Rezumnd Tranzacii: De la Jurnale la Bilan

Capitolul 3, "Valorizarea Inventarelor pentru Bilan,

asemenea, unele dintre relaiile funcionale dintre aceste concepte.

a acoperit subiectul de evaluare a inventarului n detaliu.Diferitele metode discutate sunt necesare pentru a umple seciunea activelor curente n Bilan. cest capitol se a!eaz" pe nre#istrarea tranzaciilor n reviste, catalo#area tranzaciilor n re#istre, precum $i rezumarea informaiilor n Bilan. N %n continuare se afl" structura de baz" a unui bilan& ' (eciunea ctivelor const" n activele circulante ale companiei )de obicei, incluz*nd numerar, conturi de primit, inventar, $i c+eltuieli prepl"tite, $i n activele sale fi!e. ceast" seciune, de asemenea, conine orice alte bunuri care nu se potrivesc perfect n cadrul clasific"rilor actuale $i fi!e. ' -bli#aiile $i secia capitalului propriu al proprietarului const" n datoriile actuale $i pe termen lun# ale societ"ii . include, de asemenea, capitalul propriu al proprietarului a$a cum este descris n continuare. De obicei, acesta include conturi de pl"tit, note de plat" pe termen scurt $i lun#, $i alte c*teva tipuri de datorii care variaz" n funcie de linia de afaceri a companiei. ' Diferena dintre activele societ"ii $i datoriile acesteia este capitalul propriu / acea parte a valoarii companiei care aparine proprietarului sau proprietarilor. 0rimele trei capitole ale acestei c"ri au introdus unele concepte fundamentale, cum ar fi conturi, venituri, active, debite $i credite. 1i au discutat, de

4
ACEST CAPITOL

%nele#erea 2urnalelor. .................. 34 5abelele 1!cel $i 6umele Intervalului Dinamic. ..................................... 789 %nele#erea :e#istrelor. .............. 778 -binerea unei Balante de Datorii Curente ....................................... 7;7

96 Capitolul 4 Rezumnd Tranzacii: De la Jurnale la Bilan

cest capitol introduce moduri n care avei posibilitatea s" utilizai 1!cel pentru a stabili relaii structurale ntre conturi, <urnale, $i re#istre. cesta descrie modul de a #estiona flu!ul de informaii despre venituri, c+eltuieli, $i profit prin utilizarea re#istrelor de lucru, foilor de lucru 1!cel, $i Visual Basic pentru plicaii )VB , cod.

De Ce Este Acest Capitol Aici m intercalat pentru ceva timp nainte de a decide a include aceast capitol, n actuala ediie a acestei c"ri. Din momentul n care am scris/o prima dat", n mi<locul anilor 7338, 0ro#ramul de Contabilitate pentru computere personale a devenit mult mai popular pe pia".Interfeele utilizator au evoluat de la obscure $i ncurcate la pl"cute $i prietenoase. Costul pro#ramului de contabilitate a sc"zut, iar n unele cazuri, pro#ramul este oferit de c"tre editori ca un lider pierz"tor pentru produse mai profitabile. trebuit s" m" ntreb, n acest mediu de calcul al afacerii, dac" a avut sens s" p"strez acest capitol. (e vorbe$te despre <urnale speciale $i re#istre filial" $i modul n care tranzaciile trec prin ele s" apar", n total, pe declaraiile de venit $i bilanuri. Doar dac" nu eti cineva care vrea s" utilizeze 1!cel pentru a menine re#istrele contabile ale unei mici afaceri, ai puin" nevoie de astfel de informaii. De e!emplu, <urnalele speciale sunt instrumente care fac mai u$or manualul de contabilitate.1le a<ut" la clasificarea tranzaciilor n #rup"ri utile care s" permit" procesului de contabilitate s" se rosto#oleasc" de la debite si credite n re#istrele corespunzatoare $i apoi n conturile corespunz"toare ale bilanului $i contului de profit. Dar pro#ramul de contabilitate specializat nu are nevoie de structuri, cum ar fi <urnale speciale. Calculatoarele sunt intrinsec stupide, dar sunt, de asemenea, rapide $i precise. Deci, pro#ramul de contabilitate pentru calculatoare personale tinde s" renune la unelte manuale, cum ar fi <urnale speciale $i c+iar s" pun" mai puin accent pe cele trei divizii tradiionale de re#istre )#enerale, conturi de creane, $i conturi de pl"tit,. :ezultatele nc" mai e!ist", desi#ur, dar procesul de trecere de la tranzaciile individuale la rezumatele financiare a fost raionalizat, pentru a profita de viteza calculatorului $i de acurateea acestuia. Deci, de ce s" v" pese de ceea ce acest capitol discut"= m petrecut ceva timp de #*ndire despre cum a$ putea folosi num"rul alocat pa#inilor mele vorbind despre subiecte care sunt mai interesante dec*t rolul de re#istre filiale n #estionarea afacerii dumneavoastr". %n cele din urm" am decis s" p"strez acest capitol, de$i cu unele sc+imb"ri ma<ore fa" de ediiile anterioare. m avut trei motive de baz" pentru aceast" decizie& -amenii vorbesc nc" despre <urnale $i re#istre ,$i <urnalul #eneral, cu si#uran", nu a disp"rut. 0oate c" v" construii propria aplicaie de contabilitate folosind 1!cel. m f"cut $i mi/ar place s" cred c" eu sunt sin#ur n universul 1!cel. 5ema capitolului ofer" un conte!t ideal pentru introducerea unor concepte si instrumente cu privire la VB / unelte pe care le putei nv"a s" le aplicai n mii de alte situaii. Dac" niciuna dintre aceste motive nu v" pasioneaz", pentru numele lui Dumnezeu mer#ei mai departe. Cred c" v" va place Capitolul >, "Capital ?tilizat $i naliza @lu!ului de 6umerar."

nele erea Jurnalelor 9!

.

nele erea Jurnalelor

@lu!ul de informaii de baz" pentru operaiunile afacerii urmarete aceast" succesiune de evenimente& "# - tranzacie de afaceri are loc / de obicei, o v*nzare sau o ac+iziie. $# Informaii despre tranzacie este nre#istrat" ntr/un <urnal.2urnalul, de obicei, nre#istreaz" informaii despre tranzacii n ordine cronolo#ic". De e!emplu, o nre#istrare ar putea conine date privind o v*nzare care a avut loc la 7 martie, a doua nre#istrare ar putea descrie o ac+iziie care a fost f"cut" pe ; martie, al treia inre#istrare ar putea avea data pe o plat" care a fost f"cut" pe 3 martie, $i a$a mai departe. Informaiile despre tranzacii sunt copiate )sau 0ostate, din <urnal ntr/un re#istru. cest re#istru are o seciune diferit" pentru fiecare cont, cum ar fi conturi de primit sau note de plat". %n cadrul fiec"rei seciuni, informaiile sunt nre#istrate, de obicei, cronolo#ic. 0rincipala diferen" ntre <urnal $i re#istru este c" re#istrul clasific" informaiile din <urnal n anumite conturi, ntruc*t re#istrul nre#istreaz" informaiile cronolo#ic/tranzaciile care implic" mai multe conturi diferite ar fi adiacente n cazul n care acestea au avut loc la aceea$i dat". Informaiia din re#istru este sintetizat" pentru a obine un total pentru fiecare cont la sf*r$itul unei perioade de contabilitate. ceste totaluri sunt utilizate la ntocmirea situaiilor financiare, cum ar fi contul de profit $i bilanul.

%#

4#

Vezi @i#ura 9.7 pentru un e!emplu de re#istru #eneral De ce s" calific"m termenul re#istru cu, cuv*ntul #eneral= Deoarece menin*nd doar un <urnal $i un re#istru devine complicat. -bservai n fi#ura 9.7 c" numai trei tranzacii sunt prezentate n <urnalul #eneral. ceste tranzacii se refer" la trei evenimente relativ rare& ntoarcerea unor m"rfuri de la un client, ntoarcerea unor stocuri la un furnizor, precum $i ac+iziionarea de ec+ipamente de birou. 5oate tranzaciile r"mase n luna iunie sunt inute mpreun" n <urnale speciale. &i ura 4#" ?tilizai <urnalul #eneral

ca o subliniere pentru tranzaciile care nu fac parte din <urnale speciale. Dac" ai avut un sin#ur <urnalul, sarcina de a posta informaiile de la <urnal la re#istru ar putea deveni prea consumatoare de timp. %n plus, folosind doar <urnalul face cautarea informaiilor despre o v*nzare sau plat" specific" mai obositoare, c+iar dac" utilizai funcii de c"utare 1!cel. Cu toate acestea, aplicaiile informatice al c"ror unic scop este contabilitatea n mare parte nu are de/a/face cu aceast" problem", $i cu <urnale speciale, de asemenea.

9' Capitolul 4 Rezumnd Tranzacii: De la Jurnale la Bilan

nele erea Jurnalelor (peciale

Companiile folosesc, uneori, <urnale speciale, care sunt locuri pentru a nre#istra informaii despre anumite tipuri de tranzacii. 5ranzaciile cele mai frecvente care apar tind s" fie v*nz"ri c"tre clienii $i pl"i c"tre creditori. De asemenea, multe companii fac afaceri cu clienii $i furnizorii lor, pe o baz" de numerar $i o baz" de credit. ceste operaiuni frecvente creeaz" nevoia de patru <urnale speciale/dou" pentru pl"i $i dou" pentru ncas"ri, dou" pentru numerar $i dou" pentru credit& ' ?n <urnal de ncasare numerar conine informaii despre pl"ile pe care le primii de la clieni. ceste pl"i ar putea lua forma de moned", cum ar fi atunci c*nd un client i nmaneaza ;8 de dolari pentru a ac+iziiona un element, sau un cec, cum ar fi atunci c*nd primii plat" pentru o ac+iziie de credit mai devreme. cesta ar putea conine, de asemenea, informaii despre alte ncas"ri n numerar, cum ar fi investiiile de capital n societate. ' ?n <urnal de plat" n numerar conine informaii despre pl"ile pe care le face la creditori $i furnizori. %n mod normal, aceste pl"i sunt controale care le scriei, dar ar putea fi, de asemenea, pl"ile efectuate utiliz*nd valut". cest <urnalul conine, de asemenea, informaiile cu privire la c+eltuielile de operare pe care le pl"tiin numerar, cum ar fi salarii sau c+iria birou. ' ?n <urnal de v*nz"ri conine informaii despre v*nz"rile de credit pe care le facei. %mpreun" cu informaiile despre v*nz"rile din <urnalul de ncasare numerar, <urnalul conturilor de v*nzari pentru toate v*nz"rile pe care afacerea dumneavoastra le face. ' ?n <urnal de ac+iziii conine informaii cu privire la ac+iziiile de credit pe care le facei de la furnizorii dumneavoastr". %mpreun" cu informaiile de cump"rare numerar n <urnalul de plat" n numerar, <urnalul,conturilor de ac+iziii pentru toate ac+iziiile pe care afacerea ta le face de la furnizori. Diverse alte tipuri de tranzacii e!ist", care nu sunt nre#istrate n aceste <urnale speciale/ele sunt nre#istrate n <urnalul #eneral, care acioneaz" pentru a sublinia diverse tranzacii. 0ropria ta afacere ar putea avea o cate#orie de tranzacii, care apar frecvent, dar nu se potrivesc foarte bine n aceste patru <urnale speciale. Dac" aveti de #*nd s" utilizai <urnale speciale, la toate, ar trebui s" ale#ei pe cele care au sens pentru linia dvs. de afaceri. orice structur" care are <urnale speciale pentru tipurile cele mai frecvente de tranzacii se vor face. De e!emplu, s" presupunem c" avei o a#enie de nc+iriere de ma$ini. 0robabil c" nu cump"rati ma$ini de la furnizorii de foarte multe ori, dar s/ar putea trimite n mod re#ulat mainile la #ara<e $i ma#azine corp pentru ntreinere. %n acest caz, ai putea utiliza reparaii speciale $i ntreinere <urnal n loc de un <urnalul special de ac+iziii.

