Ghid de Instruire

pentru auditarea sistemului de management al caliti/mediului pe baza standardului SR EN ISO 19011:2003

EFECTUAREA AUDITULUI - CONSTATRI I CONCLUZII ALE AUDITULUI Orice audit reprezint un fenomen, care cerceteaz ndeplinirea cerinelor de ctre un sistem de management specific al unei organizaii. ndeplinirea cerinelor conduce la acceptare, iar n cazul auditurilor efectuate de ctre un organism de certificare, la certificare (n cazul n care nu se constat abateri). 1.1. Constatrile de audit Dovezile de audit trebuie evaluate n raport cu criteriile de audit, pentru a genera constatri ale auditului. Constatrile de audit pot indica conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit i/sau s identifice o oportunitate de mbuntire. Echipa de audit ar trebui s se ntruneasc, dac este necesar, pentru a analiza constatrile auditului la stadii adecvate n timpul auditului. Conformitile trebuie s fie rezumate prin indicarea amplasamentelor, funciunilor, proceselor sau cerinelor care au fost auditate i unde au fost constatate acestea. Dac sunt incluse n planul de audit, trebuie, de asemenea, nregistrate constatri de audit individuale ale conformitii i dovezile lor de susinere. Neconformitile i dovezile auditului de susinere a acestora trebuie nregistrate. Neconformitile pot fi gradate. Ele trebuie analizate cu reprezentanii corespunztori ai auditatului. Scopul analizei este de a obine confirmarea c dovezile auditului sunt exacte i c neconformitile sunt nelese. Trebuie ncercat totul pentru a rezolva orice divergen de opinie privind dovezile i/sau constatrile auditului, iar punctele nerezolvate trebuie s fie nregistrate. O constatare de audit este o realitate stabilit i dovedit n timpul auditului. O astfel de realitate poate fi stabilit prin chestionare, analiza documentelor, observarea activitilor sau examinarea acestora. O constatare de audit ar putea fi: Prin chestionare: n acest caz o persoan confirm cunoaterea instruciunii xy i acioneaz conform acesteia; Prin analiza documentelor: n acest caz se stabilete, spre exemplu, dac planul de analiz xy este adecvat pentru a asigura o verificare final corespunztoare, sau dac Registrul efectelor asupra mediului cuprinde ntr-un mod corespunztor efectele asupra mediului tipice unei astfel de organizaii; Prin observarea activitilor: n acest caz la locul de munc xy sunt nregistrate periodic date relevante despre calitate sau mediu; Prin examinare: n acest caz se constat o neconformitate sau o abatere; Constatrile de audit se pot prezenta, astfel, ca n figura de mai jos:
Constatare de audit Subiect constatat i

POZITIV

NEGATIV

ABATER NECONFORMIT

ATE

Constatrile de audit sunt formulate ntr-o form corespunztoare n protocolul auditului. Unde este cazul, acestea se confirm i prin dovezi (eventual copii dup documente). Astfel, ar putea fi anexat, n cazul

analizei documentelor, att planul de verificare xy, ct i un protocol al verificrii yz, sau cel puin ar putea fi notate n protocolul auditului, numrul de identificare i data acestora. 1.2. Neconformitile constatate in timpul auditului O neconformitate reprezint nendeplinirea cerinelor stabilite. Termenul de abatere este descris ca diferena dintre o valoare caracteristic i o valoare de referin". n general, n cazul auditurilor se utilizeaz termenul de abatere. O abatere este o constatare de audit negativ, de un anumit tip. Exist mai multe tipuri de abateri, ca de exemplu : Nendeplinirea cerinelor standardului; O instruciune neadecvat (pentru atingerea obiectivelor); O activitate necorespunztoare instruciunilor; O instruciune nerespectat; Aceste tipuri de abateri rezult din definiia auditului. In figura urmtoare se pot observa foarte bine tipurile de neconformiti:
Tipuri neconformiti de

1.

Nivelul de conducere
Nendeplinirea cerinelor din standarde

2.

----------------------------------------------------------------------

Msurile inadecvate pentru realizarea

3.

Nivelul de execuie
Activitate care nu concord cu msurile

4.

