Sunteți pe pagina 1din 8

Procdure de cration et de gestion des documents

1 OBJECTIF ET DOMAINE DAPPLICATION ! DE"TINATAI#E" $ #E"PON"ABILITE" DAPPLICATION % DOC&MENT" A""OCIE" ' T(PE DE DOC&MENT" ET LE&# CODIFICATION ) *E"TION DE" EN#E*I"T#EMENT" + *E"TION DE" DOC&MENT"

! ! ! ! ! ' )

1/7

Procdure de cration et de gestion des documents

OBJECTIF ET DOMAINE DAPPLICATION

Dcrire comment sont labors ou revus, approuvs, diffuss et rpertoris les documents du Systme Qualit. Cette procdure sapplique tous les documents relatifs au Systme de Mana ement de la Qualit !SMQ". ! DE"TINATAI#E" #oute personne ayant besoin de crer un document. $ #E"PON"ABILITE" DAPPLICATION $e rdacteur du document, $e responsable qualit. % DOC&MENT" A""OCIE" $a %orme &S' ())* !v.+)))", #ous les documents du systme qualit soumis cette procdure et rcapituls dans la liste de diffusion des documents en application. '
,.*

T(PE DE DOC&MENT" ET LE&# CODIFICATION


$-S D&..-/-%#S #01-S D- D'C2M-%#S.

Manuel Qualit 3 Dcrit le systme de mana ement de la qualit de lor anisme Dossier processus 3 Dossier dcrivant les relations et interactions entre les diffrentes activits. 1rocdure 3 -nsemble de r les crites concernant le C.4 &2 /C ainsi que les composantes universitaires qui lui sont associes. &l dfinit Q2& fait Q2'&, '5, Q24%D, C'MM-%#, .ormulaire d-nre istrement 3 &l enre istre la conformit 3 cest llment preuve de ce qui est fait. $enre istrement est le document rempli qui fournit des preuves tan ibles des activits effectues ou des rsultats obtenus 1laquettes commerciales 3 &ssues du processus de conception de documents de communication.

2/7

Procdure de cration et de gestion des documents


,.+ C'D&.&C4#&'% D-S D'C2M-%#S

$identification du type de document 3 T,-e de document Manuel Qualit Dossiers 1rocessus 1rocdure .ormulaires denre istrement 1laquettes commerciales Code . em-/o,er MQ6 D16 1/6 .-6 Sans 'b7et

$e numro du document 3 Ce numro est appos sur le document avant sa validation finale. &l suit directement celui du document cr avant lui !e8emple 3 .-6))* puis .-6))+9". Cas -articu/ier des -/a0uettes commercia/es 3 elles sont identifies par le mois et lanne de publication.
,.: M&S- -% .'/M- D-S D'C2M-%#S.

#oute personne peut rdi er ou proposer la rdaction dun document pour lactivit dans laquelle il est comptent. 5.3.1 Prsentation des documents.

-n6t;te ! c<aque pa e" LO*O CFAI&#C 8889(((

1 O23et du document 4

Indice de r5ision 6 7 Page : sur ,

%umrotation 3 === prend la valeur MQ, D1, 1/, ou .-. 000 est c<ronolo ique au sein du m;me type de document. > 3 4 sa cration, un document porte lindice 4. &l sincrmente de manire alp<abtique. 1a e 8 sur y 3 8 prend la valeur de la pa e en cours, de ) pour la pa e de arde y pour la dernire pa e du document. #oute modification sera identifiable r?ce au c<an ement de lindice de rvision. 'n retrouvera la trace de cette modification dans la fic<e dactualisation !pa e de arde". Cette fic<e est remplie toute cration ou modification de document et valide. $indice du document en application doit ;tre mis 7our dans le tableau @ la liste rcapitulative de diffusion des documents en application A. /emarque 3 $orsquil est fait rfrence un document dans un te8te, cet indice ne sera pas prcis 3 le document auquel il est fait rfrence tant tou7ours celui en application donc celui portant le dernier indice.
3/7

Procdure de cration et de gestion des documents


1ied de pa e ! la fin de la premire pa e du document uniquement" &l est compos dun cartouc<e de validation du document. &l devra imprativement ;tre complt et si n avant toute mission dans les services. /di par 6
%om

