1.

MANAGEMENTUL CALITII PROIECTELOR TIC

1.1 Programe i proiecte TIC Cercetarea i dezvoltarea domeniului tehnologiei informaiei i comunicaiilor TIC se realizeaz n cadrul unui program de anvergur, avnd un sistem de finanare deosebit. Elaborarea aplicaiilor informatice se realizeaz: - ca iniiativ privat, cu fonduri proprii, n vederea fructificrii unei idei, obinerii unui profit i dezvoltrii unei afaceri n mod solitar; exist riscul risipei de resurse atunci cnd apar elemente de simultaneitate n crearea de aplicaii cu acelai obiectiv de ctre mai multe companii de software, n mod independent, pe un segment de pia; - n cadrul unui program de finanare; exist o metodologie de derulare a unui program, nsoit de reguli i criterii foarte precise, care declaneaz o competiie ndreptat spre performan; prin structurarea programului i prin nivelul de exigen impus, sunt create condiiile pentru realizarea integral a obiectivelor; - prin licitaii punctuale, oferindu-se specificaii, impunnd criterii economice de selectare a executantului; selecia ofertelor urmeaz aceleai reguli pe care le au licitaiile pentru produse i servicii complexe; aplicaiile informatice astfel elaborate sunt tratate ca produse i supuse regulilor de achiziie pe care le definete cadrul oricrei licitaii; firma productoare de software trebuie s accepte rolul de executant, fr invocarea diferenelor pe care le au produsele

software fa de alimente, topuri de hrtie, strunguri sau splatul geamurilor. Programul de finanare a cercetrilor are un nume sugestiv, definitoriu, scurt i consistent. De exemplu, exist programe pentru: dezvoltarea nvmntului deschis la distan; efectuarea plilor electronice; realizarea componentelor civilizaiei virtuale; elaborarea site-urilor de informare. Dezvoltarea unui program impune stabilirea obiectivului urmrit. Definirea obiectivului este echivalent cu elaborarea unei fraze ct mai scurte din care, pentru concizie, trebuie s lipseasc cuvintele i, sau precum i succesiunile de verbe. Aceste elemente complic delimitarea ideilor i conduc la confuzii sau la definirea unei mulimi de programe. Obiectivul programului arat de unde se pornete i mai ales unde trebuie s se ajung. El nu trebuie s fie confundat cu efectul implementrii programului. Nu trebuie s includ mijloacele, instrumentele i tehnicile ntrebuinate. Nu trebuie s fac referire la restricii privind competitorii. De exemplu, programul Construirea slilor de sport pentru colile cu clase I-VIII are ca obiectiv crearea condiiilor pentru desfurarea orelor de sport n toate colile elementare, iar programul Construirea bibliotecilor de software statistic urmrete construirea de aplicaii software direct utilizabile pentru soluionarea de probleme statistice. Pentru programele cu un nivel de complexitate ridicat, se definesc subprograme, iar pentru fiecare subprogram se stabilesc subobiective, ce deriv din obiectivul programului i conin completri i particularizri. n cadrul programului, etapa urmtoare definirii obiectivului const n identificarea prioritilor programului. Prioritile se stabilesc de ctre finanator, dac acesta a stabilit deja programul i obiectivele sale i a angajat o echip managerial pentru a-l implementa. Prioritile conin cuvinte cheie incluse n titlurile i obiectivele proiectelor candidate la obinerea finanrii. De exemplu, programul numit Diversificarea afacerilor electronice

are ca prioriti: instruirea specialitilor n proiectarea de aplicaii orientate pe afaceri electronice; crearea infrastructurii pentru dezvoltarea de afaceri electronice; dezvoltarea de magazine virtuale; instruirea i testarea auditorilor financiari; asistarea ncheierii i derulrii e-contractelor. Toate ofertele pentru acest program trebuie s includ soluii n vederea atingerii obiectivului programului prin transpunerea n practic a prioritilor. Proiectul cu titlul Centru de instruire n proiectarea i realizarea paginilor web sau cel intitulat Crearea manualului electronic pentru instruirea n XML susin ideea de instruire i se nscriu n rezolvarea prioritii legate de formarea specialitilor. Proiectele Magazin virtual pentru vnzarea produselor electrocasnice, Librrie virtual pentru cri destinate copiilor i Magazin virtual pentru vnzarea n leasing a autoturismelor corespund prioritii de a dezvolta magazine virtuale. La definirea unui program pentru finanarea proiectelor se face referire la cadrul legal care permite acest tip de activitate, pentru a clarifica modul n care sunt asigurate condiii i sunt definite restricii, fr a iei din cadrul legal, fr a periclita elul pentru care este creat programul. Managerii programului trebuie s defineasc pe lng titlu, acronime, obiectiv, prioriti i strategie: durata programului, ca numr de luni; momentul de start al programului; activitile din cadrul programului i graficul GANTT asociat lor; natura i nivelul fondurilor antrenate; documentaia aferent etapelor de derulare a programului; resurse umane antrenate; nivelul de transparen i mijloacele de realizare; gradul de corectitudine, protecie, confidenialitate;

Activitile incluse n program sunt: B0 - contractarea de fonduri atrase; B1 - construirea echipei de execuie a programului; B2 - elaborarea documentelor de baz: definirea programului, strategia programului, ghidul ofertantului, ghidul evaluatorului i formularele ofertei; B3 - stabilirea calendarului; B4 - publicarea documentelor; B5 - publicarea calendarului; B6 - organizarea competiiei; B7 - crearea bazei de date a evaluatorului; B8 - definirea conflictelor de interese; B9 - instruirea evaluatorilor; B10 - prelucrarea ofertelor; B11 - efectuarea evalurii; B12 - listarea rezultatelor evalurii; B13 - ncheierea contractului de finanare; B14 - derularea proiectelor; B15 - monitorizare proiecte; B16 - eliberare trane de finanare; B17 - analizare proiecte; B18 - audit final; B19 - recepie produse i servicii; B20 - diseminare rezultate; B21 - derulare operaii contabile orientate proiect; B22 - returnare fonduri ctre finanatori. Graficul GANTT evideniaz activitile care se desfoar n paralel i caracterul ciclic al lansrii de competiii pentru a asigura continuitate realizrii prioritilor i uniformitate utilizrii fondurilor, figura 1.

B20 B11 B13

Activiti

B14 B19

B7 B9 B5 B6 B14 B19 B11 B13 B7 B9 B0 B6

Moment de timp Figura 1. Graficul GANTT al unui program de finanare

Pentru fiecare dintre activiti se elaboreaz procedura de execuie i se impune un comportament standard ce garanteaz succesul dac sunt respectai cu strictee paii descrii de ctre cei care au responsabilitatea ducerii la bun sfrit a fiecrei activiti n parte. n prezent, exist programe n derulare, exist competiii ce ruleaz sume extrem de importante. nseamn c sunt foarte multe modele de urmat. Tehnica de elaborare a ghidurilor este comun tuturor programele. Sunt necesare numai unele localizri. Variantele de ghiduri ale evaluatorilor ofer exemple de filosofii de acordare a punctelor, diminund riscul de a face erori nedetectabile de ctre cei trei evaluatori independeni. Practicile existente definesc incompatibiliti n ceea ce privete evaluarea, monitorizarea i, respectiv, evaluarea unei oferte. Problema comunicrilor sau evalurilor ncruciat-compensatorii este cunoscut i exist tehnici suficient de bine elaborate pentru a prentmpina fraude mai mici sau mai mari. Experiena acumulat n managementul programelor a condus la

