Sunteți pe pagina 1din 14

CORESPONDEN I TEHNICI DE SECRETARIAT

n actuala revoluie tehnico- tiini!ic" in!or#atica$ teleco#unicaiile$ %ro&ucerea i co#unicarea in!or#aiei au &evenit %riorit"i inconte'ta(ile &ar cu lar)i a%licaii *n viaa tiini!ic"$ econo#ic" i 'ocial"+ n ace't conte,t a a%"rut o &i'ci%lin" relativ recent"(irotica . ter#enul !iin& intro&u' *n li#(a/ul coti&ian *n /urul anului 0123+ 4irotica vi5ea5" auto#ati5area activit"ilor a&#ini'trative i &e (irou &e%" in& ca&rul tehnic al %roce'elor a&#ini'trative+ 4irotica e'te un nou #o& &e utili5are a calculatoarelor electronice i a &evenit %o'i(il" o &at" cu r"'%6n&irea %e 'car" lar)" a #icrocalculatoarelor care au %"trun' *n orice (irou i *n orice 'ecretariat al unei or)ani5aii 'au in'tituii '%orin& con'i&era(il %ro&uctivitatea i calitatea #uncii a&#ini'trative+ 4irotica '-a n"'cut &in nece'itatea inte)r"rii #i/loacelor i tehnicilor #uncii a&#ini'trative i &e (irou cu tehnicile &e co#unicaie i &e %relucrare auto#at" a &atelor$ ur#"rin& cre terea %er!or#anei i calit"ii #uncii &e 'ecretariat i &e (irou *n toate &o#eniile &e activitate+ Pe &e alt" %arte (iroul *n )eneral$ 'ecretariatul *n '%ecial a &evenit unul &intre cele #ai i#%ortante locuri &e #unc" *n 'ocietatea conte#%oran"7 'ecretariatul a c"%"tat !uncii i roluri #ulti%le i co#%le,e co#%arativ cu &eceniile anterioare+ Ace'te tran'!or#"ri 'unt vala(ile i *n ca5ul 'ociet"ii ro#6ne ti+ Princi%alele !uncii care revin 'ecretariatului *n %re5ent 'unt ur#"toarele- %relucrarea in!or#aiilor$ &ocu#entarea$ !uncia &e re%re5entare$ !uncia &e !iltru i le)"tur" %entru 'olicit"ri &e contacte cu con&ucerea$ !uncia &e a'i'tare &irect" a #ana)e#entului+ Du%" cu# 'e %oate o('erva *n activitatea &e 'ecretariat i *n aceea a 'ecretarelor 8a'i'tent #ana)er9 %re&o#in" %roce'ele in!or#aionale i &eci5ionale$ in!or#aia o!erin& 'u%ortul %entru &eci5ia #ana)erial"$ iar co#unicarea &e in!or#aii i &e &eci5ii ocu%6n& o %on&ere i#%ortant" *ntr-o or)ani5aie+ n literatura &e '%ecialitate$ 'ecretariatul e'te &e!init ca un nucleu cu activit"i$ atri(uii i 'arcini in&ivi&uale co#%le,e+ n 5ilele noa'tre activitatea &e 'ecretariat %re'u%une un co#%le, &e activit"i i tehnici &e lucru '%eci!ice 8activit"i &e &ocu#entare$ core'%on&en"$ %rotocol$ arhivare &e &ocu#ente +a+9+ A't!el ace'ta !urni5ea5" noiuni teoretice re!eritoare la- conce%tul &e (irotic"$ #ana)e#entul i #ar:etin)ul$ *ntr-o or)ani5aie$ noiuni &e &re%t a&#ini'trativ i co#ercial+ Toto&at" lucrarea cu%rin&e$ *n cea #ai #are %arte$ noiuni %ractice le)ate &e activitatea &e 'ecretariat- tehnici &e 'ecretariat$ !unciile 'ecretariatului #o&ern$ or)ani5area i %relucrarea arhivei conte#%orane$ ele#ente &e %rotocol$ nor#e ro#6ne ti &e &re%t a&#ini'trativ i co#ercial+ A# con'i&erat util '" !urni5"# celor intere'ai at6t noiuni teoretice c6t i %ractice$ &eoarece *n %re5ent nu e,i't" *n Ro#6nia o a't!el &e lucrare$ re'%ectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realit"ile ro#6ne ti+ O a(or&are evolutiv" a #e'eriei &e 'ecretar nu 'e %oate reali5a &ec6t *n conte,tul evoluiei i'torice a #ana)e#entului i a #i/loacelor &e co#unicaie+ nc" &in !a5ele &e *nce%ut$ *n %racticarea ace'tei #e'erii$ &e'co%eri# trei coor&onate e'eniale care i-au #arcat !uncionarea %6n" a't"5i; #e'eria &e 'ecretar a a%"rut i a !uncionat *ntot&eauna %e l6n)" !actorii &e &eci5ie ai vieii econo#ico- 'ociale7 ; ; tratarea in!or#aiei 'cri'e$ a 'tat la (a5a ace'tei activit"i i$ con!i&enialitatea$ a con'tituit o cerin" e'enial" 'u( a'%ect &eontolo)ic+

