Sunteți pe pagina 1din 37

CAPITOLUL

DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE

5.1 DOCUMENTELE DE EVIDENTA


5.1.1 DOCUMENTELE Pentru realizarea obiectivelor de urmrire, control i nregistrare a situaiei economice - financiare, precum i a activitii entitii contabilitatea folosete un procedeu specific, care prevede c orice fapt economic, nainte de a fi nregistrat n contabilitate, trebuie s fie consemnat n documente (acte scrise) special concepute. Deci, orice operaie economic, pentru a fi nregistrat n sistemul de eviden contabil, este necesar s fie consemnat ntr-un document ntocmit la locul i momentul producerii ei. n calitate de procedeu al metodei contabilitii documentarea - realizeaz urmrirea i reflectarea total i permanent a operaiunilor economice n documente cu scopul obinerii datelor necesare pentru inerea contabilitii curente i exercitarea controlului asupra acestora. Descrierea operaiunii economice nu este altceva dect comunicarea informaional despre aceasta. Fiecare comunicare presupune o anumit cantitate de informaie. Ins pentru procesul de gestiune o importan primordial are nu numrul de semne n comunicare, ci semnificaia i utilitatea acestora. n acest caz cantitatea de informaii relevante n comunicare se determin ca majorarea probabilitii atingerii acestui scop la realizarea informaiei prezentate. Cu ct comunicarea permite s se realizeze mai mult scopul trasat, cu att informaia coninut n aceasta este mai valoroas. Fiecare operaiune economic este perfectat printr-un document corespunztor care servete drept baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate i, prin urmare, ndeplinete rolul de impuls care confirm nceputul informaiei contabile. Pentru contabil trebuie s devin regul maxima nu exist document - nu exist nregistrare". Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii economice cu ajutorul carora se realizeaza: - consemnarea informatiilor - culegerea datelor - prelucrarea datelor sau a informatiilor - circulatia datelor - sintetizarea informatiilor contabile - pastrarea (arhivarea) datelor Cuvntul document" (din limba latin documentam) nseamn certificat, dovad. Potrivit art. 6 al Legii contabilitii (Legea 82/1991) documentul primar reprezint confirmarea documentar (pe suport de hrtie sau n form electronic) care justific efectuarea operaiunii economice, acord dreptul de a o efectua sau certific producerea unui eveniment. De asemenea Legea stabilete i modul de ntocmire i reflectare n contabilitate, de primire i de pstrare a documentelor primare.

5.1.2 STRUCTURA DOCUMENTELOR Coninutul documentelor contabile variaz n funcie de caracterul operaiilor consemnate, concretizat n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente. Elementele comune se refer la: denumirea documentului; denumirea unitii emitente i adresa sau compartimentul i sectorul, dup caz, care a ntocmit documentul;

numrul i data documentului; prile participante la efectuarea operaiei economice consemnat n document; coninutul operaiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele cantitative i/sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante la efectuarea operaiilor economice consemnate n document, a celor care au ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective; alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative.

Elementele specifice, difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate ele avnd un rol completativ. De exemplu, factura conine elemente specifice referitoare la comand, contract, aviz de nsoire, document de transport, conturile de la bncile prilor etc. Documentul se caracterizeaz nu numai prin totalitatea elementelor, ci i prin fiecare din acestea separat, adic caracteristica fiecrui element distinct este n acelai timp i caracteristica documentului primar, n care acesta se conine. n funcie de natura operaiunii economice i destinaia documentelor, elementele acestora pot s difere, ns unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19 al Legii contabilitii prevede c, documentele primare ntocmite vor conine urmtoarele elemente obligatorii: denumirea i numrul documentului; data ntocmirii documentului;

denumirea, adresa, codul fiscal al entitii n numele creia este ntocmit documentul;

denumirea, adresa, codul fiscal al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice - codul personal; coninutul faptelor economice; etaloanele cantitative i valorice n care snt exprimate faptele economice; funcia, numele, prenumele i semntura, inclusiv digital, a persoanelor responsabile de efectuarea i nregistrarea faptelor economice.

