LP1

BAZE DE DATE MICROSOFT ACCES. NOIUNI GENERALE

Crearea unei noi baze de date Comanda : New / Blank Database / Create Baza de date este creat ca un container, care conine iniial un singur tabel, cu numele generic Table1 i la care ulterior putem aduga alte tabele, n funcie de necesitile pe care le avem. Un tabel ntr-o baz de date este asemntor ca structur cu un tabel n Excel i conine o colecie de informaii mprite n categorii precis caracterizate i neredundante (care apar doar o singur dat). Pentru a se defini un tabel ntr-o baz de date trebuie parcurse dou etape: 1. Definirea structurii tabelului: View / Design View nseamn caracterizarea categoriilor de informaii pe care le va conine tabelul respectiv numite n teoria bazelor de date CMPURI. Cmpurile unei baze de date sunt foarte asemntoare ca i concept cu coloanele unui tabel n Excel; pentru a caracteriza un cmp ntr-un tabel care aparine unei baze de date trebuie indicate n mod obligatoriu urmtoarele elemente referitoare la acesta: Numele cmpului: [nume, prenume] persoane.[nume, prenume] Tipul de dat al cmpului: se alege dintr-o list de tipuri de dat predefinite, n funcie de natura informaiilor care vor fi memorate n cmpul respectiv. Tip Descriere Text iruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime maxim de 255 caractere Memo iruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime maxim de 65536 caractere Number Valoare numeric ntreag sau real, n funcie de proprietatea FieldSize DateTime Dat calendaristic (zi, lun, an) i moment de timp (or, minut, secund) Valoare numeric care reprezint o sum de bani, folosit n special n calcule Currency financiare, unde nu sunt permise rotunjiri. AutoNumber Valoare numeric autogenerat, unic pt. fiecare nregistrare din tabel Yes/No Valoare logic (boolean) cu dou posibiliti: da, nu (adevrat, fals) OLE Obiect generic inserat n baza de date (document Word, imagine, film, etc.) Hyperlink Adres catre o pagin Web din Internet Valoare autogenerat n urma efecturii unor calcule asupra valorilor din celelalte Calculated cmpuri ale tabelului Valoare care se selecteaz dintr-o list de valori posibile, specificate manual sau Lookup Wizard preluate din alte tabele ale bazei de date Attachment Tipul de dat optim pentru a stoca imagini digitale i orice alt fel de fiiere binare. Definirea coninutului tabelului: View / Datasheet View nseamn introducerea efectiv a informaiilor care vor fi stocate n tabelul respectiv numite n teoria bazelor de date NREGISTRRI. nregistrrile ntr-o baz de date sunt foarte asemntoare cu liniile unui tabel n Excel i conin valori particulare pentru cmpurile (coloanele) tabelului; ca i principiu general, este bine ca ntr -un tabel nregistrrile s nu se repete i s existe i un mecanism de identificare a lor n mod unic pentru a nu se putea confunda unele cu altele.

2.

Exemplu: Vom crea un tabel care s conin informaii generale despre pacienii luai n evidena unui spital. n structura acestui tabel dorim s introducem urmtoarele cmpuri: NUME, PRENUME ANAMNEZ DATA NASTERII INALTIME VARSTA GREUTATE SEX BMI DOMICILIU GLICEMIE JUDET COLESTEROL LOCALITATE SUSPECT DIABET CAS COLESTEROL MARIT Descriem n continuare cum se poate defini fiecare cmp n parte:

Interogri SQL n Microsoft Acces

| 1

Cmpul NUME, PRENUME: deoarece va conine numele i prenumele persoanelor care urmeaz a fi luate n eviden, tipul de dat cel mai adecvat este tipul Text. 2. Cmpul DATA NASTERII: tipul de dat adecvat este DateTime. 3. Cmpul VARSTA: va fi de tip Number. Pentru cmpurile numerice este util de particularizat dou proprieti: Field Size i Format. Proprietatea Field Size stabilete tipul i mrimea valorilor numerice care vor putea fi introduse n cmpul respectiv, conform urmtorului tabel: Numere NTREGI, ntre 0 i 255 Numere NTREGI, ntre -32.768 i 32.767 Numere NTREGI, ntre -2.147.483.648 i 2.147.483.647 Numere REALE, ntre 10^281 i 10^281, cu precizie de 28 zecimale Numere REALE, ntre 3.402823 E38 i 1.401298 E45 (valori negative) i ntre 1.401298 E45 i 3.402823 E38 (valori pozitive), cu precizie de 7 zecimale Double Numere REALE, ntre 1.79769313486231 E308 i 4.94065645841247 E324 (valori negative) i ntre 4.94065645841247 E324 i 1.79769313486231 E308 (valori pozitive), cu precizie de 15 zecimale 4. Cmpul SEX: Va avea doar dou valori posibile, M (pentru masculin) i F (pentru feminin). Ca principiu de lucru n proiectarea bazelor de date, se urmrete n general ca informaia s fie introdus n maniera cea mai concis posibil, folosindu-se prescurtri sau coduri numerice ori de cte ori este posibil pentru a se micora la maximum timpul de introducere a datelor i a se minimiza riscul de eroare. Tot din aceleai considerente, dei am fi tentai s definim acest cmp de tip Text, eventual cu dimensiunea 1, un tip de dat nc mai adecvat ar fi Lookup Wizard, care elimin complet riscul de eroare, deoarece nu permite utilizatorului dect s selecteze una dintre cele dou valori posibile stabilite n faza de proiectare a bazei de date, respectiv M i F (vezi figura). 5. Cmpurile DOMICILIU, JUDET: se pot defini tot de tip Text sau Lookup Wizard; la DOMICILIU valorile posibile vor fi U (pentru mediul urban) i R (pentru mediul rural), iar la JUDET se va ncrca lista tuturor judeelor din Romnia. 6. Cmpul LOCALITATE: este de tip Text, cu dimensiunea de 25 caractere (spaiu suficient pentru a scrie nume de localiti din Romnia). 7. Cmpul CAS: prin acest cmp dorim s bifm pacienii care beneficiaz de asigurare de sntate; prin urmare, tipul de dat cel mai adecvat este Yes/No. 8. Cmpul ANAMNEZA: n acest cmp va fi descris anamneza bolii; deoarece este necesar un spaiu mai mare, pentru introducerea unor caracterizri potenial complexe, tipul de dat cel mai adecvat va fi Memo. Fiind vorba de un cmp de tip text, cu lungime mare, nu este necesar specificarea altor proprieti suplimentare. 9. Cmpul INALTIME: Se va introduce nlimea pacienilor, exprimat n metri prin urmare, tipul de dat adecvat va fi Number, i, pentru a putea lucra cu numere reale, este obligatoriu s folosim un format adecvat de exemplu, formatul Double n proprietatea Field Size i s precizm numrul de cifre cu care dorim s exprimm partea zecimal a valorilor introduse, n proprietatea Decimal Places de exemplu 2 cifre (vezi figura). 10. Cmpurile GREUTATE, GLICEMIE, COLESTEROL: se vor introduce valori numerice, ntregi, prin urmare tipul cel mai potrivit de dat este Number cu formatul Long Integer pentru a putea introduce valori suficient de mari dac este cazul. De multe ori, n cazul n care se lucreaz cu valori numerice (dar i cu valori de tip Text), n ideea de a se controla rata erorilor care pot apare la ncrcarea datelor n tabel se introduce n descrierea cmpurilor o regul de validare (prin personalizarea proprietii Validation Rule), astfel nct s nu fie acceptate n cmpul respectiv dect valorile care satisfac acea regul de va lidare n cazul n care regula nu este satisfcut, fiind afiat un mesaj de atenionare, stabilit prin personalizarea proprietii Validation Text. Astfel, convenim c greutatea unei persoane nu poate depi valoarea 1000 kg. Regula de validare i tex tul de validare vor fi definite conform figurii de mai jos: Byte Integer Long Integer Decimal Single

1.

Interogri SQL n Microsoft Acces

| 2

11. Cmpul BMI: Se vor introduce valorile BMI, calculate pe baza nlimii i a greutii pacienilor. Se cunoate formula de calcul a Indicelui de Mas Corporal (BMI): BMI = Greutatea (kg) / (nlime (m) x nlime (m)). O posibilitate este de a calcula valorile manual, pentru fiecare pacient n parte, i de a le introduce n cmpul BMI de tip Number, dar mult mai comod este s calculm automat aceste valori, definind cmpul BMI de tip Calculated i introducnd n proprietatea Expression formula de calcul a acestuia, construit pe baza valorilor existente n celelalte cmpuri ale tabelului (vezi figura).

Setarea expresiei de calcul a BMI 12. Cmpul SUSPECT DIABET: Se va completa cu DA dac glicemia nregistrat a persoanei este peste valoarea 110 i cu NU n caz contrar; poate fi definit ca un cmp de tip text care se completeaz manual pentru fiecare pacient n parte, sau poate fi definit tot ca un cmp de tip Calculated, care se va completa automat prin evaluarea funciei din figura de mai jos.

Pentru calcularea sa am folosit funcia IIF() disponibil n Access, care are sintaxa: IIF (expresie, adevrat, fals), cu urmtoarea semnificaie: Expresie: este o expresie matematic, ce va fi evaluat: n cazul nostru am folosit expresia [glicemie] > 110; Adevrat: este o valoare sau o expresie care va fi returnat n cazul n care expresia evaluat iniial este adevrat: n cazul nostru dorim s afim textul DA; Fals: este o valoare sau o expresie care va fi returnat n cazul n care expresia evaluat iniial este fals: n cazul nostru dorim s afim textul NU. 13. Cmpul COLESTEROL MARIT: Se va completa cu DA dac colesterolul nregistrat al persoanei este peste valoarea 200 i cu NU n caz contrar; cel mai eficient este s definim i acest cmp tot de tip Calculated i s l calculm folosind funcia IIF (vezi figura de mai jos).

Interogri SQL n Microsoft Acces

| 3