Coor&onata con!i&enialit"ii e'te 'u)erat" chiar &e ter#enul <'ecretar=8"9$ %rovenin& &in latine'cul <'ecretu#= 8'ecret$ tain"9 i &e'e#n6n& o %er'oan" care tie i %"'trea5" 'ecrete+ Su( a'%ect %ractic$ #e'eria &e 'ecretar %rece&" . *n ti#% i'toric$ a%ariia &enu#irii 'ale+ Dac" ine# cont &e !a%tul c" %ri#ele !or#e ale 'crierii au a%"rut &in nece'it"ile a&#ini'traiei &e 'tat &e a e#ite &i'%o5iii$ &e a &a or&ine i a a&#ini'tra (unuri$ %ute# le)a a%ariia ace'tei #e'erii &e ca'ta 'cri(ilor$ 'ecretarii autorit"ilor$ con'i&erai a con'titui %ri#a celul" a (irocraiei$ *n Orientul antic >0? + n '%ecial$ *n %erioa&a !araonilor e)i%teni$ 'cri(ii au !o't %rintre %ri#ii cola(oratori '%eciali5ai *n co#unicarea 'cri'a+ Pro(le#a con!i&enialit"ii 'e %unea$ la vre#ea re'%ectiv"$ nu#ai %e cale oral"$ !iin& e,tre# &e rare %er'oanele care tiau '" citea'c"+ A a 'e e,%lic" i %ractica unor autorit"i &e a t"ia li#(a 'cri(ilor$ '%re a 'e a'i)ura &e %"'trarea 'ecretului %ro!e'ional+ Ter#enul grammatikos$ &enu#in& *n li#(a )reac" i %ro!e'ia &e secretar, %oate !i con'i&erat cel #ai 'u)e'tiv$ *n ceea ce %rive te %o'i(ilit"ile a'ocierii ace'tei #e'erii cu *nce%uturile 'crierii+ Tre%tat$ %rin trecerea &e la un 'i'te# econo#ic la altul i %rin evoluia #i/loacelor &e co#unicaie$ 'e conturea5" alte coor&onate !uncionale ale ace'tei %ro!e'ii+ In %erioa&a !eu&ali'#ului$ o &ata cu 'chi#("rile %ro&u'e *n 'i'te#ele &e con&ucere %rin a%ariia anu#itor )ra&e &e ierarhi5are 'i$ %rin a%ariia h6rtiei ca 'u%ort in!or#aional$ #unca &e 'ecretariat ca%"t" contururile '%eciali5"rii+ A't!el$ %er'oana &e'e#nat" cu titlul &e 'ecretar$ *n Evul @e&iu$ 'e ocu%a &e core'%on&ena #onarhului 'au a unor *nali &e#nitari+ Acea'ta %re'u%unea #eninerea *n continuare$ a 'arcinilor iniiale &e cali)ra!iere a te,telor$ la care 'au a&"u)at alte o%eraiuni &e e,%e&iere &ar i &e evi&en" a circulaiei &ocu#entelor 'cri'e+ In e%oca #o&ern"$ o &at" cu %"trun&erea #a inilor &e 'cri' #ecanice *n 'tructurile a&#ini'trative$ i#a)inea 'ecretarei 'e va a'ociata at6t &e %ro!un& cu ace't #i/loc &e i#%ri#are a te,telor$ *nc6t activitatea 'a 'e va con!un&a %6n" *n e%oca conte#%orana$ cu aceea &e &actilo)ra!+ Tre(uie '" %reci5"#$ *n'"$ c" &in %unct &e ve&ere i'toric$ acea't" #e'erie a a%arinut ("r(ailor$ %6n" la *nce%utul 'ecolului AA$ c6n& au *nce%ut '" !ie %ro#ovate &re%turile cet"ene ti re!u5ate !e#eii 'ecole &e-a r6n&ul+ Nici Revoluia Brance5" cu i&eile ei lu#inoa'e nu a avut cura/ul '" lan'e5e !e#eia *n viaa a&#ini'trativ"$ &ar a &eclan at )oana &u%" o e)alitate &e 'e,e+ n e%oca conte#%oran"$ con!or# 'tati'ticilor$ 1CD &in !unciile &e 'ecretar 'unt ocu%ate &e !e#ei$ *n '%ecial *n "rile Euro%ei Occi&entale$ ele &ove&in&u-'e #ai &otate &ec6t ("r(aii *n &o#eniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se conturea5"$ a't!el$ noi cerine$ %rivin& %racticarea ace'tei %ro!e'iuni+ @ana)e#entul #o&ern$ cri'tali5at ca tiin" tot la *nce%utul 'ecolului AA$ &e5volt" noi valori$ %rivin& re'ur'ele u#ane i re'ur'ele in!or#aionale$ la acea'ta a&uc6n&u- i contri(uia tiine %recu# 'ociolo)ia$ %'iholo)ia$ er)ono#ia+ Noile &i#en'iuni ale #ana)e#entului au %re'u%u'$ &e'i)ur$ i reevaluarea au,iliarului '"u &e (a5"$ 'ecretariatul+ n '%atele ace'tui curent a'cen'ional 'e a!l" i &e5voltarea continu" a tehnolo)iilor in!or#aionale i co#unicaionale care au revoluionat viaa (irourilor+ A't"5i$ co#%etenele 'ecretariatului i#%un *n e)al" #"'ur"$ cuno tine$ in!or#aii i &e%rin&eri cerute #uncii tra&iionale 'ecretariale la care 'e a&au)" altele noi- &o#eniul (iroticii+ A(or&6n&$ cerinele actuale ale ace'tei %ro!e'iuni$ la #o&ul )eneral$ %ute# enu#era- 't"%6nirea %roce&eelor &e citire i 'criere ra%i&a7 utili5area calculatorului *n e&itarea &e te,te i %entru (a5e &e &ate7 utili5area celorlalte a%aratelor &e tratare a in!or#aiei i co#unicaie7 cunoa terea %rinci%iilor &e or)ani5are a ti#%ului i a &ocu#entelor7 %o'e&area i 'i e,ercitarea a 0-E li#(i &e circulaie internaional"7 cuno tine )enerale &e 'tati'tic" i conta(ilitate7 a(ilit"i &e co#%orta#ent *n

relaiile cu %u(licul i ali !actori7 Din acea't" %er'%ectiv"$ activitatea 'ecretariatelor &evine tot #ai co#%le," i '%eciali5at"+ Secretara e'te tot #ai i#%licat" *n %roce'ul &e )6n&ire !iin& nevoit" &e #ulte ori '" %reia %"ri &in activit"ile con&ucerii '%re a le %relucra in&e%en&ent$ '" )e'tione5e !lu,uri &e in!or#aii i ti#%ul #ana)erilor$ '" #anevre5e #i/loace tehnice &e tratare a in!or#aiei i &e co#unicaie+ Po'i(ilit"ile 'ale &e &e)revare a aciunilor #ana)e#entului 'unt neli#itate+ Cu %rivire la %er'%ectivele ace'tei %ro!e'ii$ *n lu#ea occi&ental" '-au e,%ri#at trei curente &e o%iniea9 *ntr-o %ri#" cate)orie 'e *nca&rea5" cei care con'i&er" c" rolul 'ecretarei e'te &e%" it i c" *n viitor va &i'%"rea+ Ar)u#entele care 'e a&uc *n ace't 'en'$ %rive'c evoluia rolului calculatorului %entru activitatea !iec"rui #ana)er i &e aici$ i&eea c"$ *n ti#%$ calculatorul va a/un)e '" 'u%linea'c" rolul 'ecretarei7 (9 *n a &oua cate)orie %ot !i *nca&rai cei care con'i&er" ca$ &i#%otriv"$ rolul 'ecretarei e'te *n continu" cre tere i c" nici calculatorul nici altceva nu va reu i '-o 'u%linea'c"7 c9 un al treilea curent$ 'u'ine c"$ *n %er'%ectiv"$ 'ecretara * i va &e%" i 'tatutul %ro!e'ional actual$ !iin& tot #ai i#%licat" *n activiti paraprofesionale *n care co#%etenele ei '" i#%un" cuno tine noi &in alte &o#enii 8econo#ie$ #ana)e#ent$ /uri&ic9$ al"turi &e cele tra&iionale+ Privit" &in acea't" %er'%ectiv"$ activitatea 'ecretariatelor nu va #ai !i e,ercitata &e oricine i oricu#+ n "rile occi&entale 'e e,%eri#entea5" i te'tea5" %entru viitor$ 'ecretariate %e &o#enii$ echi%e &e 'ecretariat %entru %re't"ri &e 'ervicii (irotice 'au %entru lucru la &i'tan"+ 1. Funciile secretariatului modern Activitatea &e 'ecretariat 'e e,ercit" *n toate 'i'te#ele econo#ico-'ociale$ inclu'iv *n !ir#e$ in&i!erent &o#eniul ace'tora &e activitate+ Co#%onenta 'tructurala cu rol co#%le#entar %e l6n)" &e un %o't &e con&ucere$ 'ecretariatul e!ectuea5" lucr"ri &e natura a&#ini'trativa$ &e rutina$ %entru &e)revarea titularului !unciei *n cau5"+ n echi%a #ana)er-'ecretar"$ o 'arcin" unic" e'te !inali5at" %rin contri(uia celor &ou" %er'oane+ A't!el$ #ana)erul conce%e un &ocu#ent$ 'au a%lic" o re5oluie %e o cerere+ Secretariatul va %relua$ *n continuare$ toate o%eraiunile ce in &e re&actarea$ 'tili5area$ &i'tri(uirea 'au #e#orarea in!or#aiilor %relucrate+ Co#%le,itatea %roce'ului &e #unc"$ varia5" *n !uncie &e &i#en'iunea i co#%le,itatea 'tructurii or)ani5atorice$ &e 'tilul &e #ana)e#ent$ &e &otarea tehnic" i nivelul &e %re)"tire al 'ecretariatului+ Fiteratura &e '%ecialitate$ %rivin& #ana)e#entul co#%etitiv$ con'i&er" c" utili5area e!icace a 'ecretariatului$ con'tituie o #o&alitate e'enial" &e a#%li!icare a e!icacit"ii #uncii #ana)eriale+ Gn 'ecretariat (ine or)ani5at i co#%etent %otenea5" #unca #ana)erului %rin #ai #ulte ele#ente; &e)revea5" #ana)erul &e o 'erie &e aciuni &e rutin"$ %ur a&#ini'trative$ contri(uin&$ a't!el$ la utili5area raional" a ti#%ului &e lucru &e care el &i'%une7

