Microsoft Access 123

MICROSOFT ACCESS Baze de date

O baz! de date este o colec"ie de informa"ii referitoare la un anumit subiect care au fost strnse, organizate !i memorate n scopul folosirii lor ulterioare. Sistemul care permite: strngerea organizarea memorarea reg!sirea informa"iilor dintr-o baz! de date se nume#te sistem de gestiune a bazelor de date, pe scurt SGBD. Un SGBD poate fi conven"ional, cnd informa"iile sunt stocate pe foi de hrtie care sunt depuse n dosare, registre, rafturi, fi#ete, nc!peri etc. computerizat, cnd informa"iile sunt stocate pe suport magnetic. Programul Access este un sistem de gestionare a bazelor de date computerizat. El permite nu numai stocarea datelor ntr-un mod organizat, dar #i gestionarea lor. Access are func"ii cu ajutorul c!rora se pot face: c!ut!ri n baza de date sortarea datelor dup! anumite criterii scoaterea numai anumitor date analiza datelor generarea de rapoarte. Limbajul bazelor de date Cuvintele cheie n alc!tuirea unei baze de date sunt: field (rubric# sau cmp), record (nregistrare). Sa consider!m urmatorul exemplu. Catalogul de c!r"i al unei biblioteci este o baz! de date. Fiec!rei c!r"i i corespunde o fi#! din catalog care con"ine titlul c!r"ii, autorul ei, editura, data public!rii #i, posibil, alte informa"ii. Fiecare element de pe fi#! constituie o rubric# sau un cmp (field) n programul Access. ntreaga fi#!, cu toate rubricile ei, este o nregistrare (record) pentru o anumit! carte. Deci Field (cmp, rubric!) - un tip de informa"ie care este folosit pentru a crea o baz! de date.

124 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Record (nregistrare) - o colec"ie de cmpuri care alc!tuiesc o dat! de intrare ntr-o baz! de date. Instrumentele bazelor de date n Access Programul Access permite lucrul asupra bazelor de date cu ajutorul a patru tipuri de instrumente: tabele, formulare, cereri !i rapoarte. Pentru n"elegerea termenilor folositi facem o scurta descriere a acestora:

Tables (Tabele) cuprind coloane (care reprezinta rubricile) #i linii (care reprezinta nregistr!rile). Este modul cel mai simplu pentru organizarea unei baze de date. Forms (Formulare) permit organizarea datelor pe cte o nregistrare. Queries (ntreb#ri, cereri) sunt ntreb!ri pe care un utilizator le adreseaz! unei bazei de date pentru a c!uta informa"ii. De exemplu, baza de date care con"ine situa"ia #colar! a studen"ilor unui an de studii poate fi interogat! pentru a afla care sunt studen"ii care au media general! mai mare sau egal! cu 8 n vederea acord!rii bursei. Reports (Rapoarte) sunt rezumate ale informa"iilor din baza de date. Acestea sunt folosite pentru a comunica informa"ii din baza de date ntr-un mod organizat #i vizual.

Ce trebuie f!cut nainte de a crea o baz! de date? Primul lucru care trebuie f!cut nainte de a trece la crearea unei baze de date este stabilirea informa"iilor care vor fi introduse n baza de date. Deoarece unele baze de date pot deveni foarte complexe, este recomandabil de a se stabili de la nceput, cu foarte mare grij!, structura acestora. De asemenea, este bine s! se aib! n vedere, nc! din faza de proiectare a bazei de date, nu numai structura datele care vor fi introduse ci #i cum vor fi folosite acestea. Adic!, se va anticipa la ce ntreb#ri va trebui s! r!spund! baza de date #i ce rapoarte vor fi generate cu ajutorul ei. De exemplu, pentru a alc!tui o baz! de date pentru stocarea adreselor persoanelor cunoscute trebuie s! calcula"i de cte rubrici ave"i nevoie. Pe o foaie de hrtie scrieti numele acestor rubrici: Numele Prenumele Adresa (str., nr., bloc, scara, etaj, ap.) Localitatea (sectorul) Codul Telefon Telefon mobil Fax

Microsoft Access 125

E-mail

Crearea unei baze de date folosind Access

Pentru deschiderea programului se d! un dublu clic pe pictograma Access,

dac! aceasta se aflat! pe desktop, sau se parcurge drumul cunoscut Start, Programs, Microsoft Office, Microsoft Access. ntr-o fereastr! de dialog intitulat! Microsoft Access programul propune alternativele: Create a New Database Using (Crea"i o nou! baz! de date folosind): Blank Access database (O baz! de date vid!) Access database wizards, pages, and projects (Asistentul de baze de date, pagini, proiecte) Open an Existing Database (Deschide"i o baz! de date existent!) Ultima comand! este selectat! implicit.

