Sunteți pe pagina 1din 59

Utilizarea programului Microsoft EXCEL

1. 2. 3. 4. 5. Elemente eseniale ale programului Microsoft Excel; Formatarea avansat a foilor de lucru; Utilizarea formulelor i funciilor; Crearea i editarea diagramelor; Utilizarea listelor.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1. Elemente eseniale ale programului Excel. 1.1. Utilizarea foilor de lucru i registrelor de lucru
Formatul de fiier prestabilit al programului Excel este registrul de lucru (cu extensia .xls), care poate conine mai multe foi de lucru. Prin opiunea prestabilit, orice nou registru de lucru Excel ncepe cu 3 foi de lucru goale; un tabulator de index din partea se jos a fiecrei foi de lucru identific denumirea fiecreia. Putem aduga, terge, redenumi sau rearanja foile de lucru. Foile de lucru multiple ajut la meninerea organizat a proiectelor complexe n cadrul unui singur registru de lucru. Prin plasarea tabelelor de date aflate n legatur pe diferite foi este mai uor s se vizualizeze, formateze i tipreasc separat fiecare tip de date. Atunci cnd creai dintr-o list diagrame noi sau rapoarte PivotTable, adeseori este convenabil s atribuii fiecruia dintre aceste elemente propria sa foaie. n acest mod, putei rearanja datele din lista de baz, fr s v temei c tergerea unui rnd sau unei coloane va deteriora proiectul raportului PivotTable.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.2. Utilizarea mai multor foi de lucru


Pentru a face ca utilizarea de foi multiple s fie facil, folosii urmtoarele tehnici: 1. Pentru a selecta mai multe foi de lucru, inei apsat tasta Ctrl i efectuai clic pe fiecare tabulator. 2. Pentru selectarea unui grup continuu de foi de lucru, efectuai clic pe prima din grup, apoi inei apsat tasta Shift i efectuai clic pe ultima din grup. 3. Pentru a selecta toate foile de lucru din registrul curent, efectuai clic dreapta pe oricare tabulator al unei foi de lucru i alegei opiunea Select All Sheets (Selectarea tuturor foilor de lucru) din meniul de scurttur. 4. Pentru a activa repede una dintre foi, efectuai clic pe tabulatorul ei de index. Pentru a terge o foaie dintr-un grup, inei apsat tasta Ctrl i efectuai clic pe tabulatorul su. 5. Pentru a elimina selecia multipl i a relua lucru cu o singur foaie, efectuai clic pe orice foaie neselectat. Dac le-ai selectat pe toate efectuai clic pe una din foi sau efectuai clic dreapta pe orice tabulator de foaie si alegei Ungroup Sheets (Degruparea foilor).
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.3. Utilizarea mai multor foi de lucru


6. Dac ai selectat mai multe foi, vei vedea n bara de titlu cuvntul Group plasat ntre parenteze drepte, iar datele pe care le introducei apar n celulele corespunztoare din fiecare foaie de lucru din cadrul grupului. Orice opiune de formatare configurare afecteaz identic toate foile de lucru din grup. 7. Nu putei utiliza poriunea de memorie Clipboard pentru a introduce simultan mai multe foi. Atunci cnd lipii datele (Paste), ele apar numai n foaia activ, nu i n celelalte foi selectate din grup. Pentru a copia repede formulele, etichetele sau formatele dintr-o singur foaie de lucru intr-un grup de foi din cadrul unui registru de lucru, efectuai urmtoarele: a. Selectai foaia care conine datele ce trebuie s apar n fiecare foaie. b. Utilizai Ctrl+clic sau Shift+clic pentru a selecta grupul de foi n care dorii s adugai datele. c. Selectai datele pe care le copiai in clipboard i apoi alegei Edit/Fill/Across. O caseta de dialog suplimentar v permite s alegei dac vei copia coninutul formatat al celulei, numai datele sau numai formatrile.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.4. Mutarea, copierea, inserarea i tergerea foilor de lucru


Cea mai simpl modalitate de a construi un registru de lucru care s conin mai multe foi este de a crea prima foaie i apoi a o copia. Inserarea unei noi foi de lucru ntr-un registru existent: efectuai clic dreapta pe orice tabulator de foaie selectati Insert, efectuai clic pe pictograma Worksheet (foaie de lucru) din caseta de dialog Insert i efectuai clic pe OK. Indicai spre tabulatorul de foaie pe care dorii s o copiai, inei apsat tasta Ctrl i tragei-o la stnga sau la dreapta. La copierea unei foi de lucru, programul Excel truncheaz coninutul fiecrei celule care conine peste 255 afind un mesaj de avertizare. tergerea unei foi de lucru: Efectuai clic dreapta pe tabulatorul de foaie pe care dorii s o tergei i alegei opiunea Delete. Mutarea unei foi de lucru n cadrul unui registru de lucru: Indicai pe tabulatorul de foaie, efectuai clic i tragei indicatorul triunghiular de-a lungul tabulatoarelor de foaie, pn cnd marcajul de culoare neagr se afl se afl n dreptul locaiei n care dorii s mutai foaia de lucru.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.5. Mutarea, copierea, inserarea i tergerea foilor de lucru


Pentru a muta sau copia o foaie de lucru dintr-un registru de lucru n altul, efectuai urmatoarele: Deschidei registru destinaie, n care dorii s mutai sau s copiai foaia de lucru.Dac dorii s mutai sau s copiai foaia ntr-un registru de lucru nou, srii peste aceast etap. Comutai la registrul de lucru surs. Indicai spre tabulatorul foii de lucru pe care dorii s o copiai i efectuai clic dreapta. Alegei opiunea Move or Copy. n caseta de dialog Move or Copy selectai numele registrului de lucru destinaie din lista derulant To Book. Pentru a muta sau copia foaia ntr-un registru de lucru nou, gol, selectai opiune new book din partea de sus a listei. Pin opiunea prestabilit, Excel mut sau copiaz foile la nceputul registrului destinae. Pentru a alege o alt locaie, selectai numele unei foi din lista Before Sheet. Prin opiunea prestabilit, prin aceast caset de dialog, se mut foaia selectat. Pentru a o copia bifai caseta de validare Create a Copy. Efectuai clic pe OK.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

1.6. Redenumirea unei foi de lucru


Pentru a redenumi o foaie de lucru, efectuai dublu clic pe tabulatorul de foaie de lucru sau efectuai clic dreapta pe tabulator i selectai opiunea Rename. Reguli pentru denumirea foilor de lucru: Lungimea maxim este de 31 de caractere; Sunt permise spaiile i parantezele oriunde n denumirea foii de lucru. Parantezele drepte, [], sunt permise cu excepia primului caracter din denumire. Nu se pot utiliza n denumire caracterele: / \ ? * : Alte semne de punctuaie, inclusiv virgulele i semnele de exclamare, sunt permise. Dac intenionai s utilizai referiri la o foaie de lucru n formulele dintr-o alt foaie, alegei denumirile pentru foi cat mai scurte, fr a fi inutil criptice. Denumirile lungi pot face formulele deosebit de greu de depanat i editat.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.7. Navigarea printr-un registru de lucru cu ajutorul scurtturilor de la tastatur


Tasta Home mut la nceputul rndului curent; Tastele Page Up/ Page down v duc cu o fereastr n direcia respectiv; Tastele Ctrl+Home v face s revenii n colul din stnga sus (celula A1) a foii curente; Tastele Ctrl+End v face s srii n colul din dtreapta jos al prii care conine date din foaia de lucru util cnd se navigheaz printr-o list lung; Dac ai efectuat o selecie, putei s v mutai n sensul acelor de ceasornic prin toate cele 4 coluri ale acesteia apsnd repetat Ctrl+punct; Pentru a v muta cu cte o foaie de lucru o dat prin registrul curent, apsai tastele Ctrl+Page Up i Ctrl+Page Down;

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.8. Ascunderea rndurilor i coloanelor


Uneori este necesar s utilizai rnduri i coloane pentru pastrarea datelor folosite n calcule, fr a fi nevoie s ncrcai restul foii de lucru prin afiarea lor. Pentru ascunderea rndurilor/coloanelor: efectuai clic pe orice celul din rndul/coloana pe care dorii s o ascundei (nu e necesar s selectai ntregul rnd/coloan); Selectai Format/Row sau Colum/Hide. Pentru a afia rndurile/coloanele ascunse: Selectai celulele din rndul/coloana de/din dedesuptul/dreapta celui/celei ascuns/ascunse. Selectai Format/Row sau Colum/Unhide.

deasupra/stnga

Dac primul rnd sau prima coloan a unei foi de lucru este ascuns, apsai tasta F5 pentru a deschide fereastra Go To. Selectai A1 n caseta de referire i dai OK. Apoi selectai secvena Format/Row sau Colum/Unhide.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.9. Gsirea, nlocuirea i transformarea datelor


