Sunteți pe pagina 1din 41

Access 2007 Modul A Pagina

MICROSOFT ACCESS 2007


1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE
Evoluia diferitelor metode i tehnici de organizare a datelor pe suporturi de memorie extern a fost determinat de necesitatea de a avea un acces ct mai rapid i mai uor la un volum ct mai mare de date. Datele stocate i prelucrate sunt foarte complexe, cu foarte multe interdependene, lucru care a fcut necesar apariia bazelor de date. baz de date reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori !n acelai timp. Deci o baz de date este un ansamblu de colecii de date, cunoscute sub numele de tabele "pentru bazele de date relaionale# i obiecte "pentru bazele de date orientate pe obiecte#. $umea real conine diferite obiecte care, la nivelul pe care le vom numi entiti, care au anumite caracteristici "proprieti# pe care le vom numi at ib!te, acestea putnd lua anumite valori. %n acest context, informaia se poate defini ca fiind format din& Entitate ' obiectul informaiei (tribut ' proprietile entitii )aloare ' msura proprietii De exemplu, entitatea an"a#at este format din atributele& nume, vrst, ani vechime, care au diferite valori. *oate aceste date sunt organizate !n tabele. O baz de date e $o %at din %ai %!lte tabele& c! di$e ite le"t! i 'nt e ele.

1.1. Noiunea de SGBD


(i)te%ele de Ge)ti!ne a Bazelo de Date "SGBD# reprezint sisteme informatice specializate !n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date "din aceast categorie face parte i Microsoft Access 2007, parte a pachetului Microsoft Office 2007#. *ermenul de "e)ti!ne se refer la modalitile de memorare i prelucrare a acestor date iar termenul de Baz de Date se refer la datele de prelucrat i la modul de organizare a lor pe suport fizic. *!nciile !n!i (GBD sunt urmtoarele& (. Descrierea bazei de date, care asigur& definirea tabelelor din baza de date+ definirea relaiilor care exist !ntre tabele+ definirea condiiilor de acces la informaii+ ,. -anipularea datelor& adugarea de date la un tabel din baza de date+ modificarea unor date dintr.un tabel din baza de date+ tergerea unor date dintr.un tabel+ cutarea datelor+ ordonarea "sortarea# datelor+

Access 2007 Modul A Pagina

0. 1nterogarea bazei de date& vizualizarea total sau parial a datelor, !n funcie de satisfacerea uneia sau mai multor condiii+ generarea de rapoarte, forme, etichete etc. 2entru utilizatorii neprofesioniti au fost create interfee care s asigure lucrul cu ferestre, meniuri, obiecte de control, precum i subpachete de programe speciale pentru generarea de rapoarte, formulare, interogri etc.

+. ORGANIZAREA ,NEI BAZE DE DATE ACCE(( +--.


O baz de date n -icrosoft (ccess /334 este un fiier cu extensia .accdb "ACCe)) DataBa)e# care conine datele din baz , descrierea lor, i obiecte !entru "ani!ularea acestora# 5n fiier baz de date poate conine& tabele ' conin, de fapt, informaiile din baza de date+ inte o" i ' conin condiii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse !n rezultat+ $o %!la e ' conin obiecte de control care permit introducerea i modificarea datelor din tabelele din baza de date+ a/oa te ' sunt obiecte ale bazei de date care permit obinerea unei liste, mai mult sau mai puin complexe, care conin liniile i coloanele din tabelele bazei de date+ %ac o.uri i %od!le Vi)!al Ba)ic.1

0. PRI1II PA2I 3N L,CR,L C, BAZELE DE DATE


3.1. Deschiderea i nchiderea aplicaiei Microsoft Access 200
0.1.1. De)c4ide ea a/licaiei 6e poate face cu& Start All Programs Microsoft Office Microsoft Access 2007; clic dublu pe pictograma asociat aplicaiei Microsoft Access 2007 "pe des7top, dac exist#+ 6e va deschide fereastra aplicaiei, care conine& 1. 2anoul Categorii de abloane "!n stnga# din care putem selecta ce ablon dorim s folosim pentru crearea noii baze de date+
$isual Basic este limba8ul de programare folosit de -icrosoft (ccess pentru proiectarea aplicaiilor complexe.
1

Access 2007 Modul A Pagina

/. 5n panou !n mi8locul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de date "Baz de date necompletat#, fie un ablon dorit pentru noua baz de date+ 9. 2anoul Deschidere baz de date recent "!n dreapta#, !n care putem alege baza de date pe care dorim s o deschidem. 0.1.+. 3nc4ide ea a/licaiei 0lic pe butonul de !nchidere al ferestrei/ sau butonul Office din Access. Ieire

3.2. !rearea unei "a#e de date


2ot exista do! )it!aii5 1. 0reare imediat dup intrarea !n Microsoft Access 2007& a. ,utonul Baz de date necompletat b. $a !me fiier, !n panoul din dreapta, specificm discul, calea i numele bazei de date "eventual, folosim butonul alturat pentru a alege discul i folderul !n care vom salva baza#. c. ,utonul "reare. /. 0reare ulterioar& 1. ,utonul Office o!. /. 6e procedeaz ca mai sus. Dac intenionm s folosim baza de date !ntr.un format compatibil cu versiunile anterioare ale Microsoft Access, vom salva fiierul baz de date !n format .%db.9

3.3. $nchiderea unei "a#e de date


,utonul Office #nc$idere %az de date sau cu !nchiderea ferestrei bazei de date sau la ieirea din Access 2007.

3.%. Deschiderea unei "a#e de date Access 200


Exist mai multe variante& 1. Dac e deschis fereastra iniial Microsoft Access 2007 i !n panoul din dreapta "Deschidere baz de date recent# apare numele bazei de date respective, se d clic pe numele bazei. /. Dac baza de date nu e afiat, clic !n panoul Deschidere baz de date recent legtura -ai multe !n dialogul afiat alegem discul i folderul !n care se afl baza de date, apoi baza de date !n sine. 9. &ile Open sau clic pe butonul Open sau %trl&O "!n toate cazurile#.
6pre deosebire de alte aplicaii "de exemplu 'xcel sau (ord#, la !nchiderea ferestrei nu se va mai cere confirmare pentru salvare "!n afara cazului !n care e deschis o fereastr intern de proiectare a unei tabele, interogri, a unui formular sau raport#. 9 (ceast variant nu funcioneaz la trimiterea fiierului . %db prin mail sau printr.o reea intranet+ !n acest caz, el trebuie copiat local folosind alt mediu "0D, D)D, stic7 etc.#.
/

Access 2007 Modul A Pagina

:. Dac e deschis fereastra (indo)s 'x!lorer i fiierul baz de date e afiat, se d un clic dublu pe fiier. ;. Dac am lucrat recent la baza de date, o putem alege direct de la nivel de <indo=s de la Start 'ecent Items. >. Dac avem deschis fereastra (ccess /334 i baza dorit e printre ultimele : accesate, o putem alege direct din partea inferioar a meniului &ile. 1ndiferent de varianta folosit, se va afia aceeai fereastr cu obiectele bazei de date, clasificate pe tipuri.

6. INTER*A7A C, ,TILIZATOR,L
%.1. &uncia 'elp
?uncia de Help se activeaz folosind butonul A(!tor )*cel, , afiat !n colul din dreapta. sus al ferestrei de document sau tasta *+. 6e va afia o fereastr !n care, !n zona de editare test de lng butonul "!tare, vom tasta cuvntul sau cuvintele.cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta 'nter sau butonul "!tare. 6istemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de @elp care conin textul cutat. ?ereastra A(!tor )*cel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom !nchide ca pe orice fereastr. *extul din fereastra de A(!tor )*cel poate fi copiat !n orice alt fereastr.

%.2. Bara de instru(ente Acces )apid


1niial, bara Acces 'apid , prin intermediul creia putem avea executa rapid anumite operaii este afiat sub filele afiate de meniu i conine doar cteva butoane "Sal+are, An!lare etc.# dar !i putem aduga i altele,

Access 2007 Modul A Pagina

astfel !nct s avem acces rapid la operaiile respective. 2entru aceasta& 1. 0lic dreapta pe unul din butoanele din bara Acces 'apid, apoi Partic!larizare %ar de instr!mente Acces 'apid. /. %n lista ascuns Afiare comenzi de la alegem categoria !n care se afl comanda dorit "comenzile dintr.un anumit meniu, comenzile care nu apar !n barele de instrumente, toate comenzile etc.# 9. 0utm comanda !n lista din stnga, o selectm i folosim butonul Ad!gare pentru a o aduga !n lista din dreapta. :. 0onfirmm cu O,. Eliminarea unui buton din bara Acces rapid se face asemntor, dar folosind opiunea )liminare din %ara de instr!mente Acces 'apid. Aevenirea la configuraia standard a unei bare de instrumente se face din acelai dialog, folosind varianta 'eini-ializare. OB(ERVA7IE ,nele bare de instru"ente se afieaz , auto"at, la desc-iderea unei ferestre de !roiectare .!entru tabele, ra!oarte, intero/ ri, for"ulare0 i se nc-id, tot auto"at, la nc-iderea ferestrei res!ecti1e#

8. TABELE
5n tabel dintr.o baz de date -icrosoft (ccess /334 este organizat pe r2nduri "numite 'n e"i)t i sau a ticole# i coloane "numite c9%/! i#. *abelele pot fi considerate, !ntr.o oarecare msur, analoage cu foile de calcul dintr.un registru Excel iar baza de date analoag cu !ntregul registru. 0mpurile, !mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura tabelului. 0mp 1 0mp / 0mp 9 ... 0mp n 6tructura Bume 2renume DataCn ... *elefon (rticol 1 (rticol / 6pre deosebire de tabelele din -icrosoft <ord sau Excel, unde puteam introduce orice valoare !n orice celul, !n -icrosoft (ccess /334 trebuie s specificm de la !nceput ce fel de valori vom introduce !n fiecare coloan, urmnd ca acesta s

Access 2007 Modul A Pagina

>

interzic, ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit. De exemplu, !ntr.o coloan dintr.un tabel <ord sau Excel puteam introduce o dat calendaristic !ntr.o celul i, !n celula de dedesubt un text+ !n (ccess, odat stabilit tipul dat calendaristic pentru acea coloan "cmp#, nici una din DceluleleE din ea nu vor putea conine texte. (ceast comportare se concretizeaz !n conceptul de ti/ de dat.