formarea de specialiti care: - cunosc legislaia i ncadreaz corect programul dat n contextul legislativ ce ofer toate condiiile obinerii de fonduri, resurse i implementrii proiectelor care au obinut finanri; - elaboreaz strategii, regulamente, ghiduri, formulare, proceduri care sunt fcute publice conform unui calendar, nediscriminatoriu pentru competitori; - asigur managementul derulrii etapelor specifice programului, de la nceput pn la ncheierea finanrii, urmrind diseminarea i msurnd efectele pe durata unui numr de ani stabilit la elaborarea strategiei. - Odat constituit echipa care asigur managementul proiectului, aceasta se ngrijete s asigure un nivel ridicat al unor caracteristici precum: - transparena, care asigur ofertantului de proiect accesul cu uurin la totalitatea documentelor ce definesc programul, condiiile de participare i de evaluare; transparena este o caracteristic important pentru managementul modern de proiecte; ea conine totalitatea tehnicilor i metodelor de adresare unui grup int; de asemenea, transparena este caracteristica de calitate a comunicrii n ambele sensuri, respectiv de la manageri spre executani, dar i de la executani ctre manageri; pentru ca programul de finanare s fie complet transparent, informaiile trebuie s fie complete, corecte, stabile, neambigue, accesibile i disponibile n timp real; - accesibilitatea la resursele proiectului; este definit de multitudinea de restricii legate de experiena n domeniu, capacitatea de cofinanare, coerena prezentrii ofertei, credibilitatea ofertantului; accesibilitatea presupune ca la condiii ndeplinite, ansele de finanare s depind n exclusivitate de calitatea proiectului; accesibilitatea se obine din abordarea gradat i clar a fiecrei etape a derulrii programului de finanare; resursele Internet, presa, televiziunea, tiprirea de

pliante sunt numai cteva modaliti de a face cunoscut un program; managementul programului are tot interesul ca ofertele de proiecte s fie de nalt calitate i de aceea sunt efectuate prezentri, se creeaz biblioteci de proiecte finanate, se elaboreaz site-uri cu aceste proiecte; toate prezentrile vin s arate ofertanilor poteniali cile i metodele de a elabora proiecte foarte bune; un loc special l ocup etapa de evaluare; ofertanilor le sunt descrise mecanismele de evaluare, modul de acordare a punctelor i mai ales criteriile de respingere a proiectelor nainte de a intra n procesul de evaluare; intuirea are menirea de a crea abiliti de autoevaluare, n aa fel nct diferena ntre punctele obinute de ofertant i cele afiate dup procesul de evaluare s fie ncadrat ntre limite care vizeaz numai nuane de apreciere, care difer de la exigena unui evaluator la exigena altui evaluator; accesibilitatea conduce la transferul responsabilitii finanrii exclusiv n seama ofertantului, nefiind incluse criterii care s diferenieze prin subiectivism un proiect de altul; - credibilitatea programului este dat de respectarea integral, fr derogri, a informaiilor fcute publice legate de program, finanare, evaluare, agend; aspectul organizatoric e esenial; dac termenele nu sunt respectate, credibilitatea are de suferit; dac n procesul de evaluare apar influene exterioare programului i au loc alocri pe teme i ofertani prestabilii sau dac sunt introduse elemente de nonperforman, credibilitatea se diminueaz; ntre credibilitate i accesibilitate exist o strns dependen; modificarea termenelor nu este benefic pentru ofertele deja depuse, ci pentru ofertanii indisciplinai; nivelul de credibilitate este dat de modul n care sunt aplicate procedurile, de fermitatea cu care sunt respectate principiile, indiferent de ofert, ofertant i momentul n care apare o solicitare de derogare; - exigena este o caracteristic necesar pentru tot ceea ce este legat de un program; este vorba de exigena care se manifest n legtur cu echipa care asigur managementul programului;

exigena privind calitatea componentelor ce definesc programul de finanare; exigena privind selecia evaluatorilor, selecia monitorilor de proiect i mai ales exigena cu care se evalueaz proiectele; nivelul de exigen privind modul n care sunt utilizate tranele de finanare, modul efectiv de derulare a proiectelor, trebuie s fie suficient de ridicat, ntruct succesul sau eecul unui proiect este dat de exigena manifestat de cei care asigur managementul programului, prin persoane desemnate s urmreasc derularea etap cu etap a proiectului; - uniformitatea abordrii este o caracteristic esenial pentru program, ntruct toate componentele programului prezint aceeai importan; unele dintre etape au durat limitat, altele au caracter ciclic; managementul unui program include i operaii de rutin, ns, n ansamblul su, ntregul management al programului necesit atenie sporit i acelai nivel de concentrare pentru fiecare aspect; s-a dovedit c abordarea superficial a unui aspect, considerat minor de un membru al echipei manageriale, a avut efecte dintre cele mai grave pentru ntreg programul de finanare; o eroare de colaionare mrete sau micoreaz de zeci de ori un fond de finanare sau creeaz confuzii greu de remediat n rndul ofertanilor; abordarea uniform presupune pregtirea documentaiei, stabilirea sarcinilor, identificarea resurselor i mai ales ncadrarea n calendarul stabilit; a nu trata cu aceeai atenie toate aspectele nseamn a transfera etapelor urmtoare unele sarcini sau nseamn a accepta compromisuri subminnd credibilitatea programului; dac, de exemplu, se definesc criterii de eligibilitate marcate prin DA/NU, iar respingerea unei oferte depinde de nendeplinirea a cel mult unuia dintre criteriile de eligibilitate, trecerea cu vedere a criteriului i acceptarea ofertei pentru evaluare atrage dup sine inconveniente, inclusiv contestarea ofertantului favorizat; situaia evideniaz noncalitatea managementului de program de a generaliza; caracterul uniform

al abordrilor are menirea de a asigura comparabilitatea proiectelor sau a rapoartelor de analiz i obinerea concluziilor care s fundamenteze decizii privind suplimentri de fonduri sau modaliti de utilizare a rezervelor rezultate din folosirea optim a unor resurse; uniformizarea include elaborarea de formulare de urmrire a proceselor n derulare i de evaluare a efectelor pe care le genereaz implementrile asupra programului n ansamblu. Aceste caracteristici au rolul de a impune un program de finanare pe o pia liber, nedirijat, n care echipelor performante li se creeaz toate condiiile pentru evoluie. n acest context, programul INFOSOC [INFO04] sprijin dezvoltarea Societii Informaionale, n special a economiei bazate pe cunoatere, urmrind: realizarea i consolidarea condiiilor necesare; dezvoltarea suportului tiinific i tehnologic ; creterea gradului de utilizare i a impactului structurilor i serviciilor specifice Societii informaionale asupra sectoarelor economiei, ca i asupra societii n general, inclusiv la nivelul ceteanului. n afara acestui program, Ministerul Educaiei i Cercetrii propune n cadrul Programului Naional de Cercetare, Dezvoltare i Inovare numeroase programe: VIASAN, AMTRANS, MENER, RELANSIN, INVENT, CALIST, INFRAS, AGRAL, BIOTECH, MATNANTECH, AEROSPAIAL i CERES care abordeaz domenii diferite ale ariei socio-economice romneti. Astfel, programul RELANSIN urmrete redresarea i relansarea economic a Romniei. Programul CALIST are ca obiectiv creterea capacitii Romniei de a realiza produse sigure, cu un nalt nivel de calitate. Programul AGRAL are drept scop fundamentarea tiinific i elaborarea de soluii, metode, tehnologii, echipamente pentru dezvoltarea durabil a produciei agro-alimentare n Romnia. Programul INVENT are ca scop stimularea valorificrii rapide n economie a brevetelor de invenie, n special a celor din domeniile tehnice avansate. Programul VIASAN vizeaz promovarea i susinerea cercetrilor medicale de baz, strategice i

aplicate. Programul AEROSPAIAL urmrete ca scopuri principale dezvoltarea cercetrilor de baz i aplicative n domeniul aeronautic i spaial, respectiv, dezvoltarea aplicaiilor n activiti socio-economice din telecomunicaii, medicin, agricultur, silvicultur, protecia mediului, geologie, meteorologie, alte domenii socio-economice. Programul AMTRANS urmrete managementul echilibrat al teritoriului Romniei i dezvoltarea unui sistem de transport de cltori i mrfuri eficient, sigur, nepoluant. Programul BIOTECH susine continuarea i dezvoltarea cercetrii tiinifice destinat fundamentrii i dezvoltrii biotehnologiilor moderne i realizrii de bioproduse. Programul MATNANTECH urmrete dezvoltarea de noi materiale, mbuntirea cunoaterii tiinifice, a competenei i capacitii tehnologice n domeniul materialelor i realizarea de tehnologii de fabricaie, produse, sisteme, instrumente i aparatur miniaturizate, de nalt precizie. Programul MENER urmrete susinerea creterii competitivitii economiei i dezvoltrii economice durabile prin protejarea, punerea n valoare i exploatarea raional a mediului nconjurtor, respectiv, asigurarea suportului tiinific i tehnologic necesar derulrii activitilor specifice energeticii nucleare. Programul CERES urmrete ca principale scopuri creterea capacitii de generare de noi cunotine tiinifice i tehnice, dezvoltarea i aprofundarea direciilor de cercetare n domenii de vrf ale tiinei i dezvoltarea, protejarea, respectiv, punerea n valoare a patrimoniului cultural. Lansarea competiiilor pentru programe de dezvoltare TIC are menirea de a atrage cele mai bune echipe de informaticieni pentru definirea i realizarea obiectivelor. Pentru obinerea finanrii se parcurg o serie de etape precum: lansarea competiiei prin anunarea termenului limit de depunere a ofertelor, afiarea pachetului de informaii aferent programului de finanare; sunt descrise clar i complet documentele necesare, precum i modul de completare a acestora; depunerea ofertelor de ctre echipele participante; pentru a facilita procesul de evaluare i pentru a asigura obiectivitatea evaluatorilor, ofertele descriu obiectivul proiectului i