(tructurarea Jurnalului (pecial de )nz*ri

(tructura <urnalelor dvs. speciale depinde de scopul <urnalului $i de informaiile pe care intenionai s" le p"strai n el. @i#ura 9.; prezint" un e!emplu de <urnal special de v*nz"ri#

nele erea Jurnalelor 99

@i#ura 9.; 2urnalul de construcii de v*nzare pentru nre#istr"rile Bell BoAs ac+iziiile de credit de c"tre clienii s"i.

-bservai aceste elemente/c+eie ale 2urnalului de v*nzare& ' @iecare cont are un nume diferit de clieni )de e!emplu, @red BoCell, 1llen 2acAson, $i a$a mai departe,. ceste conturi sunt rezumate n re#istrul conturilor de creane, astfel nc*t Bell BooAs poate urm"ri dac" un client datoreaz" bani pe un cont )$i, dac" da, c*t de mult,. se vedea "Crearea de re#istre au!iliare" seciune mai t*rziu n acest capitol pentru mai multe informaii privind re#istrul conturilor de creane. ' @iecare cont de client din <urnalul de v*nz"ri este un cont individual de primit/un de cont de ctiv/prin urmare,, valoarea tranzaciei se nre#istreaz" n <urnalul de v*nzare, ca debit ) mintim c", conturile de active $i conturile de c+eltuieli nre#istreaz" cre$teri ca debite., ' ?n <urnal de v*nzare conine de obicei mai multe tranzacii, $i un client special, deseori apare mai mult mult de o dat". De e!emplu, @i#ura 9.; arat" c" @red BoCell a f"cut dou" ac+iziii n cursul lunii iunie. Dar <urnalul n sine nu rezum" contul s"u. Contul clientului rezumat se #"seste n re#istrul conturilor de creane. ' (pre deosebire de 2urnalul #eneral, prezentat n @i#ura 9.7, 2urnalul de construcii de v*nzare nu are nicio coloan" cu titlul Credit.Dotivul este faptul c" sumele de compensare de credit sunt acumulate n re#istrul #eneral al contului de v*nz"ri. ' D"rcile verificate n coloana D, prezentate n @i#ura 9.;, indic" faptul c" o anumit" tranzacie a fost postat" de la <urnalul de v*nz"ri n contul de v*nzare al re#istrului #eneral.

+*sirea ,i &olosirea (im-olurilor (peciale vei posibilitatea s" afi$ai o varietate de caractere speciale n 1!cel prin ale#erea unui anumit font . ceste caractere pot reprezenta ntrea#a intrare n celul" sau numai o parte a intr"rii. De e!emplu, pentru a ar"ta m"rcile verificate n @i#ura 9.;, celulele au fost formatate folosind fontul Ein#din#s. C*nd o celul" este formatat" cu acest font, introduc*nd formula F CB : );>;, determin" 1!cel s" afi$eze un marca< de selectare. 0entru a #"si un anumit simbol, avei posibilitatea s" introducei o serie numeric" de la 8 la ;>>, s" zicem, celulele 7& ;>G a unei foi de lucru. 0entru a face acest lucru, facei clic pe fila 0a#in" de pornire,selectai ?mplere din #rupul 1ditare, $i facei clic pe (erii. %n versiunile anterioare ale 1!cel ;884, utilizai 1ditare, ?mplere, (erii. Cu numere de la 8, p*n" la ;>>, n coloana , introducei aceast" formul" n celula B7& F CB : ) 7,

".. Capitolul 4 Rezumnd Tranzacii: De la Jurnale la Bilan

poi, copiai $i lipii de la B7 n intervalul B;& B;>G. (electai B7& B;>G, facei clic pe fila cas", $i selectai (imbol de la caseta derulant" @ont din #rupul @ont. %n versiunile anterioare ale 1!cel ;884, ale#eti @ormat, Celule. poi, folosind fila @ont, atribuii #ama, cum ar fi un font simbol. Cauta , p*n" la B7& B;>G #ama pentru a vedea dac" acesta conine simbolul dorit. C*nd l #"sii, utilizai combinaii ale valorii, funcia CB :, $i fontul pentru a afi$a simbolul. vei posibilitatea s" atribuii fonturi diferite pentru caractere diferite ntr/o introducere a te!tului prin evidenierea caracter n caseta de formule $i continu*nd e!act a$a cum aiface pentru a formata o celul" complet". - alt" abordare este s" facei clic pe fila Inserare 0an#lic" $i selectai (imbol din meniul 5e!t. (electai un font , cum ar fi Ein#din#s, $i derulai n <os p*n" c*nd #"sii simbolul pe care l c"utai. @acei clic pe ea $i apoi facei clic pe Inserare. Dac" utilizai 1!cel ;88; sau ;883, ncepeti prin ale#erea simbolului din meniul Inserare. le#erea dumneavoastr" de metod" este doar o c+estiune de preferin" personal". 0rin urmare, ale#e pe cea care i este mai u$or pentru tine de a #"si un simbol dat.

(tructurarea Jurnalului (pecial de Ac/iziii (copul 2urnalului special de ac+iziii diferit de cel al 2urnalului special de v*nzare, $i este structurat un pic diferit. @i#ura 9.3 arat" Bell BooAs 2urnalul special de ac+iziii#

@i#ura 9.3 2urnalului special de ac+iziii pentru nre#istr"rile Bell BooAs de la furnizorii s"i. %n scopul de urm"rire, 2urnalul de v*nz"ri utilizeaz" num"rul facturii n coloana C. %n sc+imb, 2urnalul de ac+iziii utilizeaz" data emiterii facturii furnizorului. acest lucru a<ut" BooAs Bell urm"rirea perioad" de timp pe care o factur" de pl"tit a fost remarcabil". Desi#ur, dac" dorii, putei afi$a, de asemenea, num"rul de pe factur" furnizorului n <urnalul de ac+iziii. cest lucru v" va a<uta s" p"strai nre#istr"rile de drept n cazul n care avei un furnizor care ar putea s" v" trimit" mai mult de o factur" cu aceea$i dat". - alt" diferen" ntre v*nz"ri $i <urnalele de ac+iziii este c" 2urnalul de ac+iziii prezint" valoarea de ac+iziie ca un credit, n timp ce 2urnalul de v*nz"ri prezint" cantitatea unei v*nz"ri ca un debit. c+iziiile sunt postate la conturile de pl"tit, un cont de pasiv care nre#istreaz" ac+iziiile companiei noncas+, deci o cre$tere a soldului s"u este nre#istrat" ca un credit. V*nz"rile sunt nre#istrate n contul destinatar, un cont de ctiv/care nre#istreaz" v*nz"rile companiei noncas+, astfel nc*t cre$terile bilanului, sunt nre#istrate ca debite. Din nou, nu e!ist" nicio coloan" debit n <urnalul de ac+iziii, deoarece toate intr"rile n acest <urnal sunt ac+iziii noncas+. compensarea intr"rii debit se #"se$te n re#istrul conturilor de pl"tit.

nele erea Jurnalelor "."

(tructurarea Jurnalului ncas*ri 0umerar

Cele dou" <urnale speciale numite conturi V*nz"ri $i c+iziii pentru toate tranzacii noncas+ Bell BooAs ". 1ste nc" necesar s" se in" seama de ncasarea n numerar $i operaiunile de plat" n numerar. &i ura 4#4 prezint" <urnalul special al ncas"rilor de numerar.

(tructura 2urnalului ncas"rilor de numerar este destul de diferit" de structura <urnalelor de v*nz"ri $i ac+iziii. $a cum s/a e!plicat anterior, toate tranzaciile nre#istrate n <urnalul de v*nz"ri sunt tranzacii de credit care sunt postate n contul re#istrului& cont de v*nz"ri. %n mod similar, toate tranzaciile n <urnalul de ac+iziii, de asemenea, tranzacii de credit, sunt postate in contul re#istrului ac+iziii. Cu toate acestea, ai putea dori sa publicai tranzaciile cu numerar, ambele ncas"ri $i pl"i, la unul din conturile urmatoarele. (tructura <urnalelor ncas"rilor $i pl"ilor n numerar creeaz" fle!ibilit"i suplimentare necesare. De obicei, o tranzacie n <urnalul ncas"rilor de numerar este afi$at" n contul re#istrului de numerar. 5otalul )HI9,439.78, tuturor tranzaciilor individuale care apare n coloana C din @i#ura 9.9 este postat n contul de numerar n re#istrul #eneral. De e!emplu, proprietarul de BooAs Bell investe$te o sum" suplimentar" >;,888 n cadrul companiei la 7 iunie )a se vedea celula C> din @i#ura 9.9,. ceast" investiie vine sub form" de numerar $i, n consecin", este afi$at", ca parte a ncas"rilor totale de numerar n coloana C/ca un debit. De asemenea, apare ca un debit n contul de numerar al re#istrul #eneral. ) se vedea "Crearea Jeneral Ked#er" secionat mai t*rziu n acest capitol pentru mai multe informaii despre re#istrul #eneral., -bservai c" la 7; iunie, BooAs Bell a v*ndut eta<ul al treilea al cl"dirii sale c"tre alt" societate pentru ;9.888 dolari. )1ste o cl"dire mic"., Carti Bell a primit 7I.888 dolari din ;9.888 dolari n numerar $i a acceptat o crean" not" de la cump"r"tor pentru restul de H G.888. ) se vedea celule C3 $i 13 @i#ura 9.9., G.888 dolari ar fi putut fi nscrii n <urnalul #eneral, n locul de <urnalul de numerar ncasat. cu toate acestea,este convenabil s" p"streze cele dou" p"ri ale tranzaciei mpreun", astfel nc*t s" putei vedea intrea#a tranzactie ntr/un sin#ur loc. ceast" tranzacie ilustreaz" scopul coloanelor intitulate lte Conturi, indicate n coloanele D $i 1 din foaia de lucru n @i#ura 9.9. Coloana D conine numele re#istrului,

".$ Capitolul 4 Rezumnd Tranzacii: De la Jurnale la Bilan cazul n care tranzacia va fi afiat, i coloana E conine valoarea de it care va fi !o"tat acolo#

