KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH KEPULAUAN BANGKA BELITUNG POLRES BELITUNG TIMUR Jl.

Raya Manggar Gantung Kab. Belitung Timur

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR

BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR
( SOP )

Manggar,

Mei 2011

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR

I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang. a. Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan salah satu fungsi pemerintahan Negara dibidang pemeliharaan keamanan dalam negeri yang merupakan aparatur penegak hukum, pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat. Pelayanan internal bagi personel Polri maupun keluarga personel juga menjadi peran Institusi terutama dalam hal peningkatan karier, pembinaan karier dan kesejahteraan bagi personel maupun keluarga. b. Dalam hal pelayanan internal Polri bagian Sumber Daya pada tingkat Polres yang merupakan unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang bertugas melaksanakan pelaksanaan tugas pembinaan administrasi personel, sarana dan prasarana, pelatihan fungsi, pelayanan kesehatan dan penerapan hukum serta bertugas mendukukng Kepolisian lainnya pada tingkat Polres maupun polsek. c. Mengimplementasikan penyelenggaraan pelayanan prima kepada anggota merupakan tugas pokok bagian Sumber Daya Polres terutama dalam menyatukan visi dan misi Polri d. Bagian Sumber Daya senantiasa melakukan perbaikan dan peningkatan pelayanan bagi personel Polri terutama dalam hal Timur. 2. Dasar. a. Undang undang No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia. b. Program Birokrasi Reformasi Polri tahun 2011 2014. c. Peraturan Kapolri Nomor 23 tahun 2010 tanggal 30 September 2010 tentang Susunan organisasi dan tata cara kerja pada tingkat Kepolisian Resort dan Kepolisian Sektor. standart pelayanan prima kepada personel yang kemudian dituangkan dalam pedoman standart pelayanan kepada personel Polres Belitung

-23. Maksud dan Tujuan. a. Maksud Maksud penyusunan pedoman standart operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber Daya pada tingkat Polres adalah sebagai dasar dan pedoman implementasi bagi unsur pelayanan bagian Sumber daya dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan internal Kepolisian tingkat Polres terutama terhadap pembinaan dan kesejahteraan personel Polri Polres Belitung Timur. b. Tujuan Tujuan penyusunan pedoman standard operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber Daya pada tingkat Polres adalah sebagai pedoman dan acuan dalam rangka meningkatka kinerja bagi Bagian Sumber Daya tingkat Polres terutama dalam melaksanakan kegiatan dan tugas pokok Bagian Sumber Daya. 4. Ruang Lingkup. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur ( SOP) fungsi Sumber Daya meliputi tugas pokok Bagian Sumber Daya antara lain Pembinaan dan Administrasi Personel, Pembinaan Administrasi Sarana dan Prasarana , Pelayanan Bantuan dan Penerapan Hukum serta Pelayanan Kesehatan bagi Personel. 5. Tata Urut. I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang; 2. Dasar; 3. Maksud dan Tujuan; 4. Ruang Lingkup; 5. Tata Urut; II. III. TUGAS POKOK PELAKSANAAN 6. Personel yang dilibatkan; 7. Urutan Tindakan; 8. Sarana dan Prasarana yang digunakan;

-39. Ketentuan Larangan dan Kewajiban; 10.Pengawasan dan Pengendalian; IV. V. II. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN PENUTUP

TUGAS POKOK Adapun tugas pokok Bag Sumda merupakan unsur Pengawas dan pembantu pimpinan yang berada dibawah Kapolres dan bertugas melaksanakan Pembinaan Administrasi Personel, Sarana dan Prasarana, Pelatihan Fungsi, Pelayanan Kesehatan, serta Bantuan dan Penerapan Hukum.

III.

