List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

LISTA DE VERIFICARE AUDIT DE SISTEM

Cerin cheie / criterii de evaluare AUTORITATEA DE MANAGEMENT

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 1: Trebuie s existe o definiie clar a acestora (AM/OI), de alocare i de separare a funciilor ntre i n cadrul autoritii de management / organismului intermediar (art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 din R 1083 si art. 12, 13.5 i 22 b) din R 1828

1. Exist proceduri adecvate la nivelul autoritii de management pentru a monitoriza eficient punerea n aplicare a sarcinilor delegate ctre organismul intermediar? (Verificai dac exist procedurile, dac acestea sunt aprobate, dac sunt comunicate personalului, dac sunt actualizate periodic de ctre un responsabil special desemnat. Evaluai dac prevederile procedurale sunt suficiente din punct de vedere calitativ pentru a oferi asigurri AM asupra aplicrii eficiente de ctre OI a sarcinilor delegate.) 2. Exist o definire clar i o alocare de funcii (organigrama, numrul indicativ de posturi, proceduri i manuale), inclusiv existena unui acord care s stabileasc n mod clar sarcinile care sunt delegate de autoritatea de management ctre organismul intermediar. (Obinei organigrama instituiei, statul de personal i facei o analiz a acestora.Obinei documentul pe baza cruia se face delegarea de sarcini de la AM la OI. Verificai dac acordul este semnat, datat i nregistrat la ambele instituii. Verificai dac personalul celor dou instituii au cunotin despre acord i despre sarcinile delegate.n msura n care este posibil verificai punerea n practic a prevederilor acordului, adic verificai n ce msur OI a introdus n atribuiile sale i pe cele delegate de la AM, dac a desemnat personal corespunztor, dac AM a evaluat capacitatea OI de a gestiona sarcinile delegate.)
Pagina 1 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 2: Trebuie s existe proceduri adecvate pentru selecia operaiunilor (proiectelor) (art. 60 a) si art. 65 a) din R 1083 si art. 5 i art. 13.1 R 1828) 3. Sunt publicate cererile de depunere proiecte? (Verificai dac cererile de depunere proiecte conin o descriere clar a procedurii de selecie utilizate precum i a drepturilor i obligaiilor beneficiarului. Obinei dovezi asupra faptului c cererile de depunere proiecte au fost publicate cu scopul de a ajunge la too potenialii beneficiari. Obinei copii ale anunurilor publicate i evaluai conformitatea acestora cu cerinele anterioare.) 4. Sunt nregistrate toate proiectele primite? - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale. (Verificai dac se nregistreaz proiectele primite, dac exist un registru pentru acest lucru. Verificai dac se emite o dovad de primire fiecrui solicitant i dac exist nregistrri cu privire la stadiul aprobrii fiecrei cereri.) 5. Sunt evaluate toate proiectele n conformitate cu criteriile aplicabile? (Identificai criteriile / punctajele aprobate de ctre Comitetul de Monitorizare i menionate n cererea de depunere proiecte. Verificai dac, pentru evaluarea proiectelor, s-au utilizat criteriile/punctajele aprobate. Verificai dac se evalueaz capacitatea financiar, administrativ i operaional a beneficiarilor de a-i ndeplini responsabilitile n ceea ce privete partea de finanare proprie.) 6. Sunt comunicate solicitanilor deciziile luate cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor? (Obinei deciziile cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor. Verificai dac deciziile sunt luate de ctre persoane desemnate, dac rezultatele sunt notificate n scris, dac se menioneaz motivele pentru acceptarea sau respingerea proiectelor. Vedrificai dac dac se specific procedura de atac. Dac s-a aplicat o astfel de procedur verificai dac deciziile referitoare la aceasta s-au publicat.)