(umele din seciunea debitare din <urnalul ncas"rile de numerar sunt postate in re#istrul #eneral, dup" cum urmeaz"& ' 5otalul ncas"rilor n coloana C, H I9,439.78, este prezentat n celula C7> din fi#ura 9.9. 1ste postat ca o valoare total" a contului de numerar n re#istrul #eneral. )Din nou, a se vedea "Crearea Jeneral Ked#er" secionat mai t*rziu n acest capitol pentru mai multe informaii despre re#istrul #eneral., ' (umele :e#istrului Jeneral individual din orice venituri n coloana 1 sunt publicate n re#istrul #eneral la conturile care sunt denumite n coloana D. %n fi#ura 9.9, care este doar un sin#ur cont& note de ncasat )abreviat n fi#ura ca 6otes :cvble,. @i#ura 9.9 arat", de asemenea, seciunea de Credite a 2urnalului ncas"rilor de numerar, care are o structur" similar" cu seciunea debite. Cele dou" re#istruri de conturi principale sunt creditate atunci c*nd tranzaciile sunt postate de la <urnalul ncas"ri de numerar& conturi de ncasat )coloan" I, $i de v*nz"ri )coloan" 2,. De e!emplu, BooAs Bell a primit un cec pe I iunie de la @red BoCell ca plat" pentru o factur" din data de 3 iunie. 5ranzacia este prezentat" n r*ndul I al 2urnalului ncas"rilor numerar, n @i#ura 9.9, dup" cum urmeaz"&
1. - intrare pentru suma de verificare se face n celula CI, indic*nd c"

re#istrul de conturi numerar #enerar este acela de a fi debitat cu 3;G.G4 dolari.

2. - intrare care arat" contul care urmeaz" s" fie creditat se face n celula JI& contul lui @red BoCell va

fi creditat cu 3;G.G4 dolari. cesta este o crean" a contului, prin urmare, un activ, aa c" o reducerea n ec+ilibrul din cauza la o plat" este nre#istrat" ca un credit n pasul urm"tor.
3. - intrare indic*nd suma din verificare se face n celula II, indic*nd faptul c" re#istrul

contului numit Conturi de ncasat este de a fi creditat cu 3;G.G4 dolari.

4. %n cazul n care suma de 3;G.G4 dolari este, de fapt postat" in conturile de creane, o marc" de

selectare este introdus" n celula BI pentru a indica faptul c" postarea a fost f"cut". 0ostarea de 3;G.G4 dolari ca un debit n 6umerar $i ca un credit n conturile de ncasat arat" c" suma este mutat" n 6umerar din conturile de ncasat de la punctul n care plata este primit". 1ntroducerea )nz*rilor 2n 0umerar ,i Re istre )nz*ri Ca un alt e!emplu, atunci c*nd un client pl"te$te 4G.GI dolari, prin cec, pe G iunie )a se vedea r*ndul G n @i#ura 9.9,, aceast" sum" este introdus" n celula CG pentru a ar"ta c" acest cont numit Cas+ urmeaz" s" fie debitat cu 4G.GI dolari. ceea$i cifr" este introdus" n celul" 2G pentru a ar"ta c" contul numit V*nz"ri urmeaza s" fi creditat cu 4G.GI dolari. Dotivul pentru introducerea valoarii v*nzarilor de 4G.GI dolari n ambele numerar $i conturile re#istrului de v*nz"ri se datoreaz" unui concept care $i/a asumat aceast" carte, dar nu a fost nc" f"cut" e!plicit& contabilitate cu partid"/dubl". @iecare tranzacie de afaceri trebuie s" fie introdus" at*t ca un debit $i ca un credit, precum $i debitele $i creditele trebuie s" fie f"cute n diferite conturi. Detoda partid" dubl"

nele erea Jurnalelor ".% are diverse beneficii, dintre care unul este faptul c" suma tuturor intr"rilor de debit n re#istru trebuie s" fie e#al" cu suma tuturor intr"rilor de credit. Dac" cele dou" sume nu sunt e#ale, $tii c" conturile de afaceri nu sunt n ec+ilibru $i o eroare a fost f"cut" undeva.

De e!emplu, ia n considerare tranzacia indicat" n r*ndul 73 din @i#ura 9.9. Ka ;3 iunie, Bell BooAs a luat un mprumut bancar de 73.888 dolari. %n sc+imb pentru documentele de mprumut, banca a scris un cec pentru Bell BooAs pentru 73.888 dolari, iar compania a depozitat/o ntr/un cont de verificare. 0rin urmare, activele n numerar ale Bell BooAs au crescut cu 73.888 dolari. Dar societatea nu a devenit brusc cu 73.888 dolari mai bo#at" prin depunerea unui cec, n cele din urm", ea va trebui s" ramburseze mprumutul. 0rin urmare, datoriile societ"ii au crescut cu 73.888 dolari, care este documentat" prin cre$terea contului numit 6ote de 0lat" cu 73.888 dolari. 1fectul net, desi#ur, este faptul c" valoarea companiei r"m*ne aceea$i, deoarece creditele nu sunt profituri. %n sc+imb, atunci c*nd Bell BooAs $i vinde o carte pentru un client pentru bani, patru evenimente apar&
1. Contul s"u n numerar )un cont de activ, este debitat. 2. Contul v*nz"rilor sale )un cont de venituri, este creditat. 3. Contul s"u inventar )un cont activ, este n cele din urm" creditat. 4. Contul costurilor de bunuri v*ndute )un cont de venituri, este n cele din urm" debitat.

%n cazul n care suma implicat" n 7 $i ; este mai mare dec*t suma implicat" n 3 $i 9, compania face un profit. Cump"r" ieftin $i vinzi scump. %n cele din urm", observai c" coloana B, n partea de Credite a 2urnalului ncas"rilor n numerar, indicL cu un marca< de selectare dac" o primire de fonduri a fost postata.Intr"rile numai n acest <urnal, care sunt vreodat" marcate ca fiind postate sunt pl"ile c"tre conturile de ncasat.Dotivul este faptul c" conturile de primit p"streaz" informaii detaliate despre conturile specifice )de e!emplu, Contul lui @red BoCell, contul lui 1llen 2acAson, $i a$a mai departe,. 0rin urmare, atunci c*nd prime$te fonduri pentru un cont al unui client specific, Bell BooAs af$eaz" suma n acel cont. %n sc+imb, compania poate posta o sum" total" pentru v*nz"ri de numerar n re#istrul #eneral n contul de v*nz"ri. %n acest cont, nu e!ist" nici un motiv special pentru a menine informaii despre cine a cumparat un articol de la Bell BooAs pentru numerar. Desi#ur, e!ist" o mulime de marAetin#, de re#lementare, $i de motive le#ale, pentru a colecta $i urm"ri acest tip de date de tranzactii in numerar. ?n non/profit, de e!emplu, trebuie s" nre#istreze donaii individuale n numerar pentru a spri<ini deducerile donatorilor s"i fiscali. Dar nu e!ist" nici un motiv special, av*nd doar de a face cu contabilitatea financiar", care v/ar provoca s" nre#istrai numele de copil care a cumparat doar o c+eie de patina de la dvs. de cinci bani.

(tructurarea Jurnalul 3l*ilor 2n 0umerar

2urnal de v*nz"ri $i <urnalul de ac+iziii colecteaz" informaii despre tranzaciile noncas+, $i <urnalul ncas"rilor n numerar colecteaz" informaii despre pl"ile societ"ii n numerar.

Din pcate, societatea trebuie s plteasc", de asemenea, n numerar, iar aceste pli sunt nre#istrate n <urnalul plilor de numerar, prezentate n @i#ura 9.>. (tructura #eneral a acestui <urnal este aceea$i cu cea a revistei de ncasari de numerar, cu o diferen ma<or& (eciunea de Credite este afi$at la st*n#a seciunii debite, n loc s fie la dreapta. %n mod normal, debitele sunt afi$ate la st*n#a creditelor, dar ntr/un <urnal special, putei pune coloanele, n orice secven. 1ste mai convenabil s arate seciunea Credite la st*n#a seciunii Debite n <urnalul plilor de numerar pentru c o plaseaz n coloana de numerar din partea st*n# a foii de lucru, caz n care este mult mai u$or accesibil. ccesibilitatea este important deoarece, n <urnalul tranzaciilor n numerar, fiecare tranzacie conine o intrare de numerar. -bservai n fi#ura 9.> c conturile specifice re#istrului n coloanele 2 $i M sunt conturi de pltit $i respectiv,ac+iziii. Dotivul este c ele sunt conturile cel mai frecvent debitate atunci c*nd compania dvs. face o plat n numerar. De obicei, se utilizeaz alte conturi, cum ar fi salariile $i c+eltuielile de telefon, doar o dat pe lun, atunci c*nd controalele sunt scrise pentru an#a<ai $i la compania de telefonie. Din nou, modul n care compania dumneavoastr are relaii de afaceri ar trebui s determine care sunt conturile pe care le arat precum coloane n <urnalul plilor de numerar $i cele pe care le arat precum elemente r*nd n coloana lte conturi, cum ar fi coloana K n @i#ura 9.>.

Ta-ele E4cel ,i numele cmpului dinamic

%nainte de a continua cu subiecte de <urnale $i re#istre, este util s facei un ocol n subiectele de tabele 1!cel $i zone denumite. Dotivul este faptul c clasamentul $i c*mpurile v pot a<uta s v #estionai <urnalele dvs. $i re#istrele )$i alte #rupri de date,. %nainte de versiunea ;884, 1!cel folosea ceea ce au fost numite liste. - list nu este o structur formal cum ar fi un tabel pivot sau o dia#ram ncorporat. 1ste un mod de or#anizare a datelor care se conformeaz cu anumite cerine 1!cel. - list este o #rupare dreptun#+iular de celule adiacente, cu diferite nre#istrri )de e!emplu, oameni, conturi, sau operaiuni, n r*nduri diferite, $i cu diferite c*mpuri )de e!emplu, numele

