5.3.

CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI) Tipuri de scrisori Cererea de ofert Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri. Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt: 1 calea publicitar cu ajutorul cataloagelor! prospectelor! ziarelor i revistelor! "nternetul# $ calea discuiilor directe ntre parteneri# % calea comunicrilor telefonice# & calea scrisorilor 'cereri de ofert # (ntr)o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial: a trimiterea de cataloage! mostre! modele! brouri! prospecte sau specificaii ale mrfurilor# b o cotaie sau o ofert complet! detalii cu privire la pre! condiii de plat i livrare# (n primul caz! cererea de ofert poate fi scurt! iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite! cantitatea necesar! detalii despre livrare i ambalaj! condiii de plat etc. Cererea de ofert poate fi: 1 Cerere de ofert circular * n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani! n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. +e exemplu! cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. , astfel de cerere are caracter de sondaj. $ Cererea de ofert general * beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar! dar fr obiect precis. % Cererea de ofert special * se adreseaz unui singur destinatar! cu obiect precis. Cererea de ofert trebuie astfel conceput nc-t destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost c-tigat n favoarea lui. (n acest caz! el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal! pentru gsirea clienilor. +ac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat! sau acordarea unor rabaturi! cererea de ofert va conine formulri menite s)i dea un caracter mai atrgtor pentru ofertant. .ormulrile folosite pot exprima sperana de a plasa comenzi mari sau repetate! pot sugera perspectiva unei piee noi i permanente sau a unor relaii comerciale de lung durat. +ac ofertantul potenial! este o firm cu care nu au mai existat relaii comerciale anterioare! este indicat s se prezinte firma 'domeniul de activitate i profilul # s se explice cum s)a ajuns la partenerul potenial 'o referire la o reclam sau o alt firm care l)a recomandat! sau alte surse . (n ri cu tradiie n economia de pia! n marile firme! exist servicii de documentare 'n privina furnizorilor ! care se ocup exclusiv de prospectarea pieei i alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasai pe pia. (n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat c-t mai precis i concis! iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze c-t mai rapid. /spunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. +ac partenerul comercial este deja cunoscut! se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert.

+ac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a nc0eia o tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat. +ac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat! solicitantul va fi informat n scris! specific-ndu)se motivul am-nrii trimiterii catalogului sau ofertei. (n cazul n care se refuz solicitarea! n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaiile adecvate. Formulri specifice Cererii de ofert: A. .ormulri introductive 1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii i diamante. ) Firma noastr import i distribuie o !am lar! de ec"ipament fri!orific pentru industria din ara noastr. #) $atorm numele i adresa dumnea%oastr a!eniei dumnea%oastr din oraul nostru & ') (m aflat de la firma )oss *(+( c exportai maini,unelte. -) (m citit anunul dumnea%oastr .n /iarul &.. 0) Suntem .n cutarea unor scaune er!onomice de birou1 pentru care se conturea/ o cerere tot mai mare. B. .ormulri de nc0eiere 1) 2 mulumim i ateptm un rspuns fa%orabil. ) 2,am fi recunosctori pentru un rspuns prompt. #) (teptm cu nerbdare listele dumnea%oastr de preuri. C. .ormulri folosite n rspunsul la cererea de ofert 1) 2 mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta1 % trimitem .n plic separat catalo!ul nostru ilustrat. ) Cererea de ofert este .n centrul ateniei noastre i sperm s % trimitem cur3nd listele noastre de preuri. #) Cu re!ret % informm c .n pre/ent nu putem oferi sper %3n/are mrfurile solicitate de dumnea%oastr. ') 4e exprimm re!retul c nu putem accepta li%rri pentru perioada solicitat de dumnea%oastr. ,.1/23 ,ferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert! prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni 'persoane fizice sau juridice c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. ,ferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile

