Prefa

Lecia 1 - Utilizarea aplicaiei Access 1.1 Concepte generale privind bazele de date........................................................ 1.2 Deschiderea i nchiderea aplicaiei Access...................................................... 1.3 Deschiderea i nchiderea unei baze de date existente.................................... 1.4 Crearea unei baze de date nou....................................................................... 1.5 Salvarea unei baze de date............................................................................... 1.6 Utilizarea funciei Help...................................................................................... 1.7 Modificarea barelor de instrumente.................................................................. Lecia 2 - Tabele 2.1 Operaiile principale.......................................................................................... 2.2 Definirea cheilor unei tabele............................................................................. 2.3 Modificarea structurii unei tabele.................................................................... 2.4 Legturile unei tabele....................................................................................... Lecia 3 - Prelucrarea datelor 3.1 Operaii de cutare, sortare i filtrare.............................................................. 3.2 Interogarea bazei de date................................................................................. Lecia 4 - Formularele 4.1 Lucrul cu formularele........................................................................................ Lecia 5 - Rapoarte 5.1 Lucrul cu rapoartele.......................................................................................... Lecia 6 - Pregtirea rezultatelor 6.1 Pregtirea pentru imprimare........................................................................... 6.2 Opiuni pentru imprimare................................................................................ Simulri Access........................................................................................................ 69 71 72 60 53 40 46 20 31 33 36 9 10 11 14 16 16 16

Prefa
Utilizarea activitate sau calculatorului nivel personal calculatorului este necesar acum aproape n orice domeniu de n viaa de zi cu zi. Cunotinele practice n domeniul utilizrii permit persoanelor de toate vrstele s i mbunteasc viaa la sau profesional. Adernd la un standard aa cum este ECDL, att n

ceea ce privete pregtirea, cu ajutorul acestui manual acreditat, ct i certificarea, beneficiai de o serie de avantaje: - creterea adaptabilitii la schimbrile aduse la locul de munc de implementarea noilor tehnologii; - creterea competenei, ncrederii n sine i motivaiei, prin obinerea de noi abiliti i a unei certificri recunoscute internaional; -mbuntirea perspectivelor de promovare n carier; - posibilitatea de deschidere de noi oportuniti pentru a obine un loc de munc mai bun sau o burs; -scderea probabilitii de a pierde o ofert de serviciu; -oferirea unei baze pentru specializri ulterioare n utilizarea unor aplicaii mai complexe sau mai specializate. Permisul european de conducere a computerului (ECDL - European Computer Driving Licence) este cel mai rspndit program de certificare a competenelor digitale recunoscut la nivel internaional n peste 148 de ri i numr pn n prezent, conform informaiilor furnizate de ECDL ROMANIA, peste 12 milioane de persoane nregistrate n program la nivel internaional. Programul ECDL/ICDL este administrat la nivel mondial de ctre Fundaia ECDL (ECDL Foundation). Fundaia este o organizaie non-profit, rolul ei fiind acela de a promova, dezvolta i certifica abilitile de operare pe computer i cunotinele IT. Acesta se realizeaz prin acordarea sub-licenei ECDL unor organizaii locale, care administreaz programul la nivel naional, conform standardului stabilit de Fundaia ECDL. n Romnia, ECDL ROMANIA este organizaia care implementeaz licena ECDL, avnd ntre atribuii i acreditarea suporturilor de curs ECDL, aa cum este cazul i acestui suport de curs.

Lecia 1 U t i l i z a r e a a pl i c a i ei Access
1.1. C o n c e p t e g e n e r a l e p r i v i n d b a z e l e de da t e

Societatea informaional a secolului XXI aduce n prim-plan comunicarea la nivel global i accesul rapid la informaia stocat oriunde n lume. Accesul la informaie prin intermediul Internetului i, mai ales, abilitatea de a stoca i analiza o mare cantitate de date cu ajutorul calculatorului, constituie avantaje fr precedent. Datele stocate i prelucrate sunt foarte complexe, cu foarte multe interdependene, lucru ce a fcut necesar apariia bazelor de date. Componentele primare ale sistemului informaional sunt reprezentate de date i informaii. Astfel:

> Datele

reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care

au o anumit semnificaie. De exemplu, datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. > Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor i sunt utilizate n general n cadrul activitii de luare a deciziilor. n concluzie, se poate spune c orice informaie este o dat, dar nu orice dat este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. Datorit potenialului mare de eficientizare a muncii, bazele de date i gsesc aplicaii n diverse domenii: aviaie i transporturi - sistemul de rezervare a biletelor; administrativ - evidena populaiei i a taxelor ncasate; bancar - realizarea evidenelor clienilor i conturilor bancare aferente; medical - nregistrarea pacienilor n spital. O baz de date este o colecie de informaii referitoare la un anumit subiect, care au fost strnse, organizate i memorate n scopul folosirii lor ulterioare. n cadrul unei baze de date pot fi utilizate: tabele - pentru memorarea datelor interogri - pentru extragerea i analizarea datelor din mai multe tabele, formulare - pentru afiarea i modificarea nregistrrilor din tabele, rapoarte - pentru imprimarea informaiilor din tabele sau interogri.

Un tabel (denumit i entitate) organizeaz datele despre un anumit subiect n

coloane (numite cmpuri sau atribute) i rnduri (numite nregistrri). Cmpurile pot fi de diferite tipuri (text, numere, date calendaristice, imagini, etc). De exemplu, fiecare cmp din tabelul Produse conine acelai tip de informaii pentru fiecare produs, cum ar fi numele produsului. Fiecare nregistrare din tabel

conine toate informaiile despre un produs, cum ar fi numele produsului, ID-ul furnizorului, cantitatea aflat n stoc, etc.
Fiecare coloan reprezint un cmp. Fiecare rnd reprezint o nregistare a tabelei

Nume Produs - ID Furnizor ceai cafea |biscuii 1 2 4

Cantitate stoc 20 15 10

Bazele de date profesionale sunt proiectate i construite de specialiti n baze de date. Bazele de date sunt gestionate de administratori ai bazelor de date. Acetia furnizeaz accesul utilizatorilor la baza de date i sunt responsabili de recuperarea datelor n cazul unei defeciuni sau erori majore. Introducerea, mentenana i extragerea informaiilor dintr-o baz de date este realizat de utilizatorul bazei de date.

1.2.

D e s c h i d e r e a i n c h i d e r e a a p l i c a i e i A c c e s s
D eschiderea aplicaiei

Microsoft Access 2013 este aplicaia de management al bazelor de date pus la dispoziie de suita Microsoft Office. Access conine funcii pentru: cutri n baza de date sortarea datelor dup anumite criterii extragerea anumitor date analiza datelor generarea de rapoarte. Pentru deschiderea aplicaiei Microsoft Access 2013 se apeleaz meniul Start indicnd cu mouse-ul spre colul din stnga jos al barei de aplicaii (taskbar) pn

apare imaginea H H I H H . n ecranul Start dai click pe pictograma

10

Ecranul

Start

Aplicaia

Microsoft Access 2013

D Ecranul Start poate fi afiat i prin apsarea tastei Windows n ch id erea aplicaiei

E3

nchiderea aplicaiei Microsoft Access 2013 se realizeaz prin executarea unui click pe butonul * din dreapta sus. O alt variant de nchidere a aplicaiei Word o constituie apsarea butonului * din colul din stnga sus al ecranului i alegerea opiunii Close (nchidere). ( fe ] Se observ c i apsarea tastelor Alt i F4 duce la nchiderea aplicaiei

1.3.

Deschiderea existente

nchiderea

unei

baze

de

date

O baz de date existent pe discul calculatorului sau pe un alt dispozitiv de stocare a datelor, se poate deschide apsnd butonul B H H H (Deschidere) existent n meniul File (Fiier).

11

n ecranul Open (Deschidere) alegei opiunea dorit: S Recent - deschide baze de date utilizate recent, afiate n lista din partea dreapt. S SkyDrive - deschide baze de date gzduite n SkyDrive S Computer - deschide o baz de date localizat pe hard disk-ul computerului

In fo
New

Databasel : Database- CAUsers\ralucag\Desktop\Database1 .accdb

Open
(^ ) Recent

Recent
m

Open

Databasel. accdb
Desktop

Save

**

Sky rive
Save As

-O

1.531.accdb
Z:

Prin

[T I

Computer

Q b )|

220.accdb

t
1.accdb
Z:

Close

b
Account

Add a Place |

530.accdb

Dac dorii s deschidei o baz de date existent pe computerul dvs, vei alege opiunea Computer. n partea dreapt a ecranului se va deschide o list cu cteva locaii sugerate. Dac fiierul dvs nu se gsete n niciuna din aceste locaii, apsai butonul Browse (Rsfoire).

12

Databasel: Database- C:\Users\ralucag\Desktop\

[ Computer
Current Folder S i Desktop

Recent Folders Desktop Z: M y Documents

^-^Butonul Browse~

Este afiat fereastra de navigare prin structura de directoare (foldere) unde se navigheaza pana la fiierul dorit. Deschiderea fiierului se realizeaz prin selectarea lui i apsarea butonului
Open "

'

sau printr-un dublu click stnga pe fiier.

| Desktop Organise New folder ^ Libraries & Raluca Constantinescu

S Fereastra

Open" 1

''(^Deschidere)
Microsoft Access

1h ' Favourites
Desktop

Computer Network

Downloads 4 SkyDrive 'S} Recent places

Databasel.accdb

.
(j3 a z a d e d a t e

Libraries 13 Documents f1 Music

Ws\ Pictures
@ Videos

f*P Computer ..

Fereastra Open (Deschidere) se deschide i cu combinaia de taste Ctrl+O.

13

 n c h i d e r e a bazei de d a t e
nchiderea unei baze de date se poate face n mai multe moduri: cea mai uzitat metod este apsarea butonului Close * aplicaiei. (nchidere), existent pe bara de titlu a

'

C* '

access! : Database- C:\Users\ralucag\Documents\access1 .accdb (Access 2007 - 2013 file fo

O alt modalitate const n selecia comenzii (Fiier). w

(nchidere) din meniul File

Combinaia de taste Alt + F4 nchide fereastra aplicaiei active.

1.4. C r e a r e a u n e i b a z e de da t e n o u
La pornirea aplicaiei Microsoft Office Access 2013, este afiat un ecran ce prezint o multitudine de abloane pe care le putei utiliza n crearea unei noi baze de date. Un ablon este o baz de date deja creat, care conine toate tabelele, interogrile, formularele i rapoartele necesare efecturii activitilor specifice. De exemplu, exist abloane care pot fi utilizate s in o eviden a cheltuielilor. Bazele de date ablon pot fi utilizate aa cum au fost create sau pot fi particularizate pentru a se potrivi mai bine nevoilor dumneavoastr. Pentru a crea o baz de date goal, executai click pe butonul Blank desktop database (Baz de date desktop necompletat). Dac suntei conectat la Internet, vei putea vizualiza i abloanele disponibile online. Ele sunt mprite pe categorii, n funcie de necesitile dumneavoastr.

14

2013 e fon*)-Access

New
Searcti for onlme templates Suggwted Mrchw: Assets

Putei cuta i abloane disponibile online

Business

C"***

Empte^

Inventa

S*,

'V y
bsue tiacking

Dupa apsarea butonului Blank desktoD riatah=,

/d

necompletat), n fereastra afiat pe ecran, sta b ili n u L L ^ f d e X ^ S

.

a
r ^ ^ ^ r i lank deskt p database

nde va fi salvata, dupa care apsai butonul Create (Creare).

----------

ile Namp Name

itocuri.accdb

Butonul

Browse (Rsfoire)

pentru a stabili locaia de salvare a bazei de date

Apsai butonul pentru crearea noii baze de date

&

o baza de date nou se mai poate crea i apsnd si simultan tastele Ctrl+N.

15

1.5. S a l v a r e a u n e i b a z e de da t e
Salvarea modificrilor efectuate n baza de date se realizeaz apelnd meniul File (Fiier) - funcia B i U S (Salvare). ' Pictograma S existent n bara de acces rapid reprezint o alt alternativ de salvare a modificrilor.
Butonul

Save

Bara de Acces Rapid (Quick

H *5 * c*

Access Toolbar)
CREATE

HOM E

Se poate folosi i combinaia de taste Ctrl+S. Numele bazei de date este afiat n bara de titlu.
Num ele bazei de date

Bara de titlu
D X

*2

C*

accessl : Database- C:\Users\rakjcag\Docufnents\access1.accdb (Access 2007- 2013 file f

Extensia implicit a fiierelor Access 2013 este .accdb.

1.6. U t i l i z a r e a f u n c i e i H e l p
Un instrument util n lucrul cu aplicaia Microsot Office Access 2013 este funcia de ajutor (Help), ce ofer informaii i explicaii despre comenzile i opiunile aplicaiei. Se poate apela prin apsarea butonului ? existent n partea din dreapta sus a ferestrei de lucru, sub butonul de nchidere, sau Access Help prin apsarea tastei FI. n cmpul Search (Cutare) se tasteaz cuvintele cheie pentru care se dorete s fie gsite informaii i se apas butonul & sau tasta Enter. Rezultatele gsite sunt afiate sub forma unei liste de linkuri.
@ < 3# a" [m ~

fi

Guide to table relationships Article I Leam the rules of good Access database design including how to remove data redundancy (duplicate data) by dividing your data irrto many subject-based tables so ...

Linkul coninnd infomaiile dorite se deschide cu click stnga pe titlul acestuia.

