Ghid de implementare a proiectelor REGIO

www.inforegio.ro

Ne dorim ca prezenta brour s fie un mini ghid pentru beneficiarii contractelor de finanare ncheiate n cadrul Programului Operaional Regional, care s i sprijine n implementarea proiectelor, astfel nct s se poat atrage ct mai multe fonduri structurale n Romania. Ghidul cuprinde cele mai relevante aspecte pe care beneficiarul trebuie s le aib n vedere att ca oportuniti, ct i ca obligaii, pentru a diminua la maxim riscul neeligibilitii unor cheltuieli sau chiar a proiectului.

succesul sau insuccesul unui proiect; Asigurarea unei bune comunicri a departamentelor economice i tehnice, a factorilor de decizie din cadrul organizaiei care s asigure o echip ce va gestiona eficient proiectul; Alegerea unei firme sau a unui coordonator care s aib experien n derularea proiectelor i n domeniul managementului financiar; Asigurarea resurselor financiare pentru susinerea proiectului n perioada de implementare, precum i n cea care urmeaz finalizrii proiectului; o atenie deosebit trebuie s se acorde n cazul derulrii simultane a mai multor proiecte n cadrul aceleiai organizaii; Asigurarea c pe parcursul ntregului proces - de la selecie i contractare la realizarea proiectului se furnizeaz cele mai relevante i clare informaii; Asigurarea cunoaterii coninutului ghidurilor solicitantului, a legislaiei naionale aplicabile fondurilor externe i a celei specifice domeniului n care se aplic. Dup ce se depete cu succes etapa de contractare ncepe, de fapt, marea provocare att pentru beneficiari, ct i pentru factorii responsabili

din OI i AM, tiut fiind faptul c n implementare apar o multitudine de probleme obiective sau subiective care pot mpiedica derularea cu succes a proiectelor. Factorul uman este o resurs important de care depinde soarta proiectului, de aceea trebuie cunoscute sarcinile principale pe care trebuie s le ndeplineasc echipa de implementare a proiectului mpreun cu persoana desemnat s coordoneze proiectul. Astfel, coordonatorul de proiect: Rspunde de implementarea activitilor proiectului n condiiile stipulate de contractul de finanare; Urmrete respectarea calendarului activitilor din proiect, astfel nct activitile descrise n aplicaia aprobat s se realizeze n termenele i condiiile stabilite prin cererea de finanare; Urmrete respectarea aplicrii legislaiei naionale i a prevederilor Regulamentelor; Urmrete depunerea n termen a cererilor de rambursare; Urmrete depunerea n termen a rapoartelor de progres tehnic i financiar;

Verific dac cheltuielile fcute n cadrul proiectului sunt conforme bugetului aprobat, iar banii sunt cheltuii pentru activitile proiectului; Analizeaz i propune, dac este cazul, ncheierea de acte adiionale la contractul de finanare i/ sau depunerea de notificri; Asigur resursele financiare necesare derulrii proiectelor, un cashflow fluent n cazul n care acelai beneficiar deruleaz concomitent mai multe proiecte; Furnizeaz, la timp, Organismului Intermediar sau Autoritii de Management informaiile solicitate; n cazul derulrii proiectelor n parteneriat, n plus fa de cele menionate anterior, coordonatorul mai are responsabilitatea gestionrii fondurilor n cadrul parteneriatului, inclusiv asigurarea prin contractul de parteneriat a recuperrii sumelor primite n cazul constatrii unor

PREGTIREA CERERII DE FINANARE:

Chiar din faza de pregtire a cererii de finanare este util s se in cont de urmtoarele aspecte: ntre activitile descrise n proiect i atingerea obiectivelor i intelor propuse a se realiza prin acesta trebuie s existe o legtur logic. Obiectivele, rezultatele i indicatorii trebuie s fie realist fundamentate i n strns corelare cu activitile descrise prin proiect i cu BUGETUL proiectului; Pregtirea prealabil a persoanelor din cadrul organizaiei care vor fi implicate n asigurarea managementului proiectului (sau externalizarea acestuia dac nu exist suficient expertiz in interiorul organizaiei) i responsabilizarea acestora cu privire la rolul pe care l au i de a cror activitate poate depinde de multe ori

