UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 1 din 14 Exemplar nr. 1

UNIVERSITATEA ATHENAEUM Bucureti

PROCEDURA DE SISTEM

AUDITUL INTERN AL SMQ

COD: PS 8.2-01

Ediia 2

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 2 din 14 Exemplar nr. 1

CUPRINS Numrul componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina

Coperta Lista ediiilor Scop Domeniul de aplicare Documente de referin Definitii i abrevieri ale termenilor Decrierea procedurii Generaliti Documente utilizate Resurse necesare Mod de lucru nregistrri Responsabiliti Anexe i arhivri

1 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 7 8 9

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA EDIIEI SAU, DUP CAZ, A REVIZIEI N CADRUL EDIIEI PROCEDURII OPERAIONALE Elemente privind responsabilii / operaiunea 0 1 1.1. Elaborat 1.2. Verificat 1.3 Aprobat Nr. crt. Numele i prenumele 2 Funcia 3 Semntura 5

Data 4

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 3 din 14 Exemplar nr. 1

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII OPERAIONALE Nr. crt. 0 2.1. Ediia sau, dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 Ediia I
PS/12.12.2009

Componenta revizuit 2 x
Procedura complet

Modalitatea reviziei 3 x
Elaborare ediia 2

Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4 01.01.2010

2.n.

3. LISTA CUPRINZND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZ EDIIA SAU, DUP CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIIEI PROCEDURII OERAIONALE
Nr. crt. Scopul difuzrii Exemplar nr. Compartiment Funcia Nume i prenume Data primirii Semntur

0 3.1. 3.2. 3.4. 3.5.

1 Aplicare Eviden Arhivare Coordonare Informare

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE Procedura stabilete modul de desfurare a auditurilor interne ale sistemului de management al calitii n Universitatea Athenaeum din Bucureti. 5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE Procedura se aplic de Comisia de Evaluare i Asigurare a Calitii n toate compartimentele nominalizate din Universitatea Athenaeum din Bucureti.

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 4 din 14 Exemplar nr. 1

6. DOCUMENTE PROCEDURATE

DE REFERIN

(REGLEMENTRI)

APLICABILE

ACTIVITII

6.1. Legislaia primar Ordonana de urgen nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei; Legea nvmntului nr. 84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare, republicat n anul 1999;; Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic; Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei; H.G. privind organizarea studiilor universitare de licen; H.G. privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de masterat; Standardele ARACIS privind evaluarea academic; Metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan a ARACIS; Ghidul activitilor de evaluare a calitii programelor de studii universitare i a instituiilor de nvmnt superior; Carta universitii. 6.2. Legislaia secundar - Manualul Calitii MC - Standarde i recomandri ENQA (European Association for Quality Assurance n Higher Education); - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii - SR EN ISO 9001:2001 Sisteme DE management al calitii - SR ISO 8402 /1995 Managementul calitii i asigurarea calitii Vocabular - ISO 9001:2000 - SR ISO 10011-1:1994 Linii directoare pentru auditul sistemelor calitii Partea 1: Auditarea - SR ISO 10011-2:1993 Linii directoare pentru audit sistemelor calitii

7. DEFINIII I ABREVIERI OPERAIONAL 7.1. Definiii ale termenilor Nr. crt. 1. Termenul
AUDITUL CALITII

ALE

TERMENILOR

UTILIZAI

PROCEDURA

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Examinare sistematic i independent n scopul de a determina dac activitile referitoare la calitate i rezultatele aferente satisfac dispoziiile prestabilite, precum i dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Persoana calificat pentru efectuarea auditurilor calitii. Un auditor al calitii desemnat s conduc un audit al calitii. Nesatisfacere a unei condiii specificate.

2.