1.7. M o d i f i c a r e a b a r e l o r de i n s t r u m e n t e
Access 2013 ofer utilizatorului o interfa numit panglic" (ribbon"), ce reprezint principalul nlocuitor pentru meniuri i bare de instrumente. Panglica conine o multitudine de butoane, organizate pe grupuri logice, denumite tab-uri sau file. n Access 2013, principalele file sunt: Home (Pornire), 16

^
B

e
*3 - c*

r ^

erna' a,a (Datt

Create

Too,s (Instrumente baz

^
----- ----

Tab-ul (Fila)

Databasel : Oatabase- U s e r s V a l u ^ ^ ^ TABASETOPl___________________

Panglic
fmm

Application Parts'

Table

n E3 m
Table Design

m
Query Query Wizard Design Form

Form Wizard Form Blank ONavrgatlonDesign Form B Forms More Forms *

J ll

0 5 1Report Wizard f i i labels

^8 Module C, =Modute 3 Visual Basic Macros & Code

Lists*

Templates

Tables

Q je rie s

Report Report Blank Design Report

Macro

Reports

Grup de butoane

JS r u p de butoane

~~]

Pe lng filele standard, aplicaia Accesc - r- , comenzi. n funcie de context (adic Hp nh- * i 3 ' contextuale de care o efectuai) este posibil s a n a r '8C CU Care lucrai l operaiunea pe h posibil sa apara una sau mai multe file contextuale de comenzi.
Filele contextuale ce ^ T ^ T c n d se

M , I un
View Views

Access nra-M

---- REPORT DESIGN TOOLS ' ^ ^

,
? -

_
O X

HOME CREATE EXTERNAI. DATA DATABASE TOOLS G= Group & Sort

fi Colon * Total, [a ] Fontsr Themes

*T U
Controls '"iert . |msgc.
Controls

I ,

El
Fields Fl' ldS Sheet Sh T .
TOOlS

Order ' e,

QHideDetaiis Hide Detail. Groupina & Total*

psge Num9 b m l^ , Dste and Tim{ Header / Footer

AddEvrt o ^ " Add t a t a g propcIty Tab

n b b o n l i Cre5t<rea SPati 'Ui ^ 'UCrU'

minimizrii sau ascunderii

HOME ^ A ^ f " Table

CREATE

EXTERNALDATA u a ia \ tT l

DATABASE TOOLS DATABASE d Fo,m ] . ^ Form Wizard B l f , |= a . ^ O * Module ?! Class Module z , Visual Basic Macros & Code

Table SbarePoint

QueryQuefy S Queriej

F0.m

" T Nav g * . - B M o re Fo rm s.

ir

D Z aDles

X Fr

Forms

1 ffl D S Report Report Blank Design Report

jS* * * Bubds
Reports

HOME

C R EA T E

EXTERNALDATA

D A T A BA SE T O O LS DESIGN ARRANGE FO R M A T PA G E SETUP

Ribbon minimizat

> ^

a' f tili2eaz una di" metodele de mai jos: prin dublu click pe numele tab-ului dorit. prin combinaia de taste Ctrl i FI.

Reafiarea ribbon-ului se realizeaz

prin repetarea operaiilor de mai sus. 17

O alt bar de Instrumente este Q u Acces, acces rapid). Ea este localizata in partea s A Aceast bar de instrumente butoane, pentru cele mai uzuale poate fi particularizata prin adaugarea sau tergei

Q u ick Access T o olbar

CREATE

Autor - Acces* Customize Q ukk A c c e Toolbar New Open Save Email Quick Prin Prin Preview Spelling ,/ v Undo Redo Mode Refresh AII Sync AII Touch/Mouse Mode ^ore Commands... Show Below the Ribbon

Pentru particularizarea acestei bare de instrumente, se apasa hutonul = i se alege din lista derulant comanda dorita. In dreptul butoanelor deja existente n bara de instrumente, apare un semn de bif ' . Prin selectarea S| .re ' J se realizeaz afiarea i respectiv eliminarea lor r s In cazul n care comanda dorit nu se afla in I sta derulanta,

"

6S

si se aD as butonul Add (Adugare). tergerea unui buton din bara de acces rapid se rea izeaza s e ^ a z c.

, * ajutorul butoanelor I

1 i respectiv

Si respectiv

localizate n extremitatea dreapta

ferestrei.

Access Options
General

|ig ^ Customize the Quick Access Toolbar.

Current Database Datasheet Object Designers | ------------Proofing Language Client Settings Customize Ribbon Quick Access Toolbar Add-ins Trust Center ^i ll3 5 C zi % Ascending Close Database Close Mater View Copy Cut Datasheet View Delete Delete Record Descending Email Export to Excel spreadsheet feC Design View Choose commands from: Popular Commands Customize Quick Access Toolbar For all documents (default)

~R1

----0
^

Save
llnrin.

Adugarea butonului bara de acces rapid

Find n

Show Quick Access Toolbar below the Ribbon

Confirmarea modificrilor efectuate se realizeaz prin apsarea butonului OK.

Confirmarea final a opiunilor alese se realizeaz apsnd butonul OK Acum se poate observa apariia butonului Find (Gsire) n bara de acces rapid.

&

5 -

C*

O metod mult mai rapid de adugare a butoanelor n bara de acces rapid este prin executarea unui click dreapta pe butonul dorit (localizat n ribbon) i selectarea opiunii Add to Quick Access Toolbar (Adugare la bara de instrumente Acces rapid)
Fir

r R e D la c e

.na.

Add to Quick Access Toolbar Customize Quick Access Toolbar... Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon Customize the Ribbon... Collapse the Ribbon

ase"nenea' Pentru elim'narea unui buton din bara de acces rapid, se execut cl ck dreapta pe el i se alege opiunea Remove from Quick Access Toolbar (tiiminare din bara de instrumente Acces rapid).

19

Lecia 2 Tabele
2.1 O p e r a i i l e p r i n c i p a l e
Crearea unei tabele cu diferite atribute Dup ce ai stabilit locaia i numele bazei de date nou create, pe ecran va aprea fereastra bazei de date. Elementele principale din interfaa Access 2013 sunt:

0 |

'

C* '

Clieni: Database-C:\Users\ralucag\Deslctop\Cli... EXTERNAL DATA DATABASE TOOLS

TABLE TOOLS FIELDS TA8LE g S Modify Lookups

HOME

CREATE

Raluca Constantinescu

ab
View

12

ZT

f ?0Date & Time

Delete

[H] Name & Caption

" 0 Yes/No Short Number Currency gxt Ekl More Fields Add & Delete

f x Modify Expression
*D 4 i Field Size @ Memo Settings * Properties

f crrnattuj

Panglic
Field Validation

$ % -L,

AII A ccess O b je ... [ a T*b^

Search.

(New)i

Tablei
i

/ ----------------- v

fi

Panou navigare
Record: M 1 of 1

Bar de stare
i
i T, Search

S Quick Access Toolabar (Bara de instrumente Acces rapid) - o bar standard de instrumente ce ofer acces la comenzile cele mai uzuale. S Ribbon (Panglic) - zona din partea de sus a ferestrei ce conine grupuri de comenzi. S Navigation Pane (Panoul de navigare) - zona din partea stng a ferestrei ce afieaz obiectele bazei de date (tabele, interogri, formulare, rapoarte, etc). Panoul de navigare nlocuiete fereastra Database (Baz de date) din versiunile anterioare ale programului. Status bar (Bara de stare) - bara din partea de jos a ferestrei programului, care afieaz diverse informaii de stare i include butoane pentru modificarea vizualizrii.

Principalul avantaj oferit de panoul de navigare l constituie accesibilitatea, lista de obiecte fiind n permanen vizibil. Obiectele pot fi deschide printr-un dublu click pe numele lor. De asemenea, meniul contextual afiat la click dreapta pe numele obiectului prezint o list de opiuni utile legate de deschiderea obiectului n diverse vizualizri, tergerea, redenumirea, exportarea, etc.

20

a obieaebTbazeiTdate naV'8are' ^

d'ferite m dUri de b i z a r e i vizualizare

Penru a afiSa lista com p,e, a obiecte,or confinute n baza de date, apsai opiunea A M ^ e s ^ e Z T e V
B
FILE |

b ^ Z T iT e s '^

'iS a^
.

*3 - c * HOME

"Z
V "

w
View

&
fF@l

z iA s c e n d m g
ilD o c n d in g R e m o v e S o rt Y

jp .

y
j

AA
H Fin<i

a
* n

Ra,uca Constantinescu

Paste

-sV

Filter

/S;
s, o

g ?
Sw/tch

;= j = J

*P!

- 0

Views

Clipboard f

iS

ts

V -

B B .

Tables
Navigate To Category Custom v] Qbject Type lables and Related Views Created Date Modified Date Filter By Group

Sort & Filter "1

I

D ecor s

^ ^orm Windows
Find WindoM

< 5 *

=r

Te*t Formattino

0 T *t|K
fiueries Forms

Reports
AII Access Objects

categoria dorit
ffi B

(de eLm plu.^aW es (Tabde))!' ^

3068351

derulant'

selecta''

*> - c*
DATABASE TOOLS

* x
View Paste g Views Clipboard r;

Y ** t
Fj)ter A* Descending

Oi x
R^|, h X - 0 ~

Raluca Constantinescu *

H Find

m
Sizeto

e?
Switch 8 A 7 9 *1? Text Formatting

.* Remove Sort T
Sort & Filter

Fit Form Windows * Window

Forms
Navigate To Category Custom E Qbject Type lables and Related Views reated Date Modified Date Filter By Group Tafeles Queries

vj

Forms Reports AII Access Objects

De asemenea, obiecte,e pot fi vizualizate n funcie de tip, data crerii, data modificrii.

HOME

COATE

EXTB M LM TA

DATABASE TOOU

ti< f W '- ** X % p,h Vkw Paste

V M W S OybQMd r,

iD escerx ftn g

---

Remove Sort

T I ' * B ^ ^3'
~
AM* Record*

K 83

a.

Sraeto SMUh Fit Form Windows *

_ W m d o w

Tort formatttng

<^rt & FiKet

Tables
N vgtf To Categofy Curtow fib jcctT yp e

9-

aWes and Relrted Views re M l Dte M odrfied O M

Obiecte grupate dup data crerii

FdttfBy Group
Q T efetes

Qutrvei
Fonr Reports A II Access Objects

Un al, avantaj ma|or oferit de interfaa Access 2013 ; : 1 1 , e ^ c e : : : \ n 0" la un obiect la altul.

mal r r . ' < * * . precum 5I navigarea facili de

Obiecte deschise sub form

Paste Views Cltpboard r

B
a

I
- y

fe te - & -

,r 31 = q

de file docum ent

Sort & Filter --- Records -------Autor g g Autor ( H Cmpuri j U

Text Formatting

AII Access Obje...

Tables 31 3 S Autor Cmpuri Carte 1 lonescu Cristian 2 Minoiu Dana 3 Cristea Alexandru 4 Ion Cornel 5 Sitaru Carmen

fl
lonCb.ro MinoiuCyahoo.com
Lex@hotmail.com

Reports )^| Autor

Cornel@cvt.uk
S it C a r m e n @ h o m e .c o m

6 RaducanVlad
7 Popa Silviu

R a d u @ m v m a il.ro
PoSi@calc.ro

22

tip fil document, se apas butonul File (Fiier) i se apeleaz comanda Options (Opiuni). n fereasta Access Options (Opiuni Access), pagina Current Database (Baza de date curent) se bifeaz opiunea Tabbed Documents (Documente n file). Automat, se bifeaz i caseta Display Document Tabs (Afiare file document).
Access Options
General Current Database Datasheet Object Designers Procfing Language Client Settings Customize Ribbon Quick Access Toolbar Document W indow Options Add-ins Trust Center O Overlapping Windows

Options for the current database.

Application Options Application itle: Application Icon: fl Use as Form and Report Icon (none) v j (none) v ] Browse...

Display Form: W eb Display Form: 0

Display tatus Bar

() Tabbed Documents V Display Document Tabs

Use Access Special Keys OK Cancel

Crearea unei tabele Aa cum am precizat n prima lecie, un tabel conine coloane (numite cmpuri) i rnduri (numite nregistrri). Fiecare cmp deine anumite caracterisitici definitorii: un nume care l identific n mod unic n cadrul tabelului, un tip de date care identific informaiile care pot fi stocate n cadrul lui, operaiile care pot fi efectuate i spaiul alocat pentru fiecare valoare, un set de proprieti. Tabelele pot fi deschise n dou vizualizri: S Design View (Vizualizare Proiectare) - reprezint macheta de proiectare a tabelului, coninnd denumirile cmpurilor, tipurile de date i proprietile lor. S Datasheet View (Vizualizare foaie de date) - folosit pentru adugarea datelorn cadrul tabelei, n mod implicit, la deschiderea unei baze de date noi, este creat automat Tahle 1 (Tabel 1), coninnd cmpul de identificare ID. Tabelul este afiat automat n vizualizarea Datasheet (Foaie de date).

23

Omn i Pafcdfcw*m ME
CREATE EXTEWWt DATA

, OATAftASE TOOLS

w o ls

? - a x
PjtuaConstjnfcriexu * Recwtred
Formattmg

lA e a
Modrfy Lookups / l Modtfy Expfsston S i Memo Scttmgs ftoprrties

b /
Vbe

AB

12

G?