modalitatea de realizarea a acestuia, fr a da alte informaii care s identifice echipa participant; evaluarea proiectelor se realizeaz n cadrul unui proces obiectiv ce determin importana i efectele imediate sau pe termen lung pe care le are realizarea i implementarea proiectului n mediul TIC sau ntr-o comunitate economico-social; controlul i evaluarea calitii proiectului TIC constituie condiie de departajare i validare; evaluarea este realizat de specialiti din domeniul TIC, neimplicai n echipele ofertante, care, pe baza experienei proprii i a utilizrii instrumentelor specifice, stabilesc necesitatea i importana fiecrui proiect; listarea proiectelor ctigtoare; contractarea se realizeaz ntre echipa al crei proiect a fost selectat i partenerul ce ofer finanarea prin ncheierea de contracte care descriu clar condiiile i momentele acordrii sprijinului financiar; derularea proiectului constituie etapa n care se atinge obiectivul final propus, urmnd o serie de pi conform programului din documentaia proiectului; implementarea produsului final obinut n urma realizrii proiectului se face fie prin implementarea i lansarea n execuie a aplicaiei informatice, fie prin elaborarea unui pachet de informaii care constituie suportul teoretic al activitilor din domeniul TIC; implementarea este strict legat de obiectivul final al proiectului; auditul constituie ultima etap a programului de finanare i reprezint concluziile finale; n cazul multor proiecte TIC, ultima tran de finanare se acord n funcie de rezultatul auditului. Scopul programului de finanare este de a sprijini din punct de vedere financiar echipele de cercettori n realizarea de proiecte benefice societii informaionale.

1.2 Obiectivele, activitile, resursele i durata proiectului Elaborarea unei oferte se efectueaz gradat. Mai nti este stabilit obiectivul. Exist tentaia definirii de obiective, n locul unui singur obiectiv, prin introducerea n fraz a mai multor verbe i prin legarea propoziiilor prin conjuncia i. Definirea obiectivului trebuie s fie clar, exprimat printr-o fraz scurt, s fie precis, neambigu i mai ales s fie n concordan cu prioritile programului de finanare. Obiectivul este astfel ales nct s marcheze finalitatea, punctul care trebuie atins. El nu trebuie confundat cu activitile, cu mijloacele, cu resursele utilizate n derularea unui proiect. Obiectivul este definit n funcie de nivelul la care se dezvolt un proiect: dublarea productivitii muncii la nivel naional este obiectiv pentru un proiect guvernamental extins pe o perioad de patru ani; reducerea cu 20% a volumului de rebuturi este obiectiv al proiectului dezvoltat de agentul economic a crui activitate are caracter de producie; construirea unui spital comunal este obiectivul unui proiect lansat de comuniti locale n vederea obinerii de fonduri pentru a fi transpus n realitate. Finanatorul programului n baza cruia se solicit oferte de proiecte definete el nsui o list de prioriti din care se extrag obiectivele specifice fiecrei oferte. La definirea obiectivului se impune utilizarea de cuvinte cheie existente n lista de prioriti a programului de finanare. Derularea proiectului presupune existena unei mulimi de activiti A1, A2, , Ana, caracterizate prin: - denumire scurt i clar, care s identifice unic activitatea; - durat, stabilit de ctre ofertant pe baza experienei n realizarea de astfel de proiecte; - preceden ntre activitile mulimii, astfel nct s constituie punct de plecare n construirea grafului asociat; - alocare de resurse n cantiti estimate care s rezulte dintr-o planificare eficient i real a consumului.

Orice proiect se realizeaz de ctre o echip cu experien n domeniu, ceea ce presupune cunoaterea mulimii activitilor, a particularitilor privind derularea i a poziiilor acestora n graful asociat proiectului. Din punctul de vedere al precedenei etapelor, exist activiti care se succed una dup alta, figura 2. Ai Ai+1

Figura 2. Activiti seriale

Activitile seriale sunt specifice proiectelor cu structur liniar, n care: - realizarea unei activiti Ai+1 este strict condiionat de ncheierea etapelor specifice activitii Ai, rezultatele acesteia constituind intrrile activitii urmtoare; - echipa de cercettori realizeaz proiectul progresiv, adugnd permanent noi componente la rezultatul obinut n etapa anterioar; - revenirea la o etap anterioar reprezint reluarea activitilor din acel punct, cu pierderea realizrilor. - Exist activiti care se deruleaz n paralel, figura 3. Ai

Ai+1
Figura 3. Activiti paralele

Activitile paralele reprezint etape din cadrul proiectului, ce sunt realizate n acelai timp de ctre echipe diferite. Astfel este redus timpul de

finalizare a proiectului, iar activitile paralele, Ai i Ai+1, sunt independente ntre ele. Reluarea activitii Ai nu implic i parcurgerea activitii Ai+1. n cazul n care activitile au acelai start i aceeai etap precedent, Ai-1, secvena de graf corespunde figurii 4. Ai-1 Ai

Ai+1
Figura 4. Activiti cu start comun

Pentru activitile cu start comun, precum i pentru graful asociat proiectului, activitatea Ai-1 reprezint un punct critic, care impune acordarea unei atenii speciale n realizarea ei. Obinerea unor rezultate nedorite n acest punct implic reluarea proiectului din acest moment i invalidarea realizrilor aferente activitilor urmtoare. n cazul n care activitile Ai, Ai+1 au punctul final comun cu startul activitii Ai+2, secvena de graf corespunde figurii 5. Ai

Ai+1

Ai+2

Figura 5. Activiti cu final comun

Activitatea Ai+2 este strict dependent de activitile Ai i Ai+1 deoarece intrrile ei sunt ieirile celor dou activiti. Realizarea activitii Ai+2 pe baza rezultatelor eronate, datorate parcurgerii n alt mod dect cel stabilit a cel puin uneia dintre activitile cu final comun, are consecine grave pentru finalitatea ntregului proiect.

Pe baza mulimii activitilor, elaboratorul ofertei definete graful GANTT al proiectului urmrind: - ncrcare uniform, dovedind o abordare gradual i echilibrat a realizrii proiectului pe ntreaga perioad de finanare; - ncadrare n termen; momentul de ncepere sau finalizare a proiectului nu trebuie s depeasc reperele stabilite de finanator; - maxim paralelism; - abordare strict n cerinele proceselor; activitile definite n graful GANTT trebuie s fie strict legate de realizarea proiectului, ele fiind etape strict necesare i fr caracter opional. Se construiesc tabele privind corespondena: - activiti subobiective, care s descrie clar modul de abordare a proiectului prin fragmentarea acestuia n activiti ce corespund subobiectivelor, nlesnind procesul de management al calitii ntregului proiect i lucrul echipelor de cercettori; - activiti inputuri/outputuri; acest tabel constituie punct de plecare n construirea grafului PERT asociat proiectului; de asemenea, este utilizat pentru a valida mulimea activitilor, fiind eliminate etapele independente ce nu sunt legate prin inputuri/outputuri de alte activiti; - activiti fonduri alocate; tabelul este utilizat pentru a crea imaginea consumului de resurse financiare a fiecrei activiti n parte. Resursele necesare derulrii proiectului sunt cu att mai diversificate, cu ct complexitatea obiectivului definit este mai mare. Se consider o list de resurse R1, R2, , Rnr i ofertantul trebuie s construiasc na tuple (Ai; ri1, ri2, , rinr) descrise n tabelul 1 care vizeaz alocrile de resurse pentru derularea activitii Ai, cu specificarea cantitilor i a costurilor calculate.