Pagina 2 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe o informare adecvat precum i o strategie de a oferi asisten i ndrumare beneficiarilor finali (art. 56, art. 60 c), d), f) din R 1083 si art. 13.1 R 1828) 7. Exist o comunicare eficient cu beneficiarii privind drepturile i obligaiile lor? (Verificai dac urmtoarele informaii sunt comunicate beneficiarilor: regulile de eligibilitate naionale, stabilite pentru program; normele comunitare cu privire la eligibilitate; condiiile specifice referitoare la produsele sau serviciile care urmeaz s fie livrate n cadrul proiectului; planul de finanare; termenul limit pentru executie; cerinele privind contabilitatea separat sau coduri de conturi distincte pentru a putea fi urmrite n contabilitate; modul de pstrare i comunicare a informaiilor, obligaiile privind publicitatea i informarea. Obineii copii ale documentelor sau dovezi ale efecturii comunicrii, inclusiv verificri ncruciate le nivelul beneficiarilor.) 8. Exist n cadrul programului reguli naionale de eligibilitate clare i lipsite de ambiguitate? (Verificai dac cheltuielile eligibile sunt stabilite prin acte normative i dac sunt clare, dac sunt cunoscute de ctre personalul instituiei.) 9. Exist o strategie pentru a se asigura c beneficiarii au acces la informaiile necesare i c acetia primesc un nivel corespunztor de ndrumare? (Obinei informaii care s dovedeasc faptul c beneficiarii primesc un nivel corespunztor de ndrumare, precum i modul n care se realizeaz aceast ndrumare:pliante, brouri, seminarii, ateliere, web site-uri .) Cerin cheie nr. 4: Trebuie s existe verificri adecvate ale managementului (art. 60 b), g) din R 1083 si art. 13.2-13.4 de R 1828) (vezi Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period) 10. Exist proceduri scrise precum i liste de verificare cuprinztoare cu scopul de a detecta erorile materiale? Aceasta nseamn c listele de verificare ar trebui s vizeze verificri cu privire la: - corectitudinea cererii de rambursare;
Pagina 3 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare - perioada eligibil; - conformitatea cu proiectul aprobat; - respectarea ratei de finanare aprobat (dac este cazul); - respectarea regulilor relevante de eligibilitate, precum i reglementrile comunitare i naionale privind achiziiile publice, ajutorul de stat, mediu, publicitate i oportuniti egale; - realitatea proiectului, inclusiv progresul fizic al produsului/serviciului i conformitatea cu termenii i condiiile contractului de grant; - cheltuielile declarate i existena pistei de audit. 11. nainte de certificarea cheltuielilor sunt efectuate verificri administrative n ceea ce privete cheltuielile din declaraia respectiv? - avei n vedere capitolul 2.5 din Linii directoare privind verificrile de management care vor fi efectuate de ctre statele membre asupra operaiunilor co-finanate de ctre Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune pentru perioada de programare 2007 - 2013
(Verificai dac toate cererile de plat emise de beneficiari, intermediare sau finale, sunt supuse verificrilor administrative care se vor realiza pe baza examinrii cererilor precum i a documentelor suport. Verificai dac natura documentelor suport ce vor fi transmise este stabilit de ctre autoritatea de management. Verificai dac se cere cel puin o list i o descriere a facturilor care nsoesc cererea, precum i o list a contractelor ncheiate.Verificai dac n funcie de documentele furnizate, verificrile administrative ar trebui s vizeze: Corectitudinea cererilor de plat; Dac cheltuielile au fost realizate ntr-o perioad eligibil; Dac cheltuielile au fost realizate n cadrul unui proiect aprobat; Conformitatea cu condiiile programului, incluznd, dac este cazul, conformitatea cu rata de finanare aprobat; Conformitatea cu regulile de eligibilitate naionale i Comunitare; Caracterul corespunztor al documentelor suport precum i existena unei piste de audit corespunztoare; Conformitatea cu regulile privind ajutorul de stat, cu prevederile referitoare la protecia mediului i ce Conformitatea cu regulile naionale i Comunitare privind achiziii publice; Respectarea regulilor naionale i ale CE privind publicitatea.)
Pagina 4 din 11

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

12. Toate cererile de rambursare depuse de ctre beneficiari sunt supuse verificrii administrative care ar trebui s includ att o examinare a cererii n sine, ct i a documentelor justificative relevante anexate? (Obinei documente din care s rezulte faptul c sunt verificate toate cererile de rambursare. Obinei documente din care s rezulte faptul c verificrile sunt efectiv realizate.)

13. Verificrile la faa locului sunt realizate atunci cnd proiectul este avansat, att din punct de vedere fizic ct i din punct de vedere financiar (de exemplu, pentru msurile de pregtire profesional)? (Verificai dac n procedur se prevede acest lucru, verificai dac personalul responsabil are cunotin de aceste cerine, verificai cum se aplic aceste prevederi, prin analize comparative ntre progresul proiectelor i verificrile realizate.) 14. Sunt pstrate dovezi cu privire la: - verificrile administrative i verificrile la faa locului, inclusiv activitatea desfurat i rezultatele obinute? (Solicitai s vedei modul n care se documenteaz verificrile efectuate.Analizai documentaia pus la dispoziie pentru a vedea suficiena documentrii verificrilor. Documentaia trebuie s fie suficient detaliat pentru a se nelege verificrile efectuate.)

- monitorizarea (urmrirea remedierii) constatrilor realizate? (Verificai dac s-a urmrit remedierea constatrilor efectuate.)