AUDITOR AUDITOR EF NECONFORMITATE

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 5 din 14 Exemplar nr. 1

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5 6 7 8 9 10 11 Termenul CEAC MC UATH SMQ RMQ MQ TD MC AS NC AC Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Comisia de Evaluare si Asigurare a Calitatii; Manualul Calitii; Universitatea Athenaeum din Bucureti Sistemul de management al calitii Responsabilul cu managementul calitii Managementul calitii Titular disciplin Manualul calitii din Universitatea Athenaeum din Bucureti AS Auditor ef; NC Neconformiti; AC Aciuni corective;

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE 8.1. Generaliti Procedura descrie n mod unitar, modul de operare i inere sub control a unui din procesele SMQ, preciznd responsabilitile, obiectivele cuantificabile, datele de intrare ale procesului, datele de ieire ale procesului, activitile procesului, resursele (umane, materiale, de mediu) necesare desfurrii, inerii sub control i monitorizrii proceselor. 8.2. Documente utilizate Documente interne - Hotrrea Senatului privind politica i obiectivele calitii; - Manualul Calitii; - Instruciunile de lucru; - Inregistrrile; Documente externe - documente privind cadrul general de desfurare a activitii n nvamntul superior: Legi, Hottri de guvern, Ordonane, Ordonane de urgen, Ordine ale Ministerului Educaiei, Cercetrii i Inovrii; - instruciuni i reglementri naionale i internaionale aplicabile; 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale - program legislativ actualizat; - computere, laptopuri; - acces Internet, Intranet; - abonamente la diferite publicaii de specialitate

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 6 din 14 Exemplar nr. 1

- birotic + consumabile 8.3.2. Resurse umane Personalul implicat n cadrul procesului are competena necesar din punct de vedere al studiilor, al instruirii, al abilitilor i al experienei. Procesul de planificare, instruire i perfecionare, testare i certificare a achiziiei de cunotine i formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de management al calitii conform standardelor de referin este reglementat i realizat urmrind realizarea obiectivelor calitii. 8.3.3. Resurse financiare Prevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de funcionare (materiale consumabile, ntreinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului direct implicat). 8.4. Modul de lucru - derularea operaiunilor i aciunilor activitii Auditurile interne sunt planificate printr-un plan anual ntocmit de ctre CEAC n luna octombrie a anului curent. Planificarea se face astfel nct s fie auditate toate compartimentele cel puin o data pe an. Planul anual de audituri interne, precizeaz compartimentele ce vor fi auditate i luna n care urmeaz s se desfoare auditurile (anexa 1 F 8.2-01-A1). Planul anual se pstreaz la CEAC n dosarul Auditul intern i o copie, dup aprobare, se va transmite tuturor efilor de compartimente ce urmeaz s fia auditate. Auditurile interne neplanificate sunt declanate la cererea conducerii sau a efilor de departamente, atunci cnd intervin schimbri importante n Sistemul de Management al Calitii sau al procedurilor sale, cnd se nregistreaz reclamaii care fac s apar dubii privind conformitatea SMQ cu politica i procedurile proprii sau pentru a verifica dac aciunile corective iniiale sunt realizate i eficiente. Auditurile interne neplanificate sunt nregistrate n planul anual de audituri interne existent la CEAC n acelai mod cu cele planificate, dar utiliznd culoare roie. Etapele de desfurare a auditurilor interne precum i responsabilitile generale sunt cele prevzute n anexa 3 (F 8.2-01-A3). Mrimea echipei, auditorul ef, componena echipei de audit este stabilit de CEAC. n faza de pregtire a auditului se studiaz documentele referitoare la compartimentul auditat (MC, proceduri, norme, standarde, rapoartele de audit anterioare etc.) Pentru buna desfurare a auditului se pot ntocmi Liste de verificri specifice zonei auditate, ce se completeaz n timpul auditului. n timpul efecturii auditului se vor nota neconformitile i toate observaiile referitoare la zona auditat. Neconformitile se clasific n majore i minore. Neconformitatea minor este neconformitatea prin care se pune n eviden nendeplinirea unei singure cerine din cadrul unui element al Sistemului de Management al Calitii. Neconformitatea major este neconformitatea prin care se pune n eviden nendeplinirea unei pri a Sistemului de Management al Calitii sau care pune n eviden cumulul mai multor neconformiti minore pe acelai element al sistemului i care conduce la incapacitatea funcionrii unei pri eseniale a sistemului. Auditorul ef va ntocmi Raportul de audit intern (anexa 2 F-8.2-01-A2) care trebuie s conin: - departamentul/activitatea auditat; - scopul auditului; - componena echipei de audit; - documente de referin; - persoane contactate; 6

