UNIVERSITATEA LIBER INTERNAIONAL DIN MOLDOVA DEPARTAMENTUL INFORMAIONAL BIBLIOTECONOMIC NOMENCLATORUL PROCESELOR/OPERAIILOR TEHNOLOGICE Scopul prezentului document tehnologic:

instrument managerial n relaiile cu fondatorul i ali decideni (demonstrarea complexitii, volumului amplu de munc n structura info-bibliotecar) organizarea raional a muncii la DIB (consecutivitate, lipsa paralelismului, sigurana procedurilor operaionale etc.) instrument de planificare (planificare curent i strategic, elaborare de noi procese i reactualizare a celor existent, de determinare a potenialului necesar de resurse umane, de coordonare i cooperare a activitii unitilor de structur DIB, de mbinare organic a proceselor tehnice (de rutin) de munc cu cele care necesit creativitate i deprinderi analitico-sintetice) instrument de amplificare a transparenei, a participrii angajailor n procesul de luare a deciziilor suport pentru efectuarea analizelor comparate, a nivelului de implicare profesional, a volumului de munc efectuat suport pentru activitile de promovare a instituiei info-bibliotecare i a angajailor acesteia, pentru activitile de lobbyng

Proces tehnologic

Operaii tehnologice
Ciclul tehnologic 1: DEZVOLTAREA RESURSELOR DOCUMENTARE Analiza/studiul necesitilor informaionale a procesului didactic i de cercetare, drept surse utiliznd: curriculum-urile universitare (compartimente bibliografice, schimbri/introducerea noilor discipline etc.), programele de cercetare ale structurilor universitare, propunerile utilizatorilor, cererile nesatisfcute Consultarea, analiza ofertelor editoriale, evaluarea ofertelor de preuri. Confruntarea/completarea acestora cu propunerile pentru achiziii ale cadrelor didactico-tiinifice Consultarea cadrelor didactico-tiinifice privind utilitatea prezenei n colecie, determinarea cantitii etc. Perfectarea comenzii: elaborarea demersului privind necesitatea achiziiei; relaii profesionale cu ofertantul, coresponden Analiza ofertelor. Consultarea cataloagelor. Consultarea bibliotecarilor contact, a responsabililor pentru colecia Periodice, a cadrelor didactice Confruntarea comenzilor curente cu cele din anul precedent n scopul depistrii noilor titluri de seriale, altor schimbri. Documentare privind titlurile noi de seriale, destinate abonrii, n baza surselor de referine, Internet etc. Perfectarea comenzii Dezvoltarea coleciei de schimb: achiziii, aranjare, inere la zi

Unitatea de structur executant

DEPASIR

Note

Completarea curent a resurselor documentare

DEPASIR DEPASIR BC -//-// Managerii superiori DIB DEPASIR BC DEPASIR BC Direcia, DEPASIR DEPASIR

Abonare seriale

Schimb naional i internaional de documente

inerea

corespondenei

contractuale

privind

schimbul

de

Direcia,

Completarea retrospectiv a documentelor Recepionare a documentelor de la furnizori

documente cu instituii similare din ar i strintate Alctuirea/trimiterea listelor de documente/oferte DIB pentru schimbul naional/internaional de documente inerea fiierului Instituii partenere ale DIB pentru schimbul de documente Pregtirea coletelor i transmiterea acestora pentru expediere inerea la zi a corespondenei tehnice (avize de expediie i recepionare, a scrisorilor de solicitare) Depistarea documentelor lips n colecii (analiza bibliografiilor obligatorii ale disciplinelor, listelor transmise de ctre cadrele didactice, consultarea bibliotecarilor contact etc.) Selectarea/gsirea documentelor n alte biblioteci etc. Recepionarea, verificarea integritii coletelor/partidelor de documente

DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR BC DEPASIR DEPASIR

Evidena documentelor achiziionate

Confruntarea documentelor nou intrate cu actul de nsoire, calculul cuantumului valoric i cantitativ al actului etc. ntocmirea unui proces verbal cu borderou n cazul depistrii neconcordanelor ntre documentele nsoitoare i situaia documentelor din lot; Sesizarea furnizorilor privind neconcordanele depistate ntocmirea actului de primire (n cazul recepionrii documentelor fr act) Evaluarea documentelor recepionate fr indicarea preului; Indicarea preului n actul de primre i pe coperta documentului Ordonarea documentelor achiziionare (dup coninut, limb, suport de fixare a informaiei etc.) nregistrarea n RMF (global) a stocurilor de documente primite (cantitate, valoare, provenien, gen i tip) nregistrarea individual a documentelor primite n Registrul inventar al DIB nregistrarea publicaiilor seriale n fia de eviden preliminar (n format tradiional) i n baza de date local (modulul Seriale) Contabilizri, informaii statistice i analitico-statistice privind situaia cantitativ i valoric a coleciilor DIB tampilarea documentelor

