Anlisis de datos en Excel

Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin llamado a veces anlisis What If en otros contextos) , las cuales tienen finalidades distintas aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados.
Un ejemplo ejemplo de anlisis "Y si", sera obtener como resultado la cuota de prstamo que se pagara si la tasa de inters fuera de un 5%.... Y si fuera de un 6% .... Y si fuera de un 7% .... Otro ejemplo de anlisis "Y si", sera conocer qu escenario de rentabilidad habra en una empresa, si simultneamente aumentan las ventas un 3%, disminuyen los costes de personal un 7% y obtenemos de nuestros proveedores un descuento del 2% en todos los aprovisionamientos.... Y si simultneamente disminuyen las ventas un 10%, disminuyen los costes de energa un 6% y aumentan los costes de Seguridad Social un 9% ..... Y si... Como decamos, en Excel existen 3 modalidades de anlisis "Y si" (algunas muy tiles y difcilmente sustituibles y otras menos tiles y con posibilidad de obtener resultados similares o mejores con sitemas alternativos): Tablas de datos Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores. Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el nmero de variables que podemos manejar (1 2). Administrador de escenarios Cuando las variables que queremos manejar son ms de 2, tenemos que recurrir al "Administrador de escenarios". Esta herramienta nos permite disear (y dejar guardados) conjuntos de combinaciones de variables (escenarios) para aplicar uno u otro de forma rpida y comparar los resultados que se dan en una hoja de clculo determinada. Excel puede manejar simultneamente en cada escenario, hasta 32 variables. Dos ejemplos de escenarios seran los siguientes conjuntos de combinacines de variables: Escenario pesimista Crecimiento interanual de los ingresos: 0 % Crecimiento interanual de los gastos: 10 % IPC interanual: 5%

Escenario optimista Crecimiento interanual de los ingresos: 10 % Crecimiento interanual de los gastos: 8 % IPC interanual: 4% Con la "Administracin de escenarios" podemos aplicar casi a golpe de click todo un escenario a la vez a una cuenta de resultados o a un presupuesto (por ejemplo) y saber qu efectos tiene en los resultados de una empresa.

Buscar objetivo
Imaginemos una micro-empresa que desea introducir una nueva lnea de negocio contratando a un comercial. El gerente se informa de los costes que supondra dicha contratacin (sueldo fijo, Seguridad Social y dietas) y conoce el precio medio de coste del producto que se vender en la nueva lnea. Con todo ello, ha calculado el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad de ventas que se debe alcanzar y estima que la cantidad de ventas que realmente se alcanzar, superer dicho umbral y no habr problemas. A la hora de negociar las condiciones econmicas con un prestigioso comercial, hasta qu porcentaje podra ofrecer como comisin de ventas al candidato sin caer en prdidas? Este es tan slo un ejemplo de la finalidad de "Buscar objetivo", que es la tercera de las formas de anlisis "Y si" que presentbamos al principio. Es una utilidad fcil de entender y usar, pero tiene la limitacin de trabajar slo con una variable.

Administrar escenarios en Excel

El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos con multiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que operar con varios parmetros.

Para conocer su funcionamiento, vamos a descargar una plantilla sobre la que practicaremos:

Si vamos a la hoja "Escenarios", podemos ver una tabla similar a la de la imagen de abajo, con la cuenta de resultados previsional a 5 aos (simplificada para el ejercicio) de una empresa. Tambin podemos ver ms arriba un cuadro con 3 parmetros supuestos referidos al crecimiento que se espera experimente la empresa y a la evolucin del ndice de Precios al Consumo:

Las celdas del ao 2 contienen frmulas que calculan el crecimiento respecto de los valores de las celdas del ao 1. Las celdas del ao 3 contienen frmulas que hacen lo propio respecto de los valores de las celdas del ao 2..... y as sucesivamente. Por lo tanto las nicas celdas de la tabla de abajo que contienen valores (no frmulas) son las del ao 1. Es una imagen muy frecuente en el departamento financiero de cualquier pyme o bien en el plan de viabilidad econmica de cualquier emprendedor, pero imaginemos que el director financiero o el gerente de la empresa necesita valorar distintas situaciones que se pudieran dar debido a la coyuntura econmica y/o a la propia empresa, variando los valores de algunos parmetros... cmo se podra hacer esta simulacin?. Supongamos que las tablas que presentamos anteriormente conforman un "escenario moderado" y el gerente necesita estudiar otros posibles escenarios (uno optimista y otro pesimista) para poder prever una toma de decisiones en todos los casos:

1) Hagamos click en la "Ficha Datos", despus en el botn "Anlisis Y si" (que hay dentro del grupo"Herramientas de datos") y despus en "Administrador de escenarios...". Obtendremos el cuadro de dilogo:

... donde tendremos que agregar uno a uno, los "escenarios" que queremos estudiar, empezando por el moderado (que es el que aparece de partida en las tablas) y terminando con el pesimista y optimista.

2) Hacemos click en "Agregar" e introducimos en el siguiente cuadro de dilogo que emerge, los siguientes datos y referencias:

En el "Nombre de escenario" podemos poner libremente un nombre con el que queremos identificar el escenario. En "Celdas cambiantes", una vez borramos la referencia que aparece por defecto, presionamos CTRL y con el ratn seleccionamos el rango de celdas H3:H5 y, sin haber dejado de hacer presin sobre CTRL, selesccionamos el rango de celdas D9;D10. El resultado que obtenemos son 2 rangos separados por punto y coma (Excel pone automticamente el signo punto y coma y los signos de $). 3) Aceptamos y obtenemos el siguiente cuadro:

4) Vemos que lo que aparece son los datos que haba en las celdas seleccionadas y que deseamos queden memorizadas como "Escenario moderado". As pues, no tenemos que cambiar los datos y damos a "Agregar", obteniendo de nuevo el cuadro de dilogo donde se definen los escenarios (el nombre y las celdas cambiantes). 5) Repetimos exactamente el paso 2), pero en el "Nombre de escenario" , ponemos "Escenario pesimista" y aceptamos (las celdas cambiantes las pone Excel ya por defecto esta vez. Obteniendo de nuevo el pequeo cuadro de dilogo "Valores de escenario". 6) Esta vez, cambiamos los valores que nos presenta por defecto Excel, por los valores del "Escenario pesimista" de nuestra tabla de supuestos. Es decir:

...

damos

"Agregar".

7) Repetimos los pasos 5) y 6), pero esta vez poniendo como nombre de escenario "Escenario optimista" y en el cuadro de dilogo "Valores del escenario" ponemos los valores del escenario optimista de nuestros supuestos. Es decir:

...y esta vez, puesto que no tenemos que agregar ms escenarios,hacemos click en "Aceptar" y obtenemos:

Ahora ya tenemos todos los escenarios configurados, slo nos queda seleccionar el deseado en el panel "Escenarios" y hacer click en el botn "Mostrar". Podremos ver cmo se introducen automticamente en las 5

celdas

los

datos

de

nuestro

supuesto

todo

queda

recalculado

segn

el

escenario

elegido.

Debemos apreciar que cuando hacemos clik en "Mostrar" el cuadro de dilogo no desaparece. Esto es para que podamos cambiar entre escenarios ms rpidamente y poder apreciar los cambios con ms facilidad. En el cuadro de dilogo anterior ("Administrador de escenarios"), vemos que existe un botn llamado "Resumen..." que al hacer click sobre l obtenemos el siguiente cuadro, donde debemos seleccionar en el campo "Celdas de resultado:", el rango de celdas que consideramos como resultados importantes para nosotros y cuyo resultado para cada escenario, nos gustara saber (vemos abajo que se han seleccionado arbitrariamente como rango de celdas importantes, las que reflejan el beneficio en porcentaje respecto de las ventas):

Si hacemos click en "Aceptar", obtenemos un cuadro - resumen que es totalmente modificable (y no se actualiza al volver a cambiar los datos en la tabla sobre la que hemos aplicado los escenarios). Una vez cambiamos las celdas en las que obtenemos resultados irrelevantes para nosotros, podemos obtener un interesante resumen como este:

Por ltimo, comentar que en el cuadro de dilogo ("Resumen del escenario"), tambin disponemos de la opcin de obtener una tabla dinmica de escenario (en vez de un resumen "esttico" como hemos obtenido en nuestro ejemplo