LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA 1) INTRODUCCIN: Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura organizativa, es decir,

debe establecerse una organizacin, dividiendo y distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren entre s para conseguir los fines propuestos. Para que la organizacin sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar, as como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines. Una buena organizacin debe ser flexible, y esto se consigue a travs de la coordinacin y la comunicacin entre todos los elementos de la empresa. 2) CONCEPTO DE ORGANIZACIN: Antes de definir lo que entendemos por organizacin vamos a describir los pasos que conlleva el proceso organizativo: -Definicin y clarificacin de la actividad que se va a desarrollar. Es necesario identificar la actividad y, que el esfuerzo colectivo se encuentre dirigido a la consecucin del objeto comn. -Disear la estructura de la organizacin. Aqu se clarificar quin realizar cada tarea y quin es el responsable de conseguir los resultados. -Divisin del trabajo. Un grupo de personas que desarrollen una actividad comn deben aunar (unir) esfuerzos. Se debe realizar una divisin del trabajo del esfuerzo total, de tal forma que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y necesaria, y en la que mejor contribuya a lograr los objetivos. -Sealar quines son los directivos responsables de los diferentes grupos. Se debe asegurar el respeto y aceptacin de los que integran el grupo de los responsables directivos. -Establecer y clarificar unas relaciones lgicas. Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo organizado hay que definir las relaciones que unen no slo a los individuos sino tambin a los grupos que forman parte de la organizacin.
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Organizacin: consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades con la intencin de obtener los objetivos previstos de la forma ms eficaz. 3) NIVELES DE ORGANIZACIN: La organizacin vara en sus tcnicas, segn el nivel de aproximacin a los problemas de la empresa podemos distinguir 3niveles: 1) El nivel de la microorganizacin: es el de las pequeas unidades elementales de toda empresa, cuya base se encuentra en el puesto de trabajo. 2) El nivel de la organizacin de las estructuras: este nivel se haya en la estructura organizativa general. Es mucho ms abstracto y complicado porque los problemas psicosociales ocupan en l un amplio lugar. La estructura establece nuevos vnculos entre los puestos de trabajo, los reagrupa en talleres, en servicios, en departamentos y, como lmite, culmina en el conjunto de la empresa. Son fundamentales 2campos de accin: La determinacin de los factores a nivel global de grupo o individual. La determinacin de las conexiones. Se trata de clarificar la compleja y difusa red de las comunicaciones humanas.

4) PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN: La estructura de cualquier organizacin bien realizada debe cumplir una serie de principios organizativos que sirvan de gua y son de aplicacin universal. Los ms importantes: -Unidad de mando: las instrucciones que den dos o ms jefes no deben entrar en conflicto, sino que deben manifestarse como si de un solo jefe se tratase. -Principio jerrquico: debe hacer 1lnea clara de autoridad en todas las zonas de la empresa, formando una cadena jerrquica. En esta cadena, alguien debe figurar como autoridad suprema.

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-Principio de responsabilidad: la responsabilidad del inferior frente a su superior, por la autoridad que ste le ha delegado, es absoluta, y deber guardar relacin con el volumen del poder alcanzado.

5) ORGANIGRAMA: Las organizaciones se representan a travs de grficos denominados organigramas. Distintas definiciones: -Un organigrama es un grfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas. -El organigrama es un documento que representa grficamente la estructura de la empresa y permite darse cuenta, mediante un informe complementario, de las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueda existir entre los departamentos y servicios. Resumiendo, un organigrama clsico presenta los siguientes puntos: 1) Esquematiza la estructura de la empresa, representando los organismos que la componen e indicando las relaciones jerrquicas que existen entre ellos. 2) Resalta el grado de dependencia as como su importancia jerrquica. 3) Indica la denominacin especfica de los organismos y, eventualmente (en algunas ocasiones), el nombre de sus responsables. 5.1) REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN ORGANIGRAMA: a) Exactitud: debe reflejar verazmente la estructura de la organizacin que representa; pues, en otro caso, se convierte en un documento intil. b) Realidad: debe representar la estructura jerrquica existente en la empresa, en el momento de prepararlo y no la del instante de la creacin de la empresa. c) Comprensibilidad: la representacin grfica debe ser fcilmente inteligible (q se puede leer fcilmente) por las personas a las que con ella se trate de informar.

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5.2) VENTAJAS QUE OFRECE LA CONFECCIN DEL ORGANIGRAMA: 1) Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad. Por cuanto la toma de datos para su elaboracin obliga a una investigacin meticulosa. 2) Posibilidad de revisin de los puestos de trabajo. 3) Estudio de anomalas existentes segn los principios generales de organizacin.