DEPASIR DEPASIR

DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR SL 1, SPL 2, SL 3 DEPASIR SL 1, SPL 2, SL 3 DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR DEPASIR

Prelucrarea tehnic a documentelor achiziionate

Lipirea buzunraelor pe documente Pregtirea i lipirea etichetei pentru cota documentului Lipirea etichetei de permisiune/interdicie a mprumutului documentului la domiciliu Aplicarea etichetei cu codul de bar Completarea fiei documentului (pentru coleciile SL 1i mprumut la Domiciliu) nscrierea numrului de inventar pe document i pe buzunrae Indicarea pe document a preului i locaiei documentului n coleciile DIB Ciclul tehnologic 2: IDENTIFICAREA BIBLIOGRAFIC A RESURSELOR DOCUMENTARE Verificarea existenei n catalogul electronic a titlurilor documentelor (dublete)

Descrierea bibliografic a

PASRID, IBD

documentelor Examinarea documentului i identificarea elementelor pentru descrierea bibliografic Efectuarea nregistrrii bibliografice a documentului n sistemul automatizat DIB Redactarea, corectarea nregistrrii bibliografice Examinarea coninutului documentului n scopul determinrii ariei de subiecte PASRID, IBD PASRID, IBD PASRID PASRID, IBD

Clasificarea documentelor n baza schemei de Clasificare Zecimal Universal

Cotarea sistematicoalfabetic a documentelor

Identificarea n tabelele CZU a indicilor corespunztori subiectelor documentului Alctuirea indicelui/indicilor CZU (prezentarea acestuia pe versoul foii de titlu pentru cri) Stabilirea indicelui principal a CZU

PASRID, IBD PASRID, IBD PASRID

Indexarea coordonat a documentelor

Determinarea semnului de autor conform tabelelor de autor nregistrarea cotei sistematico-alfabetice a documentului pe foaia de titlu Identificarea i selectarea conceptelor ce caracterizeaz documentul Identificarea conceptelor n vocabularul existent al bazei de date DIB Ciclul tehnologic 3: ORGANIZAREA I INEREA LA ZI A SISTEMULUI DE CATALOAGE TRADIIONALE I BAZE DE DATE LOCALE Stabilirea numrului necesar de fie pentru sistemul de cataloage DIB Transferul elementelor descrierii bibliografice din TINLIB n Word (prin TINREAD) Redactarea descrierii bibliografice Imprimarea/multiplicarea/repartizarea fielor pentru sistemul de cataloage Selectarea fielor pentru intercalare

PASRID PASRID PASRID, IBD PASRID, IBD

Prezentarea redacional a fielor de catalog

PASRID

PASRID PASRID PASRID PASRID, CID

Organizarea i inerea la zi a catalogului alfabetic general, a cataloagelor speciale

Organizarea i inerea la zi a cataloagelor topografic i de inventar

Intercalarea fielor, verificarea corectitudinii aranjrii acestora Redactarea fielor din cataloage Elaborarea i intercalarea divizionarelor Excluderea fielor documentelor eliminate Elaborarea manual a fielor pentru cataloagele topografic i de inventar

PASRID, CID PASRID, CID PASRID, CID PASRID SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM

Repartizarea fielor n funcie de cota sistematico-alfabetic i

SL 1, SPL 2,

numr inventar Intercalarea fielor, verificarea corectitudinii aranjrii acestora Redactarea cataloagelor Excluderea fielor documentelor eliminate din cataloage Organizarea i inerea la zi a Fiierului de Autoritate ULIM (persoane fizice) Completarea cmpurilor Fiierului de Autoritate n baza datelor furnizate de ctre cadrele didactico-tiinifice ULIM

SL 3, CID, IBD, SM SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM PASRID, IBD