interne i externe. (n mod obinuit! ofertele se transmit prin pot! fax! e)mail! n cadrul reclamei comerciale prin pres! radio! televiziune! afiaj! prin reprezentani sau pe cale telefonic 'dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai! este bine s fie confirmat letric . 3parent! doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. (n realitate! ofertarea unui produs sau serviciu! poate avea nfiri dintre cele mai neateptate. 3a de exemplu! instalarea unui automat pentru ng0eat ntr)un loc public reprezint un mod de a face o ofert. ,ricrui trector i se ofer un produs bine determinat n sc0imbul unei anumite sume de bani. +ac trectorul introduce n automat suma precizat! el este n drept s primeasc exact produsul descris! n cantitatea menionat. 4a fel! orice c0ioc care pune n v-nzare bilete pentru mijloacele de transport n comun! face ceea ce se c0eam o ofert: pentru fiecare bilet v-ndut! contra unei sume de bani! se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente. Cu c-t oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate! cu at-t obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. (n rile occidentale! nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit! pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate! exist legi pentru protecia consumatorului etc. (n /om-nia! legislaia este nc slab reprezentat n aceast privin. , ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. 5utem vorbi despre oferte scrise sau verbale! ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui! n anumite condiii! i mesajele publicitare lansate pe canalele mass) media. 1xist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. 3stfel! atunci c-nd un productor de automobile! prezint un nou model ntr)un spot publicitar televizat! fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii! nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. 3tunci c-nd un distribuitor de computere menioneaz ntr)o scrisoare de reclam date precise legate de pre! condiii de livrare! de plat etc.! el nu face doar promovarea produsului! ci i o ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic. 5ipuri de ofert +in punct de vedere comercial! deosebim patru categorii de oferte i anume: 1 oferta nesolicitat * este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui# $ ofert solicitat * este rspunsul la o cerere de ofert# % oferta repetat * n situaia c-nd este rennoit o mai vec0e ofert sau se transmite o variant a acesteia# & oferta la contraofert * se practic atunci c-nd clientul rspunde la o ofert anterioar printr)o contraoferta! n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate. Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte: 1 oferta ferm * este oferta asupra creia v-nztorul nu mai poate reveni. (n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm! atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. 5entru acest motiv! n cazul n care se utilizeaz oferta ferm! nu se mai nc0eie contract de v-nzare)cumprare ntre pri! comenzile i execuia lor! fc-ndu)se pe baza ofertei ferme. $ oferta fr clau/e speciale * c0iar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii! de o parte i de alta! astfel: a atunci c-nd oferta este prezentat direct unei persoane! aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. (n caz contrar! oferta se stinge.

b regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax. c oferta prezentat printr)o scrisoare este considerat valabil ntr)un interval de timp suficient! pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. (n cazul corespondenei potale! acest interval este de 6)1& zile. % oferta cu termen * este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. (n acest caz! se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rm-ne valabil. +e exemplu: 7*reurile sunt %alabile p3n la 1 martie 66# inclusi%. 77ferta noastr este %alabil p3n la & 7+educerea de pre este %alabil p3n la & & oferta necondiionat * aceasta evit asumarea oricror angajamente! menion-ndu)se n mod explicit clauza de neobligativitate. +e exemplu: 72 oferim1 fr !aranie & 78a preul /ilei & 79n limita stocului disponibil & 1vident! fc-nd asemenea meniuni! capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus. Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele: * s fie complet 's conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul! determinri cantitative i calitative! pre! alte clauze # * s fie ferm# * s fie neec0ivoc 'trebuie s exprime clar! fr dubiu voina ofertantului de a nc0eia contractul! n eventualitatea acceptrii ofertei s fie exprimat n scris sau verbal 'se recomand ca ofertele exprimate verbal s fie dublate de o ofert scris# n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu . (n concluzie! putem spune c se constituie n ofert: * un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus! expediat prin pot! fax! e)mail etc# * un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei# * un produs etalat n raftul unui magazin! preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de v-nztor. ,ferta mai poate fi: ofert general! atunci c-nd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta special c-nd are obiectul bine precizat. 1a se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor! termenele de livrare! preul etc.