Denumirea documentului (de exemplu, dispoziie de cas, ordin de plat, factura etc.) i atribuie acestuia o for probant i indic caracterul operaiunii economice reflectate. Data ntocmirii documentului are o nsemntate de control i informaional, ntruct operaiunile numeroase care sunt omogene dup coninut i sens se repet. Pentru prevenirea utilizrii repetate a documentelor acestea trebuie delimitate n timp. Denumirea entitii i locul ntocmirii documentului au o importan informaional pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic. Acest element asigur justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea produselor finite de la depozitul entitii Progres, elementul specificat permite reflectarea n contabilitate a creanelor pe termen scurt aprute la entitatea n cauz. Coninutul faptelor economice permite a determina corect conturile contabile n care trebuie s fie reflectate datele corespunztoare. Expresia valoric i cantitativ a operaiunii economice se reflect conform principiului de nregistrare a datelor exprimate n indici i indicatori care difereniaz acest fapt i obinute prin intermediul urmririi (controlului). Funcia i numele persoanelor responsabile de executarea operaiunii economice respective reprezint informaia privind persoanele fizice care au contribuit la efectuarea operaiunii, determin rspunderea material, certific autorizaia la dreptul efecturii operaiunii economice. Identificarea persoanelor care au efectuat operaiunea economic este asigurat prin semntura lor proprie n document. Aceasta stabilete responsabilitatea personal pentru veridicitatea informaiei indicate n document, justific efectuarea operaiunii, precum i permisiunea sau confirmarea corectitudinii executrii acesteia. Pentru comoditatea ntocmirii i prelucrrii ulterioare a datelor, elementele documentelor se aranjeaz ntr-o ordine i consecutivitate determinat. Amplasarea variat a elementelor determin forma documentelor contabile. La ntocmirea documentului primar la computer trebuie s fie respectate forma i coninutul documentelor primare-tip. n condiiile automatizrii nelegerea esenei documentului necesit contientizarea provenienei i formrii acestuia. Pentru descifrarea informaiei incluse n documentul electronic sunt necesare programe tehnice i aplicative i cunoaterea sistemului de codificare. Documentele constituie baza ntregului sistem de eviden al entitilor economice. 5.1.3 IMPORTANTA DOCUMENTELOR rezult din urmtoarele aspecte:

Documentele atest producerea operaiilor economice, stnd la baza nregistrrii acestora n contabilitate. Ele influeneaz direct operativitatea obinerii informaiilor contabile, exactitatea acestora precum i modul de organizare a evidenei contabile n cadrul entitii. Documentele asigur legtura dintre compartimentele entitilor, ntruct ele nu circul strict numai n cadrul compartimentului financiar-contabil. Exemplu: Operaia de ncasare a unei sume (creane) de la clieni presupune ntocmirea unei dispoziii de cas ctre client. Dispoziia se ntocmete la casierie. Un exemplar se nmneaz clientului, iar altul se anexeaz la Registrul de cas, la compartimentul contabilitate. Operaia de cumprare de materii prime presupune ntocmirea unei facturi i/sau bonul de primire la magazia de materii prime. Un exemplar rmne la magazie, iar altul se pred la compartimentul contabilitate. Documentele permit nfptuirea controlului economic i financiar n vederea pstrrii integritii patrimoniului i a respectrii disciplinei financiare. Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum: lipsuri i sustrageri de bunuri, ncasri i pli ilegale i se pot stabili rspunderile materiale pentru cei vinovai. Documentele constituie prob n instan, atunci cnd entitatea se afl n litigiu cu o alt ntreprindere. Exemplu: Dac obiectul litigiului l constituie lipsa de materii prime n momentul recepiei de la un anumit furnizor, se cer n instan Facturile fiscale, Bonurile de primire si Fisele de magazie. Din punct de vedere metodic, documentaia este un procedeu metodologic comun pentru mai multe tiine economice. Tot documente de eviden se consider a fi i actele ocazionate de exercitarea funciei organizatorice i administrative, n entiti, organizaii economice, instituii etc. Este deosebit de important ca documentele s fie ntocmite n cel mai scurt timp dup producerea fenomenului sau a activitii economice, astfel nct contabilitatea s-i realizeze funcia de reflectare exact i operativ a tranzaciilor desfurate. Totalitatea documentelor, ca purttori materiali de informaii, constituie documentaia entitii.

5.2 CLASIFICAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA


Urmare a diversitii operaiilor economice consemnate n documentele contabile acestea se clasific dup mai multe criterii: Dup natura elementelor patrimoniale a cror micare o reflect prin operaiile economice, se disting: a) Documente ce reflect imobilizrile corporale: Exemplu: Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe; necorporale (active imobilizate). Exemplu: Proces verbal de receptie si punere n funciune financiare. Exemplu: Proces verbal de scoatere din functiune b) Documente ce reflect active circulante (stocuri materiale). Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Fis limit de consum, Not de predare la magazie etc. c) Documente ce reflect vnzrile (creane/active circulante n decontare). Exemplu: Dispoziii de livrare; Aviz de expediere; Factur fiscal; Factura etc.