Tuplele (Ai; ri1, ri2, , rinr) aferente legturii dintre activitate i resurse utilizate
Tuplu Activitate Cantitate din resursa R1 r11 r21 ri1 rna1 RT1 Cantitate din resursa R2 r12 r22 ri2 rna2 RT2 Cantitate din resursa Rj r1j r2j rij rnaj RTj Tabel 1 Cantitate din resursa Rnr r1nr r2j rinr rnanr RTnr

1 2 i na

A1 A2 Ai Ana Total

n care: na numrul de activiti incluse n proiect; nr numrul de resurse utilizate n realizarea proiectului; rij cantitatea din resursa Rj necesar realizrii activitii Ai; RTj cantitatea total din resursa Rj. n final, rezult o situaie tabelar clar privind distribuirea resurselor pe durata derulrii proiectului i costurile aferente activitilor, respectiv, costul de implementare a proiectului. Durata proiectului rezult din graful GANTT i depinde de succesiunea activitilor, de capacitatea ofertantului de a asigura maxim paralelismul activitilor i n egal msur, de capacitatea finanatorului de a oferi tranele la nivelul planificat i la momentul oportun. n procesul de evaluare se urmrete dac: - au fost definite aceleai activiti n mod repetat; - lipsesc activiti eseniale realizrii obiectivului; - proporiile sunt pstrate; - ordinea de poziionare este corect; - ntre dimensiuni resurse, durate, fonduri exist o corelaie liniar; - exist supradefiniri n listele de activiti, de resurse i de fonduri;

- este concordan ntre cerinele activitilor i natura, calitatea resurselor alocate. Un proiect bun este acela n care ntre obiective, activiti, resurse i durata de derulare exist concordan, fr a lipsi elemente care fac imposibil derularea activitilor. Numai un ofertant cu experien n domeniu are capacitatea de a asigura aceast cerin ntruct experiena acumulat permite elaborarea de liste de componente activitate i resurs complete, precum i luarea n considerare a factorilor de risc atunci cnd dimensioneaz nivelurile de consumuri. Proiectul apare ca un tot, iar tablourile ce combin liste de componente trebuie s fie complete i corecte. Astfel, dac se consider lista activitilor A1, A2, , Ana, lista resurselor R1, R2, , Rnr i lista tranelor T1, T2, , Tnt de fonduri, tabloul (A, R), tabelul 2, al activitilor i resurselor are na linii i nr coloane. Tabloul (A, T), tabelul 3, are na linii i nt coloane i descrie legtura dintre activiti i tranele de finanare. Tabloul (R, T), tabelul 4, are nr linii i nt coloane i descrie legtura dintre resurse utilizate i trane. Tabloul (A, R) al corelaiei dintre activiti i resurse
Tabel 2 Resurse Rj ar1j ar2j arij arna Trane Tj

Tabloul (A, T) al corelaiei dintre activiti i resurse tranele de finanare

Tabel 3

R1 A1 A2 Activiti Ai ar11 ar12 ari1

R2 ar12 ar22 ari2

Rnr ar1nr ar1nr Activiti arinr arnanr A1 A2 Ai

T1

T2

Tnt

at11 at12 at1j at1nt at12 at22 at2j at2nt

ati1 ati2 atij atint

A1 arna1 arna2

Ana atna1 atna2 atnaj atnant

Tabloul (R, T) al corelaiei dintre resurse i tranele de finanare

Tabel 4 Trane R1 R2 Ri Rnr T1 rt11 rt12 rti1 rtnr1 T2 rt12 rt22 rti2 rtnr2 Tj rt1j rt2j rtij rtnrj Tnt rt1nt rt2nt rtint rtnrnt

Tabelul (A, R) conine elemente arij ce indic cantitatea de resurse Rj utilizat la realizarea activitii Ai. Tabelul (R, T) are elemente rtij care indic fondul alocat de trana Tj pentru resursa Ri, iar tabelul (A, T) conine elemente atij ce indic fondul din trana Tj alocat pentru realizarea activitii Ai. Validarea datelor din cele trei tabele este realizat prin verificarea expresiilor:

Resurse

T j = rt ij = at ij
i =1 i =1

nr

na

R j = rt ji = arij
i =1 i =1

nt

na

Tabele de tipul (A, R) conin informaii cu privire la legtura dintre activiti echipamente, activiti materiale, activiti persoane ce includ durate sau costuri. Prin agregarea datelor din aceste tabele rezult devizul antecalcul al proiectului. Proiectul ofert nu este dedicat unei activiti de cercetare pentru a include estimri cu nivel de incertitudine. Situaia conduce n final la obinerea de diferene ntre nivelul planificat i nivelul efectiv, prin compararea devizului antecalcul cu devizul postcalcul. Proiectul ofert se refer la un obiectiv, la un serviciu, la un produs, la un element de infrastructur, la un sistem de instruire pentru care costurile se estimeaz cu precizie bun de ctre o echip cu experien, care i propune s implementeze un astfel de demers. Din start trebuie acceptat de ofertant un

nivel planificat Xcost al costului proiectului, o abatere n plus Ycost, iar n cazul n care preul efectiv, Zcost, al proiectului depete nivelul total, Tcost, dat de relaia:

Tcost = Xcost + Ycost

diferena, Dcost, a crei expresie este:

Dcost = Xcost + Ycost Zcost

este suportat de executant. O astfel de definire a programului atrage oferte cu nivelurile de deviz subevaluate, iar coreciile de pe parcursul procesului de finanare au ca efect o serie de distorsiuni ce-i descurajeaz, n ciclurile urmtoare de competiie, pe viitorii ofertani. Pentru proiectul ce cuprinde activitile A1, A2, A3, A4 i care este finanat prin intermediul tranelor T1, T2, T3 trebuie s existe o strns corelaie ntre acestea din urm i activitile ce sunt plasate pe o scal a timpului n graful GANTT din figura 6.
A4 A3 A2 A1 Moment de timp

Activiti

T2 T1 T3

Trane de finanare Figura 6. Graful GANTT al activitilor i histograma obinerii fondurilor prin trane

Se stabilesc reguli clare n ceea ce privete tranele i modul de finanare a aprovizionrii cu resurse i a efecturii plilor. Dac achiziionarea de resurse se efectueaz nainte de a efectua plata, cu termenul , atunci corelaia dintre cele dou reprezentri este descris n figura 7.
Activiti Activitatea Aj Moment de timp Mrime tran Trana Ti

Trane de finanare Perioada de timp

Figura 7. ncasarea tranei de finanare dup ncheierea activitii

Dac regulile impun achiziionarea numai dup obinerea tranei Ti, graful este descris n figura 8.
Activiti

Activitatea Aj Moment de timp

Mrime tran

Trana Ti

Trane de finanare Figura 8. ncasarea tranei de finanare naintea nceperii activitii

n cazul n care unele resurse, A01, se achiziioneaz n avans i alte resurse, A02, dup obinerea tranei, atunci graful este dat n figura 9.