Msurile nu sunt aplicate n mod evident

Nendeplinirea cerinelor standardului este constatat n primul rnd la analiza iniial a documentaiei sistemului de management, dar i n instruciunile analizate. La efectuarea auditului la faa locului se poate observa clar dac exist vreo instruciune neadecvat, prin care nu se pot atinge obiectivele. Tot la efectuarea auditului la faa locului se poate constata dac o activitate nu corespunde instruciunilor sau dac nu este respectat o instruciune. Ca abatere poate fi catalogat numai ceea ce este posibil de dovedit. Nu se pot trage concluzii generale, iar auditorul nu poate impune suplimentar cerine personale. Punctele n care au fost constatate abateri trebuie dar notate, dup caz, i cu explicaii suplimentare. Numai astfel este posibil ca mai apoi abaterile s poat fi evaluate, s poat fi stabilit cauza acestora i s se poat deriva msuri corective. Abaterile pot fi ntmpltoare" sau sistematice". n cel de-al doilea caz trebuie mrit eantionul, controlnd de exemplu pri similare ale altor uniti organizatorice. Nu numrul abaterilor este relevant pentru capabilitatea calitativ, ci importana acestora. Abaterile minore trebuie, de obicei, numai raportate, n cazul n care nu se nltur pe loc mpreun cu responsabilul de proces. 1.3. Cauzele neconformitilor Importana unei abateri trebuie clar stabilit n timpul dialogului de audit. Acest lucru este valabil att pentru abatere nsi, ct i pentru efectele ei. n cele mai multe cazuri, n cadrul unei discuii de audit despre abateri se vor cerceta cauzele. O abatere poate avea multe cauze. Mai nti se vor colecta, printr-o analiz a cauzelor, toate cauzele posibile, apoi determinndu-se care este cauza principal, respectiv real. De abia dup ce cauza principal este stabilit se pot pune n discuie i stabili msurile corective. ntotdeauna se va aciona diferit, n funcie de tipul auditului, astfel: n cazul unui audit de certificare auditorul nu poate propune msuri de mbuntire, nsi

analiza cauzelor fiind problematic; n cazul unui audit intern ns, att ajutorul dat la analiza cauzelor ct i gsirea i stabilirea msurilor de mbuntire sunt indispensabile; n cazul unui audit la furnizor, totul depinde de dorina i necesitatea de colaborare a ambilor parteneri; Cauzele neconformitilor se pot prezenta ca n figura de mai jos:
Neconformitat e Mai cauze multe Cauza principal Aciuni corective

Neconformitate x

1. 2. 3. 4. 5.

Cauza principal

Ac. 1 Ac. 2 Ac. 3

cor. cor. cor.

Cauza unei abateri poate influena evaluarea. Acest lucru se dorete clarificat pe baza unui exemplu, astfel: La efectuarea unui audit se constat la eantionare c unele scheme nu au fost verificate. Acest lucru poate avea urmtoarele cauze: 1. Aceast schem a fost pur i simplu trecut cu vederea, toate celelalte au fost verificate i acest lucru poate fi dovedit; 2. Exist instruciuni de verificare a schemelor ns acestea nu sunt respectate; 3. Schemele nu sunt verificate deoarece nu exist nici o instruciune n acest sens, cu toate c ar fi necesar o instruciune; La 1: Abatere mic; Msur: Instruciune mai clar; LA 2: Abatere mare; Msur: Comunicare intensiv, supravegherea efecturii; La 3: Abatere semnificativ; Msur: Elaborarea instruciunii, comunicare, supraveghere, etc.; 1.4. Ponderarea i evaluarea unei neconformiti Ponderarea i evaluarea unei abateri nu sunt uoare, necesit cunotine profesionale vaste, dar mai ales experiena de a interpreta respectiv de a nelege cerinele corespunztoare sistemului auditat. Dup aceea trebuie stabilite centrele de greutate. Trebuie clarificate ndeosebi efectele unei abateri. Pentru a avea cteva puncte de plecare, se vor explica cteva aspecte mai importante pentru evaluarea unei abateri. Aspecte importante pentru evaluarea unei abateri pot privi: 1. De ex. Imaginea Importana crescnd a calitii i a managementului calitii este astzi de necontestat. Prezentarea unui sistem de management al calitii poate fi necesar nc din etapa de marketing, pentru a inspira ncredere clientului nc nainte de semnarea contractului. In cazul n care nu exist, clientul poate avea o multitudine de ntrebri. De aceea: orice sistem de management trebuie s fie evaluat i dup gradul de ncredere pe care l inspir procedurile i instruciunile pentru diferitele procese sau domenii. Acest lucru este valabil mai ales pentru procesele, care sunt n direct legtur cu ndeplinirea cerinelor i ateptrilor clienilor. 2. De ex. Protecia mpotriva riscurilor de producie Nu exist produse tehnice care s nu prezinte absolut nici un risc. Problema care se pune este numai ct de mari sunt riscurile. De aceea trebuie prevenite, prin managementul calitii, abaterile care conduc la riscuri mari, pentru a minimaliza cazurile de despgubiri pentru defectarea produselor. De aceea fiecare component a sistemului de management trebuie evaluat dup msurile luate, care pot conduce la sigurana produsului. 3. De ex. Diminuarea efectelor negative asupra mediului mbuntirea continu n domeniul mediului st n centrul ateniei unui sistem de management al mediului. De aceea fiecare sistem de management al mediului trebuie evaluat dup msurile luate, care conduc la o diminuare a efectelor negative asupra mediului, respectiv la creterea performanelor n domeniul mediului.