Documente ce reflect disponibilitile bneti (active circulante bnetincasri i pli). Exemplu: Bonul de plat; Ordinul de plat; Dispoziia de ncasare/plat prin casierie etc. e) Documente ce reflect salariile si alte drepturi de personal. Exemplu: Lista de avans; Statul de plat; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc.
d)

Dup funcia pe care o ndeplinesc, documentele se mpart n: Documente de dispoziie prin care se transmite ordinul de a executa o anumit operaie economic. Exemplu: Dispoziia de plat prin casierie prin care se transmite casierului ordinul de a plti o anumit sum unei persoane, pentru un scop determinat. Nota de comand prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care entitatea urmeaz a le achiziiona de la acesta. Documente de execuie care fac dovada nfptuirii unei operaii. Exemplu: Bonul de consum dovedete utilizarea materiilor prime i materialelor n procesul de producie. Dispoziia de cas dovedete efectuarea unei ncasri de la client, sau a unei pli ctre furnizor. Bonul de primire dovedete ncrcarea gestiunii de stocuri, prin cumprare. Factura fiscal emis ctre client dovedete vnzarea de bunuri ctre client. Documente mixte care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziie i de execuie. Exemplu: Fisa limit de consum reflect simultan ordinul de utilizare a materiei prime n procesul de producie i consumul efectiv al acestuia. Dispoziia de livrare, avizul de expediie reflect simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor ctre client. Dup numarul operatiilor economice pe care le cuprind documentele pot fi: Documente singulare in care se consemneaza o singura operatie economica: Exemplu Chitanta, factura etc. Documente cumulative care acumuleaza si genereaza datele din documentele singulare, consemneaza mai multe operatii economice de acelasi fel. Exemplu: Jurnalul de cumparaturi, jurnalul de vinzari etc. Dup momentul intocmirii si rolul lor documentele pot fi: Documente primare in care se consemneaza pentru prima data operatiunile economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii acestor operatii. Exemplu Chitanta, factura etc. Documente secundare care se intocmesc pe baza documentelor primare. Dup locul de ntocmire documentele pot fi: Documente interne se ntocmesc n cadrul entitii i circul n interiorul sau n afara ei. Exemplu de documente interne care circul n incinta entitilor economice : Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; List de avans; Stat de plat etc. Exemple de documente interne care circul n afara entitii: Factura fiscal emis ctre client; Dispoziia de cas emis ctre client; Ordinul de plat emis ctre furnizor etc. Documente externe se ntocmesc de ctre teri i sunt adresate entitii. Exemplu: Factura fiscal primit de la furnizor; Dispoziia de cas primit de la furnizor; Ordinul de plat primit de la client etc. Documentele interne si externe atest relaiile entitii cu terii (furnizori, clieni etc.).

Dup sfera de aplicare se disting: Documente de uz general utilizate n toate domeniile de activitate. Exemplu: Factura fiscal, Dispoziia de cas, Statul de plat, Ordinul de plat etc. Documente specifice utilizate numai n anumite domenii de activitate. Exemplu: Fisa consumului de furaje, Actul de ftare n zootehnie; Devizul de lucrri n construcii. Dup regimul de tiprire si utilizare se disting: Documente cu regim special pentru care exist dispoziii legale privind modul de completare, circulaie i pstrare. Exemplu: Fila de CEC numerar, Factura fiscal; Factura; Registrul de cas etc. De regul, aceste documente sunt nseriate din tipografie i necesit numerotarea i tampilarea lor de ctre entitate. Carnetele (crile) ce le conin se nuruiesc i se sigileaz, nscriind pe ultima fil, numrul de file existente. Documente fr regim special care se folosesc respectnd normele generale de ntocmire, circulaie i pstrare. Exemplu: Bon de consum, Stat de plat, Dispoziie de ncasare/plat prin casierie, Bon de primire Documente cu reglementari exprese care se folosesc numai pentru anumite operatii economice. Exemplu: Marci postale, fiscale, certificate medicale, etc. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional al entitii documentele se clasific n: Documente justificative sunt documentele primare ce se ntocmesc la locul i n momentul nfptuirii operaiei economice. Ele stau la baza nregistrrilor contabile. Au form de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factur fiscal, Dispoziia de cas, Stat de plat etc. Registre contabile sunt registrele ce consemneaz operaiile economice n conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de nregistrri cronologice, Registrul Cartea Mare. Documente de sintez i raportare sunt documente prin care se centralizeaz i se transmit informaiile sintetice ctre utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanul contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative. Aceste documente furnizeaz utilizatorilor informaii privind structura mijloacelor i surselor entitii, structura veniturilor, cheltuielilor i rezultatelor, precum i o serie de situaii anex privind: imobilizrile, provizioanele, creanele i datoriile, repartizarea profitului etc. Observaie. ntruct pentru operaii de acelai tip se folosesc documente de acelai fel, legislaia stabilete tipuri unitare de documente ca: mrime, coninut, form i destinaie (tipizarea documentelor). Documentele sint reglementate de ORDINUL Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile*) emis de MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR publicat in: MONITORUL OFICIAL NR. 870 bis din 23 decembrie 2008

