Sunteți pe pagina 1din 5

CAIET DE SARCINI PENTRU SERVICII DE ARHIVARE I SELECIONAREA DOCUMENTELOR

I. OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI 1.1. OBIECTIV GENERAL In conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale nr. 16 din 9 aprilie 1996, cu modificrile si completrile ulterioare, Sectorul 2 al Mun. Bucureti i propune realizarea de operaiuni pentru constituirea i ordonarea unitilor arhivistice, ntocmirea inventarelor de arhiv pentru documentele create de compartimentele primriei i selecionarea documentelor cu termen de pstrare ndeplinit. 1.2. DATE GENERALE PRIVIND OBIECTIVELE Sectorul 2 al Municipiului Bucureti deine documente care nu sunt constituite ca uniti arhivistice, n accepia prevederilor legale n ceea ce privete ndosarierea, copertarea, numerotarea, nuruirea, etichetarea, sigilarea, nscrierea datelor pe coperta de dosar i ntocmirea inventarelor pe suport de hrtie i electronic. Privind selecionarea, arhiva Sectorului 2 al Municipiului Bucureti deine documente cu termen de pstrare ndeplinit, care pot i trebuie scoase din eviden. 1.3. SERVICII SOLICITATE In vederea aplicrii prevederilor Legii Arhivelor Naionale din 9 aprilie 1996 i ale Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidena documentelor, gruparea documentelor n dosare, ordonarea i efectuarea de operaiuni arhivistice la documentele neconstituite n dosare se apeleaz la Servicii de arhivare. Prin efectuarea Serviciilor de arhivare de ndosariere se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, copertarea, ndosarierea, numerotarea, nscrierea datelor pe dosare i actualizarea evidenei (ntocmirea inventarelor), iar pentru selecionare se vor pregti dosarele pentru scoterea din eviden dup ntocmirea documentaiei i obinerea aprobrilor legale. II. CONTINUTUL SERVICIILOR DE ARHIVARE

2.1. Etape de parcurs pentru realizarea SERVICIILOR DE ARHIVARE Pentru realizarea Serviciilor de arhivare, prestatorul va parcurge urmtoarele etape: a) desprfuirea; b) toaletarea documentelor, nlturarea capselor (acelor, agrafelor etc) i a ciornelor; c) ordonarea documentelor conform organigramei i Nomenclatorului arhivistic al Sectorului 2 al Municipiului Bucureti; d) copertarea i ndosarierea documentelor (aranjarea cronologic a documentelor n coperte din carton, pnzate la cotor, agreate de primrie, gurirea cu utilaje care nu deterioreaz documentele, nuruirea cu ata de legatorie, agreat de primrie, numerotarea, certificarea, copertarea 1

i etichetarea dosarelor prin nscrierea datelor prevzute legal), constituirea inventarelor pe suport de hrtie i electronic. III. CONTINUTUL SERVICIILOR DE SELECIONARE A DOCUMENTELOR realizarea SERVICIILOR DE SELECIONAREA

3.1 Etape de parcurs pentru DOCUMENTELOR

a) pregtirea selecionrii documentelor prin nsuirea Nomenclatorului arhivistic al Primriei Sectorului 2 Bucureti, a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de pstrare i pe compartimentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi i stive, cu etichete pentru compartiment i an; b) completarea inventarelor existente cu datele lips, ntocmirea de inventare pentru 25% din cantitatea de documente de selecionat, ntocmirea documentaiei de selecionare a documentelor (Lucrrii de selecionare, mai puin cea specific Comisiei de selecionare a primriei) i obinerea avizului de aprobare a selecionrii de la Serviciul Arhivelor Naionale al Municipiului Bucureti. IV. DETALIEREA CONINUTULUI SERVICIILOR DE ARHIVARE

4.1. Desprfuirea documentelor Desprfuirea se face cu scopul asigurrii curirii documentelor prin nlturarea prafului, hrtiei mrunite i a efectelor biodeteriorrii documentelor din arhiv. Desprfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, tergere cu crpe moi i uscate, fr a se deteriora documentele. 4.2. Toaletarea documentelor Execuia toaletrii documentelor const n: - netezirea foilor; - nlturarea marginilor franjurate, fr eliminarea a prilor utile (text, desen etc.); - reparaii ale zonelor sfiate (prin folosirea de scotch de hrtie); - plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar , n principiu A 4; - lipirea alonjelor la documente cu lipici de tipografie, astfel nct dup ndosariere fila respectiv s fie vizibil n ntregime pentru a putea fi xerox-at fr desfacerea dosarului; - nlturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) i a ciornelor. 4.3. Ordonarea documentelor conform Nomenclatorului arhivistic al Sectorului 2 Documentele se ordoneaz n dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conform organigramei instituiei i a prevederilor Nomenclatorului arhivistic (respectiv pe ani de creare i pe termene de pstrare). 4.4. ndosarierea documentelor Unitatea arhivistic de baz dosarul - se ncheie n vederea exploatrii legale, eficiente, cu uurin i pe termen ndelungat a documentelor create. Aceast activitate cuprinde urmtoarele operaiuni: 2