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 7 din 14 Exemplar nr. 1

i anexe - neconformiti; - aciuni corective propuse; - acceptarea din partea auditorilor a propunerilor de AC. n cazul constatrii de neconformiti ca urmare a auditului, acestea sunt trecute n Anexa la raportul de audit. Neconformitile se vor numerota i clasifica i n parantez se va indica numrul capitolului i subcapitolul din standardul ales ca referin pentru sistemul calitii n care se ncadreaz fiecare neconformitate (ex. 4.2.3.). Raportul de audit se discut cu eful departamentului auditat cruia i se pune la dispoziie un exemplar din raport completat cu neconformitile gsite de auditori la rubrica (A) din anexa 2. Pentru neconformitile semnalate de auditori, eful departamentului auditat stabilete n decurs de 10 zile aciunile corective, termenele i responsabilitile pentru realizarea lor. Acestea vor fi trecute n anexa Raportului de audit la rubrica (B). Auditorul ef sau auditorul trebuie s-i dea acceptul cu privire la AC propuse de eful departamentului audiat. Acest accept va fi trecut n anexa Raportului de audit la rubrica (C). Auditorul ef efectueaz o verificare a modului de aplicare i a eficienei aciunilor corective la termenele stabilite, pentru NC majore i minore, sau la urmtorul audit intern pentru NC minore. Dac ele sunt realizate i sunt eficiente, Auditorul ef semneaz n dreptul AC din raport i n final se completeaz rubrica (7) din raportul de Audit. Auditorul ef avizeaz ncheierea raportului de audit, dup finalizarea satisfctoare a tuturor AC. Raportul de audit va fi difuzat astfel: - un exemplar la eful departamentului auditat; - un exemplar la CEAC. Rezultatele auditurilor interne constituie date de intrare pentru analiza periodic a sistemului calitii efectuat de management. Personalul nsrcinat cu efectuarea auditurilor interne este independent de activitatea supus auditului. Auditorii vor fi calificai n baza studiilor, instruirii n domeniul auditului i a experienei, aa cum se prevede n procedura general. Se pot utiliza i auditori externi cu condiia s fie certificai de un organism de certificare auditori. Auditorii calitii sunt stabilii de Rectorul Universitii Athenaeum din Bucureti. Rectorul aprob Lista evaluatorilor independeni care sunt nominalizai prin decizia care stabilete Colectivul de monitorizare i evaluare intern a calitii.

6. Responsabiliti
6.1. Rectorul are urmtoarele responsabiliti: - aprob planul anual de audit; - examineaz i aprob lista auditorilor interni. 6.2. CEAC are responsabilitile: - analizeaz rapoartele de audit din diferite compartimente auditate i aciunile corective pentru a stabili eventuale aspecte adverse calitii; - ntocmete planul anual de audituri; - aduce la cunotina departamentelor data desfurrii auditurilor interne cu 5-7 zile nainte de nceperea acestora;

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 8 din 14 Exemplar nr. 1

numete AS pentru echipa de audit; ine evidena desfurrii auditurilor interne i completeaz planul anual de audituri pe msura derulrii lui; particip de regul la desfurarea auditurilor interne; completeaz Registrul de audituri; evalueaz auditorii interni i ntocmete lista acestora; pstreaz rapoartele de audit i alte documente referitoare la audituri n dosarul Audituri interne care este ntocmit anual.

6.3. AS are responsabilitile: - ntocmete lista de verificri care se vor efectua n cadrul auditului, dup caz; - coordoneaz efectuarea auditului; - ntocmete raportul de audit; - distribuie raportul de audit; - verific ndeplinirea AC; - avizeaz raportul de audit i anexele la finalizarea AC. La cererea efului departamentului auditat, Auditorul ef (AS) i auditorii pot face recomandri privind modul de soluionare a problemelor. 6.4. Membrii comisiei de audit acioneaz conform AS n timpul pregtirii i desfurrii auditului. 6.5. eful departamentului auditat are obligaia de a colabora cu AS pentru buna desfurare a auditului, stabilete aciunile corective i rspunde de implementarea lor.