; creea5" con&iiile %reli#inare %entru reali5area &e c"tre #ana)er a unor contacte o%erative i e!iciente cu %er'oane &in interiorul i e,teriorul or)ani5aiei7 ; a'i)ur" vehicularea core'%un5"toare a in!or#aiilor la nivelul con&ucerii !ir#ei$ cu &eo'e(ire *n %eri#etrul e alonului 'u%erior al ace'teia7 ; contri(uie &eci'iv la or)ani5area raional" a activit"ii #ana)erilor &e nivel 'u%erior &in ca&rul !ir#ei 8&irectori )enerali$ &irectori e,ecutivi9+ Ace'te ele#ente 'tau la (a5a %rinci%alelor !uncii ce revin 'ecretariatului; ; ; ; ; Buncia &e tratare a in!or#aiilor7 Buncia &e &ocu#entare7 Buncia &e <!iltru= i le)"tur" *n contactele con&ucerii7 Buncia &e a'i'tare &irect" a #ana)erului7 Buncia &e re%re5entare+

Noiunea &e core'%on&en" inclu&e !or#a 'cri'" %e care o iau relaiile &intre &ou" 'au #ai #ulte %er'oane 8&e o(icei 'u( !or#a unor 'cri'ori9+ Du%" cu# 'cri'orile 'e a&re'ea5" unor %er'oane /uri&ice$ 'au !i5ice$ ace'tea alc"tuie'c 'u(iectul core'%on&enei o!iciale 'au %rivate+ Corespondena oficial cu%rin&e totalitatea 'cri'orilor i actelor$ care circul" *ntre %er'oane /uri&ice 'au *ntre o %er'oan" !i5ic" i o %er'oan" /uri&ic"$ *n 'co%ul 'ta(ilirii unor relaii *ntre ele+ ntre o 'cri'oare i act e,i't" ur#"toarele &eo'e(iri; 'cri'oarea e'te o co#unicare a&re'at" *n 'cri' unei %er'oane7 actul e'te o &ova&" 'cri'" %rin care 'e con'tat" un !a%t$ 'e re)le#entea5" o o(li)aie etc+ ; actul are titlu$ 'cri'ori %urt"toare &e titlu 'e *nt6lne'c #ai rar7

; actul are '%eci!icat *n cu%rin'ul '"u titularul *n !olo'ul c"ruia 'e !ace con'tatarea7 ; #a/oritatea actelor 'unt ti%i5ate7 *n ca5ul 'cri'orilor$ ti%i5area e'te rar *nt6lnit"7 ; 'cri'orile 'unt *nre)i'trate *n Re)i'trul &e intrare-ie ire7 actele au nu#ere %ro%rii &e or&ine$ %e (a5a c"rora 'e ine evi&ena e#iterii i circulaiei lor 8*n Re)i'trul &e intrare-ie ire 'unt *nre)i'trate 'cri'orile *n'oitoare ale actelor97 ; 'cri'orile %ot !i re&actate i 'e#nate &e orice !uncionar cu &ele)aie &e core'%on&ent7 actele nu %ot !i *ntoc#ite i 'e#nate &ec6t &e !uncionari inve'tii %rintr-o &i'%o5iie e,%re'" a unui act nor#ativ cu ace'te &re%turi7 ; actul circul" &e la autor la (ene!iciar *n'oit &e o 'cri'oare7 c6n& nu 'e !olo'e te 'cri'oarea *n'oitoare$ actul nu %oate !i *n#6nat (ene!iciarului &ec6t %rin luare &e 'e#n"tur"7 S!era core'%on&enei o!iciale e'te lar)"$ ea cu%rin56n& %ro(le#e cu coninut econo#ic$ /uri&ic$ a&#ini'trativ$ &i%lo#atic etc+ Di'tanele &intre %artenerii &e

a!aceri$ %ro(le#ele care a%ar$ ulterior *ncheierii tran5aciilor$ !ac nece'ar" co#unicarea %rin inter#e&iul core'%on&enei o!iciale+ De re#arcat c" %re&o#inant e'te coninutul econo#ic al 'cri'orilor o!iciale ca ur#are a unei econo#ii &iver'i!icate i *n continu" &e5voltare+ I#%ortana activit"ii &e core'%on&en" con't" *n !a%tul c"; e'te un ele#ent &e (a5" %entru 'ta(ilirea relaiilor *ntre unit"ile econo#ice$ *ntre %er'oanele !i5ice i %er'oane /uri&ice care 'unt o(li)ate '"- i re5olve anu#ite %ro(le#e *n co#un7 ; ; ; o!er" %o'i(ilitatea con'e#n"rii 'cri%tice a unei activit"i7 con'tituie un ele#ent &e *nre)i'tr"ri conta(ile7 'erve te ca %ro(" *n /u'tiie7

; %er#ite$ %rin a'a#(larea 'cri'orilor ce %rive'c o anu#it" %ro(le#"$ con'tituirea unui ciclu &e core'%on&en" ce o)lin&e te a%ariia$ #o&i!icarea 'au 'tin)erea unor relaii *ntre %er'oane /uri&ice 'au *ntre %er'oane !i5ice i %er'oane /uri&ice+ ; &evine o (o)at" 'ur'" &e &ocu#entare %rin con'tituirea unui !on& arhivi'tic re&6n& 'ta&iile evoluiei ra%orturilor econo#ice$ %recu# i ale evoluiei voca(ularului &in &o#enii &i!erite &e activitate+ 4.2. Clasificarea corespondenei Core'%on&ena o!icial" 'e %oate cla'i!ica &u%" #ai #ulte criteriia) dup criteriul de circumscriere:

; corespondena intern 8*ntre co#%arti#ente 'au re'%on'a(ili ai acelea i or)ani5aii97 ; corespondena externa 8c"tre 'au &e la o in'tituie '%re #e&iul e,terior . alt" in'tituie 'au %er'oan"9 7 b) dup domeniul de activitate:

; corespondena juridic 8conte'taia$ *nt6#%inarea$ noti!icarea$ %l6n)erea$ cererea &e che#are *n /u&ecat" etc+97 ; corespondena administrativ 8re!eratul$ ra%ortul$ &area &e 'ea#"$ %roce'ul ver(al$ &eci5ia$ or&inul$ &i'%o5iia97 ; corespondena protocolar 8invitaii$ 'cri'ori &e core'%on&ena tehnica a &e%arta#entelor &e %rotocol etc+97 !elicitare$ !elicit"ri$

