Sunteți pe pagina 1din 81

ORDIN Nr.

38 din 15 ianuarie 2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern

Act de baz #B: Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2003 Acte modificatoare #M1: Rectificarea publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 167 din 17 martie 2003 #M2: Ordinul ministrului finanelor publice nr. 423/2004 Modificrile i completrile efectuate prin actele normative enumerate mai sus sunt scrise cu font italic. n faa fiecrei modificri sau completri este indicat actul normativ care a efectuat modificarea sau completarea respectiv, n forma #M1, #M2 etc. #B n baza Hotrrii Guvernului nr. 18/2001 privind organizarea i funcionarea Ministerului Finanelor Publice, cu modificrile ulterioare, #M1 avnd n vedere art. 24 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, #B ministrul finanelor publice emite urmtorul ordin: ART. 1 Se aprob Normele generale privind exercitarea activitii de audit public intern, prevzute n anexa care face parte integrant din prezentul ordin. ART. 2 La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog dispoziiile Ordinului ministrului finanelor nr. 332/2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern n baza prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 96 din 3 martie 2000, Ordinului ministrului finanelor nr. 661/2000 privind asigurarea auditului intern al Fondului naional, al ageniilor de pli, al autoritilor de implementare i al ageniilor de implementare pentru fondurile comunitare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 288 din 26 iunie 2000, Ordinului ministrului finanelor publice nr. 167/2001 privind certificarea bilanurilor contabile i a conturilor de execuie bugetar, prin persoane fizice sau juridice agreate, la
1

instituiile publice cu mai puin de 25 de posturi, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 90 din 22 februarie 2001, precum i ale Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.291/2001 privind mbuntirea activitii de certificare a bilanurilor contabile i a conturilor de execuie bugetar, prin persoane fizice sau juridice agreate, la instituiile publice cu mai puin de 25 de posturi, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 344 din 28 iunie 2001. ART. 3 Prezentul ordin va fi publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. ART. 4 n termen de 90 de zile de la publicarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, entitile publice care nfiineaz structuri de audit public intern #M1 n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern #B vor elabora norme proprii privind exercitarea auditului public intern, conform cadrului general creat de normele prevzute la art. 1. ANEXA 1*) *) Anexa este reprodus n facsimil. MINISTERUL FINANELOR PUBLICE _________________________________________________________________ _____________ | NORME GENERALE | | PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN | |________________________________________________________________ ______________| ABREVIERI - UCAAPI: Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern - CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern - DGFP: Direcia General a Finanelor Publice - CLC: Chestionarul de luare la cunotin - CCI: Chestionarul de control intern - CLV: Chestionarul - lista de verificare - FIAP: Fia de identificare i analiza problemelor - IT: Tehnologia informaiei
2

_________________________________________________________________ _____________ | PARTEA I APLICAREA NORMELOR GENERALE | | DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA | |________________________________________________________________ ______________| A. DISPOZIII GENERALE 1. Definiia auditului public intern Auditul public intern reprezint o activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. 2. Tipuri de audit Legea privind auditul public intern definete urmtoarele tipuri de audit: a) Auditul de sistem - reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; b) Auditul performanei - examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; #M2 c) Auditul de regularitate - reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice, conform normelor legale. #B B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN N ROMNIA 3. Organizarea auditului public intern n Romnia n conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel: a) UCAAPI - structur distinct n cadrul Ministerului Finanelor Publice, constituit din compartimente de specialitate, n directa subordonare a ministrului finanelor publice, avnd atribuii de coordonare, evaluare, sintez n domeniul activitii de audit public intern la nivel naional, care efectueaz i misiuni de
3

audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale. UCAAPI este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul CAPI; b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialiti din afara Ministerului Finanelor Publice, condus de un preedinte. CAPI sprijin UCAAPI n definirea strategiei i mbuntirii activitii de audit public intern n sectorul public; #M2 c) Compartimentele de audit public intern - n Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern se utilizeaz noiunea de "compartiment" n sens generic. Structura funcional de baz n domeniul auditului public intern se va stabili dup parcurgerea urmtoarelor etape: - identificarea tuturor activitilor desfurate att n cadrul entitii publice, ct i n structurile subordonate n care aceasta exercit n mod direct misiuni de audit intern; - identificarea riscurilor asociate activitilor; - identificarea formelor de control intern ataate fiecrei activiti; - stabilirea riscurilor reziduale ca urmare a exercitrii formelor de control; - stabilirea fondului de timp necesar efecturii misiunilor de audit intern care s acopere activitile la care se menine un risc rezidual mare/mediu. Dup determinarea volumului activitii de audit i a numrului de posturi necesare se va stabili, prin conexare cu cadrul legal care reglementeaz organizarea instituiilor publice, tipul concret al structurii de organizare. #B 3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul entitilor publice 3.1.1. Compartimentul de audit public intern se organizeaz n mod obligatoriu la nivelul fiecrei entiti publice, prin decizia persoanelor responsabile prevzute la art. 9 din Legea auditului public intern, n termen de 90 de zile de la publicarea n Monitorul Oficial a prezentelor norme, respectiv de la constituirea entitii publice. Fac excepie de la aceste prevederi instituiile publice mici, aa cum sunt definite acestea la art. 2 lit. j) din Legea privind auditul public intern, precum i acele entiti publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de nenfiinare a compartimentului de audit public intern. 3.1.2. Auditul entitii publice subordonate care nu nfiineaz compartiment de audit public intern, n conformitate cu art. 9 lit. c) din Legea auditului public intern, va fi efectuat de ctre compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior. #M2 3.1.3. Sarcina urmririi ndeplinirii condiiilor de instituie public mic se face de ctre conductorul instituiei n cauz, care are obligaia s ntiineze compartimentul de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale despre statutul su.
4

3.1.4. Instituiile publice mici ale cror cheltuieli bugetare au depit pragul anual de 100.000 euro, o perioad de 3 ani consecutivi, au obligaia de a-i constitui compartiment de audit public intern pn la sfritul primului trimestru al anului urmtor. Entitile publice care au organizat compartimente de audit public intern proprii i devin instituii publice mici trebuie s ntiineze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale despre noul statut, n termen de 30 de zile de la ndeplinirea condiiilor prevzute la art. 2 lit. j) din Legea nr. 672/2002. #B 4. Atribuiile compartimentului de audit public intern n conformitate cu art. 11 din Legea auditului public intern, atribuiile compartimentului de audit public intern sunt: a) elaboreaz norme metodologice specifice entitii publice n care i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior n cazul entitilor publice subordonate; b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; Precizrile referitoare la atribuiile de la literele a) i b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1. c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; Auditul public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv din entitile subordonate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: - angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere i control precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme;
5

- sistemele informatice. d) informeaz UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate i consecinele neimplementrii acestora, nsoite de documentaia relevant, dup cum urmeaz: - entitile publice subordonate transmit trimestrial n maxim 5 zile de la ncheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare; - entitile publice ale Administraiei publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, n termen de 10 zile de la ncheierea trimestrului; - entitile publice ale Administraiei publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, n termen de 10 zile de la ncheierea trimestrului. e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatrile, concluziile i recomandrile rezultate din activitile lor de audit. f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatri, concluzii i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea recomandrilor, eventualele iregulariti/prejudicii constatate n timpul misiunilor de audit public intern, precum i informaii referitoare la pregtirea profesional. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, dup cum urmeaz: - entitile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administraiei publice locale pn la 5 ianuarie, iar cele ale Administraiei publice centrale pn la 10 ianuarie; - entitile publice ale Administraiei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, pn la 15 ianuarie; - entitile publice ale Administraiei publice centrale transmit la UCAAPI, pn la 25 ianuarie. #M2 g) n cazul identificrii unor iregulariti semnificative sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. n situaia n care n timpul misiunilor de audit public intern se constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, auditorii interni trebuie s
6

ntiineze conductorul entitii publice i structura de inspecie sau o alt structur de control intern stabilit de conductorul entitii publice, n termen de 3 zile. Cazurile de identificare a iregularitilor i fraudelor sunt prezentate n capitolul referitor la raportrile periodice i anuale. n cazul identificrii unor iregulariti majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate s o suspende cu acordul conductorului entitii care a aprobat-o, dac din rezultatele preliminare ale verificrii se estimeaz c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaii insuficiente etc.). #B C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN I AUDITORILOR INTERNI 5. Norme de calificare 5.1. Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern 5.1.1. Carta auditului intern definete obiectivele, drepturile i obligaiile auditului intern i este elaborat de ctre fiecare ef al compartimentului de audit public intern i aprobat de conductorul entitii publice. Carta auditului intern informeaz despre obiectivele i metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre auditor i auditat i promoveaz regulile de conduit. 5.1.2. Codul privind conduita etic a auditorului intern reprezint un ansamblu de principii i reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este de a promova cultura etic n viziunea global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte n exercitarea atribuiilor. 5.2. Independen i obiectivitate 5.2.1. Independena organizatoric Compartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a conductorului entitii publice, exercitnd o funcie distinct i independent de activitile entitii publice. Prin atribuiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerinelor externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor acesteia. 5.2.2. Obiectivitate individual Auditorii interni trebuie s aib o atitudine imparial, s nu aib prejudeci i s evite conflictele de interese.