5.3 DOCUMENTE DE EVIDENTA


5.3.1 INTOCMIREA

Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic si prezinta urmatoarele neajunsuri: necesita un volum mare de munca, un asigura garantia exacitatii datelor si nici o productivitate ridicata si o calitate superioara. Intocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimina in mare masura aceste neajunsuri, in schimb impune anumite limite cu privire la marimea, continutul si formatul documentelor, in functie de particularitatile tehnice ale echipamentelor utilizate. Intocmirea documentelor se poate efectua cu masini de scris, cu masini de facturat sau de contabilizat si cu calculatoare. Cu masina de scris si cu celelalte tipuri de masini documentele se intocmesc citet, mai rapid, ordonat si mai exact. In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o data cu scrierea documentelor, se efectueaza automat si calculile necesare, iar rezultatele sunt preluate concomitent pe anumiti suporti, care permit prelucrari ulterioare a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operatii se foloseste cate un model de document, care are o forma si o aranjare a datelor corespunzatoare specificului operatiei economice respective. La completarea documentelor ce se intocmesc in mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie sa poarte acelasi numar de ordine. in documentele de casa si banca datele cifrice trebuie repetate si in litere. Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. in documente un se admit stersaturi, razuituri, etc. 5.3.2 VERIFICAREA Verificarea documentelor care se face sub trei aspecte si anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetica verificarea de fond. 1) Verificarea sub aspectul formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze, daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate. 2) Verificarea aritmetica ( cifrica ) consta in controlul preluarii corecte in documente a datelor cifrice si daca s-au efectuat corect calculile aritmetice presupuse la intocmirea documentului. 3) Verificarea de fond consta in controlul realitatii, necesitatii, oportunitatii, legelitatii si economicitatii operatilor economice consemnate in documentul respectiv. Realitatea operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data, locul si conditiile prevazute in document, spre exemplu: se verifica suma platita pentru procurarea unor marfuri cu cantitatea de marfuri receptionata. Necesitatea operatiei economice consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii intreprinderii si se justifica economic, spre exemplu: se compara cantitatea de materiale prevazuta in contractle de aprovizionare cu cea din normele de consum.

Oportunitatea urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executatea unei operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere, spre exemplu: angajam o reparatie capitala la un utilaj agricol vavra, in plina campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrari agricole. Legalitatea operatiei se apreciaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice. Aceasta nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare. Economicitatea consta in verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili daca costul operatiei avantajeaza sau nu intreprinderea. Verificarea documentelor, in general se efectueaza de alte persoane decit cele care leau intocmit. Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care conduc contebilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane imputernicite de intreprindre. Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare. Aceasta consta in gruparea documentelor pe operatii, exprimarea valorica a marimii operatiei economico-financiare inregistrata in document, cumularea unor documente primare si obtinerea celor centralizaztoare. Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa documentelor special deschisa in acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate anterior, justificindu-se utilizarea integrala si corecta. Acest fapt se poate asigura prin vizile ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente. 5.3.3 CORECTAREA Corectarea documentelor trebuie sa se faca in asa fel incit sa se poata recunoaste cu usurinta ca ea a intervenit cu ocazia intocmirii documentului, un mai tirziu, iar cei care au intomit documentul au cunostinta de corectarea respectiva. Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau a sumei gresite cu o linie, in asa fel, incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie de asupra textil sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul. In documentele de casa si de banca un se admit corectari.Daca s-au facut greseli in aceste documente, ele se anuleaza prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie cuvintul "ANULAT", pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se detasa si se intocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarii lor ulterioare, de catre serviciul de contabilitate, se aduc la cunostinta celor care le-au intocmit, precum si a partilor interesate cu privire la operatia consemnata in documentul respectiv. 5.3.4 CIRCUITUL DOCUMENTELOR DE EVIDENTA Circuitul sau circulaia documentelor const n parcursul acestora din momentul ntocmirii sau intrrii n entitate i pn la predarea lor la arhiv. Circulaia documentelor trebuie s se fac ntr-o anumit ordine bine stabilit, nefiind permis reinerea n cadrul compartimentelor, n vederea asigurrii unei evidene operative corecte i eficace.