Redactarea Fiierului Ciclul tehnologic 4: ORGANIZAREA I CONSERVAREA COLECIILOR Primirea documentelor din serviciul DEPASIR Evidena documentelor n RMF-ul unitii de structur Repartizarea documentelor conform criteriilor de aranjare a coleciilor Aranjarea documentelor la raft Verificarea corectitudinii aranjrii documentelor la raft i eliminarea intercalrilor eronate Reorganizarea coleciilor la raft inerea la zi (schimbri, detalieri, intercalare etc.) a divizionarelor i indicatoarelor de raft Verificarea strii fizice a documentelor i identificarea celor deteriorate Restaurri minore pentru documentele deteriorate Igienizarea spaiilor, mobilierului i documentelor din colecii Constituirea Comisiei de Verificare a Coleciilor (CVC) Pregtirea coleciilor pentru verificare Confruntarea documentelor din raft cu datele din catalogul topografic Aplicarea pe fia topografic a semnului de control Organizarea fiierului documentelor depistate lips Cutarea final a documentelor depistate lips (operaie determinat de condiiile de acces liber la raft) ntocmirea procesului verbal i a notelor explicative privind rezultatele verificrii coleciilor Identificarea documentelor ce urmeaz a fi eliminate ntocmirea listelor documentelor propuse spre eliminare (de regul, nu mai mult de 20 de titluri) Scoaterea documentelor din raft Validarea propunerilor de eliminare i examinarea documentelor

PASRID, IBD

Organizarea coleciilor

SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM -//-//-// -//-//-// CC SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM CVC CVC CVC SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM CVC SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM -//-//-// -//-//-// CMDC

Conservarea coleciilor

Verificarea coleciilor

Eliminarea documentelor din colecii

Scoaterea fielor din buzunraele documentelor i aranjarea primelor dup numrul de inventar ntocmirea procesului verbal de eliminare i naintarea acestuia spre aprobare de ctre Fondator Efectuarea insemnelor de rigoare privind documentele eliminate n Registrul de Inventar nregistrarea datelor privind eliminarea documentelor n Registrul de Micare a Fondurilor Excluderea fielor/numerelor de inventar eliminate din toate cataloagele DIB Scoaterea fizic a documentelor din spaiile DIB Ciclul tehnologic 5: CONSULTAREA/MPRUMUTUL DOCUMENTELOR Realizarea interviului oral cu utilizatorul Completarea fiei de nscriere a utilizatorului la DIB nregistrarea datelor personale ale utilizatorului n baza de date local Perfectarea permisului de acces la DIB Eliberarea permisului utilizatorului Recepionarea/concretizarea solicitrii informaionale a utilizatorului (oral ori n scris). Consultarea catalogului electronic (n parteneriat cu utilizatorul i n caz de necesitate)

SL 1 DEPASIR -//-//-// -//-//-// PASRID, SL 1, SPL 2, SL 3, CID, IBD, SM Direcia, DEPASIR REPUB -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// SL 1

nregistrarea utilizatorilor DIB

Eliberarea documentului spre consultare n sala de lectur (condiii de semi-acces liber la raft)

Consultarea documentelor n condiii de acces liber la raft

Cutarea documentului solicitat la raft (n cazul lipsei acestuia propuneri adiacente) Eliberarea documentului utilizatorului Evidena intrrilor n spaiu i a consultrilor documentelor Consultarea catalogului electronic (n parteneriat cu utilizatorul)

-//-//-// -//-//-// -//-//-// SPL 2, SL 3

mprumutul documentelor la domiciliu

mprumut interbibliotec ar naional i internaional (DIB beneficiar)

Consultarea utilizatorului la raft Evidena intrrilor n spaiu i a consultrilor documentelor Recepionarea/concretizarea solicitrii informaionale a utilizatorului (oral ori n scris). Consultarea catalogului electronic (n parteneriat cu utilizatorul i n caz de necesitate) Cutarea documentului solicitat la raft (n cazul lipsei acestuia propuneri adiacente) Informarea utilizatorului asupra termenului de restituire i a strii fizice a documentului mprumutat Evidena documentelor mprumutate Recepionarea solicitri de mprumut de la utilizator

-//-//-// -//-//-// SL 1, SL 3 -//-//-// -//-//-// -//-//-// REPUB

Verificarea corectitudinii prezentrii elementelor bibliografice i identificarea locaiei documentului Transmiterea cererii de mprumut instituiei care deine

-//-//-// -//-//-//

interbiblioteca r naional i

mprumut

documentul solicitat Recepionarea documentului solicitat Avizarea bibliotecii furnizoare asupra recepionrii documentului Informarea solicitantului de mprumut interbibliotecar privind recepionarea documentului Consultarea documentului de ctre utilizator n spaiul slii de lectur Transmiterea copiilor electronice utilizatorului prin pota electronic Returnarea documentului mprumutat instituiei furnizoare Recepionarea solicitrilor de mprumut interbibliotecar din ar i strintate