; corespondena comercial 8cererea &e o!ert"$ o!erta$ co#an&a$ recla#aia econo#ic"$ avi5ul &e *n'oire a #"r!ii$ 'cri'oarea &e )aranie etc+97 ; corespondena diplomatic 8nota &i%lo#atic"$ 'cri'orile &e acre&itare$ %rote'tul &i%lo#atic$ #inuta &i%lo#atic"$ nota ver(al" etc+9

c) ; ; etc+97 ; ; ; ; d)

dup scopul ei: corespondena de solicitare 8cererea econo#ic"$ /uri&ic"$ etc+97 corespondena de informare 8o!erta$ recla#a$ ra%ortul$ &area &e 'ea#"$

corespondena de constatare 8%roce'ul ver(al$ etc+9 corespondena de decizie, ndrumare, control 8or&inul$ &eci5ia97 corespondena de reclamaie 8recla#aia econo#ic"$ /uri&ic"97 corespondena nsoitoare de acte7 dup criteriul accesibilitii:

; coresponden secreta 8tran'#i'" %rin #i/loace &e 'ecuritate or)ani5ate7 !olo'it" *n 'i'te#ul in'tituionali5at 84irou Docu#ente Secrete - 4DS97 ; corespondena desc!is 8tran'#i'" %e cale o(i nuit" i %oate lua toate !or#ele #ateriale ale core'%on&enei . 'cri'oarea$ !a,ul$ e-#ail$ tele!a,$ etc+9 e) ; ; ; f) ; ; ; )9 ; ; h9 dup iniiativa trimiterii scrisorii: scrisoarea iniial" de rspuns " de revenire" dup criteriul suportului: corespondena clasic . 'cri'oarea7 corespondena telegrafic . tele)ra#a$ tele,ul7 corespondena electronic . e-#ail-ul7 dup modul de ntocmiredocumente tipizate " documente netipizate" dup natura i destinaia exemplarelori

; originalul 8%ri#ul e,e#%lar care 'e tri#ite &e'tinatarului9 cu 'e#n"tur" ta#%il"$ nr+ &e *nre)i'trare7

; copia simpl 8&e arhiv" 'au &e &o'ar9 'e 'crie o&at" cu ori)inalul la in&i)o$ nu are ta#%il" nici 'e#n"tur" ori)inal"+ Are nu#"r &e *nre)i'trare+7

; duplicatul originalului pierdut 'e eli(erea5" nu#ai &u%" %u(licarea %ier&erii ori)inalului *n @onitorul O!icial+ Du%licatul e'te eli(erat tot &e unitatea care a eli(erat i ori)inalul+ Pe actul nou eli(erat 'e #enionea5" H&u%licat=7 are %uterea ori)inalului7 ; copia dup original . 'e co%ia5" e,act te,tul &e %e ori)inal7 'e 'crie Hco%ie=$ Hlocul 'i)iliului= 8FS9 i H'-a 'e#nat= 8SS97 ea %oate !i ; copia certificat . are con!i)urarea c" e'te vala(ila7 'e !olo'e te %entru %"'trarea ori)inalului$ 'e 'e#nea5" i 'e eli(erea5" &e 'ecretariatul unit"ii care %"'trea5" ori)inalul+ Du%" colaionare 'e 'crie Hcon!or# cu ori)inalul=$ H%entru con!or#itate=+ O(li)atoriu$ co%ia %oart" 'e#n"tura i ta#%ila 7 ; copia legalizat . e'te eli(erat" &e notariat+ Ea conine re%ro&ucerea e,act" a coninutului actului$ &actilo)ra!iat" *n ir in&ian 'au ,ero,$$ %recu# i *ncheierea &e le)ali5are$ 'u( 'e#n"tura notarului i ta#%ila (iroului notarial+ Docu#entele le)ali5ate 'e *n'criu *ntru-un re)i'tru '%ecial la notariat7 ; fotocopia . are valoare nu#ai *n ca5ul le)ali5"rii &e notariat7

; extrasul . con'tituie co%ia unei %"ri$ a unui %a'a/ &intr-un act &e &i#en'iuni #ai #ari+ Iala(ilitatea lui e'te con&iionat" &e certi!icare+ 4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial Dac" a&#ite# c" %rotocolul i eticheta !ac %arte &in #i/loacele &e 'ta(ilire a relaiilor *ntre oa#eni$ con!or# rolului !iec"ruia$ core'%on&ena 'e 'u%une la r6n&ul ei unor re)uli la !el &e 'tricte- tot ceea ce e'te 'cri' r"#6ne+ Se i#%une &in acea't" cau5"$ &in %artea celor care *ntoc#e'c core'%on&ena o %reocu%are %er#anent" %entru *n'u irea i re'%ectarea unor %rinci%ii ce 'tau la (a5a core'%on&enei$ &intre ace'tea a#inti#1) #romptitudinea rspunsurilor i#%lic" o%erativitate *n re5olvarea %ro(le#elor ce !ac o(iectul core'%on&enei+ Orice 'cri'oare tre(uie '" %ri#ea'c" un r"'%un'+ Dac" r"'%un'ul la o 'olicitare vine %ro#%t 8chiar &ac" e'te ne)ativ9 i nu cu *nt6r5iere$ i#%re'ia care ne-o !ace# &e'%re %er'oana 'au in'tituia re'%ectiv" e'te c" tie '" 'e or)ani5e5e activitatea$ c" e'te e!icient" i c" ne re'%ect"+ 2) $la%orarea corespondenei la costuri avantajoase + Co'turile unei 'cri'ori 'unt a&e'ea 'u(e'ti#ate+ Co'tul real al unei 'cri'ori inclu&e nu nu#ai %a%et"ria i ti#(rele$ ci i co'tul #anevr"rii 'cri'orii %rin 'i'te#ul %o tal 'au alte #i/loace &e tran'#itere$ ocu%6n& ti#%$ nece'it6n& echi%a#ent i '%aiu i cel #ai i#%ortant &intre toate e'te 'alariul celor care 'criu 'cri'ori$ al &actilo)ra!ei 'au o%eratorului ce %roce'ea5" cuvintele %e calculator+ nainte &e toate tre(uie '" 'ta(ili# &ac" ale)e# 'cri'oarea ca #i/loc &e co#unicare 'au alte #i/loace #ai %uin co'ti'itoare+ Dac" ale)e# 'cri'oarea$ %entru re&ucerea co'turilor$ tre(uie '" ine# 'ea#a &e ur#"toarele a'%ecte+ ; %ro%o5iii 'curte i clare7

; !olo'irea #o&elelor &e 'cri'ori$ #o&ulelor &e te,te 8 a(loanelor9$ a't!el &e acce'"ri !iin& #ult u urate &e calculator7

; re&actarea corect" i co#%let" a 'cri'orilor %entru a evita a't!el ne*nele)erile i i#%licit revenirile+ 3) &ta%ilirea unui scop precis. E'te i#%ortant '" 'ta(ili# o(iectivul 'cri'orii$ ceea ce &ori#$ &eoarece *n !uncie &e acea't" vo# a(or&a &i!erit &e'tinatarul7 o(iectivul unei 'cri'ori %oate !i; ; ; ; ; ; '" in!or#"# 'au '" a!l"# ceva7 '" #otiv"# 'au '" in!luen"#7 '" ne 'cu5"#7 '" 'olicit"# 'au '" o!eri# ceva7 '" acce%t"# 'au '" re!u5"#7 '" !elicit"#7 i li#itarea core'%on&enei %e

4) 'ivelul ierar!ic. Pre'u%une &i!erenierea %aliere ierarhice+ 5) $ficien i credi%ilitate+

