Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

Curs Assistant Manager

3

Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

Structura cursului:
1. Organigrama unei organizatii si locul Assistant Managerului in cadrul acesteia 2. Atributiile functionale ale unui Assistant Manager 3. Calitatile si abilitatile necesare unui Assistant Manager 4. Elemente de protocol 5. Birotica . Corespondenta !. Atitudinea "erbala in direct si la telefon #. Ar$i"area %. &otiuni 'uridce de baza 1(. &otiuni comerciale de baza

Obiectivele cursului:
)n urma cursul de Assistant Manager orice cursant "a intelege necesitatea unui astfel de 'ob intr*o companie si importanta acestuia. )n plus+ un astfel de curs te "a in"ata cum sa treci cu brio de intrebarile din cadrul unui inter"iu pentru pozitia de Assistant Manager

Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

Capitolul I Organigrama unei organizatii si locul Assistant Managerului in cadrul acesteia

Organizatia , este o forma concreta de desfasurare a acti"itatii umane in diferite domeniieconomic+ social+ cultural+ politic etc. Orice tip de acti"itate trebuie administrata. .e aceea+ orice organizatie functioneaza ca un sistem ale carui componente sunt in stransa legatura pentru a putea inter"eni fiecare la momentul oportun cu mi'loace proprii+ spre a raspunde unei ne"oi. Organizatia poate fi considerata ca o colecti"itate ierar$izata de oameni si obiecti"e+ ca un ansamblu de mi'loace de productie si de informatii+ o impletire de interese generale si indi"iduale. Ea are o structura proprie+ determinata de scopul pentru care a fost creata. )n "ederea obtinerii obiecti"elor social*economice+ orice organizatie indeplineste mai multe functiia/ b/ c/ d/ e/ functia de cercetare*dez"oltare0 functia comerciala si de mar1eting0 functia de productie0 functia financiar*contabila0 functia de personal.

2tructura organizatorica a unei organizatii reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca 3te$nico*producti"e+ economice+ administrati"e/+ modul in care sunt constituite si grupate precum si legaturile care se stabilesc intre ele. O structura organizatorica rationala este conditia esentiala pentru- asigurarea functionarii normale a compartimentelor de munca+ repartizarea precisa a responsabilitatilor+ stabilirea riguroasa a dependentelor ierar$ice+ a unitatii intre responsabilitatile unei functii si puterea de decizie. 4eprezentarea grafica a structurii unei organizatii poarta numele de organigrama. )ndiferent de ramura economica sau acti"itatea sociala desfasurata+ structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente1. 5unctia 3functia de conducere si functia de executie) 2. 6ostul 3. 6onderea ierar$ica
3

Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

4. Compartimentele 3compartimente functionale si compartimente operationale) 5. &i"elurile ierar$ice . 4elatiile organizatorice !. Acti"itatile 7a baza infiintarii unei organizatii sta 4egulamentul de Organizare si 5unctionare 34O5/ care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii. Este un act normati" care reglementeaza functionarea compartimentelor 3stabileste competentele pentru fiecare compartiment in parte+ atributii si responsabilitati/ si este adoptat de forul de conducere superior al organizatiei respecti"e. Mai e8ista si 4egulamentul de Ordine )nterioara 34O)/ care reglementeaza regulile de conduita cerute anga'atilor in relatiile de ser"iciu+ programul de lucru+ circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat+ modificat si completat in conformitate cu dinamica de dez"oltare a departamentelor. 6e baza actelor normati"e de infiintare si care le reglementeaza functionarea 34O5/+ unitatile isi elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionarea adaptate la structura organizatorica+ aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de acti"itate. Ansamblul acti"itatilor+ atributiilor si sarcinilor de secretariat sunt cuprinse in 4O5 al secretariatelor+ care face parte din 4O5 al organizatiei respecti"e. 4O5 al organizatiei are un caracter general si este completat de 2tatul de 5unctii. 2tatul de 5unctii are un caracter intern si pre"ede numarul de posturi pentru fiecare compartiment+ gradul si pregatirea anga'atilor+ precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a 4O5 pe baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului1. 7a randul sau+ este completat de fisa postului care cuprinde atributiile si obligatiile fiecarui anga'at in parte. 7egea reglementeaza e8plicit ca organigrama unei institutii nu intra in "igoare pana la adoptarea 4O5 si a 2tatului de 5unctii. 1.2. Activitatea de secretariat si asistenta manageriala 6rintre acti"itatile cu importanta deosebita in cadrul unei organizatii economico*sociale este si acti"itatea de secretariat.
3

Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

Acti"itatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la ni"eluri diferite+ atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat 3gu"ern+ ministere/+ al organelor locale ale puterii de stat 3primarii+ consilii locale/+ cat si la ni"elul agentilor economici+ al unitatilor de profiluri diferite 3academii+ institutii de in"atamant superior+ scoli+ biblioteci+ etc/. .e aceea+ structura+ forma de organizare+ amploarea+ numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta. Munca de secretariat in administratia publica prezinta unele particularitati fata de secretariatul din sectorul pri"at+ ca urmare a faptului ca insusi managementul institutiilor publice si structura organizationala sunt diferite de organizarea si conducerea companiilor si firmelor pri"ate. Aici termenul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager. 2ecretariatul este considerat ca interfata a sefului unei institutii cu personalul anga'at si cu persoanele din afara institutiei si de asemenea+ reprezinta 3in unele cazuri/ o dublare a directiilor au8iliare+ prin preluarea la ni"elul compartimentului a atributiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atributii pri"ind personalul+ acti"itati administrati"e+ acti"itati de relatii cu publicul. 2ecretariatul este un au8iliar direct si indispensabil al conducerii+ a"and ca sarcina degre"area acesteia de unele sarcini au8iliare+ creandu*i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii- pre"edere , organizare , comanda , coordonare 9 control. 2ecretara trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii. )n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu 3grupare de functii si respecti" persoane care le ocupa/ cu acti"itati+ atributii si sarcini indi"iduale comple8e. Acest grup de oameni specializati sunt reuniti sub o autoritate ierar$ica 3directori de secretariate+ sefi de ser"iciu+ secretari*sefi/ autoritate subordonata la randul sau direct conducerii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat. )ntr*un secretariat munca secretarelor presupune un comple8 de acti"itati. 1/ Acti"itati cu caracter specific de secretariat 3preluare+ transmitere mesa'e telefon+ stenografierea+ multiplicarea+ redactarea inscrisurilor dictate de sefi+ clasarea documentelor+ inregistrarea corespondentei/. 2/ Acti"itati prin care duc la indeplinire sarcinile si atributiile pre"azute in fisa postului 3documentare+ corespondenta+ protocol+ organizarea manifestarilor+ etc./

Fast Learning Bucuresti, Sector 2, Aleea Elev Stefanescu nr. 9 Website: http: fastlearning.cabanova.co! E"!ail: !#fastlearning$g!ail.co!

3/ 4/

Acti"itati pe care le decid+ le initiaza singure 3cursuri de perfectionare+ instruire a Acti"itati de reprezentare a sefilor lor 3primiri oficiale+ participare la discutii cu parteneri

secretarelor din subordine/+ de afaceri+ etc./ 7a ni"el grafic+ pozitia de secretara sau asistent poate fi regasita la diferite ni"ele ierar$ice+ functie de marimea organizatiei. Modelul de mai 'os este unul generalist si reprezinta o organizatie cu circa 2(( de anga'ati.