Pagina 5 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare 15. n cazul n care verificrile la faa locului nu sunt exhaustive, activitatea de eantionare a proiectelor se bazeaz pe o evaluare adecvat a riscurilor, iar documentele ntocmite identific proiectele selectate, se descrie metoda de eantionare utilizat i se ofer o imagine de ansamblu att asupra concluziilor la care s-a ajuns n urma verificrilor ct i a neregulilor descoperite? (Identificai dac verificrile la faa locului se fac pe baz de eantion. Dac da, verificai dac exist o metodologie de eantionare bazat pe evaluarea riscurilor, dac este clar definit populaia, dac se documenteaz munca prin care se obine eantionul, dac este menionat eantionul n mod distinct.)

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

16. Exist proceduri aprobate de ctre autoritatea de management pentru a se asigura c autoritatea de certificare primete toate informaiile necesare cu privire la verificrile efectuate n scopul certificrii? (Identificai dac exist astfel de proceduri. Dac da, verificai dac aceste proceduri au fost comunicate celor care trebuie s le aplice.)

Cerin cheie nr. 5: Pista de audit corespunztoare (art. 60 c), d), f), art. 90 din R 1083 si art. 15 din R 1828) 17. nregistrrile contabile ale proiectelor ar trebui s fie inute la un nivel de management corespunztor, i ar trebui s ofere informaii detaliate cu privire la cheltuielile efectiv suportate n fiecare proiect co-finanat de ctre beneficiar. Sistemul contabil permite att beneficiarilor, precum i altor organisme implicate s identifice plata mpreun cu documentele justificative ale acesteia. (Verificai dac este constituit compartiment de contabilitate. Verificai dac putei obine informaii despre un anumit proiect cu privire la cheltuielile totale, cheltuielile din fonduri UE, cheltuielile din fonduri naionale, cheltuielile suportate de beneficiar.Verificai dac se poate urmri o cheltuial pn la documentele justificative.)
Pagina 6 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare 18. Specificaiile tehnice i planul financiar al proiectului, rapoartele de monitorizare i progres, documentele referitoare la aplicarea, evaluarea, selectarea, aprobarea fondurilor, procedurile de licitaie i contractare precum i rapoarte privind inspeciile asupra produselor i serviciilor co-finanate, ar trebui s fie pstrate la un nivel adecvat de management. 19. Autoritatea de management ar trebui s verifice dac beneficiarii menin fie un sistem contabil separat, fie o codificare contabil corespunztoare pentru toate tranzaciile cu privire la asisten, codificare ce permite verificarea: - alocrii corecte a cheltuielilor referitoare numai la partea de cofinanare; - anumite tipuri de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai n anumite limite sau proporional cu alte costuri. 20. Ar trebui s existe proceduri care s ofere asigurri asupra faptului c toate documentele necesare pentru a asigura o pist de audit adecvat sunt inute n conformitate cu cerinele prevzute n articolul 90 din Regulamentul 1083/2006; adic n ceea ce privete disponibilitatea de documente. (Pentru a asigura disponibilitatea documentelor n conformitate cu cerinele regulamentului, verificai dac exist condiiile necesare pentru pstratrea acestor documente: dac exist arhiv, dac este protejat, dac exist proceduri care s asigure aa ceva.)

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 6: Situaii contabile de ncredere, sisteme de monitorizare i raportare financiar n form computerizat (art. 58 d) i art. 60 c), din R 1083, art. 14,1 i anexa III a Reg. 1828/2006) 21. Existena unor sisteme computerizate capabile de a furniza informaii fiabile i relevante (Verificai dac s exist proceduri care s asigure ntreinerea sistemului, protecia datelor i integritatea acestora; sistemul furnizeaz toate informaiile cerute de anexa III a R1828/2006).

Pagina 7 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 7: Exist aciuni preventive i aciuni corective n cazul n care erori sistemice sunt detectate de audit (art de 98.1 din R 1083 si art. 16.3 din R 1828)

22. Trebuie s existe proceduri implementate pentru a se asigura o monitorizare i o urmrire a rezultatelor tuturor auditurilor efectuate de ctre organismele de audit competente, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 i c aceast monitorizare este documentat n mod adecvat.

23. Trebuie s existe proceduri pentru a se asigura implementarea de aciuni preventive i corective, n cazul detectrii unor erori de sistem.

AUTORITATEA DE CERTIFICARE I PLAT Cerin cheie nr. 1: Definire clar, alocarea i separarea funciilor ntre i n cadrul autoritii de certificare / organismului intermediar (art. 58 a), b), 59.2, 61 din R 1083 i art. 12 din R 1828) 24. Respectarea principiului de separare a funciilor ntre autoritatea de certificare i autoritatea de management i n cadrul acestor organisme (autoritatea de certificare i organismele intermediare). (Obinei documente din care s rezulte aceast separare a atribuiilor ntre instituii i n cadrul acestora. Evaluai aplicarea efectiv a acestor prevederi.)

