Sunteți pe pagina 1din 15

CAPITOLUL 6 CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII Prin certificare se nelege modalitatea de atestare a conformitii sistemului calitii, cu un referenial prestabilit.

Certificarea este realizat de un organism neutru independent de beneficiar, denumit organism de certificare. Dovada conformitii cu referenialul (standard sau document normativ) o reprezint certificatul (sistemului calitii). Acesta arat superioritatea organizaiei fa de concureni i demonstreaz e!istena unui sistem al calitii eficient. Certificarea sistemului calitii se desf oar, de regul, prin parcurgerea urmtoarelor etape" pregtirea auditului de certificare# e!aminarea documentelor sistemului calitii# efectuarea auditului de certificare# acordarea certificatului i supraveg$erea respectrii condiiilor certificrii. Procesul certificare a unui sistem de management al calitatii trebuie sa parcurga doua mari etape" %. Consultanta &. Certificarea 'iecare etapa se realizeaza de catre o firma distincta, in baza unui contract. Conform reglementarilor (A' ((nternational Acreditation 'orum) intre firmele care realizeaza consultanta si cea care realizeaza certificarea nu trebuie sa fie nici o legatura pentru a se putea asigura impartialitatea procesului. CONSULTANTA Etapele procesului de i ple e!tare sunt in cele mai multe cazuri aceleasi, indiferent de profilul afacerii contractate. )ingura variabila in derularea lor este durata alocata fiecarei etape, ele variind functie de profilul si comple!itatea sistemului de management analizat. 1. Initiere proces (nitierea procesului presupune" )tabilire contact Discutii introductive *egociere clauze contractuale )emnare contract consultanta

58

2. E aluare !e !ia"no#a initiala are ca o$iecti e% +valuarea (auditul de diagnoza) al organizatiei trebuie sa cuprinda" Compararea sistemului actual de desfasurare a activitatii cu cerintele standardului de referinta (dentificare elemente te$nico,organizatorice si practici curente (dentificarea situatiilor neconforme fata de cerintele standardului de referinta (dentificarea punctelor critice ale flu!ului de activitati, care pot provoca intirzieri, deficiente, etc. si deci implicit costuri suplimentare -esursele umane si materiale e!istente )istemele de inregistrari si evidenta e!istente. &. 'roiectarea sistemului (n urma -aportului de +valuare elaborat pe baza auditului diagnoza, se trece la proiectarea documentatiei. (n aceasta etapa sunt identificate metodele si mi.loacele necesare pentru satisfacerea cerintelor de managementul definite in standardul de referinta, este stabilita structura documentatiei sistemului ce urmeaza a fi implementat si este stabilit un plan de actiune pentru desfasurarea etapelor viitoare a programului de consultanta. (. Instruirea mana"ementului )uccesul actiunilor viitoare depinde intr,o foarte mare masura de constientizarea intregului personal, dar mai ales a personalului de management (lo/ 0 middle management). (n acest scop, se organizeaza un curs ,seminar de constientizare a ec$ipei manageriale, cu urmatoarea tematica" Calitate" concept si evolutie )tandarde in domeniul calitatii ()1 seria 2333# Acreditare si certificare# 1rganizarea sistemului calitatii# Documentatia sistemului de management al calitatii# Costurile calitatii. ). Intocmirea !ocumentatiei Documentatia unui sistem de management al calitatii cuprinde" 4anualul calitatii Procedurile sistemului calitatii (nstructiuni de lucru5descriere de procese Alte documente ale calitatii

59

Ec"ipa de proiect # structura$ -eprezentantul 4anagementului pentru Asigurarea Calitatii in calitate de Coordonator de proiect Comitet de coordonare format din sefii principalelor compartimente# Propuneri pentru ec$ipele de lucru pentru fiecare procedura de sistem si pentru fiecare proces. *. Implementarea +tapa de implementare la client, sub asistenta consultantului, a sistemului calitatii definit de catre documentele elaborate in etapa anterioara, va cuprinde urmatoarele activitati" Audituri interne sub indrumarea consultantului pentru depistarea neconformitatilor sau problemelor de implementare aparute# 6or7s$op,uri pentru analizarea neconformitatilor si stabilirea actiunilor corective si preventive. +. Au!it pre,certi-icare +fectuarea unui audit al sistemului calitatii implementat, audit limitat strict la cerintele standardului de referinta. Acest audit se va finaliza cu un numar de rapoarte de neconformitate si cu un raport de recomandari finale. Consultantul poate recomanda un organism de certificare cu care intretine relatii de colaborare si poate asigura asistenta necesara pe toata durata certificarii. .. Asistenta in ca!rul au!itului !e certi-icare CE/TI0ICA/EA Prezentam in continuare metodologia de certificare a unui sistem de management al calitatii de catre un organism de evaluare a conformitatii (8de certificare9) si anume ).C. -14 C+-: +;-1 ).-.<. Etapele ce tre%uiesc parcurse i! procesul de certi&icare a u!ui siste a!a'e e!t al calitatii su!t$ Pri irea si i!re'istrarea cererii de certi&icare 1rice organizatie poate sa solicite de la )C -14 C+-: +;-1 )-<, fara nici o ingradire, Cererea de certificare cod P=,3%,'% si5sau informatii privind procesul de de