PELAKSANAAN 6. Personel yang dilibatkan. Dalam Pelaksanaan kegiatan Tugas Pokok Bagian Sumber Daya personel yang dilibatkan sebanyak 6 ( enam ) personel terdiri dari : a. Urmin b. Subbagpers c. Subbagsarpras 7. Urutan Tindakan. a. PAUR MIN 1) 2) Melakukan penyelenggaraan terhadap surat yang masuk dan surat keluar untuk kepentingan personel Polres Belitung Timur. Mendistribusikan surat yang masuk ke Bagian Sumber Daya (Bag Sumda) kepada Paur pada masing masing Subbag untuk dilakukan tindak lanjut dan penyelesaiannya. 3) Membantu dan berkoordinasi dengan Kabag Sumda dalam hal penyelesaian terhadap surat-surat yang telah di distribusikan kepada Paur pada masing masing Subbag tentang tindak lanjut penyelesaiannya. : 1 personel : 3 personel : 2 personel

-44) 5) Berkoordinasi dengan Sium dalam hal kelanjutan surat-surat yang diajukan baik dari maupun ke Polda, Polsek Jajaran dan Istansi lain. Melakukan pemeriksaan terhadap surat-surat maupun berkas yang akan diajukan ke Kabag Sumda baik Tata tulisan, format maupun isi dari surat. b. PAUR MIN PERS 1. Usulan Kenaikan Pangkat Personel a) b) Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan dan sudah / layak untuk diajukan usulan Kenaikan Pangkatnya. Membuat surat pemberitahuan dan mendistribusikan surat tersebut ke Jajaran untuk diketahui personel yang sudah / layak untuk mengusulkan kenaikan pangkatnya. c) d) Membuat surat kepada Kasi Propam dalam rangka permintaan penelitian bagi personil yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya. Mengumpulkan berkas kelengkapan administrasi persyaratan UKP oleh personel yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya untuk dilegalisir dan dimasukkan dalam berkas UKP masing masing Personel. e) 2. Mengirimkan berkas UKP tersebut ke Biro SDM Polda.

Usulan Kenaikan Gaji Berkala Personel a) b) c) d) Mendatakan personel yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulan Kenaikan Gaji berkala. Membuat surat keputusan kenaikan Gaji Berkala bagi personel yang memenuhi persyaratan. Membuat Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel. Melegalisir foto copy Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel dan selanjutnya dikirimkan ke Kasi Keu guna penyesuaian Gaji Berkala Personel.

3.

Usulan Mutasi Jabatan Personel ( Promosi / Demosi ) a) Mendatakan masa dinas jabatan personel dimasing masing Sub Satker untuk perencanaan usulan mutasi Personel di lingkungan Polres.

-5b) c) d) e) f) g) h) 4. Membuat perencanaan Mutasi Personel sesuai dengan kebutuhan Organisasi di tingkat Polres dan Jajaran. Melaksanakan Wanjak sesuai dengan prosedur DPK. Membuat notulen hasil wanjak. Mengajukan hasil wanjak kepada Kapolres untuk diterbitkan Surat Keputusan. Membuat Surat Keputusan Pengangkatan dan Pemberhentian dalam jabatan Personel dilingkungan Polres. Membuat Surat Telegram pemberitahuan mutasi jabatan dilingkungan Polres. Membuat petikan Surat Keputusan bagi Personel yang di mutasikan. Personel

Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi Personel a) b) c) d) e) Menerima permohonan Perkawinan, Perceraian dan Rujuk yang diajukan oleh Personel. Membuat Surat Perintah Perangkat Sidang BP4R Melaksanakan Sidang Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi Personel. Membuat Berita Acara pelaksanaan Sidang BP4R Penerbitan surat Izin Kawin, Cerai dan Rujuk.

5.

Pengakhiran Dinas (PDH / PTDH dan Pensiun Personel ) a) b) c) d) Mendatakan Personel yang memenuhi persyaratan MPP dan mengusulkan MPP bagi Personel yang akan mengajukan MPP. Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan pensiun dan mengusulkan pensiun ke Polda. Mengajukan Hak Pensiun Ke PT Asabri. Mengajukan pensiun Personel aktif dan pensiun Janda ( Warakauri ) bagi Personel aktif yang meninggal dunia,gugur dan hilang pada saat bertugas yang sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang undangan.