Necesitatea organizrii circulaiei documentelor este determinat de faptul c informaiile din documente sunt necesare mai multor compartimente n vederea reflectrii imaginii patrimoniului entitii n orice moment, innd cont de faptul c pentru fiecare operaie economic se ntocmete un singur document. Circulaia documentelor n cadrul entitii difer n funcie de structura organizatoric, coninutul operaiilor economice reflectate n documente, organizarea compartimentului contabil i mijloacele utilizate pentru executarea lucrrilor n contabilitate. Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s respecte urmtoarele reguli: circulaia documentelor trebuie s se fac pe cile cele mai scurte, printr-un numr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea i utilizarea informaiilor; circulaia documentelor trebuie s se fac n flux continuu; prelucrarea documentelor trebuie s se fac complet i la termenul specificat n graficul de circulaie a documentelor. Organizarea circulaiei documentelor se face pe baz de grafice de circulaie a documentelor. Graficul de circulaie a documentelor trebuie s cuprind: 1. denumirea documentului care se ntocmete; 2. compartimentul i/sau persoana care l ntocmete; 3. lucrrile de prelucrare n fiecare etap a circuitului; 4. termenele de executare a prelucrrii documentului i persoanele care rspund compartimentul sau persoana la care se transmite documentul etc. ntocmirea graficului de circulaie a documentelor trebuie s cuprind n sintez descrierea i analiza drumului parcurs de acestea folosindu-se textul sau diverse metode de reprezentare grafic a fazelor i etapelor acestuia. Anumite condiii trebuie s cuprind graficul de circulaie a documentelor: s se respecte toate normele interne sau impuse de legislaia n vigoare privind ntocmirea i circulaia documentelor; s se stabileasc toate persoanele care particip la ntocmirea, prelucrarea, verificarea i arhivarea documentelor; s se stabileasc toate lucrrile de eviden, ncepnd cu ntocmirea documentelor primare, nregistrarea n contabilitate i pn la lucrrile de sintez i analiz care fac obiectul graficului de circulaie a documentelor. Dup coninutul i sfera de cuprindere, graficele de circulaie a documentelor pot fi: grafice individuale; grafice pe compartimente sau de structur i grafice generale sau sintetice. Grafice individuale cuprind operaiile i lucrrile de contabilitate pe care le execut fiecare salariat, termenele de executare a acestora i compartimentele sau persoanele crora li se transmit. Graficele pe compartimente sau de structur cuprind toate lucrrile de eviden ale unui anumit sector sau compartiment de activitate, documentele care se ntocmesc, termenele i executanii, compartimentele crora li se transmit. Graficele generale sau sintetice cuprind toate operaiile necesare unei anumite lucrri cu un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi ntocmirea bilanului contabil.

5.3.5 CLASAREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR Dup nregistrarea documentelor contabile n conturi, acestea parcurg ultima faz a circuitului lor clasarea la dosar. Clasarea reprezint totalitatea operaiunilor de aranjare a documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a putea fi uor utilizate ulterior n vederea obinerii informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se face dup mai multe criterii: criteriul cronologic, const n clasarea documentelor n ordinea ntocmirii lor; criteriul alfabetic, const n clasarea documentelor n dosare diferite n ordinea alfabetic; criteriul locului de clasare, const n clasarea documentelor n mod provizoriu la serviciul contabilitate sau clasarea la arhiva entitii, denumit clasare definitiv; criteriul obiectului de clasare, const n clasarea documentelor la dosar dup specificul, importana sau termenele de pstrare a acestora; criteriul nominal, const n gruparea ntr-un dosar a documentelor care au aceeai destinaie; criteriul corespondenilor, const n clasarea n acelai dosar a documentelor care constituie coresponden cu alte entiti sau instituii.

5.4 COMPLETAREA DOCUMENTELOR PENTRU PRINCIPALELE TIPURI DE EVENIMENTE


Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, unitatile patrimoniale consemneaza operatiunile economice si financiare, in urma efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz. Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobindi calitatea de document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute de legislatia in vigoare. Inscrisurile provenite din relatiile de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in gestiune a bunurilor respective. Daca documentul respective se refera la cheltuielile sau presttile de servicii effectuate de persoanle fizice, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza conventii sau contracte, intocmite in acest scop in conformitate cu legislatia in vigoare.

A DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL Indiferent de sfera de activitate in care se incadreaza unitatea patrimoniala, fie de producere de bunuri de consum sau mijloace de productie, fie de prestari servicii, aceasta utilizeaza documente cu regim special. Principalele formulare privind activitatea contabila sint: 1. Avizul de insotire a marfii 2. Factura fiscala; 3. Chitanta 4. Bonul de comanda- chitanta 5. Fisa de magazine a formularelor cu regim special 1. Avizul de insotire a marfii este un document financiar-contabil cu o utilizare complex, care, contrar denumirii, nu se limiteaz la nsoirea mrfurilor n cadrul operaiunilor de vnzare, ci include, n anumite situaii, i nsoirea bunurilor expediate n diverse alte scopuri, pe timpul transportului acestora.