5.3) INCONVENIENTES DE CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA: 1) Inexactitud: el organigrama representa la estructura de la organizacin no cmo es sino cmo debera ser. 2) Confusin: la expresin grfica es tan compleja que impide su comprensin, con lo cual, pierde toda su eficacia como documento informativo. 5.4) CLASES DE ORGANIGRAMAS: Existen varios criterios sobre la clasificacin de los organigramas: 1) Por el fin: -Organigramas informativos: son los que pretenden proporcionar una visin general de la estructura de la empresa, por lo cual, slo comprenden las grandes unidades que la integran. -Organigramas de anlisis: deben comprender la totalidad de la estructura incluyendo las menores unidades que la integran y reflejando todas las relaciones existentes. 2) Por la extensin: -Organigramas generales: son los que reflejan la estructura de toda la empresa. -Organigramas de detalle: se refieren a un departamento concreto de la empresa. 3) Por el contenido: -Organigramas estructurales: son los que nicamente representan las diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.

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-Organigramas funcionales: son los que representan los contenidos de cada una de las entidades representadas. -Organigramas de personal: son los que en las unidades representadas se indican su denominacin, el rango (diferentes cargos) y el nombre de la persona que la dirige. 4) Por la forma: -Organigramas verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitan en las posiciones ms elevadas y, debajo de ellas, se colocan las que estn subordinadas. -Organigramas horizontales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitan a la izquierda y, las que se subordinan a ellas, se colocan a su derecha. 6) AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Hay una cuestin muy importante que no se puede representar en los organigramas: el grado de autoridad que tiene un departamento sobre otro. -Autoridad: es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer y de tomar decisiones que afectan a otros. -Responsabilidad: es la obligacin de la persona de llevar a cabo las tareas que le han sido asignadas.

7) FORMAS DE ORGANIZACIN: Las formas de organizacin ms usuales son: Organizacin jerrquica: es una forma de organizacin basada en la autoridad de tal manera que cada miembro de la organizacin sabe quines estn por debajo de l y quines por encima.

Ventajas
-La organizacin es fcil de entender. Cada trabajador es responsable ante un solo jefe. La comunicacin de informacin es directa, en sentido ascendente y en sentido descendente. -Cada persona sabe cul es su tarea y la persona de la que depende.

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Inconvenientes -Falta de flexibilidad y posible descoordinacin entre departamentos que dependen de distintos jefes. -Cada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede llegar a ser un experto en todas. Modelo de organizacin jerrquica Organizacin funcional: este tipo de organizacin se basa en la especializacin, de tal forma que una persona desarrolla una sola funcin en la cual es especialista y puede recibir rdenes de otros especialistas a los cuales est subordinada. Estos jefes slo darn rdenes relacionadas con su especialidad.

Ventajas -Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le estn encomendando y tambin la flexibilidad para la coordinacin. -Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad. No hay, en principio, problemas de crecimiento de la empresa. -Las actividades de la empresa estn divididas en funciones y asignadas a los especialistas.

Modelo de organizacin funcional Organizacin mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes. Mantiene una estructura central jerrquica, pero aplicando una mayor especializacin. Se crean unos niveles consultivos Steffi. A estos niveles consultivos o Steffi se utilizan para asesorar a los distintos niveles jerrquicos. Los componentes de los niveles consultivos no tienen autoridad jerrquica. Ventajas -Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. -Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona depende de ms de una.

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Inconvenientes -Las decisiones son ms lentas. -El personal de staffpuede entrometerse en cuestiones de control administrativo, introduciendo un factor de confusin.

8) FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA: Departamentos: son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta dentro de la empresa. Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa dependern de la dimensin de la misma y de su actividad. No obstante, pueden quedar englobadas en los siguientes: -Funcin tcnica: actividades relacionadas con la fabricacin de los productos y su transformacin. -Funcin administrativa: son las actividades relacionadas con la actividad de la empresa como pueden ser: la contabilidad, la correspondencia, el archivo, etc.

9) ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA: a) Departamento comercial: encargado de realizar compraventas y el control de almacn. Las principales secciones son: compras, ventas y control de almacn. b) Departamento financiero: se desarrollan actividades relativas al control de flujo de dinero que se produce en la empresa. Las principales secciones son: presupuestos, tesorera, inversiones, crditos. c) Departamento administrativo: aqu se llevan a cabo los asuntos o tareas administrativas de la empresa. Las principales secciones son: contabilidad, correspondencia, archivos y secretara.

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d) Departamento de personal: es el que gestiona los asuntos sociales y laborales de la empresa. Las principales secciones son: seleccin, formacin, contratos, relaciones laborales, nminas y seguros sociales. e) Departamento tcnico: es el encargado del control de la produccin. Las principales secciones son: fabricacin, estudios y proyectos.
Director General Director Administrativo Director Funcionario Jefe de Cobros Jefe de Ventas Empleados Empleados Director comercial Jefe de ventas Jefe de compras Empleados Empleados Jefe de Contabilidad Empleados Director de compras Director ventas Director Contabilidad Comercializacin Produccin Empleados Administracin de Finanzas Empleados Director Almacn Director Financiero Empleados Administrativos Director General Gabinete de estudios econmicos Adjunto Direccin Asesor Fiscal

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El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal. El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.

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Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Qu se necesita para elaborar un MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes como promotores. Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas. Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo. Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr realizar el MOF Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cronograma y para que el plan estratgico se refleje en las funciones. Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes. Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

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