-66. Pembuatan Kartu Penujukkan Istri ( KPI ) Personel a) b) 7. Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan KPI beserta persyaratannya. Membuat kartu KPI dan pengisian Blangko KPI yang ditandatangani oleh pemohon dan Kapolres. Pembuatan KTA Personel a) b) c) 8. a) b) 9. Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan KTA. Membuat kartu KTA. Mengajukan Kartu KTA kepada Kapolres. Mendatakan Personel yang belum memiliki Kartu Asabri. Mengajukan personel yang belum memiliki Kartu Asabri ke Polda guna untuk diteruskan Ke PT Asabri. Permohonan Izin / Cuti personel a) b) 10. Menerima permohonan pengajuan izin / cuti yang diajukan oleh personel. Membuat surat permohonan izin / Cuti yang ditanda tangani KA dan dikirimkan ke Biro SDM Polda. Kesamaptaan Jasmani Personel a) Membuat rencana dan jadwal pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani yang dilaksanakan secara berkala persemester pada setiap tahun. b) c) d) Membuat surat perintah kepanitiaan dalam pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani. Mengirimkan surat pemberitahuan ke jajaran tentang pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani.d Pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani di ikuti oleh seluruh personel dan dalam pelaksanaannya dijadwalkan/ditentukan Personelnya sehingga tidak mempengaruhi pelaksanaan tugas pokok Kepolisian. e) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani dan melaporkan ke Biro SDM Polda.

Pembuatan Kartu Asabri

-711. Pembinaan Rohani dan Mental Personel a) b) c) Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan Binrohtal bagi Personel. Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan Binrohtal dengan melampirkan jadwal pelaksanaan pada setiap bulannya. Melaksanakan kegiatan Binrohtal / Ceramah Agama secara rutin 1(satu) kali d) 12. setiap bulannya dan melaksanakan Shalat Jum*at berjamaah secara rutin setiap hari Jumat. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan Binrohtal dan melaporkan ke Biro SDM Polda. Tanda kehormatan a) Mendatakan seluruh personel Polres untuk diajukan mendapat Tanda Kehormatan antara lain Setya Lencana Kesetiaan 8 th,16 th,24 th dan Bintang Bhayangkara Nararya bagi personel yang memenuhi persyaratan administrasi. b) 13. Mengajukan Usulan untuk mendapat Tanda Kehormatan ke Biro SDM Polda. Pabanrim Dalam rangka Rekurtman calon persnel Polri baik Calon Brigadir, Calon Taruna Akpol maupun Calon Perwira Sumber Sarjana, Bag Sumda melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan Calon Polri antara lain. a) b) c) d) e) f) Membuat Surat Perintah Perangkat Panitia Pabanrim. Membuat surat Pemberitahuan berikut melampirkan jadwal kegiatan pelaksanaan test. Melaksanaan kegiatan Sosialisasi. Melaksanakan kegiatan pemeriksaan administrasi awal para calon. Membuat Surat Keputusan yang menyatakan para calon memenuhi kelengkapan perstaratan administrasi. Membuat surat pengantar, mengantarkan para calon dan mnyerahkan berkas kelengkaan administrasi ke Biro SDM Polda.

-8c. PAUR LAT 1. Latihan Rutin VCD Fungsi dan Fungsi Teknis Kepolisian a) b) c) d) 2. Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi dan Fungsi Teknis Kepolisian bagi Personel. Membuat surat pemberitahuan dengan melampirkan jadwal pelaksanaan ke Jajaran. Pelaksanaan kegiatan secara rutin yang dilaksanakan Kamis. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi Teknis Kepolisian dan melaporkan ke Biro SDM Polda. Latihan Dalmas a) b) c) d) e) 3. Membuat Jadwal yang disesuaikan dengan jadwal latihan Fungsi Teknis kepolisisan khususnya Sat Sabhara. Membuat Surat Perintah peserta latihan Dalmas baik Peleton Inti maupun peleton Cadangan. Membuat surat pemberitahuan ke jajaran dengan melampirkan jadwal kegiatan. Pelaksanaan kegiatan yang setiap hari Kamis pada setiap bulannya. Membuat laporan hasil pelasanaan dan melaporkan ke Biro SDM Polda. Usulan Dikbangspes dan Pelatihan Kewilayahan a) b) c) d) 4. PAUR KES 1. Pemeriksaan kesehatan bagi personel a) b) Melayani pemeriksaan kesehatan bagi personel dan anggota keluarga yang mengalami gangguan kesehatan. Melakukan pemeriksaan kesehatan secara berkala kepada personel dalam rangka pelaksanaan Kesamaptaan Jasmani berkala. Mendatakan Personel yang akan diajukan untuk mengikuti bagi Dikbangspes / pelatihan kewilayahan. Membuat surat perintah maupun kelengkapan administrasi personel yang mengikuti Dikbangspes maupun pelatihan. Melaporkan calon peserta Dikbangspes dan pelatihan ke Biro SDM Polda. Mendatakan personel yang telah mengikuti Dikbangspes dan Pelatihan. setiap hari