Auditorii interni trebuie s-i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern. 5.2.2.1 Numirea/destituirea efului compartimentului de audit public intern eful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre conductorul entitii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel: a) Numirea efului compartimentului de audit public intern din entitatea public se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, n conformitate cu procedura stabilit de aceasta. Entitatea public subordonat solicit acest aviz de la organul ierarhic imediat superior n baza urmtoarei proceduri: #M2 - candidaii pentru funcia de ef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la organul ierarhic imediat superior urmtoarele documente: curriculum vitae; minimum dou scrisori de recomandare de la persoane calificate, prin care s li se ateste calitile profesionale, manageriale i morale; o lucrare de concepie privind organizarea i exercitarea auditului public intern ntr-o entitate public din domeniul creia i aparine entitatea unde concureaz; o declaraie privind respectarea prevederilor art. 20 alin. (1) din Legea nr. 672/2002, referitoare la incompatibilitile auditorilor interni; #B - avizarea candidailor se face n termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora i prin consultri directe; - dup obinerea avizului favorabil, numirea efului compartimentului de audit public intern se face de ctre conductorul entitii publice respective, n conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea i desfurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcii; - n cazul n care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcii. b) Destituirea efului compartimentului de audit public intern din entitatea public se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, n conformitate cu procedura stabilit de aceasta. Entitatea public subordonat solicit acest aviz de la organul ierarhic superior n baza urmtoarei proceduri: - pentru destituirea efului compartimentului de audit public intern, conductorul entitii publice subordonate notific conductorului de la organul ierarhic imediat superior despre intenia de destituire, precum i despre motivele destituirii; - conductorul de la organul ierarhic superior analizeaz motivele, efectueaz investigaii, are consultri directe cu eful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, dup caz, i n termen de 10 zile prezint n scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;
8

- n cazul obinerii unui aviz favorabil destituirii, conductorul entitii publice procedeaz n conformitate cu prevederile legale; - n cazul obinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibil. 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni Numirea/revocarea auditorilor interni se face de ctre conductorul entitii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al efului compartimentului de audit public intern, astfel: a) Pentru acordarea avizului n vederea numirii auditorilor interni, eful compartimentului de audit public intern analizeaz dosarele de nscriere depuse de candidaii pentru ocuparea funciei de auditori interni i poate avea consultri directe cu acetia, cu 5 - 10 zile nainte de data susinerii examenului. Dosarele de nscriere vor cuprinde n mod obligatoriu declaraiile candidailor privind respectarea prevederilor art. 20 alin. (1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitile auditorilor interni, precum i scrisori de recomandare. n cazul obinerii unui aviz favorabil, numirea n funcie se face de ctre conductorul entitii publice/organul colectiv de conducere, n conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea i desfurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcii; b) Pentru revocarea auditorilor interni, conductorul entitii publice/organul colectiv de conducere ntiineaz eful compartimentului de audit public intern despre intenia de revocare a unui auditor intern i despre motivele acesteia. eful compartimentului de audit public intern analizeaz motivele, efectueaz investigaii, are consultri directe cu acetia, dup caz, i n termen de 10 zile prezint avizul favorabil/nefavorabil revocrii. c) Dac funcia de auditor intern nu este o funcie public, numirea/revocarea auditorilor interni se face de ctre conductorul entitii publice/organul colectiv de conducere n concordan cu regulamentul propriu de funcionare i cu prevederile prezentelor norme. 5.2.3. Pierderea independenei i obiectivitii auditorilor interni Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul entitii publice, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe.
9

Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceast interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se gsesc ntr-una din situaiile prevzute mai sus, au obligaia de a informa de ndat, n scris, conductorul entitii publice i eful structurii de audit public intern. 5.3. Competena i contiina profesional 5.3.1. Competena Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea eficacitii activitii de audit. Auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i alte competene necesare pentru a-i exercita responsabilitile individuale, mai ales: - competena n vederea aplicrii normelor, procedurilor i tehnicilor de audit; - competena n ceea ce privete principiile i tehnicile contabile; - cunoaterea principiilor de baz n economie, n domeniul juridic i n domeniul tehnologiilor informatice; - cunotine suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate i fraud, nefiind n sarcina auditorilor interni investigarea acestora; #M2 - capacitatea de a comunica oral i n scris, de a putea expune clar i convingtor obiectivele, constatrile i recomandrile fiecrei misiuni de audit public intern. #B Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun n mod colectiv de toat competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit. #M2 Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane care au pregtirea i experiena corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. #B Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiz analitic, eantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. eful compartimentului de audit public intern trebuie s se asigure c pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnai posed cunotinele, ndemnarea i competenele necesare pentru desfurarea corect a misiunii. Pentru cunotine de strict specialitate pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice. 5.3.2. Contiina profesional Auditorul intern trebuie s depun toate eforturile n decursul exercitrii funciei sale i s ia n consideraie urmtoarele elemente: - perioada de lucru necesar pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea i importana domeniilor auditate;
10

- pertinena i eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor i de control; - probabilitatea existenei erorilor, iregularitilor i a unor disfuncionaliti semnificative; - costurile implementrii unor controale suplimentare n raport cu avantajele preconizate. Fiind contient c procedurile de audit public intern nu pot garanta c toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie s dea dovad de o vigilen sporit n ceea ce privete riscurile semnificative susceptibile s afecteze obiectivele, activitile i resursele entitii publice. 5.3.3. Pregtirea profesional continu Auditorii interni trebuie s-i mbunteasc cunotinele i practica profesional printr-o pregtire continu. #M2 eful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitii publice, va asigura condiiile necesare perfecionrii profesionale, perioada destinat n acest scop fiind de minimum 15 zile pe an. #B n scopul auditrii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice. Competena i capacitatea acestor servicii trebuie s fie verificate i lucrrile supervizate de ctre structura de audit public intern solicitant. 5.4. Programul de asigurare i mbuntire a calitii 5.4.1. Definire #M2 eful compartimentului de audit public intern trebuie s elaboreze un program de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure ca normele, instruciunile i codul etic s fie respectate de auditorii interni. #B 5.4.2. Evaluarea programului de calitate Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. 5.4.2.1. Evaluarea intern Evaluarea intern presupune efectuarea de controale permanente, prin care eful compartimentului de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii misiunilor de audit intern sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit public intern. n acest cadru supervizarea realizrii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienelor, iniierea mbuntirilor necesare unei derulri corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit public intern i planificarea activitilor de perfecionare profesional. 5.4.2.2. Evaluarea extern
11

Evaluarea extern este efectuat de ctre UCAAPI prin: - verificarea respectrii normelor, instruciunilor i a Codului privind conduita etic a auditorului intern, cel puin o dat la cinci ani, iniiindu-se msurile corective necesare n colaborare cu conductorul entitii publice n cauz; - avizarea numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice. 6. Norme de funcionare a auditului public intern 6.1. Cerine privind funcionarea compartimentului de audit public intern eful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor de audit public intern. 6.1.1. Planificarea activitii de audit public intern bazat pe analiza riscurilor 6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se ntocmete anual de ctre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face n funcie de urmtoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conductorii entitilor publice sunt obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI s fie introduse n planul anual de audit public intern al entitii publice, realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat; d) Numrul entitilor publice subordonate; e) Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonat; g) Recomandrile Curii de Conturi. Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz. Conductorul entitii publice aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva instituiei publice mpreun cu referatul de justificare n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale. 6.1.1.2. Referatul de justificare
12

Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan. Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal i alte elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective. 6.1.1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urmtoarea structur: - scopul aciunii de auditare; - obiectivele aciunii de auditare; - identificarea/descrierea activitii/operaiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfura aciunea de auditare; - durata aciunii de auditare; - perioada supus auditrii; - numrul de auditori proprii antrenai n aciunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de servicii de expertiz/consultan (dac este cazul); - numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. 6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de: - Modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului; - Solicitrile UCAAPI/entitatea public ierarhic imediat superioar de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conductorul entitii publice. 6.1.2. Gestiunea resurselor umane eful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor de audit public intern i trebuie s asigure resursele necesare ndeplinirii planului de audit public intern n mod eficient. 6.1.3. Reglementarea activitii compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern elaboreaz norme specifice entitii publice n care i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior n cazul entitilor publice subordonate. n termen de 90 de zile de la publicarea prezentelor norme n Monitorul Oficial al Romniei, fiecare compartiment de audit public intern, organizat n conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat s elaboreze norme metodologice proprii.
13

Pentru entitile publice care nu au compartiment de audit public intern organizat la data publicrii prezentelor norme, termenul curge din momentul nfiinrii acestora. Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonat, dac specificul activitii acestora o impune. Entitile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborrii acestora. Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conductorului entitii publice, semnate pe fiecare pagin, de auditorul intern care le-a elaborat. Compartimentele de audit public intern abilitate s avizeze normele proprii entitilor publice sunt obligate s le avizeze n termen de 30 de zile i s ntiineze entitatea n cauz. Compartimentele de audit public intern abilitate s avizeze normele proprii entitilor publice, pot solicita eventuale clarificri, modificri, completri ale acestora. Conductorii entitilor publice vor lua msurile necesare pentru soluionarea operativ a acestor solicitri. Urmtoarele entiti publice nu elaboreaz norme proprii: a) Instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice. Misiunile de audit public intern desfurate la nivelul instituiilor publice mici se efectueaz n conformitate cu normele proprii Ministerului Finanelor Publice; b) Entitile publice subordonate pentru care entitatea public de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern fr obligaia elaborrii de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfoar n conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior; c) Entitile publice subordonate pentru care entitatea public de la nivelul ierarhic imediat superior a decis nenfiinarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfurate la nivelul acestor entiti se efectueaz n conformitate cu normele proprii Ministerului Finanelor Publice. 6.1.4. Raportarea activitii de audit public intern Raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, este transmis conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Pentru instituia public mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Compartimentul de audit public intern asigur: a) raportarea periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; b) elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern; c) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, se raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate; d) informarea UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; e) verificarea i raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor.
14

6.2. Obiective aferente unei activiti de audit public intern 6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor Auditul public intern trebuie s sprijine conductorul entitii publice n identificarea i evaluarea riscurilor semnificative contribuind la mbuntirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie s supravegheze i s evalueze eficacitatea acestui sistem. #M2 Auditul public intern trebuie s evalueze riscurile aferente operaiilor i sistemelor informatice ale entitii publice, privind: - fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale; - eficacitatea i eficiena operaiilor; - protejarea patrimoniului; - respectarea legilor, reglementrilor i procedurilor. #B n cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, n cazul n care acestea sunt semnificative. 6.2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajut entitatea public s menin un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitii i eficienei acestuia, contribuind la mbuntirea lui continu. Evaluarea pertinenei i eficacitii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evalurii riscurilor i va viza operaiile i sistemele informatice ale entitii publice din urmtoarele puncte de vedere: - fiabilitii i integritii informaiilor financiare i operaionale; - eficacitii i eficienei operaiilor; - protejrii patrimoniului; - respectrii legilor, reglementrilor i procedurilor. n cursul misiunilor, auditorul intern trebuie s examineze procedurile de control intern n acord cu obiectivele misiunii n vederea identificrii tuturor deficienelor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie s analizeze operaiile i activitile i s determine msura n care rezultatele corespund obiectivelor stabilite i dac operaiile/activitile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie s determine msura n care conductorul entitii publice a definit criterii adecvate de apreciere i dac obiectivele au fost realizate. Dac aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate i de auditorii interni n evaluarea sistemului de control intern. Dac acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, mpreun cu conducerea entitii publice, s elaboreze n mod corespunztor aceste criterii.