60

certificare. Cererea de certificare cod P=,3%,'% este in acest sens disponibila si pe site,ul )C -14 C+-: +;-1 )-<. )olicitarea de informatii sau Cererea de certificare cod P=,3%,'% sunt inregistrate in -egistrul de intrari,iesiri si se raspunde solicitantului. Procesarea cererii de certi&icare (n cazul in care se primeste solicitarea de informatii de certificare se transmite gratuit solicitantului prin fa!, posta, curier sau prin delegat, in ma!im %> zile, mapa cu documente privind procesul de certificare. 4apa cu documente privind procesul de certificare contine"

o scurta prezentare a organismului si a activitatilor pe care le desfasoara# prezentarea avanta.elor pe care le confera certificarea de catre )C -14 C+-: +;-1 )-<# sc$ema procesului de certificare )4C# lista cu tarifele generale percepute de )C -14 C+-: +;-1 )-<# lista organizatiilor certificate de )C -14 C+-: +;-1 )-< la data respectiva# modelul certificatului de conformitate care se emite de )C -14 C+-: +;-1 )-<# acorduri interne si internationale inc$eiate de )C -14 C+-: +;-1 )-<# cererea de certificare.

<a primirea Cererii de certificare cod P=,3%,'%, se desc$ide un dosar (dosarul de certificare) pentru organizatia respectiva si se trasmit solicitantului C$estionarul pentru identificarea si evaluarea preliminara a solicitantului certificarii )- +* ()1 233%"&33? cod P=,3%,'&. Dosarul clientului va avea acelasi numar ca si contractul de certificare. )olicitantul trebuie sa completeze clar si precis fiecare rubrica din c$estionar. Atunci cand un element nu se aplica in cadrul sistemului practicat de solicitant, acesta va marca rubrica corespunzatooare cu ,,*eaplicabil@@ (*A). )olicitantul va returna c$estionarul completat, semnat si stampilat de reprezentantul sau autorizat prin fa!, posta, e,mail (scanat) sau prin delegat, dupa cum va considera necesar. Pri irea( i!re'istrarea si a!ali)a c"estio!arului( i!c"eierea co!tractului de certi&icare )e primeste si se inregistreaza in registrul intrari,iesiri C$estionarul cod P=,3%,'&. )e realizeaza de catre 4anagerul de contract o prima analiza privind confirmarea disponibilitatii )C -14 C+-: +;-1 )-< a competentelor cerute de indeplinirea solicitarilor. Aceasta analiza vizeaza domeniul general al activitatilor de certificare solicitate.