 Regulamentul Comisiei (CE) nr.1083/2006 ce conine prevederi generale cu privire la Fondul European pentru Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului Consiliului (EC) nr.1260/1999 privind prevederile generale ale Fondurilor Structurale; Regulamentul Comisiei (CE) nr.1080/2006 cu privire la Fondul European pentru Dezvoltare Regional i care abrog Regulamentul Comisiei (CE) nr.1783/1999; Regulamentul Comisiei (CE) nr.1681/1994 privind neregulile i recuperarea sumelor pltite greit, n legtur cu finanarea politicilor structurale i organizarea unui sistem informaional n acest domeniu; OUG nr.63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate Romniei de ctre Comunitatea European, precum i a fondurilor de co-finanare aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; OG nr.79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de co-finanare aferente utilizate necorespunztor; HG nr.1306/2007 pentru aprobarea

Normelor Metodologice de aplicare a OG nr.79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de co-finanare aferente utilizate necorespunztor; OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; HG nr.925/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contactelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; OUG nr. 76/2010 privind modificarea i completarea OUG 34/2006; OUG nr.64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; Ordinul MFP nr. 2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen;

HG nr. 2139/2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe; HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare; HG nr. 28/2008 privind aprobarea coninutului-cadru al documentaiei tehnico-economice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii; Ordinele comune MDRT/ MFP pentru aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile pentru fiecare domeniu major de intervenie din cadrul Programului Operaional Regional 2007-2013 (DMI 1.1: Ordin comun nr. 1294/3296/2008; DMI 2.1: Ordin comun nr. 607/914/2007; Ordin comun nr. 1141/2419/2008; DMI

neregului; Respect toate prevederile contractului de finanare, ale instruciunilor emise de ctre Autoritatea de Management. La semnarea contractului de finanare, beneficiarul i-a asumat rspunderea fa de Autoritatea de Management ca asigur co-finanarea proiectului pentru contribuia proprie i pentru cheltuielile neeligibile, precum i resursele financiare pentru acoperirea plilor eligibile pn la rambursarea acestora de ctre Autoritatea de Mangement. Beneficiarii au obligaia s respecte prevederile legale naionale n toate domeniile n care se deruleaz proiectul, inclusiv legislaia care guverneaz domeniul eligibilitii cheltuielilor. Respectarea acestei legislaii este o condiie sine qua non spre a-i fi rambursate cheltuielile efectuate din fondurile programului.

documentele financiar-contabile; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 82/1991, republicat, legea contabilitii; Ordinul MFP nr. 1917/2005 privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, planul de conturi pentru instituii publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare. OUG nr. 9/2010 privind aprobarea Programului de sprijin pentru beneficiarii proiectelor n domenii prioritare pentru economia romneasc finanate din instrumentele structurale ale Uniunii Europene alocate Romaniei1. n funcie de tipul proiectului, beneficiarii ncep derularea activitilor i, un prim pas, este solicitarea prefinanrii, pentru acordarea creia, n afar de prevederile din contractul de finanare, trebuie s se deschid conturile bancare pentru ncasarea acesteia n conformitate cu prevederile OUG 64/2009 astfel: I. Conform prevederilor art. 34 alin. 1 din Ordinul MFP nr. 2548/25.08.2009, beneficiarii prevzui la art.5 i 6 din OUG 64/2009 AU OBLIGAIA s deschid conturi n sistemul

Trezoreriei Statului pentru utilizarea sumelor primite din prefinanare, rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor reprezentnd contravaloarea taxei pe valoarea adugat pltite, dup cum urmeaz: AUTORITI PUBLICE CENTRALE Pentru instituiile publice finanate integral din bugetul de stat prevzute la art.5 alin (1) din OUG 64/2009, conturile de venit ale bugetului de stat n care se ramburseaz cheltuielile corespunztoare finanrii din instrumente structurale (art. 35 alin (1) lit. a din Ordinul MFP nr. 2548/2009) sunt: Pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: - 20.45.01.01.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; - 20.45.01.01.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori; Pentru instituiile publice finanate integral din bugetul asigurrilor sociale de stat prevzute la art.5 alin (1) din OUG 64/2009, conturile de venit ale bugetului asigurrilor sociale de stat n care se ramburseaz cheltuielile corespunztoare finanrii din instrumente structurale (art. 35 alin (1) lit. b din Ordinul MFP nr.

