Cazul 1 Generare din incasari

In meniul Setari/ Proprietati societate/ Incasari - plati, pe fiecare din paginile sale (atat la incasari, cat si la plati) exista zona Optiuni generare documente de avans

Bifarea casetei si completarea sumei de la care se genereaza avansul, are ca efect faptul ca la operarea unui document de plata/ incasare a carui suma nerepartizata depaseste valoarea minima a avansului, aplicatia va genera automat un document de tip Factura de avans vizibil dupa caz in meniurile Furnizori/ Documente primite sau Clienti/ Documente clienti.

Operarea incasarii se face cu butonul marcat cu rosu. Pe ecran se afiseaza o fereastra in care utilizatorul poate seta seria si nr. facturii de avans, cota de TVA si articolul contabil prin care se va contabiliza factura de avans.

Totodata este realizata automat si repartizarea dintre incasarea/ plata in avans si factura de avans generata.

Factura de avans din meniul Clienti->Documente clienti se poate si tipari pe formular si se inmaneaza clientului de la care s-a incasat avansul.

Cazul 2 Generare din documente

Se editeaza factura de avans din dialogul Documente primite sauDocumente clienti, ca document de tip Factura de avans, care poate fi si tiparita.

La operarea facturii de avans programul propune editarea incasarii care va fi repartizata automat pe factura de avans.

Cazul 3 Generare din incasari, fara setari prestabilite

Cand nu se lucreaza cu setarea din Proprietati societate, si se face incasarea/plata fara repartizare si se apasa butonul Generare Avans.

Si in acest caz pe ecran se afiseaza fereastra in care utilizatorul stabileste informatiile necesare inregistrarii avansului: serie si numar, cota de TVA, articol contabil. Dupa operarea unui document de incasare daca exista suma nerepartizata,prin apasarea butonului Generare Avans se va genera automat factura de avans.

Inchiderea/ stingerea avansurilor

Stingerea avansului facturat la client se poate face: Cazul 1 - in momentul in care se opereaza un document de iesire

Pe ecran se afiseaza o lista de documente de avans referite. Din aceasta lista, bifand caseta/ casetele de pe coloana Sel. se realizeaza legatura intre factura/ facturile de avans si factura respectiva de marfa. Am inchis factura de marfa cu AVANS 158111. Pe pagina Repartizari (F7) se observa soldul facturii de avans (254.2 lei) care mai poate si inchis cu o factura de marfa (total sau partial). Prin clic dreapta pe oricare din documentele de aici, utilizatorul se poate deplasa de la un document la altul si poate vizualiza incasarile, facturile de avans, storno la facturi de avans.

Cazul 2 - dupa operare prin apasarea butonului Inchide avansuri cu documentul curent.

La operare apare lista cu facturi de avans care nu sunt stinse sau care sunt stinse partial. Se selecteaza avansul care se vrea inchis si se genereaza automat: - factura storno avans care storneza valoarea facturii operate - operatiune numerar cu valoare 0 (zero) repartizata pe factura de iesire si pe factura de storno avans Redeschiderea unui avans se face din dialogul de iesiri avand selectat avansul si apasand butonul Redeschide avans, stergandu-se documentele generate automat (factura storno avans si operatiune numerar cu valoare 0 ).

Operatiunile se realizeaza identic pe ramura Furnizori.

Rapoarte

Fisa Partener
Este unul din rapoartele in care se evidentiaza modul in care s-a lucrat cu avansurile.

Raportul tine cont sau nu de avansurile nefacturate, in functie de setarea evidentiata cu rosu. Se observa ca soldul de incasat neacoperit difera in functie de incasarile din avansuri, care nu au fost inchise/ stinse cu facturi de marfa (coloana 3 din raport, care conduce la un calcul diferit al coloanelor 4, respectiv 6).

Sold de incasat neacoperit = Sold initial net de incasat + Rulaj din luna facturi emise - Total incasari + Incasari din avans nefacturat - Efecte comerciale de primit nedecontate. Raportul se obtine in variantele Soldul contine avansuri nefacturate/ Soldul NU contine avansuri nefacturate.

Balanta clientilor/furnizorilor
Este un alt mod de a vizualiza informatiile referitoare la operatiunile de iesiri/ intrari de marfa si incasari de la clienti/ plati la furnizori. In raport se prezinta, ca in orice raport de tip balanta, rulaj/ sold initial, rulaj/ sold in perioada si rulaj/ sold final.

Raportul se obtine in variantele Soldul contine avansuri nefacturate/ Soldul NU contine avansuri nefacturate.

Facturi de incasat/facturi de platit

In acest raport se afiseaza reunite toate facturile de incasat/ platit; ele pot fi vizualizate pana la o anumita data (daca se bifeaza si se selecteaza o anumita data), eventual pentru un anumit client/ furnizor, sau un anumit agent (asa cum a fost completat in factura). Utilizatorul poate specifica daca doreste sa vizualizeze numai facturile primite intr-o anumita perioada (se specifica intervalul de zile de cand a fost emisa factura De la ... pana la).

Raportul se obtine in variantele Soldul contine avansuri nefacturate/ Soldul NU contine avansuri nefacturate.

Facturi scadente clienti/ furnizori

Acest raport este apelat daca se doreste vizualizarea doar a facturilor de incasat/ platit conform cu data scadenta. Diferenta este ca pe acest raport se regasesc numai facturile care sunt deja scadente (data scadentei a expirat). Din punctul de vedere al filtrarilor, raportul este identic cu cel prezentat anterior.

Raportul se obtine in variantele Soldul contine avansuri nefacturate/ Soldul NU contine avansuri nefacturate.