*.1. +ipuri de date n Microsoft Access 200


-icrosoft (ccess /334 accept urmtoarele tipuri de date& Date Ti/ de dat De)c ie e :i / o/ ieti .e*t 6unt cele mai folosite, aa c -icrosoft (ccess consider acest tip ca fiind prestabilit. 5n cmp de tip Te t poate conine cel mult /;; de caractere "implicit, /;;#. 2ot Al$an!%e ice exista i texte de lungime 3. Memo 6e folosete pentru a aduga !ntr.un cmp texte mai lungi de /;; de caractere "maximum >;.;9; sau texte care difer foarte mult, de la o !nregistrare la alta, ca lungime. !mr N!%e ice 2entru datele numerice sunt disponibile mai multe subti!uri de date& Octet ' valori !ntregi, 3.../;;+ #ntreg ' valori !ntregi cuprinse !ntre '9/.4>F i G9/.4>4+ #ntreg l!ng ' valori !ntregi cuprinse !ntre '/.1:4.:F9.>:F i G/.1:4.:F9.>:4+ Simpl precizie ' valori cu maximum 4 zecimale, !n intervalul H9.:I139F+ /!%l precizie ' valori cu maximum 1; zecimale, !n intervalul H1.4J4I1393F+ I/ reprod!cere ' 1dentificator global unic "1> octei#+ 0ecimal ' valoare numeric cu numr cu fix de zecimale, !n intervalul H13/F...13/F. Moned Este un tip numeric special, fix, cu precizie de : zecimale, conceput pentru a preveni erorile de rotun8ire la operaiile de contabilitate acolo unde valoarea trebuie s se potriveasc exact cu calculele fcute "F

Access 2007 Modul A Pagina

Date calenda i)tice Obiecte %a i

octei#. A!to !merotare 5n cmp de tipul Auto3u"erotare conine o valoare !ntreag pe care Microsoft Access 2007 o completeaz automat pentru fiecare !nregistrare adugat la tabel. 0ompletarea se poate face !n dou moduri& !ncre"ental ' crete cu 1 de la un articol la urmtorul+ Aleator ' fiecare articol primete o valoare aleatoare pentru acel cmp. 1ndiferent de variant, Microsoft Access 2007 ne asigur c nu vor exista dou articole cu aceeai valoare pentru un cmp de tip Auto#u"erotare: dar valorile nu pot fi actualizate. AtenieK 3u !ot exista dou c2"!uri de ti! Auto#u"erotare n acelai tabel, c-iar dac se folosesc 1ariante distincte !entru ele. /a1 ! 0mpurile de tip Da%#u sunt cmpuri "$es%#o# folosite pentru a exprima cazuri !n care nu exist dect dou situaii& D( sau B5, de exemplu& Ade1 rat4*als, Da43u, Acti1at4Dezacti1at. 1ndiferent de variant, -icrosoft (ccess /334 consider un astfel de cmp drept cmp numeric, folosind valoarea ;1 pentru DA i pentru 3,. /at1Or 2entru date calendaristice, !n domeniul 1 ianuarie 133...91 decembrie JJJJ. O%iect O2) 0mpurile obiect $E creeaz imagini bitmap ale documentului original sau a obiectului respectiv, apoi afieaz acea imagine bitmap !n cmpurile din tabel i !n controalele raportului sau formularului. Documentul poate fi un desen, un fiier audio, o foaie de calcul etc. 0mpurile de acest tip nu pot fi cheie i nu pot participa la un index. biectele din aceste cmpuri pot fi !nglobate !n cmp sau legate

Din pcate, la tergerea unui articol, valoarea unui astfel de cmp nu se actualizeaz automat "ea nu reprezint numrul de articol dect la introducere#. De exemplu, dac un cmp are, !n ordine, valorile 1, /, 9 pentru primele trei articole i se terge articolul cu valoarea /, valoarea 9 nu va deveni / "dei valoarea /, tears, nu se va mai atribui vreodat altui articol#.

Access 2007 Modul A Pagina

Ad e)e Inte net

Ata:a e

In$o %aii le"ate

de cmp. 34perlin5 Este un text sau o combinaie numere.text, stocat ca text i folosit ca adres a unei pagini de <eb sau drept cale spre un fiier spre harddiscul localLun harddisc din intranet. ul local. Ataare 2ermite crearea unui cmp !n care se realizeaz o legtur spre un fiier de pe disc. ?olosind un cmp de acest tip, putem modifica direct fiierul respectiv. )*pert c!tare De fapt, nu este un tip adevrat de date. 0reeaz cmpuri care permit utilizatorului s aleag o valoare din alte tabele sau dintr.o list de valori.

*.2. !rearea unui ta"el


0rearea tabelului !nseamn, de fapt, descrierea structurii tabelului, adic specificarea urmtoarelor elemente pentru fiecare cmp& n!%e+ ti/!l de dat+ l!n"i%e. Definirea structurii unui tabel se face astfel& 1. Deschidem fereastra bazei de date !n care vom crea tabelul. /. -eniul 0reare fila *abele butonul *abel. 9. Dm clic dublu pe varianta C ea e tabel 'n %od!l Viz!aliza e / oiect "Create table in Design &ie';#.> (ccess /334 va deschide fereastra pentru descrierea structurii noului tabel. :. %n aceast fereastr, vom specifica, obli"ato i!, pentru fiecare cmp urmtoarele& !n coloana !me c6mp "(ield na"e# vom introduce nu"ele fiecrui cmp+ acesta este folosit la identificarea ulterioar a cmpului, poate avea maxim >: de caractere i poate conine i spaii+4 la .ip de date "Data t)pe# vom alege ti!ul de date pentru cmpul respectiv.
0elelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor. 6e poate folosi i butonul o! "#e'# din bara de instrumente i, !n dialogul afiat, se alege varianta 7iz!alizare proiect "Design &ie'#. 4 Bumele nu poate conine puncte ".#, semnul exclamrii, paranteze mari, spaii iniiale i caractere neimprimabile.
> ;

Access 2007 Modul A Pagina

OB(ERVA7II 1. 5n cazul ti!ului .e*t, Access 2007 ne !ro!une lun/i"ea de 60 de caractere !entru c2"!, 1aloare care !oate fi "odificat la /imensi!ne c6mp "(ield *ize## /. 5n cazul ti!ului !rinci!al !m%er, subti!ul se ale/e de la /imensi!ne c6mp "(ield *ize## 0aracteristicile o/ionale pentru cmpul curent pot fi specificate !n partea inferioar a ferestrei, !n zona Propriet-i c6mp!ri "(ield Properties#& /imensi!ne c6mp "(ield *ize# ' numrul maxim de poziii ce pot fi memorate !n acel cmp "pentru valorile posibile pentru fiecare tip de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus#+ &ormat ' formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi&F

0ecimale "Deci"al Places# ; numrul de poziii din partea zecimal "pentru cmpurile numerice#+ Masc intrare "!nput Mas+# ' o machet prin care putem impune un anumit format de introducere a datelor !n cmp+ !n acest caz, pentru fiecare caracter "poziie# din cmp, la introducere, putem specifica unul dintre caracterele urmtoare& Caracter ,-ect M 2ermite orice cifr, un semn "GL.# i un spaiu $ 2ermite numai litere !n poziia respectiv N 2ermite o liter sau nimic ( Bumai liter sau cifr J Bumai cifre a rice liter sau cifr sau nimic O Bumai un caracter sau un spaiu 0 2ermite orice caracter, un spaiu sau nimic P 0onvertete toate literele urmtoare !n
Bu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afiare "de exemplu, tipurile *ext i -emo#.
F

Access 2007 Modul A Pagina

13

litere mici Q 0onvertete toate literele urmtoare !n litere mari R 1nsereaz caracterul urmtor, ca i cum ar fi introdus K (liniaz valoarea introdus la dreapta De exemplu, dac pentru cmpul Bume folosim masca 829::::::::::::::, atunci prima liter din nume va fi convertit la liter mare, urmtoarele la litere mici i nu se vor permite mai mult de 1; caractere !n acest cmp+ un alt exemplu& pentru cmpul 0B2, de tip Te t pe lungime de 19, masca ;;;;;;;;;;;;; va permite doar introducerea de cifre !n poziiile respective+ alt exemplu& pentru cmpul ,uletin, masca 822;;;;;; va permite doar litere pe primele dou poziii i cifre pe urmtoarele ase+ 2egend "Caption# ' permite specificarea unui nume atribuit cmpului cnd acesta este folosit !ntr.un raport sau un formular+J 7aloare implicit "De-ault .alue# ' valoarea care se atribuie, automat, cmpului, cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare pentru acel cmp+ 'eg!l de +alidare ".alidation /ule# ' un criteriu care trebuie !ndeplinit de valoarea cmpului pentru a putea fi acceptat "v. mai 8os#+ .e*t de +alidare ".alidation Te t# ' textul care se va afia !n bara de mesa8e cnd valoarea introdus !n cmp nu se respect criteriul specificat la /egula de &alidare+ O%ligatori! "/e0uired# ' dac este activat, utilizatorul nu va putea trece de acel cmp fr s.l completeze+ Se permite l!ngimea zero "Allo' 1ero 2ength# ' se permit sau nu valori vide !n cmpurile text sau memo+ Inde*at "!nde ed# ' se creeaz sau nu un index pentru acel cmp "v. capitolul despre indexare, mai 8os#. ;. $a !nchiderea ferestrei, suntem !ntrebai dac dorim s salvm noul tabel i, dac folosim <es, se va afia un dialog !n care trebuie s introducem numele noului tabel. >. )om fi !ntrebai dac dorim s indexm tabelul dup un anumit cmp. Deoarece indexarea va fi discutat mai 8os, vom rspunde cu o la aceast !ntrebare. Dup aceti pai, !n lista afiat !n fereastra principal a bazei de date, la folosirea butonului .a%ele "Tables#, se va afia, ca pictogram, noul tabel.
6e folosete mai ales cnd numele cmpului este DcodificatE ' de exemplu, un cmp care conine un nume de persoan se numete 03:. %n acest caz, la crearea ulterioar a unui raportLformular sau la afiarea coninutului tabelului, (ccess va folosi, !n locul lui 03:, numele specificat la 2egend ca etichet pentru cmp.
J

Access 2007 Modul A Pagina

11

E<e%/le5 6 se creeze tabelele P,/*3#A2 i (4#C5!! cu urmtoarele structuri&


3u"e c2"! Br crt -arca 0B2 Bume 2renume Data naterii Data anga8rii 6tudii (dresa ?uncia 6alariul PER(ONAL 7i! de date (utoBumerotare *ext *ext *ext DatL r DatL r DaLBu -emo Bumr Bumr 8un/i"e 1ncremental 9 1; /3 3u"e c2"! ?uncia Denumire funcie *,NC7II 7i! de date Bumr *ext 8un/i"e %ntreg lung 1;

%ntreg lung 6impl precizie

*.3. Ad,u-area. (odificarea i ter-erea nre-istr,rilor dintr/un ta"el


(ccesul la un cmp al unei !nregistrri se poate face numai dup ce a fost accesat !nregistrarea respectiv. 2entru aceasta, Microsoft Access 2007 dispune de o structur de date numit indicator "pointer# de !nregistrri care, la un moment dat, se afl pe o anumit !nregistrare numit !nregistrare curent "ea este marcat !n fereastra prezentat mai 8os printr.un caracter S !n stnga#. 2entru a opera cu !nregistrri !ntr.un tabel "adugri, modificri, tergeri#& dm clic dublu pe numele tabelului !n fereastra .a%ele "Tables#+ selectm tabelul i folosim butonul /esc$idere "3pen# . 6e va afia o fereastr stil 'xcel !n care vom face operaiile dorite& 1. Ad!"a ea de 'n e"i)t i se face mutnd pointerul pe ultima !nregistrare, pe ultimul cmp i folosind tasta 7ab sau butonul din bara de stare. %n ambele cazuri, va aprea o !nregistrare nou, goal, !n care vom tasta valorile dorite. /. 1odi$ica ea =alo ilo din 'n e"i)t ile dint >!n tabel se face innd cont de urmtoarele reguli generale& 7recerea de la un c2"! la altul !n aceeai !nregistrare se face fie cu tastele 7ab "la urmtorul# sau S-ift&7ab "la precedentul#, fie cu un clic pe cmpul dorit. 7recerea de la o nre/istrare la alta se poate face& cu tastele sgei verticale cu clic pe !nregistrarea dorit folosind barele de defilare folosind butoanele din partea inferioar a ferestrei. 7recerea la !ri"ul sau ulti"ul c2"! din nre/istrarea curent se face cu tastele 9o"e respectiv 'nd. 7recerea la !ri"ul c2"! din !ri"a nre/istrare se face cu %trl&9o"e iar la ultimul cmp din ultima !nregistrare cu %trl&'nd. 0opierea !n !nregistrarea curent a valorii din !nregistrarea precedent se