61

Daca solicitarea corespunde domeniilor pentru care )C -14 C+-: +;-1 )-< dispune de capabilitatea si resursele necesare, Directorul =eneral intocmeste proiectul contractului de certificare cod P=,3%,'A. Daca solicitarea se refera a un domeniu nou (domeniu care nu corespunde domeniilor pentru care )C -14 C+-: +;-1 )-< detine capabilitatea si resursele necesare) 4anagerul de contract informeaza Directorul =eneral care va decide modul in care va fi tratata solicitarea clientului. <a primirea cererii de certifiare cod P=,3%,'% si a C$estionarului cod P=,3%,'& 4anagerul de contract procedeaza la analiza acestor documente. Analiza are in vedere" disponibilitatea in cadrul )C -14 C+-: +;-1 )-< a competentelor necesare# dimensionarea auditului de certificare. <a stabilirea duratei necesara auditurilor se vor folosi ca referinta prevederile procedurilor (<,3% )tabilirea duratelor de audit si (<,3& )tabilirea tarifelor de audit. stabilirea pretului, pe baza devizului calculat conform listei de tarife stabilite de Directorul =eneral si aprobate de Comitetul Director si al duratei auditului. Daca se considera ca datele transmise sunt insuficiente sau neclare, 4anagerul de contract contacteaza organizatia solicitanta pentru a furniza informatii suplimentare sau se face o vizita la organizatia respectiva. (nregistrarea analizei cereriiclientului se face prin rezolutia si semnatura 4anageruli de contract aplicate pe cererea de certificare. :otodata se dispune intocmirea proiectului de contract de certificare de catre Directorul =eneral. Directorul =eneral intocmeste proiectul Contractului de certificare cod P=,3%,'A si :ariful de certificare cod P=,3%,'B, care constituie Ane!a % la Contractul de certificare. Contractu( se inregistreaza in -egistrul de evidenta a contractelor de certificare (pagina registru cod P=,3%,'>). Contractul de certificare cod P=,3%,'A intocmit in doua e!emplare este transmis spre semnare clientului initial prin fa! si apoi prin posta sau prin delegatul )C -14 C+-: +;-1 )-<. sau al clientului . (n situatia in care clientul formuleaza obiectiuni la contract, acestea sunt analizate de Directorul =eneral, care dispune modul de solutionare a acestora. )e pastreaza in dosarul de certificre al clientulu un e!emplar martor din contract. 1 data cu Contractul de certificare cod P=,3%,'A se transmite clientului si -egulamentul de certificare a sistemelor de management al calitatii9 cod -=,3%. Dupa semnarea contractului de catre client, 4anagerul de contract asigura parcurgerea tuturor etapelor contractuale, tinand legatura in acest sens cu ec$ipa de auditori si clientul. 4anagerul de contract are obligatia sa anunte ec$ipa de auditori de orice modificare intervenita in contract. Directorul =eneral asigura si urmareste facturarea serviciilor prestate. (n cazul solicitarilor clientului pentru e!tinderea domeniului de certificare, precum si in cazul reinnoirii certificarilor, etapele de analiza vor fi aceleasi ca in cazul contractului initial. Contractu( va fi actualizat prin acte aditionale, care vor fi inregistrate in -egistrul de evidenta a contractelor de certificare.

62

A!ali)a cererii de certi&icare si i!c"eierea co!tractului de certi&icare )C -14 +;-1 C+-: )-< primeste solicitarea de certificare si o trateaza conform procedurii cod P=,3% Analiza cererii de certificare si a contractului de certificare. Aspecte 'e!erale pri*i!d certi&icarea i!itiala Procedura de auditare in vederea certificarii contine urmatoarele etape (prezentate sc$ematic in Ane!a %)" +, Analiza documentelor sistemului de management al calitatii, intocmirea -aportului de evaluare a documentatiei )4C si transmiterea acestuia la client. -, -ealizarea auditului de certificare initiala +tapa %, intocmirea -aportului de audit +tapa % si difuzarea unui e!emplar clientului. ., -ealizarea auditului de certificare initiala +tapa &, intocmirea -aportului de de audit +tapa & si difuzarea unui e!emplar clientului. /, -ealizarea auditului de urmarire daca este cazul. 0, Acordarea5neacordarea certificarii. Auditul de certificare initiala a unui sistem de management se efectueaza in doua etape" etapa % si etapa &. (n etapa % a auditului se efectueaza" evaluarea documentatiei sistemului de management al calitati al clientului# evaluarea sisemului prin auditul etapa % pentru verificarea functonarii sistemului si a e!istentei unei infrastructuri corespunzatoare. Dese !area ec"ipei de audit Directorul Departamentului Certificare desemneaza C+A si membrii ec$ipei de audit, cu consultarea prealabila a C+A. +c$ipa de audit (cu informatii minime despre membrii acesteia) se anunta auditatului care trebuie sa,si dea acordul cu privire la componenta ei. <a solicitarea clientului se pot furniza suplimentar o serie de referinte despre fiecare membru al ec$ipei de audit. :oate aceste informatii se transmit clientului, cu suficient timp inainte pentru a permite organizatiei clientului sa obiecteze impotriva numirii vreunui auditor sau e!pert te$nic. (n ceeasi adresa se solicita confirmarea de catre client si a datelor auditurilor etapa % si etapa &. +c$ipa de audit trebuie sa aiba o pregatire corespunzatoarepentru a intelege cerintele de organizare si sistemul pe care il evalueaza. Acestia trebuie sa fie capabili sa inteleaga daca proiectarea si implementarea sistemului de management al calitatii este corespunzatoare si organizatia are capabilitatea de a satisface cerintele specifice, ale standardului de referinta

