Sunteți pe pagina 1din 0

Ediia: 1

Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N ARHIVA
DOCUMENTAR A MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 1 din 20

Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"



Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec



Cod: P.O. G -AD 01
Exemplar nr.: 1



MUZEUL NAIONAL AL SATULUI DIMITRIE GUSTI

APROB

DIRECTOR GENERAL



PROCEDURA OPERAIONAL

privind

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
I NREGISTRRILOR
N ARHIVA DOCUMENTAR
A
MNS DG






Elemente privind
responsabilii /
operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura

1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Mariana Banu Responsabil
arhiv
01.06.2011
1.2. Verificat dr. ing. Ioana Duicu Sef Birou 01.06.2011
1.3 Aprobat Conf. univ. dr. Paulina
Popoiu
Director
General
01.06.2011





Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 2 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

2
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediiei sau dup
caz, a reviziei in cadrul ediiei procedurii operaionale

Elemente privind
responsabilii /
operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntura

1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Mariana Banu Responsabil
arhiv
01.06.2011
1.2. Verificat dr. ing. Ioana Duicu Sef birou 01.06.2011
1.3 Aprobat Conf. univ. dr.
Paulina Popoiu
Director
General
01.06.2011








2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale


Ediia / revizia n
cadrul ediiei

Componenta revizuit

Modalitatea reviziei

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

1 2 3 4
2.1. Ediia 1 x x 01.06.2011
2.2. Revizia 1
2.3 Revizia 2













Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 3 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

3


3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia
din cadrul ediiei procedurii operaionale


Scopul
difuzrii

Exem-
plar nr.
Compar-
timent

Funcia
Nume i
prenume
Data
primirii
Semntura

1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1 Birou
Arhiv
ef Birou dr. ing.
Ioana Duicu
01.06.2011
3.2. Aplicare 2 Birou
Arhiv
Responsabil
colecie
Banu
Mariana
01.06.2011
3.6. Difuzare 3 Secretariat Referent Florica
Roske
01.06.2011
3.4. Informare 4 Conducere Director
general
Conf. univ.
dr. Paulina
Popoiu
01.06.2011
3.8. Eviden 5 Birou
Arhiv
Responsabil
colecie
Banu
Mariana
01.06.2011
3.6. Arhivare 6 Birou
Arhiv
Responsabil
colecie
Banu
Mariana
01.06.2011
3.7. Alte
scopuri
- - - - -


















Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 4 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

4



4. SCOPUL

4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate
Procedura stabilete condiiile i modalitatea de predare a documentelor ctre arhiva
documentar a MNS DG. Procedura se refer la ntreaga activitate de arhivare a
documentelor documentare create n cadrul activitilor tiinifice ale MNS DG.

4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii
Prezint n anexe toate formularele necesare unei bune desfurri a activitilor de
predare-primire, eviden (nregistrare, catalogare etc.), consultare i scoatere din eviden a
documentelor din arhiva documentar a MNS DG

4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului
Gestionarea corect a arhivei documentare permite o bun documentare n
conservarea-restaurarea monumentelor i obiectelor din muzeu, permite o cercetarea corect
asupra etnografiei romneti, permite o fiare etnografic corect i aprofundat asupra
obiectelor i monumentelor din muzeu.

4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control,
iar pe manager, n luarea deciziei
Permite facilitarea controlului i auditului asupra ntregii activiti muzeale.



5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional;
Procedura se aplic n cadrul coleciilor de arhiv i privete organizarea, funcionarea,
gestionarea i ntreinerea coleciilor arhivei documentare.

5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti
desfurate de entitatea public;
- preluarea anual a dosarele rezultate n urma:
- cercetarea de arhiv, de colecie, de teren, de conservare-restaurare (inclusiv cercetrile
contractuale finalizate sau pariale),
- aciunilor de conservare-restaurare patrimoniu imobil,
- expoziiilor temporare la sediul instituiei sau n afara acestuia (n ar i strintate)
- aciuni culturale (sesiuni tiinifice, trguri, tabere etc.)
Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 5 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