Activitatea A01 Mrime trana Activiti Activitatea A02 Moment de timp Trana Ti

Trane de finanare Figura 9. ncasarea tranei de finanare ntre ncheierea unei activiti i nceperea alteia

Aceste situaii impun ca, la elaborarea ofertei, s se concentreze activiti de aprovizionare, organizare de licitaii, depistarea achiziiilor fcute de obinerea tranelor, iar obinere a tranelor se definete dup graful GANTT tehnologic asociat proiectului. Se consider oferta de proiect de realizare a unei aplicaii informatice de informatizare a cetenilor prin intermediul terminalelor stradale, care s ofere informaii legate de transportul n comun, harta oraului i puncte turistice. Oferta cuprinde activitile: Act1 analiza aplicaiei; Act2 proiectarea aplicaiei; Act3 realizarea bazei de date informaionale; Act4 realizarea produsului software; Act5 testarea aplicaiei software; Act6 implementarea i auditul proiectului. n cadrul proiectului sunt definite trei activiti de aprovizionare, B1, B2 i B3, destinate nzestrrii cu echipamente i personal necesar realizrii obiectivului final. Pentru a asigura baza financiar a activitilor de aprovizionare i pentru a completa resursele financiare proprii, ofertantul propune o ealonare a finanrii n trei trane T1, T2 i T3. Aceste trane sunt

corelate cu momentele de timp tb1, tb2 i tb3 ce definesc startul activitilor de aprovizionare. n figura 10.(a) se definete graful GANTT tehnologic la care se adaug graful GANTT al aprovizionrii, figura 10.(b) i histograma tranelor pltite n avans.
A6 A5 (a) Activiti A4 A3 A1 A2

Moment de timp Aprovizionri B3 B2 B1 tb1 Mrime tran tb2 tb3 Moment de timp

(b)

(c)

T1

T2 T3 Trane de finanare

Figura 9. Simultaneitatea proceselor specifice derulrii proiectului

Figura 9 scoate n eviden dependena care exist ntre elementele principale ale unei oferte de proiect: mulimea activitilor parcurse pentru a realiza obiectivul final, procesele de susinere a activitilor prin asigurarea fondului material, uman, financiar i tranele de finanare. De asemenea, este clarificat printr-o singur descriere ciclul de via al proiectului ncepnd cu etapa derulrii.

1.3 Caracteristici de calitate ale proiectelor TIC Spre deosebire de alte proiecte, proiectele TIC antreneaz resurse umane i materiale deosebit de importate, ceea ce determin din start alocare de fonduri care se ridic uzual la sute de mii i chiar milioane de Euro. Astfel de sisteme privesc administraia public, evidena strii de sntate a populaiei, gestiunea deplasrilor n punctele de tranzit, tranzacii bancare n condiii de maxim securitate, generalizarea proceselor de informatizare pentru sistemul educaional, dezvoltarea de sisteme de instruire la distan sau dezvoltarea unui sistem contabil la nivel naional. n aceste condiii, programelor de finanare trebuie s li se rspund cu oferte a cror evaluare conduce la alegerea celui mai bun proiect. Este cunoscut c, dintr-o sut de proiecte TIC ncepute, 60% sunt abandonate n diferite faze ale elaborrii, 30% din proiecte sunt finalizate ns nu sunt implementate, iar din cele 10% proiecte finalizate i implementate sub 5% intr n procesul de mentenan.
5%

5%

Proiecte abandonate Proiecte finalizate, dar neimplementate

30% 60%

Proiecte implementate Proiecte implementate si intrate in faza de mentenabilitate

Figura 11. Structura finalizrii proiectelor

Dinamica din figura 11 arat nivelul risipei de resurse n domeniul TIC, iar programele de finanare au menirea de a reorienta politicile spre reducerea drastic a ponderii proiectelor abandonate pe durata ciclului de elaborare. De asemenea, analiza proiectelor abandonate scoate n eviden slaba pregtire a echipelor n planificarea programului de urmrit i a

obiectivelor de atins. Firul etapelor de urmat trebuie s fie: - clar, astfel nct obiectivele intermediare aflate la finalul fiecrei etape s fie realizabile i ct mai simple; - linear, lipsit de ramificri generate de etape condiionate de finalizarea unor pai anteriori sau de bucle n care anumite etape sunt suspendate pn la terminarea alteia; - finit, n final proiectul atingndu-i obiectivul. Pentru atingerea acestui deziderat, la evaluarea proiectelor se iau n considerare o serie de caracteristici de calitate pe care echipele de elaboratori trebuie s le cunoasc i s le dezvolte atunci cnd construiesc proiectul ofert. Calitatea unei oferte se construiete ca orice alt component a unui produs. Managementul calitii proiectului reprezint un ansamblu de proceduri, procese, fluxuri, activiti prin care se msoar nivelul calitii, se identific mijloace i ci de atenuare a abaterilor dintre nivelurile planificate i nivelurile reale, urmrindu-se creterea calitii i nu diminuarea ei. Structura unei oferte este elaborat conform ghidului ofertantului, inclus n pachetul de informaii al programului, i include formularele specifice tipului de proiect. Sunt programe n care formatul de prezentare este liber. n acest caz, experiena ofertantului i spune cuvntul n a realiza echilibrul necesar i suficient, specific unei construcii solide, credibile, care obine finanare. Sunt ns programe n care ghidul ofertantului conine restricii extrem de severe i numeroase chei de verificare, a cror evitare atrage eliminarea din competiie. Printre restriciile impuse se afl: - lungimea titlului nu trebuie s depeasc 200 caractere, de exemplu; - rezumatul proiectului nu trebuie s depeasc 3000 caractere; - valoarea ntregului deviz nu trebuie s depeasc o sum maxim admis, iar cheltuielile pentru staf trebuie s reprezinte maximum 5%; - fondurile nu se utilizeaz pentru a returna alte credite; - durata proiectului nu depete 36 luni; - modificri ulterioare atrag anularea finanrii.

n aceste condiii, ofertantul trebuie s respecte cerinele. Uneori i se furnizeaz o machet i prin construcie sunt implementate restriciile, neputndu-se avansa dac textele depesc lungimile impuse. Aspectul formal se pstreaz doar respectnd cerinele. Oferta de proiect reprezint o abordare gradat, este o construcie coerent. n primul rnd se stabilete titlul proiectului. Se definete obiectivul i se identific clasa de prioriti din program cruia i aparine. Caracteristica de eligibilitate a proiectului TIC este de importan major, ntruct include cerine strict legate de: - calitatea echipei de executani ai proiectului, din punct de vedere al obiectului de activitate; - poziia n plan financiar i juridic; - experiena n domeniu i rezultatele obinute n derularea proiectelor anterioare; - capacitatea de a atrage resurse, de a utiliza resurse i de a le gestiona; - existena capacitii manageriale a proiectului n ansamblu. Proiectele se realizeaz fie individual, fie n parteneriat, caz n care criteriile de eligibilitate funcioneaz pe principiul dominoului. Dac unul dintre parteneri nu este eligibil, ntregul proiect i pierde eligibilitatea. n cazul n care proiectul este rodul unei colaborri n cadrul unui consoriu, agregrile datelor tabelare distinct, pe fiecare partener, conduc la stabilirea ponderii fiecrui partener n derularea proiectului. La elaborarea contractului de parteneriat se includ elemente precise, sub form tabelar, din care s rezulte sarcina fiecrui membru din consoriu. La elaborarea ofertei se clarific toate datele privind fora consoriului de a realiza activitile din lista de activiti i ndeplinirea condiiilor de eligibilitate. Dac strategia programului de finanare arat clar c nu se admit derogri i specific clar cine are dreptul de a fi membru n consoriu, toate verificrile ofertantului trebuie s conduc la ndeplinirea condiiilor de eligibilitate. Toate documentele care susin eligibilitatea se colecteaz i se constituie n setul structurat dup cerinele din formularistica dat n pachetul de informaii al programului. Ofertantul trebuie s neleag c el este cel care dorete obinerea finanrii i trebuie s se conformeze exigenelor impuse

prin programul de finanare. Incompatibilitile dintre ofertant i echipa managerial a programului de finanare, rezultate din includerea n consiliul de coordonare a programului a persoanelor aflate n conflict de interese, trebuie eliminate i n acest fel dispar att presiunile ct i riscurile de viciere a proceselor de evaluare, frecvente n cazul programelor finanate de la buget, unde totul se deruleaz ntre noi i ai notri. Tabelele i seturile de documente privind eligibilitatea contribuie la asigurarea caracteristicilor de calitate ale proiectelor. Structurabilitatea proiectului este caracteristica de calitate prin care se creeaz evaluatorilor posibilitatea de a urmri distinct pri ce definesc cerinele impuse prin program. Echipa care asigur neomogenitate programului definete o structur fix, impus, a ofertelor n care se includ capitolele C1, C2, , Co. La elaborarea ghidului ofertantului de proiecte TIC se specific care este coninutul fiecrui capitol Ci, i=1,2,o n parte i raporturile dintre capitole. Structurabilitatea capitolelor este acea caracteristic de calitate care are menirea de a grupa informaiile descrierii ofertei de proiect i de a stabili interdependenele dintre aceste informaii. Ghidul ofertantului include mai multe modaliti de structuri de proiecte. Dac unei structuri de ofert i se asociaz matricea de corelaie dat n figura 12, rezult c echipele de ofertani dezvolt structuri liniar ascendente.
C1 * C2 * * C3 Ci Co