E!iciena core'%on&enei 'e re!er" la; ; %ro#%titu&ine 8tran'#iterea la ti#% a in!or#aiilor97 %reci5ia i caracterul co#%let al in!or#aiilor7

; in!or#area %er#anent" a %artenerilor cu %rivire la noile %ro&u'e i 'erviciilor ce %ot !i !urni5ate &e !ir#a re'%ectiv"7 Credi%ilitatea informaiilor transmise . re%re5int" o con&iie e'enial" *n *ncheierea unui %arteneriat &e a!aceri+ n anu#ite ti%uri &e 'cri'ori$ *n '%ecial *n recla#e i *n r"'%un'urile la recla#aii 'unt unele ele#ente ce au &re%t e!ect o &o5" &e ne*ncre&ere &in %artea &e'tinatarului$ &e e,e#%lu; ; recla#a 'tri&ent" . %ro#i'iunile e,a)erate7 in!or#aiile ne!on&ate i neveri!ica(ile7

; %rete,tele . !or#ul"rile %retenioa'e *n care vina e'te &at" %e alii 'au %e !ora #a/or"+ 6) Corectitudinea i aspectul plcut( ; #ecanica te,tului 8%unctuaia i )ra#atica9 tre(uie '" !ie corect"$ o )re eal" &e orto)ra!ie <vor(e te= &e'%re nivelul &e %ro!e'ionali'# al celui care 'crie+ ; ale)erea 'tilului core'%un5"tor7

; a'i)urarea !or#atului a&ecvat 8'e re!er" la cu# arat" %a)ina 'cri'" i &ac" re'%ect" anu#ite re)uli9+ n )eneral$ 'cri'orile (ine %re5entate vi5ual c6 ti)" &e/a &e la %ri#a i#%re'ie+ A&e'ea ace'ta e'te #o#entul *n care &e'tinatarul &eci&e '" citea'c" 'cri'oarea i cu ce 'enti#ente '" o !ac"+ 7) $fectul psi!ologic+ Te,tul tre(uie '" re'%ecte re)ulile &e (a5" ale %'iholo)iei i va !i a't!el !or#ulat *nc6t &e'tinatarul '" reacione5e *n 'en'ul &orit &e e,%e&itori 8ca5ul i&eal . #otivare i nu #ani%ulare9+ ) )titudinea i exprimarea pozitiv + Atitu&inea %o5itiv" %re'u%une o )6n&ire %o5itiv" 'enti#ente %o5itive i ten&ina &e a aciona *n #o& %o5itiv+ E,i't" #ai #ulte #o&alit"i &e a a'i)ura atitu&inea %o5itiv" %rin 'criere+ n #are %arte ace'te #o&alit"i * i )"'e'c e,%re'ia %rin inter#e&iul li#(a/ului non-ver(al al #e'a/ului 'cri'+ De e,e#%lu$ %ro#%titu&inea tri#iterii r"'%un'ului 8ele#ent al atitu&inii %o5itive9 co#unic" %olitee i con'i&eraie %rin inter#e&iul li#(a/ului ti#%ului+ Atitu&inea %o5itiv" *n 'criere ine$ &eci &e %olitee$ con'i&eraie$ conci5ie$ #o& &e or)ani5are a #e'a/ului+ E,%ri#area %o5itiv" . un ton %o5itiv %oate )enera *ncre&ere &e'tinatarului c" e,%e&itorul e'te ca%a(il '" re5olve %ro(le#ele+ Chiar i un #e'a/ ne)ativ %oate !i e,%ri#at *ntr-un #o& %o5itiv+ De e,e#%lu$ #e'a/ul ne)ativ HNu %ute# '" v" 'ati'!ace# cererea$ &eoarece !on&urile %e ace't an au !o't !olo'ite= %oate !i *nlocuit cu #e'a/ul %o5itiv Hcererea &v+ va !i re5olvat" i#e&iat ce vo# %ri#i !on&urile %e anul viitor= 'au HNe %are r"u c" nu %ute# '" v" %l"ti# cecul la &ata &eJKcecul &v+ va !i achitat la &ata &eJ9 E'te !oarte i#%ortant '" '%une# ceea ce %ute# !ace$ nu ceea ce nu %ute# !ace$ ceea ce ave#$ nu ceea ce nu ave#+ De a'e#enea$ &ac" &e'tinatarul 'e !ace vinovat &e ceva e'te total ne%ro&uctiv '"-l a&#one't"# 'au '"-l !ace# '" 'e 'i#t" vinovat+ E'te #ai %ro&uctiv '" ne %"'tr"# atitu&inea %o5itiv" i '" ne concentr"# atenia a'u%ra re5olv"rii %ro(le#ei+ 4.4. !tilul corespondenei oficiale Stilul core'%on&enei o!iciale are caracteri'ticile 'tilului o!icial-a&#ini'trativ+ Stilul o!icial-a&#ini'trativ 'e *nt6lne te *n te,tele i activit"ile a&#ini'trative$ /uri&ice$ &i%lo#atice i econo#ice+ E'te #ai con'ervator &ec6t celelalte 'tiluri7 e'te reali5at *n&eo'e(i *n !or#a 'cri'" #onolo)at"$ &ar %oate lua i !or#a &ialo)ului 8*n core'%on&ena o!icial"$ *n ne)ocieri$ *n ra%orturile cet"enilor cu autorit"ilor 'au *n aciunile /u&iciare+ Se &e'!" oar" *ntr-un ca&ru in'tituional$ local i te#%oral$ %reci'+ Bor#ele 'ale te,tuale %ot !i- normati"e 8le)i$ &ecrete$ hot"r6ri$ or&onane$ in'truciuni$ circulare etc9$ de documentare 8%roce'ul-ver(al$ #e#oriul$ %rotocolul$ re5oluia$ contractul etc+9 de informare 8anunul$ &eclaraia$ *n tiinarea$ noti!icarea$ !or#ularul &e *n'criere$ tele)ra#a9 de ser"iciu 8ta(el no#inal$ inventarul$ !actura$ &i%lo#a9 de coresponden 8'cri'oarea$ o!erta etc9+ In ra%ort cu alte 'tiluri e'te *nchi' la in!luene$ 'ervin& ca 'ur'" &e *#%ru#uturi *n&eo'e(i 'tilului %u(lici'tic+ Biin& #ai %uin &iver'i!icat &ec6t alte 'tiluri$ are i el c6teva variante interne - li#(a/ul juridic legislativ 8con'ervator$ ne&i!erentiat9$ li#(a/ul juridic oratoric 8caracter oral$ &e'chi' a%ariiei 'tilurilor in&ivi&uale9 i li#(a/ul administrativ 8&iver'i!icare ter#inolo)ic" %e &o#enii$ ierarhi5are *n ceea ce %rive te %uritatea *n !uncie &e 'ituaie 'au &e &e'tinatar$ %ut6n&$ &e aceea %er#ite unele ele#ente 'tili'tice in&ivi&uale+ Bunciile &o#inante 'unt cele &eno#inativ-re!ereniale i %er'ua'ive 8&e'tinatarul !iin& avut %er#anent *n ve&ere *n !or#ularea co#unic"rilor '%eci!ice9+ Stilul core'%on&enei o!iciale %re5int" anu#ite %articularit"i le,icale$

