Analiza i proiectarea posturilor

Postul Fia postului

Componentele analizei posturilor

CINE Caracteristici mentale i fizice ale forei de munc

CE
Cerine pentru obinerea performanelor

UNDE
Localizarea zonelor de lucru n organizaie

CND
Perioada sau fazele fluxului tehnologic

DE CE
Raiuni organizatorice, obiective ale muncii

CUM
Metodele de obinere a performanelor

ANALIZA POSTULUI

Ce reprezint analiza posturilor?

Analiza posturilor este un proces de colectare

sistematic de date care descriu activitile i sarcinile aferente unui post de munc, de prelucrare i transmitere a acestor informaii.

Obiectivele analizei postului

Simplificarea muncii;
Stabilirea standardelor de munc; Susinerea altor activiti de personal;

Susinerea altor activiti de personal

Proiectarea muncii;
Recrutarea i selecia personalului; Training-ul i dezvoltarea resurselor umane; Evaluarea performanelor; Managementul recompenselor;

Importana analizei posturilor

Reorganizarea forei de munc dintr-o

companie;
Structurarea mai raional a remuneraiilor; Identificarea necesitilor de training i

dezvoltare a angajailor.

Cerinte legate de analiza posturilor:

S fie axat pe obiective bine definite. Postul trebuie prezentat aa cum este n momentul analizei i nu cum ar

trebui s fie. Trebuie analizate sarcinile i cerinele postului i nu evaluat persoana. Obiectivitatea analizei asigurat de obinerea unor informaii ct mai relevante, prin metode diverse i ct mai riguroase. Deintorii posturilor trebuie s fie reprezentativi pentru categoria de angajai care realizeaz sarcinile respective. Prezentarea motivelor i obiectivelor analizei postului. Implicarea n analiza posturilor a unor persoane corespunztor instruite. Analiza posturilor trebuie prezentat ntr-o form simplificat, uor de neles.

Etape n analiza posturilor

Pasul 1 DE CE???

La ce ne folosete informaia? Ce date dorim? Ce tehnici utilizm?

Etape n analiza posturilor

Pasul 2

Culegerea informaiilor necesare

organigramele;

diagramele de proces;
descrierea postului

Etape n analiza posturilor

Pasul 3

Selectarea posturilor reprezentative

Etape n analiza posturilor

Pasul 4 - analiza propriu-zis a postului

Activiti Comportament solicitat Condiii de munc Cerine umane Responsabiliti etc.

Etape n analiza posturilor

Pasul 5

Verificarea informaiei obinute

Etape n analiza posturilor

Pasul 6

Elaborarea descrierii i specificaiei de post, ca rezultat al analizei postului.

Metode de analiz a posturilor

Alegerea uneia sau mai multor metode de analiz a posturilor, este condiionat de mai muli factori:

obiectivele activitii de analiz a posturilor; natura i tipul informaiilor solicitate; gradul de detaliere i precizie solicitat; perioada de timp n care se deruleaz activitatea de analiz a posturilor; costurile i timpul necesar culegerii, prelucrrii i interpretrii informaiilor; disponibilitatea datelor i informaiilor solicitate.

Metode de analiz a posturilor

Chestionarul pentru analiza postului

AVANTAJE
Economia de timp realizat n procesul

DEZAVANTAJE
Posibilitatea ca informaiile din ntrebri

de culegere a datelor; Posibilitatea analistului postului de a strnge i centraliza uor informaiile culese; Posibilitatea titularilor de post de a fi obiectivi, de a se exprima liber; Prelucrarea i raportarea rezultatelor este mult simplificat.

s fie interpretate greit de ctre titularul postului; Necesitatea unui volum important de timp pentru elaborarea anchetei; Interpretarea informaiilor poate fi subiectiv.

Exemplu chestionar:

CHESTIONAR PENTRU ANALIZA POSTULUI Rspunsurile dvs. la ntrebrile din acest chestionar vor fi utilizate pentru dezvoltarea unor tehnici moderne n domeniul managementului resurselor umane, n organizaia dvs. Acest chestionar nu este folosit, n nici un fel, pentru evaluarea activitii i performanelor unor persoane. 0. POSTUL Titlul postului . Departamentul . Localitatea Titularul postului . Postul este subordonat direct ctre: Funcia . Persoana . Fia postului este elaborat? DA NU Data elaborrii 1. SCOPUL POSTULUI (Prezentai sintetic motivele principale pentru care a fost creat i exist acest post) ..