15

_________________________________________________________________ _____________ | PARTEA a II-a - NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN | |________________________________________________________________ ______________| Aceast parte prezint metodele i instrumentele utilizate n derularea unei misiuni de audit public intern. 7. Schema general privind derularea misiunii de audit public intern Graficul prezentat mai jos ofer o viziune global asupra procesului de audit public intern. n partea stng a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar n partea dreapt rezultatele obinute cu referire la documentele corespunztoare. n Ghidul procedural sunt descrise procedurile i modelele standard ale documentelor utilizate. Derularea misiunii de audit public intern Proceduri Documente _________________________ ____________________________ |Iniierea auditului | |Ordinul de serviciu A-01| ->|P01, P02, P03 |->|Declaraia de | | |_________________________| |independen A-02| | _________________________ |Notificarea privind | | |Colectarea i prelucrarea| |declanarea misiunii | |->|informaiilor P04 | |de audit public intern B-01| | |_________________________| |____________________________| _______________ | _________________________ ____________________________ |Pregtirea | |->|Analiza riscurilor P05 |->|Tabelul <<puncte tari | |misiunii |_| | | |i puncte slabe>> C-01| |de audit | | |_________________________| |____________________________| |_______________| | _________________________ ____________________________ | | |Elaborarea programului de| |Programul de audit A03| | |->|audit public intern P06 |->|Programul preliminar | | | | | |al interveniilor la |
16

Etape

| | |_________________________| |faa locului A03-1| | | |____________________________| | | _________________________ ____________________________ | ->|Deschiderea edinei P07 | |Minuta edinei de | | | |->|deschidere B-02| | |_________________________| |____________________________| | _________________________ ____________________________ | |Colectarea dovezilor P08 | |Teste A-04| | ->| |->|Formularele | | | | | |constatrilor de audit A-05| | | |_________________________| |____________________________| | | _________________________ ____________________________ | | |Constatarea i | |Formular de constatare | | |->|raportarea |->|i raportare a | _______v_______ | |iregularitilor P09 | |iregularitilor A-06| |Intervenia la | | |_________________________| |____________________________| |faa locului |_| _________________________ ____________________________ |_______________| | |Revizuirea documentelor | |Nota centralizatoare a | | |->|de lucru P10 |->|documentelor de lucru C-02| | | |_________________________| |____________________________| | | _________________________ ____________________________ | | |nchiderea edinei P11 | |Minuta edinei de | | ->| |->|nchidere B-03| | |_________________________| |____________________________| | _________________________ ____________________________ | |Elaborarea proiectului de| |Proiect de raport A07-1| | ->|raport de audit P12 | | | | | |_________________________| |____________________________| | | _________________________ | | |Transmiterea proiectului | | |->|de Raport P13 |
17

| | |_________________________| | | _________________________ ____________________________ | | |Reuniunea de conciliere | |Minuta Reuniunii | _______v______ |->|P14 |->|de conciliere B-04| |Raportul de | | |_________________________| |____________________________| |audit public |->| _________________________ ____________________________ |intern | |->|Raportul final P15 |->|Raportul final A07-2| |______________| | |_________________________| |____________________________| | | _________________________ | |->|Supervizarea P16 | | | |_________________________| | | _________________________ | | |Difuzarea Raportului de | | ->|audit public intern P17 | | |_________________________| _______v______ _________________________ ____________________________ |Urmrirea | |Urmrirea recomandrilor | |Fia de urmrire a | |recomandrilor|---->|P18 |->|recomandrilor A-08| |______________| |_________________________| |____________________________| 8. Pregtirea misiunii de audit public intern 8.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se ntocmete de eful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conductorul entitii publice. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit. 8.2. Declaraia de independen Independena auditorilor interni selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarat. n acest sens fiecare auditor intern trebuie s ntocmeasc o declaraie de independen. 8.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern notific entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul
18

misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 8.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 8.4.1. Colectarea informaiilor n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea/structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea; b) cunoaterea organizrii entitii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; c) identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; e) identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate. 8.4.2. Prelucrarea informaiilor Prelucrarea informaiilor const n: a) analiza structurii/entitii auditate i activitii sale (organigram, regulamente de funcionare, fie ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; c) analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informaiilor externe referitoare la entitatea/structura auditat. 8.5. Identificarea obiectelor auditabile 8.5.1. Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. 8.5.2. Etapele identificrii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (ce trebuie s fie evitate); c) determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i s elimine riscul. 8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.
19

8.6. Analiza riscurilor 8.6.1. Definirea riscului Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele. 8.6.1.1. Categorii de riscuri Categorii de riscuri: a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia insuficient, neactualizat; b) Riscuri operaionale: nenregistrarea n evidenele contabile; arhivare necorespunztoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; c) Riscuri financiare: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar; d) Riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc. 8.6.1.2. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de apariie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora. 8.6.2. Scopul analizei riscurilor Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) s identifice pericolele din entitatea/structura auditat; b) s identifice dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele; c) s evalueze structura/evoluia controlului intern al entitii/structurii auditate. 8.6.3. Fazele analizei riscurilor Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele: a) analiza activitii entitii/structurii auditate; b) identificarea i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativ a activitilor entitii/structurii auditate, cu incidena asupra operaiilor financiare; c) verificarea existenei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i evaluarea acestora; d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc. Auditorii interni trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare a riscurilor semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni. 8.6.4. Msurarea riscurilor Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea consecinelor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile de apreciere. 8.6.4.1. Msurarea probabilitii Criteriile utilizate pentru msurarea probabilitii de apariie a riscului sunt:
20

a) aprecierea vulnerabilitii entitii; b) aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apariie a riscului variaz de la imposibilitate la certitudine i este exprimat pe o scar de valori pe trei nivele: - probabilitate mic; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilitii entitii Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toi factorii cu inciden asupra vulnerabilitii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrrii operaiilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprim pe trei nivele: - vulnerabilitate redus; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare. b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitii controlului intern al entitii, pe trei nivele: - control intern corespunztor; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. 8.6.4.2. Msurarea gravitii consecinelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se poate exprima pe o scar valoric pe trei nivele: - impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat. Probabilitate ^ | _______________ _______________ _______________ mare | | | | | | | | |_______________| |_______________| |_______________| | _______________ _______________ _______________ medie | | | | | | | | |_______________| |_______________| |_______________| | _______________ _______________ _______________ mic | | | | | | | | |_______________| |_______________| |_______________| | ------------------------------------------------------------->
21

sczut

moderat

ridicat

Impact

8.6.5. Metoda - model de analiz a riscurilor Prezentele norme metodologice exemplific efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmtorilor pai: a) identificarea (listarea) operaiilor/activitilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile precum i interdependenele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz; b) identificarea ameninrilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaiuni/activiti, prin determinarea impactului financiar al acestora; c) stabilirea criteriilor de analiz a riscului. Recomandm utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunztor - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. #M2 e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utilizndu-se formula: n ___ T=\ P xN, /___ i i i=1 unde: P = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; i N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. i #B
22

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mic, risc mediu, risc mare; g) ierarhizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern. #M2 _________________________________________________________________ _____________ | Domeniu | Obiective | Riscuri | Opinie | Comentariu | |__________|___________|_________|______________________________|__ ____________| | | | | T/S | Consecine | Gradul de | | | | | | | | ncredere | | |__________|___________|_________|_____|____________|___________|___ ___________| |__________|___________|_________|_____|____________|___________|___ ___________| unde: T = tare; S = slab. #B 8.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de ndeplinit), este semnat de eful compartimentului de audit public intern i adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii/structurii auditate n cadrul edinei de deschidere. 8.7.1. Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri:

23

a) asigur eful compartimentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor. 8.7.2 Programul preliminar al interveniilor la faa locului Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului. 8.8. Deschiderea interveniei la faa locului 8.8.1. edina de deschidere edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului entitii/structurii auditate. Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e) acceptarea calendarului ntlnirilor; f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern. #M2 Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu eful compartimentului de audit public intern i notificat la conductorul entitii publice. #B 8.8.2. Minuta edinei de deschidere Data edinei de deschidere, participanii, aspectele importante discutate trebuie consemnate n minuta edinei de deschidere. 8.9. Notificarea privind realizarea interveniilor la faa locului Compartimentul de audit public intern trebuie s notifice entitatea/structura auditat despre programul verificrilor la faa locului, inclusiv perioadele de desfurare. Odat cu aceast notificare trebuie s se transmit i Carta auditului intern. 9. Intervenia la faa locului (munc de teren) 9.1. Definire i etape Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora. Intervenia la faa locului cuprinde urmtoarele etape:
24

a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri; g) verificarea modului de realizare a corectrii aciunilor menionate n auditrile precedente (verificarea realizrii corectrii). 9.2. Tehnici i instrumente de audit intern 9.2.1. Principalele tehnici de audit intern 9.2.1.1. Verificarea - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: a) Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe surse diferite; b) Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor; c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; #M2 d) Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul validrii acesteia; #B e) Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri; f) Garantarea: verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative; g) Urmrirea: reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmririi este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate. 9.2.1.2. Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie. 9.2.1.3. Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente. 9.2.1.4. Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. 9.2.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.2.1. Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:

25

a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate; b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; c) chestionarul-list de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice i de informare, resursele umane existente. 9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite: - stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea; - stabilirea documentaiei justificative complete; - reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. 9.2.2.3. Formularele constatrilor de audit public intern - se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului public intern. a) Fia de identificare i analiza problemelor (FIAP) - se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i recomandrile pentru rezolvare. FIAP trebuie s fie aprobat de ctre coordonatorul misiunii, confirmat de reprezentanii entitii/structurii auditate i supervizat de eful compartimentului de audit (sau de ctre nlocuitorul acestuia). b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - se ntocmete n cazul n care auditorii interni constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti. Se transmite imediat efului compartimentului de audit public intern, care va informa n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor. 9.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern - prin informaiile coninute asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulrii concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern: a) Dosarul permanent cuprinde urmtoarele seciuni: Seciunea A - Raportul de audit public intern i anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraia de independen; - rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandrilor); - fiele de identificare i analiza problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularitilor; - programul de audit. Seciunea B - Administrativ:
26

- notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern; - minuta edinei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta edinei de nchidere; - coresponden cu entitatea/structura auditat. Seciunea C - Documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat (ndatoriri, responsabiliti, numr de angajai, fiele posturilor, graficul organizaiei, natura i locaia nregistrrilor contabile); - informaii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare i externe; - informaii privind posturile cheie/fluxuri de operaii; - documentaia analizei riscului. Seciunea D - Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor acesteia: - revizuirea raportului de audit public intern; - rspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere i cifre (E, F, G, ...) pentru fiecare seciune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit. 9.4. Revizuirea Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor. 9.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. 9.6. edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din proiectul Raportului de audit public intern i a calendarului de implementare a recomandrilor. Se ntocmete o minut a edinei de nchidere. 10. Raportul de audit public intern 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)
27

n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate urmtoarele cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatrile efectuate; d) se ntocmete pe baza FIAP-urilor. n redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie s fie respectate urmtoarele principii: a) constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o manier pertinent i incontestabil; b) evitarea utilizrii expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios; e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la concluzii); f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: a) scopul i obiectivele misiunii de audit public intern; b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat); c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode i tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale ntocmite n cursul aciunii de audit public intern); d) constatri efectuate; e) concluzii i recomandri; f) documentaia-anex (notele explicative; note de relaii; situaii, acte, documente i orice alt material probant sau justificativ). 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de ctre auditorii interni. 10.4. Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat n cadrul creia se
28

analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Se ntocmete o minut privind desfurarea reuniunii de conciliere. #M2 10.5. Definitivarea Raportului de audit public intern #B Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi nsoit de o sintez a principalelor constatri i recomandri. eful compartimentului de audit public intern trebuie s informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandrile care nu au fost avizate de conductorul entitii publice. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere. 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern eful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Pentru instituia public mic, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz. 11. Urmrirea recomandrilor Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit public intern sunt aplicate ntocmai, n termenele stabilite, n mod eficace i c, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Structura auditat trebuie s informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandrilor. 11.1. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n: - elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; - stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; - punerea n practic a recomandrilor; - comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor; - evaluarea rezultatelor obinute. 11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verific i raporteaz la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor.
29

Compartimentul de audit public intern va comunica conductorului entitii publice stadiul implementrii recomandrilor. 12. Supervizarea misiunii de audit public intern eful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfurare a misiunii de audit public intern. Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate, astfel: a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit; b) verific executarea corect a programului misiunii de audit; c) verific existena elementelor probante; d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz n termenele fixate. n cazul n care eful compartimentului de audit public intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta. _________________________________________________________________ _____________ | PARTEA a III-a GHID PROCEDURAL | |________________________________________________________________ ______________| 13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre compartimentul de audit public intern i se ntocmete de ctre eful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | eful Compartimentului de audit | 1. Repartizeaz sarcinile de serviciu pe | | public intern | fiecare auditor n parte; | | | 2. ntocmete Ordinul de serviciu pe baza | | | planului anual de audit public intern. |
30

|_________________________________|_______________________________ _____________| | Personalul de secretariat | 3. Aloc un numr Ordinului de serviciu; | | | 4. Asigur copii ale Ordinului de serviciu | | | fiecrui membru al echipei de audit. | |_________________________________|_______________________________ _____________| | Auditorii | 5. Iau la cunotin de Ordinul de serviciu| | | i de sarcinile repartizate. | |_________________________________|_______________________________ _____________| Exemplu Model A-01 Entitatea public Nr. ..... Data ............ ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile ..................... i cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la .................... n perioada ......................... . Scopul misiunii de audit este ............................, iar obiectivele acesteia sunt ........ ......................... . Menionm c se va efectua un audit de .............. . Echipa de audit public intern este format din urmtorii auditori ................................................................... . Conductorul Compartimentului de audit public intern 14. PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENEI Scopul: De a demonstra independena auditorilor fa de entitatea/structura auditat. Premise: n vederea desemnrii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o justificare din partea conductorului Compartimentului de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea.
31

Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Completeaz Declaraia de Independen - Model A-02; | |___________________|_____________________________________________ _____________| | eful de serviciu | 2. Verific Declaraia de Independen; | | | 3. Identific incompatibilitate semnalat de ctre | | | auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate | | | fi atenuat; | | | 4. Aprob Declaraiile de Independen; | |___________________|_____________________________________________ _____________| | Auditorii | 5. ndosariaz Declaraia de independen n dosarul de | | | audit; | | | 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate | | | real sau presupus, informeaz de urgen conducerea. | |___________________|_____________________________________________ _____________| DECLARAIA DE INDEPENDEN - Model A-02 Entitatea public .................. A fi completat de ctre auditori, inclusiv consultanii: Numele .............................. Data ............. Misiunea de audit public intern ........................ _________________________________________________________________ _____________ | Incompatibiliti | |________________________________________________________________ ______________| | n legtur cu entitatea/structura auditat ..................... | Da | Nu | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu | | | | cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v | | | | interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit | | | | n orice fel? | | |
32

|________________________________________________________________ ____|____|____| | Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau | | | | obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii | | | | 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi | | | | auditat? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor | | | | finanate integral sau parial de Uniunea European? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de | | | | control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea | | | | inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat | | | | sau cu membrii organului de conducere colectiv? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost| | | | angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau | | | | organizaie sau nivel guvernamental? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente | | | | de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi | | | | auditat? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la | | | | entitatea/structura ce va fi auditat? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| | Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate | | | | personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze| | |
33

| abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit | | | | impariale, notificai eful Compartimentului de audit public | | | | intern de urgen? | | | |________________________________________________________________ ____|____|____| Auditor, Model A-02 Entitatea public Se completeaz de ctre eful de serviciu 1. Incompatibiliti personale (a se trece din pagina anterioar) 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume Data i semntura _________________ 15. PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: S informeze entitatea/structura auditat de declanarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intenioneaz ca prin notificarea entitii/structurii auditate s se asigure desfurarea corespunztoare a procedurilor de audit. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Pregtesc adresa de notificare ctre | | | prile interesate n vederea transmiterii | | | acesteia cu 15 zile nainte de declanarea | | | misiunii de audit public intern; | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul Compartimentului | 2. Verific adresa de notificare; | | de audit | 3. Semneaz adresa de notificare; |
34

Conductor Compartiment de audit public intern,

|_______________________________|_________________________________ _____________| | Personalul de secretariat | 4. Aloc un numr adresei de notificare i o | | | transmite entitii/structurii auditate; | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Auditorii | 5. Includ domeniile de interes (dac se | | | comunic) n programul de audit; | | | 6. ndosariaz copia adresei de notificare n| | | dosarul permanent. | |_______________________________|_________________________________ _____________| Model B-01 Entitatea public Data NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre Prile interesate De la Conductorul Compartimentului de audit public intern Ref Denumirea misiunii de audit public intern Stimate() .......................... n conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaz ca n perioada de .............. s efectum o misiune de audit public intern cu tema ............... la (numele entitii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre (numele entitii/structurii auditate) i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile sale ntr-un mod eficient i efectiv. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul interveniei la faa locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: ....................... . Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe (numele auditorului) sau pe mine.
35

Cu stim ______________

Data ____________

Conductorul Compartimentului de audit public intern 16. PROCEDURA INFORMAIILOR P 04 COLECTAREA I PRELUCRAREA

Scopul: Cunoaterea domeniului auditabil l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea/structura auditat. Colectarea informaiilor faciliteaz procedurile de analiz de risc i cele de verificare. Premise: Colectarea este, n fapt, pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informaiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea; - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii/structurii auditate i activitile sale (organigrama, regulamente de funcionare, fie ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - s identifice constatrile semnificative i recomandrile din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - s identifice surse poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Identific legile i regulamentele aplicabile | | | entitii/structurii auditate; | | | 2. Obin organigrama, regulamentele de funcionare, fie |
36

| | ale posturilor, proceduri scrise ale entitii/structurii | | | auditate; | | | 3. Identific personalul responsabil; | | | 4. Identific circuitul documentelor; | | | 5. Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; | | | 6. Adun date statistice asupra performanei pentru a-i | | | sprijini n faza de analiz a riscului; | | | 7. Se familiarizeaz cu activitatea entitii/structurii | | | auditate; | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Conductorul | 8. Revede documentaia; | | Compartimentului| 9. Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor | | de audit public | auditabile i a criteriilor de analiz de risc. Reevalueaz| | intern | stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a | | | metodologiei, dup caz. | |_________________|_______________________________________________ _____________| 17. PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR Scopul: Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditat, dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii/structurii auditate Premise: Reprezint un punct de pornire n elaborarea tabelului "puncte tari i puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baz dou estimri: - gradul de gravitate al pierderii care poate s rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe i indirecte); - probabilitatea ca riscul s revin (noiune cuantificat formal). Riscurile poteniale se pot concretiza n recomandri de audit, acestea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile i verificrile anterioare. Punctele forte i punctele slabe se exprim calitativ i cantitativ n funcie de rezultatele ateptate i de condiiile de obinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic urmrit, pentru a asigura buna funcionare a entitii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.
37

Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Din activitatea desfurat n timpul colectrii i | | | prelucrrii informaiilor, pregtesc o list | | | centralizatoare a obiectelor auditabile; | | | 2. Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor | | | operaiuni/activiti; | | | 3. Stabilesc criteriile de analiz a riscurilor; | | | 4. Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului; | | | 5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu | | | utilizat; | | | 6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat; | | | 7. Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; | | | 8. Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi | | | auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i | | | puncte slabe; | | | 9. Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i | | | constatrile fcute ctre conductorul Compartimentului de | | | audit public intern; | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Conductorul | 10. Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor| | Compartimentului| de audit i a criteriilor de analiz de risc. Reevalueaz | | de audit public | stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a | | intern | metodologiei, dup caz; | | | 11. Avizeaz Tabelul puncte tari i puncte slabe i Fiele | | | de Constatare i Analiz a Problemelor iniiate pentru | | | fiecare control potenial. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Auditorii | 12. ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n | | | dosarul permanent, seciunea C. | |_________________|_______________________________________________ _____________| Exemplu Entitatea public Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE" Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supus auditului ntocmit de ............ Data .........
38