Access 2007 Modul A Pagina

1/

face cu %trl&a!ostrof. )alorile de tip Auto3u"erotare se confirm cu 'nter. 2entru a copiaLmuta valoarea dintr.un cmp dintr.o !nregistrare !ntr.un cmp din alt !nregistrare putem folosi )dit "op41"!t dup ce am selectat valoarea.surs, urmat de )dit Paste !n celula destinaie. 6e pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente. 1ntroducerea datelor calendaristice se face, !n mod standard, !n formatul zz1ll1aa dar se recomand ca anul s fie tastat pe : cifre, chiar dac, !n final, -icrosoft (ccess /334 !l va afia, eventual, doar pe dou cifre. (ctivareaLdezactivarea comutatorilor care apar pentru cmpurile de tip Da43u se face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse.ul. ricare ar fi modificarea fcut, putem anula !lti%a operaie folosind )dit An!lare c6mp1=nregistrare c!rent

",dit4ndo# sau butonul cu acelai nume i%ediat dup operaia respectiv. 9. 2te "e ea !nei 'n e"i)t i se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete sau cu )dit /elete 'ecord sau folosind butonul /elete din bara de instrumente, dup care se confirm tergerea " Atenie, nu exist >ndo?#. Exemplu6 * se introduc 7n tabelul 2EA6 B($ cel pu8in 90 7nregistrri: cu dubluri pentru c;"pul ?uncia< =n tabelul ?5B0T11 &or e ista at;tea 7nregistrri c;te coduri distincte de -unc8ii e ist 7n tabelul 2EA6 B($<

*.%. Modificarea structurii unui ta"el


2entru a modifica structura unui tabel& 1. Deschidem baza de date. /. Deschidem fereastra de dialog .a%ele "Tables#. 9. (legem tabelul dorit. :. ?olosim butonul Proiect "Design#. 6e va afia aceeai fereastr ca la crearea tabelului, !n care vom efectua modificrile dorite, adic& In)e a ea !n!i c9%/ !ntre dou cmpuri existente ' se face selectm cmpul deasupra cruia dorim s apar cel nou i folosim Insert 'o?s sau butonul Insert 'o?s din bara Table Design, dup care specificm numele noului cmp, tipul de date i lungimea cmpului. 2te "e ea !n!i c9%/ ' selectm cmpul cu un clic pe butonul gri din stnga numelui lui i folosim )dit /elete sau tasta Delete sau

butonul /elete 'o?s din bara Table Design. Dac acel cmp particip la vreun index, se va terge i acel index.

Access 2007 Modul A Pagina

19

1!ta ea !n!i c9%/ 'n alt /oziie ' se face trgnd cu mouse.ul pe vertical butonul gri aflat !n stnga numelui lui, pn cnd acesta a8unge !n poziia dorit+13 1odi$ica ea ca acte i)ticilo unui cmp "tipLsubtip de dat, lungime, numrul de zecimale etc.# ' folosim elementele de control din zona Propriet-i c6mp "(ield Properties#. $a !nchiderea ferestrei de modificare a structurii, -icrosoft (ccess /334 ne !ntreab dac dorim ca modificrile efectuate s rmn valabile. OB(ERVA7II +# Sunt !osibile orice "odific ri, cu condiia s a1e" /ri: la schi("area tipurilor de date .Microsoft Access 2007 ncearc s con1erteasc 1alorile existente la noul ti! de date dar nu orice con1ersie e !osibil 0 i la scurtarea c0(purilor .cazuri n care, 1alorile existente ar !utea fi trunc-iate0# 2# Oricare ar fi "odific rile f cute, !ute" anula ulti"a o!eraie folosind )dit An!lare... ",dit4ndo...# sau butonul dar nu"ai i"ediat du! o!eraia res!ecti1 i nu"ai !2n la nc-iderea ferestrei de !roiectare# 8.6.1. C ea ea !nei e"!li de =alida e /ent ! !n c9%/ $a introducerea unei valori !ntr.un cmp putem s interzicem tastarea de valori eronate !n acel cmp, impunnd o regul de validare. %n general, regula de validare const !n evaluarea unei expresii logice "a unei condiii# impuse valorii introduse de utilizator !n cmp. peratorii de comparare folosii, de obicei, la crearea unei condiii sunt& U egal cu Q, P mai mare respectiv mai mic PU, QU mai mare sau egal, respectiv mai mic sau egal PQ diferit de De exe"!lu, dac dorim ca salariul persoanelor din tabel s fie mai mare de ;.333.333 A $, condiia impus asupra cmpului *alariu va fi >?000000. 2entru aceasta& 1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului. /. 6electm cmpul cruia vrem s.i stabilim condiia de validare. 9. Dm clic pe zona 'eg!l de +alidare ".alidation /ule# din partea inferioar a ferestrei i folosim una din urmtoarele variante& *astm direct condiia dorit "!n acest exemplu, 8@000000# i !nchidem fereastra. ?olosim butonul din dreapta zonei 'eg!l de +alidare, ceea ce va deschide dialogul
De fapt, mutarea cmpului nu afecteaz cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba ordinea cmpurilor !n ferestre, rapoarte, formulare etc.
13

Access 2007 Modul A Pagina

1:

Aenerator de e*presii ", pression @uilder# !n care putem crea condiia respectiv fie prin tastare direct, fie folosind butoanele aflate sub zona de construire a condiiei.11 :. 6e confirm cu O, !n dialog i se !nchide fereastra de proiectare a bazei. Dac tabelul conine de8a valori, (ccess /334 testeaz dac acestea se conformeaz restriciei impuse i, dac nu, afieaz un mesa8 de avertizare cu urmtoarele variante& <es ' regula de validare se pstreaz i testarea continu+ o ' regula nu se pstreaz i se continu testarea+ "ancel ' !ntrerupe testarea. Dac folosim <es, valorile actuale din tabel sunt pstrate dar, ulterior, dac !ncercm s modificm o valoare astfel !nct ea s rmn incorect sau s introducem o valoare incorect !n acel cmp, (cces va refuza acest lucru i va afia un mesa8 de eroare care conine fie un text standard, fie textul specificat de noi la .e*t +alidare ".alidation Te t# !n fereastra de proiectare a tabelului.

*.*. 1ter-erea unui ta"el din "a#a de date


Dac decidem c nu mai avem nevoie de unui tabel, putem folosi, dup selectarea lui din fereastra principal a bazei de date, )dit /elete sau tasta Delete sau butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei principale a bazei de date. (ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea tabelului. Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent ! acea)t o/e aie? 3n /l!)& dac tabel!l :te ) /a tici/ la o elaie c! alte tabele& elaia )e de)$iineaz.

@. 1ODI*ICAREA A(PECT,L,I ,NEI *ERE(TRE C, DATE


OB(ERVA7IE Oricare ar fi "odific rile discutate n subca!itolele de "ai :os, la nc-iderea ferestrei Microsoft Access 2007 ne 1a ntreba dac dori" s ! str " "odific rile f cute# Dac 1o" r s!unde cu <es "nerecomandabil# la ur" toarea afiare a coninutului tabelului as!ectul 1a fi acelai cu cel actual; n caz contrar, as!ectul 1a fi cel standard#

)alorile constante tip dat calendaristic trebuie specificate !ntre caractere M "ca !n M3;L34L1J>:#, cele de tip text !ntre ghilimele "ca !n V2opescuV# iar cele de tip DaLBu ca .1 sau 3 "corespunztor lui Da respectiv Bu#.

11

Access 2007 Modul A Pagina

1;

2.1. Schi("area di(ensiunilor coloanelor i liniilor


Exist dou metode& 1. <rin tra/ere= 2entru o coloan, plasm cursorul de mouse !ntre numele coloanelor pentru care dorim s modificm limea de afiare pn cnd are forma unei bare verticale cu dou sgei orizontale i tragem spre stnga sau spre dreapta pn cnd coloana are limea dorit.1/ 2entru o linie, plasm cursorul de mouse pe linia separatoare dintre dou !nregistrri din stnga ferestrei i tragem !n sus sau !n 8os pn cnd linia capt !nlimea dorit. *oate liniile din fereastr vor primi noua !nlime. /. Din "eniu= 2entru o coloan, plasm cursorul !n coloan i folosim &ormat "ol!mn ?idt$. 6e va afia un dialog !n care, la 2-ime coloan "Colu"n 'idth# vom specifica limea dorit pentru coloan, !n numr de caractere. Aevenirea la limea standard se face activnd 2-ime standard "*tandard 'idth#. Dac dorim o !ngustareLlire a coloanei astfel !nct s poat fi cuprins cea mai lung valoare, folosim Potri+ire "(it#. 2entru o linie, plasm cursorul !n linie i folosim &ormat 'o? 3eig$t. 6e va afia un dialog !n care, la #nl-ime r6nd "/o' height# stabilim !nlimea dorit pentru linii, !n puncte. Aevenirea la !nlimea standard se face activnd #nl-ime Standard "*tandard height#.

2.2. Schi("area ordinii de afiare a c0(purilor


1niial, ordinea de afiare a cmpurilor este cea !n care ele apar !n structura tabelului. 2utem modifica ordinea de afiare selectnd coloana respectiv "clic pe nume cnd indicatorul de mouse are forma unei sgei !n 8os ' A# i trgnd cu mouse. ul de nume spre stnga sau spre dreapta pn cnd coloana apare !n poziia dorit. peraia nu afecteaz ordinea !n care cmpurile au fost definite !n structura tabelului.

2.3. Blocarea unui c0(p pe ecran


Dac vrem ca un anumit cmp s nu dispar de pe ecran la o defilare stnga.
1/

(ceast operaie nu are nici un efect asupra lungimii cu care cmpurile au fost definite !n tabel.

Access 2007 Modul A Pagina

1>

dreapta !n tabel, dm un clic oriunde !n coloana cmpului respectiv i folosim &ormat &reeze "ol!mns. 0mpul respectiv va fi mutat !n prima poziie din fereastr i va rmne fixat acolo astfel !nct s fie !ntotdeauna vizibil, celelalte cmpuri defilnd spre stnga sau spre dreapta pe sub el. 6e pot bloca mai multe cmpuri. Deblocarea se face folosind &ormat >nfreeze All "ol!mns, dar coloana respectiv nu.i va relua vechiul loc din fereastr.

2.%. Ascunderea i reafiarea c0(purilor


2entru a ascunde un cmp vom selecta coloana corespunztoare i vom folosi &ormat 3ide "ol!mns. 0oloana respectiv va disprea din fereastr. 6e pot ascunde mai multe cmpuri, cu condiia s fie vecine. Aeafiarea cmpurilor ascunse se face cu &ormat >n$ide "ol!mns, care va afia un dialog !n care vom activa comutatorii corespunztori coloanelor pe care dorim s le vedem din nou.