-iJ

ften-te & Ceptioo

SP.
Vafcbfaon

SVes/W Sheot Mtanlbar Owwmcy _

lt

> A o r e f e f e f c

Detefce

j&t, DefauK Vk*e SFw W Sce

Umque indoced

>4

Fonnrttng

fte*6 VaSutattoo

AH Access Obje... ! 3 T a '1

5eprcrt... C tic k to A tM -

TaMes 3 Tsbtei

(New)j

.R e c s w d :M 1 f1

I iN o
NUM LOCH [1 ,

Pentru stabilirea denumirii cmpurilor i tipurilor de date existente n tabel, se comut n vizualizarea Design View (Vizualizare Proiectare) prin apsarea butonului

Vw "

(Vizualizare), localizat n stnga sus.

nainte de trecerea n vizualizarea Design (Proiectare), Access va afia o fereastr n care va solicita salvarea tabelului sub un anumit nume. Save As
Tabie Name: Angajat

7 W k

OK

C anal

Pe ecran va fi afiat o gril goal n care se vor stabili denumirile cmpurilor, precum i proprietile acestora. S Field Name (Nume cmp) - denumirea cmpului. Aceastdenumire poate avea maxim 64 de caractere i poate conine spaii i semne depunctuaie nglobate (cu excepia punctelor, a semnelor de exclamare i a parantezelor drepte). Este obligatoriu s introducei denumirea cmpurilor. De asemenea, nu putei atribui aceeai denumire mai multor cmpuri. Data Type (Tip de date) - tipul de date asociat cmpului. Description (Descriere) - descrierea cmpului (opional).

s S

24

n coloana

Field Name

(Num e cmp) se

stabilesc denum irile cm purilor

=3 Angajat

Field Name i IDProdus Denumire Cantitate Pret

Data Type AutoNumber Short Text Number Currency

Field Properties

^ T ^ D i n lista derulant

Data Type

(Tip

d a te ) se stab ilete tipul de date a fe re n t fiecru i cm p

__ '

0
General lookup Field Size Format InputMask Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required AllowZero Length Indexed Unicode Compression IME Mode IME Sentence Mode Text Align
255

Proprietile aferente fiecrui cmp se pot particulariza, n

No _ Y e s _______ No Yes No Control None General

funcie de preferine

o 64 characters long, F1 for help on field

Tipurile de date oferite de programul Access sunt: S Short Text - folosit pentru cmpurile ce conin text sau numere ce nu sunt folosite n calcule (numere de telefon, CNP, etc); poate conine maxim 255 de caractere. Access atribuie acestui cmp o lungime prestabilit de 255 de caractere. Long Text - folosit pentru includerea unor comentarii descriptive (fragmente de text, etc); poate conine maxim 65.535 caractere Number - valori numerice, utilizate n efectuarea diverselor calcule. Date/Time - format special pentru valorile de tip dat i or. Currency - format numeric special, ce asigur o precizie sporit calculelor financiare. AutoNumber - valoare numeric introdus de Access n mod automat pentru fiecare nregistrare nou adugat n tabel. Y e s / N o - valori logic-numerice (Yes/No, True/False, On/Off, -1 sau 0). OLE Object - obiecte inserate, de obicei din alte programe (imagini, fiiere audio i video, etc). Hyperlink - adrese Web ce fac referire la o pagin de Internet. Attachment - se pot stoca n acest cmp fiiere audio, video, documente, etc. Calculated - valori calculate pe baza unei formule sau expresii. Avantajul acestui tip de date l constituie actualizarea automat a datelor din acest cmp atunci cnd elementele expresiei se modific. 25

S S s s s s S s s s

Proprietile din pagina General care se pot stabili pentru fiecare cmp sunt: S Field Size (Dimensiune cmp) - determin tipul de date folosit de un cmp numeric sau numrul maxim de caractere ce poate fi introdus ntr-un cmp de tip text. s Format - format standard, predefinit, pentru afiarea valorilor dintr-un cmp. Proprietatea Format nu afecteaz valorile datelor, ci doar modul n care sunt afiate aceste valori.

Decimal places (Zecimale) - permite stabilirea numrului de zecimale. Default value (Valoare implicit) - valoare prestabilit pe care Access o introduce automat n cmp la adugarea unei noi nregistrri. s Validation rule (Regul de validare) - permite introducerea de criterii pe care trebuie s le ndeplineasc datele din cmpul respectiv. S Validation text (Text de validare) - permite introducerea unui text care trebuie afiat dac valorile introduse n cmpul respectiv nu ndeplinesc criteriile impuse prin regula de validare. S Indexed (Indexat) - putei alege un index care permite sau nu valori duplicate n cmpul respectiv.

S S

Pentru a introduce valorile n tabel, se comut n vizualizarea Datasheet (Foaie

de date) prin apsarea butonului View i se introduc valorile cu ajutorul tastaturii.

Produse \
ID Produs D enum ire * C antitate Pret $3.00 $4.50

1 Paine 2 Lapte 3 Pepene

200 100

$1.00

Observaie: n cazul cmpurilor de tip AutoNumber, utilizatorul nu trebuie s introduc date n acest cmp ntruct programul Access introduce automat valoarea pentru fiecare nregistrare nou introdus.

Pentru a crea o tabel nou, se acceseaz tab-ul Create (Creare) i apoi se apas
3 Tablei \ ID * * Click to A dd <New)| ab Short Ie * *

butonul Table (Tabel) Va fi generat automat un nou tabel, deschis n vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Putei ncepe introducerea informaiilor n coloana Click to Add (Executai click pentru a aduga). Se execut click pe textul Click to Add (Executai click pentru a aduga) i din lista derulant se selecteaz tipul de date corespunztor cmpului. n cadrul unui tabel, fiecare 26

12 Number E K Currency EJate & Time 0 Xes/No

tCX Lokup & Relationship Aa Ricb Tejt A8 Lfing Text | Attachmgnt

GD Hypi<nk alculated Field Paste as telds

A p T se In ro u T ^ ^
cmp.

^
6 Campulm' duPa care

" Umr' dat calendaristic).

lr|troduc valorile pentru fiecare

123 Tablei ID Nume 1 lonescu 2 Popescu 3 Preda (N ew ) Prenume Ion George

C lic k t o A d d /

jM onicaJ

Salvarea i nchiderea unui tabel

sr
apas butonul a existent n bara acces rapid.

ars
*
3

dreapta sus al ta b e lu lu ita ^ p m '^ e cu ta ^ e a u n T l^k b dUt nUlUi ^ titlu a tabelului , ale/erea Parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel

din colt ul din

Prtx

"

IDP

0 "

ave Close

P a r a r g S n r e g fe tX Ir 1 s^realizeaz c u l ^ T i T ' Pe Prima '"d is tr a r e , partea de jos a tabelului. jutorul butoanelor sgei existente n
3 Produse \

IDProdus

Denumire

Cantitate

Pre

- C lic k t o A d d

Ultima nregistrare a tabelei Record: nregistrarea anterioar

^ o f3

200 100 2 0

$3.00 $4.50 $1.00 $0.00

nregistrare nou nregistrarea urmtoare

se apasa butonul > din partea inferioar a ferestrei

'

.r r ,c ,: rel, z r de r mreg.strare au ,t im u ir n de o 1 * ,aw - ^ n simbolul selectat * se * transform

27

simbol pentru editare ?, iar n linia urmtoare va aprea o linie goal pentru o nou nregistrare. Anularea comenzilor Dac ai efectuat o greeal, aceasta poate fi remediat cu ajutorul butonului Undo (Anulare) T aflat n bara de acces rapid.

() Combinaia de taste Ctrl i Z realizeaz de asemenea anularea ultimei operaii efectuate. Efectul unor anumite comenzi, cum ar fi tergerea unei tabele sau tiprirea acesteia, nu poate fi anulat.

Selectarea nregistrrilor Pentru a selecta o singur nregistrare, poziionai indicatorul mouse-ului n partea stng a nregistrrii (pn cnd apare semnul unei sgei negre) i executai un simplu click.
3 Produse

iDProdus

Denumire

Cantitate

200

pr,

1 Paine 2 Lapte

100 2
205

Este selectat a doua nregistrare $1.00 $7.00

3 Pepene 4 Oua

Pentru a selecta un grup de nregistrri, selectai prima nregistrare, dup care, innd apsat tasta Shift, selectai ultima nregistrare.
m
Produse

IDProdus

Denumire

Cantitate

P rf
'

1 Paine

s n

2 Lapte

3 Pepene 4 Oua

200 100 2
205

Selecie grup de 2 nregistrri $1.00 $7.00

Modificarea datelor unei tabele Dac dorii s adugai, s modificai sau s tergei anumite date dintr-o tabel, deschidei tabela (printr-una din metodele cunoscute), apoi localizai nregistrarea dorit i modificai manual datele.

Produse \

IDProdus

- Denumire 1 Paine graham| 2 Lapte 3 Pepene 4 Oua

Editare nregistrare prin adugarea unui cuvnt 100 2 205 $4.50 $1.00 $7.00

tergerea unei nregistrri Pentru a terge una sau mai multe nregistrri, selectai nregistrrile pe care dorii s le tergei, dup care alegei una din urmtoarele variante: S apsai tasta Delete

S
S

apsai butonul ^ Delete ului Home (Pornire).

se c j u n e a

Records (nregistrri) a tab3 Pro d u se

iDProdus Den

executai click dreapta pe nregistrare i alegei din meniul derulant opiunea Delete Record (tergere nregistrare). ^

NeWR eco rd D eieteg ecord

! j

Access va afia o caset de dialog solicitnd confirmarea privind tergerea nregistrrii.

Microsoft Access
You are about to delete 1 record(s).

sa

If you click Yes, you won't be able to undo this Delete operation. Are you sure you want to delete these records? | No

O operaie de tergere a unei nregistrri nu poate fi revocat.

Adugarea unui cmp nou unei tabele existente Dup crearea unei tabele, putei s o modificai prin adugarea sau tergerea de cmpuri i nregistrri. Adugarea unui nou cmp ntr-o tabel se poate realiza: S n vizualizarea Design View (Vizualizare Proiectare) - se va deschide fereastra de proiectare n care introducei noul cmp, mpreun cu proprietile acestuia.

29

Produse

f ield Name
IDProdus Denumire Cant riale

Data Type AutoNumber Short Text Number

Currency Short T^c

Desoription (Opional)

*ret
Magazin

Cmp nou introdus

Gerverl lMku|) FiicA dSize format NpuIMm*.

Cuption

Deffou* Vtue
VfcflHton Tert Aequtred ABow Zero Im g tti tndeiced Unicode CoMpreiaon IME M ode N E Sentence M ode T e * Attpn No ifcj No r*o Control None Genersl The data type determine* the fctnd of values thart users can store m the fd. Press f 1 fo r heip on data types.

n vizualizarea Datasheet View (Vizualizare foaie de date) - executai click pe eticheta Click to Add (Executai click pentru a aduga), din lista derulant selectai tipul de date corespunztor cmpului i apoi tastai numele cmpului.
j

U Produse IDProdus D enum ire Cantitate 200 o o 2 205 P re t * M ag azinf $3.00 $4.50 $1.00 $7.00

CftcktoAdd

1 Pain e graham 2 Lapte 3 Pepene 4 Oua

tergerea unei tabele Se selecteaz tabela i se alege una din modalitile de mai jos: se apas tasta Delete existent pe tastatur se apas butonul ^ tab-ul Home (Pornire) existent n seciunea Records (nregistrri) din

se execut click dreapta pe tabel i se alege opiunea Delete (tergere) din meniul aprut.

Acess va afia pe ecran o caset de dialog n care va cere confirmarea tergerii tabelei. Pentru a terge tabelul definitiv, apsai butonul Yes (Da), pentru a renuna la tergere apsai butonul No (Nu).
Microsoft Access
Do you nani to detete the table Angajat ? Deletng this object will remove it from all groups. Fot more Information on how to prevent this message from dlsplaying every tlme you delete an object, dlck Help.

i r

h" c

30

2.2 D e f i n i r e a c h e i l o r u n e i t a b e l e
Definirea cheii primare a unei tabele O cheie primar este un cmp sau un set de cmpuri din tabel care identific n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. Cheia format dintr-un singur cmp poart numele de cheie simpl, iar cea format din mai multe cmpuri se numete cheie compus. Access utilizeaz cheia primar pentru a asocia rapid datele din mai multe tabele i pentru a combina datele ntr-un mod semnificativ. Principalele caracterisitici ale unei chei primare sunt: identific n mod unic fiecare nregistrare a tabelului, nu este niciodat goal sau nul (conine ntotdeauna o valoare). Dac ntr-o tabel un cmp face referire la cheia primar din acelai tabel sau din alt tabel, atunci acest cmp se numete cheie extern. n exemplul de mai jos, cmpul Cod profesor este cheie primar n tabelul Profesor i cheie extern n tabelul Catedr.

Se recomand s specificai ntotdeauna o cheie primar pentru un tabel. La construirea unui tabel n vizualizarea Datasheet (Foiaie de date), Access creaz automat o cheie primar, cu numele ID i tipul de date AutoNumber (AutoNumerotare).

31

Cheia primar a unui tabel se stabilete n vizualizarea Design 9 (Proiectare) (Proiectare) cu cu ajutorul comenzii Primary Key (Cheie primar) fm m m f Bm k k rT *5 8 V M tito o m ' by din din tab-ul tab-ul Design Desig (Proiectare) (dup selectarea cmpului ce va fi cheie primar).

Dac cheia dumneavoastr primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se poate realiza innd apsat tasta Ctrl.