Pentru a crea o nou! baz! se selecteaz! op"iunea Blank Access database #i se d! clic pe OK. n fereastra File New Database se stabile#te:

126 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

la rubrica Save in, locul undeva fi salvat! baza de date; la rubrica File name, numele bazei de date; la rubrica Save as type se l!s! op"iunea implicit! Microsoft Access

Databases (*.mbd).

Dup! terminarea acestor select!ri se apas! butonul Create. Apare o fereastr! cu numele dat bazei de date (n cazul nostru Exemplu) care are aspectul din figura de mai jos. Butonul Tables este ap!sat #i n partea dreapt! sunt afi#ate trei op"iuni pentru a crea un tabel.

Microsoft Access 127

Cele trei op"iuni sunt: Create table in Design view Create table by using wizard Create table by entering data

Putem ncepe crearea unui nou tabel dnd un dublu clic pe una din aceste op"iuni sau ap!snd butonul New. n cazul n care s-a ales aceast! a doua alternativ! se deschide o fereastr! cu numele New Table care permite creare unui nou tabel n unul din urm!toarele moduri: Datasheet View Design View Table Wizard Import Table Link Table

128 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Observa"ie. Dac! la deschiderea programului Access, n fereastra Microsoft Access, se alege comanda Access database wizards, pages, and projects #i apoi se d! clic pe OK, n fereastra New, la rubrica Databases, avem de ales mai multe op"iunii de tipuri predefinite de baze de date. Alegerea acestora ne furnizeaz! modele de tabele de baze de date ale c!ror etichete de cmpuri sunt scrise n limba englez!.

Tabele (Tables)
Instrumentul num!rul unu de lucru al bazelor de date este tabelul. Tabelul este un obiect Access destinat p!str!rii datelor despre un anumit subiect. Pentru fiecare subiect identificat la analiza construc"iei bazei de date se va crea un tabel. Tabelele sunt identificate printr-un nume #i apar listate n fereastra Database, atunci cnd ac"ion!m butonul Tables. ntr-un tabel datele sunt organizate pe rnduri #i coloane. Un rnd corespunde unei nregistr#ri, iar o coloan# con"ine cmpurile nregistr!rilor n care sunt memorate informa"ii de acela#i tip. Orice tabel trebuie s! con"in! o cheie principal# (Primary key). Aceasta este prima rubric! din nregistrare folosit! pentru indexarea bazei de date. Cheia principal! poate fi un num#r sau o liter#. Cum se creeaz! un tabel ? Putem crea un tabel n Access cu ajutorul asistentului pentru tabele (Table Wizard) sau prin for"e proprii. Prima metod! este mai u#oar! #i mai rapid!, asistentul ghidndu-ne #i sugerndu-ne anumite solu"ii. Ea se recomand! pentru ncep!torii care doresc s!-#i construiasc! o baz! de date. Metoda are dezavantajul c! furnizeaz! modele de tabele n care numele cmpurilor sunt scrise n limba englez!. Folosind posibilitatea redefinirii numelor de cmpuri putem rescrie aceste nume n limba romn!. A doua metod! se adreseaz! celor mai avansa"i #i permite un control mai am!nun"it al propriet!"ilor tabelului creat. Crearea unui tabel cu Table Wizard Pentru a crea un tabel folosind ajutorul asistentului pentru tabele, n fereastra New Table select!m comanda Table Wizard #i ap!s!m butonul OK. Caseta de dialog care apare, intitulata Table Wizard con"ine trei rubrici: Samples Tables Samples Fields Fields in my new table S! le analiz!m pe rnd. Sample Tables (Exemple de tabele) ne propune modele de tabele, cu posibilitatea de alegere ntre categoria Business (Afaceri) #i Personal. Pentru

Microsoft Access 129

exemplificarea procedeului opt!m pentru categoria Business #i din aceasta select!m modelul Students (Studen"i). Sample Fields (Exemple de cmpuri) ne propune modelele de rubrici de care am avea nevoie pentru un tabel cu adresele studen"ilor din facultate. De exemplu (n parantez! sunt trecute nlocuirile lor n limba romn!): Address ID (cheia primara pentru identificarea adreselor) FirstName (Prenumele) Midlle Name (Ini"iala) LastName (Numele) ParentsNames (Numele p!rin"ilor) Address (Adresa) City (Ora#ul) PostalCode (Codul po#tal) PhoneNumber (Num!rul de telefon) StudentNumber (Num!rul matricol) Notes (Observa"ii)