-//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// REPUB

internaional (DIB furnizor) Identificarea prezenei documentelor solicitate n colecii (n baza cataloagelor) i a disponibilitii acestora la raft Eliberarea propriu-zis a documentelor instituiei solicitante Expedierea prin pot a documentelor instituiei solicitante Digitizarea articolelor din publicaiile instituionale, seriale, culegeri i transmiterea acestora prin pota electronic instituiei solicitante Avizarea instituiei solicitante asupra transmiterii documentelor Recepionarea documentelor de la instituiile mprumuttoare Recepionarea i verificarea integritii documentelor returnate de ctre utilizatori -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// SL 1, SL 3

Primirea documentelor mprumutate / consultate

Soluionarea solicitrilor informaional -documentare neonorate

Extragerea fielor documentelor (ori a insemnelor corespunztoare) din fia de nscriere a utilizatorului i intercalarea lor n buzunraele documentelor Ordonarea i aezarea documentelor la locul de depozitare corespunztor nregistrarea solicitrilor neonorate (conform Instruciunii Evidena solicitrilor informaional-documentare neonorate ale utilizatorilor DIB Determinarea cauzei neonorrii solicitrilor Analiza i clasificarea solicitrilor neonorate conform cauzelor Identificarea metodelor de satisfacere a solicitrilor informaional documentare neonorate Verificarea fielor utilizatorilor i depistarea restanierilor Transmiterea listelor restanierilor decanatelor i altor structuri universitare ntiinarea prin telefon a restanierilor privind necesitatea returnrii documentelor Determinarea valorii documentelor pierdute

-//-//-// -//-//-// SL 1, SPL 2, SL 3, IBD, CID, SM

Avizarea utilizatorilor restanieri

SL 1, SL 3 -//-//-// -//-//-// DEPASIR, SL 1, SL 3

Recuperarea documentelor pierdute de ctre utilizatori

Vizarea fiei de lichidare

Recepionarea i evidena documentelor primite de la utilizatori n schimbul celor pierdute (conform prevederilor Instruciunii DIB) Transmiterea documentelor n serviciul DEPASIR Verificarea situaiei mprumuturilor de documente ale utilizatorului

SL 1, SL 3 -//-//-// SL 1, SPL 2, SL 3, SM

pentru utilizator la plecarea din ULIM Vizarea fiei de lichidare a mprumuturilor Ciclul tehnologic 6: INFORMARE BIBLIOGRAFIC I DOCUMENTAR Determinarea tematicilor/subiectelor lucrrilor bibliografice (n scopul reflectrii acestora n Programul de activitate anual i Planul anual de cercetare) Elaborarea lucrrii: stabilirea surselor de informare i selectarea informaiei, culegerea i structurarea materialului Verificarea i redacia lucrrii Concretizarea i nregistrarea temei cercetrii SL 1, SPL 2, Direcia Direcia, BC -//-//-// -//-//-// IBD, CID

Elaborarea lucrrilor bibliografice

Efectuarea cercetrii bibliografice tematice la cerere

Diseminarea selectiv a informaiei

Stabilirea surselor de selectare a informaiei Cutarea i selectarea informaiei ntocmirea listei bibliografice Selectarea/stabilirea abonailor, concretizarea temelor lor de interes informaional Identificarea i consultarea surselor de informare la temele selectate Selectarea informaiei relevante temelor de cercetare Elaborarea informaiei destinate abonailor DSI (liste bibliografice, informaie primar , referate etc.) Evaluarea DSI (analiza chestionarelor/fielor de evaluare, feed back on-line etc.) Stabilirea tematicii, locaiei i termenului de organizare. Determinarea grupului-int

-//-//-// -//-//-// -//-//-// CID -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// IBD, CID, BC

Organizarea i desfurarea Zilei de Informaie, Zilei Specialistului, Zilei Catedrei

Program Grija pentru Noii Utilizatori, Campania n sprijinul Absolvenilor ULIM

Elaborarea conceptului/programului ntocmirea avizului i difuzarea informaiei pentru grupul-int Selectarea documentelor pentru expoziii, ntocmirea listelor bibliografice Desfurarea activitilor n termenii stabilii Evaluarea aciunii de informare Activiti pre-mergtoare Programului/Campaniei: analiza grupului int, a necesitilor informaionale, a nivelului de cultur a informaiei