3.1: Ordin comun nr. 1118/2338/2007; DMI 3.2: Ordin comun nr. 1119/2392/2007; DMI 3.3: Ordin comun nr. 910/1742/2007; DMI 3.4: Ordin comun nr. 185/621/2008; DMI 4.1: Ordin comun nr. 267/1447/2008; DMI 4.2: Ordin comun nr. 275/1446/2008; DMI 4.3: Ordin comun nr. 31/503/2008; DMI 5.1: Ordin comun nr. 144/580/2008; Ordin comun nr. 969/2722/2008; Ordin comun nr. 40/323/2009; DMI 5.2: Ordin comun nr. 245/1549/2008; DMI 5.3: Ordin comun nr. 665/2604/2008; Ordin comun nr. 60/406/2009) Legea nr. 10/1995 privind calitatea n construcii, reactualizat; Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executrii lucrrilor de construcii, republicat; Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal cu completrile i modificrile ulterioare; Ordinul MFP nr. 3512/2008 privind

2548/2009) sunt: Pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: - 22.45.03.01.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; - 22.45.03.01.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori. Pentru instituiile publice finanate integral din bugetul asigurrilor pentru omaj prevzute la art.5 alin (1) din OUG 64/2009, conturile de venit ale bugetului asigurrilor pentru omaj n care se ramburseaz cheltuielile corespunztoare finanrii din instrumente structurale (art. 35 alin (1) lit. c din Ordinul MFP nr. 2548/2009) sunt: Pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: - 28.45.04.01.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; - 28.45.04.01.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii

anteriori. Pentru instituiile publice finanate integral din bugetul fondului naional de asigurri sociale de sntate prevzute la art.5 alin (1) din OUG 64/2009, conturile de venit ale bugetului fondului naional de asigurri sociale de sntate n care se ramburseaz cheltuielile corespunztoare finanrii din instrumente structurale (art.35 alin (1) lit.d din Ordinul MFP nr. 2548/2009) sunt: Pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: - 26.45.05.01.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; - 26.45.05.01.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori. Pentru instituiile publice ale administraiei publice centrale finanate integral din venituri proprii prevzute la art.5 alin (4) din OUG 64/2009, contul dedicat exclusiv pentru

primirea pre-finanrii conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.25.15 Disponibil al instituiilor publice ale administraiei publice centrale finanate integral din venituri proprii reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 (art. 35 alin. (4) lit.a din Ordinul MFP nr. 2548/2009) Pentru instituiile publice subvenionate de la bugetul de stat prevzute la art.5 alin (4) din OUG 64/2009, contul dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.09.02 Disponibil al instituiilor publice subvenionate de la bugetul de stat reprezentnd pre-finanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 (art.35 alin (4) lit.b din Ordinul MFP nr. 2548/2009) AUTORITI PUBLICE LOCALE Pentru beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului local prevzui la art.6 alin (1) din OUG 64/2009, conturile de venit ale bugetului local n care se vireaz sumele aferente pre-finanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii

TVA pltite (art.35 alin (2) lit. a i b din Ordinul MFP nr. 2548/2009) sunt: Pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: - 21.45.02.01.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; - 21.45.02.01.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori; - 21.45.02.01.03 Pre-finanare; Pentru co-finanarea de la bugetul de stat i finanarea contravalorii TVA: - 21.42.02.20 Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare. Pentru entitile publice locale finanate integral din venituri proprii prevzute la art.6 alin (2) din OUG 64/2009, contul dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.28.01 Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 al instituiilor publice ale administraiei publice locale finanate integral din venituri proprii(art.35 alin. 4 lit.c din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) Pentru entitile publice locale subvenionate de la bugetele locale prevzute la art.6 alin (2) din OUG 64/2009, contul dedicat exclusiv pentru

primirea pre-finanrii conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.10.01 Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 al instituiilor publice subvenionate din bugetul local (art.35 alin. 4 lit. d din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) Pentru instituii publice finanate integral din venituri proprii, care i gestioneaz sumele prevzute n bugetul de venituri i cheltuieli prin mai multe conturi de disponibiliti (instituii de nvmnt superior, spitale publice, instituii sanitare publice), conturile n care se vireaz sumele aferente pre-finanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii TVA pltite sunt: - 50.47.11 Disponibil aferent prefinanrii pentru proiecte finanate

deschiderea conturilor n sistemul Trezoreriei Statului sau n bnci comerciale pentru utilizarea sumelor primite din pre-finanare, rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor reprezentnd contravaloarea taxei pe valoarea adugat pltite. n cazul n care se opteaz pentru deschiderea conturilor n sistemul Trezoreriei Statului acestea sunt dup cum urmeaz: BENEFICIARI DIN SECTORUL PRIVAT OPERATORI ECONOMICI Pentru operatorii economici, contul dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii (n cazul deschiderii acestuia la Trezoreria Statului) conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.98.03 Disponibil al operatorilor economici reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 (art.35 alin. 4 lit. e din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) Pentru operatorii economici, contul n care se vireaz sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii TVA pltite (n cazul deschiderii acestuia la Trezoreria Statului) este:

- 50.98.01 Disponibil al operatorilor economici aferent proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea acestora (art.35 alin. 5 lit. a din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) ORGANISME NEGUVERNAMENTALE NONPROFIT Pentru ONG-uri, contul dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii (n cazul deschiderii acestuia la Trezoreria Statului) conform art.14 alin (2) din Ordinul MFP nr. 2548/2009 este: - 50.98.04 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit reprezentnd pre-finanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 ( art.35 alin. 4 lit. f din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) Pentru ONG-uri, contul n care se vireaz sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii TVA pltite (n cazul deschiderii acestuia la Trezoreria Statului) este: - 50.98.02 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit aferent proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea acestora (art.35 alin. 5 lit. b din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) NOT Dac beneficiarii din sectorul privat au conturi dedicate exclusiv

din fonduri externe nerambursabile post-aderare (art.35 alin. 6 lit. a din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) - 50.47.09 Disponibil aferent proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare pentru rambursri de cheltuieli eligibile i TVA (art.35 alin. 6 lit. b din Ordinul MFP 2548/25.08.2009) n cazul proiectelor implementate n parteneriat, contul de disponibiliti care se deschide pe numele liderului parteneriatului, n vederea primirii sumelor aferente proiectului conform art.32 alin (2) din Ordinul MFP 2548/25.08.2009 este: - 50.14.01 Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat conform OUG nr.64/2009 II. Conform prevederilor art. 34 alin. 2 din OMFP nr. 2548/25.08.2009 categoriile de beneficiari, altele dect cele prevzute la art.5 i 6 din OUG 64/2009 POT OPTA pentru

primirii pre-finanrii deschise la Trezoreria Statului, sumele primite ca pre-finanare, aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi efectuate din acest cont, potrivit reglementrilor n vigoare, pot fi transferate de ctre beneficiari n conturi deschise la bnci comerciale. Pentru ca acest lucru s fie posibil, cheltuielile respective trebuie efectuate n termen de 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului (art. 14 alin. 3 din OMFP nr. 2548/25.08.2009). Dobnda net (diferena dintre dobnda acumulat corespunztoare sumelor de pre-finanare rmase disponibile n cont i valoarea comisioanelor de gestionare a contului respectiv) se raporteaz Autoritii de Management i se deduce de ctre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor cel trziu pn la plata final, inclusiv (art. 14 alin. 4 din OMFP nr. 2548/25.08.2009).