Fields in my new table (Cmpuri n noul meu tabel) va con"ine cmpurile dorite n noul tabel pe care-l construim. Pentru aceasta select!m cmpurile dorite din Simple Fields #i le transfer!m, unul cte unul, n rubrica a treia cu ajutorul butonului . Dac! dorim transferul tuturor rubricilor propuse de program ap!s!m butonul . sau, pentru Anularea introducerii unui cmp se face cu butonul orientat invers toate cmpurile, cu butonul . Butonul Rename Field (Redenumirea cmpurilor) ne ofer! posibilitatea de a schimba numele cmpurilor. Folosim aceast! facilitate pentru a scrie n limba romn! denumirile cmpurilor selectate.

130 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Ap!s!m Next. n caseta Table Wizard d!m numele tabelului nou creat, Studenti, #i l!s!m asistentul s! stabileasc! cheia primar!. Exist! posibilitatea ca aceasta s! fie aleas! de noi.

Ap!s!m Next. n caseta Table Wizard putem stabili leg!tura dintre tabelul nou creat #i alte tabele ale bazei de date. Aceast# op"iune apare numai dac# baza de date mai are !i alte tabele create anterior. Ap!s!m Next. n caseta Table Wizard avem de ales ntre: Modify the table design (Modific forma tabelului). Enter data directly into the table (Introduc datele direct n tabel) (op"iune preselectat!). Enter data into the table using a form the wizard creats for me (Introduc datele n tabel folosind un formular pe care asistentul l creeaz! pentru mine).

Microsoft Access 131

Alegem una dintre cele trei op"iuni #i ap!s!m Finish (Sfr#it). Dac! alegem op"iunea a doua ne apare tabelul pe care ncepem s!-l completam. n cazul alegerii op"iunii trei ne apare un formular care ne ajut! s! scriem datele n tabel.

Crearea unui tabel in forma Design View n fereastra New Table select!m Design View #i d!m OK. Cnd fereastra Table este afi#at! se ncepe definirea rubricilor acestuia. Pentru fiecare rubric! care trebuie inclus! n tabel se specific! numele acesteia, n cmpul Field Name, #i tipul de date pe care-l va contine, n Data Type. Al treilea cmp care exist!, Description, este op"ional. Se folose#te pentru descrierea rubricii.

132 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Tipuri de date folosite de Access Access folose#te opt tipuri de date. Text - pentru rubricile cu text sau numere care nu sunt folosite n calcule (de exemplu, numerele de telefon). Memo - pentru rubricile cu fragmente de text, cum ar fi mai multe propozi"ii. Number (Numar) - pentru numerele care vor fi folosite n calcule. Data/Time (Data calendaristica / Timp) - pentru rubricile care con"in date calendaristice sau timpi. Currency (Valut#) - pentru datele care reprezint! o valoare ntr-o anumit! valut!. AutoNumber - pentru rubricile care con"in un num!r ntreg care este crescut n mod automat. Yes/No (Da/Nu) - pentru rubricile n care valorile pot fi adev!rate sau false. De exemplu, ntr-o baz! de date cu studen"ii facult!"ii putem avea o rubric! cu Da/Nu care s! arate dac! studentul respectiv este bursier sau nu. OLE Object (Obiecte OLE) - este pentru rubrici cu obiecte inserate. Se folose#te cnd se conecteaz! un fi#ier din alt program, de exemplu o foaie de lucru Excel.

Completarea rubricilor Se d! clic pe prima celul! din rubric!. n stnga rndului n care se lucreaz! va apare o s!geat! selector. Se tasteaz! numele rubricii. De regul!, la o baz! de date prima rubric! este cheia principal#, care este o secven"! de numere. Se d! acestei rubrici numele ID (de la identificare) sau INTRARE.