C1 C2 C3 Ci Co

Figura 12. Structur liniar ascendent

Evaluarea structurii proiectului este realizat i prin utilizarea grafului, care scoate n eviden interdependenele dintre elementele structurii i, n plus, caracteristicile realizrii acestora. Pentru structura liniar ascendent, creia i s-a conturat tabloul dat n figura 12, se asociaz graful din figura 13. C1 C2 C3 C4 Ci Co-1 Co

Figura 13. Graful unei structuri liniar ascendente

n acest caz nu exist reveniri n capitolul Ci asupra elementelor care au fost dezvoltate n capitolele precedente i, mai mult, nu se fac referiri asupra elementelor care vor fi dezvoltate ntr-un capitol Cj, j>i. n cele mai multe cazuri, structurabilitatea ofertelor de proiecte este orientat spre dezvoltarea de arborescene, organizate pe niveluri. La nivelul cel mai nalt C1 se gsesc informaii din care, din aproape n aproape, se contureaz celelalte capitole, figura 14.
C1 C2 C2 C3

Figura 14. Structur arborescent asociat ofertei

Exist i situaii n care se asociaz structuri de tip graf unor oferte, caz n care tematica prezint noutate maxim ce necesit existena iteraiilor. Proiectele TIC privesc numai construcii n care noutatea este strict legat de problem i nu de tehnicile i instrumentele de realizare a proiectelor, nefiind necesar asocierea unui structuri de tip graf.

Structurabilitatea are menirea de a controla nivelul de redundan din proiect. Claritatea proiectului este dat de folosirea n capitolul Ci de cerine cheie incluse n lista de prioriti a programului de finanare i de introducerea de cuvinte cheie proprii. Din aproape n aproape, capitolul Ci utilizeaz cuvinte cheie ale capitolelor precedente i nu face referire la cuvinte cheie care sunt definite ulterior. Claritatea presupune o list de acronime care definesc acronimele utilizate, un glosar de termeni pentru definirea de procese, materiale, produse, fenomene, uniti de msur cu rol de a elimina ambiguiti asupra expresiilor cantitative ntrebuinate n text. Claritatea este legat strict de textul care alctuiete proiectul. Acesta trebuie: - s fie construit n concordan cu cerinele limbii n care se redacteaz proiectul; - s elimine exprimri ambigue date de enumerri, exprimri imprecise, de utilizarea de adjective i de adverbe ca orice, orict, oriunde, care au rolul de a induce fie restricii, fie caracter universal unor procese sau etape. Claritatea presupune dispunere unitar n ceea ce privete enumerrile. Dac un proces utilizeaz resursele r1, r2, , rm, acestea sunt enumerate n tabel, n acelai timp cu alte informaii legate de aceste resurse. Claritatea descrierilor este dat din crearea unor abloane i utilizarea acestora pentru toate elementele unei colectiviti. De exemplu, la geometria n spaiu pentru descrierea corpurilor se procedeaz n acelai fel pentru piramid, trunchi de piramid, con, trunchi de con, sfer, calot sferic i cilindru. ablonul este esenial pentru a avea o imagine clar asupra componentelor care interacioneaz la realizarea procesului de implementare a proiectului TIC. De exemplu, pentru derularea de activiti sunt necesare persoane avnd calificri de analiz, design, codificare, testare, implementare. ablonul utilizat vizeaz: experiena ca numr de ani

sau numr de proiecte, tehnologii utilizate, instrumente de lucru, salariul lunar i nivelul productivitii. Claritatea textului se obine prin construcia propoziiilor, prin modul de derulare al etapelor i de abordare a temei. Prin folosirea verbului a putea se creeaz imaginea unei abordri nesigure, presupunnd evoluii ale echipei din care, n viitor, n funcie de soluii necunoscute, n raport cu un criteriu, se extrage una dintre traiectorii. Verbul a putea nu este legat de experiene trite, de selecii sigure, de fapte riguros definite, nu este specific unor certitudini. Acurateea textului presupune o fraz scurt, n care verbele la modul condiional sau la timpul viitor sunt evitate, pentru a mri doza de siguran a expunerii. Expresii precum: e posibil s, ar fi convenabil s, se va efectua, se poate efectua, s-ar putea efectua, ar putea conduce la etc. au menirea de a induce ideea de automatism n abordarea subiectului tratat n ofert. Claritatea presupune elaborarea unui rezumat n care se expun k idei. n continuare, textul dezvolt, rnd pe rnd, cele k idei, n aa fel nct prima idee prezentat s conin elemente ce sunt definite. Urmtoarea idee, conine referiri cel mult la conceptele prezentate n propoziiile precedente. Abordrile dezlnate, cu multe reveniri sau cu locuiunile aa cum s-a spus mai sus, aa cum se va spune n capitolul , aa cum s-a mai artat, este evident c, nu fac altceva dect s complice expunerea i s creeze n mintea evaluatorului ideea unui nivel de superioritate declarat a autorilor ofertei n raport cu restul lumii. ns, ceea ce deranjeaz, este c lucruri simple sunt complicate inutil, impunnd cititorului s memoreze tot felul de banaliti. Ofertanii trebuie s pstreze terminologia i mai ales, s-i citeasc textul, iar erorile s le colaioneze. Nu de puine ori, superioritatea afiat sau superficialitatea, genereaz construcii ambigue prin suprimarea de litere n terminologie, punndu-i pe evaluatori n situaii jenante. Pentru a asigura claritatea proiectului colaionarea este obligatorie, acurateea este obligatorie, iar repetiia este numai un mijloc poetic. Ofertanii care preiau pasaje dintr-un capitol i-l plimb n alte capitole reduc acurateea procesului, iar lucrurile stau mult mai ru atunci cnd textul unui proiect se obine prin modificarea unor cuvinte dintr-un alt

proiect sau prin nmulirea cu un coeficient a tabelelor ce includ seturi de date numerice corelate. Consistena ofertei de proiecte TIC este dat de prezena n cadrul structurii din capitolul Ci a elementelor de descriere Di1, Di2, , Dimi, ce reprezint activiti, materiale, echipamente, persoane, evenimente, servicii aflate n ordine. ntre elementele de descriere exist relaia de disjuncie:

Dij Dik =
ceea ce presupune c acestea nu au caracter repetitiv de preluare de la un element la altul. De asemenea, elementul Dik nu trebuie s anuleze prezena Dij, k> j sau Dik nu trebuie s fie negaia lui Dij, adic Dij . Consistena unui proiect este analizat att n cadrul fiecrui capitol, ct i ntre capitole. Ofertantul de proiecte TIC enumer cerine ale tehnologiilor utilizate, fiind obligat s achiziioneze instrumente capabile s implementeze aceste tehnologii i s angajeze personal calificat s utilizeze instrumentele. Consistena n capitole vizeaz tehnologiile descrise n capitolul Ci, instrumentele descrise n capitolul Cj i echipa de elaboratori prezentat n capitolul Ck, unde k>j>i. La conturarea tabelelor se utilizeaz listele integrale de elemente Dij, fr a interschimba elemente. De asemenea, se utilizeaz formule de calcul pentru valorile din tabele, asigurndu-se caracterul necontradictoriu dintre tabelele corelate. De exemplu, dac pentru o activitate este nevoie de un echipament, evident, pentru respectiva activitate vor aprea cheltuieli cu combustibilul sau energia, precum i cheltuieli cu personalul de deservire a echipamentului. Dac n lista de activiti apar operaii care n denumire includ numele unei materii prime, este imperativ necesar ca n lista de materii prime s se regseasc exact aceeai denumire. Consistena proiectului este dat de asigurarea tuturor componentelor, fr a lipsi activiti, materiale, echipamente. Nu poate exista n lista de activiti excavarea fundaiei fr ca n lista de