2.*. 3iniile de -ril, i culoarea de fond


2lasm cursorul undeva !n tabel i folosim &ormat &oaie de date "(or"atDatasheet#. 6e va afia un dialog !n care vom specifica urmtoarele& )fect cel!l "Cell e--ect# ' stabilim efectele vizuale pentru celule+ dac dezactivm Orizontale "Horizontal# sau 7erticale ".ertical#, liniile de gril respective nu se vor afia+ "!loare linii de gril "Aridline color# 'culoarea liniilor de gril+ "!loare f!ndal "@ac+ground color# ' culoarea de umplere+ de la Stil!ri linie i c$enar selectm tipul de linie pentru fiecare latur !n parte+ de la /irec-ie "Direction# putem impune ordinea !n care vor fi preluate cmpurile din structura tabelului "de exemplu, pentru rientul -i8lociu, unde unele popoare citesc de la dreapta la stnga#. pentru a previzualiza aspectul celulelor din fereastr se folosete zona )antion "*a"ple#. 2arametrii privind liniile de gril se pot stabili numai pentru !ntregul tabel, nu i pentru anumite coloane, celule, linii, domenii de celule.

2.2. Modificarea para(etrilor de font pentru c0(purile din fereastr,


6e plaseaz cursorul undeva !n tabel i se folosete

Access 2007 Modul A Pagina

14

&ormat &ont& dup care se aleg parametrii dorii. Dialogul afiat este asemntor celui de la <ord i Excel, dar sunt mai puine opiuni. 6e poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu 7ie? .ool%ars &ormatting B/atas$eetC. 2arametrii privind fontul se pot stabili numai pentru !ntregul tabel, nu i pentru anumite coloane, linii, celule, domenii etc.

2. . Sortarea nre-istr,rilor din ta"el


Dac dorim ca tabelul s fie sortat "ordonat# dup valorile dintr.un cmp, vom plasa cursorul !n cmpul respectiv i vom folosi& butoanele Sort Ascending respectiv Sortare descendent , dup cum dorim ca sortarea s fie cresctoare sau descresctoare+ 'ecords Sort Sort Ascending respectiv Sortare descendent. Sort Ascending respectiv Sortare descendent din meniul contextual al cmpurilor selectate. OB(ERVA7II 1. Dac dori" sortarea du! "ai "ulte criterii, 1o" "uta c2"!urile> criterii astfel nc2t s fie 1ecine n fereastr , n ordinea i"!ortanei lor ca i criterii,+? le 1o" selecta i 1o" folosi aceleai butoane, n funcie de ordinea dorit # /. 3u !ute" i"!une !entru fiecare din c2"!urile selectate o anu"it ordine .de exe"!lu, !entru !ri"ul o selectare cresc toare i !entru al doilea una descresc toare0# 9. Aceeai "etod se !oate a!lica i dac e 1orba de o fereastr cu rezultatele unei intero/ ri# Aevenirea la ordinea iniial se face cu 'ecords 'emo+e &ilter1Sort, !nainte de a !nchide fereastra. $a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac ordinea !n care sunt afiate !nregistrrile este cea dorit i pe viitor. Dac rspundem cu <es, -icrosoft (ccess /334 va modifica ordinea lor i !n tabel astfel !nct, la o ulterioar deschidere a acestuia, s le gsim !n aceast ordine.1: Exemplu6 * se sorteze descresctor 7nregistrrile dup c;"purile 6tudii i Bume<

2.4. !,utarea unei 5alori ntr/un ta"el


2utem cuta o anumit valoare fie !ntr.un anumit cmp dintr.un tabel, fie !n !ntregul tabel. 2entru aceasta, plasm cursorul !n cmpul !n care vrem s facem
rdinea !n care sunt afiate cmpurile selectate este esenial, !n sensul c al doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist dou !nregistrri cu aceeai valoare. 1: AtenieK 5n acest caz, la 1iitoarea desc-idere a ferestrei Access nu 1a ti care a fost ordinea iniial #
19

Access 2007 Modul A Pagina

1F

cutarea i folosim )dit &ind sau butonul &ind din bara de instrumente @aza de date sau %trl&*. %n toate cazurile se va afia un dialog !n care vom specifica urmtoarele& la /e c!tat "(ind Bhat# ' valoarea pe care o cutm+ la Pri+ire =n "2oo+ in# ' putem alege .a%el "Table# pentru a efectua cutarea !n !ntregul tabel "!n caz contrar, cutarea se va efectua numai !n cmpul !n care se afla cursorul la !nceperea cutrii#+ la Potri+ire se poate stabili modul de cutare, selectnd una din urmtoarele opiuni& Orice parte din c6mp "An) Part othe (ield# "6mp!l =ntreg "Bhole (ield# #ncep!t de c6mp "(ield *tart# $a "!tare "*earch# se stabilete direcia de cutare !n raport cu poziia indicatorului de !nregistrri& #n s!s "4p#, #n (os "Do'n#, .oate "All#. dac activm Potri+ire litere mari i mici "Match Case#, -icrosoft (ccess /334 va ine cont, la cutare, de diferena !ntre litere mari i litere mici+ Declanarea operaiunii de cutare se face cu butonul >rmtor!l "(ind #e t#. 2utem folosi acest buton i pentru continuarea cutrii. OB(ERVA7IE 3u se !ot face c ut ri !entru c2"!uri de ti! DA43,# Exemplu6 * se caute toate 7nregistrrile pentru care c;"pul ?uncia are &aloarea 2<

2.6. &iltre
0nd lucrm cu un tabel cu multe !nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom obliga -icrosoft (ccess /334 s afieze numai !nregistrrile care !ndeplinesc o anumit condiie "de exemplu, dorim ca !n tabelul afiat s apar numai !nregistrrile pentru care prenumele este 3icolae#. Exist mai multe tipuri de filtre& ?iltre care afieaz numai !nregistrrile care, !n cmpul curent, au valoarea respectiv ' se creeaz dup plasarea cursorului !ntr.un articol cu valoarea respectiv, !n acel cmp, folosind 'ecords &ilter %4 Selection sau butonul &ilter B4 Selection din bara de instrumente @aza

Access 2007 Modul A Pagina

1J

de Date.1; %n fereastr vom vedea numai !nregistrrile pentru care e !ndeplinit condiia. ?iltre care afieaz numai !nregistrrile care !n cmpul curent, au alte valori dect cea curent ' se creeaz dup plasarea cursorului !ntr.un articol cu valoarea respectiv, !n acel cmp, folosind 'ecords &ilter )*cl!ding Selection.1> %n fereastr vom vedea numai !nregistrrile pentru care nu e !ndeplinit condiia. Aevenirea la afiarea tuturor !nregistrrilor se face cu 'ecords 'emo+e &ilter1Sorts sau cu butonul )liminare filtr! "Aemove ?ilter# din aceeai bar de instrumente. Exemple6 * se creeze un -iltru pe c;"pul Bume: apoi un -iltru care s a-ieze nu"ai pe cei nscu8i 7n alte luni dec;t octo"brie<

.. INDEBAREA ,N,I TABEL


2rin indexare, -icrosoft (ccess /334 menine liste ascunse de intrri, numite indec:i, care conin toate valorile unui cmp, ordonate cresctor sau descresctor. Dup creare, indecii permit executarea mai rapid a interogrilor, cutrilor i sortrilor !n funcie de cmpul pe baza cruia a fost definit indexul. De asemenea, una dintre principalele utilizri ale indecilor const !n stabilirea unor relaii !ntre dou sau mai multe tabele. 0u ct valorile cmpului pe baza cruia a fost definit indexul sunt mai variate, cu att indexul este mai eficient.14 C4eia unui tabel reprezint un ansamblu minim de cmpuri care identific !n mod unic o !nregistrare din tabel. Ea poate fi format dintr.un singur cmp " c4eie )i%/l# sau din mai multe cmpuri "c4eie co%/!)#. $a un moment dat, !ntr.un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot identifica !n mod unic o !nregistrare, acestea numindu.se c4ei candidate. Dintre acestea putem alege o cheie care se folosete efectiv, ea fiind numit c4eie / i%a . %n -icrosoft (ccess /334 se pot crea dou tipuri principale de indeci& !n inde< c4eie / i%a ' este unic la nivelul fiecrui tabel i nu !er"ite existena de valori duplicate sau valori nule !n cmpul pe care a fost creat+ unul sau mai muli indec:i no %ali. $a rndul lor, acetia pot fi de dou
De exemplu, pentru a vedea numai !nregistrrile pentru care prenumele este 3icolae, vom da clic !n cmpul Prenu"e pe o astfel de !nregistrare i vom folosi butonul &ilter B4 Selection. Atenie& la cmpurile de tip dat calendaristic, putem face filtrarea i pentru zi, lun, an, cu condiia s selectm, !nainte, poriunea respectiv din data calendaristic. 1> De exemplu, pentru a vedea !nregistrrile pentru care prenumele nu este 3icolae, vom da clic !n cmpul Prenu"e pe o astfel de !nregistrare i vom folosi butonul 'ecords &ilter )*cl!ding Selection. 14 Dei crearea unor indeci poate mri semnificativ viteza unor operaii, existena multor indeci pentru o baz de date !ncetinete viteza de lucru la adugrile i modificrile datelor, deoarece, pe lng baza de date, -icrosoft (ccess trebuie s actualizeze i indecii.
1;

Access 2007 Modul A Pagina

/3

subtipuri& Da Cc! d!bl! iD ' permit existena valorilor duplicate !n cmpul respectiv+ Da C$ d!bl! iD ' nu pot exista dou !nregistrri cu aceeai valoare sau valori nule pentru cmpul respectiv.

.1. !rearea. (odificarea i ter-erea unui inde7 cheie pri(ar,


2entru c ea e, dup deschiderea bazei de date vom da un clic pe butonul .a%ele "Tables#, vom alege tabela dorit i vom folosi butonul Proiect "Design#. %n partea superioar a ferestrei vom selecta cmpul pentru care dorim s fie creat un index cheie primar i vom folosi butonul Primar4 ,e4 din bara Table Design. OB(ERVA7IE Dac c-eia !ri"ar e for"at din "ai "ulte c2"!uri, selectarea lor se face in2nd a! sat tasta 6hift# 5n acest caz, si"bolul de c-eie 1a a! rea l2n/ fiecare c2"! selectat# $ng numele cmpului selectat va aprea o cheie care va indica faptul c pentru acel cmp a fost definit un index cheie primar. $a !nchiderea ferestrei de structur a tabelului, (ccess /334 va verifica dac !n acel cmp exist valori duplicat iLsau valori nule i, dac da, va refuza crearea indexului. %n acest caz, vom !nchide fereastra de structur fr salvare, vom reparcurge tabelul pentru a elimina valorile duplicat iLsau a completa valorile nule dup care ne vom !ntoarce la crearea indexului. 1odi$ica ea unui index cheie primar se face asemntor& clic pe butonul Primar4 ,e4 dup selectarea cmpului. Dac exist de8a un index cheie primar, cheia se va muta pe noul cmp. 2te "e ea unui index cheie primar se face selectnd cmpul i dnd clic pe butonul Primar4 ,e4. Exemple6 9< * se creeze un inde cheie pri"ar pe c;"pul ?uncia 7n tabelul ?5B0T11< 2< * se 7ncerce crearea unui inde cheie pri"ar pe c;"pul ?uncia 7n tabelul 2EA6 B($<

.2. !rearea. (odificarea i ter-erea unui inde7 nor(al


2entru a c ea un index normal& 1. 6electm tabelul din fereastra bazei de date i folosim butonul Proiect "Design#. 6e va afia fereastra de definire a tabelului. /. 6electm cmpul pentru care dorim s crem indexul i folosim lista ascuns Inde*at "!nde ed# din subfereastra inferioar, !n care stabilim tipul de index& /a B"! d!%l!riC ' $es CDuplicates 3DE ' cmpul respectiv poate conine valori duplicat+