Microsoft Access 133

Se apas! Enter sau Tab pentru a trece n coloana Data Type (Tipul datei). Programul Access insereaz! ini"ial, prestabilit, ca tip de dat! Text #i afi#eaz! un buton cu o s!geat! n jos. Dnd clic pe acest buton se deschide lista derulant! Data Type din care se poate alege tipul datei din rubrica respectiv!. Pentru prima rubric!, pe care am numit-o ID, se alege AutoNumber. Cu Enter sau Tab se trece n coloana Description (Descriere) n care se poate da o descriere a rubricii, de exemplu, la prima rubric!, cheia principal#. Se trece la linia urm!toare folosind Enter, Tab sau mouse-ul #i se repet! operatiile descrise mai sus. Propriet!"ile fiec!rei rubricii sunt afi#ate n partea de jos a ferestrei Table. Pentru a le modifica, se selecteaz! rubrica respectiva #i se apas! tasta F6. Cu s!ge"ile n sus sau n jos se alege proprietatea dorita, de regul!, dimensiunea #i formatul datelor numerice. nainte de a termina tabelul, trebuie stabilit! care rubric! este cheia principala. Pentru aceasta se d! clic pe linia rubricii care se dore#te a fi declarat! cheie principal! Primary Key (Cheie Principal!) de pe bara cu #i apoi se d! clic pe butonul instrumente de lucru Va apare o mic! form! de cheie la stnga numelui rubricii, indicnd c! aceasta este cheia principal!. Salvarea, nchiderea #i deschiderea tabelelor Salvarea tabelului se face cu comanda Save As din meniul File sau executnd clic pe butonul Save de pe bara Standard. n caseta de dialog care apare se las!, de regul!, op"iunea de a salva tabelul n baza de date curent! #i se introduce numele acestuia. Se da clic pe OK sau se apas! Enter. Pentru a nchide tabelul se deschide meniul File #i se selecteaz! comanda Close sau se d! dublu clic pe c!su"a meniului de control a ferestrei Table pentru a putea accesa comanda Close. Se revine n fereastra Database, unde de data aceasta apare #i tabelul nou creat. Pentru a deschide tabelul n vederea complet!rii lui cu noi date se d! dublu clic pe numele tabelului sau se selecteaz! numele tabelului #i se execut! clic pe Open.

134 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Formulare (Forms)
Formularele constituie cel de al doilea instrument pentru crearea unei baze de date. Folosirea formularelor u#ureaz! mult munca de introducere a datelor. Crearea unui formular ata#at unui tabel Se deschide baza de date. n fereastra Database se selecteaz! tabelul c!ruia i se va ata#a un formular. Se apas! butonul Forms #i se d! comanda New. Caseta de dialog New Form ne propune mai multe posibilit!"i de a crea formulare dintre care men"ion!m Design View Form Wizard AutoForm: Columnar AutoForm: Tabular AutoForm: Datasheet

Crearea unui formular folosind Form Wizard n caseta de dialog New Form select!m Form Wizard. n partea din stnga apare o descriere a ac"iunii selec"iei f!cute: This wizard automatically creats your form, based on the fields you select (Acest asistent va crea automat formularul t!u, bazat pe cmpurile pe care le selectezi.) n partea de jos a ferestrei New Form, din lista derulant! pus! la dispozi"ia noastr! de Access, select!m tabelul sau interogarea c!ruia i ata#am formularul. n stnga listei derulante putem citi textul explicativ:

Microsoft Access 135

Choose the table or query where the objects data comes from. (Alege tabelul sau interogarea de unde provin datele). Dup! efectuarea selec"iilor ap!s!m butonul OK. Fereastra Form Wizard ($/4) are un design asem!n!tor cu cel al ferestrei Table Wizard. Select!m cmpurile dorite #i ap!s!m Next.

n noua fereastr! Form Wizard (2/4) suntem chestiona"i asupra modului n care s! arate formularul: What layout would you like for your form? (Ce plan ai dori s! aib! formularul t!u?) Avem de ales ntre: Columnar, Tabular, Datasheet, Justified. Dup! alegerea f!cut! ap!s!m Next.

136 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Urm!toarea fereastr! Form Wizard (3/4) ne propune mai multe stiluri pentru formulare: What style would you like? (Ce stil ai dori?) Alegem, de exemplu, Standard #i ap!s!m Next.

Fereastra Form Wizard (4/4) ne ntreab! care s! fie numele formularului What title do you want for your form? #i permite alegerea ntre: a) Open the form to view or enter information (deschide formularul pentru vizualizare sau introducerea informa"iilor); b) Modify the forms design (modific! forma sa). Alegem prima op"iune #i ap!s!m butonul Finish.

Microsoft Access 137

Access ne pune la dispozi"ie un formular pozi"ionat pe prima nregistrarea a tabelului selectat. Parcurgerea nregistr!rilor se face ap!snd butoanele cu s!ge"i din zona Record. Parcurgerea rapid! a setului de nregistr!ri pn! la prima sau ultima nregistrare se face ap!snd butoanele cu s!ge"i #i o linie vertical!. Pentru a introduce o nou! nregistrare se apas! butonul cu s!geat! #i asterix.

