVO

- 3-16 -

REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Neste item, serão apresentados comentários e informações que tragam maiores es-

clarecimentos sobre o assunto ou que sirvam de subsídios para a sua melhor elu-

cidação.

c) Item 3

Destina-se à apresentação da conclusão, solução proposta, providência solicitada

ou ação recomendada.

d) Item 4

Poderá haver um quarto item destinado às informações complementares, impor-

tantes para a tramitação do DA, como, por exemplo, a alteração do seu grau de si-

gilo e da tramitação.

e) Número de Itens

Não é obrigatório que um DA contenha pelo menos três itens. Poderá ter um ou

dois, quando versar sobre assuntos simples.

3.5.2 - Subdivisão de itens

Para facilitar a apresentação e compreensão, os itens do texto poderão ser subdividi-

dos em alíneas e subalíneas, desde que tenham mais de uma subdivisão:

a) Itens

Identificados por algarismo, seguido de ponto, conforme exemplo na alínea d.

b) Alíneas

Identificadas por letra minúscula, em ordem alfabética, seguida de parêntese, con-

forme exemplo na alínea d.

c) Subalíneas

Identificadas por algarismos romanos, seguidos de parêntese, conforme exemplo

na alínea d. d) Exemplo: 2,5cm
na alínea d.
d) Exemplo:
2,5cm

1. Participo a V. Exa

:

a)

 

;

e

b)

:

 

I)

;

II)

;

e

III)

OSTENSIVO

2. No entender desta Diretoria,

- 3-17 -

REV.4

OSTENSIVO

3.6 - TEXTOS DE “DA” NORMATIVOS

SGM-105

3.6.1 - Os DA que utilizam textos normativos descrevem contextos mais complexos que di- ficilmente caberiam nos três itens normalmente usados nos textos de DA de corres- pondência. Seu texto deverá ser cuidadosamente planejado, dividindo-se o assunto em tantas partes quantas forem necessárias para bem descrevê-lo, evitando-se redação que o- brigue a consultas frequentes aos documentos relacionados nas referências. As diversas partes do texto normativo, exceto na Portaria, serão colocadas sob a for- ma de itens e subitens, admitindo-se, quando necessário, a subdivisão em alíneas e subalíneas, conforme estabelecido no inciso 3.5.2 e de acordo com os exemplos con- tidos em capítulos próprios que tratam de cada documento.

3.6.2 - Os títulos de itens a seguir são usados com maior frequência:

PROPÓSITO, CONCEITOS, GENERALIDADES, DEFINIÇÕES, DISPOSIÇÕES GERAIS, DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS, DISPOSIÇÕES FINAIS, NORMAS COMPLEMENTARES, RECOMENDAÇÕES, VIGÊNCIA e CANCELAMENTO.

3.6.3 - Os seguintes itens terão destinação específica em texto normativo:

a) o primeiro será, obrigatoriamente, destinado ao “PROPÓSITO”; e b) os últimos itens serão o de “VIGÊNCIA”, obrigatório, seguido, quando couber, pelo de “CANCELAMENTO”. I) No item VIGÊNCIA deve ser usada, de preferência, uma data precisa, tal como “nesta data” (a do documento) ou uma data enunciada expressamente. II) No item de CANCELAMENTO devem ser mencionados todos os documentos a cancelar, evitando-se expressões vagas como “revogam-se as disposições em contrário”.

3.6.4 - Para o caso particular de Portaria, o texto será elaborado conforme as divisões a se- guir:

a) Artigo (Art.) É a unidade básica para apresentação, divisão ou agrupamento de assuntos. Os ar- tigos serão designados pela abreviatura “Art.”, seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal a partir deste, e sem traço antes do início do texto. Os textos dos artigos serão iniciados com letra maiúscula e encerrados com ponto-final, exceto quando tiverem incisos, caso em que serão encerrados por dois-pontos.

OSTENSIVO

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REV.4

OSTENSIVO

SGM-105

Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em parágrafos ou em incisos; os pa- rágrafos em incisos, os incisos em alíneas e as alíneas em itens.

b) Parágrafos Os parágrafos constituem, na técnica legislativa, a imediata divisão de um artigo. Parágrafo sempre foi disposição secundária de um artigo por meio do qual se ex- plica ou modifica a disposição principal. No singular o parágrafo é representado pelo sinal gráfico “§” e no plural “§§”. A representação do parágrafo deve ser seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal a partir deste, utilizando-se, quando existente apenas um, a expressão “parágrafo único” por extenso.

c) Incisos, Alíneas e Itens

Os incisos são utilizados como elementos discriminativos de artigo se o assunto nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou não se mostrar ade- quado a constituir parágrafo. Os incisos são indicados por algarismos romanos, as alíneas por letras e os itens por algarismos arábicos. As alíneas constituem desdobramento dos incisos e dos parágrafos. A alínea será grafada em minúsculo e seguida de parêntese: a); b); c); etc. O desdobramento das alíneas faz-se por meio de itens grafados em algarismos arábicos seguidos de pon- to ( 1.; 2.; etc.). 3.6.5