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Javier Peris CGEIT, CRISC, ITIL Expert, PRINCE2 Practitioner, ISO27K LA, SMBE, MCP y Business Angel Vocal Junta Directiva del PMI, Valencia Spain Chapter Alfonso Tienda MBA, PRINCE2 Practitioner, PMP, SMP Licenciado en Informtica IT Project Manager en iProcuratio Consultores
1
PRINCE2 Temticas
AGENDA
PRINCE2 es una marca registrada por OGC y la Corona Inglesa. El uso de la marca est restringido a las entidades acreditadas por APMG. El examen de certificacin lo provee APM Group por medio de sus canales de distribucin y representacin. Este material no pretende sustituir el manual oficial de PRINCE2 el cual imprime y distribuye TSO, sino servir de informacin genrica sobre la certificacin.
Business Case
Organizacin Calidad Planes Riesgo Cambio Progreso Procesos Puesta en Marcha de un Proyecto
Direccin de un Proyecto
Inicio de un Proyecto Control de una fase Gestin de la Entrega de Productos Gestin de los Lmites de Fase Cierre de un Proyecto
PRINCE2
Gestin de Proyectos
La gestin de proyectos es la
planificacin, delegacin ,
seguimiento, y control de todos los aspectos del proyecto y la motivacin de aquellos que Controlar Planificar
Qu queremos controlar?
Riesgos
Calidad
Beneficios
Alcance
Productos
Coste
Calendario
De 3 a 6 restricciones
BENEFICIOS
PRODUCTO
CALIDAD
Estructura de PRINCE2009
Procesos y Temticas
Procesos - Cronolgico
1. 2. 3. 4. 5. 6. Puesta en Marcha de un Proyecto (SU) Inicio de un Proyecto (IP) Direccin de un Proyecto (DP) Control de una Fase (CS) Gestin de la Entrega de un Producto (MP) Gestin de Lmites de Fase (SB)
7.
7 Principios
1. Justificacin Comercial Continua Motivo para iniciarlo La justificacin se mantiene La justificacin se documenta y aprueba 2. Aprender de la Experiencia Al iniciar el proyecto En el progreso del proyecto Al cierre del proyecto 3. Roles y Responsabilidades Partes interesadas: Patrocinadores Usuarios Proveedores 4. Gestin por fases Dividir en fases Plan de Proyecto de alto nivel Plan de fase
7. Adaptacin El proyecto se relaciona con el entorno Controles basan en tamao, complejidad, importancia, capacidad, etc.
Gestin
Entrega
El Project Manager
El Project Manager es quien planifica la secuencia de actividades para construir el producto, determina la cantidad de recursos que se requieren, y da seguimiento al plan. El Project Manager tiene la responsabilidad de delegar el trabajo, asignando roles y responsabilidades.
Bussiness Case
PRINCE2
Junta del Proyecto Pre Proyecto Preparacin Ciclo de Vida del Proyecto Da a da de la Gestin Project Manager Especialistas Operacin Beneficios
Inicio
Cierr e
fin
El manual de PRINCE2
Tema
Principios Temticas Procesos Adaptacin Descripciones de Productos Gobierno Roles y Responsabilidades Ej. Planificacin Verificaciones Diccionario
Captulos
2 3 10 11 18 19
A B
C D E F
Business Case
Organizacin
Calidad
Riesgos Progreso
Planes
Cambio
TEMTICAS
Temticas
Aspectos de la gestin del proyecto que se deben abordar continuamente
Temtica Descripcin Business Case el valor para la organizacin asume la responsabilidad y la direccin del Organizacin proyecto hasta su terminacin explica la manera en que se desarrollar el Calidad producto y los atributos de calidad para su entrega Planes Riesgo
Qu?
Cmo? Cunto? Cundo? Qu pasa si?
Cambio
Progreso
los pasos requeridos de los planes aprobados para cumplir con la calidad la manera para gestionar la incertidumbre evala y acta sobre las cuestiones que tienen un posible impacto en cualquier aspecto del Cul es el impacto? proyecto Dnde estamos? Adnde vamos? aborda la viabilidad continua de los planes Deberamos continuar?
Business Case
El Business Case es la informacin utilizada para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable como un medio para apoyar la toma de decisiones en su inversin.