persoanei n primul r*nd, soldul contului, sau data tranzaciei, n diferite coloane. 6umele fiecrui c*mp este n primul r*nd al listei. colo nu a fost niciodat o comand 1!cel pentru a insera sau a construi sau de a converti o list de nume. Cu toate acestea, anumite sarcini, cum ar fi construirea de tabele pivot $i utilizarea de date built/n forma cerut de aspectul de baz" de date. 1!cel ;884 face un obiect formal al listei informale $i a numit/o un tabel. ceasta creeaz unele confuzii cu alte structuri, cum ar fi diferite tabele pivot $i tabele de date )acestea din urm sunt utilizate n a$a/numitele "E+at/If/ nalNsis",, $i documentaia Dicrosoft avertizeaz n mod repetat cititorul despre acest tip de nenele#ere. 5abelele n 1!cel ;884 $i ;878 au unele capaciti pe care listele nu le au& ' 1le au nume formale& n mod implicit, 5abel7, 5able;, $i a$a mai departe. vei posibilitatea s modificai numele implicit, dac dorii. ' 6umrul lor de r*nduri $i coloane cre$te n mod automat pe msur ce adu#ai datele adiacente pe coloana cea mai din dreapta sau pe cel mai de <os r*nd. ' 1le au r*nduri opionale totale, afi$ate n partea de <os a tabelului, care arat statisticile coloan cum ar fi (um sau Count. ' coloanele lor pot s se comporte ca nume de c*mp. De e!emplu, dac n zona 7& 1G n @i#ura 9.3 a fost un tabel 1!cel denumit 5abel7, ai putea s utilizai aceast formul& F (?D )5abel7OCreditP, pentru a obine totalul valorilor din celulele 1;& 1G. %n cazul n care formula este ntr/o celul care face parte din tabel, nu avei nevoie s utilizai nume de tabel ca un calificativ. ceasta este, din nou n @i#ura 9.3, aceast formul ar putea lucra ntr/o celul" sau adiacent la un tabel n 7& 1G& F (?D )OCreditP, Dac avei o serie de date prevzute ca datele din @i#ura 9.3, avei posibilitatea s l convertii la un tabel n 1!cel ;884 sau ;878. Doar selectai o celul din c*mp, facei clic pe fila Inserare, $i clic pe 5abelul din #rupul 5abele. @c*nd acest lucru, avei posibilitatea s afi$ai totalul creditelor n <urnal pentru ac+iziiile realizate cu F (?D )5abel7OCreditP, sau, dac ai redenumit tabelul, folosind ceva de #enul acesta& F (?D )2urnal CumprareOCreditP, -bservai c formula funcioneaz" mult utiliz*nd funcia (?D cu un interval de nume. %n cazul n care c*mpul 1;& 1G din @i#ura 9.3 a fost numit (umCredite, ai putea obine totalul acestor celule fie cu aceasta& F (?D )1;& 1G, fie cu aceasta&

F (?D )(umaCredite, (tructura de baz a F (?D )(umCredite, este asemntoare cu funcia aplicat ntr/o coloan ntr/un tabel& F (?D )5abel7 Ode creditP,. Dar dac un nume de serie se refer n mod direct $i n mod specific, s zicem, 1;& 1G, problemele pot aprea. cestea sunt discutate n continuare. Construirea numelor cmpului dinamic @iecare din primele trei capitole ale acestei cri au discutat nume de c*mp. i vzut cum se specific un anumit interval de celule utiliz*nd un nume pe care l furnizai& InventorNQ0roductQCode, de e!emplu. ceste nume de c*mp au fost statice. 6umele se refer ntotdeauna la acela$i set de celule cu e!cepia cazului n care v sc+imbai adresa la care se refer numele. @olosirea numelor de c*mp statice are mai multe avanta<e, dar $i unele dezavanta<e. ( presupunem c avei cinci valori n zona 7& >. ceste valori reprezint veniturile companiei dumneavoastr pentru primele cinci luni ale anului, $i ai dat zonei 7& > numele Venituri. %n alt parte pe foaia de lucru, se utilizeaz formula F (?D )Venituri, pentru a v afi$a totalul de ani la date de venituri. Ka sf*r$itul lunii iunie, introducei cifra veniturilor din iunie n celula G. cum, pentru a obine rezultatul corect pentru F (?D )Venituri,, va trebui s facei clic pe fila @ormule $i selectai Dana#er de nume n G 6ume Definit de #rup, $i s includ intervalul Venituri )nainte de 1!cel ;884, utilizai Inserare, 6ume, Definire,. ceasta este o durere de cap de care nu avei nevoie n fiecare lun, de fapt, durerea de cap real este sa i aminte$ti s o faci. 5tilizarea 6unciei 7&&(ET 2n numele cmpului dinamic Ceea ce ai nevoie este o modalitate de a face numele Venituri s r"spund prin e!tinderea propriei adrese atunci c*nd adu#ai valori noi& vei nevoie de un nume de domeniu dinamic, nu unul static. vei posibilitatea s creai un nume de c*mp dinamic, prin utilizarea funciei -@@(15 1!cel. C*nd definii un nume, nu este necesar s introducei o adres de foaie de lucru specific n caseta (e refer la. vei posibilitatea s introducei o valoare sau o formul. De e!emplu, ai putea utiliza aceast formul& F-@@(15)H H7,8,8,C-?65)H &H ,,7, ceast formul ilustreaz funcia -@@(15. :eturneaz o referin la o zon de celule $i conine aceste ar#umente& - celul ancor 8sau inter9alul de celule: / %n acest e!emplu, este o sin#ur celul& H H7. ncora celul informeaz -@@(15 pe care celul s o utilizeze ca baz. 5n ar ument;Rnduri/ n e!emplu, acesta este primul zero. :eferina pe care -@@(15 o returneaz este mutat )sau offset,, la numrul de r*nduri din celula ancor. %n acest caz, referina este mutat de la H H7 de la zero r*nduri. 5n ar ument;Coloane. %n e!emplu, acesta este zero secunde. -@@(15 face sc+imburi de referin prin numrul de coloane de la H H7. Din nou, acest e!emplu face sc+imburi de referin de la zero coloane. 0*n n prezent, funcia -@@(15 returneaz o referin la ancora din propria celul, H H7.

 5n ar ument;nlime. %n acest e!emplu, acesta este C-?65 )H & H ,. ?tilizarea funciei C-?65 informeaz -@@(15 c*te valori numerice e!ist ntr/o zon de celule, care este coloana n acest e!emplu. ceasta este inima definiiei c*mpului dinamic. %n cazul n care numrul de valori numerice din coloana se modific, aceasta folose$te C-?65 pentru a recalcula. Ka r*ndul su, funcia -@@(15 recalculeaz $i returneaz o referin cu un numr diferit de r*nduri. 5n ar ument;<ime/%n acest e!emplu, acesta este numrul 7. (e define$te numrul de coloane n intervalul returnat de -@@(15. (fat& ?tilizai C-?65 n loc de C-?65 n cazul n care intervalul le#itim ar putea conine valori te!t, nu doar numere.

Deci, aceast formul returneaz o referin care depinde de numrul de valori numerice n coloana & F -@@(15 )H H7,8,8, C-?65 )H & H ,, 7, ( presupunem c coloana conine $ase numere. @ormula returneaz o referin care este compensat de la H H7 la zero r*nduri $i zero coloane.:eferina este de $ase r*nduri nlime $i lime de o coloan. Deci, returneaz referina 7& G. De ndat ce al $aptelea numr este nscris n coloana , funciile C-?65 $i -@@(15 se combin pentru a face un r*nd de referin mai mare. :eferina ar putea fi apoi 7& 4. 6umele Venituri, definit n acest mod, nu este un nume de c*mp static, ci dinamic. 6umele c*mpului dinamic nu este supus dezavanta<ului la denumirea c*mpului static menionat la nceputul acestei seciuni. 6u mai este nevoie s redefinii manual numele Venituri atunci c*nd o cifr de venituri nou este inclus n valorile e!istente. @ormula dvs& F (?D )Venituri, recalculeaz automat $i returneaz suma tuturor valorilor din c*mpul Venituri.

3ruden: Din pcate, numele de c*mp dinamic vine cu un dezavanta< propriu. - valoare care este n mod neintenionat adau#at n coloan face c*mpul s devin mai mare. Continu*nd e!emplul de Venituri, s presupunem c ai introdus din #re$eal o valoare numeric, cum ar fi o dat n coloana . @uncia C-?65 )$i, prin urmare, funcia -@@(15, care include C-?65, ar r"spunde la data present c+iar dac ar fi fost tot drumul n <os n celula 789I>4G. C*mpul Venituri ar putea conine un r*nd mai mult dec*t numrul de valori venituri. %n acest e!emplu particular, nu ar putea face diferen mare. Dar e!ist o mulime de alte situaii n care te/ai putea confrunta cu o eroare #rav. ?n punct n continuare& 5rebuie s p"strai formule care se refer" la intervalul dinamic n afar de acest interval. (" presupunem c" ai introdus formula F(um)Venituri,, n coloana . @ormula devine considerat" ca una dintre valorile care definesc #radul de c*mp, ceea ce nseamn" c" c*mpul de venituri din funcia (?D

este de a a<uta s" se defineasc". ceasta este o eroare de tip referin" circular" 1!cel $i nu te va lasa s iesi, va trebui s" rezolvi cel puin un mesa< de eroare. 5tilizarea numelui cmpului dinamic 2n =urnale V*nzrile $i ac+iziiile de <urnale utilizeaz mai multe nume de c*mp dinamic. @iecare nume dinamic este nivelul foii de calcul. De e!emplu, e!ist" un c*mp numit "Cumprri 2urnal"R (uma $i unul numit "2urnalul de v*nz"ri"R (um". @iecare <urnal are aceste nume $i definiii& Data 5ranzaciei/%n cazul <urnalului de v*nz"ri, acest c*mp se refer" la urm"toarele&

F -@@(15 )"2urnalul de v*nzri", H H7,7,8, C-?65 )"2urnalul de v*nzri", H &R H ,, 7, Contul/e util $i convenabil pentru a face acest nume, precum $i numele ad"u#at pe site $i suma, n funcie de m"rimea c*mpului Data5ranzaciei. 0e foaia de lucru de v*nz"ri, numele titularului de cont este definit" dup" cum urmeaz"&

F -@@(15 )"2urnalul de v*nzri" Data5ranzaciei,R 8,7, :eferina returnat este compensat de Data5ranzaciei,de zero r*nduri $i o coloan. tunci c*nd nu se furnizeaz" un ar#ument n"lime sau l"ime pentru funcia -@@(15, la fel ca n acest e!emplu, n"limea $i l"imea ar#umentului ancor" sunt implicite. %n acest caz,care corespunde cu c*mpul Data5ranzaciei, astfel c referina de cont are la fel de multe r*nduri $i coloane ca Data5ranzaciei. d"u#at pe site/ cest nume este definit dup" cum urmeaz"&

F -@@(15 )"2urnalul de v*nzri" Data5ranzaciei,R 8,3, cesta este compensat de Data5ranzaciei de zero r*nduri $i trei coloane. ' (2DebitsCas+/definiia este, dup" cum urmeaz"& F -@@(15 )"2urnalul de v*nzri" Data5ranzaciei,R 8,9, 6umele (2DebitsCas+ folose$te o convenie de denumire pentru <urnale n :e#istru de lucru financiar :eports.!lsm& iniialele din numele foii )aici, (2 pentru v*nzri <urnal,, urmate fie de debitare fie de creditare, urmat de numele contului care a fost debitat sau creditat. 6umele corespunztoare n <urnalul de ac+iziii este 02CreditsCas+. 6umele, Data 5ranzaciei, (uma, $i 0ostat pe <urnal ac+iziiile folosesc foaia numit " c+iziii 2urnal" n loc de "2urnalul de v*nzri", nainte de semn de e!clamare n funcia -@@(15, dar acestea sunt definite identic altfel. Ale erea 2ntre ta-ele ,i numele cmpului dinamic mbele tabele $i numele c*mpului dinamic au un avanta< deosebit de valoros asupra numelor c*mpurilor statice n 1!cel& 1i redefinesc automat dimensiunea lor n timpul c*nd ad"u#ai date noi. sta nseamn" c", dac" e!ist" o alt" parte a re#istrului de lucru /- dia#ram", de e!emplu, sau c+iar doar o formul"/care ia datele din c*mpul sau tabelul denumit, acesta se va actualiza n mod automat atunci c*nd se actualizeaz tabelul sau n cazul n care c*mpul este redefinit.