)ra#aticale$ 'intactice i 'tili'tice+ Particulariti lexicale Stilul 'cri'orilor o!iciale re%re5int" !or#a '%eci!ic" &e e,%ri#are a i&eilor$ #o&ul *n care le,icul e'te !olo'it *n co#unicare )6n&urilor+ Gna &in con&iiile$ %rin care o 'cri'oare 'au &ocu#ent o!icial %oate !i (ine *ntoc#it i *nele'$ e'te ale)erea voca(ularului celui #ai %otrivit cu noiunile$ i&eile$ !a%tele 'au %ro(le#ele tratate+ Bolo'irea ter#inolo)iei &e '%ecialitate &in &o#eniul re'%ectiv &" te,telor conci5ie+ Gn ter#en &e '%ecialitate %oate e,%ri#a cel #ai e,act$ conci' noiunea 'au 'ituaia tratata i %oate e,%ri#a i&eea unei %ro%o5iii *ntre)i+ De e,e#%lu- %entru a nu#i #o&alitatea &e %lata %6n" la (or&ul unui va' 'e !olo'e te e,%re'ia . H!ranco-(or&ul va'ului=+ Ale)erea cuvintelor cu )ra& corect &e '%eci!icitate i %reci5ie !ace 'crierea #ai convin)"toare i #ai clar"+ Bolo'irea cuvintelor e,a)erat &e a('tracte 'e &atorea5" *n #are %arte unor !actori ca- ne'i)urana$ co#o&itate$ li%'a &e in!or#aie %recu# i &i!eriilor !actori &e tea#" 8&e a o#ite ceva$ &e a &ivul)a ceva$ &e a %ier&e &in i#%ortan" etc+9+ Cei ce utili5ea5" cuvinte %retenioa'e i 'avante cre&$ *n #o& )re it$ c" acea'ta *n'e#n" a 'crie (ine+ Ace tia a'ocia5" co#%etena cu %ara&a cuvintelor+ Particulariti gramaticale In re&actarea core'%on&enei o!iciale 'e re'%ect" !or#ele )ra#aticale %rev"5ute &e )ra#atica li#(ii ro#6ne$ &ar '%eci!icul 'tilului core'%on&enei con't" i *n !olo'irea anu#itor %articularit"i$ i anu#e; 'e !olo'e te %luralul *n loc &e 'in)ular la %er'+ I$ neconcor&ana *ntre nu#"rul real i cel )ra#atical 8'e nu#e te %luralul autorit"ii9- HI" ru)"# '"J=$ HCon!ir#"# %ri#irea o!ertei &v+ +++=7 'e#natarul re%re5ent6n& o autoritate+ Fa %er'oana a II a 'e utili5ea5" !or#ele &e %olitee ale %ronu#elui %er'onal H&u#neavoa'tr"=$ care 'e acor&" cu %re&icatul la %lural - HDv+ vei %ri#i=$ iar *n ca5ul %re&icatului no#inal$ cu ver(ul co%ulativ la %lural$ &ar cu nu#ele %re&icativ la 'in)ular- H&v+ 'untei re%re5entantul !ir#ei=+ ; 'e !olo'e te neconcor&ana *ntre ti#%ul real i cel )ra#atical$ *n unele 'ituaii$ %rin utili5area %re5entului *n loc &e viitor$ cu 'co%ul &e a &a i#%re'ia &e 'i)urana i nu &e eventualitate+ De e,+- H#ar!a 'e livrea5" la &ata ++ J= *n loc &e HJ 'e va livra= 'au %entru nu#irea *n !uncie H'e nu#e te *n !uncia &e J H *n loc &e H 'e va nu#i *n !uncia &e J=+ ; 'e !olo'e te re!le,ivul %a'iv *n locul &iate5ei %a'ive- He,%o5iia '-a &e'chi'J= nu He,%o5iia a !o't &e'chi'"=7 re!le,ivul i#%er'onal *nlocuie te &iate5a activ"- H'e certi!ic" vechi#ea *n !uncie+++=$ H'e a%lic" re)ula#entul+++=+ Ace'te e,%ri#"ri %reci5ea5" c" !a%ta 'au actul re'%ectiv 'unt %ro&u'e &e o autoritate$ ne!iin& vor(a &e o i#%licare %er'onal"+ ; )erun5iul !olo'it la *nce%ut &e !ra5"7 ace'ta la %re5ent 'au la trecut$ 'e ra%ortea5" *ntot&eauna la 'u(iectul %ro%o5iiei %rinci%ale+ A't!el$ !or#ularea- @ulu#in&u-v" %entru 'cri'oare$ %ri#ii$ Do#nule a'i)urarea 'enti#entelor #ele cele #ai (une= . e'te )re it"+ Partici%iul %re5ent *l i#%lic" %e autorul 'cri'orii$ *n ti#% ce i#%erativul 'e a&re'ea5" &e'tinatarului+ Acea't" li%'" &e coeren" va !i evitat" ale)6n& !or#ula- H@ulu#in&u-v" %entru 'cri'oarea &v+$ v" ro) '" %ri#ii J++= ; 'e evita !olo'irea i#%erativului i a e,%re'iilor i#%erative+ n 'cri'orile &e *n&ru#are i control 'e !olo'e te in!initivul cu valoare &e i#%erativ- Ha 'e ur#"ri *n&e%linirea !or#alit"ilor= i viitorul cu valoare &e i#%erativ HServiciul Per'onal va a&uce la *n&e%linire+++=$ HIor !i 'ancionaiJ= ; a(un&ena con'truciilor cu )enitivul i &ativul 8a%licarea %reve&erilor$ *n con&iiile le)ii$ con!or# &eci5iei$ *n 'co%ul o(inerii9+ ; !recvena #are a 'u('tantivelor$ #ai ale'