Putei utiliza tehnici simple de tragere i plasare pentru a muta sau copia coninutul unei celule: Selectai celula/celulele al carei/cror coninut dorii sa-l copiai. Plasati cursorul pe colul din dreapta jos al zonei selectate, pe punctul negru, astfel incat cursorul s se schimbe dintr-o ctuce alba ntr-o cruce neagr. Facei clic si trageti continutul spre directia dorita. Zona selectat se va multiplica. Dac selecia conine minim 2 termeni ai unei progresii aritmetice sau este o dat calendaristic atunci se vor introduce implicit urmatorii termeni sau ziua urmtoare. Dac dorii un alt tip de multiplicare, selectai eticheta Smart Tag din coltul din dreapta jos al datelor introduse automat i indicai ce dorii sa facei. Folosind meniul Office Clipboard (care ne permite sa alegem ntre ultimele 24 de obiecte Office salvate in clipboard) sau Paste Special din meniul Edit, putei schimba i formatul informaiilor sau efectua transformri matematice atunci cand le copiai sau mutai. Majoritatea operaiilor se explic prin denumire, dar cteva sunt unice pentru programul Excel i cu adevrat utile. De la versiunea Excel 2002, casetele de dialog Find (Ctrl+F) i Replace(Ctrl+H) din meniul Edit pe lng capacitatea de a cuta i nlocui iruri de text au i capaciti de a gsi i schimba formatarea, ca i opiuni de cutare n toate foile de lucru dintr-un registru sau de restrngere a cutrii i a modificrilor ulterioare din foaia de lucru curent. NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

Caseta de dialog Find and Replace din Excel 2000

Dac lsai goale casetele Find What sau Replace With programul gsete sau nlocuiete formatrile din toate celulele n care gsete o potrivire. Pentru a introduce criterii de formatare selectai butonul Format... . Pentru a gsi celulele n care formatarea corespunde setrilor unei celule existente, efectuai clic pe sgeata de derulare din dreapta butonului Format... i selectai opiunea Choose Format from Cell. Caseta de dialog dispare, iar cursorul ia forma unei pipete. Selectai celula care conine formatarea de referin. Se revine automat n casta de dialog.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.10. Eticheta Smart Tag


Prin opiunea prestabilit, datele lipite dintr-o alt foaie sunt preluate mpreun cu formatrile lor. Dac datele apar greit la lipire, efectuai clic pe eticheta Smart Tag i modificai afiarea datelor n modurile urmtoare: Match Destination Formatting (potrivire cu formatarea de destinaie) pentru a elimina toate formatrile, dar a pstra formulele; Una dintre cele 3 opiuni Values, pentru a transforma formulele n rezultatele lor i a le lipi la noua locaie cu sau fr formatare; Keep Source Column Widths (pstrarea limilor coloanelor din surs) pentru a copia toate formatrile numerelor i a celulelor, mpreun cu limile coloanelor i toate formulele; Formatting Only (numai formatarea) pentru a copia numai formatrile unui tabel nu si datele din el; Link Cells, pentru a transforma datele lipite ntr-o legtur la cealalt foaie de lucru. Etichetele Smart Tag sunt convenabile pentru transformri rapide, necomplicate. Ele au o serie de limitri, dintre care cea mai notabil e c fiecare modificare le anuleaz pe cele efectuate cu ajutorul altor etichete Smart Tag. Pentru un mai mare control asupra unei operaii de lipire se folosete meniul Paste Special (lipire special).

1.11. Meniul Paste Special


n cadrul unui registru de lucru sau ntre registre de lucru putei lipi selectiv n urmtoarele moduri: Formulas pentru a copia toate datele, inclusiv formulele, fr a copia i formatarea. Values pentru a transforma formulele n rezultatele lor i a le lipi ca numere constante sau text. Folosii Values and Number Formats (nou n Excel 2002) pentru a copia formatarea numerelor, far a prelua i alte formatri ale celulei, cum ar fi chenarele sau culoarea. Formats pentru a aplica toate formatrile. Folosii All Except Borders (totul, cu excepia chenarelor), pentru a sri peste chenarele celulelor, iar Column Widhs (limile coloanelor) pentru a copia limile coloanelor, mai ales de la o foaie de lucru la alta; Comments pentru a transfera comentariile de la o pagina la alta; Validation pentru a duplica regulile de introducere a datelor, mai ales ntre foi sau registre de lucru diferite. Zona Operations permite efectuarea de transformri matematice asupra unui grup de numere. Pentru a utiliza aceast tehnic, introducei un numr ntr-o celul i copiai-l n clipboard (cu Copy). Selectai domeniul pe care dorii s-l transformai i folosii caseta de dialog Paste Special pentru a aduna sau scdea valoarea din clipboard din fiecare intrare din cadrul seleciei. Skip Blank dac efectuai o operaie matematic folosind 2 domenii de date. Prin aceasta se evit lipitea de date pentru celulele care sunt goale n domeniul de copiere iniial. Transpose pentru a transforma un rnd de etichete ntr-o coloan si invers. Pentru a stabili o legtur intre datele din 2 registre folosii opiunea Paste Link.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.12 Tiprirea foilor de lucru


Foile de lucru din Excel reprezint medii cu limite variabile, care se ntind n toate direciile, spre deosebire de documentele Word care, de regul, sunt concepute s ncap pe hrtie de anumite dimensiuni (A4, A3, Letter); Dac dai Print i lsai formatarea n grija programului Excel vei avea salturi la o pagin nou n locaii arbitrare din foaia de lucru, indiferent de coninut. Pentru a transforma corespunztor o foaie de lucru de dimensiuni mari ntr-o ieire tiprit, e necesar o planificare i un efort de formatare creatoare. Butonul Print ocolete toate casetele de dialog i tiprete zona prestabilit, fr a permite revizuirea vreunei opiuni. Din acest motiv v recomandm cu trie s nlocuii butonul Print cu butonul Print... care folosete o pictogram identic, dar afieaz caseta de dialog atunci cnd este apsat.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.13. Utilizarea domeniilor pentru definirea zonei de tiprire prestabilite


1. Selectai domeniul pe care dorii s-l tipriti. Nu este necesar ca acesta s fie contiguu, dar, dac nu este, reinei c fiecare selecie va fi tiprit pe propria sa pagin, iar rezultatele s-ar putea s nu apar aa cum ai dorit. Este necesar ca toate prile domeniului tiprit s se afle n aceeai foaie de luctu. Fiecare foaie de lucru dintr-un registru de lucru are alocat zona ei de tiprire separat. 2. Pentru a defini selecia ca zon de tiprire prestabilit, selectai File/ Print Area/ Set Print Area (stabilirea zonei de tiprire) 3. Pentru a terge o zon de tiprire curent i a o lua de la capt, selectai File/ Print Area/ Clear Print Area (tergerea zonei de tiprire) Atunci cnd definii o anumit zon de tiprire, programul Excel tiprete numai zona respectiv dac efectuai clic pe butonul Print. Dac definii o zon de tiprire i apoi adugai rnduri n partea de jos sau coloane n dreapta, noile date nu vor aprea pe paginile tiprite. Ori de cte ori reproiectai o foaie de lucru, nu uitai s verificai din nou zona de tiprire.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.14. Inserarea de salturi la o pagin nou


Atunci cnd tiprii o foie de lucru, Excel insereaz automat salturi la o pagin nou, pentru a o divide n seciuni care vor ncpea n dimensiunile alese pentru hrtie. Pentru a vizualiza linia punctat care reprezint fiecare salt atunci cnd editai foaia de lucru alegei Tools/ Options/ eticheta View/ bifai caseta Page Break. Pentru a face ca foile de lucru cu mai multe pagini s fie lizibile, putei i trebuie s poziionai manual salturile la o pagin nou. Pentru a insera manual un salt la o pagin nou, selectai celula de dedesuptul i de la dreapta ultimei celule care dorii s apar pe pagin i selectai Insert/ Page Break. Pentru a terge un salt la o pagin nou, selectai aceiai celul i selectai Insert/ Remove Page Break. Pentru a terge din foia curent toate salturile manuale, selectai Insert/ Reset All Page Break. Pentru a aduga numai pe orizontal/vertical un salt la o pagin nou, selectai orice celul din colona A/rndul 1. Excel cuprinde o opiune de vizualizare neobinuit, numit Page Break Preview, care permite vizualizarea tuturor salturilor la o pagin nou i ajustarea acestora prin tragere i plasare. Pentru a o activa alegei View/ Page Break Preview sau din fereastra Print Preview apsai butonul Page Break Preview. Atunci cnd folosii aceast vedere, vei obine cele mai bune rezultate dac ncepei din partea de sus a foii de lucru i continuai n ordinea de tiprire n mod normal (dac nu ai modificato n caseta de dialog Page Setup) de sus n jos i de la stnga la dreapta.