Asistentul pentru crearea formularelor, Form Wizard, permite o mul"ime de variante pentru crearea unui formular. Folosind una dintre op"iunile AutoForm putem crea rapid formulare cu un design standard. Salvarea unui formular se face cu comanda Save As din meniul File. n fereastra Save As se introduce numele formularului #i se preciz! dac! formularul va fi salvat mpreun! cu baza de date (op"iune prestabilit!) sau ca fi#ier separat. Dup! comanda OK se constat! apari"ia numelui formularului salvat n fereastra Database.

138 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Deschiderea unui formular se face executnd dublu clic pe numele formularului dorit n fereastra Database. nchiderea unui formular se face cu comanda Close din meniul File.

C!utarea datelor dintr-o baz! de date folosind formularele Se deschide formularul. Se selecteaz! rubrica n care se dore#te s! se fac! c!utarea dnd clic pe numele ei. Se deschide meniul Edit #i se d! comanda Find. n caseta de dialog Find in Field (G!se#te n cmpul), la rubrica Find What (Ce s! g!sesc), se tasteaz! datele care se doresc a fi g!site n baza de date. Datele pot fi un cuvnt, o fraz! sau un num!r. Se las! (deocamdat!) celelalte op"iuni a#a cum sunt selectate #i se d! comanda Find First (G!se#te prima (nregistrare)).

Access va g!si prima nregistrare n care apare data respectiv!. Pentru g!sirea urm!toarelor nregistr!ri se d! comanda Find Next (G!se#te urm!toarea (nregistrare)). La terminarea nregistr!rilor care satisfac criteriul introdus apare o caset! de dialog cu un mesaj de avertisment.

Microsoft Access 139

Interog!ri (Queries)
Ce este o interogare? Interogarea este un obiect Access ce reprezint! o ntrebare pe care o formul!m n leg!tur! cu informa"iile dintr-o baz! de date. Rezultatul unei astfel de interog!ri este o mul"ime de nregistr!ri apar"innd unui tabel sau mai multor tabele de date. Aceast! mul"ime de nregistr!ri poart! numele de setul dinamic rezultat al interog#rii sau pe scurt setul dinamic rezultat. Este important de re"inut caracterul dinamic al setului rezultat. Aceasta nseamn! c! dac! n tabelele surs! apar modific!ri, automat setul dinamic rezultat va fi actualizat cu ultimele valori. Rolul interog!rilor este s! extrag! din tabelele bazei de date numai informa"iile care ne sunt necesare la un moment dat. Modul de func"ionare al unei interog!ri este bazat pe condi"iile de selectare impuse de proiectantul bazei de date. Tipuri de interog!ri: pentru selec"ie - selecteaz! din tabele datele care satisfac anumite condi"ii; de ac"iune - efectueaz! modific!ri n mai multe nregistr!ri printr-o singur! opera"ie; de sintez! - prezint! informa"iile ntr-o form! compact! (sintez!). Crearea unei interog!ri Pentru crearea unei interog!ri pentru selec"ie: $. Se deschide baza de date din care se dore#te ob"inerea de informa"ii pe baza unei interog!ri. 2. n fereastra Database, se ac"ioneaz! butonul Queries.

140 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

3. Se apas! butonul New. 4. Caseta de dialog New Query ne prezint! mai multe posibilit!"i de a crea o interogare, dintre care primele dou! sunt: Design View Simple Query Wizard.

Crearea unei interog!ri folosind Simple Query Wizard n New Query select!m Simple Query Wizard #i nchidem fereastra ap!snd OK. Fereastra Simple Query Wizard ($/2) are trei rubrici: Tables/Queries (Tabele/Interog!ri) Available Fields (Cmpuri disponibile) Selected Fields (Cmpuri selectate)

Microsoft Access 141

n rubrica Tables/Queries alegem din lista derulant! tabelul sau interogarea din care vrem s! select!m un set de nregistr!ri care satisfac anumite condi"ii. Rubrica Available Fields (Cmpuri disponibile) prezint! numele cmpurilor din tabelul sau interogarea selectat!. Cu un clic select!m numele cmpului dorit #i ap!s!m pentru trecerea cmpului selectat n rubrica Selected Fields (Cmpuri pe butonul selectate). Trecerea simultan! a tuturor cmpurilor se poate face ap!snd butonul . n caz de renun"are la un cmp se selecteaz! acesta n fereastra Selected Fields #i se apas! butonul . Renun"area la toate cmpurile selectate se face ap!snd butonul . La terminare selec"iilor dorite se apas! butonul Next. n a doua fereastr! Simple Query Wizard (2/2) stabilim numele interog!rii #i avem de ales intre dou! op"iuni: Open the query to view information. (Deschide interogarea pentru a vedea informa"iile.) Modify the query design. (Modific! planul interog!rii.) La terminare se apas! butonul Finish.

