1

1. Introducere
Una dintre cele mai relevante probe ale societii contemporane este, desigur, sistemul
informatic. Nu ntmpltor, America se afl acolo unde a ajuns, dup ce a descoperit i a dezvoltat
sistemele de calcul. Nu ntmpltor, se profileaz ca mari puteri India, China, care duc adevrate lupte
de gheril n domeniile informaticii. n fine, nu ntmpltor, Comunitatea European are planuri
absolut speciale n domeniul Tehnologiilor Societii Informaionale (IST).
Ptrunderea informaticii n aproape toate domeniile vietii stiintifice, economice si sociale a
devenit tot mai evident n ultimii ani. Prelucrarea informatiei a nregistrat un salt calitativ o dat cu
aparitia sistemelor multimedia, prin care informatia numeric si de tip document s-a mbogtit cu
elemente grafice, de voce, sunet si imagine.Prin intermediul dezvoltrii tehnicii de calcul, a sistemelor
moderne de comunicatii si a produselor software, devenite din ce n ce mai accesibile, prelucrrile
informatice s-au transformat dintr-un atuu al profesionistilor ntr-un instrument de lucru universal,
utilizat si de ctre neprofesionisti. n acest context, informatizarea muncii de birou a devenit tot mai
important si a nceput s fie referit cu numele generic de birotic.
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
Birotica, un domeniu al informaticii, implica tehnicile, conceptele informatice si produsele
software care asigur automatizarea activittilor de birou. Aceste operatii se refer la: prelucrri
elementare de date, editri de documente, reprezentri grafice, prelucrri multimedia, ca si la
mijloacele moderne de stocare si transmitere a informatiilor, care pot include secvente multimedia.
Birotica utilizeaz tehnologii moderne din domeniile electronicii, comunicatiilor si informaticii. Se
folosesc produse software (procesoare de texte, tabele, formule, imagini, sunete, sisteme de analiz
statistic si predictie etc.), realizate prin metode de programare moderne, incluznd tehnici de
inteligent artificial.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation . Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia
Informatic din anul 1976. , pentru a traduce sintagma englez office automation, prin combinarea
cuvintelor bureau si automatique, din care a rezultat bureautique. Ambele termene, dar mai ales cel
englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia
AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Termenul, preluat si n limba romn, sugereaz obiectivul de automatizare a activittii de
birou prin tehnici informatice de memorare, prelucrare si transmitere a informatiei. Automatizarea
lucrarilor de birou ocupa un loc aparte in informatizarea societatii. Automatizarea lucrarilor de birou se
impune deoarece:
activitatile din birou contin multa rutina, prin urmare procedurile se preteaza usor la a fi
automatizate;
datele trebuie pastrate in conditii de securitate sporita si pe suporti compacti ;
se doreste un acces rapid si facil la date in raport cu momentul luarii deciziei .
In acest context se poate accepta urmatoarea definitie pentru termenul de birotica ca fiind multimea de
echipamente , produse software, mai mult sau mai putin specializate, precum si produse consumabile
pixuri, hirtie, agende etc. - care contribuie la imbunatatirea circulatiei informatiei in activitatile de
birou.
Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de
distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
2
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane, radio,
TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.
Birourile in sensul larg - au in prezent urmatoarele roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Un sistem informatic de birou contine instrumente hardware si software integrate rational ntr-o
structur care contine un nucleu (sistem de calcul) pentru prelucrri complexe, echipamente periferice
care permit stocarea si transmiterea datelor n forme diverse si interfete pentru aceste tipuri de
periferice (vezi Structura sistemelor informatice de birou).
Sistemele informatice de birou pot fi privite ca fiind integrate n sistemul informational al unittii /
firmei din care fac parte. Acest sistem informational poate fi privit modular, ntr-o conceptie
sistemic, ca fiind format din componente corespunztoare sistemelor informatice de birou, sistemelor
informatice profesionale, modul decizional, modul operational si de comunicatii (interne si externe
sistemului informational, pentru integrarea sa n mediul social economic).