Conform O.M.E.F. nr. 3.512/2008 i O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006, care reglementeaz acest document contabil, avizul servete ca: document de nsoire a mrfii pe timpul transportului , dup caz (ex. n cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; n cazul valorilor materiale trimise pentru prelucrare la teri i returnarea acestora dup procesare, caz n care este necesar pe aviz meniunea "Pentru prelucrare la terti") document ce st la baza ntocmirii facturii , dup caz (n cazul bunurilor livrate n cadrul unei operaiuni de vnzare cumprare, atunci cnd furnizorul nu are posibilitatea de a emite factura, aceasta urmnd s fie ntocmit ulterior); dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiai uniti (n cazul n care bunurile sunt transferate ntre dou gestiuni aflate n incinta unitii, se ntocmete Bon de transfer, nu aviz)

2. Factura si Factura fiscala; Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, facturile fiscale nu mai au regim special. Factura serveste ca : document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului

. 3. Chitanta; Chitanta este un act scris prin care se dovedeste primirea unei sume de bani. Chitanta reprezinta documentul cel mai des utilizat de catre agentii economici. Chitanta mai poate fi definita si ca un document avand valoare contabila, emis cu ocazia vanzarilor produselor sau prestarii serviciilor cu plata in numerar. Chitanta trebuie sa includa in pret si TVA -ul aferent. Emiterea unei chitante justifica automat primirea unei sume de bani in numerar de catre emitent. Chitanta reprezinta la fel ca si factura un document primar pe baza caruia se inregistreaza o operatiune contabila. Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele: denumire furnizor; CIF furnizor; ; nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului; adresa furnizor; suma incasata (in cifre si litere) si ce reprezinta aceasta; denumire client; adresa client; data emiterii chitantei. Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate.

Exemplarul 1 ramine la pltito, iar exemplarul 2 ramine la carnet, drept document de verificare a operatiunilor effectuate in registrul de casa. 4. Bonul de comenda serveste ca document pentru contractarea serviciilor, confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate

5. Fisa de magazine a formularelor cu regi special 1. Serveste ca: - document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire; - document de evidenta a formularelor anulate; - document pentru stabilirea grupelor de serii, in vederea numerotarii formularelor; - sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare. 2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar. Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a formularelor.

B DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL 1. 2. 3. 4. Documente de evidenta a imobilizarilor Documente de evidenta a stocurilor ocumente de evidenta a salariilor ocumente de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar si fara numerar 1. Documente de evidenta a imobilizarilor a) Registrul numerelor de inventar Serveste ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste de compartimentul financiarcontabil, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate. Se poate folosi, fie cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, in functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor care urmeaza a intra in unitate. In scopul asigurarii controlului asupra existentei mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar de inventar in momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza in registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea . Nu circula, fiind document de inregistrare contabila. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

b) Fisa mijlocului fix Serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe. Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarile corporale conform legislatiei in vigoare, iar in cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se grupeaza pe locuri de folosinta. Cand formularul este folosit ca fisa colectiva, nu se sorteaza pe locuri de folosinta. Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se pastreaza separat. Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii, modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune etc.).

c) Proces verbal de receptive Se intocmeste in trei exemplare, la data punerii in functiune a mijlocului fix, astfel: Procesul-verbal de receptie (cod 14-2-5) se intocmeste pentru mijloacele fixe independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice (utilaje pentru interventie, unelte, accesorii de productie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerandu-se puse in functiune la data achizitionarii lor; - procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se intocmeste pentru utilajele care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, precum si cladirile si constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei; - procesul-verbal de punere in functiune (cod 14-2-5/b) se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice. Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din: presedinte, specialisticonsultanti, asistenti la receptie.

2. Documentele de evidenta a stocurilor a) Nota de receptive si constatare de diferente Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie. Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. Serveste ca: - document pentru receptia bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru incarcare in gestiune; - act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b) Bonul de consum Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza

programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum. Serveste ca: - document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor; - document justificativ de scadere din gestiune; - document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

c) Bonul de predare-transfer, restituire In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la deposit Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectie, atelier etc. Serveste ca: - document de predare la magazie a produselor finite; - document justificativ pentru incarcare in gestiune; - document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate; - sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei; - sursa de date pentru calculul si plata salariilor. In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespunzatoare. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii (cod 14-36A).

Serveste ca: - dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii; - document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului. In cazul utilizarii ca bon de restituire Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectueaza restituirea (sectii, ateliere etc.) si care semneaza la rubrica corespunzatoare Serveste ca: - dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare; - document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului; - document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

d) Fisa de magazine Se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material i se completeaz de ctre: compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei (datele din antet) i la verificarea nregistrrilor (data i semntura de control). n coloana Data i semntura de control semneaz i organul de control financiar cu ocazia verificrii gestiunii; gestionar sau persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la intrri, ieiri i stoc. - Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic. nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup fiecare operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic. n scopul inerii corecte a evidenei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verific inopinat, cel puin o dat pe lun, modul cum se fac nregistrrile n fiele de magazie, dup caz.