DIMENSIONAREA I CONDIIILE DE ACORDARE A PRE-FINANRII

Acestea difer n funcie de tipul proiectului (cu sau fr ajutor de stat), al beneficiarului, durata de implementare, tipul de activiti ce urmeaz a se derula n cadrul proiectului. 1. n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/ de minimis, pre-finanarea se acord n procent de maximum 35% din valoarea total a finanrii ce poate fi acordat beneficiarului, conform prevederilor contractelor de finanare. Beneficiarul trebuie s prezinte pe lng documentele enumerate n anexa III din contractul de finanare i o scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent pre-finanrii solicitate. 2. Pentru proiectele ce nu intr sub incidena ajutorului de stat/ de minimis pre-finanarea se poate

acorda, integral, n procent de maxim 30% din valoarea eligibil a proiectului cu ndeplinirea urmtoarelor condiii : Proiectul s nu conin execuie de lucrri; Un contract de furnizare de bunuri/ prestare de servicii ncheiat ntre beneficiar i un operator economic nsoit de toate documentele justificative aferente procedurii de atribuire; Cererea de acordare a prefinanrii; Identificare financiar prin care se confirm deschiderea unui cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii la Trezorerie sau n banc comercial, n funcie de tipul beneficiarului. 3. Pentru proiectele ce realizeaz investiii i este prevzut i execuia de lucrri, pre-finanarea se poate acorda n trane dup cum urmeaz: Prima tran a pre-finanrii, reprezentnd 15% din valoarea eligibil a contractului se acord pe baza prezentrii urmtoarelor documente: Un contract de furnizare de bunuri/ prestare de servicii ncheiat ntre beneficiar i un operator economic nsoit de toate documentele justificative aferente procedurii de atribuire; Cererea de acordare a prefinanrii; Identificare financiar prin care se

confirm deschiderea unui cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii la Trezorerie sau n banc comercial, n funcie de tipul beneficiarului. Acordarea celei de-a doua trane a pre-finanrii, reprezentnd 15% din valoarea eligibil a contractului se acord pe baza prezentrii urmtoarelor documente: Contract de execuie de lucrri, nsoit de toate documentele justificative aferente procedurii de atribuire; Cerere de acordare a prefinanrii. 4. Beneficiarii proiectelor care prevd i execuie de lucrri i care au ncheiat un contract de achiziie de bunuri/ prestri servicii, precum i un contract de lucrri, pot solicita pre-finanarea. Aceasta se poate acorda i prin cumularea celor dou trane, reprezentnd 30% din valoarea eligibil a contractului, pe baza prezentrii urmtoarelor documente: Contract de furnizare de bunuri/ prestare de servicii ncheiat ntre beneficiar i un operator economic nsoit de toate documentele justificative aferente procedurii de atribuire; Contract de execuie de lucrri, nsoit de toate documentele

justificative aferente procedurii de atribuire; Cerere de acordare a prefinanrii; Identificare financiar prin care se confirm deschiderea unui cont dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii la Trezorerie sau n banc comercial, n funcie de tipul beneficiarului. Solicitarea tranei a doua de prefinanare se poate face i n condiiile n care, dup primirea primei trane de pre-finanare, beneficiarul a depus o cerere de rambursare. n cazul n care proiectul este implementat n parteneriat, contractul de servicii/ furnizare/ execuie de lucrri poate fi ncheiat att de liderul parteneriatului, ct i de oricare dintre parteneri. Contul deschis de ctre beneficiari la Trezorerie sau n banc comercial este dedicat exclusiv pentru primirea pre-finanrii i efectuarea de cheltuieli aferente proiectului, inclusiv acordarea