5entru o informare mai complet a partenerilor de afaceri! furnizorii pot anexa la oferte i cataloage! prospecte! mostre. 1lementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns. ,ferta trebuie s conin: elemente de identificare a ofertantului denumirea exact a produselor# descrierea detaliat a mrfii! caracteristici# 'eventual nsoit de mostre # calitatea produselor# cantitatea ce poate fi livrat! greutatea! volumul# preul! cu meniunea dac c0eltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre# se poate indica preul total sau preul n detaliu! pentru anumite cantiti. 2ot legat de pre! se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre: rabatul 'reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf! fie clienilor fideli * rabatul de fidelitate! fie distribuitorilor * rabatul comercial! fie n legtur cu diverse prilejuri * rabatul special# bonusul reprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei! n special la sf-rit de an! acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al v-nzrilor. Discountul reprezint reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente! ca stimulent pentru efectuarea plii ntr)un anumit termen. condiiile de livrare# termenul de livrare# condiiile de plat# precizri referitoare la locul livrrii! asigurri# durata de valabilitate a ofertei * este indicat cu precizie# ambalajul# data ntocmirii ofertei# semntura mputernicitului firmei.

3nularea ofertei poate interveni ntr)una din urmtoarele situaii: * oferta este revocat nainte de a ajunge la destinatar# * destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei# * ofertantul intr n incapacitatea de plat# * destinatarul nu se exprim nainte de expirarea termenului de acceptare# 8imbajul i forma scrisorii de ofert ,ferta trebuie s fie redactat clar i amnunit! aa nc-t s se previn eventualele ntrebri ale clientului. "ndiferent de tipul de ofert se poate distinge o structur compoziional care se regsete n linii mari n majoritatea ofertelor. (n partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s)a obinut adresa destinatarului i se exprim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. 2ot n paragraful introductiv este cuprins i motivarea expedierii ofertei. .a de cererea de ofert! elementul compoziional nou aprut l constituie paragraful publicitar819. 1l nu se regsete n toate ofertele! ns acolo unde este prezent confer textului o calitate n plus! trezind interesul celui cruia i este adresat oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele : serviciile oferite. (n nc0eiere! regsim ca i la cererea de ofert exprimarea speranei de a primi un rspuns! n cazul de fa o comand i de a se ajunge la nc0eierea contractului. 5entru oferte nu exist reguli speciale n ceea ce privete forma. 2rebuie formulate! pe c-t posibil propoziii scurte i clare +ac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lungi 'de mai multe pagini este bine s realizm nite formulare n acest scop! sau s introducem componentele de baz ale textului n computer 'abloanele . 3stfel de formulare sau pagini)model pot conine urmtoarele: * titlul * ofert#

* numrul clientului : numrul ofertei# * adres client : adres destinatar# * formula de adresare# * o introducere general valabil * pentru oferta solicitat: 74e bucurm de interesul dumnea%oastr pentru produsele noastre: * descrierea general a obiectului! date despre productor! despre model etc.# * n legtur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele date: poziia! numrul de buci! numrul articolului! descrierea lui etc# * indicaii precise despre condiiile de livrare! de plat! regulile de comer pe care le avem n vedere# * mulumiri pentru solicitarea de ofert! ca nc0eiere# * semntura# * eventual! un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand. (n cazul ofertelor mai lungi se recomand folosirea unei combinaii de genul: o scrisoare scurt! personal i un formular care s conin elementele propriu)zise care compun oferta detaliat. 7ferta cu tent publicitar ;neori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a rspunde unei solicitri face reclam! mai mult sau mai puin evident! pentru firma sa i pentru produsele sale. ,fertele nesolicitate! deseori nu sunt altceva dec-t scrisori de reclam care cuprind o ofert. "ndiferent! ns! dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni! te0nicile utilizate pentru a face reclam ascuns sunt practic aceleai: 1 +escrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar agresiv. $ <e d curs solicitrii clientului! dar i se ofer i alternative 'dup ce am prezentat oferta cerut i vom prezenta clientului i o alt opiune. C0iar dac va constata c i)ar plcea mai mult ceea ce i dorise iniial! clientul va fi nc-ntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru. % 3dugarea de cataloage! brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. 1ste un mod facil de a rsp-ndi informaii i date n scop publicitar. Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar! nu trebuie ns exagerat. =u trebuie adugat n mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales n cazul rspunsurilor expediate clienilor vec0i care sunt deja convini de calitatea serviciilor i! n general! nu trebuie uitat c acel client care a pus o ntrebare concret dorete s primeasc un rspuns concret. (n caz contrar! oferta risc s ajung n coul de 0-rtii al destinatarului i s)l pierdem de client. Formulri specifice ofertei; 1) Formulri introducti%e pentru; a oferta solicitat:

72 mulumesc pentru; ) cererea dumnea%oastr de ofert din & ) scrisoarea dumnea%oastr din & ) interesul dumnea%oastr cu pri%ire la produsele noastre. 7Suntem .nc3ntai s primim cererea dumnea%oastr de ofert din data de & 7Confirmm primirea scrisorii < telexului < cererii de ofert din & 7Ca rspuns la ) cererea dumnea%oastr de ofert din & ) scrisoarea dumnea%oastr din data de & b oferta nesolicitat: 7(%em plcerea s & 7Suntem .nc3ntai s & 7*rin pre/enta & 72ei fi interesai s aflai & ) Formule de .nc"eiere 7Suntem con%ini c oferta noastr %a satisface cerinele dumnea%oastr<%a pre/enta interes pentru dumnea%oastr. 7Sperm < suntem con%ini c; ) %ei accepta oferta noastr ) ne %ei transmite comanda dumnea%oastr 7(teptm comanda dumnea%oastr & 7$eoarece executm comen/i .n ordinea primirii1 % su!erm s ne transmitei comanda dumnea%oastr c3t mai cur3nd posibil 3cceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal! explicit sau implicit 'tacit ! ntr)o form din care s decurg consimm-ntul n raport cu oferta. 3cceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal! a unei confirmri adresate ofertantului! fc-ndu)se referire global la 7oferta care ne,a par%enit prin adresa dumnea%oastr numrul & din data de & sau punct cu punct! menion-ndu)se aceleai date de identificare a ofertei. 3cceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului! n termenii propui de acesta.

!efu"ul la ofert ,rice ofert primit prin pot sau fax! merit s fie citit. +ac oferta nu intereseaz! nerspunz-nd la ea! implicit nseamn refuzul. 3 nu rspunde este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert! dar uneori merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. 3 rspunde unei oferte n situaia de refuz este un act de politee. 1l nu este costisitor! mai ales c-nd exist deja un rspuns tip n calculator. +ac o ofert este refuzat prin telefon! de multe ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune# el trebuie s)i calculeze n linite c-tigul. 1xist n afaceri cel puin dou situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris! i anume: 1 atunci c-nd oferta intereseaz! dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s revin cu o nou ofert mai convenabil# $ atunci c-nd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor! ofertele lui s ne fie de folos. /efuzul n scris are! nainte de toate! scopul de a ine desc0is !!ua> pentru afaceri viitoare. Structura scrisorii de re u! 1 +eferina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refu/ul poate fi clar locali/at. 7,ferta dumneavoastr numrul ? din ?> $ =ntroducere se mulumete ofertantului pentru ofert. 72 mulumim c ne,ai trimis oferta dumnea%oastr1 pentru c faiana este un produs care ne interesea/. % +espin!erea. Motivarea * de ce nu este acceptat oferta 'un pre prea mare! termen de livrare inacceptabil! calitatea nu corespunde! etc. 7$in pcate1 condiiile nu sunt con%enabile; a) preuri prea mari1 b) inter%alul de timp prea mare .ntre comand i li%rare. & >ansa pentru o comand ulterioar. 119n trimestrul al =2,lea al anului 66# %om a%ea ne%oie de o cantitate mare de faian. 9n aceste condiii1 % ru!m s re%enii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre. @ 9nc"eierea * asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte. 7(m dori cu plcere s colaborm cu dumnea%oastr i % ateptm cu noua ofert care trebuie s ne par%in p3n cel mai t3r/iu septembrie a. c. A Formula de .nc"eiere i salut. 6 Semntura. Co"a#da (n urma analizei ofertei! 'acceptrii ei cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau servicii! sau dup nc0eierea contractului! de regul prin:

* formular de comand tip# * scrisoare de comand nregistrat sau recomandat# * ambele! n acest caz scrisoare av-nd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instruciuni ale cumprtorului# * returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor# * telex sau fax. Mai rar! comanda se transmite telegrafic! telefonic! sau verbal 'cu confirmare letric . Comanda este obligatorie din punct de vedere legal! de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie claritii i preciziei formulrii. <crisoarea de comand cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet! numele i adresa destinatarului! numr de ordine dup specificaia actului 'comanda numrul ? data ? . 2extul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate! simbolul acestora! unitatea de msur! cantitatea! preul unitar! valoarea total! termenul de livrare! modul de plat! mod de expediere etc. 'Calitatea de baz a comenzii este precizia! de aceea scrisoarea trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii produsului . Comanda mai cuprinde o formul de introducere '!!v rugm a ne livra materialele de mai jos?>! sau !! Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv.! pentru ?. i dorim s comandm ! dup cum urmeaz> . (n cazul n care comanda ine loc de contract 'de exemplu pentru mrfurile sau serviciile de mic valoare ea va cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului. (n multe cazuri! pentru ntocmirea comenzii! beneficiarul solicit date suplimentare fa de cele cuprinse n ofert! furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei! face precizri care nu au fost cuprinse n ofert. Co# ir"area co"e#!ii "mediat ce furnizorul a primit comanda! el trebuie s confirme acest lucru beneficiarului. 1xist mai multe posibiliti de redactare a confirmrii comenzii 'de rspuns la comand : * furnizorul este de acord s execute comanda integral 'nu are nici un fel de modificri asupra coninutului comenzii # * furnizorul nu accept integral comanda# * furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului. Confirmarea comenzii trebuie: * s se transmit imediat ce se primete comanda# * s exprime mulumiri pentru comand# * s specifice data sau :i numrul comenzii# * s repete elementele eseniale ale comenzii! pentru a evita orice nenelegere# * s asigure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la derularea comenzii i s specifice data expedierii. +ac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare! n scrisoarea de rspuns a furnizorului se vor solicita acele lmuriri! dei n acest caz furnizorul este n situaia de a nt-rzia efectuarea livrrii i de a crete costurile cu

corespondena! dar nu din vina sa. <crisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil: 7B mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul ? din data de.. ?. (n scopul onorrii comenzii! v rugm s precizai culorile i mrimile pentru tricotajele comandate. 2ermenul de livrare va fi am-nat n funcie de data primirii rspunsului dv?.>. Co#tractu$ Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane! stabilit n condiii legale. 3cordul produce efecte juridice! const-nd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor. Ca form! contractul se prezint ca o succesiune de clauze ntr)o ordine asupra creia prile semnatare au convenit. 1ste de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic a operaiunilor comerciale8$9. 5entru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice 'drepturi i obligaii ntre pri! el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii! i anume: * capacitatea prilor de a contracta# * consimm-ntul valabil al prilor ce se oblig# * un obiect determinat# * o cauz licit 'o motivaie! un interes! un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le tolereaz . Contractele stabilite ntre pri prin liber consimm-nt sunt: $up form: formale 'cu coninut standard i neformale 'clauzele fiind n acest caz stabilite! n mod convenional! prin acordul prilor! cu respectarea condiiilor de validitate. $up modul de exprimare a consimm3ntului: scrise 'n care acordul este consemnat n mod expres n scris! fie printr) un contract propriu)zis! aa zisul !!nscris unic>! fie prin transmiterea de documente i nescrise 'nc0eiate verbal! telefonic! printr)o str-ngere de m-n etc. . $up modul de participare a contractanilor la .nc"eierea .nele!erii : convenii n care prile se afl n contact nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden. $up obiectul contractului; varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de nc0iriere! leasing i arendare la cele de v-nzare)cumprare! de donaie sau de mprumut! de la contractele de gaj i ipotec la cele de prestri servicii! de la contractele de munc sau de management la cele de societate etc. Cea mai eficace modalitate de nc0eiere a unei convenii este contractul sub form de nscris unic! n prezena i sub semnturile ambelor pri. (n aceast formul pot fi stabilite! fr vreo urm de dubiu! toate obligaiile i drepturile contractuale! legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n contextul nelegerii intervenite. <tructura unui contract cuprinde: * identitatea prilor contractante. <e menioneaz numele societilor contractante! sediile i alte elemente care s nlture orice posibilitate de confuzie! nr. de nmatriculare la /egistrul Comerului etc. <e consemneaz numele persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de reprezentani legali sau mputernicii# * obiectul contractului * trebuie descris n detalii te0nice i calitative! cantitative! pre! astfel nc-t s nu rm-n loc pentru detalii nelmurite# * durata contractului * este important atunci c-nd el se refer la o relaie curent! permanent sau periodic 'ex. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate# * obli!aiile ofertantului 'v-nztorului * n cazul unui contract de v-nzare)cumprare care este cel mai