Servete ca: document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

e) Raportul de gestiune Evidenta operative a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se tine cu ajutorul Raportului de gestiune zilnic sau periodic Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta, in coloanele de marfuri si ambalaje se inscriu in ordinea intocmirii lor documentele de intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa care se inscriu datele privind vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza. Se determina, apoi, soldul scriptic de marfuri si ambalaje la sfarsitul zilei. In raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri si ambalaje, care au ca efect modificarea in plus sau in minus a soldului de marfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificarile de pret, transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate. Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune pot fi: NIR, monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc. Exemplarul2 al raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1 se trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele din evidenta analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le rectifica si a pune de acord soldul scriptic din evidenta operativa cu cel din evidenta contabila Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si raportul zilnic, cu deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face pe anumite perioade de timp (5, 10, 15 zile), soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade. Raportul se completeaza zilnic in 2 exemplare, documentele de intrare si iesire completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare a lor pe intrari si iesiri

f) Registrul stocurilor Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de inregistrare. Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

3. Documente de evidenta a salariilor a) Statul de salarii Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale (in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c) si se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Serveste ca: - document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate; - document justificativ de inregistrare in contabilitate. Circula: - la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1); - la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz; - la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1); - la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate. Se arhiveaza: - la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1); - la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

b) Ordinul de deplasare Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar. Serveste ca: - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de inregistrare in contabilitate. Circula: - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare; - la persoana care efectueaza deplasarea;

- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate; - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare. In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz). In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz) pentru care se emite chitanta. - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza; - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti a) Documente privind decontarile in numerar Dispozitia de plata-incasare catre casierie Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil: - in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); - in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; - in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.). Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil. Serveste ca: - dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale; - document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Bonul de vinzare si monetarul Bonul de vinzare se intocmeste in trei exemplare de catre vanzator. Casierul primeste bonul de vinzare si inscribe in Borderoul bonurilor de vinzare numarul si valoarea bonului, Numara in prezenta cumparatorului suma primita, aplica pe verso stampila

Achitat. Pe baza bonului se elibereaza marfa cumparatorului, impreuna cu exemplarul I. La sirsitul zilei, vinzatorii isi centralizeaza bonurile emise si achitate Serveste ca: - document pentru incasarea numerarului; - document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil valoarea acestuia a fost achitata la casa; - document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare. Monetarul se utilizeaza numai in cazul vanzarii marfurilor cu amanuntul. Se intocmeste in doua exemplare de catre casier sau de catre persoana imputernicita, la sfarsitul zile, prin inventarierea numerarului pe categorii de bancnote si de monede. Serveste ca: - document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in casieri, corespunzator marfurilor comercializate; - document justificativ de inregistrare in conilitate; - document justificativ pe baza caruia se preda contribuabilului numerarul incasat prin casa de catre casier, respectiv de catre vanzator.

Registrul de casa Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati. La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate. Serveste ca: - document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; - document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

b) Documente privind decontarile fara numerar Numerarul sub forma de bancnote si moneda metalica reprezinta instrumentul de plata initial in multe tari. Chiar daca este foarte comod de intrebuintat si folosit incazul unui numar de tranzactii de valori mici, vehicularea numerarului estecostisitoare si ridica probleme de securitate pentru banci dar si pentru populatie. Astfel, in economie are loc o trasformare: restrangerea platilor in numerar la catevaoperatiuni necomerciale. In tarile dezvoltate, majoritatea populatiei foloseste cecuri sau carduri, plafonul maximal al sumelor platite in numerar micsorandu-se continuu. Instrumentele de plat fr numerar sunt:
-

Cecul ordinul de plata cambia i biletul la ordin acreditivul

Cecul este un instrument de plat, utilizat de acei clieni ai bncilor care dispun demijloace bneti proprii plasate n conturi curente, de disponibiliti sau sub forma depozitelor bancare, n operaiuni de ncasri n condiiile unei trezorerii pozitive, sau, prin atragerea demijloace de plat ca urmare a angajrii unor credite bancare curente. Participanti: -trgtorul este persoana care emite cecul, fiind titularul unui cont bancar care va fi debitat cnd cecul va fi pltit; -beneficiarul este cel care va ncasa cecul; acesta poate fi un ter sau nsui trgtorul, dac are nevoie de numerar; trasul este ntotdeauna banca unde trgtorul i are deschis contul. Trasul este un prestator deservicii care va onora cecul la prezentare numai dac trgtorul are suficient disponibil n contulsu. Condiiile generale obligatorii pentru obinerea unui carnet de cecuri sunt: -clientul solicitant nu trebuie s fie nregistrat n interdicie bancar n cadrul sistemului bancar; -s fie client cunoscut de banc (dac este un client nou i se recomand utilizarea altor modaliti de plat pn cnd acesta se va familiariza cu regulamentele bncii); -contul curent pentru care se solicit file de cec s prezinte rulaj iar fluxul ncasrilor i plilor s reflecte o situaie stabil a clientului; -s existe disponibil n contul clientului n momentul solicitrii filelor comparabil cumedia plilor pe care clientul le efectueaz n mod curent;

Ordinul de plata este o dispoziie necondiionat, dat de ctre emitentul acestuia uneisocieti bancare de a pune la dispoziia unui beneficiar o anumit sum de bani. Participanii n circuitul unui ordin de plat sunt: -emitentul - este persoana care emite un ordin de plat n nume propriu;