Access 2007 Modul A Pagina

/1

/a B&r d!%l!riC ' $es C#o duplicatesE ' cmpul nu poate conine valori duplicat.1F 9. 6e !nchide fereastra. 1odi$ica ea caracteristicilor unui index normal se face !n mod asemntor. 2te "e ea unui index se face la fel, dar folosind varianta ! "#o# !n lista ascuns Inde*at. Exemple6 * se creeze un inde nor"al: cu dubluri: pe c;"pul ?uncia i unul -r dubluri pe c;"pul -arca<

E. RELA7II 3NTRE TABELELE DINTR>O BAZF DE DATE


?oarte frecvent, stocarea !ntr.un singur tabel a tuturor datelor implicate !n problema de rezolvat este fie anevoioas, fie impune, ulterior, prelucrri suplimentare i greoaie. De aceea, a aprut posibilitatea de a D!mprtiaE datele !n mai multe tabele, !n ideea de a se economisi spaiu i de a se evita repetarea acelorai valori. De exemplu, putem crea o relaie !ntre tabelul 2EA6 B($ i tabelul ?5B0T11, prin intermediul cmpului *uncie, relaie prin care, ulterior, putem avea la dispoziie valori din ambele tabele. Aelaia !ntre dou tabele e o relaie de subordonare i, de aceea, la crearea unei relaii trebuie s decidem care dintre tabele este tat "tabelul conductor# i care tabel $i! "tabelul condus#. dat relaia creat, la mutarea pointerului de articol de pe un articol pe altul !n tabelul tat, se va muta, automat, i pointerul de articol din tabelul fiu pe articolul corespunztor. OB(ERVA7II 1. ,n tabel considerat ca tabel>tat !oate a1ea "ai "ulte tabele>fiu care, la r2ndul lor, !ot a1ea tabele>fiu# /. ,n tabel aflat "ai :os n structur .fiu, ne!ot etc#0 nu !oate fi tabel>tat !entru tabelul>tat iniial# Din punct de vedere al -icrosoft (ccess /334, pot exista trei tipuri de relaii& !n!l>la>%ai>%!lte C3neFtoFMan)D ' unei !nregistrri din tabelul.tat !i pot corespunde mai multe !nregistrri !n tabelul.fiu "nu este obligatoriu#+ !n!l>la>!n!l C3neFtoF3neD ' unei !nregistrri din tabelul.tat !i poate corespunde o singur !nregistrare din tabelul.fiu+ este un tip de relaie rar folosit+ %ai>%!lte>la>%ai>%!lte CMan)FtoFMan)D ' o !nregistrare din tabelul. tat poate avea mai multe !nregistrri corespondente !n tabelul.fiu i viceversa. 2entru crearea unei relaii !ntre dou tabele trebuie ca !n fiecare tabel care particip la relaie s existe un index pentru c9%/!l de le"t! , cmp ce trebuie s fie de acelai tip de dat i de aceeai lungime !n ambele tabele. *ipul de relaie care poate fi stabilit de!inde de ti!ul indexului pe cmpul de legtur din fiecare tabel !n parte&
1F

%n acest caz, la !nchiderea ferestrei (ccess face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.

Access 2007 Modul A Pagina

//

!n!l>la>%ai>%!lte ' indexul din tabelul tat trebuie s fie de tip cheie primar sau normal fr dubluri iar cel din tabelul.fiu de tip normal, cu Da Ccu dubluriE+ !n!l>la>!n!l ' ambii indeci "din tabelul tat i din tabelul fiu# trebuie s fie cheie primar sau de tip normal, cu Da C-r dubluriE+ %ai>%!lte>la>%ai>%!lte ' indecii pe cmpurile de legtur din tabelul tat i tabelul fiu trebuie s fie de tip normal, cu Da Ccu dubluriE#

4.1. !rearea. (odificarea i ter-erea unei relaii ntre ta"ele


.o" lucra pe un e e"plu& avnd tabelele 2EA6 B($ i ?5B0T11, unei !nregistrri din tabelul ?5B0T11 !i pot corespunde mai multe !nregistrri din tabelul 2EA6 B($ "pot exista mai multe persoane cu aceeai funcie#. Be propunem s cre" o rela8ie tip unulFlaF"aiF"ulte 7ntre cele dou tabele< 1. Deschidem baza de date i alegem tabelul 2EA6 B($. )om crea pentru el un index normal pe cmpul *uncia, cu Da Ccu dubluriE "deoarece pot exista mai multe persoane cu aceeai funcie#. /. (legem apoi tabelul ?5B0T11 i crem pentru el un index cheie primar sau un index normal cu Da C-r dubluriE pe cmpul *uncia "deoarece nu pot exista mai multe denumiri de funcii cu acelai cod de funcie#. 9. ?olosim .ools 'elations$ips sau butonul 'elations$ips din bara de instrumente. 6e va deschide un dialog !n care apar tabelele bazei de date. :. 6electm pe rnd fiecare tabel ce va participa la relaie i folosim, pentru fiecare, butonul Ad!gare "Add# dup care !nchidem dialogul. ;. 6e va afia fereastra 'ela-ii "/elationships# !n care apar mici subferestre pentru fiecare tabel din baza de date.1J >. )om trage cu mouse.ul dinspre cmpul de relaie din tabelul.tat " *uncia din tabelul 2EA6 B($# spre cmpul din tabelul.fiu prin care se stabilete relaia "*uncia din ?5B0T11#. 6e va afia un dialog prin care ni se cere, eventual, alegerea cmpurilor prin care se face legtura dintre tabele. )om confirma cu butonul "reare "Create# deoarece cmpurile au fost, de8a, alese. 4. %n fereastra 'ela-ii "/elationships# afiat, !ntre cele dou tabele va aprea o linie prin care se sugereaz noua relaie.

1J

0mpurile pentru care a fost definit un index cheie primar sunt afiate cu bold.

Access 2007 Modul A Pagina

/9

-odificarea ulterioar a ti/!l!i de elaie iLsau a cmpurilor prin care se face asocierea se realizeaz dnd un clic dreapta pe linia de relaie i folosind )dit 'elations$ips din meniul contextual al liniei de relaie. 6e va afia acelai dialog, !n care putem alege tabelele din relaie i cmpurile de legtur din fiecare. Wtergerea relaiei se face printr.un clic pe linia de relaie i folosirea tastei Delete.

G. INTEROGFRI
inte o"a e este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul sau mai multe tabele a !nregistrrilor care satisfac anumite criterii./3 Dup crearea interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar cmpurile dorite iLsau !nregistrrile care satisfac o anumit condiie.

6.1. !rearea unei intero-,ri


2entru a crea o interogare& 1. %n fereastra bazei de date folosim butonul Interogri "Gueries#, apoi& dm clic dublu pe varianta "reare interogare =n mod!l +iz!alizare proiect "Create 0uer) in Design &ie'#+ folosim butonul o! 7iz!alizare proiect O, "#e'Design &ie'3D#. /. %n dialogul afiat selectm, pe rnd, fiecare tabel ce va participa la interogare i folosim, pentru fiecare, butonul Ad!gare "Add#, dup care !nchidem dialogul./1 %n acest moment se va afia fereastra generatorului de interogri, !mprit !n dou subferestre& cea de sus conine subferestre pentru tabelele selectate, cu relaiile de8a stabilite+ cea de 8os permite specificarea celorlalte elemente ale interogrii "cmpuri, criterii etc.#.
/3 /1

Dac e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaii. Dac, ulterior, vrem s mai adugm un tabel la interogare putem face acest lucru cu

D!er4 S$o? ta%le sau cu butonul S$o? ta%le dup care, din dialogul afiat, alegem tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil !ntr.o interogare, !l putem elimina selectndu.l din subfereastra superioar i folosind D!er4 'emo+e .a%le sau tasta Delete.

Access 2007 Modul A Pagina

/:

G.1.1. (/eci$ica ea c9%/! ilo ca e =o a/ ea 'n ez!ltat!l inte o" ii Exemplu6 #e propune" s cre" o interogare care s a-ieze c;"purile Bume, 2renume, 0B2, Data Baterii, 6tudii, ?uncia i (dresa din tabelul 2EA6 B($ i c;"pul Denumire funcie din tabelul ?5B0T11. 6pecificarea cmpurilor se face alegnd, pe rnd, fiecare cmp, din listele ascunse de pe linia "6mp "(ield#. OB(ERVA7II +# Dac la intero/are !artici! dou sau "ai "ulte tabele, n listele ascunse de la "6mp Acces 1a !refixa nu"ele fiec rui c2"! cu nu"ele tabelului din care !ro1ine c2"!ul res!ecti1 .de exe"!lu, personal<-unc8ia nsea"n c se 1a afia c2"!ul ?uncia din tabelul 2EA6 B($ iar -unctii<-unc8ia nsea"n c se 1a afia c2"!ul ?uncia din tabelul ?5B0T110# 2# 3u"ele tabelului din care !ro1ine fiecare c2"! este afiat !e linia .a%el "Table#. ?# Ordinea n care sunt alese c2"!urile are i"!ortan , n sensul c 1a fi ordinea n care 1or fi afiate c2"!urile n rezultatul intero/ rii# Dac actuala ordine nu e cea dorit , !ute" "uta c2"!urile ca !e orice coloan dintr>o fereastr de date# 6chimbarea ordinii de afiare a cmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date. G.1.+. Te)ta ea inte o" ii 6e recomand ca de oricte ori facem o modificare asupra unei interogri s verificm dac rezultatele sunt cele dorite. 2entru aceasta putem folosi D!er4 '!n sau butonul '!n din bara de instrumente. 6e va afia o fereastr cu rezultatul interogrii. Aevenirea la fereastra de proiectare se face cu 7ie? /esign 7ie? sau cu butonul 7iz!alizare ".ie'# din bara de instrumente. OB(ERVA7IE Se 1a e1ita, du! testare, nc-iderea ferestrei cu rezultate, o!eraie care ne 1a ntoarce la fereastra !rinci!al a bazei de date# G.1.0. O dona ea ez!ltatelo d!/ !n!l )a! %ai %!lte c ite ii Dac dorim ca !n rezultatul interogrii !nregistrrile s fie ordonate dup unul sau mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare "*ort# pentru cmpul care constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea !n care se face sortarea "Ascendent @ Ascending, /escendent @ Descending, nesortat ; unsorted#. 2utem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont c& rdinea !n care sunt alese aceste criterii este important, !n sensul c al

Access 2007 Modul A Pagina

/;

doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat. 0mpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie !n stnga cmpului criteriu secundar "nu neaprat vecine#. Exemplu6 * se ordoneze rezultatele interogrii cresctor dup 6tudii i descresctor dup Bume< G.1.6. A)c!nde eaH ea$i:a ea !no c9%/! i din ez!ltat 2utem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele corespunztoare cmpurilor respective din linia Afiare "6ho=#. Aeafiarea se face prin activarea comutatoarelor. G.1.8. (/eci$ica ea 'n e"i)t ilo ca e =o a/ ea 'n ez!ltat!l inte o" ii %n mod normal, !n rezultatul interogrii apar toate articolele din tabelele selectate iniial. 2utem impune prezentarea !n rezultat numai a articolelor care satisfac anumite condiii. 2entru aceasta, !n linia "riterii "Criteria# de sub cmpul respectiv vom specifica o condiie de selectare a !nregistrrilor. %n rezultat vor aprea numai !nregistrrile care satisfac condiia respectiv. 0ondiia const, !n general, !n compararea a dou valori& cea din cmp i valoarea pe care o specificm. REG,LF %onstantele de ti! text trebuie introduse ntre /-ili"ele iar cele de ti! dat calendaristic ntre caractere diez .A0# 2entru comparare se pot folosi urmtorii operatori& E +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are valoarea specificat. 'xe"!lu& E2 sub cmpul (unc8ia !i va extrage numai pe cei care au funcia /. 9 +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare mai mic dect cea specificat. 'xe"!lu& 9F sub cmpul (unc8ia !i va extrage numai pe cei care au funcia 1 sau /. 8 +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare mai mare dect cea specificat. 'xe"!lu& 82 sub cmpul (unc8ia !i va extrage numai pe cei care au funcia cel puin egal cu 9. 9E +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare cel puin egal cu cea specificat. 8E +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare cel mult egal valoarea specificat.