63

pentru orice produs5serviciu furnizat in domeniul pentru care solicita certificarea si a altor cerinte. (n anumite cazuri particulare, unde e!ista cerinte critice si probleme specifice, auditorii in afara de cunostintele de baza trebuie sa aiba instruiri specifice si sa fie familiarizati cu reglementarile legale. (n asemenea cazuri, in ec$ipa de audit se poate introduce un e!pert te$nic, dar care nu va audita singur (il va insoti pe C+A sau pe un alt auditor). Directorul Deparatmentului Certificare numeste de asemenea 4anagerul de contract care va monitoriza derularea contractului. Clientul poate recuza unul dintre auditori sau e!pertul te$nic daca considera ca e!ista conflict de interese. (n acest caz se va numi o alta componenta a +c$ipeide audit, membrii recuzati fiind inlocuiti. )e retransmite componenta ec$ipei spre acceptare de catre client. Dupa primirea acceptului, C+A si membrii +c$ipei de audit sunt instruiti si semneaza in 'isa de evaluare pentru desemnarea C+A5auditorilor5e!pertilor cod P=,3A,'&, in 'isa de confirmare a instruirii auditorilor inaintea efectuarii auditurilor cod P=,3A,'A si Declaratia de confidetialitate cod P=,3A,'B. I!struirea auditorilor 4anagerul de contract preda C+A documentatia aferenta, respectiv" 'isa clientului cod P=,3A,'% (spre consultare)# documentele sistemului calitatii transmise de organizatie pe baza Procesului verbal de predare5primire documentele de catre C+A de la )C -14 C+-: +;-1 )-< cod P=, 3A,'># procedura C Auditul de certificare initiala si certificarea initiala9 cod" P=,3A, inclusiv ane!ele conform <istei documentelor primite,predate de C+A cod P=,3A,'%?# standardul de referinta )- +* ()1 233%"&33? dupa care se face auditarea. Cand se considera necesar se dau si auditorilor documentele sistemului calitatii transmise de organizatie pe baza unui Proces verbal de predare5primire documentele de la )C -14 C+-: +;-1 )-< cod P=,3A,'># A!ali)a docu e!telor siste ului de a!a'e e!t al calitatii

C+A e!amineaza documentele generale ale sistemului calitatii organizatiei auditate" manualul calitatii si procedurile generale si de sistem. 1biectivele evaluarii preliminare sunt acelea de a stabili daca" standardul )- +* ()1 233%"&33? ca referential este adecvat domeniului5domeniilor de certificare solicitat(e)#

64

domeniul de aplicare al )4C din manualul calitatii corespunde cu domeniul de certificare din 'isa clientului cod P=,3A,'%# documentatia transmisa este completa (sau prezinta omisiuni) si trateaza toate cerintele standardului de referinta si cerintele pentru care certificarea solicitata acopera toate activitatile din domeniul de certificare.

C+A intocmeste -aportul de evaluare a documentatiei )4C cod P=,3A,'D si 4anagerul de contract transmite clientului un e!emplar. (n cazul in care documentatia este corecta si completa se poate planifica faza urmatoare, iar cand documentatia este incompleta, completarea ei de catre solicitant nu va depasi & luni de zile de la primirea rezultatului evaluarii. *erespectarea acestui termen duce la intreruperea procesului de certificare. Dupa primirea documentatiei revizuite, C+A o analizeaza si confirma inc$iderea neconformitatilor sau a observatiilor de la evaluarea initiala, daca documentele sunt conforme, altfel se instiinteaza clientul pentru o noua revizuire. C+A inregistreaza concluziile evaluarii in -aportul de evaluare a documentatiei )4C cod P=,3A,'D. Daca documentatia este corecta, completa si clara se poate trece la etapa urmatoare. Reali)area auditului de certi&icare i!itiala Etapa + Auditul initial de certificare +tapa % are drept scop" evaluarea sediului c%ientului si a conditiilor specifice locatiei, si derularea discutiilor cu personalul c%ientului pentru a determina nivelul de pregatire pentru etapa a doua a auditului# analiza stadiului sistemului clientului in raport cu cerintele standardului si a intelegerii de catre client a acestor cerinte, in particular cu privire la identificarea performantei c$eie sau a aspectelor, proceselor, obiectivelor si operatiunilor semnificative ale sistemului de management# colectarea informatiilor necesare referitoare la domeniul sistemului de management, procesele si locatia (locatiile) clientului si aspectele legale si reglementate aferente si indeplinirea lor# analiza alocarii resurselor pentru etapa & a auditului si stabilirea detaliilor, de comun acord cu c%ientul, pentru etapa & a auditului# furnizarea unui punct de plecare pentru planificarea etapei & a auditului prin obtinerea unei intelegeri suficiente a sistemului de management al clientului si a activitatilor de la fata locului, in conte!tul posibilelor aspecte semnificative# evaluarea daca auditurile interne si analiza efectuata de management sunt planificate si efectuate, si daca nivelul de implementare a sistemului de management demonstreaza faptul ca clientul este pregatit pentru etapa & a auditului.