3. INFORMATII SI PROCESE INFORMATIONALE
Informaia este un mesaj despre evenimentele care au avut loc, au loc sau vor avea loc. Un
mesaj este informaie numai dac nltur o nedeterminare. Exist diferene ntre date i informaii :
- datele privesc evenimente primare colectate de la diverse surse, nedefinite sau organizate ntr-o
form care s stea la baza lurii deciziilor;
- informaiile sunt date prelucrate care stau la baza lurii unor decizii fundamentate; pentru a fi
utilizate, informaiile trebuie s aib acuratee, concizie, s fie complete i actuale, uor de neles
pentru utilizatori.
Informatiile sunt obiectul principal al activittii de birotic; vom aborda n continuare cteva
aspecte legate de informatii si prelucrarea lor, urmnd ca n paragrafele urmtoare s studiem functiile
si structura sistemelor informationale.
Informatiile se pot clasifica dup forma, natura si suportul lor.
Dup forma pe care o au, informatiile pot fi:
- analogice, reprezentate prin mrimi fizice, sunete sau imagini n forma fizic specific
dispozitivelor tehnice care le prelucreaz (dispozitive de nregistrare-redare), fr a se utiliza codificri
numerice.
Exemple: mesaje nregistrate pe benzi / casete magnetice audio cu ajutorul echipamentelor
electronice analogice uzuale (magnetofon, casetofon), imagini filmate si redate cu dispozitive
analogice de tip camere de luat vederi, respectiv video-recordere.
- digitale, reprezentate folosind codificri numerice ale unui fenomen real sau unei forme analogice.
Pe suport, informatia va aprea ca o succesiune de valori binare (0,1) corespunztoare acelor coduri.
Exemple: informatia introdus de la tastatura unui calculator n memoria intern a acestuia,
informatii nregistrate digital pe suporturi magnetice specifice calculatoarelor, informatiile aflate n
memoria intern a calculatorului si prelucrate de procesor.
Uzual, pentru transformarea informatiei dintr-o form in alta, se folosesc dispozitive de conversie.
Codificarea trebuie s fie fidel, astfel nct s nu existe pierderi sau alterri de informatie.
Sistemele informatice de birou prelucreaz uzual informatia sub form digital; doar un numr redus
de dispozitive periferice conexe gestioneaz informatii analogice.
Dup natura lor, informatiile pot fi:
3
- date numerice, alfabetice sau alfanumerice (numerice si/sau alfabetice) ,
- documente continnd cuvinte organizate n paragrafe, fraze, pagini, prelucrate de programe
speciale - editoare de documente - cu facilitti de tehnoredactare, aranjare n pagin, control ortografic
si sintactic. Majoritatea editoarelor de documente permit si introducerea (si prelucrarea, eventual prin
intermediul unor programe specializate a) unor obiecte netext, cum ar fi: tabelele, imaginile, desenele,
reprezentrile grafice. Imprimantele moderne pot reda cu acuratete imaginile grafice dar exist si
dispozitive specializate n tiprirea acestora (plottere).
- secvente audio generate de vocea uman, fenomene reale, instrumente muzicale sau sintetizatoare
electronice. Sistemele Windows, de exemplu, contin utilitare pentru prelucrarea informatiilor audio.
- secvente video de tipul filmelor sau imaginilor animate pot fi gestionate de camere de luat vederi
sau programe de grafic bidimensional (2D) si tridimensional (3D). Imaginile pot fi nsotite de
secvente audio.
Exist o gam larg de prelucrri automate ale informatiei. Ele se pot clasifica dup tipul informatiilor
prelucrate n:
- procesri de date - Informatia preponderent numeric intervine n calcule matematice si logice
necesare n diverse domenii. Datele organizate sub form de fisiere de date se manipuleaz prin
operatii elementare de copiere, mutare, stergere (inclusiv la nivel de sistem de operare) sau pot fi
accesate si modificate componente ale lor prin intermediul unor programe scrise n limbaje de
programare (Pascal, C, Fortran, Basic etc.).