7. nregistrri
Raportul de audit i dup caz anexa se nregistreaz cu numr i dat ntr-un Registru de audituri ce se afl la CEAC (anexa 4). Planul anual de audituri, raportul de audit i dup caz chestionarele sau anexa raportului de audit se arhiveaz de CEAC pe o perioad de 3 ani. Listele auditorilor interni se pstreaz la CEAC pe o perioad de 2 ani.

8. Anexe

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 9 din 14 Exemplar nr. 1

Anexa 1 Plan de audituri interne (F 8.2-01-A1) Anexa 2 Raport de audit intern (F 8.2-01-A2) Anexa 3 Etapele de desfurare a auditului intern (F 8.2-01-A3) Anexa 4 Evidena rapoartelor de audit intern (F 8.2-01-A4).

Universitatea Athenaeum din Bucureti

Anexa 1 F 8.2-01-A1/1

PLAN DE AUDITURI INTERNE

Nr.crt.

Compartimentul auditat

Perioada

Auditor ef

Observaii

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 10 din 14 Exemplar nr. 1

Universitatea Athenaeum din Bucureti

Anexa 2 F 8.2-01-A2/1

RAPORT DE AUDIT
1. DEPARTAMENT/ACTIVITATE AUDITAT: ........................................................................................................................................................... 2. SCOPUL AUDITULUI: ........................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... 3. ECHIPA DE AUDIT: NUME I PRENUME SEMNTURA

3.1. Auditor ef 3.2. Auditor

..................................... .....................................

........................... ...........................

4. DOCUMENTE DE REFERIN: Manualul Calitii Proceduri

ISO 9001:2000 Altele

5. PERSOANE AUDITATE ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... 6. NECONFORMITI CONSTATATE conform paginilor anexate Total: din care minore (m): majore (M): 10

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 11 din 14 Exemplar nr. 1

7. NECONFORMITILE CONSTATATE AU FOST NLTURATE Auditor ef Parial ....................... Data: ........................

Definitiv Numrul de pagini anexate la raport:

........................

........................

Anexa 2 F 8.2-01-A2/2 A. NECONFORMITI CONSTATATE I CAUZELE LOR: ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... B. ACIUNI CORECTIVE

ef departament auditat Rspunde

Data: Termen

.................................................................................................................................................................

11

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 12 din 14 Exemplar nr. 1

C. ACCEPTAREA DIN PARTEA AUDITORILOR A PROPUNERII AC .................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................

12

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 13 din 14 Exemplar nr. 1

Universitatea Athenaeum din Bucureti

Anexa 3 F 8.2-01-A3/1

ETAPELE DE DESFURARE A AUDITULUI INTERN Responsabiliti Etape audit intern

-

Activiti
se studiaz documentele referitoare la departamentul auditat; se ntocmesc liste de verificri specifice zonei auditate (opional)

AS auditori

PREGTIRE AUDIT

AS auditori

EFECTUARE AUDIT

se noteaz observaiile i NC constatate; se discut conducerea sectorului

AS

NTOCMIRE RAPORT DE AUDIT I ANEXE

se ntocmesc raportul de audit i anexele i se pun la dispoziia efului departamentului auditat

ef departament auditat

STABILIRE AC, TERMENE I REPSEONSABILITI

n termen de 10 zile de la primirea raportului de audit eful de departament stabilete AC, termenele i responsabilitile

Departament auditat

EFECTUARE ACIUNI CORECTIVE

efectuarea AC la termenele stabilite n raportul de audit

ef departament auditat

VERIFICARE ACIUNI CORECTIVE

verificarea modului de rezolvare a AC; se anun AS cnd toate AC au fost realizate verificarea modului de rezolvare a AC; se completeaz raportul de audit

AS

VERIFICARE ACIUNI CORECTIVE

13

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 14 din 14 Exemplar nr. 1

Universitatea Athenaeum din Bucureti

Anexa 4 F 8.2-01-A4/1

REGISTRUL DE EVIDEN A RAPOARTELOR DE AUDIT

Ultimul termen Nr. crt. Nr. raport audit Departamentul auditat Data auditului AC final Data stabilirii pentru AC /data

14

UNIVERSITATEA ATHENAEUMdin Bucureti

AUDITUL INTERN AL SMQ

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 303 din 14 Exemplar nr. 1