1.15. Articole suplimentare care pot fi tiprite


Dac dorii s tiprii poriuni suplimentare ale foii de lucru comentariile, liniile gril, anteturile rndurilor sau a coloanelor sau s controlai modul n care Excel transform culorile n nuane de gri, selectai File/ Page Setup- eticheta Sheet. Sunt afiate opiunile disponibile pentru fiecare foaie de lucru. Gridlines este bine s afiai liniile de gril n ciornele foilor de lucru, dar dezactivai liniile de gril i utilizai chenarele pentru a desprii zonele de date n forma final. Comments Implicit comentariile nu sunt tiprite. Bifai aceast caset pentru a le tiprii pe o foaie separat sau aa cum apar pe ecran. Draft Quality (calitate de ciorn) Tiprete coninutul celulelor, dar nu i liniile de gril i graficele. Aceast opiune nu este necesar atunci cnd utilizai o imprimant laser, dar poate fi util pentru accelerarea tipririi la dispozitivele de ieire color sau la imprimantele lente cu jet de cerneal. Black and White Pentru tiprirea culorilor fondului n nuane de gri. Prin aceast opiune se terg aproape toate nuanele de gri, dar se marete viteza la tiprire. nainte de a tipri o foaie mare cu aceast opiune, utilizai comanda Print Preview pentru a tipri o mic pagin de test, pentru a controla rezultatul. Row and Column Headings Tiprete literele i numeree care ajut la identificarea adreselor celulelor. Se utilizeaz n combinaie cu opiunea de vizualizare a formulelor (Tools/ Options/ eticheta View/ Formulas) atunci cnd dorii s tiprii structura unei foi de lucru astfel nct s o putei studia. Print Titles Identificai opiunile Rows to Repeat Top sau Columns to Repeat at Left pentru a repeta un numar de randuri sau de coloane pe toate paginile din foaia de lucru. Page Order Graficul din dreapta acestei opiuni arat dac foia va fi tiprit lateral i n jos sau invers. Modificai aceast ordine astfel nct numerotarea paginilor s funcioneye corect.

1.16. Etichetarea paginilor tiprite cu anteturi i subsoluri


Orice pagin care se ntinde pe mai mult de o pagin trebuie s includ un antet sau un subsol (sau ambele). Un set de anteturi i subsoluri preconfigurate permite numerotarea paginilor, identificarea foii de lucru, specificarea datei la care a fost creat, afiarea autorului, etc. Pentru aceasta selectai File/ Page Setup/ eticheta Header/Footer pentru a aduga sau edita un antet sau subsol. Versiunea Excel 2002 permite includerea de elemente grafice n antet sau subsol. Folosii pentru aceasta butonul Insert Picture. Cea mai uzual aplicare a ei o constituie adugarea siglei companiei. Putei insera un singur grafic n fiecare seciune stnga, dreapta sau centru. Folosii butonul Format Picture pentru a reteza, comprima, redimensiona ori mri sau micora la scar un fiier cu o figur, din antet sau subsol. Dac dorii s modificai cantitatea de date de pe fiecare pagin sau nu folosii un antet sau subsol, putei redimensiona marginile paginii folosind File/ Page Setup/ eticheta Margins i stabilii noile valori pentru etichetele Header, Footer, Top, Bottom. Reinei c fiecare foaie de lucru dintr-un registru are propriul ei antet i propriul ei subsol pe care e necesar s le creai pe fiecare n parte.

1.17. Tiprirea de titluri repetate pe mai multe pagini


1. Selectai File/ Page Setup/ eticheta Sheet. 2. Pentru a specifica o coloan pentru titluri, efectuai clic n caseta Columns to Repeat at Left. Pentru a utiliza un rnd ca titlu pentru fiecare pagin nou, efectuai clic n caseta de validare Rows to Repeat at Top. 3. Efectuai clic n orice celul din coloana sau rndul pe care dorii s-l specificai ca titlu. Nu este necesar s selecionai ntregul rnd sau coloan. Dac selectai mai multe celule, Excel va folosi toate rndurile sau coloanele selectate ca titluri. 4. Efectuai clic pe Print Preview, pentru a v asigura c ai configurat corect titlurile. 5. Da Print, pentru a expedia imediat foaia de lucru la imprimant.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

1.18. Forarea foii de lucru s ncap ntr-un anumit numr de pagini


Aa cum putei utiliza controlul Zoom pentru a modifica dimensiunile celulelor din fereastra foii de lucru, putei reduce i dimensiunile datelor tiprite. Micorarea scalei permite nghesuirea mai multor coloane i rnduri pe fiecare pagin. Excel poate calcula procentul de reducere la scar pentru ca foaia de lucru tiprit s incap ntr-un anumit numr de pagini. 1. Selectai File/ Page Setup/ eticheta Page. 2. Pentru a reduce sau mri la scar cu un anumit procent, introducei o valoare ntre 1 i 400 n caseta Adjust to % Normal Size (ajustare la % din dimensiunea normal). Alegerea unui numr prea mic duce la o tiprire complet nelizibil. Se folosesc valori sub 40% numai pentru a vedea structura general a foii de lucru i nu atunci cnd dorii s citii sau s analizai datele. 3. Pentru a ajusta tiprirea la o nlime i lime fixe, selectai Fit To (potrivire la). Utilizai controalele de incrementare pentru a ajusta numrul de pagini pe care dorii s le ocupe tiprirea; Lsai un numr necompletat, dac dorii ca Excel s ajusteze numai limea sau nlimea de tiprire. 4. Selectai Print Preview pentru a verifica c setrile de tiprire a foii de lucru sunt corecte. 5. Da Print, pentru a expedia imediat foaia de lucru la imprimant.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2. Formatarea avansat a foilor de lucru. 2.1. Cum funcioneaz formatarea celulelor


n Excel, ceea ce vedei n celul nu reprezint neaprat ceea ce este stocat n aceasta (exp: la formule sunt afiate doar rezultatele acestora). Atunci cnd introducei numere, date i text, putei s o facei ct de repede dorii, fr s v preocupai de modul n care vor arta datele n foaia de lucru. La frit, utilizai instruciunile de formatare a celulelor pentru a specifica modul n care dorii s fie afiat coninutul celulelor, inclusiv detaliile, cum ar fi numrul de zecimale, simbolurile valutare i numrul de cifre utilizate pentru a afia anii. Pentru a vizualiza setul complet de opiuni de formatare din programul Excel, selectai Format/ Cells sau efectuai clic dreapta pe o celul sau pe o selecie i alegei opiunea Format Cells (formatarea celulelor). Toate opiunile disponibile de formatare a celulelor sunt aranjate n ase etichete n cadrul casetei de dialog Format Cells.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.2. Format/ Cells / eticheta Number (Ctrl+1)


1. General Formatul implicit pentru tooate celulele; Afieaz numerele aa cum sunt introduse sau rezultatul formulei folosind maxim 11 caractere; Scurttur de la tastatur pentru aplicarea acestui format: Ctrl+Shift+ ~ (tild). 2. Number Permite specificarea numrului de zecimale de la 0-30 (implicit 2) i un separator pentru mii (pe baza setrilor din Windows Regional Settings). 3. Currency afieaz valorile folosind simbolul valutar prestabilit (pe baza setrilor din Windows Regional Settings). Permite specificarea numrului de zecimale de la 0-30 (implicit 2). 4. Accounting similar cu Currency, cu diferena c simbolurile valutare i zecimalele se analizeaz corect n coloane i nu putei alege un format pentru numerele negative.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.2. Format/ Cells / eticheta Number (Ctrl+1)


5. Date cuprinde 15 formate care determin dac i cum vor fi afiate ziua, luna, anul. 6. Time cuprinde 8 formate care determin dac i cum vor fi afiate orele, minutele, secundele i indicatorii AM/PM. 7. Percentage se nmulete valoarea din celul cu 100 i se adaug semnul procent la afiare. Permite specificarea numrului de zecimale de la 0-30 (implicit 2). 8. Fraction stocheaz numerele n format zecimal, dar afieaz coninutul celulelor sub form de fracie, folosind oricare dintre cele 9 setri predefinite. 9. Scientific pentru a afia numerele n notaie tiinific. Permite specificarea numrului de zecimale de la 0-30 (implicit 2). 10. Text se afieaz formatul celulei exact aa cum a fost introdus, chiar dac celula conine numere sau formul. 11. Custom - pentru a defini propriile dumneavoastr reguli de afiare. ncepei cu un format ncorporat i utilizai simbolurile din instruciunile de formatare.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.3. Formatarea de numere personalizate


Codurile formatelor de numere personalizate Codul
#

Ce realizeaz
Afieaz cifrele semnificative Afieaz un 0 dac numrul are mai puine cifre dect cel specificat Aliniaz punctele zecimale sau fraciile Punct zecimal Afieaz separatorul pentru mii sau factorul de scar prin multiplicare de 1.000 Afieaz numrul ca procent din 100 Arat coninutul celulei cu culoarea specificat

Cum se utilizeaz
Prin utilizarea formatului #.# se afieaz toate cifrele semnificative (diferite de 0) din stnga punctului i se rotunjete la o cifr n dreapta acestuia (numrul 0.567 e afiat .6) Formatul 0.000 va afia ntotdeauna exact 3 zecimale. Pentru numerele mai mici dect 1, este inclus un 0 n dreapta punctului zecimal. Efectuai clic pe oricare dintre formatele Fraction ncorporate i apoi alegeti Customs, pentru a vedea un exemplu de utilizare. Pentru a rotunji coninutul celulei la un numr ntreg omitei punctul zecimal. Prin inserarea a 2 virgule dup un numr, acesta este redus la scar cu un milion. Pentru a afia un numr mare (163,200,000) ntr-un stil uor de citit (163.2 MM), introducei acest format: #.0.0 , , MM Dac introducei valoarea 8, este afiat 800% Alegeti una dintre cele 8 culori Black, Blue, Cyan, Green, Magenta, Red, White, Yellow pentru orice seciune. Trebuie s utilizai paranteze drepte i s introducei culoarea ca prim articol n fiecare seciune, astfel: [Blue] #,##0; [Red] #,##0; [Black] 0.