Crifi par 3 %om .onction Cisa %om

4pprouv par 3

.onction Cisa

.onction Cisa

$a si nature du rdacteur reprsente son en a ement dans la description des activits. $a vrification permet de sassurer de la co<rence tec<nique du document et de son int ration et de lanalyse de ses ventuels impacts, dans le systme qualit. $a vrification est effectue par le service qualit. $approbation est effectue par la direction du C.4 &2 /C ou par un membre du Bureau. Celle6ci reprsente la demande e8press de la direction dappliquer le document concern ainsi que son en a ement fournir les ressources ncessaires son application. 5.3.2 Plan type dune procdure. nralement respect mais il est modulable en fonction de

$e plan suivant est lob7et du document 3

1 OBJECTIF ET DOMAINE DAPPLICATION -st repris ici lob7et de len6t;te avec plus de prcision. ! DE"TINATAI#E" Sont indiques ici toutes les personnes ayant un rapport avec lob7et de la procdure. $a diffusion du document est assure par le Service Qualit. Cette diffusion fait lob7et de la liste rcapitulative de diffusion des documents en application. $ #E"PON"ABILITE" DAPPLICATION $mission de tous les documents et leur estion sont sous la responsabilit du vrificateur. Si lob7et concerne une activit, le !ou les" oprateur!s" et le responsable du service concern sont responsables de sa bonne application et utilisation. % DOC&MENT" A""OCIE" Sont indiqus ici tous les documents ayant un lien avec le document mis 3 te8tes r lementaires, listes de estion, documents denre istrement, procdures ou instruction anne8es ayant une interaction avec le document 9
4/7

Procdure de cration et de gestion des documents


' DE;ELOPPEMENT DE LOBJET $ob7et est dtaill 7usquau niveau ncessaire lutilisation correcte du document. 'n peut par e8emple e8pliquer le dtail des frquences dutilisation du document, les tapes obli atoires !dans un lo i ramme", les actions effectuer en cas de non6conformit 9 Symboles dun lo i ramme

Description dune tape de ralisation dun processus ou dune activit. Etape de ralisation dun processus ou dune activit entraDnant un c<oi8 !ouiFnon, conforme, non6conforme9" Etape de classement ou darc<iva e dun enre istrement. Etape obli atoire denre istrement de donnes. Commentaire appliqu une tape ou une action spcifique. ' $ $ Prsentation des Documents dEnregistrement $e cartouc<e den6t;te et de pied de pa e est identique celui des procdures. $a taille des caractres peut ;tre modifie pour sadapter au8 contraintes de place dans le document.

) *E"TION DE" EN#E*I"T#EMENT"


$a MaDtrise des -nre istrements fait lob7et dune matrice de enre istrements prsente au sein de c<aque processus.
/frence #itre .onction responsable du classement Dossier 4ccessibilit Mode de protection $ieu de conservation Dure de conservation

estion des

Mode dlimination

5/7

Procdure de cration et de gestion des documents

+ *E"TION DE" DOC&MENT"


+1 Mise . 3our

Diffrents motifs peuvent entraDner la mise 7our dun document 3 anomalie constate, amlioration apporter, un c<an ement de mt<ode, de matriel ou de produit9 $es documents modifis seront vrifis et approuvs selon les m;mes conditions que le document initial. #oute mise 7our entraDne systmatiquement 3 une modification de lindice de rvision du document, la mise 7our de la liste rcapitulative de diffusion des documents en application, la destruction du document erron !sauf la pa e dactualisation qui fi urera la fin du nouveau document" et e8cept * e8emplaire pour les arc<ives, e8emplaire portant la mention @ 1E/&ME Aavec la date de mise en arc<ive, la si nature du /4Q et la 7ustification de la modification apporte. Concernant la estion informatique des documents, se reporter au G.: +! C/assement< Arc=i5age et Destruction

1our c<aque document, les indices en vi ueur sont rcapituls dans la liste de diffusion des documents. $es documents prims sont retirs du point de diffusion lectronique, et classs dans un dossier informatique sur serveur. $ori inal papier nest pas conserv. $a destruction des documents obsoltes est sous la responsabilit du /esponsable Qualit et suit les r les nonces plus <aut !voir H I.*. Mise 7our". +$ *estion In>ormati0ue