65

Pentru cele mai multe sisteme de management este recomandat ca cel putin o parte din etapa % a auditului trebuie sa fie efectuata la sediul c%ientului pentru a atinge obiectivele de mai sus. (n plus, la vizitarea locatiei (locatiilor) fizice, 8la fata loculuiE poate include acces de la distanta la site (site,uri) electronice care contine (contin) informatii relevante pentru auditul sistemului de management. Auditul etapa % se poate face de catre ec$ipa de audit sau doar de catre C+A. (n vederea pregatirii auditului initial de certifiare etapa %, C+A intocmeste Planul de audit cod P=,3A,'F si are intrevederi cu ec$ipa de audit pentru a pregati auditul, respectiv, repartizarea sarcinilor de audit, precum si programarea activitatilor de auditare astfel incat sa se incadreze in intervalul de timp stabilit de )D4C (in conformitate cu cerintele din Ane!ele =$idului (A' =D &"&33> G =$id (A' de aplicare a =$idului ()15(+C D&"%22D. +ditia B). 4anagerul de contract transmite clientului Planul de audit cod P=,3A,'F insotit de o adresa. Planul de audit cod P=,3A,'F poate fi transmis auditatului o data cu -aportul de evaluare a documentatiei )4C cod P=,3A,'D. Clientul trebuie sa aprobe Planul de audit cod P=,3A,'F si sa transmita la )C -14 C+-: +;-1 )-< acceptul sau. Desfasurarea auditului de certificare etapa % are loc in conformitate cu Planul de audit cod P=,3A,'F si cu C$estionarul de audit )- +* ()1 233%"&33? cod P=,3A,'2. +tapele parcurse sunt urmatoarele " %. +c$ipa de audit are o intrevedere cu conducerea organizatiei auditate (sedinta de desc$idere ocazie cu care se completeaza formularul <ista persoanelor participante la sedinta de desc$idere cod P=,3A,'?). )copul sedintei de desc$idere este" de a prezenta membrii ec$ipei de audit managementul auditatului# de a reaminti scopul si domeniul auditatului# de a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza sa fie utilizate pentru efectuarea auditului# de a stabili caile oficiale de comunicare intre ec$ipa de audit si auditat# de a confirma ca sunt disponibile resursele si facilitatile necesare ec$ipei de audit# de a stabili ora si data pentru sedinta de inc$idere si alte sedinte intermediare cu managementul auditatului# de a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit. &. Auditul se desfasoara conform Planului de audit cod P=,3A,'F. A. Auditorii procedeaza conform pct. D.>. din )- +* ()1 %23%%"&33A utilizand C$estionarul de audit )- +* ()1 233%"&33? cod P=,3A,'2 pentru a,i facilita evaluarea. )e completeaza cerintele Cbolduite 9 din c$estionar. B. C+A realizeaza inregistrarile in c$estionarele utilizate, iar auditorii in 'isele de observatii auditor5e!pert5auditor in formare cod P=,3A,'%%. +ventualele abateri de la criteriile de audit sunt discutate cu C+A la sfarsitul fiecarei zile.