Volumele mari de date din fisiere se organizeaz uzual sub form de baze de date, pentru a cror
prelucrare exist produse soft specifice, numite sisteme de gestiune a bazelor de date (DBASE,
FOXPRO, ACCESS etc.).
Datele din fisiere organizate sub form de foi de calcul electronic sunt prelucrate de procesoarele de
tabele: LOTUS, EXCEL, QUATTROPRO, cu care operarea asupra datelor devine foarte facil.
- procesarea documentelor - se refer la operatii de editare a textelor (scriere si modificare), la
care se adaug facilitti speciale de prelucrare a acestora: formatare (structurare pe pagini, paragrafe,
schimbarea aspectului prin forma si dimensiunea caracterelor), operatii lingvistice de tipul desprtirii
n silabe, verificrii ortografiei si partial a sintaxei. Textele editate pot fi consultate pe ecran, tiprite pe
hrtie, folii etc., transmise la distant. sau eventual introduse n noi procese de prelucrare. Majoritatea
editoarelor de documente (produsele soft care permit editarea documentelor) ofer suplimentar
facilitti de creare si prelucrare de tabele, formule, imagini, reprezentri grafice bidimensionale (2D) si
tridimensionale (3D). Imaginile si graficele pot fi introduse direct din procesorul de documente
(produsul soft folosit) sau pot fi preluate[1] din alte aplicatii: create cu produse soft specializate si
"importate" n editorul de documente. De exemplu, se pot introduce ntr-un document imagini sau
fotografii scanate si prelucrate (ajustate sau transformate) cu un produs soft specific (de exemplu,
PhotoShop).
Exemple de editoare de documente: cel mai frecvent utilizat editor este WORD (din grupul de produse
Microsoft Office al mediului WINDOWS), un alt editor, cu mai putine pretentii, utilizat n
WINDOWS 95/98/NT este WORDPAD (succesor al lui WRITE din WINDOWS 3.x). Dintre
produsele mai vechi, create sub sistemul de operare DOS, amintim WORDPERFECT. Procesarea
documentelor poate fi realizat si cu ajutorul programelor de tehnoredactare specializate, cum ar fi:
VENTURA sau PAGE MAKER.
Observatie. Spre deosebire de documente, care contin diverse simboluri de formatare si obiecte netext, programele scrise
n limbaje de programare, pentru a putea fi analizate lexical, sintactic si traduse n limbaj masina contin strict succesiuni de
caractere de tip text. Ele se creeaz cu editoare de texte, care sunt uzual incluse n mediile de programare sau n sistemele
de gestiune a bazelor de date si pot avea facilitti de editare adaptate sintaxei limbajului de programare pentru care sunt
create (de exemplu, marcarea cuvintelor rezervate ale limbajului, introducerea automat a unor constructii tipice etc.).
- procesarea sunetului se refer att la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, nregistrri din
conferinte), ct si la muzic, sunete naturale sau obtinute prin sintez electronic. Informatiile sonore
sunt convertite din form analogic n form digital si apoi sunt prelucrate (digital) de ctre
echipamente si programe specializate n tratarea informatiei sonore.
4
I A
Prelucrare
cunotine
Prelucrare informaii
Prelucrare date
Pentru redarea sunetului , calculatorul trebuie s fie echipat cu o plac de sunet (sound blaster); se pot realiza chiar
interfate acustice cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, cititor de CD) sau cu dispozitive de
comunicare acustic (telefon, interfon etc.). Produsele soft necesare pentru prelucrarea sunetelor sunt driverele pentru
perifericele audio si programele care prelucreaz fisiere de sunet, cele mai cunoscute fiind cele din sistemele Windows
(MIDI n Windows 3.x si Windows '9x, SOUND RECORDER si MEDIA PLAYER n Windows '95/'98/NT).