O alt variant const n executarea unui click dreapta pe cmpul dorit i alegerea Primary Key (Cheie primar).

r lu D p"yK=y

Existena cheii primare va fi marcat prin simbolul unei chei afiat n dreptul cmpului respectiv. Crearea unui index Aplicaia Microsoft Access 2013 folosete un index pentru cutarea i sortarea mai rapid a nregistrrilor. Indexarea este recomadabil s se realizeze pentru cmpurile des cutate. Crearea unui index se realizeaz tot n vizualizarea Design (Proiectare). Pentru a aduga un index unui cmp, selectai cmpul respectiv i, n partea de proprieti, n dreptul cmpului Indexed (Indexat), alegei opiunea dorit: Yes Duplicates OK (Da cu dubluri) - permite introducerea valorilor duplicate Yes (No Duplicates) (Da far dubluri) - nu permite introducerea valorilor duplicate. De menionat c pentru cheia primar se alege ntotdeauna opiunea Yes (No Duplicates) (Da far dubluri) pentru a asigura unicitatea valorilor din cmpul respectiv.
23 Produse Field 1Uarr>e HWrorius Denum ire Cantitate Piret Magazin Data Type AutoNumber S b o rtT e* Numfoer Cunrency S-horTesl
Be&J Propeities

x Descriptron (Opional)

General

m\a Sas (Tom na# InpmtWlask Capttaa DetauB Vatue yaltstatton Pjjkc ValisitiDnTefl < Rejuir*si Allow Zero Length
'UJntcDfltf Conpifesswm

An incteK spg*ds ud searrhf and sortjng on "^wlates. SeJecting ubits duplicate Proprietatea 1for hetp on

Indexed

(Indexat)

IWE 5ertfcenc* Mode IT ertt AUgn

32

2.3 M o d i f i c a r e a s t r u c t u r i i u n e i t a b e l e
Schimbarea proprietilor unui cmp Modificarea proprietilor unui cmp se realizeaz n vizualizarea Design View (Vizualizare Proiectare). Selectai cmpul i din partea de jos a ferestrei, modificai proprietatea dorit.
3 Produse \ Field Name 81 IDProdus Denumire Cantitate [ Pre Magazin Data Type Number Short Text Number Currency Short Text Field Properties General Lookup Description (Opional) X

La modificarea proprietilor unui cmp, trebuie s avei n vedere s respectai formatul i dimensiunea valorilor care vor fi introduse n acel cmp. Dac de exemplu, alegei o dimensiune prea mic pentru un cmp, atunci caracterele care depesc limita specificat vor fi trunchiate i astfel vei pierde date. Crearea unei reguli de validare 0 regul de validare limiteaz sau controleaz ceea ce pot introduce utilizatorii ntr-un cmp al unui tabel. Regulile de validare se aplic n modul de vizualizare Design (Proiectare). Selectai cmpul dorit. n seciunea de jos a ferestrei, n caseta Validation Rule (Regul de validare) introducei regula dorit. De exemplu, s presupunem c n cmpul Cantitate nu se accept valori mai mici de 100. Ca urmare, se selecteaz cmpul Cantitate i n caseta Validation Rule (Regul de validare) se introduce textul >100.

33

Produse \

Field N am e IDProdus D enum ire Cantitate Pret Magazin Num ber S hort Text N um b er Currency S hort Text

D escription (O p io nal)

Field Properties General Lookup Field Size Format Decimal Places Input Mask Caption______ Default Value Validation Rule Validation Text Required Indexed Text Align Long Ini Auto

Ho

An expression that limits the values that can be entered in the field. Press F1 for help on validation rules.

No No General

Pentru a ateniona utilizatorul n cazul introducerii datelor greite, putei afia un text de atenionare. Acest text l introducei n cmpul Validation Text (Text de validare).
3 Produse
X

Field Name IDProdus Denumire Cantitate Pret Magazin

Data Type Number Short Text Number Currency Short Text Field Properties

Description (Opional)
U

General Lookup Field Size Format Decimal Places Input Mask Caption Defautt Value Validation Rule Validation Text Required Indexed Text Align Long Integer .Auto

Introduceti o valoare mai mare ca 1 0 0 |

pears when you ly the validation rule. Press F1 for help on validation text.

Pentru a verifica regula de validare stabilit, se introduce n cmpul Cantitate o valoare mai mic ca 100. Aplicaia Access va afia pe ecran o caset de dialog n care va atrage atenia asupra introducerii unor date greite i va comunica exact textul introdus n cmpul Validation text (Text de validare).
J-H Produse \ IDProdus * Denum ire 1 Paine graham 2 Lapte 3 Pe p e n e 4 Oua Magazin - Click to A d d -

34

 Schimbarea dimensiunii unei coloane ntr-o tabel

Pentru a modifica limea unei coloane ntr-un tabel, avei de ales ntre urmtoarele dou posibiliti: Manual - poziionai mouse-ul pe linia de demarcaie dintre coloana pe care dorii s o modificai i urmtoarea, astfel nct cursorul mouse-ului s se modifice ca n imagine. Apoi, innd apsat butonul stng al mouse-ului, tragei de coloan pn cnd aceasta ajunge la dimensiunea dorit, dup care eliberai butonul mouse-ului. +

ID Pro d u s

D e n u m ire

-H* C an titate

M ag azin

- Click t o A d d

m asa bucatari scaun b ucatari co m o d a tv c u ie r

100^ 200
205

Cursorul ia forma unei cruci negre

So.oo

O metod extrem de simpl pentru a modifica limea unei coloane astfel nct s se potriveasc coninutului este urmtoarea: selectai coloana pe care vrei s o modificai i executai dublu click pe marginea din dreapta a etichetei coloanei.

m
Automat - Se deschide tabelul n vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Se execut click dreapta pe coloana a crei lime dorii s o modificai. Din meniul derulant afiat se alege opiunea Field Width (Lime cmp)
ma; scai

zJ, aI

o rtA to Z Sort Z to A

fiOf) ij= ) Copy U

ta Parte
C I Field Width

Access va deschide o fereastr de dialog, n care introducei dimensiunea dorit.

Column Width
Column Width: 30 OK Cancel Best Fit

1 1 Standard Width

Mutarea unei coloane ntr-o tabel Pentru a schimba ordinea cmpurilor ntr-o tabel, deschidei tabelul n vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Selectai cmpul dorit executnd click pe denumirea lui. Apoi, innd apsat butonul stng al mouse-ului pe denumirea cmpului, tragei cmpul pn n locul dorit i apoi eliberai butonul mouse-ului.

35

Produse ID Produs D e n u m ire C an titate -| 200 100 200 205 0 P re t Magazin

- Click to A d d

1 masa buctrie 2 scaun buctrie 3 comodatv 4 cuier

$3.00 $4.50 $1.00

$ W

^ ------

M utarea cmpului dupa

Cantitate

Pret

2.4 L e g t u r i l e d i n t r e t a b e l e
Crearea unei legturi ntre dou tabele Unul din scopurile principale ale proiectrii unei baze de date este eliminarea redundanei (dublrii) datelor. n acest scop, datele se structureaz n tabele, n funcie de subiect i apoi, prin intermediul cmpurilor comune, se creeaz relaii ntre tabele. Relaiile dintre tabele sunt apoi folosite la proiectarea interogrilor, formularelor i rapoartelor. Ca urmare, legturile dintre tabele au ca principal scop vizualizarea n simultan a datelor din mai multe tabele i minimizarea duplicrii datelor. Legturile dintre tabele se realizeaz pe baza unui cmp comun (care ntr-o tabel este cheie primar, iar n alta este cheie extern). Aceste dou cmpuri trebuie s fie sincronizate, n sensul c trebuie s aib acelai tip de date i aceeai dimensiune (i n general i acelai nume).

Tipurile de legturi dintre dou tabele pot fi urmtoarele: -1:1 - legtura de tip unu la unu - fiecare nregistrare din primul tabel poate avea o singur nregistrare corespondent n al doilea tabel i invers. Acest tip de relaie nu este foarte comun deoarece, de cele mai multe ori, informaiile asociate se stocheaz n acelai tabel. - 1:M - legtura de tip unu la muli - fiecrei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel - M:N - legtura de tip muli la muli - mai multor nregistrri dintr-o tabel le corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel. n acest caz, se creaz un al treilea tabel, care preia cheia primar a fiecrei tabele, iar relaia se sparge n dou relaii de tip unu la muli.

Este foarte important ca, nainte de a crea relaii ntre tabele, s nchidei toate tabelele deschise, ntruct Access nu poate crea relaii ntre tabele deschise.

36

Pentru a crea legturi ntre tabele, apelai tab-ul Database Tools (Instrumente

baz de date), butonul Relationships (Relaii)

Relatlonsh|Ps .

Dac baza de date conine relaii, atunci acestea vor fi afiate. Dac baza de date nu conine nicio relaie, se va afia automat caseta Show Table (Afiare tabel).

s
Show

n cazul n care fereastra nu apare, se apas butonul Table (Afiare tabel) din tabul Design (Proiectare). Caseta de dialog Show Table (Afiare tabel) afieaz toate tabelele i interogrile din baza de date. Pentru a vizualiza doar tabelele, executai click pe eticheta Tables (Tabele). Pentru a vizualiza numai interogrile, executai click pe eticheta Queries (Interogri), iar pentru a le vizualiza pe amndou, executai click pe eticheta Both (Ambele).

Selectai tabela dorit i apoi apsai butonul Add (Adugare). Repetai operaia pn adugai toate tabelele dorite. Dup ce ai terminat, apsai butonul Close (nchidere) pentru a nchide fereastra de dialog. Se revine n fereastra Relationships (Relaii), unde apar tabelele ntre care se va realiza legtura.

37

Se selecteaz cheia primar dintr-un tabel i se gliseaz peste cheia extern din cellalt tabel. Se va deschide fereastra Edit Relationships (Editare Relaii), n funcie de necesiti, se bifeaz casetele din partea de jos a ferestrei: S Enforce Referenial Integrity (Impunere integritate referenial) mpiedic apariia nregistrrilor solitare. Astfel, nu se poate introduce o valoare n cmpul cheii externe dintr-un tabel dac aceast valoare nu exist n cmpul cheii primare din tabelul primar. S Cascade Update Related Fields (Actualizare n cascad cmpuri corelate) - nu se poate modifica o nregistrare dintr-un tabel primar dac exist nregistrri care se potrivesc n tabelul asociat. Prin bifarea acestei opiuni, este posibil actualizarea nregistrrii primare i a tuturor nregistrrilor asociate. Cascade Delete Related Fields (tergere n cascad cmpuri corelate) S nu se poate terge o nregistrare dintr-un tabel primar dac exist nregistrri care se potrivesc n tabelul asociat. Prin bifarea acestei opiuni, este posibil tergerea nregistrrii primare i a tuturor nregistrrilor asociate.
Edit Relationships
Table/Query: Related Table/Query: Create

Se apas butonul

Produs C o d _ p ro d u s

v Comenzi | v J C o d _ p ro d u s

v Cancel
a

Create
\

(Creare)

pentru crearea
JoinType..

relaiei

R ] Enforce Referenial Inteoritv

0 0 Cascade Update Related Fields Cascade Delete Related Records One-To-Many

s "

Se bifeaz opiunea dorit

Relationship Type:

Se observ tipul legturii

n fereastra Relationships (Relaii) va aprea legtura nou creat, sub forma unei linii ngroate. Tipul legturii va fi evideniat prin numrul 1 la un capt i semnul infinit (*> ) la cellalt capt.

Relationships

Comenzi $ Cod_comanda 9 Cod_produ5 Nume firm a| Cantitate A Legtura creat

Produs 9 Cod_produs Nume_produs Unitate_de_masura Cantitate

0
L it

38

 tergerea legturilor ntre dou tabele

Pentru tergerea unei legturi ntre dou tabele, se execut click pe legtur i se apas tasta Delete. O alt modalitate const n executarea unui click dreapta pe legtur i alegerea comenzii Delete (tergere).

3*1

Relationships

-*

A
Comenzi
^ Cod.comanda

Produs
f" Cod.produs

V Cod.produs
Nume_firma Cantitate.ceruta

Edit Relationship...

I'

sura

T1

Pe ecran va aprea o caset de dialog care va solicita confirmarea tergerii legturii. Pentru a terge legtura definitiv, apsai butonul Yes (Da). n cazul n care nu mai dorii s tergei legtura respectiv, apsai butonul No (Nu). Microsoft Access

39

Lecia 3 Prelucrarea datelor

3.1 O p e r a i i de c u t a r e , s o r t a r e i f i l t r a r e
Folosirea funciei de cutare pentru gsirea unei nregistrri Dac o tabel conine foarte multe date, gsirea unei informaii poate fi dificil, n acest scop, aplicaia Microsoft Access pune la dispoziia utilizatorilor funcia Find (Gsire). Aceast funcie se gsete n tab-ul Home (Pornire), seciunea Find (Gsire) dl] Funcia Find (Gsire) poate fi apelat i cu ajutorul combinaiei de taste Ctrl i F. Pe ecran va fi afiat fereastra Find and Replace (Gsire i nlocuire). n caseta Find W hat (De cutat) introducei textul cutat. Din lista derulant Look In (Privire n) alegei unde dorii s se realizeze cutarea: n cmpul curent selectat sau n tot tabelul. Pentru pornirea cutrii, se apas butonul Find Next (Urmtorul gsit).

Atunci cnd este gsit o nregistrare corespunztoare, cutarea este oprit i cmpul respectiv apare evideniat. Sortarea nregistrrilor O cerin fundamental pentru o baz de date este capacitatea de sortare rapid a nregistrrilor astfel nct acestea s poat fi afiate n ordinea dorit de utilizator, n mod prestabilit, programul Access afieaz nregistrrile ordonate n funcie de cheia primar. Avei posibilitatea sortrii datelor dintr-un tabel, interogare, formular sau raport n funcie de unul sau mai multe cmpuri. Pentru a sorta un anumit cmp al unei tabele sau a unui formular n ordine cresctoare sau descresctoare, selectai cmpul dorit i alegei una din urmtoarele dou posibiliti:

40

1.

n tab-ul Home (Pornire), seciunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apsai butonul dorit:
a

z^ ^scent^ 'n9 pent ru a sorta cmpul n ordine cresctoare i

p e n ru

Descending

a SOrta cmpul n ordine descresctoare

2.

Executai click dreapta pe cmpul selectat i din meniul derulant aprut alegei tipul de sortare dorit.
o rtA to Z J J, S o rtZ to A

<J^~ Sortarea datelor de tip text

Sortarea datelor de tip num r

z i

ort Smallest to Largest Sort Largest to Smallest

Aplicarea unui filtru asupra unui tabel sau formular O alt modalitate de regsire a anumitor date n cadrul unei tabele const n aplicarea unui filtru asupra tabelei. Un filtru limiteaz vizualizarea datelor la nregistrri specifice, fr a solicita modificarea proiectrii tabelului respectiv. Astfel, la aplicarea unui filtru, vizualizarea este actualizat pentru a afia numai nregistrrile care respect criteriile stabilite de utilizator. Celelalte nregistrri sunt ascunse pn la eliminarea filtrului. Microsoft Access v pune la dispoziie urmtoarele tipuri de filtre: - Filtre obinuite - pentru a filtra un cmp pe baza unei valori sau unui interval de valori. 1. Deschidei tabelul n vizualizarea Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau formularul n una din vizualizrile Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau Form View (Vizualizare Formular). 2. Asigurai-v c vizualizarea nu este deja filtrat. Pentru aceasta, n bara de selectare a nregistrrilor, verificai c este afiat textul Unfiltered (Nefiltrat) sau No filter (Fr filtre).