Contenido - Resumen ejecutivo - Razones - Opciones Comerciales - Beneficios esperados - Contrabeneficios previstos - Calendario - Costes - Evaluacin de inversin - Riesgos principales
Confirmar los beneficios Confirmar los beneficios
PreProyecto
Fase de Inicio
Fase(s) de entrega
Post Proyecto
Organizacin
Project Manager
Team Managers
Organizacin - Interesados
Comercial: satisfacer una necesidad comercial que justificar la inversin en el proyecto. Usuario: - Utilizarn los resultados del proyecto - Operarn, mantendrn y apoyarn - Recibirn un impacto por los resultados del proyecto Proveedor: el punto de vista de quienes suministrarn las competencias necesarias y producirn el producto. Cliente / Proveedor
Comercial
Proveedor
Proyecto
Usuario
Calidad
Propsito: definir e implementar los medios con los que el proyecto crear y verificar productos aptos para su propsito Definicin: la totalidad de los rasgos y caractersticas en un producto que influye en su capacidad para demostrar que satisface las necesidades
Planes
Documento que describe cmo, cundo y quin lograr una meta
Disear el plan
Plan corporativo (o programa) Plan de Proyecto Planes de Fase Inicio Entrega Planes de Equipo Planes de Excepcin Plan de revisin de beneficio
Preparar el cronograma
Documentar el Plan
Riesgo
Propsito: identificar, evaluar y controlar la incertidumbre, y en consecuencia, mejorar las probabilidades de xito.
Comunicar
Definicin: un evento (o conjunto) incierto que si tuviera lugar tendra un impacto en el logro de los objetivos.
Cambio
Propsito: identificar, evaluar y controlar cualquier tipo de cambio potencial o aprobado que afecte a la baseline. La finalidad de los procedimientos de control de cambios y cuestiones no es evitar los cambios, sino garantizar que todos los cambios sean acordados antes de que se accionen. Control de Cambios y cuestiones Gestin de la Configuracin Elemento de configuracin Cuestiones Solicitud de cambio Fuera de especificacin Problema / Asunto
Progreso
Propsito: establecer mecanismos para hacer un seguimiento y comparar los logros reales con los planificados; proporcionar un pronstico de los objetivos y de la viabilidad continua.
Riesgo
Calidad Beneficios
Tolerancias a Tolerancias a Tolerancia a nivel de Tolerancias a nivel de Paquete nivel de proyecto nivel de fase de Trabajo producto Plan de Proyecto Plan de la Fase N/C Paquete de Plan de Proyecto Plan de la Fase Trabajo N/C Paquete de Plan de Proyecto Plan de la Fase Trabajo N/C Estrategia de Gestin de Paquete de Riesgo Plan de la Fase Trabajo N/C Descripcin del Descripcin del Producto del Producto Proyecto N/C N/C Business Case N/C N/C N/C
Direccin de un Proyecto
Inicio de un Proyecto Control de una Fase
PROCESOS
Procesos
Definicin: un conjunto estructurado de actividades diseadas para lograr un objetivo especfico.
Actividades: Nombrar el Ejecutivo y el Project Manager Registrar lecciones aprendidas Disear y nombrar el equipo de gestin del proyecto Preparar el Business Case preliminar Seleccionar el enfoque del proyecto elaborar el Expediente del Proyecto Planificar la fase de inicio
Direccin de un Proyecto
Propsito: permitir a la Junta de Proyecto ser responsable del xito del proyecto al tomar decisiones y ejercer control, al mismo tiempo que delega la gestin diaria al Project Manager
Actividades: Autorizar el inicio Autorizar el Proyecto Autorizar un Plan de la Fase o de Excepcin Proporcionar direccin ad hoc Autorizar el cierre del proyecto
Inicio de un Proyecto
Propsito: establecer bases slidas para el proyecto, permitiendo a la organizacin comprender el trabajo que se debe realizar para entregar los productos antes de comprometerse a un gasto considerable. Actividades: Preparar la estrategia de gestin de riesgo Preparar la estrategia de gestin de la configuracin Preparar la estrategia de gestin de la calidad Preparar la estrategia de gestin de la comunicacin Establecer los controles del proyecto Crear el Plan de Proyecto Perfeccionar el Business Case Preparar la Documentacin de Inicio del Proyecto
Propsito: asignar el trabajo que se debe realizar, hacer un seguimiento de dicho trabajo, hacer frente a las cuestiones, informar a la Junta de Proyecto.