5
- mbogirea coleciilor prin achiziie, donaie sau alte mijloace legale cu noi
materiale
- evidena tuturor documentelor intrate n colecii de arhiv (texte, imagini foto sau video,
nregistrri audio, desene)
- digitizarea coleciilor deinute
- asigurarea, n colaborare cu secia Conservare-Restaurare, a condiiilor de conservare
- asigurarea consultrii coleciilor deinute de ctre specialiti
- propunerea, n colaborare cu secia Conservare-Restaurare, a urgenelor de restaurare

5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea
procedurat;
- Principalele activiti de care depinde activitatea de arhivare a documentelor n
arhiva documentar:
- activitatea muzeografic n toate ramurile sale (cercetare, eviden,
tezaurizare, educaie muzeal, manifestri culturale etc.)
- Principalele activiti care depind de activitatea de arhivare a documentelor n
arhiva documentar:
- activitatea muzeografic n toate ramurile sale (cercetare, eviden,
tezaurizare, educaie muzeal, manifestri culturale etc.)

Exist o strns interdependen ntre activitatea de arhivare documentar i celelalte
domenii ale muzeologiei, n ambele sensuri de la i spre arhiv.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale
activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii.
La procedur particip toate compartimentele din cadrul instituiei.
Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.















Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 6 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

6
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. Reglementri internaionale

6.2. Legislaie primar
- Legea Arhivelor nr. 16 din 12 aprilie 1996.
- Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996;
- Ordonana de Urgen nr. 39 din 31 mai 2006 pentru modificarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
- H.G. nr. 781/25.06. 2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu.
- Legea nr. 677/21.11.2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor
cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, modificat i completat prin L.
102/3.05.2005
- Ordin nr. 2062 din 9 iunie 2000 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
evidena, gestionarea i inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice

6.3. Legislaie secundar
- Normele Metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor, copiilor de pe
documentele pstrate de Arhivele Naionale, aprobate de Conducerea Arhivelor Naionale
intrate n vigoare la data de 1.07.2004, modificate i completate la data de 6.01.2005.
- Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate n administrarea
Arhivelor Naionale aprobate de Conducerea Arhivelor Naionale la 26.02.2003.
- Legea nr. 111/1995 privind constituirea, organizarea i funcionarea Depozitului legal
de documente, indiferent de suport republicare M. Of. nr. 119 / 07.02.2005;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu
modificrile aduse de L. 371/2006, L. 380/2006, L. 188/2007.
- H.G. nr. 123 din 07. 02. 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
Legii nr.544/ 2001, privind liberul acces la informaiile de interes public M. Of. nr. 167 din
8.03.2002.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementrile interne ale entitii publice
- Regulament de organizare intern a MNS DG








Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 7 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

7

7. DEFINIII I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAI N
PROCEDURA OPERAIONAL

7.1. Definiii ale termenilor
Nr. crt. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
1 Nomenclatorul
arhivistic sau
nomenclatorul
documentelor de
arhiva
instrumentul de lucru care pune ordine in constituirea dosarelor si
orienteaz ntreaga organizare ulterioara a activitii de arhiva.
2 documentul orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei,
nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint
interes pentru cunoaterea istoric
1

3 pstrarea
documentelor sau
pstrarea arhivei
se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii
documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de
arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice
2

4 inventarierea operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia
rezult inventarul fondului sau coleciei
3

5 Fond arhivistic totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de
alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni
de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social,
economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de
cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i
culturale a rii
6 Colecia arhivistic un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere
sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de
o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic,
cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de
proveniena lor

7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1 MNS DG Muzeul Naional al Satului "Dimitrie Gusti"
2 N.A. Nomenclator arhivistic
3 RIE Registrul de intrri - ieiri
4 F.A. Fond arhivistic
5 C.A. Colecia arhivistic




1
Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-104; vezi i Florea
Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n
Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39.
2
Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a
arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31
3
Prof. Univ. Dr. Adina Berciu Drghicescu, Organizarea i prelucrarea arhivei contemporane.
Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 8 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

8
8. PROCEDURA

8.1. Generaliti
La nivelul instituiei este organizat un birou responsabil pentru organizarea,
ntreinerea i gestionarea arhivei documentare.


8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista i proveniena documentelor
- Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei
este consemnat de ctre responsabilul coleciei ntr-un registru de eviden, pe baza unei
aprobri date de directorul general al instituiei.