echipamente s apar echipamentul excavator. Devine fr sens activitatea construire ziduri interioare din crmid, dac n lista de materiale crmizile lipsesc. Consistena este cea care d valoare proiectului n procesul de evaluare. Completitudinea este dat de abordarea sub forma structurii arborescente a textului. n cazul structurii arborescente, se definesc funciile in() i aut() care evideniaz arcele incidente spre interior, respectiv arcele incidente spre exteriorul unui nod. Atunci cnd se enumer activiti, resurse, trane sau momente, se creeaz numrul de arce incidente spre exterior. Este necesar ca, din nodul iniial X pentru care aut(X) = mx, s corespund n structura arborescent cerut mx noduri terminale ax1, ax2, , axmx, figura 15.
X

ax1

ax2 Figura 15. Structur arborescent

axmx

Sunt situaii n care nivelul caracteristicii de completitudine este afectat prin: definirea unei liste formate din my componente i dezvoltarea de texte referitoare la sy componente, sy < my; absena unui numr de descrieri dat de relaia genereaz o abordare incomplet i are

y = my sy
ca efect ntrebri asupra capacitii ofertantului de a gestiona proiectul; de exemplu sunt definite apte activiti i sunt descrise doar cinci;

 detalierea unui numr de elemente mai mare dect cel specificat; cazurile de acest tip sunt cele n care listele de resurse, activiti, conin de exemplu opt elemente, iar n ofert sunt descrise zece; generarea unei imagini neclare asupra capacitii de sintez a ofertantului; absena din liste enumerative i din descrieri a unor elemente care sunt necesare derulrii proiectului; de exemplu, nu se specific n proiectul TIC necesitatea echipamentului, nu se specific etape de testare; neincluderea n toate documentaiile a tuturor etapelor; lipsa din tabele a coloanelor necesare efecturii de calcule pentru a reconstitui agregri cu semnificaie de totaluri sau sume intermediare; de exemplu, situaia salariilor este descris prin intermediul unui tabel, din care lipsesc ns fondul de timp lucrat al fiecrei persoane i salariul orar.
Realismul abordrii reprezint un element de baz n lista caracteristicilor de calitate ale ofertei, element important mai ales pentru managementul calitii proiectului. Realismul este dat de modul n care este ales titlul, de obiectivul formulat i de lungimile listelor cu care se construiesc tabelele. Realismul managerului de proiect este subliniat de modul n care formeaz echipa, de felul n care deruleaz cererile de trane de finanare i ealoneaz activitile. Este rezonabil ca, pentru un proiect care se deruleaz pe doi ani, s nregistreze trane la intervale de ase luni i care sunt echivalente ponderilor din tabelul 5(a). n nici un caz nu va fi evaluat favorabil proiectul care solicit finanarea n tranele din tabelul 5(b) n care dezechilibrele sunt evidente i nejustificate.

Ponderea tranelor de finanare

Trana T1 T2 T3 T4 (a) Pondere 25 % 30 % 35 % 10 % Trana T1 T2 T3 T4 (b) Tabel 5 Pondere 80 % 10 % 7% 3%

Realismul este dat i de efortul pe care l depun persoanele. Este inacceptabil s se considere, din lips de specialiti, c echipa are un informatician care trebuie s fac analiza, proiectarea, realizarea ntr-un an a unui sistem informatic complex pe care orice companie de software l realizeaz cu peste 30 de salariai n 3 ani. Este inacceptabil s existe o disproporie ntre ceea ce execut echipa i ceea ce execut teri. O ofert de proiect n care 70% din deviz sunt cheltuieli cu teri este lipsit de realism i procesul de evaluare sancioneaz aceast abordare. Ortogonalitatea proiectelor, H( ), este utilizat pentru analiz de text ntre capitole. Dou capitole Ci i Cj sunt ortogonale dac textele lor nu au elemente identice i ortogonalitatea are valoarea:

H(Ci, Cj) = 1
Sunt situaii n care ofertanii de proiecte preiau n partea de concluzii Cnc textul introducerii C1. n acest caz, ortogonalitatea are valoarea:

H(C1, Cn) = 0
n managementul programului de finanare TIC este important ca structurile de proiecte P1, P2, , Pmp s fie ortogonale, adic

H(Pi, Pj) = 1

fcndu-se referire la colecia de oferte a proiectelor pe toat durata programului, ca reuniune de proiecte lansate n cadrul licitaiilor. O astfel de abordare elimin obinerea de finanri destinate pentru aceeai ofert. Sunt situaii n care programele de finanare vizeaz ca, prin ofert, s se obin prototipuri adaptabile. Un proiect care a obinut finanarea pentru o astfel de tem, evident, gestioneaz variantele generate de prototip, finanrile fiind adecvate, fr a trata oricare dintre variante ca pe un nou produs, diferit de cele existente. n [NICU04] se realizeaz dezvoltarea unei tehnici de analiz pe structuri de text cu aplicaii la proiecte. Gradualitatea ofertei de proiect TIC vizeaz creterea nivelului de detaliere de la un capitol la altul. La nceput este definit obiectivul, iar dup aceea sunt prezentate tehnologiile existente, efectundu-se o analiz comparat. Descrierea gradual a ofertei de proiect TIC implic parcurgerea etapelor: - se alege tehnologia de dezvoltat; - se prezint n detaliu activitile tehnologiei alese; - se descriu resursele necesare, fie c sunt reprezentate de echipamente, personal sau resurse financiare; - se construiesc tabele cu consumuri, costuri, resurse care s explice nivelurile agregate; - se evalueaz costul total al proiectului. Gradualitatea vizeaz asocierea unei arborescene la elaborarea proiectului, figura 16. Evaluarea proiectului presupune traversarea de jos n sus, explozie, iar implementarea proiectului presupune traversarea de jos n sus, implozie.

Obiectiv Evaluare Resurse Resurse Implementare

Figura 16. Evaluare prin consumuri, cost, operaii

n cazul dezvoltrii de modele se construiesc mai nti modele liniare, cu numr de factori mai restrns. Creterea complexitii vizeaz luarea n considerare a expresiilor analitice neliniare i includerea treptat, din aproape n aproape, a unui numr crescut de variabile exogene. Complexitatea proiectului este dat de diversitatea activitilor resurselor, modelelor, tehnologiilor, tipologiilor de factori luai n considerare. Dac se noteaz: N1 numr de activiti destinate necesarului derulrii proiectului; N2 numr de tipuri distincte de resurse utilizate n timpul proiectului; N3 numr de tehnologii; N4 numr de trane de finanare; N5 numr de activiti de analizat; atunci se consider c indicatorul de complexitate a unui proiect Pr, este dat de:
5 C(Pr ) = N log 2 N i i =1 i

n mod uzual, se consider un proiect P0 ales dup criterii de frecven ca fiind de referin sau de baz, numit i proiect unitate, iar celelalte proiecte se compar cu acesta. Dac, pentru un proiect oarecare Pi, raportul:
C (Pi ) >1 C (P0 )

rezult c proiectul Pi este complex. Dac valoarea raportului este

C (Pi ) <1 C (P0 )

rezult c proiectul Pi este simplu. Alegerea proiectului baz P0 este relativ, deoarece de la o perioad la alta complexitatea variaz i impune schimbarea referinei. Corectitudinea proiectelor const n includerea de texte care sunt acceptate ca fiind n concordan cu elementele de baz din domeniul pentru care se efectueaz finanarea. Corectitudinea vizeaz denumiri de proces, tehnologie, operaii, utilizarea de concepte, prezentarea de modele, semnificaia variabilelor. Se respect rezultatele validate de practica existent n literatura de specialitate. De asemenea, este vizat respectarea deontologiei privind ceea ce exist i ceea ce se adaug, fiind privite, ca elemente de noutate, respectnd cerinele legii dreptului de autor. Corectitudinea vizeaz citrile, referinele bibliografice, structura modelelor definiiilor i modul n care sunt utilizate extrase din lucrri publicate. Corectitudinea este strns legat de modul logic de ealonare a activitilor, de nivelul consumurilor de resurse, de estimrile efectuate. Este important modul n care se realizeaz descrierea tehnologiilor sau a operaiilor, completarea tabelelor (A,R), (A,T) i (R, T) prin includerea de niveluri reale sau niveluri medii.

Dac este dat n mod transparent procedura de evaluare a ofertelor de proiecte, corectitudinea vizeaz n special autoevaluarea cu obinerea unei diferene minime fa de rezultatul evalurii. Corectitudinea const n efectuarea cu atenie a operaiilor de agregare. De exemplu, costul total al proiectelor reprezint suma costurilor pariale: CT =

CP
i =1

ncp

unde:

CT ncp CP

costul total; numrul costurilor pariale; cost parial.