? . ,

% [culoarea]

2.4. Schimbarea fonturilor i atributelor caracterelor Format/ Cells / eticheta Font


Fontul prestabilit pentru foile de lucru este Arial de 10 puncte. Dac selectai o ceul sau un domeniu, putei aplica formatri ntregului coninut al acesteia (acestuia). Putei aplica diverse fonturi, dimensiuni, culori i atribute ale fonturilor unor caractere sau cuvinte diferite din cadrul aceleiai celule. Pentru aceasta selectai Format/ Cells / eticheta Font. Majoritatea opiunilor din eticheta Font sunt intuitive. Sungura care necesita explicaii suplimentare este caseta de validare Normal font. Atunci cnd adugai formatri personalizate ale fonturilor, deselectai automat aceast caset de validare. Dac dorii s eliminai toate formatrile fonturilor din celula sau selecia curent i s restaurai stilul prestabilit din Excel, bifai din nou aceast opiune. Pentru a introduce manual un salt la rnd nou n cadrul unei celule, poziionai punctul de inserare n locul n care dorii s apar acesta i apsai Alt+Enter.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.5. Alinierea, nfurarea i rotirea textului i numerelor Format/Cells/ eticheta Alignment


Bifai caseta Shrink to Fit atunci cnd dorii ca Excel s ajusteze automat dimensiunea fontului cnd coninutul unei celule este prea lung. Prin aceast opiune nu se modific formatarea aplicat celulei, ci se modific scara, n pai de cte 1 punct. Utilizai opiunea Wrap Text din eticheta Alignment pentru a trata irurile lungi de text, care nu ncap ntr-o celul. Textul nfurat se folosete pentru capetele de tabel cu nume mai lungi dect datele din acesta sau cnd n fiecare celul sunt introduse paragrafe. Programul Excel nfoar automat textul pe linii suplimentare, meninnd limea coloanei. Pentru a controla locaia fiecrui salt la rnd nou, apsai tastele Alt+Enter. Putei schimba orientarea unui titlu de coloan la orice unghi, inclusiv de sus n jos i de jos n sus. Titlurile de coloan nclinate pot economisi spaiu i pot conferi tabelelor un aspect profesionist atunci cnd avei coloane nguste cu titluri lungi. Pentru a ajuta la desprirea grupurilor de articole din cadrul unei coloane, indentai celulele din nivelul al doilea i cele urmtoare. Aceast opiune este deosebit de util atunci cnd dorii s deosebii subtitlurile de titluri la nceputul unui rnd.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.6. Indentarea unei celule sau domeniu de celule.


1. Selectai celula sau domeniul de celule pe care dorii s-o/ s-l formatai. Efectuai clic dreapta i alegei Format Cells. 2. Alegei eticheta Alignment. n poriunea Text Alignment, efectuai clic pe lista derulant Horizontal i alegei opiunea Left (Indent). 3. Utilizai contorul Indent pentru a alege nivelul de indentare al seleciei. Efectuai clic pe Ok. Acelai rezultat se obine dac dup selecia celulei sau a domeniului de celule folosii butoanele Increase Indent i Decrease Indent de pe bara de instrumente Formatting

Merge and Center

Decrease Indent

Increase Indent

2.7. Utilizarea chenarelor, casetelor i culorilor


Butoanele Borders, Fill Color i Font Color de pe bara de instrumente Formatting funcioneaz aa cum este de ateptat. Dup selectarea unei celule sau unui domeniu, efectuai clic pe sgeata din dreapta fiecrui buton, pentru a alege o anumit opiune din lista derulant. Pentru un control maxim asupra chenarelor i culorilor, dup ce ai selectat celula sau domeniul alegei eticheta Border din caseta de dialog Format Cells pentru a aduga sau terge liniile din jurul seleciei. Pentru a crea chenare personalizate, efectuai urmtoarele: 1. 2. 3. nainte de a aduga vreo linie, alegei stilul acesteia groas, subire, dubl, punctat sau ntrerupt din caseta Style aflat n partea dreapt. Dac dorii alegei din lista Color o alt culoare a chenarului. Culorile sunt mai de efect atunci cnd liniile sunt mai groase. Efectuai clic pe butonul Outline, pentru a aduga linii de grosimea i culoarea specificat, pe toate cele 4 laturi ale celulei active. Dac ai selectat un domeniu, efectuai clic pe Outline pentru a trasa o caset n jurul acestuia i efectuai clic pe opiunea Inside (n interior) pentru a trasa chenare n jurul fiecrei celule din cadrul seleciei. Efectuai clic pe oricare dintre butoanele din poriunea Border pentru a aduga cte o linie o dat, la stnga, la dreapta, deasupra sau n partea de jos a fiecrei celule sau pe diagonal. Efectuai clic din nou pentru a terge linia. n zona de previzualizare se arat ce margini au chenare n momentul respectiv. Putei combina i potrivi stilurile i culorile liniilor, chiar pentru diverse linii de chenar ale aceleiai celule. Efectuai clic pe stilul de linie sau schimbai culoarea i apoi efectuai clic pe butonul din zona Border, pentru a schimba stilul. n final, efectuai clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells.

4.

5. 6.

2.8. mbinarea celulelor


n cadrul unei foi de lucru complex structurate, mbinarea celulelor v poate ajuta la evidenierea relaiilor dintre titluri i subtitluri. Pentru a mbina repede dou sau mai multe celule, selectai-le i efectuai clic pe butonul Merge and Center (mbinare i centrare) din bara de instrumente Formating (vezi figura de la 2.6.). Programul Excel afieaz o caset de dialog care v avertizeaz c, atunci cnd mbinai celulele, vei pierde toate datele, cu excepia celor din celula din stnga sus a seleciei. Efectuai OK pentru a continua sau Cancel, dac dorii s revenii i s mutai datele, nainte de a le pierde. Pentru a edita textul din cadrul unei celule mbinate, efectuai clic n celul i ncepei s scriei. De asemenea putei schimba alinierea celuleor mbinate la stnga sau la dreapta, fr a schimba mbinarea. Pentru a readuce celulele mbinate la poziiile normale din cadrul grilei, selectati celula i apsai din nou butonul Merge and Center din bara de instrumente Formating. De asemenea, putei utiliza meniurile din programul Excel. Efectuai clic dreapta i alegei opiunea Format Cells. Alegei eticheta Alignment i selectai sau deselectai caseta Merge Cells (mbinarea celulelor).
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.9. Modificarea nlimii rndurilor i limii coloanelor


n cadrul unei foi de lucru noi, fiecare rnd are o nlime de 12,75 puncte, iar fiecare coloan are o lime de 8,43 caractere. Dac fontul prestabilit pentru stilul Normal este proporional, cum este Arial, programul Excel utilizeaz ca msur caracterul x. Dac schimbai dimensiunea fontului uni text din cadrul unei celule, rndul i schimb automat nlimea pentru a-l cuprinde. Tot aa, dac introducei date care sunt prea lungi pentru a ncpea n limea prestabilit a coloanei, programul Excel extinde coloana respectiv. Putei ajusta manual nlimea rndurilor i limea coloanelor astfel: 1. Utilizai caracteristica AutoFit din Excel, pentru a stabili automat limea coloanelor i nlimea rndurilor. Efectuai dublu clic pe marginea din dreapta a unei coloane , pentru a ajusta limea acesteia astfel nct s ncap cea mai lung intrare. Efectuai dublu clic pe marginea de jos a unui titlu de rnd, pentru a redimensiona un rnd astfel nct s ncap cel mai nalt caracter din aceasta. Dac selectai mai multe rnduri sau coloane, putei s le selectai pe toate deodat. 2. Efectuai clic i tragei orice coloan (sau rnd), pentru a o aduce la noua dimensiune. Indicai spre linia subire din dreapta titlului coloanei sau din partea de jos a unui titlu de rnd, pn cnd indicatorul se modific, lund forma unei sgei cu dou vrfuri. Efectuai clic i tragei coloana sau rndul respectiv, pn cnd obinei limea sau nlimea dorit i apoi eliberai butonul mouse-ului.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.9. Modificarea nlimii rndurilor i limii coloanelor


3. Pentru a stabili o nlime sau o lime precis, selectai Format/ Row/ Height (nlime) sau secvena Format/ Column/ Width (lime) i introducei orice numr cuprins ntre 0-255 (caractere). 4. Pentru a ajusta mai multe rnduri sau coloane cu aceiai dimensiune, selectai mai nti grupul respectiv i urmai indicaiile de la 2. sau 3. SFATURI UTILE: Pentru a ascunde orice rnd sau coloan, stabilii nlimea sau limea sa la valoarea 0 (de exemplu, tragei un titlu de coloan la stnga sau un titlu de rnd n jos). Pentru a face vizibil o coloan sau un rnd ascuns, selectai coloanele sau rndurile din orice parte a celor ascunse i apoi selectai Format/ Row sau Column/ Unhide. Pentru a redimensiona o coloan/ rnd n concordan cu coninutul uneia sau mai multor celule specifice din cadrul acesteia/ acestuia, efectuai selecia i apoi selectai Format/ Column sau Row/ AutoFit Selection. Folosii aceast variant pentru a modifica automat dimensiunea unui grup de coloane sau rnduri fr a folosi mouse-ul. Dac ai personalizat limile coloanelor i/sau nlimile rndurilor i dorii s copiai aceste informaii mpreun cu datele, copiai i lipii ntregul rnd sau coloan nu numai celulele individuale. Pentru aceasta folosii opiunea Column Width ... din caseta de dialog Paste Special. Pentru a schimba limea standard a tuturor coloanelor din foaia de lucru curent, selectai Format/ Column/ Standard Width ... i introducei noua lime (msurat n caractere). Noua dimensiune nu va fi aplicat coloanelor a cror lime ai stabilit-o deja.