frecvent utilizat! obligaiile v-nztorului sunt! n principal! urmtoarele: s transmit cumprtorului dreptul de proprietate asupra mrfurilor v-ndute 'la livrare sau n momentul ac0itrii preului ! s livreze cumprtorului mrfurile la locul! la termenul i n condiiile de calitate i de securitate prevzute n contract! s garanteze calitatea mrfurilor! n caz contrar va nlocui marfa! va restitui preul pltit! va remedia viciile aprute sau va suporta c0eltuielile fcute de cumprtor cu remedierea lor. * obli!aiile cumprtorului: s ac0ite preul mrfii cumprate la data! locul i n condiiile stipulate n contract! n caz contrar! v-nztorul poate pretinde taxa de depozitare# * modaliti de plat 'termene de plat! banca n contul creia va fi virat suma! dac plata este ealonat! se vor meniona termenele ratelor scadente # * condiii de li%rare: termenele de livrare! ambalaj! marcaj! expediere i transport! recepia mrfii! montaj! probe! punere n funciune! asistena te0nic! colarizare persoane# * clau/a penal: vizeaz nendeplinirea obligaiilor la termene de ctre una din prile contractante i acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil# * pre%ederi di%erse# * dispo/iii finale# * anexe: * data i semnturile. RECLAMAIA (nc0eind un contract de v-nzare)cumprare! partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora! pe de alt parte. 3ceast finalitate impune partenerilor executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n bune condiii. (n practic! apar ns! o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. 2ot ce nu este conform cu contractul! cu legile n vigoare! cu regulile i normele internaionale acceptate prin contract sau diferite pagube! erori si nt-rzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii. , scrisoare de reclamaie trebuie: * s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat# * s prezinte politicos! clar i concis situaia de reclamat! d-nd date i informaii precise cu privire la marfa reclamat# * s cear n mod ferm! dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale# * s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei! put-nd c0iar indica sanciunile propriu)zise# * s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. (n cazul unor frecvente sau repetate erori! nt-rzieri etc! se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului# * s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener p-n la ivirea situaiei de reclamat# * s fie scris pe un ton impersonal i constructiv! s evite tonul acuzator! in-nd seama c partenerul

este cointeresat n salvarea contractului# * s indice baza legal a reclamaiei# * s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia# * s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor# * s indice contul emitentului! pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre. 4a scrisoare se ataeaz actele de constatare. (n general reclamaiile pot fi generate de: * culpa'vina v-nztorului# * vina cumprtorului# * vina ambelor pri# * vina unei tere persoane 'c-nd transportul este realizat de o ter persoana # * cauze de for major. /eclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire la marf: cantitate! calitate! deficiene n serviciile prestate de v-nztor! nt-rzieri n livrare! ambalaj defectuos sau necorespunztor! mrfuri avariate! documente cu erori! nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce privete transportul! ambalajul! marcajul! depozitarea etc. /eclamaiile v-nztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de plat! nt-rzierea plii! neplata contravalorii mrfurilor! nedesc0iderea acreditivului conform prevederilor contractuale! nepunerea mijlocului de transport la dispoziia v-nztorului 'dac acest lucru a fost prevzut n contract . (n general! toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major. +e asemenea! reclamaiile pot fi reale sau false! ntemeiate sau nentemeiate. /spunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton c-t mai calm i politicos. /spunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. /spunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie: * s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului! s exprime regretul pentru cauza care a generat reclamaia# * s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru studierea reclamaiei! atunci c-nd este cazul# * s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei! s specifice compensaia oferit# * s se nc0eie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu partenerul. /efuzul de acceptare a reclamaiei trebuie: * s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul! motive bazate pe fapte verificabile! pe documente! pe dispoziii legale n vigoare# * s aib un stil moderat i politicos#