Iar costul parial este dat de cantitatea de resurs consumat i preul acesteia: CP = canti * pui unde:

canti pui

cantitatea din resursa i utilizat; preul unitar al resursei i.

Corectitudinea urmrete rezultatele analizei dimensionale i efectuarea de modificri n modele pentru ca nivelul agregat s fie n concordan cu semnificaia atribuit. Dac costul parial, CP, este exprimat n lei, ca rezultat al expresiei:

Lei = cantitate * lei,

atunci i variabila costului total, CT, are aceeai unitate de msur.

Corectitudinea ofertei de proiect este rezultatul unei activiti coordonate a echipei, n care se specific din start nivelul de exigen impus de managerul proiectului. De asemenea, numai n cazul n care se realizeaz un proces de comunicare corespunztor se obine i un nivel de corectitudine corespunztor. Dinamica realizrii unei oferte presupune construirea unei structuri n care apar elemente dependente. De exemplu, n proiectul Pi se definesc componentele C, C i C, din figura 17.

C
Proiectul Pi

Figura 17. Componentele proiectului

O modificare n oricare din cele trei componente conduce la modificarea coninutului componentelor rmase. De aceea, la elaborarea formularisticii unei oferte se impune construirea de tabele dependente, n aa fel nct modificrile din orice punct s fie reflectate distinct n celelalte tabele i membrii echipei care se ocup de acele tabele s-i reconsidere textele, pentru a asigura corectitudinea abordrii n ansamblul ei. Ghidul ofertantului propune diferite structuri de proiecte care includ capitole precum:
prezentarea realizrilor pe plan naional i internaional n domeniul abordat n proiectul ofert; echipa de specialiti trebuie s fac dovada c au cunotin de modul n care se lucreaz n alte ri, dar i n Romnia, pentru soluionarea problemei definite n proiectul ofert; sunt incluse liste de produse, liste de procese tehnologice, caracteristici de performan i costuri; toate elementele prezentate creeaz un context care s justifice

necesitatea abordrii problemei n proiectul ofert i mai ales s arate c soluia propus fie este mai bun din punct de vedere tehnic i economic, fie este mai avantajoas din punct de vedere economic;
descrierea problemei: echipa care elaboreaz oferta dovedete prin aceasta c are cunotine teoretice i practice legate de detaliile prin care se prezint date de intrare, funciuni, pri componente; abordrile moderne privesc sisteme, subsisteme, de fiecare dat fcndu-se referiri la experiena proprie, fr ns a nclca principiile de confidenialitate cerute de procesul de evaluare; sunt prezentate n evoluie tehnologii, procese pn la cele mai noi, pregtindu-se terenul pentru prezentarea soluiei incluse n proiect ca fiind contribuia echipei; soluia original inclus n proiect include etapele de realizare, activitile, intrrile i mai ales ieirile; prin comparaie cu alte tehnici i metode, sunt evideniate durate, costuri, elemente de risc, consumuri, toate numai n msura n care produc avantaje economice pentru beneficiarul finanrii; toate elementele incluse abordeaz att latura tehnic, ct i latura economic i social; sunt cazuri n care trebuie accentuate efectele asupra mediului, n sensul c procesele sunt nepoluante sau nu produc riscuri asupra persoanelor i asupra ecosistemelor; prezentarea activitilor se efectueaz dup grupri impuse sau n ordinea n care se deruleaz un proiect; ofertantul trebuie s respecte cerinele i formele de prezentare; de asemenea, se include gradul de detaliere privind intrrile, ieirile, duratele i costurile activitilor folosind agregri ale datelor din tabelele construite; cheile de verificare care exist vor evidenia toate neconcordanele generate de ofertant, n cazul n care calculele nu au la baz tabelele care preced elaborarea textului ofertei;

 managementul proiectului este un capitol special, de regul expediat de ofertant, dei el are un rol extrem de important; a prezenta managementul proiectului nseamn a descrie structura echipei carte realizeaz proiectul, nseamn a preciza tipul de relaii de subordonare, de coordonare, fluxurile i sarcinile care revin n procesul derulrii proiectului, dac se obine finanare; cunoaterea de ctre evaluator a modului n care se va aciona este extrem de important, ntruct disciplina, rigurozitatea, claritatea mesajelor i modul de a efectua coreciile, pentru a aduce procesele de pe teren ntre limitele impuse de proiect, sunt singurele care dau credibilitate echipei ce implementeaz proiectul ofert; managementul proiectului trebuie s respecte o serie de cerine privind resursele umane, privind evaluarea situaiilor, evaluarea riscurilor i s asigure astfel de relaii interumane, nct strile conflictuale s fie limitate sub nivelurile care afecteaz calitatea proceselor specifice implementrii proiectului;

aspectele economice sunt eseniale; pn la apariia managementului de proiecte, latura tehnic era dominant; aa se explic obiective megalomanice, produse fr funcionalitate i multe proiecte care nu-i gsesc aplicabilitate, dei prototipurile au fost finanate cu fonduri importante; n contextul actual, se definete grupul int, se stabilete necesarul i proiectul este elaborat pentru a satisface nevoi i pentru a aduce profit; ofertantul identific piaa, stabilete dimensiunea segmentului de pia i, numai dac studiul su se dovedete solid din punct de vedere economic, se procedeaz la acordarea punctelor n procesul de evaluare, pentru obinerea finanrii, ca proiect profitabil din punct de vedere financiar; analiza economic nu este independent de contextul soluiei tehnice; ntre tabelele i listele specifice soluiei i nivelul cheltuielilor i structura acestora trebuie s existe o strns corelaie.

Oferta este un dosar care se realizeaz conform cerinelor cuprinse n documentaia proiectului. Numrul de exemplare, regruparea pieselor, data de transmitere, toate detaliile se respect, pentru ca autorii s nu fie pui n situaia de a li se respinge oferta din viciu de procedur. Este important ca, la elaborarea proiectului, managerul de proiect s parcurg nc o dat ntregul text pentru a vedea dac: - dosarul conine toate piesele; - piesele sunt n ordinea cerut; - sunt respectate restriciile impuse; - s-au fcut toate colaionrile; - paginile nu sunt inversate; - sunt pagini repetate; - sunt respectate corelaiile: la v membri ai echipei s existe un numr egal de CV-uri; la w parteneri din consoriu, s existe w semnturi, w tampile, w documente de descriere; - referinele bibliografice sunt conform standardelor impuse; - adresele locurilor sunt cele din documentaie; - sunt respectate condiiile de eligibilitate ; - terminologia utilizat este n uz curent; - figurile i tabelele sunt numerotate i au titlu; - formulele utilizeaz semne consacrate i sunt corect scrise; - indicii variabilelor sunt corect utilizai; - toate variabilele sunt explicate; - etapele de derulare ale proceselor sunt consecutive fiind numeroase cazurile n care de la etapa E k urmtoarea etap este E k + p i nu
E k +1 ;tot astfel se ntmpl la numerotrile de figuri, tabele, pagini,

formule; - lipsesc definiii anunate;

- lipsesc lucrri la care se face referire n cuprins; - exist concordan ntre figurile referite i numrul real al figurii care trebuie descris. Elaborarea neglijent este surs de erori n text, erori greu de depistat i greu de corectat. n cazul n care un proiect este rezultat al unor colaje, toate operaiunile care vizeaz:
structurare n concordan cu cerinele programului; omogenizare pentru a prezenta acelai nivel de abordare; crearea senzaiei de originalitate; concordana ntre text, figuri, bibliografie i tabele presupun un efort susinut, de cele mai multe ori greu de atins, iar oferta seamn cu un sac peticit, lipsit de consisten, pentru care acordarea de puncte este deja o problem. Pentru elaborarea ofertei este o tehnic sigur, care d bune rezultate. Fiecare membru al echipei trebuie s neleag c este o roti ntr-un angrenaj, c numai fcndu-i treaba serios, ca membru al echipei, va rezulta un produs competitiv. Orice alt abordare presupune apariia unor disproporii, generarea dezarticulaiilor n text, iar managerul de proiect, orict de bun este, nu reuete dect s amelioreze un stadiu, nu s creasc nivelul de calitate al ofertei.