Aprobat de ............. Data ......... #M2 _________________________________________________________________ _____________ | Domeniu | Obiective | Riscuri | Opinie | Comentariu | |__________|___________|_________|______________________________|__ ____________| | | | | T/S | Consecine | Gradul de | | | | | | | | ncredere | | |__________|___________|_________|_____|____________|___________|___ ___________| |__________|___________|_________|_____|____________|___________|___ ___________| unde: T = tare; S = slab. #B Ghidul de Evaluare al controlului intern _________________________________________________________________ _____________ | Controlul | Dac | | intern este | | |_____________|___________________________________________________ _____________| | SLAB | - conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine | | | necooperant i nepstoare cu privire la conformitate, | | | pstrarea dosarelor, sau reviziile externe. | | | - auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit | | | probleme deosebite. | | | - analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control | | | adecvate i suficiente. | | | - procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin | | | utilizate. | |_____________|___________________________________________________ _____________| | POTRIVIT | - conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant | | | cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor | | | externe. |
39

| | - Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit | | | anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i | | | a rspuns satisfctor la recomandrile auditului. | | | - analiza arat c sunt n funciune tehnici de control | | | adecvate i suficiente. | |_____________|___________________________________________________ _____________| | PUTERNIC | - conducerea i personalul demonstreaz o atitudine | | | constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i nltura | | | problemele. | | | - auditurile anterioare i studiile preliminare nu au | | | descoperit nici un fel de probleme. | | | - analiza arat c sunt n funciune numeroase i eficiente | | | tehnici de control intern. | | | - procedurile sunt bine susinute de documente. | |_____________|___________________________________________________ _____________| 18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul: Asigur conductorul Compartimentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern i asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor. Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza Programului de audit public intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Pregtesc programul de audit, incluznd | | | urmtoarele elemente: |
40

| | - obiectivele auditului; | | | - testrile care se vor efectua; | | | - alte proceduri de audit i teste, dup caz.| | | 2. Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: | | | - colectarea i prelucrarea datelor; | | | - tabelul "Puncte tari i puncte slabe"; | | | - programul preliminar al interveniilor la | | | faa locului. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul | 3. Organizeaz edina de analiz. | | Compartimentului de audit | 4. Verific Nota i anexele acesteia. | | | 5. Analizeaz i modific dup caz | | | documentele prezentate. | | | 6. Aprob Nota i anexele. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Auditorii | 7. ndosariaz programul de audit | | | - Model A-03. | | | 8. Utilizeaz programul de audit n | | | efectuarea misiunii. | |_______________________________|_________________________________ _____________| Exemplu Model A-03 Entitatea public PROGRAMUL DE AUDIT Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supus auditului ................ ntocmit de .......... Data ..... Aprobat de ........... Data ..... _________________________________________________________________ _____________ | OBIECTIVE | Activiti | Durata| Persoanele | Locul desfurrii| | | | | implicate | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | Tema general| | | | |
41

|______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | ............ | | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | Obiective: | | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | A. Enunarea | | | | | | obiectivului | | | | | | (A) | | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | B. Enunarea | | | | | | obiectivului | | | | | | (B) | | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 1. Ordinul de | | Conductorul | Entitatea public | | | serviciu | | Compartimentului| | | | | | de audit public | | | | | | intern | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 2. Declaraia | | Auditorii | Entitatea public | | | de independen | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 3. Notificarea | | Auditorii | Entitatea public | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | Obiectivul A | | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Colectarea i | | Auditorii | Entitatea public/| | | prelucrarea | | | Entitatea auditat| | | informaiilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | - testul 1 | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | - testul 2 | | | |
42

|______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | ............. | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Prelucrarea | | Auditorii | Entitatea public/| | | testelor | | | Entitatea auditat| |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Elaborarea | | | | | | FIAP-urilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Adunarea | | | | | | dovezilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Constatarea i | | Auditorii | Entitatea public | | | raportarea | | | | | | iregularitilor| | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | ntocmirea | | | | | | Formularului de | | | | | | constatare i | | | | | | raportare a | | | | | | iregularitilor| | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Revizuirea | | Auditorii | Entitatea public | | | documentelor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | ndosarierea | | Auditorii | Entitatea public | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | Obiectivul B | Colectarea i | | Auditorii | Entitatea public/| | | prelucrarea | | | Entitatea auditat| | | informaiilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | - testul 1 | | | |
43

|______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | - testul 2 | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | .............. | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Prelucrarea | | Auditorii | Entitatea public/| | | testelor | | | Entitatea auditat| |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Elaborarea | | | | | | FIAP-urilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Adunarea | | | | | | dovezilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Constatarea | | Auditorii | Entitatea public | | | i raportarea | | | | | | iregularitilor| | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | ntocmirea | | | | | | Formularului de | | | | | | constatare i | | | | | | raportare a | | | | | | iregularitilor| | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | Revizuirea | | Auditorii | Entitatea public | | | documentelor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | ndosarierea | | Auditorii | Entitatea public | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 4. edina de | | Auditorii | Entitatea public/| | | nchidere | | | Entitatea auditat| |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________|
44

| | 5. Elaborarea | | Auditorii | Entitatea public | | | Proiectului de | | | | | | raport | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 6. Transmiterea | | Conductorul | Entitatea public | | | Proiectului de | | Compartimentului| | | | raport | | de audit public | | | | | | intern | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 7. Reuniunea | | Auditorii | Entitatea public/| | | de conciliere | | | Entitatea auditat| |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 8. Raportul de | | Auditorii | Entitatea public | | | audit final | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 9. Difuzarea | | Auditorii | Entitatea public | | | Raportului de | | | | | | audit | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| | | 10. Urmrirea | | Auditorii | Entitatea public | | | recomandrilor | | | | |______________|_________________|_______|_________________|_______ ____________| Model A03-1 B. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supus auditului .......... ntocmit de ......... Data ......... Aprobat de .......... Data ......... _________________________________________________________________ _____________ | Obiectivele| Tipul verificrii | Locul testrii | Durata testrii| Auditorii | |____________|___________________|________________|________________ |___________|
45

|____________|___________________|________________|________________ |___________| |____________|___________________|________________|________________ |___________| 19. PROCEDURA P - 07 EDINA DE DESCHIDERE Scopul: S efectueze o edin de deschidere cu reprezentanii (denumirea entitii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind auditul. Premise: edina de deschidere servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a edinei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - analiza i acceptul cartei auditorului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Contacteaz telefonic entitatea/structura | | | auditat pentru a stabili data ntlnirii. | |_____________________________|___________________________________ _____________| |Conductorul | 2. Particip la desfurarea edinei de | |Compartimentului de audit | deschidere. | |public intern | | |Auditorii | | |Reprezentanii | | |entitii/structurii auditate| | |_____________________________|___________________________________ _____________| |Auditorii | 3. ntocmesc Minuta edinei de deschidere | | | (Model B-02) cu urmtoarea structur: | | | A. Meniuni generale | | | - tema misiunii de audit public intern; |
46

| | - perioada auditat; | | | - numele celor care ntocmesc Minuta edinei | | | de deschidere; | | | - numele persoanei nsrcinate cu verificarea | | | ntocmirii Minutei edinei de deschidere | | | conform prezentei proceduri; | | | - lista participanilor la edina de | | | deschidere cu menionarea numelui, funciei, | | | direciei i a numrului de telefon. | | | B. Stenograma edinei de deschidere: | | | - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor| | | edinei de deschidere. | | | 4. ndosariaz Minuta edinei de deschidere n| | | dosarul permanent - Model B-02 | |_____________________________|___________________________________ _____________| Exemplu MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE _________________________________________________________________ _____________ | Model B-02 | | Entitatea public | |________________________________________________________________ ______________| | A. Meniuni generale | |________________________________________________________________ ______________| | Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditat .......... | |________________________________________________________________ ______________| | ntocmit de ............... Data .............. | |________________________________________________________________ ______________| | Verificat de .............. Data .............. | |________________________________________________________________ ______________| | | | Lista participanilor: | | |
47

| Numele Funcia Direcia/Serviciul Nr. telefon | | | | | | | | | | B. Stenograma edinei de deschidere | | | | | |________________________________________________________________ ______________| 20. PROCEDURA P - 08 COLECTAREA INFORMAIILOR Scopul: Informaiile colectate asigur o eviden suficient, competent i relevant i ofer o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor. Premise: n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de Audit aprobat. Munca n cadrul acestei faze produce dovezi de audit n baza crora auditorii formuleaz constatri, concluzii i recomandri. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Efectueaz testrile i procedurile stabilite n | | | programul de audit; | | | 2. Apreciaz dac dovezile obinute sunt suficiente, | | | relevante, competente i folositoare; | | | 3. Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; | | | 4. Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; | | | 5. Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor;| | | 6. La sfritul fazei de colectare a informaiilor, | | | finalizeaz Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; | | | 7. Transmit Fiele de Identificare i Analiza Problemelor | | | efului compartimentului de audit public intern; | | | 8. ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de | | | audit. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Conductorul | 9. Analizeaz i aprob testele - Model A-04; |
48

| Compartimentului| 10. Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza | | de audit | Problemelor - Model A-05; | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Auditorii | 11. Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele - Model| | | A - 04 i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor - | | | Model A-05 - n dosarul permanent; | |_________________|_______________________________________________ _____________| Exemplu Model A-04 Entitatea public CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ......... Perioada supus auditului ........... ntocmit de .......... Data ......... Aprobat de ........... Data ......... _________________________________________________________________ _____________ | Obiectivul 1 | | S evalueze eficiena i eficacitatea controalelor interne asupra | | operaiunilor entitii/structurii auditate n urmtorul ciclu de operaiuni:| | - pli | | - contabilitate | |________________________________________________________________ ______________| _________________________________________________________________ _____________ | ACTIVITATEA DE AUDIT | DA | NU | Auditori | |___________________________________________________|______|______| ____________| | PLI | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 1. verificai dac exist proceduri scrise | | | |
49

|___________________________________________________|______|______| ____________| | 2. verificai dac atribuirea responsabilitilor | | | | | i delegarea competenelor sunt declarate n | | | | | proceduri | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 3. controlai dac angajaii sunt informai | | | | | despre procedurile care se aplic | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 4. verificai dac procedurile asigur separarea | | | | | sarcinilor | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 5. verificai dac procedurile sunt aprobate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 6. verificai dac procedurile sunt actualizate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 7. verificai dac operaiile de control sunt | | | | | nsoite de liste de verificare (check-list) | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 8. apreciai calitatea listelor de verificare | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 9. verificai dac controalele efectuate au fost | | | | | formalizate (data, semntura) | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 10. controlai conformitatea plii cu procedurile| | | | | privind cursul de schimb | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 11. urmrii plile cu extrasele de cont | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 12. urmrii plile n cartea mare asigurndu-v | | | | | c sunt transcrise corect | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________|
50