$a estion informatique des documents est assure par le service qualit. $es noms des fic<iers sont dtermins par le Code denre istrement du document, suivi de lindice de rvision, puis de lintitul du document !e8emple pour ce document 3 1/6),)4 Cration et estion des documents". $ensemble des documents est disponible sur &nternet pour les personnes a res. &l est de la responsabilit du responsable qualit de sassurer que les documents en li ne ne sont pas prims et dinformer les partenaires de toute modification de version dun document. 2ne mise 7our dun document entraDnera une information via mail et site internet. $orsquun document est tlc<ar , il est de la responsabilit de lditeur du document de sassurer que la version imprime nest pas prime. +% Ma?trise des documents internes

6/7

Procdure de cration et de gestion des documents


Ma?trise des documents "ource interne

Critres dJacceptation
&dentification du document3

Documents associs

/esponsable

M4%2-$ Q24$&#1/'C-SS2S 1/'C-D2/-S Multisite

%umro c<ronolo ique et version alp<abtique #ype de document 3 MQ 3 Manuel Qualit D1 3 Dossier 1rocessus 1/ 3 Manire dJaccomplir une activit &# 3 &nstruction de travail .- 3 1reuves des activits effectues ou des rsultats obtenu Sites

&%S#/2C#&'%S D- #/4C4&$

.'/M2$4&/-S DJ-%/-N&S#/-M-%#S

Cration , suppression dJun document

Demande de cration ou suppression dJun document

4nalyse de la demande MM

%on

&nformations des demandeurs

-8plications claires et 7ustifies de la demande

&nformations sur la demande

Service Qualit

'ui
/vision dJun document Codification du document

4 3 cration B, C, D93 modification

Codification alp<anumrique K indice de rvision

Service Qualit

/daction du document

.- ))* rensei n

.onction utilisatrice ou service qualit

.aisabilit dJapplication des dispositions dcrites dans le document M

%on

applicabilit du document

.onction, %om et Cisa

/dacteur

'ui %on
Calidit du document M

Conformit au8 e8i ences de lJ&S' ())* K systme qualit

.onction, %om et Cisa

Service Qualt

'ui

4pprobation du document M

%on

4pplication Site, -8i ences autres processus, -n a ement ressources

.onction , %om et Cisa

Directeur du C.4&2/C

-nre istrement 1lanification des rvisions

Base documentaire et site Leb ddi

Diffusion du document /etrait des prims 4rc<iva e F Destruction

Droit, accessibilit, besoins

.ic<ier informatique sur site Leb ddi 4rc<iva e !Bande ma ntiqueFDCD" ou Destruction

Service Qualit Service Qualit

/evue documentaire

7/7

Procdure de cration et de gestion des documents


+' Accessi2i/it au: documents e:trieurs

$es documents dori ine e8trieure ncessaires pour la planification et le fonctionnement du systme de mana ement de la qualit sont rensencs dans la matrice suivante 3 T,-e de te:te / lementation de la formation par apprentissa e Lieu dacc@s Destinataires Directeur Directeur 4dministratif et .inancier 1rsident de lassociation de estion Directeur Directeur 4dministratif et .inancier 1rsident de lassociation de estion Directeur Directeur 4dministratif et .inancier Directeur de composante /esponsable pda o ique Directeur Directeur 4dministratif et .inancier Directeur de composante /esponsable pda o ique Directeur Directeur 4dministratif et .inancier 1rsident de lassociation de estion Mode de mise . 3our /ecueil C-%#/&%..' 4bonnement assur par le S-.C' Mode de 5ei//e Ceille assure par le S-.C', les modifications ayant un impact sur le fonctionnement du C.4 &2/C sont revues en runion de bureau pour dcision et action

Bureau du S-.C' '/$-4%S

D/'&# D2 #/4C4&$

&nternet

Site internet ouvernemental

/-.-/-%#&-$ D-S .'/M4#&'%S

C'$2M-S O'/4&/-S

C'%C-%#&'%S 6 C'%S-&$ /-N&'%4$ 6 2%&C-/S&#-S

/enouveles annuellement

/evues en runion de bureau pour dcision et action

8/7