Access 2007 Modul A Pagina 98 +aloare

/>

Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul nu are valoarea specificat. 'xe"!lu& 982 sub cmpul (unc8ia !i va extrage numai pe cei care nu au funcia /. I B+alGH;+alG2;...C Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are una din valorile specificate !n list. 'xe"!lu& I BIpopesc!I;Iionesc!IC sub cmpul #u"e !i va extrage numai pe cei care se numesc popescu sau ionescu. B).J)) +alGmin A / Aezultatul va conine numai articolele pentru care +alGma* cmpul are valoarea specificat. 'xe"!lu& B).J)) K00 A / L@0 sub cmpul *alariu !i va extrage numai pe cei care au salariul !ntre aceste valori "inclusiv#. O. +aloare Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul nu are valoarea specificat "!n acest caz, operatorul este echivalent cu PQ#. El este mai des folosit pentru a nega operatorii !# i @,TB,,#, de exemplu& O. I BIgeorgeI;I+asileIC sub cmpul Prenu"e va extrage pe cei la care prenumele nu e george sau &asile+ O. B).J)) 200 A / F7; sub cmpul *alariu !i va extrage pe cei la care salariul este mai mic de /33 sau mai mare de 94;. O. >22 sau IS O. Aezultatul va conine numai articolele pentru care >22 cmpul sub care se afl operatorul nu este gol.// >22 sau IS >22 Aezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul sub care se afl operatorul este gol. 2entru a introduce un criteriu de selectare avem dou posibiliti& 1. 1ntroducerea criteriului prin tastare direct sub cmp, !n linia "riterii "Criteria# din fereastra de proiectare a interogrii. /. 2lasnd cursorul sub cmp, !n linia "riterii din fereastra de proiectare a interogrii i folosind butonul B!ild din bara de instrumente. 6e va afia dialogul Gene ato !l!i de e</ e)ii, !n care vom putea construi condiia dorit. Dialogul conine& o zon !n care vom construi
Atenie? ,n c2"! de ti! 7ext nu este considerat /ol dac conine nu"ai s!aii iar un c2"! nu"eric nu este /ol dac conine 1aloarea 0.
//

Access 2007 Modul A Pagina

/4

condiia, !n partea superioar+ un set de butoane din care putem alege operatorii care apar !n condiie+ o list cu tabelele din care putem prelua cmpuri i cu operatorii posibili+ o list cu cmpurile din tabelul selectat !n prima list+ o list cu formatul de afiare.

OB(ERVA7II +# Dac dori" s s!ecific " "ai "ulte condiii de selectare, le !ute" le/a, n zona ex!resiei, !rin doi o!eratori lo/ici= And ' pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat trebuie ca ea s !ndeplineasc ambele condiii "de exemplu, dac specificm (unctia>HI And (unc8iaJH?, !n rezultat vor aprea toate persoanele pentru care codul de funcie are o valoare 9...;. Or ' pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat, trebuie s !ndeplineasc mcar una dintre condiiile respective "de exemplu, dac specificm #u"eHK!onescuK 3r #u"eHKPopescuK, !n list vor aprea toate persoanele numite 1onescu sau 2opescu./9 /. <ute" ne/a o anu"it condiie folosind o!eratorul ot, care 1a deter"ina afiarea n rezultat a articolelor care nu satisfac condiia s!ecificat # De exe"!lu, dac dori" s afi " !ersoanele !entru care !renu"ele nu este Bicolae, 1o" s!ecifica dre!t condiie #ot Prenu"eHK#icolae"2L. $a !nchiderea dialogului Gene ato !l!i de e</ e)ii, (ccess /334 va afia condiia sub cmpul selectat iniial. 1ndiferent de metoda folosit "scriere direct a condiiei !n fereastra de interogare sau folosirea Xeneratorului de expresii#, efectul va fi acelai. G.1.@. (/eci$ica ea c ite iilo /ent ! %ai %!lte c9%/! i %n mod normal, condiiile specificate pentru diferite cmpuri sunt legate prin And, !n sensul c, pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat, trebuie ca acea !nregistrare s !ndeplineasc toate condiiile. Dac dorim ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat dac !ndeplinete cel puin una din condiii, vom plasa o condiie pe linia "riterii "Criteria# sub cmpul corespunztor iar cealalt pe linia Sa! "3r# sub cmpul respectiv. De exemplu, dac dorim ca !n rezultat s apar toate !nregistrrile pentru care prenumele este #icolae sau !nregistrrile pentru care funcia este 2, vom plasa !n linia C ite ii de la cmpul #u"e condiia #u"eHK#icolaeK iar !n linia Sa! de la cmpul (unc8ia condiia (unc8iaH2. EBE1PLE 1. S se creeze, folosind Generatorul de ex!resii, o intero/are care s extra/ nu"ai !ersoanele n scute du! + ianuarie +BC0 i la care codul de funcie
/9 /:

De fapt, echivalent cu !#CKPopescuKMK!onescuE. De fapt, echivalent cu J>K#icolaeK<

Access 2007 Modul A Pagina

/F

este 2# 2entru aceasta& a. %n fereastra de proiectare vom plasa cursorul !n linia "riterii sub cmpul Data nasterii i vom folosi butonul B!ild din bara de instrumente. %n dialogul Xeneratorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, !n lista de cmpuri, pe cmpul Data naterii. )om tasta, apoi, !n zona de expresie, 80H10H1H;L0 i vom confirma cu O,. /; b. )om plasa apoi cursorul !n linia "riterii sub cmpul (unc8ia i vom folosi butonul B!ild din bara de instrumente. %n dialogul Xeneratorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi pe cmpul (unc8ia. )om tasta, apoi, !n zona de expresie, E2 i vom confirma cu O,. $a executarea interogrii, vom observa c !n rezultat sunt afiate numai !nregistrrile care satisfac ambele condiii specificate. /. S se creeze, folosind !ri"a scrierea direct n fereastra de !roiectare, o intero/are care s aib ca rezultat articolele la care *uncia este + sau 3u"ele este "ai "are dec2t Aadu. a. %n fereastra de interogare, sub cmpul (unc8ia, scriem condiia EH. b. 6ub cmpul #u"ele scriem condiia 8I'ad!I.

6.2. Sal5area intero-,rii


6e face la !nchiderea ferestrei sau cu butonul Sa+e din bara de instrumente. Dac e vorba de o interogare nou, se va cere un nume pentru ea, care nu !oate fi identic cu al unui tabel din baza de date.

6.3. Modificarea unei intero-,ri


6e folosete butonul Interogri "Gueries# din fereastra Baza de Date i se folosete butonul Proiect "Design#. 6e va afia acelai dialog ca la creare, !n care vom face modificrile dorite. G.0.1. 2te "e ea !no c9%/! i din inte o"a e 6e face prin selectarea coloanei cmpului respectiv i folosirea tastei Delete. G.0.+. Ad!"a ea !no c9%/! i la o inte o"a e 6e selecteaz coloana !n stnga creia vrem s apar noul cmp i se folosete Insert "ol!mns, dup care alegem cmpul dorit i caracteristicile sale.

6.%. 87ecutarea unei intero-,ri


5lterior, ori de cte ori dorim s executm interogarea, vom da clic dublu pe ea !n
/;

Datele calendaristice vor fi afiate, ulterior, la "riteria, !ntre caractere diez "M#.

Access 2007 Modul A Pagina

/J

fereastra @aza de Date, dup ce am folosit butonul Interogri "Gueries#.

6.*. 1ter-erea unei intero-,ri


Dac decidem c nu mai avem nevoie de o interogare, putem folosi, dup selectarea ei din fereastra a bazei de date, )dit /elete sau tasta Delete sau butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. (ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea interogrii. Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent ! acea)t o/e aie?

1-.*OR1,LARE
*o %!la ele reprezint interfaa principal !ntre utilizator i o baz de date (ccess /334. Ele sunt obiecte componente ale bazei de date care permit introducerea i modificarea datelor !ntr.o manier mai atractiv dect modul de afiare Datasheet .ie', discutat mai sus.

10.1. !rearea unui for(ular


2entru crearea unui formular& 1. ?olosim butonul &orm!lare "(or"s# a ferestrei @aza de Date, apoi folosim una din urmtoarele variante& "reare form!lar !tiliz6nd e*pert!l "Create b) using 'izard#+ o! )*pert &orm!lar O, "#e'(or" Bizard3D#. %n ambele cazuri va !ncepe un set de dialoguri ")izard# !n care vom meniona coninutul i aspectul noului formular. /. Din lista .a%ele1Interogri "Tables%Gueries# selectm tabelul din care provin cmpurile i apoi, din lista "6mp!ri disponi%ile "A&ailable -ields# selectm cmpurile respective. Ele se vor muta !n lista "6mp!ri selectate "*elected -ields#. 2utem alege, pe rnd, cmpuri din mai multe tabele, legate prin relaie !n baza de date. *ransferul cmpurilor !ntre cele / liste se face cu a8utorul butoanelor 8 M 88 M 9 M 99. 2entru trecerea la pasul urmtor vom folosi e*t. OB(ERVA7IE Ordinea n care select " c2"!urile este ordinea n care 1or fi ele afiate n for"ular# 9. Dac am ales cmpuri din mai multe tabele, vom fi !ntrebai care dorim s fie tabelul conductor !n viitorul formular "dac

Access 2007 Modul A Pagina

93

am ales cmpuri att din ?5B0T11 ct i din 2EA6 B($, vom alege, de exemplu, !rin !ersonal#. *recerea la dialogul urmtor se face cu e*t. :. Bi se va cere s alegem modul de aezare a cmpurilor !n formular, prin butoanele radio alturate. 0el mai frecvent utilizat este modul "ol!mnar "cmpurile aezate unul sub altul#. *recerea la dialogul urmtor se face cu e*t. ;. (ici alegem stilul de afiare pentru formular. Dei exist mai multe variante, se recomand alegerea variantei Standard. *recerea la dialogul urmtor se face cu e*t. >. %n dialogul final vom specifica numele formularului i vom specifica dac dorim s deschidem formularul pentru a !ncepe introducerea iLsau editarea datelor. $a terminare, vom confirma cu &inis$, care va deschide formularul pentru !nceperea afiriiLintroducerii datelor respectiv va deschide generatorul de formulare pentru modificarea formularului. Exemplu6 * se creeze un -or"ular care s con8in c;"purile Bume, 2renume, 0B2, Data naterii, 6tudii, (dresa, 6alariu i ?uncia din tabelul 2EA6 B($ i c;"pul Denumire funcie din tabelul ?5B0T11<

10.2. 9tili#area unui for(ular


Dup creare, putem utiliza formularul ori de cte ori avem nevoie pentru a aduga !nregistrri !n baza de date sau pentru a le modifica pe cele existente. 2entru aceasta, !n fereastra @aza de Date alegem butonul &orm!lare "(or"s# i dm un clic dublu pe numele formularului sau selectm formularul i folosim butonul /esc$idere "3pen#. (ccess /334 va afia formularul i, !n partea inferioar, o bar de butoane pentru deplasare la o anumit !nregistrare sau pentru adugarea unora noi. (dugarea unui articol se face prin completarea valorilor din cmpuri dup folosirea butonului din bara afiat sau cu Insert e? 'ecord. Wtergerea unui articol se face dup deplasarea la el, folosind butonul /elete 'ecord din bara de instrumente sau cu )dit /elete 'ecord. (ccess /334 va cere confirmare pentru tergere.