- asigurarea copertelor din carton, pnzate la cotor, agreate de primrie; - ordonarea documentelor n dosare, pe compartimentele primriei, cronologic (pe ani i zile de creare), conform termenelor de pstrare; - concomitent cu ordonarea documentelor n dosar se nltur capsele, acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele i nsemnrile personale, plicurile i actele care nu au legtur cu problemele din dosar etc.; - documentele(foile) din fiecare dosar se guresc la 1(un) centimetru de la marginea din stnga, cu dispozitive care s asigure utilitate i aspect plcut, care s nu deterioreze documentul i s prind foia corespunztor n dosar, se leag cu ata de legatorie, agreat de primrie, n coperi de carton, pnzate la cotor, n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, a datelor i a rezoluiilor; - filele dosarelor se numeroteaz n partea din dreapta sus, n ordinea normal (ca la orice manual). n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum separat, ncepnd cu nr. 1; - dosarele trebuie s aib aproximativ 250 de file. Funcie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu numr variat de file dar nu mai puin de 100 file(planele A1 i A3 se echivaleaz cu 6, respectiv 2 file). n cazul depirii acestui numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar; - pe coperta dosarului se nscriu: instituia - primria, direcia (creatorul dosarului), indicativul unitii arhivistice, numrul dosarului din inventar, cuprinsul unitii arhivistice, datele extreme(ziua i luna, an) ale documentelor din dosar, numrul filelor, numrul volumului (dac sunt mai multe volume) i termenul de pstrare; - certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre) se face pe ultima foaie nescris a dosarului, de ctre personalul firmei prestatoare, prin formula: Prezentul dosar (registru) coninefile, n cifre i, ntre paranteze, n litere. La sfritul notei de certificare se trece data, numele, prenumele i semntura persoanei care face aceast operaiune, se sigileaz cu un triunghi de hrtie (cu laturile de aproximativ 8 cm) aplicat peste capetele sforii de legtur i se tampileaz de firma prestatoare; - inventarele se ntocmesc n 4 exemplare pentru documentele cu termen de pstrare PERMANENT i n 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de pstrare; La terminarea serviciilor de ctre firma prestatoare, personalul compartimentului de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea ntocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini. n cazul constatrii unor neconcordane acestea vor fi remediate imediat. 4.5. Cantitile de documente supuse operaiunilor de prestri servicii de arhivare Vor fi supuse executrii serviciilor de arhivare documente care vor nsuma cantitatea de 500 metrii liniari de arhiv. Un metru liniar de arhiv se compune din aproximativ 30 (treizeci) dosare (volume), fiecare cu aproximativ 200 (dousute) file, fcndu-se echivalare, prin media aritmetic a numrului filelor dosare(Ex.: 1 dosar are 180 sau 250 file, este considerat dosar ntreg pentru msurare, 4 dosare de 50 file reprezint un dosar pentru msurare). V. DETALIEREA CONINUTULUI SERVICIILOR DE SELECIONARE A DOCUMENTELOR

5.1 Selecionarea documentelor Documentele care au termenul de pstrare ndeplinit pot fi eliminate din arhiv, conform hotrrii Comisiei de selecionare a Sectorului 2 al Mun. Bucureti. Pentru aceasta, firma prestatoare de servicii de arhivare va desfura activitile: 3

- dispunerea grupat (pe rafturi i n stive) a documentelor care se vor obiectul selecionrii pe compartimente constitutive i pe termene de pstrare conform inventarelor existente; - etichetarea pentru indentificare a rafturilor i stivelor; - completarea sau ntocmirea inventarelor la documentele neinventariate i completare tuturor rubricilor inventarelor existente, unde este cazul; - ntocmirea Lucrrii de selecionare, n afar de activitile specifice Comisiei de selecionare a documentelor primriei, naintarea acesteia i obinerea aprobrii selecionrii documentelor de Serviciul Arhivelor Naionale al Municipiului Bucureti. 5.2 Cantitile de documente supuse operaiunilor de prestri servicii de selecionare Vor fi supuse activitii de pregtire a selecionrii cantitatea de 400 metri liniari de dosare. VI. PRECIZRI PENTRU EFECTUAREA SERVICIILOR DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR I A SERVICIILOR DE SELECIONARE A DOCUMENTELOR

6.1. Asigurarea logistic Materialele, uneltele de lucru i celelalte mijloace necesare efecturii lucrrilor de servicii de arhivare, descrise mai sus, se vor asigura de firma prestatoare. Copertele din carton, pnzate la cotor i sfoara trebuie s fie agreate de primrie, prin prezentarea de modele de ctre firmele prestatoare i alegerea modelului de ctre reprezentantul primriei. 6.2. Timpul de lucru Activitile prevzute n prezentul Caiet de sarcini trebuie terminate pe parcursul a maximum 120(unasutdouzeci) de zile calendaristice. Decontarea lucrrilor se va face lunar, avnd ca baz metrul liniar de documente. 6.3. Locul desfurrii serviciilor de arhivare i selecionare Lucrrile de arhivare a documentelor, n principiu-constituirea dosarelor, se vor desfura n depozitul de arhiv i n ncperile compartimentelor creatoare de documente ale primriei. 6.4. Condiii de confidenialitate i de siguran pentru documentele cu care se lucreaz Documentele supuse operaiunilor de servicii de arhivare sunt de uz intern. Difuzarea de date sau scoaterea din locurile de pstrare a acestor documente este interzis de lege. Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie s respecte ntocmai prevederile legale de lucrul cu documente i vor semna un Angajament de confidenialitate cu Primria Sectorului 2 al Municipiului Bucureti. nclcarea acestor prevederi se sancioneaz conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 i a Codului Penal al Romniei. Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie s respecte ntocmai i prevederile Regulamentul de ordine interioar al Primriei Sectorului 2 Bucureti i programul de lucru al acesteia. 4

Aceste precizri vor fi prelucrate, sub semntur, la nceputul activitilor de prestri de servicii n primrie. Firma prestatoare va nainta, Primriei Sectorului 2 Bucureti, un tabel cu personalul lucrtor, seria Crii de Identitate i CNP, autentificat prin stampil i semntur de firma prestatoare.