- procesarea imaginilor (imagini statice sau n miscare / animate) completeaz gama facilittilor
multimedia. Cel mai utilizat produs pentru prelucrarea imaginilor statice este COREL DRAW (sub
sistemul Windows) dar pentru procesri mai simple se poate utiliza si PAINT, din grupul Accessories.
Cel mai simplu mod de retinere a unei imagini este harta de biti - bitmap, cazul fisierelor .BMP -
care reprezint ecranul ca o matrice de puncte luminoase - pixeli - si codific culoarea fiecrui pixel.
Evident, acest stil de memorare duce la crearea unor fisiere de dimensiuni destul de mari (de ordinul
megabytes-lor). Preocuprile de creare a unui sistem de codificare a imaginilor statice care s realizeze
simultan o compresie a acestora au dus la aparitia standardului JPEG (Joint Photografic Experts
Group).
Remarcm, de asemenea, tendinta de integrare n sistemele birotice a produselor software destinate
informrii si comunicrii la distant, prin acces la Internet: navigare n World Wide Web, post
electronic, dialog on-line, etc.
Structura piramidal a tipurilor de prelucrri
Un calculator este o main capabil de a rezolva probleme aplicnd instruciuni definite n
prealabil. Circuitele electronice ale fiecrui calculator nu pot recunoate i executa direct dect un
numr limitat de instruciuni.
Aplicaiile derulate pe calculatoare sunt:
1) prelucrrile de date;
2) prelucrrile de informaii;
3) prelucrrile de cunotine;
4) prelucrrile inteligente (inteligena artificial).
1) Spaiul datelor: materialul prelucrat la baza piramidei poate fi considerat ca un spaiu de date
din care fac parte numere reprezentate n diverse formate. Datele prelucrate sunt considerate
mutual independente n spaiul lor. Spaiul datelor este cel mai mare spaiu al obiectelor
prelucrate cu sistemul de calcul, incluznd caractere, simboluri i/sau reprezentri
multidimensionale ale acestora, numere n diverse formate.
2) Spaiul informaiilor: termenul de informaie reprezint o colecie de date legate ntre ele printr-
o anumit relaie sau structur sintactic. El se prezint ca un subspaiu al spaiului de date.
Prin sintax se nelege un set de reguli care guverneaz alctuirea propoziiilor dintr-un
limbaj.
Crete
volumul
de prelucrare
Crete
complexitatea
de prelucrare
5
3) Spaiul cunotinelor : formeaz un subspaiu n cadrul spaiului informaiilor. Informaiile sunt
legate ntre ele printr-o structur semantic. Semantica reprezint un set de reguli care extrag
nelesul propoziiilor dintr-un limbaj.
4) Spaiul prelucrrilor de tip inteligen artificial : lucreaz cu baze de cunotine, reguli de
raionament sau cu alte mijloace specifice domeniului de inteligen artificial. Calculatoarele
de astzi au devenit suficient de rapide; cu toate acestea, nici un calculator actual nu este un
sistem inteligent care gndete independent.
Fluxul prelucrrii automate a datelor
Astzi, utilizarea tehnicii electronice de calcul este indispensabil datorit necesitii cunoaterii rapide
i complexe a realitii, n vederea lurii unor decizii operative, oportune i fundamentate. Aceast cerin este
impus i de sporirea nsemnat a volumului de informaii care conduce, inevitabil, la scderea operativitii n
luarea unor decizii.
Orice decizie are la baz informaii ce se obin din prelucrarea datelor culese despre activitatea
respectiv; pentru a deveni informaii, datele privitoare la obiectul de activitate trebuie prelucrate n concordan
cu cerinele informaionale. Obiectivul prelucrrii datelor const n transformarea datelor n informaii care s
constituie baza lurii deciziilor.
Prelucrarea datelor comport etapele : de culegere, manipulare i distribuire a acestora
n vederea ndeplinirii anumitor cerine; aceasta se poate realiza manual sau prin intermediul tehnicii electronice
de calcul prelucrarea automat a datelor, deoarece prelucrarea automat a datelor presupune alturi de
echipamentele electronice de calcul, privite ca resurse materiale, i resurse umane: operatori, programatori,
analiti etc. organizate ntr-o form care s le permit funcionarea ntr-un ansamblu; acest sistem poart
denumirea de sistem de prelucrare automat a datelor (SPAD).