Termenele sunt specificate n contractul de finanare. La acordarea, cumulat sau n trane, a pre-finanrii, beneficiarii vor ataa la cerere documentele privind achiziia serviciului, lucrrii etc. pe care Organismul Intermediar i Autoritatea de Management le vor verifica. De asemenea, n contractul de finanare este stipulat obligaia beneficiarului de a depune, dup acordarea pre-finanrii, o cerere de rambursare. Se consider c, prin sprijinul acordat pentru a putea ncepe derularea activitilor proiectului cu sumele din pre-finanarea acordat, fr a greva pentru nceput bugetul entitii, beneficiarii pot efectua pli ctre furnizorii cu care au ncheiat contracte pe care ulterior s le solicite a fi rambursate. Recuperarea pre-finanrii Pre-finanarea se va recupera prin deducii procentuale din fiecare cerere de rambursare, astfel: deduciile vor ncepe cu prima cerere de rambursare, deduciile vor fi fcute minim 30% din suma eligibil a fiecrei cereri de rambursare (excluznd plata TVA), pn cnd pre-finanarea va fi restituit n totalitate,

pre-finanarea acordat se va recupera integral nainte de efectuarea plaii finale. Dac pre-finanarea nu a fost restituit n totalitate la efectuarea plii finale sau nainte de rezilierea contractului, diferena rmas nerecuperat va fi pltit de ctre beneficiar n contul Autoritii de Management POR, n termen de 30 de zile de la notificarea transmis de AM POR acestuia. Beneficiarii de proiecte finanate din instrumente structurale au obligaia s in pentru fiecare proiect o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice dedicate, att pentru sumele ncasate reprezentnd pre-finanarea, ct i pentru cheltuielile efectuate, aferente implementrii fiecrui proiect.

necesar s aib n vedere urmtoarele aspecte: respectarea regulilor generale de eligibilitate stabilite n HG 759/ 2007; cheltuielile solicitate spre rambursare s respectare regulilor de eligibilitate stabilite n ordinele de cheltuieli eligibile particulare fiecrui domeniu major de intervenie i s se ncadreze n perioada de eligibilitate conform ordinelor de cheltuieli eligibile i contractului de finanare; respectarea prevederilor contractuale; respectarea regulilor de ajutor de stat/ de minimis stabilite prin Ordinele privind aprobarea schemelor de ajutor de stat/ de minimis; respectarea prevederilor instruciunilor emise de ctre AM POR si transmise beneficiarilor prin Organismele Intermediare; respectarea legislaiei n domeniul achiziiilor publice;

de avansuri ctre contractori i/ sau transferul de sume ctre parteneri, n cazul proiectelor implementate n parteneriat. Verificarea documentelor n vederea acordrii pre-finanrii Dup semnarea contractelor, beneficiarii vor transmite Organismelor Intermediare notificarea privind depunerea cererilor de pre-finanare, cu specificarea sumei i a datei la care vor depune respectivele cereri. Obligaia Organismului Intermediar este aceea de a verifica i transmite Autoritii de Management, n termen de 30 de zile, avizul, iar obligaia Autoritatea de Management este aceea de a verifica i acorda pre-finanarea dac sunt ndeplinite toate condiiile. Beneficiarul are dreptul de a modifica data solicitrii tot printr-o notificare.

RAMBURSAREA CHELTUIELILOR ELIGIBILE

Unul dintre cele mai solicitante momente pentru beneficiar este implementarea proiectului cnd trebuie s se confirme c ceea ce a scris i a solicitat n cererea de finanare se materializeaz prin realizarea obiectivelor i atingerea indicatorilor propui. n plus, beneficiarul trebuie s se asigure c i se vor rambursa sumele cheltuite, iar pentru aceasta este