-//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// CID BC

Salon Scientia

Elaborarea conceptului ntocmirea avizului i promovarea Program/Campanie Desfurarea activitilor programate Evaluarea Programului/Campaniei Elaborarea conceptului

informaiei

despre

-//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// Direcia

Organizarea expoziiilor

Organizarea expoziiilor on-line

Pregtirea sintezei bibliografice

Confruntarea compartimentelor bibliografice din rapoartele instituionale anuale ale activitii tiinifice a facultii/institutelor cu coleciile DIB i contabilizarea prezenei n coleciile DIB a publicaiilor instituionale i de autor Selectarea/colectarea publicaiilor pentru prezentare n cadrul Salonului Aranjarea standurilor Contabilizri gen: total editate publicaii, prezente n cadrul expoziiilor Salonului, prezene n coleciile DIB Nominalizri, desemnri n cadrul Salonului Evaluarea Salonului Scientia Elaborarea Comunicatului final Determinarea tematicii, locaiei i perioadei de desfurare a expoziiei Determinarea criteriilor de prezentare a publicaiilor: lingvistice, cronologice, tip i gen de documente etc. Consultarea cataloagelor i bazelor de date. Atragerea altor surse Selectarea i pregtirea documentelor pentru expunere Aranjarea i redarea aspectului estetic, atractiv al expoziiei Prezentarea sintezei bibliografice Selectarea documentelor n funcie de caracterul expoziiei (tematic, achiziii noi, publicaii ale cadrelor didactico-tiinifice etc.) Scanarea copertei i a sumarului documentelor pentru expunere on-line ntocmirea descrierilor bibliografice ale documentelor Plasarea documentelor pe site-ul DIB Selectarea documentelor Elaborarea sintezei: coninutul documentelor, design, apartenen tipologic, ilustrativ, grafic, prezene n coleciile DIB etc. Prezentarea sintezei bibliografice Recepionarea i concretizarea cererii de informare

BC

BC BC CC Direcia Direcia BC BC -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// CRETI, IBD, BC CRETI IBD CRETI IBD, BC -//-//-// -//-//-// IBD, CID

ndeplinirea referinelor bibliografice i factografice

Organizarea sondajelor, investigaiilor , activitilor publciitare

Identificarea, analiza i selectarea surselor de informare adecvate Cutarea, evaluarea i selectarea informaiei pertinente ntocmirea i prezentarea referinei utilizatorului Ciclul tehnologic 6: ACTIVITI DE MARKETING Determinarea componenei echipei de lucru

-//-//-// -//-//-// -//-//-// CC

Elaborarea conceptului Realizarea activitii de marketing Prelucrarea i sintetizarea rezultatelor. Implementri i impact Ciclul tehnologic 7: ACTIVITI DE CERCETARE. INVESTIGAII. MANAGEMENT Conceptualizarea documentului. nscrierea acestuia n procesul de planificare/raportare al Universitii

Echipa de lucru -//-//-// -//-//-// Direcia. Echipe de lucru

Elaborarea politicilor, concepiilor, planurilor strategice de dezvoltare a DIB,

programelor i rapoartelor Colectarea datelor. Analize i sinteze Analize SWOT Elaborarea proiectului. Asigurarea transparenei n procesul de elaborare Promovarea documentului spre aprobare de ctre factorii de resort Implementri. Analiza eficienei documentului Organizarea reuniunilor tiinifice Elaborarea conceptului reuniunii. Corelarea acestora programele instituionale. Relaii profesional-organizaionale cu -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-// Direcia. Echipe de lucru -//-//-// -//-//-// -//-//-// -//-//-//

Informarea preliminar a comunitilor/persoanelor interesate despre reuniune. Elaborarea i difuzarea comunicatului de pres Elaborarea programului. Activiti promoionale. Pregtirea mapelor pentru participani. Pregtirea documentelor de confirmare (participani cu comunicri) Organizarea reuniuni propriu-zise Elaborarea i promovarea comunicatului final. Impact Lista abrevierilor utilizate n text Nr d/r Abrevieri BC CC CMDC CRETI CVC DEPASIR DIB IBD PASRID REPUB RMF SL 1 SM SPL 2 SL 3 Denumirea complet

Bibliotecar-contact DIB Consiliul Coordonator DIB Comisia Managementul Dezvoltrii Coleciilor Centrul de Resurse Electronice i Tehnologii Informaionale Comisia de Verificare a Coleciilor Serviciul Dezvoltarea i Prelucrarea Analitico-Sintetic a Resurselor Documentare i Informaionale Departamentul Informaional Biblioteconomic Serviciul Informare Bibliografic i Documentar Oficiul Prelucrarea Analitico-Sintetic a Resurselor Documentare i Informaionale Serviciul Relaii cu Publicul Registrul de Micare a Fondurilor Oficiul Sala de Lectur nr. 1 Serviciul Multimedia ULIM Oficiul Sala Polivalent de Lectur nr. 2 Oficiul Sala de Lectur nr.3 Filologie Romano-Germanic

Elaborat: Ludmila Corghenci 20-28 mai 2013