* s exprime n nc0eiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii. A%I&'L DE INSOIRE A MRFII 1ste un act cu caracter contabil! dar prezint i elemente de coresponden! el fiind totodat i un rspuns la nota de comand. .orma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i cuprinde datele de identificare fiscal at-t ale furnizorului! c-t i ale beneficiarului! datele defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii! semntura delegatului i a primitorului. #C!$#%A!&A D& 'A!A()$& BA(CA!* /eprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are caracter juridic de acoperire a eventualelor creane ntre creditor i debitor. 1ste una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. 5rin acest document! o banc agreat de partener garanteaz plile acestuia. +ac partenerul nu respect scadena! creana este executat automat! suma datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. 1fectele benefice sunt multiple: se elimin c0eltuielile pentru administrarea somaiilor! pierderile! riscul insolvabilitii clientului etc. .orma scrisorii de garanie este standard i cuprinde obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare potal i comunicaional ale expeditorului cuprinse n antet! precum i datele de identificare fiscal! titlul !!<crisoare de garanie>! datele destinatarului! obiectul garaniei! motivul emiterii scrisorii! funcia! numele! semntura olograf i tampila reprezentantului expeditorului. SOMAIILE (n managementul relaiilor cu clienii! uneori i cu furnizorii! un spaiu distinct l ocup comunicarea scris i telefonic purtat n scopul recuperrii creanelor 'pli restante! facturi neac0itate sau al onorrii unor obligaii de alt natur 'livrri neefectuate la termen! servicii neprestate . , procedur clar i sistematic de urmrire! avertizare i execuie n instan a datornicilor poate fi util pentru separarea clienilor n buni platnici! nu prea buni platnici i ru platnici. , procedur eficace de avertizare i somare asigur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea pierderilor. 2rebuie exclus de la nceput utopia c ar putea exista undeva n lume un mediu de afaceri n care operaiunile comerciale s)ar desfura la fel de riguros! precis i ritmic ca mecanismul unui ceasornic. 1ste considerat normal existena livrrilor n avans 'pe credit ! ca i a unor situaii de criz sau indisponibiliti temporare de plat i de onorare a unor obligaii de natur comercial. ;n anumit grad de toleran! ncredere i cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil! dac se doresc relaii de afaceri durabile. 5roblema care rm-ne de rezolvat este! n fapt! stabilirea limitelor de toleran i a procedurilor graduale care s asigure meninerea creanelor la cote rezonabile i executarea silit! atunci c-nd limitele sunt depite. 2eoretic! plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau prestarea serviciilor. 5ractic! acest lucru este imposibil! c0iar i n cazul relaiilor comerciale curente! cu parteneri care se cunosc de mult vreme. 5entru a se evita un trafic foarte intens i inutil de cecuri! ordine de pli! c0itane etc! este preferat sistemul decontrilor periodice 'lunare! de exemplu ! aceste fiind considerate pli cas0. (n mod normal! ntr)un asemenea sistem de pli! se renun la ideea oricrei dob-nzi i se asum n sc0imb riscul unor creane. , acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa compania ntr)o situaie financiar precar! p-n la scoaterea sa din circuitul comercial. +e aceea! compania nu poate atepta pasiv ca debitorii s)i onoreze obligaiile. 1a trebuie s intervin cu ndrzneal! dar cu diplomaie! pentru atenionarea! somarea i! la nevoie! executarea debitorilor! n sensul refacerii capacitii sale de plat. +e regul se scriu mai multe scrisori de somaie p-n s se ajung la ultima soluie! justiia. CAM(IA ()RA)A) 1ste un titlu de credit pe termen scurt! utilizat ca instrument de plat! prin care creditorul d dispoziie debitorului s plteasc o anumit sum unei tere persoane! la o anumit scaden. 3vantajul cambiei const n faptul c poate fi transmis sau scontat la o banc! deci valorificat c0iar nainte de scaden.