Exemplu chestionar:

2. DIMENSIUNILE POSTULUI (Indicai sub form cantitativ, datele caracteristice postului.) 2.1. Rezultatele ateptate (producie, vnzri, etc.) . 2.2. Resurse disponibile 2.3. Personal n subordine 2.4. Buget alocat . 2.5. Altele .. 3. RESPONSABILITILE POSTULUI (Indicai principalele responsabiliti ale postului, n legtur direct cu rezultatele finale ateptate de la acest post.) ....................................................................................................................................... 4. CONINUTUL POSTULUI (Descriei, pe scurt, sarcinile care revin postului pentru realizarea fiecreia din responsabilitile de mai sus, utiliznd aceeai numerotare.) ........................................................................................................................................ 5. PUTEREA DE DECIZIE I LIMITELE DE AUTORITATE 5.1. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora avei libertate total de decizie? ..

Exemplu chestionar:

5.2. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora, pentru a aciona, avei nevoie de acordul efilor? .. 5.3. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora activitatea se desfoar conform cu proceduri precise prestabilite? .. 6. RELAIILE POSTULUI 6.1. Relaii ierarhice 6.1.1. Superiorii de la care primii ordine i dispoziii i ctre care raportai n mod curent: 6.1.2. Subordonaii pe care i conducei n mod direct: 6.2. Relaii funcionale Pentru realizarea responsabilitilor postului sunt necesare legturi cu posturile (altele dect cele de la pct. 6.1) .......................................................................................................................................... 6.3. Relaii de reprezentare .......................................................................................................................................... 6.4. Relaii de control .......................................................................................................................................... 6.3. Relaii n exteriorul organizaiei ..........................................................................................................................................

Exemplu chestionar:

7. CUNOTINE NECESARE POSTULUI 7.1. V rugm s evaluai , sub form de procente, ponderea urmtoarelor categorii de cunotine necesare realizrii scopului postului. Cunotine de specialitate (tehnice, economice, comerciale, etc.). % Cunotine manageriale. % Cunotine privind relaiile interumane. % Alte cunotine% 7.2. Cunotinele necesare postului necesit o pregtire de nivel: (indicai unul din urmtoarele) Mediu Universitar Postuniversitar 7.3. Pentru realizarea sarcinilor postului se utilizeaz, n principal: (indicai unul din urmtoarele)

cunotine generale cunotine de specialitate cunotine foarte specializate cunotine noi n domeniu

Exemplu chestionar:

8. APTITUDINI NECESARE POSTULUI V rugm s indicai ordinea importanei pentru post a urmtoarelor aptitudini, prin atribuirea unui numr de la 1 la 12. (1 cel mai important; 12 cel mai puin important pentru post) spirit de ordine i disciplin capacitate de nvare asumarea riscului spirit de inovare flexibilitate creativitate rezisten la stres i la efort originalitate capacitate de comunicare gndire analitic 9. INFLUENA POSTULUI ASUPRA ACTIVITII ORGANIZAIEI 9.1. Postul analizat influeneaz rezultatele unor posturi din alte departamente? DA NU 9.2. Dac DA, v rugm s precizai: 9.2.1. Care sunt principalele trei departamente influenate: 9.2.2. Influena exercitat poate avea un efect major asupra rezultatelor acestor departamente? DA NU 9.3. Postul analizat influeneaz direct rezultatele financiare ale organizaiei? DA NU

Exemplu chestionar:

10. PROBLEME SPECIALE 10.1. Indicai elementele complexe i dificile ale activitii postului. .. 10.2. Indicai elementele critice ale postului (v rugm explicai) .. 10.3. Indicai elementele postului cele mai expuse posibilitii de a suferi modificri n viitorul apropiat (1-2 ani). ..

Ce elemente considerai c nu ar trebui s aparin postului (din cele existente n prezent)? Ce elemente noi ar trebui adugate postului pentru a-i mbunti efectele asupra organizaiei?

..

.. ALTE INFORMAII V rugm s furnizai orice alte informaii, neincluse n rspunsurile anterioare, pe care le considerai relevante i utile pentru nelegerea mai bun a postului. .. Data Completat de .. (numele i prenumele) V mulumim pentru cooperare!

Metode de analiz a posturilor

Observarea
AVANTAJE
Metod direct de analiz a posturilor;

DEZAVANTAJE
Solicit mult timp;

Simplitate;
Poate fi orientat spre obinerea doar a

Limitat la posturi cu cicluri de munc

anumitor aspecte specifice unui anumit post.

repetitive; Analiza poate fi afectat de subiectivismul analistului care face observarea; Aspectele relevante ale unui post nu pot fi puse n eviden n momentul n care se face observarea; Tendina analistului de a ine cont de datele i informaiile obinute cu ocazia derulrii unor observaii anterioare.

Metode de analiz a posturilor

Interviul

asigurarea faptului c analistul de resurse umane responsabil cu derularea interviurilor nu are posibilitatea de a interveni, n scopul de a influena rspunsurile titularului de post;
analistul de resurse umane trebuie s realizeze o sintez a rspunsurilor, n scopul de a reine doar acele informaii relevante pentru post; crearea unei atmosfere de ncredere pe parcursul interviului, care s nu intimideze titularul de post; analistul de resurse umane trebuie s evite orice comentariu cu privire la rspunsurile formulate de titularul postului suspus procesului de analiz.