Acest lucru este valabil ndeosebi pentru efectele asupra mediului cuprinse n anexa I, B, 3, respectiv C ale Reglementrii EMAS. 4. De ex. Protecia mpotriva riscurilor referitoare la produse i la procesul de producie Nu exist metode de producie i nici produse chimice sau tehnice care s nu prezinte nici un risc. Problema care se pune este numai ct de mari sunt riscurile. De aceea trebuie luate n considerare, la implementarea unui sistem de management al mediului, i neconformitile care pot conduce la astfel de riscuri. De aceea, orice sistem de management trebuie evaluat i dup msurile luate, care conduc la o siguran satisfctoare a produselor i produciei. Acest lucru este valabil ndeosebi pentru elementele: planificarea produciei, selectarea unor noi proceduri de producie, respectiv modificarea celor vechi, prevenirea i limitarea accidentelor ecologice, proceduri speciale n cazul unor accidente ecologice. 5. De ex. Informarea despre mediu n cazul informrii despre mediu trebuie inut cont de dezvoltarea ctre colectarea electronic a datelor i a prelucrrii acestora cu ajutorul metodelor modeme. n acest sens trebuie avute n vedere neconformitile corespunztoare cerinelor din SR EN ISO 14001 i ale capitolului Documente", din reglementarea EMAS. 6. De ex. Motivare Trebuie avut n vedere i mbuntirea n domeniul mediului, bazat pe creterea motivrii. n acest sens trebuie avute n vedere neconformitile corespunztoare cerinelor din SR EN ISO 14001 i ale capitolului Personal", din reglementarea EMAS. 7. De ex. Aspecte ale rentabilitii Este de necontestat faptul c nu pot aprea costuri de neconformitate, n cazul n care calitatea produselor i serviciilor este optim. Cu ct mai mari sunt ns costurile de neconfonnitate, cu att mai puin eficiente sunt msurile de management. De aceea orice sistem de management trebuie evaluat i dup eficiena msurilor, care prin influenarea costurilor neconformittilor, conduc la mbuntirea rentabilitii. Acest lucru este valabil ndeosebi pentru capitolele din ISO 9004:2001 i pentru auditurile interne. 8. De ex. Metode tehnico-statistice Nu se poate renuna, mai ales n cazul produciei n serie, la instrumentele tehnico-statistice. Acest lucru este valabil pentru planuri de eantionare, proceduri de evaluare analize ale riscurilor, precum i pentru ntocmirea rapoartelor privind calitatea. De aceea: orice sistem trebuie evaluat i dup modul n care sunt utilizate metodele tehnico-statistice. 9. De ex. Informaiile despre calitate i motivarea calitii n ceea ce privete informaiile despre calitate, trebuie inut cont de dezvoltarea n direcia colectrii electronice a datelor i a prelucrrii acestora cu ajutorul unor metode moderne. De asemenea trebuie dat atenie i mbuntirii calitii pe baza motivrii calitii. De aceea, orice sistem de management trebuie evaluat i dup stadiul sistemului informaional i dup activitile de motivare n domeniul calitii sau mediului. Constatarea unei neconformiti are ca urmare ponderarea acesteia. Neconformitile nu au toate aceeai importan. n evaluarea lor trebuie inut cont de tipul, importana, frecvena i efectul asupra capabilitii. Neconformitiie pot fi mprite n diferite categorii: Abatere mic - nc se accept; Abatere mai mare - Nu se mai accept; Abatere semnificativ - NECONFORMITATE, nu se accept n nici un caz; A. Exemple de abateri mici pot fi: Intervalul de timp valabil pentru calibrarea unui aparat de msurare a fost depit; n instruciunea de verificare nu este specificat aparatul care trebuie utilizat. Se utilizeaz ns aparatul corespunztor; n organigram sunt trecute domeniile, neexistnd ns un raport clar cu numele; B. Exemple de abateri mai mari pot fi: Planul de verificare nu conine toate indicaiile privind caracteristicile ce trebuie verificate; Nu este evaluat calitatea livrrilor unor furnizori; Unul dintre aparatele de verificare nu este adecvat pentru verificarea planificat; C. Exemple de abateri semnificative pot fi: Nu exist planuri de verificare; Nu exist un concept referitor la aciunile corective sau cele de mbuntire, nu exist o instruciune (proces) corespunztor; Nu exist o instruciune pentru aprobarea livrrii produselor; Nu exist un sistem de evaluare a furnizorilor; 1.5. Elaborarea concluziilor finale de audit

Echipa de audit ar trebui s se ntlneasc nainte de edina de nchidere, pentru: a evalua constatrile auditului i alte informaii relevante, care au fost colectate n timpul auditului, n comparaie cu obiectivele auditului; a trage mpreun concluziile auditului, lund n considerare gradul de incertitudine din timpul auditului; a elabora eventualele recomandri, dac acest lucru a fost inclus n obiectivele auditului; a stabili aciunile care urmeaz dup audit; Concluziile auditului se pot referi la aspecte cum ar fi: Gradul de conformitate al sistemului de management, cu criteriile de audit; Eficacitatea transpunerii i meninerii sistemului de management; Capabilitatea procesului de evaluare a managementului, pentru asigurarea continu a adecvanei, conformitii i eficacitii sistemului de management; Concluziile auditului pot conduce la recomandri privind mbuntiri, certificare, nregistrare sau activiti viitoare de audit.