-9c) d) Membuat laporan hasil pelaksanaan dan melaporkan ke Biro SDM Polda maupun Bid Dokkes Polda. Membuat surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan Psykologi maupun Kesehatan Jiwa untuk kelengkapan persyaratan administrasi bagi personel yang mengajukan pijam pakai senpi dinas. e) f) 2. a) b) Membuat Surat pengantar ke Rumah Sakit Polri, apabila ada personel yang akan memeriksakan kesehatannya secara khusus. Melayani pemeriksaan kesehatan bagi pemohon pembuatan SIM. Menerima pengajuan restitusi personel beserta kelengkapan Restitusi Personel persyaratan administrasi Restitusi. Membuat surat pengantar dan pengisian Blanko serta mengajukan permohonan Restitusi kepada Bid Dokkes Polda. 5. PAUR LOG 1. Peralatan ( PAL ) a) Senjata Dan Amunisi 1) 2) 3) 4) 5) Menginventarisir / mendatakan dan melaksanakan perawatan senjata api dinas dan amunisi. Melaksanakan pelayanan bagi personelyang mengajukan permohonan pinjam pakai senjata api dinas berikut amunisi. Membuat kelengkapan administrasi ( Berita Acara dan Kartu Pemegang Senpi ) bagi personel pemegang Senjata api dinas. Melaksanakan pengecekan secara berkala terhadap pemegang senjata dinas berikut amunisinya. Mendatakan dan mengajukan usul penghapusan ( disposal ) terhadap senjata api berikut amunisi yang rusak berat dan tidak layak pakai ke Biro Sarpras Polda. b) Kendaraan bermotor. 1) 2) Menginventarisir/mendatakanKendaraan dinas baik Roda 2, roda 4 dan roda 6. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kendaraan Dinas.

-103) Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan ( disposal ) terhadap kendaraan bermotor dinas yang rusak berat an tidak layak pakai ke Biro Sarpras Polda. 2) Peralatan khusus a) b) Menginventarisir /mendatakan peralatan khusus seperti peralatan Dalmas dan peralatan lainnya. Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan maupun penggantian terhadap peralatan khusus yang rusak berat dan tidak layak pakai ke Biro Sarpras Polda. 3. Perbekalan Umum ( BEKUM ) a) b) c) d) e) Membuat rencana pendistribusian BMP dan melaksanakan pendistribusian BMP. Membuat Laporan penggunaan BMP secara rutin baik Harian, Mingguan, Bulanan dan Tri wulan. Membuat Rencana pendistribusian Kaporlap dan mendistribusikan Kaporlap. Melayani Pendistribusian Beras dan Makanan Tambahan Polri ( MTP 1). Membuat Berita Acara penerimaan dan membuat Laporan hasil pelaksanaan pendistribusian baik BMP, Kaporlap,beras maupun Makanan Tambahan Polri ke Biro Sarpras Polda. 4. Fasilitas dan Konstruksi ( FASKON ) a) b) c) d) Menginventarisir / mendatakan fasilitas dan konstruksi ( gedung dan bangunan ). Membuat pengajuan pemeliharaan dan perawatan rutin terhadap fasilitas dan konstruksi ( gedung dan bangunan ). Menginvetarisir / mendatakan asset tanah milik polri. Membuat surat Usulan dalam rangka mengajukan Sertifikat seluruh aset tanah yang dimiliki ke Biro Sarpras Polda.