Pentru a deveni informaii, datele trebuie manipulate n ordinea:
- introducere;
- prelucrare;
- extragere.
Sistemul de prelucrare a datelor :
Introducerea datelor
Este procesul de culegere a acestora i scrierea lor ntr-o form accesibil echipamentelor electronice de calcul,
care vor efectua prelucrarea; aceasta comport trei etape, anume:
- culegerea datelor de la diverse surse i reunirea lor ntr-un singur loc unde vor fi transmise pentru a fi
prelucrate;
- verificarea dac datele culese sunt corecte i complete; aceasta este o etap deosebit de important
deoarece n cele mai multe cazuri, erorile rezultate dintr-un SPAD au la baz erorile generate de
introducerea eronat a datelor;
INTRODUCERE
- culegere
- verificare
- codificare
PRELUCRARE
- clasificare
- sortare
- calcule
- rezumare
- memorare
EXTRAGERE
- regsire
- conversie
- transmitere
REGLARE
6
- codificarea datelor ntr-o form accesibil pentru a fi interpretate de ctre echipamentele electronice de
calcul, n vederea prelucrrii.
Prelucrarea/procesarea datelor
Dup introducerea datelor, acestea sunt memorate i supuse diverselor manipulri (prelucrri), cum ar fi:
- clasificarea n concordan cu anumite caracteristici;
- sortarea datelor n ordine cresctoare sau descresctoare, numeric sau alfabetic;
- efectuarea de calcule aritmetice sau logice;
- rezumarea datelor ce const n prezentarea sub o form concis a anumitor rezultate ale prelucrrii;
- memorarea datelor pe diverse suporturi de date, n vederea regsirii i/sau prelucrrii ulterioare a
acestora.
Extragerea rezultatelor prelucrrii
n urma prelucrrii datelor, acestea devin informaii care pot fi distribuite utilizatorilor, ntr-o form accesibil
acestora; extragerea rezultatelor prelucrrii presupune:
- regsirea datelor din memorie n vederea utilizrii acestora ca informaii pentru luarea deciziilor;
- conversia (decodificarea) datelor din forma sub care au fost prelucrate, ntr-o form accesibil
utilizatorului;
- transmiterea informaiilor la locul solicitat de utilizator.
Reglare (feed-back)
Informaiile obinute n urma prelucrrii pot rspunde cerinelor pentru care au fost prelucrate datele sau pot fi
afectate de erori provenite din diverse etape ale prelucrrii; n acest sens, un rol deosebit n etapele de
prelucrare automat a datelor l ocup mecanismul de reglare numit
feed-back ce const n evaluarea rezultatelor prelucrrii i efectuarea de modificri corespunztoare n faza
de introducere i/sau prelucrare a datelor n vederea asigurrii de informaii corecte rezultate n urma relurii
prelucrrii datelor.
4. Sistem informaional. Sistem informatic. Componente
n orice domeniu de activitate economic i social exist un flux de informaii pe baza cruia se
desfoar orice astfel de activitate, sistemul informaional reprezentnd un ansamblu de fluxuri i circuite
informaionale organizate ntr-o concepie unitar prin care se asigur culegerea, nregistrarea, transmiterea,
circuitul i valorificarea acestor fluxuri.
Sistemul informaional utilizeaz modele, proceduri, resurse umane i materiale pentru colectarea,
nregistrarea, prelucrarea i/sau transmiterea datelor i informaiilor, asigurnd legtura dintre sistemul
deciziional i sistemul operaional; atunci cnd mijloacele utilizate sunt cu preponderen automatizate (sistem
de prelucrare automat a datelor), sistemul informaional devine un sistem informatic.