- pltitorul -(client al societii bancare iniiatoare sau societatea bancar iniiatoare) este prima persoan care emite, n nume i pe cont propriu, ordinal de plat, n cadrul unui transfer -credit; -beneficiarul- (client al societii bancare destinatare sau nsi societatea bancardestinatar)este persoana desemnat prin ordin de plat, de ctre pltitor, s primeasc o anumitsum de bani; - societatea bancar iniiatoare -este prima care preia ordinul de plat n cadrul relaiei de transfer al sumei; - societatea bancar destinatar -este ultima societate bancar care recepioneaz i accept unordin de plat, fie n numele su, fie n numele clientului beneficiar a sumei de bani, n cadrulunui transfer-credit; - societatea bancar intermediar-(apare n unele situaii) fiind interpus ntre societatea bancar iniiatoare i societatea bancar destinatar. Elementele specifice privind operarea bancar a ordinului de plat sunt: 1.recepia-este procedura de recunoatere a primirii ordinului de plat; 2.autentificarea-este procedura prin care se determin c ordinul de plat a fost emis de persoana indicat ca emitent pe ordinul de plat; 3.acceptarea-este procedura prin care se recunoate ca valabil un ordin de plat recepionatn vederea executrii sale ulterioar; 4.refuzul-este procedura utilizat n cazul n care o societate bancar receptoare decide c nueste posibil s execute un ordin de plata, motivat de lipsa disponibilitilor bneti, ntrzieri n finalizarea transferului sumei sau vicii de completare; 5.executarea-este procedura de emitere a unui nou ordin de plat de ctre societatea bancaremitoare pentru a pune n aplicare un ordin de plat acceptat anterior. 6. perioada de executare-este acel interval de una sau dou zile lucrtoare consecutive n caretrebuie efectuat plata

Biletul la ordin

este un titlu de credit sub semntur privat, prin care subscriitorul sau emitentul, n calitate de debitor, se oblig s plteasc o sum fix de bani, la un anumit termensau la prezentare, unei alte persoane denumit beneficiar, care are calitatea de creditor. Biletul la ordin este un instrument de plat utilizat frecvent de clienii Raiffeisen Bank, frecven comparabil cu cea a utilizrii cecului. Participani: -trgtorul este persoana care emite cambia i care i rezerv dreptul de da ordin trasului de a plti, la scaden, o anumit sum beneficiarului; -trasul sau debitorul este cel care va plti la scaden beneficiarului suma nscris n nscrisul cambial; -beneficiarul este persoana care indiferent de tipul nscrisului va ncasa suma; -emitentul , n cazul biletului la ordin este debitorul, persoana ce se oblig s achite la scaden suma menionat. Astfel n cazul biletului la ordin EMITENTUL TRGTOR = TRASUL

C DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA Documentele de evidenta contabila (registrele contabile) au character obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale, asigurind inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor consemnate in documentele primare. Acestea se prezinta sub forma de: Foi volante; Registre; Fise sau documente avind continutul si structura adecvate scopului pentru care au fost concepute. Dupa modul de inregistrare a operatiunilor patrimoniale distingem: -registre pentru evidenta cronologica; -registre pentru evidenta sistematica; -registre combinate. 1. Registre pentru evidenta cronologica Asigura inregistrarea operatiilor patrimoniale in ordinea in care acestea au fost effectuate in timp. Din aceasta categorie fac parte: a) Registrul jurnal; b) Registrul-jurnal de incasari si plati; a) Registrul jurnal Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, fcndu-se nregistrarea operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operaiune, fr a se lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat la organul fiscal teritorial. n Registrul-jurnal de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n numerar, ci i cele efectuate prin contul curent de la banc. Operaiunile nregistrate n Registrul-jurnal de ncasri i pli se totalizeaz anual. Numerotarea filelor se va face n ordine cresctoare, iar dup completarea integral se deschide un nou registru nregistrat i parafat, care va fi numerotat n ordine cresctoare. Acest registru se parafeaz de ctre organul fiscal teritorial la nceperea i la ncetarea activitii. Servete ca: - document de nregistrare a ncasrilor i plilor; - document de stabilire a situaiei financiare a contribuabilului care conduce evidena contabil n partid simpl; - prob n litigii.

2. Registre pentru evidenta sistematica Prezinta avantajul gruparii inregistrarii operatiilor patrimoniale atit in functie de natural lor cit si in functie de data efectuarii acestora. Din aceasta category fac parte: a) Registrul-inventar; b) Registrul Cartea mare; Registrul Cartea mare; Registrul Cartea mare sah.

a) Registrul-inventar Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ si de pasiv grupate dupa natura lor conform posturilor din bilant. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de inventariere se actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar. Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de activ si de pasiv. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv.

S-ar putea să vă placă și