66

0, (nainte de sedinta de inc$idere, C+A analizeaza impreuna cu auditorii constatarile si le incadreaza in neconformitati ma.ore, minore si observatii, conform definitiilor de la Cap.B.% terminologie. C+A completeza daca este cazul 'isele de neconformitate cod P=,3A,'%& si 'isele de observatie cod P=,3A,'%A. D, Are loc o sedinta de inc$idere a auditului de certificare cu participarea ec$ipei de audit si a conducerii organizatiei auditate. )unt relevate neconformitatile si observatiile depistate si se definitiveaza actiunile corective si termenele propuse de conducerea organizatiei. C+A prezinta sinteza aprecierilor asupra sistemului calitatii si se confirma data la care se va difuza raportul de audit. Cu aceasta ocazie se completeaza <ista persoanelor participante la sedinta de inc$idere cod P=,3A,'%>. Daca auditatul nu este de acord cu neconformitatile sau observatiile constatate sau cu modul lor de incadrare poate face contestatie la organism in termen de & saptamani. C+A redacteaza -aportul de audit +tapa % cod P=,3A,'%3. Acest document releva constatarile auditului initial de certificare etapa %, inclusiv identificarea oricarui subiect susceptibil de a fi clasificat ca neconformitate in timpul etapei & a auditului. -aportul de audit este proprietatea organismului. -aportul de audit +tapa % cod P=,3A,'%3 este distribuit astfel" un e!emplar auditatului, un e!emplar clientului (daca clientul nu este auditatul), daca este cazul si un e!emplar in origial organismului de certificare. Daca in urma auditului initialde certificare +tapa % rezulta neconformitati ma.ore sau mai mult de > necoformitati minore, are loc un audit de urmarire. Auditul de urmarire are ca scop verificarea implementarii actiunilor corective pentru neconformitatile constate (printr, o vizita pe teren sau verificarea dovezilor la sediul organismului). (n cadrul sedintei de inc$idere se stabileste de comun acord cu clientul data auditului initial de certificare +tapa &. Aceasta poate ramane data stabilita anterior sau se stabileste o noua data. Pentru determinarea intervalului dintre etapa % si etapa & a auditului, se vor lua in considerare necesitatile clientului de a rezolva subiectele (susceptibile de a fi clasificate ca neconformitati in etapa &) identificate in timpul etapei % a auditului. Poate fi de asemenea necesar ca organismul de certificare sa,si revizuiasca aran.amentele pentru etapa &. )e poate trece la etaapa & numai dupa stingerea eventualelor neconformtati si observatii. Reali)area auditului i!itial de certi&icare Etapa )copul etapei & a auditului de certificare initiala este sa evalueze implementarea, inclusiv eficacitatea sistemului de management al c%ientului. +tapa & a auditului are loc la sediul (sediile) clientului. Auditul de ertificare etapa & trebuie sa includa cel putin urmatoarele" informatii si dovezi referitoare la conformitatea cu toate cerintele din standardul

67

aplicabil sistemului de management sau din alte documente normative# monitorizarea, masurarea, raportarea si analiza performaniei in raport cu obiectivele c$eie si tintele (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor documente normative aplicabile)# performanta sistemului de management al c%ientului in ce priveste conformarea cu legislatia# controlul operational al proceselor c%ientului# auditarea interna si analiza efectuata de management# responsabilitatea managementului pentru politicile c%ientului# legaturi intre cerinte normative, politici, obiective si tinte referitoare la performanta (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor documente normative aplicabile), orice cerinie legale aplicabile, responsabilitati, competente ale personalului, operatiuni, proceduri, date referitoare la performante si constatarile si concluziile auditului intern. (n vederea pregatirii auditului initial de certifiare etapa &, C+A intocmeste Planul de audit cod P=,3A,'F si are intrevederi cu ec$ipa de audit pentru a pregati auditul, respectiv, repartizarea sarcinilor de audit, precum si programarea activitatilor de auditare astfel incat sa se incadreze in intervalul de timp stabilit de )D4C (in conformitate cu cerintele din Ane!ele =$idului (A' =D &"&33> G =$id (A' de aplicare a =$idului ()15(+C D&"%22D. +ditia B). 4anagerul de contract transmite clientului Planul de audit cod P=,3A,'F pentru etapa & insotit de o adresa. Clientul trebuie sa aprobe Planul de audit cod P=,3A,'F si sa transmita la )C -14 C+-: +;-1 )-< acceptul sau. Desfasurarea auditului de certificare etapa& are loc in conformitate cu Planul de audit cod P=,3A,'F si cu C$estionarul de audit )- +* ()1 233%"&33? cod P=,3A,'2. Daca este necesar se utilizeaza suplimentar si C$estionarul de audit specific conform listei de c$estionare. +tapele parcurse sunt urmatoarele " %. +c$ipa de audit are o intrevedere cu conducerea organizatiei auditate (sedinta de desc$idere ocazie cu care se completeaza formularul <ista persoanelor participante la sedinta de desc$idere cod P=,3A,'?). )copul sedintei de desc$idere este" de a prezenta membrii ec$ipei de audit managementul auditatului# de a reaminti scopul si domeniul de certificare al auditatului# de a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza sa fie utilizate pentru efectuarea auditului# de a stabili caile oficiale de comunicare intre ec$ipa de audit si auditat# de a confirma disponibilitatea resurselelor si facilitatilor necesare ec$ipei de audit# de a stabili ora si data pentru sedinta de inc$idere si alte sedinte intermediare cu managementul auditatului# de a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

68

&. Auditul se desfasoara conform Planului de audit cod P=,3A,'F, conform pct. D.>. din )+* ()1 %23%%"&33A. )e utilizeaza urmatoarele documente necesare pentru a,i facilita evaluarea"

C$estionarul de audit )- +* ()1 233%"&33? cod P=,3A,'2. Pentru domenii reglementate se poate utiliza suplimentar si C$estionarul de audit specific conform listei de c$estionare, pentru verificarea cerintelor legale aplicabile.