| 13. revizuii procedurile referitoare la plile | | | | | care nu sunt efectuate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 14. verificai dac este stabilit atribuirea | | | | | responsabilitilor | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 15. verificai dac procedurile asigur separarea | | | | | responsabilitilor | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 16. verificai dac contabilul principal are o | | | | | autoritate adecvat asupra angajailor din | | | | | compartimentul contabil | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 17. verificai dac procedurile sunt aprobate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 18. verificai dac procedurile sunt actualizate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 19. verificai dac procedurile stabilesc i | | | | | explic politica contabil i procedurile | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 20. verificai dac numai persoanele autorizate | | | | | pot s modifice sau s stabileasc noi politici | | | | | sau proceduri | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 21. controlai ca procedurile de declaraii s | | | | | includ: | | | | | a) planul de conturi nsoit de explicaii ale | | | | | operaiunilor; | | | | | b) identificarea i descrierea principalelor | | | | | nregistrri contabile, intrrile periodice; | | | | | c) identificarea posturilor care au autoritatea | | | | | s aprobe c intrrile sunt efectuate; | | | | | d) explicaii pentru documentele i necesitile | | | | | de aprobare pentru diversele tipuri de tranzacii | | | | | periodice i neperiodice i intrrile n jurnal; | | | |
51

|___________________________________________________|______|______| ____________| | 22. verificai pregtirea i aprobarea funciilor | | | | | pentru intrrile n jurnal pentru a controla c | | | | | ele sunt separate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 23. verificai c toate intrrile n jurnal sunt | | | | | revzute i aprobate de ctre persoanele | | | | | competente la nivelurile adecvate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 24. toate intrrile n jurnal sunt explicate | | | | | corespunztor i justificate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| #M2 | 25. *** Eliminat | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| #B | 26. rapoartele financiare sunt pregtite pentru | | | | | perioadele contabile solicitate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 27. revedei procedurile privind corectarea | | | | | rapoartelor | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 28. revizuii procedurile de nchidere | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 29. verificai dac fiecare cont bancar corespunde| | | | | unui cont n registre | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 30. revizuii cartea mare pentru a verifica dac | | | | | tranzaciile sunt trecute n contul corect | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| | 31. verificai sumele defalcate pe creditori i | | | | | debitori | | | |
52

|___________________________________________________|______|______| ____________| | 32. verificai dac cecurile din jurnal sunt | | | | | trecute n ordine numeric i dac cele care | | | | | lipsesc sunt semnalate | | | | |___________________________________________________|______|______| ____________| Model A-05 _________________________________________________________________ _____________ | | | Entitatea public: ................................. | | Tema misiunii de audit public intern: .............. | |________________________________________________________________ ______________| | | | Numele auditorului: | | Data realizrii: | |________________________________________________________________ ______________| | FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI | | Nr ................ | | | |________________________________________________________________ ______________| | 1. Problema: ...................................... | | | | | |________________________________________________________________ ______________| | 2. Constatri:..................................... | | | | | |________________________________________________________________ ______________| | 3. Cauze: ......................................... | | | | | |________________________________________________________________ ______________|
53

| 4. Consecine: .................................... | | | | | |________________________________________________________________ ______________| | Recomandri i soluii propuse: ................... | | | |________________________________________________________________ ______________| | | | ntocmit de: Supervizat Pentru conformitate: | | Entitatea auditat | | ............ ........... ................... | | | |________________________________________________________________ ______________| 21. PROCEDURA IREGULARITILOR P 09 CONSTATAREA I RAPORTAREA

Scopul: De a furniza un ghid n cazurile de descoperire de iregulariti Premise: Cnd auditorii ajung la concluzia, bazat pe FIAP-uri, c s-a comis o iregularitate, ei vor trebui s raporteze, cel mai trziu a doua zi, conductorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Raporteaz, cel mai trziu a doua zi, conductorului | | | Compartimentului de audit public intern orice | | | iregularitate constatat prin transmiterea Formularului | | | de constatare i raportare a iregularitilor. | |__________________|______________________________________________ _____________| | Conductorul | 2. Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii | | Compartimentului | publice i structura de control abilitat pentru | | de audit public | continuarea verificrilor. | | intern | |
54

|__________________|______________________________________________ _____________| FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Model A-06 Entitatea public Ctre: conductorul Compartimentului de audit public intern n urma misiunii de audit public intern .......................... efectuat la ................................................ s-au constatat urmtoarele: a) constatarea (abaterea); b) actul sau actele normative nclcate; c) recomandri; d) anexe. Auditor ............ Data .../.../....... 22. PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: S asigure c documentele sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revd FIAP-urile i documentele de lucru din punct de vedere al formatului i al coninutului, asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul, evidena trebuie s fie suficient, concludent i relevant. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Pe msur ce auditul progreseaz, eticheteaz i | | | numeroteaz toate documentele. | | | 2. Apreciaz dac FIAP-urile i documentele de lucru asigur | | | un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit public |
55

| | intern. | | | 3. Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al coninutului| | | i al formei i apreciaz dac FIAP-urile i documentele de | | | lucru pot trece testul de eviden. | | | 4. Efectueaz modificrile necesare la documente. | | | 5. ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - | | | Model C-02 | |_______________|_________________________________________________ _____________| Model C-02 Entitatea public Entitatea auditat

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit ................................. Perioada auditat ..................... ntocmit de .............. Data ....... _________________________________________________________________ _____________ | Constatarea | Documentul justificativ | Exist | Auditori | | | |_____________|______________| | | | Da | Nu | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | Seciunea E | | | | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | .............. | | | | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | | | | | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | Seciunea F | | | | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | .............. | | | | |
56

|_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| | | | | | | |_________________|_______________________________|______|______|__ ____________| Auditori, 23. PROCEDURA P - 11 EDINA DE NCHIDERE Scopul: Permite prezentarea ctre entitatea/structura auditat a opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise: S se asigure c #M2 Proiectul Raportului de Audit #B este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv: - Clar: s fie uor de neles, evident, s nu permit interpretri; - Obiectiv: s nu fie prtinitor; - Fundamentat: fiecare constatare s aib la baz documente doveditoare i s fac trimiteri la textul legal incident; - Relevant: aspectele semnalate s ajute conducerea entitii/structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Secretariatul | 1. Planific edina de nchidere | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul Compartimentului | 2. Particip la desfurarea edinei de | | de audit public intern | nchidere. Conductorii entitii/structurii | | Auditorii | auditate i declar prerile lor n privina| | Conductorii | constatrilor auditorilor, ale concluziilor | | entitii/structurii auditate | i recomandrilor, precum i a coreciilor | | | de efectuat. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Auditorii | 3. Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a | | | edinei de nchidere. | |_______________________________|_________________________________ _____________|
57

| Conductorul Compartimentului | 4. Cad de acord asupra modificrilor | | de audit public intern | raportului de audit, dac este nevoie. | | Auditorii | | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Auditorii | 5. Pregtesc acte suplimentare necesare | | | pentru a justifica modificrile la raportul | | | de audit. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | | 6. ndosariaz toate modificrile aprobate | | | la raportul de audit, Minuta edinei de | | | nchidere - Model B-03 i revd Proiectul de | | | raport de audit. | |_______________________________|_________________________________ _____________| Exemplu MINUTA EDINEI DE NCHIDERE _________________________________________________________________ _____________ | Model B-03 | | Entitatea public | |________________________________________________________________ ______________| | A. Meniuni generale | |________________________________________________________________ ______________| | Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditat .......... | |________________________________________________________________ ______________| | ntocmit de ................ Data ........... | |________________________________________________________________ ______________| | Verificat de ............... Data ........... | |________________________________________________________________ ______________| | | | Lista participanilor: | | | | Numele Funcia Direcia/Serviciul Nr. telefon |
58

| | | | | | | B. Concluzii: | | | | | | | | | | | | | |________________________________________________________________ ______________| 24. PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul: Prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor publici interni. Premise: n elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor i n Formularul de constatare i raportare a iregularitilor. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Redacteaz Proiectul raportului de audit utiliznd | | | formatul prezentat mai jos; | | | 2. Indic pentru fiecare constatare din Proiectul | | | raportului de audit dovada corespunztoare; | | | 3. Transmite conductorului Compartimentului de audit | | | public intern Proiectul raportului de audit, mpreun | | | cu dovezile constatrilor; | |______________________|__________________________________________ _____________| | Conductorul | 4. Analizeaz Proiectul raportului de audit; | | Compartimentului de | 5. Stabilete dac proiectul n ntregime sau doar | | audit public intern | pri din el, trebuie s fie transmise la | | | compartimentul juridic pentru revizuirea lui din |
59

| | punct de vedere juridic; | |______________________|__________________________________________ _____________| | Auditorii | 6. Efectueaz schimbrile propuse de ctre | | | conductorul Compartimentului de audit public intern; | | | 7. ndosariaz proiectul de raport de audit | | | - Model A - 07 incluznd coreciile aprobate de ctre | | | conductorul Compartimentului de audit public intern. | |______________________|__________________________________________ _____________| Model A-07-1 Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit.
60

Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit. Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Fiecare recomandare trebuie s fie elaborat dup urmtoarea structur: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore. 25. PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: S-i asigure entitii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit i de a formula un punct de vedere la constatrile i recomandrile auditului. Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor i concluziilor la care se face referire.
61

Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Conductorul | 1. Transmite Proiectul de raport de audit la | | Compartimentului de | entitatea/structura auditat. | | audit public intern | | |______________________|__________________________________________ _____________| | Entitatea/structura | 2. Analizeaz Proiectul de raport de audit. | | auditat | 3. Solicit, dac este cazul o Reuniune de conciliere.| | | 4. Transmite punctul de vedere la Proiectul | | | raportului de audit n termen de 15 zile de la | | | primirea Proiectului de raport de audit. | |______________________|__________________________________________ _____________| | Auditorii | 5. Revd rspunsurile de la entitatea/structura | | Conductorul | auditat. | | Compartimentului de | 6. Discut, dac este cazul, pregtirea unei | | audit public intern | Reuniuni de conciliere. | |______________________|__________________________________________ _____________| | Auditorii | 7. Precizeaz n Raportul de audit aspectele reinute | | | din punctul de vedere al entitii/structurii | | | auditate, dac este cazul. | | | 8. ndosariaz punctul de vedere al | | | entitii/structurii auditate | |______________________|__________________________________________ _____________| 26. PROCEDURA P - 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre auditori n Proiectul raportului de audit public intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor. Premise: Auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere. Procedura:
62

