PAUTA GUIA PARA SEMINARIOS ETAPA I (Mnimo un mes y medio antes del evento) 1.

Definicin de grupo objetivode acuerdo al carcter del evento (de all surge la convocatoria y/o listado de invitados) 2. Definicin de fecha y lugar 3. Definicin del programa 4. Diseo de tarjeta de invitacin 5. Diseo de afiche, carpeta y programa 6. Impresin de invitacin, afiche, carpeta y programa. 7. Despacho de invitaciones ( por lo menos 2 semanas previas al da del seminario) 8. En cuanto a la participacin de los expositores del seminario, es indispensable que en algn momento de la Etapa I se realicen reuniones (al menos una) con los expositores, para delimitaren conjunto con ellos los contenidos de su exposicin en base a los objetivos del Seminario. ETAPA I.1.- (Paralela a la Etapa I) 1. Contratacin del local 2. Contratacin del Servicio de alimentacin y/o caf 3. Contratacin equipo de apoyo: a. Iluminacin b. Audio c. Video d. Grabacin en audio y/o video e. Pizarrn blanco f. Rotafolio g. Otros 4. Materiales de trabajo de participantes: a. Carpetas participantes b. Hojas para tomar notas c. Documentos que van en la carpeta d. Lpices 5. Materiales de trabajo para secretaria del Seminario: a. Hojas de inscripcin de participantes b. Papel para impresora

c. d. e. f. g. h.

Lpices de reserva Lpices o plumones de colores Plumones de color para pizarrn Corchetera Tijeras Eventualmente computador e impresora

ETAPA II.- (Un par de das antes del evento) 1. 2. 3. 4. 5. Chequeo de asistencia de autoridades invitadas Chequeo asistencia invitados en general Redaccin de comunicado de prensa Contratacin de fotgrafo Un da antes: a. Despacho comunicado de prensa b. Contacto telefnico o personal con los medios 6. Chequeo de horario, etc. con: a. Expositores del seminario, y en general a todos aquellos que intervienen (locutor, moderador, etc.) b. Personas a cargo del local c. Personas a cargo de alimentacin y/o caf. d. Personas de secretara y apoyo e. Empresas y/o personas a cargo de los equipos de apoyo (infraestructura). 7. Chequear existencia de material, calidad y cantidad. ETAPA III.- (el mismo da del seminario) 1. Llegada al lugar al menos con 1 hora de anticipacin. 2. Chequeo de: 2.1. Testera: con sillas segn cantidad de expositores 2.2. Audio 2.3. Pdium 2.4. Sillas auditrium 2.5. Iluminacin y equipos de apoyo 2.6. Materiales participantes 2.7. Materiales secretara

3. Protocolo de recepcin y ubicacin de autoridades e invitados especiales: -Importante a considerar en este punto, es la precedencia de autoridades y segn sta se ubican sus asistentes de derecha a izquierda en las primeras filas frente a la testera. -Se aconseja para estos efectos , y de acuerdo al chequeo de asistencia, poner tarjetas con los nombres de las autoridades e invitados especiales, o al menos con la frase reservado autoridades , reservado invitados, o reservado. -Del mismo modo, se sugiere solicitar a dos o tres personas de la organizacin del Seminario o de mxima confianza ocupen algunos asientos de estas filas de modo de asegurar espacio para eventuales autoridades que lleguen atrasadas. 4. Servicio de Secretara 4.1. Al comienzo del seminario: -Ubicacin de materiales y hoja de inscripcin, stos deben ponerse en un extremo de una mesa junto a la puerta de acceso al lugar. En el otro extremo, se aconseja disponer de al menos dos hojas de inscripcin con su respectivo lpiz, e indicar a los participantes que deben consignar sus datos en una de stas. Luego de efectuado el trmite, acompaar o indicar a la persona en qu lugar tomar asiento (La inscripcin sirve adems, para destacar a alguna autoridad o invitado especial). 4.2. Durante el Seminario: -Mantener vigilancia respecto de cualquier necesidad de quienes se ubican en la testera (Audio, material de apoyo, agua mineral, documento, imprevisto de cualquier tipo, etc.) -Clculo de personas que efectivamente participan en el caf y preparacin de esta pausa, de modo que se utilice exactamente el tiempo previsto para ello. -Seguimiento y atencin permanente al desarrollo del seminario, de modo de evitar que el personal directivo o ejecutivo del Seminario distraiga su atencin hacia aspectos de carcter organizativo. 5.- Actividades posteriores al Seminario: 5.1. Despachar nuevo comunicado de prensa, dando conocer a los medios, una sntesis de las conclusiones o resultados del evento; ojal acompaando

fotografas (al reverso indicar los nombres y cargos de aquellas personas que se desea destacar). 5.2.-Redaccin y despacho de notas de agradecimiento a : -Autoridades, organizaciones y personas que dieron su apoyo. -Personas externas a la unidad u organismo organizador que colaboraron como expositores. -Personal que colabor en todas las etapas anteriores. 5.3.-Evaluacin del evento de acuerdo a pautas o criterios tcnicos establecidos.

NOTA: En cuanto a imagen corporativa se sugiere ubicar antes del evento en lugares estratgicos afiches alusivos al evento y del Organismo organizador, as como tambin lienzo o proyeccin de la imagen del Seminario en la testera, pendn institucional y del seminario en el acceso y en costado del pdium.
Basado en Pauta de Mara Ariadna Hornkohl