A. C+A realizeaza inregistrarile in c$estionarele utilizate, iar auditorii in 'isele de observatii auditor5e!pert5auditor in formare cod P=,3A,'%%. +ventualele abateri de la criteriile de audit sunt discutate cu C+A la sfarsitul fiecarei zile. /, (nainte de sedinta de inc$idere, C+A analizeaza impreuna cu auditorii constatarile si le incadreaza in neconformitati ma.ore, minore si observatii, conform definitiilor de la cap.B.% terminologie. C+A completeza daca este cazul 'isele de neconformitate cod P=,3A,'%& si 'isele de observatie cod P=,3A,'%A. >, Are loc o sedinta de inc$idere a auditului de certificare cu participarea ec$ipei de audit si a conducerii organizatiei de auditare. )unt relevate neconformitatile si observatiile depistate si se definitiveaza actiunile corective si termenele propuse de conducerea organizatiei. C+A prezinta sinteza aprecierilor asupra sistemului calitatii si se confirma data la care se va difuza raportul de audit, daca nu se intocmeste inainte de sedinta de inc$idere. Cu aceasta ocazie se completeaza <ista persoanelor participante la sedinta de inc$idere cod P=,3A,'%>. Daca auditatul nu este de acord cu neconformitatile sau observatiile constatate sau cu modul lor de incadrare poate face contestatie la organism in termen de & saptamani. C+A redacteaza -aportul de audit +tapa & cod P=,3A,'%3. Acest document releva constatarile auditului initial de certificare etapa & si contine recomandar de imbunatatire (+c$ipa de audit nu trebuie sa recomande solutii te$nice). Acesta contine ane!at si Anga.amentul privind respectarea regulamentului )C -14 C+-: +;-1 )-< de aplicare a marcii de certificare pentru )4C cod P=,3A,'%D si este distribuit astfel" un e!emplar auditatului, un e!emplar clientului (daca clientul nu este auditatul), daca este cazul si un e!emplar in origial organismului de certificare. -aportul de audit este proprietatea organismului. )e difuzeaza auditatului si un e!emplar din C$estionarul de evaluare a satisfactiei clientului cod P),32,'% cu rugamintea de a fi returnat ulterior organismului de certificare. Daca in urma auditului initial de certificare +tapa & rezulta neconformitati ma.ore sau mai mult de > necoformitati minore, are loc un audit de urmarire. Auditul de urmarire are ca scop verificarea implementarii actiunilor corective pentru neconformitatile constate (printr, o vizita pe teren sau verificarea dovezilor la sediul organismului). Acordarea1!eacordare certi&icarii

69

(n vederea acordarii5neacordarii certificarii sunt esentiale concluziile auditului de certificare initiala. +c$ipa de audit trebuie sa analizeze toate informaiiile si dovezile de audit colectate in timpul etapei % si etapei & a auditului, sa analizeze constatarile auditului si sa convina concluziile de audit. (nformaiiile furnizate de ec$ipa de audit organismului de certificare pentru decizia de certificare trebuie sa includa, cel puitn" rapoartele de audit# comentariile asupra neconformitaiilor si, atunci cand este aplicabil, corectiile si actiunile corective intreprinse de client# confirmarea informaitiilor furnizate catre organismul de certificare si utilizate in analiza cererii# o recomandare de acordare sau neacordare a certificarii impreuna cu toate conditiile sau observaitile. :oate aceste informatii se regasesc in -apoartele de audit. Comitetul de certifiare ia decizia de certificare pe baza unei evaluari a constatarilor si concluziilor auditului si a oricaror altor informaiti relevante (de e!emplu" informaiii publice, comentarii din raportul de audit de la client) conform proedurii P=,3> +valuarea finala. Decizia referitoare la certificarea )4C. Aspecte ad i!istrati*e 4anagerul de cntract urmareste derularea contractului prin intermediul formularului 4onitorizarea contractului de certificare )4C cod P=,3A,'%2. C+A completeaza formularul <ista documentelor primite,predate de C+A cod P=,3A,'%? pe care il preda 4anagrului de contract impreuna cu 'isele de evidenta a auditurilor cod P),3?,'A, in vederea efectuari platii de catre organismul de certificare. INREGISTRARI For ulare utili)ate