142 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Access prezint! din tabelul selectat numai acele nregistr!ri care corespund cmpurilor selectate la rubrica Selected Fields.

Crearea unei interog!ri folosind Design View Se deschide baza de date dorit!, se alege op"iunea Queries #i se d! comanda New. n fereastra New Query se selecteaz! Design View (Planul vizualiz!rii) #i se d! OK. n fereastra de dialog Show Table avem la dispozi"ie pentru afi#area tabelelor din baza de date trei butoane: Tables (Tabele) Queries (Interog!ri)

Microsoft Access 143

Both (Ambele). Ap!s!m butonului dorit #i select!m din lista care apare tabelul pe care l vom folosi pentru interogare. Ac"ion!m apoi butonul Add. Repet!m aceste opera"ii pentru toate tabelele pe care dorim s! le folosim n cadrul interog!rii. La terminarea acestor opera"ii, pentru nchiderea ferestrei Show Table, ac"ion!m butonul Close.

Fereastra Query se compune din dou! sec"iunii: o sec"iune n partea de sus pentru tabele; o sec"iune n partea de jos pentru alegerea cmpurilor de vizualizat #i specificarea condi"iilor de selectare a nregistr!rilor. Aceast! sec"iune este numit! grila QBE (Query By Example - Interogare prin exemplu).

144 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Selectarea cmpurilor Ad!ugarea unui cmp ntr-o interogare: $. Se selecteaz! numele cmpului dorit dintr-un tabel aflat n partea de sus a ferestrei Query. Se apas! butonul stng al mouse-ului #i trage numele cmpului ntr-o celul! din rndul Field al grilei QBE. 2. Cnd mouse-ul este deasupra celulei, se elibereaz! butonul mouse-ului. 3. Se repet! pa#ii $ #i 2 pentru toate cmpurile dorite. 4. Se marcheaz! cu un semn de validare casetele de control din rndul Show, pentru cmpurile pe care le dorim s! le vizualiz!m n foaia de date (Datasheet) a interog!rii. Observa"ie. Access ofer! patru moduri pentru ad!ugarea unor cmpuri ntr-o interogare: antreneaz! #i depune (drag and drop), care a fost prezentat! mai sus; scrierea direct! a numelui cmpului din tabel ntr-o celul! liber! a rndului Field din grila QBE; activarea unei celule libere din rndul Field printr-un clic cu mouse-ul #i selectarea numelui cmpului din lista derulant! care apare; dublu clic pe numele cmpului din lista corespunz!toare a tabelului. Specificarea condi"iilor de selectare Condi"iile de selectare sunt expresii logice care con"in, ca operanzi, nume de cmpuri din tabelele interogate. Ele sunt evaluate pentru fiecare nregistrare #i n setul dinamic rezultat va fi inclus! numai nregistrarea pentru care valoarea logic! a expresiei este True (Adev!rat). Specificarea, ntr-o interogare, a condi"iilor de selectare: $. Deschidem baza de date #i ap!s!m butonul Queries. Select!m interogarea dorit! #i ap!s!m butonul Design. 2. Select!m celula din rndul Criteria al grilei QBE aflat! n coloana cmpului n care dorim s! specific!m un criteriu de selec"ie. 3. Introducem valoarea pe care cmpul din coloana respectiv! trebuie s! o aib! pentru ca nregistrarea s! fie inclus! n setul rezultat, apoi ap!s!m Enter. 4. Vizualiz!m setul rezultat comutnd n meniul View pe Datasheet (sau ac"ion!m butonul Design View aflat la nceputul barei Query Design). n Access putem s! cre!m interog#ri complexe prin ad!ugarea unor condi"ii suplimentare #i prin combinarea acestora. Introducerea unei condi"iei suplimentare: al!turi de condi"ia existent! nseamn! conjunc"ie AND (#i), sub condi"ia existent! nseamn! disjunc"ie OR (sau). Sortarea nregistr!rilor

Microsoft Access 145

Sortarea este opera"ia de rearanjare a nregistr!rilor dintr-un tabel sau dintr-un set rezultat. Pentru o sortare trebuie precizat cmpul sau cmpurile dup! ale c!ror valori se face sortarea #i criteriul de sortare. Avem posibilitatea de a ordona nregistr!rile ascendent sau descendent. Pentru sortarea nregistr!rilor: $. Comut!m pe modul Query Design. 2. D!m clic pe celula din rndul Sort corespunz!toare cmpului pe care-l vom folosi pentru sortare. 3. Din lista derulant! care apare alegem Ascending sau Descending. 4. Comut!m n modul Datasheet View pentru a vedea rezultatul sort!rii.