_________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Pregtesc, n termen de 10 zile de la primirea | | | punctului de vedere de la entitatea/structura auditat,| | | Reuniunea de conciliere. | | | 2. Informarea entitii/structurii auditate asupra | | | locului i datei Reuniunii de conciliere | | | 3. ntocmesc o Minut a Reuniunii de conciliere. | |_____________________|___________________________________________ _____________| | Auditorii | 4. Analizeaz constatrile i concluziile din | | Entitatea/structura | Proiectul raportului de audit n vederea acceptrii | | auditat | recomandrilor formulate | |_____________________|___________________________________________ _____________| Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE _________________________________________________________________ _____________ | Model B-04 | | Entitatea public | |________________________________________________________________ ______________| | A. Meniuni generale | |________________________________________________________________ ______________| | Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditat .......... | |________________________________________________________________ ______________| | ntocmit de ................ Data ........... | |________________________________________________________________ ______________| | Verificat de ............... Data ........... | |________________________________________________________________ ______________| | Lista participanilor: | | | | Numele Funcia Direcia/Serviciul Nr. telefon | | |
63

| | | B. Rezultatele concilierii: | | | | | | | |________________________________________________________________ ______________| 27. PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: S prelucreze raportul de audit pentru redactarea final i pentru tiprire. S constate c raportul de audit este complet, incluznd i punctul de vedere al entitii/structurii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de audit i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Constat c toate modificrile aprobate la Proiectul de | | | raport sunt efectuate; | | | 2. Finalizeaz raportul; | | | 3. Constat dac lista de difuzare este complet i corect.| |________________|________________________________________________ _____________| Model A07-2 Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Compartimentului de audit public intern.
64

Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit; Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului Eventualele modificri stabilite la Reuniunea de conciliere, precum i cele propuse de ctre conductorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse n Raportul de audit public intern final. Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit. Constatrile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, unul de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie
65

la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Fiecare recomandare trebuie s fie elaborat dup urmtoarea structur: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore. 28. PROCEDURA P - 16 SUPERVIZAREA Scopul: De a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate. Premise: Conductorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | 1. Auditorii | 1. Prezint conductorului Compartimentului de audit | | | public intern documentele din dosarul permanent al | | | misiunii de audit public intern. | |__________________|______________________________________________ _____________| | Conductorul | 2. Ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii | | Compartimentului | misiunii de audit public intern; | | de audit public | 3. Verific executarea corect a Programului de audit | | intern | public intern; | | | 4. Verific existena elementelor probante; | | | 5. Supervizeaz FIAP-urile; | | | 6. Verific dac redactarea Raportului de audit public | | | intern este exact, clar, concis; | | | 7. Verific dac Raportul de audit public intern este | | | elaborat la termenul fixat. | |__________________|______________________________________________ _____________|

66

29. PROCEDURA P - 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Analizarea i avizarea recomandrilor din Raportul de audit. Premise: Raportul de audit final trebuie s conin i o sintez a constatrilor i recomandrilor. Pentru instituia public mic, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. #M2 Proceduri: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. Transmit Raportul de audit public intern, | | | rezultatele concilierii i punctul de | | | vedere al entitii/structurii auditate la| | | conductorul entitii care a aprobat | | | misiunea de audit public intern. | | | 2. Pentru instituia public mic Raportul de| | | audit public intern se transmite | | | conductorului acesteia spre avizare. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul Compartimentului | 3. Semneaz i transmite Raportul de audit | | de audit public intern | public intern conductorului | | | entitii/structurii auditate. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul entitii/ | 4. Analizeaz i avizeaz Raportul de audit | | structurii auditate | public intern. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Auditorii | 5. Transmit entitii/structurii auditate | | | recomandrile aprobate. | |_______________________________|_________________________________ _____________| | Conductorul entitii/ | 6. Transmite la UCAAPI sau la organul | | structurii auditate | ierarhic superior o informare despre | | | recomandrile care nu au fost avizate, | | | nsoit de documentaia de susinere. |
67

|_______________________________|_________________________________ _____________| #B 30. PROCEDURA P - 18 URMRIREA RECOMANDRILOR Scopul: Este de a urmri dac scopul i obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate. Premise: Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii/structurii auditate pe baza recomandrilor din Raportul de audit public intern. Procedura: _________________________________________________________________ _____________ | Auditorii | 1. ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor; | | | 2. Verific implementarea recomandrilor la termenele | | | stabilite; | |______________________|__________________________________________ _____________| | Entitatea/structura | 3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o | | auditat | Not de informare cu privire la stadiul implementrii | | | recomandrilor din Raportul de audit public intern; | |______________________|__________________________________________ _____________| | Conductorul | 4. Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic | | Compartimentului de | superior, stadiul progreselor nregistrate n | | audit public intern | implementarea recomandrilor; | | | 5. Dac nu sunt respectate termenele de implementare, | | | informeaz conductorul entitii publice. | |______________________|__________________________________________ _____________| Exemplu Model A-08 Entitatea public
68

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR _________________________________________________________________ _____________ | Entitatea public | Direcia/Serviciul | Sfrit | | | | de lun | |_____________________|_________________________________________|_ _____________| | Entitatea/structura | Misiunea de audit public intern | Raport de | | auditat | | Audit nr. | |_____________________|_________________________________________|_ _____________| |Rec.| Recomandarea |Implementat | Parial |Neimplementat | Data | |Nr. | | | Implementat | | planificat/ | | | | | | | Data | | | | | | | implementrii| |____|________________|____________|_____________|______________|___ ___________| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |____|________________|____________|_____________|______________|___ ___________| _________________________________________________________________ _____________ | Instruciuni | Entitatea/structura auditat: | | 1. Introducei recomandrile de audit | | | dup cum sunt prezentate n Raportul | | | de audit. | | | 2. Verificai coloana corespunztoare: | Data i semntura conductorului | | implementat, parial implementat, | | | neimplementat | | | 3. Introducei data planificat pentru | Auditor: | | implementare n Raportul de audit i | | | data implementrii | Data i semntura | |________________________________________|________________________ _____________|
69

_________________________________________________________________ _____________ | PARTEA A IV-A CARTA AUDITULUI INTERN | |________________________________________________________________ ______________| A. ROLUL I OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN 1. Rolul auditului intern Carta auditului intern fixeaz drepturile i obligaiile auditorilor interni i urmrete: - s informeze despre obiectivele i metodele de audit; - s clarifice misiunea de audit; - s fixeze regulile de lucru ntre auditor i auditat; - s promoveze regulile de conduit. Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie s fie confundat cu controlul intern. Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezint ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Rolul auditului public intern este de a contribui la buna i efectiva gestiune a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern const n promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv i eficient n cadrul entitii publice. Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entitii publice n scopul de a evalua eficacitatea i performana structurilor funcionale n implementarea politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora. 2. Obiectivele auditului intern
70

2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt: - de a ajuta entitatea public att n ansamblul ct i structurile sale prin intermediul opiniilor i recomandrilor; - s gestioneze mai bine riscurile; - s asigure o mai bun administrare i pstrare a patrimoniului; - s asigure o mai bun monitorizare a conformitii cu regulile i procedurile existente; - s asigure o eviden contabil i un management informatic fiabile i corecte; - s mbunteasc calitatea managementului, a controlului i auditului intern; - s mbunteasc eficiena i eficacitatea operaiilor. 2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern Unei misiuni de audit i se pot atribui dou obiective principale: - asigurarea conformitii procedurilor i a operaiunilor cu normele juridice auditul de regularitate; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmrite i examinarea impactului efectiv - auditul de performan. 3. Organizarea auditului public intern n Romnia 3.1. UCAAPI n cadrul Ministerului Finanelor Publice se constituie UCAAPI structurat pe compartimente de specialitate, n subordinea direct a ministrului finanelor publice. UCAAPI este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul CAPI. UCAAPI are atribuii de elaborare a strategiei i a cadrului normativ general, de coordonare i evaluare a activitii de audit public intern la nivel naional i de realizare a misiunilor de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale. 3.2. CAPI CAPI este un organism cu caracter consultativ care funcioneaz pe lng UCAAPI i contribuie la definirea strategiei i mbuntirea activitii de audit public intern n sectorul public. CAPI este condus de un preedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioad de 3 ani. 3.3. Compartimentul de audit public intern Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entitilor publice.
71

Conductorul instituiei publice, sau n cazul altor entiti publice, organul de conducere colectiv, are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit public intern. La instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, auditul public intern se limiteaz la audit de regularitate i se efectueaz de ctre compartimentele de audit public intern ale MFP. Conductorul entitii publice subordonate poate stabili i menine un compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiineaz, auditul entitii respective se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern al entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior. B. STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Compartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a conductorului entitii publice, exercitnd o funcie distinct i independent de activitile entitii publice. Prin atribuiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. 4. Atribuiile compartimentului de audit public intern Atribuiile compartimentului de audit public intern sunt: a) elaboreaz norme metodologice specifice entitii publice n care i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior n cazul entitilor publice subordonate; b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; d) informeaz UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; g) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN I AUDITORULUI INTERN 5. Independen i obiectivitate

72

Activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerinelor (imixtiunilor) externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor acesteia. Conductorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre conductorul entitii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior. Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul entitii publice, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceast interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. 6. Competen i contiin profesional Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea eficacitii activitii de audit. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de toat competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane cu o pregtire i experien corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. n scopul auditrii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice, iar lucrrile vor fi supervizate de ctre compartimentul de audit public intern contractant. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiz analitic, eantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregtire profesional iniial i permanent. n acest sens auditorii interni au obligaia de a participa la activiti de pregtire profesional cel puin 15 zile pe an. 7. Exercitarea unei activiti normate

73

Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii n conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern. 8. Programul de asigurare i mbuntire a calitii eful compartimentului de audit public intern trebuie s elaboreze un program de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure c normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de auditorii interni i de compartimentele de audit public intern. Auditul public intern necesit adaptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. 8.1. Evaluarea intern Evaluarea intern presupune att controale permanente privind buna funcionare a auditului public intern ct i controale periodice efectuate de ctre auditorii nii (autoevaluare). eful compartimentului de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii a misiunilor de audit sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea intern va permite depistarea insuficienelor i va ntreprinde mbuntirile necesare unei derulri corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit i de a planifica activiti de perfecionare profesional. 8.2. Evaluarea extern este exercitat de ctre UCAAPI prin: - verificarea respectrii normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern; UCAAPI poate iniia msurile corective necesare n colaborare cu conductorul entitii publice n cauz: - avizarea de ctre UCAAPI a numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice. D. METODOLOGIE 9. Planul anual de audit public intern Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz de ctre compartimentul de audit public intern, pe baza evalurii riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni, precum i prin preluarea sugestiilor conductorului entitii publice, prin consultare cu entitile publice ierarhic superioare, innd cont de recomandrile Curii de Conturi. Conductorul entitii publice aprob anual proiectul planului de audit public intern.
74