2.10. Copierea formatelor cu ajutorul facilitii Format Painter


Utilizai butonul Format Painter pentru a copia rapid toate formatrile fonturi, culori, chenare, alinieri ... toat munca dumneavoastr de la o celul la alta. Selectai o celul care conine formatrile pe care dorii s le copiai i apoi efectuai clic pe butonul Format Painter i pe celula n care dorii s copiai formatarea. Dac selectai un domeniu de celule din care s copiai, Excel va repeta formatrile din selecie.

Format Painter Dac dorii s copiai formatrile n mai multe celule, selectai celula al crui format dorii s-l copiai i apoi efectuai dublu clic pe butonul Format Painter, pentru a o zvor n poziia respectiv. Efectuai clic n fiecare celul de destinaie, pentru a copia formatarea. Cnd ai terminat, efectuai din nou clic pe butonul Format Painter sau apsai tasta Esc, pentru a dezactiva facilitatea Format Painter. Dac selectai o ntreag coloan sau rnd opiunea Format Painter v permite s copiai att limea sau nlimea coloanei/ rndului ct i celelalte formatri (fonturi, culori, etc) din respectiva selecie. NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.11. Salvarea formatelor ca stiluri cu nume


Cu toate c stilurile cu nume din Excel sunt considerate mai versatile dect echivalentele lor din Word, putei utiliza totui aceast caracteristic pentru a reutiliza formatele favorite. Prin opiune prestabilit, fiecare nou registru de lucru cuprinde un set de formate predefinite n urmtoarele stiluri cu nume: Normal, Percent, Currency, Comma, Currency[0], Comma[0]. Cele 2 stiluri urmate de [0] afieaz numere ntregi n loc de numere cu dou zecimale. Butoanele Currency, Percent i Comma din bara de instrumente Formatting din programul Excel aplic de fapt stilurile cu nume corespunztoare. Putei crea stiluri cu nume folosind orice format dorii. Aceast tehnic v permite s economisii mult timp, dac aplicai mereu aceleai opiuni de formatare pentru noile foi de lucru. Pentru a utiliza stiluri cu nume n loc de opiunile de formatare direct, selectai Format/ Style ... . Alegei un nume de stil din lista derulant i efectuai clic pe OK. Stilurile sunt disponibile numai pentru foile de lucru din registrul de lucru n care le-ai salvat. Pentru a salva stilurile cu nume astfel nct s fie disponibile pentru toate noile foi de lucru, salvai-le ntr-un ablon. Pentru a copia stilurile ntre dou registre de lucru deschise, comutai la registrul de lucru n care dorii s copiai stilurile i selectai secvena Format/ Style. Efectuai clic pe butonul Merge. n caseta de dialog Merge Style, alegei numele registrului de lucru care conine stilurile pe care dorii s le reutilizai i apoi efectuai clic pe OK.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

2.11. Salvarea formatelor ca stiluri cu nume


1. Formatai o celul utiliznd opiunile de formatare a numerelor i alte opiuni pe care dorii s le salvai. Efectuai clic pentru a face ca aceast celul s fie activ. 2. Selectai Format/ Style... pentru a afia caseta de dialog Style. 3. Scriei un nume descriptiv n caseta Style Name. Utilizai orice combinaie de litere, cifre i spaii; Pentru c a fi sigur c putei citi numele complet, meninei lungimea sa total la 30 de caractere sau mai puin. 4. Implicit, toate opiunile de formatare a celulei sunt incluse n stil. Deselectai toate casetele de sub numele stilului, pentru a terge aceast opiuni din cadrul stilului. 5. Efectuai clic pe butonul Modify pentru a deschide caseta de dialog Format Cells i ajustai opiunile de formatare, dac este necesar.Dai Add pentru a salva stilul n registrul curent.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

3. Utilizarea formulelor i funciilor. 3.1. Introducerea i editarea formulelor


Formulele adaug inteligen unui registru de lucru. Utilizai formulele pentru a manipula valori (text, numere sau date), a efectua calcule simple sau complexe i a afia rezultate alternative pe baza unor texte logice. Indiferent de complexitatea ei, o formul ncepe ntotdeauna cu semnul egal (=). Dac ncepei o formul cu semnul plus (+) sau minus (-), Excel adaug semnul egal la nceputul acesteia. Formulele sunt formate din 3 blocuri de construcie de baz: operanzi (elementele care vor fi calculate), operatori i funciile foii de lucru: Operanzii Datele care urmeaz a fi calculate dintr-o formul pot cuprinde orice combinaie de urmtoarele elemente: valori constante (numere, textul sau datele pe care le introducei direct n formul), referiri la celule sau domenii, nume care se refer la celule sau domenii, etichete care definesc intersecia dintre un anumit rnd i o anumit coloan. Operatorii Formulele pot utiliza 6 operatori aritmetici de baz: adunarea (+), scderea (-), nmulirea (*), mprirea (/), procentul (%), exponentul (^). Putei utiliza i operatori de comparare, pentru a compara 2 valori i a produce rezultatul logic True sau False. Lista de operatori de comparaie este: egal (=), mai mare dect (>), mai mic dect (<), mai mare sau egal cu (>=), mai mic sau egal cu (<=), diferit (<>). Utilizai un ampersand (&) pentru a combina sau concatena dou buci de text n cadrul unei singure valori. Funciile foii de lucru Sunt formule predefinite care permit efectuatea de calcule asupra datelor din foaia de lucru, prin introducerea unei valori constante sau a unei referiri la o celul sau la un domeniu ca argument pe care o funcie cu nume l transform. Putei utiliza o funcie din foaia de lucru drept coninut complet al unei celule sau putei utiliza o funcie ca operand ntr-o alt formul.

3.2. Utilizarea referirilor la celule n cadrul formulelor


Putei introduce direct n formul orice adres de celul sau domeniu. Aceste adrese nu sunt sensibile la tipul de litere; dac introducei a2:b8, Excel transform aceast intrare n A2:B8 atunci cnd apasai tasta Enter. De asemenea, putei indica i efectua clic pentru a introduce orice referire la o celul sau la un domeniu. Una din cele mai simple formule din Excel o reprezint referirea la o celul (=A5). Pentru a introduce o referire la un ntreg rnd sau la o ntreag coloan, utilizai numrul rndului sau litera coloanei n ambele pri ale referirii la domeniu (B:B pentru coloana B, 2:2 pentru rndul 2). De asemenea, putei utiliza aceast sintax pentru mai multe rnduri sau coloane referirea B:K include fiecare celul din coloanele de la B pn la K, iar referirea 10:13 cuprinde fiecare celul din rndurile de la 10 pn la 13. Uneori se utilizeaz referiri la celulele i domeniile din alte foi de lucru din cadrul aceluiai registru cunoscute ca referiri 3D. Pentru a introduce o adres 3D, prefaai adresa celulei cu numele foii, urmat de un semn de exclamare. Dac numele foii conine un spaiu, ncadrai-l ntre ghilimele simple (=Martie 2006!A1). De asemenea, putei efectua clic pe tabulatorul adecvat din foaia de lucru i apoi s selectai celula sau domeniul de celule dorit pentru a aduga referiri la celule sau domenii n alte foi. Atunci cnd utilizai aceast tehnic, Excel introduce automat numele foii, semnul exclamrii i referirile la celule.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

3.3. Cteva funcii uzuale n mod curent


= TODAY(), NOW(), YEAR(numr_serial), MONTH(numr_serial), DAY(numr_serial), WEEKDAY(numr_serial), HOUR(numr_serial), MINUTE(numr_serial), SECOND(numr_serial). CONCATENATE (text1, text2, ...) n general un ampersand (&) este mai uor de utilizat. UPPER(text) , LOWER(text) , PROPER(text) FIND(find_text,within_text,start_num), SEARCH(find_text,within_text,start_num) Funcia FIND este sensibil la tipul de litere, iar funcia SEARCH accept caractere de nlocuire. SUM(number1, number2, ...) AVERAGE(number1, number2, ...) TRUNC(number, num_digits) IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) SUMIF(range, criteria, sum_range)
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

= = =

= = = = =

3.4. Funcionarea caracteristicii AutoCorrect


Programul Excel nu v las s introducei o formul folosind o sintax incorect. Dac facei una din greelile uzuale n sintaxa sau punctuaia unei formule, Excel se ofer s o corecteze n locul dumneavoastr i, n general, corecia e adecvat. Aceast caracteristic, numit AutoCorrect, poate detecta i remedia oricare dintre urmtoarele erori: Parantezele, acoladele sau ghilimelele simple i duble fr corespondent; Referiri inverse la celule (14C, n loc de C14) sau operatori de comparare scrii invers (=<, n loc de <=); Operatori suplimentari (un semn = sau + ) de la nceputul sau sfritul unei formule; Spaiile suplimentare din adresele celulelor (A1 4 n loc de A14), dintre operanzi sau dintre numele unei funcii i argumentele sale; Punctele zecimale suplimentare; Identificatori de domenii incoreci (exemplu semnele : i ;) nmulirea implicit dac omotei semnul sau introducei x n loc de *.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

3.5. Codurile de eroare uzuale pentru formule


Codul de eroare afiat #DIV/0! Ce semnific Formula ncearc s mpart prin zero o valuare sau o celul goal Etapele de depanare sugerate Verificai numitorul din formul pentru a fi siguri c nu se refer la o celul goal. Ai putea aduga n celul o rutin de tratarea erorilor =IF() sau o formatare condiionat. #N/A nseamn nu este disponibil nici o valoare. Verificai dac avei probleme cu funcia LOOKUP. Putei introduce manual valoarea #N/A n celulele n care o valoare nu e disponibil temporar, pentru a preveni apariia erorilor #DIV/0! Ai ortografiat greit numele unei funcii sau unui domeniu. Verificai cu atenie formula.