Sistemul informatic este un ansamblu structurat i corelat de proceduri i echipamente de calcul ce
permit culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea datelor i obinerea informaiilor; la nivelul oricrei
activiti, sistemul informatic se interpune ntre sistemul decizional i sistemul operaional, ca n figura de mai
jos:
Sistem decizional
Sistem informatic
date informaii
Sistem operaional
date decizii
automatizate
decizii
Conversaii
Om-calculator
7
Sistemul informatic nu se poate identifica cu sistemul informaional, fiind inclus n sistemul informaional,
chiar dac actuala tendin de convergen a sistemului informaional ctre sistemul informatic mrete gradul
de automatizare; vor exista ntotdeauna activiti specific umane care nu vor putea fi automatizate, cu excepia
conducerii proceselor tehnologice cnd sistemul informatic depete sfera sistemului informaional.
Componentele unui sistem informatic
Un sistem informatic cuprinde urmtoarele componente majore:
a) Cadrul organizatoric al activitii i datele vehiculate n sistemul informaional;
b) Resursele umane care cuprind beneficiarii sistemului informatic i specialitii care l realizeaz; ultima
categorie include : - analitii-proiectani de sisteme informatice;
- programatorii;
- inginerii de sistem;
- operatori i controlori date;
c) Echipamente electronice de calcul, n care sunt cuprinse mijloace tehnice pentru culegere, verificare,
transmitere, stocare i prelucrare a datelor, echipamentele de redare a rezultatelor i suporturi pentru
arhivarea datelor i informaiilor reunite sub denumirea de hardware;
d) Sisteme de programe ce conin programe de baz cu rolul de a coordona utilizarea eficient a
echipamentelor i programe de aplicaie destinate rezolvrii unor clase de probleme denumite
software.
Realizarea oricrui sistem informatic presupune asigurarea tuturor elementelor componente,
orice omitere genernd lipsa de viabilitate a sistemului.
Codificarea datelor
Datele introduse ntr-un sistem de prelucrare automat trebuie convertite ntr-o form acceptat de
echipamentele electronice care efectueaz prelucrarea ntr-o form codificat constituit numai din cifre
binare.
Sistemele informatice de birou
Ansamblul interdependent de echipamente fizice si logice (programe) care realizeaz automatizarea
activittilor de birou prin procesarea informatiei - n functie de necesittile concrete - formeaz
sistemul informatic de birou sau sistemul birotic. Vom prezenta n continuare functiile si structura
acestor sisteme.
Functiile sistemelor informatice de birou
Functiile sistemelor informatice de birou ecurg din obiectivele biroticii, legate de automatizarea activittilor de birou prin
informatizare si folosirea tehnicilor moderne de comunicare. Ele pot fi grupate n:
Functia de introducere a informatiei n sistem se refer la urmtoarele tipuri de preluare a
informatiei:
* prin introducere manual a datelor si textelor, nregistrare cu echipamente adecvate a sunetului si imaginii sau prin
preluare din fisiere deja create;
* dintr-o retea local de date (cu acordul detintorului, dac este cazul);
* din retele de comunicatii (nationale sau internationale, publice sau private) - n acest caz trebuie s existe dreptul de
folosire a acelor informatii.
Functia de memorare si regsire a informatiei se refer la stocarea informatiei n cadrul sistemului
si posibilitatea de a o accesa ulterior pentru diverse prelucrri sau doar ca rspuns la interogri efectuate asupra
colectiei de date din sistem (gsirea unor informatii care rspund la anumite cerinte).
Functia de prelucrare a informatiei se refer la:
* operatii de pregtire a datelor pentru prelucrare
o conversii ale informatiilor din form analogic n form digital efectuate la introducerea datelor n sistemul
informatic (conversii de intrare) si conversii din form digital n form analogic efectuate la extragerea unor date din
sistemul informatic (conversii de iesire). Primul tip de conversie compatibilizeaz datele cu prelucrrile din interiorul
sistemului informatic iar al doilea tip - cu echipamentele analogice de nregistrare, redare sau transmitere de informatie
audio-vizual.