10

a celor %rovenite &in in!initive lun)i 8re5olvare$ 'oluionare$ re)le#entare$ etc+9$ a %ronu#elor ne%er'onale 8oricine$ toi$ !iecare etc+9 a %re%o5iiilor i con/unciilor$ neutrali5area o%o5iiei &e )en la unele 'u('tantive H%er'onale= 8incul%at$ *nvinuit$ &onator$ contri(ua(il$ etc+9 i %re&o#inarea 'in)ularului 8*nvinuitul$ %ro%rietarul$ re%re5entantul are &re%tulJ9+ Particulariti de ordin sintactic In 'cri'orile i actele o!iciale 'e re'%ect" re)ulile 'ta(ilite &e 'inta,a li#(ii ro#6ne$ &ar i *n ace't &o#eniu e,i't" anu#ite %articularit"i; !olo'irea or&inii &irecte *n %ro%o5iie i !ra5" 8'u(iect i &eter#inanii '"i$ %re&icatul i &eter#inanii '"97 or&inea inver'" e'te %re!erat" &e 'tilul literar$ i'toric+ ; con'truirea &e %ro%o5iii i !ra5e 'curte+ Bra5ele lun)i$ to%ica inver'at" &au na tere la con!u5ii$ %ro&uc6n& )reut"i *n *nele)ere7 ; *nlocuirea 'u(or&onatelor cu %"ri &e %ro%o5iie core'%un5"toare$ c6n& ace't #o& &e con'trucie 'curtea5" te,tul$ #"rin& %reci5ia e,%ri#"rii+ n loc &e H@ar!a co#an&at" &e &v+$ %e care a# livrat-o la &ata &e J= vo# '%une H@ar!a &in co#an&a &v+ nr+$ livrat" la &ata &e J= ; intro&ucerea unor !or#aiuni le,ico-'intactice 'tereoti%e care e,%ri#" cau5a 8H&in cau5"+++=9 'au con'ecina 8H&e un&e re5ult" c"+++=9$ a unor e,%re'ii %recu# HDre%t %entru care a# *ncheiat %roce'ul-ver(al=$ H*n #o& ne#i/locit+++=$ H*n #o& o(li)atoriu++= 8*n loc &e Hne#i/locit=$ Ho(li)atoriu=+ Particulariti stilistice Princi%alele caracteri'tici ale 'tilului core'%on&enei o!iciale 'unt- corectitu&inea$ claritatea$ conci5ia$ %reci5ia$ 'o(rietatea i o!icialitatea$ %oliteea i &e#nitatea$ naturaleea i 'i#%litatea+ Corectitudinea . i#%une re'%ectarea *ntoc#ai a nor#elor$ !or#elor i re)ulilor )ra#aticale$ orto)ra!ice$ &e %unctuaie$ &e !onetic"+ n core'%on&en"$ corectitu&inea 'tilului e'te ur#"rit" i %entru e,i)ene '%eciale+ Scrierea corect" a unei 'cri'ori e,%ri#" *n #are #"'ur" re'%ectul %e care *l &atorea5" i *l #ani!e't" e,%e&itorul+ Corectitu&inea *n core'%on&ena contri(uie la evitarea con!u5iilor i inter%ret"rilor )re ite %e care ar %utea '" le %rovoace )re elile )ra#aticale+ E'te 'u!icient" %la'area incorect" a unei vir)ule$ %entru a 'chi#(a *ntre)ul 'en' al !ra5ei+ Bolo'irea %er#anent" a n&re%tarului Orto)ra!ic$ Ortoe%ic i &e Punctuaie$ a altor #anuale nu e'te o &ova&" &e incultur"$ ci$ &i#%otriv"$ &e cunoa tere i &orina &e %er!ecionare+ C6n& ne re!eri# la corectitu&ine ave# *n ve&ere nu nu#ai a'%ectele )ra#aticale$ ci i a'%ectele le)ate &e coninutul %ro%riu-5i' al #e'a/ului 8ci!re$ &ate$ cotaii$ etc+97 'cri'oarea %oate !i !olo'it" a&e'ea ca &ocu#ente *n relaiile &intre %arteneri+ Claritatea . e'te o %articularitate co#un" oric"rui 'til$ &ar *n core'%on&ena$ *n 'crierea &ocu#entelor e'te ur#"rit" cu #ult" )ri/"$ *ntruc6t$ e'te vor(a &e !a%te$ !eno#ene$ 'ituaii$ &re%turi$ o(li)aii$ r"'%un&eri$ care &ac" nu 'unt %re5entate clar$ %ro&uc %re/u&icii %"rilor+ Claritatea 'e a'i)ur" i %rin evitarea tuturor cuvintelor$ e,%re'iilor i a !or#elor )ra#aticale care nu au circulaie )eneral" 'au care e,%ri#" a%ro,i#aii$ ne'i)urana$ *nele'uri alternative+ Conci#ia . e'te o con&iie '%eci!ic" 'tilului core'%on&enei$ *ntruc6t 'crierea$ #ulti%licarea$ lectura$ etc$ nece'ita cheltuieli &e ti#% i #ateriale+ Acea't" tr"'"tur" 'tili'tic" 'e %oate reali5a %rin !i,area i&eilor *n %ro%o5iii 'curte$ )ru%ate lo)ic *n %ara)ra!e i %rin !olo'irea o(li)atorie a ter#inolo)iei &e '%ecialitate+ Se %ot eli#ina anu#ite cuvinte care nu a&uc un %lu' &e *nele' 8e,+ vo# '%une H&i'%o5itivul e'te %ro&uctiv= *n loc &e H&i'%o5itivul e'te (un *n ceea ce %rive te %ro&uctivitatea=$ HAce't calculator e'te !oarte %er!or#antL= *n loc &e Hace't calculator e'te &e !oarte (una calitate i &e aceea %re5int" %er!or#ante !oarte

11

(une=9+ n acela i ti#%$ o 'cri'oare tre(uie '" !ie co#%let"+ Ni#ic &in ceea ce %oate &uce la eluci&area %ro(le#elor tratate *n 'cri'ori nu tre(uie o#i'+ Orice o#i'iune &uce la 'cri'ori 'u%li#entare+ $reci#ia . 'e a'i)ur" %rin utili5area ter#inolo)iei &e '%ecialitate$ %rin !olo'irea o(li)atorie a unit"ilor &e #"'ur" o!iciale$ %rin e,%ri#area *n litere$ al"turi &e e,%ri#area ci!ric" ori &e c6te ori e'te vor(a &e 'u#e$ cantit"i$ etc+ !obrietatea %i oficialitatea . e'te i#%u'" &e !a%tul c" actele o!iciale tre(uie '" ai(" un caracter o(iectiv$ i#%er'onal+ So(rietatea e'te *nru&it" cu conci5ia$ &ar *n %lu'$ ea 'e a%ro%ie &e a'%ectul o!icial$ %e care tre(uie '"-l o!ere certi!ic"rile i toate relat"rile care 'e !ac *n core'%on&en"+ Co#unicarea *n actele o!iciale tre(uie '" !ie li%'it" &e *nc"rc"tura a!ectiv"+ $oliteea %i demnitatea . 'tilul core'%on&enei tre(uie '" !ie %rin &e!iniie un 'til al %oliteii i &e#nit"ii+ Politeea e'te ceva ele#entar$ ceva ce 'ta *n !irea oric"rui o# civili5at+ Nu co'ta i %oate a&uce %ro!it i alte (ene!icii+ A '%une H#ulu#e'c=$ Hva ro)=$ Ha%recie5=$ H'unt recuno'c"tor=$ etc+ 'unt !or#ul"ri care tre(uie '" !ie %re5ente *n orice 'criere+ n core'%on&en" nu 'e a&#ite$ 'u( nici o !or#"$ %ole#ica i li#(a/ul &e in&i)nare$ chiar i atunci c6n& e#itentul 'cri'orii a 'u!erit &in %artea core'%on&entului anu#ite ne%l"ceri+ Bolo'irea %luralului autorit"ii$ al %ronu#elor &e %olitee a'i)ura ace'te cerine+ &aturaleea %i simplitatea+ n (a5a ace'tor con&iii$ 'tilul core'%on&enei$ e'te i tre(uie '" !ie &irect i !ire'c$ ne!orat7 'e i#%une !olo'irea cuvintelor 'i#%le$ ne%retenioa'e+ Tre(uie '" 'crie# %entru a e,%ri#a i nu %entru a i#%ri#a 8%rin cuvintele !olo'ite9+ Stilul$ *n 'crierea #e'a/elor e'te 'u(or&onat unui 'co% %reci'$ controlea5" un anu#it i#%act i ton i e'te &e!init &e acea ale)ere a cuvintelor$ %ro%o5iiilor i !or#atului %ara)ra!elor care %rin calitatea &e a !i %otrivita 'ituaiei$ conte,tului i &e'tinatarului$ %ro&uce reacia i re5ultatul &orit+ Tonul unui #e'a/ e'te &e!init &e %erce%ia &e'tinatarului$ &e ceea ce cite te ele H%rintre r6n&uri= i *n '%atele cuvintelor+ Tonul 'e &e!ine te a't!el %rin ca%acitatea %e care o are 'tilul unei 'cri'ori &e a %ro&uce anu#ite reacii cititorului 8&e'tinatarului9+ Di!icultatea control"rii tonului unei 'cri'ori con't" *n !a%tul c" ace'ta e'te &e%en&ent i &e %erce%ia cititorului$ %erce%ie care e'te 'trict in&ivi&ual"+ Abrevieri folosite n corespondena oficial Bolo'irea a(revierilor %re5int" un tri%lu avanta/- economie de timp *n ce %rive te re&actarea$ citirea$ &actilo)ra!ierea &ocu#entelor7 economie de spaiu n %a)in" i economie de materiale 8h6rtie$ %an)lic" . *n ca5ul !olo'irii$ #a ini &e 'cri'$ cartu $ cerneal" *n ca5ul !olo'irii i#%ri#antei+ Deo'e(it &e i#%ortant" e'te *n'" !olo'irea corect" a a(revierilor$ at6t &in %unct &e ve&ere al 'crierii lor$ c6t i al %o5iion"rii *n !ra5"+ Se reco#an&"$ utili5area raional" a a(revierilor *n 'en'ul &e a nu !ace a(u5 &e a(revieri *n te,t$ ceea ce ar con&uce at6t la *n)reunarea citirii i *nele)erii cuvintelor i e,%re'iilor %e care le re%re5int"$ c6t i la con'i&erarea 'cri'orii ca o li%'" &e %olitee !a" &e &e'tinatar+ In core'%on&ena o!icial" 'e a&#it$ *n )eneral$ nu#aia(revieri %rev"5ute &e n&re%tarul Orto)ra!ic al Aca&e#iei Ro#6ne$ %entru cuvinte i e,%re'ii &in voca(ularul o(i nuit+ a(revieri con'acrate &e tiinele teoretice i a%licate *n !iecare &o#eniu &e activitate '%eciali5at" 8(ancar"$ !inanciar"$ conta(il"$ #ate#atic"$ !i5ic"$ etc+9