8.2.2. Coninutul i rolul documentelor
- Documentele se refer la toate categoriile de activiti tiinifice desfurate de
MNS DG
- Rolul documentelor este de a pstra o memorie real i corect a activitilor
cultural-tiinifice, de cercetare, de conservare-restaurare etc.
- Pstrarea documentelor - Conducerea unitii, la propunerea efului biroului arhiv,
aloc spaiul necesar pentru arhiv, n funcie de materialele arhivate n fiecare colecie a
arhivei.
- Laboratorul de conservare-restaurare mpreun cu biroul arhiv documentar asigur
ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate, condiii de siguran) n incinta
spaiului destinat arhivrii.

8.2.3. Circuitul documentelor
Documentele provin de la toate seciile i birourile MNS DG.
Responsabilul coleciei de arhiv urmrete accesul la informaiile din cadrul coleciei
pe care o gestioneaz i sesizeaz eful de birou, care va sesiza directorul general al Muzeului
Naional al Satului "Dimitrie Gusti" n cazul oricrei probleme aprute n arhiv.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale
- aparatur necesar asigurrii condiiilor de temperatur, umiditate, luminozitate,
condiii de siguran (anti-efracie, anti-incendiu)
- formularele folosite pentru buna desfurare a activitii




Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 9 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

9
8.3.2. Resurse umane
- Directorul general al Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti" numete prin
decizie o persoan n funcia de responsabil colecie arhiv, care este obligat s pstreze
documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.

8.3.3. Resurse financiare
- resurse bugetare

8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de
munc (arhiv activ), pe durata specificat conform reglementrilor legale.
Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc
propuneri pentru arhivare n arhiva instituiei, care sunt aprobate de Directorul General.

8.4.2. Derularea operaiunilor activitii
- Nomenclatorul arhivistic (Anexa 1) este ntocmit de ctre responsabilul cu arhiva din
cadrul Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti, pe baza propunerilor transmise de efii
departamentelor organizatorice din instituie, este aprobat prin decizie a Directorului General,
i confirmat de ctre Direcia Judeean a Arhivelor Naionale.
- Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment
grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare
stabilite n nomenclatorul arhivistic al instituiei.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri
speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se
folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi
dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se
asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de
nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur
cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost
puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n
cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i
constituie factori de asigurare a integritii fondului.
- n fiecare dosar se introduce o pagina de gard (Anexa 2), care se completeaz de
ctre persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se
numeroteaz fiecare pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.
- Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea
acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Muzeului Naional al Satului
Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 10 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

10
"Dimitrie Gusti", pe baz de inventar de documente (Anexa 3) i proces verbal de predare-
primire (Anexa 4).
- Preluarea dosarelor de la compartimente i nregistrarea acestora:
* Responsabilul de arhiv preia n gestiunea arhivei materialele ntocmite n
anul precedent de la compartimentele realizatoare (materialele trebuie s fie nsoite de avizul
directului de resort), numai pe baz de opis, verificnd fiecare poziie n parte i ntocmete
procesul-verbal de predare-primire, n 2 exemplare, conform anexei 4 (un exemplar l pred
persoanei care pred materialul i un exemplar l pstreaz n gestiunea arhivei)
* Responsabilul de arhiv preia n gestiunea arhivei materialele provenite din
alte perioade dect anul precedent sau din alte surse de realizare dect compartimentele
instituiei numai pe baza procesului verbal al comisiei de evaluare.
* n ordinea intrrii n arhiv, responsabilul coleciei, nregistreaz materialele
n Registrul de eviden, Anexa 5
- Selecionarea documentelor
n cadrul Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti" va funciona o Comisie de
selecionare, numit prin decizie a Directorului General i va fi format din 3 persoane.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea
efului de arhiv a unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate
ca fiind nefolositoare, expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-
un Proces Verbal al Comisiei de selecionare.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza
Proceselor Verbale ale comisiei menionate anterior.
Documentele n form digital reprezint copierea identic a dosarului clasic (pe
suport de hrtie) i sunt realizate n scopul de a uura i de a asigura accesul la unele lucrri
tiinifice (rapoarte de teren, imagini digitale, schie realizate n format digital etc.) mult mai
facil, ele supunndu-se, la fel ca i originalul pe suport de hrtie Legii nr. 16 / 1996.
Documentele arhivate n temeiul Legii nr. 135 / 2007, lege privind arhivarea
documentelor n form electronic nu fac obiectul acestei proceduri.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii
- Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea Directorului
General al Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti", n urma selecionrii sau
transferului n alt depozit de arhiv.
- Accesul la documentele din evidena arhivei se face numai cu aprobarea Directorului
General, citarea lor fcndu-se numai n scopuri pur tiinifice i cu menionarea explicit a
sursei "Arhiva Muzeului Naional al Satului Dimitrie Gusti Colecia ..., Nr. inv.".
- Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul
arhivistic.





Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 11 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

11



9. RESPONSABILITI

Nr.
crt.
Compartimentul (postul) / aciunea
(operaiunea)
I II III IV
0 1 2 3 4
1 Toate seciile i birourile MNS DG / Predarea
documentelor la arhiva Documentar
E
2 efii seciilor i birourilor MNS DG / Verificarea
corectitudinii ntocmirii dosarelor de activiti
cultural-tiinifice
V
3 Directorii de resort / Avizarea Dosarelor i a
inventarelor dosarelor arhivate
A
4 eful biroului Arhiv / Aprobarea inventarelor
dosarelor arhivate
Ap


9.1. Ordonatorul de credite:
9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.
9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal
a arhivei.
9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul Muzeului
Naional al Satului "Dimitrie Gusti"
9.1.4. Numete prin decizie responsabilii de colecii de arhiv.
9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii
n alt depozit.

9.2. efii de compartimente
9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor
dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti".
9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.
9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic
al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.

9.3. Arhivarul responsabil cu arhivarea
9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv.
9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.
9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.
Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 12 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

12
9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena
documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilor-
ieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.
9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de
pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul
Muzeului Naional al Satului "Dimitrie Gusti"

9.4. Comisia de selecionare
9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre eful biroului Arhiv Documentar, dr. ing.
Ioana Duicu, cu documentele avnd termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse.































Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 13 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

13

10. ANEXE

Nr.
anex
Denumirea
anexei
Elaborator Aprob
Numr
de
exempla
re
Difuzare Arhivare
Alte
elemen
te
Loc Perioad
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Nomenclator
arhivistic de
documente
Birou
arhiv
documenta
r
Director
General
3 Ctre
toate
seciile
muzeale
Colecia
Arhiva
Documentar
permanent
2 Pagina de
gard dosar
Serviciu
care pred
ctre
arhiv
ef birou
arhiv
1 Birou
arhiv
Colecia
Arhiva
Documentar
permanent


3 Inventarul
de
documente
pentru
arhivare
Serviciu
care pred
ctre
arhiv
ef birou
arhiv
2 Birou
arhiv;
Serviciul /
biroul
emitent
Colecia
Arhiva
Documentar
permanent
4 Proces
Verbal
predare-
primire
documente
pentru
arhivare
Serviciu
care pred
ctre
arhiv
ef birou
arhiv
2 Birou
arhiv;
Serviciul /
biroul
emitent
Colecia
Arhiva
Documentar
permanent
5 Registru de
eviden
intrri-ieiri
documente
n/din arhiv
Birou
arhiv
documenta
r
Director
General
1 Birou
arhiv;

Colecia
Arhiva
Documentar
permanent
6 PV al
Comisiei de
selecionare
Comisia de
selecionar
e
Director
General
3 Comisia
de
seleciona
re
Colecia
Arhiva
Documentar
permanent










Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 14 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

14

11. Cuprins

Numrul
componentei
in cadrul
procedurii
operaionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea
ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii
operaionale

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
operaionale

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup,
caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

4. Scopul procedurii operaionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
6. Documentele de referin aplicabile activitii procedurale
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura
operaional

8. Descrierea procedurii operaionale
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
10. Anexe, nregistrri, arhivri
11. Cuprins

















Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 15 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

15
Anexa 1


APROBAT Se confirm,
DIRECTOR _____________ Directorul Direciei a Arhivelor Naionale Bucureti


NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................