146 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Rapoarte (Reports)
Rapoartele sunt folosite pentru comunicarea datelor din baza de date construit! ntr-o form! sintetic!. Crearea unui raport Se deschide baza de date. n fereastra Database se apas! butonul Reports #i se d! comanda New. n fereastra New Report Access ne propune crearea rapoartelor n mai multe moduri, din care cel mai simplu este folosirea asistentului pentru rapoarte Report Wizard.

Construc"ia unui raport folosind Report Wizard Fereastra Report Wizard permite crearea rapid! a unui raport n #ase pa#i: $. Report Wizard ($/6) are aceea#i nf!"i#are ca #i celelalte ferestre de la asisten"ii pentru tabele, interog!ri sau formulare. n cadrul ei se alege tabelul c!ruia i se asociaz! raportul #i stabilesc cmpurile care vor apare n raportul respectiv.

Microsoft Access 147

2. Report Wizard (2/6) permite alegerea nivelelor #i ordinului de prioritate pentru cmpurilor selectate.

3. n Report Wizard (3/6) se poate stabili, pentru maxim patru cmpuri, modul de sortare: ascendent sau descendent.

148 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

4. n Report Wizard (4/6), la rubrica Layout, se stabile#te forma n care s! arate raportul, iar la rubrica Orientation se alege orientarea lui (Portrait sau Landscape).

Microsoft Access 149

5. Report Wizard (5/6) permite alegerea stilului n care s! fie prezentat raportul.

6. n ultima fereastr! Report Wizard (6/6) se stabile#te numele raportului. Se las! op"iunea prestabilit! Preview the report #i se ap!s! Finish pentru ncheierea opera"iei de editare a raportului.

150 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Access afi#eaz! pe ecran cum va ar!ta raportul care este gata de tip!rit.

De mare utilitate practic! sunt op"iunile AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular din fereastra New Report. Ele permit crearea rapid! de rapoarte ntr-un format standard coloan!, respectiv linie. Crearea unui raport pentru generarea etichetelor po#tale Op"iunea Label Wizard (Asistentul pentru etichete) din fereastra New Wizard permite ob"inerea de etichete po#tale asociate unui tabel. Construc"ia raportului de generare de etichete po#tale se face n cinci pa#i: $. Label Wizard ($/5) permite alegerea tipului de etichet!. 2. n Label Wizard (2/5) se alege fontul folosit, m!rimea corpului de liter!, grosimea acestuia. 3. Label Wizard (3/5) se construie#te prototipul etichetei. 4. Label Wizard (4/5) permite indicarea cmpurilor dup! care s! se poat! face sortarea etichetelor. 5. n Label Wizard (5/5) se stabile#te numele raportului. Se las! op"iunea prestabilit! See the lables as they will look printed #i se apas! Finish pentru terminarea opera"iei de editare a raportului generator de etichete po#tale. Salvarea, deschiderea #i nchiderea rapoartelor se face la fel ca la celelalte obiecte Access.

Microsoft Access 151

Exemple de aplica"ii practice

Aplica"ia 7: ACCESS Tematica: 1. Construc"ia #i gestionarea unei baze de date folosind Microsoft Access. $. Folosind Windows Explorer, crea"i n catalogul dv. un subcatalog cu numele BD Access. 2. Crea"i o baz! de date Access cu angaja"ii unei firme de construc"ii. Baza de date trebuie s! con"in! urm!toarele cmpuri: ID (Cheia principal!) Numele Prenumele Data na#terii Domiciliul Func"ia Data angaj!rii Salariul Concediu (rubric! de tip logic, Yes/No, care va con"ine informa"ia dac! angajatul a efectuat sau nu concediul de odihn! n anul calendaristic curent). 3. Deschide"i Access, alege"i op"iunea Blank Database, da"i bazei numele Firma #i salva"i-o n subcatalogul BD Access. 4. Crea"i tabelul bazei de date folosind modul Design View. Salva"i tabelul cu numele Salaria"i. Completa"i primele 5 nregistr!ri ale tabelului n modul Datasheet View. 5. Crea"i un formular ata#at tabelului Salaria"i folosind Form Wizard. Formularul trebuie s! cuprind! toate rubricile tabelului. Numele lui este Formular Salaria"i. Cu ajutorul acestui formular completa"i n continuare baza de date cu nc! cel pu"in 5 nregistr!ri. 6. Folosind modul Design View, realiza"i urm!toarele interog!ri asupra bazei de date (n parantez! sunt trecute numele care trebuiesc date interog!rilor): Salaria"ii firmei care au domiciliul n Bucure#ti #i sunt zidari (Zidari din Bucure#ti). Salaria"ii firmei n!scu"i n perioada $ ianuarie $960 - 3$ decembrie $969 (N!scu"i n deceniul 6).