(fat& Dac" utilizai un nume de domeniu dinamic ca surs" pentru o serie de date ntr/o dia#ram" 1!cel, utilizai numele acestuia calificat, fie de numele foii de ori#ine sau de numele re#istrului de lucru& ceasta este,Credite, dac" este un nume de c*mp dinamic, utilizeaz"F (1:I1( ),, (+eet7R Credite, 7, sau (1:I1( F ),, BooA7.!ls!R Credite, 7, mai de#rab" dec*t (1:I1( F ),,Credite, 7,. Vei avea nevoie de numele calificat, c+iar dac" dia#rama este ncorporat ntr/o foaie de lucru care constituie domeniul de aplicare al numelui. Deci, cum v" decidei dac" s" utilizai un nume de domeniu dinamic sau un tabel= 1ste n mare m"sur" o c+estiune de preferin" personal", $i datoria mea este de a folosi numele de c*mp dinamic. Dar nu e!ist" nici un motiv pentru care ar trebui s" urmezi preferina mea personal". %n sc+imb, ia n considerare urmtoarele dezavanta<e& Dac" avei mai mult de o coloan" ntr/un tabel, trebuie s" specificai at*t numele tabelului $i antetul de coloan" pe care dorii s" o utilizai. De e!emplu& F (?D )2urnal V*nzriODebitP, ntruc*t, n cazul n care a fost Debit un nume de c*mp dinamic, putei utiliza aceast formul& F (?D )Debit, 1ste mar#inal mai u$or pentru mine s/mi amintesc de numele unui c*mp dec*t s"/mi amintesc numele unui tabel $i antetul de c*mp. %n plus, dac" am folosi numele unui tabel, n definiia unei serii de date carto#rafiat", 1!cel converte$te numele de tabel ntr/o foaie de lucru de referin". astfel, (1:I F ),, (+eet7R 5able3 OCreditsP, 7, ar a<un#e sc+imbat la ceva de #enul& (1:I F ),, (+eet7 H D H ;&R H D H ;8,7,. Cu toate acestea, dac adu#ai ulterior datele la tabel, definiia seriei carto#rafiate este actualizat pentru a afi$a noile date. De e!emplu, F (1:I1( ),, (+eet7 H D H ;&R H D H ;8,7, ar putea n mod automat deveni ceva de #enul (1:I1( F ),, (+eet7 H D H ;&R H D H ;>,7,. 6umele de c*mp dinamic au dezavanta<e, de asemenea. ?n nume de c*mp dinamic determin numrul de r*nduri din c*mp utiliz*nd C-?65 sau C-?65 pentru a obine numrul de valori de<a prezente, de obicei, ntr/o coloan. 0rin urmare, dac avei valori strine n coloan, s spunem n 788 n cazul n care intervalul de care esti interesat ocup 7& ;8, funcia C-?65 poate returna cu u$urin o valoare sau mai multe $i pentru a face c*mpul cu un r*nd mai mare. Cealalt parte a problemei este lipsa valorilor. Dac avei valori n 7& ;8, cu e!cepia unei celule #oale, s zicem, n 77, numrul va fi mai mic de unu, $i la fel $i c*mpul. Cealalt parte a problemei este a valorilor lips". cesta este un motiv pentru care am definit numele cum ar fi debitele de compensare de la c*mpul data tranzaciei. Va fi o dat a tranzaciei pentru fiecare tranzacie, dar nu neaprat o valoare n Coloana debite pentru fiecare tranzacie. ?tilizarea tabelelor evit aceste probleme, at*t la costul de a avea pentru a se califica numele coloanei tabelului de numele tabelului n sine, $i de a pierde numele tabelului ntr/o serie de dia#ram de definiie.

nele erea re istrelor $a cum avei posibilitatea s ale#ei <urnalele speciale care s v menin afacerea dvs., avei posibilitatea s ale#ei re#istrele care s le menin". Dac" ai pstrat doar un sin#ur re#istru cu informaii detaliate despre toate conturile, s/ar pierde o parte din valoarea sa ca un document de sintez. 0rin urmare, este normal s se stabileasc" unele re#istre filiale care conin informaii detaliate din <urnale. 0utei apoi s" p"strati informaiile despre v*nz"rile $i ac+iziiile specifice n re#istrele filialelor, $i putei transfera rezumatul totalurilor lor la un re#istru #eneral. Din cauza frecvenei de tranzacii care implic v*nz"rile $i ac+iziiile, multe ntreprinderi pstreaz informaiile despre aceste tranzacii ntr/un re#istru conturi de primit $i o filial a conturilor de pltit din cartea mare. Crearea re istrului =urnal 0rin pstrarea de informaii detaliate de la <urnale n aceste re#istre filiale, e mai u$or s verifici starea conturilor tale individuale at*t cu creditorii c*t $i cu clienii. %n acela$i timp, putei s v p"strai re#istrul #eneral de a deveni ncrcat cu informaii detaliate despre clienii individuali, care i datoreaz bani, $i cu privire la creditorii individuali care se a$teapt s" fie pltii. se vedea @i#ura 9.G, care afi$eaz un re#istru #eneral $i conturile de active $i de datorii.

@i#ura 9.G :e#istrul #emeral ar trebui s" arate conturile,data,si <urnalul de referin" pentru fiecare debit $i credit.

@iecare intrare dolar n acest re#istru se refer fie la o intrare ntr/un <urnal sau un total de tranzacii ntr/un <urnal. De e!emplu, formula din celula DI este dup cum urmeaz& F S%ncas"rile de numerar din <urnalSR H1H3 @i#ura 9.9 prezint <urnalul de numerar al ncasrilor. -bservai c valoarea de G.888 dolari n celula DI a <urnalului #eneral n fi#ura 9.G este sin#ura intrare n <urnalul de numerar care reprezint" ncasrile not acceptate de c"tre Bell BooAs n plat" parial" pentru eta<ul al treilea al cldirii sale. %n contrast, formula din celula D9 din @i#ura 9.G este, dup cum urmeaz& F (?D )"%ncas"rile de numerar din <urnal"R C:2DebitsCas+,

ici, numele C:2DebitsCas+ este un nume de domeniu dinamic care se refer la acest lucru& F -@@(15 )"%ncas"rile n numerar din 2urnalR Data 5ranzaciei, 8,;, cest c*mp dinamic nu include suma n celula C7> n @i#ura 9.9. sta pentru c" c*mpul se bazeaz" pe Data5ranzaciei, care se ntinde numai prin 73. -pionalul -@@(15 ar#umentul :*nduri nu este furnizat, astfel nc*t num"rul r*ndului este luat de la data tranzaciei. cest e!emplu ilustreaz modul n care un re#istru de intrare rezum toate tranzaciile ntr/o anumit cate#orie care apar n mod individual ntr/un <urnal. stfel, debitele n contul de numerar din re#istrul #eneral se bazeaz pe ncasrile de numerar. %n contrast, creditele pentru contul de numerar n re#istrul #eneral se bazeaz pe <urnalul de pli n numerar.@i#ura 9.> prezint <urnalul plilor n numerar,n coloana D conine plile n numerar efectuate n cursul lunii, n valoare total de H 77,973.38 )celula D7>, .@lu!ul de numerar este reprezentat n re#istrul #eneral, creditele acordate de ctre contul de numerar. @ormula n celula 1>, din fi#ura 9.G este dup cum urmeaz& F (?D )"0li n numerar din <urnal"R C02CreditsCas+, ici,numele C02CreditsCas+ este un nume de domeniu dinamic pentru 0li n numerar din <urnal foaia de lucru care se refer la acest lucru& F -@@(15 )"0li n numerar <urnal SR Data5ranzaciei, 8,3, Kuai n considerare clasificarea conturilor de creane n @i#ura 9.G. ceasta conine trei sume& 9;.88 dolari, H ;,977.78, $i H 7,>8>.78. Valoarea 9;.88 dolari reprezint revenirea de marf de la un client $i este preluat din <urnalul #eneral. ceast formul returneaz valoarea H ;,977.78& F (?D )S2urnalul de v*nzri "R (2DebitsCas+, Valoarea este suma tuturor v*nzrilor n <urnalul de v*nzri, care, prin definiie, sunt tranzacii noncas+. ?n c*mp din <urnalul de v*nzri este numit (2DebitsCas+ $i se refer la celulele 1;&1I din foaia de lucru, prezentat n @i#ura 9.;. C*mpul conine v*nzri noncas+ care sunt nre#istrate ca debite de ncasat. )numele c*mpului dinamic (2DebitsCas+ a fost discutat n aceast seciune a capitolului privind denumirile c*mpului dinamic n <urnale,. ceast formul returneaz valoarea H 7,>8>.78 n celula 173 din fi#ura 9.G& F (?D )"%ncas"rile n numerar din 2urnal"R C:2Credits :, cest lucru se refer la totalul creditelor n conturi de primit, din partea de Credite a ncasrilor de numerar din <urnal )a se vedea fi#ura 9.9,. %n acest fel, activitatea n contul de creane este sintetizat pentru lun. 6oi v*nzri de credit sunt totalizate n celula D7;, precum $i certificatele pentru v*nzrile de credit sunt totalizate n celula 173, c*t $i n re#istrul #eneral. i putea #si c este util pentru a desc+ide fi$ierul financiar :eports.!lsm $i s vizualizai fiecare dintre intrrile sale pentru a determina sursa sa n <urnale. Dac vei face asta, vei #si c fiecare valoare pentru iunie, n re#istrul #eneral se refer )fie direct, fie indirect, prin intermediul funciei (?D,, la o intrare ntr/un <urnal. @i#ura 9.4 prezint venituri $i c+eltuieli din seciunea re#istrul #eneral.

@i#ura 9.4 5oate intrrile din re#istrul #eneral ar trebui sa fie le#ate de tranzaciile din <urnalele #enerale sau speciale.

Intrrile n re#istrul #eneral de venituri $i c+eltuieli n conformitate cu modelul stabilit n seciunea ctive $i seciunea 0asive. sta este, fiecare intrare provine dintr/un <urnal $i este fie o intrare <urnal specific sau total a mai multor intrri n <urnal care fac parte din acela$i cont. Valorile n celulele DG8 $i 1G8 din fi#ura 9.4, H ;78,G3I.78, arat c" conturile sunt n ec+ilibru. Dup cum s/a menionat anterior, metoda nre#istrrii n partid dubl este menit s asi#ure faptul c" totalul de debite pentru o anumit perioad de timp este e#al cu totalul de credite pentru aceea$i perioad. @iecare tranzacie este un debit dintr/un cont $i un credit din alt cont. Celulele DG8 $i 1G8 totalul soldurilor conturilor de debit $i de credit n re#istrul #eneral. 1le sunt e#ale, ceea ce este o dovad c conturile sunt n ec+ilibru. Cu toate acestea, doar pentru c cele dou totaluri sunt e#ale nu nseamn neaprat c toate intr"rile sunt corecte. De e!emplu, ar putea e!ista erori compensatoare. Dar dac" cele dou sume au fost ine#ale, s/ar demonstra c, cel puin o eroare a e!istat undeva.