Serviciile
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)
Termenul
de
pstrare
Obs.
1.
2.
A. Serviciul .
3.
1.
2.
B. Serviciul .
3.
1.
2.
A. Serviciul .
3.
1.
2.
B. Serviciul .
3.
A. Serviciul . 1.
2.
3.
B. Serviciul . 1.
2.
3.
A. Serviciul . 1.
2.
3.
B. Serviciul . 1.
2.
3.

Data: zz.ll.aaaa ntocmit
Nume Prenume






Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 16 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

16


Anexa 2
Pagina de garda




Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)




de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)




Indicativ dosar (ex: II. B 3)
(conform nomenclatorului arhivistic)





Nr. de pagini




Termen de pstrare
(conform nomenclatorului arhivistic)












Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 17 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

17

Anexa 3

Secia: _______________


INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE
pe anul .
pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar



Nr.
crt.
Indicativul dosarului
(dup nomenclator)
Coninutul pe scurt
al dosarului, registrului
Datele
extreme
Nr.
filelor
Obs.














Prezentul inventar format din .. file conine dosare, registre,
condici etc.
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la ., nefiind
ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ..
Astzi, ., s-au preluat .dosare.



Am predat, Am primit,
Nume Prenume Nume Prenume
Semntura Semntura

Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N
ARHIVA DOCUMENTAR A
MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 18 din 20
Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"





Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G - AD 01

Exemplar nr.: 1

18



Anexa 4
Secia: ___________________





PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE
DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE






Astzi, ......................, subsemnaii .........,
delegai ai compartimentului ...............................,
i .. arhivarul __________________________ am procedat
primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ..de
ctre compartimentul menionat, n cantitate de dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ..
pagini, conform dispoziiilor legale.







Am predat, Am primit,
Nume Prenume Nume Prenume
Semntura Semntura



Ediia: 1
Nr. de ex.: 6
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR I
NREGISTRRILOR N ARHIVA
DOCUMENTAR A MNS DG
Revizia: -
Nr. de ex. : -
Pagina 19 din 20

Muzeul Naional al
Satului "Dimitrie Gusti"



Biroul
Arhiv Documentar.
Bibliotec



Cod: P.O. G -AD 01
Exemplar nr.: 1

Anexa 5
Secia: _____________________________

REGISTRUL DE EVIDEN
INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV
INTRRI N ARHIV IEIRI DIN ARHIV
Numr de dosare Scoatere din eviden Predare spre consultare

Nr.
crt.
Data
intrrii
Denumire
Compartiment
Datele
extreme
ale
documentelor
Dup
inventar
Primite
efectiv
Depuse
ulterior
Data
ieirii
Nr./data
PV Comisie de
selecionare
Data
predrii
Unde
s-au
predat
Act de
predare
nr./dat
Total
dosare
ieite
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13






Legend:
01 - numrul de ordine al inventarului
02 - data prelurii dosarelor din inventarul respectiv
03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul
04 - datele extreme ale documentelor specificate n pagina de gard a dosarelor
05 - numrul total al dosarelor din inventarul respectiv
06 - totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
07 - numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
08 - data scoaterii dosarelor din eviden
09 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost
scoase din eviden
10 - data predrii documentelor spre consultare
11 - denumirea entitii ctre care s-a fcut predarea spre consultare
12 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost
scoase din eviden
13 - totalul dosarelor ieite
Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unitii i codul registrului
Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
PROCEDURA OPERATIONALA
CONTROL INTERN PRIVIND ACTIVITATEA
ORGANIZARE I FUNCIONARE A
DEPOZITULUI
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Pagina 20 din 20

Muzeul Naional
al Satului
"Dimitrie Gusti"



Biroul
Arhiv
Documentar.
Bibliotec


Cod: P.O. G AD 01
Exemplar nr.: 1




Anexa 6

Secia: ______________________________-




PROCES VERBAL Nr. /




Comisia de selecionare, numit prin Decizia nr.. din ..,
selecionnd n edinele din .. documentele din anii
*)
....
avizeaz/aprob ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare,
expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul arhivistic al unitii.

APROBAT
Comisia de selecionare


Preedinte, Membri, Secretar,
Nume Prenume Nume Prenume Nume Prenume
Semntura Semntura Semntura






*) Anii extremi