realizarea obiectivului proiectului este o etap sensibil, important i care va fi atent verificat. n baza unui contract de achiziie se acord pre-finanarea, se ramburseaz contravaloarea lucrrilor executate, care, de obicei, au o pondere de 80% din valoarea total a unui proiect. n plus, nu numai procesul de achiziie public este important, ci i modul n care se ncheie i se duc la ndeplinire contractele de lucrri i clauzele contractuale. Recomandri utile pe care beneficiarii trebuie s le aib n vedere, pentru a evita nerealizarea unui contract de lucrri i, implicit, a contractului de finanare: n elaborarea contractelor de proiectare trebuie s se prevad clauze prin care proiectanii rspund material n cazul n care n execuia contractului de lucrri se dovedesc erori i/sau omisiuni din proiectare. Prin aceste clauze se asigur c pe parcursul derulrii lucrrilor proiectantul asigur asistena tehnic i se prevede cine are dreptul de proprietate intelectual asupra documentaiei tehnico-economice. La elaborarea caietelor de sarcini pentru contractele de lucrri factorii de evaluare trebuie s fie stabilii cu atenie i s fie evitat considerarea duratei de execuie a contractului de

lucrri ca fiind criteriu de evaluare. n condiiile n care, totui, aceasta se consider criteriu de evaluare, atunci trebuie s fie impus o perioad de execuie a lucrrilor minim, realist, n funcie de complexitatea proiectului de la care s porneasc evaluarea. n condiiile n care beneficiarul nu deine suficient expertiz n elaborarea caietelor de sarcini, este recomandabil s apeleze la o firm care poate asigura aceast expertiz i care s verifice, n special pe domeniul tehnic, dac schiele proiectului tehnic (partea desenat) corespund listelor de cantiti din partea descriptiv (partea scris). Din cauza acestor neconcordane, n mod frecvent, sunt licitate cantiti mai mici dect cele necesare realizrii proiectelor, ceea ce face ca ulterior, n timpul implementrii proiectului, s se solicite note de comenzi suplimentare, uneori chiar addendum-uri de majorare a valorii contractului de lucrri. n derularea licitaiei pentru achiziia public trebuie s se asigure respectarea principiilor privind: a) ne-discriminarea; b) tratamentul egal; c) recunoaterea reciproc; d) transparena; e) proporionalitatea; f) eficiena utilizrii fondurilor publice; g) asumarea rspunderii.

respectarea momentului de la care cheltuielile sunt considerate eligibile, conform prevederilor ordinelor de cheltuieli eligibile, ordinelor privind acordarea ajutorului de stat/de minimis, precum i a prevederilor contractuale; respectarea termenelor impuse de contract privind solicitarea ncheierii addendum-urilor; asigurarea cu documente justificative c produsele/ lucrrile sunt livrate/ executate; asigurarea c se pstreaz o eviden contabil pe conturi analitice distincte pentru fiecare proiect i c sunt nregistrate n contabilitate bunurile/ serviciile/ lucrrile livrate/executate pltite i solicitate la rambursare; urmrirea derulrii contractelor de lucrri i asigurarea tuturor documentelor legale ce trebuie emise pe parcursul i la finalizarea lucrrilor. Procesul de achiziie public pentru

De asemenea, trebuie urmrit ca oferta ctigtoare s ndeplineasc toate condiiile cerute de beneficiar n caietul de sarcini. n funcie de valoarea proiectului, beneficiarii trebuie s notifice Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice (UCVAP) n ceea ce privete lansarea procedurii de achiziie public. UCVAP va decide dac va desemna observatori pentru verificarea aspectelor procedurale privind aplicarea acestora. La ncheierea contractului de lucrri beneficiarul trebuie s aib n vedere stabilirea unor clauze care s asigure respectarea principiilor de drept. Totodat, aceste clauze trebuie s i poat permite rezilierea contractului, dac se constat un mod defectuos de derulare a acestuia i dac i aduce prejudicii i risc implementarea contractului de finanare. n derularea contractului de lucrri, n afara respectrii clauzelor