Crearea de re istre au4iliare

Bell BooAs utilizeaz dou re#istre subsidiare& conturi de creane $i conturi de pltit. (copul acestor re#istre este de a menine filele pe conturile clienilor de la Bell BooAs $i pe care Bell BooAs le are cu furnizorii si. @i#ura 9.I prezint re#istrul conturilor de creane. 6ici re#istrul conturilor de ncasat $i nici conturile de pltit din re#istru nu intr la re#istrul #eneral. @iecare filial re#istru repet unele dintre informaiile din re#istrul #eneral. n mod specific,:e#istrul conturilor de creane ofer detalii despre conturi individuale de credit ale clienilor de la Bell BooAs. @i#ura 9.I Conturile de primit din re#istru v a<ut s urmrii statutul conturilor individuale

Dou butoane apar pe foaia de lucru din re#istrul conturilor de creane. ?nul este etic+etat Desa< de la V*nzri 2urnal. cest buton conine cod VB cu informaiile cu privire la mesa<ele de v*nzri noncas+ din <urnalul de v*nzri la nivelul creanei conturile din Cartea Dare. @"c*nd clic pe butonul cauzele VB cod pentru a rula. Butonul etic+etat Desa< de la 2urnalul de numerar conine, de asemenea, asociat codul VB cu informaiile postate de la ncasrile din <urnalul de numerar la conturile de ncasat din re#istru.%ncasrile n numerar reprezint pli pentru v*nzrile de credit care au fost nre#istrate n <urnalul de v*nzri. :e#istrul conine, de asemenea, conturi de ncasat, un tabel pivot care furnizeaz soldul curent pentru fiecare dintre conturile de creane. %n @i#ura 9.I, celula D3 conine valoarea de 3;G.G4 dolari. ceast valoare reprezint plata primit de la @red BoCell pe I iunie, care a fost introdus n <urnalul ncasrilor n numerar )a se vedea la celula II din @i#ura 9.9,. Valoarea este de 3;G.G4 dolari transferat n re#istrul #eneral )se refer la celula 173 din @i#ura 9.G,, ca parte din totalul creditelor primite de la conturile de ncasri de numerar din <urnal. cest e!emplu ilustreaz faptul c sumele postate la re#istrele filial trebuie s fie incluse n dou re#istre& re#istrul filialei, c*t $i re#istrul #eneral. 0roced*nd astfel, se asi#ur c (uma contului, a$a cum se arat n re#istrul #eneral, este e#al cu suma indicat n filiala re#istru. Automatizarea procesului de postare 0utei pune butoane n diferite locuri ntr/un re#istru de lucru 1!cel, de e!emplu, putei pune butoanele de pe foaia de lucru $i #+idul de formulare, cum ar fi casetele de dialo#. 0rin asocierea butonului cu codul VB , putei provoca 1!celul s ntreprind aciunile pe care le dorii atunci c*nd butonul este apsat. Iat cum s creai un buton pe o foaie de lucru utiliz*nd 1!cel ;884 sau 1!cel ;878&

7. @acei clic pe fila Dezvoltator $i apoi facei clic pe Inserare, n #rupul Controale. (fat& Dac nu vedei fila Dezvoltator, se stabile$te e!ecut*nd clic pe fila @i$ier, ale#erea -piunii 1!cel, $i apoi clic pe 0articularizare 0an#lic. ""4 Capitolul 4 Rezumarea Tranzaciilor: De la Jurnale la Bilan

$# @acei clic pe picto#rama Buton de Comand" n partea de ctiveT Controls. Dutai indicatorul mouse/ului deasupra foii de lucru. %# Uin*nd ap"sat butonul st*n# al mouse/ului, tra#ei peste $i n <os pe foaia de lucru pentru a indica unde dorii s" apar" butonul. poi eliberai butonul mouse/ului. 4# Butonul de Comand" este stabilit pe foaia de lucru. @acei clic dreapta pe Butonul de Comand" pentru a accesa un meniu de comenzi rapide. ?nul dintre elementele sale este Vizualizai Codul. C*nd suntei #ata s" introducei codul VB care este pentru a rula atunci c*nd butonul este ap"sat, selectai elementul Vizualizai Codul. ># Butonul are o etic+et" implicit", ButonComand1 dac" este primul Buton de Comand" de pe foaia de lucru. 0utei modifica etic+eta n diverse moduri, inclusiv aceasta& clic dreapta pe buton $i selectai -biect Buton Comand", 1ditare din meniul de comenzi rapide. tunci c*nd mutai indicatorul mouse/ului peste etic+eta butonului, indicatorul se modific" ntr/un cursor. Uinei ap"sat butonul st*n#a al mouse/ului $i tra#ei peste etic+et" pentru a o evidenia. poi tastai orice te!t dorii s" apar" pe buton. 6# Deselectai butonul f"c*nd clic pe orice celul" din foaia de lucru. Desa<ul din butonul 2urnal de v*nz"ri care apare n @i#ura 9.I este le#at" de procedura VB numit" PostFromSalesToAR n Kistare 9.7, care de fapt efectueaz" postarea. <istare 4#" 3rocedura )BA 3ost&rom(alesToAR

Option E pli!it Option Base 1 Su" PostFromSalesToAR#$ %im Sales%ate As Ran&e' A!!t As Ran&e' Posted As Ran&e' SalesAmount As Ran&e %im T(isTransa!tion As )nte&er' *e tEntr+Ro, As -on& .it( S(eets#/Sales 0ournal1$ .A!ti2ate Set Sales%ate 3 .Ran&e#/Transa!tion%ate1$ Set A!!t 3 .Ran&e#/A!!ount1$ Set Posted 3 .Ran&e#/Posted1$ Set SalesAmount 3 .Ran&e#/S0%e"itsCas(1$ End .it( *e tEntr+Ro, 3 T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!ts Re!ei2a"le -ed&er1$ 5 .Ran&e#/Transa!tion%ate1$.Ro,s.Count For T(isTransa!tion 3 1 To A!!t.Ro,s.Count )6 Posted#T(isTransa!tion$ 78 C(r#292$ T(en .it( T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!ts Re!ei2a"le -ed&er1$

.Ran&e#/Transa!tion%ate1$.O66set#*e tEntr+Ro,' :$.Resi;e#1' 1$ 3 5 Sales%ate#T(isTransa!tion$ .Ran&e#/A!!ount*ames1$.O66set#*e tEntr+Ro,' :$.Resi;e#1' 1$ 3 5 A!!t#T(isTransa!tion$ .Ran&e#/Pur!(ases1$.O66set#*e tEntr+Ro,' :$.Resi;e#1' 1$ 3 5 SalesAmount#T(isTransa!tion$ End .it( Posted#T(isTransa!tion$.FormulaR1C1 3 /3C<AR#292$1 *e tEntr+Ro, 3 *e tEntr+Ro, = 1

nele erea Re istrelor

End )6 *e t T(isTransa!tion .it( T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!ts Re!ei2a"le -ed&er1$ .A!ti2ate .Pi2otTa"les#/ARSummar+1$.Pi2otCa!(e.Re6res( End .it( End Su"

"">

0rimele dou" linii din cod n Kistare 9.7 au setat dou" opiuni #enerale. Option E pli!it necesit" declararea n mod e!plicit a tuturor variabilelor pe care le utilizai n cod. Dac" aceast" opiune nu este setat", noile variabile ar putea fi declarate implicit / pur $i simplu tast*nd un nume de variabil" ar crea/o. Deoarece aceast" abordare face codul mult mai dificil de urm"rit $i dep"nat, este nelept s" se foloseasc" Option E pli!it $i s" o declare n mod e!plicit fiecare variabil". ) se vedea discuia din Declaraiile Dim mai t*rziu n aceast" seciune., doua opiune, Option Base 1, prevede c" primul element al tuturor matricilor VB s" fie elementul num"ru unu. -miterea aceastei opiuni determin" ca 1!cel s" trateze primul element al unei matrici ca elementul num"ru zero. (" presupunem c" primul element al >+Arra+ a fost Fred <o,ell. ?tiliz*nd Option Base 1, v/ai referi la aceast" valoare ca la >+Arra+#1$. @"r" Option Base 1, v/ai referi la ea ca la >+Arra+#:$. Dac" preferai s" ncepei num"rarea de la unu dec*t de la zero, utilizai Option Base 1 n codul VB . ?rm"toarea declaraie n Kistare 9.7, Su" PostFromSalesToAR# $, clasific" $i nume$te procedura. VB are dou" tipuri de proceduri& funcii $i subrutine. Cuv*ntul c+eie Su" identific" procedura ca o subrutin". 0rocedurile VB au ntotdeauna un set de paranteze dup" nume. Dac" parantezele ncadreaz" un nume de variabil" sau mai multe, acele variabile sunt transmise ca ar#umente pentru subrutin". )Kista ar#umentelor este lun#" $i complicat". 0entru moment, s" fii con$tieni doar de faptul c" ar#umentele a<ut" la furnizarea de valori variabilelor pentru procedurile care le utilizeaz"., %n acest caz, nicio variabil" nu este transmis" subrutinei. ?rm"toarele dou" declaraii sunt declaraiile %im )prescurtarea de la dimensiune,. ?tilizarea Option E pli!it cere codului s" declare n mod e!plicit toate variabilele. Declaraiile %im declar" e!istena $i tipurile mai multor variabile. ceast" variabil" numit" T(isTransa!tion, de e!emplu, este declarat" ca fiind de tip %ntre#. cest lucru nseamn" c" variabila nu poate lua o valoare numeric" care are o component" fracionar", cum ar fi 3.797G, $i nu poate lua o valoare te!t, cum ar fi "1llen". Cele patru variabile care sunt declarate ca fiind de tip Ran&e se vor referi mai t*rziu n mod special la zonele foilor de lucru. Dup" ce declaraia Dim declar" variabilele, declaraiile (et le aloc" zonelor. %n acest

caz, variabilele sunt pur $i simplu convenabile& Codul se poate referi la variabil" n loc de numele zonei din foaia de lucru n care e!ist" $i la re#istrul de lucru care conine foaia de lucru. Kuai n considerare urm"toarea declaraie din Kistare 9.7&
.it( S(eets#/Sales 0ournal1$