211 Cod maina - Tip_masina

maini Marca Peugeot 306 Break Audi Mercedes Mercedes Daewoo Damas Audi ^ Search

Masini_disp * Click toAdd 5

1 clasic
3 sport 5 clasic 7 sport

6
4 5 3

LJ

8 clasic
9 sport
Record: H ;1 of 6

N ^ = _________L

41

m asini

Cod_masins - Tip_masina clasic 3 sport 5 clasic 7 sport S clasic 9 sport

Record: H 1 of 6

Marca Audi Mercedes Mercedes Daewoo Damas Audi

* Masini_disp - Click to Add 5 6 4 5 3 1

Peugeot 306 Break

_i

( "

U n filterecPJSearch

Pentru a elimina toate filtrele unui anumit obiect, n fila Home (Pornire), n grupul Sort & Filter (Sortare i filtrare), executai click pe butonul Toggle Filter (Comutare filtrare) ^ To99le Fllter _ 3. Executai click oriunde n dreptul primului cmp pe care dorii s-l filtrai i, n fila Home (Pornire), n grupul Sort & Filter (Sortare i filtrare), apsai butonul Filter (Filtru) F ilte r. 4. Din meniul derulant aprut selectai tipul de filtrare dorit. Astfel, S Pentru valori de tip text, se selecteaz opiunea Text Filters (Filtre Text) i se alege varianta dorit. Equals (Este egal cu) - afieaz nregistrrile egale cu o anumit valoare Does not equal (Nu este egal cu) - afieaz nregistrrile care sunt diferite de o anumit valoare Begins with (ncepe cu) - afieaz nregistrrile care ncep cu anumit valoare Does not begin with (Nu ncepe cu) - afieaz nregistrrile care nu ncep cu o anumit valoare Contains (Conine) - afieaz nregistrrile care conin o anumit valoare Does not contain (Nu conine) - afieaz nregistrrile care nu conin o anumit valoare Ends with (Se termin cu) - afieaz nregistrrile care se termin cu o anumit valoare Does not end with (Nu se termin cu)- afieaz nregistrrile care nu se termin cu o anumit valoare

42

Z i

Cod_masina - Tip masina * 2 clasic

3j J, ort A to Z Sort Z to A

Marca

* Masini_disp Click to A d d 5

* p[

Peugeot 306 Break

6
4

8
Record: H 1 of 6 @ @ @ @

> rfrom Tip_masina

Text Filters (Select AII) (Blanks) clasic sport

5 3
Equals... Does N o t Equal... Begins With... Does N o t Begin With... Contains... Does N o t Contain... Ends W ih... Does N o t End Witii...

Cancel

S Pentru valori numerice, se selecteaz opiunea Number Filters (Filtre Numr) i se alege varianta dorit. Equals (Este egal cu) - afieaz nregistrrile egale cu o anumit valoare Does not equal (Nu este egal cu) - afieaz nregistrrile care sunt diferite de o anumit valoare Less than (Mai mic dect) - afieaz nregistrrile care sunt mai mici dect o anumit valoare Greater than (Mai mare dect) - afieaz nregistrrile care sunt mai mari dect o anumit valoare Between (ntre) - afieaz nregistrrile situate ntr-un interval de valori

Tip_masina ^ clasic sport clasic sport clasic sport

Record: M 1 of 6

Marca Peugeot 306 Break Audi Mercedes Mercedes Daewoo Damas Audi

Masini_disponibile -j C lick to A d d 5
Z J, Jj, Tx ort Sm allest to Largest Sort Largest to Smallest CJear filter from M asini_disponi N u m b er filters Equals... Does N o t Equal... ie s s Than... greater Than... Between...

;V " 1 !

@ @

(Select AII) (Blanks)

@1
@

@ 4
@

06

Filtrarea se poate realiza i cu ajutorul casetelor de filtrare. Pentru a filtra dup o singur valoare sau dup mai multe valori dintr-o list, debifai mai nti caseta Select AII (Selectare total) i apoi selectai valorile dorite.

43

211
Codjnasine * Tip_masina 2 clasic)
3 j, 5U j ? T g Tx o rtA to Z S f ir t Z t o A .ta Ke

masini

Marca

- Masini_disponibile - Click io A 5

Peugeot 306 Break

6 4
rc m Tip.m asm a

5 ^
j

9
Record: l< 1 of 6

TectFilters

(Select AH) O (Blanks) @ clasic sport

'E

- Filter By Selection (Filtrare prin selectare) - reprezint cea mai rapid i cea mai simpl metod de filtrare a datelor. Acest tip de filtrare se bazeaz pe selectarea integral sau parial a datelor, programul Access afind numai acele nregistrri care corespund seleciei realizate. Filtrarea dup selecie permite stabilirea criteriilor de filtrare doar pentru un singur cmp, la un moment dat. n exemplul de mai jos, pentru a realiza o filtrare dup selecie n tabelul masini pentru a afia numai mainile sport, deschidei tabelul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). n cmpul T ipjn asin a selectai textul sport.
3 masini Codjnasina Tipjnasina Marca Peugeot 306 Break Audi Mercedes Mercedes Daewoo Damas Audi 'fc Unfiltered Search < * ca 0 3

Masini_disponibile * C I* 5 6 4 5 3 1 >

2 clasic 3 BBBB! 5 clasic 7 sport 8 clasic 9 sport

Record: M < 2 of 6

tab-ul

Home

(Pornire),

apsai

butonul

T St,trtio n Equals "sport"

Oi

Selection - (Se|ecje). Access

va afia o list derulant cu

Does Not Equal "sport"

opiunile de filtrare disponibile. Aceste opiuni variaz n funcie de tipul de date existent n cmpul respectiv. Din lista derulant, alegei opiunea Equals sport" (Egal cu sport"). Rezultatul filtrrii va fi:
OH masini D X

Cod_masin= * Tip maina 3 7 sport 9 sport * Record: H 0 1 of 3 M Audi

Marca Mercedes Audi

Masini disponibile - Click to Add 6 5 1 0

' J r Fittered

Search

.... ~i

- Filter By Form (Filtrare dup formular) - aceast tehnic este utilizat atunci cnd dorii s filtrai datele din mai multe cmpuri n simultan. 44

Pentru a realiza o filtrare dup formular n tabelul masini pentru a afia mainile cu marca Audi sau Mercedes, deschidei tabelul n modul de vizualizare Datasheet. n tab-ul Home (Pornire), seciunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apsai butonul a Advanced - (Complex). Din lista derulant alegei opiunea Filter by Form (Filtrare dup formular). Access va crea un formular necompletat n care stabilii criteriile dorite.
[3 Cod maina masinn Filter by Form Tip maina Marca Masini disponibile n x

v] \ Look for ^ Or /

Din lista derulant asociat cmpului Marca selectai Audi. Access va aduga automat ghilimelele pentru valoarea selectat. m
Cod_masina masini: Filter by Form Tip maina Marca M asini_disponibile

V \ Look for Or A ud i

D aew oo Damas M ercedes Peugeo t 306 Break

Executai click pe eticheta Or (Sau) localizat n partea de jos a ferestrei. La adugarea unei condiii Or, o nou etichet Or va fi afiat. Executai click pe cmpul Marca i selectai Mercedes din lista derulant. Din tabul Home (Pornire), seciunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apelai funcia T Toggle Filter (comutare filtrare). 3
Cod_masne - Tip_masina @ sport 5 clasic 7 sport 9 sport * 0 M Audi Mercedes Mercedes Audi Marca f M asini_disponibile C lic k to A d d 6 4 5 1 0

Record: H jl of 4

' Y Fittered

Search

De asemenea, putei combina criteriile de filtrare, introducnd criterii n mai multe cmpuri. De exemplu, dac dorii s afiai mainile Mercedes de tip sport, deschidei tabelul masini n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). n tab-ul Home (Pornire), seciunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apsai butonul |3 Advanced - (Complex). Din lista derulant alegei opiunea Filter by Form (Filtrare dup formular)

45

3 Cod m aina v] \ Look for ^ Or

masini: Filter by Form T ip _m a sin a M arca

M a s in id is p o n ib le

Din lista derulant a cmpului Tip_masina selectai sport, iar n cmpul Marca selectai Mercedes.

OH Cod_m asina

masini: Filter by Form Tip_m asina "sp o rt" M arca fj M erced /

M asini_d isp onib ile

\ Look for

Or

Apsai butonul ^ Toggle Filter (comutare filtrare) pentru a realiza filtrarea. tergerea unui filtru Reamintim c nu se poate aplica dect un singur filtru pentru fiecare cmp din vizualizare. Dac dorii s mai aplicai un filtru unui cmp deja filtrat, atunci filtrul existent este eliminat automat. Exist mai multe modaliti de a terge un filtru: - apsai butonul Toggle Filter (Comutare filtrare) aflat n tab-ul Home (Pornire) - apsai butonul Filtered (Filtrat) aflat n bara de selectare a nregistrrilor

masini

Cod

masinc

T ip m a s in a -V

M arca M erce d es M erce d es F ilteretf) Search

M asin i d isp o n ib ile c R 4 5 ,

B cla sic
7 sp o rt Record: M 1 of 2 H

ll<l

H I
^A d va n ctd '
1*

- alegei opiunea Clear AII Filters (Golire total filtre) din lista derulant
^

lear AII Filters

asociat butonului 3 Advanced

(Complex).

Tjj

B y F o rm

3.2 I n t e r o g a r e a b a z e i de da t e
Crearea unei interogri (query) O interogare extrage nregistrri din mai multe tabele ntr-o singur foaie de date i afieaz numai acele nregistrri care ndeplinesc anumite criterii.

46

Pentru a crea o nou interogare, accesai tab-ul Create (Creare) i apsai

Q u ery

butonul Query Design (Proiectare interogare) D e s i9 ". Pe ecran apare caseta de dialog Show Table (Afiare tabel) coninnd lista tabelelor disponibile.
Queryl

Selectai tabela sau tabelele ce vor sta la baza interogrii i apsai butonul Add (Adugare) pentru a le aduga n grila de proiectare a interogrii. Apoi, apsai butonul Close (nchidere) pentru a nchide fereastra.
Query 1

Cod_maina Tip_masina Marca Masini_disponibil<

O
Field: Table: Sort: Show: Criteria: or. Cod_masina masini Tip_ maina masini a Audi' Marca masini a Masini_disponibile masini 0

Bl
l_

0
i -< r

n grila de proiectare a interogrii, exist urmtoarele cmpuri: Field (Cmp) - conine numele cmpurilor ce vor fi afiate n interogare. Stabilirea cmpurilor afiate n interogare se poate realiza fie prin selectarea lor din lista derulant Field: fi S , fie prin executarea unui

47

dublu-click pe denumirea cmpului din tabelul afiat n panoul superior al ferestrei. Table (Tabel) - conine numele tabelei din care face parte cmpul respectiv. Sort (Sortare) - este folosit pentru sortarea datelor ascendent sau descendent. Show (Afiare) - permite afiarea i respectiv ascunderea unui cmp n modul de vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie de date). Criteria (Criterii) - permite definirea criteriilor. Acestea pot fi de genul: Operator > > = < < = = o Like Semnificaie Mai mare dect Mai mare sau egal cu Mai mic dect Mai mic sau egal cu Egal cu Diferit de Comparare cu un text Exemplu >50 >=4500 <25 <-400

=100
<>160 Like lasi"

Dup stabilirea cmpurilor afiate n interogare i dup precizarea restriciilor, pentru a putea vizualiza rezultatele, trebuie s salvai interogarea. Pentru aceasta, apsai butonul Save (Salvare) S existent pe bara de acces rapid sau apelai combinaia de taste Ctrl i S. n fereastra Save As (Salvare ca) introducei numele dorit pentru interogare.
Query Name: Interogare)

I1< *

Rezultatele interogrii pot fi apoi vizualizate apsnd butoanele view sau stnga sus.

R u n din

O interogare poate fi creat i pe baza mai multor tabele, cu condiia s fie legate ntre ele.

48

^ 3 Interogare

no
FKM M ltJ IL B | v Taible: UrwvrrsJWte Sort: i S ta w : g Crier: unvernUte Uraversatate Cod catedra Universitate & Ora Universitate a Bucureti' Numr profeson Catedra a >10

Editarea unei interogri prin adugarea, modificarea i tergerea criteriilor Pentru a aduga criterii ntr-o interogare, deschidei interogarea n modul Design (Proiectare). n dreptul cmpului Criteria (Criterii) precizai criteriul sau criteriile dorite. Avei n continuare cteva exemple de astfel de criterii: Pentru a include nregistrri care... Se potrivesc exact cu o valoare, cum ar fi China. Utilizai acest criteriu "China" Rezultat interogare Returneaz nregistrrile unde cmpul arRegiune este China. Not "Mexic" Returneaz nregistrrile unde cmpul arRegiune este setat la alt ar/regiune dect Mexic ncep cu irul specificat, cum ar fi U Like U* Returneaz nregistrrile pentru toate rile/regiunile ale cror nume ncepe cu "U", cum ar fi UK, USA, etc. Not Cnd se utilizeaz ntr-o expresie, asteriscul (*) reprezint orice ir de caractere - este denumit i metacaracter. 49

Nu se potrivesc cu o valoare, cum ar fi Mexic

Pentru a include nregistrri care... Nu ncep cu irul specificat, cum ar fi U

Utilizai acest criteriu Not Like U*

Rezultat interogare Returneaz nregistrrile pentru toate rile/regiunile ale cror nume ncep cu alt caracter dect "U".