Actividades: Paquetes de Trabajo Autorizar Revisar el estado Recibir el Paquete Seguimiento e Informacin Revisar el estado de la fase Informar el desarrollo Cuestiones Registrar y examinar cuestiones Presentar excepciones relativas a cuestiones y riesgos Llevar a cabo rectificaciones
Actividades: Aceptar un paquete de trabajo Ejecutar un paquete de trabajo Entregar un paquete de trabajo
Propsito: posibilitar que la Junta de Proyecto reciba informacin suficiente por parte del Project Manager para que pueda revisar el desarrollo satisfactorio de la fase actual.
Actividades: Planificar la fase siguiente Actualizar el Plan de Proyecto Actualizar el Business Case Informar sobre el final de fase Elaborar un plan de excepcin
Cierre de un Proyecto
Propsito: proporcionar un punto fijo en el que se confirme la aceptacin del producto del proyecto, y reconocer que se han alcanzado los objetivos establecidos en la Documentacin de Inicio de Proyecto.
Actividades: Preparar el cierre planificado Preparar el cierre prematuro Entregar los productos Evaluar el proyecto Recomendar el cierre del proyecto
PRUEBA DE EXAMEN
Respuesta A B C D E O O O O
Responda a la siguiente pregunta respecto de la relacin entre El Sistema solar y las rbitas de los planetas Cul afirmacin describe la relacin entre las rbitas de los planetas y los cambios de climas
Los planetas giran sobre su propio eje por lo que se ubican a A diferentes distancias del sol Los planetas mantienen sus rbitas ejerciendo influencia por B medio de la fuerza de gravedad unos sobre otros Los planetas giran alrededor del sol y al estar inclinado sobre su C eje provoca cambios de clima en diferente ubicacin D La rbita no tiene relacin con los cambios de clima
Respuesta Mltiple
Responda la siguiente pregunta referente al Sistema Solar 1 Cules son planetas mayores en el Sistema Solar A Marte
B C
Luna Saturno
Respuesta A B C D E O O O O O
D Sol E Va Lactea
Asociar
En la Columna 1 hay una lista de situaciones y en la Columna 2 hay una lista de planetas. Para cada una de las situaciones de la Columna 1 asciela con un planeta. Cada opcin de la columna 2 puede usarse una vez, ms de una vez o ninguna. Columna 1 Columna 2 A Saturno B Marte C Tierra D Plutn E Mercurio
22 2 3 2 4 2 5
Respuesta
Es el ms grande en masa
A 22 O 23 O 24 O 25 O
B O O O O
C O O O O
D O O O O
E O O O O
Secuencia
En la Columna 1 hay una lista de planetas del Sistema Solar y en la Columna 2 se indica una posicin respecto del sol, siendo el ms cercano el primero y el ms lejano el ltimo Columna 1 Columna 2 A No est en el Sistema Solar B Primero C Segundo D Tercero E Cuarto
2 2 2 3 2 4 2 5
Tierra
Marte
Respuesta
Mercurio
Venus
A 22 O 23 O 24 O 25 O
B O O O O
C O O O O
D O O O O
E O O O O
Afirmacin y Razn
Respuesta
A 22 O 23 O 24 O 25 O
B O O O O
C O O O O
D O O O O
E O O O O
Las lneas 1 y 2 de la siguiente tabla tienen una afirmacin y una razn. Para cada una de las lneas identifique la opcin apropiada, de la opcin A a la E, segn aplique. Cada opcin pude usarse una vez, ms de una vez o ninguna. Opcin Afirmacin Razn
A B VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO Y la razn explica la afirmacin PERO la razn no explica la afirmacin
C
D E
VERDADERO
FALSO FALSO
FALSO
VERDADERO FALSO
Afirmacin 22 23
Saturno es el nico planeta que muestra un sistema de anillos visible desde nuestro planeta Todos los planetas tienen rbitas elpticas El Sistema Solar es parte de la Va Lctea, y recibe su nombre debido al nombre de la estrella central Venus es el planeta ms prximo al sol
Razn
Saturno es el segundo planeta en masa y tamao del sistema solar Todos los planetas girann alrededor del sol y tienen satlites que giran a su alrededor El Sol es una de las estrellas que conforman la Va Lctea y funciona como estrella central El ao de Venus es menor que el ao de la Tierra
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