Declaraia ncepe ceea ce se nume$te un Eit+ blocA. cesta este un set de declaraii care se refer" la obiectul numit n declaraia Eit+. %n acest caz, urm"toarele cinci declaraii au le#"tur" cu foaia numit" (ales 2ournal. 1ste un fel de prescurtare, n loc de a repeta numele foii de lucru n fiecare din cele cinci declaraii, ""6 Capitolul 4 Rezumarea Tranzaciilor: De la Jurnale la Bilan

codul le cuprinde n interiorul unei structuri Eit+ . . .1nd Eit+. Iat" prima declaraie n blocul Eit+&
.A!ti2ate

ceast" declaraie determin" 1!cel s" fac" foaia numit" (ales 2ournal foaie de lucru activ". @oaia de lucru (ales 2ournal, desi#ur, conine tranzaciile de v*nzare care vor fi postate. @"r" blocul Eit+, situaia ar fi trebuit s" fie aceasta&
S(eets#/Sales 0ournal1$.A!ti2ate

ceasta, probabil, nu pare a fi o mare economie, dar codul poate face acela$i lucru cu urm"toarele patru afirmaii, care aloc" cele patru variabile :an#e la zone denumite&
Set Sales%ate 3 .Ran&e#/Transa!tion%ate1$ Set A!!t 3 .Ran&e#/A!!ount1$ Set Posted 3 .Ran&e#/Posted1$ Set SalesAmount 3 .Ran&e#/S0%e"itsCas(1$ End .it(

ceste declaraii cauzeaz" variabilei (alesDate s" apar" n zona denumit" 5ransactionDate n <urnalul de v*nz"ri, CC5 s" apar" n zona denumit" Cont, $i a$a mai departe. poi, este indicat sf*r$itul blocului Eit+. C*nd variabilele de zon" au fost stabilite, codul determin" urm"torul r*nd disponibil n foaia ccts:eceivable pentru a posta o tranzacie. @ace acest lucru prin num"rarea num"rului de r*nduri care sunt n prezent n domeniul ccts:eceivable&
*e tEntr+Ro, 3 T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!ts Re!ei2a"le -ed&er1$ 5 .Ran&e#/Transa!tion%ate1$.Ro,s.Count

6e!t1ntrN:oC va fi folosit" ca o compensare, astfel nc*t s" putem fi si#uri s" nu suprascriem ceea ce este n prezent r*ndul final al datelor n foaia de lucru A!!ts Re!ei2a"le -ed&ers. Declaraia nume$te trei obiecte care sunt separate de puncte. %n VB , acesta este numit dot notation $i denot" o ierar+ie& ?n obiect care urmeaz" punctului aparine unui obiect care precede punctul. cest lucru a fost implicit n structura Eit+ tocmai discutat". Declaraia se refer" la o zon" denumit" 5ransactionDate. ceast" zon" aparine unei foi numit" A!!ts Re!ei2a"le -ed&er. Ka r*ndul s"u, aceast" foaie aparine obiectului 5+isEorAbooA V care este re#istrul de lucru care conine codul VB care se e!ecut".

Domeniul 5ransactionDate are o proprietate pentru :*nduri, care returneaz" o colecie de r*nduri care fac parte din domeniul 5ransactionDate. ceast" colecie de r*nduri n sine are propriet"i,una dintre ele fiind proprietatea Count.0roprietatea Count returneaz" num"rul de obiecte dntr/o colecie. $a cum este utilizat" aici se returneaz" num"rul de r*nduri din domeniul 5ransactionDate #"site pe foaia ccts:eceivable care se afl" n re#istrul de lucru care conine codul VB . 6um"rul de r*nduri n domeniu este atribuit variabilei 6e!t1ntrN:oC. ceast" variabil" este folosit" mai t*rziu n cod ca un ar#ument pentru funcia de offset, $i/l determin" pe care r*nd va fi postat" tranzacia urm"toare.

nele erea Re istrelor cum partea principal" a procedurii ncepe. Kuai n considerare aceast" declaraie din Kistare 9.7&
For T(isTransa!tion 3 1 To A!!t.Ro,s.Count

""!

%ncepe o bucl" care e!ecut" o sin#ur" dat" pentru fiecare r*nd n zona denumit" ccount, care este reprezentat" de variabila cct. bordarea este similar" cu cea folosit" pentru a #"si urm"torul r*nd de intrare& cct.:oCs. Count returneaz" num"rul de r*nduri n intervalul reprezentat de variabila acct. 0a$ii buclei parcur#e <urnalul de v*nz"ri r*nd cu r*nd, n c"utarea de tranzacii care ar trebui s" fie postate n re#istrul conturilor de creane. Bucla @or ncepe de la 7 $i se termin" la cct.:oCs.Count. prin urmare, se e!ecut" ori de c*te ori e!ist" r*nduri n acel interval. Variabila CC5 reprezint" domeniul numit Cont pe foaia de lucru 2urnalul de v*nz"ri. Deci bucla e!ecut" o sin#ur" dat" pentru fiecare r*nd din acel interval.
0rima declaraie din interiorul buclei este dup" cum urmeaz"& )6 Posted#T(isTransa!tion$ 78 C(r#292$ T(en

ceast" declaraie face ca declaraiile care o urmeaz" s" se e!ecute n cazul n care condiia sa este ndeplinit", dar s" fie omis" altfel. Condiia este ca o anumit" valoare sa nu fie e#al" cu caracterul 6(I asociat num"rului ;>;. )0rin intermediul fontului Ein#din#s, care este un marca< de selectare., Valoarea particular", care a fost testat" este elementul din intervalul Posted care corespunde valoarii curente aelementului 5+is5ransaction. Variabila Posted se refer" la zona denumit" Posted n <urnalul de vanzari. -bservai cum a fost declarat" n linia a doua a procedurii. 0e scurt, prima dat" c*nd bucla a fost e!ecutat", 5+is5ransaction are o valoare de 7. 1!cel e!amineaz" prima valoare n Posted pentru a vedea dac" este e#al" cu C+r );>;,& care este, pentru a vedea dac" acesta apare pe foaia de lucru ca un semn de selectare. %n cazul n care valoarea nu este o bif", declaraiile ulterioare sunt e!ecutate pentru c" tranzacia nu a fost nc" postat", n caz contrar, tranzacia a fost de<a postat" $i declaraiile ulterioare )p*n" la End )6, sunt i#norate. 07T?& Codul VB discutat aici utilizeaz" funcia C+r, ntruc*t funcia CB : este folosit" pe o foaie de lucru 1!cel. VB are propriul set de funcii, la fel ca 1!cel. @uncia VB C+r este ec+ivalent" cu funcia CB : din 1!cel.

0e de alt" parte, n cazul n care tranzacia actual" nu a fost nc" postat" / dac" rezultatul C+r);>;, nu se re#"se$te n elementul curent al intevalului Posted ? declaraiile care urmeaz" instruciunii )6 ar trebui s" fie e!ecutate, p*n" la declaraia End )6. Din e!ecutarea acestor declaraii rezult" postarea tranzaciilor n conturile de creane. @ai multe despre 0otaiile Dot %n continuare, codul ncepe cu un blocul .it(@
.it( T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!ts Re!ei2a"le -ed&er1$

In interiorul blocurilor .it( se fac referiri la obiecte )cum ar fi o foaie de lucru,, metode )cum ar fi metoda A!ti2ate a foilor de lucru,, $i propriet"i )cum ar fi proprietatea Font a unei celule ,. ?nele dintre referine sunt precedate de un punct )de e!emplu& .Ran&e,, f"r" a fi precedate de nimic altceva dec*t ""' Capitolul 4 Rezumarea Tranzaciilor: De la Jurnale la Bilan

un punct. -rice cu nimic altceva dec*t un punct nainte este luat n calcul la participarea la orice obiect este numit n declaraia .it(. %n acest caz, toate obiectele, metodele, $i propriet"ilor prev"zute n cadrul blocului .it( aparin fi$ei cu numele A!!ts Re!ei2a"le -ed&er, care, la r*ndul s"u, face parte n 5+isEorAbooA. %n interiorul blocului, mai multe declaraii utilizeaz" zone care aparin foii A!!ts Re!ei2a"le -ed&er. %n cazul n care blocul .it( nu a fost folosit, codul ar trebui s" se califice n mod repetat pentru aceste intervale de trimitere la fi$a n cazul n care este #"sit, precum $i re#istrul de lucru n cazul n care foaia este #"sit". Dar deoarece blocul .it( este folosit, codul trebuie s" se refere la foaia respectiv" doar o sin#ur" dat"& n declaraia .it(. @iecare declaraie n interiorul acestui bloc .it( indeplinete anumite sarcini n postarea unei tranzacii din <urnalul de vanzari la nivelul conturilor creanei din Cartea Dare. De e!emplu, luai n considerare prima declaraie n interiorul blocului .it(&
.Ran&e#/Transa!tion%ate1$.O66set#*e tEntr+Ro,' :$.Resi;e#1' 1$ 3 5 Sales%ate#T(isTransa!tion$

-bservai urm"toarele aspecte din declaraie& Datorit" declaraiei .it, fra#mentul .Ran&e#/Transa!tion%ate1$ este luat pentru a face parte din foaia numit" A!!tsRe!ei2a"le An T(is.or4"oo4. @ra#mentul -ffset descrie o #am" care este compensat de #ama 5ransactionDate prin r*ndurile 6e!t1ntrN:oC $i prin coloanele zero. 0rima dat" prin bucla, 6e!t1ntrN:oC este e#al cu num"rul de r*nduri n intervalul 5ransactionDate. )Consultai declaraia de asi#nare care precede bucla @or., Deci, elemnetul din intervalul 5ransactionDate se refer" la un r*nd de sub ea $i n aceea$i coloan". @ra#mentul :esiNe define$te temporar dimensiunea #amei pentru a conine un r*nd $i o coloan"& astfel, o sin#ur" celul". ceast" celul" are o valoare e#al" cu valoarea din foaia (ales 2ournal, la care se refer" variabila (alesDate, pentru valoarea actual" a instruciunii 5+is5ransaction, ca fiind tranzacia ce este

postat". ceasta este, data tranzaciei curente ce este plasat" n #ama 5ransactionDate n foaia de lucru A!!ts Re!ei2a"le -ed&er. cest proces este repetat n restul blocului Eit+, astfel nc*t numele de cont $i valoarea de cump"rare sunt, de asemenea, postate. %nc+eie cu declaraia cu care se termin" blocul. poi o bif" este plasat" n #ama 0osted a foii de lucru (ales prin intermediul acestei declaraii&
Posted#T(isTransa!tion$.FormulaR1C1 3 /3C<AR#292$1

Variabila care controleaz" diferena la #ama de pe foaia de lucru A!!ts Re!ei2a"le -ed&er este incrementat". 0rin urmare, data viitoare c*nd bucla se e!ecut", data v*nz"rii, contul $i valoarea sunt plasate un r*nd mai <os&
*e tEntr+Ro, 3 *e tEntr+Ro, = 1

nele erea Re istrelor

""9

poi blocul If este terminat cu un 1nd If. ) cest lucru marc+eaz" sf*r$itul declaraiilor care sunt e!ecutate n cazul n care o tranzacie n <urnalul de v*nz"ri nu a fost nc" postat",. Declaraia final" din bucla aceasta este&
*e t T(isTransa!tion