'isa clientului 'isa de evaluare pentru desemnarea C+A5auditorilor5e!pertilor 'isa de confirmare a instruirii auditorilor inaintea efectuarii auditurilor Declaratie de confidetialitate Proces verbal de predare5primire documentele de catre C+A de la )C -14 C+-: +;-1 )-< -aport de evaluare a documentatiei )4C

,cod P=,3A,'% ,cod P=,3A,'& ,cod P=,3A,'A ,cod P=,3A,'B , cod P=,3A,'> ,cod P=,3A,'D

70

Plan de audit ,cod P=,3A,'F <ista persoanelor participante la sedinta de desc$idere ,cod P=,3A,'? C$estionar de audit )- +* ()1 233%"&33? ,cod P=,3A,'2 C$estionar de audit specific conform listei de c$estionare , -aport de audit +tapa % ,cod P=,3A,'%3 'isa de observatii auditor5e!pert5auditor in formare ,cod P=,3A,'%% 'isa de neconformitate ,cod P=,3A,'%& 'isa de observatie ,cod P=,3A,'%A -aport de audit +tapa& ,cod P=,3A,'%B <ista persoanelor participante la sedinta de inc$idere ,cod P=,3A,'%> Anga.ament privind respectarea regulamentului )C -14 C+-: +;-1 )-< de aplicare a marcii de certificare pentru )4C ,cod P=,3A,'%D <ista documentelor primite,predate de C+A ,cod P=,3A,'%? 4onitorizarea contractului de certificare )4C ,cod P=,3A,'%2 Ane!a % )c$ema de certificare )4C )- +* ()1 233%"&33? , 'isa de evidenta a auditurilor ,cod P),3?,'A C$estionar de evaluare a satisfactiei clientului ,cod P),32,'%

71

ANE2A + # ETAPELE 3I FA4ELE CERTIFICRII ETAPELE PROCESULUI DE CERTIFICARE AL UNUI ISTEM DE MANAGEMENT AL CALITATII
Analiza cerere de certificare si inc$eierea contractului Analiza cerere de certificare si inc$eierea contractului de certificare conform procedurii cod P=,3% de certificare conform procedurii cod P=,3% Analiza documentelor sistemului Analiza documentelor sistemului de management al calitatii de management al calitatii -evizuirea documentelor si -evizuirea si transmiterea la documentelor )C -14 C+-: transmiterea la )C -14 C+-: +;-1 )-< in termen de D3 de zile +;-1 )-< in termen de D3 de zile

Documentele sunt complete si Documentele sunt complete si clareI (ntocmirea -aportului de clareI (ntocmirea -aportului de evaluare a documentatie )4C si evaluare a documentatie transmiterea acestuia catre )4C client.si transmiterea acestuia catre client.

NU

DA
Audit initial de certificare,+tapa % Audit initial de certificare,+tapa %

),au identificat neconformitati sau ),au identificat neconformitati sau observatiiI (ntocmirea -aportului observatiiI (ntocmirea -aportului de audit etapa % si difuzarea unui de audit etapa catre % si difuzarea e!emplar client. unui e!emplar catre client.

DA

-ezolvarea neconformitatilor5 -ezolvarea observatiilor inneconformitatilor5 termen de D3 zile observatiilor in termen de D3 zile

NU
Audit initial de certificareH+tapa & Audit initial de certificareH+tapa &

Do*e)i

NU

),au identificat neconformitati sau ),au identificat neconformitati sau observatiiI (ntocmirea -aportului observatiiI (ntocmirea -aportului de audit etapa & si difuzarea unui de audit etapa catre & si difuzarea e!emplar client. unui NU e!emplar catre client.

DA

-ezolvarea neconformitatilor5 -ezolvarea observatiilor inneconformitatilor5 termen de D3 zile observatiilor in termen de D3 zile

DA
Audit de urmarire Audit de urmarire

<uarea deciziei de acordare a <uarea decizieiprocedurii de acordare a certificarii conform certificarii conform procedurii cod P=,3>. cod P=,3>.

<uarea deciziei de neacordare a <uarea deciziei neacordare a certificarii conformde procedurii certificarii conform procedurii cod P=,3>. cod P=,3>.

72