10.3. Ad,u-area i (odificarea te7tului din antetul sau su"solul

for(ularului
2entru a aduga un text !n antetulLsubsolul unui formular& 1. ?olosim butonul &orm!lare "(or"s# din fereastra bazei de date i apoi

Access 2007 Modul A Pagina

91

butonul Proiect "Design# din bara de instrumente. (ccess /334 va deschide fereastra 0onstructorului de formulare, !n care vom putea

efectua modificrile dorite. %n plus, se va afia i bara de instrumente Toolbo . /. 2entru a putea introduce text !n antet, va trebui s modificm, !nti, !nlimea sa "iniial 3#. %n acest scop, tragem cu mouse.ul !n 8os de bara separatoare aflat !ntre linia Antet &orm!lar "(or" Header# i linia /etaliere "Detail#, atunci cnd cursorul de mouse are forma unei linii orizontale cu dou sgei verticale. 9. Din bara de instrumente Toolbo vom alege butonul 2a%el " #. :. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, un dreptunghi !n care scriem textul antetului. ;. *astm textul i confirmm cu un clic !n afara lui. 2entru un subsol procedm la fel, cu deosebirea c tragem cu mouse.ul de linia aflat sub bara S!%sol form!lar "(or" (ooter#.

10.%. :ntroducerea unei i(a-ini ntr/un for(ular


2entru a insera o imagine !ntr.un formular& 1. ?olosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars. /. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, zona !n care va aprea imaginea "indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol#. 9. %n acest moment apare un dialog !n care alegem fiierul imagine pe care vrem s.l inserm. %n mod normal, (cces insereaz !n dreptunghiul descris fie doar o poriune din imagine, fie imaginea !ntreag dar lsnd spaiu liber pe lng ea. 2entru a avea !ntreaga imagine, dm clic

Access 2007 Modul A Pagina

9/

dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog !n care, la Mod a-iare, alegem& 0oom ' (ccess /334 va afia !ntreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune posibil !n dreptunghiul descris+ 2rgit ' (ccess /334 va umple cu imaginea !ntregul dreptunghi, chiar dac o va deforma.

10.*. Modificarea unui for(ular


Bu !ntotdeauna formularul creat ca mai sus corespunde perfect dorinelor noastre. 2entru a modifica un formular dup ce a fost creat, folosim butonul &orm!lare C(or"sE !n fereastra bazei de date& selectm formularul de modificat i utilizm butonul Proiect "Design#. 6e va afia o fereastr i o bar de instrumente, cu care vom putea efectua diverse modificri asupra formularului. O/e aiile !z!ale sunt& "utarea unui c2"! sau a unui text ' se d un clic pe cmp sau text, se plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta.sus al dreptunghiului !ncon8urtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd o biectul a8unge !n poziia dorit. sc-i"barea di"ensiunii unui c2"! sau text ' se d un clic pe obiect i se trage cu mouse.ul de unul din cele F puncte negre care apar pe laturile i !n colurile obiectului. fontul, culoare de text, culoarea de fundal, " ri"ea i fa!tul c 1alorile sunt afiate cu bold, italic i4sau underline se determin, dup selectarea cmpuluiLtextului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de instrumente (or"atting. $a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac dorim s salvm formularul cu noul aspect.

10.2. !rearea unui for(ular prin care utili#atorul s, ai", acces nu(ai

la anu(ite nre-istr,ri
2rin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la toate !nregistrrile din tabelele selectate. Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite !nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai ma8ori& 1. 0rearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare respective a !nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a !nregistrrilor. /. 0rearea formularului ' se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin !nregistrrile, ci interogarea respectiv. Exemplu6 * se creeze un -or"ular la care utilizatorul s aib acces nu"ai la persoanele cu studiile DA CF9E.

Access 2007 Modul A Pagina

99

10. . 1ter-erea unui for(ular


Dac decidem c nu mai avem nevoie de un formular, putem folosi, dup selectarea lui din fereastra bazei de date, )dit /elete sau tasta Delete sau butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. (ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea formularului. Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent ! acea)t o/e aie?

11. RAPOARTE
5n raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul sau mai multe tabele, !n general !n scopul listrii. 0a i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist butonul 'apoarte "/eports# !n fereastra bazei de date care determin afiarea unei liste cu rapoartele existente !n baza de date.

11.1. !rearea unui raport


, e"plu6 #e propune" s cre" un raport care s con8in c;"purile Bume, 2renume, 0B2, 6tudii, Data anga8rii, (dresa, ?uncia, 6alariul din tabelul 2EA6 B($ i Denumirea funciei din tabelul ?5B0T11< Articolele &or -i grupate dup c;"pul 6tudii, la s-;ritul -iecrui grup -iind a-iate su"a i "edia salariilor pentru acele persoane< 3rientarea pe h;rtie &a -i 2ortrait< 2entru crearea unui raport exist dou variante& "reare raport !tiliz6nd )*pert!l "Create report b) using 'izard#+ butonul o! "#e'# care deschide fereastra /aport #ou !n care selectm opiunea )*pert 'aport "/eport 'izard#. %n ambele cazuri va !ncepe un set de dialoguri ")izard# !n care vom meniona coninutul i aspectul noului raport& 1. Din lista .a%ele1Interogri "Tables%Gueries# selectm tabelul din care provin cmpurile i apoi, din lista "6mp!ri disponi%ile "A&ailable (ields# selectm cmpurile respective. Ele se vor muta !n lista "6mp!ri selectate "*elected (ields#. 2utem alege, pe rnd, cmpuri din mai multe tabele, legate prin relaie !n baza de date.

Access 2007 Modul A Pagina

9:

*ransferul cmpurilor !ntre cele / liste se face cu a8utorul butoanelor 8 M 88 M 9 M 99 sau cu un clic dublu pe cmp !n lista respectiv. 2entru trecerea la pasul urmtor, vom folosi e*t. OB(ERVA7IE Ordinea n care 1or a! rea c2"!urile n ra!ort este aceeai cu ordinea n care ele sunt selectate# /. Dialogul urmtor se afieaz numai dac, !n dialogul anterior, am ales dou sau mai multe tabele+ aici putem stabili care este tabelul DconductorE. (legerea acestuia are importan dac dorim ca !n raport articolele s fie grupate dup un anumit criteriu. )om alege, aici, prin personal i vom confirma cu e*t. 9. %n dialogul urmtor vom alege, dac dorim, cmpul sau cmpurile care dorim s fie c ite ii de " !/a e. %n mod normal, !nregistrrile vor fi incluse !n raport !n ordinea !n care ele sunt gsite !n tabele. *otui, putem impune gruparea lor dup un cmp, un grup constnd !n toate !nregistrrile care au aceeai valoare pentru cmpul.criteriu "de exemplu, la o grupare dup cmpul ?uncia se va crea un grup pentru funcia 1, altul pentru funcia / etc.#. 6e pot impune mai multe criterii de grupare, dar vom ine cont c ordinea !n care sunt specificate aceste criterii este important, !n sensul c pentru primul criteriu se vor crea grupuri principale, !n care se vor crea subgrupuri pentru al doilea criteriu etc. De exemplu& dac am ales drept prim criteriu cmpul *tudii i ca al doilea criteriu cmpul (unc8ia, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu aceleai studii iar !n cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie+ dac am ales drept prim criteriu cmpul (unc8ia i ca al doilea criteriu cmpul *tudii, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie iar !n cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu aceleai studii. 2entru fiecare criteriu se va crea, !n raport, cte o band antet de " !/ i o band )!b)ol de " !/, !n care vom putea plasa valori statistice. Selectarea unui criteriu se face dnd un clic dublu pe numele cmpului !n lista din stnga sau selectnd cmpul i folosind butonul 8. Deselectarea se face cu butonul 9. *recerea la dialogul urmtor se face cu e*t.

Access 2007 Modul A Pagina

9;

:. %n acest dialog putem stabili 1...: criterii dup care dorim sortarea articolelor !n cadrul unui grup "ordinea de stabilire este important#. 2entru aceasta, din listele ascunse 1...: alegem cmpul care dorim s fie criteriu de sortare dup care, pentru fiecare, putem stabili ordinea !n care se face sortarea, folosind butonul Ascending1/escending alturat fiecrei liste !n parte. 2entru fiecare cmp numeric selectat la pasul 1 putem alege, folosind butonul S!mmar4 Options, dac dorim s se calculeze o sum "S!m#, o medie "A+g#, o valoare minim "Min# sau o valoare maxim "Ma*#. $ocul unde vor aprea fiecare din aceste valori statistice se stabilete prin butoanele radio /etail and S!mmar4 ' valorile se vor afia att !n banda de detalii ct i !n banda de rezumat a raportului respectiv S!mmar4 Onl4 ' numai !n banda de rezumat. *recerea la pasul urmtor se face cu e*t. ;. %n acest dialog putem alege modul de aezare !n pagin a raportului "butoanele radio de la 2a4o!t#, orientarea hrtiei pe care se va lista raportul "Orientation# i o eventual trunchiere a valorilor cmpurilor astfel !nct s !ncap toate pe limea hrtiei "dac este activat Ad(!st t$e field ?idt$ so all fields fit on a page, -icrosoft (ccess /334 va trunchia unele cmpuri astfel !nct toate s !ncap pe limea hrtiei#. *recerea la pasul urmtor se face cu e*t. >. $a acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru raport. *recerea la pasul urmtor se face cu e*t. 4. $a ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport i vom putea impune dac dorim s trecem la previzualizarea raportului ")*aminare raport ' Pre&ie' the

Access 2007 Modul A Pagina

9>

report# sau s modificm raportul !n fereastra de proiectare "Modificare proiect form!lar ' Modi-) the reportNs design#. *erminarea se face cu &inis$.

11.2. Modificarea unui raport


5n raport, odat creat, poate fi modificat conform dorinelor, selectndu.l din fereastra Da!oarte i folosind butonul Proiect "Design#. 6e va afia o fereastr ce conine macheta raportului, !n care vom face modificri asemntoare cu cele de la formulare. peraiile de modificare a unui raport sunt destul de frecvente, deoarece (ccess /334 !ncearc s plaseze toate valorile cmpurilor pe aceeai linie i acest lucru nu este !ntotdeauna posibil. %n aceste cazuri& 0mpurile de tip *ext sau -emo vor fi trunchiate. 0mpurile de tip numeric vor fi afiate !n format cu exponent. %n ambele cazuri se impune lirea lor "eventual, !ngustarea altora# pentru a se afia !ntreaga valoare dorit. O/e aiile !z!ale sunt& "utarea unui c2"! sau a unui text ' se d un clic pe cmp sau text, se plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta.sus al dreptunghiului !ncon8urtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd obiectul a8unge !n poziia dorit. sc-i"barea di"ensiunii unui c2"! sau text ' se d un clic pe obiect i se trage cu mouse.ul de unul din cele F puncte negre care apar pe laturile i !n colurile obiectului. fontul, culoare de text, culoarea de fundal, " ri"ea i fa!tul c 1alorile sunt afiate cu bold, italic i4sau underline se determin, dup selectarea cmpuluiLtextului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de instrumente (or"atting. $a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac dorim s salvm raportul cu noul aspect.