-115. Sistim Informasi Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara ( SIMAK BMN ) a) b) c) Melakukan pencatatan terhadap aset negara yang sudah di inventarisir oleh tim inventarisasi dan memasukkan data ke SIMAK BMN. Melakanakan rekonsiliasi internal dan eksternal terhadap aset negara secara berkala. Membuat Laporan rutin SIMAK BMN Per semester dan Per tahun Anggaran berjalan terhadap aset negara yang berada pada penguasaan satker Polres Belitung Timur. d) Melakukan pendataan setiap materiil yang diterima dan yang akan dihapuskan dari daftar aset BMN. 6. PAUR BANKUM/RAPKUM a. Pelayanan Dan Bantuan Hukum Memberikan pelayanan dan bantuan hukum kepada institusi dan personel beserta keluarganya yang membutuhkan bantuan hukum. b. Memberikan Pendapat dan Saran Hukum Memberikan pendapat dan Saran Hukum terhadap institusi dan personel beserta keluarganya yang sedang dan atau menghadapi permasalahan guna mendapatkan payung hukum dan pembelaan hukum. c. Penyuluhan Hukum Memberikan sosialisasi dan penyuluhan kepada personelbeserta keluarga dan masyarakat tentang segala peraturan perundang undangan yang berkaitan dengan permasalahan hukum d. Analisa sistem dan metoda Menganalisis sistem dan metoda terkait dengan ketentuan peraturan perundang undangan di lingkungan Polres. e. Peran serta dalam Pembinaan Hukum Berperan serta dalam pembinaan hikum yang erkaitan dengan penyusunan Peraturan Daerah tigkat Kabupaten.

-128. Sarana dan prasarana yang digunakan Dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda menggunakan sarana dan prasarana yang ada dan sesuai dengan peralatan Inventaris Dinas di Bag Sumda Polres Belitung Timur. 9. Ketentuan Larangan dan Kewajiban a. Larangan Personel Bag Sumda dalam pelayanan Internal maupun Eksternal dianjurkan dan dilarang menerima Imbalan sebagai jasa dalam pengurusan kelengkapan Administrasi yang menyangkut kebutuhan dan Hak personel Polres Belitung, baik di bidang pengembangan karier, perawatan personel, pengurusan materiil dan logistik, pelayanan kesehatan dan pelayanan bantuan hukum serta pengakhiran Dinas. b. Kewajiban Personel Bag Sunda berkewajiban melayani seluruh kebutuhan yang merupakan Hak personel Polres Belitung Timur dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personel baik yang bersifat pelayanan intern maupun ekstern. 10. Pengawasan dan Pengendalian Pengawasan dan pengendalian para personel Bag Sumda dalam melaksanakan tugas pokoknya dilaksanakan oleh Kabag Sumda dibantu leh para Paur pada masing masing Subbag.

IV.

ADMINISTRASI DAN ANGGARAN 11 Administrasi. Dalam melaksanakan tugas pokok personel Bag Sumda Polres Belitung Timur berdasarkan Peraturan dan Petunjuk administrasi dilingkungan Polri maupun ketentuan peraturan perundangundangan lainnya yang berlaku dilingkungan Polri. 12. Anggaran. Anggaran yang digunakan dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda Polres Belitung Timur menggunakan anggaran sesuai dengan RKA-KL dan Rendisgar Polres Belitung Timur.

-13V. PENUTUP Demikianlah Standart Operasional Prosedur ( SOP ) fungsi Sumber Daya Polres Belitung Timur ini dibuat untuk sebagai pedoman dan acuan dalam melaksanakan tugas pokok khususnya personel Bag Sumda Polres Belitung Timur dalam rangka pelayanan prima kepada personel dan peningkatan kinerja para personel pengemban Fungsi Sumber Daya. Manggar, Mei 2011 KABAG SUMDA

SUPRAPTO KOMISARIS POLISI NRP 62090450