#N/A

Formula nu conine o valoare valabil pentru argumentul transmis

#NAME?

Formula conine un text care nu reprezint nici o funcie valabil, nici un nume definit n foaia de lucru

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

3.5. Codurile de eroare uzuale pentru formule


Codul de eroare afiat #NULL! Ce semnific Se refer la intersecia a dou zone care nu se intersecteaz. Etapele de depanare sugerate ncercai s calculai o formul, folosind etichete pentru o coloan i un rnd care nu se intersecteaz. Alegei etichete noi pentru rnd sau coloan sau pentru ambele. Excel poate trata numere cuprinse ntre 10^308 i 10^-308. De regul, aceast eroare nseamn c ai utilizat incorect o funcie(ai calculat rdcina ptrat dintr-un numr negativ). Ai ters cumva o celul sau un domeniu la care se referea iniial formula. Ai amestecat dou tipuri de date incompatibile n cadrul unei singure formule (adunai un text cu un numr, etc.)

#NUM!

Valoarea e prea mare/mic, imaginar sau nu este gsit

#REF!

Formula conine o referire care nu este valabil Formula conine un argument de un tip greit.

#VALUE!

4. Crearea i editarea diagramelor 4.1. Anatomia unei diagrame Excel


Diagramele contribuie la transformarea datelor numerice n afiari vizuale, n care putei identifica evoluiile i observa deodat tiparele. Putei utiliza linii, coloane, bare i sectoare circulare pentru a compara serii de date n timp sau dup categorii. Excel v permite s plasai o diagram nou pe propria sa foaie de diagram sau s nglobai un obiect de tip diagram n cadrul foii de lucru care conine datele din care dorii s realizai diagrama. Realizarea diagramei pe propria sa pagin pune la dispoziie un spaiu de lucru maxim pentru editare i formatare. nglobarea diagramei n foaia de lucru permite vizualizarea cu uurin a datelor i a diagramei, unele lng altele. Excel menine automat legturi ntre datele din foaia de lucru i reprezentarea lor grafic n cadrul diagramei. Dac modificai numele sau textul dintr-un domeniu de date, atunci coloanele, sectoarele circulare i alte elemente grafice din diagram se modific n consecin. Pentru a crea o diagram utilizai una din urmtoarele dou tehnici de baz: 1. Efectuai clic pe butonul Chart Wizard (programul utilitar de realizare a diagramelor) din bara de instrumente Standard, pentru a crea o diagram i a ajusta toate opiunile acesteia n patru etape. 2. Pentru a crea pe loc o diagram, pe propria sa foaie, folosind tipul de diagram, opiunile i formatarea prestabilite, deschidei foaia de lucru care conine datele, selectai domeniul care conine datele din care dorii s creai diagrama i apsai tasta F11.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.1. Anatomia unei diagrame Excel


Putei alege din cteva zeci de tipuri de diagrame Excel, pornind de la diagramele de baz sub form de bare, adecvate n aproape orice situaie din domeniul afacerilor, pn la afiari complexe, adecvate pentru aplicaii specializate din domeniul tiinific sau ingineresc. Indiferent de tipul de diagram, majoritatea acestora cuprind un set de elemente standard i o palet de opiuni comune. De exemplu, fiecare rnd sau coloan care conine numere ce vor fi reprezentate grafic formeaz o serie de date. Fiecare valoare din cadrul seriei se numete punct de date. Dac domeniul pe care l selectai pentru diagram include titluri ale foii de lucru, atunci Excel le utilizeaz ca etichete pe axa de categorii sau pe axa de valori. Pentru a identifica elementele dintr-o diagram Excel, utilizai sfaturile ScreenTips care apar atunci cnd indicatorul mouse-ului trece peste obiecte. Chiar dac nu utilizai sfaturile ScreenTips n alt parte, aici acordai-le atenie, deoarece ele constituie ajutoare de nepreuit n identificarea chiar i a elementelor cele mai obscure ale diagramei. n cadrul zonei de reprezentare grafic, ele identific numele seriilor de date i punctele de date, ca i valoarea exact a fiecrui punctde date. Dac nu observai sfaturile ScreenTips, s-ar putea ca aceast caracteristic s fi fost dezactivat. Pentru a o activa, selectai Tools/ Options/ eticheta Chart/ bifai ambele casete din zona Chart Tips (sfaturi referitoare la diagrame).
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.2. Seriile de date i marcajele de date


SERIILE DE DATE Fiecare grup de puncte de date legate din cadrul unei diagrame se numete serie de date. n aproape toate cazurile, o serie este format dintr-un rnd sau o coloan din foaia de lucru, iar atunci cnd este reprezentat n diagram, fiecare serie de date are o culoare sau un tipar unic. Putei reprezenta grafic una sau mai multe serii de date n cadrul unei diagrame. Diagramele de bare, de arii i de coloane conin, de regul, mai multe serii. Diagramele circulare conin o singur serie de date, n care totalul reprezint 100%. O diagram de linii poate conine una sau mai multe serii. MARCAJELE DE DATE Fiecare punct dintr-o serie de date devine n diagram un singur marcaj de date. n diagramele de coloane, de bare i circulare, fiecare coloan, bar sau sector circular este un marcaj, ce reprezint un punct de date. n diagramele de coloane stivuite, fiecare segment din cadrul fiecrei coloane sau bare reprezint un marcaj. n diagramele de linii, xy (de mprtiere) i radar, putei utiliza puncte sau simboluri, pentru a identifica toate punctele unei serii. De obicei, marcajele de date nu sunt necesare atunci cnd creai o diagram care va fi vizualizat online n loc de caractere de marcaj, utilizai culori pentru a deosebi seriile. Marcajele sunt utile atunci cnd tiprii o diagram de linii n alb i negru i dorii ca fiecare linie s poat fi identificat cu uurin.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.3. Axe i linii de gril. Etichete de date, legende i titluri


AXELE I LINIILE DE GRIL Axele sunt liniile de-a lungul fiecrei laturi a zonei de reprezentare grafic, care furnizeaz scala pentru msurarea sau compararea datelor reprezentate. Axa categoriilor (X) de regul orizontal, permite aranjarea datelor dup categorii (exp: dup timp, dup departament sau angajat). Axa valorilor (Y) de regul vertical, definete modul n care dorii s reprezentai grafic datele din foaia de lucru. n tipul prestabilit de diagram de coloane, axa Y este vertical i axa X este orizontal. Dar direcia nu are importan. Ceea ce conteaz mai mult este tipul de date pe care l reprezentai pe fiecare ax. ETICHETE DE DATE, LEGENDE I TITLURI Etichetele de date identific articolele de pe axa categoriilor i definesc scala axei de valori. Putei aduga etichete unui singur marcaj de date, unei ntregi serii de date sau tuturor marcajelor de date din cadrul unei diagrame. n funcie de tipul de diagram, etichetele de date pot reprezenta valori, nume ale seriilor de date sau categoriilor, procentaje sau combinaie dintre aceste elemente. Datorit tendinei lor de a aglomera diagramele, este bine s le utilizai cu economie. Legenda este o cheie codificat prin culori, care identific culorile tiparelor care corespund seriilor de date sau categoriilor. Dac ai definit caractere de marcare a datelor (ca n cazul unei diagrame de linii), atunci legenda cuprinde i caractere de marcaj. Titlurile sunt formate dintr-un text descriptiv, care identific diagrama sau o ax. Prin opiune prestabilit, titlurile sunt aliniate fa de o ax sau centrate n partea de sus a diagramei.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.4. Elementele fundamentale dintr-o diagram


Titlu
60

Variations of the emission factors depending on the speed


Marcajele de date
10

Legenda
Variation of NOx Variation of CO Variation of VOC

Etichete de date Linii de gril

50

40 g/km

15

30

2025
20

160 30 40 50 140 60 130 70 70 70


80 speed (km/h)