11.3. Ad,u-area i (odificarea te7tului din antetul sau su"solul

raportului
2entru a aduga un text !n antetulLsubsolul unui formular& 1. ?olosim butonul 'eports "/apoarte# din fereastra bazei de date i apoi butonul Proiect "Design# din bara de instrumente. (ccess

Access 2007 Modul A Pagina

94

/334 va deschide fereastra 0onstructorului de rapoarte, !n care vom putea efectua modificrile dorite. %n plus, se va afia i bara de instrumente Toolbo . /. Din bara de instrumente Toolbo vom alege butonul 2a%el " #. 9. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, un dreptunghi !n care scriem textul antetului. :. *astm textul i confirmm cu un clic !n afara lui. 2entru un subsol procedm la fel.

11.%. :ntroducerea unei i(a-ini ntr/un raport


2entru a insera o imagine !ntr.un formular& 1. ?olosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars. /. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, zona !n care va aprea imaginea "indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol#. 9. %n acest moment apare un dialog !n care alegem fiierul imagine pe care vrem s.l inserm. %n mod normal, (ccess /334 insereaz !n dreptunghiul descris fie doar o poriune din imagine, fie imaginea !ntreag dar lsnd spaiu liber pe lng ea. 2entru a avea !ntreaga imagine, dm clic dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog !n care, la Mod a-iare, alegem& 0oom ' (ccess /334 va afia !ntreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune posibil !n dreptunghiul descris+ 2rgit ' (ccess /334 va umple cu imaginea !ntregul dreptunghi, chiar dac o va deforma.

11.*. Gruparea nre-istr,rilor dup, anu(ite c0(puri


Dac nu am grupat !nregistrrile dup unul sau mai multe cmpuri din faza crerii raportului, putem face acest lucru !n fereastra 0onstructorului de rapoarte astfel& 1. ?olosim 7ie? Sorting and Aro!ping sau butonul cu acelai nume din bara de instrumente (or"atting C(or"%/eportE. /. 6e va afia un dialog !n care stabilim, prin alegere din listele ascunse din coloana "6mp1)*presie "(ield%, pression#, cmpurile care vrem s fie criterii de grupare i ordinea de ordonare pentru fiecare ' coloana Ordinea de sortare "*ort 3rder#. 9. %n zona Propriet-i gr!p!ri "Aroup Properties# putem stabili

Access 2007 Modul A Pagina

9F

diferite opiuni privitoare la modul de grupare a datelor.

11.2. !rearea unui raport n care s, se afie#e nu(ai anu(ite

nre-istr,ri
2rin metoda de mai sus, la tiprire se vor obine toate !nregistrrile din tabelele selectate. Dac dorim s crem un raport care s conin numai articolele care !ndeplinesc anumite condiii, trebuie s parcurgem doi pai ma8ori& 1. 0rearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare respective a !nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a !nregistrrilor. /. 0rearea raportului ' se face ca mai sus, singura diferen fiind c, la pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin !nregistrrile, ci interogarea respectiv. Exemplu6 * se creeze un raport care s con8in c;"purile Bume, 2renume, ?uncia, Data naterii i s con8in nu"ai persoanele cu ?uncia 2<

11. . 1ter-erea unui raport


Dac decidem c nu mai avem nevoie de un raport, putem folosi, dup selectarea lui din fereastra bazei de date, )dit /elete sau tasta Delete sau butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. (ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea raportului. Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent ! acea)t o/e aie?

1+.TIPFRIREA CON7IN,T,L,I PENTR, ,N TABELH*OR1,LARHREPORTH O INTEROGARE


0a i la <ord i Excel, listarea ar trebui precedat de o previzualizare a aezrii !n pagin a coninutului. 1+.1.1. P e=iz!aliza ea conin!t!l!i 1ndiferent de obiectul selectat "tabel, formular, raport, interogare#, se va folosi, dup selectarea acestuia& &ile Print Pre+ie?+ butonul Print Pre+ie? din bara Database. 6e va afia o fereastr asemntoare celei din <ord sau Excel cu coninutul paginilor obiectului. Dac nu ne convin orientarea paginii iLsau marginile, vom

Access 2007 Modul A Pagina

9J

folosi &ile Page Set!p2L i, !n dialogul afiat, putem stabili& marginile ' pagina de dialog Margini "Margins# marginile de pagin "S!s& Nos& St6nga& /reapta#+ !n pagina Pagin ' orientarea hrtiei ".ip portret sau .ip +edere# i mrimea acesteia "/imensi!ne#+ !n cazul rapoartelor ' !n pagina "oloane ' tiprirea pe mai multe coloane a raportului "pentru rapoarte !nguste pe hrtie mare ' !mr de coloane, /imensi!ne coloan, Aspect coloan. Aevenirea la fereastra principal se face cu butonul "lose din bara de previzualizare sau la !nchiderea ferestrei de previzualizare. Exemplu6 * se pre&izualizeze tabelul 2EA6 B($ i s se aOusteze l8i"ile c;"purilor ast-el 7nc;t s 7ncap toate pe o h;rtie AL: orientare *ip vedere< 1+.1.+. Ti/ i ea / o/ i!>zi) Dup ce am efectuat corecturile de rigoare privind orientarea !n pagin, marginile, mrimea hrtiei etc., vom folosi &ile Print sau butonul Imprimare din bara de instrumente @aza de date "!n cazul folosirii butonului tiprirea va !ncepe imediat, fr a mai putea specifica i alte opiuni#. %n dialogul afiat la &ile Print vom putea specifica& domeniul de pagini pe care dorim s.l listm "Inter+al de imprimare#+ se aplic aceleai reguli ca la <ord i Excel+ numrul de copii dorite ""opii# i ordinea !n care dorim s obinem paginile copiilor "Asam%.#+ !n cazul formularelor i tabelelor, putem tipri doar anumite !nregistrri "numai consecutive#, dar, pentru aceasta trebuie ca !nainte de &ile Print s le selectm dup care, !n dialogul de imprimare, vom folosi butonul radio Selected 'ecords. Declanarea tipririi se face cu O,.

%n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page *etup, trebuie s deschidem !nti obiectul.

/>

Access 2007 Modul A Pagina

:3

Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................1
+#+# 3oiunea de SGBD#############################################################################+

+. ORGANIZAREA ,NEI BAZE DE DATE ACCE(( +--................+ 0. PRI1II PA2I 3N L,CR,L C, BAZELE DE DATE........................+
?#+# Desc-iderea i nc-iderea a!licaiei Microsoft Access 2007############2
9.1.1. Deschiderea aplicaiei......................................................................................./ 9.1./. %nchiderea aplicaiei..........................................................................................9

?#2# %rearea unei baze de date################################################################? ?#?# 5nc-iderea unei baze de date#############################################################? ?#E# Desc-iderea unei baze de date Access 2007#####################################?

6. INTER*A7A C, ,TILIZATOR,L...............................................6
E#+# *uncia 9el!######################################################################################E E#2# Bara de instru"ente Acces Da!id######################################################E

8. TABELE....................................................................................8
6#+# 7i!uri de date n Microsoft Access 2007###########################################C 6#2# %rearea unui tabel#############################################################################F 6#?# Ad u/area, "odificarea i ter/erea nre/istr rilor dintr>un tabel ################################################################################################################++ 6#E# Modificarea structurii unui tabel####################################################+2
;.:.1. 0rearea unei reguli de validare pentru un cmp.............................................19

6#6# Gter/erea unui tabel din baza de date#############################################+E

@. 1ODI*ICAREA A(PECT,L,I ,NEI *ERE(TRE C, DATE.......16


C#+# Sc-i"barea di"ensiunilor coloanelor i liniilor#############################+6 C#2# Sc-i"barea ordinii de afiare a c2"!urilor###################################+6 C#?# Blocarea unui c2"! !e ecran##########################################################+6 C#E# Ascunderea i reafiarea c2"!urilor##############################################+C C#6# 8iniile de /ril i culoarea de fond#################################################+C C#C# Modificarea !ara"etrilor de font !entru c2"!urile din fereastr ##+C C#7# Sortarea nre/istr rilor din tabel####################################################+7 C#F# % utarea unei 1alori ntr>un tabel###################################################+7 C#B# *iltre################################################################################################+F

.. INDEBAREA ,N,I TABEL.......................................................1G


7#+# %rearea, "odificarea i ter/erea unui index c-eie !ri"ar #########20 7#2# %rearea, "odificarea i ter/erea unui index nor"al####################20

E. RELA7II 3NTRE TABELELE DINTR>O BAZF DE DATE............+1


F#+# %rearea, "odificarea i ter/erea unei relaii ntre tabele#############22

Access 2007 Modul A Pagina

:1

G. INTEROGFRI..........................................................................+0
B#+# %rearea unei intero/ ri##################################################################2?
J.1.1. 6pecificarea cmpurilor care vor aprea !n rezultatul interogrii.................../: J.1./. *estarea interogrii........................................................................................./: J.1.9. rdonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii................................/: J.1.:. (scundereaLreafiarea unor cmpuri din rezultat.........................................../; J.1.;. 6pecificarea !nregistrrilor care vor aprea !n rezultatul interogrii............../; J.1.>. 6pecificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri........................................../4

B#2# Sal1area intero/ rii#########################################################################2F B#?# Modificarea unei intero/ ri############################################################2F


J.9.1. Wtergerea unor cmpuri din interogare.........................................................../F J.9./. (dugarea unor cmpuri la o interogare......................................................../F

B#E# 'xecutarea unei intero/ ri##############################################################2F B#6# Gter/erea unei intero/ ri#################################################################2B

1-. *OR1,LARE........................................................................+G
+0#+# %rearea unui for"ular###################################################################2B +0#2# ,tilizarea unui for"ular################################################################?0 +0#?# Ad u/area i "odificarea textului din antetul sau subsolul for"ularului############################################################################################?0 +0#E# Hntroducerea unei i"a/ini ntr>un for"ular##################################?+ +0#6# Modificarea unui for"ular############################################################?2 +0#C# %rearea unui for"ular !rin care utilizatorul s aib acces nu"ai la anu"ite nre/istr ri############################################################################?2 +0#7# Gter/erea unui for"ular################################################################??

11. RAPOARTE...........................................................................00
++#+# %rearea unui ra!ort#######################################################################?? ++#2# Modificarea unui ra!ort################################################################?C ++#?# Ad u/area i "odificarea textului din antetul sau subsolul ra!ortului################################################################################################?C ++#E# Hntroducerea unei i"a/ini ntr>un ra!ort######################################?7 ++#6# Gru!area nre/istr rilor du! anu"ite c2"!uri##########################?7 ++#C# %rearea unui ra!ort n care s se afieze nu"ai anu"ite nre/istr ri##############################################################################################?F ++#7# Gter/erea unui ra!ort####################################################################?F

1+.

TIPFRIREA CON7IN,T,L,I PENTR, ,N TABELH*OR1,LARHREPORTH O INTEROGARE...........................0E


1/.1.1. 2revizualizarea coninutului.........................................................................9F 1/.1./. *iprirea propriu.zis...................................................................................9J