MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII UNIVERSITATEA"CONSTANTIN BRNCUI" TRGU-JIU B-dul Republicii, nr.1, jud.

GORJ Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; http:// www.utgjiu.ro

Procedura Sistemului pentru Managementul Calitii

COD : PL-55 EDIIE:1 REVIZIE: 0 Page 1 of 4

NTOCMIREA DOSARELOR ACHIZI IILOR PUBLICE

ntocmit de : Departamentul pentru Asigurarea Calitii, Serviciul Administrativ, Achiziii i Investiii VALABIL DIN DATA:

Verificat de: Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii

Aprobat de : Senatul UCB

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Scopul procedurii Domeniul de aplicare al procedurii Definiii i prescurtri Documente de referin Responsabiliti Descrierea activitii nregistrri Diagrama de flux a procesului

1. Scopul procedurii Stabilirea modului de intocmire a dosarelor achiziiilor publice, cu referire la constituirea, accesarea, stocarea si utilizarea dosarelor arhivate, in cadrul Seviciului Administrativ, Achiziii i Investiii. 2. Domeniul de aplicare al procedurii Procedura se aplic n cadrul UCB la Seviciul Administrativ, Achiziii i Investiii. 3. Definiii i prescurtri a. Definiii: i. Definiiile termenilor utilizai in cadrul acestei proceduri sunt conform standardului SR EN ISO 9001 : 2001 - Sisteme de management al calitii. Cerine ii. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale si vocabular iii. SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i / sau al mediului 3.2 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. Prescurtri: UCB Universitatea Constantin Brncui OUG Ordonana de Urgen a Guvernului TVA Taxa pe valoare adugat

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII UNIVERSITATEA"CONSTANTIN BRNCUI" TRGU-JIU B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; http:// www.utgjiu.ro

Procedura Sistemului pentru Managementul Calitii

COD : PL-55 EDIIE:1 REVIZIE: 0 Page 2 of 4

NTOCMIREA DOSARELOR ACHIZI IILOR PUBLICE

4. Documente de referin i. SR EN ISO 9001 : 2001 - Sisteme de management al calitii. Cerine ii. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale si vocabular iii. SR EN ISO 19011 : 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i / sau al mediului iv. OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 Privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a contractelor de concesiune de servicii. v. Legea nr. 337/2006 Pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii vi. OUG nr. 19 din 07 martie 2009 Privind unele msuri in domeniul legislaiei referitoare la achiziiile publice. 5. Responsabiliti ntocmirea i pstrarea dosarelor achiziiilor publice se face prin compartimentul intern specializat care are obligaia de a respecta OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii ce a fost adoptat i aprobat cu modificri prin Legea nr. 337/2006 i prin OUG nr. 19 din 07 martie 2009. 6. Descrierea activitii Compartimentul Achiziii i Investiii are obligatia de a constitui dosarele achiziiilor publice, urmrind ca ele s cuprind toate documentele prevazute de lege. Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind: Opis al documentelor Copia filei de buget sau orice alt document care dovedete existena fondurilor Nota privind determinarea valorii estimate far TVA nregistrrile care dovedesc trnasmiterea anunului de intenie si anunul de intenie dac este cazul nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de participare si anunul de participare i/sau invitaia de participare dup caz Documentaia de atribuire Nota justificativ privind alegerea criteriilor de selecie Nota justificativ privind alegerea criteriilor de atribuire Nota justificativ privind alegerea proceduri de atribuire, in cazul in care procedura de atribuire a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns Nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII UNIVERSITATEA"CONSTANTIN BRNCUI" TRGU-JIU B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; http:// www.utgjiu.ro

Procedura Sistemului pentru Managementul Calitii

COD : PL-55 EDIIE:1 REVIZIE: 0 Page 3 of 4

NTOCMIREA DOSARELOR ACHIZI IILOR PUBLICE

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor Raportul procedurii de atribuire Oferta ctigtoare n original Contractul de achiziie public/acordul cadru, semnate nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de atribuire i anunul de atribuire nregistrrile care dovedesc pstrarea garaniei de bun execuie i garania de bun execuie Documentele constatatoare privind indeplinirea obligaiilor contractuale. Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitaile desfsurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare petru derularea procedurii. Dosarul de achizitie publica: -se ntocmete i se pstreaz de ctre autoritatea contractant prin compartimentul intern specializat de achiziii publice; -se ntocmete pentru fiecare : -contract de achiziie public atribuit; -acord cadru ncheiat; -contract de concesiune atribuit; -lansare a unui sistem, de achiziie dinamic; -se pstreaz att timp ct contractul de achiziie public sau acordul-cadru produce efecte juridice , cel puin cinci ani de la data finalizrii acestuia; -dac este solicitat poate fi pus la dispoziia: -oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nici o informaie s nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar mpiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al prilor sau ar afecta libera concuren; -organele abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor. Ori de cte ori dosarul de achiziie public este solicitat, se nmneaz o copie a acestuia, iar originalul rmne la autoritatea contractant. n cazul n care este solicitat originalul dosarului de achiziie public, autoritatea contarctnt realizeaz o copie a acestuia. Dosarul de achiziie public se pune la dispoziia celor interesai pe baz de proces-verbal de predare-primire, care trebuie s cuprind lista documentelor coninute, precum i numrul de file al fiecrui document. Dosarul de achiziie publica, are caracter de document public.

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII UNIVERSITATEA"CONSTANTIN BRNCUI" TRGU-JIU B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; http:// www.utgjiu.ro

Procedura Sistemului pentru Managementul Calitii

COD : PL-55 EDIIE:1 REVIZIE: 0 Page 4 of 4

NTOCMIREA DOSARELOR ACHIZI IILOR PUBLICE

7. nregistrri 7.1. Contracte de achiziie public, contracte-cadru, procese-verbale 7.2. Adrese e-mail 7.3. Numere telefon, numere fax 8. Diagrama de flux a procesului Nu este cazul.