152 Nicolae D!ne" Utilizarea calculatoarelor

Salaria"ii firmei angaja"i n anul $996 (Angaja"i n $996). Salaria"ii firmei care au salarii cuprinse ntre 2.000.00$ #i 3.000.000 lei (Salariu 2-3 milioana). Salaria"ii firmei care nu au efectuat concediul n anul calendaristic curent (Concediu NO).

7. Realiza"i un raport asociat bazei de date folosind Report Wizard, cu numele Plata salaria"i. Raportul trebuie s! con"in! cmpurile: Numele, Prenumele, Func"ia #i Salariul.

Mai jos este prezentat ca exemplu tabelul unei baze de date construite conform cerin"elor de mai sus.
ID Numele Prenumele $ Anton 2 Bica 3 Danciu 4 Dinu 5 Dinu 6 Enache 7 Toma 8 Voicu 9 Voicu $0 Serban $$ Alexe $2 Barbu $3 Voicu George Aurel Sanda Marin Andrei Gheorghe Mariana Petre Andrei Radu Dan Traian Marius Data Domiciliul nasterii 25/$2/$950 Bolintin 23/8/$962 Bucuresti $4/$$/$965 Bucuresti $9/6/$970 Bolintin 2$/9/$966 Ploiesti $3/$0/$964 Bucuresti 2$/$/$968 Bucuresti $5/$/$960 Bucuresti $4/5/$966 Glina 27/4/$955 Bucuresti $5/4/$970 Bolintin 23/6/$972 Bucuresti 29/8/$97$ Glina Functia zidar sofer contabil dulger sofer inginer contabil zidar zugrav zidar zugrav inginer sofer Data Salariul Concediu angajarii $/5/$992 2400000 Yes 4/2/$994 2$00000 No $/3/$995 3000000 Yes $5/7/$993 2000000 Yes $2/4/$996 $800000 No $/3/$992 5000000 Yes 30/$$/$993 4500000 No $/$/$992 2200000 Yes 9/$0/$995 $900000 No $3/5/$994 2700000 No $5/5/$996 2300000 Yes $2/6/$996 7000000 No 5/$$/$995 2200000 Yes

153

Microsoft Access

Test 3: ACCESS Tematica: 1. Construc"ia #i gestionarea unei baze de date folosind Microsoft Access. $. Folosind Windows Explorer, crea"i n catalogul dv. un subcatalog cu numele Access. 2. Crea"i o baz! de date Access cu studen"ii unei grupe. Baza de date trebuie s! con"in! urm!toarele cmpuri: ID (Cheia principal!) Numele Prenumele Data na#terii (scris! n format romnesc: ziua/lina/anul, de exemplu 25/0$/$985 pentru 25 ianuarie $985) Domiciliul Analiza Algebra Mecanica Media generala Bursa (cmp logic care ia valorile DA sau NU) 3. Da"i bazei de date numele Grupa #i salva"i-o n subcatalogul dv. care are numele Access. 4. Tabelul bazei de date se nume#te Studenti. 5. Crea"i un formular ata#at tabelului Studenti. Formularul trebuie s! cuprind! toate rubricile tabelului. Numele formularului este Formular Studenti. 6. Realiza"i urm!toarele interog!ri asupra bazei de date (n parantez! sunt scrise numele ce se vor acorda acestor interog!ri): Care sunt studen"ii grupei care au domiciliul n Bucure#ti? (Bucure#ti) Care sunt studen"ii care au mplinit vrsta de 20 de ani in anul 2000? (20 ani) Care sunt studentii ce au note peste 7 la Analiz! #i Algebr! #i nu au burs!? (AA7 Fara bursa) 7. Realiza"i un raport asociat bazei de date cu numele Raport Studen"i care s! prezinte studen"ii bursieri. Raportul trebuie s! con"in! cmpurile Numele, Prenumele, Media generala. Bibliografie Pentru MS Office: 7. Sherry Kinkoph, Ghidul bobocului pentru Microsoft Office, Editura Teora, Bucure#ti, $995. Pentru Microsoft Access

Microsoft Access

154

$$. Mihai Anton Cerghizan, Access 2.0, Editura Tehnic!, Bucure#ti, $995.