Controlul revine la nceputul buclei n cazul n care valoarea din 5+is5ransaction nu a dep"$it nc" ccts.:oCs.Count. %n cazul n care bucla a e!ecutat o dat" pentru fiecare r*nd din zona numit" ccount din foaia de lucru (ales, bucla se termin". Dup" ultim" instan" a buclei s/a finalizat, alt bloc Eit+ este pornit pentru re#istru. @oaia A!!ts Re!ei2a"le -ed&er este activat", $i tabelul pivot este remprosp"tat. (copul refres+/ului datelor din tabelul pivot este de a determina tabelul s" includ" tranzaciile care tocmai au fost postate la re#istru&
.it( T(is.or4"oo4.S(eets#/A!!tsRe!ei2a"le1$ .A!ti2ate .Pi2otTa"les#/ARSummar+1$.Pi2otCa!(e.Re6res( End .it(

5tilizarea ta-elele pi9ot pentru a sumariza conturile indi9iduale de creane (copul tabelului pivot este de a rezuma starea curent" a tuturor conturilor individuale de creane. @i#ura 9.I prezinta datele postate din <urnalul de v*nz"ri $i de numerar. -bservai, de e!emplu, c" @red BoCell a f"cut dou" ac+iziii, unul pentru 3;G.G4 dolari $i una pentru 7G>.88 dolari, $i conturile de creane au fost debitate cu aceste dou" tranzacii. BoCell a f"cut plata pentru prima tranzacie, dar nu $i pentru cea de a doua. Wi tabelul pivot arat" c" BoCell datoreaz" nc" 7G>.88 dolari pentru a doua tranzacie.

cest lucru este #estionat prin crearea unui c*mp calculat numit 5otal n interiorul tabelului pivot, folosind ca domeniu tabelul pivotului de date, $i folosind ccount ca r*nd. Dai precis, urm"torii pa$i sunt urmai. )5rebuie s" le ia doar o sin#ur" dat", atunci c*nd ad"u#ai prima dat" tabelul pivot la foaia de lucru., "# @acei clic pe fila @ormulas, apoi selectai Define 6ame din #rupul Defined 6ames. $# Introducei Data:an#e n caseta 6ume. %n caseta :efers to, tastaiF -@@(15 )5ransactionDate, 8,8, :-E( )5ransactionDate,, >, $i facei clic pe -M. %# (electai celula @7. @acei clic pe fila Insert $i selectai 0ivot5able din #rupul 5abels. 4# Caseta de dialo# Create 0ivot5able apare. %n caseta 5able X :an#e, tastai Data:an#e. si#urai/v" c" caseta Kocation conine o referin" la celula @7. @acei clic pe -M. ># - sc+ema tabel pivot apare pe foaia de lucru, c*mpul din lista de tabel pivot apare, $i :ibbon afi$eaz" opiunile #rupului de tabele pivot. 5ra#ei ccount din lista de c*mpuri in zona Drop :oC @ields Bere din foaia de lucru. 6# 0e :ibbon, facei clic pe @ormulas din #rupul 5ools $i apoi facei clic pe Calculated @ield n meniul drop/doCn. !# %n caseta 6ame, tastai 5otal. '# %n caseta formul", tastai F Debit / Credit $i facei clic pe -M. "$. Capitolul 4 Rezumarea Tranzaciilor: De la Jurnale la Bilan

9# %n cazul n care noul domeniu, c*mpul calculat 5otal nu apare n mod automat n zona tabelului pivot, #lisai/l acolo din lista @ield. ".# %nc+idei lista @ield, f"c*nd clic pe caseta sa de nc+idere Close. :ezultatul acestei manevre este un tabel pivot cu un r*nd pentru fiecare cont. sociat cu fiecare cont din tabel este un c*mp calculat, numit" 5otal n acest e!emplu. cest domeniu $i e!prim" diferena dintre un cont de debite $i creditele sale, care rezum" astfel informaii n intervalele 0urc+ases $i 0aNments de pe foaia de lucru ccts:eceivable. (@ 5& @iecare foaie din @inanicla :eports.!lsm conine o #ama numit" 5ransactionDate. %n anumite condiii, este necesar sa se califice o trimitere la 5ransactionDate cu numele de foaie. Dar, dac" avei, de e!emplu, foaia activ" A!!ts Re!ei2a"le -ed&er atunci c*nd a<un#ei la intervalul din pasul ;, nu avei nevoie s" calificai numele de zon" cu numele foii. 1!cel presupune c" vrei s" spui instan" a intervalului care face parte din foaia activ". 5abelele pivot nu r"spund imediat la sc+imb"rile din sursele lor de date adiacente, indiferent dac" sursa este o #am" dintr/o foaie de lucru sau o surs" e!tern" de date. %n ceea ce prive$te tabelele pivot sunt diferite de formulele din foaia de lucru, nume definite, $i date carto#rafiate in serie, care se recalculeaz" imediat atunci c*nd se modific" sursa lor. Dac" apare o modificare la sursa unui tabel pivot de date, este necesar s" se actualizeze tabelul pivot, acesta fiind scopul acestei declaraii VB &
.Pi2otTa"les#/ARSummar+1$.Pi2otCa!(e.Re6res(

Dup" ce tabelul pivot a fost mprosp"tat, subrutina se nc+eie cu declaraia 1nd (ub.

0utei scrie acest cod VB n moduri ceva mai eficiente. De e!emplu, ai putea crea mai multe variabile care s" se refere la intervalele din foaia de lucru A!!ts Re!ei2a"le -ed&er precum $i n foaia de lucru (ales. Cu toate acestea, structura a fost aleas" pentru a ilustra o varietate a capacit"ilor pro#ramului VB , inclusiv cu declaraii Eit+ $i If, metodele -ffset $i :esize, $i redefinirea automatizat" a adreselor #amelor. ceste subrutine VB $i butoanele asociate ale acestora sunt replicate pentru conturile de furnizori din Cartea Dare )a se vedea fi#ura 9.3,. &i ura 4#9 : Conturile de furnizori din re#istru detaliaz" informaiile despre conturile desc+ise pentru furnizorii companiei.

7-tinerea unei Balante a Datoriilor Curente

"$"

0rincipala diferen" n codul VB care posteaz" n re#istrul conturilor de furnizori este c" acest cod acceseaz" <urnalul de ac+iziii n loc de <urnalul de v*nz"ri. Codul care #estioneaz" toate postarile din re#istrele pl"ilor $i a ncas"rilor este, de asemenea, similar" codului pentru <urnalele de cump"r"ri $i v*nz"ri, diferena principal" const" n <urnalele care sunt accesate.

Obtinerea unei Balane a Datoriilor Curente

cum, c" o structur" de reviste $i re#istre a fost definit", este simplu s" se mi$te sumele pentru datorii n bilan )a se vedea fi#ura 9.78,.

&i ura 4#". : Bilanul contabil pentru Bell BooAs din iunie ;877 )datoriilor si capitalurile proprii, face linA/uri directe la activul din re#istrul #eneral $i conturile de datorii.

-bserv" c" furnizorii, conturi de furnizorii, $i capitalurile proprii din bilanul lor sunt le#ate de soldurile din re#istrul <urnal.

De$i acest e!emplu ilustreaz" doar dou" tipuri de datorii, conturi de pl"tit $i notele de pl"tit, alte pasive care e!ist", vor trebui s" se includ" n re#istrul dvs. & 5a!ele datorate / de multe ori apare necesitatea de a estima impozitele datorate pentru venituri $i salarii. r trebui s" se consulte un contabil sau avocat fiscal pentru a determina ratele procentuale, care se aplic" fa" de venitul dumneavoastr" estimat $i salariile estimate. Cu aceste sume, se poate stabili conturile din <urnal $i din re#istrul <urnal care va conine estim"rile corespunz"toare. (alarii de pl"tit / Deseori vei pl"ti salariile an#a<ailor nainte de a nc+ide perioada financiara pentru a lua in calcul perioadele contabile. %n cazul n care zilele trec de la plata se face $i naintea nc+iderilor de lun", de obicei, ca rezultat acumularea de sumele din salariu. Dar trebuie s" pl"teasc" aceste an#a<amente dup" nc+iderea lunii. 2urnalul $i re#istrulul <urnal are conturi n care s" se acumuleze aceste salarii pentru a v" a<uta s" inei evidena acestor datorii. Dob*nzi de pl"tit V in funcie de notele de discount/uri, este posibil s" dorii s" luati in considerare dobanda periodic n loc de la data la care nota in care este efectiv pl"tit". ?n cont de dob*nd" de pl"tit v" permite s" acumulai respectiva datorie in timp. Venituri in avans / ?neori, un client te plateste pentru un produs sau serviciu care nu vor fi livrate decat dup" ce <urnalele sunt nc+ise. %n acest caz, veniturile reprezint" at*t un activ n contul de

"$$

Capitolul 4

Rezumarea Tranzaciilor: De la Jurnale la Bilan

numerar c*t $i un pasiv )p*n" c*nd livrarea are loc,, care se poate inre#istra intr/un cont de venituri n avans. Datoria pe termen lun# / Dac" ai luat un mprumut al c"rui termen de pl"t" este mai mare de un an de la data la care re#istrele sunt nc+ise, trebuie s" p"strai aceast" sum" separat" de seciunea curent" a parii 0asive din bilan. Valoarea acesteia ar putea fi enumerat" ntr/un cont separate, probabil, numit datoriile pe termen lun#, $i enumerate n (eciunea 0asive pe termen lun# a bilanului.

Rezumat
cest capitol a ar"tat modul n care avei posibilitatea s" utilizai 1!cel pentru a crea o structur" cont ntr/un re#istru de lucru care conine at*t un re#istre <urnal c*t $i <urnale speciale, iar ntr/un re#istru de lucru care conine at*t un re#istru #eneral $i re#istre filial". %n cele ce apar, tranzaciile sunt nscrise n <urnale, n ordine cronolo#ic". 5ranzaciile sunt apoi postate in conturile adecvate din re#istrul <urnal. ceasta reprezint" cea mai mare parte a lucr"rilor n crearea at*t a seciunilor ctive $i a seciunilor de 0asive ale unui bilan. 0utei, de asemenea, nv"a din acest capitol unele te+nici de VB pentru automatizarea procesului de a posta conturile din <unale in cadrul conturilor asociate din re#istrele <urnal $i modul de utilizare a tabelului 1!cel pivot pentru a determina soldul curent al unui cont. ceste te+nici, cum ar fi structurarea unei proceduri

utiliz*nd blocuri Eit+, ce se aplic" multor alte probleme de codificare, nu doar postarea din conturi in re#istre. %n cadrul capitolului >, "Capital de lucru si analiza flu!ului de numerar" se discut" despre o te+nic" important" pentru determinarea poziiei financiare a companiei. De$i metoda contabil" de estimare este, pentru cele mai multe companii, modul cel mai precis pentru conectarea veniturilor la c+eltuieli pentru a determina profitul, aceasta tinde s" ascund" modul n care societatea se ocup" de cele mai lic+ide active, n numerar. Veti inv"a te+nici de urmarire a flu!ului de numerar $i de capital de lucru n cadrul Capitolului >.