Conine irul specificat, cum ar fi Coreea

Like "*Coreea*"

Returneaz nregistrrile pentru toate rile/regiunile care conin irul "Coreea".

Nu conine irul specificat, cum ar fi Coreea.

Not Like "*Coreea*"

Returneaz toate nregistrrile pentru rile/regiunile care nu conin irul Coreea.

Se termin cu irul specificat, cum ar fi "ina"

Like "*ina"

Returneaz nregistrrile pentru toate rile/regiunile ale cror nume se termin n "ina", cum ar fi China sau Argentina.

Nu se termin cu irul specificat, cum ar fi "ina"

Not Like "*ina"

Returneaz nregistrrile pentru toate rile/regiunile care nu se termin n II* li ina .

Se potrivesc cu una din dou valori, cum ar fi USA sau UK Se afl ntr-un interval de valori

"USA" Or "UK"

Returneaz nregistrrile pentru USA i UK.

>12 and <20 sau

Between 12 and 20

Returneaz nregistrrile cu valori aflate n intervalul 12 -

20
Se afl ntr-un interval de timp >#01/01/2008# and <#02/02/2008# sau Between #01/01/2008# and #02/02/2008# Returneaz nregistrrile corespunztoare perioadei 0 1 .0 1 02.02.2008. Not: Access ncadreaz automat datele calendaristice ntre 50

Pentru a include nregistrri care... Se potrivesc unui anumit model

Utilizai acest criteriu

Rezultat interogare semnele #

Like "Chi??"

Returneaz nregistrrile pentru ri/regiuni, cum ar fi China sau Chile, ale cror nume au cinci caractere lungime i primele trei caractere sunt "Chi". Not Caracterul ? utilizat ntr-o expresie, reprezint un singur caracter.

Modificarea criteriilor se realizeaz tot n vizualizarea Design (Proiectare) prin selectarea criteriului dorit i nlocuirea lui cu un altul. tergerea unui criteriu se realizeaz prin selectarea lui i apsarea tastei Delete. Pentru a modifica ordinea cmpurilor dintr-o interogare, deschidei interogarea n vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Executai click pe denumirea cmpului pe care dorii s l mutai. Aceast aciune determin selectarea tuturor datelor din cmpul respectiv. innd apsat butonul stng al mouse-ului pe denumirea cmpului, tragei-l pn n locul dorit i apoi eliberai butonul mouse-ului.
jp Vechim e \

Nume profesor SI Vasile D Iulian F Dinicu A *

Record: H of3

Telefon 11223344 76755844 33255691

| Cod_profesor * 1 a 11

Vechime

21 24 18

, : ci-

Search

Pentru a terge un cmp din interogare, deschidei interogarea n modul de vizualizare Design (Proiectare). Plasai mouse-ul deasupra denumirii cmpului (pn apare o sgeat neagr orientat n jos), executai click pentru a selecta ntregul cmp i apoi apsai tasta Delete de pe tastatur.

51

V e c h im e .

% Cod_profesor
Nume profesor Vechim e T elefon

<n
Field: Table: Sort: Sh ow : Criteria: or Cod_profesor Profesor Nume profesor Profesor Vechim e Profesor Telefon Profesor

si
a

s ED

> 1 5

! !

nchiderea unei interogri nchiderea unei interogri se realizeaz prin apsarea butonului x din colul din dreapta sus al interogrii sau prin executarea unui click dreapta pe titlul interogrii i alegerea opiunii Close (nchidere).
3 g Save

mm
Iulian F
D in icu A

Nume pi _

..

- C o d _p ro fe s o r

V e c h im e

1
3 11

loseA"
Design View
SQL

21 24 18

*
Record; H

SQL View
Search

m Datasheet View

tergerea unei interogri Se selecteaz interogarea i se alege una din modalitile de mai jos: se apas tasta Delete existent pe tastatur se apas butonul ^ Delete existent n seciunea Records (nregistrri) din tab-ul Home (Pornire) se execut click dreapta pe interogare i se alege opiunea Delete (tergere) din meniul aprut.

Acess va afia pe ecran o caset de dialog n care va cere confirmarea tergerii interogrii. Pentru a terge interogarea definitiv, apsai butonul Yes (Da), pentru a renuna la tergere apsai butonul No (Nu).
Microsoft Access
Do you want to delete the query 'Vechime'? Deleting this object will remove it from all groups.

For more information on how to prevent this message from displaying every time you delete an object, click Help. Yes Help

52

Pas 1 - din lista derulant Tables/Queries (Tabele/Interogri) alegei tabela sau interogarea pe baza creia dorii s creai formularul, precum i cmpurile care dorii s fie afiate n cadrul formularului. Dup alegerea cmpurilor, folosii butoanele ---- 1 pentru a pentru a aduga cmpurile unul cte unul n formular sau 1 introduce toate cmpurile odat.
Form Wizard
Whtch fields do you want on your form?

>

Tables/Queries Table: masini Available Fields: elected Fields:

Alegei cmpurile ce vor fi afiate n formular

Butoane pentru introducerea cmpurilor

Cancel

<Back

Finish

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

Pas 2 - alegei modul n care s fie afiate cmpurile n formular.

Form Wizard
What layout would you like for your form?

.jColumnar Q Tabular Q Datasheet Q justified

Pentru a reveni la pasul anterior apsai butonul Back (Anteriorul)

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

54

Pas 3 - aceasta este etapa final, n care stabilii numele formularului. De asemenea, dac dorii s introducei date n tabel cu ajutorul formularului, bifai opiunea Open the form to view or enter information (Deschidere formular pentru afiarea i introducerea informaiilor).
Form Wizard
W hat titie do you want for your form? masini

Thats all the information the wizard needs to create your form. Do you want to open the form or modify the fbrm's design? ( ) jQpen the form to view or enter information. Q Modify the fbrm's design.

Cancel

< Back

Next >

Pentru a finaliza formularul apsai butonul Finish (Terminare)

Salvarea i nchiderea unui formular Microsoft Access salveaz automat modificrile efectuate. Pentru o mai mare siguran, putei apela meniul File (Fiier) - funcia Save (Salvare) sau putei apsa butonul S existent n bara acces rapid. din colul din
a masin

nchiderea unui formular se realizeaz prin apsarea butonului * dreapta sus al formularului sau prin executarea unui click dreapta pe formular (fie n bara de titlu, fie n interiorul formularului) i alegerea opiunii Close (nchidere). Parcurgerea nregistrrilor utiliznd formularele

0 m a :-D

Save Close

La deschiderea unui formular, el este poziionat automat pe prima nregistrare. Parcurgerea nregistrrilor se realizeaz cu ajutorul butoanelor sgei existente n partea de jos a formularului.

55

masini

Cod_masina Tip_masina

Record: M i 1 1 o f6 nregistrarea anterioar

I M nregistrare nou nregistrarea urmtoare

Utilizarea unui formular pentru a introduce, modifica i terge date ntro tabel Avnd deschis formularul, putei aduga, modifica sau terge date din tabela corespunztoare formularului. Pentru a aduga noi nregistrri n tabel cu ajutorul formularului, apsai butonul existent n partea de jos a formularului. Access v va poziiona pe o nou nregistrare n care introducei noile date.

masini

Cod_masina Tipjnasina Marca Ma5inj_disponibile

Record: M 4 [7 o f 7 j N > | Search |

Modificarea datelor dintr-o tabel se realizeaz extrem de uor: cu ajutorul butoanelor de navigare, v poziionai pe nregistrarea dorit i apoi modificai datele cu ajutorul tastaturii. Dup realizarea modificrilor dorite, prin nchiderea formularului, se realizeaz actualizarea datelor n tabel.

56

5] masini \

masini

Cod_m asina T ip_m asina M arca M asin i_d isp o n jb ile

Record: M |7 o f7 1 M

clasic D aew oo Dam as

Pentru formularul butoanelor dorii s o

a terge nregistrri dintr-o tabel cu ajutorul unui formular, deschidei n una din vizualizrile Form View sau Datasheet view. Cu ajutorul de navigare, v poziionai pe nregistrarea pe care * D e (e te g M o retergei. Din tab-ul Home (Pornire), apsai sgeata ^ fielete ^ D eieteRecord

aferent butonului Delete (tergere) i din lista derulant alegei opiunea Delete Record (tergere nregistrare).

Access va afia o caset de dialog solicitnd confirmarea privind tergerea nregistrrii.

Microsoft Access
Y o u are a b o u t to delete 1 record(s).

If yo u click Yes, you w o n 't be able to undo th is D elete operation. Are you sure you w ant to delete these records?

Adugarea i modificarea textului n antet i subsol Introducerea informaiilor n antetul sau subsolul unui formular se realizeaz n modul de vizualizare Design (Proiectare). Astfel, executai click dreapta pe denumirea formularului i alegei opiunea Design View (Vizualizare Proiectare) tf Design View Pe ecran va aprea macheta de proiectare a formularului.

57

ini Ny

Form H e a d e r

ma sini

d rna

JCod_m asina Tip_m asina Marca

------------

- M asini_disponibile
, 1 -------1

mi
De asemenea, se va activa fila contextual Design (Proiectare), coninnd o multitudine de butoane pentru realizarea modificrilor dorite.
| HOME jjrjThemes * CREATE , ^ EXTERNAL DATA DATABASE TOOLS DESIGN
f 1

ARRANGE (P L Lo og go o

FORMAT
g j| j

Ralucs Constantmescu
rjjl a j

Fl

Scoto.
|~ 1Fonts Views Themes

^ g ] Aa B

% M O ::

Z|

1 --- 1 Insert Image'

0 Title _ *S Date and Time

H eader / Footer

1 --- 1 1=312 * Add Existing Property Tab Fields Sheet Order

Pentru a introduce un text n antet, primul pas const n mrirea zonei de antet pentru a putea introduce informaiile dorite. Pentru aceasta, plasai indicatorul mouse-ului deasupra textului Detail pn cnd acesta ia forma apsat butonul stng la mouse-ului, tragei n jos. . Apoi, innd

n tab-ul Design (Proiectare) apsai butonul Labei (Etichet) Executai click n antet n locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi tastai textul dorit.
^ i] m a s in i
* i* 1 i * 2 * i * 3 * 1* 5*

X
i 9 i 10 i 11 i 12 i 13 l 14 i 15 l 16 i 1 7 A

# Form Header

A N T E I F O R M UL/ kR
# Detail

d ma Ti|)_mas M irca

Cod maina Tipjnasina

i

Marca

------- ----C Form Footer

Masini_disponikh

58

Dup introducerea textului n antet, putei repoziiona caseta respectiv n alt parte a antetului. Executai click pe etichet i poziionai mouse-ul n colul din stnga sus al acesteia pn cnd cursorul mouse-ului se transform ntr-o cruce. Apoi, tragei cu mouse-ul eticheta pn n poziia dorit. De asemenea, n antet i subsol putei introduce diverse imagini (de exemplu sigle), cu ajutorul butonului ^ Logo din tab-ul Design (Proiectare).

Similar procedai pentru modificarea subsolului formularului. Dup introducerea textului n antet i subsol, salvai formularul i comutai n vizualizarea Form View (Vizualizare Formular) pentru a vedea modificrile efectuate.

ANTET FORM ULAR

C o d jn a sin a Tip maina Marca M asini_disponibile [clasic

Zi
Peugeot 306 Break 5

Record: H

< |1 o f 7

| H

Search

tergerea unui formular Se selecteaz formularul i se alege una din modalitile de mai jos: se apas tasta Delete existent pe tastatur se apas butonul ^ Delete tab-ul Home (Pornire) existent n seciunea Records (nregistrri) din

se execut click dreapta pe formular i se alege opiunea Delete (tergere) din meniul aprut.

Acess va afia pe ecran o caset de dialog n care va cere confirmarea tergerii formularului. Pentru a terge formularul definitiv apsai butonul Yes (Da), pentru a renuna la tergere apsai butonul No (Nu).

59

Lecia 5 Rapoarte
5.1 L u c r u l cu r a p o a r t e l e
Deschiderea unui raport Un raport const n informaii extrase din tabele sau interogri, tiprite de obicei pe hrtie. Deschiderea unui raport se realizeaz n mai multe moduri: - se execut dublu click pe numele lui n panoul de navigare al a Marn*oper'* aplicaiei Access g u*outvie - se execut click dreapta pe numele raportului i se alege Ee5;gnView opiunea de deschidere n modul de vizualizare dorit. Modurile de vizualizare ale unui raport sunt urmtoarele: - Design View (Vizualizare Proiectare) - ofer acces la macheta de proiectare a raportului; - Prin Preview (Examinare naintea imprimrii) - prezint datele din raport exact aa cum vor arta scoase la imprimant; - Report View (Vizualizare raport) - ofer posibilitatea efecturii de modificri temporare cu privire la datele coninute n raport, nainte de imprimare; - Layout View (Vizualizare aspect) - cea mai intuitiv vizualizare utilizat pentru modificarea designului rapoartelor, odat cu vizualizarea datelor. Crearea unui raport utiliznd instrumentul Report (Raport simplu) Instrumentul Report (Raport simplu) reprezint cel mai rapid mijloc de a crea un raport deoarece genereaz imediat un raport, fr a solicita informaii suplimentare. Raportul afieaz toate cmpurile din tabelul sau interogarea selectat. Astfel, n panoul de navigare, executai click pe tabelul sau interogarea care dorii s stea la baza raportului. n tab-ul Create (Creare), executai click pe butonul Report

(Raport simplu)

RePo rt ,

iar Access va genera automat raportul.

Crearea unui raport utiliznd instrumentul Report Wizard (Expert raport) n cazul n care dorii s efectuai o selecie a cmpurilor raportului din mai multe tabele sau interogri, este recomandat s folosii opiunea Report Wizard (Expert raport). 60

Astfel, n tab-ul Create (Creare) se apas butonul Report Wizard (Expert raport) Report Wizard ^ care sg urmeaz instruciunile din paginile expertului Raport.