 asigurarea c procesele verbale pe faze determinante sunt n conformitate cu Programul de control al calitii pe faze determinante vizat de Inspectoratul de Stat n Construcii (ISC); ncheierea proceselor verbale de recepie a lucrrilor n conformitate cu clauzele contractuale i cu legislaia n vigoare; contractuale, este util s se in cont de urmtoarele aspecte: verificarea i urmrirea termenelor de expirare a garaniilor bancare pentru avans i de bun execuie depuse de contractori; valabilitatea autorizaiei de construcie (pe numele beneficiarului, a proprietarului de teren care poate fi partener sau asociat n cadrul asociaiei de dezvoltare interregional); emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor; n perioadele de suspendare a lucrrilor, ca urmare a emiterii unor ordine de suspendare, s se asigure c nu se desfoar lucrri; verificarea periodic a valabilitii autorizaiei dirigintelui de antier; situaiile de plat pentru lucrrile executate trebuie semnate de dirigintele de antier, beneficiar i constructor; nu toate cheltuielile privind organizarea de antier sunt eligibile acestea trebuie s respecte prevederile ordinelor de cheltuieli eligibile pentru a fi rambursate. n pregrirea dosarului cererii de rambursare, dosarul achiziiei publice este foarte important i trebuie s conin urmtoarele documente: a) nota privind determinarea valorii estimate; b) programul achiziiilor publice; c) nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; d) nota justificativ privind alegerea

criteriului de atribuire; e) nota justificativ privind cerinele de calificare i selecie; f) nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul; g) anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; h) documentaia de atribuire; i) anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/ sau, dup caz, invitaia de participare; j) notificare UCVAP; k) decizia de verificare de la UCVAP; l) solicitari de clarificri la documentaia de atribuire i rspunsuri; m) decizia de numire a Comisiei de evaluare; n) procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; o) formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; p) solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant; r) raportul procedurii de atribuire (inclusiv declaraiile de confidenialitate i imparialitate); s) dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; t) contractul de achiziie public/ acordul-cadru, semnate, inclusive anexele la contract (oferta ctigtoare); u) anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare;

v) contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire (punct de vedere al autoritii contractante, Decizie Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor), dac este cazul; x) note intermediare, avize consultative emise de Unitatea de Control i Verificare a Achiziiilor Publice (daca este cazul); y) raportul de activitate al Unitii de Control i Verificare a Achiziiilor Publice (UCVAP). n cazul n care se va apela la ncheierea unui act adiional prin care se majoreaz valoarea contractului de lucrri, este necesar o analiz prealabil a nevoilor reale de execuie de lucrri suplimentare, a cauzelor care au generat aceste nevoi, precum i o fundamentare temeinic a necesitii i oportunitii ncheierii actului adiional. n cazul aplicrii art.122 lit. i din OUG 34/2006 (negocierea fr publicare prealabil) se va avea

note de comand suplimentare i/sau de renunare, n cadrul contractului de lucrri, acesta va fi obligat s in o eviden a notelor elaborate, iar la cererea de rambursare se va ataa o anex coninnd aceast eviden (anexa poate fi gsit n cuprinsul Intruciunii nr. 50, care se poate descrca de pe site-ul www.inforegio. ro)

n vedere justificarea circumstanelor neprevzute ce au generat apariia lucrrilor suplimentare/adiionale. Problematici n implementarea contractului de finanare La solicitarea decontrii contravalorii cheltuielilor diverse i neprevzute n cadrul unei cereri de rambursare, indiferent dac acestea sunt sau nu subiect al unui act adiional la contractul de lucrri, se vor prezenta urmtoarele documente: dispoziia de antier privind modificarea listelor de cantiti, aprobarea proiectantului i a beneficiarului, respectiv documentaia i aprobrile/avizele necesare n vederea realizrii acestora, listele de cantiti aferente, actul adiional la contractul de lucrri nsoit de dosarul achiziiei. Avnd n vedere c beneficiarul elaboreaz, ori de cte ori este nevoie,

Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului REGIO - Programul Operaional Regional Str. Apolodor nr. 17, Bucureti, Sector 5 Tel: (+40 37) 211 14 09 E-mail: info@mdrt.ro

Proiect selectat n cadrul Programului Operaional Regional i co-finanat de Uniunea European prin Fondul European pentru Dezvoltare Regional

Investim n viitorul tu!

Sprijinirea activitilor de informare i publicitate pentru implementarea POR 2007-2013 pentru perioada 2009-2011 Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului - Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional AUGUST 2010
Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.