o conversiile de suport se refer la transferul informatiilor de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic etc.) pe altul
pentru a facilita anumite prelucrri
o duplicri (legate mai ales de securitatea datelor) - copierea informatiei pe acelasi tip de suport
* operatii de prelucrare propriu-zis
8
o crearea si ncrcarea bazei informationale a sistemului birotic se refer la tehnicile prin care se structureaz datele
n colectia de date a sistemului birotic - uzual, sub form de baz de date si se ncarc aceast baz de date prin metodele
prezentate.
o operatii asupra datelor referitoare la forma lor (operatii specifice pentru texte, documente, imagini) sau la continutul
lor (comparatii, ordonri etc.)
o consultarea bazei informationale cu ajutorul unor produse soft specifice se refer n principal la cutarea datelor
care ndeplinesc anumite criterii (rspund unor cerinte). Aceast operatie se numeste uzual interogarea bazei de date.
Operatii de consultare mai complexe pot genera situatii sau rapoarte. Este important ca asemenea rspunsuri s fie obtinute
ntr-un timp ct mai scurt (dac este posibil, n timp real), pentru a putea fi eventual transmise mai departe ntr-o retea de
calculatoare. n cel mai simplu caz, rezultatele unei consultri se vor afisa pe ecran sau tipri la imprimant. Operatiile de
consultare nu afecteaz continutul bazei de informatii.
o actualizarea bazei informationale prin: introducere de informatii noi, eliminarea celor inutile, modificarea datelor
existente pentru a reflecta o realitate n schimbare
o formatarea rezultatelor ntr-un mod convenabil. Rezultatele prelucrrii datelor se pot obtine sub form de rapoarte
care uzual se tipresc la imprimant. Este necesar ca forma rezultatelor s fie sugestiv si convenabil pentru utilizatorii
sistemului informatic; n acest sens, se folosesc frecvent imagini si reprezentri grafice ale datelor.
Functia de extragere a informatiei din sistem. Continutul rezultatelor extrase este important pentru utilizatorul
sistemului birotic, n sensul c rezultatele trebuie s rspund, din punct de vedere semantic, cerintelor sau solicitrilor
formulate. Modul de extragere a rezultatelor din sistemul birotic este influentat de:
* natura informatiei transferate prin dispozitivele de iesire: date, texte / documente, secvente sonore, vizuale sau
combinatii ale acestora. n functie de natura informatiei, se vor alege anumite tipuri de periferice de extragere a datelor si
tipuri corespunztoare de suporturi pe care s fie depuse (n cazul secventelor sonore, se poate face si reproducerea, si
nregistrarea lor). Se observ c anumite extrageri de rezultate necesit o conversie din form digital n form analogic.
* alegerea unui mijloc de comunicare a rezultatelor potrivit pentru beneficiarul lor.
n interiorul sistemului birotic, rezultatele se pot vizualiza prin consultare direct la una din statiile retelei locale, prin
consultarea informatiilor tiprite la imprimant, plotter sau eventual redate de un periferic multimedia (pentru sunete si
imagini). Dac sunt relevante pentru procesrile ulterioare, rezultatele se pot pstra n baza informational pe suporturi
magnetice sau n arhiva electronic.
Comunicarea n afara sistemului birotic, ctre parteneri de afaceri, institutii de stat, actionari, public etc., se realizeaz prin
transmisie (uzual digital) de date (documente, informatii multimedia etc.) cu ajutorul unor retele de comunicatii. Acestea
pot fi: retele de calculatoare sau retele de telecomunicatii publice sau private, nationale sau internationale (telex, telefon,
telefax, teleconferinte, videoconferinte etc.). Posibilittile de conectare prin unde de tip radio sau chiar prin sateliti de
comunicatie cresc aria de acoperire a sistemelor de comunicatii.
Functia de comand si control se refer la dirijarea sistemului, la reglarea functionrii lui. Se urmresc:
* alocarea optim a resurselor formate din echipamente fizice, produse soft si baza informational
* controlul proceselor de introducere, prelucrare si extragere a informatiei.