12

a(revieri con'acrate *n u5ana lucr"rilor &e 'ecretariat ara noa'tr"$ %entru 'cri'ori *ntoc#ite *n li#(a ro#6n"+

i core'%on&en" *n

A(revieri con'acrate *n core'%on&ena internaional"$ c6n& 'cri'orile 'unt a&re'ate %artenerilor e,terni+ Nu 'e vor !olo'i a(revieri *n titulaturi 8'e 'crie HDo#nule Director= Director=7 HOr&inul nr+= i nu HOr&+ nr+=9 4.5. 'laborarea mesa(ului scris Succe'ul unor 'cri'ori nu e'te *nt6#%l"tor7 el e'te re5ultatul unei #unci i e,%eriene *n&elun)ate+ Cei ce 'criu tre(uie; ; ; ; '" in" 'ea#a &e ter#enii &e '%ecialitate a&ecvai7 '" con'truia'c" corect !ra5ele &in %unct &e ve&ere )ra#atical7 '" ai(" un 'til a)rea(il7 '" cunoa'c" i '" re'%ecte anu#ite nor#e i 'tan&ar&e &e 'criere+ i nu HDl+

Deci'ive %entru 'ucce'ul unei 'cri'ori 'unt nu nu#ai canalele &e tran'#itere i 'tilul$ ci i !or#a$ 'tructura i #ai ale' coninutul+ Gn coninut i nea&ecvat$ erorile &e a&re'are$ )re elile )ra#aticale$ tonul$ i#%actul i 'tilul )re it 'unt &oar c6teva &intre ele#entele care %ot crea o i#a)ine ne!avora(il" at6t celui care 'crie 'cri'oarea c6t i !ir#ei %e care o re%re5int"+ Se cunoa te !a%tul c" orice 'cri'oare echivalea5" cu o <carte &e vi5it"= a celui ce o e,%e&ia5"+ O 'cri'oare (ine re&actat" %oate a&uce #ari 'ervicii- '" ne re%re5inte *ntr-un loc un&e nu %ute# %artici%a$ '" ne a%ere intere'ele$ atunci c6n& &in #otive o(iective nu o %ute# !ace %er'onal+ In !a%t$ a('tracie !"c6n& &e co'tul ri&icat al #i/loacelor #o&erne &e co#unicare$ #a/oritatea #e'a/elor tran'#i'e %rin tele)ra! 'au tele!on$ tre(uie con!ir#ate *n 'cri'7 *n %lu'$ chiar re&actarea 'au &eco&i!icarea unei tele)ra#e 'au a unui tele, %re'u%une &in %artea e,%e&itorului i a &e'tinatarului cuno tinte care 'unt inclu'e *n tehnicile &e re&actare a core'%on&enei *n !or#a 'a cla'ic"+ Pentru 'cri'orile #ai i#%ortante i #ai co#%licate$ care nece'it" o atenie &eo'e(it"$ e'te nece'ar" o %re)"tire te#einica a ace'tor+ $tapele ntocmirii unei scrisori sunt09 Sta(ilirea 'co%ului 8ce &ori# cu acea't" 'cri'oare97 E9 Docu#entarea con'ta *n cule)erea in!or#aiilor nece'are %entru tratarea 'u(iectului7 in!or#aiile 'e %ot o(ine %rin; ; 'tu&iul core'%on&enei &e/a e,i'tente7 !olo'irea &ocu#entaiei interne i e,terne7

; con'ultarea actelor nor#ative care re)le#entea5" %ro(le#e &e ti%ul celor care !ac o(iectul #e'a/ului re'%ectiv7

13

!olo'irea /urnalului 'au a a)en&ei+

Ace'te in!or#aii nu 'unt intro&u'e ca atare *n te,t$ ci 'unt 'u%u'e unui %roce' &e 'elecie$ #o&i!icare %rin o%eraiile &e anali5a$ 'inte5a$ etc+ M9 Si'te#ati5area #aterialului &e/a cule' 'u( !or#a unei 'chie care %oate !i 'i#%l" 'au &e5voltat"7 N9 Scrierea ciornei+ Gneori %ot !i 'cri'e #ai #ulte ciorne %6n" la o(inerea !or#ei !inale+ n acea't" eta%" 'e acor&" atenie &eo'e(it" intro&ucerii 8care con'tituie cartea &e vi5it" a te,tului9 cu%rin'ului 8care tre(uie '" 'e &erule5e lo)ic9 i *ncheierii 8care 'inteti5ea5" #e'a/ul te,tului$ re%re5ent6n& Hulti#a i#%re'ie= cu care r"#6ne &e'tinatarul9+ C9 Revi5uirea i corectarea . nu re%re5int" o eta%" !or#al"+ Te,tul e'te citit &e #ai #ulte ori &in %er'%ectiva an'a#(lului i %e !ra)#ente #ai #ari 'au #ai #ici$ veri!ic6n& or)ani5area te,tului 8'tructura$ ierarhi5area i or&onarea i&eilor9$ control6n& i corect6n& )re elile )ra#aticale$ &e %unctuaie i 't6n)"ciile lin)vi'tice+ 39 Dactilo)ra!ierea . 'crierea cu a/utorul calculatorului 'au a #a ini &e 'cri'$ a%oi !or#atarea i e&itarea 8'coaterea la i#%ri#ant"9+ Bolo'irea %e 'car" tot #ai lar)" a calculatorului &eter#in" uneori %ericolul ca !or#a '" %re&o#ine a'u%ra coninutului+ Noile %o'i(ilit"i &e conce%ie a&uc cu ele i tentaia &e a %re5enta o%ere &e art" *n loc &e 'i#%le 'cri'ori+

14