Auditorul intern desfoar audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, necuprinse n planul anual de audit public intern. 10. Condiiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern 10.1. Accesul auditorilor interni la informaii i documente Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele i informaiile utile i probante (inclusiv cele n format electronic) pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele misiunii de audit public intern utiliznd principiul circuitului auditului (pista de audit). Reprezentanilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se asigur drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Acetia trebuie s fie mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care s le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un document care s indice obiectul i scopul controlului sau inspeciei la faa locului. 10.2. Relaiile cu entitatea auditat, obiectul auditului 10.2.1. Contactarea responsabililor entitii auditate Responsabilul entitii este informat nainte de misiune cu privire la data de intervenie a auditului i a coninutului su, definite ntr-un ordin de serviciu. 10.2.2. Realizarea misiunii la faa locului Auditul trebuie s fie realizat ntr-un climat de ncredere, asigurat prin nsui rolul auditului public intern, care n esen vizeaz mbuntirea funcionrii entitii i rspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie att edina de deschidere ct i transmiterea cartei de audit public intern. edina de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiiilor sale materiale, stabilirea ntlnirilor i a contactelor, i diminuarea perturbrilor n funcionarea entitii. 10.2.3. Transmiterea rezultatelor Constatrile i recomandrile sunt aduse la cunotina entitii auditate pe msura obinerii acestora, dac ele prezint importan. Rspunsurile responsabililor entitii reprezint un element de validare i de corectare pentru auditor, fr a fi necesar s se atepte finalizarea raportului. Acestea pot s determine corectarea aprecierii auditului i reorientarea cercetrilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de ncheiere, la faa locului, prin care se realizeaz informarea responsabililor entitii auditate asupra observaiilor principale relevante, validarea acestor observaii i aplicarea primelor msuri corective de ctre cei interesai.
75

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditat. Aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Pentru instituia public mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizare recomandrile cuprinse n raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. 10.2.4. Urmrirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixeaz modalitile de aplicare a recomandrilor. Responsabilul entitii auditate trebuie s propun planul de aciune nsoit de un calendar de implementare. n cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate i acceptate de comun acord. Responsabilul entitii auditate asigur urmrirea aplicrii planului de aciune. El l informeaz pe auditor periodic n privina acestui lucru. E. REGULI DE CONDUIT Auditorul are acces la toate datele n cadrul misiunii sale i trebuie s respecte secretul profesional n ceea ce privete informaiile colectate. Auditorul exercit o funcie de evaluare independent, care s concretizeaz n recomandri. Auditorul trebuie s respecte codul privind conduita etic. Auditorul trebuie s semnaleze imediat, pe linie ierarhic, fraudele de orice tip i neregulile grave care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie s comunice rezultatele muncii sale (constatrile i recomandrile) responsabilului entitii auditate. Raportul de audit este supervizat, nainte de difuzarea sa, de ctre responsabilul misiunii de audit sau, n lipsa acestuia, de ctre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigur c constatrile i informaiile probante sunt validate. Auditatul are drept de rspuns la constatrile i recomandrile prezentate n raport. n acest sens, el are la dispoziie un termen de 15 zile. _________________________________________________________________ _____________
76

| PARTEA A V-A GLOSAR | |________________________________________________________________ ______________| _________________________________________________________________ _____________ | Termen | Explicaie | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Neajunsuri | Printre neajunsurile aduse obiectivitii individuale i | | | independenei n organizare, poate figura conflictul de | | | interes personal, limitrile ariei auditului, restriciile | | | de acces la dosare, la bunuri i la personal, precum i | | | limitrile resurselor. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Cauza | Explicaia diferenei ntre ceea ce ar trebui s existe i | | | ceea ce exist efectiv. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Carta auditului | Document oficial care definete misiunea, competenele i | | intern | responsabilitile acestei activiti. Carta trebuie s: | | | - defineasc poziia auditului intern n cadrul entitii; | | | - autorizeze accesul la documente, la bunuri i la | | | persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; | | | - defineasc aria de activitate a auditului intern. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Conflictul de | Toate relaiile care nu sunt sau care nu par a fi | | interese | compatibile cu interesele entitii. Un conflict de | | | interese poate s afecteze capacitatea unei persoane de | | | a-i asuma obiectiv obligaiile i responsabilitile sale.| |_________________|_______________________________________________ _____________| | Controlul intern| Ansamblul msurilor luate de ctre conducere n scopul | | | mbuntirii gestiunii riscului i creterii | | | probabilitii ca scopurile i obiectivele stabilite s | | | fie atinse. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Diagrama | Prezentarea schematic a circuitului documentelor ntre | | circulaiei | diverse posturi de lucru, indicndu-se originea i |
77

| documentelor | destinaia lor i care ofer o viziune complet a traseului| | | informaiilor i a suporturilor ei. Constituie un element | | | n abordarea auditului, care ine cont de riscuri. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Mediul de | Atitudinea i aciunile conducerii cu privire la importana| | control | controlului n entitate. Mediul de control reprezint | | | cadrul i structura necesar realizrii obiectivelor | | | primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de | | | control nglobeaz urmtoarele elemente: | | | - integritatea i valorile etice; | | | - concepia i stilul conducerii; | | | - structura organizatoric; | | | - atribuiile de competen i de responsabiliti; | | | - politicile i practicile relativ la resursele umane; | | | - competena personalului. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | FIAP | FIAP este un document sintetic care prezint o disfuncie, | | | indic natura problemei, faptele, cauzele, consecinele i | | | recomandrile pentru remediere. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Fia de | Document scris care analizeaz fiecare din funciile | | procedur | entitii i care prezint la fiecare etap posturile de | | | lucru, sarcinile (operaiile de executat, inclusiv | | | controalele i documentele de stabilit, de realizat i de | | | folosit). El constituie de asemenea, un element n | | | abordarea analizei riscurilor. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Probele/ | Informaiile pe baza crora se fundamenteaz concluziile, | | documentele | opiniile auditorului. Ele trebuie s fie: | | justificative | - Suficiente (informaii cantitative suficiente pentru ca | | | auditorul s poat s ndeplineasc bine munca i calitativ| | | impariale, astfel nct pot fi considerate fiabile); | | | - Pertinente (informaiile corespund cu exactitate | | | obiectivelor auditului); | | | - Au un cost de obinere rezonabil (informaiile au un cost| | | de obinere proporional cu rezultatul pe care auditorul | | | urmrete s-l obin). | |_________________|_______________________________________________ _____________|
78

| Obiectivele | Enunuri generale elaborate de ctre auditorii interni i | | misiunii | definind ceea ce este prevzut a se realiza n timpul | | | misiunii. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Obiectivitate | Atitudinea imparial, care reclam o independen de | | | spirit i de judecat i implic faptul c auditorii | | | interni nu se subordoneaz dect propriei lor judeci i | | | nu altor persoane. Aprecierile trebuie s fie fundamentate | | | pe fapte/probe indiscutabile i pe lucrri incontestabile, | | | lipsite de prejudeci. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Ordinul de | Mandat general acordat de ctre o autoritate calificat | | serviciu | unui auditor n vederea nceperii unei misiuni. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Circuitul | nseamn capacitatea de a identifica o informaie i de a | | auditului | urmri parcursul acesteia ntr-un proces. Permite | | | regsirea unei informaii pn la surs. | | | Instituiile comunitare apreciaz circuitul ca "suficient" | | | atunci cnd permite punerea de acord a conturilor | | | recapitulative certificate i notificate la Comisia | | | European, cu starea cheltuielilor individuale din piesele | | | lor justificative deinute la diferite niveluri | | | administrative, pn la beneficiarii finali, inclusiv n | | | cazul n care acetia din urm nu sunt destinatarii finali | | | ai fondurilor. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Planificarea | Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura | | sau programarea | acestora, calendarul de proceduri i testri destinate s | | controalelor i | ndeplineasc obiectivele controalelor sau a misiunilor | | auditurilor | de audit. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Programul de | Un document care enumer procedurile de urmat n vederea | | activitate al | realizrii misiunii de audit. | | misiunii de | | | audit | | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Raportul de | Opiniile scrise ale auditorului i alte constatri, care |
79

| audit | se bazeaz pe un ansamblu de date financiare certe, | | | rezultnd dintr-un audit de regularitate, sau deducii ale | | | auditorului ca urmare a realizrii unui audit de | | | performan. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Model de | Cadrul n care auditorul prezint rezultatele misiunii | | Raport de audit | de audit. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Procedura | Maniera specific de efectuare a unei activiti sau a | | | unui proces. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Proces | Ansamblul de activiti corelate sau interactive care | | | transform elementele de intrare n elemente de ieire. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Recomandare | Propunerea formulat pentru a corecta/ameliora | | | deficienele constatate. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Responsabil | Postul de nivel cel mai nalt n cadrul unei entiti, | | pentru auditul | responsabil de activitatea de audit intern. n cazul n | | intern | care activitile de audit intern sunt ncredinate unor | | | prestatori de servicii externe, responsabilul auditului | | | intern i persoana nsrcinat cu supravegherea executrii | | | contractului de servicii i de asigurare a calitii | | | ansamblului acestor activiti, rspund de activitatea de | | | audit intern i de urmrirea rezultatelor misiunii. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Rezultate, | Efectele unui program sau ale unui proiect, msurate la | | impact | nivelul cel mai semnificativ, innd cont de realizarea | | | programului sau a proiectului. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Rezultate, | Rezultatele sunt efectele muncii prestate de ctre | | concluzii i | auditori n concordan cu obiectivele auditului. | | recomandri ale | Concluziile reprezint interpretarea constatrilor plecnd | | auditului | de la rezultate. | | | Recomandrile sunt piste de aciune avansate de ctre | | | auditor n funcie de rezultatele i concluziile obinute. |
80

|_________________|_______________________________________________ _____________| | Riscul | Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de | | | a avea un impact asupra realizrii obiectivelor. Riscul se | | | msoar n termeni de consecine i de probabilitate. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Supervizarea | Supervizarea poate fi neleas n dou maniere: | | | - este mai nti de toate un semn de unitate, funcia de | | | regularitate constnd n urmrirea activitilor i | | | validarea operaiilor agenilor prin ncadrare; ele se | | | integreaz sistemului de control intern; | | | - este de asemenea, elementul indispensabil procesului de | | | audit. Supervizorul ncadreaz, orienteaz i controleaz | | | auditorii n toate etapele de natur s ajusteze cu | | | maximum de eficacitate operaiile, procedurile i testele | | | obiectivelor urmrite. | |_________________|_______________________________________________ _____________| | Structura | Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor | | teritorial | teritoriale de audit ale Ministerului Finanelor Publice, | | UCAAPI | care exercit competene delegate de UCAAPI. | |_________________|_______________________________________________ _____________| ---------------

81