MANAGEMENTUL

EDINELOR

CURS MASTER

EDINA
?? Este cea mai frecvent metod de management utilizat de un manager n activitatea sa, calitatea ei influennd sensibil calitatea managementului, deoarece este nemijlocit implicat n exercitarea funciilor manageriale: previziunea, organizarea, coordonarea, motivarea antrenarea i control

evaluarea.

?? Reprezint modalitatea principal de transmitere a informaiilor i culegerea acestora de la i ctre majoritatea membrilor organizatiei. ?? Reprezint reuniunea mai multor persoane pentru scurte perioade de timp, sub conducerea unei persoane, n vederea soluionrii n comun a unor sarcini cu caracter informaional sau decizional.

Consecinele ineficacitii edinelor se manifest n calitatea procesului decizional i eficiena conducerii activitii instituiei, aceasta afectnd calitatea i relaiile de munc, activitatea n ansamblu su, fapt ce face ca credibilitatea i eficiena acestora s fie grav afectate.

Este de asemenea adevrat c multe probleme se pot rezolva prin conducerea orientat spre obiective a edinelor, cu condiia c ntre participani s existe relaii corecte cooperante de lucru.

Instrumentarul conducerii orientate spre obiective a edinelor se compune din urmtoarele documente de lucru:

? Ordinea de zi; ? Memoratorul temelor; ? Planul de msuri.

Clasificarea edinelor
?

De informare , care au ca scop furnizarea de informaii managerului i periodic, colaboratorilor, cu privire la anumite probleme. Acestea se organizeaz putnd fi:
- sptmnale;

? ? ? ?

lunare; semestriale. Decizionale, discutarea i adoptarea unor decizii. De analiz analizarea activitii desfurate ntr-o anumit perioad; De armonizare edine operative, convocate cu o frecven aleatorie, n funcie de necesitile realizrii unor obiective, planuri, programe, la care particip n general efii de compartimente, efii de catedr, de comisii sau alte persoane implicate; Eterogene cele care reunesc dou sau mai multe tipuri de edine prezentate anterior.

Tipuri de edine
De informare De analiz

EDINE

Decizionale

De armonizare

Tipuri de edine
Eterogene

Etapele desfurrii unei edine

?
? Soluionarea problemelor;

Informarea ;
sarcini de lucru anumitor participani.

? decizia; - finalizarea unor probleme prin trasarea unor Etapele importante n derularea unei reuniuni de lucru (edin) sunt urmtoarele: - pregtirea; - deschiderea; - desfurarea; - finalizarea.

Pregtirea edinei
? ? Stabilirea unei ordini de zi, care s cuprind una sau dou probleme importante. Celelalte pot fi grupate la punctul diverse. Aceast sarcin revine managerului care organizeaz edina; Problemele nscrise pe ordinea de zi trebuie s fie formulate clar i, n acelai timp, s strneasc interesul pentru problemele puse n discuie;

problematica persoanelor abordat n ce cadrul edinei; materiale la Desemnarea vor prezenta edinei; din timp a datei, locului i orei de desfurare a Stabilirea zilei, orei i locului periodice, de desfurare; n cazul edinelor este important meninerea
Desemnarea unei persoane pentru nregistrarea discuiilor, care s anune din timp problematica edinei.

? Stabilirea locului i ambianei; ? nceperea punctual a edinelor; ?

Deschiderea edinei
?

participanilor; Deschiderea edinei la ora i locul anunat prealabil participanilor problematicii Folosirea unui respectarea limbaj pozitivist i incitant edinei; pentru a impune

? Formularea clar a obiectivelor edinei; ? Se explic procedura i documentele de lucru;

? Limitarea expunerii introductive la maximum 1-2 minute; ?? Stabilirea de comun acord cu participanii a duratei totale a edinei (limitarea edinei la 1-1,5ore) i a duratei maxime pentru lurile de cuvnt ale participanilor; ? Numirea unui gestionar al timpului alocat vorbitorilor; ? Menionarea absenilor de la edin, menionarea cauzei.

Desfurarea edinei
Regulile caracteristice desfurrii unei edine sunt: ?? Controlul desfurrii edinei pe baza punctelor ordinii de zi i a obiectivelor corespunztoare;

Stabilirea contribuiilor n idei noi, soluii etc., astfel nct s se stimuleze participarea activ pentru ndeplinirea scopurilor propuse;
nedorite;

?? Calmarea spiritelor nfierbntate, intervenind cu tact, dar ferm, pentru eliminarea unor stri conflictuale

deviaz deprompt la subiectul problemei discutate; Intervenia n cazul n care expunerile participanilor
propuse.

?? Imprimarea unui ritm care s asigure ncadrarea n durata stabilit, concomitent cu realizarea scopurilor

Finalizarea edinei
sunt: caracteristice etapei de finalizare a edinei Regulile
? Intervenia final a conductorului edinei, care trebuie s fie concis i s reliefeze principalele concluzii; ? Trecerea n revist n memoratorul de teme a punctelor din ordinea de zi i a unor teme rmase nesoluionate, constatnd dac se preconizeaz trecerea acestora pe ordinea de zi a viitoarei edine sau dac ele, ntre timp, au fost rezolvate.

timpul edinei; Verificarea corectitudinii nregistrrii discuiilor din

? Semnarea procesului-verbal de ctre toi participanii.

n timpul edinei, n procesul-verbal se vor nominaliza obiectivele i timpii alocai pentru fiecare punct al ordinii de zi, care, n general, sunt: pentru informare 30 de minute, pentru soluionarea problemelor 20 de minute i pentru decizie cam 10 minute.

Rolul preedintelui n derularea unei edine ? ? ? ? ? ? ? ? ? capacitatea de a distinge problemele procedurale de cele de fond; s cunoasc i s stpneasc foarte bine aspectele procedurale; s foloseasc pozitiv cunotinele i experiena participanilor la rezolvarea problemelor dezbtute; s cunoasc modul de gestionare a strilor conflictuale pe parcursul edinei; s-i foloseasc dreptul de veto, atunci cnd consider c legea nu este respectat; s se asigure corectitudinea ntocmirii procesului verbal; n luarea unor decizii, trebuie s evite s-i expun primul punctul de vedere sau s adopte o poziie partizan; S evite s devin un arbitru al disputelor dintre diferii membri; s asigure un echilibru ntre cerina participrii tuturor celor interesai i cerina implicrii minimului de persoane; ? S controleze pe ct posibil discuiile, pentru ca acestea s nu degenereze de la subiectul problemei sau n stri conflictuale etc.

Evaluarea edinei
? Verificarea desfurrii i succesul edinei; ? Verificarea corectitudinii ntocmirii procesului- verbal; ? Redactarea planului de msuri; ? Verificarea ndeplinirii sarcinilor rezultate pn la urmtoarea edin; ? Trecerea problemelor nerezolvate pe ordinea de zi a viitoarei edinei.