150 120

10

10 15 202530 30 10 152025

40

50 50

60 60

80 80 80

90 90 90

100 110 150 160 100 110 120 130 140 100 110 120 130 140 150 160
160

Axele 0 X i Y

4.5. Zona de reprezentare grafic. Zona de diagram.


Zona de reprezentare grafic n cadrul unei diagrame 3D este regiunea cuprins ntre axe; Aceasta cuprinde toate seriile de date. n cadrul unei diagrame 3D, zona de reprezentare grafic cuprinde i numele categoriilor, etichetele de marcare a diviziunilor i titlurile axelor. Efectuai clic dreapta i selectai opiunea Format Plot Area (formatarea zonei de reprezentare grafic), pentru a aduga chenare sau culori de fond, texturi i efecte de umplere n spatele datelor reprezentate grafic. Zona de diagram cuprinde toate elementele diagramei. Atunci cnd selectai zona de diagram, vei observa 8 ptrate mici, de culoare neagr cte unul pe fiecare col i cte unul n mijlocul fiecrei laturi. Efectuai clic dreapta i selectai opiunea Format Chart Area (formatarea zonei de diagram), pentru a schimba toate elementele textului ntr-o anumit culoare sau pentru a aduga o culoare de fond sau o textur n spatele ntregii diagrame. Sfat: Dup ce selectai orice parte a diagramei, v putei muta ntr-o succesiune rapid la alte pri ale aceleiai diagrame prin apsarea tastelor cu sgei. Utilizai tastele cu sgei n sus i n jos pentru a selecta elementele majore ale diagramei. Utilizai tastele cu sgei la stnga i la dreapta pentru a selecta pe rnd fiecare element al diagramei disponibil, inclusiv punctele individuale din fiecare serie de date, ca i fiecare culoare i text din legend. Caseta Name (aflat imediat n stnga barei Formula) identific elementul selectat.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.6. Utilizarea diagramelor nglobate


Dac optai pentru inserarea diagramei ca obiect ntr-o foaie de lucru existent, atunci aceast este plasat n propriul su strat, deasupra datelor. Selectai diagrama efectund clic oriunde n interiorul su i apoi indicai spre una dintre laturile sale, pn cnd indicatorul se transform ntr-o sgeat cu patru vrfuri. Efectuai clic i tragei, pentru ca obiectul diagramei s alunece ntr-o nou poziie. Atunci cnd alunecai spre oricare dintre laturile ferestrei, foaia de lucru se deruleaz n direcia respectiv. Atunci cnd mutai sau redimensionai celulele de sub un obiect de tip diagram din foaia de lucru, Excel mut sau redimensioneaz i diagrama. Pentru a schimba aceast legtur dintre diagram i celule, efectuai clic dreapta pe zona de diagram i alegei opiunea Format Chart Area din meniul de scurttur. Alegei eticheta Properties i alegei una din cele 3 opiunidin poriunea Object Positioning (poziionarea obiectului): Move and size with cells (Mutarea i redimensionarea mpreun cu celulele); Move but dont size with cells (Mutarea, dar nu i redimensionarea mpreun cu celulele); Dont move or size with cells (Fr mutarea sau redimensionarea mpreun cu celulele);
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.6. Utilizarea diagramelor nglobate


Pentru a transforma o diagram nglobat ntr-o foaie de diagram i invers, efectuai clic dreapta pe zona de reprezentare sau zona de diagram i selectai opiunea Location. Cele 2 opiuni din aceast caset de dialog v permit s introducei un nume al unei noi foi de diagram sau s selectai un nume al unei foi existente n care s plasai o diagram nglobat. Putei vizualiza o diagram nglobat ntr-o fereastr, fr a o muta pe propria sa foaie de diagram o opiune util atunci cnd dorii s editai sau s formatai o diagram nglobat fra ca, din greal, s o mutai sau s schimbai nivelul zoom al foii de lucru. Efectuai clic dreapta n zona de reprezentare sau de diagram i apoi selectai Chart Window. Putei redimensiona fereastra, fr a afecta poziia foii nglobate iniial. Efectuai clic dreapta pe bara de titlu pentru atipri diagrama, a stabili opiunile pentru pagin sau a rula un verificator ortografic. Efectuai clic pe butonul Close (X) pentru a reveni la fereastra foii de lucru. Pentru a redimensiona o diagram nglobat, efectuai clic pe chenarul acesteia pentru a selecta zona de diagram. Vei observa 8 mici mnere de dimensionare- cte unul pe fiecare latur i cte unul n fiecare col. Indicai oricare dintre aceste ptrate de culoare neagr i tragei indicatorul o sgeat cu 2 vrfuri n orice direcie, pentru a ajusta dimensiunile i forma diagramei. Pe msur ce tragei Excel modific scala tuturor elementelor din diagram. Excel nu adaug mnere de dimensionare pentru o diagram dintr-o foaie de diagram. n schimb, n setrile prestabilite pentru foaia de diagram se utilizeaz dimensionarea prestabilit a hrtiei i se extinde zona de diagram astfel nct s ocupe toat pagina. Dac selectai nivelul de zoom de 100%, vei vedea ntreaga diagram. Pentru a redimensiona zona de diagram a foii de diagram n vederea tipririi, selectai File/ Page Setup/ eticheta Chart. Alegei opiunea Custom pentru a afia mnerele de dimensionare i efectuai OK. Acum putei muta sau redimensiona diagrama.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

4.7. Utilizarea programului utilitar Chart Wizard pentru obinerea rapid de rezultate
Programul Chart Wizard e o interfa nalt structurat i foarte organizat, care permite s tratai n mod eficient fiecare opiune din diagram n 4 etape. Fiecare etap corespunde uneia dintre cele 4 opiuni din meniul rapid care apare atunci cnd efectuai clic dreapta pe zona de reprezentare sau de diagram. Dac dorii s schimbai numai sursa de date a unei diagrame, sunt necesare mai puine clicuri pentru utilizarea meniurilor de scurttur dect pentru pornirea programului utilitar Chart Wizard, dar n rest ar fi o greeal s nu-l utilizai. Lansai programul utilitar selectnd Insert/ Chart ... . Utilizai caseta de dialog Chart Type (tipul de diagram) pentru a selecta oricare dintre tipurile de diagrame ncorporte n programul Excel sau pentru a alege un tip de diagram personalizat pe care le-ai definit anterior. Dac, nainte de a porni utilitarul, ai selectat un domeniu de date, efectuai clic i inei apsat butonul de sub diagram, pentru a previzualiza datele. Efectuai clic pe Next. Completai sau editai caseta de dialog Source Data (date surs) pentru a defini locaia seriilor de date i valori care vor fi utilizate mpreun cu etichetele i axele. Dac ai selectat datele nainte de a porni utilitarul, atunci majoritatea acestor decizii sunt deja luate automat. Introducei textul titlului i configurai aspectul legendelor, liniilor de gril i altor elemente ale diagramei. Utilizai caseta de dialog Location, pentru a specifica dac dorii o nou foaie de diagram sau s nglobai un obiect de tip diagram ntr-o foaie de lucru existent. Dac dorii s revizuii opiunile sau s efectuai modificrile, efectuai clic pe Back. Efectuai clic pe Finish, pentru a nchide programul utilitar i a aduga diagrama n foaia de lucru.

1.

2.

3. 4.

5. Utilizarea listelor 5.1. Crearea unei liste ntr-o foaie de lucru


Structura de rnduri i coloane din programul Excel face ca acesta s constituie un instrument ideal pentru organizarea de informaii legate n cadrul unei liste. ntr-o foaie de lucru , o list este un grup de rnduri consecutive de date legate. Fiecare coloan din cadrul unei liste este un cmp, iar fiecare rnd este o nregistrare de date. Titlurile din rndul de sus reprezint numele cmpurilor. n cadrul fiecrui cmp putei introduce text, numere, date, formule sau hiperlegruri. Programul Excel nu impune restricii suplimentare asupra tipului de date pe care le introducei n list. Putei sorta datele din list n aproape orice ordine, putei cuta un anumit fragment de informaie sau putei utiliza filtre pentru a gsi grupuri de date care corespund criteriilor pe care le specificai. Pentru listele complexe, programul Excel poate crea automat evidene, care permit rezumarea i realizarea de subtotaluri ale grupurilor de nregistrri. Programul Excel utilizeaz etichete de coloane n primul rnd dintr-o list, numit i rnd de antet, pentru a identifica numele cmpurilor. Cu toate c putei crea o list fr un rnd de antet, v recomandm cu trie s includei etichete de coloan pentru fiecare list pe care o creai sau o importai.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.1. Crearea unei liste ntr-o foaie de lucru


Atunci cnd creai o list, urmrii aceste indicaii de baz: 1. Creai o singur list pentru o foaie de lucru. Multe dintre caracteristicile programului Excel depind de posibilitatea de a identifica o list per pagin. Dac este necesar s creai mai multe liste n cadrul unui registru de lucru, plasai-le pe foi diferite. 2. Creai un singur rnd de antet, cu o etichet unic pentru fiecare coloan. Aplicai formatri deosebite, pentru a face ca etichetele coloanelor s ias n eviden fa de zona de date. De exemplu, utilizai o dimensiune a fontului mai mare, cu atribute aldine i adugai o linie de chenar sub rndul de antet. Excel utilizeaz aceast formatare pentru a identifica informaiile din antetul listelor atunci cnd se realizeaz sortarea i se creaz rapoarte. 3. Nu lsai rnduri sau coloane goale n list. Atunci cnd sortai sau cutai, Excel ignor datele care apar sub rndul gol sau la dreapta unei coloane goale. Totui, putei lsa necompletate celule individuale din cadrul rndurilor sau coloanelor.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.1. Crearea unei liste ntr-o foaie de lucru


4. Dei putei ncepe o list n orice celul, este bine s evitai lsarea unor coloane necompletate la stnga listei. Ai putea lsa 5-6 rnduri goale deasupra rndului de antet din list, pentru a crea un domeniu de criterii sau a aduga un titlu. Nu uitai s lsai cel puin un rnd liber ntre datele de acest tip i nceputul listei. 5. Pentru a face ca introducerea de date s fie mai uoar, ngheai panourile din foaia de lucru aflate imediat sub rndul de antet. 6. Atunci cnd introducei date noi n cadrul unei liste existente, Excel preia automat formatarea i formulele din rndul anterior, fr a v cere s formatai explicit celulele din noul rnd. Aceast caracteristic nu este garantat. Ea funcioneaz consecvent numai dac formatarea apare n patru din cele cinci rnduri precedente. 7. Dac nu dorii ca programul Excel s preia automat formatrile din rndurile precedente, dezactivai aceast capacitate. Selectai Tools/ Options/ eticheta Edit. Debifai caseta Extend List Format and Formulas (extinderea formatelor i formulelor din list).