Postul

Postul este cea mai simpl subdiviziune

organizatoric putnd fi definit ca o grupare de obiective, sarcini, competene i responsabiliti care revin spre exercitare unui salariat al organizaiei.

Tipologia posturilor

n funcie de natura i complexitatea

obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor:

Posturi manageriale; Posturi de execuie.

Tipologia posturilor

n funcie de coninutul activitii:

Posturi cu un coninut calitativ; Posturi cu un coninut cantitativ.

Variabilele postului
Variabile ale mediului; Variabile ale titularului postului; Variabile ale activitii;

Componentele postului

Obiectivele scopul pentru care a fost creat

postul
Exemplu: n cazul unui post de manager de vnzri, pot fi precizate obiectivele: - creterea vnzrilor cu 10% - creterea cifrei de afaceri a companiei cu 30% - realizarea unui nivel minim al profitului de x lei.

 Sarcinile procese de munc foarte bine

conturate, atribuite unui individ, orientate spre realizarea unui obiectiv precis.
Exemplu:

- organizarea programului zilnic de vnzri

- ntreinerea unor discuii periodice cu agenii comerciali n vederea promovrii spiritului de echip - realizarea unor rapoarte lunare a vnzrilor realizate.

 Competenele limitele n cadrul crora

titularul postului poate aciona i adopta decizii pentru realizarea sarcinilor.

Exemplu:

- coordoneaz echipele de ageni de vnzare - acord sfaturi legate de modalitile de plasare a mrfii - stabilete procentajul comisioanelor acordate.

 Responsabilitile rspunderea titularului de

post pentru ndeplinirea sarcinilor

Exemplu:

- rspunde de vnzrile realizate ntr-o perioad de timp precizat - se asigur c sunt evitate suprastocurile de produse - se asigur c agenii comerciali i-au ndeplinit sarcinile

De reinut!!

o atribuie este formata din mai multe sarcini atribuiile se stabilesc la nivelul echipelor, sarcinile la nivel de post atribuiile- caracter general, sarcinile caracter practic atribuiile se regsesc n ROF, sarcinile n fia postului competenta este condiionat de pregtire, autoritate

Se sugereaz n elaborarea fiei de post terminologia:

Pt. sarcini : efectueaz, analizeaz, participa, exercita, stabilete,

acorda, urmrete, repartizeaz. Pt. competente: decide, hotrte, face propuneri, ia masuri, avizeaz. Pt. responsabiliti: rspunde, are obligaia de a , este sancionat cu, etc.

OCUPAIE MESERIE FUNCIE - POST

EXEMPLU:

OCUPAIA

MESERIA

FUNCIA

POSTUL

DIRECTOR PRODUCIE MEDIC CHIRURG EF DE SECIE

DIRECTOR PRODUCIE

PROFESOR

SEF DE CATEDR

Fia postului
Fia postului este un document organizatoric de

evideniere a parametrilor constructivi i funcionali ai postului sarcini, competene, responsabiliti ce permit realizarea obiectivelor individuale n anumite condiii de dotare uman.
Fia postului este alctuit din dou pari: descrierea postului;

specificaia postului;

a. Descrierea postului

Descrierea posturilor cuprinde elemente de poziionare a postului n configuraia structural a organizaiei i prezint toate funciile importante ale postului: Denumirea postului Compartimentul din care face parte Nivelul ierarhic Ponderea ierarhic (se completeaz n general pentru posturile de management).

 Relaii organizatorice cu alte posturi: Relaii de autoritate: ierarhice (de subordonare nemijlocita) funcionale (dac postul are autoritate funcional fa de alte posturi, aflate n compartimente diferite) de stat major Relaii de cooperare/colaborare (cu alte posturi amplasate pe acelai nivel ierarhic, aflate n compartimente diferite). Relaii de control (daca postul face parte din categoria posturilor care efectueaz controlul, de ex: de calitate, de gestiune, etc).

Obiective individuale reprezint cuantificri ale scopului nfiinrii si funcionrii postului, constituind un element de noutate al modelului de fi de post prezentat. Marcheaz trecerea fiei de post de la stadiul de document organizatoric la cel de instrument managerial.

Sarcini Competene Responsabiliti

b. Specificaia postului
Competen profesional : pregtire, experien, cunotine

profesionale specifice domeniului in care activeaz postul, caliti i aptitudini profesionale. Competen managerial ( cunotine de management specifice funciei, caliti i aptitudini manageriale) Cerine specifice: niveluri minime al punctajului la teste de competen profesional sau managerial, limbi strine obligatorii, etc. Fia postului trebuie semnat de managerul de la nivelul ierarhic imediat superior, managerul de resurse umane i angajat.