Pas 1 - din lista derulant Tables/Queries (Tabele/Interogri) alegei tabela sau interogarea pe baza creia dorii s creai raportul, precum i cmpurile care dorii s fie afiate n cadrul raportului. Dup alegerea cmpurilor, folosii butoanele pentru a aduga cmpurile unul cte unul n raport sau toate cmpurile odat.
Report Wizard
Which fields do you want on your report?

>

> :>

pentru a introduce

f'Tables/Queries

ple or query.

Din meniul derulant alegei tabela sau interogarea dorit

Available Fields:

elected Fields:

Alegei cmpurile ce vor fi afiate n raport

Butoane pentru introducerea cmpurilor

< Back

Next >

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

Pas 2 - stabili nivelurile de grupare a datelor.

Report Wizard
Do you want to add any grouping levels?

Grouping Options ...

Cancel

< Back

Next >

Rnish

61

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

Pas 3 - stabilii, pentru maxim patru cmpuri, modul de sortare (cresctor sau descresctor). n mod prestabilit, ordinea de sortare este cresctoare; pentru alegerea unei sortri n ordine descresctoare, apsai butonul de comutare
Ascending

(Ascendent).
Report Wszard
W hat sort order and summary information do you want for detail records? You can sort records by up to four fields, in either ascending or descending order.

Selectai cmpul dup care dorii s se realizeze sortarea

09 E5 EE

v ^

Ascending

\ i

.................. l

Ascending

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

Summary Options ...

pentru a afia o caset de dialog n care sunt afiate toate cmpurile numerice coninute n raport pentru care se poate calcula suma, media, valoarea minim, respectiv maxim a datelor cuprinse n cmpul respectiv.
Summary Options
What summary values would you like calculated? Field Numr profesori Sum Avg Miri Max

Executai click pe butonul

r
() Detail and Summary jQ Summary Only

Apsai butonul OK pentru a reveni n fereastra anterioar

| | Calculate gercent of total for sums

62

Pas 4 - stabilii forma n care s fie reprezentate datele n raport i respectiv orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).

Pentru a trece la pasul urmtor apsai butonul Next (Urmtorul)

Pas 5 - aceasta este etapa final n care stabilii numele raportului. Se las bifat opiunea Preview the report (Vizualizare raport) i se apas butonul Finish (Terminare) pentru finalizarea procesului de creare a raportului.
Report Wizard
V/hat tjtle do you w ant for your report? Catedra

That's all the infbrmation the wizard needs to create your report. Do you w ant to preview the report or modify the report's design? ( ) Preview the report. Q Modify the report's design.

Cancel

< Back

Next >

Finish

Pentru a finaliza raportul apsai butonul Finish (Terminare)

63

Access va afia pe ecran raportul creat, aa cum va arta scos la imprimant.

ta C M e d r , ___________________________________________________________________________ ______

Catedra
Cod_profesor Cod_catedra Numar_profesori

Salvarea i nchiderea unui raport Microsoft Access salveaz automat modificrile efectuate. Pentru o mai mare siguran, putei apela funcia File - Save (Fiier - Salvare) sau putei apsa butonul existent in bara acces rapid. nchiderea unui raport se realizeaz prin apsarea butonului x din colul din dreapta sus al raportului sau prin executarea unui click dreapta pe raport (fie n bara de titlu, fie n interiorul raportului) i alegerea opiunii Close (nchidere). Adugarea, modificarea antetului i a subsolului unui raport In Access, structura unui raport este mprit n seciuni, dup cum urmeaz: - report header (antet raport) - elementele nscrise n aceast seciune apar numai pe prima pagin a raportului, n a Catedra \ X partea de sus. Utilizai antetul raportului pentru a afia informaiile care apar n mod normal pe o copert, cum ar fi un titlu sau o sigl. - page header (antet pagin) elementele nscrise n aceast seciune apar pe fiecare pagin a raportului, n partea de sus. De
# Report Header

C a te *"''

Caledi a
# Payt Headti

f-P
| | "| | 1| Njimar_|>rof|ori

# Cpd_profe5or Header jC o d _p ro feso r

[Co d_catedra

|iN u m a rjjr o fe s o r i j

I
= N ow {) # Report footer

,i

-'Page"

i _zr

exemplu, putei utiliza un antet de pagin pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagin. - detail (detalii) - locul n care se plaseaz elementele care formeaz corpul principal al raportului. - page footer (subsol pagin) - elementele nscrise n aceast seciune apar pe fiecare pagin a raportului, n partea de jos. Utilizai un subsol de pagin pentru a imprima numerele de pagin. 64

- report footer (subsol raport) - elementele nscrise n aceast seciune apar numai pe ultima pagin a raportului, n partea de jos. Utilizai subsolul raportului pentru a imprima totalurile raportului sau alte informaii rezumative pentru ntreg raportul. Introducerea informaiilor n antetul sau subsolul unui raport se realizeaz n modul de vizualizare Design (Proiectare). Astfel, executai click dreapta pe denumirea raportului i alegei opiunea Design View (Vizualizare Proiectare) ^ Design View _

Pe ecran va aprea macheta de proiectare a raportului. De asemenea, se va activa fila contextual Design (Proiectare), coninnd o multitudine de butoane pentru realizarea modificrilor dorite.
2 9 1 HOM j Aa^| V** Views CREATE Colon EXTERNAI DATA ]L T o ta JsG,ouP g H.de Deta Bl Sort Grouptng & Total; DATABASE TOOLS DESIGN ARRANGE FORMAT PAGE SETUP

Themes [^ F o n ts Thtm<$

&m /ban

Insert Image -

Page Numbers 3 Date dnd Header /Footer

a fr

m
Tools

i Si

Add Existing Property Tab Fields Sheet Order '

Pentru a introduce un text n antet, primul pas const n mrirea zonei de antet pentru a putea introduce informaiile dorite. Pentru aceasta, plasai indicatorul mouse-ului deasupra textului Page Header p| n cnd acesta ia forma . Apoi,

innd apsat butonul stng la mouse-ului, tragei n jos. In tab-ul Design (Proiectare) apsai butonul Labei (Etichet) . Executai click n antet n locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi tastai textul dorit.

An

V
i 1 i 2 i 3 I 4 i 5 i 6 i 7 l 8 i 9 10 I 1 1 12 i 13 I 14

A n :et )e n tru rap Drt

# Page Header

Report Header

C( d_prc fesor
# Cod_profesor Header

Coc_cate<lrirNi jmar_ rofesoi

Cod_profesor
# Detail

# Page Footer

Cod_catedra

|Numar_profesori

|=Now() 9 Report Footer

mi

Dup introducerea textului n antet, putei repoziiona caseta respectiv n'alt parte a antetului. Executai click pe etichet i poziionai mouse-ul n colul din stnga sus al acesteia pn cnd cursorul mouse-ului se transform ntr-o cruce. Apoi, tragei cu mouse-ul eticheta pn n poziia dorit. 65

De asemenea, n antet i subsol putei introduce diverse imagini (de exemplu sigle), cu ajutorul butonului fePLo9 din tab-ul Design (Proiectare). Similar procedai pentru modificarea subsolului raportului. Dup introducerea textului n antet i subsol, salvai raportul i comutai n una din' vizualizrile Report View sau Prin Preview pentru a vedea modificrile efectuate.
M

Catedra

Antet pentru raport

Cod_profesor Cod_catedra Numar_profesori

1
120
15

100

< T Gruparea datelor dup diferite atribute

m i

La imprimarea unui raport, de obicei vei dori s grupai datele pentru o vizualizare ct mai sugestiv. Gruparea datelor se realizeaz fie la crearea raportului, fie ulterior. Pentru realizarea unei grupri ulterioare, n primul rnd se deschide tabelul n vizualizarea Design View (Vizualizare Proiectare). Apoi se apeleaz tab-ul Design (Proiectare), categoria Grouping & Totals (Grupri i totaluri), butonul i sortare). Pe ecran va aprea panoul Group, Sort and Total (Grupare, Sortare i Totaluri).
Group, Sort, and Total

GrouP & Sort

(Grupare

R Add a group

Add a sort

Pentru a aduga un nivel nou de grupare, executai click pe ,= A c*a 9rouP (Adugare grup). n panoul Group, Sort and Total (Grupare, Sortare i Totaluri) va aprea un rnd nou i va fi afiat automat o list a cmpurilor disponibile.
66

G ro u p , Sort, and Total : Group on select field

Cod.catedra Numar_profesori Cod_profesor

Selectai din lista derulant cmpul dup care dorii s se realizeze gruparea i Access va aduga automat nivelul de grupare n raport. tergerea unui raport Se selecteaz raportul i se alege una din modalitile de mai jos: se apas tasta Delete existent pe tastatur se apas butonul ^ Delete existent n seciunea Records (nregistrri) din tab-ul Home (Pornire)

se execut click dreapta pe raport i se alege opiunea Delete (tergere) din meniul aprut. Acess va afia pe ecran o caset de dialog n care va cere confirmarea tergerii raportului. Pentru a terge raportul definitiv apsai butonul Yes (Da), pentru a renuna la tergere apsai butonul No (Nu).
Microsoft Access
Do yo u w ant to permanentty delete the report Catedra ?

If you click Yes, you won't be able to undo the deletion. No

Exportarea unui tabel, interogare ntr-un fiier pe hard disk Exportul este procedeul cel mai potrivit atunci cnd copiai date din Access n alte aplicaii. Avei posibilitatea s exportai un tabel, o interogare, un raport sau un formular. Primul pas este s selectai din panoul de navigare obiectul care conine datele de exportat. n tab-ul Externai Data (Date externe), n grupul Export, executai click pe butonul dorit.

Text File

XML PDF File orXPS Export

Email

67

II
n cazul exportului datelor ntr-un fiier Excel, dup apsarea butonului Ex cel , va fi afiat fereastra Export - Excel Spreadsheet (Export - Foaie de calcul Excel), n care se stabilete numele i formatul fiierului Excel generat.
Export - Excel Spreadsheet Select the destination for the data you want to export

Specify the destination file name and format.

File name:

C:\Users\ralucag\Documents\Catedra.xlsx

File format:

Excel W orkbook (\xlsx]

Specify export options. @ Export data with formatting and layout. Select this option to preserve most formatting and layout information when exporting a table, query, form, or report. @ Open the destination file after the export operation s complete. Select this option to view the results of the export operation. This option is available only when you export formatted data. [~1 Export only the selected records. Select this option to export only the selected records. This option is only available when you export formatted data and have records selected.

Dac exportai un tabel sau o interogare i dorii s exportai datele formatate, bifai caseta Export data with formatting and layout (Se export datele meninnd formatarea i aspectul). Dac exportai un formular sau un raport, aceast opiune apare selectat automat, dar nu este inactiv. Pentru a vizualiza registrul de lucru generat dup finalizarea operaiunii de export, bifai caseta Open the destination file after the export operation is complete (Se deschide fiierul destinaie dup terminarea operaiunii de export). Dac obiectul surs este deschis i ai selectat doar anumite nregistrri pentru export, bifai caseta Export only the selected records (Se export numai nregistrrile selectate). Pentru a exporta toate nregistrrile, se las aceast caset nebifat. Pentru finalizarea procesului de export, se apas butonul OK.

68

Lecia 6 Pregtirea rezultatelor

6.1 P r e g t i r e a p e n t r u i m p r i m a r e
Vizualizarea nainte de imprimare

Un lucru important, naintea imprimrii, l reprezint vizualizarea datelor ce vor fi imprimate. Vizualizarea naintea imprimrii se realizeaz cu ajutorul comenzii FilePrint - Prin Preview (Fiier - Imprimare - Examinare nainte imprimrii). Aceast comand este folosit pentru a vizualiza datele din tabele, interogri, formulare i rapoarte.
TH Catedra \ X

2
2

"

1 J

Page;

\\H 0

Close Prin

Revenirea n fereastra aplicaiei se efectueaz apsnd butonul examinare naintea imprimrii).

p** (nchidere

Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport

n fila Prin Preview (Examinare nainte imprimrii), seciunea Page Layout (Aspect pagin) avei posibilitatea de a stabili rapid setrile paginii pentru a obine rezultate cu aspect profesional. D
Size

Q ) Bl ^ P o rtra * c o i u mm

Tipul de hrtie poate fi selectat cu ajutorul butonului - (Dimensiune) ce ofer o list cu tipuri uzuale de hrtie: Letter, Legal, A4, etc.

69

Orientarea documentului poate fi schimbat cu ajutorul opiunilor P o rtr3 it (Tip a portret) ce afieaz pagina pe lung i
. i i w .

UndscaP*

(Tip vedere) ce afieaz pagina pe lat.

Din lista derulanta a butonului Normal, W ide (Lat) sau Narrow (ngust). S>
Page

Margins

(Margini) se aleg opiunile disponibile:

Apsarea butonului ***> (Iniializare pagin) deschide fereastra Page Setup (Iniializare pagin), unde sunt cumulate toate opiunile legate de setarea paginii amintite mai sus.
Page Setup Cm puri pentru stabilirea m arginilor
Prin Options page

Margins (millimeters) Top: Bottom: Left: Right:

25.4
25.4 25.4 25.4

@ Prin Headings Split Form

I O Prin Form Only O Prin Datasheet Only

Cancel

70

6.2 I m p r i m a r e a
Avei posibilitatea s imprimai tabele, interogri, formulare i rapoarte n totalitate sau parial (doar anumite nregistrri). Apelai funcia File - Prin (Fiier gag Imprimare) i apoi apsai butonul (Imprimare) sau folosii combinaia de taste Ctrl i P. Aceast comand deschide fereastra Prin (Imprimare) din care v alegei imprimanta la care se realizeaz printarea, numrul de exemplare i modalitatea de tiprire (pe hrtie sau n fiier). Tiprirea n fiier este util atunci cnd avei nevoie s transferai fiierul pe un alt calculator i s l tiprii local.