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.2. Accelerarea introducerii de date repetitive cu ajutorul caracteristicii AutoComplete


Configurarea prestabilit a programului Excel activeaz o opiune numit AutoComplete, care este conceput astfel nct s accelereze introducerea de date n list. Pe msur ce scriei date n list, Excel compar fiecare caracter pe care l introducei cu celelalte intrri din celulele aflate deasupra celulei active. n cazul n care caracterele de deschidere se potrivesc cu cele din orice alt intrare, Excel presupune c dorii s repetai intrarea respectiv i completeaz restul. Aceast comparare se aplic doar celulelor care conin text. AutoComplete ignor numerele, datele i orele. Dac dorii s repetai intrarea precedent, apsai Enter (sau Tab sau o tast cu sgeat) pentru a insera intrarea AutoComplete n celul. Continuai s scriei pentru a introduce o nou valoare n celul. Excel nu va sugera o intrare AutoComplete dect dac irul pe care l-ai introdus identific o intrare unic n lista de deasupra celulei active. n loc de a atepta sugestia programului Excel, putei alege dintr-o list de intrri aflate deja n coloan. Pentru a afia lista, apsai tastele Alt+sgeat n jos sau efectuai clic dreapta n celul i apoi alegei opiunea Pick from List din meniul de scurttur. Unii utilizatori consider caracteristica AutoComplete deconcertant, periculoas sau enervant, deoarece, dac nu suntei foarte ateni, riscai s introducei accidental date greite. Putei dezactiva cu uurin caracteristica AutoComplete selectnd Tools/ Options/ eticheta Edit i tergei semnul de validare din caseta Enable AutoComplete for Cell Values. Efectuai clic pe OK.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.3. Completarea automat a unei serii de date


O sarcin uzual i plictisitoare n introducerea de date const n introducerea unei secvene de numere sau de date calendaristice n cadrul unei coloane sau rnd. Caracteristica AutoFill poate trata automat aceast corvoad, prin completarea informaiilor atunci cnd tragei de mouse-ul de-a lungul unei coloane sau rnd. Utilizai aceast caracteristic pentru a copia formule sau valori. Introducei zilele sptmnii, lunile anului sau orice serie de numere sau date. Putei completa chiar i liste personalizate de departamente, numere de categorii, numere de repere i alte informaii pe care le definii. Prin utilizarea aracteristicii AutoFill se vor obine urmtoarele rezultate: Copierea datelor dintr-o celul n mai multe celule; Copierea formatrilor sau valorilor de-a lungul unui rnd sau coloane n od normal, caracteristica AutoFill copiaz att formatele, ct i valorile dein celulele de la care pornii. Pentru a alege una dintre opiuni, efectuai o selecie i apoi inei apsat butonul din dreapta al mouse-ului n timp ce tragei. Atunci cnd eliberai butonul mouse-ului, alegei opiunea Fill Formats (completarea formatelor) sau Fill Values (completarea valorilor, adic dac selectai o formul n celula de pornire, prin aceast opiune se copiaz formula fr formatri). Copierea unei serii de date; Completarea unei serii de numere; Completarea unei serii de articole numerotate; Completarea unei liste personalizate; NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu Completarea unei serii evolutive.

5.4. Caracteristica AutoFill


1. Mai nti, introducei valoarea sau valorile iniiale din domeniu. Dac lista ncepe cu o secven unic este necesar s introducei o valoare ntr-o singur celul. Pentru a completa automat o secven de numere sau de date cu o alt valoare de incrementare dect 1, introducei primele 2 sau 3 celule din serie. 2. Indicai spre mnerul de umplere ptratul mic, de culoare neagr, din colul din dreapta jos al celulei sau domeniului selectat n mod curent. Atunci cnd indicai spre mnerul de umplere, indicatorul mouse-ului se transform ntr-o cruce groas, de culoare neagr. 3. Tragei n orice direcie pentru a ncepe completarea valorilor. inei apsat Ctrl pe msur ce extindei selecia, pentru a comuta aciunea AutoFill de la copiere la completarea seriei sau invers. 4. Sfaturile Screen Tips afieaz valoarea care va aprea n fiecare celul atunci cnd extindei seria. Atunci cnd ajungei la ultima celul, eliberai butonul mouse-ului pentru a completa datele. 5. Dac rezultatul AutoFill nu reprezint ceea ce ai ateptat, efectuai clic pe eticheta AutoFill Smart Tag, pentru a afia un meniu cu opiuni suplimentare. 6. Putei utiliza caracteristica AutoFill i pentru a terge articolele dintr-un domeniu, fr a elimina i formatarea. Selectai domeniul care conine seria respectiv i apoi apucai mnerul de umplere i tragei-l n cadrul domeniului.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.5. Crearea de liste AutoFill personalizate


Putei crea o list personalizat, cum ar fi departamentele companiei, categoriile de buget sau codurile produselor i s adugai lista n programul Excel. Programul Excel adaug listele personalizate n Windows Registry, fiecare list aprnd n ordinea exact n care introducei articolele individuale. Caracteristica AutoFill poate insera oricnd orice list personalizat n orice rnd sau coloan. Pentru a aduga o list personalizat n Excel, folosii oricare dintre urmtoarele proceduri: 1. Dac lista este scurt, putei s o scriei direct ntr-o caset de dialog. Selectai Tools/ Options/ eticheta Custom Lists i selectai opiunea New List. ncepei introducerea de articole n caseta List Entries. Fii atent s introducei fiecare articol n ordinea corect i apsai Enter la sfritul fiecrei linii. Atunci cnd lista e complet efectuai clic pe Add. 2. Dac lista e deja disponibil n cadrul unei foi de lucru, procesul este i mai uor. Selectai domeniul (coloan sau rnd) care conine lista. Selectai Tools/ Options/ eticheta Custom Lists i selectai opiunea Import.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.6. Sortarea listelor


Caracteristicile de sortare din Excel permit vizualizarea datelor n aproape orice ordine, indiferent de ordinea n care le-ai introdus. Pentru a sorta repede o list, efectuai clic ntr-o celul din coloana dup care dorii s sortai i apoi efectuai clic pe unul din butoanele Sort Ascending sau Sort Descending de pe bare cu instrumente Standard

Sort Ascending

Sort Descending

Atunci cnd alegei ordinea ascendent, ntotdeauna Excel sorteaz mai nti numerele, apoi majoritatea caracterelor de punctuaie i apoi literele, n ordinea ascendent (A-Z), indiferent dac literele sunt mari sau mici. n general Excel ignor apostrofurile i cratimele atunci cnd efectueaz sortarea. Dac dou intrri sunt identice n rest, dar una conine o cratim, aceasta va aprea dup cea care nu conine.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.7. Sortarea dup mai multe cmpuri

Selectai Data/ Sort dup ce ai plasat mouse-ul n una din celulele din list. Caseta de dialog Sort permite sortarea simultan dup maximum trei cmpuri pentru ordinea de sortare, folosind pentru fiecare ordinea ascendent sau descendent.

NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu

5.8. Sortarea dup date sau serii personalizate


1. Efectuai clic n lista pe care dorii s o sortai sau selectai regiunea care va fi sortat. 2. Selectai Data/ Sort i identificai maximum trei numere de cmpuri pentru sortare. Cmpul care conine datele sau listele personalizate trebuie s fie primul n list. 3. Efectuai clic pe butonul Options, din colul din stnga jos al casetei de dialog Sort, pentru a deschide caseta de dialog Sort Options. 4. Selectai seria adecvat n lista derulant First Key Sort Order. Selecia prestabilit cuprinde patru liste ncorporate zilele sptmnii i lunile, n versiunile lungi i scurte. n plus, orice liste personalizate pe care le-ai creat vor aprea aici. De asemenea, aici putei alege i o orientare diferit pentru majoritatea listelor, sortarea prestabilit dup coloane reprezint opiunea corect. 5. Efectuai clic pe OK, pentru a confirma ordinea de sortare pe care ai ales-o, apoi efectuai clic pe OK nc o dat, pentru a efectua sortarea.
NOTE DE CURS Prezentare realizat de Matem. Daniela Popescu