Pagina 8 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare 25. n cadrul autoritii de certificare sunt implementate proceduri care s monitorizeze eficiena ndeplinirii de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate. (Identificai care sunt procedurile care permit ACP s monitorizeze ndeplinirea de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate i evaluai modul n care acestea sunt aplicate i cum sunt valorificate concluziile.) 26. Trebuie s existe o definire clar i o alocare a funciilor (organigram, numrul de posturi, manuale de proceduri), inclusiv existena unui acord prin care s se stabileasc sarcinile care sunt delegate de ctre autoritatea de certificare ctre organismul intermediar. (Obinei organigrama instituiei, statul de personal i facei o analiz a acestora.Obinei documentul pe baza cruia se face delegarea de sarcini de la ACP la OI. Verificai dac acordul este semnat, datat i nregistrat la ambele instituii. Verificai dac personalul celor dou instituii au cunotin despre acord i despre sarcinile delegate.n msura n care este posibil verificai punerea n practic a prevederilor acordului, adic verificai n ce msur OI a introdus n atribuiile sale i pe cele delegate de la ACP, dac a desemnat personal corespunztor, dac ACP a evaluat capacitatea OI de a gestiona sarcinile delegate.)

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 2: Pist de audit corespunztoare i sistem computerizat (art. 61 b), e) din R 1083, art. 15 din R 1828) 27. nregistrrile contabile adecvate ale cheltuielilor declarate ctre Comisie ar trebui s fie pstrate n form computerizat. (Verificai dac exist un program de contabilitate. Verificai securitatea computerelor pe care este instalat programul. Verificai dac este implementat procedura de recuperare n caz de dezastru.)

Pagina 9 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare 28. Pista de audit din cadrul autoritii de certificare ar trebui s permit reconcilierea dintre cheltuielile declarate Comisiei cu declaraiile de cheltuieli primite de la autoritatea de management / organismele intermediare. (Verificai dac, pentru o anumit cerere, suma declarat la ACP se reconciliaz att cu sumele de la nivelul AM ct i cu sumele de la nivelul OI.)

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe modaliti adecvate, fiabile i bine fundamentate pentru certificarea cheltuielilor (art. 61 b), c), d) din R 1083) 29. ACP sa specifice ce informaii trebuie introduse n procedurile de verificare a platilor utilizate de autoritatea de management si organismele intermediare si sa implementeze proceduri agreate cu autoritatea de management pentru a se asigura asupra faptului ca aceste informaii sunt primite n mod regulat si la timp de autoritatea de certificare. 30. ACP sa revizuiasc (monitorizeze) rapoartele ntocmite de ctre autoritatea de management sau organismele intermediare privind progresele nregistrate n implementare, inclusiv o monitorizare a verificrilor efectuate n conformitate cu articolul 60 b) din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). (Obinei dovezi asupra modului n care ACP exercit aceste atribuii i evaluai calitatea acestora.) 31. ACP s monitorizeze rezultatele tuturor auditurilor, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). (Verificai dac exist o procedur n acest sens, identificai i descriei modul de aplicare, interpretai rezultatele.) 32. ACP s se asigure c rezultatele acestor verificri sunt luate n considerare la certificarea legalitii i regularitii cheltuielilor efectuate. (Identificai dac aceste rezultate se regsesc ca i criterii n procedura de certificare a cheltuielilor. Dac se iau n considerare la certificare n alt mod, descriei sistemul.)
Pagina 10 din 11

List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat

Anexa nr. 1

Cerin cheie / criterii de evaluare 33. Autoritatea de certificare reconciliaz i face o verificare aritmetic a cererilor de plata. (Identificai existena acestor reconcilieri. Verificai ct de jos pe lanul de management se fac aceste verificri. Interpretai rezultatele.)

DA

NU

NA

Comentarii / Observaii

Cerin cheie nr. 4: S existe o modalitate corespunztoare de pstrare a unui cont cu sumele recuperabile i a unuia de recuperare a plilor necuvenite (art. 61 f) din R 1083 si art. 20.2 din R 1828) 34. Autoritatea de certificare ar trebui s in o eviden a sumelor recuperabile i a sumele retrase n urma anulrii totale sau pariale a contribuiei pentru un proiect. Sumele recuperate vor fi rambursate nainte de nchiderea programului operaional prin deducerea acestora din urmtoarea declaraie de cheltuieli. 35. Pn la data de 31 martie a fiecrui an ncepnd cu 2008, autoritatea de certificare va trimite Comisiei o declaraie, n formatul stipulat n anexa XI din R 1828.

Pagina 11 din 11