Printer Name: Status: Type: Where: Comment: MultrasH 603dn Ready

Prin

Imprimanta folosit

HP Universal Printing PCL 6 Grivi tei Hol

Stabilii ce dorii s imprimai -tot tabelul, anumite pagini sau doar nregistrrile selectate

Prin Range

Copies Number o f Coptes:

Numrul de exemplare

O Pages

From:

O Selected Record (s)

Pentru a ncepe imprimarea, apsai butonul OK.

Setup...

Dac dorii s imprimai n fiier, n fereastra Prin (Imprimare), bifai caseta Prin to file (Imprimare n fiier). Va fi afiat o caset de dialog Save Prin Output As care v permite s stabilii locaia i numele fiierului ce va fi generat.

(<h)

Desktop

Organise w
> C Favourites

New folder

Libraries f t Ralu ca C on stantinescu C o m p u te r

W . D esktop
A D ow nlo ads SkyDrive R ecent places

^1 N e tw ork

u-4 Libraries 0 1 D ocu m e n ts M u sic h . Pictures 3 Videos File nam e: Sav e as type: v printj Prin ter Files (*.pm )

Numele fiierului

71

 N T R E B R I GRIL - BAZE DE DATE

1. Ce este o baz de date? a. O colecie structurat de nregistrri sau date. . b. O structur de date care mbuntete operaiunile de cutare ntr-un tabel. c. Un program pentru crearea de formulare online. d. Un set de instruciuni utilizat pentru recuperarea datelor dintr-un tabel. 2. Care este diferena dintre date i informaii? a. b. c. d. Datele sunt ntotdeauna numerice, n timp ce informaiile sunt mereu texte. Datele sunt fapte brute, n timp ce informaiile sunt date prelucrate ntr-un fel sau altul. Datele sunt generate de o aplicaie, n timp ce informaiile sunt generate manual. Datele sunt prezentate ca text formatat, n timp ce informaiile sunt prezentate ca text simplu. este organizat o baz de date? O baz de date conine rapoarte i cmpuri stocate n tabele. O baz de date conine formulare i rapoarte stocate n tabele. O baz de date conine cmpuri i nregistrri stocate n tabele. O baz de date conine indexuri i criterii stocate n tabele.

3. Cum a. b. c. d.

4. Care dintre urmtoarele variante este important pentru crearea cmpurilor ntr-o baz de date? a. b. c. d. Fiecare cmp dintr-un tabel ar trebui s conin numai date de un singur tip. Fiecare cmp dintr-un tabel ar trebui s utilizeze acelai tip de date. Fiecare cmp dintr-un tabel ar trebui s utilizeze aceeai mrime de cmp. Fiecare cmp dintr-un tabel ar trebui s conin o cheie primar.

5. Care dintre urmtoarele variante este un tip adecvat de date pentru un cmp care conine valori zecimale? a. AutoNumber b. Number c. Short Text d. Long Text

6. Ce se utilizeaz atunci cnd este nevoie de a identifica n mod unic fiecare nregistrare ntr-un tabel? a. Valoare implicit. b. Cheie primar.
c. Regul de validare. d. Un filtru. 72

7. Ce poate fi utilizat pentru a gsi i sorta nregistrrile mai rapid? a. Un index. b. 0 cheie primar. c. Un formular. d. O regul de validare.

8. Ce s-ar putea ntmpla n cazul n care un tip de date e schimbat ntr-un tabel
existent? a. b. c. d. Datele ar putea fi pierdute. nregistrrile ar putea fi ascunse. Cmpurile ar putea fi nlturate. Tabelele ar putea fi blocate.

9. Care este principalul scop al legrii datelor ntre tabele ntr-o baz de date? a. b. c. d. 10. De a. b. c. d. Pentru a minimiza duplicarea datelor. Pentru a permite cutri mai rapide de date. Pentru a optimiza filtrarea nregistrrilor. Pentru a preveni necesitatea utilizrii interogrilor. ce este important meninerea integritii relaiilor ntre tabele? Deoarece reduce necesitatea indexrii tabelelor legate. Deoarece oprete crearea de date duplicat. Deoarece accelereaz cutrile n tabele. Deoarece mpiedic datele legate de a fi modificate sau terse.

11. Care dintre urmtorii planific i construiete baze de date profesionale? a. Un arhitect n baze de date. b. Un administrator de baze de date. c. Un utilizator final de baze de date. d. Un specialist n baze de date. 12 Care dintre urmtorii execut ntreinerea datelor i extragerea informaiilor dintro baz de date ? a. Administratorii de baze de date. b. c. d. Specialitii n baze de date. Utilizatorii de baze de date. Arhitecii n baze de date.

13. Care dintre urmtorii este responsabil pentru recuperarea datelor dup un accident al bazei de date? a. Un specialist n baze de date. 73

b. c. d. 14. De a. b. c. d.

Un administrator de baze de date. Un utilizator final de baze de date. Un arhitect n baze de date. ce este folosit o interogare ntr-o baz de date? Afieaz i menine relaii. Stocheaz nregistrri i cmpuri. Extrage i analizeaz date. Alctuiete informaii pentru imprimare.

15. Care dintre urmtoarele variante descrie scopul principal al unui raport? a. Afiarea i meninerea nregistrrilor. b. Alctuirea informaiilor pentru imprimare. c. d. Extragerea i modificarea datelor. Partajarea datelor ntre baze de date.

Rspunsuri ntrebare 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Rspuns a b c a b b a a a d d c b c b

74

S I MU L R I ACCESS
- i1. Deschidei aplicaia de baze de date. 2. Creai o baz de date nou n directorul Documents. Salvai-o cu numele dumneavoastr. 3. Creai o tabel coninnd cmpurile i tipurile de date de mai jos. Salvai tabela cu numele Persoana. Nume cmp ID Nume Data 4. 5. Tip de date Number Short Text Date/Time Salvai tabela i nchidei-o. Creai un formular nou utiliznd toate cmpurile din tabela Persoana. Salvai formularul cu denumirea Formular Persoana (acceptai toate celelalte setri implicite). Persoana. ID Nume Alina Maria Data 19/06/1994 18/02/2002 Dimensiune cmp Double 50 Medium Date

6. Utiliznd formularul creat, introducei cele dou nregistrri de mai jos n tabela

102
98

7. n formularul Persoana localizai nregistrarea cu ID-ul 102. 8. Modificai numele persoanei din Alina n Andrei. 9. Salvai modificrile fcute i nchidei baza de date. 10. Deschidei baza de date accessl.accdb1 11. Deschidei tabela Autor i adugai urmtorul atribut Nume cmp Numar_telefon Tip de date Number Dimensiune cmp Double

12. Stabilii atributul Adresa_mail ca fiind indexat cu duplicate. 13. n tabela Autor modificai dimensiunea cmpului Nume la 100 de caractere. 14. Mutai atributul Adresa_mail astfel nct s devin ultimul atribut din tabel. Salvai i nchidei tabela Autor. 15. Creai o interogare asupra tabelei Carte n care afiai doar crile ce au cod_carte mai mare de 25. Salvai interogarea cu numele 25.
1Fiierele de lucru pot fi descrcate de la adresa www.euroaptitudini.ro

75

16. Creai un raport utiliznd toate cmpurile din tabela Autor, grupnd datele n funcie de cmpul Nume. 17. Salvai raportul cu denumirea Raport autor. 18. Introducei n antetul raportului o imagine. 19. Mutai imaginea n partea stng a subsolului raportului. 20. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date.
-

II

1. Deschidei baza de date access2.accdb 2. Deschidei tabela Universitate i creai o regul de validare pentru atributul Cod_catedra, astfel nct s nu accepte introducerea valorilor mai mari de 256. n cazul nerespectrii regulii de validare, se va afia mesajul: Introducei valori mai mici ca 256! 3. Creai un filtru dup formular (Filter By Form) pentru tabela Universitate pentru a afia universitile cu codul 123. 4. Aplicai filtrul creat asupra tabelei Universitate. 5. Introducei Bucureti ca valoare implicit pentru cmpul Ora. 6. Modificai limea coloanei Nume universitate la 30. 7. Salvai i nchidei tabela Universitate.

8. n tabela Profesor sortai datele n ordine descresctoare Cod_profesor. 9. tergei a doua nregistrare din tabel.

dup

cmpul

10. Stabilii atributul Nume profesor din tabela Profesor ca fiind indexat fr duplicate. 11. Imprimai toate nregistrrile din tabel. nchidei tabela Profesor. 12. Deschidei formularul Profesor. 13. Cu ajutorul formularului selectai nregistrarea 3 i modificai numele profesorului din Iulian n Marian. nchidei formularul Profesor. 14. Creai o interogare asupra tabelei Profesor n care afiai toate cmpurile pentru profesorii cu o vechime mai mare de 15 ani. 15. Rulai interogarea creat. Salvai interogarea cu denumirea 15. 16. n interogarea 15 tergeti cmpul Telefon. 17. Eliminai criteriul >15 asociat cmpului Vechime. 18. Ascundei cmpul Vechime. 19. Salvai i nchidei interogarea 15. 20. Creai o interogare asupra tabelei Universitate n care afiai doar cmpurile 1 i 3. Salvai interogarea cu numele Univers i apoi nchidei-o. 21. Creai o interogare asupra tabelei Profesor pentru a afia profesorii al cror nume ncepe cu litera A. Salvai interogarea cu denumirea Nume i apoi nchidei-o. 22. Deschidei raportul Profesor. 76

23 Modificai dimensiunea paginii din A4 n Letter. Salvai i nchidei raportul Profesor. 24. tergei raportul Profesor. 25. nchidei aplicaia de baze de date. - III 1. Deschidei o aplicaie de baze de date. Creai o baz de date nou n directorul Documents. Salvai-o cu numele bd.accdb. 2. Creai o tabel denumit Elevi ce va conine urmtoarele cmpuri: Nume cmp Nume_elevi Data_nasterii Varsta Nr_scoala Tip de date Short Text Date/Time Number Number Dimensiune cmp 50 Short Date Integer Integer

3. Stabilii cmpul Nr_scoala ca fiind cheie primar. 4. Adugai urmtoarele nregistrri n tabela creat anterior: Nume_elevi lonescu Mihai Popescu Alina Popa Geanina Mihai Iulian 5. Data_nasterii 05/05/1992 08/08/1993 12/03/1993 07/05/1991 Varsta Nr coala

21 20 20 22

1 2
3 4

n tabela Elevi tergei cmpul Varsta i apoi nchidei tabela. 6 Creai o tabel denumit Clasa ce va conine urmtoarele cmpuri: Nume cmp Nume Clasa Media Nr_scoala Tip de date Short Text Number Number Number Dimensiune cmp 50 Integer Integer Integer

7. Stabilii cmpul Nr_scoala ca fiind cheie primar.

8. Adugai urmtoarele nregistrri n tabela creat anterior:

Nume A B C Clasa 9 Media Nr coala .

8
9 9 77

8 8

1 2
3

10

10

9. Stabilii atributul Nume ca fiind indexat fr duplicate.Salvai i nchidei toate tabelele. 10. Utiliznd cmpul Nr_scoala att din tabela Elevi, ct i din tabela Clasa, creai o legtur de tip unu la unu ntre tabele. 11. Aplicai restricia de integritate referenial relaiei create la punctul anterior. 12 . nchidei fereastra de relaii i apoi baza de date bd.accdb. 13. Deschidei baza de date access3.accdb 14. n tabela Produs modificai tipul atributului Cantitate din Short Text n Number.Salvai i nchidei tabela Produs. 15. Deschidei formularul Produs. Adugai numele dumneavoastr n antetul formularului Produs. 16. n formularul Produs tergei nregistrarea numrul 3, Ulei. nchidei formularul Produs. 17 Creai o interogare pe baza tabelelor Produs i Comenzi n care s afiai din tabela Produs cmpurile Nume_produs i Cod_produs, iar din tabela Comenzi cmpurile Nume_firma i Cantitate_ceruta, pentru a afia acele nregistrri pentru care cod_produs este egal cu 7, iar cantitate_ceruta este egal cu 12. 18. Salvai interogarea cu numele Query i apoi rulai-o. 19. Exportai interogarea Raport n format foaie de calcul cu numele Export.xlsx. 20. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date. - IV1. 2. 3. 4. 5. Deschidei baza de date access4.accdb Deschidei tabela Masini i modificai limea coloanei Marca la 25 puncte. Cutai nregistrrile cu marca Audi i nlocuii-le cu BM W . Sortai datele din tabela Masini n ordine alfabetic dup cmpul Marca. Printati doar prima nregistrare din tabel.Salvai i nchidei tabela.

6. Creai o interogare pe baza tabelei Masini in care afiai doar mainile din marca Mercedes sau BM W .
7. Salvai interogarea cu numele Mercedes.

8. Sortai descendent datele afiate n interogarea Mercedes dup cmpul tip_masina.Salvai i nchidei interogarea Mercedes. 9. Creai un raport asupra tabelei Masini Disponibile i salvai-l cu numele Masini. 10. Modificai orientarea paginii din tip portret in tip vedere. 11. tergei raportul Masini Disponibile. 12. Salvai toate modificrile fcute i nchidei baza de date. 13. Deschidei baza de date access5.accdb 14. Deschidei fereastra de relaii i tergei legtura dintre tabelele Casete i Casete imprumutate. 15. Salvai i nchidei fereastra de relaii.
78

16. Creai un filtru de tipul Filter By Selection pentru tabela Casete pentru a afia nregistrrile care corespund filmelor de Aciune. Salvai i nchidei tabela Casete. 17. Creai un raport utiliznd toate cmpurile din tabela Casete imprumutate, grupat dup atributul Codjm prum ut, care s calculeze numrul mediu de casete mprumutate. Salvai raportul cu numele Casete. 18. Mutai titlul raportului Casete n partea dreapt a antetului. 19. Imprimai raportul la o imprimant disponibil. 20. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date.

79